Mode d'emploi | Xerox Digital Alternatives Manuel utilisateur

Version du logiciel 2.0.xx
Octobre 2016
Guide d’utilisation du logiciel client
Xerox® Digital Alternatives
©2016 Xerox Corporation. Tous droits réservés. Xerox® et Xerox avec la marque
figurative® et DocuShare® sont des marques de commerce de Xerox Corporation aux
États-Unis et/ou dans d'autres pays. BR17727
Android™ et Google Play™ sont des marques de commerce de Google Inc.
DocuSign® est une marque commerciale de DocuSign, Inc. aux États-Unis et/ou dans
d'autres pays.
InstallShield® est une marque de commerce ou une marque déposée d’Acresso Software
Inc.
IOS est une marque de commerce ou une marque déposée de Cisco (utilisée sous
licence) aux États-Unis d’Amérique et dans d’autres pays.
Microsoft®, le système d’exploitation Windows®, SQL Server®, Windows Server®,
Windows Vista® et Microsoft®.NET sont des marques de commerce ou des marques
déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis d’Amérique et/ou dans d’autres pays.
Linux® est une marque déposée de Linus Torvalds.
Mac®, Macintosh®, iPad®, Retina®, iWork®, Pages®, Numbers® et Keynote® sont des
marques déposées d’Apple Inc. aux États-Unis d’Amérique et dans d’autres pays.
iPad mini™ et iPad Air™ sont des marques de commerce d’Apple Inc.
UNIX® est une marque déposée de The Open Group.
Version du document : 2.0.xx (Octobre 2016).
Historique des révisions
Version
Date
Description
2.0.xx
Octobre 2016
Retirer pilote d’imprimante pour PC
2.0
Janvier 2016
• Ajout de la prise en charge des tablettes Apple et Android. Ajout
de fonctionnalités DocuSign®, de la plate-forme de gestion de
contenu Xerox® DocuShare® et de workflows. Prise en charge de
formats supplémentaires par l'iPad, outre les PDF. Mise à jour
des icônes.
1.2
Août 2015
• Traduction en japonais
1.1
Mai 2015
• Actualisation du nom de l’application dans le texte et les images
• Actualisation des attributions des marques commerciales
Ajout de la prise en charge des fonctionnalités de la version 1.1
(prise en charge d’iOS 8, option des formes dans les annotations,
capacité de supprimer des dossiers, vérification orthographique
dans le texte des annotations et mise à jour de .NET Framework)
1.0
Août 2014
Version initiale.
Sommaire
Introduction ................................................................................ 1
Aperçu du produit ......................................................................................... 1
Configuration requise ................................................................................... 2
Pour Microsoft Windows® .................................................................... 2
Pour l’iPad® d’Apple ............................................................................. 2
Pour Mac®............................................................................................ 2
Pour les tablettes Android™ ................................................................ 3
Configurations non prises en charge ................................................... 3
Configuration de base de données requise ......................................... 3
Glossaire ...................................................................................................... 4
Installation du logiciel ................................................................. 5
Installation sur PC Windows® ....................................................................... 5
Se connecter pour la première fois sur un PC Windows® ................... 7
Désinstaller l’application ...................................................................... 8
Installation sur Apple iPad® ou Mac® ............................................................ 9
Première connexion sur un iPad ou un Mac ........................................ 9
Désinstaller l’application .................................................................... 10
Installation sur une tablette Android™ ....................................................... 10
Première connexion sur une tablette Android ................................... 10
Désinstallation de l'application........................................................... 10
Intégration terminée ................................................................................... 11
Initiation ................................................................................... 12
Présentation de Xerox® Digital Alternatives ............................................... 12
Fonctionnalités clés ........................................................................... 12
Mini visite guidée ........................................................................................ 13
Utilisation de l’interface ............................................................ 15
Importer des documents ............................................................................. 15
Documents stockés au format PDF ................................................... 15
Importation d'un document sur un PC et un Mac .............................. 15
Importation sur un Apple iPad®.......................................................... 17
Importation sur une tablette Android™ .............................................. 18
Après l'importation d'un document .................................................... 19
Sélectionner des vues ................................................................................ 19
Vues de document............................................................................. 19
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
iii
Liste de lecture .................................................................................. 22
Mes dossiers ..................................................................................... 22
Utilisation des documents ........................................................ 25
Ouvrir et fermer des documents ................................................................. 25
Sauvegarde automatique et signets .................................................. 25
Afficher l’en-tête et le pied de page d’un document ................................... 25
Utiliser le sélecteur de page de document ........................................ 27
Annoter des documents ............................................................................. 28
Widget d’annotation ........................................................................... 28
Partager des documents ............................................................................ 30
Partager ............................................................................................. 30
Exporter ............................................................................................. 33
Demander .......................................................................................... 33
Configuration des paramètres système ................................... 38
Paramètres ................................................................................................. 38
Informations utilisateur ...................................................................... 38
Préférences (PC uniquement) ........................................................... 40
Stockage............................................................................................ 40
Signature et initiales .......................................................................... 42
Résolution des problèmes ....................................................... 43
Résolution des problèmes d’installation ..................................................... 43
Fichiers journaux – PC client ............................................................. 43
Fichiers logs – Mac............................................................................ 43
Contacter le support ................................................................ 45
États-Unis et Canada ................................................................................. 45
Comptes EPS (Enterprise Print Services) ......................................... 45
Xerox® Print Services Accounts......................................................... 45
Europe, Amérique latine, Europe de l’Est .................................................. 45
Comptes EPS (Enterprise Print Services) ......................................... 45
Xerox® Print Services Accounts......................................................... 45
iv
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Introduction
Ce chapitre fournit une présentation de Xerox® Digital Alternatives. Il décrit la
configuration système requise pour les différentes installations, ainsi que les
configurations non prises en charge et les exigences en matière de bases de données. Il
intègre enfin un glossaire.
Aperçu du produit
Xerox® Digital Alternatives (DA) est un outil personnel de productivité et de collaboration
qui offre une alternative à l’utilisation de documents papier. Cet outil vient renforcer la
stratégie Xerox « Imprimer moins et moins cher » en offrant une alternative plus
avantageuse à l’impression de documents.
Utilisez DA pour importer, lire, annoter, signer, enregistrer, organiser et partager des
documents au sein d'une seule application. DA peut être utilisé simultanément sur un
ordinateur de bureau Windows®, un ordinateur portable, un Apple iPad®, un Mac® et
des tablettes Android™.
Utilisez DA comme solution alternative au papier pour gérer vos documents. Cette
application vous permet d'annoter, de signer et de partager simplement des documents à
partir d'une interface efficace et intuitive.
Cet outil offre les fonctionnalités suivantes :
•
Stockage de documents personnel
•
Synchronisation de documents inter-périphérique
•
Accès aux documents hors ligne
•
Interface facile d’emploi pour lire, annoter, signer et partager des documents
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
1
Introduction
Configuration requise
Les spécifications système requises minimales sont les suivantes. Pour de meilleures
performances, nous vous recommandons d'installer les versions de service et les
correctifs les plus récents sur votre appareil.
