Manuel du propriétaire | Ciel COMPTABILITE 11 Manuel utilisateur

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250 Des pages
Manuel du propriétaire | Ciel COMPTABILITE 11 Manuel utilisateur | Fixfr
Compagnie Internationale d’Edition de Logiciels
Ciel Comptabilité
pour Windows
Ciel – Acordata
Avenue Van Volxem 79
Tel. 00.32.2.346.55.07- Fax : 00.32.2.346.18.77
Site internet : http://www.ciel.be
Edito
Félicitations ! Vous venez d’acquérir
un logiciel CIEL dernière génération, alliant les
qualités de puissance et de facilité d’utilisation.
Ce logiciel de la gamme CIEL vous permettra
de faciliter la gestion de votre entreprise, vous soulageant
considérablement dans votre travail.
Une demi-journée devrait vous suffire pour vous familiariser
avec les principales commandes du logiciel.
Important !
Référencez-vous dès aujourd’hui auprès de notre Département Services.
Vous bénéficiez ainsi d’une assistance téléphonique gratuite à l’installation.
Et pour vous accompagner au quotidien dans l'utilisation de votre
logiciel, Ciel vous propose une gamme de services adaptés à vos
besoins : formations, contrat d'Assistance, contrat Privilèges...
N’hésitez pas à nous communiquer vos remarques par écrit ; nous nous
efforcerons d’en tenir compte lors de nos mises à jour régulières.
Très sincèrement,
L’équipe CIEL.
Ciel Compta pour Windows
Bénéficiez d’une assistance téléphonique gratuite à l’installation
Dès le référencement de votre logiciel auprès de notre Département Services, vous bénéficiez d'une
assistance téléphonique gatuite à l’installation de votre logiciel.
Si vous avez acquis Ciel Compta pour Windows chez Ciel, vous êtes automatiquement enregistré
comme client et, à ce titre, vous trouverez votre code client sur votre facture.
En revanche, si vous avez acquis le logiciel sur l'un des points de vente Ciel, vous devez impérativement
suivre la procédure d'installation et de référencement de l'application pour obtenir votre code client par
retour de courrier.
Dans tous les cas, dès que vous êtes en possession de votre code client, nous vous invitons à le
mentionner ci-après.
Code client : . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avant de nous contacter, nous vous invitons à préparer votre appel :

Ayez votre code client à disposition

Notez vos questions

Autant que possible, soyez proche de votre ordinateur lors de l'appel
Vous accédez au Département Services CIEL :
de 9h00 à 12h00 et 14h00 à 17h00 du lundi au vendredi
Aucune réponse ne pourra vous être donnée sur nos lignes administratives et commerciales.
par fax au 00.32.2.346.18.77
Si vous nous faites parvenir un fax, merci de préciser :

Votre code client

Un descriptif précis de votre problème

Le nom de votre logiciel, l'environnement (Windows 98 second edition, 2000, NT4 ou XP)

Éventuellement le nom du technicien contacté
Nous sommes convaincus que vous apprécierez la qualité de nos services et nous vous remercions de
votre confiance.
Le Département Services
Ciel Compta pour Windows
Sources d’informations sur le produit
Le Lisez-moi
Il contient des informations de dernière minute.
Vous pouvez le consulter à la fin de la procédure d’installation de Ciel Compta pour Windows. Vous
pourrez aussi le consulter ultérieurement en cliquant sur l’icône correspondante, placée dans le
groupe de logiciels d'installation de l'application, soit CIEL par défaut.
L’aide intégrée
Vous trouverez dans l’aide intégrée à l’application, le descriptif exhaustif de tous les traitements et
commandes.
Vous l’ouvrez en activant la commande Index ou la commande Aide Contextuelle par le menu ?
(Aide) ou encore en appuyant sur les touches <Ctrl> et <F1> de votre clavier.
Dans certaines fenêtres, vous pouvez également ouvrir l’aide sur la commande en cours en
cliquant sur le bouton [Aide] présenté en haut de la fenêtre.
Le conseiller
Il contient des astuces et conseils sur la commande en cours. Il peut être ouvert automatiquement
au démarrage de l’application. Vous pouvez également l’ouvrir en activant la commande Conseiller
du jour du menu ? (Aide).
Le manuel
Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour installer l'application Ciel Compta pour
Windows, pour créer votre dossier et les données de base nécessaires à la saisie de vos écritures.
Il est également destiné à vous montrer les principales commandes de l’application.
Vous pouvez le consulter à partir du manuel électronique.
VI •
Sommaire
Conventions utilisées dans la documentation
Nous vous rappelons ci-après les conventions utilisées dans ce manuel d’utilisation.
Notez toutefois que pour utiliser correctement l’application Ciel Compta pour Windows, vous devez
maîtriser l’environnement Windows dont les caractéristiques de fonctionnement sont communes à
toutes les applications supportées par cette interface graphique.
Les touches du clavier
LA TOUCHE
QUE NOUS NOMMONS
EGALEMENT APPELEE
PERMET DE...
E
<Entrée>
Enter
Retour chariot
Retour
valider une fenêtre
confirmer la sélection d’une option, d’un bouton
passer à la zone suivante en saisie
X
<Echap>
Escape - Esc
Echappement
quitter une fenêtre
annuler l’action en cours
T
<Tabulation>
Tab
passer à la zone suivante
A
<Alt>
C
<Ctrl>
Contrôle
B
<Majuscule>
Shift
ouvrir un menu, activer une commande,
en combinaison avec la touche de raccourci
étendre la sélection à plusieurs éléments adjacents
Utilisation de la souris
CLIQUER
appuyez sur le bouton gauche de la souris
appuyez deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
DOUBLE-CLIQUER
appuyez sur le bouton droit de la souris
CLIC DROIT
Lecteur de disquettes, de CD-Rom et disque dur
Nous convenons de nommer :
le lecteur de disquettes
A:
le lecteur de CD-Rom
D:
le disque dur
C:
Les symboles du manuel
SYMBOLES
utilisés pour
indiquer qu’il s’agit d’un menu, suivi du nom de la commande à activer
ª
attirer votre attention sur un point particulier
renvoyer à une partie dans le manuel d’utilisation
§
indiquer qu’il s’agit d’un renvoi à un autre paragraphe
renvoyer à l’aide intégrée pour le détail de la procédure
Ciel Compta pour Windows
EDITO .................................................................................................................................................................. III
BENEFICIEZ D’UNE ASSISTANCE TELEPHONIQUE GRATUITE A L’INSTALLATION ........................................................V
SOURCES D’INFORMATIONS SUR LE PRODUIT ......................................................................................................... VI
CONVENTIONS UTILISEES DANS LA DOCUMENTATION ........................................................................................... VII
PARTIE 1 ................................................................................................................................................................1
NOUVELLE INSTALLATION OU MISE A JOUR .............................................................................................................2
‰
Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Compta ..............................................................................2
‰
Vous êtes déjà un utilisateur de Ciel Compta ..................................................................................3
INSTALLATION DES APPLICATIONS CIEL POUR WINDOWS .........................................................................................4
‰
Configuration matériel conseillée ......................................................................................................4
‰
Procédure d’installation .......................................................................................................................4
MISE A JOUR DES APPLICATIONS CIEL POUR WINDOWS ............................................................................................7
‰
Procédure d’installation / Sauvegarde des données .......................................................................7
‰
Installation de la mise à jour .............................................................................................................7
PREMIER DEMARRAGE DE L’APPLICATION / REFERENCEMENT ................................................................................11
DEMARRAGES SUIVANTS / ENREGISTREZ VOTRE CLE DE DEBRIDAGE ......................................................................14
PARTIE 2 ..............................................................................................................................................................16
LES PRINCIPALES ETAPES DE CREATION ET DE SUIVI DE VOTRE DOSSIER ..................................................................17
ENVIRONNEMENT ..................................................................................................................................................18
‰
La fenêtre principale de l'application ..............................................................................................18
‰
Personnaliser l'application ................................................................................................................19
‰
Paramétrage divers ...........................................................................................................................22
SUIVI COMPTABLE D'UN DOSSIER ...........................................................................................................................24
‰
Créer et paramétrer un dossier .......................................................................................................24
‰
Contrôler les fichiers de bases .........................................................................................................24
‰
Saisir les écritures..............................................................................................................................24
‰
Imprimer les états .............................................................................................................................24
‰
Le lettrage des comptes de tiers .....................................................................................................25
‰
La liaison bancaire (Isabel) ..............................................................................................................25
‰
La validation des écritures ................................................................................................................25
‰
Préférences comptables ....................................................................................................................26
PARTIE 3 ..............................................................................................................................................................33
INTRODUCTION .....................................................................................................................................................34
CREER UN DOSSIER ................................................................................................................................................35
‰
Créer un dossier en mode simplifié .................................................................................................35
‰
Créer un dossier en mode avancé ...................................................................................................36
‰
Les fichiers de base ...........................................................................................................................43
‰
Gérer les éléments de bases ............................................................................................................44
‰
Le Plan Comptable .............................................................................................................................46
‰
Les journaux .......................................................................................................................................52
‰
Les codes budgétaires et analytiques .............................................................................................54
‰
Prévisions (uniquement valable pour la version Evolution) ................................................................58
y VIII
Sommaire
‰
‰
‰
Les devises .........................................................................................................................................59
La table de TVA .................................................................................................................................60
Immobilisations (uniquement valable pour la version Evolution) ...............................................63
RECUPERATION DES DONNEES D'UN AUTRE LOGICIEL .............................................................................................64
‰
Import des données d'un dossier de Ciel Compta pour Dos (version 5 et supérieures) .........64
‰
Importation des données sous format ASCII ................................................................................64
PARTIE 4..............................................................................................................................................................67
LES OPERATIONS DE SAISIE ACHATS ET CREDITS SUR ACHATS .................................................................................68
‰
Enregistrer les écritures - Les types d’écritures ............................................................................74
‰
Liste des écritures (uniquement valable pour la version Evolution) ...........................................76
LA SAISIE DES VENTES ET CREDITS SUR VENTES .....................................................................................................79
CONTROLE DE SECURITE EN SAISIE D’ECRITURES ...................................................................................................80
LA SAISIE DES OPERATIONS DIVERSES ....................................................................................................................81
LA SAISIE DES FINANCIERS ....................................................................................................................................83
‰
Appel règlements...............................................................................................................................86
‰
La saisie rapide (uniquement valable pour la version Evolution) ...............................................87
‰
Saisir une facture client ou fournisseur rapide ..............................................................................87
‰
Gérer les écritures analytiques en grille de saisie (uniquement en Evolution) .........................89
AUTOMATISER LA SAISIE DES ECRITURES ...............................................................................................................91
‰
Accélérer la saisie ..............................................................................................................................91
‰
Les listes auxiliaires - Le Top 10 .....................................................................................................92
‰
Renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte ..........................................................93
‰
Gérer automatiquement les encours client en saisie ....................................................................94
‰
Manipulation de la liste des écritures .............................................................................................94
‰
Recherche guidée sur les écritures .................................................................................................95
‰
Recherche réalisée sur le journal, les comptes, la date, le n° de pièce ....................................95
‰
Recherche réalisée sur les montants ..............................................................................................96
‰
Recherche personnalisée sur les écritures .....................................................................................96
LES MODELES D’ECRITURES ..................................................................................................................................98
‰
Créer un modèle ................................................................................................................................98
‰
Saisir une écriture d’après un modèle ............................................................................................98
‰
Générer en différé plusieurs écritures sur le même modèle .......................................................99
LA GESTION DES DEVISES ....................................................................................................................................101
‰
Paramétrages préalables ................................................................................................................101
‰
Saisir des écritures en devises.......................................................................................................102
‰
A la clôture de l’exercice.................................................................................................................102
PARTIE 5............................................................................................................................................................103
PRINCIPES GENERAUX .........................................................................................................................................104
‰
Les différents types d'impression ..................................................................................................104
‰
Configurer votre imprimante..........................................................................................................104
‰
Choisir une imprimante...................................................................................................................104
‰
Le mode Aperçu avant impression ................................................................................................105
‰
La fenêtre Impression .....................................................................................................................107
‰
Imprimer en différé .........................................................................................................................107
IMPRIMER UN ETAT .............................................................................................................................................108
Ciel Compta pour Windows
‰
‰
‰
‰
‰
Choisir les écritures à imprimer .....................................................................................................108
Consulter l’état à l’écran .................................................................................................................108
Ouvrir un état sauvegardé .............................................................................................................108
Choisir le mode d'impression .........................................................................................................109
Programmer l'impression de plusieurs états ................................................................................110
IMPRIMER UNE LISTE ...........................................................................................................................................112
‰
Imprimer la liste par défaut ...........................................................................................................112
‰
Imprimer une liste avec critères avancés.....................................................................................113
TABLEAU DE BORD ..............................................................................................................................................114
‰
Paramétrez le tableau de bord...........................................................................................................114
‰
Imprimer le tableau de bord ..............................................................................................................115
PARTIE 6 ............................................................................................................................................................116
LE LETTRAGE DES COMPTES ................................................................................................................................117
‰
Le lettrage manuel ..........................................................................................................................117
‰
Lettrage automatique d’un ou plusieurs comptes .......................................................................121
‰
Annuler le lettrage d’un compte ....................................................................................................121
LA CENTRALISATION (VALIDATION DU BROUILLARD)...........................................................................................122
TRAITEMENTS OCCASIONNELS .............................................................................................................................123
CONTREPASSER UN MOUVEMENT COMPTABLE .....................................................................................................124
LES REIMPUTATIONS ...........................................................................................................................................125
‰
Réimputation d'un compte .............................................................................................................125
‰
Réimputation d'un code budgétaire ..............................................................................................125
LE TRAVAIL SUR UN COMPTE ...............................................................................................................................126
‰
Sélection des écritures ....................................................................................................................126
‰
Les traitements ................................................................................................................................127
TRAVAIL SUR UNE SERIE DE COMPTES ..................................................................................................................130
RAPPELS (UNIQUEMENT VALABLE POUR LA VERSION EVOLUTION) .......................................................................132
‰
Le menu contextuel ............................................................................................................................133
‰
Création d’une nouvelle tâche ...........................................................................................................133
‰
Validation d’une échéance.................................................................................................................134
‰
Modification d’une tâche ...................................................................................................................134
LES EDITIONS ET LES ETATS FISCAUX ...................................................................................................................136
‰
La déclaration TVA............................................................................................................................136
‰
Listing TVA........................................................................................................................................137
‰
Listing intracommunautaire............................................................................................................137
‰
Le Grand-livre...................................................................................................................................138
‰
La Balance ........................................................................................................................................139
‰
Les Journaux ....................................................................................................................................139
‰
Les états budgétaires et analytiques ............................................................................................140
‰
Fiches 281.50 / 325.50 (uniquement en version Evolution) ......................................................141
‰
Déclaration Intrastat (uniquement en version Evolution) ..........................................................142
LES EDITIONS LIEES AU SUIVI DE GESTION CLIENTS / FOURNISSEURS .....................................................................143
‰
La Balance Agée ..............................................................................................................................143
‰
Echéancier ........................................................................................................................................143
‰
Encours clients .................................................................................................................................144
‰
Relance clients .................................................................................................................................144
yX
Sommaire
‰
‰
‰
Mailing ...............................................................................................................................................146
Virements .........................................................................................................................................146
Etats annexes (uniquement en version Evolution) .....................................................................147
LES ÉTATS SECONDAIRES ....................................................................................................................................148
‰
Visualiser un état à l’écran................................................................................................................148
‰
Lancer l’édition.................................................................................................................................148
‰
Les facturiers .....................................................................................................................................148
‰
Balances ............................................................................................................................................150
‰
Bilans.................................................................................................................................................150
‰
Divers ................................................................................................................................................151
‰
Fiscal .................................................................................................................................................152
‰
TVA....................................................................................................................................................153
‰
Les échéanciers..................................................................................................................................153
‰
Les grands-livres ...............................................................................................................................153
‰
Les listes ............................................................................................................................................154
‰
Les rappels.........................................................................................................................................155
PARTIE 7............................................................................................................................................................157
LE BILAN - COMPTE DE RESULTAT ......................................................................................................................158
‰
Le paramétrage des codes BNB.........................................................................................................158
‰
Lien avec le programme de comptes annuels First............................................................................159
‰
Bilan détaillé......................................................................................................................................159
LES SOLDES INTERMEDIAIRES DE GESTION ..........................................................................................................160
‰
Création d’un état ............................................................................................................................160
‰
Paramétrage des rubriques ............................................................................................................160
ETATS EXCEL (UNIQUEMENT EN VERSION EVOLUTION)........................................................................................162
LES OPERATIONS DE FIN D'ANNEE ........................................................................................................................163
‰
Recommandations à observer avant la clôture ...........................................................................163
‰
Les principes de la clôture..............................................................................................................164
‰
La saisie sur deux exercices ...........................................................................................................164
LA CLOTURE - REOUVERTURE DE L'EXERCICE.......................................................................................................165
L’ASSISTANT TOP CLÔTURE ................................................................................................................................167
PARTIE 8............................................................................................................................................................168
LA SAUVEGARDE ET LA RESTAURATION DES DONNEES .........................................................................................169
‰
La sauvegarde..................................................................................................................................169
‰
La restauration .................................................................................................................................170
E-SAUVEGARDE ..................................................................................................................................................171
‰
Création d’un site ............................................................................................................................171
‰
Restauration d’une sauvegarde .....................................................................................................173
GESTION DES DOSSIERS .......................................................................................................................................174
‰
Modifier les paramètres du dossier en cours ...............................................................................174
‰
Dupliquer un dossier .......................................................................................................................174
‰
La réindexation ................................................................................................................................174
‰
Mise à zéro de vos dossiers ...........................................................................................................175
‰
Recalcul.............................................................................................................................................176
INFORMATIONS TECHNIQUES SUR VOTRE DOSSIER ................................................................................................177
‰
Journal des transactions .................................................................................................................177
Ciel Compta pour Windows
‰
Ressources/Informations ................................................................................................................177
HISTORIQUE DES CLOTURES .................................................................................................................................179
GERER LES UTILISATEURS....................................................................................................................................180
‰
Créer et affecter des profils d'accès ..............................................................................................180
‰
Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur ..........................................................182
‰
Attribuer un mot de passe..............................................................................................................182
PARTIE 9 ............................................................................................................................................................184
SAUVEGARDE DES MODELES DE PLAN COMPTABLE ..............................................................................................185
EXPORTER LA BALANCE ......................................................................................................................................186
EXPORTER LES DONNEES COMPTABLES VERS CIEL TABLEAUX DE BORD ...............................................................187
‰
Introduction ......................................................................................................................................187
‰
Procédure d'exportation dans Ciel Compta pour Windows ........................................................187
LE TOOLBOX .......................................................................................................................................................188
‰
Inverser les libellés de compte ......................................................................................................188
‰
Nature Actif – Passif - Résultat ......................................................................................................188
‰
Nature type 81 – 82 - 83 ................................................................................................................189
‰
Mise à jour des codes nature .........................................................................................................190
‰
Mise à jour des codes classement .................................................................................................190
‰
Contrôle caisse .................................................................................................................................190
‰
Transfert des immobilisations ........................................................................................................190
‰
Contrôle de différence de lettrage ................................................................................................190
‰
Outils de vérification........................................................................................................................191
‰
Multi-Back-up ...................................................................................................................................192
‰
Séquence sur n° de pièce...............................................................................................................192
REPRESENTATION GRAPHIQUE .............................................................................................................................193
RELATION EXPERT...............................................................................................................................................194
‰
Saisir les coordonnées de votre expert comptable .....................................................................194
‰
Exporter les écritures du dossier ...................................................................................................194
‰
Nom et structure du fichier d'export / import..............................................................................196
‰
Importation de données .................................................................................................................197
‰
Historique des transferts de fichiers .............................................................................................198
IMPORT PARAMÉTRABLE (UNIQUEMENT VALABLE POUR LA VERSION EVOLUTION)................................................200
‰
Principe de fonctionnement............................................................................................................200
LES COMMANDES DU MENU INTERNET .................................................................................................................208
‰
Actualiser ..........................................................................................................................................208
‰
Mais aussi .........................................................................................................................................208
DESINSTALLER L'APPLICATION ............................................................................................................................209
PARTIE 10 ..........................................................................................................................................................210
PARAMETRAGE DE LA TABLE TVA ......................................................................................................................211
‰
Ventes traditionnelles.........................................................................................................................212
‰
Achats – Acquisitions intracommunautaires......................................................................................212
‰
Achats – Importations (à des fins de l’entreprise) .............................................................................213
‰
Achats – Impotations (à des fins privées)...........................................................................................214
‰
Achats traditionnels ...........................................................................................................................214
TVA MENSUELLE / TRIMESTRIELLE .....................................................................................................................216
y XII
Sommaire
‰
‰
Impressions du Listing luxembourgeois.............................................................................................216
Impression de la déclaration TVA .....................................................................................................223
TVA ANNUELLE .................................................................................................................................................225
ANNEXES ............................................................................................................................................................226
TABLEAU D’AMORTISSEMENT .............................................................................................................................228
ETAT RÉCAPITULATIF – LIVRAISONS INTRACOMMUNAUTAIRES.............................................................................230
Partie 1
Installation de l'application
Nouvelle installation ou Mise à jour
Installation des applications Ciels pour Windows
Mise à jour des applications Ciel pour windows
Premier démarrage de l’application / Référencement
Démarrages suivants / Enregistrez votre clé de débridage
Partie 1
Nouvelle installation ou Mise à jour
‰ Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Compta
Installez Ciel Compta
en première installation
Sélectionnez Installation par défaut
lors du choix du type d'installation.
Référencez-vous
auprès du
Département Services
Démarrez l'application
Créez votre dossier
Adaptez les fichiers
de base
Récupérez les données
d'un autre logiciel
Cliquez sur Démarrer - Programmes - Ciel.
Sélectionnez Ciel Compta.
Saisissez les différents paramètres via le mode de
création rapide ou le mode assistant avec
paramétrages détaillés
Ajoutez ou modifiez les fichiers :
- Plan comptable
- Journaux
- Codes budgétaires et analytiques
- Devises
- Ciel Compta pour Dos
-…
Vous pouvez saisir vos écritures à partir du menu SAISIES.
2•
Installation de l'application
‰ Vous êtes déjà un utilisateur de Ciel Compta
DOS
WINDOWS
Version
6.00.04
Version
antérieure à la
version 6
Version 6
ou supérieure
Installez Ciel Compta en mise à jour
Sélectionnez le même répertoire
d’installation
Démarrez l'application
Cliquez sur Démarrer - Programmes - Ciel
Sélectionnez Ciel Compta
Référencez-vous auprès du
Département Services
Installez Ciel Compta en première
installation
Sélectionnez Installation par défaut
lors du choix du type d'installation
Démarrez l'application
Cliquez sur Démarrer - Programmes Ciel - Sélectionnez Ciel Compta
Référencez-vous auprès du
Département Services
Créez votre dossier
Menu : Dossier - Nouveau
Contactez le
Département Services
Ouvrez votre dossier
Menu : Dossier - Ouvrir
Procédez à la récupération des
données
Menu : Utilitaires - Importations Récupération Ciel Compta Dos
•3
Partie 1
Installation des applications Ciel pour Windows
‰ Configuration matériel conseillée
Pour une utilisation optimale
ƒ
Pentium 233 Mhz minimum (500 Mhz conseillé)
ƒ
64 Mo de Ram
ƒ
80 Mo d’espace disque disponible pour l’installation
ƒ
Résolution écran 800*600 minimum (SVGA)
ƒ
WindowsTM 98 (seconde édition), Me, NT, 2000 ou XP
Pour imprimer
• Une imprimante laser, jet d’encre ou matricielle 24 aiguilles
‰ Procédure d’installation
1.
A partir du CD-Rom
ƒ
Munissez-vous du CD-Rom d'installation.
ƒ
Démarrez votre micro-ordinateur.
ƒ
Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné et laissez-le démarrer automatiquement.
2.
Choisissez le répertoire d’installation
Le nom du répertoire dans lequel seront copiés les fichiers de l’application est proposé. Il sera crée
automatiquement au cours de la procédure d’installation. Vous pouvez le modifier.
Pour ce faire :
-
4•
Cliquez sur le bouton [Parcourir].
Installation de l'application
Répertoire par défaut
- Dans la fenêtre Choix du répertoire, cliquez sur le nom de celui concerné ou saisissez-le à la zone
Chemin d’accès.
- Validez votre choix en cliquant sur [OK].
- Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
3. Indiquez le groupe de programme (par défaut « Ciel »)
Par défaut, les icônes permettant le démarrage de l’application vont être installées dans le groupe
de programmes nommé Ciel. Vous pouvez les enregistrer dans un autre groupe de programmes.
•5
Partie 1
• Dans la liste des dossiers existants, cliquez sur le titre de votre choix. Si aucun des dossiers
présentés ne vous convient, vous pouvez saisir un nouveau nom de groupe directement dans
la zone d’édition. Il sera alors créé lors de l’installation.
• Cliquez sur le bouton [Suivant] de cet écran et de celui qui suit pour achever l’installation de votre
logiciel.
• Cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l’installation de votre logiciel.
4.
Imprimer et fermer le fichier Lisez-moi
A la fin de l’installation, le document Lisez-moi s’affiche (readme.doc). Vous pouvez l’imprimer en
activant la commande IMPRIMER du menu Fichier. Vous refermez le Lisez-moi en activant la commande
QUITTER du menu Fichier.
Le Lisez-Moi est disponible dans le groupe de programmes de l’application, CIEL par défaut, ou celui
que vous avez créé.
5.
Installation des modules supplémentaires
Après l’installation du programme Ciel Comptabilité, l’installation se poursuit par :
• Installation de Ciel Immobilisations (uniquement Ciel Evolution)
• Installation de Ciel Edivat (uniquement Ciel Evolution)
• Installation du Toolbox
6.
Lancer le programme
Vous pouvez lancer le programme de la manière suivante:
Menu démarrer Æ Programmes Æ Ciel Æ « mon logiciel Ciel » ou « mon logiciel Ciel Evolution »
7.
Visualiser le manuel électronique du programme Ciel
Vous pouvez visualiser les manuels de Ciel en lançant les fichiers Adobe Acrobat de la manière
suivante : Menu démarrer Æ Programmes Æ Ciel Æ Manuel
6•
Installation de l'application
Mise à jour des applications Ciel pour Windows
La mise à jour concerne ceux qui possèdent une des versions précédentes des applications Ciel
‰ Procédure d’installation / Sauvegarde des données
Avant de mettre à jour votre logiciel, nous vous conseillons vivement d’effectuer une sauvegarde de vos
dossiers dans votre logiciel Ciel afin de pouvoir pallier à d’éventuels problèmes de votre système. Faites
vos sauvegardes sur des disquettes, et non pas sur un zip, ni sur un CD-Rom.
PS : Profitez dans votre V9.xx et supérieure des nouvelles possibilités e-Sauvegarde.
‰ Installation de la mise à jour
Passage Ciel Comptabilité Premium version 7.xx vers Ciel Comptabilité Premium
version 11.xx
• Munissez-vous du CD-Rom d’installation
• Démarrez votre micro-ordinateur
• Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné
• Vérifiez le répertoire dans lequel sera installée la mise à jour (même répertoire que la toute
première installation), puis continuez l’installation selon les instructions décrites à l’écran.
Passage Ciel Comptabilité Premium version inférieure à la 7 vers Ciel Comptabilité
Premium version 11.xx
• Procédez d’abord à l’installation de la version 6.50 (disponible sur votre CD-Rom). Il suffit de
suivre la procédure d’installation automatique (choisir un autre répertoire d’installation que
celui de votre première installation)
• Ouvrir Ciel Comptabilité V6.50 et créer une nouvelle société.
DOSSIER - NOUVEAU
• Restaurer les données de votre dossier provenant de votre Ciel version inférieure à la 6.15
UTILITAIRES - RESTAURATION
• Réaliser la vérification de la conversion Euro dans votre V6.50
Partie 1. § Guide Euro
• Réaliser un back-up compressé de vos données à partir de votre V6.50
• Installer Ciel Comptabilité V11.xx dans un répertoire différent de celui de votre ancienne version,
ainsi que de la V6.50
Partie 1. § Passage Ciel Comptabilité Premium version 7.xx vers Ciel Comptabilité
Premium version 11.xx ou dans la « Procédure d’installation pour Windows réseau »
• Ouvrir Ciel Comptabilité V11.xx et créer votre société en BEF, même si les écritures ont été saisies
en EUR
ª
DOSSIER – NOUVEAU
Attention : vérifiez lors de la création du dossier que la zone « multidevises » est bien
sélectionnée, que la zone « longueur des numéros de compte » est bien positionnée sur
libre et que le journal « OD » proposé dans la fenêtre « Ecart de conversion lettrage »
existe bien.
• Restaurer les données de votre dossier provenant de votre Ciel V6.50
UTILITAIRES - RESTAURATION
•7
Partie 1
• Effectuer la « régularisation Euro »
UTILITAIRES – REGULARISATION EURO
• Dans votre société, effectuer une « réindexation » et un « test comptable »
UTILITAIRES – REINDEXATION
? – RESSOURCES/INFORMATION - REPARATION
• Vérifier et corriger les erreurs signalées dans le « test comptable »
• Effectuer la « bascule Euro »
ª
TRAITEMENT – BASCULE EURO
Cette opération, irréversible, permet cependant de continuer et par après d’encoder, si
besoin, des écritures en BEF.
• Vérifier le taux de change des devises étrangères utilisées
Menu : BASES - DEVISES
• Fermer toutes les applications et redémarrer le PC
Passage Ciel Comptabilité Premium version 7.xx vers Ciel Comptabilité Evolution
version 11.xx
Attention : si vous n’avez pas le drapeau EURO en bas à droite, faites la « bascule EURO » via le menu
TRAITEMENT avant de procéder à la mise à jour.
• Munissez-vous du CD-Rom d’installation
• Démarrez votre micro-ordinateur
• Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné
• Vérifiez le répertoire dans lequel sera installée la mise à jour (différent de l’installation Premium),
puis continuez l’installation selon les instructions décrites à l’écran
• Créer vos nouveaux dossiers en Euro
DOSSIER - NOUVEAU
• Restaurer vos back-up
UTILITAIRES - RESTAURER
Passage Ciel Comptabilité Premium version inférieure à la 7 vers Ciel Comptabilité
Evolution version 11.xx
• Procédez d’abord à l’installation de la version 6.50 (disponible sur votre CD-Rom). Il suffit de
suivre la procédure d’installation automatique (choisir un autre répertoire d’installation que
celui de votre première installation)
• Ouvrir Ciel Comptabilité V6.50 et créer une nouvelle société.
DOSSIER - NOUVEAU
• Restaurer les données de votre dossier provenant de votre Ciel version inférieur à la 7
UTILITAIRES - RESTAURATION
• Réaliser la vérification de la conversion Euro dans votre V6.50
Partie 1. § Guide Euro
• Réaliser un back-up compressé de vos données à partir de votre V6.50
• Installer Ciel Comptabilité Evolution V11xx dans un répertoire différent de celui de votre ancienne
version, ainsi que de la V6.50
Partie 1. § Passage Ciel Comptabilité Premium version 7.xx vers Ciel Comptabilité
Premium version 11.xx ou dans la « Procédure d’installation pour Windows réseau »
• Ouvrir Ciel Comptabilité Evolution V11.xx et créer votre société en BEF, même si les écritures ont
été saisies en EUR
DOSSIER – NOUVEAU
8•
Installation de l'application
ª
Attention : vérifiez lors de la création du dossier que la zone « multidevises » est bien
sélectionnée, que la zone « longueur des numéros de compte » est bien positionnée sur
libre et que le journal « OD » proposé dans la fenêtre « Ecart de conversion lettrage »
existe bien.
• Restaurer les données de votre dossier provenant de votre Ciel V6.50
UTILITAIRES - RESTAURATION
• Effectuer la « régularisation Euro »
UTILITAIRES – REGULARISATION EURO
• Dans votre société, effectuer une « réindexation » et un « test comptable »
UTILITAIRES – REINDEXATION
? – RESSOURCES/INFORMATION - REPARATION
• Vérifier et corriger les erreurs signalées dans le « test comptable »
• Effectuer la « bascule Euro »
ª
TRAITEMENT – BASCULE EURO
Cette opération, irréversible, permet cependant de continuer et par après d’encoder, si
besoin, des écritures en BEF.
• Vérifier le taux de change des devises étrangères utilisées
BASES - DEVISES
• Fermer toutes les applications et redémarrer le PC
Passage Comptabilité Ligne 30 vers Ciel Comptabilité Evolution version 11.xx
• Procédez d’abord à l’installation de la version 6.50 (disponible sur votre CD-Rom). Il suffit de
suivre la procédure d’installation automatique (choisir un autre répertoire d’installation que
celui de votre première installation)
• Ouvrir Comptabilité L30 V6.50 et créer une nouvelle société.
DOSSIER - NOUVEAU
• Restaurer les données de votre dossier provenant de votre L30
UTILITAIRES - RESTAURATION
• Réaliser la vérification de la conversion Euro dans votre L30 V6.50
Partie 1. § Guide Euro
• Réaliser un back-up compressé de vos données à partir de votre L30 V6.50
• Installer Ciel Comptabilité Evolution V11.xx dans un répertoire différent de celui de votre ancienne
version, ainsi que de la V6.50
Partie 1. § Passage Ciel Comptabilité Premium version 7.xx vers Ciel Comptabilité
Premium version 11.xx ou dans la « Procédure d’installation pour Windows réseau »
• Ouvrir Ciel Comptabilité Evolution V11.xx et créer votre société en BEF, même si les écritures ont
été saisies en EUR
ª
DOSSIER – NOUVEAU
Attention : vérifiez lors de la création du dossier que la zone « multidevises » est bien
sélectionnée, que la zone « longueur des numéros de compte » est bien positionnée sur
libre et que le journal « OD » proposé dans la fenêtre « Ecart de conversion lettrage »
existe bien.
• Restaurer les données de votre dossier provenant de votre L30 V6.50
UTILITAIRES - RESTAURATION
• Effectuer la « régularisation Euro »
UTILITAIRES – REGULARISATION EURO
• Dans votre société, effectuer une « réindexation » et un « test comptable »
UTILITAIRES – REINDEXATION
? – RESSOURCES/INFORMATION - REPARATION
•9
Partie 1
• Vérifier et corriger les erreurs signalées dans le « test comptable »
• Effectuer la « bascule Euro »
ª
TRAITEMENT – BASCULE EURO
Cette opération, irréversible, permet cependant de continuer et par après d ‘encoder, si
besoin, des écritures en BEF.
• Vérifier le taux de change des devises étrangères utilisées
BASES - DEVISES
• Fermer toutes les applications et redémarrer le PC
10 •
Installation de l'application
Premier démarrage de l’application / Référencement
1.
Ouvrez l’application
- Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows.
- Activez la commande Programmes puis ouvrez le groupe dans lequel est installée l’application,
soit Ciel par défaut.
- Dans le groupe Ciel, cliquez sur l’icône correspondant à l’application que vous voulez ouvrir.
2.
Référencez-vous auprès de notre Service Référencement
Si vous venez d’installer l’application Ciel pour la première fois, lorsque vous l’ouvrez, s’affiche tout
d’abord une fenêtre, vous rappelant que les applications Ciel font l’objet d’une licence d’utilisation,
accordée à l’utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application.
Pour valider cette licence, vous devez référencer l’application auprès de notre Service
Référencement qui vous transmettra en retour, sous cinq jours ouvrés, une clé de débridage.
En attendant cette clé, vous pouvez disposer de toutes les fonctions de l’application pendant un
nombre de lancements qui vous est indiqué. Au-delà de ce nombre de lancements, vous ne
pourrez plus imprimer tant que la clé ne sera pas saisie correctement.
- Pour référencer l’application maintenant, cliquez sur le bouton [OK].
• 11
Partie 1
3.
Saisissez les informations nécessaires au référencement
- Renseignez toutes les zones présentées dans la fenêtre Références de votre
produit/Coordonnées et cliquez sur le bouton [Suivant].
- Renseignez aussi les zones de la deuxième fenêtre Référencement et cliquez sur [Suivant].
ª
4.
Certaines zones sont obligatoires dans ces fenêtres. Vous devez donc les avoir renseignées
pour passer à l’étape suivante. Dans le cas contraire, le logiciel vous en informe.
Renvoyer les informations par fichier ou par E-mail.
Une fois les deux fenêtres de Référencement correctement renseignées, le logiciel présente la
fenêtre Enregistrement dans laquelle vous allez valider les informations précédemment saisies et
les renvoyer par Email ou par fichier de référencement (voir prochain paragraphe).
+ Si vous cochez l’option [Renvoyer par Outlook], vos informations vont être envoyées
automatiquement à notre service référencement en utilisant votre messagerie.
12 •
Installation de l'application
+ Si vous cochez l’option [Fichier], vos informations vont être copiées automatiquement
l’emplacement indiqué (vous pouvez utiliser n’importe quelle disquette vierge, sur laquelle
vous apposerez une étiquette rappelant votre nom et votre numéro de téléphone).
- Cliquez sur le bouton [Suivant] pour enregistrer les données sur le support choisi.
Envoyez la disquette à notre Service Référencement :
Acordata – Service Référencement - Avenue Van Volxem 79 – 1190 Bruxelles.
Une fois la procédure terminée, s’affiche une fenêtre vous indiquant les dernières opérations à
effectuer.
Attention !
Vous disposez d’un nombre d’entrées limité dans le logiciel sans clé de débridage. Passé ce délai,
il vous sera alors impossible d’imprimer une quelconque édition avec l’application.
- Cliquez sur le bouton [OK]. S’ouvre alors l’application à proprement parlé.
• 13
Partie 1
Démarrages suivants / Enregistrez votre clé de débridage
Une fois votre référencement effectué auprès de notre Service Référencement, vous recevrez sous
cinq jours ouvrables une clé de débridage de l’application.
Durant cette attente, vous conservez la possibilité d’utiliser l’application.
Ouvrez l’application
- Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, et activez le
groupe Programmes puis Ciel.
- Dans le groupe Ciel, cliquez sur l’icône correspondant au programme à ouvrir.
Au démarrage de l’application, la fenêtre suivante est affichée :
Vous n’avez pas encore reçu votre clé de débridage
- Tant que vous n’avez pas reçu la clé de débridage, cliquez sur le bouton [Annuler].
Vous pouvez ainsi démarrer l’application un nombre de fois limitées selon les applications.
Un message vous rappelle le nombre de lancements dont vous disposez encore. Cliquez sur [OK].
14 •
Installation de l'application
ª Passé ce délai, vous ne plus ouvrir votre programme Ciel.
Vous avez reçu votre clé de débridage
- Une fois en possession de votre clé de débridage, vous la saisissez dans la zone réservée à cet
effet.
- Cliquez ensuite sur le bouton [Valider la clé de débridage] et sur le bouton [Terminer]. Votre
logiciel est maintenant débridé.
ª Par la suite, la fenêtre ne sera plus présentée lorsque vous démarrez l’application.
• 15
Partie 2
Prise en main rapide
Les principales étapes de création
Environnement
Suivi comptable d'un dossier
Prise en main rapide
Les principales étapes de création et de suivi de votre dossier
CREATION ET
PARAMETRAGE DE
VOTRE SOCIETE
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Coordonnées
Dates d'exercices
Paramétrage de la monnaie
Plan Comptable et longueur
des N° de comptes
Devises
Racines de comptes
Valeurs par défaut
Déclaration de TVA : paramétrage
Euro / Ecart de conversion
PLAN COMPTABLE
EDITION DU
BROUILLARD
(Vérification)
RAPPROCHEMENT
BANCAIRE
FICHIERS DE BASE
JOURNAUX
GRAND-LIVRES
EDITIONS DIVERSES
PARAMETRAGE DES
PREFERENCES
COMPTABLES
SAISIE DES
ECRITURES
MISE EN BROUILLARD
D'UN MOUVEMENT
Commande PRÉFÉRENCES ,
PRÉFÉRENCES COMPTABLES du
menu DOSSIER
JOURNAUX
BALANCES
SAUVEGARDE
JOURNALIERE DES
DONNEES
REINDEXATION
• 17
Partie 2
Environnement
‰ La fenêtre principale de l'application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
Bouton de fermeture
de l'application
Barre d'outils
personnalisable
Barre de titre
Barre de menus
Boutons de réduction
et d'agrandissement
Bouton de fermeture
de la fenêtre
Barre d’état
18 •
Barre de navigation
Fenêtre Liste
Prise en main rapide
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous permet
d'organiser votre travail.
Elle se compose de plusieurs groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les
représentant : Saisies, Euro, Traitements mensuels, Traitements annuels, Relation expert,
Internet, Mes préférés.
A l’intérieur de chaque groupe sont présentées des icônes vous permettant :
• d’ouvrir les modes de saisie (Achats, Ventes, OD, Financiers, Notes de crédit, etc.),
• selon la monnaie de tenue du dossier (franc ou Euro), d'accéder aux modes de saisie
spécialement dédiés à l'Euro ou au franc (Achats, Ventes, OD, Financiers, Notes de crédit,
etc.),
• d’imprimer des états : grand-livres, balances, brouillard, etc.,
• d’effectuer des traitements comme le lettrage, la bascule Euro, les opérations de clôture.
La barre d'outils
Un simple clic sur une des icônes de la barre d'outils permet d'ouvrir les commandes les plus
fréquemment utilisées, sans avoir à ouvrir le menu correspondant.
‰ Personnaliser l'application
2 DOSSIER - commande PREFERENCES, PREFERENCES D'AFFICHAGE
Ad - p - p
MENU CONTEXTUEL (CLIC DROIT) - commande PERSONNALISER LE BUREAU
Les éléments liés à l'environnement de l'application comme la barre de navigation, la barre d'outils
ou encore les menus et commandes sont paramétrables. Ainsi, il vous est possible de créer un
bureau entièrement personnalisé.
Paramétrage des accès aux commandes de l'application
Vous pouvez personnaliser les accès aux commandes de l'application à la fois dans la barre
d'outils, la barre de navigation et la barre de menus. A cet effet, cliquez sur l'onglet concerné.
• 19
Partie 2
Personnaliser la barre d'outils et la barre de navigation
Sont présentés, à gauche, les groupes définis par défaut et constituant la barre d'outils ou la barre
de navigation. Vous pouvez choisir de ne pas les afficher en décochant la case située avant chaque
groupe.
−
Pour ajouter un groupe, cliquez sur le bouton [Nouvelle].
−
Dans la fenêtre Personnalisation, nommez le nouveau groupe sur la zone Nom.
−
Dans la colonne de gauche, vous devez ensuite choisir les icônes correspondant aux commandes
qui composeront le groupe. Placez le pointeur sur la première icône que vous souhaitez insérer au
groupe puis cliquez sur le bouton [Ajouter].
−
Procédez ainsi pour toutes les icônes.
−
Quand vous avez terminé le paramétrage, cliquez sur le bouton [Fermer].
−
Pour que soient pris en compte les nouveaux critères, cliquez sur le bouton [Ok].
Affichage de la barre d'outils et de la barre de navigation
Vous disposez des options d'affichage Barre d'outils visible et Barre de navigation visible
permettant, quand elles sont décochées, de les faire disparaître de la fenêtre principale.
Pour la barre d'outils, il est également possible de supprimer le texte situé sous les icônes en
décochant la zone Texte dans les barres d'outils.
La barre de navigation est placée, par défaut, à gauche de la fenêtre principale. Si vous voulez
l'obtenir à droite de l'écran, décochez la zone Barre de navigation à gauche.
Définir les menus et les commandes présents dans l'application
Comme pour les barres d'outils et de navigation, il est possible de composer le menu de
l'application en modifiant le paramétrage défini par défaut.
20 •
Prise en main rapide
La liste des accès menus est représentée sous forme de liste hiérarchique distinguant les menus
principaux des commandes.
