Avanquest Winphone Expert Manuel utilisateur

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Avanquest Winphone Expert Manuel utilisateur | Fixfr
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mises à jour disponibles et des réponses aux problèmes les plus fréquents
(FAQ).
L’adresse du site Internet BVRP Software : http://www.bvrp.fr
Assistance technique
Les informations relatives à l’assistance technique de WinPhone eXPert
figurent sur notre site Web : http://www.bvrp.fr/support.htm
Vous pouvez également contacter notre service technique :
■
en complétant le formulaire qui se trouve à l’adresse suivante :
http://www.bvrp.fr/pagemail.htm
■
au 08 92 69 10 02 (N° Audiotel 0,34 €/mn), de 9h à 18h, du lundi
au vendredi (sauf jours fériés).
Service commercial
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jour ou connaître les adresses de nos points de vente et revendeurs,
contactez-nous par téléphone au 33(0)1 69 33 70 50, par télécopie au
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WinPhone eXPert
1
Contrat de licence
Contrat de licence
IMPORTANT : Ce Contrat de Licence est un contrat entre vous (personne physique ou personne morale unique)
et la société BVRP Software, éditeur du logiciel sur CD-ROM ou disquettes ci-après dénommé (le “PRODUIT
LOGICIEL” ou “LOGICIEL”). Le LOGICIEL inclut des programmes d’ordinateur, des supports associés, toute
documentation imprimée et toute documentation “en ligne” ou électronique. En installant, en copiant ou en
utilisant de quelque autre manière le LOGICIEL , vous reconnaissez être lié par les termes du présent contrat.
Si vous êtes en désaccord avec les termes de ce contrat, BVRP Software ne consent pas à vous concéder une
licence sur le LOGICIEL. Dans ce cas, vous n’avez pas le droit d’utiliser ou de copier le LOGICIEL.
Licence d’utilisation
Le LOGICIEL est protégé par la réglementation et les traités internationaux en matière de droit d’auteur, ainsi que par
les autres réglementations et traités internationaux en matière de propriété intellectuelle. Le LOGICIEL n’est pas vendu
mais concédé sous licence.
1. CONCESSION DE LICENCE
Ce contrat vous concède les droits ci-après :
- Logiciel : Vous êtes autorisé à installer et à utiliser le LOGICIEL sur un ordinateur unique.
- Utilisation en réseau : Vous êtes autorisé à utiliser et distribuer le LOGICIEL sur le nombre de postes correspondant
au nombre de licences acquises au moyen d’un réseau interne. Vous devez dédier une licence du LOGICIEL pour
chaque ordinateur sur lequel le LOGICIEL est utilisé ou vers lequel le LOGICIEL est distribué. Une licence du
LOGICIEL ne peut être partagée ou utilisée de manière concomitante sur des ordinateurs distincts.
2. DESCRIPTION DE AUTRES DROITS ET LIMITATIONS
- Limitations relatives à l’ingénierie à rebours, à la décompilation et au désassemblage : Vous n’êtes pas autorisé
à reconstituer la logique du LOGICIEL , à le décompiler ou à le désassembler, sauf dans la mesure où ces opérations
seraient expressément permises par la réglementation applicable nonobstant la présente limitation.
- Dissociation de composants : Le LOGICIEL est concédé sous licence en tant que produit unique. Il n’est pas permis
de dissocier ses composants.
- Location : Vous n’êtes pas autorisé à donner en location le LOGICIEL .
- Transfert de logiciel : Vous n’êtes autorisé à transférer l’ensemble de vos droits prévus par ce contrat qu’à condition
que vous n’en conserviez aucun exemplaire, que vous transfériez la totalité du LOGICIEL (y compris tous ses
composants, les supports et la documentation imprimée éventuelle, toute mise à jour, le présent contrat et que le
bénéficiaire accepte les termes de ce contrat). Si le LOGICIEL est une mise à jour, tout transfert doit comporter toutes
les versions antérieures du LOGICIEL.
- Résiliation : Sans préjudice de tous autres droits, BVRP Software pourra résilier ce contrat si vous ne respectez pas
les termes de ce contrat. Dans ce cas, vous devez détruire tous les exemplaires du LOGICIEL et tous ses composants.
3. MISES A JOUR
Si le LOGICIEL est une mise à jour d’un autre produit, qu’il s’agisse d’un produit BVRP Software ou d’un produit d’un
autre fournisseur, vous ne pouvez utiliser ou transférer le LOGICIEL qu’en association avec ce produit mis à jour, à moins
que vous ne détruisiez le produit mis à jour. Si le LOGICIEL est une mise à jour d’un produit BVRP Software, vous pouvez
désormais utiliser ce produit mis à jour, uniquement en conformité avec les termes de ce contrat. Si le LOGICIEL est une
mise à jour d’un composant d’un ensemble de logiciels que vous avez obtenus sous licence comme un produit unique,
le LOGICIEL peut être utilisé et transféré uniquement comme partie de cet ensemble de logiciels et ne peut être dissocié
pour être utilisé sur d’autres ordinateurs.
4. DROITS D’AUTEUR
Tous les droits de propriété et droits d’auteur relatifs au LOGICIEL (y compris, de manière non limitative, ceux afférents
à toute image, mini-application, photographie, animation, musique, tout élément vidéo ou sonore et tout texte intégrés
au LOGICIEL ), à la documentation imprimée ou électronique qui l’accompagne et à toute copie du LOGICIEL , sont
détenus par BVRP Software ou par ses fournisseurs. Vous n’êtes pas autorisé à effectuer des copies de la
documentation imprimée qui accompagne le LOGICIEL sauf dans le cadre d’une licence multi-utilisateurs. Tous les droits
qui ne sont pas expressément accordés par ce contrat sont réservés par BVRP Software.
5. GARANTIE LIMITEE
Le logiciel est fourni en l’état sans garantie de quelque sorte que ce soit, expresse ou implicite, y compris, sans toutefois
que cette limitation soit exhaustive, les garanties implicites pour la commercialisation ou l’aptitude à un usage particulier.
Tous les risques afférents aux qualités et performances du programme sont supportés par le licencié. En cas de défaut
du programme, le licencié (et non BVRP ou un intermédiaire autorisé pour micro-ordinateurs) assumera l’ensemble des
2
frais nécessaires au dépannage, la réparation ou la correction. BVRP ne garantit pas que les fonctions contenues dans
les programmes correspondront aux exigences du licencié ou que le fonctionnement du programme ne sera pas sujet à
interruption ou erreur.
Toutefois, BVRP garantit que le support CD-ROM ou disquette sur lequel le programme est fourni est exempt de défauts
de matériel et d’assemblage pendant une période de trente (30) jours à compter de la date de livraison au licencié telle
qu’établie par la copie de votre bon de réception. La seule responsabilité de BVRP et le seul remède dû au licencié sera:
1) Le remplacement du support ne correspondant pas à la garantie limitée de BVRP et qui aura été retournée à BVRP
ou à un intermédiaire autorisé pour micro-ordinateur BVRP, avec une copie du reçu du licencié ou
2) si BVRP ou un intermédiaire BVRP autorisé se trouve hors d’état de fournir un support qui soit exempt de défauts
dans le matériel et l’assemblage, le licencié pourra résilier cette convention en retournant le programme et le licencié
sera remboursé de la somme effectivement payée. En aucun cas BVRP ne sera responsable vis-à-vis du licencié
pour quelque dommage que ce soit, y compris les pertes de profits ou d’économies ou les dommages incidents ou
indirects découlant de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utilisation du programme, même si BVRP ou un intermédiaire
BVRP autorisé a été informé de la possibilité de tels dommages, ou de quelque réclamation que ce soit pour tout
autre tiers.
6. DISPOSITIONS GENERALES
Vous certifiez que vous avez lu la présente convention, l’avez comprise et acceptez d’en être lié par les termes et
conditions. Vous reconnaissez également qu’elle constitue l’état intégral et exclusif de notre accord, remplaçant toute
proposition ou accord antérieur, oral ou écrit, et toute autre communication entre nous afférente à l’objet de la présente
convention.
Copyrights
Tous droits réservés.
Deuxième édition : Mars 2002
Référence document : WPXP-0302-71
Copyright 1991-2002 BVRP Software
Responsabilités
Tout a été mis en oeuvre pour vérifier l'exactitude des informations contenues dans ce manuel. L'ensemble des instructions et les descriptions sont
conformes aux spécifications du produit WinPhone eXPert et des matériels qui lui sont associés au moment de la mise sous presse de ce manuel.
Néanmoins, les versions futures du produit WinPhone eXPert et de sa documentation peuvent être modifiées sans préavis. BVRP Software n'assume
aucune responsabilité des dommages pouvant résulter directement ou indirectement d'erreurs, omissions ou inadaptations des informations fournies.
D'autre part, la société BVRP Software décline toute responsabilité en cas d'utilisation du logiciel WinPhone eXPert qui ne soit pas conforme à la
documentation.
Marques déposées
Windows® 98 et Windows NT™ 4.0, Windows® 2000, Millennium et XP ; Microsoft® Word, Microsoft® Excel, Microsoft® Outlook, Microsoft® Exchange,
EasyReader Classic pour Windows® sont des marques déposées.
Toutes les autres marques citées sont la propriété de leurs propriétaires respectifs.
WinPhone eXPert
3
SOMMAIRE
Contacter BVRP Software .......................................................................................1
Contrat de licence ....................................................................................................2
Licence d’utilisation.................................................................................................2
MISE EN ROUTE
Installation/
Désinstallation............................................................... 13
Avant de procéder à l'installation.........................................................................14
Installation ..............................................................................................................15
Enregistrement en ligne ........................................................................................16
Désinstallation........................................................................................................17
Première utilisation ..................................................... 19
Lancement de WinPhone eXPert ..........................................................................20
Lancer l'application .....................................................................................................................20
Installer votre modem ................................................................................................................20
Vérifier le fonctionnement de la communication ...............................................................21
Assistance technique ............................................................................................22
COMMUNICATION
Télécopie .......................................................................... 25
Emission d'une télécopie ......................................................................................26
Activer l’Assistant Télécopie ....................................................................................................26
Emettre une télécopie par Internet grâce à la fonction Fax sur Internet ..................26
WinPhone eXPert
1
Configuration des paramètres de vos fournisseurs de service ................................... 27
Vous rencontrez un problème ? ...........................................................................33
Options d'émission................................................................................................34
Pages de garde et pages de suite ......................................................................................... 34
Fonds de page................................................................................................................................. 36
Signatures numérisées ................................................................................................................ 37
Résolution, émission différée et appel sur carte de crédit ......................................... 38
Réalisation d'un mailing fax personnalisé...........................................................40
Réalisation d’un mailing personnalisé à partir d’un document Microsoft Word 43
Réalisation d’un mailing personnalisé à partir d’un document créé dans une
application Windows, quel que soit son format ............................................................... 47
Mailing personnalisé à partir d'une page de garde ou d’un fichier texte ............. 50
Cas particuliers................................................................................................................................ 52
Réception de télécopies........................................................................................53
Réception de télécopies à partir d’un serveur.................................................................. 53
Visualisation et exploitation des télécopies reçues ....................................................... 53
Consultation à distance ............................................................................................................... 55
Personnalisation de la configuration ...................................................................56
Installation de macros d'envoi de télécopie et de mailing fax dans Microsoft
Word .................................................................................................................................................... 56
Eléments d'identification de l'émetteur ................................................................................ 56
Options par défaut de la fenêtre Emission télécopie .................................................... 57
Conversion d'un document couleur au format télécopie noir et blanc ................. 59
Options d'impression des télécopies .................................................................................... 60
E-Mail ..................................................................................63
Déclaration de votre compte de messagerie.......................................................65
Emission d'e-mails.................................................................................................67
2
Pièces jointes....................................................................................................................................67
Signature .............................................................................................................................................68
Niveau de priorité et accusé de réception ..........................................................................70
Emission différée.............................................................................................................................70
Réception d'e-mails................................................................................................72
Consultation des e-mails reçus ................................................................................................72
Répondre, rediriger ou faire suivre un e-mail....................................................................73
Personnalisation de la configuration ...................................................................75
Téléphone ........................................................................ 79
Passer un appel téléphonique ..............................................................................80
Téléphoner via le réseau Internet ...........................................................................................80
Téléphoner via le réseau RTC .................................................................................................84
Téléphoner à partir de l'annuaire ............................................................................................86
Options .................................................................................................................................................86
Répondre à un appel téléphonique ......................................................................88
Via le réseau RTC ..........................................................................................................................88
Via le réseau Internet ....................................................................................................................89
En cours de conversation…..................................................................................90
Répondeur ....................................................................... 91
Les différents modes du Répondeur....................................................................92
Configuration du répondeur..................................................................................94
WinPhone eXPert
3
Avant de configurer le Répondeur... ..................................................................................... 94
Configuration du mode Répondeur vidéo .......................................................................... 96
Configuration du mode Répondeur enregistreur vidéo ............................................... 96
Configuration du mode Répondeur seul ............................................................................. 97
Configuration du mode Répondeur Enregistreur ............................................................ 98
Configuration du mode Répondeur Avancé .................................................................... 100
Configuration du mode Script vocal .................................................................................... 101
Désactivation du répondeur................................................................................103
Consultation des messages reçus par le répondeur........................................104
Gestion des ressources du répondeur : boîtes aux lettres, messages d'accueil,
Fax à la demande, scripts ...................................................................................105
Boîtes aux lettres.......................................................................................................................... 105
Messages d'accueil ..................................................................................................................... 111
Service de fax à la demande .................................................................................................. 113
Scripts de traitement automatique des appels .............................................................. 117
Messages SMS.............................................................. 119
Notions de base ...................................................................................................120
Envoi de messages..............................................................................................121
Création, suppression et utilisation des modèles de message ............................. 123
Minitel ............................................................................. 125
Connexion-Déconnexion aux serveurs Minitel .................................................126
Se connecter au serveur i.Minitel ........................................................................................ 126
Utiliser le i.Minitel pour toutes vos connexions ............................................................... 127
Captures d'écrans Minitel....................................................................................129
Scénarios de connexion......................................................................................132
Enrichissement de l'annuaire .............................................................................136
4
Transfert de fichiers .................................................139
Notions de base....................................................................................................140
Envoi de fichiers...................................................................................................141
Envoyer un fichier unique .........................................................................................................141
Envoyer plusieurs fichiers.........................................................................................................142
Options d'émission .......................................................................................................................144
Réception de fichiers ...........................................................................................145
Visioconférence ...........................................................147
Présentation de l’interface ..................................................................................148
Configuration générale ........................................................................................149
Principales fonctions ...........................................................................................152
SUIVI DES RÉCEPTIONS
ET ÉMISSIONS
Réceptions .....................................................................161
Suivi des réceptions ............................................................................................162
Appel vocal ......................................................................................................................................162
Télécopie ..........................................................................................................................................163
Fichiers ..............................................................................................................................................163
E-mail..................................................................................................................................................163
Comment WinPhone eXPert vous signale-t-il l'arrivée de nouveaux documents ?
164
Consultation et utilisation des documents reçus .............................................165
WinPhone eXPert
5
Boîte de réception ........................................................................................................................ 165
Consultation et utilisation locale............................................................................................ 166
Consultation à distance ............................................................................................................. 168
Emissions....................................................................... 169
Suivi des émissions.............................................................................................170
Suivi d’une communication téléphonique ......................................................................... 170
Suivi de l’émission d’une télécopie...................................................................................... 170
Suivi de l’émission d’un fichier ............................................................................................... 170
Suivi de l’émission d’un e-mail .............................................................................................. 171
Suivi de l’émission d’un message SMS ............................................................................ 171
Emissions en attente ...........................................................................................172
Opérations sur les documents ............................................................................................... 173
Opérations sur les émissions ................................................................................................. 173
Emissions effectuées ..........................................................................................176
Opérations sur les documents ............................................................................................... 177
Opérations sur les émissions effectuées.......................................................................... 177
Journaux......................................................................... 179
Consultation et impression.................................................................................180
Gestion des journaux ..........................................................................................182
APPLICATIONS INTÉGRÉES
Annuaire......................................................................... 187
Création et gestion des annuaires .....................................................................189
Création et gestion des fiches de correspondants...........................................191
6
Saisie, modification, suppression de fiches .....................................................................191
Associer une photo à une fiche ............................................................................................191
Impression de fiches ...................................................................................................................192
Recherche de fiche(s) ................................................................................................................193
Sélection et marquage de fiches ...........................................................................................194
Groupes de correspondants ....................................................................................................196
Assistant d’importation et d’exportation de fiches...........................................197
Importer dans l'annuaire des données provenant d'un fichier externe...............197
Exemple : Importer un fichier Excel ....................................................................................200
Exemple : Importer un fichier texte avec séparateurs ..................................................200
Exporter des fiches de l'annuaire vers un fichier externe ...........................................202
Enrichissement par connexion Minitel aux Annuaires électroniques ..................203
Utiliser l'annuaire pour communiquer avec vos correspondants ...................204
Joindre des correspondants directement depuis l’Annuaire ....................................204
Extraction de coordonnées pour une émission ou une connexion.......................205
Editeur graphique.......................................................207
Familiarisation avec l'interface ...........................................................................208
Boutons..............................................................................................................................................209
Listes déroulantes ........................................................................................................................209
Palette de trames..........................................................................................................................210
Palette d'outils de dessin ..........................................................................................................210
Conseils d'utilisation ...........................................................................................214
Editeur de pages de garde......................................215
Familiarisation avec l’interface ...........................................................................216
Réalisation d’une page de garde ........................................................................219
WinPhone eXPert
7
Dessin du fond de page ............................................................................................................ 219
Insertion de texte statique ........................................................................................................ 220
Insertion de variables dynamiques ...................................................................................... 220
Insertion d’une formule de fin ................................................................................................. 221
Insertion d’une signature .......................................................................................................... 221
Editeur de scripts ....................................................... 223
Familiarisation avec l'interface...........................................................................224
Scripts fournis......................................................................................................225
Conception et création de scripts vocaux.........................................................227
Fonctions utilisées pour créer des scripts vocaux ....................................................... 227
Insertion et édition des fonctions utilisées pour les scripts ...................................... 235
Conseils d'utilisation des fonctions du script .................................................................. 237
Test de l'intégrité des scripts .................................................................................................. 238
OCR................................................................................... 241
Lancement d'EasyReader....................................................................................242
Tableau de bord d'EasyReader...........................................................................243
Lancer la reconnaissance ...................................................................................245
Conseils d'utilisation ...........................................................................................247
ANNEXES
Modems fonctionnant en mode autonome ..... 251
Configuration et utilisation des modems 3Com 56k Message Modem / 56k Prof
Message Modem ..................................................................................................252
8
Configuration ...................................................................................................................................252
Consultation des documents reçus ......................................................................................255
Configuration et utilisation d'un modem Kortex Adaptix.................................257
Configuration ...................................................................................................................................257
Consultation des documents reçus ......................................................................................258
Configuration et utilisation des modems Olitec Self Memory (33 600 et 56 000)
et Olitec Smart Memory .......................................................................................259
Configuration ...................................................................................................................................259
Consultation des documents reçus ......................................................................................260
Configuration générale ............................................263
Matériel de communication .................................................................................264
Options d'émission et de réception....................................................................266
Emission ............................................................................................................................................266
Réception..........................................................................................................................................268
Notification de réception de documents ou de messages...............................270
Notification locale ..........................................................................................................................270
Notification à distance ................................................................................................................271
Périphériques .......................................................................................................273
Personnalisation de l’interface ...........................................................................274
Informations complémentaires ............................277
WinPhone eXPert
9
Mise en route
WinPhone eXPert
11
Chapitre 1
Installation/
Désinstallation
1
1
Ce chapitre vous aidera à installer WinPhone eXPert sous les environnements Windows®
98 et Windows® NT™ 4.0, 2000, Millennium ou XP.
La procédure d'installation de WinPhone eXPert est particulièrement simple grâce à son
assistant qui vous guide tout au long du processus d'installation.
Dans ce chapitre…
Avant de procéder à l'installation
Installation
Enregistrement en ligne
Désinstallation
14
15
16
17
13
Avant de procéder à l'installation
Avant de procéder à l'installation
Configuration matérielle et logicielle requise
WinPhone eXPert fonctionne exclusivement sous les environnements Windows® 98 et
Windows® NT™ 4.0, 2000, Millennium et XP.
Pour fonctionner correctement WinPhone eXPert nécessite :
■
un micro-ordinateur avec microprocesseur Pentium ou supérieur,
■
un disque dur local avec un espace de 60 Mo minimum,
■
une mémoire vive de 64 Mo conseillé sous Windows® 98, NT™ 4.0 et
Millennium. 128 Mo conseillé sous Windows® 2000 et XP.
Votre modem est-il installé dans Windows ?
WinPhone eXPert ne peut mener à bien aucune fonction de communication sans un
modem (ou une carte GSM Data, ou un adaptateur Numéris, selon le réseau auquel vous
souhaitez vous connecter).
Par ailleurs, WinPhone eXPert ne peut piloter que les modems préalablement installés
dans Windows. Vous devrez donc installer votre modem dans Windows avant de pouvoir
utiliser WinPhone eXPert.
Vous pouvez procéder à l'installation de votre modem dans Windows avant de commencer
l'installation du programme sur votre micro-ordinateur, ou lors du lancement de WinPhone
eXPert.
Dans les deux cas, assurez-vous que votre modem est correctement connecté à la ligne
téléphonique. S'il s'agit d'un modem externe, assurez-vous qu'il est connecté à votre PC
et sous tension (consultez le manuel d'utilisation de votre modem pour obtenir des
informations détaillées sur ces procédures).
14
Chapitre 1 - Installation/ Désinstallation
Installation
1
2
Insérez le CD-Rom de WinPhone eXPert dans votre lecteur de CD.
Deux cas de figure peuvent alors se présenter :
■
Après quelques secondes de chargement, l'assistant d'installation de WinPhone
eXPert s'affiche pour vous guider tout au long des étapes d'installation.
■
L'assistant d'installation de WinPhone eXPert ne s'affiche pas automatiquement.
Dans ce cas, cliquez sur le menu Démarrer de Windows®, puis choisissez
Exécuter. La fenêtre Exécuter s'affiche. Dans la zone de saisie Ouvrir, tapez
X:\INSTALL (X: représente l'unité du lecteur de CD-Rom). Cliquez sur OK : la
fenêtre de bienvenue de l'assistant d'installation s'affiche.
3
Lorsque l'assistant d'installation de WinPhone eXPert est lancé, suivez pas à pas les
instructions qui s'affichent à l'écran.
Le contenu du CD-Rom est ensuite recopié sur votre disque dur et un groupe de
programmes est créé pour y placer les icônes de l’application WinPhone eXPert. A la fin
de l'installation, vous devrez redémarrer votre micro-ordinateur pour que tous les
changements du système soient pris en compte.
Si...
Choisissez ce dossier d'installation...
Aucune application BVRP est installée sur votre micro-
Installez WinPhone eXPert dans le dossier de votre choix.
ordinateur.
Une application BVRP est installée sur votre machine
et vous souhaitez la mettre à jour avec la nouvelle
version de WinPhone eXPert.
Après l'installation, vous conserverez dans WinPhone
eXPert les documents reçus, les émissions, les
journaux et l'annuaire courant de l'application que vous
mettez à jour.
Une application BVRP est installée sur votre machine et
vous souhaitez continuer à l'utiliser comme avant.
Le programme d'installation détecte la présence de
l'ancienne application BVRP sur votre disque dur et vous
propose d'installer WinPhone eXPert au même
emplacement que cette application.
Ne modifiez pas l'emplacement qui vous est proposé.
Le programme d'installation détecte la présence d'une
application BVRP sur votre disque dur et vous propose
d'installer WinPhone eXPert au même emplacement que
cette application.
Veillez à sélectionner un dossier d'installation différent de
celui où vous avez installé votre première application BVRP.
A la fin de l’installation, le module d’enregistrement en ligne est automatiquement lancé
(voir Enregistrement en ligne, page 16). Cet enregistrement est nécessaire pour pouvoir
bénéficier de la garantie, de l’assistance technique et de mises à jour gratuites dans la
mesure de leur disponibilité.
Lorsque l'installation de WinPhone eXPert est terminée avec succès, vous pouvez lancer
l'application et installer votre(vos) modem(s). Pour plus d'informations sur ce point,
reportez-vous à la page 20.
WinPhone eXPert
15
Enregistrement en ligne
Enregistrement en ligne
Pour bénéficier de la garantie, de l’assistance BVRP Software et de mises à jour gratuites
dans la mesure de leur disponibilité, enregistrez-vous en ligne auprès de notre service
technique. Le module d’enregistrement en ligne est automatiquement lancé à la fin de
l’installation. Il vous suffit alors de suivre pas à pas les instructions qui s’affichent à l’écran.
Vérifiez toutefois que votre accès à Internet est bien configuré et disponible pour qu’une
connexion Internet puisse être automatiquement lancée.
Si l’enregistrement en ligne n’a pas pu être effectué au moment de l’installation, vous
pouvez aussi vous enregistrer ultérieurement en accédant à l’aide en ligne (touche F1 de
votre clavier ou icône Aide de la fenêtre principale).
Attention !
Si votre fournisseur d’accès Internet est AOL, lancez manuellement une connexion
avant l’affichage du module d’enregistrement.
16
Chapitre 1 - Installation/ Désinstallation
Désinstallation
Avant de commencer la désinstallation, quittez WinPhone eXPert.
1Depuis le menu Démarrer de Windows®,
sélectionnez Paramètres, puis Panneau de
configuration.
2
Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez sur
le groupe Ajout/Suppression de
programmes.
3
Dans l'onglet Installation/Désinstallation,
sélectionnez WinPhone eXPert, puis cliquez sur
Modifier/Supprimer.
4
Un message vous invite à confirmer votre demande de suppression. Cliquez sur Oui
pour lancer la désinstallation.
WinPhone eXPert
17
Chapitre 2
1
2
Première utilisation
Ce chapitre rassemble les informations qui faciliteront votre première utilisation de
WinPhone eXPert : comment lancer l'application, comment installer votre modem et
comment vérifier le bon fonctionnement de la communication.
Vous trouverez également l’information nécessaire pour bénéficier du service
d'assistance technique de BVRP Software.
Dans ce chapitre…
Lancement de WinPhone eXPert
20
Assistance technique
22
19
Lancement de WinPhone eXPert
Lancement de WinPhone eXPert
➣ Lancer l'application
■
Double-cliquez sur l'icône de WinPhone eXPert
présente sur le bureau, ou
cliquez sur le menu Démarrer de Windows®, pointez le curseur de la souris sur
Programmes, puis sur le groupe de programmes WinPhone eXPert, et
sélectionnez l'option WinPhone eXPert.
➣ Installer votre modem
Au premier lancement de l'application, deux cas de figure peuvent se présenter, selon que
vous avez préalablement installé votre modem sous Windows ou non.
Vous n'avez pas de modem installé sous Windows
WinPhone eXPert lance l'assistant Windows "Installation d'un nouveau modem".
1
Assurez-vous que votre modem est correctement connecté à la ligne téléphonique.
S'il s'agit d'un modem externe, assurez-vous qu'il est connecté à votre PC et sous
tension (consultez le manuel d'utilisation de votre modem pour obtenir des
informations détaillées sur ces procédures).
2
Cliquez sur Suivant et suivez pas à pas les instructions qui vous sont données à
l'écran par l'assistant Windows.
3
Lorsque votre modem est correctement installé, WinPhone eXPert affiche la fenêtre
Modems, qui présente la liste des modems que vous avez installés sous Windows.
4
Sélectionnez le modem que vous souhaitez utiliser avec WinPhone eXPert, puis
cliquez sur OK.
5
WinPhone eXPert lance le processus de détection et d'identification de votre modem.
Votre modem est correctement installé sous Windows
WinPhone eXPert affiche la fenêtre Assistant
configuration matériel qui va vous simplifier la
configuration de votre modem dans l’application.
Suivez les instructions à l’écran :
1
Cliquez sur Suivant.
2
Sélectionnez le modem que vous souhaitez
utiliser avec WinPhone eXPert.
■
S’il ne figure pas dans la liste,
sélectionnez Autre matériel et suivez les
instructions qui s’affichent à l’écran.
3
Cliquez sur Suivant.
4
WinPhone eXPert lance le processus de détection et d'identification de votre modem.
Dès que l’assistant a terminé le processus, l’écran affiche le message Votre matériel
a été detecté, cliquez sur Suivant.
5
20
Cliquez sur Suivant puis sur Terminer. La fenêtre de l’assistant se ferme et la fenêtre
Chapitre 2 - Première utilisation
principale de WinPhone eXPert s'affiche.
Lorsque votre modem est détecté et identifié, WinPhone eXPert sélectionne le driver
adapté à votre modem. Ce driver indique à WinPhone eXPert quelles sont les capacités
de votre modem. En fonction de ces capacités, certaines fonctions de WinPhone eXPert
vous seront accessibles, et d'autres seront grisées.
WinPhone eXPert est capable de gérer plusieurs lignes téléphoniques. Vous pourrez donc
installer d'autres modems ultérieurement, si vous en avez l'utilité (voir page 264).
En cas de problème lors de la détection ou de l'identification du modem…
Si la détection de votre modem échoue, vérifiez que celui-ci est correctement installé
sous Windows, qu'il est correctement connecté à votre micro-ordinateur et qu'il est sous
tension. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous au manuel d'utilisation de votre
modem.
Si votre modem n'est pas identifié automatiquement et ne figure pas dans la liste des
modems supportés par WinPhone eXPert, reportez-vous à la page 264.
➣ Vérifier le fonctionnement de la communication
Plusieurs moyens vous permettent de vérifier le bon fonctionnement de WinPhone
eXPert :
■
le voyant lumineux placé dans la barre d'état de la fenêtre principale de
WinPhone eXPert
■
les informations fournies par le modem
Voyant lumineux de la fenêtre principale de WinPhone eXPert
Dans le coin inférieur droit de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, un voyant
lumineux vous renseigne sur l’état du dialogue avec le modem.
Couleur du voyant
Signification
Que pouvez-vous faire ?
Rouge
Pas de dialogue avec le modem
Emission et réception impossible
Orange
Modem en cours d’initialisation
Emission et réception impossible
Vert
Modem initialisé avec succès
Emettre et recevoir
Informations du Modem
Si la configuration du matériel n'est pas correcte, la zone Informations affichera Matériel
non connecté.
Si la communication ne fonctionne pas correctement
Vérifiez que le modem est sous tension et que le port de communication sélectionné est
bien celui auquel votre modem est connecté.
WinPhone eXPert
21
Assistance technique
Assistance technique
Les informations relatives à l’assistance technique de WinPhone eXPert figurent sur la
page Support de notre site Web : http://www.bvrp.fr/support.htm
Vous pouvez également contacter notre service technique en complétant le formulaire qui
se trouve à l’adresse suivante : http://www.bvrp.fr/pagemail.htm ou au 08 92 69 10 02 (N°
Audiotel 0,34 €/mn), de 9h à 18h, du lundi au vendredi (sauf jours fériés).
22
Communication
WinPhone eXPert
23
Chapitre 3
1
3
Télécopie
Avec WinPhone eXPert, vous envoyez vos télécopies en bénéficiant des avantages de la
technologie Internet (économie, qualité et rapidité). Vous composez vos télécopies et
WinPhone eXPert les achemine, comme s’il s’agissait d’e-mails, vers le télécopieur de
votre correspondant.
Par conséquent, envoyer des télécopies à l’aide de WinPhone eXPert, c’est accroître votre
productivité et réaliser de substantielles économies :
■
Emission d’une télécopie par Internet grâce à la fonction Fax sur Internet
■
Emission et réception en tâche de fond sans bloquer le micro-ordinateur
■
Emission directe à partir de toute application Windows (capture d'impression)
■
Mailing personnalisé, immédiat ou différé
■
Lisibilité parfaite des télécopies grâce à un procédé exclusif BVRP, l’Hyper-Vue
■
Module de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour conversion des
télécopies reçues en textes éditables
■
Editeur de pages de garde et positionnement automatique de la signature
■
Gestion directe des scanners
■
Sélections multicritères sur l'annuaire des correspondants
■
Consultation à distance des télécopies reçues (retransmission vers un autre
périphérique fax)
Dans ce chapitre…
Emission d'une télécopie
26
Options d'émission
34
Réalisation d'un mailing fax personnalisé
40
Réception de télécopies
53
Personnalisation de la configuration
56
25
Emission d'une télécopie
Emission d'une télécopie
➣ Activer l’Assistant Télécopie
Si vous souhaitez rédiger toutes vos télécopies à l’aide de l’assistant, définissez cette
option comme paramètre par défaut. Chaque fois que vous accéderez à la fenêtre
Emission télécopie, l’option Assistant télécopie sera alors activée. Vous conservez
cependant la possibilité de désactiver cette option lors de chaque émission.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 de votre
clavier ou sélectionnez l’option Configuration Générale à partir du menu Utilitaires.
2
Sélectionnez l’onglet Télécopie.
3
Cochez l’option Afficher l’assistant Télécopie et cliquez sur OK.
➣ Emettre une télécopie par Internet grâce à la fonction Fax sur
Internet
Attention !
Pour bénéficier du Fax sur Internet, vérifiez au préalable que vos paramètres de
messagerie e-mail sont bien configurés.
Ce service fonctionne avec tous les fournisseurs d’accès usuels, à l’exception d’AOL,
ce dernier utilisant une interface propriétaire.
1
Dans la fenêtre principale de WinPhone eXPert, cliquez sur l’icône Emission
télécopie. La fenêtre Emission télécopie s’affiche.
Note
Par défaut, cette icône lance l’Assistant télécopie qui vous guide dans la préparation
de votre télécopie. Si vous ne souhaitez pas utiliser cet assistant, cochez la case
Cochez ici pour ne plus afficher l’assistant et aller directement à la fenêtre
26
Chapitre 3 - Télécopie
d’émission télécopie, puis cliquez sur le bouton Terminer.
Si vous aviez préalablement désactivé cet assistant, la fenêtre Emission télécopie
s'ouvre.
2
Dans la liste déroulante du champ Service, sélectionnez le fournisseur de services
VisionLab :
Cliquez ici pour
sélectionner
VisionLab.
3
Pour vos envois à l’international, dans la liste déroulante du champ Fax, sélectionnez
le pays de destination et tapez le numéro de votre correspondant à la suite de
l’indicatif pays.
4
Suivez les étapes habituelles d’envoi d’une télécopie décrites dans ce même
chapitre.
Le document final est placé dans la file des Emissions en attente, Emissions effectuées
ou Emissions échouées, répertoires accessibles dans la fenêtre principale de WinPhone
eXPert.
➣ Configuration des paramètres de vos fournisseurs de service
Dans la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l’option Configuration
générale à partir du menu Utilitaires et cliquez sur l’onglet I.Fax :
Pour ajouter un autre fournisseur de service :
1
Cliquez sur le bouton Ajouter un service.
2
Dans le champ Nom du service, indiquez le nom correspondant à votre fournisseur
(par exemple : VisionLab).
3
Dans le champ Adresse, indiquez l’adresse de la passerelle fax du service
4
Dans le champ Sujet, indiquez le sujet éventuel à utiliser pour composer le courrier
considéré, selon le format qui lui est propre (par exemple : %f@vipfax.com).
WinPhone eXPert
27
Emission d'une télécopie
électronique adressé au service I.Fax considéré (par exemple : FAX=%f@). Lors de
l’émission de votre télécopie, WinPhone eXPert remplace le paramètre %f par le
numéro réel du télécopieur distant.
5
Cliquez sur OK.
Répétez ces étapes pour chaque fournisseur de service.
➣ Choisir la bonne méthode
En fonction de la nature du document que vous souhaitez transmettre en télécopie,
WinPhone eXPert propose différentes méthodes d'émission.
Si vous voulez envoyer…
Reportez-vous à :
Page
Une page de garde portant un
message (éventuellement
accompagnée de pages de suite)
Télécopier une page de garde avec message
28
Un document Word
Télécopier un document à partir de MSWord
29
Un document créé dans une
application Windows
Télécopier un document à partir d'une
application Windows
29
Un document au format TXT
Télécopier directement à partir de WinPhone
eXPert
30
ou
Télécopier un document à partir d'une
application Windows
Un document graphique au format
BMP, TIFF ou GIF
Télécopier un document à partir d'une
application Windows
ou
30
30
30
Télécopier directement à partir de WinPhone
eXPert
Télécopier un document papier par scanner
Un document papier
30
Si le document d'origine est un document graphique en couleur ou en niveaux de gris,
vous pouvez spécifier des paramètres qui seront utilisés pour le convertir en noir et blanc
(voir page 59).
➣ Télécopier une page de garde avec message
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert ouvrez la fenêtre Emission
Télécopie en appuyant sur la touche F4 ou en cliquant sur l’icône Emission
Télécopie
ou en sélectionnant l'option Emission Télécopie du menu
Emission.
2
Saisissez les coordonnées du(des) destinataire(s) ou copiez-les directement à partir
de l'Annuaire (voir page 205).
3
Dans la liste déroulante du champ Service, sélectionnez un fournisseur de service
parmi ceux que vous aurez paramétré (voir la rubrique Configuration des
paramètres de vos fournisseurs de service plus haut dans ce chapitre) pour
28
Chapitre 3 - Télécopie
envoyer votre télécopie via le réseau Internet ou choisissez Télécopie standard
Options d'émission
(RTC) pour envoyer votre télécopie via le réseau de votre opérateur téléphonique.
Page de garde
4
Fonds de page
Dans la section Options, vérifiez que l'option Page de garde
est validée (le
coin supérieur droit apparaît en vert) ; si elle est désactivée (le coin supérieur droit
Emission différées
apparaît alors en rouge), cliquez sur le bouton Page de garde.
Fax haute qualité
Carte de crédit
Pour activer une option,
cliquez sur le bouton
correspondant. Ces
options sont décrites page
34 et suivantes.
5
Tapez le texte de votre message.
6
Cliquez sur Em. manuel pour lancer l'émission.
➣ Télécopier un document à partir de MSWord
Condition préalable
Pour utiliser cette fonction, vous devez installer la macro d'émission de télécopie
dans Word. La procédure d’installation de cette macro est décrite, page 56.
1
Dans Word, ouvrez le document que vous souhaitez télécopier.
2
Sélectionnez l'option Imprimer vers CAPTURE FAX BVRP du menu Fichier. La
fenêtre Emission télécopie s'affiche.
3
Saisissez les coordonnées du(des) destinataire(s) ou copiez-les à partir de
l'Annuaire
4
.
Dans la liste déroulante du champ Service, sélectionnez un fournisseur de service
parmi ceux que vous aurez paramétré (voir la rubrique Configuration des
paramètres de vos fournisseurs de service plus haut dans ce chapitre) pour
envoyer votre télécopie via le réseau Internet ou choisissez Télécopie standard
(RTC) pour envoyer votre télécopie via le réseau de votre opérateur téléphonique.
5
Cliquez sur Em. manuel pour lancer l'émission.
➣ Télécopier un document à partir d'une application Windows
Cette méthode, appelée "Capture d'impression", permet de télécopier un document
Options d'émission
directement à partir de l'application Windows dans laquelle le document a été créé.
Supposons que vous venez de créer un document dans une application Windows
Page de garde
(traitement de texte, PAO, tableur, etc.), pour télécopier ce document :Þ8
Fonds de page
1
Imprimer du menu Fichier.
Emission différées
Fax haute qualité
2
Sélectionnez l'imprimante Capture Fax BVRP ou Capture Fax BVRP
Personnalisée (voir encadré ci-dessous), puis lancez l'impression. La fenêtre
Carte de crédit
Pour activer une option,
cliquez sur le bouton
correspondant. Ces
options sont décrites page
34 et suivantes.
Gardez votre application et votre document ouverts, puis sélectionnez l'option
Emission télécopie s'affiche.
3
Saisissez les coordonnées du(des) destinataire(s) ou copiez-les à partir de
l'Annuaire.
4
Dans la liste déroulante du champ Service, sélectionnez un fournisseur de service
parmi ceux que vous aurez paramétré (voir la rubrique Configuration des
paramètres de vos fournisseurs de service plus haut dans ce chapitre) pour
WinPhone eXPert
29
Emission d'une télécopie
envoyer votre télécopie via le réseau Internet ou choisissez Télécopie standard
(RTC) pour envoyer votre télécopie via le réseau de votre opérateur téléphonique.
5
Cliquez sur Em. manuel pour lancer l'émission.
Imprimante Capture Fax Bvrp ou Capture Fax Bvrp personnalisée ?
Sous Windows 98, ces deux "imprimantes" sont installées automatiquement lors du processus d'installation de
WinPhone eXPert. Pour un meilleur rendu de la télécopie, nous vous conseillons d'utiliser l'imprimante Capture Fax
BVRP. En revanche si vous souhaitez rediriger la capture d'impression vers un fichier, ce qui est particulièrement utile
lorsque vous vous voulez émettre une télécopie composée de documents créés sous des applications différentes,
choisissez l'imprimante Capture Fax BVRP personnalisée.
Sous Windows NT, seule l’imprimante Capture Fax BVRP est accessible.
Dès la confirmation d'émission enregistrée, le retour au logiciel à partir duquel l'impression
s'est effectuée est automatique.
➣ Télécopier directement à partir de WinPhone eXPert
Ce type d'émission est réservé aux fichiers graphiques (BMP, PCX, etc.) et aux fichiers
texte (TXT). Ce type d'émission présente deux avantages :
■
La préparation du document est rapide
■
Il est inutile de posséder le logiciel qui a servi à créer le document
Les émissions de fichiers textes ou graphiques s'effectuent à partir de la fenêtre Emission
télécopie.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F4 ou
cliquez sur l’icône Emission Télécopie
ou sélectionnez l'option Emission
Télécopie du menu Emission. La fenêtre Emission Télécopie s'affiche.
2
Saisissez les coordonnées du(des) destinataire(s) ou copiez-les à partir de l'Annuaire
(voir page 205).
3
Dans la liste déroulante du champ Service, sélectionnez un fournisseur de service
parmi ceux que vous aurez paramétré (voir la rubrique Configuration des
paramètres de vos fournisseurs de service plus haut dans ce chapitre) pour
envoyer votre télécopie via le réseau Internet ou choisissez Télécopie standard
(RTC) pour envoyer votre télécopie via le réseau de votre opérateur téléphonique.
4
Dans la section Document(s) joint(s), cliquez sur le bouton Parcourir
et
sélectionnez le fichier à télécopier.
5
Cliquez sur Em. manuel pour lancer l'émission.
➣ Télécopier un document papier par scanner
L'utilisation d'un scanner permet de télécopier les documents disponibles sur papier. Si,
par exemple, le document à émettre est de type papier à en-tête contenant un texte
manuscrit, l'émission par scanner s'impose. Vous pouvez également émettre des
documents signés, des plans, etc.
Condition préalable
Un scanner compatible TWAIN doit être raccordé au micro-ordinateur et
30
Chapitre 3 - Télécopie
correctement installé.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert ouvrez la fenêtre Emission
télécopie en appuyant sur la touche F4 ou en cliquant sur l’icône Emission
Télécopie
ou en sélectionnant l'option Emission Télécopie du menu
Emission.
2
Saisissez les coordonnées du(des) destinataire(s) ou copiez-les directement à partir
de l'Annuaire (voir page 205).
3
Cliquez ensuite sur le bouton
Numériser
. La fenêtre
Numérisation s'affiche.
4
Si vous souhaitez conserver le
document numérisé après l'émission,
modifiez le nom qui lui a été attribué
par défaut dans la zone de saisie
Document à générer.
5
Si nécessaire, modifiez les
paramètres de numérisation
(luminosité, tramage, chargeur
automatique) afin de les adapter au
type de document que vous voulez télécopier.
6
Cliquez sur Numériser. La fenêtre de numérisation apparaît pour chaque page (si le
scanner ne dispose pas d’un chargeur automatique).
7
Une fois toutes les pages lues sur le scanner, lancez l'émission en appuyant sur la
touche ECHAP ou cliquez sur le bouton Terminer. La fenêtre de confirmation de la
demande d'émission s'affiche.
8
Appuyez sur la touche ENTREE..
Paramètres de la numérisation
Luminosité
Permet de définir la valeur de luminosité requise lors d'une numérisation. A l'aide de la souris, déplacez le curseur de
la souris vers Foncé ou Clair.
Tramage (Texte, Gros, Moyen, Fin)
Permet de définir les niveaux de gris pour la numérisation des documents couleur. Pour les documents d'une seule
couleur (y compris les photos en tons de gris), il faut sélectionner le mode Texte. Pour les documents de plusieurs
couleurs, Gros permet d'obtenir 4 niveaux de gris, Moyen, 8 et Fin 16 niveaux.
Chargeur Automatique de Papier
Permet de réaliser la numérisation automatique des documents jusqu'à l'épuisement des feuilles présentes dans le
chargeur. Si cette option n’est pas cochée, WinPhone eXPert vous demandera de valider l'introduction de chaque
feuille dans le scanner.
Note : Vous pouvez régler les paramètres de l'émission par scanner dans la fenêtre de pilotage TWAIN qui apparaît
lorsque vous cliquez sur Numériser.
WinPhone eXPert
31
Emission d'une télécopie
➣ Envoyer une télécopie manuellement
Cette fonction vous permet d'envoyer une télécopie au cours d'une conversation
téléphonique. L'accessibilité de cette fonction dépend des capacités de votre modem.
1
En cours de communication téléphonique, prévenez votre correspondant que vous
allez lui envoyer une télécopie et donnez lui le temps d'ouvrir son logiciel de
communication.
2
Lorsqu'il est prêt, cliquez sur l’icône Emission télécopie
de la fenêtre
principale de WinPhone eXPert. La fenêtre Emission télécopie s'affiche.
3
Sélectionnez le document à télécopier et les options d'émission. Ne renseignez pas
le champ Numéro car la communication est déjà établie avec votre correspondant.
4
Cliquez sur le bouton Em. Manuel.
5
WinPhone eXPert transmet la télécopie vers le numéro avec lequel la communication
téléphonique est déjà établie.
Attention
Peu de modems vous permettent de reprendre votre conversation téléphonique
lorsque l'émission de la télécopie est terminée. La communication est en général
coupée à l'issue de la transmission. Dans ce cas, envoyez votre télécopie à la fin de
votre conversation téléphonique.
32
Chapitre 3 - Télécopie
Vous rencontrez un problème ?
WinPhone eXPert
Problème
Solution
Votre document issu d’une capture d'impression est
décentré à gauche lorsque vous le visualisez avant
émission.
Augmentez la marge de gauche dans votre document
d’origine. Le respect des normes de la télécopie impose
une réduction de 7% qui induit ce décentrage.
Impossible d’envoyer un document joint (échec en
conversion).
Le format d’origine n’a sûrement pas de convertisseur, il
convient de faire une Capture d’impression du document
à télécopier, c’est-à-dire l’imprimer à partir de l’application
sur l’imprimante "Capture Fax BVRP".
Vous télécopiez un fichier texte en document joint. Or
sur la télécopie les lignes sont tronquées à droite ou le
nombre de lignes par page n’est pas respecté.
Les fichiers au format texte doivent être limités à 80
caractères par ligne et à 56 lignes par page.
Une page d’un document à émettre est transformée en
deux pages de télécopie avant émission.
Diminuez le nombre de lignes par page sur le document
d’origine.
Fax sur Internet. Si vous n’utilisez pas un réseau local,
avez-vous bien configuré votre fournisseur d’accès sous
Windows ?
Vérifiez que votre fournisseur d’accès (Wanadoo,
9online...) est bien configuré sous Windows («Poste de
travail»). Attention, vérifiez que les champs sont bien
renseignés avec les paramètres de votre fournisseur
d’accès, et non d’une simple messagerie e-mail (Hotmail,
Caramail...). Si vous ne possedez pas ces paramètres,
contactez votre fournisseur d’accès
Fax sur Internet. L’accès à Internet dans l’application
WinPhone eXPert est-il bien configuré ?
Dans la fenêtre Configuration générale (F6), onglet
Internet, sélectionnez Réseau local ou si vous utilisez un
modem Accès réseau à distance (dans ce cas les
paramètres du fournisseur d’accès sont ceux
préalablement définis dans Windows).
Fax sur Internet. Avez-vous bien configuré votre compte
de messagerie dans l’application WinPhone eXPert ?
Dans la fenêtre Configuration générale (F6), onglet Email, vérifiez que le compte e-mail est correctement
configuré.
Fax sur Internet. Lorsque vous préparez une télécopie,
sélectionnez-vous le Fax sur Internet ?
Dans la fenêtre Emission télécopie, sélectionnez l’option
VisionLab dans la liste déroulante Service
Fax sur Internet. Lorsque vous préparez une télécopie,
composez-vous un numéro de fax international ?
Le Fax sur Internet ne fonctionne qu’avec des numéros
au format international. Par exemple : pour Paris, en
France : +33 1 40 70 59 87.
Fax sur Internet. Etes-vous bien enregistré auprès du
service VisionLab ?
Lors de la première utilisation, WinPhone eXPert propose
automatiquement l’enregistrement au service VisionLab.
Si vous ne l’avez pas accepté et que vous souhaitez vous
enregistrer maintenant, consultez le site :
http://www.visionlab.fr/bvrp/ (français)
http://www.visionlab.com/bvrp/ (autres langues)
33
Options d'émission
Options d'émission
Pages de garde et pages de suite
La page de garde est un document composé d'une partie graphique constante (qui peut
être constituée d'images et de texte), et d'un certain nombre d'éléments variables
spécifiques à chaque émission (nom, société de l'expéditeur et du destinataire, date et
heure d'émission, message, etc.).
La page de garde et son message peuvent être émis seuls ou en tant que page de
présentation précédant un document émis par capture d'impression ou comme fichier
joint.
De nombreux exemples de page de garde sont fournis avec WinPhone eXPert. Un
échantillon des pages de garde fournies est immédiatement disponible pour l'émission
d'une télécopie ; vous pouvez en obtenir la liste dans la fenêtre Emission télécopie ou en
sélectionnant l'option Gestion des pages de garde du menu Utilitaires.
Vous pouvez ajouter à cette liste des pages de garde provenant de différentes sources :
pages de garde fournies (stockées dans le dossier d'installation de WinPhone eXPert), ou
pages de garde que vous avez créées.
➣ Joindre une page de garde à votre télécopie
1
Depuis la fenêtre Emission télécopie, activez l'option Page garde
.
2
Dans la liste déroulante Page de garde, sélectionnez le modèle de page de garde à
utiliser. Vous pouvez utiliser une page de garde fournie avec WinPhone eXPert ou
créer votre propre page de garde (voir ci-après Ajouter une page de garde à la liste
fournie ou Créer une page de garde).
3
Tapez le message de la page de garde.
4
Cliquez sur Emettre pour lancer l'émission.
➣ Ajouter une page de garde à la liste fournie
La liste des pages de garde directement disponibles dans la fenêtre Emission Télécopie
est volontairement limitée. Vous pouvez toutefois enlever ou ajouter des pages de garde
à cette liste.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option Gestion des
pages de garde du menu Utilitaires ou cliquez sur le bouton Gestion des pages de
garde
2
34
depuis la fenêtre Emission télécopie.
Dans la fenêtre Gestion des pages de garde, cliquez sur le bouton Parcourir
.
Chapitre 3 - Télécopie
3
Dans la fenêtre qui s'affiche, localisez et
sélectionnez le fichier de la page de garde à
importer (format CVS), puis cliquez sur Ouvrir.
Vous retournez automatiquement à la fenêtre
Gestion des pages de garde : le nom et le
chemin d'accès du fichier sélectionné
apparaissent dans la zone Fichier.
4
Si le champ Descriptif est vide, renseignez-le
car c'est le texte du descriptif, plus explicite
qu'un nom de fichier, qui est ajouté à la liste
des pages de garde.
5
Cliquez sur le bouton Ajouter
. La nouvelle
page de garde est ajoutée à la liste des pages
de garde disponibles. Vous pouvez désormais la sélectionner dans la fenêtre
Emission télécopie.
➣ Créer une page de garde
1
Créez la partie graphique de votre page de garde. Pour cela, utilisez l'une des
méthodes suivantes :
■
dessin de la page de garde dans l'Editeur graphique intégré de WinPhone
eXPert,
■
conversion d'un fichier graphique BMP, DCX, DIB, GIF, PCX ou TIF,
■
numérisation d'un document papier sur un scanner,
■
capture d'impression d'un document. Cette méthode vous permet de créer une
page de garde à partir de n'importe quel logiciel fonctionnant sous Windows.
Pour cela, ouvrez votre document dans son éditeur d'origine et sélectionnez
l'option Imprimer du menu Fichier. Choisissez l'imprimante Capture Fax BVRP
Personnalisé puis sélectionnez l'option Fichier graphique (option disponible
uniquement sous Windows 98). A l'impression, l'application vous invite à spécifier
le nom et l'emplacement du fichier à générer sur le disque dur.
Page de suite
Lorsque le message de la
page de garde dépasse
l'espace qui lui est réservé
sur la page principale,
WinPhone eXPert utilise
automatiquement la page
complémentaire (si elle
existe) pour placer la suite
du message.
WinPhone eXPert
2
Retouchez éventuellement ce fichier dans l'Editeur graphique, puis ouvrez-le dans
l'Editeur de pages de garde.
3
Placez les variables qui vous permettront de personnaliser la page de garde en
fonction du destinataire.
4
Vous pouvez également associer à la page de garde principale une page
complémentaire ou page de suite (voir encadré).
5
Lorsque votre document est terminé, enregistrez-le au format CVS.
6
Ajoutez ce document à la liste des pages de garde disponibles (voir page 10).
35
Options d'émission
Fonds de page
Un fond de page est un document graphique qui est fusionné avec la télécopie au moment
de l'émission. Cela permet de simuler l'utilisation d'un papier à en-tête, d'apposer une
signature ou encore d'ajouter un message en surimpression comme "COPIE" ou
"CONFIDENTIEL". Pour un même document, vous pouvez appliquer jusqu'à trois fonds
de page qui viendront différencier la première page, la dernière page et les autres pages.
Contrairement à la page de garde, le fond de page s'applique sur les documents transmis
en fichiers joints ou par capture d'impression. Il est impossible de fusionner un fond de
page avec une page de garde.
➣ Créer un fond de page
Pour créer un fond de page utilisez les mêmes méthodes que pour la création d'une page
de garde (voir ci-dessus Créer une page de garde, étape numéro 1).
➣ Fusionner des fonds de page avec le document à télécopier
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez Gestion des fonds
de pages depuis le menu Utilitaires. La fenêtre Gestion des fonds de pages
s'affiche.
2
Cliquez sur le bouton
Parcourir
3
Choisissez la page de la télécopie
(première, deuxième, autres) avec
laquelle vous souhaitez fusionner
un fond de page.
4
Dans la fenêtre de sélection qui
s'affiche, choisissez un fond de
page.
5
Répétez les étapes 2 à 4 pour
toutes les pages de votre télécopie.
6
Au moment de l'émission de votre
télécopie, activez l'option Fonds de page
36
de la fenêtre Emission Télécopie.
Chapitre 3 - Télécopie
Signatures numérisées
La signature est un fichier grafique que l'on peut insérer sur les pages de garde contenant
la variable signature.
La taille du fichier graphique est pré-définie (216x144 points). Il peut être réalisé à l'aide
de l'éditeur graphique de WinPhone eXPert (voir page 207) ou d'un éditeur externe.
Pour créer la signature, vous pouvez :
■
utiliser la souris (difficile !) ou une tablette graphique,
■
numériser une signature manuscrite à partir d'un exemplaire papier,
■
importer un fichier graphique au format BMP, PCX ou TIFF,
■
si vous ne disposez pas d'une tablette graphique, ni d'un scanner, le moyen le
plus simple est encore d'apposer votre signature manuscrite sur une feuille de
papier, d'envoyer ce document à partir d'un télécopieur classique et de détourer
la télécopie reçue dans l'éditeur graphique pour récupérer la signature.
➣ Créer une signature
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option Gestion des
signatures du menu Utilitaires ou depuis la fenêtre Emission télécopie, cliquez sur
le bouton Gestion des signatures
2
.
Dans la fenêtre Gestion des signatures,
cliquez sur le bouton Importer.
3
Sélectionnez le fichier graphique qui
contient la signature, puis cliquez sur
Ouvrir. Le nom et le chemin d'accès du
fichier sélectionné s'affichent dans la zone
Fichier de la fenêtre Gestion des
signatures.
4
Dans la zone Descriptif, saisissez le nom
qui désignera cette nouvelle signature dans
la liste des signatures disponibles.
WinPhone eXPert
5
Cliquez sur le bouton Ajouter
pour insérer la nouvelle signature dans la liste.
6
Quittez la fenêtre Gestion des signatures.
37
Options d'émission
➣ Joindre une signature
Une fois que vous avez créé une signature, vous pouvez facilement l'insérer dans une
télécopie :
■
Depuis la fenêtre Emission télécopie, sélectionnez la signature qui vous intéresse
dans la liste déroulante Signature.
Résolution, émission différée et appel sur carte de crédit
➣ Sélectionner la résolution de la télécopie
Vous pouvez sélectionner la résolution des fax en deux points différents de l'application :
■
Vous pouvez définir la résolution fax par défaut (voir page 58). Chaque fois que
vous accèderez à la fenêtre Emission Fax, celle-ci sera pré-configurée de façon
à refléter la valeur du paramètre par défaut. Il est donc préférable de définir la
résolution la plus souvent utilisée comme valeur par défaut.