Pour Microsoft Windows®
Microsoft Windows®
Composants matériels
Processeur
1 GHz ou supérieur 32 bits (x86) ou 64 bits (x64)
Mémoire système
2 Go (4 Go recommandé)
Disque dur
Espace libre minimum de 4 Go environ
Écran
Résolution minimale : 1024 x 768
Composants logiciels
Système d’exploitation
• Windows® 7
(32 et 64 bits)
• Windows® 8,
• Windows® 10
Pour l’iPad® d’Apple
iPad® d’Apple
Composants matériels
Périphériques
• iPad Air™
• iPad 2® ou version ultérieure
• iPad mini™
• iPad mini™ (avec écran Retina®)
Capacité de stockage
Espace libre minimum de 1 Go environ
Composants logiciels
Système d’exploitation
iOS 7.x / iOS 8.x
Pour Mac®
Mac
Composants matériels
Périphériques
• iMac 2007 et versions ultérieures
• MacBook 2007 et versions ultérieures
• Mac mini 2007 et versions ultérieures
Composants logiciels
2
Système d'exploitation
• 10.10 (Yosemite)
(32 et 64 bits)
• 10.11 (El Capitan)
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Introduction
Pour les tablettes Android™
Android
Composants matériels
Périphériques
• Asus Memo Pad 7
• Google (Asus) Nexus 9
• Google (Asus) Nexus 7
• Samsung Galaxy Tab 4
• Samsung Galaxy Tab S
Capacité de stockage
Espace de stockage libre : environ 1 Go
Composants logiciels
Système d'exploitation
• Android 4.4 (Kit Kat)
• Android 5.0, 5.1 (Lollipop)
Configurations non prises en charge
L’installation de l’application sur un ordinateur doté des configurations suivantes n’est
pas prise en charge.
•
•
Toute version de ce qui suit :
–
Système d’exploitation UNIX®
–
Système d’exploitation Linux®
–
Windows NT® 4.0
–
Windows Media® Center
–
Windows® 2000
–
Windows Vista®
Cette application a été testée dans un environnement de poste de travail VMware®
Lab Manager ; les autres environnements virtuels ne sont pas pris en charge.
Configuration de base de données requise
Sur un PC Windows®, l’application installe un moteur de base de données et des fichiers
de base de données Microsoft SQL Server® Compact Edition 4.0, qui stockent les
métadonnées de document.
Aucun logiciel de base de données n'est installé sur un iPad, un Mac ou une tablette
Android.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
3
Introduction
Glossaire
Acronyme ou terme
Définition
DA
Xerox® Digital Alternatives
Intégration
Processus de connexion d'un nouvel utilisateur au logiciel client qui
enregistre la solution pour cet utilisateur, configure son espace de
travail et décompte les volumes en licence.
Un compte utilisateur est intégré lorsqu'un utilisateur se connecte à un
client DA pour la première fois après avoir installé celui-ci lors de
l'implémentation.
4
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Installation du logiciel
Cette section vous explique comment installer le logiciel Xerox® Digital Alternatives,
comment annuler son installation et comment le supprimer.
Les instructions peuvent varier en fonction du type de périphérique que vous utilisez.
•
PC Windows®
•
iPad® d’Apple
•
Mac®
•
Tablette Android™
Installation sur PC Windows®
Cette section s’adresse aux utilisateurs dotés d’un PC Windows®.
Remarque
Vous devez vous connecter avec des droits d'administration pour pouvoir installer
l'application.
Pour installer le logiciel :
1. Connectez-vous en tant qu’administrateur.
2. Double-cliquez sur le fichier d’installation. L’écran Select Language (Sélectionner
une langue) apparaît.
3. Sélectionnez une langue dans la zone déroulante.
4. Sélectionnez Oui.
L’assistant d’installation de Xerox® prépare votre PC pour l’installation.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
5
Installation du logiciel
5. Pour poursuivre l’installation, cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez Afficher le fichier Lisez-moi. Le fichier Lisez-moi s’affiche.
7. Sélectionnez Suivant. L’écran Dossier de destination apparaît.
8. Procédez au choix comme suit :
–
Si l’application est installée pour la première fois, passez à l’étape suivante.
–
Si une version précédente de l’application est installée, il est recommandé de la
désinstaller avant d’installer la version ultérieure.
9. Procédez au choix comme suit :
a. Pour accepter l’emplacement par défaut du dossier de destination, cliquez sur
Suivant (recommandé).
Remarque :
Si vous installez l’application sur un système d’exploitation dans une langue
autre que l’anglais où le nom du répertoire « Program Files » est localisé, le
chemin d’installation par défaut est affiché en anglais. L’application sera
néanmoins installée dans le répertoire localisé correspondant à la langue que
vous avez sélectionnée.
b. Pour modifier l’emplacement par défaut, cliquez sur Modifier. La boîte de
dialogue Rechercher un dossier s’affiche.
•
Sélectionnez le dossier souhaité ou créez-en un.
•
Sélectionnez OK. La boîte de dialogue se ferme.
•
Sélectionnez Suivant.
Remarque :
Vous ne pouvez pas installer votre application dans le répertoire racine.
10. Sur l’écran Options d’installation, cliquez sur Installer.
La progression de l’installation est visible sur l’écran Installation du client Xerox®
Digital Alternatives.
À la fin de l’installation, l’écran Installation terminée apparaît.
6
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Installation du logiciel
11. Sélectionnez Terminer.
Se connecter pour la première fois sur un PC Windows®
La première fois que vous vous connectez à Xerox® Digital Alternatives, vous êtes invité
à saisir des informations sur votre compte utilisateur afin de configurer votre compte
client sur le serveur Xerox® Digital Alternatives. Le processus d’intégration interagit avec
un serveur basé sur Internet, qui gère les licences logicielles attribuées à votre
entreprise.
Le processus d’intégration utilise les mêmes paramètres de serveur proxy Internet que
ceux de votre navigateur par défaut. Il est donc essentiel que vous disposiez d’un accès
Web illimité à cette source Internet.
Pour vous connecter pour la première fois :
1. Sélectionnez Xerox® Digital Alternatives dans la barre d’état système.
Remarque :
Vous pouvez également vous connecter à partir du menu Démarrer de Windows®
Sélectionnez Xerox® Digital Alternatives..
.
2. Sélectionnez Se connecter maintenant. L’écran Bienvenue dans Xerox® Digital
Alternatives s’affiche.
3. Saisissez l’adresse électronique de votre entreprise.
4. Sélectionnez Suivant.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
7
Installation du logiciel
5. Saisissez les références de connexion suivantes :
a. Domaine : nom du domaine réseau de votre entreprise.
b. Nom de l’utilisateur : compte utilisateur que vous utilisez pour vous connecter
sur un périphérique géré par l’entreprise.
c.
Mot de passe du compte utilisateur saisi ci-dessus.
6. Sélectionnez Connexion.
Annuler l’installation
Vous pouvez annuler le processus d’installation à tout moment.
Pour interrompre l’installation :
1. Cliquez sur Annuler dans un des écrans d’installation. L’écran Annuler
l’installation s’affiche.
2. Sélectionnez Oui. L’écran Install Failed (Échec de l’installation) s’affiche pour
indiquer que l’application n’est pas installée.
3. Sélectionnez Terminer.
Remarque :
Pour installer l’application, vous devez reprendre l’installation depuis le début.
Désinstaller l’application
Pour désinstaller DA de votre PC Windows® :
1. Allez à Démarrer > Panneau de configuration > Programmes > Programmes et
fonctionnalités > Désinstaller un programme, et suivez les invites en ligne.
2. Sur l’écran Options de désinstallation, sélectionnez Xerox® Digital Alternatives.
8
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Installation du logiciel
Installation sur Apple iPad® ou Mac®
Les versions iPad et Macintosh du logiciel client DA sont des applications gratuites
disponibles au téléchargement sur l'Apple® App Store. Recherchez l'application Xerox®
Digital Alternatives, puis téléchargez-la.
Première connexion sur un iPad ou un Mac
La première fois que vous vous connectez à Xerox® Digital Alternatives, vous êtes invité
à saisir des informations sur votre compte utilisateur afin de configurer votre compte
client sur le serveur DA. Le processus d’intégration interagit avec un serveur basé sur
Internet, qui gère les licences logicielles attribuées à votre entreprise.