−
Pour visualiser les menus et commandes, cliquez sur le symbole + situé juste devant le nom
Menu_Société. Ce groupe ouvre la liste des menus disponibles dans l'application.
−
Pour insérer un élément, cliquez sur le bouton [Nouvelle]. Sont alors présentés deux types
d'éléments :
•
Ajouter une commande au menu xxx.
Cette option insère une nouvelle commande au menu sélectionné (par exemple, la commande
OUVRIR du menu DOSSIER).
•
Ajouter un sous-menu au menu xxx
Cette option ajoute une commande située directement dans un nouveau menu principal de la
barre de menus. Elle peut également servir à ajouter une commande située dans un menu
secondaire au menu sélectionné (par exemple, le menu TRAITEMENTS comporte le sous-menu
FIN D'EXERCICE contenant les commandes CLOTURE et REOUVERTURE).
ª
A tous moments, il vous est possible de retrouver le paramétrage déclaré par défaut dans Ciel
Compta en sélectionnant l'option Revenir à xxx par défaut que vous obtenez par un clic
droit effectué dans la barre de navigation, dans la barre d'outils ou dans la feuille de travail.
Créer un groupe dans la barre d'outils
−
Le bouton [Nouvelle] ouvre une fenêtre vous permettant de créer un nouveau groupe d'icônes
dans la barre d'outils.
−
Vous saisissez tout d'abord le Nom de la boîte d'outils que vous voulez créer.
−
Dans la liste de gauche Boutons disponibles, cliquez sur le bouton représentant la commande
que vous voulez insérer dans votre nouvelle boîte d'outils.
−
Cliquez ensuite sur le bouton [Ajouter].
−
L'icône est alors placée dans la liste de droite Boutons de la barre d'outils.
−
Procédez ainsi pour insérer toutes les icônes dans votre nouvelle barre d'outils.
−
Pour enlever une des icônes de la barre d'outils, cliquez sur l'icône concerné dans la liste
Boutons de la barre d'outils puis, cliquez sur le bouton [Enlever].
−
Pour supprimer tous les icônes d'un seul coup, cliquez sur [Réinitialiser].
−
Lorsque vous avez terminé le paramétrage de la barre d'outils, cliquez sur le bouton [Fermer].
Le nom de votre nouvelle boîte à outils est alors présenté dans la liste des groupes.
Modifier un groupe existant
−
Cliquez sur le titre du groupe à modifier,
−
Cliquez sur le bouton [Modifier].
−
La fenêtre qui s'affiche est en tout point identique à celle présentée lorsque vous créez une
nouvelle boîte d'outils.
−
Apportez les modifications nécessaires selon les principes vus précédemment.
−
Cliquez sur le bouton [Fermer] pour revenir à la fenêtre Préférences d'affichage.
• 21
Partie 2
Supprimer un groupe existant
−
Placez le pointeur sur le groupe concerné,
−
Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Récupérer le paramétrage par défaut
−
A tout moment, vous pouvez récupérer le paramétrage par défaut de la barre d'outils en
cliquant sur le bouton [Défaut].
−
Toutes vos modifications, ajouts ou suppressions seront alors perdues.
‰ Paramétrage divers
-
Cliquez sur l'onglet Bureau.
La partie Options générales regroupe les cases à cocher suivantes :
Affichage automatique des notes : cette case cochée affiche les notes lorsque vous pointez la
souris sur une zone ou une commande.
Activation des fonctions d’aides sonores si celles-ci sont disponibles : cette case cochée
lance automatiquement les séquences d'aide vidéo.
Barre des tâches : cette case cochée affiche des informations sur les traitements en cours. Pour
rappel, la barre d'état est située au bas de la fenêtre principale de l'application.
Le fond d'écran
Vous pouvez choisir le fond d'écran de l'application en sélectionnant le type de fond. Par défaut,
un fond est affiché. Si vous ne voulez pas de fond d'écran, sélectionnez le type Aucun.
Le type Fichier vous permet de sélectionner une autre image que celle proposée par défaut.
Modifier les couleurs de l'application
−
Pour changer la couleur de la plupart des sections du logiciel (listes, onglets, zones de texte actives
et inactives, etc.), cliquez sur le bouton [Couleur].
−
Dans la liste, la couleur par défaut représentée dans un carré précède la section. Si vous voulez
modifier la couleur initiale, double-cliquez sur la section concernée.
Le mode complet ou découverte (uniquement en version Evolution)
2 FENETRE - commande MODE DECOUVERTE
Mise à disposition de deux modes d’affichage : un mode découverte qui ne présente que certaines
commandes et un mode complet regroupant l’ensemble des commandes du logiciel.
Le mode expert (uniquement en version Evolution)
2 FENETRE - commande MODE EXPERT
22 •
Prise en main rapide
Le mode expert permet d’avoir des menus supplémentaires dans Ciel Compta, qui reprennent les
options du TOOLBOX.
Mon assistant
Dans la plupart des fenêtres de l'application, vous disposez d'une icône, nommée Mon assistant et
située en haut, à gauche sous la barre de titre de la fenêtre. Elle permet de saisir des annotations
sur l'opération que vous êtes en train de réaliser.
−
Cliquez sur l'icône concernée puis saisissez votre texte.
−
Cliquez, ensuite, sur le bouton droit de la souris. Vous disposez des options Police, Couleur,
Couleur de fond pour mettre en forme votre texte.
L'option Sauver permet d'enregistrer vos annotations une fois que la mise en forme est terminée.
Le texte peut également être édité par l'option Imprimer.
Lors des prochaines ouvertures de la fenêtre concernée, si l'assistant est renseigné, il s'affiche
automatiquement.
Pour ne plus l'afficher automatiquement :
−
lorsque l'assistant est ouvert, cliquez sur le bouton droit de la souris,
−
choisissez la commande EFFACER,
−
validez en cliquant sur le bouton [Oui].
• 23
Partie 2
Suivi comptable d'un dossier
‰ Créer et paramétrer un dossier
2 DOSSIER - commande
NOUVEAU
Ad - n
C'est avec la commande NOUVEAU que vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données
de votre entreprise ou activité. Vous pouvez aussi lancer la création de votre dossier lorsque vous
ouvrez l’application.
Pour créer un dossier, deux modes de création vous sont proposés : un mode rapide et un mode
assistant avec paramétrages détaillés.
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Créer un dossier.
‰ Contrôler les fichiers de bases
Avant de commencer la saisie, vous devez adapter les fichiers de bases accessibles au menu
BASES, notamment :
• le Plan comptable,
• les journaux,
• les codes budgétaires et analytiques si vous gérez une comptabilité budgétaire,
• les devises si votre comptabilité est multidevise,
• la table des codes TVA
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les fichiers de bases.
‰ Saisir les écritures
Vous disposez de plusieurs types de saisie :
• la saisie des Achats et des Ventes
• la saisie des Notes de crédit sur Achats et sur Ventes,
• la saisie des Opérations Diverses
• la saisie des Financiers.
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Les saisies.
‰ Imprimer les états
Au menu ETATS, vous disposez des éditions obligatoires :
•
le grand-livre,
•
la balance,
•
les journaux,
•
les virements,
•
l’analytique et le budgétaire
24 •
Prise en main rapide
•
le bilan et le compte de résultat BNB,
•
la déclaration de TVA., le listing TVA, le listing intracommunautaire
D'autres éditions, plus particulièrement dédiées au suivi de gestion des clients, sont disponibles :
•
l’échéancier,
•
la balance âgée,
•
les relances clients,
•
le mailing,
•
les encours clients.
Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta.
Partie 6. Traitements et éditions.
‰ Le lettrage des comptes de tiers
Ce traitement est généralement effectué sur les écritures des comptes Clients et Fournisseurs afin
de ne plus tenir compte des lignes de factures et de leurs règlements respectifs. Il consiste à
affecter le même code à deux ou plusieurs lignes d’écritures se soldant.
Cette disposition permet d’épurer les listes et éditions des écritures lettrées et plus
particulièrement pour imprimer la balance âgée, l’échéancier clients ou les lettres de relance.
Le lettrage peut être effectué au fur et à mesure de la saisie des financiers, sur demande à la
validation des écritures ou encore, en différé, par les commandes LETTRAGE et TRAVAIL SUR UN COMPTE
du menu TRAITEMENTS.
Partie 6. Les traitements et éditions mensuels, § Le lettrage.
‰ La liaison bancaire (Isabel)
Il s’agit d’une part, d’effectuer les virements bancaires sur papier ou automatiquement via Isabel.
Vous pouvez récupérer, d’autre part, le fichier des mouvements enregistrés par votre banque en
utilisant le protocole Coda.
Partie 6. Les traitements et éditions mensuels, § La liaison bancaire (Isabel).
‰ La validation des écritures
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement les écritures en comptabilité.
Il peut être réalisé au fur et à mesure de la saisie ou, en différé, par la commande CENTRALISATION
DU MENU TRAITEMENTS.
ª
Pour effectuer la clôture de l’exercice, toutes les écritures doivent être validées.
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Enregistrer les écritures, Les types d’écritures.
Partie 6. Les traitements et éditions mensuels, § La validation du brouillard.
• 25
Partie 2
‰ Préférences comptables
Dossier - commande Préférences comptables
Ad - p – c
Cette commande vous permet de paramétrer certaines options, utilisées principalement lors de la
saisie des écritures selon vos habitudes de travail et vos besoins en intervenant sur différents
éléments : options de saisie, options de lettrage, options d'impression, options
analytiques/budgétaires, champs personnalisables, Information du jour, accélérateurs de libellés,
accélérateurs de compte.
Options de saisie
Affichage du N° de mouvement
Si vous cochez cette zone, vous êtes informé du numéro de mouvement attribué à l'écriture, lors
de l'enregistrement. Le numéro de mouvement attribué lors de la saisie de vos écritures est avant
tout une notion informatique. C'est pourquoi, il convient de rappeler que le référencement des
pièces comptables doit s'effectuer en fonction des numéros de pièces.
26 •
Prise en main rapide
Libellé de l'écriture
Vous pouvez déterminer un type de libellé par défaut. Ce libellé (libre ou intitulé du compte) sera
alors automatiquement repris dans la grille de saisie standard.
Affichage de la palette d'information
Si vous souhaitez que s'affiche la palette d'information à l'ouverture des fenêtres Saisies, cochez
cette zone.
Affichage des accélérateurs de compte et libellé
Si vous avez paramétré des accélérateurs de comptes et/ou de libellés au menu Dossier,
Préférences, Préférences comptables, Accélérateurs de libellé/Accélérateurs de compte, cochez
cette zone pour que ces accélérateurs vous soient proposés en saisie.
Possibilité de changer le taux de la devise en cours de saisie
Dans le cadre d'une comptabilité multidevises, vous pouvez cocher cette option pour modifier le
taux de la devise directement en cours de saisie.
Affichage des listes auxiliaires...
Si vous cochez une ou plusieurs de ces zones, les listes auxiliaires sont automatiquement
présentées lorsque le curseur est placé sur une zone faisant appel à l'ouverture d'une liste.
Options de lettrage
Cette option vous permet de fixer un montant maximum au-delà duquel la régularisation ne pourra
pas être effectuée.
-
Cochez la zone Ecart de règlement maximum autorisé.
-
Saisissez le montant à ne pas dépasser.
Si le montant permettant d’équilibrer différentes lignes d’écritures à lettrer est supérieur à la
valeur saisie, le logiciel refuse de créer l'écriture de régularisation pour constater l'écart de
lettrage.
Options d'impression
Par défaut, le nombre de pages que vous pouvez imprimer est limité à 8000.
Si vous devez imprimer au-delà de 8000 pages, stipulez-le dans la zone prévue à cet effet.
Options analytiques/budgétaires (uniquement pour la version Evolution)
Si vous gérez une comptabilité analytique et budgétaire, cette option vous permet de paramétrer
la saisie de vos écritures et les options liées au budget prévisionnel mensuel du code budgétaire.
• 27
Partie 2
Ventilation analytique
Si vous cochez cette zone, vous obligez l’affectation d'un code budgétaire/analytique lors de la
saisie de vos écritures. Il faut, parallèlement, cocher l'option de saisie Ventilation dans la base Plan
Comptable pour chaque compte faisant l'objet de l'obligation de saisie d'un code budgétaire. Le
code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures.
Appel automatique de la grille de saisie
-
Cochez cette option si vous souhaitez être prévenu par un message de la ventilation
analytique.
-
Cependant, vous devez en parallèle indiquer que vous souhaitez accéder à la modification des
montants en saisie. Pour ce faire, n’oubliez pas de cocher l’option Possibilité de modification
des montants en saisie lors de la répartition analytique.
Création et suppression automatique des périodes de mensualisations
Si vous cochez cette option, les montants budgétés réalisés dont les sommes ont été enregistrées
en brouillard et en simulation seront calculés automatiquement même si la zone budgété n’a pas
été renseignée.
BASES - commande BUDGET - onglet Mensualisation.
Tenir compte du brouillard et de la simulation
Si vous cochez cette option, le logiciel prendra en compte, lors de la saisie d’une écriture les
montants budgétaires mensuels définis pour le code budgétaire en cours. Les montants budgétés
réalisés saisis en mode brouillard ou en simulation sont indiqués lorsque vous enregistrez une
écriture en brouillard ou en simulation.
28 •
Prise en main rapide
Mensualisation
Vous pouvez corriger les écarts constatés lors du calcul des montants budgétaires à répartir.
-
Cochez l'option de calcul de votre choix.
Quatre possibilités vous sont offertes. Vous pouvez choisir de corriger ces écarts sur :
-
la première répartition,
-
la dernière répartition,
-
la répartition dont le pourcentage est le plus élevé,
-
la répartition dont le pourcentage est le moins élevé.
-
Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
Champs personnalisables (uniquement pour la version Evolution)
Cette option vous permet de modifier l'intitulé de vos champs personnalisés. Le premier champ
comprend un nombre entier, le second champ est de type date, le troisième champ est de type
numérique, et le dernier champ est de type alphanumérique.
Le nouveau libellé que vous inscrivez sera repris lors des saisies standard ainsi que dans la liste
des écritures comptables.
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Les saisies, saisies standard
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Les saisies, Liste des écritures
• 29
Partie 2
Information du jour (uniquement pour la version Evolution)
Ciel Compta Evolution vous permet de visualiser de façon dynamique des informations sous forme
de tableaux et de graphiques en deux et trois dimensions. L’information du jour est composée
d’une part des éléments que vous paramétrés et d’autre part des indicateurs clefs définis au menu
ETATS - commande INDICATEURS CLEFS.
Cette option vous permet de fixer les caractéristiques des éléments que vous souhaitez visualiser
dans l’information du jour.
ƒ
Dans la zone choix des graphiques, sélectionnez le type de graphique à visualiser. Vous
pouvez visualiser :
¾
l’évolution d’un compte,
¾
la répartition des charges et produits,
¾
la répartition d’une classe.
¾
précisez le ou les compte(s) à prendre en considération.
Ciel Compta Evolution vous permet de visualiser au maximum deux graphiques et un indicateur
clef présenté sous forme de tableau de bord.
Déterminez ensuite les critères selon lesquels seront extraites les
ƒ
écritures.
30 •
ƒ
Cochez les options « Inclure les écritures en brouillard » et « Inclure les
écritures en simulation » si vous souhaitez que les résultats présentés tiennent compte de ces
écritures non validées.
ƒ
Précisez au besoin un intervalle de dates à prendre en compte. Le
logiciel peut prendre en compte :
¾
toutes les écritures,
¾
les écritures du jour,
¾
les écritures du mois,
¾
les écritures pour une période donnée,
¾
pour l’exercice comptable en cours,
¾
pour l’exercice comptable suivant,
¾
pour la période de saisie, c’est à dire la période sur laquelle vous autorisez la saisie.
Prise en main rapide
Le bouton [Options avancées] vous permet d’accéder au paramétrage des options avancées de
l’information du jour.
ƒ
Si vous souhaitez faire apparaître le logo de votre société dans la fenêtre Information du
jour, précisez le répertoire contenant le logo. Pour ce faire, cliquez dans le triangle de sélection
et rechercher avec l’explorateur le répertoire correspondant.
ƒ
Le principe est le même pour le fichier permettant de visionner l’information du jour
(visionneur pour l’information du jour), et le répertoire permettant d’extraire les données vers
le fichier html (répertoire d’extraction).
Accélérateurs de libellé, accélérateurs de compte
Les listes auxiliaires des comptes et des libellés d’écritures peuvent être paramétrées de telle sorte
que seuls les dix éléments les plus utilisés soient présentés.
Dans un premier temps, vous créez la liste, nommée Top 10, des dix éléments les plus utilisés.
ƒ
Activez la commande Préférences comptables du menu Dossier et cliquez sur
Accélérateurs de libellés ou Accélérateurs de comptes selon le paramétrage que vous voulez
réaliser.
ƒ
Dans le cas des accélérateurs de compte, choisissez ensuite de créer le Top 10 pour tous
les comptes confondus ou pour chaque classe de compte.
ƒ
Si vous avez déjà saisi des écritures, cliquez sur le bouton [Automatique à partir de vos
écritures] afin que la liste soit créée d’après ces dernières. Dans le cas contraire, vous pouvez
• 31
Partie 2
utiliser les paramétrages définis par défaut, en cliquant sur le bouton [A partir du modèle par
défaut].
ƒ
ƒ
Il vous sera toujours possible par la suite de reconstruire le Top 10.
Une fois la construction du Top 10 validée, les éléments sont affichés dans la liste des
accélérateurs. Le chiffre, présenté à droite de chaque élément, correspond au raccourci clavier
que vous utiliserez en saisie pour appeler directement l’élément.
Pour que ces options soient proposées en saisie des écritures, vous devez ensuite en demander
l’affichage. Pour ce faire :
ƒ
ƒ
Cliquez sur Options de saisie dans la liste des Préférences comptables.
Selon vos besoins, cochez la case Affichage des accélérateurs de comptes et/ou Affichage
des accélérateurs de libellés.
En saisie des écritures, lorsque le curseur se place sur la zone Compte ou Libellé, la liste auxiliaire
est automatiquement ouverte et présente le Top 10.
32 •
Partie 3
Création et mise en place d'un dossier
Introduction
Créer un dossier
Les fichiers de bases
Récupérer les données d’un autre logiciel
Partie 3
Introduction
Créez votre dossier
Pour créer un dossier, vous choisissez entre deux modes de création : un mode rapide et un mode
assistant avec paramétrages détaillés.
Le mode simplifié est axé sur la saisie des informations uniquement indispensables à la création de
votre dossier (raison sociale, monnaie de tenue et dates d'exercices). Les autres paramètres
pourront être renseignés ultérieurement.
Le mode avancé permet de créer votre dossier en renseignant l'intégralité des paramètres (racines
de comptes et d'édition, valeurs par défaut, etc.).
Vérifiez les données de base
Adaptez les éléments du menu BASES, à savoir :
−
contrôler les comptes du Plan Comptable,
−
vérifier et modifier, si besoin est, les journaux proposés par défaut,
−
renseigner la base budgétaire et analytique si vous gérez une comptabilité par budget,
−
saisir les devises concernées si vous tenez une comptabilité multidevise,
.
Récupérez les données d'un autre logiciel
Une fois votre dossier créé dans Ciel Compta, vous pouvez importer les données d'un autre logiciel
par la commande IMPORTATIONS du menu UTILITAIRES.
34 •
Création et mise en place d’un dossier
Créer un dossier
2 DOSSIER - commande
NOUVEAU
Ad - n
Lorsque vous demandez la création d'un dossier, par la commande NOUVEAU ou au démarrage de
l'application, choisissez tout d'abord la méthode de création du dossier.
Deux options sont à votre disposition :
Mode simplifié
Seules les principales informations indispensables à la création de votre dossier (dates d’exercices,
raison sociale,…) sont à renseigner.
ª Ce mode de création suppose que vous devez, vérifier, après la création du dossier, que les
éléments tels que le régime de TVA, correspondent bien à votre situation comptable. Pour ce faire,
vous sélectionnerez la commande Modifier du menu DOSSIER et cliquerez sur les icônes
concernées.
Mode avancé
Dans ce cas, vous définissez des paramètres supplémentaires tels que les coordonnées,
l'établissement, le numéro de TVA, le code APE, etc.
‰ Créer un dossier en mode simplifié
2 DOSSIER - commande
NOUVEAU,
option Mode simplifié
Ad - n
Vous avez opté pour ce mode de création en cochant la zone Mode simplifié.
Dans ce cas, s'affiche une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les différentes zones.
−
Saisissez, tout d'abord, la Raison sociale de votre entreprise. Elle est récupérée comme nom de
Répertoire.
• 35
Partie 3
Le nom du Répertoire dans lequel les fichiers, correspondant à votre dossier, seront créés, est
proposé par défaut mais vous pouvez le modifier.
ª Ce répertoire sera automatiquement créé, sur votre disque dur, lorsque vous validerez la
création du dossier.
−
Si les dates du premier exercice comptable, proposées par défaut, ne correspondent pas à celles
de votre société, modifiez-les aux zones Du et au. Vous disposez du Calendrier que vous ouvrez en
cliquant sur le triangle de sélection présenté en fin de zone.
Un exercice correspond généralement à l’année civile (du 01/01 au 31/12) mais il peut démarrer à
n’importe quel moment dans l’année et être compris entre 12 et 24 mois.
−
Une fois toutes les zones renseignées, validez la création de votre dossier en cliquant sur le bouton
[OK].
Par la suite, vous compléterez les informations définies à la création du dossier par la commande
MODIFIER du menu DOSSIER.
‰ Créer un dossier en mode avancé
2 DOSSIER - commande
NOUVEAU,
option Mode avancé
Ad - n
La création d'un dossier en mode avancé passe par des étapes successives permettant de définir
ou de vérifier tous les paramètres, notamment, ceux définis par défaut, comme les racines de
compte et d'édition, les valeurs par défaut.
36 •
Création et mise en place d’un dossier
Coordonnées de la société
−
Saisissez les coordonnées d'identification de la société (raison sociale, adresse, téléphone, etc.).
La zone Répertoire permet d'indiquer le nom du répertoire sur lequel sera créé le dossier. Si vous
ne saisissez rien sur cette zone, les 8 premiers caractères de la raison sociale de la société que
vous définissez ensuite seront repris, par défaut, comme nom de répertoire.
Attention !
Une fois la création du dossier validée, vous ne pourrez plus modifier le répertoire.
Les 3 caractères du Code société sont portés sur chacune des lignes d'écriture, permettant ainsi
l'identification de ces dernières. Le code est enregistré lors de la sauvegarde et il est exporté sous
un format ASCII (extension TXT).
Exemple : Une société a plusieurs succursales utilisant Ciel Compta pour Windows. La société mère
récupère les écritures comptables de toutes les succursales. La présence du code société sur
chaque ligne d'écriture en facilitera l'identification et la provenance.
ª Après la création de la société, seul le lancement d'une mise à jour permet de modifier le code.
Il vous suffit alors d'indiquer un nouveau Code société dans la zone prévue à cet effet.
Paramétrage des décimales
Gestion du nombre de décimales
Vous pouvez définir le nombre de décimales pour la saisie des écritures, mais également pour la
devise et le taux.
• 37
Partie 3
Attention !
Le paramétrage des décimales (devise et taux de devise compris) ne pourra plus être modifié une
fois le dossier créé.
La zone nombre de décimales permet d'entrer le nombre de décimales autorisé dans la saisie des
écritures. Vous pouvez gérer de 0 à 3 chiffres après la virgule.
Gestion du multidevise
−
Si vous utilisez des devises étrangères dans votre comptabilité, cochez la zone Gestion du
multidevise.
La commande SAISIES EN DEVISES, du menu SAISIES, est dédiée spécialement à la saisie de vos
écritures dans la devise de votre choix. Toutes les devises sont créées à partir de la commande
DEVISES du menu BASES.
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les devises.
Partie 4. Suivi de votre comptabilité, § La saisie en devise.
La zone Pour la devise (3 max.) permet d'entrer le nombre de décimales utilisé dans la saisie des
écritures pour une devise. Vous pouvez gérer de 0 à 3 chiffres après la virgule.
La zone Pour le taux de la devise (8 max.) permet d'entrer le nombre de décimales autorisé pour
la saisie du taux des devises. Vous pouvez gérer jusqu'à 8 chiffres après la virgule.
ª Si vous ne voulez pas gérer de décimales pour vos devises, saisissez 0 (zéro) en face de la
ligne concernée.
38 •
Création et mise en place d’un dossier
Dates d'exercice
−
Indiquez l'intervalle de dates de l'Exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez
effectuer les saisies.
Les dates correspondant à l'exercice N+1, exercice ultérieur à l'exercice N, sont alors renseignées
par Ciel Compta.
De la même manière, selon l'intervalle de dates défini pour les exercices N et N+1, Ciel Compta
renseigne l'intervalle de dates de la période de saisie ; la date de début devant être égale ou
supérieure à celle de début d'exercice N.
Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas
acceptées par le logiciel.
Vous pouvez modifier cette période de saisie (pour une semaine, un mois, un trimestre, etc.).
ª En règle générale, la période de saisie est proposée, par défaut, dans toutes les fenêtres de
sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).
Paramétrage des comptes
Modèle
Lorsque aucun dossier n'a encore été créé, le plan comptable sélectionné par défaut est le modèle
PLAN COMPTABLE MINIMUM NORMALISE et comporte l'ensemble des comptes standard que vous
alimenterez en fonction des besoins.
• 39
Partie 3
Sélectionnez le modèle
de plan comptable de
votre choix.
Téléchargez des modèles de plan comptable
Afin de répondre à vos besoins, d'autres modèles de plans comptables adaptés en fonction de
votre activité sont téléchargeables directement dans l'application, depuis le portail Internet Ciel.
Attention
Le téléchargement d'un plan comptable s'effectue à la création d'un dossier, uniquement en mode
Assistant avec paramétrages détaillés. Une fois le dossier créé, vous n'aurez plus la possibilité d'en
changer.
−
Cliquez sur le bouton [@Télécharger le plan comptable à partir du Portail Internet Ciel].
S'affiche une liste comportant plusieurs modèles de plans comptables.
−
Sélectionnez le plan comptable qui sera utilisé pour le dossier puis cliquez sur le bouton [Valider].
Ciel Compta vous propose alors la liste des plan comptable et des comptes en question. Après
avoir effectué une vérification de ceux-ci, cliquez sur le bouton [Valider].
Vous pouvez maintenant continuer la création de votre dossier.
−
−
Longueur des n° de compte
Cocher la zone Libre signifie que vous pouvez créer des numéros de compte pouvant comporter
indifféremment de 3 à 11 caractères alphanumériques.
Si, au contraire, vous devez préciser le nombre de caractères que devra comporter
systématiquement chacun de vos comptes (minimum : 3, maximum : 11), cochez la zone Fixe.
Exemple
40 •
Création et mise en place d’un dossier
Si vous stipulez une longueur de numéro de compte fixe sur 6 caractères, les numéros de compte
créés dont la longueur est inférieure à 6 seront automatiquement complétés. Si vous notez 400 :
le logiciel complétera en 400000 sur la colonne Compte sauf pour les comptes alphanumériques.
Attention !
Une fois la création du dossier validée, il vous sera impossible de sélectionner un autre plan
comptable et de revenir à une longueur de compte inférieure.
Racines de compte et d'édition
Les racines de compte
Elles sont pré-paramétrées, mais vous pouvez les modifier. Elles permettent au logiciel de vérifier,
notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes.
ª
Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes
alphanumériques (par exemple 400DUPONT), la racine doit être au minimum de 3 caractères
numériques.
En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement
numériques.
ª
Quatre racines Clients et quatre racines Fournisseurs ont été prévues de manière à pouvoir
distinguer un type de tiers d’un autre
• 41
Partie 3
Les racines d'édition
Le fait de spécifier des racines d’édition permet d'obtenir des états ne reprenant pas le détail des
comptes mais uniquement le cumul.
L’avantage de cette centralisation d’édition est que l’impression prend beaucoup moins de papier si
vous avez de nombreuses écritures et comptes à traiter.
Exemple
Racine d’édition 440 (fournisseurs) : dans l’édition du grand-livre global uniquement, vous n’aurez
pas le détail de chaque compte fournisseur ; c’est uniquement le total débit et le total crédit de
tous les comptes fournisseurs qui seront édités par journal et par mois.
Le détail peut, bien sûr, être obtenu soit par une édition partielle, soit en revenant ponctuellement
sur ce paramétrage.
Il peut être utile également de mettre en racine d’édition les comptes de rémunérations dues
(455) ou encore les comptes de TVA (411, 451). N’importe quel compte ou racine de compte peut
être utilisé pour la centralisation.
Valeurs par défaut
Au moment de la saisie et en déclaration de TVA, certaines données vous seront proposées par
défaut mais vous aurez toujours la possibilité de les modifier.
Cela concerne, notamment, les comptes et le taux de TVA mais également les journaux
d'opérations.
−
Si vous voulez modifier une des valeurs proposées par défaut, cliquez sur le triangle de sélection
présenté en fin de zone.
−
Sélectionnez le nouvel élément dans la liste dynamique.
42 •
Création et mise en place d’un dossier
Euro / Ecart de conversion
Caractéristiques des écritures de conversion
Le logiciel vous propose, par défaut, les comptes 654000 et 754000 dans lequel seront
enregistrées les écritures de régularisation générées lors des écarts de conversion. L'intitulé des
écritures est également proposé par défaut. Vous pouvez les modifier.
‰ Les fichiers de base
Les informations et paramètres définis au menu BASES et plus particulièrement sur le plan
comptable, les journaux et la table TVA ont des répercussions directes sur la saisie des écritures et
les traitements à effectuer.
Par exemple, le paramétrage des comptes de contrepartie dans les journaux permettra, en saisie
d’écritures, de solder automatiquement le mouvement sur le compte défini.
Ou encore, le paramétrage de l’échéance sur les comptes de tiers permettra, en saisie d’écritures,
d’effectuer le calcul de la date d’échéance des factures et ensuite d’imprimer l’état récapitulatif.
Le Plan Comptable
Récupéré lors de la création du dossier, il contient les numéros et libellés de comptes conformes
au PLAN COMPTABLE MINIMUM NORMALISE.
• 43
Partie 3
Les journaux
Les différentes opérations comptables doivent être saisies, selon leur type, dans des journaux bien
distincts.
Les journaux les plus couramment utilisés sont proposés par défaut par le logiciel : achats, ventes,
banque, etc.
Les codes budgétaires et analytiques
Les codes budgétaires et analytiques permettent d'établir des statistiques suivant leur affectation
aux comptes concernés.
Les devises
La base Devises contient l'ensemble des devises que vous utilisez si vous gérez une comptabilité
multidevise.
La table TVA
La table contenant les différents codes TVA permet de préparer la déclaration TVA.
Que vous ayez ou non récupéré un Plan Comptable ou certaines données d’un autre dossier, lors
de la création de votre dossier, vous devez préalablement contrôler l’ensemble des éléments de
bases afin de les adapter à vos besoins.
‰ Gérer les éléments de bases
Les procédures pour gérer les éléments de bases : consulter, modifier, supprimer, créer ou encore
rechercher des éléments, sont similaires d’une base à l’autre.
Lorsque vous activez une des commandes du menu BASES, deux fenêtres sont automatiquement
ouvertes :
44 •
•
La première fenêtre, celle qui est active, présente la liste des éléments de la base
correspondante.
Le premier élément de la liste est sélectionné. Son Code est affiché avec une couleur
différente.
•
La deuxième fenêtre correspond à la fiche descriptive de l‘élément sélectionné dans la liste.
Elle présente toutes les zones le caractérisant.
C’est à partir de cette fenêtre que vous pouvez effectuer des traitements sur l’élément en
cours, le modifier, le supprimer ou en créer de nouveaux.
Création et mise en place d’un dossier
−
Pour passer d’une fenêtre à l’autre, cliquez dans la barre de titre de celle à activer.
ª Lorsque la liste des éléments est active, vous pouvez aussi effectuer un double-clic sur la ligne
de l’élément à modifier pour activer automatiquement sa fiche descriptive, en vue par exemple
d’apporter des modifications.
Les icônes présentées au bas de la fenêtre descriptive permettent d’effectuer les traitements
suivants :
Cette commande ouvre une nouvelle fiche vierge.
−
Renseignez les différentes zones nécessaires.
−
Validez la création du nouvel élément en cliquant sur le bouton [Valider].
Vous constatez que la liste des éléments est automatiquement mise à jour.
−
Cliquez sur ce bouton pour accéder aux zones de l'élément sélectionné.
Quel que soit l'élément concerné, il est impossible d'en modifier le code. En revanche, vous pouvez
modifier toutes les autres informations présentées dans la fiche.
−
Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Valider] afin qu'elles soient prises en
compte.
Vous pouvez supprimer définitivement un compte, un journal ou un élément d'une base à
condition qu'il ne soit pas utilisé dans les écritures.
−
Sélectionnez l'élément à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
• 45
Partie 3
−
Vous devez confirmer la suppression de l'élément en cliquant sur [Oui].
ª Si l'élément est utilisé en saisie d'écritures, un message vous informe que la suppression est
impossible.
Plus qu'une simple édition de la liste des éléments de la base concernée, le bouton [Imprimer]
vous permet de personnaliser l'impression en déterminant, au préalable, les données à prendre en
compte. Vous pouvez ensuite paramétrer ces données et enregistrer les critères ainsi établis en
vue de les utiliser pour de prochaines impressions.
ª Dans le cas de l'impression du plan comptable, le bouton [Imprimer] dispose d'un triangle de
sélection permettant d'obtenir une édition partielle du plan comptable.
Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta, § Imprimer une liste avec critères avancés.
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Rechercher], une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous saisissez
le code ou l'intitulé sur lequel vous souhaitez effectuer la recherche.
−
Cliquez sur [Valider] pour lancer la recherche. Si la recherche n'aboutit pas, le logiciel affiche
l'élément s'en rapprochant le plus.
ª Dans le cas de la liste des comptes, le bouton [Rechercher] contient une option « contient sur
l’intitulé », qui permet de faire une recherche sur une partie de l’intitulé du compte.
Ces boutons permettent de faire défiler les différents éléments contenus dans la base. Vous
visualisez ainsi très rapidement les renseignements qui les composent.
La flèche située à l'extrême gauche ouvre la première fiche, la flèche à l'extrême droite se rend
directement sur le dernier élément créé. Les flèches du milieu permettent de consulter
respectivement la fiche précédente ou la suivante.
‰ Le Plan Comptable
2 BASES - commande PLAN COMPTABLE
Ab - p
Ciel Compta pour Windows est livré avec un plan comptable conforme au PCMN. Vous pouvez le
modifier ou le supprimer tant qu'aucune écriture n'est enregistrée sur les comptes. Vous pouvez
aussi en créer de nouveaux.
ª Lors de la création d'un dossier en mode assistant avec paramétrages détaillés, vous pouvez
télécharger un autre type de plan comptable.
Paramétrage des comptes.
Le plan comptable d'un dossier peut être réutilisé dans d'autres dossiers que vous créerez
ultérieurement. Vous éviterez ainsi de saisir à nouveau les comptes de votre plan comptable.
Partie 9. Traitements annexes, § Sauvegarde des modèles de Plan Comptable.
46 •
Création et mise en place d’un dossier
Un compte peut comprendre jusqu'à 11 caractères alphanumériques. Le premier caractère indique
la classe. Les deux suivants indiquent la sous-classe.
Suivant le PCMN, la classification se définie ainsi :
- Classe 1 : Comptes de capitaux
- Classe 2 : Comptes de valeurs immobilisées
- Classe 3 : Comptes de stocks
- Classe 4 : Comptes de tiers
- Classe 5 : Comptes financiers
- Classe 6 : Comptes de charges
- Classe 7 : Comptes de produits.
−
Saisissez le compte puis l'intitulé en français et en néerlandais (ou autre) sur un maximum de 30
caractères.
Onglet Options
Classe : cette zone à cocher détermine s'il s'agit d'un compte général ou d'un titre (Classe ou
sous-classe). Les titres créés seront décalés lors de l'affichage à l'écran de la liste des comptes.
Lettrable : ce champ à cocher permet de déclarer ou non un compte lettrable. En principe, ce
sont les comptes de tiers (Clients, Fournisseurs). Si un compte est déclaré lettrable, il est possible
de lancer la procédure de lettrage en saisie. Le lettrage permet notamment de suivre le règlement
des Factures.
Partie 6. Traitements et éditions, § Le lettrage.
Lors de la création d'un compte de trésorerie (classe 51), vous avez la possibilité de cocher l'option
En devises lorsque le compte ne doit recevoir que des écritures en devises.
§ Les devises.
Utilisable : si vous ne cochez pas cette fonction, vous rendez impossible l’utilisation du compte
en saisie.
Cela est très utile par exemple dans le cas suivant, relativement fréquent : vous avez créé un
compte fournisseur 440DURAN, et lui avez affecté, en saisie, des écritures. Puis vous réalisez que
le fournisseur en question avait déjà fait l’objet d’une création de compte, dans un autre numéro
de compte 440DURAND.
En conséquence, vous devez solder le compte 440DURAN au profit du compte 440DURAND. Mais
vous ne voulez plus que l’erreur se reproduise et que des écritures soient de nouveau affectées
sur le compte 440DURAN. Ce compte ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer :
le programme, comme la réglementation, l’interdisent. Mais vous avez ici la possibilité d’interdire
que de nouvelles écritures soient enregistrées sur ce compte.
Echéance : vous cocherez de préférence les comptes fournisseurs et les comptes clients, à
condition, bien entendu, de vouloir gérer un échéancier. Vous ne cocherez pas, à priori, les autres
comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (utilisation de la zone "date d'échéance" pour les
banques afin de gérer la date de valeur).
N° de Pointage : cette option vous permet de lancer le lettrage automatique à partir du numéro
de pointage.
• 47
Partie 3
Code analytique / budgétaire : l’analytique est utilisée principalement pour les comptes de la
classe 6 (charges) et de la classe 7 (produits). On peut aussi les utiliser pour les comptes de la
classe 2 (immobilisations). Cela est donc utile à partir du moment où vous organisez votre
"découpage" analytique et budgétaire, de telle façon qu'un compte de comptabilité générale est
affecté (toujours ou de façon prépondérante) à un code analytique précis. Dans ce cas, saisissez le
code sur ce champ. Cela évitera donc en saisie d'écritures, d'avoir à chaque fois, d'une part à
retrouver le code analytique à affecter, d'autre part à le saisir.
Si vous avez coché au préalable l'option "Ventilation analytique / budgétaire obligatoire"
de la fenêtre "Préférences" (menu : Dossier – Préférences comptables), vous serez obligé
d'affecter un code budgétaire et analytique lors de la saisie des écritures
§ Les codes budgétaires et analytiques, Associer un code analytique/budgétaire à un compte.
Quantité : cette zone est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle vous permet d’imputer des
quantités pour un compte, en général, des comptes de la classe 6 ou de la classe 7.
Les zones Quantité, Echéance et N° de pointage regroupent des paramètres intervenant lors de la
saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard. En effet, le logiciel
ne placera pas le curseur sur ces zones.
Code TVA : cette option vous permet d’appeler le pourcentage TVA par défaut lors de
l’enregistrement d’une écriture. Lors de la création d’un compte dans le plan comptable, le code
TVA est automatiquement mis à 21.
Lors de la création d’un compte, si celui-ci commence par la racine des clients (400) ou de la
classe 7, seul les codes TVA de la table correspondant aux ventes et crédits sur ventes seront
proposés. Dans le cas ou le compte commence par la racine des fournisseurs (440) ou de la classe
6, seul les codes TVA de la table correspondant aux achats ou crédits sur achats seront proposés.
Dans tous les autres cas, la table complète sera proposé.
Grille TVA : lors de la création d’un compte dans le plan comptable, les codes M (marchandises
et matières premières) sont associés automatiquement aux comptes de la classe 60, S (biens et
services divers) associés aux comptes de la classe 61 ou 64, et I (investissements) associés aux
comptes de la classe 2 (acquisitions de l’exercice). Cette option met à jour automatiquement les
cases de la déclaration TVA.
Attention : surtout ne pas omettre de remplir ces cases uniquement pour les nouveaux comptes
commençant par 60, 61 et 2.
Champs personnalisés (uniquement pour la version Evolution) : Une zone Saisie
Champs personnalisés vous permet d'indiquer les champs que vous souhaitez faire apparaître dans
la liste de vos écritures et lors de l'édition de vos états. Ciel Compta Evolution vous permet de
personnaliser vos lignes d'écriture en y ajoutant des champs de votre choix. Ces champs peuvent
être de type numérique, date, alphanumérique ou monétaire.
Si vous souhaitez modifier l'intitulé des champs, cliquez sur le bouton [Intitulé]. Le nouveau libellé
que vous inscrivez sera repris dans la liste des écritures comptables.
Partie 4, § Saisies, Liste des écritures
48 •
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Annexes
DIVERS
L'intégralité de ces zones sont des zones libres exploitables via le générateur d'état interne, des
tableurs ou outils de reporting externes (Excel, Crystal Report, Lotus, Access,...).
Nature : cette zone libre permet un premier regroupement par nature de compte (charges,
produits, tiers, stock,...).
Classement : cette zone permet un second regroupement tout à fait indépendant du premier.
DNA : Dépenses Non Admises. Dans cette zone pourra être indiqué le pourcentage des dépenses
fiscales non admises (aucune influence directe sur la comptabilité). Cette zone est exploitée dans
le générateur d'états pour l’édition éventuelle d’une annexe à la déclaration fiscale.
Le pourcentage doit être encodé sur un entier en 3 chiffres, dont le dernier chiffre est le chiffre
derrière la décimale.
Relevé 325.50 : cette fonction force en saisie d’écriture le passage sur le champ « 281.50 » de
manière à pouvoir le cas échéant enregistrer un code de Commissions (C), d’Avantages (A), de
Frais(F) ou d’Honoraires (H). Toute autre lettre utilisée en saisie sera considérée par défaut
comme commission versée.
Reporting : Cette zone est une zone comptable parallèle au numéro de compte y afférent. Le
programme permet ainsi aux filiales de maison mère étrangère de générer des états automatisés
sur base des plans comptables propres à la législation de leur maison mère. Cette zone peut être
exploitée ultérieurement via le générateur d'états.
BILAN
Actif / Passif / Résultat : les comptes peuvent être déclarés individuellement ACTIF (A),
PASSIF (P) ou encore les deux simultanément en fonction de leur sens débiteur ou créditeur (on
utilisera dès lors la lettre X) ou compte de RESULTAT (R). Ces codes peuvent être mis à jour
automatiquement via le TOOLBOX.
Ces codes ont leur importance dans la mesure où ils génèreront les tableaux préalablement créés
dans les ETATS SECONDAIRES.
Onglet Tiers
L'onglet Tiers apparaît lorsque vous saisissez un compte client ou fournisseur.
Les renseignements saisis ici permettent notamment d'effectuer les relances clients et de gérer les
échéances clients et fournisseurs (racines 400 et 440).
Compte/Intitulé : zones sur lesquelles il est impossible d'intervenir. La modification ou
suppression de comptes s'effectue dans la base Plan Comptable.
Pays : indiquez ici la racine alphabétique du n° de TVA (exemple BE pour la Belgique).
Cette zone est très importante pour la gestion du Listing Intracommunautaire. Il est indispensable
de respecter les codes ISO des pays incorporés dans l’Union européenne.
• 49
Partie 3
Code langue : F pour Français et N pour Néerlandais (important pour les rappels)
N° d’entreprise : le programme vérifie la validité du numéro si le pays = BE. Pour les pays de
l’Union européenne, le programme vérifie la validité de la structure du numéro d’entreprise.
Vous pouvez demander au programme de vérifier l’existence du numéro d’entreprise des sociétés
européenne en cliquant sur le bouton [@N° d’entreprise]. Le programme se connecte alors via
Internet à la base de données de la communauté européenne.