■
Au moment de chaque émission, vous conservez la possibilité de modifier la
résolution pré-sélectionnée..
Fax haute résolution
Le mode Fax fin utilise une résolution de 7,7 lignes/mm. Le mode Fax normal utilise une résolution de 3,85
lignes/mm. La qualité sera meilleure en 7,7 lignes/mm, notamment pour les documents d'origine graphique, ou pour
les documents numérisés ou provenant d'une Capture d'impression ; en revanche, l'amélioration est moins sensible
sur des documents convertis. Le temps de communication sera environ deux fois plus long pour un document en
haute densité que pour un document en densité standard.
Attention ! Les transmissions haute résolution ne sont pas supportées par toutes les machines fax. Si vous utilisez
l'option Fax fin lors d'une émission vers un fax qui ne gère pas cette fonctionnalité, l'émission échouera.
Pour sélectionner la résolution fax à utiliser pour l'émission en préparation :
Dans la fenêtre Emission Fax, utilisez le bouton Fax fin :
■
Quand l'option Haute résolution est activée, le petit voyant triangulaire en haut à
droite du bouton devient vert.
■
Quand l'option Haute résolution est désactivée, le voyant triangulaire devient
rouge.
➣ Programmer l'envoi d'une télécopie à une date/heure ultérieure
Programmer l’envoi d'une télécopie consiste à différer la date et l'heure de l'envoi pour
profiter des tarifs avantageux des heures creuses ou pour tenir compte d'un décalage
horaire, par exemple.
1
Depuis la fenêtre Emission télécopie, cliquez sur le bouton Emission différée
2
Saisissez la date et l'heure de transmission dans les zones de saisie prévues à cet
.
effet. L'émission se déclenchera à la date et à l'heure choisies (ou dès que WinPhone
eXPert sera lancé après cette date).
3
Cliquez sur Emettre.
4
Votre télécopie est déposée dans le dossier Emissions en attente et ne sera émise
qu'à l'expiration de la date et l'heure précédemment définies.
38
Chapitre 3 - Télécopie
Attention
Assurez-vous que votre PC sera allumé et que WinPhone eXPert sera lancé à l'heure
prévue pour l'émission. Dans le cas contraire, l'émission sera effectuée dès que vous
allumerez votre PC et que vous lancerez WinPhone eXPert.
➣ Débiter les frais de communication sur votre carte téléphonique
Il existe plusieurs méthodes pour facturer sur votre carte téléphonique un appel passé à
Attention !
L'appel sur carte de crédit
n'est pas opérationnel sur
la plupart des réseaux de
téléphonie mobile.
partir de WinPhone eXPert :
■
A chaque appel, vous pouvez saisir la séquence d'appel spécifique à votre carte
dans la zone où vous saisissez habituellement le numéro de votre
correspondant.
Pour une carte France Télécom, la séquence à saisir est 3610,[votre numéro de
carte + votre code confidentiel],[numéro de votre correspondant]# soit par
exemple : 3610,1234567890000,0141271970#
L'inconvénient de cette méthode est qu'elle vous contraint à taper la séquence
d'appel de votre carte à chaque fois.
■
Une autre méthode vous permet de définir une fois pour toutes la séquence
d'appel de votre carte : pour chaque nouvel appel, vous indiquez seulement le
numéro de votre correspondant. Cette méthode fait appel aux propriétés de
numérotation de Windows (voir encadré ci-dessous).
Les cartes d'appel téléphonique dans Windows
Dans Windows, la fonction de facturation sur carte téléphonique est liée à la définition d'un lieu d'appel (ou site ou
emplacement).
Un emplacement est un ensemble d'informations, comprenant votre indicatif pays, votre indicatif région et, si vous
êtes connecté à un réseau téléphonique d'entreprise, le préfixe à composer pour obtenir une ligne externe. Lorsque
vous saisissez un numéro à composer, Windows analyse ce numéro et le compare aux informations liées à votre
emplacement afin de déterminer s'il s'agit d'un appel local (même département), longue distance (autre département)
ou international (autre pays). L'utilisation ou non d'une carte d'appel est l'une des caractéristiques de fonctionnement
de l'emplacement. Chaque carte d'appel spécifie un numéro de carte et les procédures à mettre en œuvre pour
utiliser cette carte en appel local, longue distance ou international.
La création d'emplacements s'effectue dans la fenêtre Propriétés de la numérotation, accessible à partir du menu
Démarrer de Windows (option Paramètres / Modems / Propriétés de numérotation).
Pour utiliser un emplacement avec carte d'appel dans WinPhone eXPert :
1. Appuyez sur la touche F6 ou sélectionnez l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La fenêtre Configuration générale s'affiche.
2 Sélectionnez l'onglet Localisation.
3 Sélectionnez l'option Utiliser les propriétés de numérotation Windows.
4 Sélectionnez l'emplacement avec lequel vous voulez utiliser votre carte d'appel, puis cliquez sur OK.
Dans WinPhone eXPert, au moment de passer un appel facturé sur votre carte d'appel téléphonique, sélectionnez
l'option Appel carte de crédit dans la fenêtre d'émission (fenêtre Emission télécopie lorsqu'il s'agit d'envoyer une
télécopie, ou fenêtre Emission Fichier lorsqu'il s'agit de transférer un fichier).
WinPhone eXPert
39
Réalisation d'un mailing fax personnalisé
Réalisation d'un mailing fax personnalisé
WinPhone eXPert autorise l'envoi d'un document vers des destinataires multiples, ce qui
permet de réaliser aisément un mailing au cours d'une demande d'émission unique.
Afin d'éviter l'aspect souvent impersonnel de ce type d'envoi en nombre, WinPhone
eXPert vous donne la possibilité de personnaliser le document en fonction de son
destinataire.
La personnalisation repose sur la fusion d’un document principal avec une source de
données.
40
Chapitre 3 - Télécopie
Le mailing fax personnalisé : comment ça marche ?
Document principal
Il contient le texte et autres
éléments du mailing qui ne
changent pas quel que soit le
destinataire. Le document principal
peut être :
un document de type graphique :
Capture d'impression, page de
garde, fonds de page, fichier image
(BMP, GIF, TIFF, JPEG, etc.),
un document de type texte : fichier
Word, message de page de garde, fichier TXT, etc.,
un document composite comprenant à la fois des fichiers
graphiques et des fichiers textes.
Source de données
Elle contient les éléments (adresse +
coordonnées) qui vont permettre de
personnaliser le document en fonction du
destinataire.
La source de données est en général un
annuaire WinPhone eXPert.
Si vous réalisez votre mailing à partir d'un
document Word, vous pourrez également utiliser des
sources de données aux formats Access (MDB), Excel
(XLS), Word (DOC), Dbase (DBF), etc.
Personnalisation
La personnalisation s'effectue en insérant dans le document principal des intitulés
de champs provenant de la source de données.
Si le document est un fichier graphique (page de garde, par exemple), les
champs de personnalisation se présentent comme des objets (appelés variables
dynamiques) que l'on insère grâce à l'Editeur de pages de garde (voir chapitre
Editeur de pages de garde).
Si le document est un fichier texte (document Word, message d'une page de
garde, etc.), on insère les champs de personnalisation directement dans le corps
du texte.
Emission
Lors de l'émission du mailing, WinPhone eXPert crée pour chaque destinataire un document dans
lequel les champs de personnalisation sont remplacés par les informations correspondantes de la
source de données.
WinPhone eXPert
41
Réalisation d'un mailing fax personnalisé
Choisir la bonne méthode
WinPhone eXPert propose plusieurs méthodes pour la personnalisation d’un document
destiné à un mailing. Le choix de la méthode dépend essentiellement du format de fichier
du document que vous voulez envoyer.
WinPhone eXPert propose trois méthodes de personnalisation :
Si votre mailing est un document de type… …utilisez la méthode de personnalisation
suivante :
42
Fichier Word (DOC)
Un document Word peut être aisément personnalisé à partir
de sources de données variées (annuaire WinPhone eXPert,
fichier Excel, fichier Access, etc.) en utilisant la fonction
Publipostage de Word. La diffusion du document est
ensuite prise en charge par la macro Multi-diffusion par
WinPhone eXPert installée dans Word.
Cette méthode est décrite page 43.
Document créé dans une application Windows (tous
formats)
Un documents créé dans un format qui n’est pas lu
directement par WinPhone eXPert (un document créé dans
un logiciel de PAO, par exemple), doit être converti en fichier
graphique au format DGR par la Capture d’impression. Vous
pouvez ensuite personnaliser ce document en y insérant des
variables dynamiques grâce à l'Editeur de page de garde.
Cette méthode est décrite page 47.
Document TXT ou message de page de garde
Un document texte créé dans l’un des formats lus
directement par WinPhone eXPert (fichier TXT ou message
de la page de garde tapé dans la fenêtre Emission
télécopie) peut être personnalisé en y insérant des champs
de l’Annuaire.
Cette méthode est décrite page 50.
Chapitre 3 - Télécopie
Réalisation d’un mailing personnalisé à partir d’un document Microsoft Word
Un document Word peut être aisément personnalisé à partir de sources de données
variées (annuaire WinPhone eXPert, fichier Excel, fichier Access, etc.) en utilisant la
fonction Publipostage de Word. La diffusion du document est ensuite prise en charge par
la macro Multi-diffusion par WinPhone eXPert installée dans Word.
Condition préalable
La macro de publipostage livrée avec WinPhone eXPert doit être installée dans
Word. La procédure d’installation de cette macro est décrite page 56.
➣ Créer le document principal
1
Dans Word, sélectionnez l’option
Publipostage du menu Outils. La
fenêtre Aide au publipostage s’affiche.
2
Cliquez sur le bouton Créer placé sous
Document principal.
3
Dans le menu contextuel qui apparaît,
sélectionnez le type de document que
vous voulez utilisez. Dans le cadre d’un
mailing fax, ce sera en principe une
lettre type.
4
Vous pouvez utiliser le document actif
ou un nouveau document. Cliquez sur le
bouton qui correspond à votre choix.
5
Le type de fusion et le document principal sélectionné s’inscrivent sous Document
principal
.
WinPhone eXPert
43
Réalisation d'un mailing fax personnalisé
➣ Sélectionner la source de données
Les sources de
données
Elles sont composées de
lignes de données
constituant chacune un
enregistrement. La
première ligne, appelée
ligne d’en-tête, se
compose des noms des
champs de fusion. Word
accepte comme sources
de données les fichiers au
format DOC, XLS, MDB,
TXT, RTF et DBF.
Votre source de données doit
obligatoirement contenir un champ avec les
numéros de télécopie de vos destinataires.
WinPhone eXPert s’en sert pour créer la liste
des destinataires dans la fenêtre Emission
télécopie.
1
Toujours dans la fenêtre Aide au
publipostage, cliquez sur le bouton
Obtenir les données placé sous
Source de données.
2
Pour créer une source de données
directement dans Word, cliquez sur le
bouton Créer la source de données ;
pour ouvrir une source de données
Pour aller plus loin...
Les indications données
ci-dessous ne sont 3
qu’une présentation
sommaire des fonctions
de publipostage de
Word. Pour obtenir des
explications détaillées
sur l’utilisation de ces
fonctions, reportez-vous
au Guide de l’utilisateur
et à l’aide en ligne
fournis avec Microsoft
Word.
44
existante, cliquez sur le bouton Ouvrir la source de données.
Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Modifier le document principal, afin
d'insérer des champs de fusion dans votre document.
Chapitre 3 - Télécopie
➣ Insérer des champs de fusion dans le document principal
1
Dans votre document principal, placez le curseur à l’endroit où vous voulez insérer un
champ de fusion.
2
Dans la barre d’outils de Word, cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion,
puis sélectionnez le nom du champ de fusion à insérer.
3
Le champ de fusion sélectionné apparaît à la position du curseur. Procédez de la
même façon pour chaque champ de fusion que vous voulez utiliser.
WinPhone eXPert
45
Réalisation d'un mailing fax personnalisé
➣ Envoyer le mailing fax
1
Lorsque votre document principal est prêt à l’envoi, sélectionnez l’option Multidiffusion par WinPhone eXPert du menu Fichier.
2
Si la source de données que vous avez
sélectionnée n'est pas un annuaire WinPhone
eXPert, vous devez indiquer quels champs, parmi
les champs de votre source de données,
contiennent les informations Qualité, Prénom,
Nom, Société et Télécopie.
3
WinPhone eXPert affiche la liste de
tous les enregistrements présents
dans la source de données.
4
Par défaut, ils font tous partie de votre
liste de diffusion. Vous pouvez
cependant en exclure en cliquant sur
Désélectionner tout, puis en cliquant
sur la case à cocher de chaque
élément à exclure.
5
6
Lorsque votre liste de diffusion est prête, cliquez sur OK.
La fenêtre Emission télécopie s'affiche : le document principal, qui fait l'objet du
mailing apparaît dans la section Document(s) joint(s) ; la liste de diffusion issue de
votre source de données apparaît dans la zone Destinataire(s).
7
46
Pour envoyer le mailing, cliquez sur Emettre.
Chapitre 3 - Télécopie
Réalisation d’un mailing personnalisé à partir d’un document créé dans une application Windows, quel que soit son
format
Un documents créé dans un format qui n’est pas lu directement par WinPhone eXPert (un
document créé dans un logiciel de PAO, par exemple), doit être converti en fichier
graphique au format DGR par la "capture d’impression". Vous pouvez ensuite
personnaliser ce document en y insérant des variables dynamiques grâce à l'Editeur de
page de garde.
Le principe de cette méthode est simple puisqu'il s'agit en réalité de transformer votre
capture d'impression en une page de garde. Cette page de garde est constituée d'un fond
de page (votre capture d'impression) et de variables dynamiques que vous placez sur le
fond de page. Lors de l'émission, les variables dynamiques sont remplacées par les
données correspondantes de l'annuaire pour chaque destinataire sélectionné.
➣ Effectuer la capture d'impression de votre mailing
1
Dans l'application Windows où
vous avez créé votre document,
sélectionnez l'option Imprimer du
menu Fichier. La fenêtre
Imprimer s'affiche.
2
Sélectionnez l'imprimante
Capture Fax BVRP
Personnalisée.
3
Cliquez sur OK pour lancer
l'impression. Une fenêtre standard
d'enregistrement s'affiche.
4
Entrez le nom et le répertoire sous
lesquels vous souhaitez enregistrer votre fichier, puis cliquez sur OK.
Le fichier de votre capture d'impression est maintenant créé.
Bon à savoir...
Les options de la zone Type de document (fenêtre ci-dessus) conditionnent la façon dont votre capture d'impression
est créée et enregistrée :
Optez pour l'option Télécopie si vous souhaitez télécopier votre Capture immédiatement et si vous n'envisagez
pas de la ré-utiliser ultérieurement. En effet, avec cette option, votre Capture d'impression est systématiquement
enregistrée sous le nom capture.dgr et situé directement sous le répertoire principal de votre application
WinPhone eXPert. A chaque nouvelle Capture d'impression, le logiciel écrase l'ancien fichier capture.dgr s'il
existe déjà.
Privilégiez l'option Fichier Graphique si vous souhaitez conserver votre capture. Spéclfiez le nom et le répertoire
d'enregistrement du fichier.
.
➣ Placer des variables dynamiques sur votre capture d'impression
1
2
Dans le menu Editeurs, sélectionnez Editeur de pages de garde.
Dans l'Editeur de pages de garde, cliquez sur l'option Fond de page du menu
Fichier.
WinPhone eXPert
47
Réalisation d'un mailing fax personnalisé
3
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le fichier de votre capture d'impression et
validez. Votre capture d'impression s'affiche dans la fenêtre de l'Editeur de pages de
garde.
4
Cliquez sur le bouton
afin d'afficher la boîte à outils des variables dynamiques.
5
Pour placer une variable sur votre capture, double-cliquez sur son intitulé dans la
boîte à outils. La variable apparaît sur votre capture. Vous pouvez la déplacer et la
redimensionner à l'aide de la souris.
6
Lorsque toutes vos variables sont placées, sélectionnez l'option Enregistrer du
menu Fichier, puis quittez l'Editeur de pages de garde. Votre fichier est enregistré au
format CVS (format des pages de garde).
➣ Insérer votre document dans la liste des pages de garde
1
Ouvrez la fenêtre Emission télécopie.
2
Cliquez sur le bouton Gestion des pages de
garde situé à côté de la boîte déroulante Page
de garde. La fenêtre de Gestion des pages
de garde s'affiche.
3
Cliquez sur le bouton Parcourir, puis
sélectionnez le fichier de votre page de garde
(CVS) et validez. Le nom et le chemin d'accès
de votre fichier apparaissent dans la zone
Fichier.
4
Cliquez sur le bouton Ajouter Entrée
.
Votre page de garde est ajoutée à la liste des
pages de garde disponibles à l'émission.
48
Chapitre 3 - Télécopie
5
Quittez la fenêtre Gestion des pages de garde.
Attention !
Si vous n'avez pas renseigné la zone Descriptif, le bouton Ajouter
n'est pas
accessible (grisé). En effet, c'est le texte du descriptif, plus explicite qu'un nom de
fichier, qui est ajouté à la liste des pages de garde.
➣ Envoyer le mailing fax
1
Ouvrez la fenêtre Emission Télécopie.
2
Dans la section Destinataire(s) de la fenêtre Emission télécopie, cliquez sur le
bouton
3
et récupérez la sélection ou le groupe des destinataires de votre mailing.
Dans la fenêtre Emission télécopie, sélectionnez votre page de garde dans la liste
déroulante Page de garde.
4
Lancez l'émission. Si vous prévisualisez le fichier tel qu'il sera émis, vous constatez
que les variables dynamiques sont remplacées par des valeurs adaptées à chaque
émission.
WinPhone eXPert
49
Réalisation d'un mailing fax personnalisé
Mailing personnalisé à partir d'une page de garde ou d’un
fichier texte
Un document texte créé dans l’un des formats lus directement par WinPhone eXPert
(fichier TXT ou message de la page de garde tapé dans la fenêtre Emission télécopie)
peut être personnalisé en y insérant des champs de l’Annuaire.
Ces champs sont les suivants :
<QUALITE>
<PRENOM>
<NOM>
<SOCIETE>
<CODEPOSTAL>
<VILLE>
<PAYS>
<CORRESP1>
<ADRESSE>
<CORRESP2>
<CORRESP3>
<TELEPHONE1>
<TELEPHONE2>
<TELECOPIE>
<NUMMODEM>
<MINITEL>
<SERVEUR>
<EMAIL>
<NOTES>
<MOBIL1>
<MOBIL2>
➣ Insérer des champs de personnalisation
1
Dans votre document, placez le curseur à l’endroit où vous voulez insérer un champ.
2
Tapez le nom du champ à insérer entre les signes "<" et ">".
3
Répétez les étapes 1 à 2 pour chaque champ à insérer.
Exemple d'insertion de champs dans une page de garde :
Cher(e) M. Igor Smith,
Suite à votre courrier du 13
courant, veuillez trouver ci-joint
les différents tarifs regroupant
l'ensemble des prestations de
Cher(e) Mlle Catherine LE
TARNEC
Suite à votre courrier du 13
courant, veuillez trouver ci-joint
les différents tarifs regroupant
Cher(e) M. Laurent EDEL
Suite à votre courrier du 13
courant, veuillez trouver ci-joint
les différents tarifs regroupant
l'ensemble des prestations de
ETC.
Bon à savoir…
Si vous visualisez le
document avant
confirmation de la
demande d’émission, seul
le premier document du
mailing sera affiché à
l’écran. Pour contrôler les
autres documents émis
dans le cadre d’un mailing,
consultez la file d’attente
des émissions.
➣ Envoyer le mailing
50
1
2
Ouvrez la fenêtre Emission Télécopie.
Dans la section Destinataire(s), cliquez sur le bouton Extraire de l'annuaire
récupérez la sélection ou le groupe des destinataires de votre mailing.
3
Dans la section Documents joints, cliquez sur le bouton Parcourir
, puis
et
Chapitre 3 - Télécopie
sélectionnez votre document.
4
Cliquez sur Emettre. Si vous prévisualisez le fichier tel qu'il sera émis, vous
constatez que les champs de l’annuaire sont remplacés par les données
correspondantes de l’annuaire pour chaque destinataire.
Remarque
Lors de l'envoi de mailing fax, il se peut que votre PC vous semble bloqué. En effet,
durant la phase de préparation et d'émission d’un mailing, le PC est très sollicité. Il
est donc préférable de ne pas utiliser d’autres applications simultanément.
WinPhone eXPert
51
Réalisation d'un mailing fax personnalisé
Cas particuliers
Mailing destiné à plus de 256 correspondants...
WinPhone eXPert est doté de deux outils avec lesquels vous pouvez assurer un suivi
complet et efficace du déroulement de votre mailing : la file d'attente des émissions et le
journal de bord des émissions.
La file d'attente des émissions est limitée à 256 enregistrements. Aussi, dans le cadre d'un
mailing adressé à plus de 256 destinataires, la file d'attente des émissions risque d'être
saturée, ce qui interromprait le mailing. Les quelques précautions qui suivent vous
permettront d'assurer le bon déroulement de votre mailing :
■
Assurez-vous que l'option Conserver émissions terminées (Configuration
Générale - onglet Communication) n'est pas validée.
■
Lorsque vous lancez l'émission d'un
mailing destiné à plus de 256
correspondants, la fenêtre ci-contre
s'affiche. Elle vous propose trois
alternatives quant à la gestion des
émissions annulées. Afin de purger
la file d'attente des émissions,
sélectionnez l'une des deux
premières options (Supprimer
toutes les émissions annulées ou
Supprimer uniquement les
émissions annulées pour cause
de brûlage du numéro). Valider l'une de ces options ne signifie pas que vous
perdrez la trace des émissions annulées qui auront été supprimées de la file
d'attente. En effet, le journal de bord conserve la trace de toutes les émissions
qui n'ont pas abouti. Toutefois, dans le journal de bord, vous ne pouvez plus
réactiver une émission annulée : il vous faut relancer l'émission à partir de la
grille d'émission.
En cas de coupure de courant
En cas d'interruption anormale du mailing fax (coupure de courant par exemple), une
fenêtre d'avertissement s'affiche lorsque vous ouvrez à nouveau la fenêtre Emission
télécopie. Les boutons de commande de cette fenêtre vous donnent la possibilité de
Reprendre ou Abandonner la préparation et/ou l'émission de votre mailing.
52
Chapitre 3 - Télécopie
Réception de télécopies
Le processus de réception d'une télécopie est décrit en détails dans le chapitre
Réception.
Réception de télécopies à partir d’un serveur
WinPhone eXPert vous permet de réceptionner automatiquement des télécopies à partir
d’un serveur. Les télécopies réceptionnées sont alors placées dans le dossier Documents
reçus (vous pouvez accéder aux Documents reçus à partir de l’écran principal).
Pour lancer cette relève automatique, accédez à la fenêtre Réception automatique :
1
Depuis l’écran principal de WinPhone eXPert, sélectionnez l’option Réception
automatique du menu Réception. La fenêtre Réception automatique s’affiche.
2
Dans la zone de saisie Numéro, tapez le numéro de téléphone du serveur de
télécopie puis cliquez sur OK.
Visualisation et exploitation des télécopies reçues
➣ Visualiser une télécopie
Les télécopies reçues sont placées dans le dossier Documents reçus (écran principal de
WinPhone eXPert). Pour visualiser le contenu d'une télécopie :
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, cliquez sur le dossier Documents
reçus pour en afficher le contenu.
2
Dans la liste des documents reçus, repérez les télécopies. Ces dernières sont
facilement identifiables grâce à l'icône
3
placée dans la colonne Type.
Double-cliquez sur une télécopie ou cliquez sur le bouton Voir
.
La télécopie sélectionnée s'affiche dans le visualiseur graphique : vous pouvez parcourir
le document page par page, agrandir certaines parties (zoom), etc.
➣ Imprimer une télécopie
Vous avez la possibilité d'imprimer des télécopies depuis différents points de l'application :
Bon à savoir !
Pour éviter que le contenu
de la télécopie ne soit
tronqué lors de
l’impression, un facteur de
réduction de 10 % est
appliqué par défaut.
Modifiez-le en déplaçant le
curseur de la section
Réduction.
l'éditeur, la fenêtre Confirmer l'émission, la fenêtre principale (dossier Documents
reçus ou Emissions en attente), etc.
1
Sélectionnez le document que vous voulez imprimer.
2
Cliquez sur Imprimer ou sur le bouton
, selon la fenêtre. La fenêtre Impression
s'affiche.
3
Spécifiez le Nombre de copies que vous voulez imprimer.
4
Si vous souhaitez imprimer vers un fichier et non vers une imprimante, cochez la
case Imprimer dans fichier, puis indiquez le nom du fichier dans lequel la télécopie
doit être imprimée lorsque l'application vous le demandera.
WinPhone eXPert
53
Réception de télécopies
5
Par défaut, WinPhone eXPert applique un facteur de réduction de 10 % pour éviter
que le contenu de la télécopie ne soit tronqué lors de l'impression papier. Vous
pouvez modifier ce facteur en déplaçant le curseur de la section Réduction vers la
gauche ou la droite.
6
Cliquez sur OK pour lancer l'impression.
➣ Convertir une télécopie dans un format graphique courant
Bon à savoir !
Pour sélectionner
plusieurs télécopies
isolées, tout en
maintenant la touche Ctrl
enfoncée, cliquez sur les
télécopies souhaitées.
Pour une sélection
continue, maintenez la
touche Maj enfoncée, puis
cliquez sur la première et
la dernière télécopie à
sélectionner.
WinPhone eXPert permet de convertir vos télécopies dans différents formats graphiques,
tels que BMP, TIFF ou GIF afin que vous puissiez les ouvrir et les exploiter dans d'autres
applications.
1
Cliquez sur le dossier Documents reçus (fenêtre principale de WinPhone eXPert),
puis sélectionnez les télécopies que vous souhaitez convertir. Pour sélectionner
plusieurs télécopies isolées, tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur
les télécopies souhaitées. Pour une sélection continue, maintenez la touche Maj
enfoncée, puis cliquez sur la première et la dernière télécopie à sélectionner.
2
Cliquez sur
. Une fenêtre d'enregistrement de fichier s'affiche.
3
Sélectionnez un dossier de destination et un format de fichier dans la liste des
formats d'enregistrements disponibles.
4
Cliquez sur Enregistrer.
Note
Lorsque vous demandez la conversion simultanée de plusieurs télécopies, le nom de
fichier est ignoré ; la nouvelle extension est ajoutée au nom d'origine du fichier. Le
fichier est alors converti et enregistré dans son nouveau format sous son nouveau
nom dans un nouveau dossier.
➣ Annoter une télécopie reçue
L'annotation est une fonction qui permet à l'émetteur d'une télécopie d'ajouter ses
remarques sans modifier le document d'origine et ce, grâce à l’éditeur graphique. Si le
destinataire dispose d'un logiciel WinPhone eXPert ou compatible, les annotations
pourront être ensuite éditées, modifiées ou supprimées sans intervenir sur la télécopie
d'origine. Consultez le chapitre Editeur graphique, page 213.
➣ Retransmettre une télécopie reçue
1
Cliquez sur le dossier Documents reçus (fenêtre principale de WinPhone eXPert),
puis sélectionnez dans la liste des documents reçus la ou les télécopies que vous
souhaitez retransmettre.
54
2
Cliquez sur
3
Indiquez les coordonnées du nouveau destinataire, puis cliquez sur Emettre.
. La fenêtre Emission télécopie s'affiche.
Chapitre 3 - Télécopie
Consultation à distance
WinPhone eXPert vous permet de vous faire retransmettre les télécopies reçues sur un
autre numéro. La consultation à distance est liée à la fonction d’interrogation à distance
du répondeur. Elle est accessible uniquement lorsque le répondeur est configuré et activé
dans les modes Répondeur Avancé ou Script vocal.
En mode Script vocal, l'utilisation de cette fonction dépend entièrement de la façon dont
vous avez conçu votre script de traitement d’appels. Par conséquent, nous ne décrivons
ici que la consultation à distance en mode Répondeur Avancé. Pour plus d'informations
sur les scripts, reportez-vous au chapitre Editeur de scripts, page 223.
Conditions préalables
En mode Répondeur Avancé vous devez :
■
configurer WinPhone eXPert pour l’interrogation à distance des documents reçus
(voir page 104),
■
activer le mode Répondeur Avancé (voir page 100).
➣ Se faire envoyer les télécopies reçues sur un autre télécopieur
1
Appelez WinPhone eXPert (si vous avez configuré plusieurs lignes de
communication, composez le numéro de la ligne qui gère le répondeur que vous
souhaitez interroger).
2
Immédiatement après la diffusion du message d’accueil (ou pendant sa diffusion si
votre modem le permet), tapez la touche (de 0 à 9) qui correspond à la boîte aux
lettres dont vous voulez récupérer les télécopies.
3
Pendant la diffusion du message d'accueil de la boîte aux lettres sélectionnée, tapez
le Code d'accès Fax spécifié lors de la configuration du Répondeur avancé. Un
message vous demande de taper le numéro du télécopieur vers lequel vous
souhaitez que la télécopie soit envoyée.
4
Composez le numéro du télécopieur, suivi de la touche dièse (#).
5
Raccrochez.
Pour naviguer à distance dans la liste des documents reçus, utilisez les touches de
téléphone configurées dans la fenêtre Touches de contrôle DTMF (voir page 101).
WinPhone eXPert
55
Personnalisation de la configuration
Personnalisation de la configuration
WinPhone eXPert vous permet de personnaliser certains aspects du fonctionnement de la
fonction Télécopie de WinPhone eXPert afin de l’adapter au mieux à vos besoins. Vous
pouvez notamment :
■
agir sur les éléments qui permettent à vos destinataires de mieux vous identifier
(identifiant de télécopie ou CSID, en-tête, informations personnelles et logo
insérés automatiquement sur la page de garde),
■
régler les options par défaut de la fenêtre Emission télécopie,
■
régler les paramètres appliqués lors de la conversion d’un document couleur au
format télécopie noir et blanc,
■
régler les options d’impression des télécopies reçues et/ou émises.
Installation de macros d'envoi de télécopie et de mailing fax
dans Microsoft Word
Pour pouvoir utiliser la fonction de publipostage de Word conjointement avec WinPhone
eXPert vous devez installer des macros fournies avec WinPhone eXPert. L'installation de
ces macros est possible à tout moment :
1
2
Cliquez sur le menu Démarrer de Windows®.
Pointez le curseur de la souris sur Programmes, puis sur le groupe de programmes
WinPhone eXPert.
3
Cliquez sur l'option de menu Installation / Désinstallation de macros pour le
publipostage Word : la fenêtre Installation / Désinstallation de macros s'affiche.
4
Suivez pas à pas les instructions qui vous sont données à l'écran.
L'assistant installe les macros dans le modèle de document NORMAL.DOT de Word. Ces
macros seront accessibles à partir de tous les documents basés sur ce modèle.
Eléments d'identification de l'émetteur
➣ Identifier WinPhone eXPert comme télécopieur
Attention !
Les caractères
alphanumériques ne sont
pas supportés par tous les
télécopieurs. Si vous
utilisez ces caractères lors
d'une émission vers une
machine qui ne gère pas
cette fonctionnalité, la
transmission échouera.
L'Identifiant est une chaîne de caractères alphanumériques qui identifient votre microordinateur en tant que télécopieur (20 caractères maximum). Lorsque quelqu'un vous
envoie une télécopie, votre identifiant apparaît sur son télécopieur.
Attention
Les caractères alphanumériques ne sont pas supportés par tous les télécopieurs. Si
vous utilisez ces caractères lors d'une émission vers une machine qui ne gère pas
cette fonctionnalité, la transmission échouera.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 ; ou
cliquez sur le menu Utilitaires, puis sélectionnez l'option Configuration générale.
56
Chapitre 3 - Télécopie
2
Sélectionnez l'onglet Télécopie.
3
Tapez votre identifiant de télécopie dans la zone de saisie Identifiant.
4
Cliquez sur OK.
➣ Ajouter un en-tête d'information en haut de chaque page télécopie
L'en-tête est une ligne d'information ajoutée en haut de chaque page d'un document
Télécopie ; elle contient l'Identifiant de télécopie, le numéro du destinataire, la date/heure
d'émission, le numéro de la page et le nombre total de pages.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 ; ou
cliquez sur le menu Utilitaires, puis sélectionnez l'option Configuration générale.
2
Sélectionnez l'onglet Télécopie.
3
Activez l'option Inclure en-tête d'émission.
4
Cliquez sur OK.
➣ Personnaliser les informations affichées sur votre page de garde
WinPhone eXPert offre la possibilité d'insérer automatiquement des informations (nom,
numéro de téléphone et de télécopie, nom de votre société) sur les pages de garde des
télécopies que vous envoyez.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 ; ou
cliquez sur le menu Utilitaires, puis sélectionnez l'option Configuration générale.
2
Sélectionnez l'onglet Personnaliser.
3
Saisissez vos informations dans la section Utilisateur (Nom, Société, Adresse,
Numéro de téléphone, Numéro de télécopie).
4
Cliquez sur OK.
Options par défaut de la fenêtre Emission télécopie
Si vous envoyez régulièrement des documents télécopie, il y a probablement des options
que vous utilisez plus que d’autres. WinPhone eXPert vous permet de définir ces options
comme paramètres par défaut.
➣ Inclure la page de garde
Si vous envoyez habituellement vos télécopies avec une page de garde, définissez cette
option comme paramètre par défaut. Chaque fois que vous accèderez à la fenêtre
Emission télécopie, l'option Page de garde sera activée. Vous conservez cependant la
possibilité de désactiver cette option lors de chaque émission.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 ; ou
cliquez sur le menu Utilitaires, puis sélectionnez l'option Configuration générale.
WinPhone eXPert
2
Sélectionnez l'onglet Télécopie.
3
Cochez l'option Inclure page de garde.
4
Cliquez sur OK.
57
Personnalisation de la configuration
➣ Inclure les fonds de page
Si vous envoyez habituellement vos télécopies avec un fond de page, définissez cette
option comme paramètre par défaut. Chaque fois que vous accèderez à la fenêtre
Emission télécopie, l'option Inclure fonds de pages sera activée. Vous conservez
cependant la possibilité de désactiver cette option lors de chaque émission.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 ; ou
cliquez sur le menu Utilitaires, puis sélectionnez l'option Configuration générale.
2
Sélectionnez l'onglet Télécopie.
3
Cochez l'option Inclure fond de page.
4
Cliquez sur OK.
➣ Définir la résolution par défaut
Si vous envoyez généralement des télécopies haute résolution, il est préférable de définir
cette option comme paramètre par défaut. Dès lors, cette option sera activée à chaque fois
que vous accèderez à la fenêtre Emission télécopie.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 ; ou
cliquez sur le menu Utilitaires, puis sélectionnez l'option Configuration générale.
2
Sélectionnez l'onglet Télécopie.
3
Activez l'option Emission télécopie haute qualité.
4
Cliquez sur OK..
Fax haute résolution
Le mode Fax fin utilise une résolution de 7,7 lignes/mm. Le mode Fax normal utilise une résolution de 3,85
lignes/mm. La qualité sera meilleure en 7,7 lignes/mm, notamment pour les documents d'origine graphique, ou pour
les documents numérisés ou provenant d'une capture d'impression ; en revanche, l'amélioration est moins sensible
sur des documents convertis. Le temps de communication sera environ deux fois plus long pour un document en
haute densité que pour un document en densité standard.
Attention ! Les transmissions haute résolution ne sont pas supportées par toutes les machines fax. Si vous utilisez
l'option Fax fin lors d'une émission vers un fax qui ne gère pas cette fonctionnalité, l'émission échouera.
➣ Spécifier le répertoire par défaut pour la sélection des documents
joints
Pour télécopier un document stocké sur votre PC, vous devez spécifier son nom et chemin
d'accès dans la fenêtre Emission télécopie. Ceci s'effectue par l'intermédiaire d'une
fenêtre de sélection de dossier qui affiche le contenu du dossier que vous avez défini
comme dossier par défaut. Il est préférable de placer dans ce dossier, les documents que
vous souhaitez télécopier. De plus, pour faciliter la localisation du fichier à télécopier dans
ce dossier, vous pouvez filtrer l'affichage des documents en spécifiant une extension de
fichier ; seuls les fichiers portant cette extension seront visibles.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone Suite, appuyez sur la touche F6 ; ou
cliquez sur le menu Utilitaires, puis sélectionnez l'option Configuration générale.
2
Sélectionnez l'onglet Télécopie.
3
Dans la zone de saisie Répertoire, tapez le chemin d'accès du répertoire que vous
voulez définir comme répertoire par défaut ou sélectionnez-le à l'aide du bouton
Choisir un répertoire
58
.
Chapitre 3 - Télécopie
4
Dans la zone de saisie Extension, tapez l'extension des fichiers que vous voulez
afficher.
5
Cliquez sur OK.
➣ Conserver la liste des destinataires d'une émission à l'autre
Normalement, la liste des destinataires est effacée lorsque vous quittez la fenêtre
Emission télécopie. Vous pouvez configurer WinPhone eXPert afin qu'il conserve cette
liste d'une émission à l'autre.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 ; ou
cliquez sur le menu Utilitaires, puis sélectionnez l'option Configuration générale.
2
Sélectionnez l'onglet Télécopie.
3
Activez l'option Conserver les correspondants de l'émission précédente.
4
Cliquez sur OK.
Conversion d'un document couleur au format télécopie noir
et blanc
➣ Régler les paramètres pour la conversion d'un document couleur
au format télécopie
Pour pouvoir être télécopiés, la plupart des documents doivent subir une conversion qui
permet de les adapter au format télécopie. Les documents en couleur notamment sont
convertis en noir et blanc. Vous pouvez régler les paramètres utilisés lors de cette
conversion afin d'obtenir les meilleurs résultats compte tenu du type de document à
envoyer.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, cliquez sur le menu Utilitaires,
2
Sélectionnez la Méthode de conversion la mieux adaptée au type de document que
puis sélectionnez l'option Paramètres de conversion graphique.
vous télécopiez (voir encadré ci-dessous).
3
Réglez le niveau de Contraste.
L'augmentation du contraste accentue
la différence entre les zones claires et
foncées de l'image.
4
Activez l'option Mise à l'échelle en
pleine page. Lorsque cette option n'est
pas cochée les images sont émises à
leur taille réelle ; lorsqu'elle est cochée
l'image est mise à l'échelle de la page
WinPhone eXPert
59
Personnalisation de la configuration
télécopie (1728 points de large), les proportions sont conservées et l'image est
centrée sur la page.
Méthodes de conversion graphiques
La méthode de conversion utilisée pour transformer une image couleur en télécopie monochrome peut être
sélectionnée parmi les suivantes :
Diffusion d'erreur - Produit une trame irrégulière, adaptée à la plupart des types d'images. WinPhone eXPert prend
le premier pixel de l'angle supérieur gauche de l'image et évalue sa valeur de niveau de gris. Elle convertit ensuite ce
pixel en noir ou en blanc. Le premier pixel est rarement noir ou blanc ; la conversion introduit par conséquent un
certain degré d'erreur dans la colorisation. Ce degré d'erreur est transféré aux pixels voisins avant qu'ils ne soient
eux-mêmes convertis. Ceci a pour effet de diffuser l'erreur dans toute l'image, ce qui donne une texture fine
ressemblant à une photo.
Noir et blanc - Ce mode convertit une image couleur ou en niveaux de gris en image noir et blanc (sans niveaux de
gris) en se référant au paramètre Seuil de séparation. Définissez le seuil de séparation afin de déterminer à quel
niveau de couleur s'effectue la séparation entre le noir et le blanc. Tous les pixels plus foncés que le seuil sont
convertis en noir et tous les pixels plus clairs que le seuil sont convertis en blanc.
ilain
Trame ordonnée - Ce mode convertit les différentes zones de niveaux de gris d'une image en configurations
géométriques de points noirs et blancs : trames, hachures ou damier.
Trame matricielle foncée ou Trame matricielle claire - Ce mode réduit le spectre de couleurs d'une image en
utilisant une palette qui ne comporte pas de correspondance parfaite pour chaque couleur de l'image. WinPhone
eXPert échantillone une zone de l'image, puis convertit cette zone. Le reste de l'image est convertit en prenant
l'échantillon pour référence.
Options d'impression des télécopies
➣ Imprimer automatiquement les télécopies émises et/ou reçues
Vous pouvez configurer WinPhone eXPert afin qu'il imprime systématiquement toutes les
télécopies émises et/ou reçues.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 ; ou
cliquez sur le menu Utilitaires, puis sélectionnez l'option Configuration générale.
2
Sélectionnez l'onglet Télécopie.
3
Cochez Impression auto docs émis et/ou Impression auto docs reçus.
4
Cliquez sur OK.
Attention
■
Si le dossier Documents reçus contient des documents non consultés, ils seront
tous imprimés si vous activez l'option Impression auto docs reçus. Pour éviter
cela, supprimez ou visualisez les documents que vous ne souhaitez pas imprimer
avant d'activer cette option.
■
WinPhone eXPert doit rester ouvert pour traiter les impressions, aucune session
Dos ne doit être ouverte simultanément.
➣ Imprimer la LIC sur les télécopies émises et/ou reçues
La LIC ou "Ligne d'identification de la communication" peut être ajoutée sur les télécopies
émises et/ou reçues lors de l'impression.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 ; ou
cliquez sur le menu Utilitaires, puis sélectionnez l'option Configuration générale.
2
Sélectionnez l'onglet Télécopie.
3
Pour chacune des deux options, indiquez si la LIC doit être imprimée sur chaque
page (Oui), sur la première page uniquement (1ère page) ou pas du tout (Non).
60
Chapitre 3 - Télécopie
4
Cliquez sur OK.
➣ Activer la distribution automatique des télécopies vers les boîtes
aux lettres
Cette fonction permet, lorsque le destinataire d'une télécopie est identifié, de déposer
automatiquement le document dans sa boîte aux lettres. Pour utiliser cette fonction, vous
devez également définir des critères d'identification pour chaque boîte aux lettres (voir
page 107).
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 ; ou
cliquez sur le menu Utilitaires, puis sélectionnez l'option Configuration générale.
2
Sélectionnez l'onglet Télécopie.
3
Cochez Distribuer les télécopies reçues vers les boîtes aux lettres.
4
Cliquez sur OK.
La SDA
La SDA permet de distribuer automatiquement les télécopies reçues en fonction du numéro composé par
l’expéditeur. Pour associer des numéros SDA à des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs de WinPhone eXPert,
les conditions suivantes doivent être remplies :
✔ Vos
matériels de communication doivent pouvoir être raccordés au réseau Numéris.
matériels doivent remonter la SDA (analyse du signal Numéris intégrant la Sélection Directe à
l’Arrivée). Remarque : Contactez BVRP Software pour obtenir la liste des matériels testés possédant cette fonction.
✔ Ceux-ci doivent être connectés à un PABX lui-même raccordé à un groupement de lignes Numéris (généralement
une T0).
✔ Le groupement de lignes de votre PABX doit être équipé de plusieurs numéros groupés (SDA). Les numéros
groupés sont une option proposée par votre opérateur téléphonique.
✔ Les
Lorsque ces conditions sont remplies, il est possible de d'associer un numéro SDA à la boîte aux lettres d'un
utilisateur pour assurer la distribution automatique des télécopies reçues.
Les Numéros associés
La liste Numéros associés permet de spécifier des numéros de correspondants qui envoient des documents vers
WinPhone eXPert et de les associer aux utilisateurs susceptibles d'être les destinataires de ces documents. Vous
pouvez créer autant de numéros que vous voulez et les associer à un ou plusieurs utilisateurs à la fois.
Imaginons par exemple, que l'un des utilisateurs de WinPhone eXPert reçoive régulièrement des télécopies en
provenance du numéro 01 23 45 67 89, numéro de fax de l'un de ses fournisseurs. Si le numéro 01 23 45 67 89 est
associé à cet utilisateur, toutes les télécopies provenant de ce numéro lui seront automatiquement distribuées.
La saisie des numéros associés doit être précise sinon la distribution automatique ne peut être assurée. Lorsque
WinPhone eXPert reçoit une télécopie accompagnée de l'identifiant de l'expéditeur, cet identifiant est extrait. Tous les
caractères qui le composent sont transformés en majuscules et les caractères non significatifs (tous les signes de
ponctuation) sont supprimés. La distribution opère par recherche d'inclusion du numéro associé dans l'identifiant du
document reçu :
IDENTIFIANT TELECOPIE
33 1 42 93 54 52 BVRP
(33) 1-42935452 BVRP
933-142935452="BVRP"
(33)-1,42.93.54.52 BV & RP
(1) 42.93-54-52 / B.V.R.P.
33 1 42 93 54 52 BVRP
33 1 42 93 54 52 BVRP
33 1 42 93 54 52 BVRP
WinPhone eXPert
NUMERO ASSOCIE
42935452
BVRP
(33) 142935452 BVRP
33142935452BVRP
54 52 / B-V-R-P
33 42 93 54 52
BVRP 42 93 54 52
BVRP SOFTWARE
DISTRIBUTION
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
NON
NON
NON
61
Personnalisation de la configuration
Les mots clés
La liste Mot Clés permet de définir des mots susceptibles d'être associés à un destinataire s'ils apparaissent sur le
document reçu.
Le module de reconnaissance de caractères (OCR) analyse la télécopie reçue. Il compare les mots trouvés avec
ceux de la liste des mots clés. Si une correspondance est trouvée avec un mot clé cité dans la liste de mots de
l'utilisateur, le document est déposé dans sa boîte aux lettres.
Pour être reconnu, un mot clé doit se trouver n'importe où sur la première page, à la suite de l'un des mots suivants :
TO
ATTENTION
FOR
POUR
DEST
DISTRIB
DESTINATAIRE
COPIE
COPY REMETTRE
ADRESSETRANSMETTRE
DONNERINTERESSE
ATT
CORRESPONDANT
La reconnaissance des mots clés accepte un taux d'erreur fixe de 25% (1 caractère sur 4). Pour les mots de moins de
4 caractères, l'égalité doit être parfaite. Ainsi, si le mot "LION" figure dans la liste des mots clés, les mots "LIEN" et
"PION" seront considérés comme identiques lors du traitement alors que le mot "BAR" n'accepte pas d'équivalent.
Pour être efficaces, les mots clés doivent être composés d'un seul mot (sans espace, tiret ou apostrophe) et d'au
moins 4 caractères :
Ne saisissez pas :
MR LE DIRECTEUR
Service technique
Albert DUPONT
Albert DUPONT
Saisissez :
DIRECTEUR
TECHNIQUE
Albert
DUPONT
Il faut éviter d'introduire un nombre de mots clés trop important, car cela ralentirait le processus de recherche, et donc
la distribution automatique.
62
Chapitre 4
1
4
E-Mail
WinPhone eXPert permet d’émettre des e-mails sur le réseau Internet suivant le
protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) et de les recevoir avec le protocole
POP3 (Post Office Protocol version 3).
De manière générale, la fonction E-mail de WinPhone eXPert se conforme à la
recommandation Mime version 1 (RFC 1521). Pour communiquer avec les serveurs de
messagerie, WinPhone eXPert utilise WINSOCK.DLL et RASAPI32.DLL. Si vous ne disposez
pas de ces éléments sur votre micro-ordinateur, ils vous seront demandés lors de
l’installation et vous devrez les installer à partir du CD-ROM de Windows®. Le client de
messagerie de WinPhone eXPert offre les fonctionnalités suivantes :
■
Envoi des e-mails
■
Réception des e-mails
■
Multidiffusion d'e-mails en immédiat ou en différé
■
Gestion de plusieurs comptes de messagerie grâce à l’E-mail multicompte
■
Gestion des listes de diffusion, des attributs CC et BCC, de l'accusé de réception
■
Gestion des signatures, des pièces jointes (Mime 64, Uuencode, BinHex)
■
Gestion des niveaux de priorité
■
Connexion aux serveurs par réseau local ou accès distant
■
Envoi et relève manuels ou périodiques du courrier
63
Dans ce chapitre…
Déclaration de votre compte de messagerie 65
64
Emission d'e-mails
67
Réception d'e-mails
72
Personnalisation de la configuration
75
Chapitre 4 - E-Mail
Déclaration de votre compte de messagerie
Pour émettre et recevoir des e-mails vous devez posséder un compte de messagerie et le
déclarer dans WinPhone eXPert.
WinPhone eXPert peut gérer plusieurs comptes de messagerie quel que soit le nombre de
lignes installées et vous permet de relever tous vos messages en une seule opération.
Vous trouverez toutes les informations qui vous permettront de déclarer votre compte sur
le contrat remis par votre fournisseur d'accès Internet ; si vous vous connectez par
l'intermédiaire de votre réseau d'entreprise, vous obtiendrez ces informations auprès de
l'administrateur du réseau.
➣ Saisir les paramètres de votre compte de messagerie
1
Depuis la fenêtre
principale de
WinPhone eXPert,
sélectionnez
l'option
Configuration
générale du menu
Utilitaires, puis
cliquez sur l'onglet
E-mail.
2
Dans la section
Configurer le
compte, cliquez
sur Ajouter et saisissez le nom que vous souhaitez attribuer à ce nouveau compte.
3
Dans la section Réception, remplissez les champs Serveur POP, Compte POP et
Mot de Passe. Ces informations permettent de vous identifier auprès du serveur de
messagerie Internet utilisé.
4
Dans la section Emission remplissez le champ Serveur SMTP.
5
Indiquez votre Adresse de retour (champ obligatoire) ; l'adresse de retour permet
aux destinataires de vos e-mails de vous répondre.
Attention !
■
Le serveur utilisé pour l'émission des
e-mails n'est pas toujours identique à celui
utilisé pour la réception.
■
Enfin, le champ Nom réel représente le
nom que vous voulez voir figurer dans la
liste des e-mails de vos correspondants. Il
doit être plus explicite que votre Adresse
de retour.
WinPhone eXPert
Exemple
Imaginons qu'un utilisateur, nommé Igor
Smith, ait souscrit un abonnement auprès du
fournisseur d'accès Wanadoo. Il déclarera son
compte de messagerie de la façon suivante :
Serveur POP : pop.wanadoo.fr
Compte POP : igor.smith@pop.wanadoo.fr
Mot de passe : ********
Serveur SMTP : smtp.wanadoo.fr
Adresse de retour : igor.smith@wanadoo.fr
Nom réel : Igor Smith.
65
Déclaration de votre compte de messagerie
Lorsque vous créez plusieurs comptes de messagerie, dans la section Configurer le
compte, le premier compte créé apparaît en gras, ce qui signifie qu’il sert de Compte
d’émission. Tous vos messages sont alors envoyés via le serveur SMTP de ce compte.
Vous pouvez cependant choisir un compte différent lors de la composition de votre
message (voir la section Emission d’E-mails).
Pour changer de compte d’émission, dans la section Configurer le compte, cliquez sur
le compte avec lequel vous souhaitez effectuer toutes vos émissions afin qu’il apparaisse
en gras puis cliquez sur Compte d’émission.
Une fois vos comptes créés, vous pouvez paramétrer par défaut la relève des e-mails d’un
ou de plusieurs comptes :
Dans la section Configurer le compte :
1
Cochez les cases des comptes pour lesquels vous souhaitez une relève de courrier
par défaut.
2
Cliquez sur OK.
Par défaut, tous les e-mails relevés arrivent dans la boîte Documents reçus.
➣ Sélectionner une méthode de connexion au serveur de messagerie
WinPhone eXPert propose deux méthodes de connexion au serveur de messagerie :
■
La connexion par Accès réseau à distance utilise un modem ou un adaptateur
Numéris. Si vous êtes un particulier ayant souscrit un abonnement auprès d'un
fournisseur d'accès Internet, c'est en principe la méthode que vous utiliserez. Sur
la création d'un Accès réseau à distance, voir l'encadré ci-dessous.
■
La connexion par Réseau local suppose que votre micro-ordinateur soit
raccordé à un réseau utilisant le protocole TCP/IP. Cette méthode de connexion
ne requiert aucun réglage préalable de WinPhone eXPert car elle utilise les
propriétés du protocole TCP/IP de votre accès au réseau local. Si vous
rencontrez des problèmes de connexion, consultez l'administrateur du réseau.
Pour sélectionner une méthode de connexion :
1
Affichez l'onglet Internet (menu Utilitaires - option Configuration Générale).
2
Dans la section Méthode de connexion, sélectionnez l'option correspondant à votre
choix. Si les informations relatives à l'accès réseau à distance sont grisées, cela
signifie que vous devez créer un accès réseau à distance.
Création d'un Accès réseau à distance
Pour créer un Accès réseau à distance, sélectionnez l’option Accès réseau à distance du menu Accessoires de
Windows, puis suivez les instructions qui apparaissent à l'écran.
Si le menu Accessoires de votre micro-ordinateur ne propose pas l’option Accès réseau à distance vous devrez
l'installer.
Pour plus d'informations, reportez-vous à l'aide et à la documentation de Windows.
66
Chapitre 4 - E-Mail
Emission d'e-mails
➣ Envoyer un e-mail simple
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option Emission
E-mail du menu Emission ou cliquez sur l’icône Emission E-mail
. La fenêtre
Emission e-mail s'affiche.
2
Dans la liste déroulante du champ De, sélectionnez le compte d’émission avec lequel
vous souhaitez envoyer votre message.
3
Saisissez le Nom et l'Adresse
e-mail de votre correspondant.
4
Saisissez l'Objet et le Texte de
l'e-mail.
5
Cliquez sur Emettre.
Par défaut, l'émission s'effectue
immédiatement. Vous pouvez
également configurer WinPhone
eXPert pour qu'il stocke vos e-mails
dans le dossier Mails en attente et
les envoie soit sur demande, soit à
intervalles réguliers (voir page 67).
De nombreuses options sont
également proposées dans la
fenêtre d'émission : elles sont
décrites ci-après.
Note
Lorsque vous changez de compte de messagerie, la signature liée au compte choisi
s’affiche également.
Si vous redirigez un mail, l’émetteur initial du mail est conservé.
Pièces jointes
➣ Joindre un fichier à votre e-mail
Vous pouvez joindre à votre e-mail un ou plusieurs fichiers. Lorsque l'e-mail est envoyé, le
fichier joint est encodé selon la méthode de votre choix. Les méthodes d'encodage gérées
par WinPhone eXPert sont Mime64, Uuencode et BinHex.
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, ouvrez la fenêtre d’émission e-mail en
sélectionnant l'option Emission E-mail du menu Emission ou en cliquant sur le bouton
Emission E-mail
WinPhone eXPert
.
67
Emission d'e-mails
1
Pour sélectionner le(s)
fichier(s) qui seront joint(s) à
votre e-mail, cliquez sur le
bouton Parcourir. La fenêtre
Ouvrir s'affiche.
2
Depuis cette fenêtre,
sélectionnez le(s) fichier(s) de
votre choix, puis cliquez sur le
bouton Ouvrir. Les noms des
Bouton Parcourir.
fichiers sélectionnés
apparaissent dans la zone Fichier(s) joint(s) de la fenêtre Emission e-mail.
3
Dans la liste déroulante Encodage, sélectionnez une méthode d'encodage des
fichiers joints (voir encadré).
4
Saisissez les coordonnées (Nom et Adresse) de votre correspondant ainsi que
l'Objet et le texte de votre e-mail, puis cliquez sur Emettre.
Méthodes d'encodage
Mime 64 – Méthode par défaut. Cette méthode est universelle et son avantage est qu'elle permet de transmettre le
nom de l'application originale avec le nom complet du fichier, ce qui en facilite l'identification par le récepteur.
Uuencode – Transforme le fichier joint en texte directement lisible dans le corps du message. Il est possible ensuite
de décoder manuellement la zone correspondante dans le client de messagerie.
➣ Joindre un fichier son
Si vous souhaitez joindre un fichier son à votre e-mail (un message vocal, par exemple),
vous pouvez l'enregistrer directement dans la fenêtre Emission e-mail. Le programme
Magnétophone de Windows® (SNDREC32.EXE) doit être présent sur votre système pour
rendre l'opération possible.
. Le Magnétophone de Windows® s'affiche.
1
Cliquez sur le bouton Message vocal
2
Enregistrez votre message, puis quittez le Magnétophone.
3
Un message vous invite à enregistrer les modifications apportées au fichier
vocal.wav ; cliquez sur Oui. Le fichier son que vous venez d'enregistrer est
automatiquement inséré dans la liste des Fichier(s) joint(s).
4
Le fichier résultant est transmis avec l'attribut de fichier multimédia, ce qui permet de
l'écouter directement dans le client de messagerie récepteur.
Signature
La signature se compose généralement de quelques lignes insérées automatiquement à
la fin d'un e-mail au moment de son émission. WinPhone eXPert permet de gérer plusieurs
signatures que l’on sélectionne à partir de la fenêtre Emission e-mail.
La boîte déroulante Signature présente la liste des signatures déjà créées, auxquelles
s'ajoutent les deux options suivantes :
■
<Pas de signature> qui vous permet de ne pas ajouter de signature à la fin de
votre e-mail ou de la taper directement dans la zone de saisie du texte de l'e-mail,
■
68
<Nouvelle> qui donne accès à la fenêtre de création des signatures.
Chapitre 4 - E-Mail
➣ Créer une signature
Vous pouvez créer différents types de signatures. Le contenu des signatures vise en
général à fournir au destinataire des informations qui lui permettront de vous identifier et
de vous contacter (téléphone, adresse, etc.).
