Nota Bene© 2009 pour Windows 2000 et supérieur Manuel d’utilisation Nota Bene 2009 Edition 04/11/09 CONDITIONS GENERALES DE VENTE révisés annuellement. Les conditions de l'offre concernent exclusivement les prestations spécifiées aux devis et/ou aux bons de commande. Le règlement est accepté par chèque ou virement au compte désigné au recto au plus tard à la date d’échéance indiquée. Toute facture non payée à l’échéance porte intérêt, de plein droit et sans mise en demeure préalable, à un taux égal à deux fois le taux d’intérêt légal, calculé par mensualité. De plus, dans un tel cas, les autres échéances deviendront immédiatement exigibles. Art. 1. Présentation - La société OMT a une activité d’édition de logiciels et de prestations informatiques. La prestation peut désigner le conseil, la concession d’une licence d'exploitation, les prestations annexes à l'acquisition de ce progiciel et à son suivi. Art. 2. Domaine d'application - Sauf convention expresse, les présentes conditions sont d'application dans les relations avec nos clients sauf si un contrat spécifique est conclu notamment un contrat Location Service Evolutive ou un contrat UD SMS ou VieScolaire.net ou de programmation spécifique. Dans ce dernier cas, les présentes conditions s’appliquent tant qu’elles ne contredisent pas le contrat spécifique. De plus, celles-ci ne sont d'application en matière de marché public que dans la mesure où elles ne sont pas contraires aux lois régissant ces marchés et au cahier des charges régissant un marché. Art. 7. Livraison - Réalisation de la prestation Les délais de livraison ne sont donnés qu’à titre indicatif. Ils courent à partir de la plus tardive de ces deux dates : celle à laquelle sont parvenus à OMT tous les renseignements nécessaires à la réalisation de la prestation ou celle de l'encaissement par OMT de l'acompte demandé par OMT pour la réalisation de la prestation. Si les délais de livraison dépassent 30 jours à compter de la plus tardive de ces dates, le contrat de vente pourra être résilié et l’Etablissement remboursé. OMT pourra modifier, réactualiser ou rectifier les présentes si besoin en est afin de prendre en compte une évolution législative, et/ou technique. Les présentes conditions de vente sont jointes à toute proposition OMT et sont consultables sur le site Internet www.omt.fr Art. 8. Confidentialité - OMT et l’Etablissement s'engagent à conserver confidentiels les informations et documents concernant l'autre partie, de quelque nature qu'ils soient, auxquels ils auraient pu avoir accès au cours de l'exécution de la prestation. OMT peut faire état dans ses publicités ou documents commerciaux de toutes les commandes réalisées avec possibilité de mentionner la dénomination de l’Etablissement. Art. 3. Formation du contrat - L'obligation respective de chaque partie, de réaliser la prestation pour OMT et de payer la prestation pour l’Etablissement, naît au moment où l’Etablissement fait parvenir une commande valide à OMT. OMT peut décider de refuser, d'interrompre ou de modifier la prestation, et ce sans indemnité, notamment quand : Art. 9. Responsabilité - Obligation de conseil En tant que vendeur de prestations informatiques, OMT reste tenu à une obligation de conseil. Ceci ouvre le droit à OMT, de refuser ou d'interrompre la prestation à partir du moment où le client ne se soumet plus aux conseils prodigués par OMT. - l’Etablissement ne présente pas ou plus les compétences nécessaires à la réalisation complète de la prestation, - l’Etablissement refuse de suivre les conseils prodigués par OMT, Cette obligation de conseil est assimilée à une obligation de moyens et elle sera considérée comme remplie à partir du moment où le client aura accepté expressément le devis et/ou émis le bon de commande. - OMT constatera tout acte de fraude ou de non respect du code de bonne conduite propre à certaines de ses prestations. OMT se réserve le droit d'apporter des modifications non substantielles à ses prestations. En cas de force majeure, OMT se réserve le droit d'interrompre la prestation sans indemnité au profit de l’Etablissement. Art. 4. Réserve de propriété - OMT conserve la propriété de la prestation jusqu'au paiement effectif de l'intégralité du prix de la prestation. Ainsi, il est convenu, de convention expresse, que l’Etablissement reconnaît que ses compétences et que les démarches effectuées par OMT lui donnent les moyens d'apprécier la portée exacte des caractéristiques de la prestation et de son adaptation à l'usage auquel elle est destinée. Art. 5. Propriété d’OMT - Sauf disposition contraire expresse du contrat de vente, OMT et ses ayants droits conservent l'intégralité de la propriété intellectuelle du progiciel. Sauf autorisation expresse, préalable et écrite délivrée par OMT, reste interdite et ouvre droit à des dommages intérêts, toute reproduction, adaptation, ou modification et, en général, tout détournement physique ou intellectuel de la prestation. Art. 10. Garantie - OMT s'engage à remplacer tout support défaillant dès qu’il est retourné. L'obligation de garantie reposant sur OMT est exclue si la défaillance provient d’une intervention de l’établissement ou de la force majeure. Pour pouvoir invoquer le bénéfice de cette garantie, l’Etablissement doit aviser OMT sans retard et par écrit des vices qu'il impute à la prestation, et fournir toute justification quant à la réalité de ceux-ci. Art. 6. Prix - Délais – Pénalités - Le prix de la prestation est stipulé HT, TVA en sus. Les prix sont De convention expresse, la responsabilité d’OMT est strictement limitée à l’obligation de moyens ainsi 2 définie et ne sera tenue à aucune indemnisation de quelque nature que se soit pour les dommages directs et indirects. Art. 10 bis. Force majeure – la force majeure délie OMT de ses obligations ou les suspend. Les cas de force majeure sont notamment ceux admis par les tribunaux ainsi que toute contrainte née des directives du Ministère de l’Education Nationale non connue à la date de la commande. Art. 11. Support technique - Les contrats de support technique et d’assistance téléphonique sont annuels. Ils couvrent la période indivisible allant du 1er juillet au 30 juin de l’année suivante. Le support technique est assuré du lundi au vendredi sauf entre Noël et le Jour de l’An et la première quinzaine d’août. Art. 12. Location annuelle de logiciel - La location annuelle, quand elle est possible, couvre la période du 1er janvier au 31 décembre. Le prix de la location couvre la fourniture des sous versions dans la même version du logiciel. La location annuelle se renouvelle avec au minimum les mêmes prestations. La Location Service Evolutive ou L.S.E. fait l’objet d’un contrat spécifique. Art. 13. Clause résolutoire - En cas d’inexécution de ses obligations par une partie, la vente pourra être résolue de plein droit au profit de l’autre partie. La résolution prendra effet 15 jours après l’envoi d’une mise en demeure restée infructueuse. Art. 14. Dispositions diverses - Les parties s’engagent à tenter de trouver une solution amiable préalablement à tout litige. A défaut d’accord amiable, les tribunaux de Lyon seront exclusivement compétents. Dans le cas où l’une quelconque des dispositions des présentes serait déclarée nulle ou non écrite, les autres dispositions resteront intégralement en vigueur. dd/V3/1006 3 Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur Nota Bene et les logiciels scolaires OMT, appelez-nous au 04 72 56 27 27 ou consultez notre site Internet www.omt.fr . Les informations contenues dans ce manuel pourront faire l’objet de modifications sans préavis. Sauf mention contraire, les noms et les données utilisés dans les exemples sont fictifs. Aucune partie de ce manuel ne peut être reproduite ou transmise à quelque fin ou par quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, sans la permission expresse et écrite de l’éditeur. Copyright 2009 OMT. Tous droits réservés. Nota Bene, UnDeuxTEMPS, Molière, Microsoft, Windows, Paint, Word sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. SCONET et STS-WEB sont des logiciels appartenant au Ministère de l’Education Nationale. 4 quai des Etroits - 69321 LYON Cedex 05 Tél : 04 72 56 27 27 – Fax : 04 78 37 18 17 International – Tel. +33 4 72 56 27 27 – Fax. +33 4 78 37 18 17 Service technique (accès soumis à conditions) : Nota Bene & Molière : 04.72.56.27.20 Viescolaire.net – UD Elèves – UD Planning : 04.72.56.27.21 UnDeuxTEMPS & UD Répartition : 04.72.56.27.22 Fax : 04.78.38.47.37 Mél commercial : cecile.burret@omt.fr Site Internet : www.omt.fr Téléchargement des versions de démonstrations Téléchargement des sous-versions Questions techniques et solutions… 4 Table des matières Table des matières ....................................................................................... 5 Nouveautés de la version 14.0 ................................................................... 11 Nouvelles fonctions et commandes ........................................................................................... 11 Améliorations .......................................................................................................................... 11 Rappel des nouveautés de la version 13.0 ................................................. 13 Nouvelles fonctions et commandes ........................................................................................... 13 Améliorations conseil de classe ................................................................................................. 13 Autres améliorations ................................................................................................................ 13 Bienvenue à bord de Nota Bene ! ............................................................... 14 Lisez-moi d’abord .................................................................................................. 14 Manuel d’utilisation ............................................................................................... 15 I. II. Chapitre 1 – Conditions d’utilisation ................................................ I-1 A. Conditions d’utilisation .................................................................................. I-2 B. Sous-version logiciel ..................................................................................... I-2 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces ......................................... II-1 A. Initialisations............................................................................................... II-2 Définition des chemins d’accès ............................................................................................... II-2 Années scolaires .................................................................................................................... II-3 Modes d’accès ....................................................................................................................... II-5 Liaison avec les autres logiciels ............................................................................................... II-7 Paramètres ............................................................................................................................ II-8 B. Importation pour les établissements disposant des données Nota Bene de l’année scolaire précédente ........................................................................................... II-10 C. Importation d’UnDeuxTEMPS et d’UD Elèves (ou d’une autre base élèves externe) II-11 D. Importation d’UnDeuxTEMPS et de Sconet .................................................. II-13 E. Importation d’UnDeuxTEMPS seulement ..................................................... II-14 F. Importation de STS-WEB et de Sconet ........................................................ II-16 G. Importation des élèves à partir d’UD Elèves (ou d’une autre base élèves externe) II-17 H. Importation des élèves à partir d’un fichier texte ......................................... II-18 I. Importation des absences de Molière .......................................................... II-20 J. Importation des absences de SCONET Absence ........................................... II-22 K. Assistant photo ......................................................................................... II-23 5 L. Récupérer une banque d’appréciations ....................................................... II-24 M. Construction des synthèses de brevet et Exportation vers Notanet ............... II-26 Liaison Nota Bene – Notanet ................................................................................................ II-26 Etape 1 - Mise à jour des informations nécessaires à l’export.................................................. II-26 Etape 2 – Affectation des matières aux épreuves ................................................................... II-27 Etape 3 - Construction des synthèses de brevet ..................................................................... II-28 Etape 4 - Les synthèses de brevet ........................................................................................ II-31 Etape 5 - Export vers Notanet .............................................................................................. II-38 Les impressions ................................................................................................................... II-39 N. Export vers Candisup et Admission Post-Bac ............................................... II-40 Admission Post-Bac .............................................................................................................. II-40 Candisup ............................................................................................................................. II-42 III. Chapitre 3 - Données de bases ............................................... III-1 A. Classes ......................................................................................................III-2 B. Elèves........................................................................................................III-4 Ajout et modification de la base élèves .................................................................................. III-5 Paramétrage de l’envoi des bulletins et relevés aux deux responsables .................................... III-6 Changement de classe .......................................................................................................... III-7 Suppression d’élève .............................................................................................................. III-8 Reconstitution de la base ...................................................................................................... III-9 Reconstitution des classes ................................................................................................... III-11 C. Regroupements ........................................................................................ III-13 D. Matières .................................................................................................. III-16 E. Professeurs .............................................................................................. III-18 Dossiers de professeurs ...................................................................................................... III-20 IV. F. Dossiers de synthèses .............................................................................. III-20 G. Professeurs Principaux .............................................................................. III-22 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses .................................. IV-1 A. Tableaux de notes ...................................................................................... IV-1 Création et modification ........................................................................................................ IV-1 Options ................................................................................................................................ IV-3 B. Tableaux récapitulatifs ................................................................................ IV-4 C. Synthèses .................................................................................................. IV-4 Création et modification ........................................................................................................ IV-5 Options ................................................................................................................................ IV-7 Assistant structure ................................................................................................................ IV-8 Assistant Vie Scolaire .......................................................................................................... IV-10 D. Synthèses pluriannuelles ........................................................................... IV-11 6 V. Chapitre 5 - Administrateur ..............................................................V-1 A. Logo Nota Bene .......................................................................................... V-2 En-tête Nota Bene pour la version Tempo ................................................................................V-2 Logo Nota Bene pour la version Définitive ................................................................................V-2 B. Mise en forme des synthèses ....................................................................... V-4 Intitulés de colonne ................................................................................................................V-4 Sous-matières ........................................................................................................................V-6 Assistant Sous-matières ..........................................................................................................V-8 Moyennes intermédiaires ....................................................................................................... V-11 Lignes et colonnes ................................................................................................................ V-12 C. Liens d’importation .................................................................................... V-13 D. Format des bulletins et des relevés de notes ............................................... V-16 Format des bulletins ............................................................................................................. V-16 Format des relevés de notes.................................................................................................. V-20 E. Outils de gestion ....................................................................................... V-23 Modification des périodes ...................................................................................................... V-23 Activation et verrouillage des périodes ................................................................................... V-24 Purge des absences .............................................................................................................. V-26 F. Audit de synthèses .................................................................................... V-27 G. Saisie déportée des professeurs ................................................................. V-29 Distribution du module Professeur et des données professeurs ................................................ V-30 Installation et utilisation du module Professeur ....................................................................... V-35 Consultation et récupération des données professeurs ............................................................ V-38 H. Tableau de bord ........................................................................................ V-42 Historiques ........................................................................................................................... V-42 Evènements ......................................................................................................................... V-43 Récupérer des données ......................................................................................................... V-44 I. Tableau de bord UD Elèves ........................................................................ V-44 J. Sauvegarde et restauration des données .................................................... V-45 Sauvegarde .......................................................................................................................... V-45 Sauvegarde automatique....................................................................................................... V-46 Restauration ......................................................................................................................... V-46 VI. Chapitre 6 - Professeur ................................................................... VI-1 A. Titre des devoirs ........................................................................................ VI-2 B. Date des devoirs ........................................................................................ VI-2 C. Coefficients ................................................................................................ VI-2 Coefficients ordinaires ........................................................................................................... VI-2 Coefficients commençant par le signe divisé « / » ................................................................... VI-3 7 Coefficient « +*n » ............................................................................................................... VI-3 Coefficient Bonus/Malus « +/- » ............................................................................................ VI-4 Coefficients doubles .............................................................................................................. VI-4 Coefficient M ........................................................................................................................ VI-4 D. Saisie des notes ......................................................................................... VI-5 Dans Nota Bene.................................................................................................................... VI-5 Dans VieScolaire.net ............................................................................................................. VI-5 E. Saisie des appréciations .............................................................................. VI-7 Saisie dans Nota Bene........................................................................................................... VI-7 Saisie dans VieScolaire.net .................................................................................................... VI-9 Appréciation générale ou appréciation par sous-matière ........................................................ VI-10 Banque d’appréciations ....................................................................................................... VI-11 F. VII. Récupérer une colonne de notes ............................................................... VI-12 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation .............VII-1 A. Module Conseil de classe ........................................................................... VII-2 Renseignements généraux ................................................................................................... VII-3 Vue d’ensemble de la classe ................................................................................................. VII-3 Vue détaillée de chaque élève .............................................................................................. VII-5 Conclusions du conseil de classe ........................................................................................... VII-7 B. Observations du conseil de classe............................................................... VII-7 Saisie dans le module conseil de classe ................................................................................. VII-8 Saisie dans les synthèses ..................................................................................................... VII-8 Saisie dans VieScolaire.net ................................................................................................... VII-9 C. Saisie déportée des conseils de classe ...................................................... VII-11 Distribution du module Conseil et des données de conseils de classe .................................... VII-11 Installation et utilisation du module Conseil ......................................................................... VII-12 Consultation et récupération des données conseil ................................................................ VII-14 D. VIII. IX. Module orientation .................................................................................. VII-14 Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations .......... VIII-1 A. Création et fonctionnement d’une période Examen .....................................VIII-2 B. Création et fonctionnement d’une période Simulation .................................VIII-3 C. Format examen/simulation ........................................................................VIII-6 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques ......................................... IX-1 A. Graphiques ................................................................................................ IX-2 B. Statistiques ................................................................................................ IX-3 Choix des critères ................................................................................................................. IX-3 Préparation du résultat.......................................................................................................... IX-7 Gestion générale du tableau brut et des tableaux de résultats ................................................. IX-8 8 Tableau brut......................................................................................................................... IX-9 Fonctions statistiques ...........................................................................................................IX-11 Intervalles ...........................................................................................................................IX-12 Graphiques ..........................................................................................................................IX-12 X. Chapitre 10 – Impressions ...............................................................X-1 A. Paramètres et aperçus avant impression ....................................................... X-1 Paramètres ............................................................................................................................. X-1 Aperçu avant impression ......................................................................................................... X-1 B. Bulletins...................................................................................................... X-1 C. Relevés de notes ......................................................................................... X-1 D. Liaison avec Maileva .................................................................................... X-2 E. Tableaux..................................................................................................... X-2 F. Bilans conseil de classe ................................................................................ X-3 G. Bases ......................................................................................................... X-4 Impression des listes d’élèves .................................................................................................. X-4 XI. H. Bulletins examen/simulation ......................................................................... X-5 I. Fiches scolaires du brevet ............................................................................ X-5 J. Graphiques ................................................................................................. X-6 K. Liens d’importation ...................................................................................... X-7 Chapitre 11 – Paramétrages et outils ............................................. XI-1 A. Préférences ................................................................................................ XI-2 Aspect de Nota Bene............................................................................................................. XI-2 Environnement de travail ...................................................................................................... XI-2 Graphiques ........................................................................................................................... XI-3 B. Export vers … ............................................................................................ XI-3 C. Forcer / Interdire l’impression ..................................................................... XI-4 Forcer l’impression ................................................................................................................ XI-4 Interdire l’impression ............................................................................................................ XI-5 D. Tris d’élèves ............................................................................................... XI-6 Tri alphabétique général ....................................................................................................... XI-6 Tri alphabétique par classe .................................................................................................... XI-6 Tri par moyenne ................................................................................................................... XI-6 E. Trombinoscope et photos des élèves ........................................................... XI-6 Trombinoscope ..................................................................................................................... XI-7 Photo individuelle ................................................................................................................. XI-7 F. Plan de classe ............................................................................................ XI-7 G. VieScolaire.net ........................................................................................... XI-8 H. Envoi des données au support technique OMT ............................................. XI-9 9 XII. Annexe A – Circulation des notes et des appréciations dans VieScolaire.net ...................................................................................... XII-1 XIII. Annexe B – Les différents environnements de saisie de Nota Bene XIII-1 XIV. OMT........................................................................................ XIV-1 La gamme des logiciels OMT ................................................................. XIV-1 Conditions commerciales des logiciels OMT ......................................... XIV-2 Que se passe-t-il à la fin du test ? ........................................................................................ XIV-2 Comment commander à la fin du test (ou avant) ? ............................................................... XIV-2 Fonctionnement du support technique des logiciels OMT .................... XIV-3 XV. Glossaire ........................................................................................ XV-1 XVI. Index ............................................................................................ 1 10 Nouveautés de la version 14.0 Nouvelles fonctions et commandes Reconstitution de la base Cette nouvelle fonctionnalité est identique à l’importation de la base complète mais peut-être utilisée en cours d’année. Elle permet de mettre à jour la répartition des élèves dans les groupes et regroupements en cas de changement dans les emplois du temps. Elle met également à jour la base élèves. Assistant Vie scolaire Cet assistant permet d’insérer la matière « Vie scolaire » dans une ou plusieurs synthèses. Vous pouvez paramétrer les informations liées à cette matière : nom du professeur, coefficient et lien d’importation. Synthèse pluriannuelle Cette nouvelle commande permet de visualiser l’évolution des élèves sur plusieurs années dans une ou plusieurs matières, et d’obtenir une moyenne sur plusieurs années (cas des contrôles continus sur 2 ans) en vue d’imprimer un bulletin récapitulatif. Impression des données de bases Possibilité d’imprimer les données de bases : liste des matières, liste des professeurs avec les adresses emails et les mots de passe sur option, liste des classes avec les professeurs principaux sur option. Améliorations Paramétrage du calcul de la moyenne annuelle Il est dorénavant possible de modifier les coefficients des moyennes de chaque période. Un nouveau type de calcul « moyennes de toutes les matières » a également été ajouté. Verrouillage des périodes à une date donnée Ajout de la possibilité de verrouiller une période par rapport à une date prédéfinie par l’utilisateur. La date peut être différente par synthèse. Lier plusieurs tableaux de notes à une matière Ajout de la possibilité de lier plusieurs tableaux de notes à une matière dans une synthèse. Cela évite de passer par les sous-matières quand cela n’est pas nécessaire au niveau de l’impression. Visualiser toutes les moyennes de l’élève saisies par le professeur lors de la saisie des appréciations dans un tableau Lors de la saisie des appréciations dans un tableau, le professeur peut consulter directement à l’écran les moyennes de l’élève dans ses autres tableaux (cas des sous-matières par exemple). Audit synthèses Amélioration de l’outil sur la présentation des résultats : Simplification de l’affichage des anomalies. Récapitulatif des anomalies par professeur, par synthèse. Accès rapide au détail des anomalies par élève. Contrôle de la saisie des appréciations des professeurs et générales en fonction du format du bulletin. 11 Aperçu réel des formats des bulletins et relevés de notes Modification de la présentation des options d’impressions du bulletin et relevé de notes. Aperçu réel du bulletin ou du relevé de notes dès la sélection d’une option d’impression. Impression des sous-matières Ajout d’un nouveau type d’impression pour les groupes de sous-matières dans les bulletins des élèves : impression du groupe de sous-matières sur une seule ligne avec les moyennes des sous-matières dans le détail des notes du bulletin. Cela permet de gagner de la place sur le bulletin. Autres améliorations Options d’impression des devoirs à coefficient 0 dans le détail des notes des bulletins et sur les relevés de notes. Possibilité de ne pas imprimer la colonne « Moyenne Classe » sur le bulletin. Possibilité d’imprimer le Libellé long des matières sur les bulletins et relevés de notes. Ajout de la possibilité d’imprimer le nom du professeur sur les relevés de notes « deux élèves par page ». Dans les synthèses, ajout de la possibilité de faire une sélection multiple pour forcer ou interdire l’impression de matières. Dans l’assistant structure, ajout de la possibilité d’exporter les coefficients et l’état des matières d’une synthèse de référence dans une ou plusieurs synthèses de destination. Structure des informations élèves : ajout de deux lignes supplémentaires dans l’adresse des responsables (conforme à Sconet), augmentation du nombre de caractères à 40 pour le nom et le prénom de l’élève. Dans la récupération des données Professeurs : possibilité de récupérer toutes les périodes ou une période en particulier. Possibilité de mettre un mot de passe pour chaque synthèse. 12 Rappel des nouveautés de la version 13.0 Nouvelles fonctions et commandes Interface Exportation des notes et des appréciations des classes de Terminales afin de gérer les dossiers Post-Bac des élèves. Nota Bene s’interface avec l’application Web académique Candisup et l’application Admission Post-Bac. Expédition des bulletins et des relevés de notes de Nota Bene via Maileva. Maileva est une filiale du groupe La Poste qui propose un service d'expédition directe du courrier par Internet. Elle se charge de la mise sous pli et du timbrage des courriers. Nouvelle option permettant de récupérer toute la structure des synthèses de l’année précédente lors de l’importation de la base complète en début d’année. Impression Vous pouvez faire figurer le cachet de l’établissement sur vos bulletins et relevés de notes. Le cadre autour de l’adresse des familles sur les bulletins et les relevés de notes devient optionnel. Une option permet d’éditer les absences et retards sur le bilan du conseil de classe. Lorsqu’un élève a deux responsables, vous pouvez choisir d’éditer le bulletin et/ou le relevé de notes de l’élève pour un des responsables. Coefficient Nouveau coefficient Bonus/Malus permettant d’ajouter ou d’enlever des points à la moyenne générale. Améliorations conseil de classe L’écran du module Conseil de Classe a été revu pour une meilleure lisibilité. Ajout d’un cadre « Vie scolaire » pour visualiser les absences et retards de l’élève et saisir l’appréciation de la vie scolaire pour l’élève. Intégration du bulletin dans le module conseil de classe. Nouvelles options d’affichage. Autres améliorations Des fonctions ont été ajoutées dans le menu contextuel pour gagner du temps. Il s’agit des fonctions suivantes : « Insérer une période Examen », « Insérer une période de simulation », « Activer un période » ou « Verrouiller/déverrouiller une période ». Le verrouillage des périodes prend en compte la classe de l’élève. 13 Bienvenue à bord de Nota Bene ! Lisez-moi d’abord Voici un parcours simplifié de la gestion des notes durant une année scolaire. Toutefois, une fonction incontournable est absente : la sauvegarde (voir Chapitre 5 - Administrateur - V.J.Sauvegarde et restauration des données page V-45) de vos données. Nous vous recommandons de faire des sauvegardes le plus souvent possible quelque soit l’étape à laquelle vous en êtes et surtout en période de saisie des notes…. Nous vous recommandons également de définir des modes d’accès (voir Chapitre 2 – Initialisations et interfaces II.A.Initialisations - Modes d’accès page II-5) dès le début d’année afin de protéger votre travail. Etape 1 : Récupération des données Objectif Récupérer le maximum d’informations dans Nota Bene à partir de données externes pour gagner du temps dans la mise en place de l’année scolaire. Une importation crée automatiquement tous les éléments de bases qui vous permettront de commencer votre travail. Nota Bene vous propose des interfaces avec STS-WEB/SCONET, UnDeuxTEMPS et un fichier texte. Opération principale de référence Importation de la base Etape 2 : Mise en place des synthèses Objectifs Déterminer les tableaux de notes à renseigner relatifs à chaque synthèse. Paramétrer les synthèses afin d’obtenir la forme de bulletin que vous souhaitez imprimer. Opérations facultatives Audit de synthèses Modification des périodes Sous-matières Vie scolaire Format Examen Simulation Etape 3 : Feu vert pour la saisie des notes Objectif Lancer la campagne de saisie des notes auprès des enseignants. La saisie peut s’effectuer selon trois modes différents : le réseau, le module Professeur et VieScolaire.net. Quelque soit ce mode la saisie des notes et des appréciations est la même. 14 Opérations principales de référence 1. Administrateur : Mot de passe, Fichier de données professeur 2. Professeur : Saisie des notes Saisie des appréciations Examen Données par Internet Etape 4 : Clôture du trimestre A répéter pour chaque fin de trimestre Objectifs Audit de synthèses Faire les conseils de classe Imprimer les bulletins Clôturer le trimestre avant de passer au suivant. Opérations principales de référence Conseil de classe Impression Verrouillage des périodes En fin d’année Brevet Dossier Post-bac Manuel d’utilisation Le Manuel d’utilisation de Nota Bene contient des informations détaillées sur l’utilisation de Nota Bene pour Windows. Toutefois, il ne se substitue pas à la documentation et à l’aide en ligne Windows, dont vous devez connaître le fonctionnement. Afin de vous permettre d’utiliser Nota Bene de manière efficace, vous disposez d’une aide en ligne en plus de la documentation. 15 Chapitre 1 – Conditions d’utilisation I. Chapitre 1 – Conditions d’utilisation Nota Bene est un programme de gestion de notes des élèves de lycées et collèges. Il s'appuie sur une approche traditionnelle de la gestion des notes des établissements scolaires. Dans ce chapitre Conditions d’utilisation Sous-version logiciel I-1 Chapitre 1 – Conditions d’utilisation A. Conditions d’utilisation De plus, votre établissement doit avoir les caractéristiques suivantes : Le nombre de classes est de 130 au maximum. Nota Bene peut fonctionner dans votre établissement si vous avez à votre disposition un ordinateur compatible PC avec processeur Pentium ou supérieur, disposant au moins de 512 Mo de mémoire vive et doté de Windows 2000/NT ou supérieur. Le nombre de regroupements est de 10000 au maximum. Le nombre de professeurs ne doit pas dépasser 380 (varie suivant version). Le nombre de matières ne doit pas dépasser 350. Le nombre de matières enseignées par classe ne dépasse pas 100. B. Sous-version logiciel Chaque année, OMT vous propose une mise à jour du logiciel contenant de nouvelles fonctions. Vous pouvez commander la mise à jour auprès du service commercial OMT. Le logiciel dont vous disposez évolue par l’intermédiaire de sous-versions. Les sous-versions permettent d’intégrer à votre logiciel des correctifs et ajouts fonctionnels limités téléchargeables gratuitement sur notre site Internet www.omt.fr. Pour chaque logiciel de la gamme OMT, vous pouvez connaître la version et la sous-version en cours de votre logiciel. Pour connaître votre version et sous-version logiciel 1. Démarrez votre logiciel OMT. 2. Choisissez ? A propos de. Dans la fenêtre « A propos », vous obtenez les informations de votre version logiciel et la date de release ou date de sous-version en place. Pour télécharger une sous-version logiciel 1. Choisissez Internet Télécharger la dernière sous-version 2. Le centre de téléchargement se lance. Nota Bene vérifie si tous les utilisateurs sont bien déconnectés avant de se fermer automatiquement. Dans le cas d’utilisateurs connectés, Nota Bene affiche la liste de ces utilisateurs. 3. Si votre ordinateur est connecté à Internet, cliquez sur le bouton « Télécharger » pour lancer le téléchargement automatique. Dans le cas contraire, le centre de téléchargement vous indique la marche à suivre. Recommandation Lors de la mise en place de la sous-version, le logiciel doit être fermé : - sur le poste si le logiciel est installé en monoposte. - sur tous les postes du réseau si le logiciel est installé sur le serveur. Une recherche automatique de sous-version est mise en place sur tous nos logiciels. Le principe de fonctionnement dans Nota Bene est le suivant : A chaque lancement de votre logiciel, une vérification automatique de sous version, option activée par défaut dans Fichier Initialisations onglet Paramètres, compare le date de sous-version de votre logiciel avec la date de la dernière sous-version disponible sur notre site Internet. I-2 Chapitre 1 – Conditions d’utilisation Si celles-ci sont identiques, aucun message n’apparaît à l’écran. Si celles-ci sont différentes, un message vous avertit de la disponibilité d’une nouvelle sous version à télécharger. Si vous n’avez pas de connexion Internet sur le poste, ou si la vérification n’a pas pu être effectuée, un message vous indique que la vérification automatique a échoué et vous encourage à vérifier manuellement. Si l’option de recherche automatique n’est pas cochée dans le logiciel, la recherche automatique de sous-version ne s’effectue pas. I-3 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces II. Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Pour ne pas avoir à ressaisir des informations déjà existantes dans d’autres logiciels, Nota Bene dispose de plusieurs outils de récupération. De la même façon, il est possible d’exporter certaines informations saisies dans Nota Bene. Exemple : en début d’année, vous pouvez importer toutes vos données de bases à partir d’UnDeuxTEMPS. Dans ce chapitre Initialisations Importation d’UnDeuxTEMPS et d’UD Elèves (ou d’une autre base élèves externe) Importation d’UnDeuxTEMPS et de Sconet Importation d’UnDeuxTEMPS seulement Importation de Sts-Web et de Sconet Importation des élèves à partir d’UD Elèves (ou d’une autre base élèves externe) Importation des élèves à partir d’un fichier texte Importation des absences de Molière Importation des absences de Sconet-Absences Assistant photo Récupérer une banque d’appréciations Construction des synthèses de brevet et Exportation vers Notanet Export vers Candisup et Admission Post-Bac II-1 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces A. Initialisations Accès : Choisissez Fichier Initialisations. Ce menu permet de définir : les chemins d’accès aux différents logiciels interfacés avec Nota Bene. les années scolaires. les modes d’accès au logiciel. les paramètres généraux de Nota Bene. Définition des chemins d’accès Accès : Choisissez Fichier Initialisations onglet Définition des chemins d’accès. Objectif : définir les chemins d’accès aux logiciels interfacés avec Nota Bene afin d’automatiser la liaison avec ces logiciels. Les chemins d’accès à renseigner sont les suivants : Accès aux fichiers d’UnDeuxTEMPS pour l’importation et la construction de l’année scolaire en cours. Pour plus d’informations, reportez-vous aux rubriques suivantes dans ce chapitre. Accès aux fichiers des absences de Molière pour l’importation des absences. Accès aux fichiers de la base Sts-Web / Sconet pour l’importation et les mises à jour de la base élèves Nota Bene. Accès aux fichiers des absences de SCONET Absence pour l’importation des informations des absences. Accès aux fichiers texte des élèves et des responsables pour l’importation et les mises à jour de la base élèves Nota Bene. Accès au répertoire des photos des élèves. Pour plus d’informations reportez-vous à la rubrique « Assistant photo » de ce chapitre. Tous les chemins d’accès ne sont pas à renseigner. Cela dépend des logiciels qu’utilise votre établissement. Exemple : un établissement gérant ses élèves avec le logiciel Sconet n’a pas à renseigner le chemin d’accès au fichier texte des élèves. II-2 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Pour renseigner un chemin d’accès aux fichiers 4. Choisissez Fichier Initialisations. 5. Sélectionnez l’onglet Définition des chemins d’accès. 6. Cliquez sur le bouton 7. Cliquez sur du chemin d’accès à renseigner et indiquez le chemin. . Astuces Cliquez sur le bouton pour enregistrer l’ensemble des modifications effectuées dans les différents onglets de la fenêtre « Initialisations ». Vous pouvez directement modifier les chemins d’accès lorsque vous faite une importation. Ils seront automatiquement enregistrés et reportés dans les initialisations de Nota Bene. Années scolaires Accès : Choisissez Fichier Initialisations onglet Années scolaires. Objectif : pouvoir charger facilement les données d’une année scolaire précédente sans avoir à passer par les outils de sauvegarde et de restauration. Vous pouvez gérer les différentes années scolaires. Par défaut, le changement d’année scolaire s’effectue le 01/08 de l’année N. Le 31/07/N vous êtes sur l’année scolaire N-1/N. Le 01/08/N vous passez automatiquement à l’année scolaire N/N+1. Cette date de changement d’année scolaire peut être modifiée. L’année en cours dans la frise chronologique est inscrite en vert. L’année dont les données sont actuellement chargées est inscrite en rouge. II-3 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Recommandations La date système de votre poste doit être correcte pour travailler sur la bonne année scolaire. Pour vérifier votre date système, cliquez deux fois sur l’horloge en bas à droite de votre écran. En début d’année scolaire, avant l’importation des données de l’année, vérifiez dans Fichier Initialisations onglet Années scolaires que l’année scolaire en cours est bien votre nouvelle année scolaire. Le tableau en bas de la fenêtre présente les différentes années scolaires. Pour chacune d’entre elles, on distingue : Le répertoire dans lequel sont stockées les données ou « Néant » s’il n’existe pas de données pour l’année. Le type d’importation effectuée pour récupérer les données de l’année. « Inconnu » indique que l’origine des données n’est pas identifiable. C’est le cas, par exemple, pour des données sauvegardées dans une version inférieure à la version 9.0 de Nota Bene et restaurées dans une version 9.0 ou supérieure. Pour modifier la date du changement automatique de l’année 1. Choisissez Fichier Initialisations onglet Années scolaires. 2. Cliquez sur calendrier. à droite de la date du changement automatique et choisissez la nouvelle date dans le Pour charger les données d’une année scolaire précédente 1. Choisissez Fichier Initialisations onglet Années scolaires. 2. Dans le tableau, cliquez sur l’année que vous souhaitez charger. 3. Cliquez sur le bouton « Sélectionner l’année ». Une année dont le répertoire des données indique « Néant » signifie qu’aucune donnée n’est présente sur le poste pour cette année. Dans ce cas, vous avez le bouton « Restaurer l’année » vous permettant de restaurer une sauvegarde de données de l’année sélectionnée. Pour restaurer une sauvegarde de données d’une année scolaire précédente 1. Choisissez Fichier Initialisations onglet Années scolaires. 2. Dans le tableau, cliquez sur l’année pour laquelle vous souhaitez restaurer une sauvegarde. Le répertoire des données pour cette année fait apparaître « Néant ». 3. Cliquez sur le bouton « Restaurer l’année ». 4. Indiquez le chemin d’accès à la sauvegarde et cliquez sur « Restaurer ». II-4 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Nota Bene charge les données de l’année scolaire demandée. Remarques et astuces Seul l’accès administrateur Nota Bene autorise la gestion et la consultation des différentes années scolaires. Si vous fonctionnez en réseau, l’administrateur peut consulter sur son poste une année scolaire précédente pendant qu’au même moment les professeurs saisissent leurs notes dans les données de l’année en cours. Au lancement de Nota Bene, les données de l’année en cours sont toujours les données chargées. Nota Bene affiche l’année scolaire chargée en haut à gauche de la fenêtre principale. Cliquez sur le bouton pour enregistrer l’ensemble des modifications effectuées dans les différents onglets de la fenêtre « Initialisations ». Modes d’accès Accès : Choisissez Fichier Initialisations onglet Modes d’accès. Définition : Nota Bene est accessible sous trois modes d’accès différents : Administrateur, Professeur principal et Professeur. Ces modes d’accès sécurisent le logiciel et évitent aux professeurs d’effectuer d’importantes modifications intempestives telles que la suppression de synthèses. Le mode d’accès est demandé dès le lancement de Nota Bene. Recommandations Il est très fortement conseillé d’utiliser les modes d’accès. Ne pas définir de modes d’accès revient à laisser libre cours à toutes mauvaises manipulations possibles des professeurs. Le mode Professeur principal permet d’effectuer des modifications importantes, comme la préparation du conseil de classe. Il est donc important de bien choisir les personnes qui détiendront ce mode d’accès. Nous vous conseillons de communiquer ce mode d’accès à des personnes ayant des notions sérieuses en informatique afin d’éviter de fausses manipulations. II-5 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Mode Administrateur Le mode Administrateur donne accès à toutes les commandes du logiciel. C’est le mode d’accès de la personne qui gère le logiciel dans votre établissement. Si vous êtes connecté à Nota Bene en mode d’accès Administrateur, vous pouvez consulter et modifier un tableau de professeur même si celui-ci est protégé par un mot de passe. Mode Professeur principal Le mode d’accès Professeur principal est très utile pour l’administrateur. En effet, les utilisateurs de Nota Bene connectés au logiciel en mode Professeur principal peuvent soutenir l’administrateur dans ses tâches de gestion. Ce mode d’accès est un intermédiaire entre le mode professeur très sécurisé et le mode administrateur totalement libre. Ce mode d’accès est appelé « Professeur principal » mais il peut être affecté à n’importe quel professeur de l’établissement à qui l’administrateur pourra confier des tâches de responsabilité. Le mode d’accès Professeur principal ne peut être défini que si le mode Administrateur a été préalablement lui-même défini. En plus des fonctions du mode Professeur, l’utilisateur connecté en mode Professeur principal peut créer et récupérer les fichiers de données conseil de classe et les fichiers de données professeurs. En tant qu’administrateur, vous pouvez autoriser les professeurs disposant du mode Professeur principal d’accéder, en les cochant, aux options suivantes : « Enregistrement du conseil de classe » : autorise l’enregistrement des conseils. Les professeurs disposant du mode Professeur principal pourront ainsi saisir les appréciations du conseil de classe et les enregistrer. « Autoriser la consultation des tableaux protégés par un mot de passe » : autorise la consultation des tableaux d’un dossier de professeur protégé par un mot de passe. Mode Professeur Le mode Professeur est un accès limité au logiciel. Ce mode d’accès interdit toutes les commandes de modification des synthèses. Seules les commandes utiles à la saisie des notes et des appréciations sont accessibles. Pour définir le mode d’accès Professeur vous devez au préalable définir le mode Administrateur. En tant qu’administrateur, vous pouvez autoriser les professeurs disposant du mode Professeur d’accéder, en les cochant, aux options suivantes : « Autoriser l’impression des synthèses » : autorise les impressions de bulletins, relevés de notes et bilan de conseil de classe. « Autoriser la consultation des synthèses protégées par un mot de passe » : autorise la consultation des synthèses d’un dossier de synthèses protégé par un mot de passe. « Autoriser la consultation des tableaux protégés par un mot de passe » : autorise la consultation des tableaux d’un dossier de professeur protégé par un mot de passe. Pour Procédez ainsi Définir les modes d’accès Choisissez Fichier Initialisations onglet Modes d’accès. Saisissez les mots de passe des différents modes d’accès. Saisissez la confirmation des mots de passe. Pour les modes d’accès Professeur principal et Professeur, cochez les options souhaitées. Cliquez sur le bouton Changer les modes d’accès . Choisissez Fichier Initialisations onglet Modes d’accès. Saisissez le nouveau mot de passe du ou des mode(s) d’accès. Saisissez la confirmation des mots de passe. Cliquez sur le bouton II-6 . Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Autoriser l’enregistrement du conseil Choisissez Fichier Initialisations onglet Modes d’accès. de classe avec le mode Professeur Cochez l’option « Enregistrement du conseil de classe ». principal Cliquez sur le bouton . Remarques et astuce Vous pouvez saisir des mots de passe longs de 8 caractères maximum. Il n’y a pas de différenciation entre majuscules et minuscules. Vous disposez de trois tentatives pour saisir le mot de passe du mode d’accès, à l’ouverture du logiciel ou au changement de mode d’accès. Passez ces trois tentatives : - Nota Bene se ferme s’il était en cours de lancement. - Nota Bene revient au mode d’accès qui était en cours d’utilisation sur le poste s’il était lancé. Cliquez sur le bouton pour enregistrer l’ensemble des modifications effectuées dans les différents onglets de la fenêtre « Initialisations ». Liaison avec les autres logiciels Accès : Choisissez Fichier Initialisations onglet Liaison avec les autres logiciels Liaison avec UD Elèves (ou une autre base élèves externe) UD Elèves est une base élèves amenée à compléter Sconet. En effet, UD Elèves comprend un plus grand nombre d’informations élèves que Sconet. Il gère le cursus des élèves et leurs actions. II-7 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Recommandation La date système de votre poste doit être correcte pour que la mise à jour automatique à partir d’UD Elèves s’effectue normalement. Votre date système doit également être la même que celle de votre serveur. Pour vérifier votre date système, cliquez deux fois sur l’horloge en bas à droite de votre écran. La mise à jour de la base élèves de Nota Bene à partir d’UD Elèves permet de récupérer dans Nota Bene toutes les modifications relatives aux élèves. Cette mise à jour : ajoute les nouveaux élèves. supprime les élèves partants. Par un questionnement du logiciel Nota Bene lors de la mise à jour, vous choisissez de supprimer totalement les élèves et leurs notes ou de supprimer les élèves tous en conservant leurs notes. Pour plus de renseignements sur ces options, reportez-vous au chapitre 3 - Données de bases – II. Elèves - rubrique Suppression d’élève. met à jour les informations de la fiche élève. Pour mettre à jour automatiquement la base élèves de Nota Bene à partir d’UD Elèves, il faut que : Vous disposiez d’UD Elèves. Les installations UD Elèves et Nota Bene fassent partie du même réseau informatique. Le poste sur lequel vous lancez Nota Bene en mode administrateur soit client du logiciel UD Elèves. Pour plus d’informations sur l’installation client d’UD Elèves, reportez-vous au chapitre Installation du manuel UD Planning – UD Elèves – VieScolaire.net. Dans UD Elèves, Initialisations – UD Elèves – Définir les logiciels OMT de l’établissement, vous ayez coché le logiciel Nota Bene. A chaque lancement de Nota Bene en mode administrateur, le logiciel vérifie alors s’il est nécessaire de mettre à jour la base élèves à partir d’UD Elèves. Si une mise à jour est nécessaire et que vous avez coché l’option « Afficher un message lors de la mise à jour de la base élèves », Nota Bene vous notifie la mise à jour de la base élèves. Décochez l’option si vous ne voulez pas être averti de cette mise à jour, dans ce cas, elle s’opère de façon transparente pour vous. Vous pouvez « Refuser la mise à jour de la base élèves » de Nota Bene à partir de la base UD Elèves en cochant l’option correspondante dans la fenêtre Initialisations. Dans ce cas Nota Bene ne contrôle pas la nécessité d’une mise à jour auprès d’UD Elèves. Mais, vous pouvez à tout moment quand vous le souhaitez lancer manuellement la mise à jour à partir de UD Elèves en lançant une reconstitution des classes à partir d’UD Elèves. Pour plus de renseignements, reportez-vous au chapitre 3 - Données de bases – II. Elèves - rubrique Reconstitution des classes. Vous retrouvez l’historique des mises à jour effectuées à partir de UD Elèves dans le Tableau de bord UD Elèves (voir Chapitre 5 - Administrateur - 0. page V-43). Liaison avec Maileva Maileva est une filiale du groupe La Poste qui propose un service d'expédition directe du courrier par Internet. Elle se charge de la mise sous pli et du timbrage des courriers. Si vous souscrivez à un abonnement auprès de Maileva, vous paramétrez votre compte Maileva dans l’encadré Liaison avec Maileva. Pour plus de précisions rendez-vous sur www.omt.fr/maileva Paramètres Accès : Choisissez Fichier Initialisations onglet Paramètres. Objectif : définir : - La recherche automatique de sous-version. - La demande automatique de sauvegarde. - La prise en compte du « code élève » de l’élève lors de la mise à jour de la base. II-8 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces - Le type de redoublement. - L’intitulé de la civilité des responsables pour « M. et Mme » Trois options vous permettent d’activer : la recherche automatique de sous version. Nota Bene vérifie si une sous version permettant d’actualiser le logiciel est disponible sur notre site Internet www.omt.fr (voir Chapitre 1 – Conditions d’utilisation - I.B.Sousversion logiciel page I-2). La vérification s’effectue à chaque ouverture de Nota Bene. la demande de sauvegarde à la fermeture. A la fermeture de Nota Bene, le logiciel vous demande si vous souhaitez effectuer une sauvegarde. ne pas prendre en compte le « code élève » de l’élève lors de la mise à jour de la base élèves. Cette option doit être cochée lorsque vous gérez plusieurs établissements dans la même base élèves. Redoublement Vous pouvez dans ce cadre choisir l’information « Redoublement » que vous souhaitez appliquer à vos élèves redoublants. Redoublement classique option par défaut : Dans Bases Elèves et regroupements, vous avez une coche « Redoublant » qui identifie vos élèves redoublants. Sur les bulletins, la mention « Redoublement » s’imprime entre parenthèses dans le cadre élève, si l’option est cochée dans le format du bulletin. Redoublement paramétrable : Dans ce cas, vous paramétrez différents libellés de redoublement, par exemple redoublement 6ème, redoublement 5ème, …. Dans Bases Elèves et regroupements, vous avez alors une liste déroulante pour identifier les redoublements élèves. Sur le bulletin s’imprime alors l’intitulé redoublement appliqué à l’élève. L’utilisation du redoublement paramétrable implique que vous passiez dans la fiche des élèves redoublants pour leur affecter l’intitulé de redoublement adéquat. Le redoublement classique est renseigné automatiquement lorsque vous importez vos données de Sconet ou d’UD Elèves. Pour enregistrer les paramètres définis, cliquez sur le bouton II-9 . Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Astuce Cliquez sur le bouton pour enregistrer l’ensemble des modifications effectuées dans les différents onglets de la fenêtre « Initialisations ». Civilité des responsables Cette option permet de modifier l’intitulé par défaut « M. et Mme » concernant les responsables des élèves. Cela permet d’éviter les problèmes de distribution du courrier en cas de changement de situation familiale en cours d’année. Vous pouvez, par exemple, remplacer « M. et Mme » par « M. ou Mme ». B. Importation pour les établissements disposant des données Nota Bene de l’année scolaire précédente Si vous avez des données stockées pour l’année scolaire précédente, au moment de votre importation de la base complète, Nota Bene vous propose un écran vous permettant de récupérer des informations relatives à l’année précédente. Par défaut, aucune information n’est conservée. Pour conserver une information, cochez la case correspondante. Remarque Si vous n’avez pas de données pour l’année scolaire précédente dans Nota Bene, cet écran ne vous est pas présenté. II-10 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Les informations que vous pouvez récupérer d’une année sur l’autre sont : Classes Libellé long : les libellés longs des classes que vous avez définis pour les classes de l’année précédente sont récupérés. Niveau : conservation des niveaux définis dans l’année scolaire précédente. La correspondance entre les classes importées et les classes de l’année précédente s’effectue sur le code court de la classe. Matières Libellé long : les libellés longs que vous avez définis pour les matières l’année précédente sont récupérés. Code STS-Web Couleurs des palettes et des matières : les couleurs des palettes définies dans l’année précédente sont récupérées. Les matières importées ayant le même code matière que l’année précédente récupèrent la couleur associée. La correspondance entre les matières importées et les matières de l’année précédente s’effectue sur le code court de la matière. Professeurs Email : conservation de l’adresse mail du professeur définie dans Base Professeurs de l’année précédente. Mot de passe Propriétés Internet : si votre professeur utilisait l’année précédente le module de saisie déportée professeur, et qu’il avait défini des propriétés Internet pour l’envoi et la réception des données par mail de son travail, ces propriétés sont récupérées. Banque d’appréciations : la banque d’appréciation du professeur de l’année précédente est récupérée. La correspondance entre les professeurs importés et les professeurs de l’année précédente s’effectue sur le nom et le prénom. Synthèses principales liées aux classes Nom de la synthèse Format et textes paramétrables : récupération du format bulletins et relevés de notes. Options : récupération des options de la synthèse. Structure : récupération de la construction des sous-matières, de l’ordre des matières, insertion des matières présentes dans UnDeuxTEMPS, récupération des coefficients par matières La correspondance s’effectue sur le code court de la classe entre les classes importées et les classes de l’année précédente. C. Importation d’UnDeuxTEMPS et d’UD Elèves (ou d’une autre base élèves externe) Accès : Choisissez Importer la base complète de UnDeuxTEMPS/UD Elèves … Objectif : récupérer les informations de bases dans Nota Bene à partir des logiciels UnDeuxTEMPS et UD Elèves. Nota Bene est interfacé avec UnDeuxTEMPS version 7.10 et supérieure ainsi qu’avec le logiciel UD Elèves. UD Elèves est une base élèves amenée à compléter Sconet. En effet, UD Elèves comprend un plus grand nombre d’informations élèves que Sconet. Il gère le cursus des élèves et leurs actions. L’importation des deux logiciels a l’avantage d’importer des informations complémentaires. Nous vous conseillons d’effectuer cette importation si vous disposez d’UD Elèves et d’UnDeuxTEMPS. C’est l’importation la plus complète en ce qui concerne les informations dont a besoin Nota Bene. L’importation d’UnDeuxTEMPS et UD Elèves permet de récupérer les informations suivantes : II-11 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Les classes : le nom des classes et les élèves qui les constituent. Les regroupements : le nom des regroupements et les élèves qui en font partie, si la répartition des élèves dans les groupes a été effectuée dans UnDeuxTEMPS. Si un groupe ne contient pas d’élève, Nota Bene vous demande si vous souhaitez tout de même l’importer dans Nota Bene. Les équipes pédagogiques : le nom des professeurs enseignant dans chaque classe ainsi que leur matière. Les adresses des parents : les adresses des parents pourront être imprimées sur les bulletins. Les professeurs principaux. ATTENTION ! L’importation d’UnDeuxTEMPS et d’UD Elèves écrase toutes vos données. Impératifs pour l’importation d’UnDeuxTEMPS/UD Elèves Vous devez disposer d’UD Elèves. Les installations UD Elèves et Nota Bene doivent faire partie du même réseau informatique. Le poste sur lequel vous lancez Nota Bene en mode administrateur doit être un poste client du logiciel UD Elèves. Pour plus d’informations sur l’installation client d’UD Elèves, reportez-vous au chapitre Installation du manuel UD Planning – UD Elèves – VieScolaire.net. Le logiciel Nota Bene doit être coché dans le menu « Initialisations – UD Elèves – Définir les logiciels OMT de l’établissement » du logiciel UD Elèves. Que fait l’importation d’UnDeuxTEMPS et UD Elèves ? 1. Elle récupère les données de bases définies dans le logiciel d’emploi du temps : classes, professeurs et matières. 2. Elle récupère les regroupements définis dans UnDeuxTEMPS. 3. Elle construit les dossiers des professeurs déclarés dans UnDeuxTEMPS. 4. Elle construit les tableaux de chaque professeur selon les équipes pédagogiques d’UnDeuxTEMPS. 5. Elle construit les synthèses de chaque classe en respectant les équipes pédagogiques du logiciel d’emploi du temps. 6. Elle crée les liens d’importations des synthèses. Recommandations Il est IMPERATIF que les noms de classes soient identiques dans UnDeuxTEMPS et dans UD Elèves. Il est IMPERATIF dans UnDeuxTEMPS que toutes les classes aient au moins un élève rattaché dans Affectation – répartition des élèves dans les groupes. Dans UnDeuxTEMPS, affectez vos professeurs principaux aux classes si vous souhaitez qu’ils soient récupérés dans Nota Bene. Récupération des informations de l’année scolaire précédente Si vous avez des données stockées pour l’année scolaire précédente, au moment de votre importation de la base complète, Nota Bene vous propose un écran vous permettant de récupérer des informations relatives à l’année précédente. Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe II.B Importation pour les établissements disposant des données Nota Bene de l’année scolaire précédente. II-12 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces D. Importation d’UnDeuxTEMPS et de Sconet Accès : Choisissez Fichier Importer la base complète de UnDeuxTEMPS et Sconet … Objectif : récupérer les informations de bases dans Nota Bene à partir des logiciels UnDeuxTEMPS et Sconet. Nota Bene est interfacé avec UnDeuxTEMPS version 7.10 et supérieure ainsi qu’avec le logiciel Sconet développé par l’Education Nationale. L’importation des deux logiciels a l’avantage d’importer des informations complémentaires. Nous vous conseillons d’effectuer cette importation si vous disposez de Sconet et d’UnDeuxTEMPS. L’importation d’UnDeuxTEMPS et Sconet permet de récupérer les informations suivantes : Les classes : le nom des classes et les élèves qui les constituent. Les regroupements : le nom des regroupements et les élèves qui en font partie, si la répartition des élèves dans les groupes a été effectuée dans UnDeuxTEMPS. Si un groupe ne contient pas d’élève, Nota Bene demande si vous souhaitez tout de même l’importer dans Nota Bene. Les équipes pédagogiques : le nom des professeurs enseignant dans chaque classe ainsi que leur matière. Si vous disposez d’UnDeuxTEMPS V13 ou supérieure, Nota Bene récupère également l’adresse électronique du professeur si celle-ci est renseignée dans le logiciel d’emploi du temps. Les adresses des parents : les adresses des parents pourront être imprimées sur les bulletins. Les professeurs principaux ATTENTION ! L’importation d’UnDeuxTEMPS et de Sconet écrase toutes vos données. Que fait l’importation d’UnDeuxTEMPS et Sconet? 1. Elle récupère les données de bases définies dans le logiciel d’emploi du temps : classes, professeurs et matières. 2. Elle récupère les regroupements définis dans UnDeuxTEMPS. 3. Elle construit les dossiers des professeurs déclarés dans UnDeuxTEMPS. 4. Elle construit les tableaux de chaque professeur selon les équipes pédagogiques d’UnDeuxTEMPS. 5. Elle construit les synthèses de chaque classe en respectant les équipes pédagogiques du logiciel d’emploi du temps. 6. Elle crée les liens d’importations des synthèses. Recommandations Il est IMPERATIF que les noms de classes soient identiques dans UnDeuxTEMPS et dans Sconet. Il est IMPERATIF dans UnDeuxTEMPS que toutes les classes aient au moins un élève rattaché dans Affectation – répartition des élèves dans les groupes. Dans UnDeuxTEMPS, affectez vos professeurs principaux aux classes si vous souhaitez qu’ils soient récupérés dans Nota Bene. Avant d’effectuer l’importation, il faut toujours préparer votre récupération de données. Si vous ne préparez pas votre récupération, les mises à jour faites dans Gep/Sconet depuis la dernière importation ne seront pas prises en compte. Pour préparer votre importation de Sconet Cette importation nécessite les fichiers Sconet suivants : ExportXML_ElevesAvecAdresses.zip II-13 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces ExportXML_ResponsablesAvecAdresses.zip ExportXML_Nomenclature.zip Pour obtenir ces fichiers : Dans le menu d’entrée de Sconet, sélectionnez « Exploitation » puis « Exports standard » et enfin « Exports génériques ». Remarque Tous les fichiers extraits de Sconet doivent être enregistrés dans le même dossier. Pour faire l’importation d’UnDeuxTEMPS et Sconet 1. Choisissez Fichier Importer la base complète de UnDeuxTEMPS et Sconet. 2. Choisissez l’onglet « UnDeuxTEMPS et Sconet ». 3. Indiquez le chemin d’accès de votre d’emploi du temps. 4. Cochez l’option de la source de vos données élèves et responsables Sconet. 5. Indiquez le chemin d’accès aux fichiers élèves requis selon le type de votre importation en sélectionnant l’un d’entre eux. 6. Cliquez sur « Importer ». Remarques Les tableaux de notes et les liens d’importations sont créés à partir de l’emploi du temps. S’il existe un tableau basé sur une classe entière, le lien d’importation d’une matière pour une classe sera créé en priorité sur ce tableau. Dans le cas où il n’existe pas de tableau basé sur une classe entière mais sur des regroupements, Nota Bene crée le lien d’importation sur le tableau de notes comportant le plus d’élèves de la classe appartenant au regroupement. Pour mettre à jour votre base élèves Nota Bene à partir de Sconet, après votre import de Socnet et d’UnDeuxTEMPS, reportez-vous au chapitre 3 - Données de bases – II. Elèves, rubrique Reconstitution des classes. Dans le cas d’un co-enseignement défini dans UnDeuxTEMPS, Nota Bene importe le premier professeur de la liste et construit un tableau pour la division ou pour le regroupement concerné. Si un professeur a cours pour une même classe en classe entière et en regroupement avec des élèves de la classe concernée et des élèves d’une autre classe, Nota Bene construit deux tableaux : le premier est basé sur la classe entière et le second sur le regroupement, même si c’est la même matière pour les deux tableaux. Récupération des informations de l’année scolaire précédente Si vous avez des données stockées pour l’année scolaire précédente, au moment de votre importation de la base complète, Nota Bene vous propose un écran vous permettant de récupérer des informations relatives à l’année précédente. Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe II.B Importation pour les établissements disposant des données Nota Bene de l’année scolaire précédente. E. Importation d’UnDeuxTEMPS seulement Accès : Choisissez Fichier Importer la base complète de UnDeuxTEMPS … Objectif : récupérer les informations de bases dans Nota Bene à partir du logiciel UnDeuxTEMPS. II-14 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Pour les établissements qui ne disposent pas de Sconet, il est possible d’importer les données d’UnDeuxTEMPS à partir de la version 7.10. Nota Bene récupère les informations suivantes : Les classes : le nom des classes et les élèves qui les constituent. Les regroupements : le nom des regroupements et les élèves qui en font partie. Si un groupe ne contient pas d’élève, Nota Bene demande si vous souhaitez tout de même l’importer dans Nota Bene. Les équipes pédagogiques : le nom des professeurs enseignant dans chaque classe ainsi que leur matière. Si vous disposez d’UnDeuxTEMPS V13, Nota Bene récupère également l’adresse électronique du professeur si celle-ci est renseignée dans le logiciel d’emploi du temps. Les professeurs principaux Le code « ELENOET » (code élève) des élèves si vous importez d’une version 7.20 ou supérieure d’UnDeuxTEMPS. UnDeuxTEMPS n’a pas besoin des mêmes informations que Nota Bene pour fonctionner. Vous ne retrouverez donc pas la totalité des informations dans Nota Bene. Il manquera : Le code « ELENOET » (code élève) des élèves si vous importez d’une version 7.10 d’UnDeuxTEMPS. Les adresses des parents Le sexe des élèves Le régime et l’information de redoublement des élèves si vous n’importez pas d’une version 14.0 supérieure d’UnDeuxTEMPS. ou Les dates de naissances des élèves si vous n’importez pas au moins d’une version 8.0 d’UnDeuxTEMPS. ATTENTION ! L’importation d’UnDeuxTEMPS écrase toutes vos données. Que fait l’importation d’UnDeuxTEMPS ? 1. Elle récupère les données de base définies dans le logiciel d’emploi du temps : classes, professeurs et matières. 2. Elle récupère les regroupements. 3. Elle construit les dossiers des professeurs déclarés dans UnDeuxTEMPS. 4. Elle construit les tableaux de chaque professeur selon les équipes pédagogiques d’UnDeuxTEMPS. 5. Elle construit les synthèses de chaque classe en respectant les équipes pédagogiques du logiciel d’emploi du temps. 6. Elle crée les liens d’importations des synthèses. Recommandations Il est IMPERATIF dans UnDeuxTEMPS que toutes les classes aient au moins un élève rattaché dans Affectation – répartition des élèves dans les groupes. N’oubliez pas d’affecter vos professeurs principaux aux classes sinon ils ne seront pas récupérés dans Nota Bene. Pour faire l’importation d’UnDeuxTEMPS 1. Choisissez Fichier Importer de la base complète d’UnDeuxTEMPS. 2. Choisissez l’onglet « UnDeuxTEMPS ». 3. Indiquez le chemin d’accès de votre d’emploi du temps. 4. Cliquez sur le bouton « Importer ». II-15 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Remarques Les tableaux de notes et les liens d’importations sont créés à partir de l’emploi du temps. S’il existe un tableau basé sur une classe entière, le lien d’importation d’une matière pour une classe sera créé en priorité sur ce tableau. Dans le cas où il n’existe pas de tableau basé sur une classe entière mais sur des regroupements, Nota Bene crée le lien d’importation sur le tableau de notes comportant le plus d’élèves de la classe appartenant au regroupement. Dans le cas d’un co-enseignement défini dans UnDeuxTEMPS, Nota Bene importe le premier professeur de la liste et construit un tableau pour la division ou pour le regroupement concerné. Si un professeur a cours pour une même classe en classe entière et en regroupement avec des élèves de la classe concernée et des élèves d’une autre classe, Nota Bene construit deux tableaux : le premier est basé sur la classe entière et le second sur le regroupement, même si c’est la même matière pour les deux tableaux. Récupération des informations de l’année scolaire précédente Si vous avez des données stockées pour l’année scolaire précédente, au moment de votre importation de la base complète, Nota Bene vous propose un écran vous permettant de récupérer des informations relatives à l’année précédente. Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe II.B Importation pour les établissements disposant des données Nota Bene de l’année scolaire précédente. F.Importation de STS-WEB et de Sconet Accès : Choisissez Fichier Importer la base complète de STS-WEB et de Sconet … Objectif : récupérer les informations de bases dans Nota Bene à partir du logiciel STS-WEB et Sconet. Nota Bene est interfacé avec le logiciel STS-WEB et Sconet développé par l’Education Nationale. Avec l’importation de STS-WEB et Sconet, Nota Bene récupère les informations suivantes : Les classes : le nom des classes et les élèves qui les constituent. Les équipes pédagogiques : le nom des professeurs enseignant dans chaque classe ainsi que leur matière. Les adresses des parents Avec l’importation de STS-WEB et Sconet, Nota Bene récupère les informations supplémentaires suivantes : Les groupes : le nom des groupes comportant des élèves issus d’une même classe ou de classes différentes, ainsi que les élèves qui en font partie. Si un groupe ne contient aucun élève, Nota Bene demande si vous souhaitez tout de même l’importer dans Nota Bene. Les tableaux basés sur des groupes d’élèves. ATTENTION ! L’importation de STS-WEB et Sconet écrase toutes vos données. Que fait l’importation de STS-WEB et Sconet ? 1. Elle récupère les classes et les matières définies dans Sts-Web 2. Elle construit les dossiers des professeurs. 3. Elle construit les tableaux basés sur les classes entières de chaque professeur selon les équipes pédagogiques de Sts-Web. 4. Elle construit les synthèses de chaque classe en respectant les équipes pédagogiques de Sts-Web. 5. Elle crée les liens d’importations des synthèses. II-16 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Impératif Tous les fichiers extraits de STS-WEB et Sconet doivent être enregistrés dans le même dossier et accessibles depuis Nota Bene. Recommandation Avant d’effectuer l’importation de STS-WEB et Sconet, il faut toujours préparer votre récupération de données. Si vous ne préparez pas votre récupération, les mises à jour faîtes dans STS-WEB et Sconet depuis la dernière importation ne seront pas prises en compte. Pour préparer votre importation de STS-WEB 1. Dans le menu d’entrée de STS-WEB, choisissez Exports, puis « Emploi du temps ». Vous obtenez le fichier STS_emp_<rne>_année>.xml 2. Si vous n’avez pas de logiciel d’emploi du temps, allez dans le menu d’entrée de STS-WEB, choisissez Exports, puis « Services ». Vous obtenez le fichier Services_<rne>_<année>.xml. Si vous avez un logiciel d’emploi du temps, reportez-vous à son manuel d’utilisation pour obtenir le fichier généré lors de la remontée des emplois du temps vers STS-WEB. Ce fichier se nomme « Emp_STS_<RNE>_<Année>.xml » ou « EDT_vers_STS_<RNE>_<Année>.xml ». S’il se nomme « EDT_vers_STS_<RNE>_<Année>.xml » renommez-le en « Emp_STS_<RNE>_<Année>.xml » Pour préparer votre importation de Sconet Cette importation nécessite les fichiers Sconet suivants : ExportXML_ElevesAvecAdresses.zip ExportXML_ResponsablesAvecAdresses.zip ExportXML_Nomenclature.zip Pour obtenir ces fichiers : Dans le menu d’entrée de Sconet, sélectionnez « Exploitation » puis « Exports standard » et enfin « Exports génériques ». Pour faire l’importation de STS-WEB et Sconet 1. Choisissez Fichier Importer la base complète de STS-WEB et de Sconet. 2. Indiquez le chemin d’accès aux fichiers récupérés lors de la préparation de votre importation (voir ci-dessus). 3. Cliquez sur le bouton « Importer ». Remarque Une fois votre import de STS-WEB et Sconet effectué, il vous faut créer vos regroupements ainsi que les tableaux de professeurs correspondant. Récupération des informations de l’année scolaire précédente Si vous avez des données stockées pour l’année scolaire précédente, au moment de votre importation de la base complète, Nota Bene vous propose un écran vous permettant de récupérer des informations relatives à l’année précédente. Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe II.B Importation pour les établissements disposant des données Nota Bene de l’année scolaire précédente. G. Importation des élèves à partir d’UD Elèves (ou d’une autre base élèves externe) Accès : Choisissez Importer les élèves d’UD Elèves … Objectif : récupérer les élèves dans Nota Bene à partir du logiciel UD Elèves. II-17 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Avec l’importation d’UD Elèves, Nota Bene récupère les informations suivantes : Les classes : le nom des classes et les élèves qui les constituent. Les adresses des parents ATTENTION ! L’importation d’UD Elèves écrase une partie de vos données. Que fait l’importation des élèves d’UD Elèves? 1. Si aucune donnée n’est présente dans Nota Bene, l’importation récupère les classes, les élèves et les responsables. 2. Si des données, de l’année précédente par exemple, sont présentes dans Nota Bene, l’importation écrase et remplace les classes et les élèves. Elle conserve par contre les professeurs et les matières déjà renseignés. Les regroupements de l’année précédente sont vidés de leurs élèves, mais la liste des noms de regroupements est conservée. H. Importation des élèves à partir d’un fichier texte Accès : Choisissez Fichier Importer les élèves d’un fichier texte … Objectif : récupérer les élèves dans Nota Bene à partir d’un fichier texte. Si votre base de données n’est pas Sconet, il est toutefois possible de récupérer : Les classes : le nom des classes et les élèves qui les constituent. Les adresses des parents ATTENTION ! L’importation à partir d’un fichier texte écrase une partie de vos données. Que fait l’importation des élèves d’un fichier texte? 1. Si aucune donnée n’est présente dans Nota Bene, l’importation récupère les classes, les élèves et les responsables. 2. Si des données, de l’année précédente par exemple, sont présentes dans Nota Bene, l’importation écrase et remplace les classes et les élèves. Elle conserve par contre les professeurs et les matières déjà renseignés. Les regroupements de l’année précédente sont vidés de leurs élèves, mais la liste des noms de regroupements est conservée. Recommandations Si la date de naissance d’un élève n’est pas au format jj/mm/aaaa, Nota Bene met la date du jour afin que l’élève soit quand même importé. Vous pouvez corriger ces dates de naissances dans la base élèves en effectuant un tri par date de naissance. Nota Bene charge les 49 premières informations dans l’écran d’importation. Veillez à ce que les informations des élèves et des responsables soient comprises dans les 49 premières informations de votre fichier texte. Renseignez obligatoirement le numéro élève dans la base Nota Bene. II-18 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Importation à partir d’un ou deux fichier(s) texte ? L’importation d’un fichier texte peut s’effectuer à partir d’un seul fichier comportant pour chaque enregistrement les informations élèves et responsables ou à partir de 2 fichiers, un pour les élèves et un pour les responsables. Si vous utilisez un seul fichier texte, vous obtiendrez un ou 2 responsables distincts par élève. Cela signifie que pour plusieurs frères et sœurs, vous devrez effectuer les modifications des informations des responsables pour chaque élève. Si vous importez avec deux fichiers texte, le fichier des responsables doit IMPERATIVEMENT se nommer Respons.txt et se trouver dans le même répertoire que le fichier des élèves. Il doit également être enregistré avec le même séparateur que le fichier des élèves. Si vous utilisez deux fichiers texte, cela implique que vous devez définir un code parent dans le fichier des responsables et dans le fichier des élèves afin de faire la relation entre un élève et son responsable. L’avantage de cette méthode est de ne pas avoir ensuite à modifier les informations des responsables pour chaque élève dans une fratrie. Exemple : M. Dupont aura un code 2017 et ses fils Dupont Eric et Alexandre devront également avoir un code responsable égal à 2017. Si vous ne gérez pas les informations des responsables ni dans votre base élèves ni dans Nota Bene (impression des bulletins et relevés de notes sans adresse des parents), vous choisirez d’importer à partir d’un seul fichier texte sans vous soucier des informations des responsables. Informations attendues par Nota Bene L’ordre des informations dans vos fichiers texte n’ont pas d’importance car vous indiquez la correspondance entre les informations attendues et celles que vous fournissez à Nota Bene au moment de l’importation. Le ou les fichier(s) que vous utilisez pour faire l’importation doivent contenir les informations suivantes : Pour chaque élève : - Obligatoires : Nom, prénom (40 caractères maximum) Date de naissance (format jj/mm/aaaa) Classe (8 caractères maximum) : champ obligatoire Code élève (5 caractères maximum) : champ obligatoire - Autres : 6 options (5 caractères maximum), Sexe : F ou M II-19 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Régime : Ext., ExtSurv., DP, Int., IntExt., IntHeb., DPHorsEtab. ou Autre Redoublant : O ou N N° national de l’élève (11 caractères maximum) Code responsable (5 caractères maximum), si vous importez avec deux fichiers texte : champ obligatoire Pour chaque responsable - Unique pour les 2 responsables : Code responsable (5 caractères maximum), si vous importez avec deux fichiers texte - Pour chaque responsable : Nom (40 caractères), prénom (40 caractères), adresse 1 (32 caractères), adresse 2 (32 caractères maximum), adresse 3 (32 caractères), adresse 4 (32 caractères maximum) Code postal (10 caractères maximum) Ville (40 caractères maximum) N° de téléphone (15 caractères maximum) Pour faire l’importation d’un fichier texte 1. Choisissez Fichier Importer les élèves d’un fichier texte…. 2. Choisissez l’origine des données : un ou deux fichiers texte. 3. Cliquez sur le bouton « Parcourir » . 4. Indiquez le chemin d’accès au fichier texte des élèves. Nota Bene charge vos données à l’écran. 5. Choisissez le séparateur de champ adéquat pour séparer correctement les colonnes de votre fichier texte. Ceci est nécessaire si les informations chargées ne sont pas correctement lisibles (signes cabalistiques, plusieurs informations dans une même colonne…). 6. Faites correspondre les colonnes de votre fichier aux champs indiqués, en déplaçant les colonnes par un glissé de souris. 7. Cochez l’option « Convertir les prénoms en minuscules » 8. Cliquez sur le bouton « OK ». Remarques Si votre fichier des élèves n’est pas au format texte, il est très souvent possible de l’ouvrir avec un tableur comme Excel et de l’enregistrer au format texte. Nous vous recommandons d’enregistrer votre fichier texte avec le séparateur Tabulations. L’importation depuis un fichier texte ne renseigne que les classes et les regroupements, il vous faut à présent créer les tableaux de professeurs et les synthèses (voir Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses). I. Importation des absences de Molière Accès : Choisissez Fichier Importer les absences de Molière… Objectif : récupérer les absences et les retards des élèves dans Nota Bene à partir du logiciel Molière. Nota Bene est interfacé avec le logiciel de gestion des absences Molière. Cette interface permet de récupérer les absences et les retards des élèves gérés par Molière 7 ou supérieur. Vous récupérez : le nombre de retards. les absences exprimées en demi-journées ou en heures. II-20 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces la précision des absences récupérées excusées ou non. La précision des absences valables ou non valables des absences excusées (depuis Molière 13.0). le nombre de sanctions le nombre d’incidents La correspondance des élèves entre Molière et Nota Bene est faite grâce au champ ELENOET (code élève) des élèves. Si ce code n’est pas renseigné, on associe les élèves par leur nom, leur prénom et leur date de naissance. Vous pouvez associer un fichier d’absences à une ou plusieurs synthèse(s). Si plusieurs CPE gèrent Molière indépendamment sur différents postes, vous pouvez ainsi gérer plusieurs fichiers d’absences sans avoir à les remplacer les uns par les autres. De plus, vous pouvez conserver l’historique des absences. Vous pourrez, par exemple, imprimer un bulletin du 1er trimestre au 3ème trimestre avec les absences. Elles seront encore présentes sur le document. Si vos données de Molière ne sont pas accessibles depuis votre poste, vous devez faire une sauvegarde de ces données sur une clé USB avant de commencer l’importation des absences dans Nota Bene. Pour sauvegarder vos données de Molière 1. Dans Molière, choisissez Fichier Sauvegarder. 2. Insérez une clé USB dans le lecteur. 3. Cliquez sur le bouton « Sauver les données ». 4. Cliquez sur le bouton « Vérifier la sauvegarde ». Une fois les données sauvegardées sur votre clé USB, retournez sur le poste où est installé Nota Bene avec la clé. Pour importer les absences de Molière 1. Choisissez Fichier Importer les absences de Molière. 2. Si vous avez accès à Molière depuis votre poste, indiquez le chemin d’accès au fichier Molière.env situé dans le répertoire d’installation de Molière. Dans le cas contraire, indiquez le chemin d’accès à la clé USB de sauvegarde des données Molière. 