Le processus d’intégration utilise les mêmes paramètres de serveur proxy Internet que
ceux de votre navigateur par défaut. Il est donc essentiel que vous disposiez d’un accès
Web illimité à cette source Internet.
Vous pouvez vous connecter au logiciel à l'aide d'un iPad ou d'un Mac, même si vous
n'avez jamais utilisé Xerox® Digital Alternatives sur un PC.
Se connecter pour la première fois :
1. Procédez au choix comme suit :
–
Lancez l’application Xerox® Digital Alternatives sur l’écran d’accueil.
–
Sélectionnez un fichier PDF et appuyez sur Ouvrir dans Alternatives.
2. Sur l’écran Bienvenue, saisissez l’adresse électronique de votre entreprise.
3. Sélectionnez Suivant.
4. Saisissez les références de domaine suivantes :
a. Domaine : nom du domaine réseau de votre entreprise.
b. Nom de l’utilisateur : compte utilisateur de domaine que vous utilisez pour vous
connecter sur un périphérique géré par l’entreprise.
c.
Mot de passe du compte utilisateur saisi ci-dessus.
5. Sélectionnez Connexion.
Remarque :
Si vous vous êtes déjà connecté à votre compte à l’aide d’un PC, vous pourrez
afficher sur votre iPad/Mac les documents que vous aviez précédemment
téléchargés depuis votre PC.
Remarque :
L'appareil doit effectuer une synchronisation des documents avant que le PC puisse
accéder à ceux-ci. En règle générale, la synchronisation est automatique et démarre
immédiatement après la connexion.
Intégration terminée
Une fois connecté au logiciel client DA sur un périphérique, vous disposez d’un compte
utilisateur sur le serveur local DA de votre entreprise. Ce compte de serveur local vous
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
9
Installation du logiciel
permet de commencer à utiliser des documents et à les partager avec d’autres
utilisateurs DA.
Si vous voulez utiliser DA sur d’autres périphériques, vous devez répéter le processus
d’installation et d’intégration pour chacun d’eux.
Désinstaller l’application
Pour désinstaller l’application Xerox® Digital Alternatives de votre iPad :
1. Maintenez votre doigt appuyé sur une icône de l’iPad jusqu’à ce que toutes les
icônes se mettent à bouger. Vous pouvez alors supprimer l’application iPad de votre
choix.
2. Appuyez sur la croix X dans l’angle en haut à gauche de l’application DA.
3. Suivez les invites pour supprimer l’application et tous les fichiers et données
associés.
Pour désinstaller l'application Xerox® Digital Alternatives de votre Mac :
1. Dans la barre latérale du Finder, cliquez sur Applications.
2. Faites glisser l'application depuis le dossier Applications vers la corbeille (située à
l'extrémité du Dock).
Installation sur une tablette
Android™
La version Android du logiciel client DA est une application gratuite disponible au
téléchargement sur Google Play™. Recherchez l'application Xerox® Digital Alternatives,
puis téléchargez-la.
Première connexion sur une tablette Android
La procédure de première connexion sur Android est identique à celle utilisée pour les
périphériques iPad et Mac. Reportez-vous à la section Première connexion sur un iPad
ou un Mac.
Désinstallation de l'application
Pour désinstaller l'application Xerox® Digital Alternatives app de votre tablette
Android :
1. Maintenez appuyée l'application sur l'appareil.
2. Faites glisser l'icône vers l'icône de désinstallation.
3. Cliquez sur Désinstaller dans la fenêtre de confirmation.
10
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Installation du logiciel
Intégration terminée
Une fois connecté au logiciel client DA sur un périphérique, vous disposez d’un compte
utilisateur sur le serveur local DA de votre entreprise. Ce compte de serveur local vous
permet de commencer à utiliser des documents et à les partager avec d’autres
utilisateurs DA.
Si vous voulez utiliser DA sur d’autres périphériques, vous devez répéter le processus
d’installation et d’intégration pour chacun d’eux.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
11
Initiation
Initiation
Ce chapitre présente les fonctionnalités clés de Xerox® Digital Alternatives (DA) et
propose quelques informations de base sur la mini visite guidée disponible après la
première connexion.
Présentation de Xerox® Digital
Alternatives
Xerox® Digital Alternatives est une solution de flux de production qui s’adresse aux
professionnels mobiles de l’information. Elle offre les fonctionnalités suivantes :
•
Stockage des documents dans un cloud personnel avec synchronisation interpériphérique et accès hors ligne
L'expérience est la même sur votre PC, Mac, iPad ou tablette Android.
•
•
Lecture, annotation, sauvegarde, organisation et partage de documents dans une
application unique
Fonctionnalités clés
Xerox® Digital Alternatives inclut les fonctionnalités clés suivantes :
Icône
Fonctionnalité
Description
Lecture
• Lisez vos documents à la manière d’un livre numérique
• Plein écran
• La dernière page lue est sauvegardée sur les différents
périphériques et se rouvre automatiquement
• La liste de lecture vous permet de marquer un document pour
lecture ultérieure
Annotation
• Annotez vos documents avec un stylo, un surligneur et des notes
de texte
• Vérifiez l’orthographe des notes
• Signez vos documents
• Complétez un formulaire
• Les modifications sont sauvegardées automatiquement
• Vous permet de marquer un document pour lecture ultérieure
12
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Initiation
Icône
Fonctionnalité
Description
Partage
• Révisez, marquez et faites des commentaires sur vos documents
• Partagez vos documents avec d’autres utilisateurs tout en
conservant une copie
• Partagez vos documents et notes de réunion avec tous les
participants
• Envoyez des documents pour examen, approbation ou signature
• Envoyez vos documents par voie électronique à une personne qui
n’a pas DA
Pour plus d’informations sur ces fonctionnalités, reportez-vous à la section Utilisation des
documents.
Mini visite guidée
La première fois que vous ouvrez l’application après l’avoir installée sur un périphérique,
la mini visite guidée s’affiche. Cette présentation en cinq parties présente les
fonctionnalités globales de Xerox® Digital Alternatives.
Pour naviguer dans la présentation, procédez comme suit :
•
Sur un PC ou un Mac, cliquez sur > pour avancer ou sur < pour revenir en arrière.
•
Sur un iPad ou une tablette Android, balayez l'écran pour feuilleter la présentation
comme un livre ou tapez sur les points de suspension au bas de la présentation.
À la fin de la présentation, sélectionnez une des options suivantes :
•
Sélectionnez En savoir plus pour accéder à des informations sur DA et Xerox®
Managed Print Services.
•
Sélectionnez Terminé.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
13
Utilisation de l’interface
L’interface de Xerox® Digital Alternatives (DA) est une interface conviviale. Il vous suffira
de suivre quelques conseils pour utiliser de manière productive vos documents et ceux
partagés par d’autres utilisateurs de votre groupe.
Ce chapitre vous présente les différentes manières d’importer des documents dans DA et
vous explique comment sélectionner des vues de document, comprendre les
informations des indicateurs de graphique, utiliser la liste de lecture et organiser vos
documents dans Mes dossiers.
Importer des documents
Vous devez importer des documents dans votre compte DA afin de les utiliser dans
l'application et sur vos appareils.
Périphérique
Possibilité d'importer
des documents PDF
Possibilité d'importer des
documents non PDF
PC
Oui
Oui
Mac
Oui
Oui
iPad
Oui
Oui
Android
Oui
Non
Documents stockés au format PDF
Tous les documents figurant dans DA sont stockés au format PDF.
•
Lorsque vous importez un document PDF, il est directement envoyé vers votre
compte DA.