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, ouvrez la fenêtre d’émission e-mail
en sélectionnant l'option Emission E-mail du menu Emission ou en cliquant sur le
bouton Emission E-mail
2
.
Dans la liste déroulante Signature, sélectionnez l'option <Nouvelle>. La fenêtre
Signature s'affiche.
3
Dans la zone de saisie Intitulé, tapez un nom qui identifiera clairement cette
signature.
4
Dans la zone de saisie principale,
tapez le texte de votre signature.
5
Cliquez sur Valider.
➣ Supprimer ou modifier une signature de la liste déroulante
1
Dans la liste déroulante Signature (fenêtre Emission E-mail), sélectionnez la
signature que vous souhaitez supprimer ou modifier.
2
3
Cliquez sur le bouton Modifier la signature
. La fenêtre Signature s'affiche.
Cliquez sur Supprimer pour supprimer la signature sélectionnée ou entrez vos
modifications, puis cliquez sur Valider.
Contrairement à la commande Effacer Tout qui supprime uniquement le texte de la
signature, la commande Supprimer détruit la signature et la retire de la liste déroulante.
➣ Insérer automatiquement une signature à la fin d'un e-mail
1
Depuis la fenêtre Emission e-mail, sélectionnez, dans la liste déroulante Signature,
la signature que vous voulez insérer à la fin de votre e-mail.
2
Tapez votre message et entrez tous les éléments nécessaires à l'émission, puis
cliquez sur Emettre.
3
Si vous n'utilisez pas cette signature pour tous vos messages, pensez à la
désélectionner.
WinPhone eXPert
69
Emission d'e-mails
Niveau de priorité et accusé de réception
Niveaux de priorité
➣ Définir le niveau de priorité d'un e-mail
WinPhone eXPert sait gérer cinq niveaux de priorité qui vont de "Basse" jusqu'à "Haute".
Basse priorité
Par défaut, le niveau de priorité est fixé à "Normale". Les niveaux de priorité autres que
Faible priorité
"Normale" sont symbolisés chacun par une icône dans la liste des documents reçus de
Moyenne priorité
Haute priorité
votre correspondant.
■
Dans la liste déroulante Priorité (fenêtre Emission e-mail), sélectionnez le
niveau de priorité. Après chaque émission, la priorité est fixé à nouveau à
"Normale".
➣ Demander un accusé de réception
Cette option vous permet de transmettre avec votre message une demande d'accusé de
réception au serveur de messagerie du destinataire.
L'accusé de réception n'est pas un accusé de bonne transmission, et encore moins un
accusé de lecture du message. Il permet par contre de s'affranchir des problèmes de
liaison et d'acheminement du message.
■
Dans la fenêtre Emission e-mail, cliquez sur le bouton Accusé de réception
.
■
L'angle supérieur droit du bouton Accusé de réception devient vert pour vous
indiquer que la fonction est active.
Emission différée
➣ Programmer l'émission d'un e-mail
1
Depuis la fenêtre Emission e-mail, cliquez sur le bouton Emission différée
.
2
Saisissez la date et l'heure de transmission dans les zones de saisie prévues à cet
effet.
3
Cliquez sur Emettre. Votre e-mail est déposé dans le dossier Mails en attente.
L'émission se déclenchera à la date et à l'heure choisies (ou dès que WinPhone
eXPert sera lancé après cette date).
➣ Enregistrer un e-mail
Il est possible d'enregistrer un e-mail si vous souhaitez l'envoyer ultérieurement ou si vous
devez interrompre la rédaction d'un long message (de plus, la possibilité de sauvegarder
régulièrement le contenu de ce long message est une sécurité supplémentaire).
1
Dans la fenêtre Emission e-mail où vous
venez de taper un message (ou une partie
de votre message), cliquez sur le bouton
Annuler. Une fenêtre de confirmation vous
propose d'enregistrer votre e-mail avant de
70
Chapitre 4 - E-Mail
quitter.
2
Cliquez sur Oui. L'e-mail enregistré est automatiquement placé dans le dossier Mails
en attente (fenêtre principale de WinPhone eXPert). Si vous cliquez sur Non vous
perdrez le contenu de l'e-mail courant.
➣ Modifier un e-mail enregistré
Vous pouvez facilement retrouver un e-mail enregistré car il est automatiquement placé
dans le dossier Mails en attente et signalé par une croix rouge
(indicateur d’une
émission désactivée).
Pour modifier un e-mail enregistré :
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez le dossier Mails en
attente.
2
Effectuez un clic droit de la souris sur l'e-mail que vous souhaitez modifier. Un menu
contextuel s'affiche.
3
Sélectionnez l'option Modifier. L'e-mail sélectionné est ouvert dans la fenêtre
Emission e-mail, vous permettant d'apporter des modifications.
4
Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur le bouton Emettre.
5
Pour enregistrer les modifications sans envoyer l'e-mail, cliquez sur le bouton
Annuler.
➣ Envoyer un e-mail enregistré
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, ouvrez le dossier Mails en attente.
2
Effectuez un clic droit de la souris sur l'e-mail que vous souhaitez envoyer. Un menu
contextuel s'affiche.
3
WinPhone eXPert
Sélectionnez l'option Réactiver. L'e-mail est émis immédiatement.
71
Réception d'e-mails
Réception d'e-mails
Comment récupérer les e-mails qui vous sont envoyés ?
Lorsqu'on vous envoie un e-mail, celui-ci est stocké sur votre serveur de messagerie. Pour
que vous puissiez consulter cet e-mail dans le dossier Documents reçus, WinPhone
eXPert doit se connecter à votre serveur de messagerie et récupérer l'e-mail reçu.
Par défaut, cette connexion s'effectue à votre demande, en cliquant sur le bouton
Réception E-mail
dans la fenêtre principale.
Vous pouvez également configurer WinPhone eXPert pour qu'il se connecte et récupère
vos e-mails automatiquement, à intervalles réguliers (voir page 70).
Même lorsque vous avez opté pour la réception automatique, vous pouvez effectuer une
réception à la demande. De même, si vous possédez plusieurs comptes de messagerie,
dans la liste déroulante du bouton Réception e-mail, vous pouvez choisir de relever le
courrier d’un, de plusieurs ou de tous vos comptes d’émission.
Comment WinPhone eXPert vous signale-t-il la réception d'un
e-mail ?
WinPhone eXPert utilise un indicateur visuel pour vous signaler l'arrivée de nouveaux
e-mails dans le dossier Documents reçus : l'insertion de l'icône
dans la barre des
tâches de Windows.
Vous pouvez également configurer WinPhone eXPert pour qu'il vous notifie localement par
la diffusion d'un bip ou d'un fichier son, ou à distance par l'envoi d'un message court (SMS)
sur votre téléphone portable. Pour plus d'informations sur la configuration de ces moyens
de notification, reportez-vous page 76.
Consultation des e-mails reçus
Comme pour les autres documents, la consultation des e-mails s'effectue à partir du
dossier Documents reçus de la fenêtre principale.
➣ Lire un e-mail
1
Dans la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez le dossier Documents
reçus pour en afficher le contenu.
2
Dans la liste des documents reçus, repérez les e-mails. Ces derniers sont facilement
identifiables grâce à l'icône
72
placée dans la colonne Type.
Chapitre 4 - E-Mail
3
Sélectionnez un e-mail : le contenu de cet e-mail apparaît dans la partie inférieure de
la fenêtre principale de WinPhone eXPert. Vous pouvez aussi double-cliquer sur
l'e-mail sélectionné. Dans ce cas, une fenêtre spécifique s'affiche.
Pour agrandir cette fenêtre afin de visualiser l’email en plein écran, cliquez sur le bouton du centre
placé dans l’angle supérieur droit.
Répondre, rediriger ou faire suivre un e-mail
Vous pouvez répondre, rediriger ou faire suivre un e-mail à partir du dossier Documents
reçus dans la fenêtre principale de WinPhone eXPert ou à partir de la fenêtre de
consultation des e-mails (voir page 72).
➣ Répondre à un e-mail
Vous pouvez facilement répondre à l'expéditeur d'un e-mail :
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez le dossier
Documents reçus afin d'en afficher le contenu.
2
Dans la liste des documents reçus, sélectionnez l'e-mail auquel vous voulez répondre
puis, cliquez sur le bouton Répondre
. Une fenêtre semblable à la fenêtre
Emission e-mail contenant le message d'origine ainsi que les coordonnées de
l'expéditeur de l'e-mail sélectionné s'affiche. Vous pouvez apporter des modifications
dans la zone de saisie du texte de l'e-mail ou effacer le contenu des champs en
cliquant sur le bouton Effacer tout. Vous pouvez aussi ajouter du texte à la suite de
l'e-mail d'origine (texte précédé du signe >).
3
Cliquez sur Emettre.
➣ Rediriger un e-mail
Lorsque vous redirigez un e-mail que vous avez reçu, le destinataire reçoit un message
qui mentionne à la fois l'adresse de l'expéditeur d'origine et votre propre adresse :
Message du 26/08/98 à 13:01 redirigé par "CBerteau"
<Berteau@bvrp.com>
WinPhone eXPert
73
Réception d'e-mails
1
Dans la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez le dossier Documents
reçus afin d'en afficher le contenu.
2
Dans la liste des documents reçus, sélectionnez l'e-mail à rediriger puis, cliquez sur
. Une fenêtre semblable à la fenêtre Emission e-mail,
le bouton Rediriger
contenant le texte de l'e-mail sélectionné, s'affiche.
3
Saisissez les coordonnées du nouveau destinataire de l’e-mail.
4
Cliquez sur Emettre.
➣ Faire suivre un e-mail
Dans le cas où vous faites suivre un e-mail, vous devenez l'expéditeur de l'e-mail comme
si vous l'aviez créé. Cependant le destinataire saura que vous n'êtes pas l'auteur de cet
e-mail mais que vous l'avez fait suivre grâce :
■
au signe > qui précède chaque ligne du texte de l'e-mail,
■
l’abréviation FS: indiqué comme Objet,
■
la mention :
Message de "Igor Smith-BVRP Software"
<ISmith@bvrp.com> à 26/08/98 13:01
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez le dossier
Documents reçus afin d'en afficher le contenu.
2
Dans la liste des documents reçus, sélectionnez l'e-mail que vous voulez rediriger
puis, cliquez sur le bouton Faire suivre
. Une fenêtre semblable à la fenêtre
Emission e-mail contenant le texte de l'e-mail sélectionné s'affiche.
3
Saisissez les coordonnées du nouveau destinataire de l'e-mail.
4
Cliquez sur Emettre.
➣ Répondre à tous
Si vous recevez un e-mail adressé à une liste de destinataires, vous pouvez répondre en
même temps à l'auteur et aux autres destinataires en utilisant la fonction Répondre à
tous.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez le dossier
Documents reçus afin d'en afficher le contenu.
2
Dans la liste des documents reçus, sélectionnez l'e-mail auquel vous souhaitez
répondre, puis cliquez sur le bouton Répondre à tous
.
Une fenêtre semblable à
la fenêtre Emission e-mail s'affiche : elle contient le texte de l'e-mail reçu, ainsi que
les adresses de l'expéditeur et de tous les destinataires (y compris la vôtre).
3
74
Entrez le texte de votre réponse, puis cliquez sur Emettre.
Chapitre 4 - E-Mail
Personnalisation de la configuration
➣ Activer la relève automatique des e-mails reçus
Lorsqu'on vous envoie un e-mail, celui-ci est stocké sur votre serveur de messagerie. Pour
que vous puissiez consulter cet e-mail dans le dossier Documents reçus, WinPhone
eXPert doit se connecter à votre serveur de messagerie et récupérer l'e-mail reçu. Par
défaut, cette récupération s'effectue à votre demande, lorsque vous cliquez sur le bouton
Bon à savoir...
Si vous utilisez un accès
réseau à distance pour
vous connecter à votre
serveur de messagerie,
nous vous recommandons
de ne pas utiliser l'option
Vérifier le courrier toutes
les [n] minutes. En effet,
chaque vérification
implique une connexion au
serveur de messagerie, et
par conséquent une
communication
téléphonique.
Réception E-mail
. Vous pouvez également automatiser ce processus, en
programmant une connexion à intervalles réguliers.
Note
Pour que la relève automatique des e-mails soit possible, WinPhone eXPert doit être
lancé.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option
Configuration générale du menu Utilitaires, puis cliquez sur l'onglet E-mail.
2
Cliquez sur le bouton Options avancées puis sélectionnez l’onglet Général.
3
Cochez la case Vérifier le courrier toutes les [n] minutes.
4
Dans la zone de saisie consacrée aux minutes, entrez le nombre de minutes qui
déterminera l'intervalle de temps entre chaque relève des e-mails. Par exemple, si
vous tapez 15, WinPhone eXPert relèvera les e-mails stockés sur votre serveur POP
toutes les 15 minutes.
➣ Régler l'émission des e-mails (à la demande, immédiate, etc.)
Vous pouvez configurer WinPhone eXPert de telle sorte que vos émissions soient
réalisées immédiatement, à la demande ou à intervalles réguliers.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option
Configuration générale du menu Utilitaires. La fenêtre Configuration générale
s'affiche.
2
Affichez l'onglet E-mail.
3
Parmi les options suivantes, cochez celle qui correspond à votre choix :
■
Emettre immédiatement – Vos e-mails sont envoyés dès l'instant où vous
cliquez sur le bouton Emettre de la fenêtre Emission e-mail.
■
Emettre à la demande – Dès que vous cliquez sur le bouton Emettre de la
fenêtre Emission e-mail vos e-mails sont stockés dans le dossier Mails en
attente. Pour rendre leur émission effective vous devrez cliquer sur le bouton
Réception E-mail
■
de la fenêtre principale de WinPhone eXPert.
Emettre les émissions en attente toutes les [n] minutes – Dans la zone de
saisie consacrée aux minutes, entrez le nombre de minutes qui déterminera
l'intervalle de temps entre chaque émission. Ainsi configuré, lorsque vous cliquez
sur le bouton Emettre de la fenêtre Emission e-mail vos e-mails sont stockés
WinPhone eXPert
75
Personnalisation de la configuration
dans le dossier Mails en attente. Leur émission sera effective à chaque
expiration de l'intervalle de temps précédemment défini.
➣ Configurer la notification sonore des e-mails reçus
Vous pouvez configurer WinPhone eXPert pour qu'il vous avertisse de la réception d'un
e-mail en diffusant un fichier son.
1
Depuis la fenêtre principale de
WinPhone eXPert, sélectionnez
l'option Configuration générale
du menu Utilitaires, puis cliquez
sur l'onglet E-mail.
2
Cliquez sur le bouton Options
avancées. La fenêtre Options
avancées s'affiche.
3
Depuis l’onglet Général de la
fenêtre Options avancées,
cochez la case Notification
sonore.
4
Cliquez sur le bouton Parcourir,
puis sélectionnez le fichier son
que vous voulez utiliser (format WAVE).
5
Cliquez sur OK.
➣ Configurer la notification des e-mails reçus par SMS sur téléphone
mobile
Si vous possédez un téléphone mobile, vous pouvez configurer WinPhone eXPert de telle
sorte qu'il vous notifie de la réception d'un e-mail par l'envoi d'un SMS sur votre téléphone
mobile. Les SMS sont des messages de 160 caractères maximum, acheminés sur les
réseaux cellulaires.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option
Configuration générale du menu Utilitaires. La fenêtre Configuration générale
s'affiche.
2
Affichez l'onglet E-mail, puis cliquez sur le bouton Options avancées. La fenêtre
Options avancées s'affiche.
3
76
Sélectionnez l’onglet Général.
Chapitre 4 - E-Mail
4
Dans la section Notification par SMS
sur téléphone mobile, sélectionnez
dans la liste déroulante Réseau le nom
du réseau utilisé par votre téléphone
mobile.
5
Dans la zone de saisie Numéro du
correspondant, entrez le numéro du
téléphone mobile vers lequel sera
envoyé le SMS.
6
Le message de notification est créé à
partir des éléments de l'e-mail reçu (émetteur, objet, texte). Dans la liste déroulante
Contenu du message, sélectionnez la composition qui vous convient le mieux parmi
les choix Emetteur seulement, Objet seulement, Emetteur + Objet, Emetteur +
Objet + Texte.
7
Cliquez sur OK.
➣ Laisser une copie de vos e-mails sur le serveur de messagerie
Svous ne relevez pas toujours vos e-mails à partir du même micro-ordinateur (au bureau
et au domicile, par exemple), il est préférable de laisser une copie des e-mails reçus sur
votre serveur de messagerie. Dans le cas contraire, les e-mails sont supprimés du serveur
de messagerie à chaque relève (ce qui vous permet de renouveler l'espace qui vous a été
alloué par votre fournisseur d'accès).
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option
Configuration générale du menu Utilitaires. La fenêtre Configuration générale
s'affiche.
2
Affichez l'onglet E-mail, puis cliquez sur le bouton Options avancées. La fenêtre
Options avancées s'affiche.
3
Dans l’onglet Réception, cochez la case Laisser le courrier sur le serveur.
➣ Ignorer les e-mails dont la taille est trop importante
L'option Ignorer les e-mails de plus de [n] ko est utile lorsque vous vous connectez au
serveur de messagerie à partir d'une liaison à faible vitesse. Avec un modem à 2 400 bps,
par exemple, un e-mail de 20 ko est transféré en plus d'une minute. Dans ce cas, il est
préférable de valider l'option Ignorer les e-mails de plus de [n] ko.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option
Configuration générale du menu Utilitaires. La fenêtre Configuration générale
s'affiche.
2
Affichez l'onglet E-mail, puis cliquez sur le bouton Options avancées. La fenêtre
Options avancées s'affiche.
3
Dans l’onglet Réception, cochez la case Ignorer les e-mails de plus de [n] ko.
4
Dans la zone de saisie consacrée à la taille maximale des e-mails, entrez le nombre
de kilo-octets à ne pas dépasser. Si, par exemple, vous tapez le nombre 100, tous les
WinPhone eXPert
77
Personnalisation de la configuration
e-mails dont la taille excède 100 ko ne seront pas pris en compte.
➣ Configurer WinPhone eXPert comme votre logiciel de messagerie
par défaut
Lorsque vous lancez WinPhone eXPert pour la première fois, une fenêtre vous demande
si vous souhaitez que WinPhone eXPert soit votre logiciel de messagerie par défaut.
Quelles sont les conséquences si vous cliquez sur Oui ? Lorsque vous cliquez sur un lien
hypertexte du type mailto: (adresse e-mail), votre client de messagerie par défaut est
lancé et un nouveau message est ouvert avec l’adresse e-mail de votre correspondant
insérée dans le champ adresse.
Note
Si vous ne voulez plus voir ce message, cochez Ne plus poser cette question.
Pour l’afficher à nouveau, allez dans l’onglet Général de la fenêtre Options
avancées, accessible depuis l’onglet E-mail de la fenêtre Configuration générale
(option Configuration générale du menu Utilitaires de la fenêtre principale de
WinPhone eXPert) et cochez Vérifier au démarrage que WinPhone eXPert est
votre logiciel de messagerie par défaut.
78
Chapitre 5
1
5
Téléphone
Grâce au mode Internet de WinPhone eXPert vous pouvez vous connecter au réseau
Internet et utiliser cette technologie pour téléphoner, faire de la visioconférence (voir le
chapitre consacré à la Visioconférence), envoyer et recevoir des fax et des e-mails,
accéder au i.Minitel.
De même, si vous n’êtes pas connecté au réseau Internet, WinPhone eXPert vous
permet grâce à ses fonctions de téléphonie étendue non seulement d'appeler vos
correspondants directement depuis votre PC mais aussi de mémoriser des séquences
d'appel, de téléphoner par extraction d'un numéro déjà présent dans votre annuaire
WinPhone eXPert, etc.
Dans ce chapitre...
Passer un appel téléphonique
Répondre à un appel téléphonique
En cours de conversation…
80
88
90
79
Passer un appel téléphonique
Passer un appel téléphonique
Téléphoner via le réseau Internet
Pour téléphoner via le réseau Internet, vous devez dans un premier temps afficher le
Numéroteur en mode Internet puis cliquer sur l’icône Activer le mode Internet.
La fenêtre du Numéroteur :
Rappel des
derniers numéros
composés
Cliquez ici pour
activer la fonction
mains libres
(disponible selon
les capacités de
votre modem.
Chaque numéro composé
par l'application est inséré
dans la liste des derniers
appels (50 entrées).
Quand vous composez un
numéro, indiquez de
préférence le nom de
votre correspondant ; ce
nom apparaît alors dans la
liste des derniers appels et
vous permet ainsi de
reconnaître facilement les
numéros qui y figurent.
Cliquez ici pour
activer le mode
Internet.
Pour appeler, double-cliquez sur le numéro que
vous voulez composer.
Par défaut, l’écran vidéo s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
■
Cliquez sur l’icône symbolisant une caméra pour ouvrir/fermer la fenêtre de
l’écran vidéo.
■
Le numéro IP de votre terminal s’affiche dans la barre de titre du Numéroteur.
■
Si vous avez connecté une caméra à votre PC, vous pourrez afficher votre image
Adresse IP
Pour établir une
communication via
Internet, l’adresse
de votre
correspondant doit
être saisie au format
IP. Une adresse au
format IP se
compose de 4
groupes de 3
chiffres maximum
délimités par des
points. Exemple
d’adresse IP :
1.192.34.124
(l’image locale) et l’envoyer à votre correspondant en temps réel. De même, vous
pourrez alors recevoir son image (l’image distante). Pour plus de détails sur la
visioconférence, reportez vous au chapitre Visioconférence, page 147.
■
Si vous n’avez pas installé de caméra, l’écran vidéo s’affiche avec le message
«Vidéo - Non connecté».
➣ Passer un appel de PC à PC
1
Affichez le Numéroteur en sélectionnant l’option Numéroteur du menu Affichage
accessible à partir de la fenêtre principale.
2
Le cas échéant, basculez en mode Internet (en cliquant sur l’icône Afficher le mode
Internet).
80
Chapitre 5 - Téléphone
3
Saisissez les coordonnées de votre correspondant (nom et adresse IP).
Note
Vous pouvez saisir l’adresse e-mail de votre correspondant à la place de l’adresse IP.
Le serveur ILS lancera automatiquement la recherche de l’adresse IP.
4
Lancez l’appel en cliquant sur l’icône Appeler par le combiné ou en tapant sur la
touche Entrée de votre clavier. La fenêtre Vidéo s’affiche le cas échéant et l’appel
vers votre correspondant se lance. La fenêtre Vidéo vous indique l’état de la
communication et vous permet d’effectuer certaines actions en cours de
communication.
Note
Si le contrôle parental est activé, l’image distante ne s’affiche qu’apès la saisie du
mot de passe. Dans tous les cas, l’image distante ne s’affiche que si le correspondant
l’envoie.
5
Pendant la communication vous pouvez à partir du Numéroteur :
■
lancer et arrêter l’enregistrement de la conversation (son et image),
■
activer/couper le micro,
■
activer/couper le micro et les haut-parleurs,
■
activer/désactiver la suppression de l’écho.
Pour couper la communication, cliquez sur Raccrocher.
➣ Passer un appel de PC à PC à partir d’un annuaire ILS
1
Ce mode vous permet
de vous connecter au
réseau Internet et
d’utiliser cette
technologie pour faire
de la visioconférence,
accéder au i.Minitel,
etc. En cliquant sur
l’icône Afficher le mode
Internet, vous basculez
en mode Internet. Si
vous cliquez sur cette
icône lorsque vous êtes
déjà en mode Internet,
alors vous rebasculez
en mode normal (via le
réseau RTC).
Affichez le Numéroteur en sélectionnant l’option Numéroteur du menu Affichage
accessible à partir de la fenêtre principale.
Mode Internet
2
Le cas échéant, basculez en mode Internet (en cliquant sur l’icône Activer le mode
Internet).
3
Cliquez sur l’icône Extraire de l’annuaire. La fenêtre Serveur de correspondants
Internet (ILS) s’affiche.
4
Dans la liste déroulante de la section Adresse du serveur, sélectionnez le répertoire
(le serveur) dans lequel figure le correspondant que vous souhaitez appeler. La liste
des correspondants inscrits auprès de ce serveur s’affiche dans la section
Utilisateurs.
5
Dans cette liste, sélectionnez le correspondant et cliquez sur le bouton Appeler ou
tapez sur la touche Entrée de votre clavier afin de lancer l’appel.
Pour configurer un annuaire ILS, reportez-vous à la section Configurer un annuaire ILS,
page 150 du chapitre Visioconférence.
WinPhone eXPert
81
Passer un appel téléphonique
➣ Passer un appel de PC à téléphone classique ou portable
Le Téléphone Internet est le logiciel intégré à WinPhone eXPert qui va vous permettre
d’effectuer des appels téléphoniques via Internet à partir de votre ordinateur vers un
téléphone classique ou portable.
Avant de pouvoir utiliser le logiciel Téléphone Internet, vous devez le configurer dans votre
ordinateur et vous enregistrer en ligne auprès de la société Callserve comme indiqué cidessous.
Configurer le logiciel Téléphone Internet
Le logiciel Téléphone Internet s’installe automatiquement lorsque vous installez WinPhone
eXPert. De même, au moment de l’installation deux raccourcis apparaissent
automatiquement sur votre bureau : le raccourci Installation de Callserve et le raccourci
Téléphone Internet de BVRP.
1
Double-cliquez sur le raccourci Installation de Callserve présent sur votre bureau.
L’assistant d’installation démarre puis la fenêtre Sélection de la langue d’installation
s’affiche.
2
Sélectionnez une langue puis cliquez sur OK.
3
Suivez pas à pas les instructions qui s’affichent à l’écran jusqu’à ce que l’installation
soit terminée.
4
Double-cliquez sur le raccourci Téléphone Internet de BVRP présent sur votre
bureau. La fenêtre de l’Assistant de configuration s’affiche.
5
Entrez toutes les informations requises dans chaque écran en veillant à ne pas faire
d’erreur puisque ces dernières seront utilisées pour établir votre compte auprès de la
société Callserve.
Une fois tous les renseignements fournis, une connexion vers Callserve s’établit
automatiquement afin de valider votre enregistrement.
Vous recevez ensuite un mail vous indiquant votre code PIN nécessaire à l’utilisation du
logiciel Téléphone Internet.
Note
Lorsque vous enregistrez votre logiciel Téléphone Internet, un pays d’origine lui est
affecté. Vous devrez donc composer tous les numéros comme si vous appeliez
depuis ce pays.
Passer un appel avec le Téléphone Internet
1
A partir de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, affichez le Numéroteur en
sélectionnant l’option du menu Fonctions.
2
Le cas échéant, basculez en mode Internet (en cliquant sur l’icône Afficher le mode
Internet).
3
82
Cliquez sur l’icône Callserve
.
Chapitre 5 - Téléphone
Note
Avant de passer un appel, vous devez vous connecter de sorte que le Téléphone
Internet puisse fonctionner et accéder aux détails de votre compte.
Si vous utilisez le service pour la première fois, l’assistant de configuration du
Téléphone Internet est automatiquement activé.
La fenêtre ci-dessous apparaît :
4
Dans la zone de saisie du champ PIN, tapez le numéro de code PIN que Callserve
vous a transmis par e-mail (voir plus haut la partie Configurer le logiciel Téléphone
Internet).
5
Cliquez sur le bouton Ok. L’application Téléphone Internet s’affiche à l’écran sous la
forme d’un téléphone portable.
Note
Au démarrage, le Téléphone Internet tente de se connecter (témoin vert clignotant).
Vous ne pourrez pas composer de numéro ou passer d’appel avant que le Téléphone
Internet n’affiche la balance de votre compte et le message En attente.
6
Composez le numéro comme vous le feriez sur un téléphone. Vous pouvez entrer le
numéro que vous souhaitez appeler au moyen des boutons numériques de
Téléphone Internet ou des touches numériques du clavier de votre PC.
Pour plus d’informations sur le Téléphone Internet, cliquez sur le bouton Aide (symbolisé
par un point d’interrogation et qui se trouve sur la partie droite de l’écran sous forme de
téléphone portable).
WinPhone eXPert
83
Passer un appel téléphonique
Téléphoner via le réseau RTC
➣ Passer un appel à l'aide de votre combiné téléphonique
1
Affichez le
Numéroteur (option
du menu Affichage).
2
Saisissez le numéro
de votre
correspondant dans la
zone Téléphone.
3
Appuyez sur la touche
Entrée ou cliquez sur
Lorsque vous
saisissez un
numéro dans
la zone
téléphone,
l’icône
Appeler par
le combiné
se dégrise.
Cliquez
dessus pour
lancer l’appel
le bouton Appeler par
le combiné.
4
La communication est lancée. Décrochez votre combiné et cliquez sur le bouton OK.
5
Selon les capacités de votre modem, vous pouvez lors de la communication :
■
émettre et recevoir des fax,
■
émettre et recevoir des fichiers,
■
régler les niveaux des haut-parleurs et du micro,
■
couper le micro,
■
couper les haut-parleurs,
■
utiliser les services Confort (double appel par renumérotation, liste des derniers
appels, prendre un appel en instance, faire une conférence).
Pour couper la communication, cliquez sur Raccrocher.
84
Chapitre 5 - Téléphone
➣ Passer un appel en mode Mains libres
Note
La fonction mains libres dépend des capacités de votre modem. Si cette fonction
n’est pas supportée par votre modem, l’icône Activation mains libres ne s’affiche
pas.
1
Affichez le Numéroteur (option
du menu Affichage).
2
Saisissez le numéro de votre
correspondant dans la zone
Téléphone.
3
Cliquez sur l’icône Activation
mains libres.
4
Tapez Entrée ou cliquez sur
l’icône Appeler par le
combiné.
La communication est établie.
Liste des 50 derniers
appels
Pour couper la communication,
cliquez sur Raccrocher.
WinPhone eXPert
85
Passer un appel téléphonique
Téléphoner à partir de l'annuaire
➣ Appeler un correspondant figurant dans l'annuaire
Condition préalable
L'utilisation de cette fonction suppose que vous avez préalablement inséré les
coordonnées téléphoniques de votre correspondant dans l'Annuaire de WinPhone
eXPert. Pour plus d'informations sur la création de fiches de correspondants, voir
page 191.
1
2
Affichez le Numéroteur (option du menu Affichage).
Cliquez sur l’icône Extraire de l'annuaire. La fenêtre Choix d’un correspondant
s'affiche.
3
Sélectionnez le répertoire (dans la zone Dossiers) dans lequel se trouve le
correspondant que vous voulez appeler et sélectionnez-le.
4
Cliquez sur le bouton OK. Le Numéroteur s'affiche à nouveau ; les champs Nom et
Téléphone sont renseignés avec les coordonnées extraites de l'annuaire.
5
Cliquez sur le bouton Appeler par le combiné pour lancer l'appel.
Options
➣ Facturer les frais de communication sur votre carte téléphonique
Il existe plusieurs méthodes pour facturer un appel sur votre carte téléphonique :
■
A chaque appel, vous pouvez saisir la séquence d'appel spécifique à votre carte,
suivie du numéro à appeler dans la zone de saisie Téléphone, puis cliquer sur le
bouton Composer.
Cette méthode présente l'inconvénient de vous contraindre à taper la séquence
d'appel de votre carte à chaque fois. Les deux méthodes qui suivent vous
permettent au contraire de définir une fois pour toutes la séquence d'appel de
votre carte. Pour chaque nouvel appel, vous indiquez seulement le numéro de
votre correspondant.
86
Chapitre 5 - Téléphone
■
Enfin, Vous pouvez faire appel aux propriétés de numérotation de Windows®.
Vous devez y définir un emplacement utilisant une carte d'appel (voir encadré
page 39). Avant de composer le numéro d'appel de votre correspondant, vous
devez activer l'option Appel carte de crédit.
➣ Insérer des instructions dans la séquence de numérotation
Lorsque vous saisissez le numéro de téléphone à composer, vous pouvez inclure des
instructions spécifiques dans la séquence de numérotation. Pour cela, utilisez votre clavier
ou les touches RPW+ du Numéroteur.
Instruction de
numérotation
Caractère à taper
au clavier
Touche RPW+
(Numéroteur)
Fonction et mode d'emploi
Hook Flash ou
Raccrochage éclair
R
R
Provoque un décrochage éclair ou
Hook Flash (le modem raccroche
pendant 1/2 seconde, puis
décroche à nouveau). Cette
commande peut être utilisée par
certains PABX afin d'appeler
certaines fonctionnalités telles que
la conférence à trois et le transfert
d'appel.
Pause
, (virgule)
P
Insère la commande "," (virgule)
dans le numéro à composer, ce qui
provoque une pause de 2
secondes (par défaut) dans la
séquence de numérotation.
Typiquement, cette option est
utilisée lorsque vous appelez en
passant par un standard
d'entreprise (PABX) et que vous
devez composer un préfixe de
sortie afin d'obtenir une ligne
externe, puis observer une pause
et, enfin, composer le numéro du
correspondant. Par exemple :
0,0141271970 indique au modem
de composer le 0 (zéro), puis
d'observer une pause de 2
secondes (par défaut) avant de
composer le numéro 0141271970.
Toutes les fonctions décrites ci-dessus ne sont pas forcément disponibles sur tous les
modems pilotés par WinPhone eXPert. Il est impératif de se reporter à la documentation
technique du modem pour connaître ses possibilités en matière de numérotation.
WinPhone eXPert
87
Répondre à un appel téléphonique
Répondre à un appel téléphonique
Via le réseau RTC
Lorsque vous recevez un appel vocal, le Numéroteur s’affiche. La barre d’état du
Numéroteur vous indique Appel entrant, ainsi que l’état du répondeur (actif ou inactif,
selon la configuration que vous aurez paramétrée, voir page 91). Si le correspondant
appelant figure dans l’annuaire, alors le Numéroteur affiche son numéro et son nom.
La présentation du
numéro
Attention ! La
"Présentation du numéro"
nécessite l’utilisation d’un
modem compatible avec
ce service et un pilote de
modem adapté.
Depuis le mois de
septembre 1997, tout
abonné à un opérateur
téléphonique français peut
disposer du service de
"Présentation du numéro"
(ce service est payant et
nécessite un abonnement
spécifique).
Le fonctionnement de ce
service est totalement
intégré à WinPhone
eXPert. A la réception d’un
appel téléphonique (si
votre correspondant n’a
pas réalisé son appel en
mode "secret"), son
numéro est affiché dans la
fenêtre Appel entrant.
Si ce correspondant est
renseigné dans votre
annuaire WinPhone
eXPert, son nom sera
aussi affiché automatiquement dans cette fenêtre.
Les listes de documents
reçus sont renseignées
automatiquement avec le
numéro du correspondant
lorsque celui-ci est disponible.
Note
Si votre modem est
raccordé à un standard
téléphonique d’entreprise
(PABX), consultez votre
installateur téléphonique
pour connaître les
conditions d’obtention du
service de "Présentation
du numéro".
88
Selon les capacités de votre modem et si le répondeur est désactivé, vous pourrez :
■
prendre l'appel en mode Mains libres (si votre modem le permet).
■
prendre l'appel en décrochant votre combiné.
Selon les capacités de votre modem et si le répondeur est activé, vous pourrez :
■
prendre l'appel en mode Mains libres(si votre modem le permet).
■
prendre l'appel en décrochant votre combiné.
■
laisser le répondeur se déclencher et la possibilité à votre correspondant de
laisser un message. Vous pouvez aussi décrocher l’appel à tout moment.
Note
Le nombre de sonneries avant déclenchement du répondeur est fixé par défaut à
deux. Vous pouvez modifier ce paramètre à partir de l’onglet Communication de la
fenêtre Configuration générale accessible par le menu Utilitaires > Configuration
générale.
➣ Décrocher en mode Mains libres
1
Pour prendre l'appel en mode Mains libres cliquez sur l’icône
.
2
Lorsque vous avez pris l’appel en mode Mains libres, vous pouvez régler le volume
sonore du haut-parleur et la sensibilité du micro à l’aide des réglettes sutuées en bas
de l’écran. .
Fonction Mains libres
L'accessibilité de la fonction Mains libres dépend entièrement des capacités de votre modem : si celui-ci ne supporte pas la fonction Speakerphone/Mains Libres, elle ne sera pas non plus disponible dans
l'application (icône Activation Mains-libres grisé).
3
Pour couper la communication, cliquez sur Raccrocher.
➣ Décrocher à l'aide du combiné téléphonique
1
Pour prendre l'appel sans utiliser la fonction mains libres, décrochez votre combiné.
2
Selon les capacités de votre modem, deux cas peuvent alors se présenter :
Chapitre 5 - Téléphone
■
si votre modem sait détecter le changement d'état de votre combiné, vous
pouvez dès maintenant converser avec votre correspondant en utilisant votre
combiné ;
■
si votre modem ne sait pas détecter le changement d'état de votre combiné, vous
devez cliquer sur OK pour lui signaler ce changement. Vous pouvez ensuite
converser avec votre correspondant.
Tant que vous ne cliquez pas sur OK, la zone de message affiche "Décrochez votre
combiné (Xs)". Xs représente le décompte des secondes avant que la communication ne
soit coupée par l'application. Dès que vous cliquez sur OK, la zone de message affiche
"Communication vocale".
3
Pour couper la communication, cliquez sur Raccrocher.
Via le réseau Internet
Comme pour les appels entrants via le réseau RTC (voir plus haut), vous pouvez répondre
en mode mains libres ou en décrochant votre combiné.
Par défaut, les appels entrants sont traités en réponse manuelle (fonction Répondeur
désactivé, pour plus de précisions, voir le chapitre Répondeur, page 91).
Lorsque vous recevez un appel, la barre d’état du Numéroteur affiche le message Appel
entrant « Appel PC par Internet ». L’identité de l’appelant, son numéro IP, ainsi que son
alias (s’il est communiqué) s’affichent jusqu’à ce que vous décrochiez (avec le combiné ou
en cliquant sur OK) ou que vous refusiez l’appel (en cliquant sur le bouton Raccrocher).
Si vous configurez votre répondeur en réponse automatique (fonction Répondeur activé,
pour plus de précisions, voir le chapitre Répondeur, page 91), celui-ci se déclenche dès
que le nombre configuré de sonneries avant décrochage est atteint.
Note
Le nombre de sonneries avant déclenchement du répondeur est fixé par défaut à deux.
Vous pouvez modifier ce paramètre à partir de l’onglet Communication de la fenêtre
Configuration générale accessible par le menu Utilitaires > Configuration générale.
Si vous possédez une webcam connectée et que le contrôle parental a été activé, l’image
du distant n’est visible qu’après la saisie du mot de passe et si votre correspondant envoie
son image.
Lorsque le répondeur se déclenche, la fenêtre se modifie pour vous indiquer « Connexion
établie - Vous pouvez prendre appel ». Votre message est diffusé au correspondant et
l’enregistrement de son message (son et image) démarre.
Si vous décrochez pour prendre l’appel pendant que le répondeur diffuse le message et
que l’enregistrement est en cours, le message et l’enregistrement s’arrêtent. La
communication PC à PC est initié. La fenêtre Vidéo s’affiche et vous indique l’état de la
communication (voir la section Passer un appel de PC à PC, page 80). Vous n’avez pas la
possibilité de modifier les paramètres d’écoute (volume, écho, micro...).
Si le contrôle parental a été activé, lorsque vous acceptez la communication un écran
s’affiche vous demandant d’indiquer le mot de passe pour visualiser l’image distante.
WinPhone eXPert
89
En cours de conversation…
En cours de conversation…
Au cours d'une conversation téléphonique, différentes fonctions sont disponibles.
Ces fonctions diffèrent selon les capacités de votre modem. Si l'une de ces fonctions n'est
pas supportée par votre modem, le bouton correspondant apparaît grisé.
➣ Passer en réception Télécopie ou Fichier
■
Cliquez sur l’icône Recevoir un fax pour démarrer la réception d'une télécopie.
L'utilisation de ce bouton est indispensable lors de l'appel d'un serveur de fax à la
demande.
■
Cliquez sur l’icône Recevoir un fichier pour démarrer la réception d’un fichier de
données.
L’émission de Télécopie ou de Fichier se fait hors communication
■
Pour envoyer une télécopie : A partir de la fenêtre principale, cliquez sur l’icône
Emission télécopie
pour démarrer l'émission d'une télécopie. La fenêtre
Emission télécopie s'affiche automatiquement.
Pour plus d'informations sur l'émission de télécopies, reportez-vous au chapitre
Télécopie, page 25.
■
Pour envoyer un fichier : A partir de la fenêtre principale, séélectionnez l’option
Emission fichiers du menu Emission pour démarrer l’émission d’un fichier de
données. La fenêtre Emission de fichiers s’affiche automatiquement.
Pour plus d’informations sur l’émission de fichiers, reportez-vous au chapitre
Transfert de fichiers, page 139.
➣ Mettre un appel en attente
Mettre en attente un appel revient à couper le micro et le haut-parleur du modem. Ainsi
vous pouvez parler sans être entendu par votre correspondant. Pour que cette fonction
soit disponible vous devez être en mode Mains libres.
■
Cliquez sur l’icône Désactivation HP et micro. Pour reprendre la conversation,
cliquez à nouveau sur cette icône.
90
Chapitre 6
1
6
Répondeur
En votre absence, le répondeur de WinPhone eXPert traite automatiquement vos appels.
Capable de détecter le mode de transmission utilisé, WinPhone eXPert adapte sa
réponse pour accueillir vos correspondants et, éventuellement, prendre leurs messages,
ou réceptionner les fax et les fichiers de données qui vous sont envoyés.
Pour des besoins plus complexes, le répondeur de WinPhone eXPert se transforme en
messagerie vocale professionnelle et en serveur interactif de fax à la demande.
Afin de s'adapter au mieux à vos besoins, le répondeur de WinPhone eXPert supporte
plusieurs modes de fonctionnement : Répondeur vidéo (Répondeur seul ou Répondeur
enregistreur) et répondeur vocal (Répondeur seul, Répondeur enregistreur ou
Répondeur avancé).
Lors de vos déplacements, le répondeur vous donne la possibilité de consulter vos
messages.
Chaque ligne de communication configurée dans WinPhone eXPert possède son propre
répondeur : l'application est capable de répondre différemment à chacun des appels
téléphoniques reçus par les modems raccordés au micro-ordinateur.
Dans ce chapitre...
Les différents modes du Répondeur
92
Configuration du répondeur
94
Désactivation du répondeur
103
Consultation des messages reçus par le répondeur
104
Gestion des ressources du répondeur : boîtes aux lettres, messages
105
d'accueil, Fax à la demande, scripts
91
Les différents modes du Répondeur
Les différents modes du Répondeur
Afin de s'adapter au mieux à vos besoins, le répondeur de WinPhone eXPert supporte
plusieurs modes de fonctionnement :
Répondeur vidéo
■
Répondeur vidéo
En mode Répondeur vidéo, WinPhone eXPert vous permet de configurer un message
personnalisé. En votre absence, vous pouvez ainsi accueillir vos correspondants avec une
séquence vidéo ou avec un message combinant son et image fixe que vous pouvez créer
ou télécharger. En mode Répondeur vidéo vos correspondants ne peuvent pas vous
laisser de messages.
■
Répondeur enregistreur vidéo
En mode Répondeur enregistreur vidéo, WinPhone eXPert vous permet de configurer
un message personnalisé. En votre absence, vous pouvez ainsi accueillir vos
correspondants avec une séquence vidéo ou avec un message combinant son et image
fixe que vous pouvez créer ou télécharger. Le Répondeur enregistreur vidéo diffuse
votre message puis enregistre celui de votre correspondant.
Répondeur vocal
■
Répondeur seul
En mode Répondeur seul, WinPhone eXPert accueille vos correspondants en
diffusant un message personnalisé. Par exemple : "Nos bureaux sont
actuellement fermés. Merci de rappeler aux heures d'ouverture, du lundi au
vendredi, de 9h00 à 18h00".
Le mode Répondeur seul n'enregistre pas les messages de vos
correspondants.
■
Répondeur enregistreur
En mode Répondeur enregistreur, WinPhone eXPert diffuse votre message
d'accueil, puis enregistre le message de votre correspondant. Vous pouvez
écouter les messages reçus sur place ou à distance.
■
Répondeur Avancé
En mode Répondeur Avancé, le Répondeur de WinPhone eXPert offre les
fonctionnalités d'une messagerie vocale professionnelle dotée de boîtes aux
lettres multiples, protégées par un code d'accès et interrogeables à distance.
Enfin, le mode Répondeur Avancé vous donne la possibilité de mettre en place
un service de Fax à la demande, et de tenir ainsi les informations les plus
fréquemment sollicitées à la disposition de vos clients 24h sur 24.
■
Script vocal
En mode Script vocal, le répondeur de WinPhone eXPert utilise des scripts de
traitement automatique des appels. Ces scripts sont composés d'instructions qui
92
Chapitre 6 - Répondeur
s'exécutent en séquence chaque fois qu'un appel en mode vocal est reçu par
WinPhone eXPert.
Pour créer un script, de nombreuses fonctions sont à votre disposition, ce qui
vous permet de mettre en place un service téléphonique interactif sur mesure,
aux fonctions simples ou très évoluées.
La méthode de création des scripts et les fonctions disponibles sont décrites
dans le chapitre Editeur de scripts, pages 223 et suivantes.
Note
Si vous utilisez plusieurs modems, veillez à ce que le répondeur que vous configurez
corresponde bien au modem souhaité. Pour sélectionner un modem, affichez la
fenêtre de Configuration générale (touche F6 de votre clavier) et sélectionnez-y
l’onglet Communication. Dans la zone Configurer la ligne, sélectionnez le modem
souhaité dans la liste de modems. Il s’affichera alors dans la zone Paramètres du
modem.
WinPhone eXPert
93
Configuration du répondeur
Configuration du répondeur
Avant de configurer le Répondeur...
Selon le mode que vous choisirez d'utiliser, le fonctionnement du répondeur peut être très
différent. Toutefois, quel que soit le mode choisi, l'utilisation du répondeur passe par :
■
la définition de vos besoins en termes d'accueil téléphonique,
■
le choix du mode de fonctionnement du répondeur,
■
la définition des ressources nécessaires au fonctionnement du répondeur
(messages d'accueil, boîtes aux lettres, fax à la demande, scripts de traitement
automatique des appels),
■
la création des ressources nécessaires.
➣ Définir vos besoins en terme d'accueil téléphonique
De quelle façon souhaitez-vous que vos correspondants soient accueillis ? Voulez-vous
leur donner la possibilité de vous laisser un message ? Vos besoins sont-ils plus évolués ?
Utiliserez-vous un système de messagerie vocale ? Un système de fax à la demande ?
Plus le système que vous voulez mettre en place est complexe, plus il vous sera utile de
le définir précisément, éventuellement à l'aide d'un schéma.
➣ Déterminer le mode du répondeur qui convient le mieux à vos
besoins
94
Vous souhaitez :
Choisissez le mode :
Diffuser une information aux personnes qui vous appellent, par exemple un
numéro où elles peuvent vous joindre, vos horaires d'ouverture, etc. sans leur
donner la possibilité de laisser un message.
Répondeur Seul ou Répondeur
Vidéo
Enregistrer les messages de vos correspondants afin de savoir qui vous
appelle et la raison pour laquelle on cherche à vous joindre, et ainsi pouvoir
rappeler si nécessaire.
Répondeur Enregistreur ou
Répondeur Enregistreur Vidéo
Disposer d'une messagerie vocale accessible à plusieurs utilisateurs, mais
vous voulez que les messages qui vous sont adressés soient déposés dans
une boîte aux lettres personnelle garantissant une consultation privée.
Répondeur Avancé
Disposer d'une messagerie vocale (voir ci-dessus),
ET/OU
Proposer un service de fax à la demande aux personnes qui vous appellent
(vos clients, par exemple) ; grâce à ce service vous pourrez mettre à leur
disposition un certain nombre de documents que les utilisateurs pourront
obtenir par fax 24h sur 24, sans intervention de votre part.
Répondeur Avancé
(avec option Fax à la demande)
Proposer un service téléphonique interactif sur mesure, permettant de mettre
en œuvre toutes les fonctions des autres modes du répondeur, ainsi que des
fonctions plus évoluées.
Script vocal
Chapitre 6 - Répondeur
➣ Déterminer les ressources nécessaires au fonctionnement du
répondeur
Vous avez choisi le mode :
Vous aurez besoin des ressources suivantes:
Répondeur seul et Répondeur vidéo
Un message d'accueil
Répondeur enregistreur et Répondeur
enregistreur vidéo
Un message d'accueil
Une boîte aux lettres (facultatif)
Répondeur Avancé
Un message d'accueil général
Un message d'accueil pour chaque boîte aux lettres utilisée
Une boîte aux lettres par utilisateur
Répondeur Avancé
avec option Fax à la demande
Un message d'accueil général
Un message d'accueil pour chaque boîte aux lettres utilisée
Une boîte aux lettres par utilisateur
Un service de Fax à la demande
Script vocal
Un script de traitement automatique des appels
(ce script fait lui-même appel à un certain nombre ressources qui
dépendent entièrement du contenu de votre script)
➣ Créer les ressources nécessaires
Les différentes ressources utilisées par le répondeur sont créées et gérées dans des
éditeurs spécifiques.
Pour en savoir plus sur...
■
l'enregistrement d'un message d'accueil, reportez-vous page 111.
■
la création d'une boîte aux lettres, reportez-vous page 105.
■
la création d'un service de Fax à la demande, reportez-vous page 113.
■
la création d'un script de traitement automatique des appels, reportez-vous
page 223.
WinPhone eXPert
95
Configuration du répondeur
Configuration du mode Répondeur vidéo
➣ Configurer le mode Répondeur vidéo
Accès à la fenêtre de configuration du mode Répondeur vidéo
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 de votre
clavier ; ou sélectionnez l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La
fenêtre Configuration générale s'affiche.
2
Sélectionnez l'onglet Répondeur vidéo.
Configuration du Répondeur vidéo
1
Sélectionnez l’option Répondeur.
2
cliquez sur le bouton Définir le message. Un assistant Configuration du Répondeur
Vidéo s’affiche.
3
Suivez les instructions affichées à l’écran. Cet assistant vous permet d’utiliser ou de
créer un fichier (format AVI) contenant une animation vidéo, une image fixe ou un
fichier audio qui servira de message d’accueil.
4
Visionnez votre message d’accueil en cliquant sur le bouton Lecture.
5
Déterminez le nombre de sonneries avant décrochage puis cliquez sur OK. Le
répondeur vidéo est configuré.
Configuration du mode Répondeur enregistreur vidéo
➣ Configurer le mode Répondeur enregistreur vidéo
Accès à la fenêtre de configuration du mode Répondeur enregistreur vidéo
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 de votre
clavier ; ou sélectionnez l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La
fenêtre Configuration générale s'affiche.
2
Sélectionnez l'onglet Répondeur vidéo.
Configuration du Répondeur enregistreur vidéo
1
96
Sélectionnez l’option Répondeur enregistreur.
Chapitre 6 - Répondeur
2
Cliquez sur le bouton Définir le message. Un assistant Configuration du Répondeur
Vidéo s’affiche.
3
Suivez les instructions affichées à l’écran. Cet assistant vous permet d’utiliser ou de
créer un fichier (format AVI) contenant une animation vidéo, une image fixe ou un
fichier audio qui servira de message d’accueil.
4
Visionnez votre message d’accueil en cliquant sur le bouton Lecture.
5
Déterminez le nombre de sonneries avant décrochage puis cliquez sur OK. Le
répondeur enregistreur vidéo est configuré.
Note
En mode Répondeur Enregistreur vidéo, les messages de vos correspondants
sont enregistrés et stockés par défaut dans le répertoire Documents reçus de la
fenêtre principale.
Configuration du mode Répondeur seul
➣ Configurer le mode Répondeur seul
Accès à la fenêtre de configuration du mode Répondeur seul
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 de votre
clavier ; ou sélectionnez l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La
fenêtre Configuration générale s'affiche.
2
Sélectionnez l'onglet Vocal.
Configuration du Répondeur seul
1
Dans la liste déroulante Message d'accueil, située dans la section Répondeur seul,
sélectionnez le message d'accueil de votre choix.
Si vous préférez utiliser un message d'accueil personnalisé, enregistrez-le (voir
page 111). Vous pouvez également importer un fichier son (voir page 113). Dans les
deux cas, le nouveau message sera automatiquement ajouté à la liste déroulante
Message d'accueil, où vous pourrez le sélectionner.
WinPhone eXPert
97
Configuration du répondeur
2
Cliquez sur OK.
Configuration du mode Répondeur Enregistreur
➣ Configurer le mode Répondeur Enregistreur
Accès à la fenêtre de configuration du mode Répondeur Enregistreur
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur F6 ; ou sélectionnez
l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La fenêtre Configuration
générale apparaît.
2
Sélectionnez l'onglet Vocal.
Configuration du Répondeur Enregistreur
1
Dans la liste
déroulante
Message
d'accueil, située
dans la section
Répondeur
Enregistreur,
sélectionnez le
message d'accueil
de votre choix.
Si vous préférez
utiliser un
message d'accueil
personnalisé,
enregistrez-le (voir page 111). Vous pouvez également importer un fichier son (voir
page 113). Dans les deux cas, le nouveau message sera automatiquement ajouté à
la liste déroulante.
2
En mode Répondeur Enregistreur, les messages reçus sont stockés par défaut
dans le dossier Documents reçus. Si vous préférez les stocker dans une boîte aux
98
Chapitre 6 - Répondeur
lettres spécifique, sélectionnez-en une dans la liste déroulante Boîte aux lettres.
Pour en savoir plus sur la création d'une boîte aux lettres, reportez-vous page 105.
3
Si vous souhaitez interroger votre répondeur à distance, cliquez sur le bouton
Interrogation à distance, puis spécifiez les paramètres d'interrogation à distance
(voir ci-après).
4
Cliquez sur OK.
➣ Configurer la fonction d'interrogation à distance du Répondeur
Touches de contrôle de la diffusion des messages
Les touches utilisées pour
contrôler la diffusion des
messages lors de
l'interrogation à distance
sont personnalisables.
Pour cela, dans la fenêtre
Interrogation à distance,
saisissez les touches de
votre choix, puis cliquez
sur OK.
Attention !
Vous devez affecter une
touche différente pour
chaque action
(Rediffusion, Suivant,
Suppression et Tous les
messages)
Enregistreur
La fonction d'interrogation à distance permet d'écouter les messages reçus par "WinPhone
eXPert avec un téléphone à fréquences vocales.
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur F6 ; ou sélectionnez
l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La fenêtre Configuration
générale apparaît.
2
Sélectionnez l'onglet Vocal.
3
Cliquez sur le bouton Interrogation à
distance... La fenêtre Interrogation à
distance s'affiche.
4
Saisissez le Code d'accès que vous
devrez composer sur votre téléphone pour
accéder à la fonction d'interrogation à
distance (quatre chiffres exactement).
5
Lors de l'interrogation à distance, vous avez la possibilité de contrôler la diffusion des
messages grâce à des touches de votre téléphone. Par défaut, vous devez tapez :
■
pour rediffuser le message que vous venez d'entendre.
■
pour interrompre le message en cours et passer au message suivant.
■
pour supprimer le message que vous venez d'entendre.
■
pour écouter l'ensemble des messages (nouveaux messages et messages déjà
consultés). Si vous n'utilisez pas cette touche lorsque vous interrogez votre
répondeur, WinPhone eXPert diffuse uniquement les messages non consultés.
6
WinPhone eXPert
Cliquez sur OK.
99
Configuration du répondeur
Configuration du mode Répondeur Avancé
➣ Configurer le mode Répondeur Avancé
Accès à la fenêtre de configuration du mode Répondeur Avancé
■
Dans la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option
Configuration du Répondeur avancé du menu Utilitaires. La fenêtre
Configuration du Répondeur avancé s'affiche.
Configuration du répondeur avancé
1
Si vous souhaitez créer un
système de messagerie
vocale multi-utilisateur,
déterminez quels seront
les utilisateurs qui y auront
accès et créez leurs boîtes
aux lettres (voir page 105).
Vous pouvez également
créer un répondeur
classique en activant
uniquement l'accès à la
boîte aux lettres générale
(Documents reçus).
2
Concevez et enregistrez le
message d'accueil général
Ces numéros représentent les touches d’un
téléphone. Chaque touche donne accès à la boîte
aux lettres qui lui est attribuée. Pour activer
l’accès à une boîte aux lettres, cochez la case qui
lui correspond
de votre répondeur et un
message d'accueil
spécifique pour chaque
boîte aux lettres utilisée
(Pour plus d'informations sur l'enregistrement des messages, reportez-vous à la
page 111).
Le message d'accueil général doit informer vos correspondants sur les options qui
leur sont proposées et sur les touches téléphoniques qui permettent de les
sélectionner. Par exemple : "Pour laisser un message à M. Leroi, tapez 1..."
3
Dans la liste déroulante Message d'accueil, sélectionnez le message d'accueil
général que vous voulez utiliser.
4
Pour chaque boîte aux lettres utilisée :
a) Determinez quelle touche téléphonique permettra d’accéder à la boîte aux lettres et cochez la
case placée sur la même ligne
b) Sélectionnez le nom de la boîte aux lettres
c) Sélectionnez le message d’accueil de la boîte aux lettres
d) Saisissez les codes d’interrogation à distance sélectionnez
le nom de la boîte aux lettres
100
Chapitre 6 - Répondeur
5
Le mode Répondeur avancé permet de gérer un service de Fax à la demande. Par
défaut, l'accès à ce service est activé (* Base documentaire).