3. Indiquez la période de date pour l’importation des absences. 4. Si vous souhaitez effectuer une sélection des motifs d’absence à importer dans Nota Bene, décochez l’option « Importer tous les motifs d’absences ». 5. Cliquez sur le bouton « Importer ». 6. Sélectionnez les synthèses concernées par l’import des absences ainsi que la période sur laquelle comptabiliser les absences. 7. Cliquez sur le bouton « Importer ». II-21 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Vos absences sont maintenant récupérées dans Nota Bene. Remarque Après l’importation, vous devez cocher l’option « Absences et retards » dans le format de bulletin des synthèses pour les faire figurer à l’impression des bulletins. J. Importation des absences de SCONET Absence Accès : Choisissez Fichier Importer les absences de SCONET Absence… Objectif : récupérer les absences des élèves dans Nota Bene à partir du logiciel SCONET Absence développé par l’Education Nationale. Vous récupérez les absences, en heure ou demi-journées, et le nombre de retards des élèves de Sconet. Pour importer les absences de SCONET Absence, vous devez disposer du Module absences de Sconet. Nota Bene a besoin du fichier « ExportAbsence.xml » pour récupérer les absences de SCONET Absence. Si Nota Bene et SCONET Absence ne sont pas installés sur le même ordinateur et que vous n’êtes pas en réseau, procurez-vous une clé USB. Puis, en utilisant l’ordinateur où est installé SCONET Absence, faites une copie du fichier « ExportAbsence.xml » sur la clé USB à l’aide de l’Explorateur Windows. Remarques Après l’importation des absences dans Nota Bene, vous devez cocher l’option « Absences et retards » dans le format de bulletin des synthèses pour les faire figurer à l’impression des bulletins. La correspondance des élèves est faite à partir du code élève interne établissement de Sconet et le champ « code élève » de Nota Bene. Si ce code n’est pas renseigné, Nota Bene ne pourra pas récupérer les absences de l’élève concerné. La récupération des absences s’effectue en nombre de ½ journées. Pour obtenir le fichier « ExportAbsence.xml » : 1. Dans le menu d’entrée de SCONET Absence, choisissez le menu « Import/Export » puis « Export Absences et retards ». 2. Sélectionnez les périodes à exporter. 3. Enregistrer le fichier sur votre disque dur, ou sur une clé USB si nécessaire. II-22 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Pour importer les absences de SCONET Absence 1. Choisissez Fichier Importer les absences de SCONET Absence …. 2. Indiquez le chemin d’accès au fichier « ExportAbsence.xml » issu de SCONET Absence avec le bouton « Parcourir ». 3. Saisissez la période sur laquelle Nota Bene doit récupérer les absences. 4. Cliquez sur le bouton « Importer ». 5. Sélectionnez les synthèses concernées par l’import des absences ainsi que la période concernée. 6. Cliquez sur le bouton « Importer ». L’importation des absences de SCONET Absence est maintenant terminée. Cochez l’option « Absences et retards » dans vos synthèses pour les afficher sur vos bulletins. K. Assistant photo Accès : Choisissez Outils Photos Assistant photo. Objectif : associer des photos aux élèves, quelque soit le nom des photos. Si vous disposez de Nota Bene et de Molière, vous faites une seule association de photos qui est prise en compte pour les deux logiciels. Recommandation Le choix du dossier dans lequel vous enregistrez vos photos est primordial et unique. Par défaut, Nota Bene propose d’enregistrer l’association des photos par élèves dans un dossier photos du répertoire d’installation. Ce dossier doit être le même pour toutes vos photos. En effet, Nota Bene et Molière ne prennent en compte qu’un seul dossier de photos. De plus, si vous changez de dossier, vous perdrez les associations effectuées jusque là. Pour obtenir la meilleure visualisation possible des photos élèves dans Nota Bene, nous vous conseillons d’utiliser des photos en format portrait. L’assistant affiche d’une part tous les élèves classe par classe et, d’autre part, toutes les photos répertoriées dans le dossier source que vous lui indiquez. Vous associez une photo par élève. Les formats des photos reconnus par l’assistant sont .bmp, .jpg et .jpeg II-23 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Vous n’êtes pas obligé d’effectuer toutes les associations de photo par élève en même temps. En effet, vous pouvez lancer l’assistant autant de fois que vous le souhaitez. Il affiche le travail déjà effectué que vous modifiez si vous le souhaitez. L’association de photos par élève s’effectue en 3 étapes : 1. Affichage des photos. Si vos photos sont stockées dans plusieurs dossiers (ex : un répertoire par classe), il faudra travailler en plusieurs fois, c’est à dire dossier après dossier. 2. Association des photos aux élèves. 3. Enregistrement des associations. Pour Afficher associer Procédez ainsi les photos à Choisissez Outils Photos Assistant photos Cliquez sur le bouton « Parcourir » du champ « Source ». Indiquez le chemin d’accès au dossier contenant les fichiers de photos en sélectionnant l’une des photos puis en cliquant sur le bouton « Ouvrir ». L’assistant affiche toutes les photos se trouvant dans le répertoire indiqué. Associer une photo à un Choisissez la classe de l’élève à l’aide des boutons élève Sélectionnez l’élève. et . Cliquez deux fois sur la photo que vous voulez associer à l’élève. La photo s’affiche à côté du nom de l’élève. Le nom du fichier de la photo se grise dans la liste des photos, indiquant ainsi que la photo est déjà associée à un élève. Enregistrer les Cliquez sur le bouton « Parcourir » du champ « Destination ». associations de photos Laissez le répertoire de stockage défini par défaut ou sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez stocker les photos et les informations concernant les associations de photos. Cliquez sur le bouton « Associer » Supprimer une Choisissez la classe de l’élève à l’aide des boutons association élève - photo Sélectionnez l’élève. et . Cliquez deux fois sur la photo située à droite du nom de l’élève ou Appuyez sur la touche « Suppr » du clavier. L.Récupérer une banque d’appréciations Accès : Choisissez Fichier Importer les banques d’appréciations… Objectif : récupérer des banques d’appréciations depuis une sauvegarde. Cela évite d’avoir à recréer des banques et de ressaisir toutes les appréciations, lors d’un changement d’année scolaire par exemple. Lorsque vous indiquez quelle sauvegarde Nota Bene doit utiliser pour récupérer les banques d’appréciations, le logiciel associe automatiquement les dossiers de synthèses et les professeurs dont le nom est identique. II-24 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces ATTENTION L’importation des banques d’appréciations supprime les éventuelles banques d’appréciations déjà existantes Pour Procédez ainsi Associer automatiquement tous les dossiers Si le bouton présent en bas à gauche de l’écran indique « Annuler l’attribution automatique », cliquez sur ce bouton. Il est renommé en « Attribution automatique ». Cliquez sur le bouton « Attribution automatique ». Associer un dossier Sélectionnez le dossier dans la liste de gauche. Cliquez deux fois dans la liste de droite sur le dossier à associer. Supprimer une association de dossiers Sélectionnez la ligne de l’association de dossiers dans la liste de gauche. Appuyez sur la touche Suppr. de votre clavier. Purger toutes les associations de dossiers Cliquez sur le bouton « Annuler l’attribution automatique ». Récupérer les banques d’appréciations Cliquez sur le bouton « Parcourir » et indiquez le chemin d’accès à votre sauvegarde. Associez les dossiers pour lesquels vous souhaitez récupérer les banques d’appréciations. Cliquez sur le bouton « Récupérer ». II-25 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces M. Construction des synthèses de brevet et Exportation vers Notanet Liaison Nota Bene – Notanet Accès : Choisissez Dossier Dossier des Synthèses puis Dossier Brevet Affectation Matières/Epreuves Objectif : transférer les notes saisies dans Nota Bene dans le logiciel Notanet. Nota Bene est interfacé avec l’application NOTANET développée par l’Education Nationale. Cette application permet de saisir les notes globales CCF (Contrôle Continu en cours de Formation) des candidats au Diplôme National du Brevet. NOTANET récupère automatiquement la moyenne par matière de l'ensemble des notes de troisième de chaque candidat et calcule le total du contrôle continu. Nota Bene comporte une interface avec Notanet dont le principe est de transmettre pour chaque candidat, une note saisie par matière. Pour chaque élève, Nota Bene transmet les informations suivantes : L’identifiant national de l’élève (numéro INE). Le code épreuve : il correspond au code de la matière. Il dépend de la série de l’élève (exemple : 105 = Physique Chimie pour Série Option LV2, 105 = Vie sociale et professionnelle pour la série Professionnelle). Note de l’épreuve. Le nombre d’épreuves varie selon la série de l’élève. Toutes les épreuves des élèves doivent être exportées que l’élève ait une note ou une mention. Afin d’aboutir à une exportation vers Notanet, vous allez travailler dans des « synthèses de brevet ». Une synthèse de brevet est similaire à une synthèse. Elle est composée de 2 périodes fixes : « Troisième » et « Contrôle continu ». Chaque période récapitule les moyennes obtenues pour chaque épreuve par élève sur la période. L’export des notes des élèves s’effectue en plusieurs étapes : 1. Mise à jour des informations nécessaires à l’export 2. Affectation des matières aux épreuves 3. Construction des synthèses de brevet 4. Ajustement des synthèses de brevet 5. Export vers Notanet Etape 1 - Mise à jour des informations nécessaires à l’export Objectif : mettre à jour votre base élèves pour ne pas être bloqué lors de l’export. Le numéro INE de l’élève est impératif pour l’export vers Notanet. Nota Bene bloque l’export si des élèves faisant partie des synthèses de brevet à exporter n’ont pas leur numéro INE renseigné dans l’année en cours. Cette information est importée automatiquement de Gep/Sconet ou d’UD Elèves. Si elle n’est pas renseignée dans l’année en cours pour les élèves de troisième, vous pouvez la saisir manuellement dans Bases Elèves et regroupements ou mettre à jour automatiquement la totalité de votre base élèves (cf. Chapitre 3 – Données de base – Elèves – Reconstitution des classes). Remarque Si vous renseignez manuellement le numéro INE des élèves, ce numéro doit obligatoirement comporter 11 caractères. II-26 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Etape 2 – Affectation des matières aux épreuves Accès : Choisissez Dossier Dossiers des synthèses puis Dossier Brevet Affectation Matières/Epreuves. Objectif : établir la correspondance entre les matières définies dans Nota Bene et les épreuves des séries du brevet. Vous devez faire la correspondance des matières avant de lancer la construction des synthèses de brevet. Le tableau de correspondances des matières/épreuves permet de construire les synthèses de brevet et d’actualiser les notes et/ou les appréciations des synthèses de brevet construites. Pour récupérer les notes d’une épreuve, il faut nécessairement que la matière soit rattachée à cette épreuve sinon la colonne est vide dans la synthèse de brevet. La liste des matières reprend les matières que vous avez saisies dans Bases Matières. Pour affecter une matière à une épreuve 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses puis Dossier Brevet Affectation Matières/Epreuves. 2. Cliquez sur l’onglet de la série. 3. Cliquez sur le nom de l’épreuve. Le curseur change de forme. 4. Sélectionnez les matières à rattacher à cette épreuve dans la liste des matières. Une matière rattachée à une épreuve est affichée sur le fond de la couleur indiquée à droite de l’épreuve sélectionnée. Cas particulier des sous-matières Exemple : Dans les synthèses les matières GRAM, LECT, REDAC et Expre sont des sous-matières. La moyenne de ses quatre sous-matières est calculée dans la matière principale FRANC. II-27 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Lors de l’attribution des matières à l’épreuve Français de la série Collège option LV2, choisissez uniquement la matière FRANC. Si vous attribuez à l’épreuve Français l’ensemble des matières GRAM, LECT, REDAC, Expr et FRANC. Lors de la construction Nota Bene prend en compte uniquement la matière GRAM, première matière dans l’ordre d’apparition dans la synthèse. Dans ce cas précis de construction avec des sous-matières, Nota Bene récupère dans la synthèse de brevet les moyennes annuelles de la matière principale FRANC et l’ensemble des appréciations annuelles, saisies dans les tableaux de sous matières GRAM, LECT, REDAC et Expr, mises bout à bout. Pour annuler l’affectation d’une matière à une épreuve 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses puis Dossier Brevet Affectation Matières/Epreuves. 2. Cliquez sur l’onglet de la série. 3. Cliquez sur le nom de l’épreuve et cliquez sur le nom de la matière à dissocier de l’épreuve. Un bouton permet d’attribuer automatiquement les matières aux épreuves. Le principe de cette attribution automatique est d’associer les matières de Nota Bene aux épreuves du brevet en se basant sur les nomenclatures des matières de STS-Web. Exemple : la matière Français dans STS-Web a le code FRA pour l’option Collège LV2. Nota Bene associe automatiquement les matières ayant un code matière commençant par FRA dans Bases Matières à l’épreuve Français. Autre exemple d’attribution automatique : Dans STS-Web, l’épreuve 1ère langue vivante peut correspondre aux codes AGL1, ALL1, etc. L’attribution automatique associe donc à l’épreuve les matières commençant par AGL1, ALL1, etc. Si parmi ces matières certaines sont définies comme sous-matières dans des synthèses, elles vont être associées automatiquement avec les matières AGL1 et ALL1. Ainsi, dans le tableau de correspondance ci-dessus, les matières ALL1O, AGL1O, …, ALL1E, AGL1E, … qui dans les synthèses font office de sous matières oral et écrit des matières principales ALL1, AGL1, … seront automatiquement prises en compte. Dans ce cas, il faut dissocier manuellement ces matières de l’épreuve pour bien récupérer lors de la construction la moyenne de la matière principale. Remarques L’attribution automatique des matières s’effectue sur la série sélectionnée. Il n’est pas possible d’annuler une attribution automatique. Mais, vous pouvez retirer l’attribution d’une matière à une épreuve en sélectionnant l’épreuve puis en cliquant sur la matière à retirer. Etape 3 - Construction des synthèses de brevet La construction s’effectue en deux phases : 1. La sélection des classes. 2. L’indication des séries de chaque classe. Une fois ces deux phases réalisées, Nota Bene construit les synthèses de brevet dans un dossier « Brevet » dédié. Remarques Epreuve Education civique pour les séries Collège : si l’épreuve ne contient pas de notes à l’ouverture de la synthèse de brevet, Nota bene récupère les notes saisies dans l’épreuve Histoire-Géographie. De la même manière, lors de la construction et du rafraichissement des notes, si l’épreuve Education civique n’est pas associée à une matière, Nota Bene récupère les notes de l’épreuve Histoire-géographie. II-28 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Si l’élève n’a pas de notes dans les matières associées à l’épreuve option facultative, Nota Bene met une croix par défaut. Sélection des classes C’est lors de cette phase que vous déterminez les classes, et par conséquent les élèves, qui seront exportés vers Notanet. Pour sélectionner les classes 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses 2. Choisissez Dossier Brevet Construction des synthèses de brevet… 3. Sélectionnez les synthèses en cliquant deux fois sur chaque synthèse dans la liste de gauche ou en sélectionnant la synthèse puis en cliquant sur le bouton 4. . Cliquez sur le bouton « Suivant ». Affectation des séries aux classes sélectionnées Cette phase consiste à déterminer la ou les série(s) à affecter pour chaque classe. Une classe peut être rattachée à 3 séries maximum. Si vous ne disposez pas de la liste des épreuves de chaque série, Nota Bene vous les rappelle lors de cette phase. II-29 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Remarque Le bouton « Construire » n’est accessible que lorsque vous avez renseigné au moins la série 1 de TOUTES les synthèses. Pour Affecter les synthèses Procédez ainsi séries aux Sélectionnez la colonne pour chaque synthèse dans la liste des synthèses sélectionnées. Cliquez deux fois sur le nom de la série à affecter dans la liste des séries du brevet. Une fois que les séries sont renseignées, cliquez sur le bouton « Construire ». Nota Bene construit le dossier Brevet et les synthèses de brevet. Supprimer une série affectée Sélectionnez la case comportant la série à supprimer dans la liste des à une synthèse synthèses sélectionnées. Appuyez sur la touche « Suppr » du clavier. Consulter les épreuves d’une Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la série à consulter dans la liste série des séries du brevet. Choisissez « Voir le détail des épreuves ». Si vous avez affecté plusieurs séries à une classe, vous devrez indiquer la série de chaque élève lors de la construction des synthèses de brevet. Le principe est simple et rapide : mettez une croix en face de chaque élève dans la colonne de la série à laquelle il appartient et cliquez sur le bouton « Continuer ». Par défaut, Nota Bene affecte la première série à tous les élèves. Pour consulter les épreuves d’une série associée à la classe, cliquez sur le nom de la série concernée. II-30 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Etape 4 - Les synthèses de brevet Description des synthèses de brevet Accès : Choisissez Dossier Dossiers des synthèses, sélectionnez le dossier Brevet et ouvrez la synthèse de brevet. La précision des moyennes de l’onglet « Troisième » des synthèses de brevet est identique à la précision des notes attribuée à la synthèse de la classe lors de la construction. Vous êtes autorisé à modifier la précision des II-31 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces notes mais elle aura un impact uniquement visuel (affichage des synthèses de brevet et impression des fiches scolaires de brevet). Le calcul du contrôle continu est arrondi au demi point supérieur conformément au texte du B.O. Pour modifier la précision de l’onglet « Troisième » 1. Ouvrez la synthèse de brevet. 2. Sélectionnez l’onglet « Troisième ». 3. Choisissez Synthèse Options … et réglez la précision. La période « Contrôle continu » comporte une colonne « Total points » située à la suite de toutes les épreuves de la synthèse. Cette colonne correspond à la somme des notes des épreuves du brevet. La moyenne n’est présente dans la synthèse qu’à titre indicatif. C’est le total des points qui est réellement exporté vers Notanet. La période « Contrôle continu » est une période récapitulative. Elle n’est donc pas modifiable. Toutefois, vous pouvez effectuer des modifications dans la période « Troisième ». La construction automatique des synthèses de brevet ne vous empêche pas de modifier les notes importées. La saisie des notes dans les synthèses de brevet s’effectue comme dans les synthèses. Lorsque vous ouvrez une synthèse de brevet, vous pouvez trouver une croix sur fond vert en guise de note lorsque la classe est associée à plusieurs séries. Cette croix signifie que l’élève n’a pas de note pour l’épreuve car celle-ci ne fait pas partie de la série de l’élève. Pour consulter les épreuves de la série, cliquez deux fois sur le nom de l’épreuve. Nota Bene affiche la liste des épreuves de la série à laquelle appartient l’épreuve. Notes particulières Dans la synthèse de brevet, en cliquant deux fois sur l’intitulé d’une épreuve, vous obtenez le détail des épreuves de sa série. Ce détail vous permet également de connaître pour chaque épreuve de la série les notes particulières que vous pouvez saisir dans la colonne de l’épreuve. II-32 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Exemple : Dans l’épreuve Education musicale est acceptée - une note sur 20 - ou la mention AB signifiant « candidat absent ». Cette mention n’est à utiliser que si l’élève a quitté l’établissement mais est toujours présent dans votre base Nota Bene. Elle doit être affectée à toutes les épreuves de l’élève. - ou la mention DI signifiant « candidat dispensé » - ou encore la mention NN pour une matière « non notée » Cas particulier de l’épreuve « Option facultative » Si l’élève a suivi une option facultative, l’épreuve accepte : les points supérieurs à 10 si l’élève a été noté. Pour deux élèves ayant respectivement une moyenne annuelle de 14 et 8, les notes 4 et 0 doivent apparaître. Ou la mention AB pour un « candidat absent » (si l’élève a quitté l’établissement) Ou la mention DI pour un « candidat dispensé » Si l’élève n’a pas suivi d’option facultative, saisissez un X dans la colonne de l’ « Option facultative ». Cas particulier de la série professionnelle sans option Dans cette série, les élèves sont inscrits au diplôme national du brevet (DNB) soit en première langue vivante LV1, soit en sciences physiques. Seule l’épreuve pour laquelle l’élève est inscrit au brevet doit contenir une note. L’autre épreuve doit contenir la lettre X. Nota Bene bloque l’export vers Notanet si les deux épreuves contiennent une note. Cas particulier du socle B2I Dans cette série, seules les mentions suivantes sont acceptées : - AB pour un « candidat absent ». Cette mention n’est à utiliser que si l’élève a quitté l’établissement mais est toujours présent dans votre base Nota Bene. - MS pour un « candidat maitrisant le socle » - ME pour un « candidat ne maitrisant que certains éléments du socle » - MN pour un « candidat pour lequel la maitrise du socle n’a pu être évaluée ». Cas particulier du socle « Niveau A2 langue » Dans cette série, seules les mentions suivantes sont acceptées : - AB pour un « candidat absent ». Cette mention n’est à utiliser que si l’élève a quitté l’établissement mais est toujours présent dans votre base Nota Bene. - MS pour un « candidat maitrisant le socle » - ME pour un « candidat ne maitrisant que certains éléments du socle » La note particulière MN n'est pas autorisée lors de l'intégration des fichiers dans Notanet mais elle est autorisée lors de la saisie des notes par le chef d'établissement. Lors de l'intégration du fichier, les candidats ayant la note MN seront rejetés et le chef d'établissement devra saisir la totalité de leurs notes directement dans Notanet. Cas particulier des séries professionnelles En série professionnelle, les candidats sont inscrits en LV1 OU en Sciences Physiques. Pour les candidats inscrits en sciences physiques, aucun mouvement concernant le niveau A2 de langue ne sera généré. Brevet avec l'option Internationale Les séries internationales sont des séries Collège, option de série LV2, Section de langue internationale. Les spécificités de la section internationale concernent uniquement des épreuves ponctuelles qui ne sont pas prises II-33 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces en compte dans Notanet. Il faut donc respecter la description des épreuves de la série collège, option LV2 pour gérer les sections de langue internationale. Fiche scolaire du brevet Accès : Ouvrez la synthèse de brevet et choisissez Edition Fiche scolaire du brevet La fiche scolaire du brevet récapitule les moyennes et les appréciations par épreuve de l’ensemble des notes de 3ème ainsi que le total du contrôle continu. Cette fiche comporte également des informations concernant l’élève et l’établissement. Informations spécifiques à l’établissement : L’académie. Le département. Le mois de la session. Informations spécifiques à l’élève : L’adresse de l’établissement fréquenté en 3ème. Le lieu de naissance. La première langue vivante. La deuxième langue vivante. L’option facultative. L’avis du chef d’établissement pour l’année de 3ème. Les appréciations annuelles des professeurs. Lors de la construction de la synthèse de brevet, l’entête de l’établissement est affectée par défaut pour tous les élèves. Dans la fiche scolaire de l’élève, Nota Bene attribue respectivement les options 1 et 2 de l’élève dans les champs « Première langue vivante » et « Deuxième langue vivante ». La dernière option de l’élève est attribuée à l’« Option facultative ». Vous pouvez modifier ou saisir manuellement ces informations dans la fiche scolaire de brevet de l’élève. Les appréciations annuelles des épreuves sont automatiquement récupérées lors de la construction des synthèses de brevet. Seule condition : les appréciations annuelles doivent être saisies dans la période « Année » des tableaux de notes des professeurs. Si ce n’est pas le cas, l’administrateur de Nota Bene peut saisir ces appréciations directement dans la fiche scolaire brevet de l’élève ou indiquer aux professeurs de saisir leurs appréciations annuelles dans leurs tableaux de notes avant de lancer la commande d’actualisation des notes et/ou les appréciations. II-34 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Cas particulier du socle « Niveau A2 langue » Lors de l’impression de la fiche scolaire du brevet, on édite la langue évaluée pour le socle « Niveau A2 langue ». Par défaut, Nota Bene propose la langue LV1 de l’élève. Pour sélectionner la matière du socle « Niveau A2 langue » 1. Choisissez le menu Edition – Fiche scolaire du brevet 2. Indiquez le choix de la langue pour chaque élève. Pour Procédez ainsi Saisir la première langue vivante, la Ouvrez la synthèse de brevet. deuxième langue vivante ou l’option Sélectionnez l’élève et choisissez Edition Fiche scolaire du facultative de l’élève brevet. Cliquez sur l’information à renseigner ou à modifier. Cliquez deux fois dans la liste déroutante sur la matière à associer. Saisir l’appréciation annuelle d’une Ouvrez la synthèse de brevet. épreuve directement dans la fiche Sélectionnez l’élève et choisissez Edition Fiche scolaire du scolaire du brevet brevet. II-35 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Sélectionnez la ligne de l’épreuve dans le tableau « Appréciations annuelles des professeurs ». Cliquez deux fois dans la colonne « Appréciations ». Saisissez l’appréciation. Cliquez sur le bouton « Suivant » si vous souhaitez saisir des appréciations pour le prochain élève ou cliquez sur le bouton « OK ». N’oubliez pas d’enregistrer les modifications à la fermeture de la synthèse de brevet. Saisir l’avis du chef d’établissement Ouvrez la synthèse de brevet. Sélectionnez l’élève et choisissez Edition Fiche scolaire du brevet. Sélectionnez le cadre de l’avis du chef d’établissement. Saisissez l’avis du chef d’établissement. Vous pouvez enregistrer les avis dans une banque d’appréciations personnelle dans laquelle vous pourrez ultérieurement piocher. Si vous récupérez un avis de la banque d’appréciations, vous pouvez le modifier une fois l’avis affecté à un élève. Pour Procédez ainsi Enregistrer tous les avis d’une classe Ouvrez la synthèse de brevet. Choisissez Edition Fiche scolaire du brevet. Cliquez sur le bouton « Enregistrer toutes les appréciations de la période dans la banque d’appréciations ». Enregistrer un avis Ouvrez la synthèse de brevet. Choisissez Edition Fiche scolaire du brevet. Sélectionnez l’élève dont l’avis est à enregistrer Cliquez sur le bouton Coller un avis d’appréciations de votre banque Ouvrez la synthèse de brevet. Choisissez Edition Fiche scolaire du brevet. Sélectionnez l’élève. Cliquez sur le bouton Sélectionnez l’appréciation à coller dans la zone « Avis du chef de l’établissement ». Cliquez sur le bouton « Ajouter ». Supprimer un avis dans la banque Ouvrez la synthèse de brevet. d’appréciations Choisissez Edition Fiche scolaire du brevet. Cliquez sur le bouton II-36 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Sélectionnez la ou les avis à supprimer. Cliquez sur le bouton « Supprimer ». Remarque Lorsque vous enregistrez toutes les appréciations dans la banque d’appréciations, vous enregistrez les appréciations de la période sélectionnée et non toutes les appréciations de la synthèse de brevet. Actualiser les notes et/ou les appréciations Accès : Choisissez Dossier Brevet Actualiser les notes et/ou les appréciations. Cette commande est accessible quand la synthèse de brevet est ouverte. Elle permet de mettre à jour les moyennes et/ou les appréciations annuelles des épreuves par rapport aux synthèses. Si l’élève n’a pas de notes dans les matières associées à l’épreuve option facultative, Nota Bene met une croix par défaut. La commande « Actualiser les notes et/ou les appréciations » est utilisée dans les cas suivants : Si vous avez modifié des notes de la synthèse de brevet par erreur. Si des modifications ont été apportées dans les synthèses de 3ème. Si des modifications ont été apportées dans la correspondance des matières aux épreuves du brevet. Si les appréciations annuelles des professeurs n’étaient pas encore totalement renseignées lors de la construction des synthèses de brevet. Attention Si vous actualisez les notes et/ou appréciations, les modifications de notes et/ou d’appréciations effectuées préalablement sur la période sélectionnée seront supprimées et remplacées par les notes et/ou appréciations récupérées. Cas particulier : si dans la synthèse de classe, l’élève n’a pas de note ou d’appréciation dans la matière liée à l’épreuve, les informations saisies dans la synthèse de brevet ne sont pas écrasées pour cette épreuve. Recommandation Dans tous les cas, Nota Bene se réfère au tableau de correspondance des matières et des épreuves du Brevet. Il est donc nécessaire d’avoir effectué cette correspondance. Pour actualiser les notes et/ou les appréciations d’une période 1. Ouvrez la synthèse de brevet. 2. Sélectionnez la période « Troisième ». 3. Choisissez Dossier Brevet Actualiser les notes et/ou les appréciations. 4. Confirmez ou non l’actualisation des notes. 