Informations bancaires
Dans la zone Echéance, vous indiquez le code correspondant au mode de calcul de la date à
laquelle le règlement doit être effectué.
−
Cliquez sur le triangle de sélection, présenté en fin de la zone, pour ouvrir la fenêtre de création
d'un mode de calcul d'échéance.
Le Code va être défini au fur et à mesure que vous choisissez les options nécessaires.
−
Cochez tout d'abord la zone Echéance.
−
Choisissez ensuite le nombre de jours d'échéance en cochant une des options proposées : 30, 60
ou 90 jours. Pour indiquer un nombre de jours différent de ceux proposés, 120 par exemple,
cochez l'option Autre et saisissez-le dans la zone qui suit.
−
Vous définissez ensuite la méthode de calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué
en cochant une des options proposées dans la partie droite de la fenêtre.
Exemples
Date de facture : le 10/02/04. Echéance à 30 jours, soit le 09/03/04.
Pour les différents modes de calcul, vous obtenez les dates suivantes :
Fin de mois : 31/03/04
Fin de mois le : en saisissant par exemple 10, le règlement doit être effectué 30 jours après la
date de facturation, le 10 du mois suivant. On obtient donc : 10/04/04.
50 •
Création et mise en place d’un dossier
Le 10 : 10/04/04
Aucun : 10/02/04
−
La zone Exemple vous permet de contrôler les paramètres choisis. Saisissez dans la première zone
la date de facture et appuyez sur la touche <Entrée>. La date d'échéance est alors présentée dans
la zone suivante.
−
Une fois définis tous les paramètres nécessaires, validez le mode de calcul de la date d'échéance
en cliquant sur [Ok]. Le code renseigne automatiquement la zone Echéance de la fiche du tiers
concerné.
−
La zone Encours autorisé concerne uniquement les comptes clients. Elle vous permet de définir le
montant total des factures non réglées que vous autorisez à chacun de vos clients.
Aucun blocage n’est effectué en saisie si le montant de l’encours est dépassé. En revanche, vous
pourrez éditer l'état des encours clients (menu ETATS, commande ENCOURS CLIENTS).
Encours autorisé
Internet
Si vous disposez d'une messagerie électronique sur votre ordinateur, telle Microsoft Exchange® ou
Microsoft Outlook®, vous pouvez faire parvenir un courrier électronique (mail) directement à partir
de la fiche Tiers.
−
Pour ce faire, vous devez tout d'abord saisir l'adresse électronique du tiers à la zone e-Mail, sous la
forme xxx@xxx.be.
−
Ensuite, cliquez sur le bouton flèche, présenté en fin de zone, pour lancer votre messagerie
électronique.
ª Vérifiez que votre messagerie électronique est active avant toute utilisation.
Site Web : De la même manière, si vous disposez d'un navigateur Internet tel Internet Explorer®
ou Netscape®, par exemple, vous pouvez accéder au site Internet du tiers.
−
Indiquez dans cette zone l’URL complète du site en n’omettant pas de la faire précéder par
http://www.xxx.be.
−
Ensuite, pour consulter le site du tiers, cliquez sur le bouton flèche, présenté en fin de zone ou
appuyez sur la touche <F3>.
Onglet Contact
Permet de garder les données concernant le contact dans la société
Onglet Divers
Permet d’encoder le n° de compte IBAN, le code BIC, le chiffre d’affaire, etc.
Onglet Graphiques
La visualisation graphique permet de distinguer l’évolution des écritures en brouillard, en
simulation ou validées. Cette zone est mise à jour automatiquement lors de l’enregistrement
d’écritures
• 51
Partie 3
Partie 5. La tenue de votre comptabilité, § Les différents types de saisie.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des
écritures, à la fois en simulation, en brouillard et validées. La dernière colonne totalise l'ensemble
des écritures sur le mois. Cette zone est mise à jour automatiquement lors de l’enregistrement
d’écritures
Onglet Mensualisation
Cette fonction permet à l’utilisateur de saisir des budgets mensuels sur des comptes généraux
et/ou comptes de tiers. Ce champ est totalement indépendant des budgets réalisés sur les
comptes analytiques. Des états comparatifs budgétés/réalisés sont accessibles via le générateur
d’états.
‰ Les journaux
2 BASES - commande JOURNAUX
Ab - j
Le logiciel vous propose, par défaut, 9 journaux :
AN
Journal des A Nouveaux
A
Journal des Achats
V
Journal des Ventes
CA
Journal des Crédits sur Achats
CV
Journal des Crédits sur Ventes
OD
Journal des Opérations Diverses
BQ
Journal de banque
CCP
Journal des Comptes Chèques Postaux
CS
Journal de Caisse
Vous avez la possibilité de multiplier les types de journaux ; créer plusieurs journaux d'achat : A1
pour achats de marchandises, A2 pour achats divers, etc.
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux
bancaires que de comptes bancaires.
Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un
Intitulé.
Le type de journal est ensuite précisé :
52 •
•
Achats
•
Crédits sur achats
•
Ventes
•
Crésits sur vente
Création et mise en place d’un dossier
•
Opérations Diverses
•
Financiers
Les contrôles effectués en saisie d’écritures dépendent du type de journal. Par exemple, la saisie
est impossible sur un compte de racine client dans un journal d’achats.
Gestion des comptes de contrepartie
Le compte sera utilisé en saisie des financiers pour solder automatiquement par extrait les
mouvements débiteurs et créditeurs. Cette contrepartie s'effectuera automatiquement lorsque
vous verserez votre saisie dans le brouillard.
Exemple : Lors de la saisie des écritures de votre journal financier, vous pourrez saisir les
dépenses et les recettes; pour équilibrer l'écriture, il suffira de cliquer sur la fonction "Enregistrer"
pour que le solde soit affecté au compte 551000 par exemple.
Gestion des dates de clôture
L'encodage d'une date de clôture par journal augmente la sécurité lors de l'encodage. En effet, il
sera impossible d'enregistrer une pièce comptable dont la date est inférieure à la date de clôture.
Cette date de clôture est indépendante par journal (ou générale). Cette date peut en outre être
définie de manière précise (25/08/01 au lieu de 31/08/01 si on estime devoir ne clôturer le journal
que jusqu'à cette date là). Pour activer cette zone, il faut activer la fonction « Gestion des clôtures
journaux » dans le menu Dossier – Préférences comptables
Contrôle de sécurité en modification de dates
2 Dossier - commande Modifier – sous-commande Dates d’exercice
Lors d’un changement de dates d’exercice, Ciel propose la clôture des journaux et la validation de
toutes les écritures antérieures à la date précédent la modification.
Gestion des n° d’extraits
Cette zone indique le numéro du dernier extrait. Ce numéro est remis à jour automatiquement lors
de l'enregistrement des extraits bancaires
Gestion des soldes
Solde initial (pivot) : cette zone reprend le solde du journal après le dernier extrait ou le solde
initial lors de l'enregistrement des prochains extraits
Solde initial (devise) : cette zone reprend le solde du journal, mais en devise. Attention: pour
activer les zones relatives aux devises, il y a lieu avant de créer le journal, de valider la création et
ensuite d’accéder au menu déroulant contenant les devises.
Code devise : cette zone indique la devise de référence du journal.
Un bon paramétrage du "type" de journal, permettra, lors des saisies, un pré positionnement
automatique des montants dans les colonnes Débit/Crédit.
La fonction auxiliaire "Afficher la liste" ouvre la liste des journaux.
• 53
Partie 3
‰ Les codes budgétaires et analytiques
2 BASES - commande BUDGETAIRE/ANALYTIQUE
Ab - b
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez renseigner cette base dans le
plan comptable. Chaque compte peut être associé directement à un code budgétaire. A chaque
fois que vous saisirez une ligne d'écriture, que vous l'imputerez donc à un compte de comptabilité
générale, vous pourrez également l'affecter à un code analytique ou budgétaire.
Enregistrer les codes analytiques et les codes budgétaires
−
Renseignez le code qui peut être alphanumérique puis indiquez l’Intitulé.
Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones Budgété exercice et Budgété global qui indiquent
respectivement les prévisions établies pour ce code analytique budgétaire sur l’exercice en cours et
sur plusieurs exercices.
−
Enregistrez la création du code en cliquant sur [Valider].
Définir les budgets mensuels prévisionnels
2 BASES - commande BUDGETAIRE/ANALYTIQUE - Onglet
MENSUALISATION
Ab - b
Cet onglet permet de définir le budget mensuel prévisionnel du code budgétaire en cours.
Ainsi, il est possible de comparer à tout moment, le total des montants réalisés affectés à un code,
avec les montants budgétés.
−
Dans la fenêtre Liste des budgets, effectuez un double-clic sur la ligne correspondant au code
analytique budgétaire à modifier.
−
Cliquez sur l'onglet Mensualisation.
54 •
Création et mise en place d’un dossier
−
Pour entrer le mois, l'année et le montant, cliquez sur le bouton [Nouveau]. Le mois et l'année en
cours s'affichent automatiquement.
Vous déplacez le curseur dans les colonnes avec la touche <Entrée> ou <Tabulation>.
ª Les budgets peuvent être établis sur plusieurs années.
Le total de ce que vous avez budgété apparaît sur les zones Budgété exercice et Budgété global.
Ensuite, au fur et à mesure des saisies, vous pouvez comparer les montants budgétés avec ceux
effectivement réalisés.
Définir les ventilations analytiques (uniquement en Evolution)
2 BASES - commande BUDGETAIRE/ANALYTIQUE - Onglet REPARTITION
Ab - b
Un des principaux objectifs d'une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts.
Cette analyse peut être réalisée :
•
Par fonction économique : production, administration, direction
•
Par moyen d'exploitation : magasins, usines
•
Par activité d'exploitation : familles de produits, stades d'élaboration de produit
•
Par responsabilité : directeur commercial, directeur technique
Prenons l'exemple d'une entreprise dont les charges de fonctionnement sont affectées à trois
départements : commercial, service après-vente, administration.
La répartition peut être la suivante :
•
20% à l'administration
•
35% au service après-vente
• 55
Partie 3
•
45% au service commercial
−
Après avoir créé les codes analytiques et leur intitulé, cliquez sur l'onglet Répartition.
−
Recherchez la section analytique sur laquelle vous voulez répartir le budget.
−
Cliquez sur [Nouveau] pour saisir le premier code,
−
Indiquez ensuite le pourcentage de répartition,
−
Faites de même pour les deux autres départements.
Entrez les trois départements concernés par cette répartition :
Associer un code analytique/budgétaire à un compte
Pour que le logiciel ventile automatiquement les montants enregistrés sur un compte, sur les
codes analytiques et budgétaires, il convient de les associer.
−
Ouvrez le menu BASES, commande PLAN COMPTABLE.
−
Sélectionnez le compte concerné.
56 •
Création et mise en place d’un dossier
−
Cochez la zone Ventilation puis indiquez le code analytique budgétaire que vous voulez associer à
ce compte. Vous pouvez cliquer sur le triangle de sélection pour obtenir la liste de tous les codes
créés.
−
Enregistrez le paramétrage en cliquant sur le bouton [Valider].
Affectation obligatoire d’un code analytique budgétaire en saisie
Vous pouvez obliger la saisie d’un code analytique/budgétaire lors de la saisie des écritures.
Dans ce cas, il peut être intéressant de créer un code Divers afin d’y imputer les écritures n’entrant
dans aucun des budgets existants.
−
Ouvrez le menu DOSSIER, commande PREFERENCES, PREFERENCES COMPTABLES.
−
Cochez l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire.
−
Enregistrez le paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok].
ª Vous êtes alors obligé d'affecter un code budgétaire et analytique lors de la saisie des
écritures. Si vous avez associé un code analytique/budgétaire au compte, il sera proposé
automatiquement en saisie d'écritures.
• 57
Partie 3
‰ Prévisions (uniquement valable pour la version Evolution)
2
Bases – Prévisions
Ab – i
En complément des possibilités déjà offertes dans le logiciel de pouvoir gérer les budgets sur
bases d’une part des comptes comptables individuels et d’autres part des comptes analytiques,
l’outil « Prévisions » permet à l’utilisateur de gérer également ses prévisions budgétaires sur base
d’un ensemble de comptes ou racines de compte et ce, simultanément sur les années N-1 et N.
Ce bouton permet de lancer le tableau d’extraction et de calculs des données
58 •
Création et mise en place d’un dossier
Ce bouton permet de calculer les « réalisés » et les comparer
ensuite aux « budgétés ».
‰ Les devises
2 BASES - commande DEVISES
Ab - d
Lorsque vous activez la commande pour la première fois dans un dossier, la devise suivante est
créée :
•
l’Euro, monnaie Européenne, dont le taux fixé définitivement au 1er janvier 1999 est de
40.3399.
Si vous avez opté pour une gestion de multidevise, vous devez créer celles que vous utilisez,
préalablement aux opérations de saisie.
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § La gestion des devises pour plus de détails sur les
différents paramétrages à effectuer pour tenir une comptabilité multidevise ainsi que sur les
diverses possibilités de saisie et d’édition. Les implications de l’euro sur la gestion du
multidevise (fixation des taux) y sont également abordées.
Création d’une devise
−
−
Dans la fenêtre descriptive, cliquez sur le bouton [Créer].
Saisissez tout d’abord le Code de la devise, sur trois caractères au maximum, ainsi que son
Intitulé.
−
Vous saisissez ensuite le dernier Taux connu de la devise.
• 59
Partie 3
−
Dans la zone Dernière modification, définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé.
ª Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie, lors de
la création de la devise.
−
Confirmez la création du code en cliquant sur le bouton [Valider].
L’historique des taux de la devise
Au fur et à mesure de l’enregistrement de vos écritures en devises, vous allez être amené à
modifier le taux de change, à la date à laquelle il est fixé.
Cette modification peut être réalisée lors de la saisie de l’écriture ou encore en enregistrant
préalablement les différents taux, directement sur l’onglet Historique, disponible pour chacune des
devises créées.
ª L’historique concerne les devises autres que celles des pays membres de l’Union Monétaire
Européenne.
Visualisation graphique du taux de la devise
En cliquant sur l'onglet Graphique, vous obtenez la représentation graphique de l'évolution du taux
de la devise durant l'exercice.
‰ La table de TVA
2 BASES – Table TVA
Ab – t
Le paramétrage permet de préparer les déclarations de TVA. Respectez, lors de vos opérations de
comptabilisation, les comptes paramétrés ici.
S’il n’y a pas cette corrélation, vous ne pourrez pas obtenir un calcul correct, par le programme, de
la déclaration de TVA. De même, si vous modifiez le paramétrage de la TVA, alors qu’il y a
60 •
Création et mise en place d’un dossier
déjà des écritures validées dans les journaux, ces modifications ne porteront que sur
les écritures à venir.
Code TVA : les codes TVA sont totalement laissés au libre choix de l'utilisateur. Pour la facilité
de ce dernier, un certain nombre de codes sont déjà pré installés. Les codes doivent être évidents
et clairs de façon à pouvoir les mémoriser plus facilement. Ils font appel automatiquement à tous
les autres champs décrits ci-après.
Taux de TVA : c'est le taux associé au code. Ce taux permettra au programme de calculer et de
proposer automatiquement non seulement le montant de la TVA mais également la base
imposable.
Toutefois dans d'autres cas bien précis mais principalement dans les factures d'entrées la
répartition devra être réalisée parfois 100% au débit d'un compte et 100% en contrepartie d'un
autre (TVA COCONTRACTANT, TVA INTRACOMMUNAUTAIRE,...) ou encore 50% au débit du
compte TVA déductible et 50% au débit du compte TVA non déductible (TVA sur frais de voiture).
Cette répartition peut également servir pour un calcul et une répartition automatique de TVA et
frais en utilisation privée. Cette option exige toutefois une certaine connaissance comptable et
pratique du logiciel.
Répartition : il s'agit ici de répartir sur base d'un pourcentage, le montant TVA calculé ci-avant.
Dans la majorité des cas, ce montant sera réparti à raison de 100% dans les comptes TVA à
récupérer ou TVA à payer. Vous trouverez en fin de chapitre un tableau des formules de
répartition à utiliser pour les utilisations privées.
Compte de TVA : c'est dans ce compte que sera réparti le montant de TVA calculé.
Libellé de TVA : libellé proposé par défaut. Ce libellé apparaîtra dans les éditions du grand-livre.
Grille TVA : le numéro inscrit dans cette grille met à jour automatiquement la case équivalente de
la déclaration TVA.
Grille Base : le numéro inscrit dans cette grille met à jour automatiquement la case équivalente
de la déclaration TVA.
Une mauvaise imputation de ces numéros en grille TVA et grille base aura pour conséquence une
édition non appropriée de la déclaration TVA.
Vous pourrez constater que dans le fichier standard pré installé, ne figurent rien en grille base en
regard de certains codes TVA. La raison en est simple et l'explication est la suivante:
dans le plan comptable, en regard des comptes , vous pourrez constater qu'une case "Grille TVA"
est réservée pour la mise à jour automatique des cases TVA (cases 81, 82 et 83) de Biens et
Services Divers, Marchandises ou Investissements dans la déclaration TVA. Ces codes sont déjà
• 61
Partie 3
inscrits par défaut dans certains comptes des classes 6 et 2. Pour éviter un cumul dans ces trois
grilles, il est donc impératif de ne pas réinsérer ces mêmes codes (qui feraient donc double
emploi) dans les paramètres TVA. Toutefois, rien n'empêcherait l'utilisateur de créer, s'il le
souhaite et trouve cela plus judicieux, des codes du type 21M (21% marchandises par exemple),
21I (21% investissements), 21S (21% services et biens divers) et ainsi de suite pour autant bien
entendu qu'il ait eu soin d'enlever les codes M, S ou I attribués à l'origine dans les comptes des
classes 6 et 2 pour éviter le double emploi au niveau de la déclaration TVA.
Si vous utilisez les comptes du Plan Comptable proposés par Ciel Compta pour Windows, vous
n'avez pas besoin de modifier le paramétrage de la déclaration de TVA.
Il faut une corrélation totale entre :
votre Plan Comptable (concernant les comptes de TVA que vous utilisez en saisie)
les comptes de TVA mentionnés en Table de TVA
les racines de comptes des rubriques de la déclaration de TVA.
S'il n'existe pas cette corrélation, vous ne pourrez pas obtenir un calcul correct à l'édition de l'état
préparatoire de la déclaration de TVA.
De même, si vous modifiez le paramétrage de la TVA, alors qu'il y a déjà des écritures validées
dans les journaux, ces modifications ne porteront que sur les écritures à venir.
62 •
Création et mise en place d’un dossier
‰ Immobilisations (uniquement valable pour la version Evolution)
2
Bases – Immobilisations – Immobilisations
Ab – I
Cette fonction lance automatiquement le programme de gestion des immobilisés.
Transfert des immobilisations
2
Bases – Immobilisations – Transfert des Immobilisations
Cette fonction permet à l'utilisateur de procéder à un transfert automatique de tous les
immobilisés acquis durant l'exercice vers le programme CIEL IMMOBILISATIONS. Seuls les
comptes étant déclarés avec la valeur « I » (Investissement) dans leur fiche du plan comptable
seront repris lors du transfert. La majorité des champs relatifs à la fiche des immobilisés sera
proposée automatiquement (et modifiables), les autres champs pouvant être complétés
manuellement.
Cette opération ne mettra à jour qu’une seule fois des immobilisés concernés (une fonction interne
renseigne au programme si le transfert a déjà été effectué ou non). Un fichier d’importation est
généré et doit être récupéré dans le programme des immobilisés (ne pas omettre dans ce
programme de faire dès lors une réindexation).
• 63
Partie 3
Récupération des données d'un autre logiciel
2 UTILITAIRES - commande IMPORTATION...
Au - i
Vous avez la possibilité d'importer des données provenant des applications suivantes :
• de Ciel Compta pour Dos
Sélectionnez le type d’importation, puis cliquez sur le bouton [Suivant].
−
‰ Import des données d'un dossier de Ciel Compta pour Dos
(version 5 et supérieures)
Attention !
Pour importer une version de Ciel Compta pour Dos antérieure à la version 6.00.04, contactez le
Département Service CIEL au 02/346.55.07
Avant d'entreprendre l'importation
Pour pouvoir récupérer les données de Ciel Compta pour Dos version 6, vous devez :
effectuer une première installation de Ciel Compta pour Windows,
sélectionner la société EXEMPLE.
Par le menu DOSSIER, commande NOUVEAU, créer le(s) dossier(s) dans le(s)quel(s) vous souhaitez
récupérer les données des versions Dos.
−
−
−
Importation assistée
−
−
−
Cochez la zone Récupération Ciel Compta Dos.
Cliquez sur le bouton [Suivant].
Entrez le nom du répertoire sur lequel se trouvent les données de la version Dos que vous
souhaitez importer, suivi du nom du dossier qui va recevoir ces données. Tapez par exemple :
C:\CIEL\C6\MARTIN (MARTIN étant le nom du dossier créé dans Ciel Compta pour Windows).
ª Pour chacun des dossiers à importer, vous devez procéder à sa création dans Ciel Compta
version 6 pour Windows puis effectuez l’importation des données.
Opération post-importation
−
Effectuez impérativement une réindexation (menu UTILITAIRES, commande REINDEXATION) pour
chaque dossier mis à jour.
‰ Importation des données sous format ASCII
−
−
−
Cette option vous permet d'importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité
des éditeurs de texte) contenant des écritures.
Cochez la zone Format Ciel ASCII.
Le nom du fichier à importer est affiché automatiquement : XIMPORT.TXT.
Vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou chemin d'accès où sont situés les fichiers
du dossier en cours.
64 •
Création et mise en place d’un dossier
−
Après vérification de l'existence du fichier XIMPORT, vous pouvez lancer l'importation en cliquant
sur [Ok].
Le fichier doit être de type SDF (sans délimiteur) et la taille d'un enregistrement ne doit pas
dépasser 129 caractères + 2 caractères de fin de ligne (CR+LF [codes 13 et 10]).
Si un tiers (client / fournisseur) n'existe pas, il sera créé; si vous souhaitez remplir le signalétique
du tiers créé, vous devrez remplir, dans la directory de la société, le fichier (au format Dbase)
XTIERS.DBF (cf. la structure de ce fichier ci-après).
Si le code journal n'existe pas, le journal sera créé (aucune table ne doit être remplie à cet effet);
par la suite, pensez à modifier éventuellement la date de clôture, les coordonnées de la banque
dans le cas d'un journal financier,...
Si le code budgétaire n'existe pas, il sera créé (aucune table ne doit être remplie à cet effet); par
la suite, pensez à remplir les mensualisations directement dans le programme comptable.
Si le compte n'existe pas, il sera créé (aucune table ne doit être remplie à cet effet); par la suite,
pensez à modifier les divers paramètres liés au compte (quantité, utilisation du
budgétaire/analytique, compte de reporting,...) le cas échéant dans la fiche du plan comptable.
Au cours de l'importation, si des comptes ou des journaux n'existent pas, le logiciel va
automatiquement les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront
pas importées.
Le fichier XIMPORT.TXT, dans ce cas, doit avoir la structure suivante :
Numéro de mouvement
5 caractères numériques
Journal
4 caractères alphanumériques
Date d'écriture
8 caractères alphanumériques
au format : AAAAMMJJ
Date d'échéance
8 caractères alphanumériques
au format : AAAAMMJJ
Numéro de pièce
12 caractères alphanumériques
Numéro de compte
11 caractères alphanumériques
Libellé
25 caractères alphanumériques
Montant
13 caractères numériques
2 décimales
Type de Montant
1 caractère
'D' pour débit ou 'C' pour crédit
Numéro de pointage
12 caractères alphanumériques
Code analytique/budgétaire
6 caractères alphanumériques
Montant de TVA
15 caractères numériques
2 décimales
Pourcentage de TVA
5 caractères numériques
2 décimales
Code de TVA
4 caractères alphanumériques
Monnaie
1 caractère
Buffer
CR+LF (chr$(13)+chr$(10))
‘P’ pour Pivot (BEF) ou ‘E’ pour
Euro
• 65
Partie 3
Les opérations post-importation
Une fois l’importation effectuée, vous devez procéder aux vérifications et paramétrages ci-après.
Paramétrage de toutes les options de votre société dans Ciel Compta
−
menu DOSSIER - commande MODIFIER
paramètres divers, racines de comptes, racines d’édition, valeurs par défaut, paramètres de TVA :
Paramétrage des bases
−
menu BASES - commande JOURNAUX
indiquez le type de journal et éventuellement un compte de contrepartie pour chacun de vos
journaux
−
menu BASES - commande PLAN COMPTABLE
Complétez les libellés des comptes du Plan Comptable et les informations du fichier Tiers (adresse,
coordonnées, mode de règlement...)
Si les signes de lettrage ne sont pas importés, vous pouvez effectuer un lettrage automatique ou
manuel à partir des commandes LETTRAGE AUTOMATIQUE ou LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS.
66 •
Partie 4
La tenue de votre comptabilité
Les opérations de saisie achats et crédits sur achats
La saisie des ventes et crédits sur ventes
Contrôle de sécurité en saisie d’écritures
La saisie des opérations diverses
La saisie des financiers
Automatiser la saisie des écritures
Les modèles d’ecritures
La gestion des devises
Partie 4
Les opérations de saisie achats et crédits sur achats
2 SAISIES - commande SAISIE ACHATS (CREDITS SUR ACHATS)
As - s
Les données de l’en-tête
Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut. Si besoin est, vous le modifiez en sélectionnant
un des codes proposés dans la liste complète des journaux que vous obtenez en cliquant sur le triangle
de sélection, présenté en fin de zone ou à défaut en cliquant sur la touche <F4> de votre clavier.
Pour placer le curseur sur la zone suivante, appuyez sur la touche <Entrée>. Cette disposition est valable
pour toutes les zones. Nous ne le rappelons pas dans les lignes qui suivent.
Banque : si cette zone est cochée (activée) et remplie par un code journal "bancaire", l'enregistrement
du paiement relatif à la facture saisie sera automatiquement enregistré dans le journal de banque
associé. Cette opération est principalement utilisée pour les comptabilités simplifiées (pas en partie
double) et ne remplace nullement la tenue rigoureuse et obligatoire des extraits bancaires et de la caisse.
Par sécurité, le code journal est automatiquement enlevé après chaque écriture de manière à éviter
l'enregistrement par erreur dans les financiers des factures suivantes.
Période : il s'agit de la période dans laquelle vont être centralisées toutes les écritures saisies. Il est donc
possible d'enregistrer une facture datée par exemple du 25/4/04 dans la période 05/04.
Attention : cela signifie que si vous demandez une édition du grand livre, un journal ou une balance du
01/05/04 au 31/05/04 vous retrouverez effectivement cette écriture datée du 25/04. Par contre si vous
demandez une édition du 01/04/04 au 30/04/04, cette écriture centralisée dans la période 05/04 ne sera
évidemment pas reprise.
Par défaut, la dernière date période enregistrée sera toujours reprise à l'ouverture des fichiers de saisie.
Cette date période est indépendante par journal.
N° Fournisseur : il s'agit du numéro de compte qui doit être obligatoirement un compte dont la racine
est une des racines indiquées en Paramétrage des racines de comptes, soit 440 pour les fournisseurs. Par
défaut, le curseur se positionne directement après le 440 de façon à ne pas devoir retaper le code 440.
La recherche peut être effectuée facilement en tapant la (les) première(s) lettre(s) du nom. La touche F4
permet d’appeler la liste complète du plan comptable. Cette même recherche peut également être
effectuée dans la zone "Libellé". Si le compte fournisseur n'existe pas, il vous est loisible de consulter la
liste des tiers ou de créer le fournisseur directement.
68 •
La tenue de votre comptabilité
N° de facture : concerne le numéro de pièce incrémenté de 1 (+1) à chaque opération.
Commentaire : mettez ici un descriptif sommaire de l'opération que vous enregistrez. Le programme
vous propose par défaut le nom du fournisseur. Vous pouvez, bien sûr, modifier ce commentaire (n° de
bon de commande, n° fact. du fournisseur,...)
Date : c’est la date système ou celle de l'enregistrement précédent qui est proposée. La date réelle de la
facture doit être inscrite à cet endroit pour autant qu'elle corresponde à la période définie dans les
paramètres "Exercice".
Echéance : est proposée par défaut en fonction de la condition de paiement imputée dans la fiche du
fournisseur. Si rien n'est stipulé, l'échéance sera équivalente à la date de la facture (donc considérée
comme paiement comptant). Cette date d'échéance est relativement importante pour la gestion des
échéanciers, rappels de paiement ou virements automatisés.
Analytique: entrez ici un code analytique propre au fournisseur. Ce code s'affiche automatiquement s'il
est indiqué sur la fiche du compte concerné. Ce code va reprendre bien entendu le montant TVA compris.
A ce stade ci de l'opération, un code analytique imputé pourrait par exemple regrouper un ensemble de
fournisseurs sur un même dossier (le dossier étant le code analytique). Attention : cette zone
analytique est tout à fait indépendante de celle gérée dans la ligne de contrepartie.
N° de Pointage : cette zone de 13 positions alphanumériques est totalement libre et permet d'y
enregistrer un élément qui servira d'une part de recherche automatique lors de la saisie des financiers.
Il sera également possible de provoquer un lettrage sur base du n° de pointage
Communication structurée : cette zone sera reprise lors de l’édition des virements à exécuter de
manière électronique via ISABEL ou CODA. La longueur de ce champ est de 14 positions. Attention : le
programme n’exécute aucun contrôle sur ce champ.
Communication normale : cette zone sera reprise lors de l’édition des virements à exécuter de
manière électronique via ISABEL ou CODA. Ce champ peut également servir à imputer un libellé libre
limité à 75 positions. Il ne pourra le cas échéant être utilisé que via les états secondaires ou la recherche
multicritère.
Montant Fact. : entrez le montant TVA comprise (total à payer)
La grille de saisie d'écritures
Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d’écritures qui composent la facture fournisseur, soit :
• 69
Partie 4
Saisie de la première ligne
Dans la zone Compte, saisissez la racine des comptes, soit les premiers caractères, et appuyez sur la
touche <F4> de votre clavier. Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte
concerné. Sélectionnez le numéro adéquat et cliquez sur le bouton [Valider].
Si vous cochez l’option de saisie Affichage des listes auxiliaires pour les comptes dans les
PREFERENCES COMPTABLES du menu DOSSIER, la liste auxiliaire des comptes est automatiquement ouverte,
dès que le curseur se place sur la zone Compte.
§ Paramétrage des accélérateurs de saisie libellé/comptes.
Si vous avez paramétré des accélérateurs de comptes et/ou de libellés au menu DOSSIER, Préférences,
Préférences comptables, Accélérateurs de libellé/Accélérateurs de compte, cochez cette zone pour que
ces accélérateurs vous soient proposés en saisie.
Compte : pour saisir un numéro de compte, vous pouvez faire appel à la liste du plan comptable. Cette
faculté est accessible uniquement lors de l’édition dans cette colonne; c'est-à-dire lorsque vous êtes en
saisie dans la colonne, il suffit d'utiliser soit la touche * de votre clavier pour effectuer une recherche
rapide ou la touche F4 pour ouvrir la liste du plan comptable.
La saisie de numéro de compte est obligatoire. Celui-ci peut être proposé par défaut sur base des
renseignements inscrits dans le compte de contrepartie du fournisseur.
Si vous entrez une racine de compte suivit de la touche *, vous serez placé automatiquement sur le
premier compte concernant cette racine de compte saisie.
Code TVA : vous devez impérativement passer par ce champ. Le code enregistré ici va automatiquement
générer le reste de l'opération. il ne vous suffira donc plus que d'approuver ou simplement corriger les
montants proposés. Ce code est généré automatiquement s'il a été préalablement imputé dans le plan
comptable (Code TVA) ou encore dans le compte de contrepartie (6...). Le code utilisé prioritairement
sera toujours celui associé à un compte fournisseur.
Après avoir choisi le code TVA, le programme vous propose le montant HT et le montant de TVA calculé
automatiquement. Vous pouvez bien entendu saisir des factures comportant plusieurs lignes et/ou
plusieurs taux de TVA.
Si le montant doit être réparti sur plusieurs comptes, vous pouvez seulement entrer la part imputable à ce
premier compte.
Libellé : Vous constatez que le libellé du compte est proposé par défaut comme Libellé de la ligne
d’écriture. Ceci est dû au fait que le bouton [Intitulé du compte], présenté en haut de la fenêtre de saisie,
est activé par défaut. Vous pouvez modifier le libellé proposé.
§ Renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte.
Chaque compte fait l’objet de choix concernant les options de saisie (voir base Plan Comptable). Si une
option n’a pas été choisie pour le compte figurant sur la ligne de saisie d’écritures, vous n’avez pas à
informer ces zones.
281.50 : le curseur passera sur cette zone si le champ est activé au niveau de la fiche du compte
(compte fournisseur ou compte général au choix) dans le « Plan Comptable ». Ce champ permet à
70 •
La tenue de votre comptabilité
l’utilisateur de gérer automatiquement les fiches 281.50 et relevés 325.50, documents obligatoires à
remplir pour le 31 mars de chaque année et relatif aux versements de commissions, honoraires,…
L’enregistrement d’une lettre H pour honoraires, A pour avantages, F pour frais et C (ou toute autre
lettre) pour commissions mettra à jour les cases adéquates des relevés. Si vous ne vous rappelez pas de
ses codes, vous pouvez cliquer sur la flèche afin d’obtenir la liste des lettres à utiliser.
Code analytique : cette zone permet de reclasser ou regrouper les écritures suivant un autre critère de
regroupement que celui du Plan Comptable Général, et/ou de les comparer à des prévisions ou normes
budgétaires (Voir Budget/Analytique).
Si vous avez coché l'option de saisie "Ventilation – Analytique/Budgétaire" au menu "Bases - Plan
comptable" en regard du compte comptable appelé, le curseur passera automatiquement sur le champ
"Code Analytique", et renseignera par défaut le cas échéant (si la zone a été complétée) le code
analytique repris dans la fiche du compte. Vous avez la possibilité d'obtenir la liste des codes budgétaires.
Cette faculté est accessible uniquement en mode édition. Pour cela, utilisez la touche * ou F4 de votre
clavier.
Après la saisie du code, vous serez placé automatiquement sur ce code.
Si vous saisissez un code budgétaire qui n'existe pas, le programme vous ouvre la liste des codes
budgétaires où vous avez la possibilité éventuellement de créer ce code.
La saisie d’un code analytique peut également être rendue obligatoire par le biais du paramétrage dans
« Dossier – Préférences – Préférences comptables ».
• 71
Partie 4
Quantité : cette zone vous permet d'imputer des quantités pour un compte (généralement, un compte
de la Classe 6 ou de la Classe 7). C'est une zone "extra-comptable" pouvant par exemple servir de base à
une comptabilité forfaitaire. Le curseur passera sur cette zone si le champ est activé au niveau de la fiche
du compte dans le « Plan Comptable ».
Attention : Les données enregistrées dans ce champs ne pourront être imprimées ou visualisées que via
la « recherche multicritère » ou « liste des écritures »).
Les touches de déplacement dans la grille de saisie
En saisie d’écritures, indépendamment du mode choisi, vous utiliserez les touches suivantes pour passer
le curseur d’une zone à l’autre :
<Entrée>
pour valider l’information saisie et passer à la zone suivante.
<Majuscule> <Tabulation>
pour déplacer le curseur sur la zone précédente.
Les flèches de déplacement
pour déplacer le curseur d’une ligne à l’autre.
Opérations sur les lignes d’écritures
En cas d’erreur en cours de saisie ou de modification d’une pièce, vous pouvez intervenir sur les
différentes lignes, à l’aide des boutons suivants :
Insère une ligne avant celle qui est sélectionnée dans la grille de saisie.
Efface la ligne sélectionnée dans la grille de saisie.
Supprime l’intégralité des écritures saisies et présentées dans la grille.
Rappelle le dernier mouvement dans la grille de saisie, qu’il soit enregistré en
brouillard ou en simulation afin de lui apporter d’éventuelles modifications.
Imprimer la grille de saisie
Vous pouvez imprimer la grille de saisie telle qu’elle se présente sur votre écran, soit :
•
En mode brouillon :
Edition rapide puisque les caractères graphiques ne sont pas utilisés dans ce type d’édition. Pour ce
faire, activez la commande BROUILLON du menu CONTEXTUEL ou du bouton droit [Souris].
•
En mode normal :
Edition utilisant les caractères graphiques (plus longue à imprimer).
Pour ce faire, cliquez sur le bouton [Imprimer] présenté au bas de la fenêtre de saisie.
Indépendamment de la monnaie utilisée dans la grille de saisie (euros ou devises) et du mode de saisie
adopté, lorsque vous demandez l’impression de la grille par le bouton [Imprimer], vous choisissez :
•
72 •
une Impression en Devises : les montants sont convertis en devises.
La tenue de votre comptabilité
La palette d’informations
Afin de disposer en permanence des informations comptables sur la pièce en cours de saisie, une fenêtre,
nommée palette d’informations, présente les données suivantes :
−
Mvt
l’indication Nouveau est affichée lorsque vous saisissez une nouvelle pièce. Lorsque vous
revenez sur une écriture déjà saisie, en travail sur un compte par exemple, le numéro du
mouvement sur le nombre total de mouvements existants est présenté.
Ligne
numéro de la ligne sur laquelle est placé le pointeur.
Débit
total des écritures débitrices du mouvement.
Crédit
total des écritures créditrices du mouvement.
Solde D.
solde débiteur du mouvement.
Solde C.
solde créditeur du mouvement.
Compte
le numéro du compte imputé à la ligne sur laquelle est placé le pointeur.
Solde B + V D
solde débiteur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne.
Solde B + V C
solde créditeur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne.
Vous commandez l’affichage ou non de cette fenêtre en activant ou désactivant la commande PALETTE
D’INFORMATIONS par le menu CONTEXTUEL (accessible par un clic droit dans la fenêtre de saisie).
Le lettrage des écritures en cours de saisie
Le lettrage consiste à affecter un code identique à deux écritures dont les montants se soldent. Pour
gérer vos échéanciers clients, effectuer des relances ou plus simplement apurer les comptes des écritures
lettrées, lors des éditions, utilisez le principe du lettrage.
Ce traitement peut être réalisé, au fur et à mesure des saisies, une fois la pièce soldée mais
préalablement à son enregistrement, en cliquant sur le bouton [Lettrer]. Il peut être réalisé en différé par
les commandes LETTRAGE MANUEL ou LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
Partie 6. Traitements et Editions mensuels, § Le lettrage manuel.
L’Euro calculette
La calculette s'obtient :
•
soit en cliquant sur l'icône correspondante dans la barre de titre,
•
soit à partir des guides de saisie, sur chaque zone numérique, en cliquant sur le bouton Flèche situé à
l'extrémité de la zone,
•
soit par le menu UTILITAIRES, commande CALCULETTE.
• 73
Partie 4
Le nom de la zone de saisie active est affiché
en rouge.
Lorsque la case Franc est cochée, le montant
que vous saisissez, à l'aide des touches de la
calculette, s'affiche dans la zone Franc. Celuici est alors automatiquement traduit dans la
zone Euro.
Si vous cochez la case Euro, le montant est
affiché dans la zone Euro et la conversion
s'effectue dans la zone Franc.
−
Paramétrez les éléments qui interviennent sur l'environnement et la nature des montants saisis par la
commande DIVERS du menu PREFERENCES de la calculette.
−
Renseignez le Nombre de chiffres maximum pouvant être saisis.
−
Indiquez ensuite le nombre de chiffres que vous déterminez après la virgule sur la zone Nombre de
décimales maximum.
−
Le signe comme le point ou la virgule qui sera repris sur une zone de saisie lors de la copie d'un montant
comportant des décimales, se définit sur la zone Séparateur de décimales (copier).
−
Par défaut, la zone de saisie active (franc ou euro) est représentée en rouge. Si vous voulez que la zone
soit plutôt différenciée par un clignotement, cochez la case Clignotement de la monnaie courante.
−
Cochez la zone Affichage du taux courant de l'euro si vous souhaitez que le taux de l'euro soit rappelé en
permanence sous la zone de saisie en euro de la calculette.
−
Le bouton [Couleur] permet d’adapter les couleurs des informations présentées dans la calculette.
−
Validez les préférences ainsi définies en cliquant sur le bouton [Ok].
−
Si vous souhaitez faire apparaître la calculette constamment à l'écran pendant l'utilisation d'une autre
commande, activez la commande TOUJOURS DEVANT - menu PREFERENCES.
Calculateur intégré dans les zones de saisie
Sans faire nécessairement appel à l'Euro Calculette, il est possible de saisir directement des formules de
calcul simples dans les zones numériques des grilles de saisie. Vous pouvez ainsi utiliser les signes - + *
et / du pavé numérique de votre clavier.
Exemple
Si vous saisissez 150*25 dans la zone Total TTC d'une facture client, le montant se calcule
automatiquement et la valeur 3 750,00 s'affiche.
‰ Enregistrer les écritures - Les types d’écritures
Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l’enregistrer
en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d’enregistrement de la pièce détermine le type de l’écriture. On distingue ainsi :
74 •
La tenue de votre comptabilité
Les écritures enregistrées dans un brouillard de saisie
Il s’agit des écritures que vous enregistrez lorsque vous cochez l’option [Brouillard] et puis vous cliquez
sur le bouton [Enregistrer].
Elles sont conservées de manière provisoire dans un brouillard de saisie. A tous moments, elles peuvent
être modifiées.
Dans la liste des écritures, à la colonne Val., la lettre B indique que l’écriture est enregistrée dans un
brouillard de saisie.
Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande JOURNAUX du menu ETATS.
Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez alors procéder à la validation de tout ou partie du
brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Les écritures de simulation
Il s’agit des écritures enregistrées lorsque vous cochez l’option [Simulation] et puis vous cliquez sur le
bouton [Enregistrer].
Généralement, les écritures de simulation sont utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin
d’obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit.
Tout comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, peuvent donc être modifiées à
tous moments. Elles peuvent être ou non inclues dans les différents états et éditions.
Dans la liste des écritures, à la colonne Val., la lettre S indique que l’écriture est enregistrée dans un
brouillard de simulation.
Si les écritures enregistrées dans un brouillard de simulation s’avèrent correctes, vous pourrez alors les
enregistrer définitivement en comptabilité, par la commande VALIDATION BROUILARD du menu TRAITEMENTS.
Les écritures validées
Ces écritures sont enregistrées définitivement en comptabilité. Vous ne pouvez pas les modifier.
Les écritures peuvent être validées directement au moment de la saisie par l’option [Valider] ou
ultérieurement par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Dans ce cas, elles seront
tout d’abord enregistrées provisoirement dans un brouillard de saisie ou de simulation.
Dans la liste des écritures, la lettre V à la colonne Val. ainsi que l’affichage en rouge vous permet de
repérer les écritures validées de celles qui ne le sont pas.
Partie 6. Traitements et Editions mensuels, § Validation d’un brouillard.
Les écritures bloquées
Ce sont les écritures bloquées temporairement en grille de saisie. En effet, vous pouvez quitter une grille
de saisie sans que celle-ci soit vide de toute écriture.
Ces écritures dites bloquées sont identifiables dans la liste des écritures à la colonne Val. par la lettre L.
Rubrique d'aide "Ecritures bloquées".
• 75
Partie 4
ª
A tous moments, vous pouvez consulter les écritures, par la commande LISTE DES ECRITURES du
menu CONTEXTUEL (clic droit), disponible dans les commandes de saisie, ou du menu SAISIES.
‰ Liste des écritures (uniquement valable pour la version Evolution)
Voir et modifier les champs personnalisés
•
•
•
•
•
Dans l'onglet Lignes, placez le pointeur sur le mouvement pour lequel vous souhaitez visualiser ou
modifier les champs personnalisés.
Cliquez sur le bouton droit de votre souris et faites apparaître le menu Contextuel. Ce menu vous
permet de voir le détail de votre mouvement, de le modifier mais aussi de visualiser et d'apporter des
modifications à vos champs personnalisés.