■
Si vous souhaitez mettre en place ce service, reportez-vous page 113.
■
Si vous ne souhaitez pas utiliser cette fonction, décochez la case placée à côté
de Base documentaire.
6
Cliquez sur Quitter. Un message vous demande si vous voulez enregistrer les
modifications apportées : cliquez sur Oui pour enregistrer la nouvelle configuration.
➣ Configurer l'interrogation à distance du Répondeur Avancé
Les fonctions d'interrogation à distance en mode Répondeur Avancé sont
plus étendues que celles du mode Répondeur Enregistreur :
■
consultation par téléphone des messages vocaux,
■
retransmission des télécopies reçues sur un autre périphérique fax,
■
consultation privée des boîtes aux lettres, protégée par des codes d'accès.
Touches de contrôle de la diffusion des messages
Pendant la consultation des messages, vous
pouvez utiliser différentes touches de contrôle
pour naviguer dans la liste des messages.
Ces touches sont configurées et modifiables
dans la fenêtre Touches de contrôle DTMF,
accessible à partir de la fenêtre Gestion de la
base de documents (option Configurer les
touches de téléphone du menu Fonctions).
Les touches définies dans cette fenêtre sont
valables pour l'ensemble des utilisateurs du
Répondeur Avancé ; vous utiliserez donc les
mêmes touches de contrôle quelle que soit la
boîte aux lettres consultée.
Certaines actions ne s'appliquent qu'à certains
types de documents. Si vous utilisez cette action
pour un message vocal, vous déclencherez la
diffusion du message suivant.
La fonction d'interrogation à distance se configure dans la fenêtre Configuration du
Répondeur avancé (option Configuration du Répondeur avancé du menu Utilitaires).
Pour chaque boîte aux lettres utilisée, vous devez définir :
■
un Code d'accès Msg (pour l'écoute des messages vocaux),
■
un Code d'accès Fax (pour la retransmission des télécopies).
Pour consulter vos documents, vous devrez tapez votre code d'accès immédiatement
après la diffusion du message d'accueil de votre boîte aux lettres.
Configuration du mode Script vocal
➣ Configurer le mode Script vocal
Création du script de traitement automatique des appels
WinPhone eXPert
101
Configuration du répondeur
Lorsqu'il est activé, le mode Script vocal exécute à chaque appel entrant un script de
traitement automatique d'appels. Avant de configurer ce mode, vous devez créer votre
script (pour plus d'informations sur la création des scripts et les scripts fournis, reportezvous au chapitre Editeur de scripts, page 223). La configuration consiste à sélectionner le
script que vous voulez utiliser.
Accès à la fenêtre de configuration du mode Script vocal
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur F6 ; ou sélectionnez
l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La fenêtre Configuration
générale apparaît.
2
Sélectionnez l'onglet Vocal.
Configuration du Script vocal
1
Dans la section Script
vocal, cliquez sur le
bouton Parcourir
. La
fenêtre Ouverture
s'affiche.
2
Sélectionnez le script que
vous voulez utiliser. Les
scripts portent
l'extension SCV.
3
Cliquez sur le bouton
Ouvrir. Le nom et le
chemin d'accès du script
sélectionné s'inscrivent dans la section Script vocal, suivis du texte descriptif
associé au script.
4
Cliquez sur OK.
➣ Configurer la fonction d'interrogation à distance du Script vocal
Le Script vocal ne dispose pas de fonction d’interrogation à distance prédéfinie. Il est par
contre très facile de créer cette fonction et de l’intégrer dans un script de traitement
automatique des appels. Pour plus d'informations sur les scripts, reportez-vous au
chapitre Editeur de scripts, page 223.
102
Chapitre 6 - Répondeur
Désactivation du répondeur
➣ Désactiver le répondeur vidéo
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 de votre
clavier ; ou sélectionnez l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La
fenêtre Configuration générale s'affiche.
2
Sélectionnez l'onglet Répondeur Vidéo.
3
Sélectionnez l’option Répondeur désactivé puis cliquez sur OK
➣ Désactiver le répondeur vocal
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 de votre
clavier ; ou sélectionnez l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La
fenêtre Configuration générale s'affiche.
WinPhone eXPert
2
Sélectionnez l'onglet Répondeur Vocal.
3
Sélectionnez l’option Répondeur désactivé puis cliquez sur OK
103
Consultation des messages reçus par le répondeur
Consultation des messages reçus par le
répondeur
➣ Ecouter les messages vocaux
1
Dans la fenêtre principale de WinPhone eXPert, affichez le contenu du dossier
Documents reçus en cliquant dessus à l'aide de la souris.
2
Dans la liste des messages reçus, double-cliquez sur le message de votre choix.
Votre message est diffusé sur le périphérique de sortie sélectionné.
➣ Interroger le répondeur à distance
Astuce :
l'Economiseur
d'appel
Lorsque vous interrogez le
Répondeur de
WinPhone Suite à
distance, la fonction
Economiseur d'appel
vous permet d'économiser
le prix de la
communication si vous
n'avez pas de nouveau
message en attente. En
effet, dans ce cas,
WinPhone Suite attend 2
sonneries de plus avant
de décrocher (2 sonneries
de plus que le nombre de
sonneries spécifié dans le
paramètre Sonneries
avant décrochage).
Conditions préalables
Avant d'interroger votre répondeur à distance, vous devez :
■
Spécifiez un code d'accès pour l'interrogation à distance pour les modes Répondeur Enregistreur ou Répondeur Avancé,
■
Activer le répondeur en mode Répondeur Enregistreur ou Répondeur avancé,
1
Appelez WinPhone eXPert.
2
Immédiatement après la diffusion de votre message d'accueil (ou pendant sa
diffusion si votre modem le permet), composez :
■
votre Code d'accès msg pour entendre les messages laissés par vos
correspondants. Les documents sont diffusés en fonction de leur ordre de
réception sur le répondeur. Le type du document (message vocal, télécopie ou
e-mail) est annoncé avant sa diffusion.
■
Votre Code d'accès fax pour vous faire retransmettre vos télécopies à un autre
numéro (mode Répondeur Avancé et Script vocal uniquement). WinPhone
eXPert vous invite à composer le numéro de fax auquel vous voulez que les
télécopies reçues soient transmises, suivi de la touche # (dièse).
Note
La fonction d'interrogation à distance fonctionne uniquement si le téléphone que vous
utilisez pour appeler WinPhone eXPert est un téléphone à fréquences vocales
(chaque touche émet une tonalité).
104
Chapitre 6 - Répondeur
Gestion des ressources du répondeur : boîtes
aux lettres, messages d'accueil, Fax à la
demande, scripts
Boîtes aux lettres
Grâce à son système de boîtes aux lettres, WinPhone eXPert transforme une ligne
téléphonique unique en messagerie vocale multiboîte. Le Répondeur Avancé de
WinPhone eXPert propose 8 boîtes aux lettres et une boîte aux lettres générale
(Documents Reçus). Chaque boîte aux lettres possède les propriétés suivantes :
diffusion d'un message personnalisé lorsqu'on y accède et code d'accès protégeant la
consultation des messages reçus.
Les utilisateurs de la messagerie accèdent à leur boîte aux lettres à partir d'un téléphone
à fréquences vocales.
➣ Ouvrir la fenêtre de gestion des boîtes aux lettres
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option Gestion des
boîtes aux lettres du menu Fonctions
ou
Depuis la fenêtre de configuration du
répondeur (Configuration générale - Onglet
Vocal), selon le mode du répondeur que vous
utilisez, choisissez l'une des solutions
suivantes :
■
En mode Répondeur enregistreur,
cliquez sur le bouton Gestion des
boîtes aux lettres.
■
En mode Répondeur Avancé, cliquez
sur le bouton Configuration du
répondeur Avancé puis, dans la
fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton Gestion des boîtes aux lettres
.
➣ Créer une boîte aux lettres
Vous pouvez créer des boîtes aux lettres dans la fenêtre de gestion des boîtes aux lettres
ou dans la fenêtre principale.
Pour créer une boîte aux lettres dans la fenêtre de gestion des boîtes aux lettres :
1
Ouvrez la fenêtre de gestion des boîtes aux lettres (option Gestion des boîtes aux
lettres du menu Fonctions). La fenêtre Boîtes aux lettres s'affiche.
WinPhone eXPert
105
Gestion des ressources du répondeur : boîtes aux lettres, messages d'accueil, Fax à la demande, scripts
2
Sélectionnez le dossier Documents reçus, puis appuyez
sur la touche Inser ou cliquez sur le bouton Nouvelle boîte
aux lettres
. Une zone de saisie vous permettant de
taper le nom de la nouvelle boîte aux lettres apparaît.
3
Tapez un nom, puis appuyez sur Entrée. La fenêtre
Propriétés de la boîte aux lettres s'affiche, vous permettant de régler certains
paramètres de fonctionnement spécifiques à la boîte aux lettres créée : les critères
d'identification de l'utilisateur pour la distribution automatique des télécopies reçues
et la notification de réception des documents dans la boîte aux lettres.
4
Définissez les Propriétés de la boîte aux lettres ( Voir Spécifier les critères de
distribution automatique des télécopies reçues, page 107, Configurer la notification à
distance des documents reçus dans une boîte aux lettres, page 109 et Réexpédition
des télécopies reçues, page 110).
5
Cliquez sur OK.
➣ Renommer une boîte aux lettres
1
Ouvrez la fenêtre de gestion des boîtes aux lettres (menu Fonctions, option Gestion
des boîtes aux lettres).
2
Dans l'arborescence, sélectionnez la boîte aux lettres de votre choix.
3
Appuyez sur la touche F2 ou cliquez sur le bouton droit de la souris pour faire
apparaître un menu contextuel et y sélectionner l’option Renommer.
4
Saisissez le nouveau nom de la boîte aux lettres.
5
Appuyez sur la touche Entrée.
➣ Supprimer une boîte aux lettres
1
Ouvrez la fenêtre de gestion des boîtes aux lettres (Fonctions / Gestion des boîtes
aux lettres).
2
Dans l'arborescence, sélectionnez la boîte aux lettres de votre choix.
3
Appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur le bouton Supprimer
4
Après confirmation de votre part, la boîte aux lettres sélectionnée disparaît de
l'arborescence.
106
.
Chapitre 6 - Répondeur
➣ Spécifier les critères de distribution automatique des télécopies
reçues
La SDA, les Numéros associés et les
Mots Clés sont utilisés comme critères
d'identification des destinataires des
documents reçus. Lorsque le
destinataire est identifié, le document est
déposé directement dans sa boîte aux
lettres.
1
Sélectionnez la boîte aux lettres
concernée, puis cliquez sur le
bouton droit de la souris pour faire
apparaître un menu contextuel et y
sélectionner l’option Propriétés de
la boîte aux lettres. La fenêtre Propriétés de la boîte aux lettres s'affiche.
2
3
Sélectionnez l'onglet Distribution.
Cliquez sur le bouton Nouveau placé dans la zone Mots Clés ou Numéros
associés selon le type d’élément que vous voulez creer.
4
Saisissez le numéro de SDA et/ou le mot clé et/ou le numéro associé que vous
souhaitez affecter à cet utilisateur.
5
Appuyez sur la touche Entrée.
Pour activer la distribution automatique des télécopies :
1
A partir de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, appuyez sur la touche F6 ; ou
sélectionnez l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La fenêtre
Configuration générale s'affiche.
2
Affichez l'onglet Télécopie.
3
Cochez la case Distribuer les télécopies reçues vers les boîtes aux lettres.
4
Cliquez sur OK.
La SDA
La SDA permet de distribuer automatiquement les télécopies reçues en fonction du numéro composé par
l’expéditeur. Pour associer des numéros SDA à des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs de WinPhone Suite,
les conditions suivantes doivent être remplies :
Vos matériels de communication doivent pouvoir être raccordés au réseau Numéris.
Les matériels doivent remonter la SDA (analyse du signal Numéris intégrant la Sélection Directe à
l’Arrivée). Remarque : Contactez BVRP Software pour obtenir la liste des matériels testés possédant cette
fonction.
Ceux-ci doivent être connectés à un PABX lui-même raccordés à un groupement de lignes Numéris (généralement une T0).
Le groupement de lignes de votre PABX doit être équipé de plusieurs numéros groupés (SDA). Les numéros
groupés sont une option proposée par votre opérateur téléphonique.
Lorsque ces conditions sont remplies, il est possible de d'associer un numéro SDA à la boîte aux lettres d'un
utilisateur pour assurer la distribution automatique des télécopies reçues.
WinPhone eXPert
107
Gestion des ressources du répondeur : boîtes aux lettres, messages d'accueil, Fax à la demande, scripts
Les numéros associés
La liste Numéros associés permet de spécifier des numéros de correspondants qui envoient des documents vers
WinPhone Suite et de les associer aux utilisateurs susceptibles d'être les destinataires de ces documents. Vous
pouvez créer autant de numéros que vous voulez et les associer à un ou plusieurs utilisateurs à la fois.
Imaginons par exemple, que l'un des utilisateurs de WinPhone Suite reçoive régulièrement des télécopies en
provenance du numéro 01 23 45 67 89, numéro de fax de l'un de ses fournisseurs. Si le numéro 01 23 45 67 89
est associé à cet utilisateur, toutes les télécopies provenant de ce numéro lui seront automatiquement
distribuées.
La saisie des numéros associés doit être précise sinon la distribution automatique ne peut être assurée. Lorsque
WinPhone Suite reçoit une télécopie accompagnée de l'identifiant de l'expéditeur, cet identifiant est extrait. Tous
les caractères qui le composent sont transformés en majuscules et les caractères non significatifs (tous les
signes de ponctuation) sont supprimés. La distribution opère par recherche d'inclusion du numéro associé dans
l'identifiant du document reçu :
IDENTIFIANT TELECOPIE
33 1 42 93 54 52 BVRP
(33) 1-42935452 BVRP
933-142935452="BVRP"
(33)-1,42.93.54.52 BV & RP
(1) 42.93-54-52 / B.V.R.P.
33 1 42 93 54 52 BVRP
33 1 42 93 54 52 BVRP
33 1 42 93 54 52 BVRP
NUMERO ASSOCIE
42935452
BVRP
(33) 142935452 BVRP
33142935452BVRP
54 52 / B-V-R-P
33 42 93 54 52
BVRP 42 93 54 52
BVRP SOFTWARE
DISTRIBUTION
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
NON
NON
NON
Les mots clés
La liste Mot Clés permet de définir des mots susceptibles d'être associés à un destinataire s'ils apparaissent sur
le document reçu.
Le module de reconnaissance de caractères (OCR) analyse la télécopie reçue. Il compare les mots trouvés avec
ceux de la liste des mots clés. Si une correspondance est trouvée avec un mot clé cité dans la liste de mots de
l'utilisateur, le document est déposé dans sa boîte aux lettres.
Pour être reconnu, un mot clé doit se trouver n'importe où sur la première page, à la suite de l'un des mots
suivants :
TO
DEST
COPY REMETTRE
ATTENTION
DISTRIB
ADRESSE
TRANSMETTRE
FOR
DESTINATAIRE
DONNER
INTERESSE
POUR
COPIE
ATT
CORRESPONDANT
La reconnaissance des mots clés accepte un taux d'erreur fixe de 25% (1 caractère sur 4). Pour les mots de
moins de 4 caractères, l'égalité doit être parfaite. Ainsi, si le mot "LION" figure dans la liste des mots clés, les
mots "LIEN" et "PION" seront considérés comme identiques lors du traitement alors que le mot "BAR" n'accepte
pas d'équivalent. Pour être efficaces, les mots clés doivent être composés d'un seul mot (pas d'espace, de tiret
ou d'apostrophe) et d'au moins 4 caractères :
Ne saisissez pas :
Saisissez :
MR LE DIRECTEUR
DIRECTEUR
Service technique
TECHNIQUE
Albert DUPONT
Albert
Albert DUPONT
DUPONT
Il faut éviter d'introduire un nombre de mots clés trop important, car cela ralentirait le processus de recherche, et
donc la distribution automatique.
108
Chapitre 6 - Répondeur
➣ Configurer la notification à distance des documents reçus dans
une boîte aux lettres
Ce type de notification consiste à prévenir le propriétaire d'une boîte aux lettres de la
présence de nouveaux messages ou documents.
Le nom du dossier est
aussi le nom de l’utilisateur
de la boîte aux lettres.
Le contenu de la
fenêtre varie selon
la méthode de
notification
choisie :
périodicité,
destination de la
notification, etc.
Pour activer la notification de réception de document dans une boîte aux lettres :
1
Sélectionnez la boîte aux lettres concernée, puis cliquez sur le bouton droit de la
souris pour faire apparaître un menu contextuel et y sélectionner l’option Propriétés
de la boîte aux lettres. La fenêtre Propriétés de la boîte aux lettres s'affiche.
2
Sélectionnez l'onglet Notification.
3
Dans la liste déroulante Méthode, sélectionnez la méthode de notification de votre
choix.
4
Selon la méthode choisie, différents champs apparaissent - d’une manière générale,
le numéro à contacter et le message, la séquence ou le fichier à transmettre pour
avertir l'utilisateur de la réception d'un document. Renseignez ces champs.
5
Il est possible d’adapter la fréquence de notification selon les besoins de l’utilisateur :
Dès réception (à chaque nouveau message reçu), Une fois, Jours de la semaine
(du lundi au vendredi), Quotidien (une fois tous les jours), Hebdomadaire, Mensuel.
Sélectionnez une fréquence de notification et renseignez les champs Date (ou Jour)
et Heure lorsque cela est nécessaire.
6
WinPhone eXPert
Cliquez sur OK.
109
Gestion des ressources du répondeur : boîtes aux lettres, messages d'accueil, Fax à la demande, scripts
Les différents types de notification
Séquence DTMF
Cette méthode suppose la saisie d’un numéro de téléphone à composer et d’une séquence de touche téléphonique à transmettre (0 à 9, A à D, * et #). Elle peut être utilisée pour la transmission vers un “ Pager ” offrant un service numérique.
Message vocal
La notification par message vocal consiste à diffuser un message (ou une annonce) vers un numéro de téléphone sélectionné. Cette méthode permet de prévenir directement l’intéressé en l’appelant par exemple celui-ci
sur son téléphone portable.
Télécopie
La notification par télécopie permet de transmettre un document graphique vers un télécopieur ou un
modem/fax.
Script vocal
Le Script vocal est le mode le plus évolué de notification car il permet non seulement de prévenir le propriétaire
de la boîte aux lettres mais aussi de l’autoriser à consulter ses messages et éventuellement rapatrier ses
télécopies. Pour cela, il suffit soit de créer un script spécifique à chaque boîte aux lettres, soit d’utiliser le script
du serveur vocal (LITEA.SCV) grâce auquel il est possible de consulter les boîtes aux lettres de WinPhone Suite.
➣ Réexpédition des télécopies reçues
WinPhone eXPert vous permet de retransmettre les télécopies que vous recevez sur votre
ordinateur vers un autre numéro de télécopie ou vers une adresse e-mail, sous forme de
fichier joint.
Pour réexpédier une télécopie vers un numéro de fax :
1
Sélectionnez la boîte aux lettres de votre choix, puis cliquez sur le bouton droit de la
souris.
2
Dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionnez Propriétés de la boîte aux
lettres. La fenêtre Propriétés de la boîte aux lettres s’affiche.
3
Affichez l’onglet Réexpédition.
4
Dans la liste déroulante Méthode, sélectionnez Télécopie.
5
Dans la zone de saisie Faire suivre les télécopies reçues vers le numéro,
saisissez le numéro de fax vers lequel vous souhaitez faire suivre les télécopies.
6
Dans la liste déroulante Fréquence, spécifiez la fréquence de la réexpédition des
télécopies.
7
Cliquez sur OK.
Pour réexpédier une télécopie vers une adresse e-mail :
1
Sélectionnez la boîte aux lettres de votre choix, puis cliquez sur le bouton droit de la
souris.
2
Dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionnez Propriétés de la boîte aux
lettres. La fenêtre Propriétés de la boîte aux lettres s’affiche.
3
Affichez l’onglet Réexpédition.
4
Dans la liste déroulante Méthode, sélectionnez E-mail.
5
Dans la zone de saisie Faire suivre les télécopies reçues vers l’adresse e-mail,
saisissez l’adresse e-mail vers laquelle vous souhaitez faire suivre les télécopies.
6
Spécifiez l’Objet de l’e-mail auquel sera attachée la télécopie réexpédiée : vous
pourrez ainsi l’identifier facilement. Trois variables vous permettent de récupérer
automatiquement le nom de l’expéditeur et la date d’émission : la variable &D permet
110
Chapitre 6 - Répondeur
de récupérer la date d’émission, &T permet de récupérer l’heure et &l permet de
récupérer le nom de l’expéditeur. Vous pouvez insérer ces variables à l’aide du
clavier ou en les sélectionnant dans la liste qui s’affiche lorsque vous cliquez sur la
flèche placée à droite de la zone Objet. Par exemple, saisissez dans la zone Objet
«Telecopie de &! reexpediee le &D à &T».
Note
Il est recommandé de saisir l’objet sans caractère accentué.
7
Dans la liste déroulante Fréquence, spécifiez la fréquence de la réexpédition des
télécopies.
8
Cliquez sur OK.
Messages d'accueil
Les messages d'accueil sont
diffusés à la réception d'un appel
et lors de l'accès à une boîte aux
lettres. La fenêtre Gestion des
messages vous permet de
gérer tous les messages : les
messages préenregistrés
fournis avec WinPhone eXPert
et les messages que vous avez
enregistrés ou importés (fichier
son WAVE ou ADPCM).
➣ Enregistrer un message d'accueil
La qualité de votre accueil téléphonique est étroitement liée à la qualité d'enregistrement
de vos messages. N'hésitez pas à faire des tests d'enregistrement avec les différents
périphériques d'enregistrement disponibles en fonction de votre équipement (carte son,
haut-parleur du modem et combiné téléphonique). La carte son donne habituellement les
meilleurs résultats.
1
Ouvrez la fenêtre Gestion des messages (option Gestion des messages vocaux
du menu Fonctions depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert).
2
Sélectionnez le périphérique d'enregistrement de votre choix (modem ou carte son)
accessible en cliquant sur l’icône Options puis en affichant l’onglet Enregistrement
(reportez-vous à l’aide en ligne pour plus d’informations).
3
Pour enregistrer votre message vous pouvez :
■
soit cliquer sur l’icône Assistant d’enregistrement et suivre les instructions qui
s’affichent à l’écran jusqu’à la création de votre message d’accueil.
■
WinPhone eXPert
soit cliquer sur l’icône Nouveau.
111
Gestion des ressources du répondeur : boîtes aux lettres, messages d'accueil, Fax à la demande, scripts
4
Si vous avez choisi de cliquer sur l’icône Nouveau, alors WinPhone eXPert crée
automatiquement une entrée vide dans la liste des messages d’accueil. Dans le
champ de saisie, tapez le nom que vous voulez attribuer à votre nouveau message.
Tapez sur la touche Entrée de votre clavier. La fenêtre d’enregistrement s’affiche.
5
Enregistrez votre message et suivez les instructions à l’écran pendant
l’enregistrement :
■
Cliquez sur
pour démarrer l'enregistrement.
■
Cliquez sur
pour arrêter l'enregistrement.
L'annonce que vous venez de créer est automatiquement insérée dans toutes les listes
déroulantes Message d'accueil accessibles lors de la configuration des différents modes
du répondeur de WinPhone eXPert. Pour indiquez que vous souhaitez utiliser l'annonce
que vous avez enregistrée, sélectionnez-la dans la liste déroulante appropriée.
➣ Ecouter un message d'accueil
1
Ouvrez la fenêtre Gestion des messages (option Gestion des messages vocaux
du menu Fonctions depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert).
2
Dans la liste qui s'affiche, cliquez sur un message d'accueil.
3
Sélectionnez le périphérique d'écoute des messages (carte son ou haut-parleur du
modem) accessible à partir du menu Fichier > Options > onglet Enregistrement.
4
Cliquez sur le bouton Lecture
. Le message est diffusé sur le périphérique
sélectionné.
➣ Modifier le descriptif d'un message d'accueil
Les messages peuvent être associés à un descriptif permettant de les identifier facilement.
1
Ouvrez la fenêtre Gestion des messages (option Gestion des messages vocaux
du menu Fonctions depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert).
2
Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez et cliquez sur le message d'accueil à modifier.
3
Dans le champ de saisie, tapez le descriptif en écrasant le précédent (24 caractères
maximum).
4
Tapez sur la touche Entrée de votre clavier.
➣ Supprimer un message d'accueil
1
Ouvrez la fenêtre Gestion des messages (option Gestion des messages vocaux
du menu Fonctions depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert).
2
Dans la liste qui s'affiche, cliquez sur un message d'accueil.
3
Cliquez sur l’icône Supprimer.
4
Un message vous invite à confirmer votre demande de suppression. Cliquez sur OK
pour accepter.
112
Chapitre 6 - Répondeur
➣ Importer un fichier son
1
Cette fonction permet d'importer un
fichier son au format WAVE ou
ADPCM dans la liste des messages
d'accueil.
2
Ouvrez la fenêtre Gestion des
messages (option Gestion des
messages vocaux du menu
Fonctions depuis la fenêtre principale
de WinPhone eXPert).
3
Cliquez sur l’icône Importer. La
fenêtre Importer un fichier vocal
s'affiche.
4
Dans la liste Type, sélectionnez le format du fichier à importer (WAVE ou ADPCM).
5
Dans l'arborescence, sélectionnez le fichier de votre choix.
6
Cliquez sur Ouvrir.
Service de fax à la demande
Outre la messagerie vocale, le répondeur de WinPhone eXPert est capable de gérer un
système automatisé et interactif de fax à la demande.
Le fax à la demande offre un moyen simple et efficace de tenir en permanence à la
disposition de vos clients toute sorte de documents (fiches produits, listes de prix, etc.).
Accessible grâce à un téléphone à fréquences vocales, le système de fax à la demande
accueille votre correspondant et l'assiste pas à pas en diffusant des messages qui l'invitent
à sélectionner un document et à fournir son numéro de fax. Votre correspondant répond
et interagit avec votre serveur en utilisant les touches de son téléphone. WinPhone eXPert
envoie automatiquement les documents sélectionnés au numéro de fax fourni par votre
correspondant.
Le sevice de Fax à la demande repose sur la mise en œuvre de deux éléments de
WinPhone eXPert, le répondeur et la base documentaire :
■
Le répondeur - Le Fax à la demande est une fonction intégrée au répondeur.
Elle est accessible en mode Répondeur Avancé ou Script vocal.
En mode Script vocal, l'utilisation de cette fonction dépend entièrement de la
façon dont vous avez conçu votre script de traitement d’appels. Par conséquent,
nous ne décrivons ici que l'utilisation du Fax à la demande en mode Répondeur
Avancé. Pour plus d'informations sur les scripts, reportez-vous au chapitre
Editeur de scripts, page 223.
■
La base documentaire - Les documents que vous souhaitez mettre à la
disposition de vos correspondants à travers un service de Fax à la demande
doivent être déclarés dans la base documentaire.
La base documentaire génère automatiquement la liste des documents
WinPhone eXPert
113
Gestion des ressources du répondeur : boîtes aux lettres, messages d'accueil, Fax à la demande, scripts
disponibles. Pour obtenir cette liste, l'utilisateur doit composer le numéro 0
("zéro").
Comment se déroule un appel au service de Fax à la demande ?
Lorsque la fonction Fax à la demande est configurée et activée, vos correspondants sont
accueillis par votre répondeur et peuvent accéder au service de fax à la demande grâce à
la touche * (étoile) de leur téléphone. Ils sont ensuite constamment guidés par des
messages adaptés et peuvent interagir avec votre répondeur en utilisant les touches de
leur téléphone :
1
Le message d'accueil du service de fax à la demande est diffusé, indiquant
notamment au correspondant qu'il peut taper un numéro de document connu suivi de
la touche #, ou le numéro 0 pour se faire envoyer la liste des documents disponibles.
2
Lorsque le correspondant fait son choix, un nouveau message lui demande de taper
le numéro du fax où il souhaite recevoir le document.
3
Le document et la demande d'émission correspondante sont préparés et l'appelant
est averti que son fax va lui être envoyé sous peu.
4
Le fax est émis dans les 10 minutes au numéro spécifié par l'appelant.
A chaque étape, les numéros que le correspondant compose sur son téléphone pour
exprimer ses choix sont relus par WinPhone eXPert. Il peut alors valider sa saisie en
composant # (Dièse), ou demander à recommencer en composant * (Etoile).
Comment mettre en place un service de Fax à la demande ?
Pour mettre en place votre service de Fax à la demande, vous devrez :
114
■
ajouter des documents à la base documentaire (voir page 115),
■
enregistrer le message d'accueil du service Fax à la demande (voir page 115),
■
configurer le répondeur en mode Répondeur Avancé (voir page 100),
■
activer l'accès au service de Fax à la demande (voir page 116),
■
activer le répondeur en mode Répondeur Avancé (voir page 103).
Chapitre 6 - Répondeur
➣ Ajouter un document à la base documentaire
1
Ouvrez la base
documentaire (menu
Fonctions – option
Base documentaire).
2
Cliquez sur le bouton
Ajouter document
.
La fenêtre Ajouter un
document s'affiche.
3
Attribuez un numéro au
document que vous allez
ajouter. Ce numéro est le
numéro d'ordre du
document dans la base ;
c'est également le
numéro que les
utilisateurs devront
composer sur leur
téléphone pour
sélectionner et recevoir ce document.
4
Dans la zone Descriptif, saisissez un texte décrivant le document. Ce descriptif
apparaît dans la liste des documents disponibles (document n° zéro).
5
Cliquez sur le bouton Parcourir
et sélectionnez le fichier que vous voulez ajouter
à la base. Le nom et chemin d'accès du fichier sélectionné s'inscrivent dans la zone
Nom de fichier.
6
Cliquez sur OK. Le nouveau document est inséré dans la liste des documents de la
base.
Attention !
La base documentaire ne contient pas les fichiers des documents déclarés, mais
uniquement leurs noms et chemins d'accès. Si ces fichiers sont effacés ou déplacés,
les documents correspondants ne seront plus accessibles aux utilisateurs de votre
service de Fax à la demande.
➣ Concevoir et enregistrer le message d'accueil du service de Fax à
la demande
Ce message, bref et clair si possible, doit donner à l'utilisateur le mode d'emploi de votre
service de Fax à la demande : quels sont les documents disponibles ? comment peut-il les
obtenir ?
WinPhone eXPert
115
Gestion des ressources du répondeur : boîtes aux lettres, messages d'accueil, Fax à la demande, scripts
➣ Activer l'accès au service de Fax à la demande
Le Fax à la demande est une option intégrée au mode Répondeur Avancé. Ce mode doit
être correctement configuré pour que vous puissiez mettre en œuvre le fax à la demande.
1
Ouvrez la fenêtre Configuration du Répondeur Avancé (option Configuration du
répondeur avancé du menu Utilitaires).
2
Activez l’option Base documentaire en cliquant dessus à l'aide de la souris.
3
Dans la liste déroulante placée sur la même ligne, sélectionnez le message d’accueil
qui sera diffusé lorsqu’un correspondant accèdera au service de Fax à la demande
(en tapant la touche Etoile de son téléphone).
➣ Modifier le numéro, le descriptif ou le chemin d'accès d'un document de la base
1
Ouvrez la base documentaire.
2
Sélectionnez le document à modifier dans la liste des documents de la base.
3
Cliquez sur le bouton Modifier document
. La fenêtre Modifier un document
s'affiche.
4
5
Modifiez les éléments désirés :
■
le numéro du document,
■
le descriptif du document,
■
le nom et/ou le chemin d'accès du fichier.
Cliquez sur OK. Les modifications sont enregistrées dans la liste des documents de
la base.
➣ Editer un document de la base documentaire
Cette fonction permet d'ouvrir et de modifier un document dans l'éditeur associé à
l'extension du fichier.
1
Ouvrez la base documentaire.
2
Sélectionnez le document que vous voulez éditer dans la liste des documents de la
base.
3
Cliquez sur le bouton Voir document
. Le fichier est ouvert dans son éditeur
d'origine où vous pouvez le consulter et/ou apporter des modifications.
➣ Supprimer un document de la base documentaire
1
Ouvrez la base documentaire.
2
Sélectionnez le document à supprimer dans la liste des documents de la base.
3
Cliquez sur le bouton Supprimer document
Un message vous demande confirmation.
116
ou appuyez sur la touche Suppr.
Chapitre 6 - Répondeur
4
Cliquez sur Oui pour confirmer la demande de suppression.
➣ Voir la liste des documents de la base documentaire telle qu'elle
sera transmise aux correspondants
1
Ouvrez la base documentaire.
2
Sélectionnez le document numéro zéro (liste des documents de la base).
3
Cliquez sur le bouton Voir document
. La liste des documents disponibles
s'affiche.
Scripts de traitement automatique des appels
Un script de traitement automatique des appels peut être assimilé à un scénario, ou
programme, dont les instructions vont s'exécuter en séquence chaque fois qu'un appel
vocal sera reçu par WinPhone eXPert.
Pour créer un script, de nombreuses fonctions sont à votre disposition, ce qui vous permet
de mettre en place un service téléphonique interactif sur mesure, aux fonctions simples ou
très évoluées.
La méthode de création des scripts et les fonctions disponibles sont décrites dans le
chapitre Editeur de scripts, pages 223 et suivantes.
WinPhone eXPert
117
Chapitre 7
1
7
Messages SMS
WinPhone eXPert permet d’envoyer des messages courts (SMS) vers des récepteurs
mobiles, par exemple vers un téléphone cellulaire ("portable") ou un messager de poche
tel l’Expresso, le Tatoo, le Tam Tam, etc.
Dans ce chapitre…
Notions de base
Envoi de messages
120
121
119
Notions de base
Notions de base
Qu'est-ce qu'un message court ?
Il s’agit d’un message texte de quelques mots (ou quelques chiffres) que l’on envoie à
l’aide d’un modem ou d’un téléphone cellulaire vers un récepteur mobile (téléphone ou
messager de poche). Grâce à WinPhone eXPert vous pouvez saisir facilement au clavier
de votre micro-ordinateur les messages courts que vous voulez envoyer. Les messages
courts transmis vers un téléphone cellulaire peuvent excéder 160 caractères. WinPhone
eXPert décompose le message de plus de 160 caractères en plusieurs messages liés
entre eux.
Comment envoie-t-on un message court ?
WinPhone eXPert émet ce type de message par modem sur le réseau téléphonique RTC
ou sur le réseau Numéris (ISDN). Vous devez savoir que les procédures de configuration
et d’émission de WinPhone eXPert diffèrent selon que vous utilisez l’un ou l’autre de ces
réseaux.
L’émission d’un message se fait vers un serveur Minitel (services français) ou un serveur
alphanumérique (serveurs étrangers) qui l’acheminera ensuite vers le destinataire de
votre message. Bien évidemment, lorsque vous adressez un message sur réseau RTC ou
Numéris vers un téléphone cellulaire, vous devez connaître l’opérateur téléphonique
utilisé par le destinataire de votre message pour sélectionner le serveur correspondant.
Le destinataire du message n’est pas disponible ?
Si le destinataire du message n'est pas disponible (le récepteur mobile ou le téléphone
cellulaire se trouve hors de portée du réseau, la batterie est vide ou sa mémoire est
saturée), le message restera dans le serveur ou le centre de services jusqu'à ce qu'il ait
pu être transmis et consulté avec succès ou jusqu'à l'expiration de sa période de validité.
120
Chapitre 7 - Messages SMS
Envoi de messages
Quel que soit le type de réseau utilisé (RTC, Numéris ou cellulaire) la procédure
d’émission des messages est très simple et quasi identique. Néanmoins, pour vous rendre
encore plus simple la fonction d’émission des messages avec WinPhone eXPert, nous
avons choisi d’illustrer les deux cas de figure :
■
L’émission d’un message vers un récepteur mobile tel qu’un Expresso
■
L’émission d’un message vers un téléphone mobile
Nous verrons enfin comment WinPhone eXPert vous permet d’enregistrer un message
comme modèle.
➣ Envoyer un message vers un récepteur mobile tel qu'un Expresso
WinPhone eXPert vous permet d’envoyer un message vers tout type de récepteur mobile
(Expresso, Tatoo, Tam Tam, etc.). Pour ce type d’émission, aucune configuration préalable
n’est requise :
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone
eXPert, cliquez sur
ou sélectionnez
l’option Emission SMSdu menu
Emission. La fenêtre Emission SMS
s’affiche.
2
Spécifiez les coordonnées du
correspondant.
3
Saisissez votre message.
4
Dans la liste déroulante Centre de
service, sélectionnez le service qui assurera l’acheminement de votre message
selon le type de récepteur utilisé par le destinataire du message (dans notre cas,
Expresso).
5
Cochez la case Numéro de rappel et dans la zone de saisie, tapez le numéro que
vous souhaitez faire apparaître à vos correspondants.
6
Cliquez sur le bouton Options pour :
■
Sélectionnez Avis de remise et Validité si vous souhaitez recevoir un avis de
remise pour chaque message que vous envoyez (à condition que cette
fonctionnalité soit supportée par l’opérateur réseau). La durée de validité que
vous saisirez est celle correspondante à la période pendant laquelle votre
message est conservé sur le serveur de l’opérateur jusqu’à transmission au
destinataire. A l’expiration de cette date, le message est supprimé du serveur
même s’il n’a pas été transmis au destinataire.
■
Sélectionnez Joindre adresse si vous souhaitez que votre identité soit transmise
chaque fois que vous envoyez un message.
7
WinPhone eXPert
Cliquez sur le bouton Emettre.
121
Envoi de messages
➣ Envoyer un message vers un téléphone mobile
WinPhone eXPert vous permet d’envoyer des messages vers un téléphone mobile. Pour
ce type d’émission, aucune configuration préalable n’est requise :
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone
eXPert, cliquez sur
ou sélectionnez
l’option Emission SMS du menu
Emission. La fenêtre Emission SMS
s’affiche.
2
Spécifiez les coordonnées du
correspondant.
3
Saisissez votre message.
4
Dans la liste déroulante Centre de
service, sélectionnez le nom de l’opérateur téléphonique auquel est abonné le
destinataire du message.
5
Sachez qu’il n’est généralement pas possible de transmettre un message court vers
un réseau cellulaire étranger.
6
Cochez la case Numéro de rappel et dans la zone de saisie, tapez le numéro que
vous souhaitez faire apparaître à vos correspondants.
7
Cliquez sur le bouton Options pour :
■
Sélectionnez Avis de remise et Validité si vous souhaitez recevoir un avis de
remise pour chaque message que vous envoyez (à condition que cette
fonctionnalité soit supportée par l’opérateur réseau). La durée de validité que
vous saisirez est celle correspondante à la période pendant laquelle votre
message est conservé sur le serveur de l’opérateur jusqu’à transmission au
destinataire. A l’expiration de cette date, le message est supprimé du serveur
même s’il n’a pas été transmis au destinataire.
■
Sélectionnez Joindre adresse si vous souhaitez que votre identité soit transmise
chaque fois que vous envoyez un message.
8
122
Cliquez sur le bouton Emettre.
Chapitre 7 - Messages SMS
Création, suppression et utilisation des modèles de message
WinPhone eXPert vous permet de créer, modifier des modèles afin d’accélérer l’envoi de
vos messages.
➣ Enregistrer un message comme modèle
1
Depuis la fenêtre Emission SMS, sélectionnez
dans la liste déroulante Centre de service le
type de récepteur vers lequel le modèle de
message que vous créez sera émis. Selon le
type de récepteur choisi les caractéristiques du
message de votre modèle ne seront pas
identiques. En effet, si vous sélectionnez
Expresso 80 caractères, le contenu du
message de votre modèle ne pourra pas
excéder 80 caractères.
2
Saisissez le texte de votre message dans la zone de saisie Message de la fenêtre
Emission SMS.
3
Cliquez sur le bouton Parcourir
situé à droite de la liste déroulante Modèle. La
fenêtre Gestion des modèles de message s’affiche.
■
Pour ajouter le message que vous venez de saisir à la liste des modèles
disponibles, cliquez sur l’icône Ajouter.
■
Pour remplacer un modèle existant par le nouveau message, sélectionnez le
modèle à remplacer dans la liste et cliquez sur l’icône Remplacer.
4
Cliquez sur Fermer pour retourner à la fenêtre Emission SMS. Quand vous créez un
modèle, il est automatiquement ajouté à la liste déroulante Modèle de la fenêtre
Emission SMS.
➣ Supprimer un modèle existant
Depuis la fenêtre Emission SMS :
1
Cliquez sur le bouton Parcourir
situé à droite de la liste déroulante Modèle. La
fenêtre Gestion des modèles de message s'affiche.
2
Sélectionnez le message que vous souhaitez supprimer en cliquant dessus à l’aide
de la souris, puis cliquez sur le bouton
3
.
Cliquez sur Fermer.
➣ Sélectionner un modèle pour un message à envoyer
■
Depuis la fenêtre Emission SMS, sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser
dans la liste déroulante Modèle. Son contenu apparaît immédiatement dans la zone
message de la fenêtre d’émission.
WinPhone eXPert
123
Chapitre 8
1
8
Minitel
Le Minitel sur micro-ordinateur, c'est un Minitel agréable d'emploi, efficace et
économique. L'émulation Minitel de WinPhone eXPert remplace totalement le Minitel
traditionnel et vous permet de :
■
bénéficier du i.Minitel qui vous donne accès plus rapidement et plus simplement à
tous les services offerts par le Minitel via la technologie Internet. Et ce, grâce au
numéro d’appel unique 3622 de France Télécom.
■
bénéficier de tous les services du Minitel traditionnel (Minitel couleur, 80 colonnes,
caractères graphiques DRCS, Minitel TVR à 9600 Bps, affichage des images
alphaphotographiques en 256 couleurs et accès au kiosque micro à 14400 Bps)
■
vous connecter automatiquement aux Annuaires Electroniques France Télécom
■
réaliser des scripts de connexion automatisés et personnalisables
■
capturer des écrans Minitel pour les exploiter hors connexion
■
capturer des adresses afin d'enrichir votre base de contacts
Dans ce chapitre...
Connexion-Déconnexion aux serveurs Minitel
Captures d'écrans Minitel
Scénarios de connexion
Enrichissement de l'annuaire
126
129
132
136
125
Connexion-Déconnexion aux serveurs Minitel
Connexion-Déconnexion aux serveurs Minitel
➣ Se connecter à un serveur Minitel
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option Minitel du
menu Fonctions. La fenêtre Minitel s'affiche.
2
Cliquez sur le bouton Numéroter
ou sélectionnez l'option Numéroter du menu
Connexion. La fenêtre Saisie du numéro serveur s'affiche.
3
Renseignez les champs Nom serveur,
Téléphone, Code d'accès.
■
Si vous voulez accéder simplement à
un écran d'accueil Télétel (par
exemple, le 3615) sans aller sur un
serveur particulier, laissez le champ
Code d'accès vide.
■
Si vous souhaitez accéder à un serveur auquel vous vous êtes déjà connecté,
sélectionnez-le dans la Liste des derniers serveurs appelés (partie droite de la
fenêtre).
4
Sélectionnez le Type de serveur appelé en cliquant sur l'icône appropriée (Kiosque
Minitel, i.minitel, TVR ou Kiosque Micro).
5
Cliquez sur le bouton Composer
. La fenêtre Saisie du numéro serveur
est automatiquement fermée et la connexion au serveur débute..
Types de serveur
WinPhone eXPert gère 4 modes d’émulation Minitel. Vous devez déclarer celui qui sera utilisé avant de lancer la
numérotation :
Mode Kiosque Minitel
(V23=1200/75 bps)
Ce mode permet de se connecter aux serveurs Minitel les plus répandus, que l’on appelle par les numéros
3614, 3615, 3616, 3617, etc.
Mode i.minitel
Ce mode permet une connexion à tous les services Minitel via le réseau Internet. Cette connexion passe par le 3622
de France Télécom et s’initialise automatiquement par défaut avec le premier modem configuré dans Windows.
Mode TVR
(V27Ter tc=9600 bps)
Ce mode est utilisé avec les serveurs spécialisés en mode alphaphotographique.
Mode Kiosque Micro (jusqu’à 28800 bps)
Ce mode est un service réservé aux micro-ordinateurs équipés de modems. Il propose l’accès aux mêmes types de
serveurs que le Kiosque Minitel par des numéros différents : 36 01 14 14, 36 01 15 15, 36 01 16 16, etc.
➣ Se connecter au serveur i.Minitel
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option Minitel du
2
Cliquez sur l’icône i.Minitel ou sélectionnez l’option i.Minitel du menu Connexion.
menu Fonctions. La fenêtre Minitel s'affiche.
La connexion démarre.
126
Chapitre 8 - Minitel
Attention !
Cette fonction nécessite un accès au réseau à distance par le numéro 3622 avec
présentation du numéro ou un accès via un routeur.
Si vous ne possédez pas de modem avec un accès au réseau à distance, vous devez
configurer l’accès via votre routeur comme suit :
1
A partir de la fenêtre Minitel, sélectionnez le menu Options, puis l’option
Configuration accès IP.
2
Dans la section Accès IP, sélectionnez Routage IP.
Note
Pour plus d’informations sur votre connexion via le routeur, contactez votre
administrateur réseau.
➣ Utiliser le i.Minitel pour toutes vos connexions
Si vous souhaitez utiliser le i.Minitel pour toutes vos connexions, définissez cette option
par défaut, comme suit :
1
Cliquez sur l’icône Minitel de la fenêtre principale de WinPhone eXPert puis dans le
menu Options, sélectionnez Configuration accès IP. La fenêtre Configuration
accès IP s’affiche.
2
Cochez la case Imposer le mode i.Minitel pour toutes vos connexions.
Toutes vos connexions passeront automatiquement par le 3622. Vous n’avez ainsi qu’à
taper le nom du service Minitel auquel vous souhaitez accéder.
WinPhone eXPert
127
Connexion-Déconnexion aux serveurs Minitel
➣ Se connecter automatiquement à un annuaire électronique
La fenêtre Minitel contient quatre boutons correspondant aux différents Annuaires
Electroniques de France Télécom :
,
,
,
.
Pour vous connecter à l'un de ces annuaires, cliquez sur le bouton correspondant à
l'annuaire de votre choix. La connexion est établie automatiquement sans que vous n'ayez
à saisir le numéro et le code d'accès du serveur.
Pages ZOOM : Permet de se connecter directement à l'Annuaire Electronique de France Télécom par le
3611.
Pages Minitel : Permet de se connecter directement au Guide des Services Télétel par le 3613*PAGES M.
Pages Internationales : Permet de se connecter directement à l'annuaire international de France Télécom
accessible par le 3617*PAGES I.
Pages Professionnelles : Permet de se connecter directement à l'annuaire professionnel de France Télécom
accessible par le 3617*PAGES P.
Personnalisation des boutons de connexion aux Annuaires électroniques France Télécom
Chaque Annuaire Electronique France Télécom est accessible par plusieurs serveurs et codes d'accès. Vous pouvez
choisir le numéro de serveur et le code d'accès utilisés lorsque vous vous connectez aux annuaires grâce aux
boutons ci-dessus.
Pour cela, sélectionnez Annuaires Electroniques dans le menu Options. La fenêtre Annuaires Electroniques s'affiche.
Pour l'annuaire de votre choix, sélectionnez le numéro et le code de service que vous voulez affecter au bouton.
Les listes proposées sont fixes et déterminées par France Télécom pour chaque type d'annuaire.
➣ Se déconnecter
■
Cliquez sur le bouton Déconnecter
.
■
Le bouton Déconnecter remplace le bouton Numéroter lorsqu'une connexion est en
cours. Il est donc accessible seulement lorsqu'une communication est établie.
128
Chapitre 8 - Minitel
Captures d'écrans Minitel
La fonction de capture d'écrans permet de sauvegarder les pages Minitel affichées lors
d'une connexion. Il est ensuite possible de visualiser ces pages Minitel sans être connecté
au serveur. La visualisation permet aussi de convertir ces pages au format texte et de les
imprimer.
➣ Capturer des pages Minitel
1
Cliquez sur le bouton Débuter un enregistrement
. Une fenêtre
d'enregistrement de fichier s'affiche.
2
Saisissez le nom du fichier de captures d'écrans à créer, puis cliquez sur
Enregistrer. Vous retournez automatiquement à la fenêtre Minitel où le bouton
Débuter un enregistrement s'anime afin d'indiquer que le mode "enregistrement"
est actif. Toutes les pages Minitel qui s'affichent sont enregistrées dans le fichier
précédemment spécifié (extension REC).
3
Pour interrompre l'enregistrement des écrans Vidéotex, cliquez à nouveau sur le
bouton d'enregistrement
. Vous pouvez aussi interrompre l'enregistrement en
quittant l'émulateur Minitel ou en vous déconnectant..
Bon à savoir
Il est possible de suspendre et de redémarrer l'enregistrement de pages au cours d'une même connexion afin de ne
capturer que les pages désirées : chaque action sur le bouton suspend ou redémarre l’enregistrement.
➣ Visualiser hors connexion une capture de pages Minitel
1
Depuis la fenêtre Minitel, cliquez sur le bouton Visualiser un enregistrement
ou sélectionnez l'option Visualiser du menu Ecrans. La fenêtre Charger un fichier
écran Minitel s'affiche.
2
Sélectionnez le nom du fichier Ecrans (REC) à visualiser, puis cliquez sur Ouvrir. Le
fichier sélectionné est ouvert dans la fenêtre Visualiser les écrans Minitel.
WinPhone eXPert
129
Captures d'écrans Minitel
La barre de boutons
permet de parcourir
les pages Minitel
capturées
➣ Imprimer une capture de pages Minitel
1
Lorsque la capture de pages Minitel est
ouverte (voir ci-dessus), cliquez sur le bouton
Imprimer
. La fenêtre Impression
Minitel s'affiche.
2
Sélectionnez le mode d'impression :
■
L'impression en mode graphique
permet de garder l'aspect véritable de la
page Vidéotex (taille, caractères
graphiques). Elle ne peut être activée
que pour la page courante.
■
L'impression en mode texte peut être activée indifféremment pour la page
courante ou pour tout le fichier.
3
Cliquez sur Valider.
➣ Convertir une capture de pages Minitel au format texte
1
Depuis la fenêtre Minitel, cliquez sur le bouton Visualiser un enregistrement
ou sélectionnez l'option Visualiser du menu Ecrans. La fenêtre Charger un fichier
écran Minitel s'affiche.
2
Sélectionnez un fichier Ecrans (REC), puis cliquez sur Ouvrir. La fenêtre Visualiser
les écrans Minitel s'affiche et le fichier sélectionné est ouvert.
3
130
Cliquez sur le bouton Enregistrer
. La fenêtre Enregistrer un fichier écran
Chapitre 8 - Minitel
Minitel s'affiche.
4
Saisissez le nom du fichier, puis cliquez sur Enregistrer. Le fichier est enregistré au
format texte ANSI (TXT).
WinPhone eXPert
131
Scénarios de connexion
Scénarios de connexion
Un scénario est un enregistrement de la séquence de commandes utilisées lors d'une
connexion Minitel.
Attention
Vous ne pouvez pas enregistrer ou exécuter un scénario lorsqu'une session Minitel
est en cours.
➣ Enregistrer un scénario
1
Cliquez sur le bouton Enregistrement du scénario
ou sélectionnez l'option
Enregistrer du menu Scénarios. La fenêtre Enregistrer un scénario Minitel
s'affiche.
2
Saisissez le nom du scénario à créer, puis
cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous
retournez automatiquement à la fenêtre
Minitel où le bouton Enregistrement du
scénario s'anime, pour indiquer que
l'enregistrement d'un scénario est actif.
3
Exécutez étape par étape la séquence que
vous souhaitez enregistrer : la numérotation, la connexion et vos différents choix de
navigation.
4
Lorsque vous atteignez la page où vous souhaitez que le scénario s'arrête lorsque
vous l'exécuterez, cliquez à nouveau sur le bouton Enregistrement du scénario ou
sélectionnez l'option Terminer du menu Scénarios.
➣ Exécuter un scénario
1
Depuis la fenêtre Minitel, cliquez sur le bouton Exécuter un scénario
ou
sélectionnez l'option Exécuter du menu Scénarios. Une fenêtre de sélection de
fichier s'affiche.
2
Sélectionnez le nom du fichier scénario à exécuter, puis de cliquez sur Ouvrir.
L'exécution du scénario débute.
En cas d'erreur d'affichage ou d'exécution, le scénario est immédiatement interrompu. La
gestion des erreurs peut être modifiée en éditant le scénario.
➣ Editer un scénario
1
132
Cliquez sur le bouton Ouvrir
. La fenêtre Charger un scénario s'affiche.
Chapitre 8 - Minitel
2
Sélectionnez le nom du fichier scénario
à éditer, puis validez. La fenêtre Gestion
des scénarios Minitel s'affiche. L'écran
se divise en deux parties :
■
A gauche : la liste de tous les mots
clés (instructions et touches Minitel)
disponibles.
■
A droite : le scénario en cours de
modification.
3
Pour insérer un mot clé dans votre
scénario, sélectionnez-le dans la liste
des Mots clés, puis cliquez sur le bouton Ajouter.
Pour supprimer un élément de votre scénario, sélectionnez-le dans la fenêtre
Position, puis cliquez sur le bouton Supprimer.
4
Lorsque le scénario correspond à vos besoins, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Les mots clés
Chaque scénario est composé de commandes de simulation de touches ou instructions et de fonctions de contrôle :
Commandes de simulation de touches qui correspondent aux fonctions du Minitel :
<CNX/FIN>, <SUITE>, <ENVOI>, <REPETER>, <GUIDE>, <ANNULATION>, <CORRECTION>, <SOMMAIRE>,
<RETOUR>.
Fonctions de contrôle
Contrairement aux commandes, les fonctions nécessitent la saisie de paramètres.
<COMPOSER> Numéro
Compose un numéro d'appel téléphonique. Cette fonction affiche la fenêtre de numérotation pour faciliter la saisie
du numéro.
<EMETTRE> Chaîne
Envoie une chaîne de caractères comme si elle était tapée au clavier par un opérateur lors d'une connexion.
<ATTENTE MAXI> Nombre
Règle la temporisation maximum de l'émulateur Minitel lors d'une connexion (cette temporisation est fixée par
défaut à 2 secondes).
<SI PAS DE> Empreinte <ALLER> Etiquette
Met en place un test d'empreinte et redirige le scénario vers une étiquette si la condition n'est pas vérifiée. Le
paramètre Empreinte représente une chaîne de caractères qui doit s'afficher durant le rafraîchissement de
l'écran. Le paramètre Etiquette est une chaîne définie à l'aide de la fonction <ETIQUETTE>.
Note : si le modem est inactif ou si aucune nouvelle page s’affiche pendant 2 secondes, l'exécution du scénario
est automatiquement interrompue.
Exemple : <SI PAS DE> TELECOM <ALLER> FIN vérifie si la chaîne de caractères "TELECOM" est affichée et
redirige le scénario vers l'étiquette "FIN" si celle-ci n'est pas trouvée.
<ETIQUETTE> Chaîne
Demande la saisie d'une chaîne de caractères. Permet un branchement conditionnel à l'aide de l'instruction <SI
PAS DE> <ALLER>.
<ATTENTE> Nombre
Fixe une temporisation lors d'une connexion. Cela permet d'attendre l'affichage des pages Vidéotex avant de procéder à un test.
Les commandes de programmation sont : <MODE MANUEL> qui permet d'interrompre l'exécution du scénario et de
rendre la main à l'opérateur, <RACCROCHER> qui interrompt directement la communication et <ATTENDRE> qui
insère une attente.
Analyse d'un scénario
Afin de mieux comprendre comment est fait un scénario, analysons en parallèle les
instructions d'un scénario et les différentes étapes de la connexion qu'il permet de réaliser.
WinPhone eXPert
133
Scénarios de connexion
Le scénario qui servira d'exemple réalise la connexion au serveur de la SNCF. Il accède
ensuite à la rubrique HORAIRES et recherche les horaires des trains pour le trajet
LEVALLOIS / ASNIERES le 2 octobre vers midi. Edité à l'aide de la fonction Editer du
menu Scénario, il se présente comme suit :
L'instruction utilisée pour
lancer une connexion à
un serveur Minitel est
COMPOSER. Ici,
l'instruction
<COMPOSER>
3615*sncf V23 réalise la
connexion au serveur de
la SNCF (3615 SNCF)
en mode Kiosque Minitel
(V23).
Après quelques écrans
intermédiaires, la page
ci-contre s'affiche :
Cette page propose plusieurs choix. Pour accéder à la rubrique HORAIRES, il faut
sélectionner le choix 1 et appuyer sur la touche Envoi.
Pour transmettre un choix au serveur Minitel, on utilise l'instruction EMETTRE. Les
instructions <EMETTRE>1, puis <ENVOI> réalisent cette sélection.
La page suivante vous
invite à saisir les localités
de départ et d'arrivée,
ainsi que le jour et
l'heure approximative du
voyage. Pour un trajet
CLICHY-LEVALLOIS /
ASNIERES le 2 octobre
vers midi. Pour passer à
la ligne suivante, on
utilise l'instruction
<SUITE>.