•
Lorsque vous importez un document dans un autre format, le programme
d'installation DA crée une version PDF avant de la télécharger vers votre compte.
Lorsque vous importez un document dans un autre format sur un périphérique
pouvant effectuer une conversion (PC, Mac, iPad), celui-ci devient, après
synchronisation, disponible sous forme de fichier PDF sur tous les appareils.
Importation d'un document sur un PC et un Mac
Importation dans Xerox® Digital Alternatives (sur PC)
1. Sélectionnez l'icône
documents.
ou cliquez sur Importer un document dans l'écran Tous les
2. Sélectionnez la source d'importation.
–
Mon ordinateur : passez à l'étape suivante.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
15
Utilisation de l’interface
–
DocuShare® : passez à l'étape Error! Reference source not found..
3. Si vous avez sélectionné Mon ordinateur, sélectionnez le fichier à importer.
4. Sélectionnez Ouvrir. Passez à l'étape Error! Reference source not found..
5. Si vous avez sélectionné DocuShare®, vous devez être connecté à Internet et à
DocuShare®.
–
L'écran de connexion apparaît s'il s'agit de votre première connexion à
DocuShare® sur ce périphérique ou si votre session a expiré. Saisissez votre
nom d'utilisateur et votre mot de passe. Cliquez sur Connexion.
–
Si vous êtes connecté, accédez directement à l'explorateur de fichiers.
6. Cliquez sur un dossier pour l'ouvrir. Vérifiez le ou les fichiers à importer. Cliquez sur
Importer. Passez à l’étape suivante.
7. Patientez jusqu'à la création et l'importation du fichier PDF.
–
Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Masquer pour
importer un autre document.
–
Une fois l'importation terminée, sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le
fichier à annoter.
Importation via Fichier > Imprimer (pris en charge sur Mac)
Lorsque le logiciel DA est installé sur votre Macintosh, le pilote d’imprimante DA est
installé. Ce pilote vous permet d'ajouter dans DA des documents pris en charge à partir
de votre ordinateur.
1. Ouvrez un document dans une application.
2. Sélectionnez Envoyer à Digital Alternatives.
3. Sélectionnez Imprimer. Xerox® Digital Alternatives s'affiche.
16
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Utilisation de l’interface
4. Patientez jusqu'à la création et l'importation du fichier PDF.
–
Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Masquer pour
importer un autre document.
–
Une fois l'importation terminée, sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le
fichier à annoter.
Importation sur un Apple iPad®
Importation d'un fichier
1. Ouvrez le fichier que vous souhaitez importer.
2. Tapez sur
Partager.
3. Si nécessaire, balayez vers la droite et tapez Ouvrir dans Alternatives pour
importer le document. Cette opération peut également être intitulée Copier vers
Alternatives. Xerox® Digital Alternatives s'affiche.
4. Patientez jusqu'à ce que le fichier soit copié et importé. L'importation des types de
fichier qui ne sont pas au format PDF peut durer quelques instants en raison de leur
conversion vers ce format.
–
Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Masquer pour
importer un autre document.
–
Une fois l'importation terminée, sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le
fichier à annoter.
Importation d'une pièce jointe à un courrier électronique
1. Ouvrez le courrier électronique contenant la pièce jointe.
2. Tapez sur la pièce jointe pour prévisualiser le document.
3. Tapez sur
Partager.
4. Tapez sur Ouvrir dans. . . .
5. Tapez sur Ouvrir dans Alternatives pour importer la pièce jointe. Cette opération
peut également être intitulée Copier vers Alternatives. Xerox® Digital Alternatives
s'affiche.
6. Patientez jusqu'à ce que le fichier soit copié et importé. L'importation des types de
fichier qui ne sont pas au format PDF peut durer quelques instants en raison de leur
conversion vers ce format.
–
Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Hide pour
importer un autre document.
–
Une fois l'importation terminée, sélectionnez Open Now pour ouvrir le fichier à
annoter.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
17
Utilisation de l’interface
Importation à partir d'autres applications
1. Tapez sur
Partager.
2. Tapez sur Ouvrir dans Alternatives pour importer le document. Cette opération
peut également être intitulée Copier vers Alternatives. Xerox® Digital Alternatives
s'affiche.
3. Patientez jusqu'à ce que le fichier PDF soit copié et importé.
–
Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Masquer pour
importer un autre document PDF.
–
Une fois l'importation terminée, sélectionnez Open Now pour ouvrir le fichier à
annoter.
Importation depuis l'application iWork®
1. Dans un fichier Pages®, Numbers® ou Keynote®, tapez sur Share
.
2. Tapez sur Ouvrir dans une autre application.
3. Tapez sur Choisir une application.
4. Tapez sur Ouvrir dans Alternatives pour importer le document. Cette opération
peut également être intitulée Copier vers Alternatives. Xerox® Digital Alternatives
s'affiche.
5. Patientez jusqu'à ce que le fichier PDF soit copié et importé.
–
Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Masquer pour
importer un autre document PDF.
–
Une fois l'importation terminée, sélectionnez Open Now pour ouvrir le fichier à
annoter.
Importation sur une tablette Android™
Vous pouvez uniquement importer des fichiers PDF sur une tablette Android.
Importation d'un document PDF
1. Ouvrez un fichier PDF.
2. Ouvrez le menu
. Plus, puis tapez sur Envoyer un fichier.
3. Si nécessaire, balayez vers la droite et tapez Ouvrir dans Alternatives pour
importer le document. Xerox® Digital Alternatives s'affiche.
4. Patientez jusqu'à ce que le fichier PDF soit copié et importé.
–
Une fois l'importation terminée, sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le
fichier à annoter.
Importation d'un PDF joint à un courrier électronique
1. Ouvrez le courrier électronique contenant la pièce jointe.
2. Tapez sur la pièce jointe pour prévisualiser le document.
18
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Utilisation de l’interface
3. Ouvrez le menu
. Plus, puis tapez sur Envoyer un fichier.
4. Tapez surOuvrir dans Alternatives pour importer la pièce jointe. Xerox® Digital
Alternatives s'affiche.
5. Patientez jusqu'à ce que le fichier PDF soit copié et importé.
–
Une fois l'importation terminée, sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le
fichier à annoter.
Importation d'un fichier PDF à partir d'autres applications
1. Tapez sur Envoyer un fichier.
2. Tapez sur Ouvrir dans Alternatives pour importer le document. Xerox® Digital
Alternatives s'affiche.
3. Patientez jusqu'à ce que le fichier PDF soit copié et importé.
–
Sélectionnez Masquer pour importer un autre document PDF.
–
Sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le fichier à annoter.
Après l'importation d'un document
Une fois le document importé, les options suivantes s'offrent à vous : lecture du
document, annotation, partage avec d'autres utilisateurs et envoi pour examen, signature
ou approbation.
Sélectionner des vues
Vous pouvez rechercher rapidement un document ou un dossier en sélectionnant une
vue.
Vues de document
Sélectionnez Menu
pour ouvrir le menu.
Les options du menu sont décrites ci-dessous.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
19
Utilisation de l’interface
Sélectionner
Pour afficher
Activité récente
Les six principaux documents importés et partagés.
Recherche
La recherche dans tous les fichiers.
Tous les documents
Tous les documents.
Partagé avec vous
Les documents que d’autres utilisateurs ont partagé avec vous.
Liste de lecture
Les documents à lire que vous avez sélectionnés.
Mes dossiers
Vos dossiers actuels et les documents importés qui n’ont pas été
déplacés vers un dossier. Sélectionnez Mes dossiers pour créer un
nouveau dossier.