Choisissez la commande modifier les champs personnalisés. La fenêtre Saisie des champs
personnalisés apparaît.
Sélectionnez la ligne sur laquelle vous voulez effectuer des modifications soit à l’aide de la souris soit à
l’aide des boutons flèches qui vous permettent de naviguer parmi les différentes lignes.
Saisissez la nouvelle valeur dans la colonne correspondante. Par exemple, s'il s'agit d'un champ
alphanumérique, indiquez la valeur dans la zone Alphanumérique.
Les champs personnalisés que vous aurez déclarés apparaîtront dans votre liste des écritures.
Manipulation de la liste des écritures analytiques
Vous accédez à cette liste en cliquant sur l’onglet Ecritures analytiques. Cette liste récapitule toutes les
écritures analytiques saisies au cours de l'exercice.
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, Ciel Compta Evolution permet de visualiser cette
liste qui affiche par défaut tous les niveaux de répartition.
76 •
La tenue de votre comptabilité
Cependant, vous pouvez choisir de ne visualiser qu’un seul niveau.
La gestion du fichier des écritures analytiques a pour objectif d'établir une meilleure répartition des
montants. Pour une meilleure gestion des répartitions, Ciel Compta Evolution propose trois niveaux de
répartition.
Cette commande vous permet de visualiser les écritures analytiques et de les modifier.
• Pour ce faire, double-cliquez sur le mouvement dans la fenêtre des mouvements.
• La fenêtre de saisie analytique s'affiche alors.
Grille de saisie analytique
dont les montants ou
pourcentages peuvent être
modifiés. Pour cela double cliquez dans les zones
concernées.
• 77
Partie 4
Cette fenêtre est composée de deux parties distinctes.
Dans une première zone des informations telles que le code budgétaire, le montant à répartir, ainsi que le
montant restant à répartir, sont affichées.
Dans la seconde zone, vous pouvez visualiser les éléments de la répartition. Ces éléments sont
modifiables si et seulement si vous avez préalablement coché l’option Possibilité de modification des
montants en saisie lors de la répartition budgétaire.
Partie 3. § Budgets /ANALYTIQUES
A
•
•
•
chaque niveau de répartition est associée une couleur :
La couleur des informations est rouge lorsqu’il s’agit d’un premier niveau de répartition.
Les informations sont affichées en bleu quand il s’agit d’un second niveau de répartition.
Lorsque les informations se colorent en gris, cela signifie qu’il s’agit d’un troisième niveau de
répartition.
• Double-cliquez dans les zones montant ou pourcentage réel pour modifier les éléments de la
répartition.
Vous pouvez opérer des modifications sur les pourcentages ou les montants en utilisant les boutons
suivants :
• [Mouvement comptable] affiche le mouvement comptable associé à l’écriture analytique.
• [100%] ou [F7] applique 100% sur la ligne sélectionnée.
• [Equilibre] ou [F8] établit l’équilibre budgétaire sur la ligne sélectionnée.
• [Pourcentage original] restaure les données par défaut. Vous pouvez aussi utiliser la touche [F9] de
votre clavier.
• Confirmez votre saisie en appuyant sur le bouton [Valider].
• Cliquez sur [Annuler] pour quitter la saisie sans prendre en compte les modifications.
78 •
La tenue de votre comptabilité
La saisie des ventes et crédits sur ventes
2 SAISIES - commande SAISIE VENTES (CREDITS SUR VENTES)
As - v
Les principes sont totalement symétriques à l’enregistrement d’une facture d’achat
Les colonnes "Code Analyt." et "Quant." sont renseignées automatiquement si le compte s'est vu
attribuer cette option de saisie. Reportez-vous au chapitre "Plan Comptable".
La zone N° de pointage est une zone libre dont l'importance est accrue au niveau de l'enregistrement
des achats, ventes ou financiers.
• 79
Partie 4
Contrôle de sécurité en saisie d’écritures
2 Saisie - commande Achats, Ventes, …
En saisie d’écritures, lors d’un changement de date de période, le programme vérifie lors de la mise en
brouillard de l’écriture, si des écritures du même type (achats, ventes,…) ont déjà été passées dans une
période suivante. Si tel est le cas, le message suivant apparaîtra : « Attention, des écritures ont déjà été
passées dans des périodes suivantes ; vous risquez de rompre l’ordre logique et légal de la numérotation
des pièces. Voulez-vous poursuivre ? »
Par exemple : vous souhaitez enregistrer une pièce n° 101 dans le 6ème mois 2004 alors qu’il existe déjà
une pièce n° 100 dans le 7ème mois. Vous rompez dès lors la numérotation légale des pièces par période.
80 •
La tenue de votre comptabilité
La saisie des opérations diverses
2 SAISIES - commande SAISIE OD (OPERATIONS DIVERSES)
As - o
Ce mode de saisie permet comme son nom l'indique d'enregistrer des opérations diverses (corrections,
amortissements, salaires,...)
Analysons les quelques différences par rapport aux autres modes de saisie :
Date d’écriture : date de l'opération sur laquelle vont être imputées les différentes lignes de l'écriture.
Contrairement aux saisies des achats et ventes, la date d’écriture sera automatiquement imputée dans la
période correspondant à cette date (exemple : date d’écriture 27/05/2002 correspondra à la période
05/2002)
Appel Règlement : la fonction appel règlement permet (si la zone est cochée ON) de visualiser
automatiquement :
1°) l'ensemble des écritures non lettrées relatives à un compte déclaré "lettrable" au niveau de sa fiche
du plan comptable (plus particulièrement les comptes "Tiers").
2°) le détail de toutes les écritures ayant un montant identique à celui rentré dans la colonne débit ou
crédit (pour autant qu'aucune information n'ait encore été enregistrée dans les zones N° de compte ou N°
de pointage).
• 81
Partie 4
Intitulé du compte : correspond au libellé du compte dans le plan comptable. Il ne peut être modifié et
est renseigné à titre d’information
G.TVA : cette zone vous permet d’augmenter la « case TVA » (cases 54, 59,…) de la déclaration TVA du
montant imputé au niveau de la ligne.
G.Base : cette zone vous permet d’augmenter la « case Base » (Exemple : 01-02-03,…) de la déclaration
TVA du montant imputé au niveau de la ligne.
281.50 : Ce champ permet à l’utilisateur de gérer automatiquement les fiches 281.50 et relevés 325.50,
documents obligatoires à remplir pour le 31 mars de chaque année et relatif aux versements de
commissions, honoraires,… L’enregistrement d’une lettre H pour honoraires, A pour avantages, F pour
frais et C (ou toute autre lettre) pour commissions mettra à jour les cases adéquates des relevés. Si vous
ne vous rappelez pas de ses codes, vous pouvez cliquer sur la flèche afin d’obtenir la liste des lettres à
utiliser.
82 •
La tenue de votre comptabilité
La saisie des financiers
2 SAISIES - commande SAISIE FINANCIERS
As - f
La première partie comporte les différents champs à saisir.
La partie du bas regroupe les différentes fonctions d'utilisation (Brouillard, Valider, Simuler, Insérer,
Effacer tout, Lettrer) communes à toutes les saisies.
Vous avez la possibilité, d'appeler les listes Journaux, Plan Comptable et codes analytiques en cliquant sur
les icônes situées en face des champs concernés ou encore d'utiliser la touche de raccourci : $.
Le logiciel imputera automatiquement le compte banque associé à votre journal de banque : c'est le
compte de contrepartie automatique (fichiers Journaux).
Journal : vous avez la possibilité d'appeler la liste des journaux par l'intermédiaire de l'icône ou de la
touche F4 du clavier. La liste qui apparaît à l'écran présente les mêmes caractéristiques d'utilisation que
celle du Plan Comptable et ne fait apparaître que les journaux du type financier.
Date d’écriture : le logiciel vous propose la date "système" (date du jour, que vous avez validée en
rentrant dans le programme), date que vous modifierez en fonction de la date de l'extrait que vous allez
enregistrer. Le programme contrôle la date que vous validez avec les périodes d’exercice comptable.
• 83
Partie 4
Pièce N° : sur 12 caractères alphanumériques. Il s'agit du numéro d'extrait de banque que vous allez
enregistrer. Ce n° de pièce sera incrémenté d'une unité à chaque nouvelle saisie d'un enregistrement
financier.
Appel Règlement : la fonction appel règlement permet (si la zone est cochée) de visualiser
automatiquement :
1°) l'ensemble des écritures non lettrées relatives à un compte déclaré "lettrable" au niveau de sa fiche
du plan comptable (plus particulièrement les comptes "Tiers")
2°) le détail de toutes les écritures ayant un montant identique à celui rentré dans la colonne débit ou
crédit (pour autant qu'aucune information n'ait encore été enregistrée dans les zones N° de compte ou N°
de pointage).
3°) le détail de toutes les écritures ayant un N° de pointage identique à celui rentré dans la colonne N°
de pointage (pour autant qu'aucune information n'ait encore été enregistrée dans les zones N° de compte
ou N° de pointage).
Solde de départ : il s'agit du solde du journal financier. Ce solde n'a aucune valeur comptable; il
permet de contrôler l'encodage des différentes lignes d'écritures de l'extrait en comparant la valeur du
solde final de l'extrait par rapport au solde initial. Vous pouvez à tout moment modifier le solde initial
sans aucun impact sur votre comptabilité. La valeur du solde se trouve également dans le signalétique du
journal. Lors d'une correction d'une écriture d'un journal financier, il sera toujours nécessaire de
réintroduire le solde initial du journal avant correction de l'écriture ou d’exécuter la fonction « Recalcul du
solde » (voir ci-après).
le solde de départ peut être recalculer automatiquement en appuyant sur la
touche "Solde". Cette fonction permet de reprendre le solde réel du compte financier associé au journal
tel qu'il apparaît également dans le grand-livre.
Date et N° de pièce : les éléments repris ici sont identiquement les mêmes que ceux apparaissant dans
l'en-tête de l'écran de saisie. Ils peuvent être modifiés ligne par ligne permettant ainsi à l'utilisateur de
gérer plusieurs extraits de banque en une seule saisie. La centralisation sera toutefois effectuée sur la
date et le N° de pièce situé dans l'en-tête de l'écran de saisie.
Numéro de compte : il existe deux cas :
- soit vous tenez une comptabilité "normale" : vous faites la distinction entre
l’enregistrement de la
« charge » (facture du fournisseur) et l’enregistrement de son règlement. Vous vous trouvez donc, ici, par
exemple en saisie d'un paiement fournisseur. Saisissez le numéro de compte du fournisseur que vous
réglez.
- soit vous tenez une comptabilité "simplifiée" : enregistrez directement la charge (dépense) lors du
paiement et ne saisissez pas les factures. Entrez ici le compte de charge (dépense) qui convient.
84 •
La tenue de votre comptabilité
Exemple : vous enregistrez le paiement d’un virement que vous faites à Belgacom pour régler une facture
de téléphone : compte 612100 (Frais de téléphone)
Si la zone "Appel Règlement" a été cochée, le détail des factures impayées relatives au compte (pour
autant que le compte soit déclaré lettrable au niveau du plan comptable) apparaîtra dans une nouvelle
fenêtre. En vous positionnant sur une des lignes de cette fenêtre et en cliquant ensuite sur le bouton
"Régler", l'ensemble des informations relatives à cette écriture sera transféré dans l'écran de saisie des
financiers. Cette option vous permet de gagner un temps considérable.
Libellé : mettez ici un descriptif sommaire de l’opération que vous enregistrez.
Dépenses : Montant des dépenses engagées. Ce montant apparaît en négatif sur votre extrait bancaire.
Recettes : Montant des recettes engagées. Ce montant apparaît en positif sur votre extrait bancaire.
Numéro de pointage : voir Lettrage automatique sur numéro de pointage. Cette zone est un second
"numéro de pièce" (repris ici du champ "numéro de pièce"). Lorsque vous choisissez une pièce à régler,
le programme reprendra automatiquement le numéro de pointage de la facture à régler et il permettra de
procéder au lettrage automatique sur numéro de pointage. En effet, si vous actionnez un tel traitement,
le programme lettrera toutes les écritures d’un compte qui ont un même numéro de pointage.
Echéance : entrez la date d’échéance ou date de valeur de l'extrait. Cette zone concerne les comptes de
Tiers (client/fournisseur). Si vous avez, dans le fichier clients / fournisseurs, entré le mode de règlement
pour le tiers concerné par cette ligne de saisie, le programme calculera la date d'échéance et vous la
proposera.
Code analytique : cette zone permet de reclasser les écritures suivant un autre critère de regroupement
que celui du Plan Comptable Général, et/ou de les comparer à des prévisions ou normes budgétaires (Voir
Budget/Analytique).
Le programme propose automatiquement le code budgétaire si celui-ci a été indiqué dans le fichier Plan
Comptable lors des choix effectués dans les options de saisie (voir chapitre Fichiers, menu Plan
Comptable).
Vous avez la possibilité d'obtenir la liste des codes budgétaires. Cette faculté est accessible uniquement
en mode édition. Pour cela, faites un double clic avec votre souris ou utilisez la touche F4 de votre
clavier.
Après la saisie du code, vous serez placé automatiquement sur ce code.
Si vous saisissez un code budgétaire qui n'existe pas, le programme vous ouvre la liste des codes
budgétaires où vous avez la possibilité éventuellement de créer ce code.
Let. : après avoir procédé au lettrage avec le bouton "Lettrer", les lettres attribuées lors de cette
opération sont rappelées ici. Cette colonne est renseignée automatiquement.
• 85
Partie 4
Quantité : cette zone vous permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, un compte de la
Classe 6 ou de la Classe 7. C'est une zone "extra-comptable" susceptible de vous permettre une gestion
analytique ou forfaitaire.
G.TVA : cette zone vous permet d’augmenter la « case TVA » de la déclaration TVA du montant imputé
au niveau de la ligne.
G.Base : cette zone vous permet d’augmenter la « case Base » (Exemple : 01-02-03,…) de la déclaration
TVA du montant imputé au niveau de la ligne.
281.50 : Ce champ permet à l’utilisateur de gérer automatiquement les fiches 281.50 et relevés 325.50,
documents obligatoires à remplir pour le 31 mars de chaque année et relatif aux versements de
commissions, honoraires,… L’enregistrement d’une lettre H pour honoraires, A pour avantages, F pour
frais et C (ou toute autre lettre) pour commissions mettra à jour les cases adéquates des relevés. Si vous
ne vous rappelez pas de ses codes, vous pouvez cliquer sur la flèche afin d’obtenir la liste des lettres à
utiliser.
‰ Appel règlements
Cette fonction a pour but d’associer une facture créée à son paiement ou à son encaissement. En toute
logique, il est nécessaire, d’avoir procédé, au préalable, à la création des factures propres aux comptes
clients/fournisseurs.
Dès que vous avez choisi un compte client ou fournisseur ou encore rentré un montant en "Dépenses" ou
en "Recettes" sans indiquer le compte client ou fournisseur, le programme ouvre automatiquement la liste
des écritures correspondant au compte ou au montant concerné. Le même principe est applicable pour
les N° de pointage (équivalent au N° de pièce des factures Clients et Fournisseurs).
Il ne vous reste plus qu'à choisir le mouvement qui sera attribué au paiement en cours de création avec la
fonction "Régler". Il faut également noter que vous pouvez transférer en grille de saisie en une seule
opération un ensemble de montants correspondant à un règlement (par le biais de la souris et des
touches SHIFT et CTRL). Ces écritures seront reprises en détail ou cumulées, en fonction du paramétrage
pré-établi (Dossier – Préférences – Préférences comptables – Centralisation des écritures à régler en
financiers/OD).
Cette fonction va se charger de "basculer" le mouvement choisi en saisie de paiement ou d'encaissement
en prenant soin de remplir toutes les zones. En cochant l’option du lettrage à la validation, le programme
lettre l’écriture automatiquement
Le bouton "Quitter" permet de revenir en saisie si aucune des écritures de la liste ne convient.
86 •
La tenue de votre comptabilité
‰ La saisie rapide (uniquement valable pour la version Evolution)
2
Saisies - commande Ventes rapides, Achats rapides, …
Si vous tenez une comptabilité, répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta Evolution met à votre
disposition les trois grilles de saisie suivantes :
•
Ventes
•
Achats
•
Notes de crédits sur achats
•
Notes de crédits sur ventes
Attention !
Les options telles que la date d'échéance, le N° de pointage, le code budgétaire ne figurent pas dans
ces grilles de saisie en tant que zones à renseigner.
Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez paramétrées
pour les tiers concernés dans le plan comptable. Dans le cas contraire, ces zones ne seront pas
renseignées.
‰ Saisir une facture client ou fournisseur rapide
2
Saisies - commande Saisies rapides
Ces fonctions encadrent la saisie simple des factures clients et fournisseurs.
La date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez, bien entendu, la modifier.
Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée. Consultez, le cas
échéant, la liste des comptes par le triangle de sélection situé en fin de zone.
•
Saisissez ensuite le montant de la facture. Le reste est calculé automatiquement.
•
• 87
Partie 4
Exemple illustré
Grille de saisie d'écritures rapides
Si un compte de
contrepartie a été affecté
au journal de vente, il est
repris à cette zone, par
défaut.
Cliquez sur ce bouton si
vous avez besoin de
répartir le montant saisi
sur différents comptes.
Enregistre la facture
dans le brouillard de
saisie.
Permet d'obtenir l'aperçu
avant impression
Ensuite, il vous suffit soit de :
confirmer le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture en cours de saisie s'il a été
défini, suivant le cas, pour le client/fournisseur,
•
sélectionner un autre compte à partir du plan comptable,
•
ou ventiler le montant de la facture entre plusieurs comptes de contrepartie via le bouton [Ventiler sur
plusieurs comptes].
•
Ventiler le montant sur plusieurs comptes
Dans ce dernier cas, s'ouvre une fenêtre dans laquelle il vous est demandé de saisir les comptes et les
montants répartis.
Le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée sur la colonne Compte (curseur
clignotant).
•
Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] afin de vous rendre jusqu'à la
colonne Montant HT.
88 •
La tenue de votre comptabilité
•
•
Saisissez le deuxième compte en cliquant sur [Insérer]. Le solde du montant HT se calcule alors
automatiquement. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes.
Une fois achevée, enregistrez la ventilation par le bouton [OK].
Enregistrer la facture rapide
Lorsque vous avez terminé la saisie, il ne vous reste plus qu'à l'enregistrer en cliquant sur le bouton
[Brouillard]. L'écriture, transférée en brouillard de saisie, peut être consultée dans la liste des écritures.
‰ Gérer les écritures analytiques en grille de saisie (uniquement en
Evolution)
Dans le cadre d’une écriture analytique, Ciel Compta Evolution vous permet de visualiser et de modifier
directement en grille de saisie vos montants ou vos pourcentages.
•
Saisissez votre écriture (quel que soit le mode de saisie choisie).
•
Enregistrez l’écriture en brouillard ou en simulation. A l’enregistrement un message vous informe que
vous pouvez modifier les répartitions analytiques.
•
Le cas échéant, appuyez sur le bouton [Oui].
•
S’ouvre le masque de saisie de votre écriture analytique.
• 89
Partie 4
Grille de saisie
analytique dont les
montants ou
pourcentages
peuvent être
modifiés. Pour cela
double-cliquez dans
les zones.
Cette fenêtre est composée de deux parties distinctes.
Dans une première zone des informations telles que le code budgétaire, le montant à répartir, ainsi que le
montant restant à répartir, sont affichées.
Dans la seconde zone, vous pouvez visualiser les éléments de la répartition. Ces éléments sont modifiables
si et seulement si vous avez préalablement coché l’option Possibilité de modification des montants
en saisie lors de la répartition budgétaire.
o Partie 3 § Budgets
A chaque niveau de répartition est associée une couleur.
La couleur des informations est rouge lorsqu’il s’agit d’un premier niveau de répartition.
Les informations sont affichées en bleu quand il s’agit d’un second niveau de répartition.
•
Lorsque les informations se colorent en gris, cela signifie qu’il s’agit d’un troisième niveau de
répartition.
•
Double-cliquez dans les zones montant ou pourcentage réel pour modifier les éléments de la
répartition.
•
•
Vous pouvez opérer des modifications sur les pourcentages ou les montants en utilisant les boutons
suivants :
• [100%] applique le pourcentage de 100% sur la ligne sélectionnée.
• [Equilibre] établit l’équilibre budgétaire sur la ligne sélectionnée.
• [Pourcentage original] restaure les données après modification. Vous pouvez aussi utiliser la touche
[F9] de votre clavier.
Le bouton [Mouvement comptable] affiche le mouvement comptable associé à l’écriture analytique.
Confirmez votre saisie en appuyant sur le bouton [Valider] et pour quitter la saisie sans prendre en
compte les modifications, cliquez sur [Annuler].
90 •
La tenue de votre comptabilité
Automatiser la saisie des écritures
‰ Accélérer la saisie
Ce tableau résume l'essentiel des manipulations qu'il vous est possible de réaliser afin d'accroître la
rapidité de saisie de vos écritures.
TYPES DE ZONES
ACTION ou SIGNALISATION
UTILISE POUR…
<F4> ou < >
ouvrir le calendrier
*
j
Zones Date
afficher la date du jour
j+1, j+2, …
calculer la date, suivant la codification indiquée, en fonction de
la date du jour
lun, mar,…
saisir uniquement le jour de la date
01, 02, …
<F4> ou < >
*
Zones numériques
signes <+ -
* />
<F4> ou < >
Autres zones
Grille de saisie
*
ouvrir Ciel Euro Calculette
calculer directement en posant l'opération dans la zone
(exemple : 325*20)
ouvrir la liste des éléments contextuelle
signaler une zone de saisie obligatoire
<Tabulation>
<Entrée>
valider l'information saisie et passer à la zone suivante
Double clic
rendre active une colonne de la grille
Les top 10
Listes représentant les dix premiers comptes et/ou libellés les plus utilisés dans votre comptabilité.
Paramétrées au préalable, elles s'ouvrent automatiquement lorsque le curseur se place sur la zone
concernée.
Les opérations automatisées
Les opérations accessibles par les boutons présents dans les grilles de saisie peuvent être activées en
combinant la touche <Alt> et la lettre soulignée dans le titre du bouton.
Lorsque le bouton [Intitulé du compte] est activé, le libellé du compte est repris automatiquement à la
zone Libellé.
Utilisé pour imputer automatiquement, au débit ou au crédit, une ligne de contrepartie par écriture (et
non pas par extrait, voir bouton « Solder ») . Cette fonction est intéressante pour un journal de caisse où
par exemple l’utilisateur souhaiterait voir apparaître dans le grand-livre le détail de toutes les écritures et
• 91
Partie 4
non pas uniquement le solde des extraits ou des mouvements (fonction appréciée par la profession
comptable et l’Administration !)
Un montant total pour le débit et un montant total pour le crédit regroupant l’ensemble des écritures
relatives au mouvement seront automatiquement imputés dans le compte de contrepartie affecté au
journal (« Bases – Journaux »).
‰ Les listes auxiliaires - Le Top 10
A droite de certaines zones (Journal, Compte, Budget, etc.) est présenté un triangle de sélection qui
ouvre la liste des éléments correspondants. Vous pouvez alors cliquer sur l’élément de votre choix afin de
renseigner la zone.
Affichage automatique des listes auxiliaires
Si vous voulez que cette liste s’affiche automatiquement, dès que le curseur est placé sur la zone, vous
devez paramétrer l’affichage automatique par la commande PREFERENCES COMPTABLES du menu DOSSIER.
Pour activer un affichage automatique, il suffit de cocher la case correspondante. Vous pouvez ainsi
effectuer ce paramétrage pour les comptes, journaux, budgets, modes de règlements, devises et codes
de TVA.
Les accélérateurs de saisie - Le top 10
Les listes auxiliaires des comptes et des libellés d’écritures peuvent être également paramétrées de telle
sorte que seuls les dix éléments les plus utilisés soient présentés.
Dans un premier temps, vous créez la liste, nommée Top 10, des dix éléments les plus utilisés.
- Activez la commande PREFERENCES COMPTABLES du menu DOSSIER et cliquez sur Accélérateurs de libellés
ou Accélérateurs de comptes selon le paramétrage que vous voulez réaliser.
92 •
La tenue de votre comptabilité
Dans le cas des accélérateurs de compte, choisissez ensuite de créer le Top 10 pour tous les comptes
confondus ou pour chaque classe de compte.
−
Si vous avez déjà saisi des écritures, cliquez sur le bouton [Automatique à partir de vos écritures] afin que
la liste soit créée d’après ces dernières.
Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser les paramétrages définis par défaut, en cliquant sur le
bouton [À partir du modèle par défaut]. Il vous sera toujours possible par la suite de reconstruire le
Top 10.
Une fois la construction du Top 10 validée, les éléments sont affichés dans la liste des accélérateurs.
Le chiffre, présenté à droite de chaque élément, correspond au raccourci clavier que vous utiliserez en
saisie pour appeler directement l’élément.
Pour que ces options soient proposées en saisie des écritures, vous devez ensuite en demander
l’affichage.
−
−
Cliquez sur Options de saisie dans la liste des Préférences comptables.
Selon vos besoins, cochez la case Affichage des accélérateurs de comptes et/ou Affichage des
accélérateurs de libellés.
En saisie des écritures, lorsque le curseur se place sur la zone Compte ou Libellé, la liste auxiliaire est
automatiquement ouverte et présente le Top 10.
‰ Renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte
−
Afin que le logiciel renseigne la zone Libellé de chaque ligne d’écriture par le libellé du compte qui lui est
affecté, cliquez sur le bouton [Intitulé libre], présenté en haut de la fenêtre de saisie.
• 93
Partie 4
Le libellé du bouton se transforme alors en [Intitulé du compte]. Dès que vous imputez un numéro de
compte à une ligne d’écriture, son libellé est automatiquement proposé à la zone Libellé. Vous pouvez
toutefois le modifier ou le compléter. Pour conserver cette disposition d’une session à l’autre et pour
tous les modes de saisie :
−
Cochez l’option Libellé de l’écriture=intitulé du compte dans les PREFERENCES
DOSSIER.
COMPTABLES
du menu
‰ Gérer automatiquement les encours client en saisie
La notion d'encours est exploitée dans les fiches tiers du plan comptable en définissant un encours
maximum autorisé à chacun des clients concernés. En fonction des encours ainsi définis, vous pouvez
faire ressortir, notamment, les clients ayant dépassé cet encours autorisé via l'état Encours clients.
‰ Manipulation de la liste des écritures
Cette liste récapitule tous les mouvements établis lors de la saisie.
Il est possible d'accéder au détail d'un mouvement en cliquant sur l'onglet Lignes ou encore en doublecliquant sur ce mouvement dans la fenêtre des mouvements.
Le mouvement ainsi sélectionné va se colorer de gris pour permettre son repérage dans la liste des
écritures. La fenêtre de saisie s'affiche alors.
Les écritures peuvent se trouver dans l’un des quatre états suivants :
•
94 •
Le mouvement est enregistré dans un brouillard de saisie.
La couleur des informations est grise. La lettre B est affichée à la zone Val.
La tenue de votre comptabilité
•
Le mouvement est enregistré dans un brouillard de simulation.
Les informations sont affichées en bleu mais à la zone Val. est présentée la lettre S.
•
Les informations se colorent en vert lorsque les écritures se trouvent "basculées" dans la grille de
saisie.
Cette situation est rappelée dans la colonne Val. par la lettre L.
•
Lorsque la couleur des informations d’un mouvement est rouge, cela signifie que le mouvement en
question est validé. Il est donc impossible de le transférer en saisie d’écritures pour y subir une
modification. C’est la lettre V qui est affichée dans la colonne Val.
‰ Recherche guidée sur les écritures
Cette fenêtre de sélection de critères préétablis vous permet d'obtenir un grand nombre de combinaisons
de recherches.
−
Placez le pointeur de la souris sur la liste pour laquelle vous souhaitez obtenir une recherche (onglets
mouvements ou lignes).
−
Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche rapide.
Attention !
Si vous laissez "vide" l'une des zones de la fenêtre Recherche rapide, c'est l'intégralité du fichier qui est
pris en compte pour le critère concerné.
‰ Recherche réalisée sur le journal, les comptes, la date, le n° de pièce
−
Vous pouvez obtenir les écritures correspondant à un journal en cliquant sur la zone Pour le journal et
en indiquant le code de journal concerné.
−
Si vous souhaitez obtenir les écritures de compte à compte, l'intervalle de comptes.
−
Procédez de même pour les dates sur les zones De la date et à la date.
• 95
Partie 4
‰ Recherche réalisée sur les montants
La recherche peut être effectuée sur le montant, le crédit ou le débit.
− Cochez l'un des choix proposés.
−
Déterminez le critère souhaité (inférieur, égal ou supérieur) puis indiquez la somme.
−
Une fois les critères établis, cliquez sur [Ok] pour lancer la recherche.
Le résultat de la recherche est instantané.
−
Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les montants pour votre recherche, cochez la zone Pas
de test sur les montants. La recherche ne prend alors en considération que les éléments indiqués
précédemment.
‰ Recherche personnalisée sur les écritures
−
Placez le pointeur sur la liste pour laquelle vous souhaitez obtenir une recherche (onglets mouvements
ou lignes).
−
Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée.
Exemple
Recherche des écritures validées pour le compte 440DURAND.
96 •
−
Indiquez le nom de votre recherche sur la zone Nom de la requête.
−
Dans la grille, double-cliquez sur la case de la colonne Compte, case sur laquelle vous voulez poser un
critère.
−
Dans la fenêtre de paramétrage des conditions, placez le curseur sur la ligne Critère 1 de la colonne
Condition.
−
Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des conditions proposées et choisissez Egal à.
−
Notez sur la colonne Valeur 1, 440DURAND pour limiter votre recherche à ce compte.
La tenue de votre comptabilité
−
Cliquez sur [Ok] pour enregistrer la condition ainsi définie.
−
Placez le curseur, à présent, sur la colonne Val et procédez de la même façon que pour la colonne
Compte en indiquant V (pour validé) sur la colonne Valeur 1.
ª La colonne Valeur 2 n'est utilisée qu'avec la condition Compris entre. Les conditions Contient et Ne
contient pas ne peuvent être utilisées que sur des champs alphanumériques, c'est-à-dire toutes les
zones sauf Montant, date, taux devise, débit, crédit.
Sauvegarder les critères de recherche
−
Une fois les conditions définies, vous pouvez enregistrer votre paramétrage de recherche en cliquant
sur [Enregistrer].
−
Vous retrouvez la liste des recherches en sélectionnant l'onglet Recherches enregistrées.
−
Pour activer une recherche, double-cliquez sur celle concernée dans la liste hiérarchique.
−
Vous pouvez créer, modifier, supprimer ou encore renommer une requête à l'aide des boutons situés
à droite de la fenêtre Recherches enregistrées.
• 97
Partie 4
Les modèles d’écritures
2 SAISIES - commande MODELES
Hs-m
A partir d’une écriture existante, vous pouvez générer un modèle, que vous rappellerez ultérieurement
chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type.
Exemple
Vous recevez tous les deux mois une facture d’Electrabel.
La date et le numéro de pièce varient d’une facture à l’autre. En revanche, le journal, le numéro de
compte fournisseur, le montant et le mode de paiement ne changent pas.
Créez dans ce cas un modèle Facture Electrabel qui reprendra ces informations.
‰ Créer un modèle
Les modèles sont liés au mode de saisie dans lequel ils sont créés. On distingue aussi les modèles en
euros des modèles en devises.
Ainsi, un modèle créé en mode Saisie Achats ne sera proposé qu’en Saisie Achats.
Création à partir d’une des commandes de saisie
−
Pour créer un nouveau modèle, vous devez tout d’abord saisir intégralement l’écriture qui doit servir de
modèle.
Si vous enregistrez l’écriture ou si vous la validez, aucun modèle ne pourra être créé. Dans ce cas,
rappelez l’écriture dans la grille de saisie en cliquant sur le bouton [Reprendre].
−
Activez ensuite la commande GENERE MODELE du menu CONTEXTUEL ou en cliquant sur [Souris].
−
Saisissez le nom à donner au modèle que vous créez et cliquez sur le bouton [Valider] pour l’enregistrer.
‰ Saisir une écriture d’après un modèle
−
Pour utiliser un modèle, la fenêtre de saisie ne doit contenir aucune ligne d’écriture.
−
Activez la commande APPEL MODELE du menu CONTEXTUEL ou par le bouton [Souris].
−
Saisissez le numéro du modèle à utiliser ou sélectionnez son titre dans la liste qui est présentée.
ª Seuls les modèles créés pour le mode de saisie utilisé sont présentés dans la liste.
98 •
La tenue de votre comptabilité
Générer en même temps plusieurs écritures sur le même modèle
Vous pouvez générer en même temps plusieurs écritures, d’après le même modèle, en intervenant sur
chacune d’elles, si cela est nécessaire.
−
Activez la commande MODELES du menu SAISIES et sélectionnez celui que vous voulez utiliser.
−
Cliquez sur le bouton [Saisies], présenté en haut de la fenêtre.
−
Indiquez le nombre d’écritures à générer d’après le modèle sélectionné et cliquez sur [Ok].
−
Le masque de saisie s’affiche vous présentant la première écriture générée d’après le modèle sélectionné.
Vous pouvez lui apporter des modifications. Vous devez ensuite enregistrer l’écriture en brouillard ou la
valider en comptabilité.
−
Le logiciel rappelle le numéro de la pièce qu’il va créer et demande de confirmer la génération de la pièce
suivante. Cliquez sur [Oui]. Procédez ainsi pour toutes les pièces à créer.
‰ Générer en différé plusieurs écritures sur le même modèle
Il s’agit dans ce cas de générer plusieurs écritures, à partir du même modèle mais à dates fixes.
Exemple
Vous réglez tous les 5 du mois votre facture de loyer, généralement du même montant. Pour créer un
modèle d’abonnement, deux solutions vous sont proposées.
• En saisie d’écritures, lorsque vous créez un nouveau modèle, il suffit de cocher la case Abonnement.
Dans ce cas, s’ouvre la fenêtre Abonnement.
−
Définissez tout d’abord la durée pendant laquelle l’écriture sera générée en saisissant les dates
nécessaires aux zones A partir du et Jusqu’au.
−
Choisissez ensuite la fréquence à laquelle l’écriture sera générée en cochant l’option adéquate :
Mensuel pour la générer tous les mois,
Trimestriel pour qu’elle soit générée tous les trois mois à compter de la date définie précédemment.
−
Toutes les écritures d’abonnement peuvent être générées en une seule fois. Pour cela, cliquez sur l’option
Maintenant.
• 99
Partie 4
Si vous préférez qu’elles soient générées au fur et à mesure de leur date d’échéance, cliquez sur
l’option Proposer à échéance. Dans ce cas, lorsque la date de l’écriture correspondra à la date du jour,
elle vous sera proposée pour enregistrement dès l’ouverture du dossier.
−
Vous définissez ensuite le type des écritures d’abonnement qui seront générées :
Brouillard pour un enregistrement dans le brouillard de saisie,
Simulation pour un enregistrement dans le brouillard de simulation.
Exemple
Si vous voulez effectuer une simulation de vos recettes, vous pouvez par exemple créer un modèle
Recettes dans lequel vous saisissez un montant estimé moyen. Vous générez des écritures en retenant les
options Mensuel, Maintenant et en Simulation.
100 •
La tenue de votre comptabilité
La gestion des devises
Si vous gérez une comptabilité multidevise, vous devez impérativement utiliser une des commandes du
menu DEVISES pour enregistrer vos écritures.
Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures
en euro.
‰ Paramétrages préalables
Déclarer la gestion multidevise
2 DOSSIER - commande NOUVEAU ou MODIFIER - Etape Paramétrage des décimales
Pour enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l’option
Gestion du multidevise dans les paramètres du dossier et modifier, si besoin est, le nombre de décimales
autorisé en saisie.
Attention !
Le nombre de décimales autorisé pour les devises et pour leur taux, respectivement définis par défaut à 2
et 6 décimales, ne peuvent être modifiés qu’à la création du dossier.
En revanche, à tous moments, vous pouvez cocher l’option Gestion du multidevise.
Définir la devise locale
2 DOSSIER - commande NOUVEAU ou MODIFIER - Etape Valeurs par défaut
La devise locale, l’Euro par défaut, correspond à celle que vous définissez dans les paramètres du dossier,
à la zone Nom de la devise locale.
Définir les devises utilisées
2 BASES - commande DEVISES
Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées.
A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun.
Partie 3. Création et mise en place d’un dossier, § Les Devises.
Modifier en cours de saisie le taux de la devise utilisée
2 DOSSIER - commande PREFERENCES - PREFERENCES COMPTABLES
Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise, directement en cours de saisie, vous devez
préalablement cocher l’option Possibilité de changer le taux de la devise en cours de saisie dans les
préférences comptables du dossier.
• 101
Partie 4
‰ Saisir des écritures en devises
2 SAISIES - commande SAISIE EN DEVISES
Hs-d
−
−
Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l’en-tête
des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIE EN DEVISES.
Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le triangle de sélection, présenté à droite de la zone, ouvre la
liste des devises existantes.
Si vous avez coché l’option Possibilité de changer le taux de la devise en cours de saisie dans les
préférences comptables, la zone Taux est également présentée dans l’en-tête de la fenêtre de saisie,
indépendamment du mode choisi. Par défaut, le dernier taux utilisé est proposé. Vous pouvez alors :
saisir le nouveau taux directement sur la zone,
−
−
sélectionner un des taux définis dans l’historique.
Pour ce faire, cliquez sur le triangle de sélection, présenté à droite de la zone Taux.
Activez la commande Choisir un taux dans l’historique.
Sélectionnez celui de votre choix.
Cliquez sur [Valider] pour revenir à la fenêtre de saisie.
−
−
Pour obtenir de nouveau le dernier taux défini dans la base devises :
cliquez sur le triangle de sélection,
choisissez l’option Réinitialiser avec le taux courant.
−
Conséquences sur la saisie et la liste des écritures
Une fois définis la devise et son taux, vous saisissez vos écritures comme à l’accoutumée. Les montants
sont exprimés dans la devise choisie.
Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec sur les colonnes Débit et Crédit
leur correspondance dans la devise locale (en Euro par défaut).
Sur les colonnes Dev D et Dev C, les montants sont exprimés en devises.
Les éditions en devises
Dans les éditions, le critère Pour la devise, permet d’imprimer les écritures :
• dans la devise de votre choix : cochez l’option et sélectionnez la devise à prendre en compte.
• dans la devise locale : cochez l’option et sélectionnez la devise locale (Euro par défaut).
• indépendamment des devises utilisées : ne cochez pas l’option Pour la devise.
‰ A la clôture de l’exercice
Avant de lancer la clôture, vous devez impérativement mettre à jour l’historique des taux de change au
dernier jour de l’exercice à clôturer.
Partie 7. Editions et opérations de fin d’année, § Clôture dans le cadre d’une comptabilité multidevise.
102 •
Partie 5
Les impressions avec Ciel Compta
Principes généraux
Imprimer un état
Imprimer une liste
Tableau de bord
Partie 5
Principes généraux
‰ Les différents types d'impression
Les états standards
Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les
commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondantes présentées dans la barre de navigation.
On distingue deux types d'états :
•
les éditions comptables (Grand-livre, Balance, Journaux, etc.),
•
les documents plus spécifiques au suivi de gestion des clients (relance, mailing, encours clients,
échéancier).
Cette partie présente les principes généraux d'impression des états. Pour les critères de sélection de
chaque état, reportez-vous à la Partie 6. Les éditions.
Le générateur d’états
Ciel Compta propose une liste importante d'états comptables prédéfinis.
Les listes
Les listes correspondent aux éléments des fichiers de bases : plan comptable, journaux, budgets, devises
et écritures.
Pour imprimer une liste, vous devez :
−
dans un premier temps, activer la commande correspondante puis cliquer sur le bouton [Imprimer].
−
dans un second temps, sélectionner les éléments que vous souhaitez prendre en compte à l'impression.
Les grilles de saisie
Le contenu des grilles de saisie (commandes du menu SAISIES) peut être édité.
Pour lancer l'impression d'une grille de saisie, vous devez donc, tout d’abord, activer une commande
permettant la saisie d'écritures.
−
Saisissez votre écriture puis cliquez sur le bouton [Imprimer].
‰ Configurer votre imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta,
doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les
menus DEMARRER, PARAMETRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
‰ Choisir une imprimante
Lorsque vous demandez l’impression d’un état, d’une liste ou d’un document, Ciel Compta pour Windows
utilise par défaut l’imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre
ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta pour Windows celle que vous voulez utiliser.
104 •
Les impressions avec Ciel Compta
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre suivante s'affiche en fin de procédure.
−
Cliquez sur le triangle de sélection présenté à la fin de la zone Imprimante. Dans notre exemple, plusieurs
imprimantes étant paramétrées, la liste est affichée. Il suffit alors de sélectionner celle qui convient.
Lorsque vous imprimez en mode Brouillon, une fois l'imprimante sélectionnée, vous pouvez accéder à la
zone Driver rapide pour sélectionner celui qui convient.
‰ Le mode Aperçu avant impression
Afin que vous puissiez contrôler les résultats avant de lancer l’impression sur papier, vous pouvez obtenir
un aperçu avant impression pour les éléments suivants.
Les listes
−
Sélectionnez une des commandes du menu BASES,
−
Cliquez sur le bouton [Imprimer],
−
Procédez à la sélection des critères à imprimer puis cliquez sur [Ok].
§ Imprimer une liste.
Les grilles de saisie
−
Sélectionnez un des modes de saisie proposés au menu SAISIES,
−
Cliquez sur le bouton [imprimer] de la grille de saisie.
−
Sélectionnez l’option de votre choix.
Les états
−
Sélectionnez une des commandes du menu ETATS, hormis GENERATEUR D’ETATS, EDITIONS
ETATS SAUVEGARDES,
−
Cliquez sur le bouton [Aperçu] de la fenêtre de sélection des critères de l'état.
CHAINEES
et
La première page de l’édition est automatiquement présentée. La page est proportionnelle à la largeur
de la fenêtre Aperçu.
D’ailleurs, si vous réduisez ou augmentez cette fenêtre, à l’aide de la souris, vous constatez que la taille
de l’édition présentée se modifie également.
• 105
Partie 5
Consulter d’autres parties de l’édition de la fenêtre Aperçu
Faire défiler l’édition à l’intérieur de la fenêtre
−
Cliquez sur un des boutons présentés dans l’ascenseur vertical à droite dans la fenêtre.
Réduire et agrandir la page
Dans la barre de titre, vous pouvez modifier le format de l'édition en cliquant sur les icônes concernées :
Pour augmenter l'affichage de l'édition.
Pour réduire l'affichage de l'édition.
Vous pouvez aussi choisir directement un pourcentage par la zone Zoom.
Consulter les autres pages de l'édition
Votre édition comporte plusieurs pages et vous souhaitez consulter une page en particulier :
−
Cliquez sur le bouton [Aller à] ou activez la commande Aller à la page par le menu CONTEXTUEL,
−
Indiquez le numéro de la page que vous voulez afficher puis cliquez sur [Ok].
−
Cliquez sur cette icône pour éditer votre état. L'édition obtenue correspond à une impression graphique.
L'état comporte divers éléments typographiques comme les encadrés, le gras sur les titres, etc.
−
Par défaut, l'intégralité des pages de l'état est imprimée ; indiquez l'intervalle de pages que vous
souhaitez éditer.
−
Si vous voulez plutôt obtenir une édition de type brouillon, imprimez l'état en cliquant sur le bouton
[Brouillon] dans les fenêtres de sélection des critères des états.
Imprimer l’édition
Archiver une édition
Lorsque vous consultez un état en mode Aperçu, vous avez la possibilité de le sauvegarder par l'option
Sauver sous du menu CONTEXTUEL. Cette option est accessible également en cliquant sur l'icône
concernée.