5. Confirmez ou non l’actualisation des appréciations. Pour annuler l’actualisation des notes et/ou appréciations, il vous suffit de fermer la synthèse de brevet sans enregistrer les modifications. II-37 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Audit brevet Accès : Ouvrez la synthèse de brevet et choisissez Dossier Brevet Audit de brevet. L’audit brevet vous indique si des informations incorrectes bloquent l’export vers Notanet. Tant que l’audit de toutes les classes n’est pas correct, l’export vers Notanet est impossible. L’audit ne mentionne que les élèves de la classe pour lesquels il y a un problème. L’audit vérifie que : Les élèves ont une note ou une mention pour toutes les épreuves de leur série. Les textes affectés aux élèves à la place des notes sont acceptés selon la série. Les notes ne dépassent pas la borne supérieure. Les élèves ont des notes uniquement pour leur série. Quand l’audit de brevet de toutes les classes ne détecte plus aucune anomalie, vous pouvez procéder à l’export vers Notanet. L’audit de brevet présenté ci-dessus fait apparaître que les colonnes d’épreuves Education musicale et Option facultative de l’élève KALU Marc, entre autre, ne sont pas renseignées. Si cet élève n’a pas suivi d’option facultative, il faut saisir un X dans la colonne de l’épreuve de la synthèse de brevet. Pour l’éducation musicale il faut saisir soit une note, soit une mention (AB pour absent, DI pour dispensé ou NN pour non noté). Pour afficher l’audit de brevet 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses 2. Choisissez Dossier Brevet Audit brevet Etape 5 - Export vers Notanet L’export vers Notanet s’effectue en deux phases : 1. La création du fichier d’export de Notanet depuis Nota Bene. II-38 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces 2. L’intégration de vos données de brevet dans Notanet. Remarque Vous pouvez relancer l’export vers Notanet autant de fois que vous le souhaitez. Si vous effectuez des modifications dans Nota Bene après un premier export, il suffit de reprendre les deux phases citées ci-dessus pour mettre à jour Notanet. La création du fichier d’export de Notanet depuis Nota Bene Lorsque vous lancez l’export vers Notanet depuis Nota Bene, vous pouvez être confronté à 3 situations : Toutes vos données sont correctes : L’export vers Notanet crée un fichier Notanet-« Année N »-« Année N+1 ».txt enregistré dans le dossier \NBA0(n-1) du répertoire d’installation Nota Bene. Exemple : Pour l’année scolaire 2007/2008, le fichier d’export se nommera « Notanet-2007-2008.txt » et sera enregistré dans le dossier « NBA07 » du répertoire d’installation Nota Bene. Des élèves sont sans n° INE dans la base élèves de Nota Bene : La correspondance entre les élèves de Nota Bene et ceux de Notanet s’effectue sur leur n° INE. Il est donc indispensable que tous les élèves présents dans les synthèses de brevet aient un n° INE correctement renseigné dans la base élèves de Nota Bene. Si un élève a un n° INE dans Nota Bene mais sans correspondance dans Notanet, Nota Bene ne bloquera pas l’export mais Notanet indiquera l’anomalie mais ne récupèrera pas les informations du brevet pour l’élève. Pour corriger ces anomalies liées aux n° INE des élèves, reportez-vous à l’« Etape 1 - Mise à jour des informations nécessaires à l’export » de ce chapitre. Des anomalies bloquent votre export vers Notanet : Dans ce cas, l’audit de brevet s’affiche automatiquement afin de vous lister ces anomalies (cf. Audit de brevet dans l’étape précédente « Etape 4 – Synthèse de brevet ». Vous devez corriger toutes ces anomalies pour que l’export vers Notanet aboutisse. Pour créer le fichier d’export vers Notanet 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses 2. Choisissez Dossier Brevet Export vers Notanet L’intégration de vos données de brevet dans Notanet. Vous pourrez récupérer toutes les informations des classes exportées dans le service Etablissement de Notanet. Pour plus de renseignements sur cette étape, veuillez contacter votre rectorat. Les impressions Vous avez le choix entre trois types de documents : Le bilan de conseil de classe. Il récapitule les moyennes par matières et par élève pour une période Le bulletin d’examen d’un élève. C’est un document similaire au bulletin de notes. La fiche scolaire de brevet. Elle peut être éditée pour une classe entière, un élève ou à partir d’un élève. Pour imprimer Procédez ainsi un bilan de conseil de classe Choisissez Fichier Imprimer onglet « Bulletins ». Sélectionnez le dossier Brevet et le type de document « Bilan de conseil de classe ». Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez le document. Choisissez les options d’impressions qui vous conviennent. Sélectionnez la ou les classe(s) dont le bilan doit être imprimé. II-39 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Cliquez sur le bouton « Imprimer ». un ou plusieurs bulletin(s) Choisissez Fichier Imprimer. d’examen Choisissez l’onglet « Bulletins ». Sélectionnez le dossier Brevet. Sélectionnez « Bulletin » comme type de document à imprimer. Sélectionnez la période 2 correspondant à la période du contrôle continu. Sélectionnez la ou les classe(s) dont le bulletin doit être imprimé. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». une ou plusieurs fiche(s) Choisissez Fichier Imprimer. scolaire(s) du brevet Choisissez l’onglet « Bulletins ». Sélectionnez le dossier Brevet. Sélectionnez « Fiche scolaire du brevet ». Sélectionnez la ou les classe(s) pour lesquelles vous souhaitez imprimer la fiche. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Astuce Pour afficher rapidement la fiche Brevet d’un élève lorsque vous êtes dans la synthèse Brevet de sa classe, faites un clic droit dans la grille de saisie sur la ligne de l’élève et choisissez le menu « Fiche scolaire du Brevet ». N. Export vers Candisup et Admission Post-Bac Accès : Choisissez Dossiers – Dossiers de synthèses – Post-Bac Nota Bene est interfacé avec deux applications permettant de gérer les dossiers Post-Bac des élèves : L’application Admisssion Post-Bac L’application Web Candisup Vous devez effectuer l’export vers Candisup ou Admission Post-Bac une fois que les conseils de classes sont terminés avec toutes les notes et les appréciations. Admission Post-Bac L’export vers Admission Post-Bac s’effectue en deux étapes : Etape 1 : export des notes et des appréciations des classes de première de l’année scolaire précédente ainsi que celles du 1er trimestre de l’année en cours des classes de Terminales. Etape 2 : export des notes et des appréciations du 2ème trimestre des classes de Terminales de l’année scolaire en cours. Quelque soit l’export que vous choisissez (1 ou 2), le principe est le même. Pour générer le fichier demandé par Admission Post-Bac, quelque soit l’étape où vous en êtes 1. Sélectionnez les classes à exporter. Si vous êtes à l’étape 1, choisissez les classes de premières et de terminales. II-40 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Si vous êtes à l’étape 2, sélectionnez seulement les classes de terminales. 2. Indiquez le chemin d’accès aux fichiers de données Sconet pour récupérer les codes Sconet des classes et des matières. Fichiers demandés : ExportXML_Structures.zip et ExportXML_Nomenclature.zip Si vous êtes un établissement privé disposant de GepImpex, le fichier demandé au lieu de ExportXML_Structures.zip et de ExportXML_Nomenclature.zip est le fichier « GxSP8304.txt ». x représente le numéro de l’année scolaire (ex : 8 pour 2008/2009). Vous trouverez ce fichier dans le dossier Gep\N°_Etablissement. 3. Cliquez sur le bouton « Préparer » pour lancer la vérification des données. 4. Cette fonction vérifie : Le code RNE de l’établissement (saisi au moment de l’installation du logiciel). La présence des numéros INE des élèves sélectionnés. Si des numéros INE sont absents pour certains élèves, complétez le dossier de l’élève en allant dans Bases – Elèves et regroupements ou utilisez la commande Bases – Reconstituer les classes. Les codes Sconet des classes et des divisions : Nota Bene effectue une table de correspondance entre les codes des classes et des matières saisies dans Nota Bene et ceux présents dans les fichiers de nomenclatures Sconet. 5. Cliquez sur le bouton « Générer » pour lancer la génération du fichier d’export attendu par Admission Post-Bac en indiquant l’emplacement du fichier « N°RNE_E1.xml » pour l’étape 1 ou « N°RNE_E2.xml » pour l’étape 2. II-41 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Candisup Objectif : générer un fichier contenant les notes et les appréciations des élèves de classes de terminales (1er et 2ème trimestre) pour l’importer dans Candisup. Pour générer le fichier demandé par Candisup 1. Sélectionnez les classes de terminales. 2. Indiquez le chemin d’accès aux fichiers de données Sconet pour récupérer les codes Sconet des classes et des matières. Fichiers demandés : ExportXML_Structures.zip et ExportXML_Nomenclature.zip 3. Si vous êtes un établissement privé disposant de GepImpex, le fichier demandé au lieu de ExportXML_Structures.zip et de ExportXML_Nomenclature.zip est le fichier « GxSP8304.txt ». x représente le numéro de l’année scolaire (ex : 8 pour 2008/2009). Vous trouverez ce fichier dans le dossier Gep\N°_Etablissement. 4. Cliquez sur le bouton « Préparer » pour lancer la vérification des données. 5. Cette fonction vérifie : Le code RNE de l’établissement (saisi au moment de l’installation du logiciel). La présence des numéros INE des élèves sélectionnés. Si des numéros INE sont absents pour certains élèves, complétez le dossier de l’élève en allant dans Bases – Elèves et regroupements ou utilisez la commande Bases – Reconstituer les classes. Les codes Sconet des classes et des divisions : Nota Bene effectue une table de correspondance entre les codes des classes et des matières saisies dans Nota Bene et ceux présents dans les fichiers de nomenclatures Sconet. 6. Cliquez sur le bouton « Générer » pour lancer la génération du fichier d’export attendu par Candisup en indiquant l’emplacement du fichier « candisup.txt ». II-42 Chapitre 2 – Initialisations et interfaces Pour terminer l’export vers Candisup une fois le fichier d’export généré 1. Allez sur le site de Candisup 2. Choisissez la commande « Import du fichier des moyennes de terminale ». 3. Sélectionnez le fichier « Candisup.txt » et cliquez sur « Valider ». II-43 Chapitre 3 - Données de bases III. Chapitre 3 - Données de bases Dans ce chapitre Classes Elèves Regroupements Matières Professeurs Dossiers de synthèses Professeurs principaux III-1 Chapitre 3 - Données de bases A. Classes Accès : Choisissez Bases Classes Objectif : définir les classes de l’établissement Une classe est identifiée par un code classe. Ce code classe peut être différent du libellé long de la classe. Deux classes ne peuvent pas avoir le même code et/ou le même libellé long. Par défaut, c’est le libellé long des classes qui est utilisé à l’impression des bulletins et des relevés de notes. Chaque classe peut être associée à un niveau. L’effectif des classes est calculé automatiquement à partir des élèves présents dans la base élèves. Le tableau des classes peut contenir jusqu’à 130 classes. Création et modification des classes Pour Procédez ainsi Créer une classe Choisissez Bases Classes. Cliquez deux fois sur une des cases vides du tableau. Tapez le nom de la classe (8 caractères maximum). Cliquez dans la zone de saisie du libellé long. Saisissez le libellé long de la classe (30 caractères maximum) si vous souhaitez qu’il soit différent du code. Cliquez sur une autre case du tableau. Créer un niveau Choisissez Bases Classes. Si ce n’est pas le cas, cochez « Info en cours » dans la barre d’outils. La ligne en bas du cadre « Détail d’une classe » représente les niveaux. Cliquez deux fois sur une cellule vide de cette ligne et saisissez le nom du niveau. Validez en appuyant sur la touche « Entrée » du clavier. III-2 Chapitre 3 - Données de bases Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le niveau que vous venez de créer. Choisissez la couleur à attribuer au niveau et cliquez sur le bouton « OK ». Associer un niveau à une classe Choisissez Bases Classes. Cliquez deux fois sur la classe pour laquelle vous souhaitez associer un niveau. Sélectionnez le niveau à associer. Cliquez à nouveau dans le tableau des classes pour valider l’association. La classe prend la couleur du niveau associé. Modification du tableau des classes Vous pouvez regrouper vos classes par niveau, chaque niveau commençant sur une nouvelle ligne. L’ordre de lecture du tableau des classes est de gauche à droite et de haut en bas. Toutefois, les listes déroulantes seront systématiquement présentées dans l’ordre alphabétique des classes. Pour Procédez ainsi Déplacer une classe Sélectionnez et glissez la case de la classe vers son nouvel emplacement. Si ce dernier est déjà occupé, les deux classes sont échangées. Renommer une classe Cliquez deux fois sur la classe. Tapez le nouveau nom. Cliquez sur une autre classe. Supprimer une classe Sélectionnez la classe Appuyez sur la touche SUPPR du clavier. Si vous avez déjà commencé à travailler sur la classe, tous les renseignements la concernant vont disparaître (élèves, regroupements, tableaux et synthèses). Renommer un niveau Cochez « Info en cours » dans la barre d’outils. Cliquez deux fois sur le niveau à renommer. Saisissez le nouveau nom. Appuyez sur la touche Entrée du clavier. Supprimer un niveau Cochez « Info en cours » dans la barre d’outils. Sélectionnez le niveau à supprimer. Appuyez sur la touche SUPPR du clavier. III-3 Chapitre 3 - Données de bases Liaison avec VieScolaire.net Si vous utilisez VieScolaire.net et que vous avez plusieurs synthèses associées à une même classe, vous devez indiquer quel dossier de synthèses sera exporté vers VieScolaire.net. En effet, pour une même classe, le site VieScolaire.net affiche un seul bulletin. Il vous faut donc indiquer à Nota Bene quelle synthèse doit apparaître sur le site. Pour Procédez ainsi Choisir la synthèse principale Cliquez deux fois sur la classe. liée à la classe Cliquez sur le bouton au bout de la zone « Synthèse principale liée à la classe ». Sélectionnez la synthèse principale liée à la classe que vous voulez voir sur le site VieScolaire.net. Cliquez sur une autre classe. Par défaut, Nota Bene exporte la synthèse de la classe présente dans le dossier Synthèses. Astuces Le détail des informations des données de base peut être affiché ou non, à votre gré. Il vous suffit de cocher l’option « Info en cours » dans la barre d’outils pour que le détail soit toujours visible. Si cette option n’est pas cochée, le détail n’est affiché qu’en cas de création ou modification. Pour connaître les informations obligatoires à définir pour chaque donnée de base, utilisez l’option « Informations obligatoires » dans Outils Préférences (cf Chapitre 11 - Préférences) B. Elèves Accès : Choisissez Bases Elèves et regroupements Objectif : définir les élèves de l’établissement. Chaque élève est identifié par son nom, son prénom et sa date de naissance. D’autres informations sont facultatives : Un code élève représentant l’identifiant de l’élève dans la base élèves utilisée pour l’importation (Sconet, UnDeuxTEMPS, UD Elèves ou fichier texte). 6 options Un sexe Un régime Un numéro national de l’élève (N° INE) Une information de redoublement (O ou N) Une option pour envoyer les bulletins et les relevés de notes aux deux responsables de l’élève, dans des cas de divorce par exemple Un lieu de naissance Un identifiant élève propre à l’établissement (ID Elève correspond au champ IDSconet de la base SCONET). Pour chaque élève, vous pouvez associer 2 responsables. Pour chacun d’entre eux, il est possible de définir une adresse et un numéro de téléphone. Pour enregistrer un responsable, vous devez impérativement lui saisir un nom et un prénom. Les autres informations sont facultatives. Si l’intitulé de la civilité « M. et Mme » des responsables ne vous convient pas, vous pouvez le modifier dans le menu Fichier Initialisations, onglet Paramètres (cf. Chapitre 2 – Initialisations et Interfaces – I. Interfaces). Cette option permet d’éviter les III-4 Chapitre 3 - Données de bases problèmes de distribution du courrier en cas de changement de situation familiale en cours d’année. Vous pouvez, par exemple, remplacer « M. et Mme » par « M. ou Mme ». Si votre base élèves change durant l’année scolaire (élèves arrivant ou quittant l’établissement) vous pouvez la mettre à jour : manuellement en effectuant vous même les modifications dans la base Nota Bene. ou par la reconstitution automatique (Voir la rubrique Reconstitution des classes dans ce chapitre). Si vous fonctionnez en réseau pour la saisie des notes, les professeurs auront immédiatement les modifications dans leurs tableaux de notes. Si vous fonctionnez avec les fichiers de données de professeurs, vous pouvez récupérer les données avant ou après votre modification de la base, l’ordre n’a pas d’importance. Toutefois, vous devez impérativement recréer le fichier de données des professeurs concernés par les modifications pour que leurs tableaux soient à jour. Ajout et modification de la base élèves Pour renseigner la classe et les options d’un élève, celles-ci doivent respectivement avoir été créées auparavant dans la base des classes et dans la base des matières. Après la création et la suppression d’un élève, Nota Bene passe en revue tous les tableaux de notes existants afin de les mettre à jour si nécessaire. Si votre base élèves est gérée à partir de UD Elèves, Sconet ou d’un fichier texte, préférez la reconstitution des classes pour mettre à jour votre base élèves Nota Bene. Pour cela, reportez-vous à la rubrique Reconstitution des classes page III-10. Pour Procédez ainsi Créer un élève Choisissez Bases Elèves et regroupements. Cliquez deux fois sur la ligne « Nouvel élève ». Saisissez les informations élève dans la zone « Création d’un nouvel élève ». Cliquez sur une autre case du tableau pour valider. III-5 Chapitre 3 - Données de bases Modifier une Cliquez deux fois sur la ligne de l’élève. information élève Tapez les nouvelles informations. Cliquez sur un autre élève. Filtrer les élèves Choisissez Bases Elèves et regroupements. Cliquez sur le bouton en dessous de l’intitulé de colonne sur lequel effectuer le tri des élèves, exemple filtrer par classe, et sélectionnez la classe. Seuls les élèves de la classe sélectionnée sont alors affichés dans la fenêtre. Trier les élèves Choisissez Bases Elèves et regroupements. Cliquez sur l’intitulé de colonne sur lequel vous souhaitez trier les élèves. Un premier clic de souris trie par ordre croissant, un deuxième clic trie par ordre décroissant. Astuces Pour afficher le détail des informations des données de base,cochez l’option « Info en cours » dans la barre d’outils. Si cette option n’est pas cochée, vous ne verrez le détail des données de base que lors de leurs créations et de leurs modifications. Pour connaître les informations obligatoires à définir pour chaque donnée de base, utilisez l’option « Informations obligatoires » dans Outils Préférences, onglet Options (voir Chapitre 11 – Paramétrages et outils - XI.A. Préférences page XI-2) Paramétrage de responsables l’envoi des bulletins et relevés aux deux Accès : Choisissez Administrateur Modification option élèves … Un outil d’affectation automatique permet de cocher sur la fiche de l’élève l’option « Bulletins et relevés envoyés aux deux responsables ». Cet outil vous propose automatiquement de cocher l’option dans le cas où l’adresse du deuxième responsable, s’il est défini, est différente de l’adresse du premier responsable. Cette différence se fait au caractère près. Si pour un élève, vous n’êtes pas d’accord avec la proposition de l’outil, vous pouvez la changer de manière individuelle. Pour paramétrer l’envoi des bulletins et relevés aux deux responsables 1. Choisissez Administrateur Modification option élèves … . Sélectionnez la classe pour laquelle vous souhaitez faire le paramétrage. La colonne « Avant » présente l’état de la coche « Bulletins et relevés de notes envoyés aux deux responsables » III-6 Chapitre 3 - Données de bases de l’élève dans Bases – Elèves et regroupements. La colonne « Après » fait apparaître la proposition de l’outil. Dans le cas de l’élève BALLON, l’adresse du deuxième responsable étant différente de celle du premier, l’outil vous propose automatiquement de cocher l’option. 2. Vous pouvez manuellement intervenir sur la proposition de l’outil d’affectation automatique d’un élève en cliquant dans la colonne « Après » pour cocher ou décocher l’option d’envoi aux deux responsables. Vos modifications apparaissent alors sur un fond de couleur rosé. 3. Cliquez sur pour valider l’état de l’option conformément au contenu de la colonne « Après ». Remarques Vous pouvez toujours intervenir sur l’état de l’option « Bulletins et relevés de notes envoyés aux deux responsables » directement à partir de la fiche de l’élève dans Bases – Elèves et regroupements. Le réglage de l’option « Bulletins et relevés de notes envoyés aux deux responsables » est conservé lors de la mise à jour de votre base élèves par la reconstitution des classes. Changement de classe Si un élève change de classe, l’élève est supprimé de son ancienne classe et est ajouté dans la nouvelle. Vous avez le choix entre deux modes de suppression : supprimer « l’élève et ses notes » : l’élève ainsi que ses notes et ses appréciations sont totalement supprimées de son ancienne classe et des anciens tableaux de professeurs. Cette suppression est irrémédiable. ou supprimer « l’élève seulement » : l’élève, ses notes et ses appréciations sont conservés dans la synthèse de son ancienne classe et dans les anciens tableaux de professeurs. Vous distinguez alors l’élève grâce au signe « * » précédant son nom. De plus, son nom, son prénom et ses notes sont affichés en rouge. L’élève ainsi supprimé toujours comptabilisé dans les moyennes de classes de son ancienne classe. L’option « Reporter la moyenne des notes dans les nouveaux tableaux de notes de professeurs » permet de récupérer : - les moyennes des notes déjà saisies de l’élève dans les tableaux de sa nouvelle classe. Ces moyennes sont ajoutées en tant que nouveaux devoirs dans les tableaux de notes. On reconnaît une moyenne récupérées dans un tableau de notes par son intitulé « Mo. Anc. Classe » datée du jour du changement de classe. En cas de période verrouillée, Nota Bene répercute la moyenne des matières de la synthèse de la classe d’origine dans les tableaux de notes. Sinon, Nota Bene reporte la moyenne des devoirs des tableaux de notes de la classe d’origine. Si des périodes d’examen identiques sont présentes dans l’ancienne et la nouvelle classe, Nota Bene reporte également les moyennes de l’élève. - les appréciations du conseil de classe - les avis du conseil de classe Impératif Si vous utilisez la saisie déportée des professeurs dans votre établissement, procédez à la récupération des données professeurs de la classe initiale concernée par le changement de classe avant de changer l’élève de classe. Dans le cas contraire, les moyennes ne seront pas à jour dans la nouvelle classe de l’élève. Lorsque vous avez effectué la récupération des données professeurs et le changement de classe, créez et donnez le nouveau support des données professeurs à chaque enseignant concerné par le changement de classe. Exemples de report de moyenne L’élève Dupont passe de Seconde 1 en Seconde 2. La matière Histoire a un lien d’importation avec un tableau de notes en Seconde 1 mais pas en Seconde 2. Nota Bene reporte la moyenne d’Histoire dans la synthèse de Seconde 2 mais l’élève perd ses appréciations. III-7 Chapitre 3 - Données de bases La matière Histoire n’a pas de lien d’importation avec un tableau de notes ni en Seconde 1 ni en Seconde 2. Nota Bene reporte la moyenne d’Histoire dans la synthèse de Seconde 2 mais l’élève perd ses appréciations. La matière Histoire a un lien d’importation avec un tableau de notes en Seconde 1. L’Histoire est enseignée par 2 professeurs en Seconde 2. Il y a donc 2 fois la matière Histoire ayant chacune un lien d’importation différent. Nota Bene reporte la moyenne et les appréciations d’Histoire dans le tableau de notes lié à la première colonne contenant la matière Histoire de la synthèse de Seconde 2. Attention ! Dans ces deux exemples si un lien d’importation est fait sur la matière Histoire après le changement de classe de l’élève Dupont, celui-ci perdra sa moyenne d’Histoire dans la synthèse. Dans ce cas, il est recommandé de saisir la moyenne d’Histoire de l’élève Dupont dans le tableau de notes du professeur d’Histoire avant de faire le lien d’importation. Astuce Vous pouvez modifier la couleur représentant les élèves supprimés avec l’option « Elèves supprimés » dans le menu Outils Préférences, onglet Couleurs. Suppression d’élève Lorsqu’un élève quitte votre établissement, vous devez le supprimer de la base élèves. Seules la mise à jour et la reconstitution des classes à partir d’UD Elèves suppriment automatiquement un élève de votre base. Toutes les autres sources de mise à jour et de reconstitution des classes (Sconet ou fichier texte) laissent l’élève dans la base. Nota Bene propose deux types de suppression d’élève : La suppression de « l’élève et ses notes » : l’élève ainsi que ses notes et ses appréciations sont totalement supprimées de son ancienne classe et des anciens tableaux de professeurs. Cette suppression est irrémédiable. La suppression de « l’élève seulement » : l’élève, ses notes et ses appréciations sont conservés dans la synthèse de son ancienne classe et dans les anciens tableaux de professeurs. Vous distinguez alors l’élève grâce au signe « * » précédant son nom. De plus, son nom, son prénom et ses notes sont affichés en rouge. Dans Bases Elèves et Regroupements, l’élève supprimé avec l’option « l’élève seulement » se trouve désormais listé dans la classe SUPPR. Cette classe n’apparaît que dans la fenêtre « Elèves – Regroupements ». Elle regroupe les élèves supprimés de votre base avec l’option « l’élève seulement ». Les élèves de cette classe SUPRR contiennent une information supplémentaire sur leur fiche élève : le nom de leur classe d’origine. Elève supprimé appartenant à la classe SUPPR dont la classe d’origine était 1ES1. III-8 Chapitre 3 - Données de bases En cas d’erreur par exemple, il est possible de supprimer définitivement un élève qui a été supprimé préalablement avec l’option « l’élève seulement ». Pour supprimer irrémédiablement un élève supprimé avec l’option « l’élève seulement » 1. Choisissez Bases Elèves et regroupements. 2. Cliquez sur le bouton 3. Sélectionnez l’élève à supprimer. 4. Appuyez sur la touche SUPPR du clavier. en dessous de l’intitulé de colonne « Classe » et choisissez la classe SUPPR. Une mise à jour des tableaux s’effectue pour supprimer l’ensemble des informations concernant l’élève. Remarque et astuces Un élève supprimé par erreur avec l’option « l’élève seulement » peut être réintégré à sa classe sans perte d’informations. Pour cela, effectuez un changement de classe pour cet élève de la classe SUPPR à sa classe d’origine. Pour sélectionner plusieurs élèves à supprimer de la base, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur le nom des élèves à supprimer. La couleur de visualisation des élèves supprimés seuls, peut être paramétrée dans Outils Préférences onglet Couleurs. Reconstitution de la base Accès : Choisissez Bases Reconstituer la base Objectif : mettre à jour la base de Nota Bene par rapport au fichier des emplois du temps et au fichier des élèves utilisés en début d’année scolaire pour l’importation dans Nota Bene. Cette commande vous sera utile s’il y a des changements d’emploi du temps en cours d’année (changement de groupes). Vous pouvez reconstituer votre base depuis UnDeuxTEMPS ou depuis Sconet/STS-WEB. La reconstitution s’effectue en fonction de l’emploi du temps et de la répartition des élèves dans les groupes. Nota Bene propose 3 options de reconstitution que vous pouvez cumuler. Voici ce que fait la reconstitution de la base dans Nota Bene pour chacune de ces options : Option « Matières et professeurs » : Elle ajoute les nouveaux professeurs de l’emploi du temps. Elle ajoute les nouvelles matières de l’emploi du temps. Elle crée les éventuels nouveaux tableaux de notes pour les professeurs concernés. Dans ce cas, Nota Bene ajoute automatiquement la matière et le lien d’importation dans la synthèse appropriée. Option « Regroupement » : Elle crée les nouveaux regroupements Elle ajoute les élèves dans les nouveaux regroupements Option « Mise à jour des élèves dans les regroupements » : Elle ajoute les nouveaux élèves dans les regroupements Elle supprime les élèves dans les regroupements en fonction de la répartition des élèves dans les groupes (l’élève est supprimé du regroupement mais ses notes sont conservées. Son nom est précédé d’une étoile et inscrit en rouge dans les tableaux auquel l’élève n’appartient plus). Remarque Dans le cas de la reconstitution de la base depuis STS-WEB et Sconet : elle ajoute les nouveaux élèves et met à jour les informations de Nota Bene par rapport à celles de Sconet. La reconstitution de la base ne supprime en aucun cas les élèves. C’est une opération importante qui vous incombe. III-9 Chapitre 3 - Données de bases Recommandations La reconstitution de la base est une opération importante qui touche à votre base élèves. Par conséquent, nous vous recommandons fortement d’effectuer une sauvegarde de vos données avant de lancer la reconstitution. Nous vous recommandons également de vérifier que la répartition des élèves dans les groupes soit correcte dans UnDeuxTEMPS ou Sconet selon le choix de votre reconstitution. Exemple Dans le cas d’un changement de professeur pour une matière dans une classe, la reconstitution attribuera un nouveau tableau de notes pour cette matière au professeur remplaçant et l’enseignant précédent conservera ses données. La reconstitution de la base à partir de UnDeuxTEMPS Recommandations Pour que la reconstitution de la base soit la plus efficace possible, nous vous recommandons au préalable : d’effectuer une reconstitution des classes dans Nota Bene d’effectuer une importation de vos élèves dans UnDeuxTEMPS en cochant l’option « Conserver les élèves déjà présents dans UnDeuxTEMPS » pour ne pas supprimer vos répartitions des élèves dans les groupes. Pour faire la reconstitution de la base depuis UnDeuxTEMPS 1. Choisissez Bases Reconstituer la base depuis UnDeuxTEMPS. 2. Cliquez sur « Suivant » 3. Indiquez le chemin d’accès aux données d’UnDeuxTEMPS à l’aide du bouton « Parcourir ». 4. Cliquez sur « Suivant ». 