Options dans une vue de document
Sélectionnez Options
dans une vue pour modifier le format ou l’ordre :
Sélectionner
Pour modifier
Liste ou Grille
Le format d’affichage.
• Liste : les documents sont affichés horizontalement. (Non
disponible pour Android.)
• Grille : les documents sont affichés verticalement (par défaut).
Ordre de tri
L’ordre de tri par défaut est Les plus récents. (Non disponible pour
Android.)
• Les plus récents : trie les documents les plus récents en premier.
• Les plus anciens : trie les documents les plus anciens en
premier.
Alphabétique : trie par ordre alphanumérique.
20
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Utilisation de l’interface
Exemple de grille
Exemple de liste
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
21
Utilisation de l’interface
Indicateurs de graphique dans une vue de document
Vous pouvez établir une distinction entre les documents au moyen de ces indicateurs
visuels.
Indicateur de graphique
Description
L’icône des lunettes et du pourcentage indique un document que
vous avez lu ainsi que le pourcentage de lecture du document.
Les nouveaux documents et les documents non lus que vous avez
importés ou que d’autres utilisateurs ont partagés avec vous sont
indiqués par ce drapeau bleu.
Le document figure dans la liste de lecture.
Le document ne figure pas dans la liste de lecture.
Liste de lecture
Avec la liste de lecture, Xerox® Digital Alternatives vous permet de gérer les documents
que vous souhaitez lire ultérieurement.
•
Pour ajouter un document à la liste de lecture, ouvrez-le et sélectionnez
•
Pour supprimer un document de la liste de lecture, sélectionnez
.
.
Lorsqu’un document a été ajouté à la liste de lecture, vous pouvez y accéder rapidement
et reprendre à la page où vous l’aviez laissé.
•
Pour ouvrir un document qui a été ajouté à la liste de lecture, sélectionnez Menu
et sélectionnez la liste de lecture.
Remarque :
Si vous avez installé DA sur plusieurs périphériques, tels qu’un iPad® et un portable
ou un ordinateur de bureau, chaque périphérique sauvegarde la même liste de
lecture synchronisée.
Mes dossiers
Avec la fonctionnalité Mes dossiers, Xerox® Digital Alternatives vous permet de vous
organiser et de travailler de manière efficace. Vous pouvez créer autant de dossiers que
vous le souhaitez afin d’organiser vos documents. Les documents importés ou partagés
peuvent être ajoutés à vos dossiers. Les documents figurant dans les dossiers sont
répertoriés dans la vue Tous les documents.
Pour déplacer un document vers un dossier :
1. Cochez la case en regard du document. Vous pouvez sélectionner plusieurs
documents à la fois.
2. Sélectionnez
. La boîte de dialogue Déplacer vers le dossier s’affiche.
3. Effectuez une des opérations suivantes :
–
22
Sélectionnez un dossier dans Mes dossiers.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Utilisation de l’interface
–
Sélectionnez Ajouter au nouveau dossier pour créer un nouveau dossier où
placer le document sélectionné.
Pour supprimer un dossier :
4. Dans la vue Mes dossiers, cliquez sur
.
5. Dans la fenêtre de confirmation, sélectionnez Supprimer pour supprimer le dossier
et son contenu de Digital Alternatives.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
23
Utilisation des documents
Ce chapitre présente toutes les fonctionnalités de Xerox® Digital Alternatives qui vous
permettront d’améliorer votre expérience du logiciel.
Ouvrir et fermer des documents
Sélectionnez ou appuyez sur un document pour l’ouvrir. Si vous venez d’importer le
document, vous pouvez aussi sélectionner Ouvrir maintenant.
Sélectionnez ou appuyez sur
référence.
pour fermer un document et revenir à la page de
Sauvegarde automatique et signets
Lorsque vous fermez un document, il est sauvegardé automatiquement. Ainsi, vous
n’avez pas à sauvegarder le document ni à répondre à des boîtes de dialogue
contextuelles. Sachant que tous les documents dans DA sont des copies PDF de
l’original, il est inutile d’utiliser les fonctions « Enregistrer » ou « Enregistrer sous ».
L’application effectue une sauvegarde automatique pendant votre travail de sorte que
vos annotations ne sont jamais perdues.
Quel que soit le périphérique sur lequel vous rouvrez le fichier, DA se souvient de la
dernière page que vous avez consultée.
Afficher l’en-tête et le pied de page
d’un document
Lorsque vous ouvrez un document à lire ou annoter, l’affichage maximal ou le mode plein
écran est utilisé. La barre des tâches au niveau de l’en-tête et la barre de navigation au
niveau du pied de page s’affichent. Les zones d’en-tête et de pied de page vous
permettent d’accéder à tous les outils dont vous avez besoin pour utiliser un document.
Pour fermer l’en-tête et le pied de page d’un document, sélectionnez
.
Pour afficher l’en-tête et le pied de page, sélectionnez ou appuyez n’importe où sur le
document.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
25
Utilisation des documents
Le tableau ci-dessous répertorie chaque outil et son emplacement en mode plein écran.
En-tête de document
Icône
Description
Renvoie à l’écran de référence.
Permet de lire le document ; ferme l’en-tête et le pied de page.
Ouvre le signet d’annotation sur le côté.
Ouvre le menu Sharing (Partage).
Affiche des informations sur le document et permet de modifier le nom du
document.
Le document a été ajouté à la liste de lecture.
Lance la synchronisation des documents.
Sous Android uniquement : cliquez sur cette icône de menu pour accéder aux
autres icônes de l'en-tête.
Panneaux latéraux
Outil
Description
Affiche le widget d’annotation, qui fournit un ensemble complet
d’outils pour l’annotation des documents.
L’outil en cours d’utilisation est affiché dans le grand cercle, au
milieu de la palette d’annotation.
Barre de zoom
Glissez pour effectuer un zoom avant et arrière.
Remarque :
• Ordinateurs de bureau et portables: vous pouvez aussi utiliser
la molette de défilement de la souris pour zoomer.
• Tablettes : vous pouvez aussi utiliser le pincement à deux
doigts ou appuyer deux fois pour zoomer.
26
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Utilisation des documents
Pied de page de document
Icône
Description
Sélecteur de page de
document
Permet de naviguer rapidement dans un document.
Flèches vers la gauche
ou vers la droite sur
chaque côté de l’écran
Pour avancer ou reculer.
Remarque :
• Ordinateurs de bureau et portables: vous pouvez aussi utiliser la
touche de direction gauche ou droite.
• Tablettes : balayez la page vers la gauche ou vers la droite.
Utiliser le sélecteur de page de document
Les icônes d’aperçu de page sont affichées dans le sélecteur de page de document au
niveau du pied de page. Dans les petits documents, une icône d’aperçu est affichée pour
chaque page. Dans les documents plus volumineux, les icônes d’aperçu sont affichées
pour certaines pages uniquement.
Pointez la souris sur une icône d’aperçu pour afficher le numéro de la page et une vue un
peu plus grande de la page. Cette vue permet d’afficher plus de détails sur le format et la
structure de la page et de sélectionner plus facilement la page souhaitée.
Pour aller à une page donnée, sélectionnez l’icône d’aperçu lorsque le numéro de la
page est affiché. Pour aller à la page précédente ou suivante, pointez la souris sur le
côté gauche ou droit du document afin d’afficher la flèche de navigation.
Exemple d’en-tête et de pied de page de document
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
27
Utilisation des documents
Annoter des documents
Xerox® Digital Alternatives offre un ensemble complet d’outils pour l’annotation des
documents. Ces outils sont affichés de la gauche vers la droite comme suit :
•
Outil Main
•
Outil de texte
•
Outil de signature
•
Outil de coche
•
Outil de surlignage
•
Outil Stylo
•
Outil des formes
Lorsque vous annotez un document, vous marquez une copie PDF du document que
vous avez importé, tout comme lorsque vous surlignez et écrivez sur la copie papier d’un
original.