−
−
Saisissez le nom du fichier sur 8 caractères maximum. L'extension « .CRF » est automatiquement
attribuée au nom du fichier.
Validez la sauvegarde de l'état en cliquant sur le bouton [Enregistrer].
Le logiciel procède, par défaut, à l'enregistrement du fichier dans le répertoire du dossier sur lequel vous
travaillez. Vous pouvez choisir d'enregistrer ce fichier dans un autre dossier.
−
Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection présenté en fin de la zone Dans et sélectionnez le répertoire
de votre choix.
Les états sauvegardés peuvent être consultés à partir du bouton [Fichier] situé dans les fenêtres de
sélection des critères des états ou à partir de la commande ETATS SAUVEGARDES du menu EDITIONS.
106 •
Les impressions avec Ciel Compta
‰ La fenêtre Impression
Que vous imprimiez une liste, une grille de saisie ou un état, la fenêtre Impression est toujours présentée
en fin de procédure ; elle vous permet de :
−
•
choisir une autre imprimante que celle déclarée par défaut, à la zone Imprimante,
•
définir les paramètres d’impression tels que le format de page, l’orientation, la résolution, etc., en
cliquant sur le bouton [Paramètres], présenté à la suite de la zone Imprimante,
•
choisir un driver d’imprimante pour une impression "brouillon" à la zone Driver rapide,
•
définir les paramétrages imprimantes (séquence d’échappement sous Dos) pour obtenir les
impressions en mode brouillon, par le bouton [Paramètres], présenté à la suite de la zone Driver
rapide,
•
choisir les pages que vous voulez imprimer en indiquant le numéro de la première page et celui de la
dernière.
Vous validez les options et l’impression sur papier en cliquant sur le bouton [Ok].
‰ Imprimer en différé
2 ETATS - commande ETATS SAUVEGARDES
Ae - v
Enregistrer un état
Vous devez, dans un premier temps, visualiser à l'écran l'état concerné.
−
A partir de la fenêtre de sélection des critères de l'état, cliquez sur le bouton [Aperçu].
−
Pour enregistrer l'état, cliquez sur l'icône correspondante ou cliquez sur le bouton droit de la souris puis
sélectionnez l'option [Sauver sous].
Ouvrir un état
Les états sauvegardés peuvent être consultés à partir du bouton [Fichier] situé dans les fenêtres de
sélection des critères des états ou à partir de la commande ETATS SAUVEGARDES du menu ETATS.
La liste de gauche regroupe les états préalablement mémorisés sous l'extension « .CRF ».
Le logiciel se place, par défaut, sur le répertoire WCPTA, s'il s'agit du nom du répertoire donné à
l'installation et dans le sous-répertoire de la société courante.
Exemple
C:\WCPTA\00000001
−
Si vous voulez réafficher des états archivés dans un autre dossier, sélectionnez le répertoire adéquat.
−
Sélectionnez l'état à afficher et cliquez sur [OK].
• 107
Partie 5
Imprimer un état
‰ Choisir les écritures à imprimer
Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS sauf GENERATEUR D’ETATS, ETATS SAUVEGARDES
et IMPRESSIONS CHAINEES, une fenêtre est tout d’abord présentée dans laquelle vous définissez les critères
de sélection des écritures à imprimer.
Dans la plupart des éditions, les critères suivants sont généralement proposés.
Dates
La sélection des écritures sur la date est proposée dans la plupart des éditions.
Par défaut, l'intervalle de dates correspond à l’exercice défini dans les paramètres du dossier. Vous
pouvez modifier ces valeurs en saisissant directement la nouvelle période à prendre en compte.
Ecritures en brouillard
Lorsque l'option est cochée, les écritures enregistrées dans le brouillard sont également sélectionnées.
Ecritures en simulation
De la même manière, vous pouvez intégrer à l'état, les écritures de simulation enregistrées dans le
brouillard.
Outre ces critères, selon l’édition que vous demandez, d’autres viennent s’y ajouter. Nous les décrivons
en détail pour chacun des états.
‰ Consulter l’état à l’écran
Une fois les critères de sélection de l’édition validés, cliquer sur ce bouton présente automatiquement
l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier, dans une fenêtre nommée Aperçu. Vous pouvez
ainsi contrôler les écritures et les informations qu’elle contient.
‰ Ouvrir un état sauvegardé
Vous pouvez consulter, à tout moment, à partir des fenêtres de sélection des critères, les états
sauvegardés en cliquant sur l'icône concernée ou plus globalement par la commande ETATS SAUVEGARDES
du menu EDITIONS. L'archivage des états s'effectue dans la fenêtre Aperçu.
108 •
Les impressions avec Ciel Compta
‰ Choisir le mode d'impression
Deux modes d'impression vous sont proposés lorsque vous voulez imprimer un état sur papier.
L'impression soignée
Valable dans le cas où vous souhaitez obtenir une impression graphique de vos états, c'est-à-dire
présentée essentiellement avec des encadrés grisés.
ª En fonction des éléments graphiques qu'elle contient, l'impression est un peu plus longue qu'une
impression rapide. Destinez-la à des sorties finales de documents.
L'impression rapide
Ce mode d'impression vous permet d'imprimer plus rapidement les états.
Les impressions papier obtenues sont dépourvues des éléments graphiques que l'on retrouve en lançant
une impression soignée.
Il est possible que vous rencontriez quelques problèmes lors du lancement des impressions de type
"rapide". Ces problèmes peuvent être solutionnés en appliquant les instructions décrites ci-dessous.
Sous les environnements Windows 95, 98
−
Activez les menus DEMARRER, PARAMETRES puis IMPRIMANTES à partir de Windows.
−
Cliquez sur l'icône représentant l'imprimante par défaut.
−
Cliquez ensuite sur le bouton droit de votre souris afin d'ouvrir la fenêtre Propriétés.
−
Sélectionnez l'onglet [Détails] puis le bouton [Paramètres du « spouleur »], situé au bas de la fenêtre.
−
Dans la zone Format de données, remplacez EMF par RAW.
−
Cliquez sur [Ok] puis sur le bouton [Appliquer] situé au bas de la fenêtre.
−
Activez le menu DEMARRER puis les commandes PARAMETRES puis IMPRIMANTES.
−
Cliquez sur l'icône de l'imprimante que vous utilisez.
Sous un environnement NT4
−
Choisissez la commande PROPRIETES du menu FICHIER ou CONTEXTUEL.
−
Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton [Processeur d'impression].
−
Dans la zone Type de données, optez pour le type RAW.
−
Cliquez sur [Ok].
Sous un environnement Windows 2000 ou XP
−
Activez les menus DEMARRER, PARAMETRES puis IMPRIMANTES à partir de Windows.
−
Cliquez sur l'icône représentant l'imprimante par défaut.
−
Cliquez ensuite sur le bouton droit de votre souris afin d'ouvrir la fenêtre Propriétés.
−
Sélectionnez l'onglet [Avancé] puis le bouton [Processeur d’impression…], situé au bas de la fenêtre.
• 109
Partie 5
−
Dans la zone Type de données par défaut, remplacez EMF par RAW.
−
Cliquez sur [Ok] puis sur le bouton [Appliquer] situé au bas de la fenêtre.
‰ Programmer l'impression de plusieurs états
2
ETATS - commande IMPRESSIONS CHAINEES
Ae - h
Vous avez la possibilité de lancer, en une seule fois, une suite d'éditions, programmée au préalable.
La fenêtre présente, sous forme de liste hiérarchique, les catégories d'éditions que vous propose Ciel
Compta, vous permettant d'obtenir des impressions périodiques et personnalisées.
•
Impression immédiate
Une fois les états à imprimer sélectionnés, cliquez sur [Ok]. Les éditions se lancent instantanément.
•
Impression régulière
Selon la périodicité (journalière, hebdomadaire ou mensuelle) définie, Ciel Compta sélectionne les
mouvements à prendre en compte dans les états que vous choisissez d’imprimer. Vous ne pouvez
donc pas déterminer de plages de dates.
Exemple
Pour une impression hebdomadaire, tous les mouvements dont la date est comprise dans la semaine
précédant le jour d’impression que vous indiquez sont pris en compte.
Pour ce type d’impression, vous pouvez définir l’heure à laquelle les impressions seront lancées.
•
Impression sur événement
Les états sélectionnés seront imprimés lors d’un événement particulier :
− Lorsque vous effectuerez la clôture de l’exercice,
− ou lorsque vous effectuez la déclaration de TVA.
−
Pour visualiser les types d'impression de chaque catégorie, cliquez sur le symbole + situé juste devant le
nom de la catégorie.
Ainsi, la catégorie Impression régulière contient les suites d'éditions : impression journalière, impression
hebdomadaire et impression mensuelle.
−
Cliquez ensuite sur le titre de la suite d'éditions que vous voulez obtenir.
−
La liste de tous les états contenus dans la suite d'éditions sélectionnée est alors proposée.
−
Dans la Liste des états, cliquez sur le titre de l’état à intégrer à l’impression chaînée et cliquez sur le
bouton [Ajouter].
−
La fenêtre de sélection des écritures de celui concerné s'affiche. Définissez les différents critères comme
vous le faites habituellement.
ª Le choix des dates est inactif pour toutes les catégories d’impressions régulières.
−
Validez le paramétrage en cliquant sur le bouton [Sauver]. L'état concerné est alors transféré dans la Liste
des états à imprimer.
110 •
Les impressions avec Ciel Compta
−
Procédez de même pour le reste des états à intégrer.
ª A ce stade, vous pouvez changer le paramétrage d'un des états transférés en le sélectionnant puis en
cliquant sur [Propriétés].
−
Enregistrez et quittez la fenêtre Editions chaînées en cliquant sur [Ok].
Attention !
L'impression des états ne se lance qu'à partir du moment où l'option Impression active est
cochée. Si vous ne souhaitez pas lancer immédiatement le processus d'impression chaînée, décochez
cette zone ; le paramétrage reste quant à lui sauvegardé.
• 111
Partie 5
Imprimer une liste
Pour imprimer une liste d'éléments (du menu BASES), vous devez :
−
activer la commande correspondante (exemple : menu BASES, commande JOURNAUX),
−
cliquer sur le bouton [Imprimer].
ª Dans le cas de la liste du plan comptable, le bouton [Imprimer] dispose d'un triangle de sélection
permettant d'obtenir l'édition partielle du plan comptable en choisissant l'option Partiel.
‰ Imprimer la liste par défaut
Avant d'imprimer la liste, vous devez déterminer quelles informations seront éditées et comment. Cette
disposition vous permet d'imprimer des listes personnalisées répondant à vos besoins.
Sélectionner les zones
−
Activez l'onglet Données.
−
La colonne de gauche regroupe la liste des zones contenues dans la fiche de la base concernée. Pour
concevoir votre édition, il suffit d'intégrer les zones, dans l'ordre d'affichage, en sélectionnant un des
éléments de la colonne de gauche et en appuyant sur le bouton [Ajouter] ou en double-cliquant sur
l'élément concerné.
Définir les propriétés
Après avoir sélectionné les zones à prendre en compte dans l'édition, vous avez la possibilité de définir
leurs caractéristiques.
112 •
Les impressions avec Ciel Compta
−
−
Dans la colonne de droite, placez le curseur sur le titre de la zone.
Cliquez sur le bouton [Propriétés].
Les données Nom et Type vous renseignent sur le nom de la zone définie dans le logiciel et le type : N
pour numérique, C pour caractère. Vous ne pouvez pas modifier ces zones.
−
Dans la zone Longueur est indiqué, par défaut, le nombre maximum de caractères défini pour la zone
concernée. Vous pouvez modifier cette valeur si vous souhaitez obtenir une largeur plus ou moins
importante de la colonne.
La zone Nombre de décimales est exclusivement réservée aux zones de type numérique. Elle permet de
déterminer le nombre maximum de chiffres autorisés après la virgule.
Dans la zone Description, la dénomination utilisée dans le logiciel pour la zone concernée est indiquée par
défaut. Pour les besoins de votre édition, vous pouvez indiquer un autre nom que celui repris par défaut.
Celui-ci apparaît en titre de colonne.
Sauvegardez le paramétrage des propriétés en cliquant sur [Ok].
‰ Imprimer une liste avec critères avancés
−
−
−
−
−
En plus d'une simple sélection des données, il est possible de redéfinir les pages de l'édition en posant
des ruptures, notamment au niveau des comptes.
Après sélection des zones, cliquez sur l'onglet Avancée.
Sélectionnez la zone sur laquelle vous souhaitez définir les critères.
Pour les données de type numérique, vous pouvez définir une totalisation.
Par exemple, s'il s'agit du plan comptable, les sommes sont globalisées compte par compte.
Les ruptures permettent de regrouper les éléments. Par exemple, par racine, pour les comptes. Ainsi, si
vous cochez Rupture sur, indiquez le nombre maximum de caractères sur lequel s’effectue la rupture.
Cochez éventuellement les zones Affichage en début de rupture et Affichage en fin de rupture. Ces zones
situent la rupture.
Les éléments présents dans la liste sont, par défaut, triés. Si vous avez défini des ruptures sur un ou
plusieurs éléments pouvant être triés, il est préférable de cocher la zone Construction d'un index
temporaire avec les ruptures. Le fait de cocher cette zone annulera, pour les besoins de l’édition, le trié
établi par défaut afin de ne prendre en compte que les éléments ayant été définis avec des ruptures.
Onglet Paramètres
−
Sur la zone Titre de l'état est affiché, par défaut, le nom du fichier tel qu'il est nommé dans le logiciel.
Si vous ne voulez pas conserver le titre proposé par défaut, supprimez-le puis saisissez-en un autre. Si
vous saisissez un nom sur la zone Edité par, celui-ci figurera au bas de la dernière page de l'impression.
Sauvegarder la sélection
−
−
Avant de visualiser votre édition, vous pouvez sauvegarder le paramétrage des critères avancés que vous
venez d'effectuer.
Cliquez sur le bouton [Sauver].
Saisissez le nom de la sauvegarde du paramétrage effectué et cliquez sur [Ok].
Par la suite, pour obtenir de nouveau un des paramétrages ainsi sauvegardés, il vous suffit de cliquer sur
le triangle de sélection situé au bas de la fenêtre Données, onglet Données.
• 113
Partie 5
Tableau de bord
2 ETATS - commande TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord vous permet de visualiser, pour le mois en cours et pour le cumul depuis le début de
l’exercice, les principales informations relatives à votre société :
•
Le solde de vos comptes de trésorerie ayant été mouvementés,
•
Les factures non payées par vos clients, celles à relancer,
•
Les factures que vous devez régler à vos fournisseurs,
•
Les évolutions des charges et des ventes sous forme de graphiques,
•
Le dépassement de découvert autorisé, etc.
Attention !
Les écritures qui ne contiennent pas de date d’échéance n’apparaîtront pas dans le tableau de bord.
‰ Paramétrez le tableau de bord
Pour paramétrer le tableau de bord, activez le menu contextuel par un clic droit dans la fenêtre du
tableau de bord, puis sélectionnez la commande PARAMETRAGE.
La fenêtre Paramétrage du tableau de bord s’ouvre :
Pour que les graphiques s’affichent dans la partie droite du tableau de bord, cochez la case Graphiques à
droite.
Si l’affichage de votre écran est en basse résolution, cochez la case Fenêtre indépendante de
l’application : vous pourrez ainsi afficher le tableau de bord en plein écran.
114 •
Les impressions avec Ciel Compta
ª
Pour prendre en compte ces paramétrages, vous devez fermer le tableau de bord puis relancer la
commande TABLEAU DE BORD.
Pour désactiver l’affichage automatique du tableau de bord à l’ouverture du logiciel, décochez la case
Montrer le tableau de bord au démarrage.
Dans la zone de saisie inférieure, vous pouvez indiquez les comptes de charges à centraliser dans la
partie Autre du graphique Répartition des charges.
Pour validez ce paramétrage, cliquez sur le bouton [OK].
Pour annuler, cliquez sur le bouton [Annuler].
‰ Imprimer le tableau de bord
Pour imprimer le tableau de bord :
•
Cliquez sur l’icône, situé en haut à droite de la fenêtre,
•
ou sélectionnez la commande IMPRIMER du menu contextuel que vous ouvrez par un clic droit.
• 115
Partie 6
Traitements et éditions
Le lettrage des comptes
La centralisation
Traitements occasionnels
Contrepasser un mouvement comptable
Les réimputations
Le travail sur un compte
Travail sur une série de comptes
Rappels
Les éditions et états fiscaux
Les éditions liées au suivi de gestion clients/fournisseurs
Les états secondaires
Traitements et éditions
Le lettrage des comptes
Le lettrage va consister à mettre en rapport une facture avec son règlement. Ce rapprochement s'effectue
en attribuant une lettre identique pour chacune des lignes d'écritures s'équilibrant.
Cette opération concerne donc, en général, les comptes clients et fournisseurs. Par exemple, un compte
client est débité du montant des factures et crédité de son règlement.
‰ Le lettrage manuel
2 TRAITEMENTS - commandes LETTRAGE MANUEL
At - l
−
−
−
−
Dans le cas du lettrage manuel, vous effectuez le lettrage d’un compte à la fois.
Indiquez tout d’abord le numéro du Compte à lettrer.
Par défaut, Ciel Compta pour Windows vous propose la période de saisie définie dans les paramètres du
dossier. Vous pouvez modifier ces dates.
La case Non lettrées, cochée par défaut, indique que seules les écritures qui ne sont pas encore lettrées
vont être présentées dans la liste.
Si vous voulez consulter toutes les écritures du compte dont la date est comprise dans la période indiquée
précédemment, décochez cette option et cochez l'option déjà lettrées.
Cliquez sur [OK] pour lancer la sélection des écritures.
• 117
Partie 6
Les soldes des écritures Non lettrées et Lettrées sont calculés, les écritures correspondant aux critères
sont présentées dans la liste et les boutons qui vont vous permettre d’effectuer les traitements de
lettrage deviennent actifs.
ª Si le compte n’est pas déclaré lettrable dans la base plan comptable, le logiciel vous en informe et
vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] s’il doit bien être lettré.
Lettrer manuellement les écritures ligne à ligne
−
−
−
La première solution pour lettrer les écritures d’un compte consiste à sélectionner les différentes lignes à
lettrer. Pour ce faire :
effectuez un double-clic sur la première ligne devant être lettrée. La ligne ainsi sélectionnée est alors
affichée en rouge, un code lettrage par défaut est affecté dans la colonne Lettre, et le montant débit ou
crédit mouvemente la ligne Courant dans le tableau récapitulatif des soldes.
Procédez ainsi pour chacune des lignes à lettrer. Lorsque le solde des écritures sélectionnées est à zéro, le
logiciel vous propose alors de changer de code lettrage afin qu’une nouvelle lettre soit affectée aux
prochaines écritures à lettrer.
Si vous voulez utiliser un code lettrage différent pour chaque groupe d’écritures à lettrer, cliquez sur le
bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur [Non].
Lettrer les écritures selon le montant ou le numéro de pointage
−
−
Dans ce cas, le lettrage est effectué par le logiciel, d’après l’option que vous retenez. Aucun lettrage
manuel ne doit être en cours pour utiliser cette commande.
Cliquez sur le bouton [Auto].
Cliquez ensuite sur le bouton correspondant au type de lettrage que vous voulez effectuer :
[Montant]
Le logiciel analyse le montant des écritures pour effectuer le lettrage.
[Pointage]
−
Dans ce cas, le logiciel recherche les écritures ayant le même numéro, défini à la zone Pointage lors
de la saisie des écritures, et leur affecte le même code lettrage si leur solde est à zéro.
Si vous choisissez un lettrage par montant, vous définissez ensuite la puissance de recherche en cliquant
sur un des boutons présentés :
[Simple]
La recherche porte tout d'abord sur les écritures ayant des montants identiques dont le solde est à
zéro. Ensuite, la recherche sera élargie aux montants qui se soldent deux à un (une ligne au débit
dont le montant se solde avec ceux de deux lignes au crédit par exemple).
[Puissant]
Dans ce cas, des critères autres que le montant vont intervenir pour sélectionner les écritures à
lettrer ; raison pour laquelle le traitement peut être plus long qu’un lettrage simple.
Modifier le code lettrage
Vous avez la possibilité de définir le code de lettrage à affecter.
−
−
ª Aucun lettrage ne doit être en cours pour utiliser cette possibilité.
Effectuez un double-clic dans la colonne Lettre de la première ligne à lettrer.
Saisissez le code à prendre en compte sur quatre caractères alphabétiques maximum.
118 •
Traitements et éditions
Lettrer toutes les écritures présentées dont le solde est à zéro
−
Si le solde des écritures sélectionnées et présentées dans la liste est à zéro, ce que vous vérifiez dans la
colonne Solde des écritures Non lettrées, cliquez sur le bouton [Par solde].
Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro
Il se peut qu’un écart de règlement entre la facture et le paiement empêche le lettrage des écritures.
Dans ce cas, vous avez la possibilité d’enregistrer une écriture de régularisation dont le montant sera
calculé par le logiciel de telle sorte qu’il équilibre les différentes lignes à lettrer.
Selon qu’il s’agisse d’une charge ou d’un produit, le montant correspondant à l’écart de règlement est
respectivement imputé aux comptes Charges exceptionnelles ou Produits exceptionnels définis dans les
paramètres du dossier (option Valeurs par défaut).
Exemple
La facture du client 400AZERTY, de 1 498 €, doit être lettrée avec son règlement qui est de 1 500 €.
Le logiciel va créer une écriture de régularisation pour équilibrer les 2 € en sus. Dans notre exemple, le
montant est imputé au débit du compte 400AZERTY et au crédit du compte 765000 Produits financiers.
Paramétrer l’écart de règlement
2 DOSSIER - commandes PREFERENCES COMPTABLES - OPTIONS DE LETTRAGE
Cette option vous permet de fixer un montant maximum au-delà duquel la régularisation ne pourra pas
être effectuée.
−
Cochez la zone Ecart de règlement maximum autorisé.
−
Saisissez le montant à ne pas dépasser. Si le montant permettant d’équilibrer différentes lignes d’écritures
à lettrer est supérieur à la valeur saisie, le logiciel refuse de créer l'écriture de régularisation pour
constater l'écart de lettrage.
Générer une écriture de différence financière
Cette option génère une écriture d'opérations diverses de produit financier ou de
charge financière. Les comptes utilisés se retrouvent dans Dossier – Modifier - Valeurs par
défaut.
L’écriture de régularisation est proposée par défaut à la date du jour, dans le journal des OD,
sur le compte comptable pré paramétré et avec le libellé « Régularisation lettrage ».
L’ensemble de ces valeurs peut modifiées par l’utilisateur.
• 119
Partie 6
Générer une écriture de différences de change
Cette option génère une écriture d'opérations diverses de différences de change. Les
comptes utilisés de gains et de perte de change se retrouvent dans Dossier – Modifier - Valeurs par
défaut.
Générer une écriture d’escompte
Cette option génère une écriture d'opérations diverses d'escompte. Les comptes utilisés
d'escompte déduit et accordé se retrouvent dans Dossier – Modifier - Valeurs par défaut.
Quitter le lettrage manuel ou lettrer un autre compte
Une fois les opérations de lettrage terminées pour un compte, vous pouvez procéder au lettrage d’un
autre compte ou quitter définitivement le traitement. Dans les deux cas, le solde de toutes les écritures
lettrées doit être à zéro.
−
Cliquez sur le bouton [Quitter].
Selon vos besoins, cliquez sur un des boutons présentés :
[Nouveau]
pour effectuer le lettrage d’un autre compte.
[Quitter]
pour sortir de la commande de lettrage.
[Continuer]
pour continuer le lettrage des écritures du compte en cours.
Le lettrage manuel à partir de la saisie
2 SAISIE - toutes les commandes
DE SAISIE
En saisie d’écriture, le bouton [Lettrer] vous permet d’effectuer le lettrage manuel du compte imputé à la
ligne sélectionnée dans la grille de saisie. Dans ce cas, vous n’avez pas à effectuer la sélection des
écritures. Automatiquement, toutes les écritures non lettrées du compte sont présentées. En revanche,
les traitements que vous effectuez sont similaires à ceux présentés ci-dessous.
120 •
Traitements et éditions
‰ Lettrage automatique d’un ou plusieurs comptes
2 TRAITEMENTS - commande LETTRAGE AUTOMATIQUE
At - a
Le traitement que vous effectuez par cette commande est identique à celui que vous lancez avec le
bouton [Auto] de la commande LETTRAGE MANUEL, à la différence près que vous pouvez lettrer plusieurs
comptes en même temps et que seuls les comptes déclarés lettrables sont pris en compte.
−
Laissez la zone Compte vide pour lettrer tous les comptes déclarés lettrables.
−
Si vous voulez lettrer également les écritures enregistrées dans le brouillard mais non validées, cochez
l’option Inclure les écritures du brouillard.
−
Définissez ensuite la période à prendre en compte. Par défaut c'est la période de saisie définie dans les
paramètres du dossier qui est proposée.
−
−
Validez le traitement par [Ok].
Cliquez ensuite sur le bouton correspondant au type de lettrage que vous voulez effectuer [Montant] ou
[Pointage].
‰ Annuler le lettrage d’un compte
A tout moment vous avez la possibilité d’annuler le lettrage d’un compte.
−
Sélectionnez le compte à délettrer et la plage de dates.
−
Cochez la case Déjà lettrées et décochez l’option Non lettrées.
−
Validez la sélection par [OK].
−
Pour délettrer une ligne, sélectionnez-la préalablement en plaçant le curseur dans la zone Lettre. En
revanche, si vous voulez annuler le lettrage de toutes les écritures présentées dans la liste, n'effectuez
aucune sélection.
−
Cliquez sur le bouton [Délettrer].
−
Confirmez le délettrage des écritures en cliquant sur [Oui].
INFORMATION : le programme attribue par défaut à tous les codes lettrages utilisés un code numérique
(colonne LETN). Exemple : à l’intérieur d’un même compte vous utilisez à plusieurs reprises le code
lettrage AAA. Pour chaque ensemble d’écritures lettrées avec ce code sera généré un code numérique
différent.
Pour éviter une confusion entre les lettres et les chiffres seuls les codes lettrages alphabétiques sont
indiqués dans les différentes éditions. Les codes lettrages numériques sont uniquement visibles en
consultation
• 121
Partie 6
La centralisation (validation du brouillard)
2 TRAITEMENTS - commande CENTRALISATION
At - c
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du
brouillard de saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.
Si des erreurs d’imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une
contrepassation.
§ Contrepasser un mouvement.
Vous allez choisir tout d’abord les mouvements devant être validés en définissant les critères de sélection
suivants :
−
Définissez le type de validation en sélectionnant une des deux options :
Globale : tous les mouvements enregistrés dans le brouillard de saisie dont la date est comprise dans
la période définie seront validés.
Journal : seuls les mouvements imputés au journal, dont vous indiquez ensuite le code, seront
sélectionnés pour la validation.
−
Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez l’option Inclure
les écritures en simulation.
Par défaut, la période de saisie, définie dans les paramètres du dossier, est proposée comme intervalle de
Dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous
pouvez les modifier. Vous pouvez aussi demander la validation des mouvements dont le numéro est
compris dans l’intervalle que vous définissez aux zones Mouvements Début et Fin.
Exemple
Vous voulez effectuer la validation des mouvements imputés au journal de banque à la date de votre
dernier extrait bancaire.
− Définissez tout d’abord le code du Journal.
− A la zone Dates Fin, saisissez la date de votre dernier extrait bancaire.
−
Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [Ok].
Compte tenu de l’irréversibilité du traitement, il vous est demandé de confirmer une deuxième fois la
validation. Cliquez sur [Oui].
−
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés.
Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [Ok].
ª Les écritures validées sont affichées en rouge dans la liste des écritures et sont codifiées par la lettre
V.
122 •
Traitements et éditions
Traitements occasionnels
La contrepassation
Ce traitement vous permet de contrepasser automatiquement un mouvement encore présent dans le
brouillard.
Dans le cas d'un mouvement définitivement validé, il est impossible de le modifier ou de le supprimer ; il
est possible en revanche de le neutraliser. C'est-à-dire de l'annuler comptablement en inversant les flux
comptables qu'il a générés, tout simplement en débitant les comptes crédités par ce mouvement et
inversement ; tout cela en utilisant les mêmes montants que ceux du mouvement initial.
Les réimputations
Ces opérations consistent à permuter automatiquement des écritures passées pour un compte sur un
autre compte ou d'un code budgétaire vers un autre code budgétaire.
Le travail sur un compte
Cette commande vous permet d'effectuer, très facilement, toutes les opérations qu'il est possible de
réaliser sur un compte, ceci à partir d'un seul menu contextuel. Vous pouvez :
• saisir directement un règlement sur un compte de tiers,
• modifier ou supprimer une pièce,
• solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture,
• imprimer un compte.
Travail sur une série de comptes
Cette commande consiste à effectuer certaines opérations sur un ensemble de comptes spécifiques que
vous déterminez.
• 123
Partie 6
Contrepasser un mouvement comptable
2 TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
At - c
Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en
revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de
contrepassation pour neutraliser l’écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle
écriture.
La liste présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu’elles soient enregistrées en
brouillard, en simulation ou validées.
ª Les écritures en brouillard pouvant être modifiées à tout moment, ce traitement est généralement
effectué sur les écritures validées.
−
Effectuez un double-clic sur le mouvement à contrepasser.
Les écritures sont alors présentées avec une couleur différente.
−
La date du jour est proposée par défaut comme date de l’écriture à contre-passer mais vous pouvez la
modifier à la zone Date de contrepassation. Par exemple, saisissez la date du mouvement initial.
−
Lancez le traitement en effectuant de nouveau un double-clic sur le mouvement ou en cliquant sur le
bouton [Ok].
−
Par défaut, le logiciel vous propose d’imputer le mouvement au Journal d’O.D. mais vous pouvez le
modifier. A ce stade, vous avez encore la possibilité d’intervenir sur la Date de l’écriture de
contrepassation. Confirmez les informations en cliquant sur [Ok].
−
Vous choisissez ensuite le mode utilisé pour générer l’écriture, en cliquant sur le bouton correspondant :
[Sens]
génère un mouvement dont le sens débit / crédit est inversé.
[Signe] génère un mouvement dont le sens débit / crédit est conservé mais auquel est apposé le
signe - (moins) aux montants
−
Vous choisissez ensuite le type d’enregistrement du mouvement de contrepassation en cliquant sur un
des boutons présentés :
[Brouillard]
le mouvement est tout d’abord enregistré en brouillard.
[Validé]
le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.
Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant du
numéro affecté au mouvement ainsi créé.
−
Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [Ok].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera CONTREPASS.
124 •
Traitements et éditions
Les réimputations
‰ Réimputation d'un compte
2 TRAITEMENTS - commande REIMPUTATION, COMPTE
At - rc
Cette opération consiste à permuter automatiquement des écritures passées pour un compte sur un autre
compte.
La réimputation est effectuée uniquement sur des écritures en brouillard (ou simulation).
Exemple
Saisissez des écritures pour le compte 400DURAND. En même temps, un compte 400DURANT (avec un T)
existe dans le Plan Comptable. Vous vous apercevez qu'il y a eu une mauvaise affectation et que des
écritures destinées au 400DURAND ont été saisies sur le 400DURANT. Pour remédier rapidement à cette
confusion, il suffit d'intervertir les numéros de compte pour la période concernée.
−
Saisissez le numéro de compte à réimputer.
−
Entrez le compte sur lequel les écritures vont être réimputées.
−
Indiquez ensuite la période de réimputation.
−
Lancez l'opération en cliquant sur [OK]. Le logiciel vous avertit qu'il va procéder à la réimputation et vous
demande de confirmer le traitement.
Le lettrage du compte à réimputer est perdu après le traitement.
‰ Réimputation d'un code budgétaire
2 TRAITEMENTS - commande REIMPUTATION, BUDGET
At - rb
Cette commande fonctionne sur le même principe que pour un compte, à la différence près que la
réimputation porte sur les codes budgétaires et peut être exécutée sur des écritures validées.
Exemple
Vous achetez du matériel informatique que vous dédiez au service Développement de votre société. Vous
attribuez, lors de la saisie des écritures, le code DV créé pour le service Développement (sur la base
budgétaire/Analytique). Ces écritures sont validées directement.
Vous vous apercevez, trop tard, que le matériel en question ne devait pas être affecté au service
Développement mais orienté vers le service Maintenance. Vous procédez donc à la réimputation des
codes.
• 125
Partie 6
Le travail sur un compte
2
TRAITEMENTS - commande TRAVAIL SUR DES COMPTES, TRAVAIL SUR UN COMPTE
At - tt
Cette commande permet d'effectuer, très facilement, toutes les opérations qu'il est possible de réaliser
sur un compte, ceci à partir d'un seul menu.
Vous pouvez ainsi :
• saisir directement un règlement sur un compte de tiers,
• modifier ou supprimer une pièce,
• solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture,
• imprimer un compte.
‰ Sélection des écritures
−
Entrez le numéro de compte sur lequel vous allez travailler.
−
Indiquez la période. Toutes les écritures du compte dont la date est comprise dans cet intervalle seront
sélectionnées.
−
Cliquez ensuite sur [Ok] pour présenter les écritures du compte dans la grille de travail.
−
Sélectionnez les lignes d'écritures sur lesquelles vous souhaitez travailler en double-cliquant dessus ou en
appuyant sur la touche <Barre d'espace> de votre clavier.
126 •
Traitements et éditions
‰ Les traitements
Pour obtenir les différents traitements, plusieurs moyens sont possibles :
•
cliquer sur une des icônes situées en haut de la fenêtre.
•
Ouvrir le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en cliquant sur l'icône souris
puis activer la commande nécessaire.
Voir détail
Permet d'obtenir le masque de saisie sur lequel l'écriture sélectionnée a été créée.
Régler
Cette commande génère automatiquement les écritures d'encaissement ou de paiement des mouvements
sélectionnés.
Exemple
Vous souhaitez générer un règlement par caisse pour trois factures.
Après sélection des trois écritures concernées (en double cliquant dessus), cliquez sur l'icône [Régler]. Le
logiciel demande de valider le journal de caisse, le compte et la date du règlement.
• 127
Partie 6
Il vous propose ensuite de lettrer directement les lignes sélectionnées avec le règlement. La lettre
attribuée sera rappelée sur la colonne Let de la fenêtre.
L'écriture ainsi générée apparaît en grille de saisie afin de la valider ou de l'enregistrer dans le brouillard.
Dans la fenêtre Travail sur un compte, vous retrouvez les écritures initiales avec en contrepartie les
mouvements générés pour chaque facture au journal de banque.
Lettrer
Ouvre la fenêtre de lettrage manuel afin d'effectuer le lettrage des écritures du compte courant.
La lettre attribuée est rappelée sur la colonne Let de la fenêtre.
Partie 6. Traitements et éditions, § Le lettrage.
Contrepasser
Cette commande génère automatiquement une contrepassation.
Vous devez définir s'il s'agit d'une contrepassation négative ou positive.
Dans cette partie, § La contrepassation.
Extourner
Cette commande génère une réimputation de compte mais contrairement à cette dernière, l'écriture
initiale est conservée.
Après sélection de l'écriture à extourner, entrez le journal ainsi que le compte sur lesquels l'écriture sera
réimputée et enfin la date de l'opération.
Dans cette partie, § Les réimputations.
Solder
Lorsque le compte a été entré et validé, pour éviter de saisir le montant qui va solder votre écriture,
activez cette commande. Le solde des écritures enregistrées dans la grille sera affecté au débit ou au
crédit.
Imprimer
En cliquant sur [Imprimer], vous obtenez la visualisation du mouvement de la grille de saisie.
Pour effectuer une sortie papier, cliquez sur l'icône [Imprimante] située dans la barre de titre de la
fenêtre Aperçu avant impression puis indiquez les numéros des pages que vous souhaitez obtenir.
Par défaut, le logiciel prend en compte l'intégralité du document (de 1 à 9999).
Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta.
128 •
Traitements et éditions
Brouillon
Cette commande vous propose d'imprimer directement l'édition papier de la grille de saisie courante.
Grand-livre
Cette commande vous propose l'édition du Grand-Livre du compte utilisé en saisie. Vous pouvez lancer
l'impression papier en cliquant sur l'icône [Imprimer] de la fenêtre Aperçu avant impression.
• 129
Partie 6
Travail sur une série de comptes
2
TRAITEMENTS - commande TRAVAIL SUR UN COMPTES, TRAVAIL SUR UNE SERIE DE COMPTES
At - ts
Cette commande consiste à effectuer certaines opérations sur un ensemble de comptes spécifiques que
vous déterminez.
Vous pouvez ainsi, pour une série de comptes :
•
lettrer ou délettrer,
•
rendre lettrable ou utilisable les comptes et inversement,
•
éditer le grand-livre,
•
visualiser les mouvements ou les écritures.
Le travail sur une série de comptes se réalise via un assistant, décomposant la sélection des critères en
deux étapes : sélectionner l'opération et la période puis déterminer l'intervalle de comptes concerné.
Sélection des critères
−
Dans la partie Que voulez-vous faire ?, cochez le type d'opération que vous voulez effectuer.
ª Parmi ceux proposés, seul un choix est possible par intervalle de comptes.
Vous pouvez Lettrer une série de comptes ou Délettrer une série de comptes.
Lors de la validation du traitement, Ciel Compta vous demande alors si vous voulez lettrer les écritures du
compte par montant ou par numéro de pointage.
Dans le plan comptable, vous pouvez déclarer qu'un compte puisse être lettré ou rendu utilisable. Si
l'attribution ou le remplacement d'une de ces options concerne un grand nombre de comptes, cochez la
zone concernée Rendre une série de comptes lettrable, Rendre une série de comptes non lettrable,
130 •
Traitements et éditions
Rendre une série de comptes utilisable ou Rendre une série de comptes non utilisable afin d'éviter, à
partir de la liste du plan comptable, de procéder manuellement pour chaque compte.
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Plan Comptable, Onglet options.
Il est possible également d'obtenir, la visualisation d'un grand-livre partiel ou d'une partie de la liste des
écritures en cochant la zone Editer le grand-livre d'une série de comptes ou la zone Visualiser les
mouvements / écritures d'une série de comptes.
Dans la partie Quels sont les critères ?, vous indiquez la période concernée et si vous souhaitez inclure les
écritures en brouillard ou non.
−
Cliquez sur [Suivant] pour choisir ensuite le type de comptes.
Choix de la série de comptes
Par type
Si l'opération concerne tous les comptes d'une même racine, cochez la zone Par type et cliquez sur le
triangle de sélection afin de sélectionner la racine de compte concernée, soit clients, fournisseurs,
banque, caisse, charges ou produits, etc.
Du compte ... au ...
S'il s'agit d'un intervalle de comptes, cochez la zone Du compte et renseignez la fourchette concernée.
Autre (sélection à partir du plan comptable)
Pour sélectionner un compte ou plusieurs comptes directement à partir du plan comptable, cochez le
choix Autres et cliquez sur le bouton [Valider].
S'affiche la liste du plan comptable dans laquelle vous sélectionnez le (ou les) compte(s) concerné(s).
ª Vous pouvez également effectuer une sélection spécifique de comptes que vous définissez au moyen
des boutons [Ajouter] et [Modifier] donnant accès à la liste du plan comptable et des boutons
[Supprimer] et [Effacer tout].
Combiner plusieurs sélections de comptes
Il est possible de combiner plusieurs choix de comptes successivement en utilisant le bouton [Valider].
Exemple
Vous effectuez une première sélection en cochant le choix Par type et en sélectionnant le type Client.
Au lieu de confirmer la sélection via le bouton [OK], vous cliquez sur le bouton [Valider] afin que s'affiche
le résultat de cette première sélection.
Vous pouvez ensuite enchaîner une autre sélection de comptes. De la même façon, vous cliquerez sur
[Valider]. Un message vous demandera alors si vous voulez remplacer les comptes existants déjà dans la
liste ou ajouter le résultat de la nouvelle sélection de comptes à celle existante.
−
Une fois les sélections établies, vous confirmerez en cliquant sur [OK].
• 131
Partie 6
Rappels (uniquement valable pour la version Evolution)
Traitements - commande Rappels
At–r
Cette commande ouvre la fenêtre Rappels proposée par défaut lorsque vous ouvrez une société.
Pour refuser l’ouverture de cette fenêtre automatiquement, décochez l’option Exécuter la boîte de
dialogue des rappels dans les préférences comptables.
Dossier § Préférences - Préférences comptables onglet Au démarrage.
• A partir de cette commande, vous définissez l'ensemble des tâches que vous devez effectuer à une
date et une heure de votre choix.
La fenêtre principale des rappels présentée ci dessous, établit la liste des tâches à effectuer.
Cliquez sur le triangle de
sélection pour faire
apparaître la liste des
filtres possibles.
Dans cette zone vous
obtenez le détail lié au
rappel.
Les rappels sont caractérisés par :
• un libellé : nom du rappel,
• un type : tâche, abonnement, facture clients, factures fournisseurs,
• une date d’échéance,
• une heure d’échéance.
La liste des rappels s’affiche en fonction de la date déterminée. Par défaut, c’est la date du jour qui
s’inscrit.
• Pour changer la date, cliquez sur le triangle de sélection, le calendrier s’affiche.
• Pour revenir aux tâches du jour, cliquez sur le bouton [Aujourd’hui].
• Pour rafraîchir la liste, cliquez sur le bouton [Réactualiser].
132 •
Traitements et éditions
La zone Filtres permet d’indiquer des paramètres d’affichage.
• Cliquez sur le triangle de sélection pour faire apparaître la liste des filtres possibles.
Exemple
Il est possible de n’afficher que les tâches, les abonnements ou encore les factures clients.
‰
Le menu contextuel
Pour accéder au menu des opérations que propose la fenêtre Rappels, faites apparaître le menu
Contextuel en cliquant sur le bouton droit de votre souris.
‰
Création d’une nouvelle tâche
Pour définir une tâche, vous pouvez cliquer directement sur le bouton [Nouvelle tâche] ou faire apparaître
le menu Contextuel en appuyant sur le bouton droit de votre souris.
La fenêtre Définition d’une tâche apparaît.
Dans cette zone, définissez les
caractéristiques de la tâche à réaliser.
Ces éléments seront repris dans la zone
du bas de la fenêtre Rappels.
Renseignez les zones suivantes :
• Objet : il s’agit du titre de la tâche qui sera rappelé dans les rappels.
• La zone de texte au-dessous vous permet d’en préciser la nature et les caractéristiques.
• Echéance : Dans cette zone, indiquez la Date et l’heure. Vous disposez du Calendrier en cliquant sur
le triangle de sélection.
• Validez la création de la tâche en cliquant sur le bouton [OK].
• Si vous souhaitez quitter cette fenêtre sans enregistrer les modifications, cliquez sur le bouton
[Annuler].
• 133
Partie 6
‰
Validation d’une échéance
Lorsque la date d'échéance de l'écriture en attente correspond à la date du jour, elle est alors présentée
dans la fenêtre rappels. A ce stade, vous pouvez valider l'écriture en comptabilité. Pour ce faire :
• Cliquez sur le bouton droit de la souris pour faire apparaître le menu CONTEXTUEL.
• Choisissez la commande Encaisser cette facture.
• S'ouvre une fenêtre vous avertissant que cette fonction a pour but de valider et de lettrer
définitivement l’écriture.
• Cliquez sur [Oui] pour poursuivre l’opération.
• Le menu CONTEXTUEL vous permet aussi d’accéder au détail concernant votre facture.
• Pour cela, cliquez sur Détail de cette facture. S’ouvre alors, le masque de saisie de votre facture.
Cette fenêtre vous permet de visualiser uniquement votre facture.
• Vous ne pouvez pas modifier les éléments. Cependant vous pouvez les imprimer. Pour ce faire, cliquez
sur le commande Imprimer cette facture.