5. Choisissez les informations que vous souhaitez mettre à jour dans Nota Bene : matières et professeurs et/ou regroupements et/ou élèves dans les regroupements. Un onglet est dédié à chacun de ces types d’information pour que vous puissiez consulter le détail de ce que fera la reconstitution. 6. Cliquez sur « Reconstituer ». Patientez le temps de la reconstitution. La reconstitution de la base à partir de STS-WEB et SCONET Pour préparer votre reconstitution à partir de STS-WEB 1. Dans le menu d’entrée de STS-WEB, choisissez Exports, puis « Emploi du temps ». Vous obtenez le fichier STS_emp_<rne>_année>.xml 2. Si vous n’avez pas de logiciel d’emploi du temps, allez dans le menu d’entrée de STS-WEB, choisissez Exports, puis « Services ». Vous obtenez le fichier Services_<rne>_<année>.xml. Si vous avez un logiciel d’emploi du temps, reportez-vous à son manuel d’utilisation pour obtenir le fichier généré lors de la remontée des emplois du temps vers STS-WEB. Ce fichier se nomme « Emp_STS_<RNE>_<Année>.xml » ou « EDT_vers_STS_<RNE>_<Année>.xml ». S’il se nomme « EDT_vers_STS_<RNE>_<Année>.xml » renommez-le en « Emp_STS_<RNE>_<Année>.xml » III-10 Chapitre 3 - Données de bases Pour préparer votre reconstitution à partir de Sconet Cette importation nécessite les fichiers Sconet suivants : ExportXML_ElevesAvecAdresses.zip ExportXML_ResponsablesAvecAdresses.zip ExportXML_Nomenclature.zip Pour obtenir ces fichiers : Dans le menu d’entrée de Sconet, sélectionnez « Exploitation » puis « Exports standard » et enfin « Exports génériques ». Pour faire la reconstitution de la base à partir de STS-WEB et Sconet 1. Choisissez Bases Reconstituer la base depuis STS-WEB et Sconet. 2. Cliquez sur « Suivant » 3. Indiquez le chemin d’accès aux fichiers récupérés lors de la préparation de votre reconstitution (voir cidessus). 4. Cliquez sur le bouton « Suivant ». 5. Choisissez les informations que vous souhaitez mettre à jour dans Nota Bene : matières et professeurs et/ou regroupements et/ou élèves dans les regroupements. Un onglet est dédié à chacun de ces types d’information pour que vous puissiez consulter le détail de ce que fera la reconstitution. 6. Cliquez sur « Reconstituer ». Patientez le temps de la reconstitution. Reconstitution des classes Accès : Choisissez Bases Reconstituer les classes Objectif : mettre à jour la base élèves par rapport au fichier des élèves utilisé en début d’année scolaire pour l’importation dans Nota Bene. Cette commande vous sera utile s’il y a des changements au niveau de la base élève en cours d’année. Le fichier des élèves utilisé pour la reconstitution peut être le fichier élèves de SCONET ou un fichier texte. La reconstitution des classes ajoute les nouveaux élèves, met à jour les informations de Nota Bene par rapport à celles de votre fichier élèves. Hormis depuis UD Elèves, la reconstitution des classes ne supprime en aucun cas les élèves. C’est une opération importante qui vous incombe. Recommandation et remarque La reconstitution des classes est une opération importante qui touche à votre base élèves. Nous vous recommandons donc fortement d’effectuer une sauvegarde de vos données avant de lancer la reconstitution. Lorsqu’un élève change de classe, il est ajouté dans sa nouvelle classe et supprimé dans l’ancienne. Toutefois, une trace de l’élève est conservée dans son ancienne classe : ses notes sont conservées et le nom de l’élève est précédé d’une étoile et inscrit en rouge. L’élève appartient toujours aux mêmes regroupements. La reconstitution des classes à partir de Sconet La reconstitution s’effectue à partir des fichiers Sconet suivants : ExportXML_ElevesAvecAdressses.zip ExportXML_ResponsablesAvecAdressses.zip ExportXML_Nomenclatures.zip ExportXML_Structures.zip III-11 Chapitre 3 - Données de bases Pour faire la reconstitution des classes à partir de Sconet 1. Choisissez Bases Reconstituer les classes A partir de Sconet. 2. Indiquez le chemin d’accès aux fichiers listés ci-dessus à l’aide du bouton « Parcourir ». 3. Cliquez sur « Reconstituer ». La reconstitution des classes à partir d’un fichier texte La reconstitution d’un fichier texte peut s’effectuer à partir d’un seul fichier comportant pour chaque enregistrement les informations élèves et responsables ou à partir de 2 fichiers, un pour les élèves et un pour les responsables. Si vous reconstituez les classes avec deux fichiers texte, le fichier des responsables doit IMPERATIVEMENT se nommer Respons.txt et se trouver dans le même répertoire que le fichier des élèves. Il doit également être enregistré avec le même séparateur de champ que le fichier des élèves. Si vous utilisez deux fichiers texte, cela implique que vous définissiez un code parent dans le fichier des responsables et dans le fichier des élèves afin de faire la relation entre un élève et son responsable. Si vous imprimez les bulletins et/ou les relevés de notes sans les adresses des parents, importez à partir d’un seul fichier texte sans vous soucier des informations des responsables. Recommandations Les dates de naissance des élèves doivent respecter le format jj/mm/aaaa. Nota Bene charge les 49 premières informations dans l’écran de reconstitution. Veillez à ce que les informations des élèves et des responsables soient comprises dans les 49 premières informations de votre fichier texte. Pour faire la reconstitution des classes à partir d’un fichier texte 1. Choisissez Bases Reconstituer les classes A partir d’un fichier texte. 2. Cliquez sur le bouton « Parcourir ». 3. Indiquez le chemin d’accès au fichier texte des élèves. Nota Bene charge vos données à l’écran. 4. Choisissez le séparateur de champ adéquat pour séparer correctement les colonnes de votre fichier texte. Ceci est nécessaire si les informations chargées ne sont pas correctement lisibles (signes cabalistiques, plusieurs informations dans une même colonne…). III-12 Chapitre 3 - Données de bases 5. Faites correspondre les colonnes de votre fichier aux champs indiqués, en déplaçant les colonnes par un glissé de souris. 6. Cliquez sur le bouton « OK ». Remarque Si votre fichier des élèves n’est pas au format texte, il est très souvent possible de l’ouvrir avec un tableur comme Excel et de l’enregistrer au format texte. Nous vous recommandons d’enregistrer votre fichier texte avec le séparateur Tabulations. La reconstitution des classes à partir de UD Elèves (ou d’une autre base élèves externe) La reconstitution des classes à partir d’UD Elèves permet de récupérer toutes les modifications relatives aux élèves dans Nota Bene. Cette reconstitution : ajoute les nouveaux élèves. supprime les élèves qui quittent l’établissement. Vous avez le choix de supprimer totalement les élèves et leurs notes ou de supprimer les élèves tout en conservant leurs notes (voir la rubrique Suppression d’élève de ce chapitre). met à jour les informations de la fiche élève. Pour reconstituer les classes à partir de UD Elèves, il faut que : Vous disposiez d’UD Elèves. Les installations UD Elèves et Nota Bene fassent partie du même réseau informatique. Vous ayez accès à UD Elèves à partir du poste sur lequel vous lancez Nota Bene en mode administrateur. Pour plus d’informations sur l’installation client d’UD Elèves, reportez-vous au chapitre Installation du manuel UD Planning – UD Elèves – VieScolaire.net. Vous ayez coché le logiciel Nota Bene dans UD Elèves grâce à la commande Initialisations – UD Elèves – Définir les logiciels OMT de l’établissement. Pour reconstituer les classes à partir de UD Elèves (ou d’une autre base élèves externe) Choisissez Bases Reconstituer les classes A partir de UD Elèves. Remarque et astuce Lors d’un changement de classe ou d’une suppression d’élève, vous avez le choix entre supprimer l’élève seul ou l’élève et ses notes. Pour plus de renseignements sur ces options de suppression d’élève, reportez-vous à la rubrique « Changement de classe » ou « Suppression d’élève » de ce chapitre selon le cas. L’historique des reconstitutions de classes effectuées à partir d’UD Elèves est affiché dans le tableau de bord UD Elèves, Outils Administrateur Tableau de bord UD Elèves. C. Regroupements Accès : Choisissez Bases Elèves et regroupements Définition : Un regroupement est un ensemble d’élèves, issus d’une même classe ou de classes différentes. Objectif : définir les regroupements de l’établissement. Les regroupements s’emploient pour obtenir des tableaux de notes précis quant aux listes d’élèves. En effet, un professeur enseignant à un regroupement d’élèves de deux classes peut ainsi obtenir un tableau de notes dans lequel ne sont présents que les élèves à qui il enseigne. Recommandations III-13 Chapitre 3 - Données de bases Pour qu’il soit plus simple de gérer vos regroupements, nous vous conseillons de les nommer clairement. Il est d’usage de mettre, dans le nom du regroupement, la matière et le nom des classes concernées par le regroupement. Exemple : Maths - T L1 T L2. Filtrer les élèves peut vous faciliter la création des regroupements. Vous pouvez faire des filtres sur les options, les classes… Création et modification des regroupements Pour Procédez ainsi Créer un regroupement Choisissez Bases Elèves et regroupements. Cliquez deux fois sur la ligne <Nouveau> Tapez le nom du regroupement (20 caractères maximum). Appuyez sur la touche Entrée. Renommer un regroupement Choisissez Bases Elèves et regroupements. Cliquez deux fois sur le nom du regroupement. Tapez le nouveau nom. Appuyez sur la touche ENTREE. Supprimer un regroupement Choisissez Bases Elèves et regroupements. Sélectionnez le regroupement à supprimer. Appuyez sur la touche SUPPR. Nota Bene passe en revue tous les tableaux de notes et toutes les synthèses pour supprimer ceux basés sur le regroupement. Supprimer les Choisissez Bases Elèves et regroupements. regroupements sans élèves Sélectionnez un nom de regroupement III-14 Chapitre 3 - Données de bases Faites un clic droit de la souris et sélectionnez le menu « Supprimer les regroupements sans élèves ». Sélection d’élèves Après la création d’un regroupement, il faut sélectionner les élèves appartenant au regroupement. Pour cela, Nota Bene propose des filtres vous permettant de choisir les élèves du regroupement à partir d'une liste réduite et non à partir de tous les élèves de la base. Pour Procédez ainsi Ajouter un ou plusieurs élève(s) Choisissez Bases Elèves et regroupements. dans un regroupement Sélectionnez le regroupement auquel ajouter le ou les élèves. Cliquez sur l’outil dans la barre d’outil pour passer en mode « Ajout élèves ». Le curseur change de forme. Cliquez une fois sur le nom des élèves à intégrer dans le regroupement. L’icône s’affiche à côté de chaque élève sélectionné. Cliquez sur l’outil élèves ». dans la barre d’outil pour sortir du mode « Ajout Nota Bene passe en revue tous les tableaux de notes et toutes les synthèses pour ajouter les élèves sélectionnés en mode « Ajout élèves ». Supprimer un ou plusieurs Choisissez Bases Elèves et regroupements. élève(s) d’un regroupement Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du regroupement dans lequel un ou plusieurs élèves sont à supprimer et choisissez « Filtrer sur le regroupement » dans le menu contextuel. Nota Bene affiche uniquement les élèves appartenant au regroupement filtré dans la partie droite de l’écran. L’outil gomme la barre d’outil. devient actif dans Cliquez sur l’outil dans la barre d’outil pour passer en mode « Suppression élèves ». Le curseur change de forme. Cliquez une fois sur les élèves à enlever du regroupement. L’icône s’affiche à côté de chaque élève sélectionné. Cliquez sur l’outil « Suppression élèves ». dans la barre d’outil pour sortir du mode Nota Bene propose deux types de suppression d’élève : La suppression de « l’élève et ses notes » : l’élève ainsi que ses notes et ses appréciations sont totalement supprimées des tableaux de professeurs. Cette suppression est irrémédiable. La suppression de « l’élève seulement » : l’élève, ses notes et ses appréciations sont conservés dans les tableaux de professeurs. Vous distinguez alors l’élève grâce au signe « * » précédant son nom. De plus, son nom, son prénom et ses notes sont affichés en rouge. Nota Bene passe en revue tous les tableaux de notes et toutes les synthèses pour supprimer les élèves sélectionnés en mode « Suppression élèves ». Si l’élève est le dernier élève contenu dans un tableau ou une synthèse, Nota Bene supprimera le tableau. III-15 Chapitre 3 - Données de bases Lister ou filtrer les élèves d’un Choisissez Bases Elèves et regroupements. regroupement Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du regroupement à filtrer et choisissez « Filtrer sur le regroupement » dans le menu contextuel, ou cliquez sur le bouton en dessous de l’intitulé de colonne « Regroupements » et choisissez le regroupement à filtrer. Dans la partie droite de l’écran sont alors affichés uniquement les élèves appartenant au regroupement filtré. Pour annuler le filtre sur le regroupement, cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris sur le nom du regroupement et choisissez dans le menu contextuel « Annuler le filtre sur le regroupement », ou cliquez sur le bouton en dessous de l’intitulé de colonne « Regroupements » et choisissez « Tous ». Consulter les élèves d’un Choisissez Bases Elèves et regroupements. regroupement parmi tous les Sélectionnez le regroupement dans la liste des regroupements. élèves Cliquez sur le bouton « Mettre en évidence les élèves du regroupement ». Les élèves du regroupement seront affichés avec l’icône Trier les regroupements . Choisissez Bases Elèves et regroupements. Cliquez sur l’intitulé de colonne « Regroupements ». Un premier clic de souris trie les regroupements par ordre croissant et un deuxième clic les trie par ordre décroissant. D. Matières Accès : Choisissez Bases Matières Objectif : définir les matières utilisées pour la notation des élèves. Le tableau des matières contient jusqu’à 350 matières. Chaque matière est identifiée par un code matière unique. A chaque code matière peut être associé : un libellé long vous permettant de préciser sa signification. Deux matières ne peuvent pas avoir le même libellé long. 5 codes Sts-Web permettant ainsi de définir les options des élèves. 2 couleurs utilisées dans les synthèses, les listes déroulantes et la base professeurs. Recommandation et remarque Pour plus de commodités, nous vous conseillons d’attribuer une couleur précise à chaque catégorie de matières (le jaune aux matières littéraires, le vert aux matières artistiques, etc.…). Les matières seront toujours proposées par ordre alphabétique dans les listes déroulantes. III-16 Chapitre 3 - Données de bases Vous pouvez organiser vos matières par catégorie (matières littéraires, matières scientifiques, langues…) en séparant ces dernières par des cases vides de façon à pouvoir ajouter une matière à une catégorie en cas d’oubli. Pour Procédez ainsi Créer une matière Choisissez Bases Matières. Cliquez deux fois sur une des cases vides du tableau. Saisissez un code matière (6 caractères maximum). Cliquez dans la zone de saisie du libellé long. Saisissez le nom détaillé de la matière (60 caractères maximum). Si vous prévoyez d’associer cette matière à une option d’un élève : - Cliquez dans la zone de saisie du code STS-WEB. - Saisissez le libellé. - Si cette matière a plusieurs codes STS-WEB, vous pouvez les saisir dans les autres zones. Cliquez sur une des cases du tableau pour valider la saisie. Renommer une matière Choisissez Bases Matières. Cliquez deux fois sur la matière. Tapez les nouveaux codes matière et libellé. Cliquez sur une des cases du tableau pour valider la saisie. La modification est répercutée dans toutes les synthèses concernées Définir matière la couleur d’une Choisissez Bases Matières. Cliquez deux fois sur la matière. Cliquez sur une des couleurs proposées dans le détail de la matière. Cliquez sur une des cases du tableau pour valider la saisie. III-17 Chapitre 3 - Données de bases Supprimer une matière Cliquez sur la matière. Appuyez sur la touche SUPPR. La matière est supprimée dans toutes les synthèses concernées Trier les matières par ordre Choisissez Bases Matières. alphabétique Cliquez sur le bouton de tri Déplacer matière manuellement une Choisissez Bases Matières. Glissez la matière vers son nouvel emplacement. Si ce dernier est déjà occupé, les deux matières sont échangées. Astuces Le détail des informations des données de base peut être affiché ou non, à votre gré. Il vous suffit de choisir l’option « Info en cours » dans la barre d’outils pour que le détail soit visible perpétuellement. Si cette option n’est pas cochée, vous ne verrez le détail des données de base que lors de leurs créations et de leurs modifications. Pour connaître les informations obligatoires à définir pour chaque donnée de base, utilisez l’option « Informations obligatoires » dans Outils Préférences (cf chapitre 11 - Préférences) E. Professeurs Accès : Choisissez Bases Professeurs Objectif : déclarer les professeurs qui notent les élèves. Chaque professeur est identifié par son nom, son prénom, une civilité, une adresse Email et une matière habituelle. L’adresse Email est nécessaire si vous utilisez la saisie déportée des professeurs par Internet. Dans le cas contraire, elle n’est pas utile. Elle doit vérifier le format « nom@domaine.do ». Le nombre de caractères minimum est de 5 avec le signe @ suivi d’au moins un caractère puis un point. La matière habituelle est la matière qui vous est proposée dans les synthèses lorsque vous choisissez le nom d’un professeur. Cette matière est simplement proposée dans le but de vous faire gagner du temps. Vous pouvez choisir une autre matière dans la synthèse si la matière habituelle du professeur n’est pas celle qu’il enseigne dans la classe. Automatiquement, Nota Bene crée un dossier de professeur pour chaque enseignant que vous définissez dans la base professeurs. Un dossier de professeur est un dossier dans lequel sont archivés tous les tableaux de notes du professeur. Chaque dossier porte le nom du professeur. Vous pouvez affecter un mot de passe à chaque professeur. Ce mot de passe permet de sécuriser le travail des enseignants. Lorsqu’un dossier de professeur est protégé par un mot de passe, vous pouvez consulter les tableaux de notes du professeur mais vous ne pouvez pas modifier son travail à moins d’être en accès Administrateur ou de saisir le mot de passe de son dossier. Remarques Lorsque vous créez un professeur, seul son nom est obligatoire. Si deux professeurs portent le même nom, vous devez les distinguer par le prénom (complet ou initiale). En mode d’accès Administrateur, vous pouvez modifier toutes les données sans avoir à saisir le mot de passe : vous avez tous les droits. III-18 Chapitre 3 - Données de bases Pour Procédez ainsi Créer un professeur Choisissez Bases Professeurs. Cliquez deux fois sur une des cases vides du tableau. Tapez les informations professeur : nom, prénom et mot de passe. Choisissez la civilité du professeur. Choisissez la matière habituelle du professeur. Cliquez sur une des cases du tableau. Modifier professeur les informations Choisissez Bases Professeurs. Cliquez deux fois sur la ligne du professeur à modifier dans la liste des enseignants. Saisissez les nouvelles informations. Cliquez sur un autre professeur ou une ligne vide du tableau. Supprimer un professeur Choisissez Bases Professeurs. Sélectionnez le professeur à supprimer. Appuyez sur la touche SUPPR. Nota Bene supprime le professeur ainsi que son dossier, ses tableaux de notes et sa banque d’appréciations. La suppression est définitive. Trier les professeurs Choisissez Bases Professeurs. Cliquez sur l’intitulé de colonne sur lequel vous souhaitez trier les professeurs. Un clic de souris trie les professeurs par ordre croissant et un autre clic les trie par ordre décroissant. Astuces Le détail des informations des données de base peut être affiché ou non, à votre gré. Il vous suffit de choisir l’option « Info en cours » dans la barre d’outils pour que le détail soit visible perpétuellement. Si cette option n’est pas cochée, vous ne verrez le détail des données de base que lors de leurs créations et de leurs modifications. III-19 Chapitre 3 - Données de bases Pour connaître les informations obligatoires à définir pour chaque donnée de base, utilisez l’option « Informations obligatoires » dans Outils Préférences (cf chapitre 11 - Préférences) Dossiers de professeurs Accès : Choisissez Dossier Dossiers de professeurs Définition : un dossier de professeur rassemble tous les tableaux de notes du professeur. Nota Bene indique qu’un dossier de professeur est protégé par un mot de passe en écrivant le titre « Liste des tableaux » en rouge lorsque vous sélectionnez le dossier du professeur dans la liste des dossiers. En accès Professeur et Professeur principal, Nota Bene indique clairement « Dossier protégé par un mot de passe ». Le mot de passe n’empêche pas la consultation, si celle-ci est autorisée dans le mode d’accès Professeur et Professeur principal (voir Chapitre 2 – Initialisations et interfaces - II.A.Initialisations - Modes d’accès page II-5), mais interdit toute modification si vous ne saisissez pas le mot de passe du dossier. En accès Administrateur, vous pouvez consulter et modifier les tableaux de notes d’un dossier de professeur protégé par un mot de passe sans avoir à le saisir. Pour Procédez ainsi Vider un dossier professeur Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. Sélectionnez le dossier du professeur. Choisissez Dossier Vider… Cochez l’option « Le dossier » suivie du nom du professeur. Cliquez sur OK. Le dossier du professeur est alors vidé de l’ensemble de ces tableaux. Vider tous professeurs les dossiers de Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. Sélectionnez un dossier de professeur (peu importe lequel). Choisissez Dossier Vider… Cochez l’option « Tous les dossiers ». Cliquez sur OK. Vous videz tous les dossiers de tous les professeurs. Les synthèses ne sont pas modifiées mais les liens d’importation sont supprimés. Saisir le mot de passe d’un dossier Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. pour modifier les tableaux contenus Sélectionnez le dossier du professeur. dans ce dossier Choisissez Dossier Saisir le mot de passe. Saisissez le mot de passe. Cliquez sur le bouton « OK » F.Dossiers de synthèses Accès : Choisissez Bases Dossiers de synthèses Définition : un dossier de synthèses archive des synthèses. Par défaut, Nota Bene crée un dossier de synthèses appelé « Synthèses ». Vous trouverez dans ce dossier une liste de toutes vos classes. Dans cette liste, chaque nom de classe renferme la synthèse. III-20 Chapitre 3 - Données de bases Chaque dossier de synthèses est identifié par son nom. Vous pouvez affecter un mot de passe à chaque dossier de synthèses et à chaque synthèse. Ces mots de passe permettent de sécuriser votre travail. Le mot de passe du dossier de synthèse s’applique à toutes les synthèses présentes dans le dossier des synthèses qui n’ont pas de mot de passe. Les mots de passe n’empêchent pas la consultation des synthèses, si l’autorisation est permise dans la définition des modes d’accès (voir Chapitre 2 – Initialisations et interfaces - II.A.Initialisations - Modes d’accès page II-5), mais aucune modification ne peut être effectuée sur les synthèses sans la saisie du mot de passe à moins d’être en accès Administrateur. Nota Bene indique qu’un dossier de synthèse ou qu’une synthèse est protégé par un mot de passe avec le symbole . En accès Professeur et Professeur principal, Nota Bene indique clairement « Dossier protégé par un mot de passe ». Recommandations et remarque Il est fortement conseillé de ne gérer qu'un seul dossier des synthèses. Vous éviterez ainsi de fausses manipulations, des oublis d’appartenance entre classes et dossiers des synthèses… S’il existe un dossier de synthèses nommé « Synthèses », Nota Bene le sélectionne automatiquement à l’ouverture de la fenêtre des dossiers de synthèses (Dossier Dossiers des synthèses). Dans le cas contraire, c’est le premier dossier de synthèses qui est sélectionné. Vous pouvez créer plusieurs dossiers de synthèses mais ils ne doivent pas porter les mêmes noms. En cas d’erreur, vous pouvez vider un dossier de synthèses ou supprimer totalement le dossier des synthèses. Pour Procédez ainsi Créer un dossier de synthèses Choisissez Bases Dossiers de synthèses. Cliquez deux fois sur une des cases vides du tableau. Tapez le nom du dossier. Tapez le mot de passe du dossier (recommandé). Cliquez sur une des cases du tableau. Modifier les informations dossier de synthèses d’un Choisissez Bases Dossiers de synthèses. Cliquez deux fois sur la ligne du dossier. Saisissez les nouvelles informations. Cliquez sur un autre dossier ou une ligne vide du tableau. Définir un mot de passe pour un Choisissez Bases Dossiers de synthèses. dossier de synthèses Cliquez deux fois sur la ligne du dossier. Saisissez le mot de passe (8 caractères maximum). Cliquez sur un autre dossier ou une ligne vide du tableau. Définir un mot de passe pour une Choisissez Bases Dossiers de synthèses. synthèse Cliquez sur le devant le nom du dossier de synthèse. Cliquez deux fois sur la ligne de la synthèse. Saisissez le mot de passe (8 caractères maximum). Cliquez sur un autre dossier ou une autre synthèse ou une ligne vide du tableau. III-21 Chapitre 3 - Données de bases Supprimer synthèses un dossier de Choisissez Bases Dossiers de synthèses. Sélectionnez le dossier à supprimer. Appuyez sur la touche SUPPR. Nota Bene supprime le dossier de synthèses ainsi que les synthèses qu’il contient et sa banque d’appréciations. Saisir le mot de passe d’un dossier Choisissez Dossier Dossiers de synthèses. de synthèses pour pouvoir Sélectionnez le dossier de synthèses. consulter les synthèses de ce dossier Choisissez Dossier Saisir le mot de passe. Tapez le mot de passe. Cliquez sur le bouton « OK ». Saisir le mot de passe d’une Choisissez Dossier Dossiers de synthèses. synthèse pour pouvoir la consulter Sélectionnez le dossier de synthèses. Sélectionnez la synthèse. Choisissez Dossier Saisir le mot de passe. Tapez le mot de passe. Cliquez sur le bouton « OK ». Vider un dossier de synthèses Choisissez Dossier Dossiers de synthèses. Sélectionnez le dossier de synthèses. Choisissez Dossier Vider… Si vous choisissez l’option « Tous les dossiers », vous videz tous les dossiers de synthèses. Les dossiers de professeurs ne sont pas modifiés. Cliquez sur le bouton « OK ». Astuces Le détail des informations des données de base peut être affiché ou non, à votre gré. Il vous suffit de choisir l’option « Info en cours » dans la barre d’outils pour que le détail soit visible perpétuellement. Si cette option n’est pas cochée, vous ne verrez le détail des données de base que lors de leurs créations et de leurs modifications. Pour connaître les informations obligatoires à définir pour chaque donnée de base, utilisez l’option « Informations obligatoires » dans Outils Préférences (cf chapitre 11 - Préférences) G. Professeurs Principaux Accès : Choisissez Bases Professeurs principaux Objectif : définir un ou deux professeurs principaux par classe. Les professeurs principaux (nom et prénom) sont reportés sur les éditions de bulletins, de relevés de notes, de bulletins d’examen et dans le conseil de classe. III-22 Chapitre 3 - Données de bases Pour Définir un principal Procédez ainsi professeur Choisissez Bases Professeurs principaux. Cliquez deux fois sur la case correspondante au professeur principal 1 ou 2 de la classe. Sélectionnez le professeur principal de la classe dans la liste des professeurs de la classe. Si le professeur n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur le bouton « Afficher tous les professeurs » et sélectionnez le professeur désiré. Appuyez sur la touche Entrée du clavier. Supprimer un professeur Choisissez Bases Professeurs principaux. principal Sélectionnez le professeur que vous souhaitez supprimer dans la colonne « Professeur principal 1 » ou « Professeur principal 2 ». Appuyez sur la touche Suppr du clavier. III-23 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses IV. Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses Dans ce chapitre Tableaux de notes Tableaux récapitulatifs Synthèses IV-1 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses A. Tableaux de notes Définition : un tableau de notes est un tableau basé sur une liste d’élèves (classe entière ou regroupement) dans lequel le professeur saisit ses notes pour une matière. Objectif : définir les tableaux de notes utilisés par les professeurs. Chaque colonne d’un tableau représente un devoir. Remarque et recommandation Lorsque vous créez un tableau de notes professeur, vous devez créer le lien d’importation permettant de récupérer la moyenne du tableau de notes dans la colonne de la matière de la synthèse. Pour effectuer ce lien d’importation, reportez-vous au Chapitre Administrateur - Liens d’importation. Pour que chaque professeur se retrouve facilement dans tous ses tableaux de notes, nous vous conseillons de les nommer clairement. Il est d’usage de mettre, dans le nom du tableau, la matière et la classe concernées par le tableau. Exemple : Maths - Première L1. Création et modification Si vous importez vos données d’UnDeuxTEMPS, de Sconet ou des deux logiciels, les tableaux de notes seront automatiquement créés. Toutefois, il est fort possible que vous ayez de nouveaux tableaux à créer ou des modifications à effectuer. Pour vous aider dans cette tâche, vous pouvez copier, déplacer ou renommer un tableau. Lorsque vous copiez un tableau, celui-ci se nomme « Nom du tableau d’origine + (bis) ». Le déplacement d’un tableau transfert le tableau du dossier d’origine dans le dossier de destination. Le tableau n’est plus présent dans le dossier d’origine. IV-1 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses Pour Procédez ainsi Créer un tableau de notes Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. Sélectionnez le professeur pour qui vous créez le tableau. Choisissez Tableau Nouveau Tableau. Choisissez « Classe » ou « Regroupement » selon le type de liste d’élèves concerné par le tableau. Sélectionnez la liste d’élèves sur laquelle doit être basé le tableau de notes. Cochez le type de période désiré (trimestre ou semestre). Tapez le nom du nouveau tableau de notes. Cliquez sur OK ou tapez sur la touche « Entrée » du clavier. Ouvrir un tableau de notes Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. Sélectionnez le professeur à qui appartient le tableau de notes. Cliquez deux fois sur le tableau. Modifier un tableau protégé par un Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. mot de passe Sélectionnez le professeur à qui appartient le tableau de notes. Choisissez Dossier Saisir le mot de passe. Saisissez le mot de passe du dossier de professeur. Cliquez sur OK. Cliquez deux fois sur le tableau de notes. Effectuez vos modifications. Copier un ou plusieurs tableaux Sélectionnez le dossier du professeur contenant les tableaux à copier. Choisissez Dossier Copier / déplacer les tableaux. Cochez l’option « Copiez le ou les tableaux dans un autre dossier ». Dans la colonne « Dossier de destination », cliquez deux fois dans la case correspondant au tableau à copier ou appuyez sur la touche « Entrée » dans cette même case. Choisissez le dossier du professeur dans lequel vous souhaitez copier le tableau. Cliquez sur OK. Déplacer un ou plusieurs tableaux Sélectionnez le dossier du professeur contenant les tableaux à copier. Choisissez Dossier Copier / déplacer les tableaux. Cochez l’option « Déplacez le ou les tableaux dans un autre dossier ». Dans la colonne « Dossier de destination », cliquez deux fois dans la case correspondant au tableau à déplacer ou appuyez sur la touche « Entrée » dans cette même case. Choisissez le dossier du professeur dans lequel vous souhaitez déplacer le tableau. Cliquez sur OK. IV-2 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses Renommer un tableau de notes Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. Sélectionnez le professeur à qui appartient le tableau. Choisissez Tableau Renommer… Sélectionnez le tableau de notes à renommer. Tapez le nouveau nom du tableau. Cliquez sur OK. Supprimer un tableau de notes Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. Sélectionnez le professeur à qui appartient le tableau. Sélectionnez le tableau à supprimer. Choisissez Tableau Supprimer ou appuyez sur la touche Suppr de votre clavier Astuces Vous pouvez utiliser le menu contextuel affiché en cliquant dans la partie « Liste des dossiers » pour saisir le mot de passe, copier/déplacer les tableaux et créer un fichier de données professeur. Vous pouvez utiliser le menu contextuel affiché en cliquant dans la partie « Liste des tableaux » pour créer, renommer et supprimer un tableau. Pour visualiser les photos des élèves, choisissez Outils – Photos – Photo de l’élève, ou cliquez sur . Options Chaque professeur a ses habitudes et ses critères pour noter les élèves. De plus, les directives de notations, telles que la précision des notes, sont différentes selon les classes. C’est pourquoi Nota Bene propose des options relatives à chaque tableau. Voici les différents paramétrages possibles : Le rang de l’élève. Vous pouvez afficher ou non le rang de tous les élèves. Griser un élève sur 2. Cette option rend plus lisible les tableaux de notes. Neutraliser les notes les plus basses de la période sélectionnée. Cette option permet de ne pas prendre en compte la note la plus basse de chaque élève dans le calcul de sa moyenne. Figer les titres. Cette option permet de protéger les titres des colonnes des tableaux contre toute modification intempestive. Dès que vous choisissez cette option, vous ne pouvez ni créer ni modifier aucun titre. Masquer les élèves supprimés. Les élèves supprimés avec l’option « l’élève seulement » restent présents dans les tableaux de notes. Cette option permet de les afficher ou non selon votre choix. Même pour un élève masqué, ses notes sont prises en compte dans les calculs. Activer le contrôle des appréciations. Cette option permet de vérifier si au moins une appréciation a été saisie pour chacun des élèves. Le symbole apparaît devant le nom de l’élève qui a une appréciation. La couleur des périodes « Examen ». Une option « Par défaut » permet de remettre la couleur proposée par Nota Bene si la couleur des périodes « Examen » a été modifiée. Prendre en compte les examens dans le calcul de la moyenne annuelle. Vous choisissez d’inclure les résultats des examens des élèves dans leurs moyennes annuelles. La précision des notes. Vous avez le choix entre des notations à : 1 près, 0,1 près ou 0,5 ou 0,25 ou 0,1 ou 0,01 près. Le seuil des niveaux utilisés pour les graphiques Nota Bene. IV-3 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses Pour modifier les options d’un tableau 1. Ouvrez un tableau. 2. Choisissez Tableau Options… 3. Cochez ou décochez les cases correspondant aux options que vous souhaitez activer ou désactiver. 4. Cliquez sur le bouton « OK ». 5. Enregistrez le tableau si vous souhaitez conserver vos options. Astuce Si vous souhaitez appliquer les options d’un tableau à d’autres tableaux du même dossier, choisissez Tableau Options…, cliquez sur le bouton « Idem pour » puis sélectionnez les tableaux auxquels appliquer les options. B. Tableaux récapitulatifs Définition : un tableau récapitulatif regroupe la moyenne de plusieurs tableaux de notes. Objectif : obtenir la moyenne à partir de moyennes obtenues dans différents tableaux de notes. Par définition, les tableaux récapitulatifs rassemblent des informations de tableaux existants. Par conséquent, vous ne pouvez apporter de modifications qu’aux coefficients. C’est la seule différence avec les tableaux de notes. Les autres fonctionnalités sont les mêmes : les tris, les impressions, les graphiques… Les tableaux récapitulatifs peuvent comporter jusqu’à 100 tableaux. Chaque colonne de tableau récapitulatif représente la moyenne d’un tableau. Un tableau de notes peut faire partie de 10 tableaux récapitulatifs au maximum. Un tableau récapitulatif ne peut comporter que des tableaux de notes appartenant au même dossier de professeur. Dans la liste des tableaux, un tableau récapitulatif est différencié avec une étoile « * » à la fin de son nom. Exemple : 3A-3B*. Lorsque les professeurs gèrent des sous-matières (voir Chapitre 5 - Administrateur - V.B.Mise en forme des synthèses rubrique Sous-matières page V-6) pour une matière, ils utilisent des tableaux de notes différents. Vous pouvez donc, par exemple, utiliser un tableau récapitulatif afin d’évaluer la matière principale. Pour créer un tableau récapitulatif 1. Sélectionner un dossier de professeur. 2. Choisir Tableau Nouveau Tableau récapitulatif… 3. Saisir le nom du tableau récapitulatif. 4. Sélectionner les tableaux devant faire partie du tableau récapitulatif en maintenant la touche CTRL et en sélectionnant avec la souris les différents tableaux. Si les tableaux se suivent dans la liste, vous pouvez les sélectionner avec un glisser de souris. Astuces Nota Bene indique que vous êtes dans un tableau récapitulatif avec la mention « Tableau récapitulatif » écrit en violet en haut à gauche du tableau. Vous pouvez créer un tableau récapitulatif en utilisant le menu contextuel affiché en cliquant dans la partie « Liste des tableaux ». Pour visualiser les photos des élèves, choisissez Outils – Photos – Photo de l’élève, ou cliquez sur C. . Synthèses Définition : une synthèse est le récapitulatif des moyennes de chaque matière pour tous les élèves de la classe, sous forme d’un tableau. Chaque synthèse comporte les équipes pédagogiques de la classe et les coefficients affectés à chaque matière. Nota Bene affiche les moyennes de chaque élève pour chacune des matières. IV-4 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses Remarques Deux synthèses appartenant au même dossier de synthèses ne peuvent pas porter le même nom et/ou ne peuvent pas être basées sur la même classe. A la création d’une synthèse, Nota Bene propose la liste des classes qui ne sont pas encore utilisées dans le dossier de synthèses. Création et modification Si vous importez vos données d’UnDeuxTEMPS, de Sconet ou des deux logiciels, les synthèses sont créées automatiquement. Toutefois, il est fort possible que vous ayez des modifications à effectuer dans les synthèses. Lorsque vous copiez une synthèse, celle-ci se nomme « Nom de la synthèse d’origine + (bis) ». Le déplacement d’une synthèse transfert la synthèse du dossier d’origine dans le dossier de destination. La synthèse n’est plus présente dans le dossier d’origine. Pour Procédez ainsi Créer une synthèse Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. Sélectionnez le dossier des synthèses. Choisissez Synthèse Nouvelle Synthèse. Sélectionnez la classe sur laquelle doit se baser la synthèse. Cochez le type de période désiré (trimestres ou semestres). Tapez le nom de la classe concernée par la nouvelle synthèse. Cliquez sur le bouton « OK ». IV-5 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses Ouvrir une synthèse Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. Sélectionnez le dossier des synthèses. Cliquez deux fois sur le nom de la classe concernée. Copier une synthèses ou plusieurs Sélectionnez le dossier de synthèses contenant les synthèses à copier. Choisissez Dossier Copier / déplacer les synthèses. Cochez l’option « Copiez le ou les synthèses dans un autre dossier ». Dans la colonne « Dossier de destination », cliquez deux fois dans la case correspondant à la synthèse à copier ou appuyez sur la touche « Entrée » dans cette même case. Choisissez le dossier de synthèse dans lequel vous souhaitez copier la synthèse. Cliquez sur OK. Déplacer une synthèses ou plusieurs Sélectionnez le dossier de synthèses contenant les synthèses à copier. Choisissez Dossier Copier / déplacer les synthèses. Cochez l’option « Déplacez le ou les synthèses dans un autre dossier ». Dans la colonne « Dossier de destination », cliquez deux fois dans la case correspondant à la synthèse à déplacer ou appuyez sur la touche « Entrée » dans cette même case. Choisissez le dossier de synthèses dans lequel vous souhaitez déplacer la synthèse. Cliquez sur OK. Renommer une synthèse Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. Sélectionnez le dossier des synthèses. Choisissez Synthèse Renommer… Sélectionnez la synthèse à renommer. Tapez le nouveau nom de la classe. Cliquez sur le bouton « OK ». Supprimer une synthèse Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. Sélectionnez le dossier des synthèses. Sélectionnez la synthèse à supprimer. Choisissez Synthèse Supprimer ou tapez sur la touche Suppr de votre clavier. Astuce Pour visualiser les photos des élèves, choisissez Outils – Photos – Photo de l’élève, ou cliquez sur IV-6 . Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses Options Nota Bene propose des options relatives à chaque synthèse. Options d’affichage Voici les différents paramétrages possibles : Le rang de l’élève. Vous pouvez afficher ou non le rang de tous les élèves. Griser un élève sur 2. Cette option rend plus lisible les tableaux de notes. Figer les titres. Cette option permet de protéger les titres des colonnes des tableaux contre toute modification intempestive. Dès que vous choisissez cette option, vous ne pouvez ni créer ni modifier aucun titre. Masquer les élèves supprimés. Les élèves supprimés avec l’option « l’élève seulement » restent présents dans les tableaux de notes. Cette option permet de les afficher ou non selon votre choix. Même pour un élève masqué, ses notes sont prises en compte dans les calculs. La couleur des périodes « Examen ». Une option « Par défaut » permet de remettre la couleur proposée par Nota Bene si la couleur des périodes « Examen » a été modifiée. La précision des notes. Vous avez le choix entre des notations à : 1 près, 0,1 près ou 0,5 ou 0,25 ou 0,1 ou 0,01 près. Le seuil des niveaux utilisés pour les graphiques Nota Bene. Option concernant la période année Mode de calcul de la moyenne annuelle Moyenne des périodes. La moyenne annuelle est la moyenne des moyennes générales de chaque période. Moyenne des matières de toute l’année. La moyenne annuelle est la moyenne des moyennes de toutes les matières (pour chaque période). Moyenne des moyennes annuelles des matières. La moyenne annuelle est la moyenne des moyennes annuelles de chaque matière. Autres options Prendre en compte les examens. Vous choisissez d’inclure les résultats des examens des élèves dans leurs moyennes annuelles. Prendre en compte les coefficients Bonus/Malus « +/- ». Vous choisissez d’inclure les résultats des matières à coefficients Bonus/Malus dans les moyennes annuelles. Afficher le détail de l’année. Cette option vous permet de visualiser pour chaque élève les moyennes de chaque période dans l’onglet de la période année. Elle n’est accessible que si l’option « Moyenne des moyennes annuelles des matières » est cochée. Remarque Vous avez la possibilité de modifier les coefficients des moyennes de chaque période directement dans l’onglet Année. Pour modifier les options d’une synthèse 6. Ouvrez une synthèse. 7. Choisissez Synthèse Options… 8. Cochez ou décochez les cases correspondant aux options que vous souhaitez activer ou désactiver. 9. Cliquez sur le bouton « OK ». 10. Enregistrez la synthèse si vous souhaitez conserver vos options. Astuce IV-7 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses Si vous souhaitez appliquer les options d’une synthèse à d’autres synthèses du même dossier, choisissez Synthèse Options…, cliquez sur le bouton « Idem pour » puis sélectionnez les synthèses auxquelles appliquer les options. Assistant structure Accès : Ouvrez le Dossier des synthèses et choisissez Administrateur Assistants Structure Cet assistant structure fonctionne selon 3 modes : Le mode « duplication » : il permet de dupliquer la structure (matières, professeurs et coefficients) d’une synthèse de référence vers un ensemble de synthèses. Le mode « duplication des options » permet de dupliquer : - l’ordre des matières d’un ensemble de synthèses en fonction de l’ordre des matières d’une synthèse de référence - Les coefficients des matières d’un ensemble de synthèses en fonction des coefficients des matières d’une synthèse de référence - Les options « Forcer et Interdire les impressions » des matières d’un ensemble de synthèses en fonction de ces mêmes options pour une synthèse de référence Le mode « mise à jour » permet d’ajouter ou de supprimer des matières à un ensemble de synthèses Cet assistant agit sur les périodes de notation (trimestre ou semestre) ou sur les périodes examen. Le mode « duplication » Dans une synthèse, la structure correspond à l’équipe pédagogique et aux matières pour lesquelles les élèves sont notés dans la classe, elle permet de constituer les bulletins et relevés de notes des élèves. Cette structure est représentée par un ensemble de colonnes indiquant pour chacune la matière, le nom du professeur et le coefficient. Le mode duplication permet de copier dans les synthèses sélectionnées la structure (matière, professeur et coefficient) d’une synthèse de référence. Ainsi, dans le cas où vos synthèses n’ont pas de structure renseignée : vous établissez une structure pour une synthèse d’un niveau, puis vous dupliquez cette structure vers les synthèses du même niveau. Effectivement, bien souvent les synthèses d’un même niveau présentent une structure similaire. Il ne reste plus alors qu’à modifier dans vos synthèses le nom des professeurs lorsque ceux-ci changent par rapport à la structure de la synthèse de référence. Pour constituer la structure de la synthèse de référence, reportez-vous au chapitre 5 – Administrateur, paragraphe Mise en forme des synthèses. Pour dupliquer la structure d’une synthèse de référence 1. Ouvrez le Dossier des synthèses et choisissez Administrateur Assistants Structure. 4. Sélectionnez les synthèses vers lesquelles vous allez dupliquer la structure, indiquez la période sur laquelle agir (période de notation ou période examen) et cliquez sur Suivant. 5. Choisissez le mode « duplication » et indiquez la synthèse et la période de référence (période de notation ou période examen). 6. Cliquez sur Exporter. La structure de la synthèse de référence est appliquée aux synthèses de destination sélectionnées. Si une synthèse de destination a déjà une structure, celle-ci est supprimée et remplacée par la structure de la synthèse de référence. Le mode « duplication des options » Ce mode permet 3 choses : d’ordonnancer les matières d’un ensemble de synthèse à partir d’une synthèse de référence préalablement ordonnée au niveau des matières, de dupliquer les coefficients ou de dupliquer les options « Forcer ou Interdire l’impression ». IV-8 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses L’ordre des matières L’ordre des matières dans la structure d’une synthèse, conditionne l’ordre des matières dans les bulletins et relevés de notes. Pour un même niveau, cet ordre est identique. Vous indiquez l’ordre des matières pour l’une des synthèses de votre niveau, puis vous utilisez l’assistant structure en mode « ordre des matières » pour appliquer ce même ordre à l’ensemble des synthèses du niveau. Les matières dans les synthèses sélectionnées subissent le même ordonnancement que les matières de la synthèse de référence. Si les synthèses sélectionnées ont dans leur structure des matières différentes ou supplémentaires à la synthèse de référence, celle-ci se retrouvent listées à la suite des matières ordonnancées. Les coefficients Vous pouvez exporter les coefficients des matières d’une synthèse de référence vers un ensemble de synthèses. Seuls les coefficients des matières présentes à la fois dans les synthèses de destination et dans la synthèse de références seront modifiés. Les options « Forcer et Interdire les impressions » Vous pouvez exporter les options « Forcer et Interdire les impressions » des matières d’une synthèse de référence vers un ensemble de synthèses. Seules les options « Forcer et Interdire les impressions » des matières présentes à la fois dans les synthèses de destination et dans la synthèse de références seront modifiées. Si pour une même matière il n’y a pas d’option « Forcer et Interdire les impressions » dans la synthèse de référence, alors ces options éventuelles dans les synthèses de destination seront enlevées. Pour dupliquer les options d’une synthèse 1. Ouvrez le Dossier des synthèses et choisissez Administrateur Assistants Structure. 7. Sélectionnez les synthèses vers lesquelles vous allez dupliquer l’ordre des matières, indiquez la période sur laquelle agir (période de notation ou période examen) et cliquez sur Suivant. 8. Choisissez le mode « duplication des options » et indiquez la synthèse et la période de référence (période de notation ou période examen) à prendre en compte. 9. Choisissez ce que vous voulez exporter en cochant la ou les cases « Ordre des matières », « Coefficients » ou « Options ‘ Forcer et Interdire l’impression ‘ ». 10. Cliquez sur Exporter. Le mode « mise à jour » Ce mode permet de supprimer ou d’ajouter des matières à un ensemble de synthèse. Par exemple, vous voulez insérer à toutes vos synthèses la matière Vie de classe. Pour mettre à jour les structures 1. Ouvrez le Dossier des synthèses et choisissez Administrateur Assistants Structure. 11. Sélectionnez les synthèses et la période sur lesquelles agir (période de notation ou période examen) et cliquez sur Suivant. 12. Choisissez le mode « mise à jour ». 13. Cochez « Matières à supprimer » et/ou « matières à ajouter » suivant ce que vous souhaitez faire, et sélectionnez vos matières à supprimer et/ou ajouter. Pour les matières à ajouter, vous pouvez indiquez le nom du professeur et le coefficient à ajouter. 14. Cliquez sur Exporter. Les « matières à supprimer » sont supprimées de la structure des synthèses sélectionnées. Si la matière n’existe pas dans l’une des synthèses sélectionnées, il n’y a donc rien à supprimer dans cette synthèse. Les « matières à ajouter » sont ajoutées à la suite des matières déjà présentes dans les synthèses sélectionnées. Si la « matière à ajouter » est déjà présente dans l’une des synthèses sélectionnées, celle-ci n’est alors pas ajoutée une seconde fois. IV-9 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses Assistant Vie Scolaire Accès : Ouvrez le Dossier des synthèses et choisissez Administrateur Assistants Vie Scolaire Cet assistant permet d’insérer la matière « Vie Scolaire » dans une ou plusieurs synthèses. Vous pourrez choisir les informations liées à la note de Vie Scolaire : le professeur, le coefficient et le lien d’importation vers le tableau dans lequel le professeur saisira la note. Pour insérer la matière Vie Scolaire dans une ou plusieurs synthèses 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. 2. Choisissez Administrateur Assistants Vie scolaire. 3. Sélectionnez les synthèses pour lesquelles vous désirez créer la matière Vie Scolaire. 4. Cliquez sur le bouton « Suivant ». Vous obtiendrez alors la fenêtre suivante : Les synthèses dont les lignes sont colorées en rose sont celles qui possèdent déjà la matière Vie scolaire. 5. Par défaut Nota Bene choisit le professeur principal de chaque classe pour faire le lien d’importation de la matière Vie scolaire ainsi que le coefficient 1. IV-10 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses Si ces informations ne vous conviennent pas, vous pouvez : Modifier le professeur en cliquant 2 fois dans la colonne Professeur. La liste des professeurs apparaît alors. Vous pouvez limiter la liste des professeurs aux seuls professeurs déjà présents dans la synthèse de la classe en cochant la case « Filtrer sur les professeurs de la classe ». Choisir un autre coefficient en cliquant 2 fois dans la colonne Coef. Modifier le dossier professeur dans lequel le tableau de notes sera créé. Si vous laissez la colonne Lien d’importation vide, les notes de la matière Vie Scolaire seront saisies directement dans la synthèse. 6. Cliquez sur le bouton « Construire ». Nota Bene ajoute alors automatiquement la matière « Vie scolaire » pour les synthèses que vous avez sélectionnées. La matière VieSco est également ajoutée à votre base de matières, son code ne peut pas être modifié. Lors de la construction, plusieurs cas peuvent se poser : Si la matière « Vie scolaire » n’existe pas dans la synthèse, on va ajouter une colonne avec la matière VieSco, avec le professeur choisi et le coefficient. Si la matière existe dans la synthèse, on va modifier les informations de la colonne (Coefficient et Professeur) Si on a choisi un lien d’importation, on va créer un nouveau tableau « VieSco – Nom de la classe » dans le dossier du professeur sélectionné dans la colonne Lien d’importation. Si ce tableau existe déjà on crée seulement le lien d’importation vers ce tableau. Attention : Si la matière existait déjà dans une synthèse mais n’avait pas de lien d’importation et que vous choisissez d’en ajouté un avec l’assistant Vie scolaire, toutes les notes de la colonne Vie scolaire saisies directement dans la synthèse seront perdues. Pour Choisir le même professeur toutes les synthèses Procédez ainsi dans Sélectionnez le professeur dans la colonne Professeur de la première synthèse. Cliquez sur le nom du professeur Cliquez sur le bouton Cliquez sur les cellules pour lesquelles vous voulez choisir ce même professeur D. Synthèses pluriannuelles Définition : une synthèse pluriannuelle regroupe les moyennes des élèves sur plusieurs années. Elle est toujours basée sur une seule classe. Objectif : visualiser l’évolution d’un élève sur plusieurs années dans une ou plusieurs matières et obtenir une moyenne sur plusieurs années (cas des contrôles continus sur 2 ans). Il est possible d’imprimer des bulletins récapitulatifs à partir des synthèses pluriannuelles. Par définition, les synthèses pluriannuelles rassemblent des informations de plusieurs années. Cependant, toutes les fonctionnalités des synthèses « classiques » sont accessibles à l’exception des périodes de simulation. Pour créer une synthèse pluriannuelle 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. 2. Choisissez Dossier Synthèses Pluriannuelles Nouvelle synthèse pluriannuelle. IV-11 Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses 3. Sélectionnez la classe pour laquelle vous voulez créer une synthèse pluriannuelle. 4. Sélectionnez les années scolaires que vous voulez prendre en compte dans la synthèse pluriannuelle. Vous pouvez modifier le nom de chaque période (chaque période correspondra à un onglet dans la synthèse pluriannuelle) en cliquant 2 fois sur son intitulé. 5. Choisissez le nom de la dernière période (elle correspondra à la moyenne de toutes les années choisies). Par défaut Nota Bene met le nom « Moyennes ». 6. Saisissez le nom de la synthèse pluriannuelle. Par défaut Nota Bene met le nom de la classe. 7. Cliquez sur le bouton « Construire ». La synthèse pluriannuelle est créée avec un onglet par année ainsi qu’un onglet faisant la moyenne de toutes les années. Astuce Vous pouvez créer une synthèse pluriannuelle en utilisant le menu contextuel affiché en cliquant dans la partie « Liste des synthèses ». Si vous avez sélectionnez l’année en cours dans votre synthèse pluriannuelle, une commande vous permet de mettre à jour les moyennes de l’année à partir des notes saisies par les professeurs. Pour mettre à jour les moyennes de l’année en cours dans une synthèse pluriannuelle 1. Ouvrez la synthèse pluriannuelle. 2. Choisissez Dossier Synthèses Pluriannuelles Actualiser l’année en cours. Attention Si vous aviez modifié manuellement des moyennes pour l’année en cours dans la synthèse pluriannuelle, vos modifications seront remplacées par les moyennes calculées de l’année en cours. IV-12 Chapitre 5 - Administrateur V. Chapitre 5 - Administrateur L’administrateur est la personne qui gère Nota Bene. Ce chapitre lui est réservé. Il concerne la mise en place des données et la gestion quotidienne de Nota Bene. Dans ce chapitre Logo Nota Bene Mise en forme des synthèses Liens d’importation Format des bulletins et des relevés de notes Outils de gestion Audit de synthèses Saisie déportée des professeurs Tableau de bord Tableau de bord UD Elèves Sauvegarde et restauration des données V-1 Chapitre 5 - Administrateur A. Logo Nota Bene En haut à gauche des bulletins et relevés de notes édités dans Nota Bene, apparaît le logo Nota Bene. Ce logo est composé d’une image représentant votre établissement – facultative – et de quatre lignes d’en-tête. Votre logo Nota Bene est constitué de deux fichiers informatiques créés par nos services en fonction des informations que vous nous transmettez. Ces fichiers se nomment nomecole.nb et 553XXXX.jpg ou .bmp, XXXX représentant un nombre à 4 chiffres. Important Seuls les clients disposant d’une version définitive du logiciel Nota Bene peuvent bénéficier du logo Nota Bene comme défini ci-dessus. Les clients disposant d’une version Tempo de Nota Bene font apparaître uniquement les coordonnées de l’établissement sur l’en-tête des bulletins et relevés de notes. Il n’est pas possible, en version Tempo Nota Bene d’associer une image pour l’impression de l’en-tête. En-tête Nota Bene pour la version Tempo Lors de l’installation de Nota Bene, vous avez renseigné les coordonnées de l’établissement. Ces coordonnées sont utilisées lors de l’impression des bulletins et relevés de notes. Vous pouvez modifier ces coordonnées d’établissement dans Nota Bene. Pour modifier les coordonnées de l’établissement 1. Choisissez Administrateur Coordonnées de l’établissement, onglet Coordonnées. 2. Modifiez vos coordonnées, puis cliquez sur le bouton « OK » pour valider. Logo Nota Bene pour la version Définitive Pour demander la création ou la modification de votre logo Nota Bene 1. Choisissez Administrateur Coordonnées de l’établissement. 2. Cliquez sur le lien internet « Formulaire de saisie de l’en-tête ». Et suivez les instructions à l’écran. Si vous ne bénéficiez pas d’une connexion internet sur la machine où est installé Nota Bene, connectez-vous à partir d’une autre machine sur notre site internet www.omt.fr rubrique Services – En-tête Nota Bene. Vous recevrez par mail dans les plus brefs délais, les deux fichiers composant votre logo Nota Bene. Dans le cas où votre logo a déjà été créé par nos services, mais que vous n’avez plus en votre possession les fichiers correspondant, vous pouvez nous adresser une demande d’envoi. Il est alors nécessaire d’avoir une connexion internet sur la machine, et de paramétrer dans Nota Bene votre compte de messagerie. V-2 Chapitre 5 - Administrateur Pour demander l’envoi de votre logo Nota Bene 1. Choisissez Administrateur Coordonnées de l’établissement. Cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur et paramétrez votre compte de messagerie. Si votre compte n’est pas correctement renseigné, l’envoi de la demande est impossible. 