Widget d’annotation
Lorsqu’un document est ouvert pour la première fois, il est en mode d’édition Annotation
et le widget d’annotation est affiché. Vous pouvez agrandir ou réduire la palette d’outils
flottante et la déplacer dans l’écran. L’outil d’annotation en cours d’utilisation est affiché
dans le grand cercle, au milieu de la palette. Sélectionnez ou appuyez sur le cercle
central pour ouvrir ou fermer le menu Annoter.
Chaque outil du widget d’annotation est décrit dans le tableau suivant.
Icône de la palette d’outils
Description
L’outil Main permet de faire un panoramique de
la page en mode zoom avant. Vous pouvez
sélectionner, déplacer ou supprimer du texte,
une signature ou des coches sur la page.
L’outil de texte permet d’insérer des zones de
texte sur la page. Vous pouvez contrôler la taille
de la police et la transparence de l’arrière-plan.
28
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Utilisation des documents
Icône de la palette d’outils
Description
L’outil de signature vous permet de signer
numériquement un document ou d’y apposer
vos initiales. Sélectionnez l’icône de signature
ou d’initiale lorsque l’outil de signature est
sélectionné. Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous
devez créer vos initiales ou votre signature dans
Paramètres la première fois que vous utilisez
l’outil de signature. Reportez-vous à la section
Configuration des paramètres système.
L’outil de coche permet de cocher des cases
sur des formulaires. Lorsque vous sélectionnez
ou appuyez sur une zone à proximité d’une
case à cocher avec l’outil de coche sélectionné,
il coche automatiquement la case.
L’outil de surlignage est doté de quatre
couleurs et d’une gomme.
L’outil Stylo est doté de cinq couleurs et de
deux épaisseurs de ligne. Vous pouvez
sélectionner la gomme
pour effacer les traits
de stylo ou de surligneur.
L’outil des formes propose une flèche, une
ligne, un ovale et un rectangle. Vous pouvez
déplacer, redimensionner et supprimer les
formes. Les formes peuvent être noires, bleues,
rouges, vertes ou blanches. Vous pouvez définir
l’épaisseur des contours et tracer des lignes en
continu ou en pointillés.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
29
Utilisation des documents
Partager des documents
Cette section traite des options et outils permettant de partager des documents et de
transférer ceux-ci entre les étapes d'examen et d'approbation.
Présentation des options de partage
Sélectionnez ou appuyez sur
pour afficher le menu Partager le document.
Les options de partage sont les suivantes :
•
Partager...
•
Partager avec la réunion...
•
Exporter
–
Mon ordinateur (PC)
–
Autres applications (Android et Mac)
DocuShare®
•
Demander
–
Connexion avec DocuSign®
–
Signature
–
Révision
–
Approbation
Remarque :
Si vous utilisez un iPad ou une tablette Android, il vous est également possible de
partager des documents avec d'autres applications.
Partager
Remarque :
Si vous utilisez un iPad®, une troisième option vous permet de partager un document
avec une autre application de votre iPad®.
Partager un document par voie électronique
1. Sélectionnez un document.
2. Sélectionnez ou appuyez sur
.
3. Sélectionnez Partager…. La boîte de dialogue Composer s'affiche. L'objet est
prérempli et le document joint.
30
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Utilisation des documents
4. Dans le champ À, sélectionnez une des options suivantes :
a. Saisissez l’adresse électronique. Si vous avez déjà envoyé un message au
destinataire, des suggestions d’adresses s’affichent.
b. Sélectionnez
pour ouvrir un carnet d’adresses. La boîte de dialogue Address
book (Carnet d’adresses) s’affiche.
c.
•
Sélectionnez Personnel pour effectuer une recherche dans votre carnet
d’adresses local ou Global pour effectuer une recherche dans le carnet
d’adresses de votre entreprise.
Remarque : l’option Global est disponible uniquement si la recherche LAG
est activée pour votre entreprise dans les paramètres du serveur.
•
Sélectionnez un nom du carnet d’adresses pour l’insérer.
•
Pour effectuer une recherche plus rapide, sélectionnez la première lettre du
nom sur le côté droit du carnet d’adresses ou saisissez un nom dans la zone
de recherche et sélectionnez l’icône de recherche en bleu pour afficher les
correspondances possibles.
Pour supprimer une adresse du message, sélectionnez-la et cliquez sur
Supprimer ou appuyez sur la touche Retour arrière.
d. Pour recevoir une copie de votre message, ajoutez votre adresse.
5. Pour modifier l’objet, cliquez dans le champ Objet et saisissez un nouvel objet.
6. Vous pouvez aussi ajouter un message dans le corps de texte.
7. Une fois terminé, sélectionnez Envoyer.
Remarque :
Si le destinataire dispose d’un compte utilisateur DA, le document est identifié
comme étant « Partagé avec vous ».
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
31
Utilisation des documents
Partage d'un document avec la réunion…
1. Sélectionnez un document.
2. Sélectionnez ou appuyez sur
.
3. Sélectionnez Partager avec la réunion….
La boîte de dialogue Choisir une réunion qui s’ouvre affiche les réunions et les
rendez-vous de votre calendrier.
4. Sélectionnez une réunion du jour ou choisissez une réunion dans votre calendrier.
Le contenu de l’avis de réunion s’affiche. La section Invités est préremplie.
5. Sélectionnez ou appuyez sur Partager.
La boîte de dialogue Composer s’affiche. Les champs À et Objet sont préremplis et
le document est joint au message.
6. Pour supprimer une adresse du message, sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer
ou appuyez sur la touche Retour arrière.
32
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Utilisation des documents
7. Pour modifier l’objet, cliquez dans le champ Objet et saisissez un nouvel objet.
8. Vous pouvez aussi ajouter un message dans le corps de texte.
9. Une fois terminé, sélectionnez Envoyer.
Remarque :
Si le destinataire dispose d’un compte utilisateur DA, le document est identifié
comme étant « Partagé avec vous ».
Exporter
L'option Exporter vous permet d'envoyer des documents vers votre ordinateur ou
DocuShare, si cette fonction est activée.
Remarque :
Vous pouvez uniquement partager des documents avec votre ordinateur si vous utilisez
un ordinateur de bureau ou portable. Cette fonction n'est pas disponible pour les
tablettes iPad ou Android.
1. Sélectionnez Mon ordinateur ou DocuShare.
–
Si vous avez sélectionné Mon ordinateur, la boîte de dialogue Accéder au
dossier s'affiche. Sélectionnez un dossier existant ou cliquez sur Créer un
nouveau dossier. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
–
Si vous avez sélectionné DocuShare, vous devez être connecté à Internet et à
DocuShare.

L'écran de connexion apparaît s'il s'agit de votre première connexion à
DocuShare sur cet appareil ou si votre session a expiré. Saisissez votre nom
d'utilisateur et votre mot de passe. Cliquez sur Connexion.

Dans l'écran d'exportation, vous pouvez modifier le titre du fichier et choisir
un dossier. Cliquez sur Exporter.
Demander
L'option Demander vous permet d'envoyer à un seul utilisateur les documents pour
examen et approbation. Il n'est pas nécessaire que le destinataire soit un utilisateur de
Digital Alternatives. Vous pouvez envoyer un document pour les types de demande
suivants :

Signer avec DocuSign : obtenez une signature certifiée grâce à l'outil de gestion des
transactions numériques.

Signature : demandez une signature via courrier électronique.

Examen : demandez un examen via courrier électronique.