• Le menu contextuel vous permet aussi de relancer le client en retard de paiement.
• Sélectionnez pour cela la commande Relancer le client par courrier.
• Vous obtenez la fenêtre Aperçu avant impression de la lettre de relance. A ce stade, Ciel Compta
Evolution vous propose d’incrémenter ou non le niveau de relance de la facture.
• Depuis cette fenêtre vous pouvez imprimer votre lettre de relance ou l’envoyer par e-mail à votre
client.
Etats § Relances clients.
‰
Modification d’une tâche
Il est possible de modifier ou d’effacer les tâches existantes. Le principe de la modification est le même
qu’en création de tâche.
• Sélectionnez la tâche à modifier
• Cliquez sur le bouton droit de la souris, choisissez dans le menu CONTEXTUEL la commande
Modifier cette tâche et apportez les modifications nécessaires.
Faites apparaître le menu
contextuel en cliquant sur le
bouton droit de votre souris.
134 •
Traitements et éditions
La commande tâche terminée permet d’indiquer que l’action est achevée. En cliquant sur cette option, la
tâche disparaît de la liste.
• Pour fermer la fenêtre de Rappels, cliquez sur le bouton [Quitter].
• 135
Partie 6
Les éditions et les états fiscaux
‰
La déclaration TVA
2 ETATS - commande DECLARATION DE TVA
Ae - d
Ciel Compta pour Windows vous permet d’éditer un état de TVA. Vous travaillez sur un document à
l'écran strictement identique au document papier. (déclaration agrée par le Ministère des Finances sous la
référence : EA202.03/203.831)
−
Saisissez la période sous la forme : JJ/MM/AAAA (01/01/2004 par exemple).
−
Précisez si vous voulez prendre en compte les écritures du brouillard et/ou les écritures en simulation.
−
En choisissant la touche Suivant, vous avez la possibilité de compléter les cases de régularisations
(acompte dû en décembre, régularisations,…)
Ciel Compta vous propose ensuite et uniquement si vous avez sélectionner dans les paramètres
comptables « La gestion des clôtures journaux »
-
de valider les écritures jusqu’à la période choisie
-
de clôturer les journaux
Ciel Compta vérifie et le cas échéant édite les contrôles de cohérence de la déclaration
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Paramétrage de la déclaration de TVA.
136 •
Traitements et éditions
Module de sécurité lors de l’édition de la déclaration de TVA
Etats - commande Déclaration de TVA
Lors de l’élaboration de la déclaration de TVA, dans la première étape, Ciel Compta propose un nouveau
checkbox « Validation de la déclaration ». Si celui-ci est coché et après un message de confirmation, tous
les journaux et toutes les écritures jusqu’à la date de fin de la déclaration de TVA seront validés.
Si ce checkbox n’est pas coché, la mention « DOCUMENT PROVISOIRE » apparaîtra dans la zone du nom
du déclarant, la première ligne de l’adresse et le n° de TVA. (uniquement en Premium)
Pour que cette fonction soit accessible, il faut que dans le menu « Dossier – Préférences – Préférences
comptables » l’option « Gestion des clôtures Journaux » soit coché.
OD de TVA automatique
Etats - commande Déclaration de TVA
Lors de l’édition de la déclaration de TVA, après avoir consulter le résultat à l’écran, le programme
propose une dernière étape. Un écran permet de générer automatiquement une OD de TVA. Cette OD
permet de solder les comptes de TVA pour la période de déclaration (comptes 411, 451, 498).
‰ Listing TVA
2 ETATS - commande LISTING TVA
Ae - i
Cet état permet l'édition du listing TVA annuel à rentrer pour le 31 mars de chaque année. Seuls les
clients assujettis à la TVA et dont le chiffre d'affaires est supérieur à 123.95 Euros seront repris dans ce
listing.
La fiche client doit ainsi comporter deux critères précis, à savoir : le code pays doit être égal à BE (pour
Belgique) et le N° de TVA doit être complété ou blanc mais différent de N.A. ou NA (Non Assujetti). Le
listing TVA peut être édité sur disquettes aux normes requises par l'administration.
‰ Listing intracommunautaire
2 ETATS - commande LISTING INTRACOMMUNAUTAIRE
Ae - s
ATTENTION: pour pouvoir sortir ce listing correctement, il faut impérativement que le code pays de votre
dossier (Menu Dossier - Modifier) soit égal à BE. Si vous avez omis de remplir cette zone l'ensemble des
clients belges seront également repris dans ce listing. Cette restriction permet de faire la distinction entre
les utilisateurs Belges, Français, Luxembourgeois et Hollandais où sont également commercialisées les
produits CIEL.
Seuls les clients étrangers faisant partie de la C.E.E. et assujetti à la TVA seront repris dans ce listing.
• 137
Partie 6
Le code TVA « INCO » déterminera si le client doit être repris ou non dans le listing intracommunautaire.
La fiche client doit quant à elle comporter deux critères précis, à savoir :
- le code pays doit être égal à un code pays de la C.E.E. (UK pour Grande Bretagne)
- le n° de TVA doit être complété ou blanc mais différent de N.A. (Non Assujetti).
Les différents codes pays CEE admis pour l'élaboration du listing sont les suivants:
LU, FR, NL, DE, DK, ES, EL, IE, IR, IT, PT, UK, GB, SE, FI, AT, UN, XX
Certains codes tels que GB/UK peuvent faire double emploi mais préviennent d'erreurs éventuelles. Si
vous hésitez sur un code pays, vous pouvez également utiliser les codes UN (Unknown) ou XX.
‰ Le Grand-livre
2 ETATS - commande GRAND-LIVRE
Ae - g
Choisissez tout d'abord le type de Grand-livre à imprimer.
Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types proposés.
Global
Dans l’édition globale, les clients et fournisseurs ne seront pas édités en détail, mais en étant centralisés
sur un seul numéro de compte, celui mentionné en paramétrage comme étant la racine client ou radical
(400) et fournisseur (440). Le logiciel affichera une ligne globale de débit et une ligne globale de crédit,
par journal et par mois.
De la même façon, vous pouvez opérer des centralisations d’édition sur d’autres racines de comptes. Bien
entendu, toutes ces centralisations n’affectent que la présentation de l’édition. Vous avez accès aux
racines préparamétrées au menu DOSSIER, commande Modifier, icône Racines de comptes.
Ainsi par exemple, vous pouvez choisir 401 (racine des comptes clients douteux) en racine de
centralisation d’édition : si vous avez un compte avec racine 40x pour chaque type de client, le Grandlivre global ne vous donnera pas le détail mais uniquement une centralisation sur la racine.
Partiel
D'un compte à un autre (plages de comptes) ou d'une classe (ou sous-classe, avec radical de deux
caractères contre un pour une classe) à une autre classe (ou sous-classe).
Pour un journal
Cette édition filtre les écritures figurant au Grand-livre, en n’affichant que celles passées sur le journal
déterminé. Vous pouvez ne sélectionner qu'en partie les comptes.
Série de comptes
Sélectionnez l'option Série de comptes et cliquez sur le bouton [Série] pour obtenir la fenêtre de
paramétrage des comptes. Ainsi, vous obtiendrez exclusivement le Grand-livre des comptes que vous
avez indiqués.
Client
Edition de tous les comptes dont le radical est indiqué en racine de compte clients (paramétré au menu
138 •
Traitements et éditions
DOSSIER, commande MODIFIER, icône Racines de comptes).
Fournisseur
Edition de tous les comptes dont le radical est indiqué en racine de compte fournisseur (paramétré au
menu DOSSIER, commande MODIFIER, icône Racines de comptes).
Pour chaque édition du Grand-Livre, le logiciel vous propose d’inclure ou non les comptes soldés, les
écritures lettrées, les écritures en brouillard, en simulation, uniquement les écritures lettrées.
Vous pouvez également obtenir l'affichage des cumuls antérieurs, des sous-classes, des soldes par
période, de centraliser ou non les comptes en fonction des racines d’édition.
Pour déterminer qu'un compte est soldé, le logiciel prend en compte toutes les écritures et pas seulement
celles comprises dans la période indiquée pour l'édition.
‰ La Balance
2 ETATS - commande BALANCE
Ae - b
Cette commande permet d'obtenir l'édition des balances générales, clients, fournisseurs ou encore des
racines de TVA.
Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types d'édition proposés :
• clients
• fournisseurs
• pour une classe
• pour un journal
• globale
• partielle : de compte à compte ou de sous-classe à sous-classe ou d'une classe à une classe.
• simplifiée (uniquement avec des totaux de sous-classes (radicaux de trois chiffres)).
Dans cette édition, les reports à nouveau, inclus dans les chiffres comptables, sont extraits et
présentés dans une colonne séparée, de façon à ce que les colonnes "cumul débit" et "cumul crédit"
ne totalisent que les mouvements de l’exercice. Il faut pour cela que les écritures de report à nouveau
aient été saisies dans le journal de report à nouveau, indiqué au menu DOSSIER, commande MODIFIER,
icône Valeurs par défaut.
‰ Les Journaux
2 ETATS - commande JOURNAUX
Ae - j
Cette commande permet d'imprimer les écritures du ou des journaux de votre choix avec ou sans les
écritures en brouillard.
Le logiciel vous demande le code journal.
Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types d'édition proposés.
• 139
Partie 6
Journal centralisateur
C’est une édition de contrôle qui
paraphé.
vous permet
de sortir des cumuls à reporter au journal côté et
Journal centralisateur par mois/journal
Dans cette édition, les critères sont classés d’abord mois par mois, puis, à l’intérieur de chaque mois, sont
affichés les totaux mensuels des journaux.
Journal centralisateur par journal/mois
Ce journal centralisateur va éditer, pour chaque journal, et pour chaque mois de la période demandée, le
total des écritures débit et le total des écritures crédit en excluant les écritures au brouillard.
‰ Les états budgétaires et analytiques
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous avez à votre disposition une série d'états
vous permettant d'établir les statistiques et résultats basés sur les codes analytiques affectés au cours de
l'exercice.
Etat budgétaire
2 ETATS - commande BUDGETAIRE/ANALYTIQUE - ETAT BUDGETAIRE
Ae - u - b
Vous pouvez sélectionner les types suivants.
Budgétaire global
Pour chaque code budgétaire inclus dans l’édition demandée, le logiciel va calculer :
• le montant budgété,
• le montant réalisé,
• le montant de l’écart,
• le pourcentage d’écart par rapport au budget.
Les débits sont traduits en chiffres positifs, les crédits en chiffres négatifs.
En conséquence, pensez à affecter dans la base budgétaire et analytique, les budgets de ventes avec des
chiffres négatifs.
Le logiciel calcule des sous-totaux sur le radical du code budgétaire (premier caractère du code) ce qui
permet des regroupements.
Budgétaire partiel
Précisez l'intervalle des codes à prendre en compte (du code XX au code XX, du mois MM/AA au mois
MM/AA).
Grand-livre Analytique
2 ETATS - commande BUDGETAIRE/ANALYTIQUE - GRAND-LIVRE ANALYTIQUE
Ae - u - g
140 •
Traitements et éditions
Analytique Grand-livre global
Cette édition inclut tous les codes budgétaires analytiques de date à date. Ces deux éditions sont
similaires à celles du Grand-livre de la comptabilité générale mais sont classées, en priorité, par code
analytique et budgétaire avant le sous-critère de tri : compte de comptabilité générale.
Analytique Grand-livre partiel
Cet état prend en compte l'intervalle des codes analytiques.
Balance Analytique
2 ETATS - commande BUDGETAIRE/ANALYTIQUE - BALANCE ANALYTIQUE
Ae - u - b
Contrairement au Grand-livre, vous n’obtenez pas, pour la balance le détail des écritures, mais
uniquement des cumuls et soldes, par code analytique et compte de comptabilité générale.
Echéancier et balance âgée
2 ETATS - commande BUDGETAIRE/ANALYTIQUE - ECHEANCIER / BALANCE
Ae - u - e ou l
Ces deux éditions ne sont utiles que pour les entreprises qui affectent des codes analytiques aux écritures
concernant leurs clients et fournisseurs.
Cela s'avère intéressant dans le cas d’une entreprise possédant plusieurs secteurs d’activité bien distincts
et voulant connaître la part qui revient à chacun de ces secteurs dans les montants exigibles clients et
fournisseurs.
Etat Analytique
2 ETATS - commande BUDGETAIRE/ANALYTIQUE - ETAT ANALYTIQUE
Ae - u - t
Cet état est une balance qui vous informe, pour chaque compte de la comptabilité générale, du total
affecté à ce compte par code analytique.
‰ Fiches 281.50 / 325.50 (uniquement en version Evolution)
Relevés 281.50
Génère un état agréé par l'Administration (référence Cab/14.944). Cet état sera généré sur base
d'éléments précis. Il est ainsi impératif :
1.
que soit retranscrit manuellement dans le champ « 281.50 » de la ligne d'écriture (en regard du
compte général de la classe 6), une lettre H (=Honoraires), F (=Frais), A (=Avantages) et C
(=Commissions). Cette lettre déterminera la case dans laquelle sera imputé le montant adéquat.
Toute autre lettre lettre insrite dans cette case sera considérée comme « Commissions ».
2.
que la case "325.50" dans la fiche du compte comptable (p.ex : 440SAGE) soit activée (mettre
une croix si le fournisseur fait l'objet d'une fiche de commission 281.50)
3.
que le code fournisseur commence par "44".
• 141
Partie 6
4.
que la préparation finale de l’état ait été effectuée via le TOOLBOX
Préparation
281.50/325.50 (cette opération met à jour des champs complémentaires obligatoires à
l’élaboration des fiches)
Le cumul de ces éléments permet la génération automatique des fiches 281.50.
Attention : si un fournisseur fournit des prestations et de la marchandise, il est possible de ne reprendre
sur les fiches que les commissions. Il suffit pour cela dans le cas d'achat de marchandises de ne pas
remplir la zone « 281.50 ».
Relevés 325.50
Suite logique et obligatoire des relevés 281.50
‰ Déclaration Intrastat (uniquement en version Evolution)
2 ETATS - commande DECLARATION INTRASTAT
Cette commande permet d'imprimer le listing Intrastat. Pour cela vous devez suivre la procédure suivant :
−
−
−
Via le menu Options – Configuration, vous allez paramétré les valeurs par défaut (destination, transport,
transaction, masse nette et unité supplémentaire), ainsi que le tableau d’équivalence.
Puis vous lancez le traitement en cliquant sur l’icône
.
Maintenant il ne vous reste plus qua compléter les données du déclarant, du tiers déclarant (si nécessaire)
et la n° d’entreprise du tiers.
142 •
Traitements et éditions
Les éditions liées au suivi de gestion clients / fournisseurs
‰ La Balance Agée
2 ETATS - commande BALANCE AGEE
Ae - l
Cette édition permet de surveiller l'ancienneté de vos écritures clients et fournisseurs non soldées.
• en fonction de la date d'échéance,
• ou en fonction de la date d'écriture.
En fonction de la date d'échéance
A partir du mois que vous indiquez, le logiciel sélectionne toutes les écritures non lettrées dont la date
d'échéance est égale ou supérieure au mois que vous avez indiqué. L'affichage présente les 4 mois qui
suivent le mois indiqué. Une colonne globalise les montants dont les échéances sont situées au delà, et
enfin une colonne totale regroupant, pour chaque tiers, le total général par mois d'échéance.
Cette édition vous permet :
• des prévisions de trésorerie,
• la surveillance des échéances.
En fonction de la date d'écriture
Le logiciel va sélectionner toutes les écritures non lettrées (clients ou fournisseurs) dont la date d'écriture
est égale ou antérieure à une date que vous indiquez.
‰ Echéancier
2 ETATS - commande ECHEANCIER
Ae - e
Cette commande permet d'obtenir l'édition des encaissements et décaissements clients et fournisseurs.
ª Assurez-vous, auparavant, que le lettrage a été effectué.
−
Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types proposés.
• Tiers débiteurs,
• Tiers créditeurs,
• Tous les tiers,
• Pour un compte,
• Global.
Seules les écritures ayant une date d'échéance seront prises en compte. L'édition de l'échéancier liste les
écritures classées par date d'échéance, avec des sous-totaux par mois. Les écritures affichées sont des
écritures non lettrées c'est-à-dire considérées comme non soldées.
• 143
Partie 6
‰ Encours clients
2 ETATS - commande ENCOURS VENTES
Ae - e
La zone Encours autorisé des fiches Tiers du Plan Comptable, vous permet de définir l'encours maximum
que vous autorisez à chacun de vos clients.
En fonction des encours définis dans la base Tiers, l'état Encours clients permet de contrôler la position
des encours de :
• tous vos clients : sélectionnez la zone Global dans la partie Type,
• d'une partie de vos clients : choisissez le type Partiel puis indiquez l'intervalle des comptes concernés
sur la partie Comptes,
• d'une sélection de clients : il s'agit alors du type Série de comptes.
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Gérer automatiquement les encours en saisie.
−
Cliquez sur le bouton [Série] et entrez les comptes concernés en appuyant sur [Entrée] pour activer la
ligne.
Vous pouvez inclure les écritures en brouillard et en simulation en cochant les zones concernées.
Si aucune de ces zones n'est cochée, le logiciel ne prendra en compte que les écritures validées.
−
Cochez la zone Inclure uniquement les clients ayant dépassé l'encours autorisé si vous voulez obtenir les
clients dont l'encours maximal (déclaré dans le Plan Comptable) a été atteint ou dépassé (à l'édition,
l'écart apparaîtra sur la colonne Dépassement en valeur).
−
Décochez cette zone pour obtenir, en plus, les clients n'ayant pas dépassé l'encours autorisé.
L'option Inclure les clients ayant un encours autorisé nul permet de joindre à l'édition les clients pour
lesquels il n'y a pas d'encours notifié (zone encours autorisé non renseignée dans le Plan Comptable).
L'édition obtenue comporte les colonnes suivantes :
•
Encours actuel : indique le solde des écritures du compte dont la date d'écriture est comprise dans la
période indiquée.
•
Retard de paiement : montant total des factures échues mais non réglées.
•
Encours autorisé
•
Dépassement en valeur : correspond à la différence entre l'encours actuel et l'encours autorisé.
: reprise du montant indiqué dans la fiche Tiers sur la zone Encours autorisé.
‰ Relance clients
2 ETATS - commande Relances - RELANCES CLIENTS
Ae - r
Cette option permet d’éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Bien entendu,
l’utilisation de cette option n’est optimisée que si vous remplissez, lors de la saisie de vos écritures, la
zone Date d’échéance.
ª Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les
factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel.
144 •
Traitements et éditions
Ainsi, les factures réellement réglées mais dont les écritures n’ont pas été lettrées apparaîtront dans les
relances. A l’inverse, les factures réglées et dont les écritures ont été lettrées n’apparaîtront pas dans les
relances.
Le logiciel vous demande tout d’abord : Relance pour les factures non réglées et échues au / /
La relance sera éditée pour tous les clients ayant des factures qui n’ont pas été lettrées et dont l’échéance
est située avant la date indiquée, ou non renseignée.
−
Précisez ensuite le compte du client à relancer.
Vous définissez le seuil de relance par rapport à un montant minimal ou par rapport à l'encours client
autorisé.
Si vous choisissez cette dernière option, le logiciel éditera les lettres de relance comportant le montant
des factures non réglées au dessus de l'encours autorisé paramétré dans la base Plan Comptable.
Trois modèles de lettre de relance sont préparamétrés Relance 1, 2 et relance 3.
Cliquez sur les flèches pour afficher chaque modèle.
Dans Ciel Compta Premium pour Windows
−
Vous pouvez créer d’autres modèles en saisissant le nom du modèle dans la zone Lettres types puis en
saisissant les textes de l’en-tête et du pied de page.
−
Confirmez la création de votre modèle en cliquant sur le bouton [Mise à jour].
−
Le bouton [Effacer] supprime le modèle et donc le texte correspondant sur lequel est positionné le
curseur.
−
Cliquez sur le bouton [Ecran] pour prévisualiser vos relances ou bien lancez directement l’édition en
cliquant sur le bouton [Imprimante].
ª Pour l’impression du nom et de l’adresse du client, le logiciel utilise les informations saisies dans le
Plan Comptable (menu BASES, commande PLAN COMPTABLE, onglet Tiers).
ª
Pour utiliser la notion de niveau de rappel, veuillez vous référer aux états produits par le
générateur d’états
Dans Ciel Compta Evolution pour Windows
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des modèles via le menu « Etats – commande Relances –
Paramétrage des relances ».
−
Pour créer d’autres modèles, vous cliquez sur le bouton [Créer] et puis vous saisissez un code et un
intitulé.
−
Vous allez maintenant spécifier la langue dans laquelle vous allez introduire le modèle. Cette option est
utilisée pour l’édition de la lettre de relance.
−
Dans la zone Lettre saisissez les textes de l’en-tête et du pied de page.
−
Confirmez la création de votre modèle en cliquant sur le bouton [Valider].
• 145
Partie 6
Les lettres de relance sont éditées en fonction du code langue du destinataire. Si le code langue n’a pas
été mis à jour, la lettre de relance sera éditée dans la langue d’installation du programme soit dans ce cas
en français très probablement.
Une zone Niveau de rappel permet lorsqu’elle est cochée d’incrémenter chaque facture impayée (non
lettrée plus précisément) d’une unité de sorte à permettre à l’utilisateur d’envoyer automatiquement des
rappels de type différents aux « mauvais payeurs ». Cette opération automatique ne peut se faire :
1) que si au préalable la zone « Niveau de rappels » a été cochée et l’impression à l’écran activée ;
2) que via le menu « Etats – Générateur d’états – Rappels Niveau 1 / Rappel+intérêts+indemnités /…. ».
Nous vous invitons à tester les différents niveaux mais vous suggérons en priorité l’utilisation de
l’état : « Relevé de comptes détaillé (FR/NL) »
La zone « Niveau de rappels » si utilisée intempestivement pourra être remise à zéro via le menu « Etats
– Relances – Niveau de rappels ».
‰ Mailing
2 ETATS - commande MAILING
Ae - m
Cette option permet de composer des lettres en vue de l'édition de mailings.
−
Indiquez la période de création des comptes.
−
Précisez, ensuite, la racine de compte incluant les comptes pour lesquels le courrier est destiné.
Vous pouvez créer à volonté plusieurs modèles en saisissant le nom du modèle dans la zone Lettres types
puis en tapant les textes dans la zone En-tête.
−
Confirmez la création de votre modèle en cliquant sur le bouton [Mise à jour].
ª Pour l’impression du nom et de l’adresse du client, le logiciel utilise les informations que vous avez
saisies dans la base Plan Comptable, onglet Tiers.
‰ Virements
2 ETATS - commande VIREMENTS
Ae - v
Cette option permet d'éditer la liste des virements à remettre en banque sous format papier ou via Isabel.
Cette option va vous permettre en fait de générer les paiements automatiques aux fournisseurs sur base
de critères distincts.
Global
Reprend l'entièreté des comptes déclarés "Lettrables" au niveau du plan comptable et pour lesquelles les
écritures ne sont pas lettrées.
146 •
Traitements et éditions
Partiel
D'un compte à un autre (plages de comptes)
Regroupement
Regroupe les différents paiements relatifs à un même fournisseur en un seul.
Sous déduction des notes de crédits
Les notes de crédit seront déduites de la (ou des) dernière(s) facture(s) ou encore du montant global si
la zone "Regroupement" a été activée.
‰ Etats annexes (uniquement en version Evolution)
2 ETATS - commande ETATS ANNEXES
CA fournisseurs
Donne la liste de tous les fournisseurs avec le pourcentage de leur chiffre d’affaire par rapport au total du
chiffre d’affaire des fournisseurs, ainsi que chiffre d’affaire hors TVA et montant de TVA pour chaque
fournisseur.
Il et nécessaire au préalable de faire un Recalcul des Cumuls, si l’on désire obtenir les derniers chiffres.
Palmarès CA clients
Donne la liste de tous les clients avec leur chiffre d’affaire réalisé en commencent par le meilleur client.
Vous retrouvé également dans ce tableau le chiffre d’affaire ventilé par mois.
Il et nécessaire au préalable de faire un Recalcul des Cumuls, si l’on désire obtenir les derniers chiffres.
Graphique 60-79
Il permet de générer automatiquement et directement un compte de résultat détaillé par compte.
• 147
Partie 6
Les états secondaires
2 ETATS - commande GENERATEUR D’ETATS
Ae - t
Le générateur d’états comporte de nombreux états prédéfinis. Les états secondaires sont des états
complémentaires aux états de base. Les nouveaux états repris dans cette rubrique sont généralement
complets et détaillés.
Chaque état est repris dans une catégorie distincte qui peut être appelée via « l’ascenseur » en regard du
« Groupe d’états ».
Tous les états font appels à des fichiers distincts (seuls ou associés à d’autres) en fonction de leur besoin
(fichier des écritures, des comptes, des codes analytique,…).
‰
Visualiser un état à l’écran
−
Dans la liste prédéfinie, sélectionnez l'état à visualiser.
−
Cliquez sur le bouton [Ecran].
−
Suivant l'état sélectionné, renseignez les critères demandés (exemple : intervalle de dates).
Imprimer un état à partir du générateur
‰ Lancer l’édition
−
A partir de la fenêtre Liste des états prédéfinis, sélectionnez l'état à éditer puis appuyez sur le bouton
[Imprimer].
−
Vous devez renseigner certaines valeurs selon l'état que vous souhaitez obtenir ; ces valeurs peuvent
concerner l'intervalle de dates dans le cas, par exemple, de l'état prédéfini "grand-livre échéances" ou
encore les N° de comptes clients ou fournisseurs s'il s'agit du modèle "Liste des tiers".
‰
Les facturiers
Plusieurs types d'édition sont proposés. Nous vous invitons à parcourir ces différentes présentations et
choisir celles qui conviendront le mieux à vos besoins.
Facturier des achats : détaille l'ensemble des factures d'entrée par case TVA (81/82/83)
Facturier des achats - rapide : détaille l'ensemble des factures d'entrée par case TVA (81/82/83) mais
sans affichage de cadre - édition rapide pour imprimante matricielle.
Facturier des crédits sur achats : détaille l'ensemble des notes de crédit sur achats.
148 •
Traitements et éditions
Facturier entrées TVA : regroupe sur une ligne, par facture, sans reprendre le détail des comptes
généraux utilisés.
Facturier des ventes : détaille l'ensemble des factures de sortie par taux de TVA
Facturier des ventes - rapide : détaille l'ensemble des factures de sortie par taux de TVA mais sans
affichage de cadre - édition rapide pour imprimante matricielle.
Facturier des crédits sur ventes : détaille l'ensemble des notes de crédit sur ventes
Facturier sortie TVA : regroupe sur une ligne, par facture, sans reprendre le détail des comptes
généraux utilisés.
Facturier "Editions chaînées" : permet l'édition en une seule fois de tous les journaux sur base d'une
fourchette de date. Si cette édition présente un gain de temps non négligeable elle a toutefois le
désavantage d'avoir une présentation identique pour tous les journaux et ne peut donc de cette façon
détailler de manière précise les achats ou ventes par type d'acquisition ou taux de TVA. Les totaux par
journal seront effectués sur base de la fourchette de date. Toutefois, une centralisation par grille et case
TVA est toujours effectuée en fin de journal quel qu'il soit.
Financiers / OD : permet l'édition des journaux dont les écritures ont été saisies via les journaux
financiers ou opérations diverses. Ces écritures sont triées par numéro de pièce et par date.
Attention: certains états font appel à des racines de compte précis (racines "44" ou "40", "411", "451",
"498"...). Il est ainsi possible qu'en fonction de cas particuliers ou exceptions certains montants ou
certaines cases ne soient pas remplies. Nous vous invitons à prendre contact avec nos services aux fins
de contrôle et modifications éventuelles à apporter aux paramétrages ou aux états.
Fichiers appelés: LIGN - COMPTES
L'édition de ces facturiers présente deux avantages essentiels :
- édition compacte avec ventilation des cases TVA et autres de la déclaration TVA
- un total centralisateur par taux de TVA et par cases.
Le programme vous demande le code du journal en fonction du type de facturier choisi.
Entrez ensuite une fourchette de date (période sur laquelle ont été saisies les écritures du journal). Les
dates peuvent être enregistrées en une fois, sans espace et sans /. Pour passer à l'encodage de la date
de fin, choisissez Suivant ou Enter.
• 149
Partie 6
En fin de document, vous trouverez les centralisateurs TVA.
‰
Balances
Complémentairement aux balances éditées dans le menu "Editions - Balances", il est également possible
de générer dans les "Etats Secondaires", deux nouveaux types de balance.
Balance comptes généraux : permet d'éditer une variante de la balance existante dans le menu
"Editions - Balances".
Balance comptes généraux mois : permet d'éditer une variante de la balance existante dans le menu
"Editions - Balances" pour un mois bien précis.
Fichiers appelés : COMPTES – TIERS
Attention : ces éditions étant basées sur le fichier principal "Comptes", il est impératif qu'une
"Réindexation" et un "Recalcul des cumuls" soit effectuée avant cette opération (Menu "Utilitaires –
Réindexation et Menu Utilitaires - Recalcul des cumuls).
‰
Bilans
Bilan actif détaillé / Bilan passif détaillé : calculé sur base du fichier "LIGN" et du fichier
"COMPTES", il permet de générer automatiquement et directement un bilan actif détaillé par compte.
Toutefois, il est obligatoire que tous les comptes aient été préalablement complétés de leur type "Bilan"
(Actif, Passif, Résultat) - Menu Fichiers - Plan comptable (2ème onglet) et que le bilan BNB a été généré
– Menu Etats - Bilan.
150 •
Traitements et éditions
Fichiers appelés : LIGN - COMPTES
Bilan actif simplifié / Bilan passif simplifié : calculé sur base du fichier "LIGN" et du fichier
"COMPTES", il permet de générer automatiquement et directement un bilan simplifié.
Fichiers appelés : LIGN - COMPTES
Bilan de synthèse : cet état donne un aperçu résumé (par classe) du résultat de la période choisie.
Fichier appelé : LIGN – COMPTES
Compte d'exploitation : présente les résultats sous la forme d'un compte d'exploitation détaillé
Fichiers appelés : LIGN - COMPTES
Compte de résultats : présente les résultats sous la forme d'un compte de résultat détaillé.
Fichier appelé : LIGN
Compte de résultats analytique : présente les résultats analytique sous la forme d'un compte de
résultat détaillé.
‰
Divers
Budgets comptes généraux : cet état génère un comparatif entre les montants budgétés et ceux
réalisés. Il y aura donc lieu au préalable de créer ses budgets au niveau des comptes du plan comptable
(Menu Fichiers - Plan Comptable / F12 Budgets).
La mise à jour des cumuls (Menu Utilitaires - Recalcul des cumuls) doit obligatoirement être effectuée
pour pouvoir disposer des éléments corrects.
Fichiers appelés : COMPTESM - COMPTES
Calcul marge bénéficiaire: cet état permet de préparer le calcul de la TVA sur les opérations réalisées
relatives aux véhicules d'occasion. Plusieurs procédures spécifiques doivent être suivies : création d'un
journal d'achat et de vente commençant par la même racine (par exemple MB) et utilisation d'un numéro
de pointage identique pour les véhicules achetés et vendus. Cette similitude au niveau du numéro de
pointage permettra un regroupement.
Fichiers appelés : LIGN - COMPTES
• 151
Partie 6
Incohérence période - date d'écriture : détaille les écritures dont la date (le mois extrait du champs
DREL) est différent de celui de la période (champs DECR)
Fichiers appelés : LIGN - DECR
Contrôle différence sur lettrage : le programme autorisant un utilisateur à "forcer" un lettrage sur un
compte (donc à générer une différence entre le lettrage effectué sur le débit d'un compte par rapport à
son crédit), l'état généré via cette fonction va détailler toutes les écritures lettrées par compte et par
code lettrage et y indiquer le cas échéant les différences constatées.
Fichiers appelés : LIGN - COMPTES
‰
Fiscal
Calcul versements anticipés : calcule l'impôt de manière simplifiée (classe 7 - classe 6 + Dépenses
Non admises) ainsi que les versements anticipés. Les utilisateurs des versions fiduciaires Ciel Evolution
pourront modifiés cet état afin de répondre aux besoins précis de leurs clients.
Fichiers appelés : LIGN - COMPTES
Relevés 281.50 : génère un état agréé par l'Administration (référence Cab/14.944). Cet état sera
généré sur base d'éléments précis. Il est ainsi impératif :
1.
que soit retranscrit manuellement dans le champ « 281.50 » de la ligne d'écriture (en regard du
compte général de la classe 6), une lettre H (=Honoraires), F (=Frais), A (=Avantages) et C
(=Commissions). Cette lettre déterminera la case dans laquelle sera imputé le montant adéquat.
Toute autre lettre lettre insrite dans cette case sera considérée comme « Commissions ».
2.
que la case "325.50" dans la fiche du compte comptable (p.ex : 440SAGE) soit activée (mettre
une croix si le fournisseur fait l'objet d'une fiche de commission 281.50)
3.
que le code fournisseur commence par "44".
4.
que la préparation finale de l’état ait été effectuée via le TOOLBOX - Préparation 281.50 325.50 (cette opération met à jour des champs complémentaires obligatoires à l’élaboration des
fiches)
Le cumul de ces éléments permet la génération automatique des fiches 281.50.
Attention : si un fournisseur fournit des prestations et de la marchandise, il est possible de ne reprendre
sur les fiches que les commissions. Il suffit pour cela dans le cas d'achat de marchandises de ne pas
remplir la zone « 281.50 ».
Relevés 325.50 : suite logique et obligatoire des relevés 281.50
Fichier appelé : LIGN – TIERS
152 •
Traitements et éditions
Adresses commissions : liste avec les adresses des bénéficiaires de commissions et honoraires versés.
Dépenses non admises : liste des dépenses non admises.
Liste commissions : liste des bénéficiaires et des montants de commissions versés.
‰
TVA
Contrôle Grille TVA / Plan comptable : cet état permet de contrôler les paramètres instaurés dans
les comptes du plan comptable et relatifs aux grilles 81 (Marchandises et matières premières), 82 (Biens
et services divers) et 83 (Investissements). Sur base de divers contrôles, une liste des incohérences
constatées sera éditée. Ces informations peuvent être modifiées automatiquement via la TOOLBOX –
Nature Type 81-82-83.
Fichier appelé : COMPTES
Cases détaillées : ces 2 états détaillent tous les montants mettant à jour la déclaration TVA.
Concordance TVA : permet d’établir automatiquement la concordance TVA sur base des écritures
imputées dans les différents journaux justifiant le cas échéant les différences constatées.
Cases 81-82-83 : cet état détaille tous les montants mettant à jour les cases 81-82-83 de la déclaration
de TVA.
Contrôle TVA : cet état détaille tous les montants mettant à jour la déclaration TVA au niveau des
achats, OD et Financiers.
‰
Les échéanciers
Echéanciers Clients / Echéanciers Fournisseurs : reprend de manière plus détaillée les différentes
factures ouvertes (donc non lettrées) par client ou fournisseur
Fichier appelé : LIGN - COMPTES – TIERS
‰
Les grands-livres
Grand-livre en devises: variante de l'édition générée via la menu Edition - Grand-Livre.
Fichier appelé : LIGN - COMPTES
• 153
Partie 6
Grand-livre clients créditeurs : détaille tous les comptes clients dont le solde est créditeur (notes de
crédit, montants trop payés,...)
Fichier appelé : LIGN – COMPTES
Grand-livre clients > à 500 € : détaille tous les comptes clients dont le solde est supérieur à 500 €.
Fichier appelé : LIGN – COMPTES
‰
Les listes
Les 4 listes définies ci-dessous serviront le cas échéant d'état pouvant être annexé à votre bilan,
détaillant ainsi les montants repris précisément dans les comptes d'actif et de passif.
Liste clients créditeurs : édite la liste de tous les comptes clients dont le solde est créditeur (notes de
crédit, montants trop payés,...). Cet état ne peut être généré que si le Recalcul des cumuls a été
effectuée au préalable.
Liste clients débiteurs : édite la liste de tous les comptes clients dont le solde est uniquement
débiteur. Cet état ne peut être généré que si le Recalcul des cumuls a été effectuée au préalable.
Liste fournisseurs débiteurs : édite la liste de tous les comptes fournisseur dont le solde est créditeur
(notes de crédit, montants trop payés,...). Cet état ne peut être généré que si le Recalcul des cumuls a
été effectuée au préalable.
Liste fournisseurs créditeurs : édite la liste de tous les comptes fournisseurs dont le solde est
uniquement créditeur. Cet état ne peut être généré que si le Recalcul des cumuls a été effectuée au
préalable.
Fichier appelé : COMPTES
Liste clients N° de TVA inconnus : édite la liste de tous les clients dont le numéro de TVA n'a pas été
enregistré dans la fiche du tiers. Cette édition servira de base à la mise à jour des numéros de TVA
indispensables pour le listing TVA annuel à remettre pour le 31 mars.
Fichier appelé : COMPTES
Liste des clients / Liste des fournisseurs / Liste des comptes / Liste des tiers : génèrent des
listes plus conviviales et détaillées différemment de celles que vous pouvez créer via le plan comptable.
Fichier appelé : COMPTES
154 •
Traitements et éditions
Liste chiffre d’affaire mensuel : édite la liste de tous les comptes avec le cumul du chiffre d’affaire
pour chaque mois de l’année.
Liste factures achats échues / Liste factures ventes échues : liste comportant toutes les factures
échues avant une date précise.
‰
Les rappels
Les rappels ci-après représentent une variante des rappels pouvant être édités dans le menu Editions Rappels. De façon à ce que les rappels édités tiennent compte le cas échéant du nombre de rappels déjà
envoyés aux clients, il est impératif au préalable de cocher la case "Niveau de Rappel" et de visualiser
ensuite à l'écran dans le menu "Etats - Rappels", les relevés de compte clients qui pourront finalement
être imprimés via les Etats Secondaires.
Le principe d'édition des rappels est le suivant:
1.
Aller dans le menu "Etats - Rappel"
2.
Cocher la zone "Niveau de Rappel"
3.
Editer à l'écran l'ensemble des rappels
4.
Sortir du menu et aller dans le Générateur d’états
5.
Suivre la procédure ci-après en fonction de vos besoins :
a)
Pour les rappels Niveau 1 ainsi que les rappels Niveau 2, ne seront édités que les factures
impayées relatives à un client dont le niveau de rappel est égal à celui inscrit dans la boîte
de dialogue.
Ex1: un client "ABCD SA" a une facture échue au 31/12/99 et n'a à ce jour encore fait l'objet
d'aucun rappel. Utilisez le relevé rappel 1.
Ex2 : un client "XYZ SPRL" a déjà reçu un précédent rappel mais a acquis des marchandises
auprès de votre société entre-temps. Ces dernières marchandises n'ont pas encore fait
l'objet d'un rappel mais le programme a imputé dans une zone distincte cachée de la fiche
du client un chiffre 2 déterminant le rappel le plus ancien encore impayé (1er rappel + celui
d'aujourd'hui mis à jour via la fonction "Niveau de Rappel"). Dans ce cas précis, si on édite
un rappel Niveau 2 pour lequel, on répond à la question "Niveau de rappel ?" : 2, le
programme n'éditera que les factures impayées relatives à ce client et ne prendra pas en
compte les factures du client "ABCD SA". Par contre, si vous souhaitez éditer un rappel
identique et global pour ces deux clients à la fois, nous vous invitons à choisir l'état "RELEVE
COMPTE DETAILLE (FR/NL)" qui ne tient compte nullement des niveaux de rappel.
b)
Pour les rappels Niveau 3, le programme éditera toutes les factures impayées relatives à un
client dont le niveau de rappel est supérieur ou égal à celui inscrit dans la boîte de dialogue.
Attention : les codes langues doivent être respectés scrupuleusement. Si un code langue est inexistant
dans la fiche client, il ne pourra pas être pris en compte lors des éditions. Nous avons prévu à cet effet
une édition bilingue où le code langue n'est pas pris en compte.
• 155
Partie 6
Rappels niveau 1 : génère un premier rappel en EURO uniquement.
Rappels intérêts : génère un rappel en EURO augmenté des intérêts calculés sur base des dates
d'échéance et d'un taux déterminé par l'utilisateur.
Rappels intérêts et indemnités en EURO / en devises : génère un rappel en EURO ou en devises
augmenté des intérêts et des indemnités conventionnelles calculés sur base des dates d'échéance et d'un
taux déterminé par l'utilisateur.
Fichier appelé : LIGN - COMPTES - TIERS
Liste clients niveau rappel : édite la liste de tous les clients ayant des factures impayé avec le niveau
de rappel de la fiche tiers dans le plan comptable et le solde impayé.
156 •
Partie 7
Editions et opérations de fin d’année
Le Bilan – Compte de Résultat
Les Soldes Intermédiaires de Gestion
Les opérations de fin d’année
La clôture – réouverture de l’exercie
Top clôture
Partie 7
Le Bilan - Compte de Résultat
2 ETATS - commande ACTIF-PASSIF
Ae - i
‰
Le paramétrage des codes BNB
Le paramétrage du bilan est effectué via le menu « Etats - Actif-Passif - Paramétrage ». Tous les
comptes relatifs aux états requis ont été préalablement paramétrés mais peuvent être modifiés par
l’utilisateur si nécessaire. La première colonne détermine la racine des comptes qui seront centralisés
dans les rubriques appropriées du bilan (seconde colonne) en fonction de leur signe (troisième colonne).
158 •
Editions et opérations de fin d'année
‰
Lien avec le programme de comptes annuels First
2 ETATS - commande COMPTES ANNUELS BNB
Ciel a négocié un contrat de collaboration avec la société Intersentia, fournisseur du logiciel d’édition des
comptes annuels FIRST.
Ciel a décidé d’interfacer son logiciel Ciel Comptabilité avec le logiciel First, la référence en matière
d’édition des comptes annuels. Pour plus d’info : www.intersentia.be.
Quels sont les fonctionnalités de First ?
−
Vous pouvez rapidement et d’une manière efficace créer et déposer sur papier ou sur disquette les
comptes annuels d’une ou plusieurs sociétés.
−
Vous pouvez introduire autant de comptes annuels que vous le désirez.
−
Vous pouvez élaborer votre compte annuel aussi bien d’une manière simplifiée que complète.
−
Lors de contrôles, vous recevez un aperçu précis des erreurs.
−
Vous pouvez diviser les montants par milliers ou arrondir en unités en un seul clic.
Pour commander le logiciel de comptes annuels First au prix de 199 € HTVA, vous pouvez prendre contact
avec notre service commercial au +32.2.346.55.07.
‰
Bilan détaillé
Bilan
Il permet de générer automatiquement et directement un bilan actif et passif détaillé par compte, ainsi
qu’un compte de résultat. Toutefois, il est obligatoire que tous les comptes aient été préalablement
complétés de leur type "Bilan" (Actif, Passif, Résultat) - Menu Fichiers - Plan comptable (2ème onglet) et
que le bilan BNB a été généré – Menu Etats – Actif-Passif.
Résultat comparatif
Il permet de générer automatiquement et directement un compte de résultat détaillé par compte.
• 159
Partie 7
Les Soldes Intermédiaires de Gestion
2 ETATS - commande SOLDES INTERMEDIAIRES DE GESTION
Ae - s
Cette commande permet d'élaborer les documents fiscaux qui seront joints au Bilan, à partir des données
provenant des feuillets fiscaux du dossier ou de regroupements de comptes de la balance.
En plus des feuillets fiscaux, vous disposez de l'état S.I.G. prédéfini dans Ciel Compta.
Vous pouvez également établir vos propres S.I.G. pour des besoins internes.
‰ Création d’un état
La zone Etats reprend les initiales des tableaux existants que vous créez à l’aide du bouton [Nouveau].
Les désignations constituent le titre à l’édition.
ª Il est également possible de créer un état à partir d’un état existant (zone Créer d’après de la fenêtre
Nouvel état).