On aura donc :
<EMETTRE> CLICHY
LEVALLOIS
<SUITE>
134
Chapitre 8 - Minitel
<EMETTRE> ASNIERES
<SUITE>
<EMETTRE> 0210
<SUITE>
<EMETTRE>12
<SUITE>
<ENVOI>
La page suivante qu'il faut taper H ENVOI pour accéder aux horaires. On utilise donc les
instructions :
<EMETTRE> H
<ENVOI>
Vous obtenez les
horaires de train pour le
trajet demandé.
Pour obtenir les horaires pour un trajet différent, il suffit d'éditer le scénario (Menu
Scénario, option Editer de la fenêtre Minitel).
Dans la fenêtre ci-contre, le scénario de notre
exemple a été modifié pour rechercher les
horaires de train sur le trajet
BRETGNY/JUVISY le 12 novembre vers 18
heures.
WinPhone eXPert
135
Enrichissement de l'annuaire
Enrichissement de l'annuaire
L'enrichissement de l'annuaire permet de récupérer les numéros d'un annuaire
électronique pour les intégrer dans l'annuaire de WinPhone eXPert. Les annuaires ainsi
créés peuvent être utilisés afin de réaliser des listes de diffusion afin de réaliser un mailing
fax ou de créer les étiquettes d'un mailing courier.
Il est possible de capturer les numéros des annuaires électroniques et plus généralement
des serveurs présentant un écran similaire à celui des annuaires électroniques. Cette
puissante fonction permet de récupérer indifféremment les numéros de téléphone et les
numéros de télécopie des correspondants recherchés.
Il est possible de réaliser une capture de deux manières différentes : soit avant connexion,
soit après connexion.
➣ Lancer une capture d'adresses avant connexion
1
Depuis la fenêtre Minitel, sélectionnez l'option Capturer du menu Annuaire. La
fenêtre Capture s'affiche.
2
Renseignez les informations nécessaires à la
connexion : Numéro et Code (facultatif) du service.
3
Entrez les critères de recherche d'adresses dans les
champs Nom, Activité, Localité, Département,
Adresse et Prénom. Ces champs sont identiques à
ceux de la page type de recherche de l'Annuaire
Electronique.
4
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le
fichier dans lequel seront enregistrées les adresses
capturées (CPT).
5
Cliquez sur OK. La connexion au service Minitel est
automatique, les paramètres de recherche déjà
renseignés et la capture d'adresses est lancée.
6
Après chaque page capturée, un message vous demande si vous voulez capturer la
page suivante. Cliquez sur Oui pour continuer ou sur Non pour interrompre la
capture.
7
Lorsque la dernière page d'adresses répondant à vos critères s'affiche, la capture est
interrompue, vous êtes déconnecté du serveur et la fenêtre Enrichir un annuaire
apparaît. Elle permet d'enrichir un annuaire BVRP avec les adresses que vous venez
de capturer (voir page 137).
➣ Lancer une capture d'adresses après connexion
1
Etablissez une connexion à un annuaire électronique (voir page 128).
2
Une fois la connexion établie, cliquez sur le bouton Capturer des adresses
La fenêtre Charger un fichier de captures s’affiche.
136
.
Chapitre 8 - Minitel
3
Spécifiez le nom et le chemin d'accès du fichier dans lequel seront enregistrées les
adresses capturées, puis cliquez sur Enregistrer. Le fichier de captures d’adresses
portera l’extension CPT.
4
Après chaque page capturée, un message vous demande si vous voulez capturer la
page suivante. Cliquez sur Oui pour continuer ou sur Non pour interrompre la
capture.
5
Lorsque la dernière page d'adresses répondant à vos critères s'affiche, la capture est
interrompue, vous êtes déconnecté du serveur et la fenêtre Enrichir un annuaire
apparaît. Elle permet d'enrichir un annuaire BVRP avec les adresses que vous venez
de capturer (voir ci-dessous).
➣ Enrichir un annuaire de WinPhone eXPert
Quelle que soit la méthode de capture d'adresses choisie, une fois la capture d'adresses
réalisées vous pouvez enrichir un annuaire de WinPhone eXPert avec ces adresses. La
fenêtre Enrichir un annuaire vous permet de réaliser cette opération.
1
Dans la section Annuaire, cliquez sur le bouton Parcourir pour spécifier le chemin et
le nom du fichier annuaire de WinPhone eXPert que vous souhaitez enrichir.
2
Dans la section Fichier de capture, sélectionnez le fichier dans lequel vous avez
enregistré les captures d’adresses (fichier CPT).
3
Cliquez sur le bouton Editer. Une fenêtre vous permettant de sélectionner les
adresses qui seront insérées dans l’annuaire.
4
Faites votre sélection, puis cliquez sur
Valider.
5
Ajoutez éventuellement un préfixe qui sera
attribué aux numéros.
6
Choisissez le mode de confirmation à utiliser
lors de l’insertion des fiches dans l’annuaire :
■
Si vous sélectionnez Aucune, les
adresses capturées sont directement
intégrées à l'annuaire.
■
Si vous sélectionnez Voir et confirmer chaque fiche, les adresses capturées
sont affichées une par une et vous pouvez soit les enregistrer dans l'annuaire,
soit les ignorer.
■
Si vous sélectionnez Modifier et confirmer chaque fiche, les adresses
capturées sont affichées une par une et vous pouvez les modifier avant de les
enregistrer dans l'annuaire, ou les ignorer.
WinPhone eXPert
137
Chapitre 9
1
9
Transfert de fichiers
Grâce à WinPhone eXPert vous pouvez transférer très facilement des fichiers de
données via une ligne téléphonique. Vous pouvez ainsi envoyer des fichiers d’un poste à
un autre sans utiliser de disquettes.
Les fonctions étendues de transfert de fichiers mises à votre disposition vous permettent
de diminuer la durée des transmissions, de contrôler les erreurs et de rendre la lecture
des documents reçus plus évidente.
Dans ce chapitre...
Notions de base
Envoi de fichiers
Réception de fichiers
140
141
145
139
Notions de base
Notions de base
La compression de données
La compression logicielle des données avant transmission est plus efficace que la
compression V42Bis intégrée au modem. La compression V42Bis est en effet limitée à un
débit 4 fois supérieur à la vitesse nominale (9600 bps pour 2400 bps, par exemple). Cette
limitation n'existe pas pour la compression de données logicielle intégrée qui atteint de
bien meilleurs rapports pour les fichiers textes et graphiques.
Les protocoles de transfert de fichiers
WinPhone eXPert permet de transmettre des fichiers en utilisant différents protocoles de
transmission de données. Chaque protocole possède ses caractéristiques propres qu'il
convient de respecter afin de réaliser les transmissions dans les meilleures conditions.
140
Protocole…
Description :
Z Modem
Le protocole Z Modem est un des protocoles les plus performants pour
micro-ordinateurs : son contrôle d'erreur est très efficace, il module la
taille des paquets transmis en fonction de la qualité de la ligne, permet
un démarrage automatique sans intervention de l'utilisateur et la
transmission contient les caractéristiques des fichiers (nom, taille et
date).
Il est fortement conseillé d'utiliser le protocole Z Modem pour le transfert
de données entre micro-ordinateurs, et à fortiori entre utilisateurs du
logiciel WinPhone eXPert.
Y Modem G
Le protocole Y Modem G est identique au protocole "Y Modem" ou "X
Modem 1K" avec la possibilité de transmettre plusieurs fichiers lors de la
même session avec leurs caractéristiques (nom, taille et date).
Y Modem
Utilise un transfert de données par blocs de 1 Kilo-octet avec contrôle
d'erreurs par CRC. Si la liaison entre les modems est de bonne qualité,
ce protocole s'avère très performant.
X Modem 128
Appelé aussi "X Modem", ce protocole est l'ancêtre des protocoles de
transfert de données sur micro-ordinateurs. Le contrôle d'erreurs étant
très limité, sa fiabilité se limite à 96 %.
X Modem 1K
Evolution du protocole précédent.
Kermit
C'est le protocole de transmission de données le plus répandu sur les
systèmes autres que les PC et compatibles. Il permet le transfert de
données entre des systèmes ne possédant pas le même système de
codage de caractères (8 bits vers 7 bits et inversement).
Chapitre 9 - Transfert de fichiers
Envoi de fichiers
L'émission d'un fichier est une opération aussi simple que l'émission d'une télécopie.
Envoyer un fichier unique
➣ Envoyer un fichier unique
1
Depuis la fenêtre principale de
WinPhone eXPert, choisissez l'option
Emission Fichier... du menu
Emission. La fenêtre Emission de
Fichiers s'affiche.
2
Sélectionnez le protocole à utiliser. Un
protocole de transfert de fichiers est un
langage et les deux systèmes doivent
utiliser le même afin de pouvoir
communiquer.
3
Sélectionnez le format Standard
monofichier.
4
Dans la zone de saisie Destinataire(s), tapez le numéro du modem du destinataire
ou copiez-le par extraction à partir de l'Annuaire en cliquant sur le bouton Annuaire
.
5
Dans la section Fichier(s) à
émettre, cliquez sur le bouton
Parcourir
. Une fenêtre
s'affiche vous permettant de
sélectionner le fichier de votre
choix.
6
Choisissez vos options
d'émission (émission à une
date/heure ultérieure, voir
page 144 ; facturation des
frais de communication sur une carte appel téléphonique, voir page 144).
7
Cliquez sur Emettre pour lancer l'émission.
Note
Il est parfois nécessaire de réaliser des opérations de "Login" avant de transmettre un
fichier. Dans ce cas, dès que la fenêtre Emission données apparaît et affiche le
message "Connecté, message clavier (10s)", cliquez sur le bouton [OK] pour
accéder à la zone de saisie. Entrez à l’aide du clavier les informations requises : le
WinPhone eXPert
141
Envoi de fichiers
fichier est automatiquement transmis.
Si votre correspondant utilise WinPhone eXPert, la réception du fichier sera
totalement transparente ; dans le cas contraire, votre correspondant devra se placer
en attente de réception de fichiers suivant le protocole choisi.
Envoyer plusieurs fichiers
Pour envoyer plusieurs fichiers simultanément, il existe deux possibilités qui diffèrent selon
que vous envoyez vos fichiers vers un utilisateur d’une application BVRP ou non :
Dans le cas d’une émission vers une application BVRP nous vous conseillons de
sélectionner le format Compressé multifichiers. Les fichiers à émettre sont compressés
et placés dans un fichier "conteneur". De plus, ce format vous permet de compléter une
Enveloppe de transmission associée au fichier "conteneur".
Dans le cas d’une émission vers une autre application de communication vous devez
émettre vos fichiers au format Standard monofichier après avoir compressé vos fichiers
à l’aide d’un logiciel externe à WinPhone eXPert.
➣ Envoyer plusieurs fichiers vers une application BVRP
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option Emission
Fichier du menu Emission. La fenêtre Emission de Fichiers s'affiche.
2
Dans la zone de saisie
Destinataire(s), tapez le numéro du
modem du destinataire ou copiez-le
par extraction à partir de l'Annuaire
en cliquant sur le bouton Annuaire
.
3
Sélectionnez le protocole à utiliser.
Un protocole de transfert de fichiers
est un langage et les deux systèmes
doivent utiliser le même afin de
pouvoir communiquer.
4
Sélectionnez le format Compressé
multifichiers dans la liste déroulante
Format. La partie inférieure de la
fenêtre se complète d'une zone vous permettant de saisir des commentaires
(Expéditeur, destinataire, message) qui faciliteront votre identification auprès de votre
correspondant. Ces informations seront incluses dans l’enveloppe de transmission.
5
Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez transférer. Pour ce faire, cliquez sur le
bouton Parcourir
6
. La fenêtre Ouverture s'affiche.
Choisissez vos options d'émission (émission à une date/heure ultérieure, voir
page 144 ; facturation des frais de communication sur une carte appel téléphonique,
voir page 144).
142
Chapitre 9 - Transfert de fichiers
7
Dans la section Commentaires, vous
pouvez saisir des informations qui
apparaîtront dans l'enveloppe de
transmission du fichier : l’expéditeur
(32 car.), le destinataire (32 car.), un
message (144 car.). A la réception, le
destinataire pourra visualiser ces éléments.
8
Cliquez sur Emettre.
➣ Envoyer plusieurs fichiers vers tout type d'application de communication
Pour envoyer plusieurs fichiers vers des destinataires qui ne possèdent pas une
application BVRP :
1
Compressez vos fichiers à l'aide d'un
logiciel d'archivage et de compression
de données.
2
Suivez les étapes 1 à 8 décrites dans
Envoyer plusieurs fichiers vers une
application BVRP, page 142).
WinPhone eXPert
143
Envoi de fichiers
Options d'émission
➣ Programmer l'envoi d'une télécopie à une date/heure ultérieure
Programmer l’envoi d'une télécopie consiste à différer la date et l'heure de l'envoi pour
Attention !
Assurez-vous que votre
PC sera allumé et que
WinPhone eXPert sera
lancé à l'heure prévue
pour l'émission. Dans le
cas contraire, l'émission
sera effectuée dès que
vous allumerez votre PC
et que vous lancerez
WinPhone eXPert
profiter des tarifs avantageux des heures creuses ou pour tenir compte d'un décalage
horaire, par exemple.
1
Depuis la fenêtre Emission télécopie, cliquez sur le bouton Emission différée
2
Saisissez la date et l'heure de transmission dans les zones de saisie prévues à cet
.
effet. L'émission se déclenchera à la date et à l'heure choisies (ou dès que WinPhone
eXPert sera lancé après cette date).
3
Cliquez sur Emettre.
Votre télécopie est déposée dans le dossier Emissions en attente et ne sera émise qu'à
l'expiration de la date et l'heure précédemment définies.
➣ Débiter les frais de communication sur votre carte téléphonique
Il existe plusieurs méthodes pour facturer sur votre carte téléphonique un appel passé à
partir de WinPhone eXPert :
■
A chaque appel, vous pouvez saisir la séquence d'appel spécifique à votre carte dans
la zone où vous saisissez habituellement le numéro de votre correspondant.
Pour une carte France Télécom, la séquence à saisir est 3610,[votre numéro de
carte + votre code confidentiel],[numéro de votre correspondant]# soit par
exemple : 3610,1234567890000,0141271970#
L'inconvénient de cette méthode est qu'elle vous contraint à taper la séquence
d'appel de votre carte à chaque fois.
■
Une autre méthode vous permet de définir une fois pour toutes la séquence d'appel
de votre carte : pour chaque nouvel appel, vous indiquez seulement le numéro de
votre correspondant. Cette méthode fait appel aux propriétés de numérotation de
Windows (voir encadré page 39).
144
Chapitre 9 - Transfert de fichiers
Réception de fichiers
Comment WinPhone eXPert vous signale-t-il que vous avez reçu
des fichiers de données ?
Pour vous avertir de l'arrivée d'un nouveau fichier, WinPhone eXPert affiche un indicateur
visuel :
■
une icône représentant une disquette
dans la barre des tâches de
Windows.
Vous pouvez également configurer WinPhone eXPert pour qu'il vous avertisse par la
diffusion d'un fichier son de la réception d'un document (voir page 270); le même fichier
son sera alors diffusé que vous receviez un fichier de données, une télécopie ou un
message vocal.
Où sont stockés les fichiers reçus ?
Les fichiers reçus par WinPhone eXPert sont stockés dans le dossier Documents reçus
avec les autres documents (télécopies, e-mails, messages vocaux, etc.).
Les fichiers de données sont symbolisés par l'icône
indicateur précise la nature du fichier : l’icône
isolé), l’icône
placée dans la colonne Type. Un
représente un fichier standard (fichier
représente un ensemble de fichiers compactés émis par un logiciel
BVRP Software.
Le transfert de fichiers par modem ne gérant pas d'échange d'identifiants, la zone
Expéditeur n'est pas renseignée.
➣ Visualiser le contenu d'un fichier compressé ?
1
Dans la liste des documents reçus, effectuez un clic droit de la souris sur le fichier
dont vous souhaitez visualiser le contenu. Un menu contextuel s'affiche.
2
Sélectionnez l'option Voir. Une fenêtre de visualisation du fichier compacté s'affiche.
Cette fenêtre présente la liste des fichiers inclus dans le fichier compressé, les
informations saisies par l'émetteur du fichier (Destinataire, Auteur, Message) et une
enveloppe descriptive (nom des fichiers, Date/Heure d'émission, Taille compressée et non
compressée).
➣ Décompacter un fichier compressé
1
Dans la liste des documents reçus, sélectionnez le fichier à décompacter.
2
Cliquez sur l’icône Enregistrer sous
. La fenêtre Récupérer des fichiers
compressés s'affiche.
3
Choisissez le dossier où seront placés les fichiers après avoir été décompactés.
4
Dans la liste Fichiers contenus, sélectionnez le(s) fichier(s) à récupérer.
5
Cliquez sur le bouton Extraire : les fichiers sont automatiquement décompactés dans
le répertoire spécifié avec leurs noms et caractéristiques d'origine. Si un fichier de
WinPhone eXPert
145
Réception de fichiers
même nom existe dans le dossier de destination, un message vous demande si vous
voulez l'écraser.
➣ Récupérer un fichier isolé
1
Dans la fenêtre principale de WinPhone eXPert, ouvrez le dossier Documents
reçus.
2
Dans la liste des documents
reçus, effectuez un clic droit
de la souris sur le fichier que
vous souhaitez récupérer; Un
menu contextuel s'affiche.
3
Sélectionnez l'option
Enregistrer sous. La fenêtre
Enregistrer sous s'affiche.
4
Choisissez un dossier de
destination.
5
Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez désormais ouvrir ce fichier dans son application d'origine si elle est installée
sur votre PC.
146
Chapitre 10
1
10
Visioconférence
Le module visioconférence de WinPhone eXPert vous permet de faire de la
Visioconférence entre deux ordinateurs à condition que vous ayez connecté une caméra
à votre PC et que votre correspondant également.
Grâce à ce module, vous pourrez lors de vos conversations téléphoniques :
■
choisir de visualiser votre correspondant, de lui envoyer votre image et d’afficher la
sienne
■
enregistrer les séquences vidéo de vos conversations, modifier la qualité de l’image
émise et supprimer l’écho
■
prendre des photos de vous-même et/ou de vos correspondants, les stocker sur votre
disque dur et les envoyer par e-mail
■
interdire ou autoriser l’affichage vidéo de l’image distante grâce au contrôle parental
■
vous enregistrer auprès d’un serveur de correspondants Internet (ILS).
Dans ce chapitre...
Présentation de l’interface
Configuration générale
Principales fonctions
148
149
152
147
Présentation de l’interface
Présentation de l’interface
Pour utiliser la visioconférence, vous devez afficher le Numéroteur puis le conncter en
Cliquez ici pour
activer la fonction
mains libres.
Cliquez ici pour
activer le mode
Internet.
La liste des 50
derniers appels
apparaît ici. Doublecliquez sur une
ligne pour rappeler
un correspondant.
En connexion, vous
pouvez régler le
micro et les hautparleurs.
Cliquez ici pour
accéder à l’aide en
ligne.
Cliquez ici pour
lancer l’appel après
avoir renseigné le
champ Téléphone
ou extrait les
coordonnées à
partir de l’annuaire.
La barre d’état vous
indique l’état du
répondeur.
mode Internet. Pour cela, cliquez sur l’icône Activer le mode Internet.
Par défaut, l’écran vidéo s’affiche sur une nouvelle fenêtre :
Vous devez au préalable avoir connecté une caméra à votre PC, vous pourrez alors
afficher votre image (l’image locale) et dès la connexion établie l’envoyer à votre
correspondant en temps réel. De même, vous pourrez recevoir son image (l’image
distante), si votre correspondant vous la transmet.
Notes
■
Si vous n’avez pas installé de caméra, l’écran vidéo s’affiche avec le message
«Vidéo - Non connecté» dans la barre de titre.
■
Si l’écran vidéo ne s’affiche pas, cliquez sur l’icône Afficher l’écran vidéo
(symbolisant une caméra) accessible à partir de la fenêtre principale du
Numéroteur.
■
Votre numéro IP s’affiche automatiquement dans la barre de titre du
Numéroteur.
148
Chapitre 10 - Visioconférence
Configuration générale
Avant d’utiliser la fonction visioconférence, il vous faut configurer les paramètres de
connexion de la caméra, renseigner les paramètres concernant le son, l’image et décider
d’activer ou non le contrôle parental. Vous devez également configurer le ou les serveur(s)
que vous souhaitez utiliser.
➣ Accéder à la fenêtre de configuration
1
A partir du menu Utilitaires accessible depuis l’écran principal WinPhone eXPert,
sélectionnez l’option Configuration Générale. La fenêtre Configuration générale
s’affiche.
2
Cliquez sur l’onglet Vidéo.
➣ Configurer les paramètres de connexion
1
Dans la section Connexion de la fenêtre Configuration Générale, sélectionnez les
paramètres de connexion que vous souhaitez utiliser.
Paramètres de connexion
Envoyer automatiquement l’image
Cochez cette option si vous souhaitez que l’image locale soit envoyée à votre correspondant dès la connexion.
WinPhone eXPert
149
Configuration générale
➣ Configurer les paramètres de l’image
1
Dans la section Image de la fenêtre Configuration Générale (Utilitaires >
Configuration générale > onglet Vidéo), sélectionnez la caméra à utiliser.
2
Sélectionnez la taille de l’image : Petite, Moyenne ou Grande que vous allez
envoyer à votre correspondant.
3
Les paramètres de la caméra sont configurés par défaut. Vous avez néanmoins la
possibilité de les modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Avancé. Le panneau de
configuration de la caméra s’ouvre dans une nouvelle fenêtre.
Note
Selon le type de caméra et de configuration, certains paramètres ne sont accessibles
que si votre caméra est inactive. Pour rendre votre caméra inactive, fermez l’écran
vidéo et/ou coupez la communication en cours.
4
Sélectionnez et réglez les paramètres de la caméra et de l’image à votre
convenance.
5
Une fois les paramètres choisis, cliquez sur Appliquer puis sur Ok.
➣ Configurer le contrôle parental
Le Contrôle parental consiste à soumettre l’affichage de l’image distante (celle de votre
correspondant) à la saisie d’un mot de passe.
1
Dans la section Contrôle parental de la fenêtre Configuration Générale (Utilitaires
> Configuration générale > onglet Vidéo), cliquez sur le bouton Code d’accès.
2
Saisissez le mot de passe.
3
Confirmez ce mot de passe.
4
Cliquez sur OK.
5
Cochez la case Interdire l’affichage vidéo qui se trouve dans la section Contrôle
parental.
➣ Configurer un annuaire ILS
Le serveur ILS est une base de données (ou annuaire) dynamique hébergée sur un
Adresse IP
serveur spécialisé dans laquelle l’utilisateur qui s’y connecte peut trouver les adresses IP
Pour établir une
communication via
Internet, l’adresse
de votre
correspondant doit
être saisie au format
IP. Une adresse au
format IP se
compose de 4
groupes de 3
chiffres maximum
délimités par des
points. Exemple
d’adresse IP :
1.192.34.124
(voir encadré Adresse IP) des personnes enregistrées sur ce même serveur. L’utilisateur
150
peut ainsi converser en temps réel et en visioconférence avec les personnes connectées.
1
A partir du menu Utilitaires accessible depuis l’écran principal, sélectionnez l’option
Configuration Générale. La fenêtre Configuration générale s’affiche.
2
Cliquez sur l’onglet Internet.
3
Dans la section Serveur de correspondants Internet (ILS), cliquez sur la liste
déroulante du champ Adresse et sélectionnez l’adresse de votre choix. Celui-ci sera
l’annuaire ILS par défaut.
4
Si vous souhaitez figurer dans l’annuaire par défaut, cochez la case Enregistrer la
Chapitre 10 - Visioconférence
carte de visite dans l’annuaire. Ainsi vous serez visible pour les utilisateurs de
l’annuaire et ils pourront vous contacter directement.
Attention !
L’adresse email est
obligatoire
pour pouvoir
figurer dans
l’annuaire.
Note
Par défaut, les champs de la zone Carte de visite sont déjà enregistrés. Si besoin
est, modifiez les champs de cette zone et saisissez un bref commentaire. Les
informations saisies sont envoyées à l’annuaire ILS si vous avez cochez la case
Enregistrer la carte de visite dans l’annuaire. Ainsi vous serez visible pour les
utilisateurs de l’annuaire qui pourront consulter votre carte et vous contacter
directement.
Pour ajouter une adresse d’annuaire ILS :
1
Dans la section Serveur de correspondants Internet (ILS), cliquez sur le bouton
Nouveau. La fenêtre Nouvel annuaire s’affiche.
2
Saisissez l’adresse de l’annuaire puis cliquez sur OK.
Exemple d’adresse ILS : ils.netmeetinghq.com
Répétez ces étapes pour chaque annuaire ILS que vous souhaitez utiliser.
Pour supprimer une adresse d’annuaire ILS :
1
Dans la section Serveur de correspondants Internet (ILS), sélectionnez l’adresse à
supprimer dans la liste déroulante du champ Adresse.
WinPhone eXPert
2
Cliquez sur le bouton Supprimer. Une fenêtre de confirmation apparaît.
3
Cliquez sur Oui.
151
Principales fonctions
Principales fonctions
➣ Passer en mode Internet
A partir de la fenêtre du Numéroteur, cliquez sur l’icône Activer le mode Internet pour
passer en mode Internet et pouvoir accéder à l’écran vidéo.
➣ Afficher l’écran vidéo
1
A partir de la fenêtre du Numéroteur, passez en mode Internet en cliquant sur l’icône
Activer le mode Internet. Une nouvelle icône Afficher l’écran vidéo (symbolisant
une caméra) apparaît dans le numéroteur.
2
Cliquez sur l’icône Afficher l’écran vidéo. L’écran vidéo s’affiche dans une nouvelle
fenêtre :
A partir de cet écran, vous pouvez configurer les options décrites ci-dessous.
■
Activer ou désactiver l’affichage de l’image locale : sélectionnez l’option Afficher
l’image locale à partir du menu Options.
■
Fermer l’écran vidéo. Dans le menu Fichier, sélectionnez l’option Quitter ou
cliquez directement dans le Numéroteur sur le bouton Supprimer l’écran vidéo.
■
Montrer/Cacher l’image locale. Cliquez sur l’icône
pour montrer ou cacher
l’image locale si vous avez une caméra active. Si vous n’êtes pas en
communication ou si votre correspondant ne vous envoie pas d’image, l’image
sera pleine sinon elle sera en incrustation par-dessus celle de votre
correspondant.
152
Chapitre 10 - Visioconférence
■
Modifier la taille (de 100 à 400 %) de l’image affichée et le format de l’image
émise (SQCIF, QCIF et CIF). Ces options sont disponibles à partir du menu
Options.
■
Prendre une photo.
■
Modifier la qualité de l’image émise.
➣ Appeler un correspondant
Effectuer un appel manuel
1
A partir du Numéroteur, basculez en mode Internet et le cas échéant affichez le
numéroteur en cliquant sur son icône.
2
Saisissez les coordonnées de votre correspondant (nom et adresse IP).
Note
Vous pouvez saisir l’adresse e-mail de votre correspondant à la place de l’adresse IP.
Le serveur ILS lancera automatiquement la recherche de l’adresse IP.
3
Lancez l’appel en cliquant sur l’icône Appeler ou en tapant sur la touche Entrée de
votre clavier.
Dès la connexion établie, l’adresse IP de votre correspondant s’inscrit dans la barre de titre
de l’écran vidéo. Si vous n’êtes pas connecté, celle-ci indique Non connecté.
Pour couper la communication, cliquez sur l’icône Raccrocher ou sélectionnez l’option
Raccrocher du menu Fichier.
Note
L’adresse au format IP se compose de 4 groupes de 3 chiffres maximum délimités
par des points.
Exemple d’adresse IP: 1.192.34.124
Effectuer un appel via un serveur ILS
1
Basculez en mode Internet.
2
A partir de la fenêtre du Numéroteur en mode Internet, cliquez sur l’icône Extraire
de l’Annuaire. La fenêtre Serveur de correspondants Internet (ILS) s'affiche.
Note
La fenêtre Serveur de correspondants Internet (ILS) disparaît dès que vous utilisez la
souris. Pour la conserver à l’écran, cliquez sur l’icône Garder visible.
3
Dans la liste déroulante de la zone Adresse du serveur, sélectionnez l’adresse du
serveur auprès duquel le correspondant que vous souhaitez appeler est enregistré.
Pour plus de précisions sur les adresses de serveur, reportez-vous à la partie
Configurer un annuaire ILS, page 150 du présent chapitre.
4
WinPhone eXPert
Dans la zone de saisie Recherche de la section Utilisateurs, tapez le nom ou les
153
Principales fonctions
premières lettres du nom de votre correspondant.
5
Cliquez sur l’icône Actualiser ou tapez sur la touche F5 de votre clavier.
6
Sélectionnez le correspondant et cliquez sur le bouton Appeler ou tapez sur la
touche Entrée de votre clavier pour lancer l’appel. Le nom et l’adresse du
correspondant sont transférés dans l’écran vidéo.
A partir de la fenêtre Serveur de correspondants Internet (ILS), vous pouvez également
trier la liste des correspondants selon divers critères. Pour cela, cliquez sur les icônes
situées dans la zone grisée des colonnes :
■
L’icône symbolisant un écouteur permet de trier la colonne sur la présence ou
non d’une carte son. La présence de cette icône indique que le correspondant
possède une carte son et que celle-ci est active.
■
L’icône symbolisant une caméra permet de trier la colonne sur la présence d’une
caméra ou non. La présence de cette icône indique que le correspondant
possède une caméra et que celle-ci est active.
■
L’icône symbolisant un ordinateur permet de trier sur l’état de connexion des
correspondants. La présence d’une étincelle sur cette icône indique que le
correspondant est en ligne.
■
Les colonnes suivantes vous permettent de trier également sur le Nom, le
Prénom, l’Adresse de messagerie, l’Emplacement (par exemple, la situation
géographique) et le Descriptif.
La barre des tâches de la fenêtre vous indique sur quel critère la liste des correspondants
est triée. Cette barre vous indique également le nombre d’utilisateurs inscrits au serveur
ILS auquel vous êtes connecté.
Pour supprimer l’adresse d’un annuaire ILS :
1
Sélectionnez une adresse dans la liste déroulante de la zone Adresse du serveur
puis cliquez sur le bouton Supprime l’adresse.
Vous ne pouvez pas supprimer l’adresse configurée par défaut. Pour cela, vous devez
dans un premier temps modifier la configuration générale du serveur, voir Configurer un
annuaire ILS, page 150.
Pour ajouter l’adresse d’un annuaire ILS :
1
Dans la liste déroulante de la zone Adresse du serveur, entrez l’adresse de
l’annuaire ILS que vous souhaitez ajouter.
2
Tapez sur la touche Entrée de votre clavier. L’adresse s’ajoute à la liste déroulante.
➣ Activer et désactiver la caméra
Au cours d’une communication, vous pouvez avoir besoin de couper votre caméra afin de
ne pas être vu par votre correspondant.
■
Pour désactiver la caméra, cliquez sur l’icône Ne pas transmettre l’image située
dans la fenêtre du Numéroteur.
■
Pour réactiver la caméra, cliquez à nouveau sur l’icône Transmettre l’image
située dans la fenêtre du Numéroteur.
154
Chapitre 10 - Visioconférence
Note
Cette fonction n’est accessible que si votre caméra est active.
➣ Activer et désactiver le microphone et les haut-parleurs
Au cours d’une communication, vous pouvez avoir besoin de couper votre micro afin de
parler avec une personne se trouvant dans la même pièce que vous et ce, sans être
entendu par votre correspondant.
Pour couper votre microphone
■
Cliquez sur l’icône Désactiver le microphone (symbolisant un microphone et
située dans la fenêtre du Numéroteur).
Pour réactiver votre microphone
■
Cliquez à nouveau sur l’icône symbolisant un microphone.
Pour désactiver et les haut-parleurs et le micro
■
Vous pouvez choisir de couper à la fois les haut-parleurs et le microphone. Pour
cela, cliquez sur l’icône Désactiver les haut-parleurs et le micro.
■
Cliquez à nouveau sur cette icône pour les réactiver.
➣ Régler le niveau des haut-parleurs et du micro
Pour régler le niveau des haut-parleurs
1
En cours de communication, dans la fenêtre du Numéroteur, cliquez sur la réglette
de réglage des haut-parleurs
2
.
Déplacez le curseur vers la droite pour augmenter le volume du son émis par vos
haut-parleurs, vers la gauche pour diminuer le volume.
3
Pour couper le micro et les haut-parleurs, cliquez sur l’icône.
Pour régler le niveau du micro
1
En cours de communication, dans la fenêtre du Numéroteur, cliquez sur la réglette
de réglage du micro
2
.
Déplacez le curseur vers la droite pour augmenter le gain du microphone, vers la
gauche pour le diminuer.
Pour couper le micro, cliquez sur l’icône.
➣ Prendre une photo
1
A partir de l’écran vidéo, cliquez sur l’icône Prendre une photo (symbolisant un
appareil photo). La photo prise s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez
prendre autant de photos que vous le souhaitez.
2
Si vous souhaitez l’enregistrer sur votre disque dur, cliquez sur le bouton Enregistrer
sous. La photo est enregistrée au format .JPEG.
3
Si vous souhaitez l’envoyer par e-mail, cliquez sur le bouton Envoyer par e-mail. La
fenêtre Emission e-mail apparaît. Le nom du fichier contenant la photo s’inscrit
WinPhone eXPert
155
Principales fonctions
automatiquement dans la zone Fichier joint.
Note
Avant d’envoyer une photo par e-mail, pensez à configurer votre compte de
messagerie. Pour ce faire, reportez-vous au chapitre E-Mail, page 63.
➣ Enregistrer une séquence vidéo
Lorsque vous êtes en communication, vous pouvez à tout instant initier ou couper un
enregistrement de l’image distante et de la conversation.
1
Pendant la connexion, cliquez sur l’icône Commencer l’enregistrement
située dans la fenêtre du Numéroteur.
2
Cliquez à nouveau sur cette icône pour arrêter l’enregistrement.
Pendant la connexion vous pouvez effectuer autant d’enregistrements que vous le
souhaitez. Tous les enregistrements effectués au cours d’une même communication sont
regroupés en une seule séquence enregistrée au format AVI.
Dès que vous coupez la connexion, la séquence enregistrée se place automatiquement
dans le répertoire Documents reçus de WinPhone eXPert.
Si le contrôle parental est actif, la diffusion de la séquence vidéo n’est lancée qu’après
saisie du mot de passe.
➣ Visionner une séquence vidéo
1
Dans le répertoire Documents reçus de WinPhone eXPert, sélectionnez et doublecliquez sur la séquence pour la visionner et l’écouter. L’écran vidéo s’affiche.
Note
Si le contrôle parental est actif, lors de la première diffusion de la séquence, la fenêtre de
saisie du mot de passe s’affiche. Une fois l’écran vidéo affiché après saisie du mot de
passe, celui-ci n’est plus demandé.
156
Chapitre 10 - Visioconférence
2
Utilisez les icônes Lire, Pause ou Arrêter, ainsi que la barre de navigation qui se
trouve à droite de ces icônes pour avancer et/ou revenir en arrière dans la séquence
vidéo.
3
Utilisez l’icône Désactiver les haut-parleurs et le micro pour couper/remettre le
son. La barre de réglage située à droite de cette icône sert à régler le volume des
haut-parleurs.
4
L’heure et la durée (en 1/10 de secondes) de la séquence sont indiquées dans la
zone située sous l’icône Désactiver les haut-parleurs et le micro.
Note
La visualisation de la séquence s’arrête automatiquement après une période
d’inactivité de 30 secondes ou dès fermeture de la fenêtre.
➣ Modifier la qualité de l’image émise
Lorsque vous êtes en communication, le volume d’informations échangées (son et image)
avec votre correspondant est limité et varie selon la connexion établie. WinPhone eXPert
règle automatiquement l’image en privilégiant la qualité à la fluidité (nombre d’images par
seconde). Vous pouvez cependant modifier ce réglage manuellement afin de privilégier au
choix la fluidité ou la qualité.
Pour cela, utilisez la barre de réglage qui se trouve dans la fenêtre du Numéroteur.
Déplacez le curseur de cette barre vers la droite pour privilégier la qualité de l’image ou
vers la gauche pour privilégier la fluidité.
Si cette barre n’est pas affichée par défaut, sélectionnez l’option Qualité de l’image
accessible à partir du menu Affichage de l’écran vidéo.
Note
L’utilisation de cette barre désactive le réglage automatique.
➣ Suppression de l’écho
Si vous utilisez vos haut-parleurs au lieu d’un casque ou d’un dispositif analogue, votre
micro enregistre ce qui est différé, votre correspondant entend alors ce qu’il dit avec un
décalage dans le temps (phénomène d’écho). En activant la fonction de suppression de
l’écho, votre micro sera coupé pendant que votre correspondant parle. L’inconvénient
dans ce cas est que chacun doit parler à son tour.
Pour supprimer l’écho, cliquez sur l’icône Activer la suppression de l’écho
accessible à partir de la fenêtre du Numéroteur.
Pour désactiver la suppression de l’écho, cliquez à nouveau sur cette icône.
WinPhone eXPert
157
Suivi des réceptions
et émissions
WinPhone eXPert
159
Chapitre 11
1
11
Réceptions
Par défaut, tous les documents reçus par WinPhone eXPert sont placés dans le dossier
Documents reçus. Celui-ci fonctionne comme une boîte de réception universelle
centralisant tous les documents reçus, quel que soit leur type.
Toutefois, lorsque plusieurs utilisateurs se partagent une application WinPhone eXPert, il
est préférable que chaque utilisateur reçoive ses documents directement dans sa boîte
aux lettres. C'est possible pour les messages vocaux et les télécopies :
■
Pour les messages vocaux, cette possibilité est liée à la configuration du
répondeur (voir page 94).
■
Pour les télécopies, vous devez activer la distribution automatique des télécopies
et configurer la boîte aux lettres concernée (voir page 61).
Vous pouvez réaliser un grand nombre d'opérations sur les documents reçus en les
sélectionnant directement dans la boîte de réception.
Dans ce chapitre...
Suivi des réceptions
162
Comment WinPhone eXPert vous signale-t-il l'arrivée de nouveaux
164
documents ?
Consultation et utilisation des documents reçus
165
161
Suivi des réceptions
Suivi des réceptions
Que devez-vous faire lorsque WinPhone eXPert reçoit un appel ? Par exemple, comment
savoir si quelqu'un cherche à vous joindre au téléphone ou si l'on est en train de vous
envoyer une télécopie ?
Votre intervention est requise lorsque vous recevez un appel vocal et que le répondeur est
désactivé. Dans ce cas, observez le Numéroteur et attendez que WinPhone eXPert vous
invite à décrocher votre combiné. Si un des mode répondeur est configuré, vous pouvez
décrochez l’appel en cliquant sur OK ou en décrochant le combiné.
Dans les autres cas (télécopie et fichier), laissez faire
WinPhone eXPert : la réception est automatique !
La réception des e-mails et des SMS n'est pas
consécutive à la réception d'un appel téléphonique.
A la réception d’un appel, WinPhone
eXPert affiche le Numéroteur s’il n’est
pas à l’écran et le message Appel
entrant s’inscrit dans la barre d’état de
celui-ci. WinPhone eXPert prend
l’appel au terme du nombre de
sonneries avant décrochage spécifié
dans la Configuration générale (voir
page 268).
Appel vocal
Lorsque WinPhone eXPert décroche et détecte un appel vocal, la fenêtre du Numéroteur
s'affiche si elle n’est pas déjà à l’écran. La communication se poursuit différemment selon
que le répondeur est activé ou non.
Présentation du
numéro Si le répondeur est activé, WinPhone eXPert accueille votre correspondant et enregistre
WinPhone eXPert permet
la présentation du numéro
du correspondant, c’est-àdire que le numéro du
correspondant s’affiche,
ce qui vous permet de
l’identifier. Le nom de
votre correspondant
s’affiche uniquement si
son nom est présent dans
une fiche de l’annuaire.
Note
Cette fonction dépend
aussi des capacités de
votre modem et de votre
abonnement téléphonique.
son message. Pour prendre l’appel à la place du répondeur et parler à votre
correspondant, cliquez sur OK ou décrochez le combiné de votre téléphone. Pour libérer
l’appel, cliquez sur Raccrocher.
Si le répondeur est désactivé, WinPhone eXPert diffuse le message «Veuillez patienter,
nous allons donner suite à votre appel». Lorsque le message «Décrochez votre
combiné» s’affiche, vous disposez de 12 secondes pour, au choix :
Prendre l’appel avec le combiné : décrochez votre combiné puis cliquez sur OK.
Si vous ne décrochez pas dans le délai de 12 secondes, WinPhone eXPert diffuse le
message «Nous regrettons de ne pouvoir donner suite à votre appel», puis coupe la
communication.
Prendre l’appel en mains libres : dans le numéroteur, cliquez sur l’icône Activation
Mains libres.
162
Chapitre 11 - Réceptions
Télécopie
Lorsque WinPhone eXPert détecte une transmission de type Fax, le Numéroteur se
modifie pour vous donner les indications suivantes :
■
Mode de réponse : Fax
■
Connexion établie
La fenêtre Réception Télécopie affiche page par page une vue miniature de la télécopie,
au fur et à mesure de la réception.
Lorsque vous avez reçu la télécopie complète, les indications disparaîssent au bout de
quelques instants et WinPhone eXPert coupe la communication.
Fichiers
Lorsque WinPhone eXPert détecte un transfert de fichier de données, la fenêtre du
Numéroteur se modifie pour vous donner les indications suivantes :
■
Mode de réponse : data
■
Connexion établie
WinPhone eXPert vous signale quand le transfert est terminé. Les indications
disparaîssent au bout de quelques instants et la communication est coupée
automatiquement.
E-mail
Lorsqu'on vous envoie un e-mail, celui-ci est stocké sur votre serveur de messagerie. Pour
que vous puissiez consulter cet e-mail dans le dossier Documents reçus, WinPhone
eXPert doit se connecter à votre serveur de messagerie et récupérer le message reçu.
Selon la méthode de réception choisie lors de la configuration de l'E-mail (voir page 75),
la connexion au serveur de messagerie s'effectue automatiquement à intervalles réguliers
ou à la demande.
Même lorsque vous avez opté pour la réception automatique, vous pouvez effectuer une
réception à la demande en cliquant sur le bouton Réception E-mail
.
Lors de la connexion au serveur de messagerie, une fenêtre vous permet de suivre le
déroulement de la relève. Un message vous signale la réception d'un e-mail.
WinPhone eXPert
163
Comment WinPhone eXPert vous signale-t-il l'arrivée de nouveaux documents ?
Comment WinPhone eXPert vous signale-t-il
l'arrivée de nouveaux documents ?
Les Indicateur visuels
WinPhone eXPert utilise un indicateur visuel pour vous signaler la réception de nouveaux
documents :
■
l'insertion d'une icône dans la barre des tâches de Windows
Cet indicateur disparait lorsque les documents sont consultés.
…dans la barre des tâches de Windows
WinPhone eXPert insère une icône spécifique à chaque type
de document.
Lorsque vous pointez le curseur de la souris sur l'une de ces
icônes, une info bulle apparaît indiquant le nombre de documents non consultés pour ce
type de transmission.
Les notifications, pour être averti où que vous soyez
Les indicateurs visuels décrits ci-dessus sont discrets et impliquent que vous regardiez
votre écran. WinPhone eXPert propose également des fonctions de notification capables
d'attirer votre attention de façon plus évidente et de vous prévenir même lorsque vous êtes
absent :
■
Quand vous êtes à proximité de votre PC, même si vous ne regardez pas votre
écran, vous pouvez vous faire notifier la réception d'un document par la diffusion
d'un bip ou d'un fichier son.
■
Quand vous êtes absent, vous pouvez être notifié de la réception d'un e-mail par
l'émission d'un SMS sur votre téléphone portable ; vous pouvez également être
notifié par téléphone, fax ou messager de poche de la réception d'un message
vocal, d'une télécopie ou d'un fichier.
Pour plus d'informations sur la configuration des notifications, reportez-vous à la
page 270.
164
Chapitre 11 - Réceptions
Consultation et utilisation des documents
reçus
Boîte de réception
Une boîte de réception universelle
Type de document
Télécopie
Fichier(s)
E-mail
Vidéo
Fichier(s)
Précision sur le type
Télécopie de
résolution normale
Télécopie de
résolution fine
Fichier standard
Fichier(s)
compressé(s) avec
description
E-mails Basse priorité
E-mails Faible priorité
E-mails Moyenne
priorité
E-mails Haute priorité
Tous les documents reçus dans WinPhone eXPert (télécopies, fichiers de données,
messages vocaux, séquences vidéo et e-mails) sont centralisés dans une boîte de
réception universelle, le dossier Documents reçus (fenêtre principale de WinPhone
eXPert). Les documents sont facilement identifiables grâce à leurs icônes respectives (voir
Etat du document encadré).
reçu
Visualisé
Lu
Imprimé
Ré-émis
Répondu
Le dossier Documents reçus peut contenir des boîtes aux lettres attribuées à des
utilisateurs. Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation des boîtes aux lettres,
reportez-vous à la page 105 du chapitre Répondeur.
Affichage et tri de la liste des documents reçus
La liste des documents reçus contient 7 colonnes dont on peut régler la largeur à l’aide de
la souris. Chaque intitulé de colonne (Correspondant, Date/Heure, Type, Etat, Taille,
Objet, Fichier joint) permet de trier rapidement la liste par un simple clic de souris.
Filtrage de l'affichage
Pour faciliter la visualisation et la recherche dans la liste des documents reçus, il est
possible de filtrer l’affichage des documents selon 3 critères
WinPhone eXPert
165
Consultation et utilisation des documents reçus
:
■
le Type du
document
(télécopie, message
vocal, e-mail, etc.),
■
l’Etat (visualisé,
imprimé, etc.),
■
la Date de conception (à l’émission ou la réception).
Consultation et utilisation locale
➣ Consulter un document
1
Dans la fenêtre principale, sélectionnez le dossier Documents reçus et dans la liste
des messages sélectionnez le document que vous voulez consulter.
2
Choisissez l'une des solutions suivantes :
■
Effectuez un clic droit sur le document. Selon le type de document choisi,
sélectionnez l'option Voir ou Ecouter.
■
Cliquez sur le bouton Voir
ou Ecouter
dans la barre d'outils de gestion des
documents.
■
Double-cliquez sur le document.
Utilisation des documents reçus
Selon le type de document reçu, un certain nombre de fonctions sont disponibles, qui vous
permettent d'exploiter le document au-delà de la simple consultation.
Ces fonctions sont accessibles soit à partir de la barre d'outils de gestion des documents
soit à partir du menu contextuel qui apparaît lorsque vous effectuez un clic droit sur un
document.
Pour un document donné, les boutons correspondant aux fonctions non disponibles sont
grisés ; dans le menu contextuel, seules apparaissent les options disponibles.
166
Chapitre 11 - Réceptions
Cliquez sur …
Ou sélectionnez
l’option de menu
Pour…
Applicable sur les
documents…
Imprimer
Imprimer le document sélectionné
Télécopie, e-mail
Editer
Editer le document sélectionné
Télécopie
Réémettre
Réemettre la télécopie ou Rediriger
l’e-mail sélectionné(e) vers un
nouveau destinataire
Télécopie, e-mail
Faire suivre
Faire suivre à l’expéditeur de l’e-mail
sélectionné
E-mail
Répondre
Répondre l’e-mail sélectionné
E-mail
Répondre à tous
Répondre à tous les destinataires de
l’e-mail sélectionné
E-mail
Enregistrer sous
Enregistrer le document sélectionné
sous un autre nom et dans un autre
dossier
Télécopie, fichier, vidéo,
e-mail
Reconnaissance
Réaliser la Reconnaissance Optique
de Caractères du document
sélectionné
Télécopie
Supprimer
Supprimer le document sélectionné
dans la liste et, ainsi, annuler la
demande d’émission.
Télécopie, fichier, vidéo,
e-mail
Pour plus d'informations sur l'utilisation de ces fonctions, reportez-vous aux chapitres
Télécopie, E-Mail, etc., en fonction du type de document.
WinPhone eXPert
167
Consultation et utilisation des documents reçus
Consultation à distance
➣ Interroger le répondeur à distance
Conditions préalables
La consultation à distance des documents reçus est une fonction qui dépend du
répondeur de WinPhone eXPert. Avant d'interroger votre répondeur, vous devez en
effet :
■
configurer le répondeur en mode Répondeur Enregistreur ou Répondeur
Avancé, en saisissant le Code d'accès à la fonction d'interrogation à distance
(reportez-vous au chapitre Répondeur) ;
■
activer le répondeur en mode Répondeur Enregistreur ou Répondeur Avancé
(reportez-vous au chapitre Répondeur),
1
Appelez WinPhone eXPert.
2
Immédiatement après la diffusion du message d'accueil de votre répondeur (ou
pendant sa diffusion si votre modem le permet), composez :
■
votre Code d'accès msg pour entendre les messages laissés par vos
correspondants. Les documents sont diffusés en fonction de leur ordre de
réception sur le répondeur. Le type du document (message vocal, télécopie ou
e-mail) est annoncé avant sa diffusion.
■
Votre Code d'accès fax pour vous faire re-transmettre vos télécopies à un autre
numéro (en Répondeur Avancé et Script vocal uniquement). WinPhone eXPert
vous invite à composer le numéro auquel vous voulez que les fax reçus vous
soient transmis, suivi de la touche # (dièse).
Note
La fonction d'interrogation à distance nécessite l'utilisation d'un téléphone à
fréquences vocales (chaque touche émet une tonalité).
168
Chapitre 12
1
12
Emissions
WinPhone eXPert permet de réaliser 5 types d’émission : passer des appels
téléphoniques, envoyer des télécopies, transférer des fichiers, émettre des e-mails et des
messages courts.
Lors de chacune de ces émissions une fenêtre de progression spécifique s’affiche pour
vous permettre de voir si l’émission se passe correctement.
Une fois lancées, les émissions sont classées dans les dossiers Emissions en attente,
Mails en attente et Emissions effectuées en fonction de leur nature (télécopie, e-mails,
fichiers), en fonction de leur aboutissement (émission réussie ou annulée) et en fonction
des paramètres d’émission que vous avez spécifiés (émission différée ou immédiate).
A partir de ces dossiers vous pouvez réaliser un grand nombre d’opérations de gestion
sur vos émissions en attente ou terminées.
Dans ce chapitre…
Suivi des émissions
Emissions en attente
Emissions effectuées
170
172
176
169
Suivi des émissions
Suivi des émissions
Par défaut, lorsque vous cliquez sur le bouton Emettre de l’une des fenêtres d’émission
de WinPhone eXPert (Emission E-mail, Emission Télécopie, Emission de fichiers,
Emission Message) ou lorsque vous passez un appel téléphonique, une fenêtre de suivi
de l’émission s’affiche vous permettant de voir si l’émission se passe correctement. Elle
permet également d’effectuer une ultime vérification du numéro appelé et, éventuellement,
de l’annuler.
Suivi d’une communication téléphonique
Lors d’un appel en mode vocal réalisé à l’aide de WinPhone eXPert (voir le chapitre
Téléphone), le Numéroteur indique l’état de la connexion, les coordonnées du
destinataire, le temps de connexion ainsi que le type de communication (ici
Communication vocale).
Suivi de l’émission d’une télécopie
La fenêtre de suivi Emission Télécopie affiche page par page une vue miniature de la
télécopie, au fur et à mesure de l'émission :
Informations sur l’émission
Miniature de la
télécopie émise
Lors d’un appel vocal,
d’une émission télécopie
ou d’un transfert de
fichier(s), WinPhone
eXPert gére
automatiquement
d’éventuels échecs
d’émission en effectuant
un rappel automatique à
intervalle régulier des Cette
numéros qui ne peuvent
pas être joints
■
immédiatement. Par
défaut, WinPhone eXPert
réalise trois tentatives de
rappel. Vous pouvez
■
modfier cette configuration
dans l’onglet
Communication de la
fenêtre Configuration
■
générale (option
Configuration générale
■
du menu Utilitaires).
Indicateur de
progression de
l’émission
fenêtre affiche :
Bouton pour interrompre
l’émission
Des informations liées à la transmission de la télécopie : coordonnées du
destinataire, nom du fichier de la télécopie, mode d’émission (fin ou non), nombre
de pages transmises et la vitesse d’émission en bits par seconde (Bps).
Un indicateur en pourcentage permettant de représenter visuellement la
progression de l’émission.
Une miniature de la page en cours d’émission dans la partie droite.
Un bouton Raccrocher qui permet d'interrompre la communication en
demandant préalablement une confirmation de l'utilisateur.
Suivi de l’émission d’un fichier
Lors de l’émission de fichier, une fenêtre de suivi s’affiche. Elle présente :
■
170
Des informations liées à la transmission du fichier : coordonnées du
Chapitre 12 - Emissions
destinataire, nom du Fichier transmis, Taille du fichier en octet, mode de
transmission du fichier (Standard monofichier ou Compressé multifichier),
Protocole de transmission utilisé, vitesse de transmission en bps (bits par
seconde), nombre d’octets transmis et nombre de tentatives d’émission en cas
d’échec.
■
Un indicateur en pourcentage permettant de représenter visuellement la
progression de l’émission.
■
Un bouton Annuler qui permet d’interrompre la transmission en demandant
confirmation de l’utilisateur.
Suivi de l’émission d’un e-mail
Lors de l’émission d’un e-mail, trois fenêtres s’affichent successivement pour vous
informer sur les étapes de l’émission.
Lorsque l’émission d’un e-mail échoue, celle-ci est immédiatement placée dans le dossier
Emissions effectuées et répertoriée comme annulée. Pour la relancer vous devez la
réactiver manuellement (voir page 174).
Suivi de l’émission d’un message SMS
Lors de l’émission d’un SMS (message
court) à partir de WinPhone eXPert, la
fenêtre Accès au service s’affiche.
WinPhone eXPert
171
Emissions en attente
Emissions en attente
Qu’est-ce qu’une émission en attente ?
Le dossier Emissions en attente regroupe des émissions dont le statut peut être très
différent :
■
émission en cours,
■
émission désactivée manuellement,
■
émission programmée à une date/heure ultérieures,
■
émission différée par l'application, suite à l'impossibilité de joindre un
correspondant.
Note
Dans ce dernier cas, l’émission est automatiquement renouvellée trois fois de suite à
intervalles de 3 minutes (par défaut). Si l’émission échoue lors de la dernière tentative
de rappel, elle prend le statut d'émission annulée et est automatiquement insérée
dans le dossier Emissions effectuées, sauf configuration contraire (voir page 176).
Gestion des émissions en attente
Les opérations de gestion des émissions en attente (visualisation, suppression,
désactivation, réactivation, modification, etc. ) sont réalisables dès l’instant où le contenu
du dossier Emissions en attente (pour les télécopies et les fichiers) ou celui du dossier
Mails en attente (pour les e-mails) est affiché.
Barre des
boutons de
gestion des
émissions et
des
documents en
émission
Informations
sur l’élément
sélectionné
dans la liste
des émissions
en attente
Opérations sur les documents
Cliquez sur …
172
Pour…
Applicable sur les documents…
Chapitre 12 - Emissions
Visualiser le document sélectionné.
Télécopie, fichier, e-mail
Enregistrer le document sélectionné
sous un autre nom et dans un autre
dossier.
Télécopie, fichier, e-mail
Editer le document sélectionné.
Télécopie
Imprimer le document sélectionné.
Télécopie, e-mail
Pour plus d'informations sur l'utilisation de ces fonctions, reportez-vous aux chapitres
Télécopie, E-Mail, etc., en fonction du type de document.
Opérations sur les émissions
Cliquez sur …
Pour…
Applicable sur les documents…
Supprimer le document sélectionné
dans la liste et, ainsi, annuler la
demande d’émission.
Télécopie, fichier, e-mail
Accéder à une fenêtre permettant de
modifier l'émission.
Affichage de la fenêtre Modification
Emission pour l’émission de télécopies
ou de fichiers.
Affichage de la fenêtre Modifier le
message pour les e-mails.
Télécopie, fichier, e-mails
Réactiver une émission que vous aviez
préalablement désactivée.
Télécopie, fichier, e-mail
Désactiver une émission en cours ou
différée sans la supprimer de la liste.
Elle est ensuite marquée comme
Annulée () et le compte-rendu indique
Emission désactivée par l'opérateur
Télécopie, fichier, e-mail
➣ Supprimer une émission en attente
Pour supprimer une émission en attente, par exemple une télécopie pour laquelle vous
aviez différé l’émission :
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, cliquez sur le dossier Emissions
en attente. Le contenu du dossier s’affiche sous la forme d’une liste dans la partie
droite de la fenêtre.
2
Effectuez un clic droit de la souris sur l’émission que vous souhaitez supprimer. Un
menu contextuel apparaît.
WinPhone eXPert
173
Emissions en attente
3
Sélectionnez l’option Supprimer. Une fenêtre de confirmation s’affiche.
4
Cliquez sur OK pour accepter.
➣ Modifier une émission en attente
Attention !
Selon le type d’émission à
modifier, la fenêtre de
modification qui s’affiche
peut varier.
Pour modifier une émission en attente, par exemple une télécopie pour laquelle vous aviez
différé l’émission :
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, cliquez sur le dossier Emissions
en attente. Le contenu du dossier s’affiche sous la forme d’une liste dans la partie
droite de la fenêtre.
2
Effectuez un clic droit de la souris sur l’émission que vous souhaitez modifier. Un
menu contextuel apparaît.
3
Sélectionnez l’option Modifier. La fenêtre Modification Emission s’affiche.