Approbation : demandez une approbation via courrier électronique.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
33
Utilisation des documents
Le tableau ci-dessous décrit les icônes utilisées lors de la procédure de demande. Ces
icônes s'affichent dans la partie supérieure de la ligne du document et dans la fenêtre du
document. Celles-ci fournissent des indications visuelles rapides sur l'état d'une
demande. Pour plus d'informations, ouvrez le document puis cliquez sur l'icône.
Icône
Description
Exemple
Action requise. Alerte le destinataire
qu'une demande de tâche est associée au
document partagé (signature, examen,
approbation).
Opération terminée. Indique que vous avez
terminé une tâche demandée.
Renvoyé. Indique que le destinataire a
bien effectué la demande qu'il a reçue de
votre part.
34
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Utilisation des documents
Workflow DocuSign
Utilisez cette option pour obtenir une signature certifiée sur un document à l'aide de
DocuSign. Vous pouvez envoyer le document à un seul destinataire. Une fois le
document envoyé, vous pouvez suivre l'état de la signature avec DocuSign.
Envoi d'une demande de signature avec DocuSign :
1. Dans un document ou l'une des fenêtres du document, cliquez sur Partager
Accédez à Demander>Signer avec DocuSign.
.
2. L'écran de connexion s'affiche s'il s'agit de votre première connexion à DocuSign à
partir de Digital Alternatives. Entrez votre adresse électronique et votre mot de
passe. Cliquez sur Connexion.
3. Dans la boîte de dialogue Signer avec DocuSign, renseignez le champ Vers. Vous
pouvez également modifier l'objet et le contenu. Cliquez sur Soumettre.
4. Une boîte de dialogue vous avertit que la demande a été envoyée. Cliquez sur
Fermer.
Finalisation d'une demande de signature avec DocuSign
1. Vous recevez un courrier électronique via DocuSign vous demandant de signer un
document.
Remarque :
Les documents envoyés pour signature avec DocuSign n'apparaissent pas dans la
liste Partagé avec vous de Digital Alternatives.
2. Cliquez sur Examiner le document pour accéder à DocuSign.
3. Si vous souhaitez obtenir de l'aide pour utiliser le site Web DocuSign, accédez à la
page https://support.docusign.com/ ou contactez votre représentant DocuSign.
Workflow de signature
Suivez les étapes ci-dessous pour envoyer et finaliser des demandes de signature.
Envoi d'une demande de signature
1. Dans un document ou l'une des fenêtres du document, cliquez sur Partager
Accédez à Demander>Signature.
.
2. Dans la boîte de dialogue Demande de signature, renseignez le champ Vers. Vous
pouvez également modifier l'objet et le contenu. Cliquez sur Envoyer.
3. Lorsque le destinataire aura signé le document, vous recevrez un courrier
électronique contenant ses commentaires et le document apparaîtra dans la liste
Partagé avec vous. L'état est indiqué dans la ligne du document.
Finalisation d'une demande de signature
1. Vous recevez un courrier électronique vous avertissant de la demande. Si vous
possédez Digital Alternatives, le document sera disponible dans la section Partagé
avec vous. Le document est également joint au courrier électronique.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
35
Utilisation des documents
2. Ouvrez le document dans Digital Alternatives.
3. Examinez et signez le document.
4. Lorsque vous avez terminé, accédez au menu Demande de signature dans l'en-tête,
puis cliquez sur Renvoyer le document signé.
5. La boîte de dialogue Retour de signature s'affiche. Le champ Vers est prérempli avec
l'adresse électronique de l'utilisateur ayant envoyé la demande. Apportez toutes
modifications nécessaires et cliquez sur Envoyer.
Workflow d'analyse
Suivez les étapes ci-dessous pour envoyer et recevoir des demandes d'examen.
Envoi d'une demande d'examen
1. Dans un document ou l'une des fenêtres du document, cliquez sur Partager
Accédez à Demander>Examiner.
.
2. Dans la boîte de dialogue Demande d'examen, renseignez le champ Vers. Vous
pouvez également modifier l'objet et le contenu. Cliquez sur Envoyer.
3. Lorsque le destinataire aura terminé de consulter le document, vous recevrez un
courrier électronique contenant ses commentaires et le document apparaîtra dans la
liste Partagé avec vous. L'état est indiqué dans la ligne du document.
Finalisation d'une demande d'examen
1. Vous recevez un courrier électronique vous avertissant de la demande. Si vous
possédez Digital Alternatives, le document sera disponible dans la section Partagé
avec vous. Le document est également joint au courrier électronique.
2. Ouvrez le document dans Digital Alternatives.
3. Examinez et annotez le document.
4. Lorsque vous avez terminé, accédez au menu Demande d'examen dans l'en-tête,
puis cliquez sur Renvoyer les commentaires.
5. La boîte de dialogue Retour d'examen s'affiche. Le champ Vers est prérempli avec
l'adresse électronique de l'utilisateur ayant envoyé la demande. Apportez toutes
modifications nécessaires et cliquez sur Envoyer.
Workflow d'approbation
Suivez les étapes ci-dessous pour envoyer et recevoir des demandes d'approbation.
Envoi d'une demande d'approbation
1. Dans un document ou l'une des fenêtres du document, cliquez sur Partager
Accédez à Demander>Approbation.
.
2. Dans la boîte de dialogue Demande d'approbation, renseignez le champ Vers. Vous
pouvez également modifier l'objet et le contenu. Cliquez surEnvoyer.
36
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Utilisation des documents
3. Lorsque le destinataire aura refusé ou approuvé les commentaires, vous recevrez un
courrier électronique contenant sa décision et le document apparaîtra dans la liste
Partagé avec vous. L'état est indiqué dans la ligne du document.
Finalisation d'une demande d'approbation
1. Vous recevez un courrier électronique vous avertissant de la demande. Si vous
possédez Digital Alternatives, le document sera disponible dans la section Partagé
avec vous. Le document est également joint au courrier électronique.
2. Ouvrez le document dans Digital Alternatives.
3. Lorsque le destinataire aura finalisé la demande, le document apparaîtra dans la liste
Partagé avec vous.
4. Dans la fenêtre Demande d'approbation, cliquez Refuser ou Approver.
5. La boîte de dialogue Retour d'approbation s'affiche. Le champ Vers est prérempli
avec l'adresse électronique de l'utilisateur ayant envoyé la demande. L'état de refus
ou d'approbation s'affiche sous l'objet. Celui-ci ne peut pas être modifié. Apportez
toutes modifications nécessaires et cliquez sur Envoyer.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
37
Configuration des paramètres système
Configuration des
paramètres système
Utilisez le panneau Paramètres pour indiquer vos préférences dans cinq zones de
Xerox® Digital Alternatives (DA). Ce chapitre présente le panneau Paramètres et les
options suivantes :
•
Informations utilisateur
•
Préférences
•
Stockage
•
Signature ou initiales
Paramètres
Pour accéder au panneau Paramètres :
Sélectionnez
, puis Paramètres en bas de la liste.
Informations utilisateur
Votre compte utilisateur de domaine est indiqué dans le champ Compte utilisateur. Il
s’agit du compte utilisateur qui a été configuré lors de votre première connexion. DA peut
avoir besoin d’informations supplémentaires pour pouvoir accéder à vos contacts, votre
messagerie et vos éléments de calendrier.
Remarque :
Les champs Contacts et Calendrier s'affichent dans les paramètres sur un PC
uniquement.
38
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Configuration des paramètres système
Autoriser l’accès (PC uniquement)
Si vous voulez utiliser les contacts et le calendrier d’un autre compte utilisateur, vous
pouvez configurer un nouveau compte ou saisir des références de compte différentes et
y associer votre compte.