‰ Paramétrage des rubriques
Colonne Rubrique : Vous déterminez, sur cette colonne, les catégories qui composent l’état.
Colonne Code
: La colonne Code doit obligatoirement être remplie. Vous retrouvez ces codes dans
le calcul des rubriques de totalisation.
−
Pour ajouter une rubrique, placez le curseur en fin de liste puis appuyez sur la touche <Flèche bas> du
pavé numérique.
−
Pour insérer une rubrique, appuyez sur la touche <Insert> de votre clavier.
Colonne Type : Cette colonne sert à déterminer s’il s’agit d’un élément à regrouper ou d’une rubrique de
totalisation. Des symboles permettent de différencier rapidement le type des rubriques.
Les rubriques sont triées et éditées en fonction du code selon un tri alphanumérique.
Par conséquent, si vous souhaitez créer un état de Soldes Intermédiaires de Gestion d’environ 30
rubriques composées de codes numériques, vous devez les numéroter 001, 002,..., 030 et non pas 1,
2,..., 30.
Ce tri alphanumérique vous permet de créer de nouvelles rubriques pouvant être insérées facilement. En
effet, si vous avez créé 30 rubriques et que par la suite vous souhaitez en insérer une nouvelle entre la
rubrique 001 et 002, codifiez-la en 0011 ou 001A.
Afin que le tri des rubriques soit réactivé après l’insertion d’une nouvelle rubrique, vous devez fermer puis
ouvrir à nouveau la fenêtre de paramétrage.
160 •
Editions et opérations de fin d'année
Formules de calcul des rubriques
Les formules de calcul s’effectuent dans la partie inférieure de la fenêtre Définition des totalisations.
Formules de regroupement (rubrique de type R)
Vous disposez de plusieurs fonctions vous permettant de définir l’intervalle des comptes correspondant à
une rubrique.
Pour obtenir l’ensemble des fonctions de calcul :
−
cliquez sur le bouton droit de la souris dans la partie Définition des totalisations.
Les commandes sont les suivantes :
•
SOMME SOLDE : effectue la somme des soldes (débiteurs et créditeurs) des comptes de l’intervalle.
•
SOMME SOLDE DEBIT : effectue la somme des soldes des comptes débiteurs.
•
SOMME SOLDE CREDIT : effectue la somme des soldes des comptes créditeurs.
•
EXCLUS : permet d’exclure un compte ou x comptes.
•
COMPTES : permet d’obtenir la liste du Plan Comptable.
•
VERIFIER : effectue un contrôle de cohérence des formules définies.
Formules de totalisation (rubrique de type T)
Le code des rubriques est pris en référence pour effectuer les formules de totalisation.
ª Vous pouvez obtenir la liste des rubriques en cliquant sur le bouton droit de votre souris dans la zone
Définition des totalisations puis en sélectionnant Rubriques.
−
Lancez une édition avec les boutons [Ecran] ou [Fichier].
Vous pouvez choisir :
•
une édition simplifiée : ne comportant que le résultat pour chaque rubrique (sans sous-totaux),
•
avec détail des racines : affichage des sous-totaux. Exemple : production de l'exercice : total de
601* à 606*.
•
avec détail des comptes : affichage du résultat détaillé de chaque compte, en plus des sous-totaux
pour ces comptes.
• 161
Partie 7
Etats Excel (uniquement en version Evolution)
2 ETATS - commande ETATS EXCEL
Ae - s
Cette commande permet d’éditer des tableaux croisés sous Microsoft Excel. Le programme fourni les états
suivant par défaut :
•
Balance âgée
•
Balance mensuelle comparative par nature
•
Blance mensuelle comparative
•
Journal
•
Journal1
•
Niveaux analytiques
•
Tableau général
•
Tableau mensuel
•
TVA cases détaillées
Vous pouvez si vous le désiré créer autant de nouveaux tableaux croisés que vous le désiré sous Excel.
Attention
L’utilisation de cette commande est uniquement possible si vous avez Microsoft Excel 2003 d’installé sur
votre PC.
162 •
Editions et opérations de fin d'année
Les opérations de fin d'année
‰ Recommandations à observer avant la clôture
Nous vous conseillons vivement d'effectuer et de contrôler les points suivants avant de lancer l'opération
de clôture :
Sauvegardez les données de votre dossier
Avant de clôturer l’exercice, il est IMPERATIF de sauvegarder votre dossier sur disquettes ou autre
support. En l’absence de sauvegarde, aucune opération ne permettra de récupérer les écritures
antérieures à la clôture définitive.
Vérifiez le lettrage
En effet, les écritures non lettrées des comptes déclarés lettrables, seront reprises en détail à la
réouverture : ceci permet de récupérer en détail les écritures de facturation non encore soldées.
La vérification du lettrage peut être effectuée via le « Toolbox – Contrôle de différence de lettrage »
ª Si vous souhaitez obtenir une réouverture sous forme de soldes (une seule ligne par compte), vous
devez déclarer tous les comptes non lettrables avant de lancer la clôture. Cette opération pourrait
être effectuée en une opération via la fonction « Traitements – Travail sur une série de comptes » en
remplaçant tous les comptes déclarés lettrables par non lettrables (vice et versa)
Réindexez vos fichiers
La réindexation réorganise vos fichiers et optimise ainsi le temps de traitement de la clôture.
Editez le Compte de Résultat
Au cas où votre affectation de résultat n’aurait pas été réalisée, la clôture génère un mouvement
d'écritures soldant les comptes 6 (charges) et les comptes 7 (produits) pour la date de clôture que vous
choisissez via un compte paramétré dans les « Valeurs par défaut ».
N’oubliez pas d’éditer le(s) bilan, journaux, grands-livres, balances, journaux centralisateurs, etc.
Vérifiez l'intégrité des données
Le lancement de la commande INFORMATIONS-RESSOURCES au menu ? permet de vérifier la cohérence de vos
fichiers.
ª Si vous constatez des anomalies après avoir édité vos états, vous pouvez lancer la commande
REPARATION de ce menu.
Validez les écritures
La clôture ne s'effectue que si toutes les écritures dont la date est antérieure à la date de clôture sont
validées. Toutes les écritures en « Simulation » seront également effacées.
Si des écritures antérieures à la date de fin d'exercice sont dans le brouillard, vous ne pourrez pas lancer
la clôture. Vous devez donc procéder à la validation du brouillard.
• 163
Partie 7
‰ Les principes de la clôture
La fin d'exercice, opération traitée automatiquement par le logiciel, génère pour la date de clôture que
vous choisissez (par exemple : 31/12/2004), un mouvement d’écritures soldant les comptes de charges et
de produits et mouvemente également (si l’affectation du résultat n’a pas été faite) le compte de Résultat
(compte paramétré par défaut au menu Dossier, commande Modifier, icône Valeurs par défaut).
La clôture et la réouverture sont deux opérations s'effectuant l’une à la suite de l’autre.
La clôture - réouverture de l'exercice
Suite à la réouverture, les écritures sont reprises dans le mouvement de réouverture du journal
paramétré en tant que journal des A Nouveaux dans le menu DOSSIER, commande MODIFIER, icône
Valeurs par défaut.
L’opération de fin d'exercice a pour conséquences :
•
de supprimer toutes les écritures de l’exercice précédent,
•
de générer dans le journal des A Nouveaux un mouvement d’écritures de report à nouveau, pour tous
les comptes d’actif et de passif (comptes de la classe 1 à 5), suivant les classes indiquées en
paramétrage du dossier,
•
de changer automatiquement les dates d'exercice.
‰ La saisie sur deux exercices
Si vous n'avez pas clôturé un exercice (année N) et que vous avez entamé l'exercice suivant (année
N+1), il vous est possible de tenir à la fois la comptabilité de l'exercice en cours et du nouvel exercice.
En ce qui concerne le paramétrage des dates d'exercice, au menu DOSSIER, commande MODIFIER, icône
Dates d'exercice, vérifiez les dates du nouvel exercice (N+1) et entrez une période de saisie couvrant la
nouvelle année.
Pour les éditions concernant le nouvel exercice (si la clôture n'a pas été faite), il faut distinguer les
comptes de bilan (classes 1 à 5 du PCMN) des comptes de charges et produits (classes 6 et 7). En effet,
pour ces derniers, vous devez spécifier, en date d'édition, le premier jour du nouvel exercice (01/01/N+1
par exemple) jusqu'à une date de votre choix ; ceci afin de ne pas inclure, dans les comptes, les
montants afférents à l'exercice non clôturé (année N).
164 •
Editions et opérations de fin d'année
La clôture - réouverture de l'exercice
2 TRAITEMENTS – FIN D’EXERCICE - CLOTURE D'EXERCICE
At - fc
Une fois les recommandations de pré-clôture observées, vous pouvez lancer l'opération.
La clôture décompose les différents paramètres qu'il faut nécessairement contrôler, étape par étape.
Etape 1 : Vérification de la date de clôture
−
Commencez par valider la date de clôture de l’exercice. La date proposée par défaut est le jour qui suit la
fin d’exercice de l’année N renseignée dans les paramètres généraux.
Etape intermédiaire : Contrôle de l'existence des écritures non validées
Vous passerez par cette étape si le logiciel détecte que des écritures subsistent encore au brouillard ou en
simulation. Le logiciel vous signale alors que la clôture ne peut être effectuée et vous invite à suivre ses
instructions.
Si Ciel Compta pour Windows ne détecte aucune écriture en brouillard, vous passerez directement de
l’étape 1 à l’étape 2.
Etape 2 : Sauvegarde des données
En l’absence de sauvegarde des données, aucune opération ne permet de récupérer les écritures
antérieures à la clôture.
−
Si vous n’avez pas encore effectué de sauvegarde de vos données, cliquez sur le bouton [Sauvegarder] de
la fenêtre.
• 165
Partie 7
−
Vérifiez ensuite la qualité de votre sauvegarde en créant un nouveau dossier temporaire et en effectuant
une restauration
−
Procédez à la vérification des journaux, des comptes et des racines paramétrés par défaut. Si vous
constatez une anomalie, suivez les instructions affichées à l’écran.
Etape 3 : Vérification des comptes
Etape 4 : Lancement de la clôture
Il existe deux types de clôture : la clôture provisoire et la clôture définitive. La clôture provisoire peut être
répétée autant de fois que souhaitée. Les écritures de réouverture seront imputées en écriture de
simulation (tenez en compte éventuellement lors de vos éditions) et les historiques entièrement conservés
jusqu’à la clôture définitive. Cette opération ne comporte aucun risque.
A l’inverse, la clôture définitive, supprime les historiques et génère un mouvement de réouverture en
« brouillard ». Cette opération est irréversible et ne devrait être réalisée qu’après avoir effectué un backup.
166 •
Editions et opérations de fin d'année
L’assistant Top Clôture
2 TRAITEMENTS – FIN D’EXERCICE – TOP CLOTURE
At - fc
Cet assistant vous guide dans la préparation et la réalisation de la clôture, puis de la réouverture du
nouvel exercice.
Avant de clôturer l’exercice, il vous propose d’effectuer, dans l’ordre suggéré ci-dessous, les traitements
suivants :
•
•
•
•
•
•
•
•
Déclaration des comptes lettrables
Saisie des OD de fin d’exercice
Mise à jour des cumuls du plan comptable
Contrôle de l’intégrité de vos données
Validation des écritures (traitement obligatoire pour pouvoir clôturer)
Lettrage automatique
Editions définitives de l’exercice
Sauvegarde
Vous pouvez ensuite lancer la clôture/réouverture d’un nouvel exercice, puis éditer le journal des A
nouveaux.
1)
2)
Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer d’une étape à l’autre de l’assistant.
Cliquez sur les boutons [Lancer] correspondant aux traitements que vous souhaitez effectuer.
ª
3)
Les boutons d’aide situés à droite des boutons [Lancer] vous donnent les informations
spécifiques à chaque traitement.
Une fois les traitements effectués, cliquez sur le bouton [OK] pour fermer l’assistant.
• 167
Partie 8
Gestion des dossiers
La sauvegarde et la restauration des données
e-Sauvegarde
Gestion des dossiers
Informations techniques sur votre dossier
Historique des clôtures
Gérer les utilisateurs
Gestion des dossiers
La sauvegarde et la restauration des données
‰ La sauvegarde
2 UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE
Au - s
Cette procédure a pour but d’effectuer la sauvegarde des données vers une autre unité (disquette, disque
dur...). Cette opération est essentielle : une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de
micro-coupure) du logiciel en cours d’exécution, une suppression malencontreuse de données... peuvent
arriver à tout moment et vous faire perdre des jours ou des semaines de travail. Seule une sauvegarde
vous permet de récupérer les données.
Il est impératif de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données : chaque société doit avoir
son propre jeu de disquettes et il est également préférable d’utiliser deux jeux de disquettes par société :
•
un jeu pour la sauvegarde des jours pairs,
•
un jeu pour la sauvegarde des jours impairs.
La sauvegarde a pour effet de faire une copie, et non un transfert, des données du disque dur sur une ou
plusieurs disquettes, ce qui signifie qu’après sauvegarde, vos données figurent à la fois sur le disque dur
et sur les disquettes.
ª Le fait d’effectuer une sauvegarde n’oblige absolument pas à effectuer une restauration dès lors que
vous souhaitez réutiliser Ciel Compta pour Windows.
Procédure
−
Si vous effectuez la sauvegarde sur disquettes, munissez-vous au préalable du jeu de disquettes
nécessaire.
−
Ouvrez le dossier dont vous voulez sauvegarder les données.
−
Activez la commande SAUVEGARDE du menu UTILITAIRES.
S’ouvre la fenêtre Sauvegarde compressée.
−
Par défaut, il vous est proposé de sauvegarder le dossier sur le lecteur de disquettes nommé A:\.
Si le nom du lecteur de disquettes est différent ou encore si vous voulez sauvegarder les données sur un
autre disque ou support, modifiez les informations à la zone Nom. Vous pouvez aussi cliquer sur le
triangle de sélection, présenté en fin de zone, pour choisir le support. Vous pouvez modifier le nom
donné automatiquement par le programme tout en ayant soin toutefois de conserver l’extension AHC.
−
La zone Desc. (pour description) est renseignée par la date à laquelle est effectuée la sauvegarde, soit par
défaut la date du jour. Ces informations seront rappelées lors de la restauration du dossier. Vous pouvez
les modifier.
−
Validez les informations par [Ok] pour lancer la procédure.
• 169
Partie 8
Sauvegarde sur disquettes
−
Si vous effectuez la sauvegarde sur disquettes, Ciel Compta pour Windows présente alors un message
vous demandant d’insérer la première disquette dans le lecteur.
−
Insérez-la et confirmez par [Ok].
Si la disquette contient déjà des fichiers (de sauvegarde ou non), Ciel Compta le détecte et vous
propose les options suivantes :
[Répéter]
Si vous voulez conserver les données se trouvant sur la disquette, cette option vous
permet de changer la disquette insérée dans votre lecteur avant de relancer la
procédure.
[Effacer]
Toutes les données se trouvant sur la disquette seront effacées avant de sauvegarder les
données du dossier. Si plusieurs disquettes sont nécessaires, le logiciel vous en informe.
En fin de procédure, la fenêtre principale de l’application est de nouveau présentée.
[Annuler]
Dans ce cas, la procédure de sauvegarde est tout simplement annulée.
‰ La restauration
2 UTILITAIRES - commande RESTAURATION
Au - t
Cette procédure effectue la restauration des données de la société que vous préciserez (si vous avez
auparavant procédé à une sauvegarde).
Si vous avez sauvegardé vos données sur disquettes (lecteur A:\), insérez votre première disquette,
cliquez sur [Ok] et suivez les instructions indiquées par le logiciel.
170 •
Gestion des dossiers
e-Sauvegarde
Cette fonction permet de faire un backup sur un serveur Internet protégé.
‰ Création d’un site
2 Utilitaires – commande e-Sauvegarde – Créer le site
ƒ
ƒ
ƒ
Si vous ne disposez pas encore d’un site e-Sauvegarde, vous pouvez en créer un en cliquant sur la
commande [Créer le site].
L’écran suivant apparaît, dans lequel vous devez inscrire un code client et accepter les conditions
générales. Puis vous cliquez sur [Suivant].
Dans l’écran suivant vous indiquez un login et un mot de passe. Comme login l’on utilise l’adresse email.
• 171
Partie 8
ƒ
Puis vous recevez un message vous indiquant si la création du site est réussit et l’explorateur Internet
s’ouvre sur votre site e-Sauvegarde.
Via le
sur le
ƒ
ƒ
menu Utilitaires – e-Sauvegarde – Sauvegarder, vous pouvez faire une sauvegarde de vos données
site.
On vous demande de fermer la société.
Un écran apparaît qui montre un défilement de plusieurs dossiers, afin de les préparer pour les
sauvegarder.
Dans l’écran suivant qui apparaît vous pouvez indiquer un commentaire, voir même créer une archive
supplémentaire en indiquant le nom.
ƒ
ƒ
Maintenant un écran apparaît vous indiquant si la sauvegarde est réussit ou pas.
Maintenant vous pouvez via le menu Utilitaires – e-Sauvegarde – Accéder au site, vérifier si votre backup s’y trouve, ou si vous gérer plusieurs dossier, vérifier si un back-up existe pour ce dossier et quand il a été
fait.
172 •
Gestion des dossiers
ƒ
Comme code vous indiquez l’adresse e-mail utilisé pour créer le site.
‰ Restauration d’une sauvegarde
2 Utilitaires – commande e-Sauvegarde – Restaurer
ƒ
ƒ
Si par accident vous avez perdu certaines données, vous pouvez à partir de ce menu récupérer un
back-up du site.
Dans l’écran qui apparaît, vous pouvez choisir la sauvegarde que vous désirez récupérer en la
sélectionnant dans la liste. Puis vous cliquez sur l’icône avec la page et la flèche verte en haut à
gauche.
• 173
Partie 8
Gestion des dossiers
‰ Modifier les paramètres du dossier en cours
2 DOSSIER - commande
MODIFIER
Ad - m
La plupart des renseignements généraux, saisis lors de la création d'un dossier, peuvent être modifiés à
l'exception des paramètres suivants :
•
Le répertoire du dossier,
•
le nombre de décimales,
•
le nombre de décimales pour les devises,
•
le Plan Comptable,
•
le code et l'intitulé de l'Euro.
Vous accédez aux autres paramètres en cliquant sur les icônes situées dans la colonne de gauche.
‰ Dupliquer un dossier
2 DOSSIER - commande
DUPLIQUER
Ad - d
Une autre manière de créer un dossier consiste à récupérer le paramétrage d'un dossier existant.
Les bases (Plan Comptable, journaux, codes budgétaires, devises, codes TVA) ainsi que les états du
générateur sont dupliqués.
Vous ne pouvez activer cette fonction qu'après avoir fermé toutes les fenêtres de l'application.
−
Saisissez les coordonnées de votre nouveau dossier, comme vous le faites lors d'une création.
−
Pour récupérer également les écritures, cochez la zone Dupliquer avec écritures ; à cette condition, les
soldes seront également recopiés.
−
Cliquez sur [OK].
−
Confirmez la duplication à l'aide du bouton [Oui].
‰ La réindexation
2 UTILITAIRES - commande REINDEXATION
Au - r
Il est recommandé de procéder périodiquement à une réindexation. En effet, celle-ci réorganise vos
fichiers et permet de gagner du temps au niveau du traitement des opérations courantes. Après une mise
à zéro, il est impératif de lancer une réindexation (menu UTILITAIRES, commande REINDEXATION).
ª Si vos fichiers de données semblent désorganisés (désorganisation due à des arrêts intempestifs du
logiciel en cas de micro-coupure), lancez une réindexation.
174 •
Gestion des dossiers
‰ Mise à zéro de vos dossiers
2 UTILITAIRES - commande MISE A ZERO
Ad - m
Il est vivement conseillé d’interdire cette fonctionnalité à tous les utilisateurs, à l'exception de l'utilisateur
MANAGER pour lequel aucune restriction n'est possible. En effet, la mise à zéro effectue une remise à
zéro de toutes les écritures et de tous les cumuls. Bien évidemment, le logiciel vous demande deux
confirmations avant exécution.
−
Commencez par saisir votre mot de passe si vous en avez déclaré un.
La mise à zéro s'effectue via un assistant pour vous guider dans le choix des éléments à mettre à zéro.
Vous accédez à la fenêtre Choix du type de Mise à zéro.
Mise à zéro complète
−
Cochez l'option Complète si vous souhaitez supprimer l'intégralité des écritures.
−
Lancez l'opération en cliquant sur [Suivant] puis sur [Ok].
Mise à zéro sélective
−
Si vous voulez ne mettre à zéro qu'une partie des écritures, cochez la zone Avancée puis cliquez sur le
bouton [Suivant].
−
Précisez si vous souhaitez inclure les écritures validées, en brouillard, en simulation ou encore les écritures
d'abonnement.
−
Cliquez ensuite sur [Suivant].
Vous pouvez affiner le paramétrage de la mise à zéro de données avancées en précisant également :
•
le journal sur lequel les écritures vont être prises en compte ou encore pour tous les journaux,
•
l'intervalle de dates ou encore celui des mouvements concernés.
ª Si la mise à zéro comprend également les écritures d'abonnement, vous devez renseigner
obligatoirement les dates de début et de fin.
Pour les comptes non utilisés depuis une date
−
Si vous voulez ne mettre à zéro que les comptes et tiers qui n’ont pas été mouvementé depuis une
certaine date, cochez la zone Pour les comptes non utilisé depuis une date puis cliquez sur le bouton
[Suivant].
−
Précisez les classes pour lesquels vous souhaitez supprimer les comptes non utilisés, puis la date à partir
de laquelle vous désirez que ses comptes soient effacés. Vous pouvez en même temps demander au
programme de mettre une date dans le champ « date création » pour le cas où vous auriez des comptes
dont la date de création est vide.
−
Cliquez ensuite sur [Suivant] et puis sur [OK].
• 175
Partie 8
‰ Recalcul
Recalcul des cumuls
Utilitaires - commande - Recalculs - recalcul des cumuls
Au – a
Cette commande vous permet de recalculer automatiquement vos cumuls comptables.
• Cliquez sur le bouton [Ok] pour démarrer le traitement. L’opération s’effectue dans tous les comptes
concernés. Une fenêtre vous indique la fin de la mise à jour des cumuls.
Recalcul des écritures analytiques (uniquement valable pour la version Evolution)
Utilitaires - commande - Recalculs - recalcul des ecritures analytiques
Au – c
Cette commande vous permet de recalculer les répartitions analytiques à partir des lignes d'écritures.
Cette opération est irréversible, elle entraînera la perte de tous les montants saisis.
Recalcul des mensualisations (uniquement valable pour la version Evolution)
Utilitaires - commande - Recalculs - recalcul des mensualisations
Au – m
Cette commande permet de recalculer les budgets mensuels prévisionnels affectés aux codes
budgétaires. L'opération s'effectue rapidement.
Régularisation devises (uniquement valable pour la version Evolution)
Utilitaires - commande - Recalculs – régularisation devises
Au – m
Cette commande recalcul tous les débit et crédit de toutes les écritures en devises et cela jusqu’à une
date indiqué.
Attention !
Il est recommandé de faire une SAUVEGARDE de votre dossier avant d’utiliser cette commande
Cette commande a une influence sur la déclaration de TVA et le listing Intrastat.
176 •
Gestion des dossiers
Informations techniques sur votre dossier
‰ Journal des transactions
2 ? (Menu AIDE) - commande JOURNAL DES TRANSACTIONS
Cette option vous renseigne sur les opérations réalisées par les différents utilisateurs travaillant dans un
dossier de Ciel Compta.
Vous êtes informé sur l'utilisateur, la date, l'heure et l'opération effectuée.
‰ Ressources/Informations
Détection et réparation des fichiers endommagés
2 ? (MENU AIDE) - commande RESSOURCES/INFORMATIONS, TEST COMPTABLE
Plusieurs vérifications peuvent être effectuées sur les fichiers de votre comptabilité.
Attention !
Pour générer et visualiser le fichier Infos +, vous devez avoir installé Internet Explorer sur votre poste.
Vous disposez de deux niveaux de test répartis sur deux colonnes. Ces niveaux de test peuvent être
effectués indépendamment.
•
Les tests de niveau 1 contrôlent la structure des fichiers de l'application. Par exemple, le logiciel peut
détecter l'existence de doublons dans le Plan Comptable.
•
Les tests de niveau 2 correspondent au contenu de votre comptabilité. Les tests sont effectués
essentiellement sur les totaux débit et crédit des écritures.
−
Cochez la ou les options Test niveau 1 et Test niveau 2
−
Pour chaque niveau, vous pouvez choisir d'effectuer différents tests. Cochez les types de test proposés. Si
vous voulez prendre en compte l'ensemble des tests, cochez la zone Effectuer tous les tests énumérés cidessus.
−
Si vous souhaitez que le logiciel corrige les anomalies éventuellement détectées, cochez la zone Tentative
de correction. Dans le cas contraire, aucune correction ne sera reportée. Néanmoins, le logiciel vous
propose une simulation de correction.
−
Dans le cas où des corrections sont apportées aux fichiers, vous pouvez cocher la zone Détail des
enregistrements modifiés ou effacés afin de conserver une trace des fichiers initiaux.
−
Lancez l'opération en cliquant sur [Ok]. Le logiciel procède alors à la vérification des informations et
génère un fichier nommé Infos +. Ce fichier contient la liste des anomalies détectées par le logiciel.
−
Indiquez éventuellement un commentaire sur le fichier Info + généré puis cliquez sur [Ok].
• 177
Partie 8
Vérification des coordonnées
Si vous devez faire appel au Département Services dans le cadre d'un traitement de fichiers, vous pouvez
envoyer directement le fichier Infos + à Ciel, via Internet. Pour cela, vous devez renseigner vos
coordonnées et contrôler celles indiquées pour Ciel.
−
Saisissez les coordonnées de votre société en cliquant sur le bouton [Coordonnées] puis Mes
Coordonnées.
−
Vérifiez également les coordonnées de Ciel en cliquant sur le bouton [Coordonnées] puis Coordonnées
CIEL, tout particulièrement l'adresse e-mail sur laquelle seront réceptionnés les traitements de fichiers.
Par défaut, help@ciel.be.
Historique des réparations
−
Cliquez sur le bouton [Historique] pour consulter la liste des fichiers Infos + que vous avez générés.
−
Vous pouvez les visualiser en cliquant sur le bouton [Voir].
−
Ces fichiers peuvent être envoyés via Internet en cliquant sur le bouton [Envoyer].
−
Si vous voulez mettre à zéro intégralement l'historique, cliquez sur le bouton [Vider].
Visualisation globale des soldes
2 ? (MENU AIDE) - commande RESSOURCES/INFORMATIONS, ANALYSE
La liste présente, sous forme hiérarchique, les écritures effectuées, par mois et par journal, au cours des
différents exercices réalisés.
−
Pour visualiser le solde des écritures pour une année, pour un mois et un journal, double-cliquez sur la
ligne concernée. Vous obtenez les mois composant l'année.
−
Double-cliquez à nouveau sur le mois concerné pour obtenir les journaux s'y rapportant.
Les colonnes de la liste renseignent sur :
•
la Période/journal,
•
le Nombre de lignes d'écritures contenu par mois et par journal,
•
le Débit et le Crédit correspondant aux soldes cumulés.
Liste des fichiers ouverts
2 ? (MENU AIDE) - commande RESSOURCES/INFORMATIONS, FICHIERS OUVERTS
Lorsque vous effectuez une opération dans Ciel Compta, cette commande permet de consulter la liste des
fichiers DBF utilisés. Vous êtes informé sur le nom du fichier ainsi que le nombre de fois où il est utilisé.
178 •
Gestion des dossiers
Historique des clôtures
2 ? (MENU AIDE) - commande HISTORIQUE DES CLOTURES
Cette commande, du menu ? (MENU AIDE), vous permet de consulter, à partir de la société courante, tout
dossier ayant été clôturé ou basculé en euros dans le but, par exemple, d'imprimer des états, de vérifier
des écritures ou encore d'exporter le contenu du dossier vers l'extérieur.
Toutes les éditions sont possibles (des fichiers de base aux états).
Vous ne pouvez ni modifier, ni supprimer un élément comptable (comptes, journaux, écritures).
Les traitements sont également inaccessibles à ce niveau.
Vous avez la possibilité cependant de visualiser le lettrage manuel et le travail sur un compte.
Toutes les fonctions d'exportations sont autorisées. Vous pouvez ainsi faire parvenir :
•
La liste des écritures par la commande MULTICRITERES/EXPORTATIONS du menu TRAITEMENTS,
•
La balance par la commande EXPORTATION DE LA BALANCE du menu UTILITAIRES,
•
L'intégralité du dossier archivé vers :
•
votre expert comptable via la commande Relation expert, Export du menu Utilitaires
•
Un destinataire externe via votre messagerie en cliquant sur le bouton [Envoyer] de la fenêtre
Historique des clôtures.
Ouvrir un dossier clôturé
L'ouverture d'un dossier archivé s'effectue uniquement à partir de la société en cours en activant la
commande HISTORIQUE DES CLOTURES du menu ? (MENU AIDE).
−
Sélectionnez l'exercice concerné puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Vous pouvez alors procéder aux consultations, éditions et exportations de votre choix.
ª Si vous souhaitez travailler de nouveau sur les écritures du dossier archivé, une des solutions consiste
à dupliquer celui-ci dans un nouveau dossier.
−
Pour fermer un dossier clôturé, sélectionnez la commande FERMER L'ARCHIVE du menu DOSSIER.
• 179
Partie 8
Gérer les utilisateurs
2 DOSSIER - commande UTILISATEURS
Ad - u
Cette commande regroupe tous les utilisateurs déjà créés ainsi que l'utilisateur MANAGER. Elle vous
permet d'effectuer les opérations suivantes.
Créer et affecter des profils d'accès aux commandes du logiciel
Chaque utilisateur peut se voir attribuer des droits d'accès sur certaines commandes d'un dossier. Créer
des profils vous évitera de redéfinir les droits d'accès pour chaque utilisateur.
L'affectation des profils aux utilisateurs vous apporte un niveau de sécurité d'utilisation, en terme de
confidentialité et de protection des données. Cette commande n'est accessible qu'en mode MANAGER.
Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur
Un utilisateur peut se voir interdire l’accès à un ou plusieurs dossiers.
Attribuer un mot de passe à chaque utilisateur
Chaque utilisateur peut ainsi posséder son propre mot de passe. Notez néanmoins que cette affectation
n'est pas obligatoire.
‰ Créer et affecter des profils d'accès
Vous pouvez définir des profils d'accès aux commandes de l'application et les affecter ensuite aux
utilisateurs concernés.
Attention !
Dans le cadre d'une mise à jour sur une version antérieure à la version 4, les accès aux commandes des
différents utilisateurs devront être reparamétrés en utilisant la fonction profils (suite à une mise à jour, les
utilisateurs ont par défaut, tous les droits d'accès aux fonctions). Si vous aviez plusieurs utilisateurs ayant
les mêmes accès fonctionnels, il suffit de ne créer qu'un seul profil puis de l'attribuer aux utilisateurs
concernés.
Création d'un profil
−
Pour créer un profil, appuyez sur le bouton [Gestion des profils].
−
Cliquez sur le bouton [Nouveau].
−
Saisissez le nom du profil sur la ligne qui s'insère puis sa description.
180 •
Gestion des dossiers
La fenêtre vous permettant d'autoriser ou d'interdire l'accès aux commandes est représentée sous forme
de liste hiérarchique distinguant les menus principaux des commandes. Vous pouvez ainsi poser des
interdictions :
•
Sur une (ou plusieurs) commande(s) d'un menu,
•
Sur l'accès complet du menu principal.
Pour interdire l'ensemble des commandes d'un menu
−
Décochez, tout simplement, la case située à gauche du menu concerné.
Pour interdire une (ou plusieurs) commande(s) d'un menu.
−
Pour visualiser les options concernées du menu principal, cliquez sur le symbole situé juste devant le
menu.
−
Décochez la case qui correspond à la commande dont vous souhaitez interdire l'accès.
−
Enregistrez le nouveau profil en appuyant sur [Ok].
Affecter un profil à un utilisateur
Créer l'utilisateur
−
Créez l'utilisateur en cliquant sur le bouton [Créer].
−
Saisissez le nom de l'utilisateur. Le logiciel est livré avec un utilisateur déjà créé, intitulé MANAGER. Vous
ne pouvez pas le supprimer.
−
Complétez les zones Nom, Prénom, Poste et éventuellement Téléphone.
−
Cliquez sur [Valider] pour confirmer l'enregistrement du nouvel utilisateur.
• 181
Partie 8
Affecter un profil
L'ensemble des profils créés apparaît sous forme de liste déroulante dans la partie Profil de la fenêtre
Fichier des utilisateurs.
−
Sélectionnez le profil concerné puis cliquez sur le bouton [Valider].
‰ Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur
Cette commande du fichier des utilisateurs permet d'interdire l'accès d'un dossier à un utilisateur.
−
Dans la fenêtre Fichiers des utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur concerné.
−
En appuyant sur le bouton [Accès aux Sociétés], vous accédez à la liste des dossiers créés afin de définir
ceux auxquels a droit l'utilisateur.
Par défaut, l'utilisateur accède au dossier dans lequel il a été créé ainsi qu'au dossier Exemple.
Le signe
est présent sur la colonne Accès, en face de chaque dossier.
Pour interdire l'accès à un dossier, placez le curseur sur la ligne concernée. Un double-clic dans la colonne
Accès efface le signe, par conséquent l'autorisation.
ª Un utilisateur peut accéder à plusieurs dossiers.
−
Une fois les accès définis, cliquez sur [Quitter].
‰ Attribuer un mot de passe
Vous indiquez votre mot de passe sur la zone Nouveau mot de passe. Pour que ce mot de passe soit
enregistré, il vous est demandé de le taper une seconde fois sur la zone Confirmation du nouveau mot de
passe.
182 •
•
Cliquer sur [Annuler] abandonnera toute modification du mot de passe et conservera l'ancien.
•
Cliquer sur [Ok] vérifiera que vous avez bien saisi deux fois le nouveau mot de passe ; si ce n'est pas
le cas, l'ancien mot de passe sera restauré.
Gestion des dossiers
Lors du paramétrage du mot de passe, les lettres que vous tapez n'apparaissent pas à l'écran par mesure
de sécurité. Elles sont remplacées par des dièses.
• 183
Partie 9
Traitements annexes
Sauvegarde des modèles de plan comptable
Exporter de la balance
Exporter vers Ciel Tableaux de bord
Le toolbox
Représentation graphique
Relation expert
Import paramétrable
Les commandes du menu Internet
Désinstaller l’application
Traitements annexes
Sauvegarde des modèles de Plan Comptable
2 UTILITAIRES - commande EXPORTER LE PLAN COMPTABLE COMME MODELE
La saisie des ventes et crédits sur ventes Au - u
Cette commande permet de sauvegarder le plan comptable, utilisé dans la société en cours, dans le but
de le réutiliser pour d'autres dossiers que vous créerez ultérieurement. Vous éviterez ainsi de saisir à
nouveau les comptes.
−
Nommez le plan comptable sur la zone Nom du modèle.
Simultanément, il est possible de récupérer tout ou partie des fichiers suivants :
•
Les journaux.,
•
Codes budgétaires et analytiques,
•
Table des taux de T.V.A (compte TVA avec désignation du type)
•
Les devises.
−
Sélectionnez celui (ou ceux) que vous souhaitez ajouter à la copie du plan comptable.
−
Pour procéder à l'enregistrement, cliquez sur [OK]. Le plan comptable sauvegardé apparaît dans la partie
Liste des modèles utilisateurs.
Les enregistrements du plan comptable, en tant que modèles, sont illimités. Vous pouvez les supprimer
par le bouton [Effacer].
• 185
Partie 9
Exporter la balance
2 UTILITAIRES - commande EXPORTATION – EXPORTATION DE LA BALANCE
Au - x - b
Cette option vous permet d’exporter une Balance contenant des écritures vers un autre logiciel tel que par
exemple, Accon.
Indiquez le nom du répertoire (ou chemin d’accès) du fichier qui va contenir les données.
−
Vous pouvez préciser les options suivantes :
de compte à compte (consultation du plan comptable par les icônes),
•
inclure les écritures du brouillard, en simulation, les comptes soldés ou le détail Client/Fournisseurs.
•
−
Indiquez enfin la période qui doit être comprise dans la période de saisie indiquée au menu DOSSIER,
commande MODIFIER, icône Dates d'exercice. Si vous ne précisez aucune date, c’est la période d’exercice
qui sera considérée par défaut.
L'extension du fichier export peut être de type .DBF (DBase) ou .TXT (ASCII). Cochez la zone
correspondante.
Pour toute exportation vers Excel, nous vous conseillons d’utiliser le format .DBF, format reconnu
automatiquement par Excel.
Si vous gérez un dossier en euros, vous avez le choix entre deux formats d'exportation, soit les données
sont exportées en euros, cochez dans ce cas la zone Nouveau format (export dans la monnaie de tenue),
soit elles sont exportées en francs, cochez alors Ancien format (export en francs).
186 •
Traitements annexes
Exporter les données comptables vers Ciel Tableaux de bord
‰ Introduction
L'application Ciel Tableaux de bord pour Windows est destinée à établir des analyses financières et à
gérer des échéanciers prévisionnels à partir des données provenant de Ciel Compta pour Windows.
Pour ce faire, vous devez procéder à l'exportation des données de Ciel Compta. Ces données seront
ensuite exploitées dans Ciel Tableaux de bord.
Si vous souhaitez obtenir des informations sur Ciel Tableaux de bord pour Windows, vous pouvez
consulter le site Ciel à l'adresse http://www.ciel.be.
‰ Procédure d'exportation dans Ciel Compta pour Windows
ª Avant de procéder à l'exportation des écritures comptables dans Ciel Compta, il est préférable :
•
•
d'installer l'application Ciel Tableaux de bord pour Windows,
de créer, dans Ciel Tableaux de bord, le dossier qui contiendra les données
récupérées.
L'ensemble des écritures comptables enregistrées en brouillard, en simulation ou validées, peuvent être
exportées vers Ciel Tableaux de bord. Le fichier d'exportation créé est un fichier de type DBF. Il reprend
intégralement les données telles qu'elles se présentent dans la liste des écritures de Ciel Compta (N° de
mouvement, compte, intitulé, journal, date, etc.).
−
Activez la commande EXPORTATION vers Ciel Tableaux de bord du menu UTILITAIRES.
Ciel Compta propose automatiquement le chemin d'accès sur lequel Ciel Tableaux de bord a été installé
ainsi que la liste des sociétés qu'il contient.
−
Vérifiez le chemin d’exportation et sélectionnez la société destinée à recevoir les écritures comptables.
−
Cliquez sur [Suivant].
Dans la fenêtre qui s'affiche sont répertoriés l'ensemble des fichiers exportés à partir du dossier.
A ce stade, vous pouvez cocher la zone Mise à jour de l'historique pour que le fichier s'ajoute à la suite
des autres fichiers exportés. Si vous ne cochez pas cette zone, l'historique du fichier exporté ne sera pas
conservé.
−
Saisissez éventuellement, dans la zone Commentaire, le résumé du fichier d'export.
Le bouton [Effacer tout] supprime tous les fichiers de l'historique.
−
Cliquez sur [Ok] pour lancer la procédure.
Si l'application Ciel Tableaux de bord pour Windows n'est pas installée sur le même disque que Ciel
Compta pour Windows, vous pouvez, dans ce cas, exporter les données comptables directement sur une
disquette.
Rubrique d'aide "Export vers Ciel Tableaux de bord".
• 187
Partie 9
Le Toolbox
2 UTILITAIRES - commande TOOLBOX
Au - u
Cette "Boîte à outil" dispose d'utilitaires divers destinés à faciliter différentes actions détaillées ciaprès.
ATTENTION: ces différentes fonctions touchent irrémédiablement aux bases de données
et une fois exécutées, sont irréversibles. Il est vivement conseillé de faire un back-up des
fichiers avant chaque opération.
−
La langue et les couleurs peuvent être paramétrées dans l’onglet Préférences du Toolbox
−
L’explication des boutons de la barre d’outils est la suivante :
1)
2)
3)
4)
5)
Sauvetage du contenu des grilles
Mise à jour du contenu des grilles
Analyse et affichage du nombre de compte dans chaque catégorie
Complète les grilles et mise à jour des tables
Liste les comptes non mis à jour
‰ Inverser les libellés de compte
Les utilisateurs souhaitant enregistrer leur comptabilité sur base du plan comptable en français mais dont
les éditions doivent se faire par exemple en néerlandais peuvent via cette fonction inverser les libellés 1
et 2 de la fiche du compte. Cette opération peut être répétée à souhait.
‰ Nature Actif – Passif - Résultat
La mise à jour automatique des champs Actif, Passif et Résultat de la fiche du plan comptable (2ème
onglet) peut être réalisée via cette fonction et ce sur base des éléments prédéfinis (mais modifiables)
dans la table ci-après :
188 •
Traitements annexes
ATTENTION : cette fonction ne se contente pas de mettre à jour les champs manquants ou vides mais
efface et remplace tous ceux déjà mis à jour.
Après chaque changement opéré dans les grilles, n'oubliez pas de sauver l'information en cliquant sur
l'icône représentant une disquette (en haut à gauche de l'écran)
Cette fonction est obligatoire pour certaines éditions faites via « Etats – Générateur d’états », à savoir par
exemple : « Bilan Actif Détaillé », « Bilan Passif Détaillé » et « Compte de Résultat »
‰ Nature type 81 – 82 - 83
La mise à jour automatique du champ "Grille TVA" de la fiche du plan comptable (1er onglet) peut être
réalisée via cette fonction et ce sur base des éléments prédéfinis (mais modifiables) dans la table.
ATTENTION : cette fonction ne se contente pas de mettre à jour les champs manquants ou vides mais
efface et remplace tous ceux déjà mis à jour.
Après chaque changement opéré dans les grilles, n'oubliez pas de sauver l'information en cliquant sur
l'icône représentant une disquette (en haut à gauche de l'écran)
• 189
Partie 9
‰ Mise à jour des codes nature
La mise à jour automatique du champ "Nature" de la fiche du plan comptable (2ème onglet) peut être
réalisée via cette fonction et ce sur base des éléments prédéfinis (mais modifiables).
‰ Mise à jour des codes classement
La mise à jour automatique du champ "Classement" de la fiche du plan comptable (2ème onglet) peut
être réalisée via cette fonction et ce sur base des éléments prédéfinis (mais modifiables).
ATTENTION : ces fonctions ne se contentent pas de mettre à jour les champs manquants ou vides mais
effacent et remplacent tous ceux déjà mis à jour.
Après chaque changement opéré dans les grilles, n'oubliez pas de sauver l'information en cliquant sur
l'icône représentant une disquette (en haut à gauche de l'écran).
‰ Contrôle caisse
L'utilisateur peut vérifier à n'importe quel moment si un journal de caisse (ou autre financier) ne devient
pas créditeur faisant ainsi apparaître d'éventuelles erreurs d’enregistrement.
‰ Transfert des immobilisations
Cette fonction permet à l'utilisateur de procéder à un transfert automatique de tous les immobilisés acquis
durant l'exercice vers le programme CIEL IMMOBILISATIONS. Seuls les comptes étant déclarés avec la
valeur « I » (Investissement) dans leur fiche du plan comptable seront repris lors du transfert. La
majorité des champs relatifs à la fiche des immobilisés sera proposée automatiquement (et modifiables),
les autres champs pouvant être complétés manuellement.
Cette opération ne mettra à jour qu’une seule fois des immobilisés concernés (une fonction interne
renseigne au programme si le transfert a déjà été effectué ou non). Un fichier d’importation est généré et
doit être récupéré dans le programme des immobilisés (ne pas omettre dans ce programme de faire dès
lors une réindexation).