4
Modifiez votre émission, puis cliquez sur OK.
Type et Nom de
l’émission
Appel différé : pour
retarder une émission ou la
rendre immédiate
Destinataire :
permet de
remplacer le
numéro d’appel
et même d’en
extraire un de
l’annuaire
Options : pour émettre en
débitant une carte d’appel
téléphonique et pour
annoter une télécopie
➣ Désactiver une émission en attente
Pour désactiver une émission en attente, par exemple une télécopie pour laquelle vous
aviez différé l’émission :
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, cliquez sur le dossier Emissions
en attente. Le contenu du dossier s’affiche sous la forme d’une liste dans la partie
droite de la fenêtre.
2
Effectuez un clic droit de la souris sur l’émission que vous souhaitez désactiver. Un
menu contextuel apparaît.
3
Sélectionnez l’option Désactiver. Une fenêtre de confirmation s’affiche.
4
Cliquez sur OK pour accepter.
Une fois l’émission désactivée, vous pourrez facilement la repérer grâce au symbole placé
dans la colonne Etat.
➣ Réactiver une émission en attente
Pour réactiver une émission en attente, par exemple une télécopie désactivée (symbole
dans la colonne Etat de la fenêtre principale de WinPhone eXPert) :
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, cliquez sur le dossier Emissions
en attente. Le contenu du dossier s’affiche sous la forme d’une liste dans la partie
droite de la fenêtre.
174
Chapitre 12 - Emissions
2
Effectuez un clic droit de la souris sur l’émission que vous souhaitez réactiver. Un
menu contextuel apparaît.
3
Sélectionnez l’option Réactiver. Une fenêtre de confirmation s’affiche.
4
Cliquez sur OK pour accepter.
5
Même s’il s’agissait d’une émission différée, dès que vous réactivez l’émission, elle
est immédiatement lancée. Dès que l’émission est réalisée avec succès, le document
est immédiatement supprimé de la liste des Emission en attente et insérée dans le
dossier Emissions effectuées (sauf configuration contraire).
WinPhone eXPert
175
Emissions effectuées
Emissions effectuées
Par défaut toutes les émissions (télécopie, fichiers, e-mails) réalisées avec succès ou non
sont stockées dans le dossier Emissions effectuées.
Conserver ou non les émissions effectuées
Pour conserver les émissions terminées avec succès ou non dans le dossier Emissions
effectuées, ouvrez la fenêtre Configuration générale à partir de l’option Configuration
générale du menu Utilitaires de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, puis cliquez
sur l’onglet Communication. Dans la section Fonctions de communication, cochez la
case Conserver émissions effectuées.
Gestion des émissions effectuées
Comme pour les émissions en attente, vous pouvez effectuer un grand nombre
d’opérations de gestion (visualisation, suppression, désactivation, réactivation,
modification, réémission, etc.) sur les émissions terminées à l’aide des boutons situés
juste au dessus de la liste des émissions terminées.
Ces différentes opérations de gestion sont réalisables dès l’instant où le contenu du
dossier Emissions effectuées est affiché, quel que soit le type d’émission.
Barre des boutons
de gestion des
émissions
Informations sur
l’élément
sélectionné dans la
liste des émissions
effectuées
176
Chapitre 12 - Emissions
Opérations sur les documents
Cliquez sur …
Pour…
Applicable sur les documents…
Visualiser le document sélectionné.
Télécopie, fichier, e-mail
Enregistrer le document sélectionné
sous un autre nom et dans un autre
dossier.
Télécopie, fichier, e-mail
Editer le document sélectionné.
Télécopie
Emettre un document vers un nouveau
destinataire.
Télécopie, e-mail
Imprimer le document sélectionné.
Télécopie, e-mail
Pour plus d'informations sur l'utilisation de ces fonctions, reportez-vous aux chapitres
Télécopie, E-Mail, etc., en fonction du type de document.
Opérations sur les émissions effectuées
Cliquez sur …
WinPhone eXPert
Pour…
Applicable sur les documents…
Supprimer le document sélectionné
dans la liste des émissions effectuées
(voir page 173).
Télécopie, fichier, e-mail
Accéder à une fenêtre permettant de
modifier l'émission (voir page 174).
Télécopie, fichier
Réactiver une émission annulée (voir
page 174).
Télécopie, fichier
177
Chapitre 13
1
13
Journaux
Un journal de bord est un document qui garde la trace de tous les événements qui se
sont produits sur la ligne. WinPhone eXPert enregistre toutes les transmissions, que
celles-ci aient abouti, échoué ou encore qu'elles aient été partielles. Un compte rendu
indique la cause de l'échec en cas de transmission incomplète.
WinPhone eXPert gère un journal de bord des émissions et un journal de bord des
réceptions. Ces journaux sont accessibles par l'option Journal de bord des menus
Emission et Réception. Leur contenu ne diffère que très légèrement.
Dans ce chapitre…
Consultation et impression
Gestion des journaux
180
182
179
Consultation et impression
Consultation et impression
➣ Consulter le journal courant
■
Pour afficher le Journal de bord
Emission courant, sélectionnez
l'option Journal de bord du menu
Emission. Pour afficher le Journal de
bord Réception courant, sélectionnez
l'option Journal de bord du menu
Réception.
➣ Visualiser le rapport détaillé d'une transmission
1
Affichez le Journal de bord Emission courant (option Journal de bord du menu
Emission) ou le Journal de bord Réception courant (option Journal de bord du
menu Réception).
2
Sélectionnez la transmission que vous voulez consulter, puis cliquez sur le bouton
Détail
■
.
Si le journal sélectionné est vide, l'application affiche le message suivant : "Le
journal de bord Emission (ou Réception) est vide... Voir le journal archivé ?".
Cliquez sur Oui pour visualiser le journal archivé.
➣ Consulter le journal archivé
1
Affichez le Journal de bord Emission courant (option Journal de bord du menu
Emission) ou le Journal de bord Réception courant (option Journal de bord du
menu Réception).
2
Cliquez sur le bouton Voir archive
3
Sélectionnez le répertoire dans lequel
.
les enregistrements archivés sont
sauvegardés, puis cliquez sur OK. Le
journal archivé est affiché.
■
Pour visualiser un rapport détaillé
de transmission, sélectionnez la
transmission que vous voulez consulter, puis cliquez sur Détail
■
.
Pour afficher à nouveau le journal courant, cliquez sur Voir journal
.
Note
Si le journal archivé sélectionné est vide, l'application affiche le message suivant :
"Impossible d'ouvrir FAXEMI.JDA".
180
Chapitre 13 - Journaux
➣ Imprimer un journal
1
Affichez le journal que vous voulez imprimer :
■
Pour afficher le Journal de bord Emission courant, sélectionnez l'option
Journal de bord du menu Emission.
■
Pour afficher le Journal de bord Réception courant, sélectionnez l'option
Journal de bord du menu Réception.
■
Pour afficher le Journal Archive Emission, affichez dans un premier temps le
Journal de bord Emission courant, puis cliquez sur le bouton Voir archive
■
.
Pour afficher le Journal Archive Réception, affichez dans un premier temps le
Journal de bord Réception courant, puis cliquez sur le bouton Voir archive
.
2
Cliquez sur le bouton Imprimer
3
Dans la fenêtre Impression, sélectionnez les
.
options d'impression souhaitées. Vous pouvez
notamment choisir d'imprimer la totalité du
journal ou une sélection d'enregistrements
(dans ce dernier cas, vous devez sélectionner
les enregistrements à imprimer avant
d'accéder à la fenêtre Impression).
4
Cliquez sur OK.
Signification des comptes rendus de transmission des journaux
■
Acheminement trop long
Le modem n’a pas reçu de porteuse et a raccroché (environ 60 secondes après
la numérotation).
■
Temporisation du modem dépassée
Ce message peut être généré pour les mêmes raisons que ci dessus. Il peut
également apparaître à la suite d'une coupure de communication durant l’envoi
d’une télécopie. Dans ce cas, réactivez l’émission ultérieurement.
■
Abandon après transmission page
Le récepteur n’a pas retourné l’accusé de réception. Une ou plusieurs pages ont
pu être correctement transmises.
■
Abandon avant transmission page
La communication a été interrompue pendant la phase de connexion. La
télécopie n’a pas été émise. Réactivez-la ultérieurement.
■
Alimentation du modem trop lente
Le flux de données ports série/modem est trop lent ou a été interrompu. Ce
problème peut survenir avec des ordinateurs limités en ressources ou lors du
chargement d’une application lourde pendant une communication. Fermez une
ou plusieurs applications Windows et essayez le même modem sur le second
port série.
WinPhone eXPert
181
Gestion des journaux
Gestion des journaux
➣ Purger les journaux
1
Affichez le Journal de bord Emission courant (option Journal de bord du menu
Emission) ou le Journal de bord Réception courant (option Journal de bord du
menu Réception).
2
Cliquez sur Purger/Archiver...
■
Sélectionnez les options de suppression des enregistrements du journal :
■
Pour supprimer toutes les transmissions qui
n'ont pas abouti, activez l'option Supprimer
les émissions annulées, puis cliquez sur
OK.
■
Pour supprimer toutes les transmissions
antérieures au nombre de jours spécifié, activez l'option Supprimer..., puis
spécifiez le nombre de jours souhaité dans la zone de saisie ...les fiches
antérieures à [n] jours, puis cliquez sur OK. Si vous indiquez "10", toutes les
transmissions effectués il y a plus de dix jours seront supprimées.
3
Cliquez sur OK.
➣ Archiver les enregistrements du journal courant
1
Affichez le Journal de bord Emission courant (option Journal de bord du menu
Emission) ou le Journal de bord Réception courant (option Journal de bord du
menu Réception).
2
Cliquez sur le bouton Purger/Archiver
3
Pour archiver toutes les transmissions antérieures au nombre de jours spécifié,
.
activez l'option Archiver..., puis spécifiez le nombre de jours souhaité dans la zone
de saisie ...les fiches antérieures à [n] jours, puis cliquez sur OK. Si vous indiquez
"10", toutes les transmissions effectués il y a plus de dix jours seront supprimées.
➣ Exporter le contenu du journal vers un tableur ou une base de
données
Conditions préalables
Avant d'enregistrer un journal pour l'exporter, lancez votre logiciel de base de données ou
CSV ou TXT ?
Ce choix dépend du
tableur ou logiciel de base
de données vers lequel
vous exportez vos
journaux. Lancez votre
logiciel de base de
données ou tableur pour
savoir quel est le type de
fichier le plus approprié.
tableur, puis vérifiez les types de fichier qu'il est capable d'ouvrir. Cette vérification est
nécessaire pour sélectionner le type de fichier (TXT ou CSV) lors de l'enregistrement du
journal destiné à être exporter.
1
Affichez le journal que vous voulez exporter :
■
Pour afficher le Journal de bord Emission courant, sélectionnez l'option
Journal de bord du menu Emission.
■
Pour afficher le Journal de bord Réception courant, sélectionnez l'option
Journal de bord du menu Réception.
182
Chapitre 13 - Journaux
■
Pour afficher le Journal Archive Emission, affichez dans un premier temps le
Journal de bord Emission courant, puis cliquez sur le bouton Voir archive
■
.
Pour afficher le Journal Archive Réception, affichez dans un premier temps le
Journal de bord Réception courant, puis cliquez sur
.
2
Cliquez sur le bouton
. La fenêtre Enregistrer sous s'affiche.
3
Tapez le nom du fichier à créer, sélectionnez un dossier de destination et spécifiez le
format d'exportation (CSV ou TXT).
4
Précisez également si vous voulez enregistrer Toutes les fiches du journal courant
ou les Fiches sélectionnées uniquement. Vous pouvez aussi ajouter ou non l'Entête des colonnes.
Vous pouvez ensuite ouvrir votre fichier CSV ou TXT dans votre logiciel de bases de
données ou tableur.
WinPhone eXPert
183
Applications intégrées
WinPhone eXPert
185
Chapitre 14
1
14
Annuaire
WinPhone eXPert permet de créer un nombre illimité d’annuaires. Chaque annuaire est
composé de fiches d’informations (nom, prénom, photo, qualité, adresse, numéros de
téléphone, adresse e-mail, numéros de télécopie, etc.) sur vos correspondants.
Vous pouvez créer un annuaire à partir de fichiers de données externes. Bien sûr, vous
pouvez aussi importer les données d’annuaires créés dans d’autres applications de
BVRP Software.
Enfin, vous pouvez enrichir votre annuaire en réalisant des captures d’adresses sur
Minitel.
Dans ce chapitre…
Création et gestion des annuaires
189
Création et gestion des fiches de correspondants
191
Assistant d’importation et d’exportation de fiches
197
Utiliser l'annuaire pour communiquer avec vos correspondants204
187
L'Annuaire de WinPhone eXPert gère deux modes de fonctionnement, qui correspondent
à deux logiques d'utilisation différentes :
■
Mode Edition
Vous utiliserez de préférence le mode Edition pour toutes les opérations de
création d'annuaires ou de fiches de correspondant, de sélection, de recherche,
d'importation et d'exportation.
Pour accéder à l'Annuaire en mode Edition, sélectionnez l'option Gestion de
l’annuaire du menu Fonctions de la fenêtre principale de WinPhone eXPert (ou
cliquez sur le bouton Annuaire
■
).
Mode Extraction
Vous utiliserez le mode Extraction pour copier automatiquement les coordonnées
d'un correspondant figurant dans l'annuaire vers une fenêtre d'émission.
Pour accéder à l'Annuaire en mode Extraction, vous devez passer par les
différentes fenêtres d’émission de WinPhone eXPert (Emission e-mail,
Emission de fichiers, etc.), puis, cliquer sur le bouton Extraire de l’annuaire
présent dans chacune de ces fenêtres.
Dossiers systèmes
et groupes
Liste des
correspondants
188
Fiche d’un correspondant
Chapitre 14 - Annuaire
Création et gestion des annuaires
Afin d’accéder plus facilement aux coordonnées de vos correspondants, il peut être utile
de créer plusieurs annuaires. Vous pouvez, par exemple, créer un annuaire à usage
professionnel, un second réservé à vos contacts personnels, etc.
➣ Créer un annuaire
1
Depuis la fenêtre Annuaire, sélectionnez l’option Nouveau du menu Fichier. La
fenêtre Nouvel Annuaire s’affiche.
2
Dans la fenêtre Nouvel Annuaire,
saisissez le nom de l'annuaire que
vous voulez créer, puis indiquez le
lecteur et le dossier où vous souhaitez
l’enregistrer. L’extension DBF est
automatiquement utilisée pour les
fichiers annuaires de WinPhone
eXPert.
3
Dans la zone de saisie Descriptif,
tapez un nom qui vous permettra
d’identifier aisément cet annuaire. Ce descriptif apparaît dans la barre d’état et dans
la fenêtre Propriétés.
4
Cliquez sur Enregistrer.
➣ Ouvrir un annuaire existant
1
Depuis la fenêtre Annuaire, sélectionnez l’option Ouvrir du menu Fichier.
2
Dans la fenêtre Ouverture d’un Annuaire, double-cliquez sur le fichier annuaire de
votre choix. Par défaut, les fichiers annuaires de WinPhone eXPert sont enregistrés
dans le dossier d’installation de WinPhone eXPert au format DBF.
3
WinPhone eXPert vous permet l’ouverture de fichiers annuaires préalablement
constitués dans MS Outlook et MS Outlook Express.
Note
L'annuaire que vous ouvrez devient l'annuaire courant. C'est l'annuaire courant qui
est ouvert par défaut lorsque vous lancez l'application Annuaire ; c'est également à
partir de l'annuaire que s'effectue par défaut l'extraction des coordonnées de vos
correspondants vers les fenêtres d'émission.
➣ Supprimer un annuaire
Avant de supprimer un annuaire, vous devez savoir que chaque annuaire se compose de
plusieurs fichiers :
■
WinPhone eXPert
le fichier DBF est le fichier principal, qui contient les données saisies dans les
189
Création et gestion des annuaires
fiches de l'annuaire
■
le fichier PKX contient les données d’indexation de l’annuaire
■
le fichier PKG contient les informations concernant les groupes existant dans
l’annuaire.
1
Depuis la fenêtre Annuaire : Mode Edition ou Annuaire : Mode Extraction, ouvrez
un annuaire.
2
Sélectionnez l’option Propriétés du menu
Fichier : les noms et chemins d’accès des
fichiers DBF, PKX, et PKG sont indiqués dans
cette fenêtre.
3
A l’aide de Explorateur de Windows, localisez
et supprimez les fichiers DBF, PKX, et PKG.
Note
Pour supprimer des annuaires créés dans MS Outlook ou MS Outlook Express, reportezvous à l’aide spécifique de ces applications.
➣ Saisir ou modifier le descriptif d'un annuaire
Lorsque vous créez plusieurs annuaires,
les Descriptifs sont très utiles pour les
identifier. Le descriptif de l'annuaire
apparaît dans la fenêtre Nouvel
Annuaire et dans la Liste des groupes de
la fenêtre principale de l'Annuaire.
Pour saisir ou modifier le descriptif de l’annuaire :
1
Sélectionnez l’option Propriétés du menu
Fichier. La fenêtre Propriétés s’affiche.
2
Dans la zone de saisie Descriptif du fichier,
tapez le descriptif que vous voulez associer à
votre annuaire.
3
190
Cliquez sur OK.
Chapitre 14 - Annuaire
Création et gestion des fiches de
correspondants
Saisie, modification, suppression de fiches
➣ Créer une fiche
1
Cliquez sur le bouton Nouvelle.
2
Saisissez les informations que vous possédez sur votre correspondant dans les
différents champs de la fiche ; certains champs doivent obligatoirement être
renseignés.
3
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
➣ Modifier une fiche
1
Depuis la liste des fiches de correspondants, sélectionnez celle que vous souhaitez
modifier. La fiche sélectionnée s’affiche dans la partie inférieure de la fenêtre.
2
Insérez le curseur de la souris dans le champ que vous souhaitez modifier et
saisissez les nouvelles données.
3
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
➣ Associer une photo à une fiche
Vous pouvez égayer les fiches de vos correspondants en y insérant leur photo ou tout
autre fichier graphique, un logo par exemple. Les formats graphiques les plus usuels sont
supportés.
1
2
Sélectionnez la fiche dans laquelle vous souhaitez insérer une photo.
Cliquez sur l’emplacement de la photo ou sélectionnez l’option Edition > Photo >
Insérer....
3
Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier de la photo à insérer.
4
Cliquez sur Ouvrir.
Note
Vous pouvez désactiver l’affichage des photos insérées dans les fiches en
désélectionnant l’option Activer l’affichage de la photo de la fenêtre Préférences
(Option > Préférences).
➣ Supprimer une fiche
1
Dans la liste des fiches, sélectionnez celle que vous souhaitez supprimer.
2
Cliquez sur le bouton Suppression de fiche(s)
. La fiche sélectionnée
est déplacée vers le dossier Corbeille.
WinPhone eXPert
191
Création et gestion des fiches de correspondants
Note
Les fiches supprimées sont stockées dans la Corbeille. Tant que vous ne la videz
pas, vous pouvez les restaurer.
➣ Restaurer une fiche supprimée
1
Ouvrez le dossier Corbeille.
2
A l’aide de la souris, sélectionnez les fiches que vous souhaitez restaurer.
3
Cliquez droit avec la souris. Un menu contextuel s’affiche.
4
Sélectionnez l’option Restaurer. Les fiches sélectionnées sont restaurées à leur
emplacement d'origine.
➣ Vider la corbeille de l'annuaire
■
Pour vider la Corbeille, sélectionnez l’option Vider Corbeille du menu Fichier.
■
Si la Corbeille contient des fiches supprimées, au moment où vous quittez
l’application un message vous demande si vous souhaitez la suppression définitive
de ces fiches ou si vous souhaitez les conserver dans la Corbeille.
Impression de fiches
Pour imprimer des fiches, vous avez le choix entre deux types de présentation de
l'impression :
■
Le mode Fiche imprime chaque fiche en entier, i.e. avec tous ses champs, qu’ils
soient renseignés ou non.
■
Le mode Liste imprime uniquement les champs que vous sélectionnez, sous la
forme d’un tableau dont chaque ligne représente une fiche et chaque colonne
représente un champ de la fiche.
➣ Imprimer des fiches en mode Fiche
Etendue
d’impression
Groupe courant
Imprime toutes les fiches
appartenant au groupe (ou
dossier) actuellement
sélectionné.
Sélection
imprime uniquement les
fiches marquées d'une
coche.
Fiche courante
Imprime uniquement la
fiche courante.
192
1
Depuis la fenêtre Annuaire, sélectionnez
l’option Imprimer du menu Fichier. La
fenêtre Paramètres d’impression
s’affiche.
2
Dans l'onglet Mise en page, sélectionnez
l’option Fiche.
3
Spécifiez l’étendue d’impression (voir
encadré).
4
Indiquez la valeur en centimètres que vous
voulez affecter aux marges Haute, Basse,
Gauche, et Droite.
5
Cliquez sur OK pour lancer l’impression.
Chapitre 14 - Annuaire
➣ Imprimer des fiches en mode Liste
1
Depuis la fenêtre Annuaire, sélectionnez l’option Imprimer du menu Fichier.
2
Dans l'onglet Mise en page, sélectionnez
3
Spécifiez l’étendue d’impression (voir
l’option Liste.
encadré).
4
Indiquez la valeur en centimètres que vous
voulez affecter aux marges Haute, Basse,
Gauche, et Droite.
5
Cliquez sur l’onglet Définir la liste, puis
spécifiez le contenu et la présentation de la
liste telle que vous voulez l’imprimer.
6
Cliquez sur Aperçu avant impression et vérifiez que toutes les colonnes
apparaissent bien dans la page, à l’intérieur des marges définies. Si ce n’est pas le
cas, affichez à nouveau l’onglet Définir la liste et adaptez la présentation.
7
Dans la fenêtre Aperçu avant impression, lorsque le document obtenu vous
satisfait, cliquez sur OK.
Recherche de fiche(s)
Pour rechercher une ou plusieurs fiches dans un annuaire, deux méthodes sont
disponibles :
■
La recherche rapide qui permet de trouver une fiche en tapant les premiers
caractères de l'un des champs de la fiche,
■
La recherche sur critères qui permet de trouver un ensemble de fiches répondant
aux critères que vous aurez spécifiés.
➣ Effectuer une recherche rapide
1
Ouvrez le dossier (ou groupe) dans lequel voulez effectuer la recherche. Si vous
voulez effectuer une recherche sur la totalité des fiches de l'annuaire, ouvrez le
dossier racine Tout l'Annuaire.
2
Dans la zone de saisie Recherche rapide, tapez les premières lettres du mot que
vous recherchez dans le champ sélectionné. Au fur et à mesure que vous tapez les
lettres, le curseur se déplace dans la liste de fiches et sélectionne la première fiche
dont le champ sélectionné commence par les lettres saisies.
➣ Effectuer une recherche sur critères
1
Sélectionnez l’option Rechercher du
menu Edition. La fenêtre Rechercher
s’affiche
2
Saisissez dans les champs appropriés
les informations dont vous disposez
WinPhone eXPert
193
Création et gestion des fiches de correspondants
pour rechercher la fiche.
3
Cliquez sur OK pour commencer la recherche.
4
Une fois la recherche terminée, ouvrez le dossier Résultat Recherche situé dans la
partie gauche de la fenêtre Annuaire.
Sélection et marquage de fiches
Dans WinPhone eXPert il existe deux formes de sélection des fiches : la sélection par le
curseur et le marquage.
■
La sélection par le curseur est la méthode de sélection classique sous Windows.
Elle est par définition éphémère, puisqu'elle dépend de la position du curseur.
■
Le marquage est indépendant de la position du curseur et immédiatement
repérable car signalé par une coche. Ce type de sélection peut être réalisé
manuellement ou automatiquement sur critères.
➣ Sélectionner des fiches au curseur
Pour sélectionner une fiche :
■
Cliquez sur la fiche à l'aide de la souris ou déplacez-vous dans la liste jusqu'à la fiche
souhaitée à l'aide des touches fléchées de votre clavier. La fiche sélectionnée est
mise en surbrillance.
Pour sélectionner plusieurs fiches :
■
Pour sélectionner des fiches qui ne se suivent pas dans la liste : tout en maintenant la
touche [Ctrl] enfoncée, cliquez sur toutes les fiches que vous souhaiter sélectionner.
■
Pour sélectionner un bloc de fiches qui se suivent dans la liste : tout en maintenant la
touche [Maj] enfoncée, cliquez sur la première, puis sur la dernière fiche du bloc.
Note
Les fiches ainsi sélectionnées peuvent être copiées ou déplacées en bloc vers un
groupe par la méthode du glisser-déplacer (drag-and-drop).
➣ Marquer des fiches manuellement
1
Cliquez sur la fiche que vous souhaitez marquer.
2
Appuyez sur la barre d’espace. La fiche apparaît maintenant marquée d'une coche.
Pour supprimer le marquage d'une fiche, recommencez l'opération.
➣ Marquer des fiches par sélection sur critères
La sélection sur critères permet de regrouper toutes les fiches répondant à des critères
communs. Elle permet ensuite de réaliser des émissions vers des listes de
correspondants.
194
Chapitre 14 - Annuaire
1
Sélectionnez l’option Marquer/Démarquer
les fiches du menu Edition. La fenêtre cicontre s’affiche.
2
Dans les listes déroulantes à gauche de la
fenêtre, choisissez les Champs de
l’annuaire sur lesquelles doivent s’effectuer
les comparaisons.
3
Sélectionnez le Type de comparaison à
effectuer. Les différents types de comparaison possibles sont : = (égal), <> (différent),
<= (inférieur ou égal), => (supérieur ou égal), < (inférieur), > (supérieur), ~ (inclu
dans).
4
Dans la zone de saisie intitulée Comparé à, saisissez la chaîne de caractères à
laquelle sera comparée la rubrique spécifiée, par ex. "PARIS", "78400", "STE
MARTIN & FILS", etc.
5
Cliquez sur Marquer.
■
Si vous souhaitez que la nouvelle sélection remplace la sélection courante
(fiches marquées d'une coche verte, cliquez sur Démarquer puis sur Marquer.
■
Si vous souhaitez que la nouvelle sélection vienne s'ajouter à la sélection
courante, cliquez sur Tout marquer.
WinPhone eXPert
195
Création et gestion des fiches de correspondants
Groupes de correspondants
Nouveau sousgroupe
Ce bouton affiche une
fenêtre de saisie dans
laquelle vous êtes invité à
entrer le nom du groupe
que vous souhaitez créer.
Supprimer un
groupe
Un groupe est un dossier dans lequel vous pouvez placer des fiches de l'annuaire courant
(à partir du dossier Tout l'Annuaire). La création d'un groupe permet de rassembler une
sélection statique de fiches, immédiatement disponibles sans avoir à parcourir l'annuaire
à chaque fois. Son premier intérêt est de pouvoir rassembler de manière stable des fiches
ne possédant pas de critères communs ; en effet, les fiches ne possédant pas de critères
communs ne peuvent être sélectionnées automatiquement ; il est donc important que leur
sélection, une fois réalisée, ne soit pas éphémère.
➣ Créer un groupe
Permet de supprimer un
groupe après confirmation.
1
Dans la partie gauche de la fenêtre Annuaire,
sélectionnez le dossier Tout l’Annuaire.
2
Cliquez sur le bouton Nouveau Groupe pour
insérer un groupe de niveau inférieur au dossier
Tout l’Annuaire.
3
Donnez un nom à ce nouveau groupe, par exemple Fournisseur.
4
Cochez la case Inclure les fiches marquées pour inclure les
fiches marquées d’une coche verte dans ce nouveau groupe.
5
Cliquez sur OK.
➣ Renommer un groupe
1
Depuis la fenêtre Annuaire, sélectionnez un groupe en cliquant sur son nom, puis
cliquez droit avec la souris et sélectionnez dans le menu contextuel qui s’affiche
l’option Renommer.
2
Placez le curseur de la souris sur le nom du groupe, puis saisissez un nouveau nom.
3
Appuyez sur la touche Entrée pour que votre modification soit prise en compte.
➣ Supprimer un groupe
1
Depuis la fenêtre Annuaire, sélectionnez un groupe en cliquant sur son nom.
2
Cliquez sur le bouton Supprimer Groupe. Une fenêtre de confirmation s’affiche.
3
Cliquez sur OK.
➣ Constituer un groupe à partir d'une sélection sur critères
1
Depuis la fenêtre Annuaire, effectuez une sélection de fiches en les marquant d'une
coche selon des critères prédéfinis (voir page 194).
2
Créez un groupe (voir 4Créer un groupe ci-dessus).
3
Dans la fenêtre Création de sous-groupe de " ", cochez la case Inclure les fiches
marquées afin d'inclure les fiches marquées d’une coche dans ce nouveau groupe.
4
196
Cliquez sur OK.
Chapitre 14 - Annuaire
Assistant d’importation et d’exportation de
fiches
WinPhone eXPert met à votre disposition des assistants d’importation et d’exportation
d’annuaires.
Si vous possédez une base de contacts enregistrée dans le format d'une application
externe, vous pouvez importer ces données dans l'Annuaire de WinPhone eXPert. A
l’inverse vous pouvez également exporter vos fiches vers une application externe.
A partir de l’annuaire, lorsque vous cliquez sur l’icône Importer ou Exporter, ces
assistants s’activent automatiquement et vous guident pas à pas dans le processus
d’importation et d’exportation.
Il vous suffit de suivre les instructions qui s’affichent à l’écran et dont les principales étapes
sont décrites ci-dessous.
Importer dans l'annuaire des données provenant d'un
fichier externe
Quel que soit le format de votre fichier source, vous devrez passer par les étapes
suivantes :
■
Déterminer le format du fichier à importer
■
Spécifier le groupe où seront placées les fiches importées
■
Indiquer le fichier à importer, le format d'import et le jeu de caractères
■
Définir la structure des fiches
■
Importer les données
➣ Déterminer le format du fichier à importer
Cette question se pose essentiellement pour les fichiers textes. Si vous voulez importer un
fichier texte, vous devez déterminer s'il s'agit d'un fichier avec séparateur ou d'un fichier
en continu. Pour cela :
1
Ouvrez votre fichier dans Word et affichez les caractères masqués en cliquant sur
.
2
Examinez vos données :
■
si les champs sont séparés par un caractère constant, et que les enregistrements
sont séparés par un autre caractère (constant également), votre fichier est au
format texte avec séparateurs ; dans ce cas, relevez les caractères de
séparation utilisés.
■
Si vous ne voyez pas de caractères de séparation constants, il s'agit probalement
d'un fichier continu, dont les champs et les enregistrements ont une longueur
fixe ; dans ce cas, vous devez déterminer les longueurs de champ et
d'enregistrement.
WinPhone eXPert
197
Assistant d’importation et d’exportation de fiches
Si votre fichier n'est pas enregistré dans l'un des formats présentés dans l'encadré
ci-dessous, essayez de le convertir, de préférence au format DBF ou au format texte avec
séparateurs (ce sont les plus faciles à importer).
Les formats d'import supportés par WinPhone eXPert
Fichier Dbase III/IV(DBF) - Le fichier source est du type base de données (Xbase, Dbase). Si votre fichier est au
format MDB (Access) ou XLS (Excel), ouvrez-le dans son application d'origine et enregistrez-le au format DBF.
Fichier texte avec séparateurs - Le fichier source est du type texte délimité (ASCII ou ANSI), c'est-à-dire que les
champs et les enregistrements ne sont pas de taille fixe, mais sont séparés les uns des autres par des caractères
particuliers qu'il faudra spécifier.
Les séparateurs de champs (appelés aussi "séparateurs de rubriques") les plus utilisés sont "," (virgule), ";" (pointvirgule) et tabulation. Le séparateur d'enregistrement (ou "séparateur de fiche") le plus courant est le saut de
paragraphe (CRLF ou carriage return line feed). Pour connaître les séparateurs utilisés, ouvrez le fichier à importer
dans un éditeur de texte.
Fichier continu - Le fichier source est du type séquentiel, c'est-à-dire que les champs et les enregistrements ont une
longueur fixe.
Annuaire BVRP - Le fichier source est au format des anciens annuaires des applications BVRP (extension DAN).
Fichier Contacts d’Outlook- Le fichier source est le carnet d’adresses personnel de votre programme de gestion
d’informations de bureau Microsoft Outlook (l’extension de ce fichier par défaut est généralement PST).
Fichier Outlook Express- Le fichier source est le carnet d’adresses personnel de votre logiciel de messagerie
Microsoft Outlook Express (l’extension de ce fichier par défaut est généralement WAB).
➣ Spécifier le groupe où seront placées les fiches importées
Les fiches importées sont placées dans le groupe courant (le groupe sélectionné au
moment où vous accédez à la fenêtre d'importation). Vous pouvez créer un groupe
spécifique destiné à recevoir les nouvelles fiches ou ajouter ces fiches à celles d'un groupe
existant.
■
Cliquez sur le groupe dans lequel vous souhaitez placer les fiches importées.
➣ Indiquer le fichier à importer, le format d'import et l’origine du
fichier
1
Depuis la fenêtre Annuaire, sélectionnez l’option Importer du menu Fichier ou
cliquez sur le bouton Importer
. La fenêtre de l’Assistant d’importation de
fiches s’affiche.
2
Sélectionnez dans la liste le format des fiches que vous souhaitez importer et cliquez
sur le bouton Suivant. La fenêtre Sélection du dossier cible s’affiche.
3
Sélectionnez le dossier cible ou cliquez sur Nouveau pour créer un sous groupe,
puis cliquez sur Suivant.
4
Cliquez sur le bouton Parcourir
placé à côté de la zone de saisie Fichier à
importer. La fenêtre Choix du fichier à importer vous permet de sélectionner le
fichier à importer.
5
Dans les listes déroulantes de la zone Séparateurs, sélectionnez le format du fichier
que vous souhaitez importer (voir encadré, page 197). L'onglet correspondant au
198
Chapitre 14 - Annuaire
format séléctionné s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre.
6
Sélectionnez le format de caractères approprié :
■
Sélectionnez ASCII pour les fichiers provenant de l'environnement DOS.
■
Sélectionnez ANSI pour un fichier provenant de l'environnement Windows.
➣ Définir la structure des fiches
Faites correspondre les champs de votre annuaire avec ceux des fiches de l’annuaire à
importer :
➣ Importer les données
■
WinPhone eXPert
Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer l’importation.
199
Assistant d’importation et d’exportation de fiches
➣ Exemple : Importer un fichier Excel
Vous souhaitez importer dans votre annuaire WinPhone eXPert un fichier au format Excel.
1
Ouvrez votre fichier XLS dans Excel et enregistrez-le au format CSV.
2
Dans WinPhone eXPert, ouvrez le fichier annuaire dans lequel vous souhaitez
importer les données de votre fichier externe.
3
Sélectionnez le groupe (ou dossier) dans lequel seront placées les fiches importées.
Il est conseillé de créer un groupe spécifique (voir page 196).
4
5
Sélectionnez l’option Importer du menu Fichier. L’Assistant d’importation apparaît.
Sélectionnez le format de fichier Fichier texte avec séparateurs et cliquez sur
Suivant.
6
Sélectionnez le fichier cible puis cliquez sur Suivant.
7
Dans la zone Fichier à importer, spécifiez le chemin d’accès vers le fichier CSV à
importer.
8
Dans la zone Séparateurs, sélectionnez l’option Retour chariot et saut de ligne
dans la liste déroulante de Fiches.
9
Dans la zone Séparateurs, sélectionnez l’option Point-virgule dans la liste
déroulante de Champs.
10 Cochez la case Afficher le nom des champs sur la première ligne. Cliquez sur
Suivant.
11 Sélectionnez une à une les lignes de la colonne Champ Annuaire et dans la liste
déroulante qui s’affiche pour chaque ligne, sélectionnez le champ que vous souhaitez
faire correspondre avec la colonne Champ à importer. Cliquez sur Suivant.
12 Sélectionnez une option puis cliquez sur Suivant. La fenêtre résumé apparaît. Elle
reprend les données que vous avez renseignées pour l’importation.
13 Cliquez sur Terminer pour lancer l’importation. La fenêtre Annuaire s’affiche. Elle
vous indique le nombre de fiches importées dans l’annuaire.
14 Cliquez sur OK.
➣ Exemple : Importer un fichier texte avec séparateurs
Vous souhaitez importer dans votre annuaire WinPhone eXPert un fichier au format texte.
Dans ce fichier, les champs sont séparés par le caractère tabulation (TAB) et les
enregistrements par un saut de paragraphe (CRLF).
1
Dans WinPhone eXPert, ouvrez le fichier annuaire dans lequel vous souhaitez
importer les données de votre fichier externe.
2
Sélectionnez le groupe (ou dossier) dans lequel seront placées les fiches importées.
Nous vous conseillons de créer un groupe spécifique (voir page 196).
3
Sélectionnez l’option Importer du menu Fichier. L’Assistant d’Importation apparaît.
4
Sélectionnez dans la liste Fichier texte avec séparateurs. Cliquez sur Suivant.
5
Sélectionnez le dossier cible dans lequel vous souhaitez importer les fiches. Cliquez
sur Suivant.
6
200
Dans la zone Fichier à importer, spécifiez le chemin d’accès vers le fichier CSV à
Chapitre 14 - Annuaire
importer.
7
Dans la zone Séparateurs, sélectionnez l’option Retour chariot et saut de ligne
dans la liste déroulante de Fiches.
8
Dans la zone Séparateurs, sélectionnez l’option Point-virgule dans la liste
déroulante de Champs.
9
Cochez la case Afficher le nom des champs sur la première ligne. Cliquez sur
Suivant.
10 Sélectionnez une à une les lignes de la colonne Champ Annuaire et dans la liste
déroulante qui s’affiche pour chaque ligne, sélectionnez le champ que vous souhaitez
faire correspondre avec la colonne Champ à importer. Cliquez sur Suivant.
11 Sélectionnez une option puis cliquez sur Suivant. La fenêtre résumé apparaît. Elle
reprend les données que vous avez renseignées pour l’importation.
12 Cliquez sur Terminer pour lancer l’importation. La fenêtre Annuaire s’affiche. Elle
vous indique le nombre de fiches importées dans l’annuaire.
13 Cliquez sur OK.
WinPhone eXPert
201
Assistant d’importation et d’exportation de fiches
➣ Exporter des fiches de l'annuaire vers un fichier externe
L’exportation consiste à enregistrer les données d’un fichier annuaire de WinPhone eXPert
dans un fichier externe.
1
Ouvrez un annuaire WinPhone eXPert, puis sélectionnez le groupe (ou dossier) dont
vous souhaitez exporter le contenu. L’exportation s’effectue à partir des fiches du
groupe sélectionné dans la fenêtre Annuaire. Si le groupe Tout L’Annuaire est
sélectionné, toutes les fiches placées dans le groupe Tout l’Annuaire seront
exportées.
2
Sélectionnez l’option Exporter du menu Fichier ou cliquez sur l’icône Exporter.
L’Assistant d’exportation apparaît.
3
Sélectionnez le Format d’export de votre choix (Fichier avec séparateurs, Fichier
avec champs continus, Fichier DBaseIII ou DBaseIV, Fichier BVRP, Fichier
Contact d’Outlook, Fichier Outlook Express).
4
Sélectionnez le dossier source à partir duquel vous souhaitez exporter les fiches.
Cliquez sur Suivant.
5
Dans la zone Fichier d’export, spécifiez le chemin d’accès du fichier vers lequel les
fiches sont à exporter.
6
Dans la zone Séparateurs, sélectionnez l’option Retour chariot et saut de ligne
dans la liste déroulante de Fiches.
7
Dans la zone Séparateurs, sélectionnez l’option Point-virgule dans la liste
déroulante de Champs.
8
Cochez la case Afficher le nom des champs sur la première ligne. Cliquez sur
Suivant.
9
Sélectionnez une option puis cliquez sur Suivant.
10 Sélectionnez une à une les lignes de la colonne Champ Annuaire et dans la liste
déroulante qui s’affiche pour chaque ligne, sélectionnez le champ que vous souhaitez
faire correspondre avec la colonne Champ à importer. Cliquez sur Suivant.
11 La fenêtre résumé apparaît. Elle reprend les données que vous avez renseignées
pour l’importation.
12 Cliquez sur Terminer pour lancer l’importation. La fenêtre Annuaire s’affiche. Elle
vous indique le nombre de fiches importées dans l’annuaire.
13 Cliquez sur OK.
202
Chapitre 14 - Annuaire
Enrichissement par connexion Minitel aux Annuaires électroniques
L'enrichissement de l'annuaire permet de récupérer les numéros d'un annuaire
électronique pour les intégrer dans l'annuaire de WinPhone eXPert. Les annuaires ainsi
créés peuvent être utilisés afin de réaliser des listes de diffusion afin de réaliser un mailing
fax ou de créer les étiquettes d'un mailing courier.
Pour plus d'informations sur cette fonction, reportez-vous à la page 136 du chapitre
Minitel.
WinPhone eXPert
203
Utiliser l'annuaire pour communiquer avec vos correspondants
Utiliser l'annuaire pour communiquer avec vos
correspondants
Joindre des correspondants directement depuis l’Annuaire
Lorsque vous accédez à l’annuaire directement depuis la fenêtre principale de WinPhone
eXPert, c’est-à-dire lorsque vous ouvrez la fenêtre Annuaire : Mode Edition la barre des
menus vous propose le menu Communication. Ce menu vous permet d’accéder à
l’ensemble des modes de communication supportés par WinPhone eXPert directement
depuis l’annuaire et grâce à ce menu vous pouvez appeler directement le correspondant
de la fiche courante, dans l’un des modes de communication supportés.
Attention
L’accessibilité de chacun de ces boutons dépend à la fois de la présence d’un
numéro dans la rubrique correspondante (téléphone, télécopie, etc.), de la présence
du mode de communication concerné dans l’application appelante et de la capacité
du modem installé à supporter ce mode de communication.
➣ Envoyer une télécopie directement depuis l'annuaire
■
Choisissez l’option Emission Télécopie du menu Communication : la fenêtre
Emission télécopie s’affiche avec la zone Destinataire(s) déjà remplie par les
coordonnées incluses dans la fiche courante
Grâce à cette technique vous pouvez envoyer rapidement une télécopie au correspondant
dont les coordonnées sont incluses dans la fiche courante de l’annuaire.
Pour plus d'informations sur l’émission des télécopies, reportez-vous au chapitre
Télécopie, page 26.
➣ Envoyer un e-mail directement depuis l'annuaire
■
Choisissez l’option Emission E-mail du menu Communication : la fenêtre
Emission e-mail s’affiche avec la zone Destinataire(s) déjà remplie par l’adresse de
votre correspondant incluse dans la fiche courante.
Grâce à cette technique vous pouvez envoyer rapidement un e-mail au correspondant
dont les coordonnées sont incluses dans la fiche courante de l’annuaire.
Pour plus d'informations sur l’émission d'un e-mail, reportez-vous au chapitre E-mail,
page 67.
➣ Se connecter à un serveur Minitel directement depuis l'annuaire
■
Choisissez l’option Connexion Minitel du menu Communication : la fenêtre Minitel
s’affiche vous permettant de vous connecter à un serveur vidéotex.
Pour plus d'informations sur l’application Minitel de WinPhone eXPert, reportez-vous au
chapitre Minitel, page 126.
204
Chapitre 14 - Annuaire
➣ Passer un appel téléphonique directement depuis l’annuaire
1
Choisissez l’option Appel téléphonique du menu Communication : la fenêtre
Numéro à composer s’affiche.
2
A l’aide de la souris, sélectionnez le numéro que vous souhaitez composer. Cliquez
sur le bouton
.
Pour plus d'informations sur les appels téléphoniques avec WinPhone eXPert, reportezvous au chapitre Téléphone, page 80.
➣ Envoyer un fichier directement depuis l’annuaire
■
Choisissez l’option Emission Fichiers du menu Communication : la fenêtre
Emission de fichiers s’affiche avec la zone Destinataire(s) déjà remplie par les
coordonnées incluses dans la fiche courante
Grâce à cette technique vous pouvez envoyer rapidement un fichier au correspondant
dont les coordonnées sont incluses dans la fiche courante de l’annuaire.
Pour plus d’informations sur l’émission de fichiers, reportez-vous au chapitre Transfert de
fichiers, page 139.
Extraction de coordonnées pour une émission ou une connexion
Toutes les fenêtres d’émission de WinPhone eXPert (Emission e-mail, Emission
Télécopie, Emission de Fichiers, etc.) y compris la fenêtre Minitel de WinPhone eXPert
proposent un point d’accès à l’Annuaire : Mode Extraction sous la forme du bouton
vous permettant d’extraire les coordonnées de vos correspondants pour les recopier dans
la fenêtre d’où l’annuaire est appelé.
Cette méthode d’appel suppose que vous ayez déjà saisi les coordonnées de votre
correspondant dans un annuaire. Ensuite il suffira de cliquer sur son nom et sur un bouton
pour déclencher l’appel automatique.
➣ Extraire des coordonnées depuis l'annuaire : exemple d'une émission de télécopie
Par exemple, pour envoyer une télécopie à l’aide de cette méthode, lorsque vous êtes
dans la fenêtre Emission Télécopie :
1
Cliquez sur le bouton Extraire de l’annuaire
: la fenêtre Choix des corrspondants
s’affiche.
2
Dans la liste des fiches, recherchez et sélectionnez les fiches pour lesquelles vous
souhaitez extraire les coordonnées. Pour plus d'informations sur la sélection de
fiches, reportez-vous à l’aide en ligne).
3
Une fois la sélection terminée, cliquez sur OK.
Le retour à la fenêtre
Emission Télécopie est automatique : les champs Nom et
Numéro sont renseignés avec les coordonnées des fiches précédemment
sélectionnées.
WinPhone eXPert
205
Utiliser l'annuaire pour communiquer avec vos correspondants
4
206
Cliquez sur Emettre pour lancer votre émission.
Chapitre 15
1
15
Editeur graphique
WinPhone eXPert possède un éditeur graphique intégré spécialisé dans l'édition de
documents télécopie. Ainsi, vous pouvez composer des images à l'aide de ses outils de
dessin et visualiser vos documents télécopie sous différentes formes.
Les documents générés dans l'éditeur peuvent ensuite être transmis tel quel à l'aide de
WinPhone eXPert ou être réutilisés comme fonds de page ou pages de garde.
Dans ce chapitre…
Familiarisation avec l'interface
Conseils d'utilisation
208
214
207
Familiarisation avec l'interface
Familiarisation avec l'interface
Pour afficher l'éditeur graphique de WinPhone eXPert :
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, choisissez l'option Editeur
■
graphique du menu Editeurs,
OU
■
Tapez F7 sur votre clavier ou bien cliquez sur l’icône Editeur graphique
Permet de choisir la page à
afficher lorsque le document
en cours comporte plusieurs
pages
Boutons utilisés pour
sélectionner le mode
d’affichage du document
courant
.
Passe en mode annotations
Bascule entre le mode Edition
et le mode Visualisation
Cache/montre la
palette de trame
Cache/montre la
palette d’outils
Palette de trame
Palette d’outils
Barre d’état et d’aide rapide
indiquant la fonction des boutons
et des options sélectionnés
208
Indique les coordonnées
du curseur lorsqu’il est
placé sur la zone d’édition
Chapitre 15 - Editeur graphique
Boutons
La barre des boutons permet d'accéder aux fonctions les plus utilisées de l’éditeur. Vous
pouvez également y accéder depuis les menus Fichier, Affichage et Outils.
Boutons de commande
Permet d'afficher la page suivante/précédente du document courant et de saisir un numéro de page à
atteindre.
Affiche 8 pages simultanément (Vue planche).
Affiche 2 pages (Vue livre).
Affiche la page entière (Pleine page).
Affiche 1 point sur 3 de la télécopie (Meilleure vue).
Affiche 1 point sur 2 de la télécopie (Demi-page).
Affiche tous les points de la télécopie (Zoom).
Affiche le document en mode Loupe. Vous pouvez régler la valeur du zoom (option Paramètres du menu
Affichage).
Active le mode Hyper-Vue ou colorisation du document télécopie. Ce procédé améliore la lisibilité du document
(valeur de colorisation paramétrable à l'aide de l'option Paramètres du menu Affichage.
Retourne la page de 180° (Retournement).
Pivote la page de 90° (Portrait/Paysage).
Affiche la palette des fonctions d’Annotation.
Bascule du mode Visualisation au mode Edition et inversement (Editer/Visualiser). Attention ! En mode Edition,
la fonction Hyper-Vue n'est pas disponible.
Quitte l'éditeur (option Quitter du menu Fichier).
Affiche l'aide (Aide).
Listes déroulantes
Les quatre listes déroulantes situées sous la barre des boutons accélérateurs sont
accessibles uniquement en mode édition (par opposition au mode visualisation accessible
en sélectionnant l'option Visualiser du menu Fichier).
Les trois premières listes déroulantes :Type
de police, Taille et Style permettent de
sélectionner une police de caractère et de
spécifier sa taille et ses attributs.
La quatrième permet de sélectionner l'Epaisseur du trait qui sera utilisé pour les outils de
dessin (Dessin à main levée, Gomme, Tracé de lignes, Rectangle, Rectangle aux
coins arrondis et Ellipse).
➣ Sélectionner une police, une taille de police, un style de police ou
une épaisseur de trait
1
WinPhone eXPert
Cliquez sur le bouton en forme de flèche.
209
Familiarisation avec l'interface
2
Dans la liste déroulante qui s'affiche, cliquez sur l'élément de votre choix.
Type de police
La police peut être sélectionnée parmi toutes les polices de Windows. La liste n'affiche pas les polices spécifiques de
l'imprimante utilisée. L’éditeur graphique peut utiliser indifféremment les polices Bitmap de Windows, les polices True
Type ou encore les polices ATM. Il est important d'utiliser les polices vectorielles plutôt que les polices à taille fixe
(Bitmap) afin d'obtenir un meilleur résultat à la présentation et autoriser l'écriture inclinée.
Taille
La taille de la police peut varier de 4 à 96 points. L'affichage de la police est relative au mode de visualisation. Il est
conseillé de saisir du texte en résolution 100% pour éviter les effets d'escalier sur le dessin des lettres.
Style de police
Cette liste déroulante propose les quatre styles de police les plus souvent utilisés : Normal, Gras, italique, Gras
italique.
Epaisseur du trait
Vous pouvez choisir parmi 6 épaisseurs de traits pour vos dessins. Ces épaisseurs sont relatives à la résolution de
l'écran et non pas à celle du document.
Palette de trames
La palette de trames possède deux fonctions :
■
Sélection de la couleur d'écriture
Par défaut, la couleur d'écriture est noire. En cliquant sur la partie
supérieure de la palette, la couleur d'écriture devient blanche. Cette
fonction est très utile pour les corrections en mode Loupe (résolution
supérieure à 100%). Elle est active avec tous les outils de dessin.
■
Sélection de la trame de remplissage
Les trames présentées en deux colonnes permettent de réaliser des
grisés et des hachures.
➣ Cacher, Montrer et Superposer la palette de trames
1
Sélectionnez le menu Ecran
2
Choisissez Palettes de Trames, puis cliquez sur l'option qui vous convient
Note
Pour cacher ou afficher la palette de trames vous pouvez aussi cliquer sur le bouton
. Vous pouvez la déplacer à l'extérieur de l'éditeur et sur la zone d'édition.
Palette d'outils de dessin
La palette d'outils de dessin permet de sélectionner la loupe, la fonction sélection ou un
outils de dessin. Lorsque vous sélectionnez un outil, le curseur prend la forme de l'outil
sélectionné.
210
Chapitre 15 - Editeur graphique
➣ Cacher, Montrer et Superposer la palette d'outils
1
2
Sélectionnez le menu Ecran.
Choisissez Outils de dessin, puis cliquez sur l'option qui vous
convient.
Note
Pour cacher ou afficher la palette d'outils de dessin vous pouvez aussi
cliquer sur le bouton
. Vous pouvez déplacer cette palette à
l'extérieur de l'éditeur et sur la zone d'édition.
➣
Faire un zoom avec la loupe.
1
Cliquez sur l'outil Loupe.
2
Placez le curseur de la souris sur votre document dans la partie supérieure gauche
de la zone que vous souhaitez agrandir.
3
Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faîtes glisser le curseur
puis relâchez.
➣
Sélectionner une zone dans le document
1
Sélectionnez l'outil de sélection Copier / Déplacer une découpe.
2
Placez le curseur de la souris sur votre document puis, tout en maintenant le bouton
gauche de la souris enfoncé, faîtes glisser le curseur puis relâchez
Vous pouvez ensuite couper, copier et coller la zone sélectionnée.
➣
Gommer
Avant de gommer, sélectionnez une épaisseur de trait et une couleur pour la gomme, puis :
1
Cliquez sur le bouton Gomme dans la palette d’outils.
2
Placez le pointeur à l’endroit où vous voulez commencer à annuler l’effet
précédemment appliqué.
3
Appuyez sur le bouton gauche de la souris et gardez-le enfoncé.
4
En déplaçant la souris, faîtes circuler le curseur sur la zone où vous voulez gommer.
5
Lorsque vous avez fini d’appliquer l’effet, relâchez le bouton de la souris.
➣
Remplir une sélection
Vous utilisez l'outil Remplissage pour remplir une zone avec une couleur déterminée ou
avec un motif.
WinPhone eXPert
1
Cliquez sur l'outil Remplissage.
2
Sélectionnez un motif de trame.
211
Familiarisation avec l'interface
3
➣
Placez le curseur à l'endroit où vous voulez commencer à verser la peinture.
Ajouter du texte sur une image
Vous utilisez l’outil Texte pour ajouter du texte sur une image.
1
Cliquez sur le bouton situé dans la partie supérieure de la palette de trames afin de
sélectionner la couleur de la police (noir ou blanc).
2
Cliquez sur l'outil Texte dans la palette d’outils.
3
Cliquez à l’endroit de l’image où vous voulez voir apparaître le texte.
4
Saisissez votre texte.
Il est possible de modifier les caractéristiques de la police utilisée durant la saisie. Les
touches d'édition habituelles sont disponibles. Il n'est pas possible de corriger le texte
d'une ligne précédente. Pour cela vous devez utiliser l'outil Gomme.
➣
Appliquer une rotation sur le texte
Vous utilisez les outils de rotation de texte pour faire pivoter le texte vers la gauche ou la
droite. Cette fonction est applicable uniquement sur les polices True Type :
1
Sélectionnez une police True Type, par exemple Times New Roman, Arial, etc.
2
Tapez votre texte (voir ci-dessus Ajouter du texte sur une image).
3
Cliquez sur le bouton de rotation de votre choix autant de fois que nécessaire jusqu'à
ce que vous ayez atteint la degré de rotation souhaité.
➣
Dessiner à main levée
Vous utilisez l'outil Dessiner à main levée pour dessiner des formes :
1
Sélectionnez une épaisseur de trait dans la liste déroulante correspondante (voir
page 209).
2
Cliquez sur l'outil Dessin à main levée.
3
Cliquez à l’endroit de l’image où vous voulez commencer votre dessin, puis tout en
maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez le curseur selon la forme
souhaité.
➣
Tracer des lignes
1
Vous utilisez l'outil Ligne pour tracer des formes rectilignes
2
Sélectionnez une épaisseur de trait dans la liste déroulante correspondante.
3
Cliquez sur l'outil Tracer de lignes.
4
Cliquez à l’endroit de l’image où vous voulez commencer le tracé, puis tout en
maintenant le bouton gauche de la souris enfoncée, déplacez le curseur, puis
relâchez.
➣
212
Dessiner des formes pleines ou vides
1
Sélectionnez une épaisseur de trait dans la liste déroulante correspondante.
Chapitre 15 - Editeur graphique
2
Sélectionnez le motif de remplissage que vous souhaitez utiliser dans la palette de
trames si vous souhaitez tracer une forme pleine.
3
Cliquez sur la forme de votre choix dans la barre d’outils : rectangle, rectangle à coins
arrondis ou ellipse.
4
Placez le curseur à l'endroit où vous voulez commencer à tracer la forme
sélectionnée.
5
Appuyez sur le bouton gauche de la souris et gardez-le enfoncé.
6
Faîtes glisser le pointeur jusqu'à l'angle opposé. Au fur et à mesure que vous
déplacez le pointeur, l'éditeur graphique dessine le contour de la forme géométrique.
7
Relâchez le bouton de la souris.
Outils d’annotation
Les fonctions d’annotation permettent d’ajouter du texte sous la forme de notes à tout
document télécopie émis ou reçu et de conserver ces annotations séparément du
document original jusqu’à la réémission de la télécopie. Le destinataire peut également
séparer les annotations du document s’il utilise lui aussi une application compatible avec
le système d’annotations. Les pages annotées restent modifiables, tant que la télécopie
n’a pas été émise.
Pour annoter une télécopie :
1
Ouvrez le document à annoter dans l’éditeur graphique (menu Fichier>Ouvrir).
2
Affichez la barre d’outils d’annotation en cliquant sur l’icône
ou sélectionnez
l’option Annotations du menu Outils. La barre d’outils d’annotation s’affiche :
Montrer/cacher les annotations
Changer l’affichage de l’annotation
Créer une annotation
Modifier le contenu et la présentation
Supprimer l’annotation
Intégrer l’annotation au document
En combinant les annotations avec les autres fonctionnalités du programme, une télécopie
reçue pourra être visualisée, annotée et retransmise avec un minimum de manipulations.