Pour associer votre compte utilisateur de domaine à un nouveau compte, procédez
comme suit :
1. Cliquez n’importe où dans le champ Contacts, Calendrier. La boîte de dialogue
Autoriser l’accès s’affiche.
2. Saisissez l’adresse Email de votre nouveau compte. Cette adresse doit être prise en
charge par les services du domaine réseau de votre entreprise.
3. Saisissez le Domaine réseau de votre entreprise (ce champ peut demeurer vide si
votre serveur Exchange ne requiert aucun domaine).
4. Saisissez le Nom de l’utilisateur associé à la nouvelle adresse électronique.
5. Saisissez le Mot de passe associé à ce compte.
6. Sélectionnez Valider.
Si ces références sont acceptées, un cercle et une coche en vert apparaissent sous
le champ Mot de passe avec le message « Références acceptées ». Le bouton
Valider passe à Sauvegarder.
7. Sélectionnez Sauvegarder pour sauvegarder les contacts et les informations du
calendrier.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
39
Configuration des paramètres système
Préférences (PC uniquement)
La section Préférences vous permet de déterminer la fréquence de synchronisation de
votre compte DA avec le serveur DA.
Pour modifier la fréquence de synchronisation :
1. Sélectionnez Préférences. La boîte de dialogue Synchronisation automatique
s’affiche.
2. Sélectionnez la fréquence de synchronisation souhaitée.
3. Cliquez n’importe où en dehors de la boîte de dialogue pour sauvegarder votre
modification.
Stockage
Le quota de stockage de chaque utilisateur est défini par un administrateur. Le quota
inclut les documents que vous avez ajoutés et ceux qui ont été partagés avec vous. La
fonction de nettoyage de votre espace de stockage est uniquement disponible sur PC et
sur iPad.
Remarque :
Vous pouvez procéder aux étapes ci-dessous pour déterminer combien d’espace peut
être libéré sans pour autant supprimer les documents.
40
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Configuration des paramètres système
Pour libérer de l’espace de stockage :
1. Sélectionnez Stockage. Une liste des documents figurant dans votre compte
s’affiche.
2. Pour trier la liste par date ou taille, sélectionnez Plus ancien ou Plus volumineux.
3. Effectuez une des opérations suivantes :
a. Cochez la ou les cases correspondant aux documents à supprimer.
b. Pour sélectionner tous les documents affichés, cochez ou appuyez sur la case
TOUT.
4. Une fois votre sélection terminée, sélectionnez Supprimer. La boîte de dialogue
Supprimer les documents ? s’affiche en vous indiquant l’espace de stockage que
vous pourriez libérer.
5. Sélectionnez avec soin une des options proposées :
–
Pour sauvegarder les documents, sélectionnez Annuler.
–
Pour supprimer les documents de manière définitive, sélectionnez Supprimer.
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
41
Configuration des paramètres système
Signature et initiales
Vous pouvez signer et apposer vos initiales sur les sections d’un document à l’aide du
widget d’annotation après avoir ajouté votre signature et vos initiales aux paramètres de
votre compte. Une fois saisie, votre signature sera partagée entre tous vos périphériques
connectés.
Pour créer une signature et des initiales, procédez comme suit :
1. Sélectionnez Signature ou initiales.
La boîte de dialogue Ajouter une signature ou Ajouter des initiales s’affiche.
Remarque :
L'option d'importation est uniquement disponible sur PC.
2. Sélectionnez un des modes suivants pour créer votre signature ou vos initiales :
–
Dessiner
–
Saisie (PC et iPad uniquement)
–
Importer (PC uniquement)
Exemple : ajoutez vos initiales à l’aide du mode Dessiner.
Exemple : ajoutez votre signature à l’aide du mode Taper.
Une fois votre signature et vos initiales créées dans le menu Paramètres, vous
pouvez signer numériquement un document ou y apposer vos initiales en
sélectionnant l’outil de signature dans le widget d’annotation.
42
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
Résolution des problèmes
Résolution des problèmes
d’installation
Le programme d’installation du client Xerox® Digital Alternatives (DA) sauvegarde les
fichiers journaux qui peuvent être fournis au support DA en vue de résoudre les
problèmes d’installation et de configuration.
Fichiers journaux – PC client
Répertoire et fichiers journaux
C:\Program Data\Xerox\Install Logs
• Xerox_InstallerLog_ XDigitalA_V
• XRXCleanup
C:\users\<username>\AppData\Local\Xerox\DigitalDocuments\Server\
– Où <username> est le nom d’utilisateur servant à se connecter au PC
• XrxDigitalAlternative.Viewer
– Dresse la liste des étapes de configuration de l’intégration client suivies après l’installation
du logiciel
Fichiers logs – Mac
Répertoire
/Users/<nom d'utilisateur>/Library/Containers/com.xerox.XDA/Data/Library/Logs/XDA
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
43
Contacter le support
États-Unis et Canada
Comptes EPS (Enterprise Print Services)
Les comptes EPS reçoivent chacun un numéro de contact unique dans le cadre de leur
contrat de services d’impression gérés. Les clients sont invités à utiliser ce numéro de
téléphone pour joindre l’équipe de support.
Xerox® Print Services Accounts
Numéro de téléphone pour l’anglais :1-866-237-9728 / pour l’espagnol :
1-888-668-7868 / pour le français 1-866-487-4239.
Europe, Amérique latine,
Europe de l’Est
Comptes EPS (Enterprise Print Services)
Les comptes EPS reçoivent chacun un numéro de contact unique dans le cadre de leur
contrat de services d’impression gérés. Les clients sont invités à utiliser ce numéro de
téléphone pour joindre l’équipe de support. Si un client souhaite envoyer un message au
Centre d’assistance de Dublin, l’adresse électronique est la suivante :
XOS@support.xerox.com.
Xerox® Print Services Accounts
Pays de départ
Numéro de téléphone
Heures d’ouverture
(Heure locale)
Autriche
0820200118
08:30 - 18:00
Belgique
080080308
08:30 - 18:00
Danemark
70128499
08:30 - 18:00
Finlande
10804818
08:30 - 18:00
France
825540107
08:30 - 18:00
Irlande
35315171476
08:00 - 18:00
Allemagne
069 999915661
08:30 - 18:00
Allemagne
069 999915667
08:30 - 18:00
Italie
199751918
08:30 - 18:00
Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives
45
Contacter le support
Pays de départ
Numéro de téléphone
Heures d’ouverture
(Heure locale)
Luxembourg
3420808594
08:30 - 18:00
Pays-Bas
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08:30 - 18:00
Norvège
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08:30 - 18:00
Portugal
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08:30 - 17:00
Suisse
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08:30 - 18:00
Suède
0771404110
08:30 - 18:00
Suède
0771551111
08:30 - 18:00
Espagne
902021888
08:30 - 18:00
Royaume-Uni
08708507680
08:00 - 18:00
Royaume-Uni
08708507832
08:00 - 18:00
Pologne
8004421097
08:00 - 18:00
Hongrie
17779050
08:00 - 18:00
Émirats arabes unis
80004441199
08:30 - 17:00
Afrique du Sud
860122343
08:00 - 18:00
Qatar
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08:00 - 18:00
Koweït
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08:00 - 18:00
Mexique
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08:30 - 18:00
Brésil
0800 047 4775
08:30 - 18:00
Égypte
08000000528
08:00 - 18:00
Arabie saoudite
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08:00 - 18:00
Inde
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08:00 - 18:00
Bahreïn
80081303
08:00 - 18:00
Jordanie
80022957
08:00 - 18:00
Chypre
80092548
08:00 - 18:00
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