‰ Contrôle de différence de lettrage
La possibilité étant donnée à l'utilisateur de "forcer" (lettrage manuel) le lettrage sur un compte, cette
fonction du "Toolbox" a pour effet de détecter les différences de lettrage par compte et de les délettrer
automatiquement. La zone "Analyse" permet comme son nom l'indique de visualiser ces différences sans
y apporter quelques modifications que ce soit.
En état appelé « Contrôle Diff. s/lettrage » générer via « Etats – Générateur d’états » vous permet de
visualiser l’ensemble des écritures lettrées, triées par numéro de compte. Cet état renseigne également
toutes les différences constatées au niveau du lettrage et permet également de corriger
automatiquement les différences rencontrées.
Attention : la fonction de régularisation de lettrage abusif se retrouve également dans « ? – Ressources
Informations – Réparation » (Test niveau 2).
190 •
Traitements annexes
Ces outils gardent leur importance avant toute opération de "Clôture/Réouverture" annuelle où ne sont
repris en réouverture que les écritures non lettrées.
‰ Outils de vérification
Cette option regroupe les fonctions suivantes :
Mouvements dupliqués
Cet outil vérifie dans la table des mouvements si un numéro de mouvement ne se retrouve pas deux fois.
Si un mouvement en double est trouvé, le traitement corrige la table des lignes et des mouvements en
réassignant un numéro de mouvement correspondant au dernier numéro de mouvement de la
comptabilité incrémenté de 1.
Liste des types d’écritures
Permet d’avoir un aperçu des écritures étant en Brouillard / Validées / Attente de validation / Simulation,
et si nécessaire de changer les écritures de type.
Mise à jour DREL
Recherche les lignes/mouvements dont la date DREL (date écriture) n’est pas renseignée (vide). Si on
choisi la mise à jour, il va recopier pour ces lignes la date de l’écriture dans la date DREL.
Cohérence Débit-Crédit
Permet de vérifier pour toute la société si les montants Débit/Crédit des lignes et des mouvements sont
bien égaux.
Deux types d’analyse peuvent être effectués :
•
•
Les lignes puis les mouvements (traitement rapide).
Vérification si le total des mouvements correspond bien au total des lignes des mouvements
(traitement long).
Cohérence DREL-DECR
Cet outil donne la liste des écritures dont la DREL (date réelle) n’est pas égale à la DECR (date écriture).
Niveaux de rappel
Outil qui permet de changer le champ NIVR (niveau de rappel) de la table des tiers ou de la table des
lignes par un autre niveau de rappel.
p.ex. : change le niveau de rappel 1 par 2
Mise à jour TVA -> Numéro d’entreprise
Permet d’ajouter BE ou 0 devant tous les numéro de TVA belges des tiers.
Vérification numéros d’entreprises
Contrôle la validité des numéros d’entreprise et affiche la liste de tous les numéros d’entreprise invalide.
• 191
Partie 9
‰ Multi-Back-up
Permet de faire en traitement batch une sauvegarde d’une sélection ou de tous vos dossiers comptables.
‰ Séquence sur n° de pièce
Vérifie s’il y a une rupture ou non sur le numéro de pièce ou si le numéro de pièce existe 2 fois dans un
journal bien précis.
192 •
Traitements annexes
Représentation graphique
2 UTILITAIRES - commande GRAPHIQUES
Au - g
A partir de cette commande, vous pouvez obtenir la représentation graphique de toutes vos écritures.
Critères de sélection
Définir le type de graphique
Trois types de graphiques sont disponibles :
•
Le type Evolution d'un compte concerne un compte ou un ensemble de comptes ayant la même
racine. Pour cette seconde possibilité, entrez la racine (c'est-à-dire les x premiers chiffres du numéro
de compte communs à l'ensemble des comptes à visualiser, par exemple 40).
•
Le graphique Répartition Charges/Produit tient compte du paramétrage de la classe charges
(classe 6) et de la classe produits (classe 7) indiqué lors de la création de votre dossier (menu
DOSSIER, commande MODIFIER, icône Racines de compte).
•
La répartition d'une classe : par classe, nous entendons, ici, racine. Ainsi, pour obtenir la
répartition des comptes clients, entrez la racine 400.
Période de visualisation
Vous pouvez obtenir la visualisation graphique pour :
• l'exercice (sur 12 mois).
• L'exercice N+1 (exercice suivant sur 12 mois).
• La période de saisie déclarée lors de la création (ou modification) du paramétrage de votre dossier.
• Une période personnalisée pour laquelle vous définissez un intervalle de dates.
Options à intégrer
Vous pouvez obtenir le graphique pour les écritures en simulation, en brouillard et/ou validées.
L'option Forcer le calcul permet de recalculer les cumuls et les soldes de chaque compte.
Si vous avez effectué des modifications depuis la dernière visualisation graphique, cochez cette zone
avant de lancer une autre visualisation graphique.
Visualisation et impression des graphiques
−
Après avoir procédé au paramétrage des données du graphique, cliquez sur [Ok].
−
Pour en modifier l'orientation, appuyez sur la touche <Ctrl> de votre clavier ; tout en la conservant
enfoncée, cliquez sur le bouton gauche de la souris et faites-la glisser jusqu'à l'orientation voulue.
• 193
Partie 9
Relation expert
Les icônes présentées dans le groupe Relation expert de la barre de navigation ou les commandes
disponibles dans le sous-menu RELATION EXPERT du menu UTILITAIRES sont destinées aux échanges
d'écritures avec votre expert-comptable.
Il peut s'agir de votre expert mais aussi d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec
lequel vous êtes amené à échanger des informations.
Vous pourrez ainsi :
•
créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient enregistrées en
brouillard ou validées,
•
récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient.
ª Que les écritures soient saisies en euros ou en devises, elles sont toujours exportées avec des
montants en euros.
‰ Saisir les coordonnées de votre expert comptable
2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT – COORDONNEES
Au - r
−
Renseignez les coordonnées de l'expert comptable.
−
Afin d'échanger les écritures comptables, via votre e-mail ou Internet, vous devez déclarer dans Ciel
Compta quelle est l'application utilisée. Elle doit être préalablement installée sur votre ordinateur.
−
Cliquez sur le triangle de sélection, présenté à la fin des zones e-mail ou Internet, et sélectionnez
l'application que vous voulez utiliser.
−
Vous pouvez également saisir un en-tête qui sera inséré dans votre message chaque fois que vous
effectuez un nouvel envoi par e-mail.
‰ Exporter les écritures du dossier
2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT – EXPORT
Au - r
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix.
Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier par la commande Import.
194 •
Traitements annexes
Procédure
−
Choisissez tout d'abord les critères permettant de sélectionner les écritures à exporter en cochant une des
options présentées :
Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que
vous indiquez aux zones du et au seront sélectionnés.
Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de
mois que vous définissez aux zones du et à seront sélectionnés.
Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la
fourchette que vous indiquez aux zones du et au seront sélectionnés.
Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le
code seront sélectionnées.
Choisissez ensuite quel type d'écritures vous voulez exporter en cochant au moins une des deux
options présentées :
Inclure le brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères
définis précédemment seront exportées.
Inclure les validées : les écritures validées en comptabilité et correspondant aux critères définis
précédemment seront exportées.
−
Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Selon le mode de transfert que vous choisissez, en cochant une des options proposées, vous renseignez
ensuite les informations nécessaires.
• Par fichier : unité et chemin. Dans ce cas, le fichier d'export de vos données est copié sur une
disquette dont vous indiquez le chemin. Vous pouvez aussi tout d'abord générer le fichier d'export sur
votre disque dur pour le copier ultérieurement sur une disquette. Vous choisissez alors le nom du
disque et du répertoire sur lequel il devra être copié. Cliquez sur le triangle de sélection, présenté en
fin de zone, pour choisir le nom du disque et du répertoire dans lesquels le fichier sera copié.
• Par e-mail : à l'adresse. Si vous préférez faire parvenir le fichier d'export des écritures via votre
messagerie électronique et Internet, saisissez alors l'adresse e-mail de votre expert. Si vous avez saisi
une adresse dans les Coordonnées de votre expert, elle est automatiquement proposée. Pour la
modifier ou la saisir, cliquez sur le triangle de sélection, présenté en fin de zone, afin d'ouvrir la
fenêtre Coordonnées.
ª Que les écritures soient saisies en euros ou en devises, elles sont toujours exportées en euros.
−
Pour utiliser cette possibilité, l'importation doit être effectuée dans Ciel Compta version 11.xx pour
Windows.
−
Pour consulter préalablement les écritures sélectionnées pour l'exportation, cochez la zone Visualisation
des données.
−
Validez par [Ok].
• 195
Partie 9
Vous avez demandé la consultation des écritures à exporter
Une nouvelle fenêtre s'affiche présentant tous les mouvements sélectionnés pour l'exportation. Vous
pouvez aussi consulter la liste des écritures en cliquant sur l'onglet Ecritures.
Le bouton [Imprimer] permet d'éditer la liste des mouvements exportés. L'édition est tout d'abord
présentée dans la fenêtre Aperçu avant impression.
A ce stade, vous obtenez une édition papier en cliquant sur le bouton [Imprimer], présenté dans l'en-tête
de la fenêtre Aperçu ou en sélectionnant la commande IMPRIMER par le menu CONTEXTUEL que vous
ouvrez en cliquant sur le bouton droit de la souris.
Lorsque vous fermez la fenêtre Aperçu, la liste des mouvements à exporter est toujours présentée.
−
Validez l'exportation des écritures en cliquant sur [Ok].
Vous n'avez pas demandé la consultation des écritures à exporter
Un message est présenté vous demandant de confirmer l'exportation du nombre de mouvements
sélectionnés.
−
Validez l'exportation des données en cliquant sur le bouton [Oui].
A la fin du traitement, un message vous informe que le traitement s'est correctement déroulé en affichant
le nombre de mouvements générés et le nom du fichier d'export.
‰ Nom et structure du fichier d'export / import
Nom des fichiers
Le nom du fichier d'export est automatiquement défini par Ciel Compta.
Le premier fichier d'export est nommé CIEL_EXP0000.TXT.
Le nom des fichiers suivants est incrémenté de un. Ainsi, le nom du deuxième fichier d'export généré sera
CIEL_EXP0001.TXT.
Structure des fichiers
Cette disposition permet de conserver tous les fichiers d'export.
Mvts
196 •
N° DE MOUVEMENT
5 caractères .
Numérique
Jour
Journal
2 caractères.
Alphanumérique
Decr
Date d’écriture
8 caractères.
Format date (AAAAMMJJ)
Dech
Date d’échéance
8 caractères.
Format date (AAAAMMJJ)
Nump
N° de pièce
12 caractères.
Alphanumérique
Numc
Compte
11 caractères.
Alphanumérique
Libe
Libellé
25 caractères.
Alphanumérique
Mont
Montant
13 caractères.
Numérique (2 déc.)
Sens
Crédit-Débit
1 caractère
(D ou C)
Nmp2
N° de pointage
12 caractères.
Alphanumérique
Cidb
Code analyt./budgét
6 caractères.
Alphanumérique
lcom
Libellé du compte
34 caractères.
Alphanumérique (facultatif)
euro
euro
1 caractère
Alphanumérique
Traitements annexes
Attention : les utilisateurs « avertis » pourront, s’il souhaite intégrer plus de détails relatifs à leurs
données, utiliser un autre format d’importation qui sera alors identique à la structure du fichier
« LIGN.DBF ». Pour ce faire, il suffira d’ouvrir ce fichier via un outil permettant la lecture de fichiers
DBF, d’afficher ensuite la structure complète (« Display struct ») et de recopier intégralement cette
structure en respectant leur ordre et leur nature. Il suffira lors de l’importation de cliquer dès lors sur
les boutons Ciel ASCII V7 ou CIEL ASCII V6, le premier des trois boutons Format Ciel ASCII étant
destiné au format d’import – export simplifié tel que détaillé ci-dessus.
‰ Importation de données
2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT - IMPORT
Au - r
Tout comme pour l'exportation des données cette commande peut être utilisée :
• par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert
comptable,
• par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Votre expert comptable peut également vous faire parvenir des écritures à intégrer en comptabilité. Cela
peut être le cas, par exemple, pour les écritures de bilan.
Attention !
Une fois que les écritures contenues dans le fichier d'export sont correctement importées en comptabilité,
le fichier d'export est renommé et ne peut plus être importé.
Dans la fenêtre d'importation est tout d'abord rappelée la structure que doit avoir le fichier à importer.
• 197
Partie 9
−
Indiquez le répertoire et le nom du fichier à importer. Le triangle de sélection, présenté en fin de zone,
vous permet de sélectionner le fichier d'export.
Pour plus d'informations sur le traitement et les données qui vont être importées, cochez les options
suivantes :
• Détail avant importation : si l'option est cochée, une fois le traitement d'importation validé, les
écritures à importer sont présentées dans une fenêtre telles qu'elles sont enregistrées dans le fichier.
Si elles sont correctes et doivent bien être importées, confirmez le traitement par [Ok].
• Détail après importation : si l'option est cochée, une fois le traitement d'importation validé et si le
traitement s'est correctement effectué, les écritures importées en comptabilité sont présentées sous
la forme d'une liste d'écritures que vous pouvez imprimer.
−
Validez le traitement d'importation en cliquant sur [Ok].
−
A la fin de l'importation, un message vous informe des résultats du traitement. Refermez la fenêtre en
cliquant sur [Ok].
‰ Historique des transferts de fichiers
2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT – HISTORIQUE
Au - r
Dans cette fenêtre sont répertoriés l'ensemble des fichiers exportés à partir du dossier et importés dans le
dossier.
Les boutons, présentés au bas de la fenêtre, permettent d'effectuer les traitements suivants :
198 •
[Effacer tout]
supprime tous les fichiers de l'historique.
[Renvoyer]
permet de renvoyer le fichier d'export sélectionné dans la liste.
Traitements annexes
Vous ne pouvez plus sélectionner d'écritures à ce stade, mais uniquement changer le
nom du disque et du répertoire pour un envoi par disquettes ou l'adresse e-mail /
Internet pour un envoi par messagerie électronique.
[Voir]
permet de consulter la structure du fichier d'export.
• 199
Partie 9
Import paramétrable (uniquement valable pour la version Evolution)
Utilitaires - commande Importations - Import paramétrable
A u-p
Cette commande vous permet de récupérer les écritures comptables et les coordonnées des tiers
provenant de tout logiciel de compta ou de gestion, sans travailler de nouveau les données de votre
fichier.
‰ Principe de fonctionnement
Ciel Compta Evolution vous donne la possibilité de paramétrer l’import de vos propres fichiers. Cette
commande vous permet de transformer des fichiers ASCII (American Standard Code for Information
Interchange) – « traduisez Code Américain Standard pour l’Echange d’Informations » en fichier DBF
reconnu par Ciel Compta Evolution. Le format ASCII est un format standard txt reconnu par la plupart des
éditeurs de texte.
L’application Ciel Compta Evolution met à la disposition des utilisateurs une liste composée de 30 champs.
Cette liste est appelée un Record (modèle d’import).
Vous avez le choix entre la création d’un nouveau modèle d’import ou la sélection d’un format préparamétré dans Ciel Compta Evolution. Une fois, le format d’import choisi, le logiciel construit une table
DBF qui respecte la structure du modèle d’import. Vous devez définir tant que possible l’équivalence entre
votre fichier ASCII à importer et les champs de la liste proposée par le logiciel.
Ce traitement s’effectue en plusieurs étapes. Suivez les instructions décrites ci-après.
Etape 1: Caractéristiques du fichier à importer et du modèle d’import
Plusieurs zones décrivent le fichier d’import.
• Indiquez d’abord le chemin du fichier à importer. Ce dernier doit comporter l’extension texte (.txt).
Vous avez accès à l’explorateur en cliquant sur le bouton de sélection situé à droite de la zone Nom
du fichier à importer pour retrouver votre fichier.
• Indiquez ensuite les indicateurs de ligne, séparateur de décimal (un nombre est affecté à chaque type
de séparateur exemple 46 correspond au point, 47 à la barre oblique etc.
ª Il s’agit de caractères ASCII représentant des majuscules, des minuscules ou autres signes de
ponctuation.
• Saisissez également la zone correspondant au début d’importation. Cette option vous permet de ne
pas tenir compte des éventuelles lignes de titre. Vous pouvez ainsi effectuer une importation globale
à partir de la ligne 0 ou une importation partielle à partir d’une ligne de votre choix.
• Une zone Conversion du jeu de caractères vous permet d’effectuer la conversion des formats (OEMANSI) des caractères typographiques de votre fichier. En effet, les deux jeux de caractères ASCII, les
plus couramment utilisé sont :
¾
Le code ASCII étendu OEM (celui qui équipait les premières machines de type IBM PC)
¾
Le code ASCII étendu ANSI (utilisé par les systèmes d’exploitation récents).
• Vous pouvez modifier la casse des caractères.
¾
Pour cela, cliquez sur le menu déroulant où les choix majuscules-minuscules vous sont proposés.
200 •
Traitements annexes
Un champ peut être Délimité par des caractères spécifiques ou de Largeur fixe, c’est à dire aligné en
colonne.
• Si vous optez pour le champ Délimité indiquez, comme pour les décimales, le séparateur de champ
choisi (une valeur numérique est affectée à chaque type de séparateur par exemple 44 qui
correspond à la virgule, 45 au tiret, et 9 à une tabulation etc.)
• Saisissez éventuellement les indicateurs de texte comme par exemple les champs alphanumériques
indiqués par des guillemets.
ª Tous les types de séparateurs peuvent être utilisés. C’est la raison pour laquelle leur valeur
numérique est affichée. Néanmoins, si vous tapez directement le séparateur de champ, la
correspondance numérique s’affichera.
• Une fois l’ensemble des zones renseignées, Ciel Compta Evolution effectue une reconnaissance
automatique du format et le résultat s’affiche dans la zone Aperçu.
Etape 2: Réglage des Champs
Cette seconde étape vous permet de caractériser les champs à importer. A ce stade, vous pouvez définir
leur largeur et déterminer les champs de destination pour chaque donnée importée. L’interface varie
selon le format du fichier ASCII.
Réglage des champs en format fixe
L’interface est toujours composée de deux zones.
Dans la zone supérieure, vous pouvez créer, supprimer ou déplacer un séparateur.
• Pour créer un séparateur, double-cliquez à l’emplacement voulu.
• Pour supprimer un séparateur double-cliquez dessus.
• Pour changer l’emplacement d’un séparateur, cliquez dessus et faites le glisser.
Réglage des champs au format délimité
Pour un fichier au format délimité par des caractères tels que des virgules ou des tabulations, l’interface
est aussi composée de deux zones. Dans la zone supérieure, vous visualisez l’aperçu du fichier à importer.
Cet aperçu dépend des caractéristiques des champs.
Dans la zone inférieure, les données s’affichent à mesure que la zone supérieure est renseignée. En
double cliquant sur la ligne, vous pouvez régler les correspondances de chaque champ.
Au fur et à mesure que l’utilisateur sélectionne un champ dans la zone 2, la zone 1 indique physiquement
où se situe ce champ. Les données sont mises en sur brillance.
En double-cliquant dans la zone 2, vous pouvez affecter une destination au champ, la modifier, la
supprimer…
Réglage des correspondances
Dans cette même zone, vous avez la possibilité d’affecter une destination aux champs.
Exemple
Au champ 1 correspond la destination Mouvement.
• Pour cela, cliquez dans l’entête (titre de la zone).
• La fenêtre suivante Réglage des champs de destinations apparaît.
• 201
Partie 9
Renseignez alors les zones suivantes :
•
Nom du champ de destination.
¾
Choisissez à l’aide du bouton
¾
Sur la droite de votre écran,
sélection les champs de destination dans la liste proposée.
une zone aperçu des valeurs vous permet de visualiser l’aperçu du
champ sélectionné dans le fichier à importer.
•
Monétaire
Si le champ
¾
est de type monétaire, Ciel Compta Evolution vous permet de multiplier la valeur
par la valeur à multiplier par.
•
Booléen
¾
Si le champ est de type Booléen, vous devez renseigner la valeur quand le champ est vrai
•
Date
¾
L’application reprend par défaut le format de date que vous avez choisi. Ce dernier est basé sur
(1,0,Y).
¾
¾
¾
•
le modèle Anglo-Saxon.
Par conséquent pour un format DD/MM/CCYY saisissez d’abord le jour (day) ensuite le mois
(month) puis le siècle (century) et pour finir l’année (year). Par exemple DD/MM/CCYY =
31/12/2001
Par ailleurs, si vous n’avez choisi aucun format de date, le logiciel vous proposera les formats
pré-paramétrés suivants : DD/MM/CCYY ; DD/MM/YY ; DD.MM.YY ; CCYYMMDD ; YYMMDD.
Pour supprimer un format pré-paramétré de la liste proposée, sélectionnez le format de votre
choix et appuyez sur la touche F3 de votre clavier.
Condition
¾
Ciel Compta Evolution vous offre la possibilité d’appliquer une condition sur un champ. Par
exemple, précisez que la date d’échéance doit être prise en compte si le champ commence par
411.
•
•
202 •
Type du champ
¾
Précisez s’il s’agit d’un champ numérique ou alphanumérique.
Divers
Traitements annexes
¾
Cet onglet permet de forcer la valeur d’un champ quelle que soit la valeur inscrite dans le fichier
ASCII.
Selon le champ de destination défini, les zones de réglages peuvent être grisées ou non.
Dans la zone inférieure, les données s’affichent au fur et à mesure que la zone supérieure est renseignée.
• En double-cliquant sur la ligne vous réglez les correspondances de chaque champ.
Ce dialogue permet d’effectuer la correspondance entre la zone du fichier ASCII et les zones de
destination.
Etape 3: Caractéristiques des champs
Certains champs ne faisant pas partie du fichier à importer, peuvent être présents dans votre liste de
champs à importer. Au cours de cette troisième étape, vous pouvez alors affecter une valeur fixe à ces
champs.
• Double-cliquez dans le champ à modifier.
• Saisissez dans la fenêtre suivante la valeur que vous souhaitez affecter au champ.
En revanche, n’affectez aucune valeur aux champs que vous ne souhaitez pas importer.
Cette valeur s’affiche dans la colonne Valeur du champ du tableau caractérisant vos champs.
Etape 4 : Conditions sur des lignes
Au cours de cette étape, vous pouvez indiquer des conditions sur des lignes si vous jugez ces dernières
indésirables pour le fichier à importer. L’interface suivant vous aide d'une part à filtrer ces lignes et
d'autre part à réaliser des tris avant d'importer définitivement votre fichier.
• 203
Partie 9
Cochez ici la monnaie dans
laquelle sont exprimés les
champs monétaires du
fichier à importer.
•
Précisez s’il s’agit d’un champ numérique ou alphanumérique.
Avant l'import définitif de votre fichier, vous pouvez opérer des tris.
• Pour ce faire, cliquez sur le triangle de sélection et sélectionnez le critère de votre choix dans le menu
déroulant.
• Les critères de tri sont les suivants :
¾
Journal,
¾
Compte,
¾
Budget,
¾
Devise,
¾
Mouvement,
¾
Date d'écriture.
• Le tri est aussi possible à partir de critères prédéfinis dans Ciel Compta Evolution (R1, R2, R3, R4).
Ces critères sont des combinaisons regroupant plusieurs éléments.
• La première combinaison associe le mouvement, le journal, la devise et la date d'écriture.
• La seconde combinaison associe le mouvement, le journal et la date d'écriture,
• Il est possible d'effectuer un tri à la fois sur le journal, la devise et la date d'écriture,
• Enfin, vous pouvez trier sur le journal et la date d'écriture.
Le tri prend en compte tous les éléments de la combinaison. Le logiciel effectue le tri sur chacun des
éléments les uns après les autres en vérifiant minutieusement leur exactitude. Si le logiciel rencontre une
différence dans une des lignes de l’écriture comptable, il fait rupture et équilibre le mouvement par le
compte 471000, compte d’attente paramétré par défaut.
Etape 5 : Aperçu du fichier d’import
Une fenêtre indique rapidement l’état d’avancement de l’import du fichier.
L’opération s’effectue rapidement. Le nombre de fichier importé s’affiche. Votre import est terminé.
Vous obtenez dans la fenêtre ci-dessous un aperçu du fichier importé.
204 •
Traitements annexes
Pour une écriture comprenant plusieurs lignes, Ciel Compta Evolution vérifie par ordre croissant si les
éléments suivants sont identiques :
• le mois de la date d’écriture
• l’année de la date d’écriture
• la devise
• le mouvement
• le journal comptable
Si le logiciel rencontre une différence dans une des lignes de l’écriture comptable, il fait rupture et
équilibre le mouvement par le compte 471000, compte d’attente paramétré par défaut.
Gestion des champs indexés dont la zone ASCII correspondante est trop grande
Il peut arriver que la capacité de stockage des fichiers CIEL soit insuffisante pour les champs importés.
Pour un champ de type Libellé, cela n’a pas d’importance, la valeur importée sera tronquée.
Cependant, pour un champ indexé de type Journal, Compte ou Code article cela peut entraîner la
formation de doublons ou des imputations sur deux codes identiques.
Exemple
Les comptes:
411AAABBBCCC C
411AAABBBCCC D
Si après importation, ces deux comptes sont tronqués sur 11 caractères, deux écritures comptables se
retrouveront sur le même compte 411AAABBBCCC.
Ciel compta Evolution remédie à ce problème à l’aide d’un système de compteur évitant les doublons.
Le code sera tronqué à la bonne valeur et la formation de doublons aura été évité à l’aide de codes de
substitution.
Sauvegarde d’un format d’import
Original
411AAABBBCCC 411AAABBBCCD
411AAABBBCCE
Codes de remplacement Proposés
411AAABBBCC
411AAABBBC2
411AAABBBC1
• 205
Partie 9
Ciel compta Evolution permet d’afficher et d’imprimer ces codes de remplacement, au moment de
l’affichage du fichier tampon.
Ouverture d’un format d’import
Ciel Compta Evolution vous propose d’importer vos données à l’aide de modèles déjà paramétrés dans le
logiciel. Vous avez accès à cette commande via le bouton [Ouvrir un format].
• Saisissez le nom du fichier ASCII à importer
• Cliquez sur le bouton [Ouvrir un format]
• La liste de tous les modèles d’import au format texte (extension txt) s’affiche. Ainsi, vous pouvez
réutiliser un format sauvegardé. Vous pouvez sauvegarder un ou plusieurs modèles d’import.
• Sélectionnez parmi ceux proposés, le modèle d’import que vous souhaitez utiliser.
•
206 •
¾
Il est possible de télécharger à partir d’Internet ou sur votre disque des modèles de format
d’imports pré-paramétrés et de l’envoyer à un tiers. S’il s’agit d’un format préalablement ouvert à
l’aide du bouton [Ouvrir un format], Ciel compta Evolution vous demande si vous souhaitez
dupliquer ou modifier le format original.
Traitements annexes
•
¾
¾
¾
¾
¾
Décrire un format ASCII est une opération assez longue. Il est conseillé de sauvegarder le format
créé.
Décrivez dans un premier temps les caractéristiques de votre format.
Cliquez ensuite sur le bouton [Sauver un format]. Cette opération vous permet de sauvegarder le
format courant, le dupliquer ou encore le modifier.
Indiquez l’intitulé du format d’import.
Validez en cliquant sur le bouton [OK].
• 207
Partie 9
Les commandes du menu Internet
La présence de l’Internet dans notre environnement quotidien de travail est incontournable. Ciel Compta
Evolution s’adapte en vous proposant plusieurs fonctions faisant appel à Internet.
Pour accéder à ces dernières, vous devez disposer :
¾
d’un modem,
¾
d’un navigateur Internet.
‰ Actualiser
Internet - commande Actualiser
Ai – a
Cette fonction met à jour automatiquement toutes les commandes du menu Internet accessible en
fonctions des informations diffusées sur l’espace dédié aux utilisateurs du site Internet Ciel.
Elle permet de consulter, directement à partir de Ciel Compta Evolution, toute l’actualité de votre produit
(conseils, trucs, astuces, informations spécifiques etc.).
‰ Mais aussi
Des liens directs sur le site Internet Ciel, vous donne accès à tous les renseignements commerciaux dont
vous pouvez avoir besoin, comme par exemple le catalogue interactif Ciel dans lequel vous pouvez
découvrir l’ensemble de la gamme des produit.
208 •
Traitements annexes
Désinstaller l'application
Si pour une raison quelconque, vous souhaitez supprimer Ciel Compta, respectez la manipulation décrite
ci-après.
Phase de désinstallation
Cette simple procédure permet de nettoyer intégralement les composants du logiciel dans différents
répertoires de votre disque dur :
−
Cliquez sur [Démarrer] puis sur [Programmes].
−
Sélectionnez ensuite [Ciel] si l'application a été installée automatiquement dans ce groupe de
programmes.
−
Choisissez ensuite [Désinstaller Ciel Compta].
−
Confirmez alors votre choix en cliquant sur [Oui].
Suppression du répertoire
Vous pouvez, à présent, procéder à la suppression définitive du répertoire de l'application à partir de
l'explorateur de Windows.
• 209
Partie 10
Comptabilité luxembourgeoise
Paramétrage de la table TVA
TVA mensuelle / trimestrielle
TVA annuelle
Annexes
Tableau d’amortissement
Etat récapitulatif – livraisons intracommunautaires
Traitements annexes
Paramétrage de la table TVA
Les codes utilisés pour la génération de la déclaration de TVA luxembourgeoise doivent être
scrupuleusement respectés au niveau de l’utilisation et du paramétrage. Ce s codes vont être utilisés
d’une part pour le calcul de la déclaration périodique et d’autre part pour la préparation à la déclaration
TVA annuelle.
Dans la mesure où la déclaration TVA luxembourgeoise est très exigeante au niveau des renseignements,
le seul moyen de pouvoir donner un maximum d’éléments de manière automatique est d’utiliser les
codes TVA tels que définis ci-après. Ces codes paramétrés dans le fichier « TABLETVA.DBF » sont ceux
repris ci-après. Nous vous invitons au cas où de nouveaux codes devraient être créés d’utiliser le même
principe.
Les champs suivants sont présents pour le paramétrage des codes TVA :
Code : code attribué librement destiné à la gestion automatique de la TVA.
Taux : taux correspondant à un code spécifique.
Répartition : par défaut 100% du montant de la TVA seront réparti dans les cases TVA adéquates.
Compte : numéro de compte TVA.
Sens : Crédit ou Débit.
Gr. Base (champ : GBAS) : case de la déclaration TVA où sont imputés les montants hors TVA.
Gr. TVA (champ : GTVA) : case de la déclaration TVA où sont imputés les montants TVA.
• 211
Partie 9
‰ Ventes traditionnelles
TVA
Grille TVA Grille Base
15%
T15
15
6%
T6
6
12%
T12
12
0%
T99
99
3%
T3
3
INCO 54
INCO
Point « 2° 1) » de la déclaration TVA
INTR 54
INTR
Point « 6° a) » de la déclaration TVA
EXP
54
EXP
Point « 2° 2) » de la déclaration TVA
EX43
54
EX43
Point « 2° 3) » de la déclaration TVA
EX44
54
EX44
Point « 2° 4) » de la déclaration TVA
TAB
54
TAB
Point « 2° 5) » de la déclaration TVA
AOE
54
AOE
Point « 6° b) » de la déclaration TVA
‰ Achats – Acquisitions intracommunautaires
2 lignes au niveau du paramétrage
TVA Grille TVA Grille Base
15CM TC15
C15
15CM pour marchandises à 15%
15CM CMAR
15CI
TC15
15CI
CINV
15CF
TC15
15CF
CFG
6CM
TC6
6CM
CMAR
6CI
TC6
6CI
CINV
212 •
C15
C15
C6
C6
6CM pour marchandises à 6%
Traitements annexes
6CF
TC6
6CF
CFG
C6
… idem pour 3%, 12% etc.
‰ Achats – Importations (à des fins de l’entreprise)
2 lignes au niveau du paramétrage
EM = Entreprise Marchandises
EI = Entreprise Investissements
EF = Entreprise Frais généraux
TVA Grille TVA Grille Base
15EM TE15
IE15
15EM pour marchandises à 15%
15EM IMAR
15EI
TE15
15EI
IINV
15EF
TE15
15EF
IFG
6EM
TE6
6EM
IMAR
6EI
TE6
6EI
IINV
6EF
TE6
6EF
IFG
IE15
IE15
IE6
6EM pour marchandises à 6%
IE6
IE6
… idem pour 3%, 12% etc.
• 213
Partie 9
‰ Achats – Impotations (à des fins privées)
2 lignes au niveau du paramétrage
PM = Privé Marchandises
PI = Privé Investissements
PF = Privé Frais généraux
TVA Grille TVA Grille Base
15PM TP15
IP15
15PM pour marchandises à 15%
15PM IMAR
15PI
TP15
15PI
IINV
15PF
TP15
15PF
IFG
6PM
TP6
6PM
IMAR
6PI
TP6
6PI
IINV
6PF
TP6
6PF
IFG
IP15
IP15
IP6
IP6
IP6
… idem pour 3%, 12% etc.
‰ Achats traditionnels
M = Marchandises
I = Investissements
F = Frais généraux
214 •
6PM pour marchandises à 6%
Traitements annexes
TVA
Grille TVA
Grille Base
15M
15
LMAR
15I
15
LINV
15FG
15
LFG
15M pour marchandises 15%
… idem pour 3%, 6%, 12% etc.
• 215
Partie 9
TVA mensuelle / trimestrielle
Le but de ce programme est de permettre à l’utilisateur d’exploiter automatiquement les données
enregistrées dans la comptabilité et d’éditer la déclaration TVA. Toutes les données reprises peuvent être
manuellement modifiées et leur historique consulté. Le principe d’utilisation de ces différentes fonctions
sera étudié plus loin dans ce chapitre.
‰ Impressions du Listing luxembourgeois
Lors de l’appel du programme de déclaration TVA mensuelle / trimestrielle l’écran tel que celui cidessous apparaît. Les données enregistrées dans les différents champs de ce premier écran seront
automatiquement reprises par défaut à chaque appel du programme.
Informations générales
Le principe de base consiste bien entendu en la récupération automatique des écritures. Pour ce faire, il
suffira à l’utilisateur d’activer le bouton situé en haut à gauche de l’écran « Recalculer la déclaration ». Le
216 •
Traitements annexes
programme passera en revue les écritures enregistrées pendant « la période de recherche » déterminée
dans la fiche « Informations générales » (en bas à gauche de l’écran).
Chiffre d’affaires global
Les montants mis à jour automatiquement dans les différentes cases de la déclaration peuvent dès lors être
visualisées et le cas échéant modifiées.
• 217
Partie 9
Visualisation de l’historique de chaque case de la déclaration TVA
Après avoir positionné le curseur sur la case souhaitée, appuyez sur le clic droit de la souris afin d’activer
la fonction « Voir détail ». Cette fonction affichera l’ensemble des écritures relatives à cette case. Ces
écritures proviennent de la comptabilité et ne peuvent pas être modifiées ici. Seul le montant total peut
être modifié.
218 •
Traitements annexes
Principes de calcul des cases de la déclaration TVA luxembourgeoise
Après avoir positionné le curseur sur la case souhaitée, appuyez sur le bouton gauche de la souris afin
d’activer la gestion de la case. Dans ce tableau sont repris les 4 champs principaux pour le calcul des
montants à reprendre dans la déclaration. Ces critères de sélection cumulatifs permettront ainsi le calcul
de la case.
Compte: vous pouvez ici imputer un compte ou une racine de compte.
Journal: vous pouvez ici imputer le code journal concerné
GBAS / GTVA: (Grille base – Grille TVA) – si vous consultez la « table TVA » dans le programme de
comptabilité vous constaterez qu’un code TVA génère deux éléments primordiaux, à savoir la grille TVA
et la grille Base. Pour rappel, se trouvent dans la grille TVA uniquement les montants de TVA et dans la
grille base les montants hors TVA.
Dans l’exemple repris ci-dessus la case « c03 » sera ainsi mise-à-jour sur base des critères de sélection
suivants : tous les comptes commençant par 700, 701, 702 et 703 à condition qu’ils aient été enregistrés
dans le journal V (vente) ou CV (crédits sur ventes – Avoirs).
• 219
Partie 9
Dans l’exemple ci-dessous vous constaterez que les données reprises pour la case « C029 » seront relatives
à toutes les écritures reprises dans les journaux V et CV à condition que la grille base soit égale à 15.
Attention !
Toutes ces valeurs ont été préalablement paramétrées en standard sur base du plan comptable, des codes
journaux et taux de TVA de la comptabilité CIEL. L’utilisateur doit, en fonction des comptes comptables,
journaux et taux de TVA utilisés par lui-même, modifier ces valeurs de base.
La gestion du sens Crédit-Débit ou vice-versa a également de l’importance pour le calcul et l’affichage des
valeurs.
220 •
Traitements annexes
Chiffre d’affaires imposable
Attention !
Certaines cases de la déclaration sont automatiquement calculées : les totaux (affichés en vert) ainsi que
les TVA calculées (par exemple les cases 37+38+39+…)
• 221
Partie 9
222 •
Traitements annexes
Taxe en amont
‰ Impression de la déclaration TVA
En appuyant sur le bouton « Imprimer », l’utilisateur peut visualiser à l’écran et imprimer (ou envoyer par
e-mail) la déclaration TVA
• 223
Partie 9
224 •
Traitements annexes
TVA annuelle
Le principe de fonctionnement de la déclaration TVA annuelle est similaire à celui de la déclaration
mensuelle/trimestrielle.
• 225
Partie 9
Annexes
Cette fonction permet de générer comme son l’indique les annexes relatives à la déclaration TVA annuelle
(ou le cas échéant au bilan).
Sur base des mêmes principes de fonctionnement que la déclaration TVA, les montants sont issus
automatiquement de la comptabilité et peuvent être modifiés par l’utilisateur.
Les critères de sélection ne sont, dans ce cas, relatifs qu’aux seuls comptes comptables et ne sont influencés
par aucun autre élément.
226 •
Traitements annexes
• 227
Partie 9
Tableau d’amortissement
Cet est disponible à partir de la gestion des immobilisés (Bases – Immobilisations).
A partir du générateur d’état peut être imprimé le tableau d’amortissement annexé à la déclaration TVA
annuelle.
228 •
Traitements annexes
• 229
Partie 9
Etat récapitulatif – livraisons intracommunautaires
Divisé en trois parties, cet état permet l’édition des ventes intracommunautaires. Sur base de critères de
sélection (date à date) le programme édite tous les clients intracommunautaires auxquels ont été livré des
biens.
230 •
•
Etat des livraisons intracommunautaires : sont repris dans ce listing toutes les ventes
intracommunautaires dont le code GBAS (grille base) est INCO et dont les premiers caractères du
numéro de pointage est différent de « C » et de « OT ». Nous verrons ci-après pourquoi ces
caractères ont leur importance.
•
Livraisons triangulaires : sont repris dans ce listing toutes les ventes intracommunautaires dont
le code GBAS (grille base) est INCO et dont les deux premiers caractères du numéro de pointage
(enregistré en regard du compte de contrepartie 7…)
est égal à « OT » (Opérations
Triangulaires). Les caractères ou chiffres suivant ces deux premières lettres sont libres.
Traitements annexes
•
Corrections des livraisons intracommunautaires : sont repris dans ce listing toutes les ventes
intracommunautaires dont le code GBAS (grille base) est INCO et dont le premier caractère du
numéro de pointage (enregistré en regard du compte de contrepartie 7…) est égal à « C »
(Corrections)
• 231
Partie 9
Encours client, 99
Encours clients, 149, 150
Etats
A
Balance, 144
balance âgée, 148
bilan, 163
budgétaires et analytiques, 145
échéancier, 148
encours clients, 149
grand-livre, 143
imprimer, 113
journaux, 144
mailing, 151
soldes intermédiaires de gestion, 165
Archiver, 111
ASCII, 69
B
Balance, 144
exporter, 190
Balance âgée, 148
Bases
codes budgétaires et analytiques, 58
devises, 64
journaux, 56
plan comptable, 49
Bilan, 163
Exercice
clôture, 170, 172
réouverture, 169
saisie sur deux exercices, 169
Exporter
balance, 190
vers Ciel Pilote, 191
paramétrage, 163
Brouillon, 134
C
Clôture
lancement, 170
principes, 169
Code analytique, 51
Code budgétaire, 51
Codes budgétaires et analytiques, 58
Compte de Résultat, 163
Contrepassation, 133
Cumuls, 56
Extourner, 133
F
Fenêtre
la fenêtre Impression, 112
G
Grand-livre, 134, 143
Grand-llivre
partiel, 143
Graphiques, 56, 197
D
Désinstaller, 213
Devises, 64
multidevises, 41
dossier
rapide, 38, 46
Dossier
assistant, 39
clôturé, 184
créer, 38
dupliquer, 179
E
Echéance, 50
Echéancier, 148
Editions
archiver, 111
imprimer, 111
Encours autorisé, 55
232 •
H
Historique des clôtures, 184
I
Importations, 69
ciel compta pour dos, 69
format ascii, 69
Impression, 133
Imprimante, 109
Imprimer, 109
en différé, 112
état, 113
graphiques, 197
imprimante, 109
la fenêtre Impression, 112
liste, 117
mode Aperçu, 110
programmer une impression, 115
Traitements annexes
Installer
désinstaller, 213
Internet
téléchargement plan comptable, 43
R
Régler, 132
Regroupement Voir S.I.G.
Réimputation
code budgétaire, 130
compte, 130
J
Journaux, 56, 144
centralisateur, 145
journal des transactions, 182
L
Lettrage, 50, 122, 133
automatique, 126
manuel, 122
supprimer, 126
Réindexation, 179
Relation expert, 198
Réouverture, 169
Répartition, 60
Restauration, 175
rnet
Recherche d'un tiers, 53
S
Saisie
M
Mailing, 151
Mensualisation, 59
Mise à zéro, 180
modèles
télécharger plan comptable, 43
Mot de passe, 187
Multidevises, 41
N
N° de pointage, 50, 51
sur deux exercices, 169
Sauvegarde, 174
modèles, 189
Soldes Intermédiaires de Gestion, 165
formules, 166
paramétrage, 165
Soldes validés, 56
T
T.V.A.
Tables, 66
Table de TVA, 65, 68
Tiers, 52
recherche d'adresse, 53
Totalisation Voir S.I.G.
P
Travail sur un compte, 131
contrepasser, 133
détail, 132
extourner, 133
grand-livre, 134
imprimer, 133
lettrer, 133
règler, 132
solder, 133
Plan Comptable, 49
Codes budgétaire/analytique, 51
Echéance, 50
Lettrage, 50
N° de pointage, 50
options de saisie, 50
Quantité, 51
sauvegarde des modèles, 189
télécharger modèle, 43
Utilisable, 50
Profils, 185
Q
Quantité, 51
Travail sur une série de comptes, 135
TVA. (Table TVA), 65, 68
U
Utilisateurs, 185
V
Van Hecke, 53
Ventilations, 60
• 233
Partie 9
Virements, 151, 152
234 •
Virements, 151, 152
Traitements annexes
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Tél. :.....................................................................
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Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ? Indiquez les raisons de votre
réponse.
Oui
Non
Pour quelle(s) raison(s) ?
Lisez-moi
Aide intégrée
Conseiller
Manuel
• 235
Partie 9
Quelle est la source d'informations que vous utilisez le plus souvent ?
..................................................................................................................................................................
Pourquoi ?
..................................................................................................................................................................
Y'a-t-il une information que vous n'avez trouvée sur aucune des sources ? Si oui, laquelle ?
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Le manuel
Quel(s) type(s) d'information(s), aimeriez-vous trouver en plus dans le manuel ?
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A votre avis, y a-t-il des informations dans le manuel qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui, lesquelles ?
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Suggestions et commentaires
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Ciel Compta pour Windows - Référence manuel : 700.00.07
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