Lorsque l’envoi a lieu vers une application différente, vous avez le choix entre plusieurs
modes d’émission qui constituent différentes manières de combiner les annotations avec
le document original.
Lorsqu’une télécopie annotée est reçue sur une application BVRP, le visualiseur permet
de consulter les pages originales avec ou sans les annotations, de manière simple et
conviviale.
WinPhone eXPert
213
Conseils d'utilisation
Conseils d'utilisation
Format et taille des documents
L'éditeur graphique intégré au logiciel WinPhone eXPert est spécialisé dans l'édition de
documents (une ou plusieurs pages) noir et blanc de format A4. Leur taille n'excède pas
1728 x 2300 points, ce qui correspond au format d'une page A4 en 200 points par pouce.
Il est conseillé de disposer d'une mémoire confortable (au moins 8 Mo) pour pouvoir éditer
correctement ces documents.
Le tableau suivant présente les différents formats accessibles en lecture et en écriture par
WinPhone eXPert, ainsi que la place qu'ils occupent sur disque en Kilo-octets (Ko) :
Document/Format
Document vide
(page blanche)
Texte simple
Graphique complexe
Télécopie G3
Winfax (.T31)
8
27
218
Editeur graphique
(.DGR)
12
41
211
PC Paintbrush (.PCX)
*
13
29
69
TIFF (TIF)
12
82
210
Conseils de dessin
■
Pour la réalisation d'un document télécopie, il est fortement conseillé d'utiliser des
hachures horizontales car les grisés et les hachures verticales augmentent la taille du
document et donc le temps de transmission.
■
Pour griser une partie d'un graphique, sélectionnez une trame convenant à l'effet
désiré, inversez les couleurs de tracé en cliquant sur le haut de la palette de trames,
puis tracez un rectangle plein sur la zone concernée. Celle-ci sera grisée
automatiquement par enlèvement de points noirs.
214
Chapitre 16
1
16
Editeur de pages de garde
La page de garde est une page émise avant le document télécopie proprement dit. De
nombreux exemples de page de garde sont fournis avec WinPhone eXPert. Celles-ci se
composent d'une partie constante (images et texte) et d'un certain nombre d'éléments
"variables" (éléments spécifiques à chaque émission) tels que le nom et la société de
l'expéditeur et du destinataire, la date et heure de l'émission, un message, etc.
Cette liste est personnalisable. En effet, vous pouvez y ajouter des pages de garde
provenant de différentes sources :
■
Vous pouvez importer les pages de garde fournies avec WinPhone eXPert. Elles
sont stockées dans le dossier d'installation de l'application.
■
Vous pouvez importer les pages de garde que vous avez créées.
■
Enfin, vous pouvez dessiner vos pages de garde dans l'éditeur de WinPhone
eXPert.
Pour créer et modifier les pages de garde fournies, un éditeur est intégré à WinPhone
eXPert. Comme l'éditeur graphique, l'éditeur de pages de garde est accessible
directement en cliquant sur le bouton ou en sélectionnant l'option Editeur de Pages de
garde du menu Editeurs.
Dans ce chapitre…
Familiarisation avec l’interface
Réalisation d’une page de garde
216
219
215
Familiarisation avec l’interface
Familiarisation avec l’interface
L'éditeur de pages de garde ressemble à l'éditeur graphique de WinPhone eXPert. Ils
partagent la même interface et peuvent commuter leurs fonctions durant l'édition d'un
document.
L'éditeur de pages de
garde possède toutes les
fonctions de l'éditeur
graphique. D'autre part, les
fichiers réalisés dans
l'éditeur graphique peuvent
être rechargés directement
dans l'éditeur de pages de
garde comme fonds de
page.
La différence majeure entre
ces deux éditeurs est que
l'éditeur de pages de garde
permet de superposer des
fonds de page et des
variables texte utilisées lors de l'émission télécopie vers un correspondant dont les
coordonnées sont extraites de l'annuaire.
Barre d'outils
Comme dans l'éditeur graphique intégré, la barre d'outils est placée sous la barre de menu
de l'application. Il est possible de cacher cette barre à partir de l'option Outils du menu
Ecran. Les fonctions sont regroupées par type, offrant des raccourcis aux menus Fichier,
Affichage et Variables.
Ouvre une nouvelle page de garde.
Enregistre la page de garde courante.
Sélectionne le mode de visualisation actif. Ces boutons de commande sont
identiques aux boutons de l'éditeur graphique. Ils correspondent aux différentes options
du menu Affichage.
Fait alternativement apparaître et disparaître les variables de l'écran.
Fait alternativement apparaître et disparaître les poignées de dimensionnement et
la bordure des variables. Ce bouton n'est actif que si les variables sont visibles à l'écran.
Détruit une variable de la page de garde.
Affiche la liste des variables texte dynamiques pour faciliter leur sélection lors de
l'édition.
Affiche la fenêtre de format de la variable sélectionnée.
216
Chapitre 16 - Editeur de pages de garde
Menus
Permet d'accéder à la gestion des fichiers pages de garde. Nouveau crée une page de
garde, Ouvrir... charge un fichier en mémoire, Fond de page... charge un fichier
graphique en fond de page de garde. Cette dernière opération s'effectue sans modifier la
disposition des variables texte à l'écran.
Enregistrer et Enregistrer sous... sauvegardent le document en cours d'édition,
Descriptif... permet d'associer à la page de garde un texte descriptif facilitant ensuite sa
sélection.
Les options des menus Edition, Affichage, Police et Ecran sont identiques aux options
des menus correspondants dans l'éditeur graphique. Seul le menu Affichage possède
deux options complémentaires s'appliquant aux variables et qui sont doublées par des
boutons dans la barre d'outils.
Le menu Variables permet la sélection des différentes variables que l'on peut disposer sur
la page de garde. L'option Dynamiques accède aux variables du même nom sous la
forme d'une liste identique à celle que l'on déroule avec le bouton
. L'option Format...
accède à la fenêtre de format de la variable sélectionnée comme le bouton
.
Pour afficher une variable dynamique sur la page de garde, il suffit de la sélectionner dans
le sous-menu. Pour la supprimer, il suffit de la sélectionner à nouveau dans ce même
menu.
L'option Statiques permet de disposer une ou plusieurs variables statiques sur la page de
garde. Un sous-menu permet de créer ou de détruire ces variables.
Le menu Outils regroupe les fonctions de mise en page des variables. Les trois premières
options du menu ne sont disponibles que si plusieurs variables sont sélectionnées
simultanément.
La sélection multiple s'effectue en cliquant sur les objets avec la touche [Majuscule]
enfoncée. Pour désélectionner un des objets, il suffit de cliquer à nouveau sur celui-ci
toujours avec la touche [Majuscule] enfoncée.
La Mise à niveau rapide génère l'ensemble des trois fonctions Alignement, Taille et
Espacement en une seule opération sur plusieurs variables sélectionnées. L'option Grille
permet de positionner plus facilement les objets sur la page de garde.
Les opérations d'alignement, de taille et d'espacement s'effectuent à
partir de la première variable sélectionnée. Celle-ci apparaît avec des
poignées pleines et une bordure, alors que les suivantes apparaissent
avec simplement leurs poignées vides.
L'alignement des objets peut se faire par rapport aux bords gauche,
supérieur, droit ou inférieur, et deux options permettent de centrer les
objets horizontalement et verticalement.
La taille peut être ajustée par rapport au premier objet sélectionné. La
première option ajuste la hauteur des zones et la deuxième leur largeur.
La valeur de l'espacement entre les zones peut être ajustée
verticalement et horizontalement. C'est l'espacement entre les deux
premières zones qui est utilisé comme référence.
WinPhone eXPert
217
Familiarisation avec l’interface
Le menu Préférences accède à la fenêtre de réglage des paramètres de l'éditeur de
pages de garde. Il est possible de fixer les caractéristiques par défaut de la police utilisée
pour les variables et de définir le mode de visualisation lorsque l'éditeur s'affiche à l'écran.
218
Chapitre 16 - Editeur de pages de garde
Réalisation d’une page de garde
Une page de garde est composée d'un fichier graphique superposé à un ensemble de
variables texte. L'édition d'une page de garde consiste donc à associer des variables et un
document graphique réalisé dans l'éditeur intégré ou un autre logiciel graphique. Les
variables texte sont composées de champs de l'annuaire et d'informations saisies lors de
l'émission du document. Les champs de l'annuaire sont extraits automatiquement de la
fiche correspondante et sont inclus dans le document transmis.
Dessin du fond de page
La méthode la plus simple pour créer une page de garde consiste tout d'abord à réaliser
le fond de page. Ce fond de page est un document graphique au format de l'éditeur intégré
(extension .DGR) qui peut être réalisé avec les outils de l'éditeur ou récupéré à partir d'une
télécopie reçue.
Les outils habituels de l'éditeur graphique peuvent être utilisés pour
réaliser ou retoucher le fond de page. Il est ainsi possible de tracer
des lignes, des rectangles, des ellipses, de remplir des formes et
de taper du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous au
chapitre Editeur graphique.
L'éditeur de pages de garde ne dispose pas de la fonctionnalité
Loupe pour corriger au point près les documents édités. Cette
opération peut par contre être réalisée dans l'éditeur graphique.
Les palettes peuvent être alternativement affichées ou masquées en
cliquant sur le bouton
situé au-dessus. Les paramètres de
l'affichage se saisissent de la même manière que pour l'éditeur
graphique par l'intermédiaire du menu Ecran.
Une option très intéressante de la fonction de capture d'impression autorise la confection
d'un fond de page à partir de toute application fonctionnant sous Windows. Pour cela, il
suffit de sélectionner le Type de document Fichier graphique dans la fenêtre de
configuration Capture Fax BVRP Personnalisé. La prochaine capture sera ensuite
effectuée sur un fichier graphique dont le format par défaut est celui de l'éditeur.
WinPhone eXPert
219
Réalisation d’une page de garde
Insertion de texte statique
Les variables texte statiques sont de
simples zones de texte que l'on peut
placer à loisir sur la page de garde.
Elles permettent de placer plus
facilement du texte et de profiter des
propriétés évoluées des variables texte
dynamiques (Police, Alignement,
Transparence).
Deux variables possèdent un statut
spécial et sont disposées
dynamiquement par rapport au texte du
message inséré sur la page de garde :
Insertion de variables dynamiques
Ces variables sont automatiquement renseignées à l'émission de la télécopie. Seule la
zone Message de première page doit être saisie par l'utilisateur lors de la composition de
l'émission.
Pour placer les variables texte dynamiques sur la page,
ouvrez la liste des variables, puis double-cliquez sur les
libellés de votre choix. Il est aussi possible de les
sélectionner à l'aide de l'option Dynamiques du menu
Variables.
La variable apparaît : des poignées de dimensionnement
permettent de l'agrandir et elle peut être déplacée sur la
page à l'aide de la souris :
.
En sélectionnant l'option Format... du
menu Variables ou en cliquant sur le
bouton
après avoir sélectionné une
variable, on fait apparaître sa fenêtre de
format.
Il est possible d'afficher une légende et de
choisir les caractéristiques de la police de
caractères utilisée, de régler les paramètres
l'alignement, la disposition et d'affecter les
options d'affichage.
Inclure légende
La légende est un texte fixe associé à la variable. Il permet de définir le contenu de celleci lors de la personnalisation de la page de garde à l'émission :
220
Chapitre 16 - Editeur de pages de garde
Il est possible de modifier les caractéristiques de la police de caractères utilisée (Nom,
Taille, Style), de régler les paramètres l'alignement du texte dans les zones et de disposer
la légende au-dessus (superposé) ou à gauche (juxtaposé) de la variable.
Si l'option Inclure légende n'est pas validée, seul le texte d'exemple sera affiché dans la
zone variable. L'option Transparence sur le fond permet de laisser apparaître le fond de
page au travers de la variable. Pour améliorer la lisibilité de la variable, il est conseillé de
laisser cette option non cochée.
Texte d'exemple
Le texte d'exemple n'est utilisé que lors de l'édition de la page de garde. Ces
caractéristiques de police et d'alignement sont reportés automatiquement sur la variable
personnalisée.
Insertion d’une formule de fin
La formule de fin est un texte statique dont les propriétés sont identiques aux variables
texte statiques. Elle est utilisée pour composer automatiquement sur les pages de garde
une formule de politesse telle que "Salutations cordiales" ou "Veuillez agréer, Monsieur...".
Cette formule peut être liée
automatiquement au texte
du message que l'on saisit
dans la fenêtre d'émission.
Le nombre de lignes de
déplacement permet de
préciser la position de la
formule de fin par rapport au
texte du message. Une
valeur négative recouvrira
les lignes du texte, alors
qu'une valeur positive l'en
éloignera.
Insertion d’une signature
La signature est un fichier graphique au format de l'éditeur intégré dont les dimensions
sont au maximum de 216 x 144 points. La définition de ce fichier s'effectue par
l'intermédiaire de la fenêtre de gestion des pages de garde.
WinPhone eXPert
221
Réalisation d’une page de garde
Un certain nombre de paramètres permettent de
disposer correctement la signature sur la page de garde.
■
Transparent
La signature apparaît en transparence sur le fond
de page ou sur les variables textes. Si l'option n’est
pas cochée, l'emplacement de la signature est tout
d'abord effacé avant que celle-ci soit apposée.
■
Ajuster l'image au cadre
Permet d'agrandir ou de rétrécir la taille du graphique en fonction du cadre.
■
Type de lien
Différents types de lien permettent de positionner automatiquement la signature sur
la page de garde :
Pas de lien
La signature est apposée à l'emplacement précisé lors de l'édition.
Lier à la formule de fin / au message
La signature peut être liée à la formule de fin ou au message. Sa position est
réglable en nombre de lignes. Une valeur négative recouvrira les lignes du
texte, alors qu'une valeur positive l'en éloignera
222
Chapitre 17
1
17
Editeur de scripts
L'éditeur de scripts vocaux de WinPhone eXPert permet de concevoir et réaliser des
scripts vocaux que vous pouvez enregistrer sous la forme d'un fichier réutilisable
ultérieurement dans le mode Script vocal du répondeur de WinPhone eXPert.
On peut assimiler un script vocal à un scénario ou un programme composé de fonctions
qui seront exécutées séquentiellement chaque fois qu'un appel sera reçu par WinPhone
eXPert.
L'utilisation des scripts permet à WinPhone eXPert d'assurer une grande variété de
tâches, allant de la simple relève et gestion à distance du répondeur, jusqu'à la réalisation
de serveurs vocaux ou de serveurs de télécopies à la demande sophistiqués.
Dans ce chapitre…
Familiarisation avec l'interface
Scripts fournis
Conception et création de scripts vocaux
224
225
227
223
Familiarisation avec l'interface
Familiarisation avec l'interface
Pour accéder à la fenêtre permettant de créer et modifier des scripts, sélectionnez l'option
Editeurs de Scripts du menu Editeurs depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert.
Zone d’édition des scripts.
Chaque intersection de
lignes et de colonnes est
une cellule qui peut
accueillir une fonction.
La boîte à outils
contient l’ensemble des
fonctions disponibles
dans l’éditeur de
scripts. Vous pouvez la
déplacer où vous
souhaitez sur l’écran.
Informations sur les
paramètres généraux du
fichier en cours d’édition, le
contenu de chaque cellule
ainsi que le résultat de la
compilation du script. Dans
la barre d’état figurent les
coordonnées ainsi que le
numéro de la cellule
sélectionnée.
Boutons de commandes
Crée un nouveau script en demandant la sauvegarde du script en cours d’édition. Raccourci de l'option
Nouveau du menu Fichier.
Ouvre un script enregistré au format .SCV. Raccourci de l'option Ouvrir du menu Fichier.
Enregistre les modifications apportées au script en cours d’édition. Raccourci de l'option Enregistrer du menu
Fichier.
Raccourci de l'option Couper du menu Edition.
Raccourci de l'option Copier du menu Edition.
Raccourci de l'option Coller du menu Edition.
xxAppelle la fenêtre de configuration de l’éditeur. Raccourci de l'option Configurer du menu Options.
Teste l’intégrité de fonctionnement du script. Raccourci de l'option Test du Script du menu Options.
224
Chapitre 17 - Editeur de scripts
Scripts fournis
Pour vous aider à concevoir des scripts de traitement automatique des appels, vous
pouvez vous aider des scripts vocaux fournis dans WinPhone eXPert.
Les scripts vocaux sont des fichiers portant l'extension .SCV. Vous les trouverez à la racine
du répertoire d'installation de WinPhone eXPert.
Les fichiers scripts fournis ne sont pas modifiables. En revanche, vous pouvez les utiliser
en copiant leur contenu dans un fichier script que vous avez créé.
WinPhone eXPert
225
Scripts fournis
Le tableau suivant liste les scripts disponibles et les décrit brièvement.
Nom...
Descriptif
Utilisé pour le
Commentaire
Litea
Script utilisé pour le
fonctionnement du
répondeur en mode
Avancé. C'est le premier
script lancé lorsqu'un
correspondant appelle
votre Répondeur Avancé.
Ensuite, le script Litea
appelle les scripts Liteb à
Liteb9 ou Litec.
Respectivement, ces
scripts permettent de
réaliser des actions sur les
boîtes aux lettres
configurées dans votre
Répondeur Avancé
(numérotées de 1 à 9) et
sur la base documentaire
(touche *).
Ces scripts sont exécutés
en fonction de la touche de
téléphone sur laquelle
votre correspondant
appuie.
Mode Répondeur Avancé
Aucune action requise de votre
part.
Mode Script Vocal
Vous devez sélectionner ce fichier
lors de la configuration du mode
Script Vocal.
Scripts exécutés par le
script Litea. Ces scripts
sont exécutés en fonction
de la touche de téléphone
tapée par votre
correspondant.
Mode Répondeur Avancé
Aucune action de votre part. Ces
scripts font partie intégrante du
script Litea. Par conséquent dès
que vous avez sélectionné le script
Litea, vous pouvez considérer que
ces scripts sont sélectionnés.
Script exécuté par le script
Litea. Ce script est
exécuté si votre
correspondant appuie sur
la touche *.
Mode Répondeur Avancé
DocBaseFaxV
Script utilisé en mode
Script Vocal. Ce script
permet d'interroger votre
base documentaire,
d'écouter les documents
de la base ou de se les
faire envoyer.
Mode Script Vocal
Vous devez sélectionner ce fichier
lors de la configuration du mode
Script Vocal.
FaxVocal
Par défaut, script utilisé en
mode Script Vocal. Ce
script permet d'écouter les
documents reçus
(messages vocaux) à
distance.
Mode Script Vocal
Vous devez sélectionner ce fichier
lors de la configuration du mode
Script Vocal.
Liteb à Liteb9
Litec
226
Mode Script Vocal
Mode Script Vocal
Chapitre 17 - Editeur de scripts
Conception et création de scripts vocaux
Créer un script consiste à mettre bout à bout des fonctions fournies par WinPhone eXPert
dans une zone de saisie composée de cellules. Les scripts vocaux sont créés dans un
tableau de 32 lignes numérotées de 1 à 32, par 17 colonnes libellées de A à Q. Chaque
intersection de lignes et de colonnes représente une cellule identifiée par ses coordonnées
(A1, B4, etc.) qui peut accueillir une fonction. Certaines fonctions réalisent plusieurs
actions. Ces fonctions sont dites éditables. Pour les éditer vous devrez cliquer deux fois
dessus afin d'afficher une fenêtre vous permettant de spécifier les actions
complémentaires à réaliser.
Fonctions utilisées pour créer des scripts vocaux
Fin de script
Cette étiquette doit être placée à la fin de chaque branche pour indiquer la fin du script.
Cette fonction ne nécessite aucun paramètre supplémentaire et n'est pas éditable.
Aller à une étiquette
Permet d'aiguiller le script vers une autre étiquette.
Cliquez deux fois sur cette fonction pour afficher la fenêtre
permettant de sélectionner l'étiquette vers laquelle le script sera
aiguillé.
Editer une étiquette
Les étiquettes sont des points d’entrée placés à n’importe quel
endroit du script, excepté l’étiquette Démarrage qui se trouve
généralement dans la partie supérieure gauche du script et qui
ne peut pas être supprimée. Vous ne pouvez pas non plus insérer une étiquette avant une
fonction Saisie DTMF, car cette dernière est liée à la fonction Diffuser une annonce.
Lorsque vous éditez une fonction Editer une étiquette en cliquant deux fois dessus à
l'aide de la souris, une fenêtre s'affiche vous permettant de saisir le descriptif qui sera
utilisé dans l'édition des fonctions Aller à une étiquette.
Exécuter un script
En plaçant cette fonction dans le déroulement du script, WinPhone eXPert lance
l’exécution d’un autre script prédéfini puis revient automatiquement à la cellule située
immédiatement à droite. Cette puissante fonction permet de créer des procédures ou
sous-programmes évitant de répéter certaines parties de script. Il est possible d’imbriquer
jusqu’à 10 appels de scripts à l’exécution.
WinPhone eXPert
227
Conception et création de scripts vocaux
Lorsque vous éditez une fonction Exécuter un script en cliquant deux fois dessus à l'aide
de la souris, une fenêtre s'affiche vous permettant de sélectionner un script.
Changer de script
Cette fonction échange le script de démarrage avec un autre script prédéfini. Il est possible
de modifier le fonctionnement du Script vocal à distance en préparant à l’avance quelques
scripts puis en les sélectionnant par téléphone en tapant des touches DTMF.
L’utilisation de cette fonction suppose quelques précautions. Assurez-vous que le
changement de script n'est pas à sens unique. Si, par exemple, l'appelant décide de
passer du script “A” au script “B”, il est important de prévoir une option dans le script “B”
qui permette de sélectionner à nouveau le script “A”.
Lorsque vous éditez une fonction Changer de script en cliquant deux fois dessus à l'aide
de la souris, une fenêtre s'affiche vous permettant de sélectionner un script.
Diffuser un message
C’est la première fonction utilisée dans la réalisation d’un
script. Lorsque vous éditez une fonction Diffuser un
message en cliquant deux fois dessus à l'aide de la
souris, une fenêtre permettant de sélectionner une
annonce, de choisir le nombre de diffusions de l'annonce
à effectuer et de spécifier le temps de saisie autorisé après
l'annonce s'affiche.
La diffusion d'une annonce est presque systématiquement suivie par la saisie d'une
touche DTMF, ce qui explique les deux paramètres complémentaires de cette fenêtre,
Nombre de diffusions et Temps maximum de saisie.
Si le nombre de diffusion est supérieur à 1, l'annonce sera répétée autant de fois que
nécessaire et tant qu'aucune saisie de touche DTMF n'aura été détectée. Le temps
maximum de saisie est une temporisation ajoutée à la diffusion de l'annonce facilitant ainsi
la saisie des touches DTMF.
La diffusion d’une annonce n’est toutefois pas limitée à la saisie de touches DTMF. Il est
intéressant d’exploiter cette fonction pour diffuser des informations à la demande et utiliser
les capacités de WinPhone eXPert en tant que serveur vocal.
228
Chapitre 17 - Editeur de scripts
Saisie DTMF
Cette fonction est normalement
précédée d'une fonction
Diffuser un message (cidessus). L'annonce doit
indiquer qu'il est nécessaire de
taper une touche du téléphone pour poursuivre l'exécution du script. La saisie d'une
touche DTMF permet de sélectionner une option.
Lorsque vous éditez la fonction Saisie DTMF en cliquant dessus
deux fois, une fenêtre de saisie des touches DTMF à interpréter (0
à 9, A à D, * et #) s'affiche. Deux touches complémentaires
permettent de traiter les situations les plus complexes :
■
Autres récupère les erreurs de saisie,
■
Rien interprète le cas où il n'y a pas de saisie (téléphone
sans DTMF).
Les touches DTMF peuvent être interprétées dès le début de la diffusion de l'annonce mais
un temps d'attente peut être ajouté à l'annonce pour faciliter les opérations de saisie. Il est
aussi possible de répéter l'annonce tant qu'il n'ya pas eu de saisie (Voir diffuser un
message).
La saisie n'est pas limitée à une seule touche DTMF, en effet le message diffusé peut
proposer de taper des combinaisons de touches DTMF (12, 20, 30, etc.). Toutefois, vous
devez impérativement contrôler les possibilités d’aiguillage lors de la saisie d’une touche.
Dans l'Exemple A ci-dessous, le message diffusé invite à saisir les touches 1, 21 ou 22.
Quelle que soit la touche ou combinaison de touches DTMF saisie par l'appelant, cedernier accèdera à son choix. En revanche dans l'Exemple B, si l'appelant tape la
combinaisons de touches DTMF 11 et 12, il accèdera toujours au choix proposé par la
saisie de la touche 1 car la touche DTMF 1 est tout de suite interprétée.
Exemple A
Exemple B
Ecouter les messages reçus
Cette fonction permet d'écouter à distance les messages déposés dans une boîte aux
lettres.
WinPhone eXPert
229
Conception et création de scripts vocaux
Lorsque vous éditez cette fonction en cliquant deux fois
dessus, vous accédez à une fenêtre permettant de :
■
Sélectionner les documents à écouter en fonction
de leur état (tous, consultés localement, consultés à
distance ou non consultés) ou de leur type
(messages vocaux, e-mails télécopies),
Note : les types e-mail et télécopie sont
indisponibles dans cette version de l’application.
■
Sélectionner la boîte aux lettres à ouvrir,
■
Spécifier les touches DTMF qui seront utilisées
pour naviguer à distance dans les documents
reçus.
Si aucun document n’a été reçu dans la boîte aux lettres, aucune diffusion ne sera
effectuée. Il est donc nécessaire de placer une annonce après l’écoute des messages afin
de signaler la fin de la diffusion :
.
Enregistrer un message
Cette fonction permet de déposer un message dans une
boîte aux lettres. Lorsque vous éditez une fonction
Enregistrer un message en cliquant dessus deux fois à
l'aide de la souris, vous accédez à une fenêtre permettant
de :
■
Spécifier le destinataire du message.
■
Spécifier le caractère qui sera utilisé pour terminer
l’enregistrement du message.
■
Spécifier le temps maximum autorisé pour l’enregistrement.
Note
Il est possible de terminer l’enregistrement d’un message en tapant le caractère de fin
paramétré dans cette fenêtre. D’autre part, l’enregistrement se termine de lui-même
après le temps de saisie maximum indiqué. Enfin, si l’appelant raccroche après avoir
laissé son message, WinPhone eXPert terminera de lui-même l’exécution du script.
230
Chapitre 17 - Editeur de scripts
Saisie d'une variable
Cette fonction permet de spécifier une variable utilisée
pour récupérer un numéro de fax afin de réaliser les
opérations de Fax à la demande et de Récupération à
distance des télécopies reçues. La variable peut contenir
les chiffres 0 à 9 et est stockée sous un nom allant de Var0
à Var31.
Lorsque vous éditez une fonction Saisie d'une variable
en cliquant deux fois dessus à l'aide de la souris, vous
accédez à la fenêtre Saisie d'une variable permettant de :
■
Sélectionner l'Annonce qui précédera la saisie de la variable et qui invitera le
correspondant à taper son numéro.
■
Spécifier un Caractère de fin de saisie qui sera tapé par le correspondant pour
indiquer qu'il a terminé d'entrer son numéro (# par défaut).
■
Spécifier un Caractère de réessai qui permet d'annuler la saisie en cas d'erreur et
qui permet de retaper un numéro (par défaut *).
■
Spécifier la variable qui contiendra le numéro saisis.
■
Spécifier le maximum de temps réservé pour la saisie.
Modification d'une variable
Cette fonction est un modificateur de variable utile dans les
opérations de Fax à la demande. En effet, si l’appelant saisit son
numéro de télécopieur sans indiquer ses indicatifs d’appel,
l’opération de Fax à la demande ne pourra être complétée.
Par exemple, si Igor Smith appelle votre serveur vocal basé en
France depuis un pays étranger afin de se faire envoyer des informations par télécopie,
lorsqu'il saisira son numéro de télécopieur, par exemple le 123 45 67 l’opérateur indiquera
son numéro à 7 chiffres alors que WinPhone eXPert doit composer le 00 44 123 45 67 pour
l’atteindre. Aussi, en ajoutant un menu de sélection de la localisation, WinPhone eXPert
peut de lui-même ajouter le préfixe 00 44 au numéro préalablement saisi
.
Enoncé d'une variable
Cette fonction permet d'énoncer la variable préalablement saisie. Cela permet de contrôler
le numéro entré par l’appelant à l’aide de la fonction Saisie d'une variable.
WinPhone eXPert
231
Conception et création de scripts vocaux
Lorsque vous éditez une fonction Enoncé d'une
variable en cliquant deux fois dessus à l'aide de
la souris, vous accédez à la fenêtre Enoncé
d'une variable permettant de choisir l’annonce
utilisée et le type d’énoncé.
Note
Chaque liste d’énoncé appartient à une
boîte aux lettres, ce qui facilite la gestion multilingue des scripts.
L’extrait de script suivant présente une procédure de contrôle de saisie :
La fonction d’écoute des variables intègre aussi l’énumération du nombre de messages et
de télécopies reçus. En plaçant cette fonction avant un module de relève des messages
et des télécopies, vous pouvez connaître à distance le nombre de nouveaux documents
reçus dans votre boîte aux lettres sans avoir à la consulter.
Télécopie immédiate
La fonction Télécopie immédiate permet de
réaliser une émission de Fax à la demande. Tout
en restant connecté au serveur vocal et après
avoir sélectionné un document, cette fonction
prépare l’émission puis active le mode
transmission télécopie du modem. Il est
possible de transmettre :
■
Un document de la base documentaire.
Dans ce cas, une variable précisera le
numéro du document sélectionné dans la
base.
■
Un document graphique.
Quelle que soit l'option choisie, lorsque WinPhone eXPert
est prêt à transmettre la télécopie, le Message de mise
en émission qui indique que la transmission télécopie
peut commencer est répété autant de fois que cela est
indiqué dans le paramètre Nombre de diffusion et tant
que l’appelant n’a pas tapé la Touche DTMF de départ. Si
la touche demandée n’est pas tapée, la transmission est
annulée.
Vous pouvez également sélectionner les messages
associés à l’émission de Fax à la demande dans la fenêtre Messages associés
accessible en cliquant sur le bouton Messages associés.
232
Chapitre 17 - Editeur de scripts
Lors de la préparation de la transmission télécopie, WinPhone eXPert diffuse le Message
d’attente. Si une erreur survient durant la préparation ou si aucun document ne
correspond à la sélection, un message approprié est transmis à l’appelant. Si l’opération
se réalise normalement, WinPhone eXPert diffusera un message à la fin de la préparation
annonçant l’imminence de la transmission.
Note
Dans ce cas les transmissions sont à la charge de l’appelant.
Télécopie en différé
Contrairement à la fonction précédente, la
fonction Télécopie en différé (fax back)
demande au préalable la saisie du numéro vers
lequel seront émis les documents télécopie
sélectionnés.
L’émission Fax en différé permet de connaître le
destinataire des documents télécopie grâce au
journal de bord. Enfin, elle facilite l’émission
multiple. En revanche, dans ce cas les
transmissions sont à votre charge et non à la
charge de l’appelant.
Comme pour la fonction Télécopie immédiate, il est possible d’envoyer soit un document
de la base, soit un fichier graphique quelconque. L’émission est ensuite préparée avec le
numéro saisie dans la variable indiquée dans la liste déroulante A envoyer au et après le
temps écoulé indiqué dans la zone au bout de.
Le bouton Messages associés... permet d'accéder à une fenêtre de sélection des
messages identique à celle utilisée dans la fonction précédente.
Réémission des télécopies reçues
La fonction Réemission des télécopies reçues
(Fax-retrieval) permet de récupérer à distance
les télécopie reçues non consultées. Cette
opération peut s’effectuer en immédiat (Fax à la
demande) ou en différé (Fax-back).
L’intérêt de la réemission immédiate est que la
transmission se fait au cours de la même
communication. Si, par exemple, un de vos
clients appelle votre serveur et choisie une
réemission immédiate, les frais de transmission
seront à sa charge.
Il vous est également possible de réémettre en
différé les télécopies reçues : l’application raccrochera à la fin de la communication, puis
rappellera un numéro donné au bout d’un laps de temps déterminé.
WinPhone eXPert
233
Conception et création de scripts vocaux
Il vous est également possible de réémettre les télécopies reçues dans une boîte aux
lettres donnée. Pour cela, sélectionnez-la dans la liste déroulante.
Tous les modems ne basculent pas du mode Voix au mode Data par conséquent ne
permettent pas la réémission immédiate.
Numérotation
Si votre modem l’autorise, la fonction Numérotation permet d’appeler un autre poste
téléphonique durant l’exécution d’un script. Les applications sont nombreuses allant du
transfert d’appel traditionnel au standard téléphonique d’entreprise automatisé .
Lorsque vous éditez une fonction Numérotation en cliquant deux fois dessus à l'aide de
la souris, vous accédez à la fenêtre Numéroter permettant de :
■
Saisir le numéro à composer,
■
Spécifier le Temps avant raccrochage, qui
représente le délai pendant lequel WinPhone
eXPert attend une réponse du numéro composé. Si
celui-ci répond, WinPhone eXPert transférera
directement l’appel, sinon il diffusera le message
approprié à l’appelant qui pourra éventuellement
continuer sa navigation dans le script.
Pour éditer une fonction,
vous pouvez également
cliquer dessus à l'aide du
bouton droit de la souris
afin d'afficher un menu
contextuel proposant
l'option Editer.
Comparaison
Cette fonction facilite la composition des scripts en
effectuant une comparaison avec une variable saisie. Si
la variable correspond à la valeur saisie dans la cellule,
la branche du script qui suit cette cellule est exécutée.
Sélectionner
Cette fonction permet de couper, copier, coller et effacer une sélection.
234
Chapitre 17 - Editeur de scripts
Insertion et édition des fonctions utilisées pour les scripts
La zone de saisie des scripts se présente sous la forme d'un tableau composé de 32 lignes
numérotées de 1 à 32 et de 16 colonnes libellées de A à P. Chaque intersection de lignes
et de colonnes est une cellule qui peut accueillir une fonction. Les fonctions, au nombre
de 17, sont pour la plupart des commandes acceptant un ou plusieurs paramètres.
Les scripts se lisent et s’exécutent de la gauche vers la droite en commençant
obligatoirement par la fonction Démarrage. Les saisies conditionnelles sont placées les
unes au-dessus des autres. Les fonctions d'aiguillage du script Aller à une étiquette et
Exécuter un script peuvent toutefois modifier le sens classique de la lecture en modifiant
le déroulement du script.
Par défaut lorsque vous lancez l'éditeur de script ce dernier affiche une un document script
vide avec pour unique fonction, la fonction Démarrage.
➣ Insérer une fonction dans la zone d'édition des scripts
1
Depuis la fenêtre Editeur de scripts, sélectionnez un outil autre que le curseur de
sélection (
)dans la boîte à outils ou sélectionnez le nom d'une fonction dans le
menu Fonctions. Le curseur prend la forme de la fonction sélectionnée.
2
Placez le curseur sur la zone d’édition, puis double-cliquez sur le bouton gauche de
la souris : une case comportant l’élément sélectionné apparaît dans la cellule. Vous
pouvez alors éditer cette fonction s'il s'agit d'une fonction éditable (voir ci-dessous).
➣ Editer une fonction
Une fois que vous avez inséré une fonction dans la zone d'édition des scripts, vous pouvez
l'éditer pour la paramétrer selon vos besoins.
1
Quelle que soit la forme du curseur double-cliquez sur la fonction de votre choix dans
la zone d'édition des scripts. Une fenêtre de configuration propre à la fonction
sélectionnée s'affiche.
2
Complétez ou modifiez les paramètres de la fenêtre, puis cliquez sur OK. La fenêtre
se referme et vous pouvez passer à l'édition d'une autre fonction.
➣ Sélectionner une fonction
Sélectionner une fonction permet de réaliser des opérations d'édition telles que couper,
copier et coller et, ainsi, d'accélérer votre travail.
1
Sélectionnez l'outil sélection
dans la boîte à outils.
2
Cliquez une fois sur la fonction de votre choix. Un cadre entoure la fonction
sélectionnée.
➣ Sélectionner une zone contenant plusieurs fonctions
1
Sélectionnez l'outil sélection
dans la boîte à outils.
2
Placez le curseur sur la première fonction à inclure dans la sélection puis, sans
relâcher le bouton gauche de la souris, faites glisser le curseur sur l'ensemble des
WinPhone eXPert
235
Conception et création de scripts vocaux
fonctions à inclure dans la sélection. Le cadre de sélection s'agrandit au fur et à
mesure du déplacement.
3
Relâchez le bouton de la souris. Un cadre entoure les fonctions sélectionnées.
➣ Déplacer une sélection de fonctions
1
Sélectionnez au préalable une ou plusieurs fonctions. Un cadre entoure les fonctions
sélectionnées.
2
Cliquez dans la zone sélectionnée puis, sans relâcher le bouton de la souris, placez
le curseur à l'endroit souhaité. Le cadre de sélection change de couleur et se déplace
avec le curseur.
3
Relâchez le bouton de la souris. Les fonctions sélectionnées sont affichées à leur
nouvelle position.
236
Chapitre 17 - Editeur de scripts
Conseils d'utilisation des fonctions du script
Conseils sur la diffusion d'annonces dans un scripts
La diffusion d'annonces permet de réaliser facilement un service d’informations à la
demande. Les scripts peuvent contenir un grand nombre d’annonces. Ce nombre semble
limité par le nombre de cellules disponibles dans la zone d'édition des scripts. En réalité il
ne l'est pas car vous pouvez exécuter un script à partir d’un script selon le principe d’appel
d’un sous-programme en passant par l'utilisation de la fonction
Exécuter un script
.
Exemple
Dans l’exemple ci-contre il suffit de
remplacer les fonctions Aller à une
étiquette XX par des fonctions Exécuter
script XX pour passer d’un script
contenant une cinquantaine d’annonces
à un ensemble de scripts diffusant plus
de milles annonces ! Il est toutefois
déconseillé de réaliser ce genre de script
sans une connaissance approfondie de
WinPhone eXPert.
Conseils sur la fonction d'enregistrement de messages
Pour pouvoir laisser un message dans une boîte aux lettres, l'appelant doit impérativement
Touches DTMF
Il est quelquefois
nécessaire de taper la
touche ‘*’ sur le clavier du
téléphone pour basculer
de la numérotation
décimale à la
numérotation fréquence
vocale (DTMF).
Si votre téléphone ne
possède pas de touches à
fréquence vocale, c’est
soit parce qu'il est mal
configuré (commutateur
DC↔FV sur le téléphone),
soit d’un modèle trop
ancien pour supporter
cette fonctionnalité.
taper la touche DTMF correspondant à la boîte aux lettres de son choix. Si le téléphone
de l'appelant ne dispose pas de téléphone avec touche à fréquence vocale DTMF, il ne
pourra pas sélectionner une boîte aux lettres particulière.
Conseils sur la fonction de saisie de touches (DTMF)
Avant d'insérer une fonction utilisée pour la saisie d'une touche DTMF, assurez-vous
qu'elle est précédée d'une fonction de diffusion d’annonce car ces deux fonctions sont
liées. En effet, la détection et l'identification des touches saisies est réalisée pendant la
diffusion des annonces.
Conseil sur le traitement des variables utilisées pour la saisie de
touches
Il est conseillé de contrôler le numéro saisi en faisant suivre la fonction de saisie de la
variable par une fonction d’énoncé de cette variable.
.
Exemple
Tous les scripts à caractère public dont l’usage
n’est pas réservé à une liste répertorié d’usagers
doivent permettre d’enregistrer un message sans
avoir à saisir une seule touche DTMF. Vous pouvez
réaliser un accueil de la manière ci-contre :
WinPhone eXPert
237
Conception et création de scripts vocaux
Emission de télécopies en différé et en immédiat : quels
avantages ?
L'émission télécopie en immédiat a pour avantage de lancer la transmission au cours
d'une communication établie par l'un de vos correspondants. Aussi, les coûts de la
transmission télécopie sont à sa charge. En revanche, dans le cas d'une émission
immédiate, il n'est pas possible de connaître l'identité de l'appelant et la transmission de
plusieurs documents ne peut pas se faire en une seule requête. En revanche dans
l’émission en différé, l’appelant doit laisser son numéro de télécopie afin de recevoir les
documents sélectionnés. Ce numéro peut ensuite être retrouvé dans le journal du
répondeur téléphonique et dans les journaux (voir page 179)
.
Exemple
L’exemple de script suivant décrit une boucle incluant une
fonction permettant de sélectionner une télécopie à se faire
transmettre : tant que l’appelant ne tape pas la touche “#”, il a la
possibilité de sélectionner un nouveau document.
L’inconvénient de cette technique est de réaliser une demande
d’émission pour chaque document sélectionné, sans possibilité
de pouvoir les regrouper.
Emission de documents télécopie variables
La préparation des documents télécopie s’effectue uniquement lors de la demande
d’émission (en différé ou en immédiat). Cela permet de modifier facilement les documents
présents sur le serveur vocal sans avoir à éditer le script actif.
Les fichiers transmissibles avec l’émission de documents télécopie doivent être au format
Texte ANSI (.TXT) ou dans l’un des formats graphiques reconnus par l’application
WinPhone eXPert (incluant le format de capture d’impression Capture Fax Bvrp ou
Capture Fax Bvrp Personnalisée). Cette limitation de format est nécessaire pour éviter
tout problème lors de la conversion des documents et pour obtenir une identité parfaite
entre le document préparé et le document transmis.
Test de l'intégrité des scripts
Avant d'utiliser un script, il est utile d'en contrôler l'intégrité afin de vérifier son
fonctionnement :
1
Depuis la fenêtre Editeur de scripts, ouvrez un script vocal
2
Cliquez sur le bouton
3
Sélectionnez l'onglet Résultat situé dans la partie inférieure de la fenêtre Editeurs
. Le test de l'intégrité du script est lancé.
de scripts pour obtenir le résultat du test de l'intégrité du script.
L’intégrité réalise un contrôle de
fonctionnement du script mais
ne décèle pas les erreurs de
conception. Ainsi le script cicontre est correct mais n’est pas fonctionnel car il n’exécutera jamais la partie
commençant par Suite.
238
Chapitre 17 - Editeur de scripts
Sun script exécute des scripts secondaires, avant de l'enregistrer vous devez contrôler
l'intégrité de chaque script secondaire individuellement.
WinPhone eXPert
239
Chapitre 18
1
18
OCR
Grâce à son logiciel d'OCR intégré EasyReader, WinPhone eXPert permet de récupérer
le texte d'une télécopie reçue.
EasyReader est un logiciel d'OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance
Optique de Caractère) livrée en standard avec WinPhone eXPert permettant de traiter les
télécopies reçues avec un minimum de manipulations.
L'utilisation d'un logiciel d'OCR conjointement à WinPhone eXPert compte de nombreux
avantages. En effet, une fois la reconnaissance optique de caractères effectuée, vous
pouvez :
■
Visualiser le texte de la télécopie plus facilement et l'imprimer avec une meilleure
qualité que la télécopie d'origine,
■
Archiver la télécopie sous forme de texte pour optimiser l'espace occupé sur
votre disque dur,
■
Stocker les documents par mots clés à l'aide d'un traitement de textes évolué,
■
Réutiliser le contenu des documents, etc.
Dans ce chapitre...
Lancement d'EasyReader
Tableau de bord d'EasyReader
Lancer la reconnaissance
Conseils d'utilisation
242
243
245
247
241
Lancement d'EasyReader
Lancement d'EasyReader
WinPhone eXPert permet de récupérer le contenu d'un document télécopie sous la forme
d'un texte éditable grâce au module OCR EasyReader.
Pour accéder au module OCR :
1
Sélectionnez une télécopie dans la liste des documents reçus.
2
Cliquez sur le bouton Reconnaissance de caractères
situé juste au-dessus de
la liste des documents reçus. EasyReader s'affiche et présente la première page de
la télécopie sélectionnée.
Menu
Tableau de bord
Fenêtre d’affichage de la télécopie
sélectionnée
242
Chapitre 18 - OCR
Tableau de bord d'EasyReader
Bouton utilisé pour
lancer l’OCR
Bouton utilisé pour enregistrer
le fichier traité par OCR
Bouton utilisé pour
choisir la langue
Déplacement vers les pages
suivantes ou précédentes
Bouton utilisé pour
afficher la loupe
➣ Reconnaître le texte
Cliquez sur ce bouton pour lancer la reconnaissance de tout ou partie de la
télécopie affichée dans EasyReader.
➣ Sauvegarder le document
Une fois le document traité par OCR, vous pouvez l'enregistrer sous la forme
d’un fichier texte. Cette commande permet de :
■
■
Enregistrer le document sous un nouveau nom ou l'enregistrer dans un autre dossier,
Choisir le format de sauvegarde parmi deux formats standard : ANSI (caractères
Windows) ou ASCII (caractères Dos). Chacun de ces formats propose deux options :
avec sauts (un retour chariot est inséré à la fin de chaque ligne afin de conserver
l'aspect du texte) ; au kilomètre (les retours chariot sont insérés uniquement à la fin
des paragraphes afin de faciliter la récupération du document dans un traitement de
texte).
WinPhone eXPert
243
Tableau de bord d'EasyReader
➣ Choisir la langue pour l'OCR
Ce bouton affiche la langue actuellement utilisée pour l'OCR.
Assurez-vous que la langue sélectionnée correspond à celle du document. Dans le cas
contraire, cliquez sur ce bouton pour afficher une fenêtre vous permettant de régler ce
paramètre.
➣ Se déplacer dans le document
Lorsque la télécopie chargée se compose de plusieurs pages, ce bouton
apparaît.
Il indique le numéro de la page courante ainsi que le nombre de pages total de la télécopie.
Lorsque vous cliquez entre les flèches qui vous permettent d'aller vers les pages suivantes
ou précédentes, une fenêtre s'affiche : vous pouvez saisir manuellement le numéro de la
page que vous souhaitez atteindre.
➣ 4Contrôler la qualité de l'image
Cliquez sur ce bouton pour afficher la fenêtre Loupe qui vous permet de
contrôler la qualité de l'image.
Note
La loupe affiche la zone se trouvant sous le curseur de la souris quand celui-ci se
déplace sur le document affiché dans EasyReader.
Lorsque le curseur de la souris se trouve dans la loupe, il est possible de déplacer
l'image affichée en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé.
244
Chapitre 18 - OCR
Lancer la reconnaissance
Vous pouvez effectuer une reconnaissance sur une ou plusieurs pages ou seulement sur
une zone de la télécopie affichée dans la fenêtre de EasyReader.
➣ Réaliser une reconnaissance sur toutes les pages de la télécopie
affichée dans EasyReader
Pour effectuer une OCR sur la totalité de la télécopie ouverte dans EasyReader :
1
Une fois la télécopie affichée dans la fenêtre de EsayReader, cliquez sur le bouton
placé dans la section Langue afin de spécifier la langue utilisée dans la télécopie : la
fenêtre Préférences s'affiche. Pour plus d'informations sur les options disponibles
dans cette fenêtre, reportez-vous à l'aide d'EasyReader en cliquant sur la touche F1.
2
Cliquez sur le bouton
Reconnaître le texte
. Un indicateur
Zone de saisie utilisée
pour entrer les
caractères manquants
de progression permet
de suivre le déroulement
de la reconnaissance. Il
est possible
d'interrompre le
traitement à tout moment
en cliquant sur le bouton
Annuler.
Une fois l'OCR terminée, si EasyReader ne reconnaît pas certains caractères du
document il affichera la fenêtre Correction des modèles et vous demandera de spécifier
les caractères manquants. En effet, vous pouvez entrer un ou plusieurs caractères dans
le champ Label de la fenêtre Correction des modèles.
■
Souvent, EasyReader vous suggérera une solution pour le remplacement des
caractères manquants. Vous n'aurez plus qu'à valider en cliquant sur le bouton
Suivant ou Précédent. Si la forme du caractère apparaît plusieurs fois dans
l'image, elle ne vous sera présentée qu'une fois, mais sera bien sûr corrigée dans
l'ensemble du texte.
■
Même si vous n'avez pas renseigné toutes les formes, à tout moment vous
pouvez cliquer sur le bouton Fermer : la boîte de dialogue se ferme et le texte
reconnu est affiché.
■
Dans le document de destination, les symboles "~" représentent les caractères
qui n'ont pas pu être reconnus.
WinPhone eXPert
245
Lancer la reconnaissance
➣ Réaliser une reconnaissance sur une zone précise de la télécopie
affichée dans EasyReader
Afin de limiter la Reconnaissance Optique de Caractères à une zone précise de la page :
1
Placez le curseur de la souris sur la page, puis tout en maintenant le bouton gauche
de la souris enfoncé, tracez un rectangle de sélection.
2
Cliquez sur le bouton Reconnaître le texte
pour lancer le début de la
reconnaissance.
➣ Enregistrer la télécopie traitée par OCR pour une utilisation ultérieure
Une fois la reconnaissance optique de caractères réalisée, vous devez enregistrer le
document texte obtenu. Pour ce faire :
1
Cliquez sur le bouton Sauver le document
. La fenêtre Enregistrer
Document s'affiche.
2
Donner un nom de fichier, puis sélectionnez un chemin et un répertoire de destination
pour votre fichier texte. Vous pouvez également sélectionner le jeu de caractères
(ASCII ou ANSI) ainsi que le format du texte (avec ou sans fin de ligne).
3
Cliquez sur Enregistrer.
➣ Quitter EasyReader
■
Sélectionnez l'option Quitter du menu Fichier.
OU
■
Cliquez sur le bouton en forme de croix placé dans l'angle supérieur de la fenêtre
principale d'EasyReader .
246
Chapitre 18 - OCR
Conseils d'utilisation
En quelques mots, les textes sont plus faciles à reconnaître si :
■
ils sont télécopiés en haute résolution (ou mode fin), c'est-à-dire 200 points par
pouce,
■
les caractères ne sont pas trop petits (taille 10 ou plus),
■
les caractères ne sont pas trop coupés, c’est-à-dire bien imprimés.
Plus un texte est difficile à reconnaître, plus son traitement est long. N'hésitez pas à
réduire EasyReader en icône et à continuer à travailler dans une autre application pour un
document de plusieurs pages. L'icône EasyReader clignotera pour vous signaler que le
traitement est terminé.
Enfin, notez que EasyReader ne reconnaît que les textes en Français et en Anglais. Si
vous recevez fréquemment des textes en langues étrangères, vous devrez acquérir la
version complète du logiciel EasyReader.
WinPhone eXPert
247
Annexes
WinPhone eXPert
249
Chapitre 19
1
Modems fonctionnant en
mode autonome
19
On parle d'un modem qui fonctionne en mode autonome lorsque celui-ci est capable de
recevoir soit des télécopies, soit des messages ou les deux alors que l’ordinateur est
éteint. WinPhone eXPert a été conçu pour fonctionner avec ce type de modem.
Il existe actuellement sur le marché un grand nombre de modems fonctionnant en mode
autonome, chacun avec ses spécificités que WinPhone eXPert gère différamment : pour
certains modems il faut enregistrer un message d'accueil directement sur le modem, pour
d'autres il faut le télécharger, certains permettent de stocker des télécopies et des
messages, d’autres uniquement des messages ou des télécopies, etc. Consultez
régulièrement notre site web (http:\\www.bvrp.fr) pour obtenir des informations sur la
sortie de nouveaux pilotes de modems.
Aussi, si vous possédez un modem fonctionnant en mode autonome mais qui ne permet
pas d’accéder à toutes les fonctionnalités offertes par WinPhone eXPert, certains
paramètres dans les fenêtres de configuration et de contrôle du mode autonome seront
grisées ou n'apparaîtront pas !
A ce jour WinPhone eXPert gère les modems de ce type appartenant à trois
constructeurs différents : Kortex, 3Com et Olitec. C'est pourquoi, nous avons choisi de
décrire la configuration et l’utilisation des modems qui fonctionnent en mode autonome
fabriqué par chacun de ces constructeurs.
Dans ce chapitre…
Configuration et utilisation des modems 3Com 56k Message Modem
252
/ 56k Prof Message Modem
Configuration et utilisation d'un modem Kortex Adaptix
257
Configuration et utilisation des modems Olitec Self Memory (33 600
259
et 56 000) et Olitec Smart Memory
251
Configuration et utilisation des modems 3Com 56k Message Modem / 56k Prof Message Modem
Configuration et utilisation des modems 3Com
56k Message Modem / 56k Prof Message
Modem
Bon à savoir : Changement de nom des modems 3Com
Récemment les noms des modems 3Com ont été modifiés : le modem USR Sportster
Message Plus est devenu 3Com 56K Message Modem et le modem USR Sportster
Message Pro est devenu 3Com 56K Prof Message Modem.
Configuration
Pour les modems 3Com 56k Message Modem et 3Com 56k Prof Message Modem la
Attention !
Lorsque plusieurs
modems sont paramétrés,
veillez à sélectionner le
modem souhaité dans la
zone Configurer la ligne
(fenêtre Configuration
générale) pour que l’onglet
PC Off apparaisse.
A partir de la fenêtre
principale, veillez
également à sélectionner
le modem surveillé
souhaité (menu
Affichage>Modem
surveillé).
Certains modems
fonctionnant en mode
autonome ne supportent
pas toutes les
fonctionnalités décrites
dans ce manuel. Dans ce
cas, elles sont masquées
ou grisées dans
l’application.
configuration du mode autonome s’effectue dans les fenêtres Configuration du mode
autonome et Paramètres avancés. Elle passe impérativement par l’implantation de deux
messages d’accueil dans la mémoire du modem :
■
Un message d’accueil Standard,
■
Un message d’accueil Mémoire pleine.
Une fois ces deux messages implantés, vous devez spécifier le mode de réception du
modem.
Vous pouvez aussi spécifier un code d’accès dans le cas où vous souhaitez interroger
votre modem à distance. Par défaut, l’activation du mode autonome est automatique dès
que vous quittez WinPhone eXPert.
Attention
Si vous implantez un seul message, le mode autonome de votre modem ne pourra
pas être activé !
➣ Implanter un message d’accueil standard
La première étape de la configuration de votre modem consiste à implanter un message
d’accueil Standard. Ce message sera diffusé lors d’un appel.
1
Ouvrez la fenêtre Configuration générale en sélectionnant l’option Configuration
Générale du menu Utilitaires depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert.
2
Sélectionnez l’onglet PC Off.
3
Décochez le cas échéant l’option Synchroniser le mode autonome du modem et
l’application.
4
Dans la section Message d’accueil, sélectionnez un message dans la liste
déroulante de Standard ou cliquez sur
5
252
Cliquez sur le bouton OK.
pour enregistrer un message.
Chapitre 19 - Modems fonctionnant en mode autonome
➣ Implanter un message d’accueil Mémoire pleine
Ensuite, il est nécessaire d’implanter un message d’accueil Mémoire pleine. Ce message
sera diffusé au correspondant si la mémoire du modem arrive à saturation (trop de
messages ou de télécopies déposés, soit un maximum de 2Mo). Depuis, la fenêtre
Configuration générale en sélectionnant l’option Configuration Générale (menu
Utilitaires de la fenêtre principale de WinPhone eXPert) :
1
Sélectionnez l’onglet PC Off.
2
Dans la section Message d’accueil, sélectionnez un message dans la liste
déroulante de Mémoire pleine ou cliquez sur
3
pour enregistrer un message.
Cliquez sur le bouton OK.
Attention
L’absence de l’un de ces messages peut entraîner l’impossibilité d’activer le mode
autonome.
➣ Activer manuellement le mode autonome
Par défaut, l’activation du mode autonome est automatique dès que vous quittez
WinPhone eXPert. Néanmoins, vous pouvez activer manuellement le mode autonome.
Pour cela :
1
Ouvrez la fenêtre Configuration générale accessible depuis le menu Utilitaires de
la fenêtre principale de WinPhone eXPert.
2
Sélectionnez l’onglet PC Off.
3
Décochez l’option Activer en quittant l’application.
➣ Spécifier le mode de réception du modem
1
Depuis la fenêtre Configuration générale (option Configuration Générale du menu
Utilitaires depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert), cliquez sur l’onglet
Communication.
2
Dans la liste déroulante Mode de la section Réception, précisez le mode de
réception du modem : Fax, Vocal ou Auto vocal/Fax.
Ainsi configuré, lorsque vous quitterez WinPhone eXPert, le mode autonome sera activé.
En effet, par défaut le mode autonome est actif en quittant l’application, c’est-à-dire que le
modem se positionne en mode veille.
Lorsqu’un correspondant vous appellera, un message d’accueil sera diffusé et, selon le
mode de réception choisi, il pourra laisser un message ou une télécopie qui sera stocké
dans la mémoire du modem.
➣ Spécifier le code d’accès pour l’interrogation à distance
Si vous souhaitez configurer WinPhone eXPert pour l’interrogation de votre modem à
distance, procédez de la manière suivante :
1
WinPhone eXPert
Depuis la fenêtre Configuration générale, cliquez sur l’onglet PC Off.
253
Configuration et utilisation des modems 3Com 56k Message Modem / 56k Prof Message Modem
2
Dans la section Interrogation à distance , cochez la case Permettre l’interrogation
à distance. La zone de saisie Code d’accès n’est plus grisée.
3
Saisissez le code d’accès que vous composerez pour interroger votre modem à
distance (quatre chiffres).
➣ Configurer la réémission des télécopies dans le modem
Attention
Cette fonctionnalité n'est pas disponible sur tous les modems 3Com fonctionnant en
mode autonome. Pour savoir si votre modem offre cette fonctionnalité, reportez-vous
à la documentation qui l'accompagne.
1
Depuis la fenêtre Configuration générale (option Configuration Générale du menu
Utilitaires depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert), cliquez sur l’onglet PC
Off.
2
Activez l'option Permettre la réémission des messages de la section Réémission
des messages.
3
4
Cliquez sur le bouton Options de réémission.
Cochez la case Réémettre les télécopies vers le numéro et dans la zone de saisie,
saisissez le numéro vers lequel vous souhaitez que la télécopie reçue dans votre
modem soit retransmise.
5
Cliquez sur OK.
➣ Configurer la réémission des e-mails dans le modem
Attention
Cette fonctionnalité n'est pas disponible sur tous les modems 3Com fonctionnant en
mode autonome. Pour savoir si votre modem offre cette fonctionnalité, reportez-vous
à la documentation qui l'accompagne.
1
Depuis la fenêtre Configuration générale (option Configuration Générale du menu
Utilitaires depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert), cliquez sur l’onglet PC
Off.
2
Activez l'option Permettre la réémission des messages de la section Réémission
des messages.
3
Cliquez sur le bouton Options de réémission.
4
Cochez la case Réémettre les e-mails vers l’adresse et dans la zone de saisie,
saisissez le l’adresse e-mail vers laquelle vous souhaitez que les e-mails reçus dans
votre modem soit retransmis.
5
254
Cliquez sur OK.
Chapitre 19 - Modems fonctionnant en mode autonome
Note
Pour que cette fonction soit active, assurez-vous d’avoir configuré un compte de
messagerie. Pour cela, reportez-vous à la page 65.
Consultation des documents reçus
➣ Consulter les documents reçus en local
Lorsque vous allumez votre ordinateur et que vous lancez WinPhone eXPert, rien ne vous
indique que vous avez reçu des documents (messages ou télécopies).
Pour consulter les documents stockés dans votre modem :
1
Ouvrez la fenêtre Contrôle du mode autonome, accessible en cliquant sur l’option
Contrôle du mode autonome du menu Utilitaires depuis la fenêtre principale de
WinPhone eXPert.
2
Cliquez sur le bouton Récupérer tout ou Récupérer nouveaux, selon que vous
souhaitez récupérer tous ou seulement les nouveaux documents stockés dans votre
modem : les documents sont transférés dans le dossier Documents reçus.
3
Fermez la fenêtre Contrôle du mode autonome.
4
Ensuite, allez dans la fenêtre principale de WinPhone eXPert puis, cliquez sur le
dossier Documents reçus.
5
Enfin, à l’aide de la souris, sélectionnez le document que vous souhaitez écouter ou
afficher.
➣ Consulter les documents reçus par interrogation à distance
L’interrogation à distance du modem permet uniquement l’écoute des messages vocaux
et en aucun cas la redistribution des télécopies reçues. Pour consulter à distance les
documents reçus :
1
Appelez le numéro de téléphone de votre modem.
2
Après la diffusion du message d'accueil, tapez les chiffres de votre code confidentiel.
Pour contrôler la diffusion de vos messages, vous pouvez utiliser les touches de
navigation présentées dans le tableau suivant.
WinPhone eXPert
255
Configuration et utilisation des modems 3Com 56k Message Modem / 56k Prof Message Modem
Touches d'interrogation et de navigation à distance
Interrogation à distance
Les quatre chiffres du code d'accès
Ecoute du nombre de messages (indiqué 9
par le nombre de tonalités)
Ecoute de tous les nouveaux messages
1
Ecoute de tous les messages (anciens et 2
nouveaux)
Message suivant
3
Nouvelle écoute du message
6
Interruption de l'écoute et reprise de la
0
navigation dans les documents (touches
9,1,2,3,6)
Fin de l'écoute des messages
La touche * (étoile) et raccrochage du
combiné.
256
Chapitre 19 - Modems fonctionnant en mode autonome
Configuration et utilisation d'un modem Kortex
Adaptix
Configuration
Attention !
Lorsque plusieurs
modems sont paramétrés,
veillez à sélectionner le
modem souhaité dans la
zone Configurer la ligne
(fenêtre Configuration
générale) pour que l’onglet
PC Off apparaisse.
A partir de la fenêtre
principale, veillez
également à sélectionner
le modem surveillé
souhaité (menu
Affichage>Modem
surveillé).
Certains modems
fonctionnant en mode
autonome ne supportent
pas toutes les
fonctionnalités décrites
dans ce manuel. Dans ce
cas, elles sont masquées
ou grisées dans
l’application.
Pour ce modem, la configuration du mode autonome est réalisée dans les fenêtres
Configuration du mode autonome et Paramètres avancés : vous devez enregistrer un
message d’accueil et vous pouvez spécifier un code d’accès dans le cas où vous
souhaitez interroger votre modem à distance pour consulter les documents reçus.
Par défaut, l’activation du mode autonome est automatique dès que vous quittez
WinPhone eXPert et le mode de réception du modem Kortex Adaptix est Fax/Voix. Ces
paramètres ne sont pas modifiables.
➣ Implanter un message d’accueil
La première étape de la configuration de votre modem Kortex Adaptix consiste à implanter
un message d’accueil. Ce message sera diffusé lors d’un appel entrant.
1
Ouvrez la fenêtre Configuration générale en sélectionnant l’option Configuration
Générale du menu Utilitaires depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert.
2
Sélectionnez l’onglet PC Off.
3
Décochez le cas échéant l’option Synchroniser le mode autonome du modem et
l’application.
4
Dans la section Message d’accueil, sélectionnez un message dans la liste
déroulante de Standard ou cliquez sur
5
pour enregistrer un message.
Cliquez sur le bouton OK.
➣ Spécifier le mode de réception du modem
Par défaut, l’activation du mode autonome est automatique dès que vous quittez
WinPhone eXPert. Néanmoins, vous pouvez activez manuellement le mode autonome.
Pour cela :
1
Depuis la fenêtre Configuration générale (option Configuration Générale du menu
Utilitaires depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert), cliquez sur l’onglet
Communication.
2
Dans la liste déroulante Mode de la section Réception, précisez le mode de
réception du modem : Fax, Vocal ou Auto vocal/Fax.
➣ Spécifier le code d’accès pour l’interrogation à distance
Si vous souhaitez configurer WinPhone eXPert pour l’interrogation à distance de votre
modem, procédez de la manière suivante :
1
Depuis la fenêtre Configuration dugénérale, cliquez sur l’onglet PC Off.
2
Dans la section Interrogation à distance , cochez la case Permettre l’interrogation
à distance. La zone de saisie Code d’accès n’est plus grisée.
WinPhone eXPert
257
Configuration et utilisation d'un modem Kortex Adaptix
3
A l’aide du clavier de votre ordinateur, saisissez le code d’accès que vous
composerez pour interroger votre modem à distance (quatre chiffres).
Consultation des documents reçus
➣ Consulter des documents reçus en local
Lorsque vous allumez votre ordinateur et que vous lancez WinPhone eXPert, rien ne vous
indique que vous avez reçu des documents.
Pour consulter les documents stockés dans votre modem :
1
Ouvrez la fenêtre Contrôle du mode autonome, accessible en sélectionnant l’option
Contrôle du mode autonome du menu Utilitaires depuis la fenêtre principale de
WinPhone eXPert.
2
Cliquez sur le bouton Récupérer tout ou Récupérer nouveaux, selon que vous
souhaitez récupérer tous ou seulement les nouveaux documents stockés dans la
mémoire de votre modem. Les documents récupérés sont transférés dans le dossier
Documents reçus de la fenêtre principale de WinPhone eXPert.
3
Fermez la fenêtre Contrôle du mode autonome.
4
Ensuite, depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, cliquez sur le dossier
Documents reçus.
5
A l’aide de la souris, sélectionnez le document que vous souhaitez écouter ou
afficher.
➣ Consulter les documents reçus par interrogation à distance
L’interrogation à distance du modem permet uniquement l’écoute des messages vocaux
et en aucun cas la redistribution des télécopies reçues. Pour consulter à distance les
documents reçus :
1
Appelez le numéro de téléphone de votre modem.
2
Après la diffusion du message d'accueil, tapez les chiffres de votre code confidentiel.
➣ Purger la mémoire du modem ?
Cette fonction permet d’effacer les documents stockés dans la mémoire de votre modem.
Attention !
Si vous n’avez pas téléchargé les documents stockés dans la mémoire du modem
vers WinPhone eXPert afin de les consulter, aucun message ne vous mettra en
garde sur le risque de purger la mémoire de votre modem alors que vous risquez de
perdre des documents non consultés. Par précaution, assurez-vous que tous les
documents stockés dans la mémoire du modem ont été téléchargés.
258
Chapitre 19 - Modems fonctionnant en mode autonome
Configuration et utilisation des modems Olitec
Self Memory (33 600 et 56 000) et Olitec Smart
Memory
Configuration
Pour ces deux modems Olitec, la configuration du mode autonome est réalisée dans la
fenêtre Configuration générale, onglet PC Off : vous devez enregistrer un message
Attention !
Lorsque plusieurs
modems sont paramétrés,
veillez à sélectionner le
modem souhaité dans la
zone Configurer la ligne
(fenêtre Configuration
générale) pour que l’onglet
PC Off apparaisse.
A partir de la fenêtre
principale, veillez
également à sélectionner
le modem surveillé
souhaité (menu
Affichage>Modem
surveillé).
Certains modems
fonctionnant en mode
autonome ne supportent
pas toutes les
fonctionnalités décrites
dans ce manuel. Dans ce
cas, elles sont masquées
ou grisées dans
l’application.
d’accueil et spécifier un code d’accès dans le cas où vous souhaitez interroger votre
modem à distance pour consulter les documents reçus.
➣ Implanter un message d’accueil
La première étape de la configuration de vos modems Olitec Self Memory (33 600 et 56
000) et Olitec Smart Memory consiste à implanter un message d’accueil. Ce message sera
diffusé lors d’un appel.
1
Ouvrez la fenêtre Configuration générale en sélectionnant l’option Configuration
Générale du menu Utilitaires depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert.
2
Sélectionnez l’onglet PC Off.
3
Décochez le cas échéant l’option Synchroniser le mode autonome du modem et
l’application.
4
Dans la section Message d’accueil, sélectionnez un message dans la liste
déroulante de Standard ou cliquez sur
5
pour enregistrer un message.
Cliquez sur le bouton OK.
➣ Activer manuellement le mode autonome
Par défaut, l’activation du mode autonome est automatique dès que vous quittez
WinPhone eXPert. Néanmoins, vous pouvez activer manuellement le mode autonome.
Pour cela :
1
Ouvrez la fenêtre Configuration générale accessible depuis le menu Utilitaires de
la fenêtre principale de WinPhone eXPert.
2
Sélectionnez l’onglet PC Off.
3
Décochez l’option Activer en quittant l’application.
➣ Spécifier le mode de réception du modem
1
Depuis la fenêtre Configuration générale (option Configuration Générale du menu
Utilitaires depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert), cliquez sur l’onglet
Communication.
2
Dans la liste déroulante Mode de la section Réception, précisez le mode de
réception du modem : Fax, Vocal ou Auto vocal/Fax.
WinPhone eXPert
259
Configuration et utilisation des modems Olitec Self Memory (33 600 et 56 000) et Olitec Smart Memory
Ainsi configuré, lorsque vous quitterez WinPhone eXPert, le mode autonome sera activé.
En effet, par défaut le mode autonome est actif en quittant l’application, c’est-à-dire que le
modem se positionne en mode veille.
Lorsqu’un correspondant vous appellera, un message d’accueil sera diffusé et, selon le
mode de réception choisi, il pourra laisser un message ou une télécopie qui sera stocké
dans la mémoire du modem.
➣ Spécifier le code d’accès pour l’interrogation à distance
Si vous souhaitez configurer WinPhone eXPert pour l’interrogation à distance de votre
modem, procédez de la manière suivante :
1
Depuis la fenêtre Configuration dugénérale, cliquez sur l’onglet PC Off.
2
Dans la section Interrogation à distance , cochez la case Permettre l’interrogation
à distance. La zone de saisie Code d’accès n’est plus grisée.
3
A l’aide du clavier de votre ordinateur, saisissez le code d’accès que vous
composerez pour interroger votre modem à distance (quatre chiffres).
Consultation des documents reçus
➣ Consulter des documents reçus en local
Lorsque vous allumez votre ordinateur et que vous lancez WinPhone eXPert, rien ne vous
indique que vous avez reçu des documents. Pour consulter les documents stockés dans
votre modem :
1
Ouvrez la fenêtre Contrôle du mode autonome, accessible en sélectionnant l’option
Contrôle du mode autonome du menu Utilitaires depuis la fenêtre principale de
WinPhone eXPert.
2
Cliquez sur le bouton Récupérer tout ou Récupérer nouveaux, selon que vous
souhaitez récupérer tous ou seulement les nouveaux documents stockés dans la
mémoire de votre modem. Les documents récupérés sont transférés dans le dossier
Documents reçus de la fenêtre principale de WinPhone eXPert.
3
Fermez la fenêtre Contrôle du mode autonome.
4
Ensuite, depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, cliquez sur le dossier
Documents reçus.
5
A l’aide de la souris, sélectionnez le document que vous souhaitez écouter ou
afficher.
➣ Consulter les documents reçus par interrogation à distance
L’interrogation à distance du modem permet uniquement l’écoute des messages vocaux
et en aucun cas la redistribution des télécopies reçues. Pour consulter à distance les
documents reçus :
1
Appelez le numéro de téléphone de votre modem.
2
Après la diffusion du message d'accueil, tapez les chiffres de votre code confidentiel.
Pour contrôler la diffusion de vos messages, vous pouvez utiliser les touches de
260
Chapitre 19 - Modems fonctionnant en mode autonome
navigation présentées dans le tableau suivant.
Touches d'interrogation et de navigation à distance
Interrogation à distance
La touche * (étoile) suivi des quatre chiffres du code
d'accès
Message suivant
6
Récupération des télécopies
8
Message précédent
7
Début du message en cours
4
Raccrochage immédiat
2
➣ Purger la mémoire du modem ?
Cette fonction permet d’effacer les documents stockés dans la mémoire de votre modem.
Attention ! Si vous n’avez pas téléchargé les documents stockés dans la mémoire du
modem vers WinPhone eXPert afin de les consulter, aucun message ne vous mettra en
garde sur le risque de purger la mémoire de votre modem alors que vous risquez de perdre
des documents non consultés. Par précaution, assurez-vous que tous les documents
stockés dans la mémoire du modem ont été téléchargés.
WinPhone eXPert
261
Chapitre 20
1
20
Configuration générale
Un grand nombre de paramètres présents dans WinPhone eXPert vous permettent de
personnaliser le fonctionnement général de l'application. Ce chapitre vous présente
l'ensemble de ces paramètres et vous explique comment les utiliser.
Dans ce chapitre...
Matériel de communication
Options d'émission et de réception
Notification de réception de documents ou de messages
Périphériques
Personnalisation de l’interface
264
266
270
273
274
263
Matériel de communication
Matériel de communication
➣ Installer votre matériel de communication dans WinPhone eXPert
WinPhone eXPert ne peut mener à bien aucune fonction de communication sans un
modem (ou une carte GSM Data, ou une carte Numéris, selon le réseau auquel vous
souhaitez vous connecter).
1
Assurez-vous que votre modem est correctement connecté à la ligne téléphonique.
S'il s'agit d'un modem externe, assurez-vous qu'il est connecté à votre PC et sous
tension (consultez le manuel d'utilisation de votre modem pour obtenir des
informations détaillées sur ces procédures).
2
WinPhone eXPert s'appuie sur les fonctions de téléphonie de Windows ; vous devez
donc installer votre modem dans Windows avant de l'installer dans WinPhone
eXPert. Pour cela, double-cliquez l'icône Options de modems et téléphonie du
Panneau de configuration (menu Démarrer>Paramètres), cliquez sur l’onglet
Modems puis sur Ajouter.... L'assistant Windows Installation d'un nouveau
modem est lancé. Cliquez sur Suivant pour que l'assistant recherche votre modem.
3
Quand votre modem est correctement installé sous Windows, lancez WinPhone
eXPert.
4
Dans la fenêtre principale de WinPhone eXPert, tapez F6 ; ou sélectionnez l'option
Configuration Générale du menu Utilitaires.
5
Dans la fenêtre Configuration générale, cliquez sur le bouton Ajouter. Vous
accédez à la fenêtre Assistant configuration matériel puis cliquez sur Suivant et
suivez les instructions à l’écran.
6
WinPhone eXPert cherche à détecter et à identifier votre modem. Lorsque c'est fait,
WinPhone eXPert sélectionne le driver ou pilote de modem approprié.
7
Si WinPhone eXPert ne parvient pas à identifier votre modem, il affiche le message :
"Modem détecté mais non identifié". Cliquez sur OK. La fenêtre Ajout s'affiche.
Elle contient une liste très complète de drivers de modems. Sélectionnez le driver qui
correspond à votre modem, puis cliquez sur OK.
➣ Que faire si votre modem ne figure pas dans la liste des modems
supportés par WinPhone eXPert ?
Le fait que votre modem n'apparaisse pas dans la liste ne signifie pas qu'il ne fonctionnera
pas avec WinPhone eXPert. Essayez l'une des solutions suivantes :
■
Sélectionnez un driver de modem générique : TR29 class 2 ou EIA578. Vous
trouverez ces drivers en tête de la liste des modems supportés par WinPhone
eXPert.
■
Contactez le service de support technique afin qu'il vous indique un driver de modem
compatible que vous pourrez sélectionner dans la liste en remplacement du driver
manquant.
■
264
Contactez le service de support technique afin qu'il vous fournisse une version mise à
Chapitre 20 - Configuration générale
jour de la liste des modems supportés.
Attention
Les drivers sont fournis par les fabricants de modems sous la forme de fichiers INF.
WinPhone eXPert ne peut pas lire ces fichiers. Il utilise à la place un fichier unique,
nommé WMODEMS.DAT contenant tous les drivers de modem figurant dans la liste
des modems supportés. Pour installer un driver qui ne figure pas dans la liste, vous
devez contacter le service de support technique et demander une version mise à jour
de WMODEMS.DAT.
➣ Régler le suivi sonore de la progression d'appel sur le hautparleur du modem
Par défaut, le haut-parleur du modem est actif jusqu'à ce que la connexion soit établie
(paramètre Actif jusqu'à la connexion) afin que vous puissiez suivre la progression de
l'appel. Vous pouvez modifier ce paramètre pour rendre votre modem silencieux si les
sons qu'il émet vous dérangent ou pour étendre ou modifier la plage d'activité du suivi
sonore.
1
Tapez F6 ; ou sélectionnez l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La
fenêtre Configuration générale s'affiche.
2
Cliquez sur l'onglet Communication.
3
Dans la liste déroulante Haut-parleur, sélectionnez le type de suivi sonore que vous
voulez appliquer. Utilisez les options disponibles, comme suit :
Inactif : Eteint le haut-parleur du modem.
Actif jusqu'à la connexion : Allume le haut-parleur du modem jusqu'à ce que la porteuse
soit détectée.
Toujours actif : Le haut-parleur du modem reste allumé tout le temps.
Actif après la connexion : Allume le haut-parleur du modem dès que la porteuse est
détectée.
WinPhone eXPert
265
Options d'émission et de réception
Options d'émission et de réception
Emission
➣ Débiter les frais de communication sur une carte téléphonique
La facturation sur carte téléphonique est une fonctionnalité qui s'adresse principalement
aux personnes en déplacement qui ont installé WinPhone eXPert sur un ordinateur
portable. Elle leur permet d'utiliser les fonctions de communication de l'application chez un
client ou un ami sans lui faire supporter le coût de l'appel.
Cette fonction peut s'appliquer aux appels téléphoniques, aux transmissions de télécopies
et aux transferts de fichiers..
Un exemple de carte téléphonique : la carte France Télécom
Nominative et munie d'un code confidentiel, la Carte France Télécom vous permet de
téléphoner depuis la France et depuis 70 pays dans le monde. Vous pouvez utiliser
n'importe quel poste téléphonique : poste privé fixe ou portable, cabine à cartes ou à
pièces, sans abonnement supplémentaire.
Vos appels sont facturés directement sur votre compte téléphonique habituel -le ou sur
celui de votre entreprise.
Le montant ainsi que le détail de vos communications émis avec votre Carte France
Télécom sont systématiquement portés en annexe de votre facture.
Il existe plusieurs méthodes pour passer un appel en le facturant sur votre carte
téléphonique :
■
A chaque appel, vous pouvez saisir la séquence d'appel spécifique à votre carte dans
la zone où vous saisissez habituellement le numéro de votre correspondant.
Pour une carte France Télécom, la séquence à saisir est 3610,[votre numéro de carte
+ votre code confidentiel],[numéro de votre correspondant]# soit par exemple :
3610,1234567890000,0141271970#
Cette méthode présente l'inconvénient de vous contraindre à taper la séquence
d'appel de votre carte à chaque fois.
■
Une autre méthode vous permet au contraire de définir une fois pour toutes la
séquence d'appel de votre carte : pour chaque nouvel appel, vous indiquez
266
Chapitre 20 - Configuration générale
seulement le numéro de votre correspondant. Cette méthode fait appel aux
propriétés de numérotation de Windows (voir encadré).
Les cartes d'appel téléphonique dans Windows
Dans Windows, la fonction de facturation sur carte téléphonique est liée à la définition du lieu d'appel (ou site ou
emplacement).
Un emplacement est un ensemble d'informations, comprenant votre indicatif pays, votre indicatif région, et, si vous
êtes connecté à un réseau téléphonique d'entreprise, le préfixe à composer pour obtenir une ligne externe. Lorsque
vous saisissez un numéro, Windows l’analyse et le compare aux informations liées à votre emplacement afin de
déterminer s'il s'agit d'un appel local (même département), longue distance (autre département) ou international
(autre pays). L'utilisation ou non d'une carte d'appel est l'une des caractéristiques de fonctionnement de
l'emplacement.
Chaque carte d'appel spécifie un numéro de carte et les procédures à mettre en œuvre pour utiliser cette carte en
appel local, longue distance ou international.
La création d'emplacements s'effectue dans la fenêtre Propriétés de la numérotation, accessible à partir du menu
Démarrer de Windows (option Paramètres / Modems / Propriétés de numérotation).
Pour utiliser un emplacement avec carte d'appel dans WinPhone eXPert :
1. Appuyez sur F6, ou sélectionnez l'option Configuration générale du menu Utilitaires. La fenêtre Configuration
générale s'affiche.
2 Sélectionnez l'onglet Localisation.
3 Sélectionnez l'option Utiliser les propriétés de numérotation Windows.
4 Sélectionnez l'emplacement avec lequel vous voulez utiliser votre carte d'appel.
5 Cliquez sur OK.
Pour activer la facturation sur carte téléphonique au moment de l'appel, sélectionnez l'option Appel carte de crédit
avant de lancer l’appel.
➣ Utiliser un préfixe de sortie pour obtenir une ligne externe
Attention !
Le type de propriétés de
numérotation (Windows ou
WinPhone eXPert)
sélectionné dans l'onglet
Localisation est commun
à l'ensemble des lignes
configurées. De plus, si
vous utilisez les propriétés
de numérotation Windows,
le site ou emplacement
sélectionné sera commun
à l'ensemble des lignes
configurées. En revanche,
si vous choisissez les
propriétés de numérotation
de WinPhone eXPert, vous
pouvez sélectionner un
Préfixe de sortie et un
Type de numérotation
pour chaque ligne.
Si vous utilisez une ligne téléphonique qui fait partie d'un réseau d'entreprise, vous devez
probablement composer un préfixe pour obtenir une ligne externe (le zéro, par exemple).
Si vous utilisez WinPhone eXPert essentiellement pour communiquer hors de votre
réseau d'entreprise, il est préférable d'automatiser ce processus en configurant
l'application de façon à ce qu'elle ajoute automatiquement ce préfixe de sortie.
1
A partir de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, tapez F6 ; ou sélectionnez
l'option Configuration générale du menu Utilitaires.
2
Dans la fenêtre Configuration générale, sélectionnez l'onglet Localisation.
3
Si vous avez sélectionné les propriétés de numérotation de Windows, sélectionnez
un lieu d'appel dont l'option Pour accéder à une ligne extérieure, composer
d'abord indique votre préfixe de sortie (le libellé de l'option varie selon la version de
Windows que vous utilisez).
4
Si vous avez sélectionné les propriétés de numérotation de WinPhone eXPert,
saisissez votre préfixe de sortie dans la zone Préfixe de sortie et cochez l'option
Activer le préfixe.
5
Cliquez sur OK.
Lorsque le préfixe de sortie est activé, vous pouvez le désactiver ponctuellement pour
appeler un poste faisant partie du réseau téléphonique en insérant le signe "-" (moins)
avant le numéro du poste.
WinPhone eXPert
267
Options d'émission et de réception
➣ Définir le nombre de tentatives de rappel en cas d'échec d'un
appel
Par défaut WinPhone eXPert effectue automatiquement trois tentatives de rappel
lorsqu'un un numéro ne répond pas ou est occupé. Vous pouvez modifier cette
configuration.
1
A partir de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, tapez F6 ; ou sélectionnez
l'option Configuration générale du menu Utilitaires.
2
Dans la fenêtre Configuration générale, sélectionnez l'onglet Communication.
3
Dans la section Tentatives de rappel, sélectionnez le nombre souhaité de tentatives
et l'intervalle de temps que WinPhone eXPert devra observer entre chaque tentative.
4
Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications ou sur Annuler pour les ignorer.
Réception
➣ Sélectionner le mode de réception de WinPhone eXPert
1
A partir de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, tapez F6 ; ou sélectionnez
l'option Configuration générale du menu Utilitaires.
2
Dans la fenêtre Configuration générale, sélectionnez l'onglet Communication.
3
Dans la liste déroulante Mode de la section Réception, sélectionnez le mode de
réception à utiliser.
4
Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications, ou sur Annuler pour les ignorer..
Les différents modes de réception
Télécopie
Autorise la réception de documents télécopie.
Auto Vocal/Fax/Data
Autorise le traitement des appels vocaux. Dans ce mode, il est aussi possible de recevoir des documents télécopie et
des fichiers. La réception Auto désactive les autres modes de réception
Data
N’autorise que la réception de fichiers suivant les protocoles de transfert de fichiers X, Y, Zmodem ou kermit.
➣ Définir le nombre de sonneries avant décrochage de l'appel par
WinPhone eXPert
1
A partir de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, tapez F6 ; ou sélectionnez
l'option Configuration générale du menu Utilitaires.
2
3
Dans la fenêtre Configuration générale, sélectionnez l'onglet Communication.
Dans la liste déroulante Sonneries avant décrochage, sélectionnez le nombre de
sonneries souhaité.
4
Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications ou sur Annuler pour les ignorer.
➣ Régler la vitesse de réception des télécopies
Ce paramètre vous aidera à résoudre d'éventuels problèmes de réception (réception de
pages blanches ou de télécopie incomplète) dus à une vitesse de transmission trop
élevée.
1
268
A partir de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, tapez F6 ; ou sélectionnez
Chapitre 20 - Configuration générale
l'option Configuration générale du menu Utilitaires.
2
Dans la fenêtre Configuration générale, sélectionnez l'onglet Communication.
3
Dans la liste déroulante Mode de réception, sélectionnez Télécopie.
4
Dans la liste déroulante Vitesse, sélectionnez une vitesse de réception moins
élevée.
WinPhone eXPert
269
Notification de réception de documents ou de messages
Notification de réception de documents ou de
messages
Notification locale
➣ Associer des sons à des événements spécifiques de WinPhone
eXPert
Vous pouvez programmer WinPhone eXPert afin qu'il vous avertisse par l'émission d'un
son à chaque fois que l'un des événements suivants se produit :
■
réception de documents,
■
demande de décrochage du combiné,
■
demande de raccrochage du combiné,
■
événements nécessitant votre intervention.
1
A partir de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, tapez F6 ; ou sélectionnez
2
Dans la fenêtre Configuration générale, sélectionnez l'onglet Communication.
3
Dans la zone Réception, cliquez sur le bouton Notifications.
4
Choisissez l'une des deux options suivantes :
l'option Configuration Générale du menu Utilitaires.
Associer un fichier WAVE spécifique à chaque type
d'événement :
Emettre un bip standard quel que
soit le type d'événement :
1. Sélectionnez l'option Par waves.
1. Sélectionnez l'option Par bips.
2 Cliquez sur le bouton Assigner les sons... afin d'accéder à la
2 Réglez la durée et la fréquence du bip en
fonction Sons du Panneau de configuration de Windows.
utilisant les curseurs placés dans la section
3 Dans la fenêtre Propriétés de Sons, parcourez la liste des évéCaractéristiques du bip.
nements. Les événements WinPhone eXPert auxquels vous pouvez associer des sons sont : les alarmes, la demande de
décrochage du combiné, la demande de raccrochage de combiné, les réceptions.
4 Sélectionnez l'événement auquel vous voulez associer un son.
5 Dans la liste déroulante Nom, sélectionnez le nom du fichier
WAVE à jouer quand l'événement sélectionné se produit ou utilisez le bouton Parcourir pour localiser sur votre disque un fichier
WAVE autre que ceux proposés dans la liste. Cliquez sur
pour écouter le son sélectionné.
6 Cliquez sur OK.
3
Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications ou sur Annuler pour les ignorer.
➣ Notification de la réception d'un e-mail
1
A partir de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, tapez F6 ; ou sélectionnez
l'option Configuration Générale du menu Utilitaires.
2
270
Dans la fenêtre Configuration générale, sélectionnez l'onglet E-mail.
3
Cliquez sur le bouton Options avancées. La fenêtre Options avancées s'affiche.
4
Cochez la case Notification sonore.
Chapitre 20 - Configuration générale
5
Cliquez sur le bouton Parcourir, puis sélectionnez un fichier .wav.
6
Cliquez sur OK.
Notification à distance
➣ Notification de réception d'un e-mail sur un téléphone portable
Si vous possédez un téléphone mobile vous pouvez configurer WinPhone eXPert de telle
sorte qu'il vous notifie de la réception d'un nouvel e-mail à l'aide d'un SMS. Les SMS sont
des messages de 160 caractères maximum. Ils sont acheminés sur des réseaux
cellulaires puis stockés par un Centre des services SMS.
1
A partir de la fenêtre principale de WinPhone eXPert, tapez F6 ; ou sélectionnez
l'option Configuration Générale du menu Utilitaires.
2
Dans la fenêtre Configuration générale, sélectionnez l'onglet E-mail.
3
Cliquez sur le bouton Options avancées. La fenêtre Options avancées s'affiche.
4
Dans la section Notification par téléphone mobile, sélectionnez dans la liste
déroulante Réseau de notification le nom du réseau utilisé par votre téléphone
mobile (SFR, Itinéris ou Bouygues Télécom).
5
Dans la zone de saisie Numéro du correspondant, entrez le numéro de votre
téléphone mobile.
6
Dans la liste déroulante Contenu du message, sélectionnez parmi les choix
proposés le contenu du SMS qui vous avertira de la réception d'un nouvel e-mail. Les
choix possibles sont Emetteur seulement, Sujet seulement, Emetteur + Sujet,
Emetteur + Sujet + Texte.
7
Cliquez sur OK.
➣ Notification de la réception d'un message vocal, d'une télécopie
ou d’un fichier
La notification consiste à prévenir
l'utilisateur de la boîte aux lettres de la
présence de nouveaux messages ou
documents. Le contenu de la fenêtre se
modifie suivant le type et la fréquence de
notification sélectionnés.
Pour activer la notification de réception
de document dans une boîte aux lettres :
1
A partir de la fenêtre principale,
sélectionnez la boîte aux lettres
concernée, puis cliquez droit avec la
souris et sélectionnez l’option
Propriétés de la boîte aux lettres.
La fenêtre Propriétés de la boîte aux lettres s'affiche.
2
WinPhone eXPert
Sélectionnez l'onglet Notification.
271
Notification de réception de documents ou de messages
3
Dans la liste déroulante Méthode, sélectionnez la méthode de notification que vous
voulez utiliser.
4
Selon la méthode choisie, différents champs apparaissent d'une manière générale, le
numéro à contacter et le message, la séquence ou le fichier à transmettre pour avertir
l'utilisateur de la réception d'un document. Renseignez ces champs.
5
Il est possible d’adapter la fréquence de notification suivant les besoins de
l’utilisateur : Une fois, Dès réception (à chaque nouveau message reçu), Quotidien
(une fois tous les jours), Les jours de la semaine (du lundi au vendredi),
Hebdomadaire, Mensuel. Sélectionnez une fréquence de notification et renseignez
les champs Date (ou Jour) et Heure lorsque cela est nécessaire.
6
Cliquez sur OK.
➣ Régler le fonctionnement de l'OCR
Le réglage du fonctionnement de l'OCR se fait dans l'onglet OCR de la fenêtre
Configuration de la lecture vocale :
1
Depuis la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option
Configuration de la lecture vocale du menu Utilitaires.
2
Sélectionnez l'onglet OCR.
Plus précisément cet onglet permet de spécifier les paramètres généraux qui seront
utilisés lors du traitement OCR d’une télécopie reçue.
Les langues proposées à l’identification sont connues de l’application et doivent être
disponibles sur disque (fichiers *.ezl). Si un dictionnaire n’existe pas, il ne figurera pas
parmi les langues par défaut et la case à cocher correspondante sera grisée.
272
Chapitre 20 - Configuration générale
Périphériques
WinPhone eXPert est capable de piloter directement les imprimantes et les scanners
TWAIN les plus répandus du marché.
➣ Installer une imprimante
En sélectionnant l'option Installation
Imprimante... du menu Utilitaires, la fenêtre
ci-contre apparaît.
On utilise la souris pour passer d'un modèle
d'imprimante à un autre et le bouton OK pour
confirmer son choix et revenir au menu
principal.
Pour rajouter une imprimante, reportez-vous au manuel utilisateur de Windows.
La commande Paramètres permet de configurer l'imprimante utilisée (résolution
d'impression, papier utilisé...). Les paramètres sont relatifs au modèle d'imprimante
installé.
➣ Installer un scanner
La fenêtre d'installation du scanner est accessible par l'option Installation Scanner... du
menu Utilitaires. Elle affiche la liste des sources TWAIN disponibles sur votre microordinateur. Si vous possédez plusieurs types de sources (16 et 32 bits), il vous faudra
sélectionner celui correspondant au périphérique utilisé.
On utilise la souris pour passer d'un modèle de scanner à un autre et le bouton
Sélectionner pour confirmer son choix et revenir au menu principal.
Afin de faciliter l’utilisation des scanners à la norme Twain, la fenêtre de numérisation de
WinPhone eXPert gère directement la confection du document. Le choix des options plus
limitées (type de trame, résolution de 100 ou 200ppp, feuille à feuille ou chargeur
automatique) accélère le réglage de la numérisation et évite de modifier la fenêtre de
réglage très élaborée du scanner.
Note
Par défaut, la numérisation s’effectue en mode fin (200 points par pouce).
WinPhone eXPert
273
Personnalisation de l’interface
Personnalisation de l’interface
Il est possible de personnaliser l’interface de WinPhone eXPert par l’intermédiaire du
menu Affichage. Plusieurs options permettent de modifier le contenu et l’affichage des
barres de boutons.
Barre d'outils principale
L’écran de personnalisation de la barre d’outils principale est accessible par l'option
Personnaliser du menu Affichage.
L’apparence du menu principal de WinPhone eXPert peut être modifiée à volonté en
ajoutant ou en retirant des boutons de commande. Les boutons affichés au menu principal
se trouvent dans la liste Boutons de la barre d’outils. Cette liste peut être complétée par
les éléments de la liste Boutons disponibles.
La liste des boutons utilisés commence obligatoirement par un espace séparateur. Pour
éclaircir la présentation, il est conseillé de les organiser en groupes délinmités par un
séparateur. Le mode de fonctionnement est le suivant :
Tous les boutons disponibles ne
sont pas affichés au premier
lancement de WinPhone eXPert. A
vous de composer la barre d’outils
qui vous sied le mieux.
Ajouter
Insère l’élément sélectionné de la liste Boutons disponibles à la liste Boutons de la
barre d’outils en le plaçant avant le curseur.
Supprimer
Retire l’élément sélectionné de la liste Boutons utilisés et le place sous le curseur de la
liste Boutons de la barre d’outils.
Réinitialiser
Ce bouton permet de retrouver les paramètres d’origine de l’application si vous rencontrez
des problèmes d’affichage.
Monter
Déplace l’élément sélectionné de la liste Boutons de la barre d’outils d’une position vers
le haut. Aucun élément ne peut être placé au-dessus de l’espace commençant la liste.
Descendre
Déplace l’élément sélectionné de la liste Boutons de la barre d’outils d’une position vers
le bas.
Applications Utilisateur…
274
Chapitre 20 - Configuration générale
Vous pouvez ajouter vos propres boutons de commande dans la barre d'outils principale
de WinPhone eXPert afin de l'utiliser pour lancer des applications externes :
Pour ajouter une application dans la liste :
1
Dans la fenêtre principale de WinPhone eXPert, sélectionnez l'option Applications
Utilisateur du menu Affichage. La fenêtre Applications Utilisateurs apparaît.
Cliquez sur ce bouton
pour localiser et
sélectionner sur votre
disque dur l’application
pour laquelle vous
voulez insérer un bouton
d’accès dans WinPhone
eXPert.
2
Cliquez sur le bouton situé à droite de la zone de saisie Ligne de commande pour
sélectionner le programme sur votre disque dur.
3
WinPhone eXPert gère la ou les lignes de communication que vous avez déclarées
dans la fenêtre de Configuration générale (menu Utilitaires, option Configuration
générale). Si vous souhaitez utiliser l'une de ces lignes avec une application de
communication externe, sélectionnez cette ligne dans la liste Suspendre la gestion
d'une ligne à l'exécution.
4
5
Cliquez sur le bouton Ajouter.
Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre Applications Utilisateur. Le bouton
permettant de lancer l'application choisie directement à partir de WinPhone eXPert
est maintenant inséré dans la barre d'outils principale
L’icône de l’application sélectionnée
fait maintenant partie de la barre
d’outils principale.
WinPhone eXPert
275
Chapitre 21
1
Informations
complémentaires
21
277
Indicatifs des pays étrangers
278
PAYS
IP
PAI
PAYS
IP
PAYS
IP
PAI
Algérie
213
00
Gabon
241
Norvège
47
095
00
Allemagne
49
00
Gibraltar
350
Nouvelle Zélande
64
Andorre
376
19
Grèce
30
Pakistan
92
00
Arabie Saoudite
966
00
Hong-kong
852
Paraguay
595
*
Argentine
54
61
Hongrie
36
Pays-Bas
31
09
Australie
61
0011
Inde
91
Pérou
51
00
Autriche
43
00
Indonésie
62
Philippines
63
00
Bahreïn
973
0
Irak
964
Pologne
48
80
Belgique
32
00
Iran
98
Portugal
351
00
Bosnie-Herzégovine
387
99
Irlande
353
Qatar
974
00
Brésil
55
00
Islande
354
Roumanie
40
*
Bulgarie
359
00
Israël
972
Royaume-Uni
44
010
Cameroun
237
00
Italie
39
Sénégal
221
00
Canada
1
011
Japon
81
Seychelles (Îles)
248
00
CEI
7
810
Jordanie
962
Singapour
65
005
Centrafrique Rép.
236
19
Kenya
254
Slovaquie
421
00
Chili
56
00
Koweït
965
Slovénie
386
00
Chine
86
00
Liban
961
Sud-Africaine Rép.
27
09
009
Congo
242
00
Libye
218
Suède
46
Corée Rép.
82
001
Luxembourg
352
Suisse
41
00
Côte d'ivoire
225
00
Macédoine
389
Syrie
963
00
Croatie
385
99
Madagascar
261
Taiwan
886
002
Danemark
45
009
Mali
223
Tchèque Rép.
420
00
Djibouti
253
00
Malte
356
Thaïlande
66
001
Égypte
20
00
Maroc
212
Togo
228
00
Émirats Arabes Unis
971
00
Maurice (Île)
230
Tunisie
216
00
Équateur
593
00
Mauritanie
222
Turquie
90
99
Espagne
34
07
Mexique
52
Vénézuela
58
00
États-Unis
1
011
Monaco
377
Finlande
358
990
Mozambique
258
France
33
00
Nigéria
234
Chapitre 21 - Informations complémentaires
Légende…
WinPhone eXPert
IP
Indicatif à composer pour obtenir le pays (à précéder du PAI).
PAI
Indicatif à composer dans le pays pour obtenir l'international.
*
International en manuel (Émission manuelle obligatoire).
Usage
Les numéros étrangers, doivent être composés de la manière suivante :
PAI + IP + NUMERO
Remarque
Les “ zéros ” de tête du numéro à composer doivent être retirés.
Exemple 1
Un correspondant situé en France (IP=00) veut envoyer une télécopie à
la société BVRP Inc. (01 41 27 19 71) située à Denver dans le Colorado,
Etats-Unis (PAI=1). Le numéro à composer est 00 1 141271971.
Exemple 1
Un correspondant localisé en Grande-Bretagne (IP=010) veut envoyer
une télécopie au siège de BVRP Software (01 41 27 19 71) localisé à
Paris, France (PAI=33). Le numéro à composer est 010 33 141271971.
279
Index
INDEX
1
A
Accès réseau à distance 66
Accusé de réception
demander un 70
Activation
Distribution automatique des télécopies
61
Mise en attente d'un appel 90
Modes du Répondeur 103
Relève automatique des e-mails 75
Adresses
Capture sur Minitel 136
Affichez 80
Ajout
d'une signature sur une télécopie 38
de pages de garde à la liste fournie 48
Annotation
Voir Editeur graphique 54
Modification d'une fiche 191
Ouverture d'un annuaire existant 189
Présentation 188
Recherche rapide de fiches 193
Recherche sur critères 193
Sélection de fiches 194
Suppression d'un 189
Suppression d'une fiche 191
Téléphoner à partir de l' 205
Téléphoner via le réseau RTC à partir
de l’ 86
Vider la corbeille 192
Annuaire électronique Minitel
Connexion automatique
Déconnexion 128
Assistant d’importation et d’exportation
de fiches 197
Assistant Télécopie 26
Annuaire
Assistant d’importation et d’exportation
de fiches 197
Associer une photo à une fiche 191
Connexion Minitel à partir de l' 204
Création d'un 189
Création d'une fiche 191
Créer des groupes Voir Groupe 196
Descriptif 190
Enrichissement 136, 203
Envoi d'un e-mail à partir de l' 204
Envoi d'une télécopie à partir de l' 204
Exportation 202
Extraction de coordonnées 205
Importation 198
Impression en mode Fiche 192
Impression en mode Liste 193
Marquage de fiches 194
WinPhone eXPert
128
B
Boîte aux lettres
Créer pour les documents reçus
Notification à distance 109
105
C
Capture d'adresses Minitel
après connexion
136
Capture d'impression
Installation de la macro pour la
Placer variable sur la 47
pour un mailing fax 47
56
Capture de pages Minitel 129
Conversion en .txt
Impression 130
Visualisation 129
130
Captures d'adresses Minitel
281
Index
pour enrichir l'annuaire
203
Carte téléphonique
Débiter les frais de communication 266
Champs de personnalisation
Ajouter
50
Changement de nom
d'un groupe de l'annuaire 196
Combiné mobile
Emission de messages vers 122
Configuration
Emission différée des e-mails 75
Emission immédiate pour l'e-mail 75
Matériel de communication 264, 265
Mode autonome 252, 257, 259
Mode Répondeur Avancé 100
Mode Répondeur Enregistreur 98
Mode Répondeur seul 97
Mode Script Vocal 101
Modem 264, 265
Notification à distance 271
Notification de réception sonore 76
Notification locale 270
Notification par SMS 76
Notification par SMS d'un e-mail 77
Préfixe de sortie 267
Tentatives de rappel 268
WinPhone eXPert comme messagerie
par défaut 78
que 128
Minitel à partir de l'annuaire 204
par extraction de coordonnées 205
Connexion Minitel
à l'aide d'un scénario de connexion 132
Consultation à distance
d'une télécopie (redirection) 55
des documents reçus 255, 258,
Consultation des documents
Reçus en mode autonome
260
Consultation en local
des documents reçus
260
255, 258,
255, 258, 260
Conversion
des captures de pages Minitel en .txt
130
Conversion d'une télécopie
Dans un format graphique courant
54
Conversion graphique
Méthodes
60
Coordonnées
Extraction pour connexion 205
Extraction pour émission 205
Copyrights 3
Corbeille de l'annuaire
Vider
192
Création
Configuration interrogation à distance
Annuaire 189
Boîte aux lettres 105
d'un groupe par sélection sur critères
Configuration logicielle 14
Configuration matérielle 14
Connexion
Groupe dans l'annuaire 196
Page de garde 35
Signature pour un e-mail 69
Signature pour une télécopie
du mode Script Vocal 102
du Répondeur Avancé 101
du Répondeur enregistreur 99
à un serveur de messagerie 66
à un serveur Minitel 126
automatique à un annuaire électroni-
282
196
37
Critère
de distribution automatique des télécopies 107
Index
de recherche de fiches 193
D
Tentatives de rappel
Ecouter
Déconnexion
d'un annuaire électronique
128
Décrochage
avec le combiné 88
en mains-libres 88
Demande
d'un accusé de réception 70
Descriptif
d'un message d'accueil 112
de l'annuaire 190
Différer
Emission d'un E-mail 70
Distribution automatique des télécopies
Spécifier les critère de
107
Document couleur
Convertir au format télécopie (noir et
blanc) 59
Document reçu
Consultation 166
Consulter à distance 255, 258, 260
Consulter en local 255, 258, 260
Créer une boîte aux lettres pour les 105
Ecouter à distance 104
Ecouter en local 104
Fichier 145
Gestion 166
Lire un 72
Notification à distance 109
Notification de réception sur combiné
mobile 271
Retransmettre 54
Visualiser 53, 145
WinPhone eXPert
E
Echec d'un appel
Message d'accueil
268
112
Ecouter à distance
Document reçu 104
E-mail 104
Message vocal 104
Télécopie 104
Ecouter en local
Document reçu 104
E-mail 104
Message vocal 104
Télécopie 104
E-mail
Compte de messagerie 65
Créer une signature 69
Différer l'émission 70, 75
Ecouter à distance 104
Ecouter en local 104
Emettre immédiatement 75
Emission 67
Enregistrer pour envoi ultérieur 70
Faire suivre 74
Insérer automatiquement une signature
69
Joindre un document à 67
Joindre un fichier son à 68
Lire un 72
Modifier 71
Modifier signature d'un 69
Niveau de priorité 70
Notification de réception 270, 271
Personnalisation de la configuration
Réception d'un 165
75
283
Index
Rediriger 73
relève automatique des e-mails 75
relever automatiquement 75
Répondre 73
Répondre à tous 74
Serveur de messagerie 66
Suivi de la réception 163
Supprimer signature 69
Envoi d'une télécopie
Configurer la notification par SMS 77
Configurer notification par SMS 76
Configurer notification sonore 76
Faire suivre
E-mail multicompte 63
E-mail reçu
d'un e-mail enregistré 71
E-mail courant 67
Mailing fax 49
Manuelle 32
Messages vers un combiné mobile 122
Page de garde 34
Page de suite 34
par extraction de coordonnées 205
par scanner 30
Télécopie 26
vers un messager de poche 121
Emission différée
d'un e-mail enregistré
Télécopie 38, 144
70
Enregistrement
d'un message d'accueil 111
du document traité par OCR 243
Scénario de connexion Minitel 132
Enrichissement
Ajouter sur télécopie
Envoi d'un e-mail
A partir de l'annuaire
284
Scénario de connexion Minitel
Exportation
Annuaire
132
202
Extraction de coordonnées 205
un e-mail reçu
74
Fax sur Internet 25
Fiche
Mode d'impression de l'annuaire
Fiches d'un annuaire
Création 191
Impression 192
Marquer 194
Modification 191
Recherche rapide 193
Recherche sur critères
Rechercher 193
Sélectionner 194
Suppression 191
193
Fichier
Exporter 202
Importer 113
Joindre à un e-mail 67
Réception d'un 165
Réception de 145
Visualiser 145
Fichier isolé
146
Fichier son 68
Importation 113
Récupérer
136, 203
En-tête
204
F
Emission
Annuaire
A partir de l'annuaire
Exécution
57
204
Fichiers
Suivi de la réception
163
192
Index
Annuaire 192
Automatique d'une télécopie 60
Captures de pages Minitel 130
de l'annuaire en mode Fiche 192
de l'annuaire en mode Liste 193
de la LIC 60
Fiches d'un annuaire 192
Options pour les télécopies 60
Télécopie 53, 60
Fichiers compressés
récupérer 145
Fond de page
Fusionner 36
Inclure un 58
Frais de communication
à débiter sur une carte téléphonique
266
Fusion
de fonds de page 36
de pages de garde 36
G
Gestion de plusieurs comptes de messagerie 63
Groupe 196
Changement de nom 196
Création 196
Création par sélection sur critères 196
Renommer 196
Suppression 196
H
Haute résolution 38
I
I.fax
Voir Fax sur Internet 26
I.Minitel 125
Identification
de l'émetteur d'une télécopie 56
Importation
Annuaire 198
Fichier son 113
Impression
WinPhone eXPert
Inclure
un fond de page 58
une page de garde 57
Insertion
automatique d'une signature
69
Installation
Macro pour l'émission télécopie
56
Interrogation à distance 255, 258, 260
Configuration
99, 101, 102
J
Joindre un document
avec un e-mail
67
Joindre un fichier son
avec un e-mail
68
L
Langue
Sélectionner pour l'OCR
Lecture
d'un document reçu
d'un e-mail 72
LIC
Impression
244
72
60
Liste
Mode d'impression de l'annuaire
193
285
Index
M
Macro
Installation pour la capture d'impression 56
Mailing fax
à partir d'un document Word 43
à partir d'un fichier 50
à partir d'une page de garde 50
à partir de tout format Windows 47
Ajout des champs de personnalisation
50
Capture d'impression 47
Cas particuliers 52
Emission 49, 50
Installation de la macro pour le 56
Méthodes 42
Personnalisation 40
Personnalisé 40
Principe d'utilisation 47
Mains-libresVoir Téléphoner 85
Marquage de fiches
dans l'annuaire 194
Manuel 194
sur critères 194
Matériel de communication
Configuration 264,
265
Message
Enregistrer comme modèle 123
Envoyer vers un messager de poche
121
Sélection d'un modèle pour émission
d'un 123
Suppression d'un modèle de 123
Message d'accueil
Descriptif 112
Ecoute d'un 112
Enregistrement d'un 111
Modification du descriptif 112
286
pour le Répondeur Enregistreur
pour le Répondeur seul 97
Suppression 112
Message d'accueil général
pour le Répondeur Avancé
98
100
Message SMS
comme notification de réception 76, 77
Définition 120
Envoyer vers un combiné mobile 122
Méthode d’envoi 120
Réception d’un 165
Suivi de l’émission 171
Message vocal
Ecouter à distance 104
Ecouter en local 104
Réception d'un 165
Messagers de poche
Emission de messages vers
Mettre un appel en attente 90
Minitel
121
Capture d'adresses 203
Capture d'adresses après connexion
136
Capture de pages 129
Connexion à un serveur 126
Enregistrer scénario de connexion 132
Exécution d'un scénario de connexion
132
i.Minitel 125
Scénario de connexion 133
Type de serveurs 126
Visualisation de capture 129
Mode autonome
Configuration 252, 257, 259
Consultation des documents reçus
255, 258, 260
Mode Fiche 192
Mode Liste 193
Index
O
Modèle
Enregistrement d'un message comme
123
Choix de la langue 244
Contrôler qualité de l'image 244
Enregistrer le document traité par OCR
Sélection 123
Suppression 123
Modem
Configuration 264,
OCR
265
Modes du Répondeur
Activation des 103
Modification
d'un e-mail enregistré 71
d'une signature 69
du descriptif d'un message d'accueil
112
243
Enregistrer le résultat de l'OCR 246
Lancement d'EasyReader 242
Lancer la reconnaissance 243
sur toutes les pages d'une télécopie
245
sur une zone précise du document 246
Ouverture
d'un annuaire existant
189
MSWord
Télécopier à partir de 29
N
Niveau de priorité
d'un e-mail 70
Notification
Réception 270
sonore 76
sur combiné mobile
Types de 272
271
Notification à distance
Configuration 271
des documents reçus 109
par SMS 76
Notification locale
Configuration 270
Notification par SMS
P
Page de garde
à la réception d'un e-mail 77
Ajouter à la liste fournie 34,
Création 35
Définition 34
Inclure une 57
Joindre à une télécopie 34
Liste fournie 34
Personnaliser 57
Utilisation 34
48
Page de suite
Définition 34
Utilisation 34
Personnalisation
Configuration de l'e-mail
d'une page de garde 57
Télécopie 57
Préfixe de sortie
Configuration
75
267
Présentation
Annuaire
WinPhone eXPert
188
287
Index
Configuration 97
Sélection d'un message d'accueil
Priorité
d'un e-mail 70
à un appel à l'aide du combiné 88
à un appel en mains-libres 88
à un appel téléphonique 88
R
Réception
des télécopies 165
Réception d'un e-mail
Notification locale 270
Notification sur combiné mobile
Suivi 163
271
Fiches dans l'annuaire 193
rapide de fiches dans l'annuaire 193
sur critères de fiches dans l'annuaire
193
Reconnaissance de caractères Voir
OCR 242
Rediriger
E-mail 73
Télécopies
74
38
Responsabilités 3
Retransmission
Télécopie
54
S
Scanner
Emission d'une télécopie à l'aide d'un
Relève automatique des e-mails
30
Activer 75
Scénario de connexion Minitel
Renommer
Editer 132
Enregistrer 132
Exécuter 132
Groupe 196
Répondeur
Activation des modes 103
Modes 103
Script Vocal(mode)
Configuration 101, 102
Interrogation à distance
Répondeur Avancé
Configuration 100, 101
Interrogation à distance 101
Message d'accueil général 100
102
Sélection
de fiches dans l'annuaire
194
Serveur de messagerie
Répondeur Enregistreur
288
Répondre à tous
Réseau local 66
Résolution
Suivi 163
Recherche
Configuration 98, 99
Interrogation à distance 99
Sélection d'un message d'accueil
Via le réseau Internet 89
Via le réseau RTC 88
à un e-mail reçu 73
les destinataires d'un e-mail reçu
Réception d'une télécopie
Répondeur seul
97
Répondre
Connexion 66
pour l'émission d'e-mails
98
Serveur Minitel
Connexion 126
Types de 126
66
Index
Signature
Apposer sur une télécopie 38
Création pour un e-mail 69
Création pour une télécopie 37
Insertion automatique 69
Modifier 69
Supprimer 69
SMS
Voir Message SMS 119
Suivi
d'une
communication
170
d'une émission télécopie
téléphonique
170
Suppression
Annuaire 189
d'un groupe de l'annuaire 196
d'une signature 69
Message d'accueil 112
T
Télécopie
Ajouter en-tête 57
Ajouter signature 37
Annotation d'une 54
Assistant télécopie 26
Choix de la résolution 38
Conversion au format télécopie 59
Conversion dans un format graphique
courant 54
Débiter les frais d'envoi sur une carte
téléphonique 39, 144
Différer émission 38, 144
Distribution automatique 61, 107
Ecouter à distance 104
Ecouter en local 104
Emission 26
WinPhone eXPert
Emission avec page de garde 28
Emission depuis MSWord 29
Emission depuis toute application Windows 29
Emission depuis WinPhone eXPert 30
Emission manuelle 32
Emission par scanner 30
Fax sur Internet 26
Identifier l'émetteur 56
Impression 53
Impression automatique 60
Impression de la LIC 60
Installation macro pour l'émission 56
Joindre une page de garde 34
Mailing fax 40
Méthode d'envoi 28
Numérisation d'un document pour
émission 31
Options d'émission 57
Options d'impression 60
Personnalisation 56, 57
Problèmes et solutions 33
Réception d'une 165
Réception de télécopies à partir d’un
serveur 53
Réexpédition des télécopies reçues
110
Retransmettre 54
Suivi d'un émission 170
Suivi d'une réception 163
Visualiser 53
Télécopie reçue
Se faire envoyer
55
Téléphone
Suivi d'une communication
Téléphoner
à partir de l'annuaire
170
86
289
Index
directement depuis l'annuaire
205
Téléphoner via le réseau Internet 80
Passer un appel de PC à PC 80
Passer un appel de PC à PC à partir
d’un annuaire ILS 81
Passer un appel de PC à téléphone
classique ou portable 82
Téléphoner via le réseau RTC
à l’aide d’une carte téléphonique
à l’aide du combiné 84
en Mains-libres 85
Mise en attente 90
86
Tentatives de rappel
Configuration 268
Terminal
Transférer un fichier vers 152
Transfert de fichiers
Compressé multifichiers 140
Envoyer un fichier unique 141
Multiples 142
Protocoles d'émission 140
V
Variable
Placement sur capture d'impression 47
Vider
Corbeille de l'annuaire
Visioconférence 147
192
Afficher l’écran vidéo 152
Appeler un correspondant 153
Configurer le contrôle parental 150
Configurer les paramètres de l’image
150
Configurer un annuaire ILS 150
Passer en mode Internet 152
Principale fonctions 152
Visualisation
Capture de pages Minitel 129
290
Fichier
145

Manuels associés