3. Dans le message, renseignez l’adresse mail à laquelle vous souhaitez recevoir les fichiers de votre logo Nota Bene. 4. Cliquez sur . Vous recevrez par mail dans les plus brefs délais, les deux fichiers composant votre logo Nota Bene. Pour mettre en place votre logo Nota Bene 1. Enregistrez les deux fichiers nomecole.nb et 553XXXX.jgp (XXXX étant un nombre de 4 chiffres) reçus par mail sur votre disque dur ou sur une clé USB. 2. Dans Nota Bene, choisissez Administrateur Coordonnées de l’établissement, onglet Installation Logo. 3. Cliquez sur 4. Indiquez l’emplacement où vous avez enregistré les fichiers, sélectionnez le fichier nomecole.nb et cliquez sur . . Votre logo Nota Bene est chargé. V-3 Chapitre 5 - Administrateur B. Mise en forme des synthèses Accès : Choisissez Dossier Dossiers des synthèses et ouvrez la synthèse à mettre en forme. Chaque colonne de synthèse représente une matière ou une sous-matière de la classe (voir rubrique sousmatières pour plus de détails). Les matières figurent sur les bulletins dans l’ordre de saisie de la synthèse. Les matières de la classe sont imprimées sur le bulletin d’un élève uniquement si l’élève a des notes dans les matières. Intitulés de colonne Les trois premières lignes des colonnes de synthèse contiennent respectivement les noms des matières, des professeurs et le coefficient appliqué à la matière pour le calcul de la moyenne générale. Ces intitulés sont repris pour l’impression des bulletins et relevés de notes élèves. Les professeurs et les matières doivent être préalablement définis dans les données de base de Nota Bene afin de pouvoir être référencés dans les intitulés de colonnes des synthèses. Pour Procédez ainsi Renseigner l’intitulé matière d’une Cliquez deux fois sur la première ligne de la colonne. colonne Cliquez deux fois sur la matière dans la liste déroulante. Ou Sélectionnez la matière et appuyez sur la touche Entrée du clavier. Supprimer l’intitulé matière d’une Sélectionnez la matière de la colonne. colonne Appuyez sur la touche Suppr du clavier. Renseigner l’intitulé d’une colonne professeur Cliquez deux fois sur la seconde ligne de la colonne. Cliquez deux fois sur le nom du professeur dans la liste déroulante. Ou Sélectionnez le nom du professeur et appuyez sur la touche Entrée du clavier. Renseigner l’intitulé professeur Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la colonne et choisissez d’une colonne avec plusieurs noms « Associer un professeur à une matière ». de professeurs Faites glisser les noms des professeurs concernés de la liste de gauche à celle de droite. Cliquez sur le bouton « OK » Supprimer l’intitulé professeur d’une Sélectionnez le professeur de la colonne. colonne Appuyez sur la touche Suppr du clavier. Les intitulés de matière et de professeur sont identiques pour les différentes périodes de notation, trimestre ou semestre. Si, par exemple, vous effectuez une modification au second trimestre sur le nom du professeur de français, cette modification est répercutée sur le premier, le troisième trimestre et la période année. V-4 Chapitre 5 - Administrateur En revanche, le coefficient appliqué aux colonnes peut être paramétré différemment dans chacune des périodes de notation. Ce coefficient peut se paramétrer colonne par colonne, période de notation par période de notation dans la synthèse, ou par l’intermédiaire de la fenêtre « Coefficients des périodes de notation ». Pour Procédez ainsi Paramétrer simplement le coefficient Ouvrez la synthèse. d’une colonne Sélectionnez l’onglet de la période voulue. Cliquez deux fois sur la troisième ligne de la colonne dont le coefficient est à modifier. Saisissez le coefficient. Validez en appuyant sur la touche Entrée du clavier. Paramétrer de façon globale coefficients d’une synthèse les Ouvrez la synthèse. Choisissez Edition Coefficients des périodes. Effectuez votre paramétrage de coefficients pour les différentes colonnes et périodes de notation. La fenêtre « Coefficients des périodes de notation » permet de : dupliquer le paramétrage du coefficient d’une période de notation sur une ou plusieurs autres périodes de cette synthèse. comparer une période de notation par rapport aux autres périodes de la synthèse. Nota Bene indique par ou les coefficients supérieurs ou inférieurs au coefficient de la période comparée. Astuces Lorsque vous sélectionnez un professeur alors que la matière n’est pas renseignée, Nota Bene indique par défaut la matière habituelle du professeur. Nous vous conseillons donc de saisir d’abord le professeur, vous gagnerez du temps. Si toutefois la matière enseignée dans la classe n’est pas la matière habituelle du professeur, il vous suffit d’en sélectionner une autre dans la synthèse. V-5 Chapitre 5 - Administrateur Si vous souhaitez faire figurer une matière sur le bulletin des élèves même si les élèves n’ont pas de moyenne, utilisez la commande Outils Forcer l’impression (voir Chapitre 11 – Paramétrages et outils XI.C.Forcer / Interdire l’impression page XI-4). Si vous souhaitez faire figurer une matière notée sur la synthèse sans la retrouver sur l’impression des bulletins ou relevés de notes élèves, utilisez la commande Outils Interdire l’impression (voir Chapitre 11 – Paramétrages et outils - XI.C.Forcer / Interdire l’impression page XI-4). Par défaut, Nota Bene affiche les libellés longs des matières. Si vous souhaitez afficher les libellés courts pour rendre vos synthèses plus lisibles, décochez l’option « Libellés longs des matières » dans Outils Préférences (voir Chapitre 11 – Paramétrages et outils - XI.CXI.A.Préférences page XI-2). Sous-matières Accès : Choisissez Outils Définir comme sous-matière Définition : les sous-matières constituent une matière principale. Pour le français, vous pouvez, par exemple, définir les sous-matières Grammaire, Orthographe et Rédaction. Les sous-matières ne sont pas créées automatiquement par Nota Bene. Vous devez les définir dans la base des matières si vous souhaitez les utiliser dans les synthèses. Les sous-matières doivent être consécutives. La matière principale doit être placée directement après toutes les sous-matières même si vous souhaitez l’imprimer avant les sous-matières. Pour créer les sous-matières d’une matière principale, vous devez définir les sous-matières de droite à gauche, c’est à dire en commençant par la colonne juxtaposée à la matière principale jusqu’à la première des sous-matières. Vous pouvez coefficienter la matière principale indépendamment des sous-matières. Les matières principales sont calculées automatiquement d’après les moyennes des sous-matières. Il n’y a donc pas de lien d’importation à créer sur les colonnes des matières principales. Recommandations L’oral et l’écrit d’une matière sont gérés comme des sous-matières. Vous devez donc créer une sous-matière « Ecrit » et une sous-matière « Oral » dans la synthèse ainsi que deux tableaux de notes pour le professeur. Il y aura un tableau de notes pour l’écrit et un autre tableau pour l’oral. Pour enlever la marque de sous-matière, il ne faut pas que la sous-matière succède une autre sous-matière. Vous devez enlever la marque de sous-matière des sous-matières précédentes pour enlever la marque de la sous-matière voulue. Il vous faut donc commencer par la première sous-matière affichée et aller vers la droite jusqu’à la colonne de la matière principale. Nota Bene propose un assistant de sous-matières (voir rubrique suivante) qui facilite la gestion des sousmatières. Cet assistant permet de créer des sous-matières pour plusieurs synthèses en même temps. En plus de la facilité d’utilisation, vous gagnez du temps. Définir une sous-matière ne crée pas le lien d’importation. Vous devez donc déterminer les liens d’importation, après la construction des sous-matières (voir Chapitre 5 - Administrateur - C.Liens d’importation page V-13). V-6 Chapitre 5 - Administrateur Pour Procédez ainsi Créer une sous-matière Sélectionnez la colonne à définir comme sous-matière. Choisissez Outils Définir comme sous-matière ou cliquez sur l’icône Enlever la matière marque de sous- Sélectionnez la sous-matière. Choisissez Outils Définir comme sous-matière ou cliquez sur l’icône Remarque et astuce Si vous définissez une sous-matière alors que la matière principale n’a pas de libellé, Nota Bene intitule la matière principale « Mat. Pple ». Afin de voir rapidement quand une matière est définie comme sous-matière, Nota Bene ajoute l’image à droite du nom de la sous-matière. Si vous avez forcé l’impression d’une sous-matière, Nota Bene vous affichera dans ce cas là : Cas particuliers des colonnes de sous-matières La présence ou non d’un nom de professeur dans une colonne de sous-matière, conditionne la présentation du bulletin des élèves au niveau de l’impression de la colonne des appréciations pour cette sous-matière. Si Vous obtenez Vous ne définissez pas de nom de La colonne des appréciations du bulletin s’imprime sans trait de professeur pour la sous-matière séparation entre la sous-matière et sa matière principale. V-7 Chapitre 5 - Administrateur Vous définissez un nom professeur pour la sous-matière de La colonne des appréciations du bulletin s’imprime avec un trait de séparation entre la sous-matière et sa matière principale. Si un professeur a plusieurs sous-matières et qu’il souhaite mettre une appréciation générale à la matière principale, indiquez le nom du professeur uniquement dans la colonne matière principale de la synthèse. Indiquez également à votre professeur de saisir l’appréciation dans un seul de ses tableaux de sous-matières. Sur le bulletin, Nota Bene centrera l’appréciation entre les différentes sous-matières. Assistant Sous-matières Accès : Choisissez Dossier Dossier des synthèses Administrateur Assistants Sous-matières Objectif : créer et supprimer les sous-matières plus rapidement. Pour créer des sous-matières 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. 2. Choisissez Administrateur Assistants Sous-matières. 3. Sélectionnez les synthèses pour lesquelles vous désirez créer des sous-matières 4. Cliquez sur le bouton « Suivant ». Vous obtiendrez alors la fenêtre suivante : V-8 Chapitre 5 - Administrateur 5. Choisissez « Ecrit - oral » si vous souhaitez créer des sous matières écrit-oral, ou choisissez « Autres sousmatières » pour créer un autre type de sous matières. Vous devez alors cliquez deux fois dans la première case puis, dans la liste déroulante des matières, cliquez deux fois sur le nom de votre première sous matière. Renouvelez l’opération pour chaque sous matière que vous voulez définir. 6. Sélectionnez les matières principales auxquelles seront appliquées votre choix précédent à savoir « Ecrit – oral » ou « Autres sous matières ». 7. Cliquez sur le bouton « Suivant ». Nota Bene récapitule par synthèse les informations précédemment renseignées. Vous pouvez ensuite affiner ces informations : V-9 Chapitre 5 - Administrateur Pour Affecter un synthèse Procédez ainsi profil à une Cliquez sur Cliquez sur la matière principale pour laquelle vous désirez affecter un profil. Enlever un profil à une synthèse Cliquer sur Cliquez sur la matière principale pour laquelle vous désirez enlever le profil. Modifier les informations d’un Cliquez deux fois sur la matière principale profil Modifiez les informations désirées (professeurs, coefficients, liste d’élèves). Vous pouvez associer plusieurs professeurs à une même matière. Le coefficient et la liste d’élèves sont également paramétrables. Cliquez sur le bouton « OK ». V-10 Chapitre 5 - Administrateur 8. Cliquez sur le bouton « Construire ». Nota Bene construit alors automatiquement vos sous-matières pour les synthèses que vous avez sélectionnées. Moyennes intermédiaires Définition : les moyennes intermédiaires sont les moyennes d’un ensemble des matières de la classe. Objectif : séparer les matières en deux ou trois groupes, tels que l’enseignement général et l’enseignement technologique. Les moyennes intermédiaires sont calculées automatiquement, il n’y a donc pas de lien d’importation à créer sur ces colonnes. Le coefficient M calcule la moyenne des notes situées à sa gauche jusqu’à ce qu’il rencontre une autre colonne comportant le coefficient M, une colonne vide (= sans coefficient ni professeur) ou le début du tableau. Remarque Si vous n’avez pas saisi de titre à la moyenne intermédiaire lorsque vous saisissez le coefficient M, Nota Bene intitule la colonne « Moy. Int. » Pour créer une moyenne intermédiaire 1. Regroupez consécutivement les matières à prendre en compte dans la moyenne intermédiaire. V-11 Chapitre 5 - Administrateur 2. Insérez une colonne placée directement après les matières à prendre en compte dans la moyenne intermédiaire. 3. Mettez le coefficient M à la colonne de la moyenne intermédiaire. 4. Insérez une colonne placée directement avant les matières à prendre en compte dans la moyenne intermédiaire. 5. Effacer le contenu de la colonne que vous venez d’insérer à l’aide de la commande Edition Effacer la colonne. Lignes et colonnes Objectif : mettre en place facilement les synthèses. Nota Bene propose plusieurs manipulations des lignes et des colonnes dans les synthèses et dans les tableaux de notes. Pour Procédez ainsi Insérer une colonne Sélectionnez la colonne avant laquelle doit être insérée la nouvelle colonne. Choisissez Edition Insérer une colonne Effacer les notes d’un élève Sélectionnez l’élève. Choisissez Edition Effacer les notes de l’élève. Effacer les notes de colonnes consécutives plusieurs Sélectionnez les colonnes à effacer. Choisissez Edition Effacer les notes des colonnes. Effacer toutes les notes d’une période Sélectionnez la période à effacer. Choisissez Edition Effacer toutes les notes de la période. Effacer une colonne Sélectionnez la colonne à effacer. Choisissez Edition Effacer la colonne. Effacer plusieurs consécutives colonnes Sélectionnez les colonnes à effacer. Supprimer une colonne Sélectionnez la colonne. Choisissez Edition Effacer les colonnes. Choisissez Edition Supprimer la colonne. Supprimer consécutives plusieurs Copier une colonne colonnes Sélectionnez les colonnes à supprimer. Choisissez Edition Supprimer les colonnes. Ouvrez la synthèse dans laquelle vous souhaitez récupérer les notes. Choisissez la colonne et la période dans laquelle vous souhaitez récupérer les notes. Choisissez Edition Récupérer une colonne V-12 Chapitre 5 - Administrateur Choisissez l’option de récupération (tout un devoir ou juste les notes). Choisissez le dossier puis le tableau dans lequel a été saisi le devoir. Choisissez la période dans laquelle a été saisi le devoir. Cliquez sur OK. Echanger deux colonnes Sélectionnez une des deux colonnes. Faites glisser la colonne sélectionnée sur la seconde. Déplacer une colonne Insérez une colonne si la colonne de destination n’est pas vide. Sélectionnez la colonne à déplacer. Faites glisser la colonne sélectionnée sur la colonne vierge. Sélectionner consécutives plusieurs colonnes Sélectionnez la première colonne. Maintenez la touche MAJ enfoncée. Cliquez sur le numéro de la dernière colonne à sélectionner. Remarque Quand vous déplacez une colonne contenant un lien, le lien est déplacé en même temps. De même, lors de l’échange de deux colonnes, les liens sont conservés dans leur colonne respective. C. Liens d’importation Accès : Ouvrez une synthèse et choisissez Edition Liens d’importation Définition : un lien d’importation sert à faire la liaison entre un ou plusieurs tableaux de notes de professeurs et une colonne de synthèse. Cette liaison est nécessaire pour que les bulletins soient imprimés correctement. Objectif : récupérer automatiquement les moyennes des élèves des tableaux de notes professeur dans les synthèses. Vous ne devez créer les liens d’importation qu’une seule fois en début d’année. Ils sont enregistrés pour toutes les périodes de notation. Recommandation Les périodes de notation et les périodes d’examen peuvent avoir des liens d’importation différents. Vous devez donc vérifier de bien être sur une période de notation si vous définissez les liens d’importation pour l’édition des bulletins ou d’être sur une période d’examen si vous créez les liens d’importation pour la gestion des examens. V-13 Chapitre 5 - Administrateur Pour Procédez ainsi Créer un lien d’importation Choisissez Edition Liens d’importation … Sélectionnez la matière de la synthèse pour laquelle vous voulez créer le lien. Cliquez sur le bouton « Ajouter ». Sélectionnez le dossier du professeur concerné par le lien. Sélectionnez le ou les tableaux de notes contenant les moyennes à récupérer. Cliquez sur le bouton « OK ». Si un lien d’importation existait déjà sur la matière, un deuxième est créé. Modifier un lien d’importation Choisissez Edition Liens d’importation … Sélectionnez la matière de la synthèse dont vous voulez modifier le lien. Cliquez sur le bouton « Modifier ». Sélectionnez le dossier du professeur concerné par le nouveau lien. Sélectionnez le tableau de notes contenant les nouvelles moyennes à récupérer. Cliquez sur « OK ». Vérifier un lien d’importation Choisissez Edition Liens d’importation … Supprimer un lien d’importation Choisissez Edition Liens d’importation … Sélectionnez le lien que vous voulez supprimer. Cliquez sur le bouton « Supprimer ». V-14 Chapitre 5 - Administrateur Si le tableau de notes du professeur n’existe pas dans le dossier du professeur, vous pouvez le créer directement à partir de l’écran Liens d’importation de la synthèse. Pour créer un tableau de notes professeur puis effectuer le lien d’importation 1. Ouvrez la synthèse puis choisissez Edition Liens d’importation … 2. Sélectionnez la matière de la synthèse pour laquelle vous souhaitez créer le tableau de notes puis le lien d’importation. 3. Cliquez sur le bouton « Ajouter ». 4. Sélectionnez le dossier du professeur concerné puis cliquez sur 5. Choisissez « Classe » ou « Regroupement » selon le type de liste d’élèves concerné par le tableau. Dans le cas d’un regroupement, sélectionnez le regroupement approprié. 6. Sélectionnez le type de période. 7. Saisissez le nom le nom du tableau et cliquez sur le bouton « OK ». 8. . Confirmez la création du lien d’importation. Le tableau a été créé dans le dossier du professeur et le lien d’importation effectué avec la colonne de la matière de la synthèse. Dans le cas où vous ne confirmez pas la création du lien d’importation, le tableau dans le dossier du professeur est tout de même créé. Exemples de liens d’importation Deux professeurs, M. Durant et M. Dupont, se partagent la matière Français. Vous avez 2 possibilités pour créer les liens d’importation : - Vous créez deux colonnes pour la matière Français dans la synthèse : une pour M. Durant et une autre pour M. Dupont. Vous devez ensuite créer un lien sur chaque colonne de Français avec le professeur respectif. Dans le bulletin, il y aura deux colonnes de Français : une avec la moyenne de M. Durant et une avec la moyenne de M. Dupont. - Vous créez une colonne pour la matière Français dans la synthèse avec les deux noms de professeurs dans la zone Professeur et deux liens d’importation sur cette matière : un avec le tableau de M. Durant et un avec le tableau de M. Dupont. Dans le bulletin, il y aura une seule colonne pour le Français avec la moyenne globale du Français pour les 2 professeurs. La matière Anglais est partagée en deux sous-matières, Oral et Ecrit. Vous devez créer deux colonnes pour chaque sous-matière d’anglais : une pour l’oral et une autre pour l’écrit. Créez ensuite un lien sur les deux colonnes d’anglais : un lien sur le tableau « Anglais oral » et un second lien sur « Anglais écrit ». Astuce : si vous ne voulez pas utiliser les sous-matières, vous pouvez utiliser deux liens d’importation pour la matière Anglais : un vers le tableau Oral et un vers le tableau Ecrit. Un professeur enseigne le latin à un regroupement d’élèves de TL1 et TL2. Vous devez créer une colonne Latin dans les synthèses de TL1 et de TL2. Ensuite, faites deux liens d’importation sur le tableau de Latin du professeur : un lien créé à partir de la synthèse de TL1 et un lien créé à partir de la synthèse de TL2. Un professeur enseigne le russe aux élèves de Terminale ES. Pour certains élèves il s’agit de la langue vivante 2 (LV2) et pour d’autres de la langue vivante 3 (LV3). Vous devez créer deux colonnes de russe dans la synthèse de Terminale ES: une pour la LV2 et une autre pour la LV3. Créez ensuite un lien sur chacune des deux colonnes de russe avec le tableau du professeur de russe. Pour terminer, saisissez un « X » dans la colonne de LV2 devant les élèves pour qui le russe est la LV3 et inversement dans la colonne de LV3. Les moyennes viendront se mettre à jour uniquement dans la V-15 Chapitre 5 - Administrateur colonne où l’élève n’a pas de « X » saisi. Vous ne devez saisir les « X » que sur l’onglet de la première période. Astuce Pour montrer qu’un lien d’importation est défini pour une matière, Nota Bene affiche l’image coefficient de cette matière. D. à gauche du Format des bulletins et des relevés de notes Accès : Ouvrez une synthèse et choisissez Synthèse Formats… Le format de bulletins et le format de relevés de notes sont relatifs à la synthèse. Vous devez donc enregistrer la synthèse si vous souhaitez conserver le format de bulletins et le format de relevés lors de modifications. Format des bulletins Définition : le format des bulletins est l’ensemble des renseignements qui figurent sur les bulletins. Pour chaque classe, il est possible de prévoir un format de bulletin différent. Lorsque vous paramétrez le format de bulletin d’une classe, il faut impérativement enregistrer la synthèse de la classe pour conserver ce format. Remarque Le format que vous modifiez à partir de l’aperçu d’un bulletin est appliqué uniquement à l’aperçu en cours. Il n’est pas enregistré dans la synthèse. Pour modifier durablement le format de bulletin d’une classe, ouvrez la synthèse et choisissez Synthèse Formats, effectuez vos réglages et n’oubliez pas d’enregistrer la synthèse. Les bulletins sont toujours imprimés avec la moyenne de l’élève par matière. Les autres renseignements qui figurent sur les bulletins sont définis à l’aide de nombreuses options concernant les notes, l’élève, les graphiques, les mentions, le détail des notes et les absences et retards. Le bulletin se décompose en 3 parties : la partie haute, le corps et la partie basse. Vous pouvez paramétrer chacune de ces 3 parties ainsi que des informations générales. Paramétrage des informations générales Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Général » dans la partie gauche de l’écran. Vous pouvez choisir d’imprimer le bulletin sur une page A4, une page A3 ou deux page A4. Vous pouvez également choisir l’orientation de votre bulletin, portrait ou paysage. V-16 Chapitre 5 - Administrateur Options concernant la partie haute du bulletin Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Haut » dans la partie gauche de l’écran. Vous pouvez choisir le titre du bulletin. Vous pouvez cocher : Adresse des familles : les bulletins sont imprimés avec l’adresse des parents renseignée dans la base élèves de Nota Bene. Graphique profil élève/classe. Uniquement disponible si vous imprimez un bulletin A3 en paysage avec adresse des familles. Cadre élève Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Haut » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Cadre élève ». Mention « Redoublement » Régime : vous imprimez le régime de l’élève dans l’établissement (Ext., DP…) Numéro INE Photo de l’élève Libellé long des classes : vous éditez les classes avec les libellés longs définis dans Bases Classes. Effectif de la classe Sexe de l’élève Vie scolaire Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Haut » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Vie scolaire ». Vous imprimez les absences et les retards importés depuis Molière ou SCONET Absence. Unité de représentation des absences et retards : vous choisissez entre heures ou demi-journées. Détail des absences : vous pouvez indiquer le nombre d’absences excusées et le nombre d’absences non excusées (option possible à partir de Molière 7.0). Si vous cochez cette option, vous pouvez affiner l’édition des absences excusées en imprimant le nombre d’absences valables et non valables (option possible avec Molière 13.0). Nombre d’incidents et de sanctions (option possible à partir de Molière 7.0) Vous pouvez également choisir le nom du responsable des absences et le nom du responsable de la vie scolaire. Si vous cochez l’option « Absences et retards », les appréciations de la vie scolaire sont imprimées. Ces informations sont saisies dans le module du conseil de classe (voir Chapitre 7 - Conseil de classe). Attention, si vous ne cochez pas « Adresse des familles » le cadre de la vie scolaire apparaitra en bas des bulletins. Options concernant le corps du bulletin Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran. Paramétrage de la largeur de la colonne « matières / professeurs » sur le bulletin. Cette largeur est par défaut de 40 millimètres et peut être réglé au minimum à 30 mm et au maximum à 100 mm. Paramétrage du titre des colonnes du bulletin. V-17 Chapitre 5 - Administrateur Matières Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Matières ». Moyenne générale Moyenne de la classe : vous imprimez la moyenne de la classe pour l’ensemble des matières et la moyenne générale si celle-ci est imprimée. Coefficients Moyennes précédentes : vous éditez la moyenne des périodes précédentes de chaque matière à partir du second trimestre. Notes extrêmes : vous imprimez la note la plus basse et la note la plus haute de la classe par matière. Nombre de notes : vous imprimez le nombre de notes ayant servi à calculer la moyenne de chaque matière. Libellé long des matières. Autres : le nombre d’élèves ou le rang sur le nombre de notes. Si un des tableaux de votre synthèse est basé sur un regroupement, les informations concernant le rang et les notes sont celles du regroupement et non de la classe entière. Il n’est pas possible de sélectionner simultanément le rang et le nombre d’élèves, puisque le rang contient lui même le nombre d’élèves. 3 types de graphiques sont à votre disposition Répartition des élèves Min/Max Evolution sur l’année Vous pouvez paramétrer la largeur de tous les graphiques. Sous-Matières Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Sous-Matières ». Sous-matière après la matière principale. Si l’option n’est pas cochée, les sous-matières s’impriment avant la matière principale sur le bulletin. Réduire la hauteur de ligne. Vous imprimez les sous-matières sur une hauteur plus petite que celle des matières principales. Cette hauteur n’est pas paramétrable. Elle est calculée automatiquement par Nota Bene. Moyenne de la matière principale. Si l’option n’est pas cochée, la moyenne de la matière principale ne s’imprime pas sur le bulletin. Seules les moyennes des sous-matières sont alors imprimées. Résumé de la moyenne des sous matières : en cliquant sur Choisir, vous pouvez choisir les matières principales pour lesquelles un résumé des moyennes de sous-matières sera imprimé. Ce choix vous permettra de gagner de la place sur les bulletins et se présentera comme suit : Traits de séparation : « Aucun » n’imprime aucun trait entre les sous-matières et la matière principale ainsi qu’entre leurs appréciations « Uniquement les notes » imprime un trait de séparation seulement pour les options de notation. « Pour toute la sous-matière » imprime un trait de séparation entre toutes les sous-matières et matières principales ainsi que pour les options de notation. V-18 Chapitre 5 - Administrateur Détail des notes Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Détail des notes ». Sélection des notes : vous pouvez choisir d’imprimer toutes les notes ou seulement les devoirs importants. Dans ce dernier cas, il faut bien entendu que les professeurs aient défini des devoirs comme « Devoir important » (voir Chapitre 6 - Professeur - VI.A.Titre des devoirs page VI-2). Représentation des notes : vous pouvez imprimer le détail des notes obtenues dans chaque matière. Les notes peuvent être laissées telles quelles ou ramenées sur 20. Cependant, si les notes détaillées sont ramenées sur 20, les parents n’ont plus la possibilité de vérifier le calcul de la moyenne de la matière. En effet, ils ne peuvent pas connaître les coefficients appliqués à chacune des notes. Rang de l’élève : impression entre parenthèses à droite de la note du rang de l’élève pour le devoir. Devoir à coefficient 0 : cette option vous permet de faire figurer sur les bulletins les devoirs ayant un coefficient nul (Rappel : ces devoirs ne sont pas imprimés par défaut). Appréciations Professeur Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Appréciations Professeur ». Colonnes 1, 2 et 3 : vous choisissez le nombre de colonnes appréciations imprimées sur le bulletin. La colonne 1 correspond à l’ « Appréciation générale ». La colonne 2 à « Progrès et efforts faits dans les matières et dans le comportement ». La colonne 3 à « Conseils pour progresser ». Vous pouvez également changer les intitulés de ces colonnes. Appréciations : vous imprimez les appréciations saisies par les professeurs. Si cette option n’est pas cochée, les appréciations saisies par vos professeurs ne sont pas imprimées. Concaténer les appréciations professeur : si les professeurs ont renseigné dans leurs tableaux de notes les 3 champs d’appréciations, mais que vous souhaitez tout imprimer dans une seule colonne, la colonne 1 par exemple, cochez cette option. Options concernant la partie basse du bulletin Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Bas » dans la partie gauche de l’écran. Signature des parents. Vous imprimez la mention « Signature des parents » pour que les parents puissent apposer leurs signatures. Vous pouvez choisir de nommer cette zone différemment. Attestation routière : la mention « Attestation scolaire de sécurité routière » est imprimée en bas du cadre 3 « Observations du conseil de classe ». Vous pouvez choisir de nommer cette zone différemment. Visa du chef d’établissement : vous pouvez choisir l’intitulé de cette zone, sur 2 lignes. Appréciations générales Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Bas » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Appréciations générales ». Cadres 1, 2 et 3 : vous pouvez choisir d’imprimer ou non les cadres 1, 2 et 3 respectivement « Incidents et sanctions », « Comportement au sein de l’établissement » et « Conseil de classe ». Vous pouvez paramétrer le texte des intitulés des 3 cadres. Si vous imprimez le bulletin en deux pages A4, vous pouvez choisir sur quelle page imprimer le cadre. Hauteur : vous paramétrez la hauteur en millimètres des cadres. Cette hauteur est par défaut et au minimum à 30 mm, et peut être au maximum de 80 mm. Style des titres : vous pouvez choisir l’alignement du titre des cadres, gauche, centré ou à droite. La présentation verticale du titre, haute ou basse. Vous pouvez également choisir d’avoir un trait sous le titre. Avis du conseil Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Bulletins puis cliquez sur « Bas » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Avis du conseil ». V-19 Chapitre 5 - Administrateur Le titre de l’avis permet d’imprimer le titre de l’avis sélectionné. Avis du conseil de classe. L’avis de synthèse, l’avis pour l’orientation et l’avis pour l’examen s’excluent les uns des autres. Les intitulés pour les avis sont paramétrables. Dans le module conseil, pour chaque élève, vous établissez l’avis et sur le bulletin il est automatiquement coché. Si vous n’établissez pas l’avis dans le module conseil, vous pouvez cocher manuellement l’avis sur l’impression du bulletin élève. Toutes ces options sont facultatives. A vous de choisir celles qui vous conviennent. Pour Procédez ainsi Revenir aux libellés par défaut Choisissez Synthèse Formats… Sélectionnez l’onglet « Bulletins ». Cliquez sur « Textes par défaut ». Cliquez sur le bouton « OK ». Vous pouvez visionner le format que vous êtes en train de paramétrer en cliquant sur . Vous obtenez alors l’aperçu d’un bulletin vierge de la période en cours. Vous pouvez garder la fenêtre d’aperçu à l’écran tout en modifiant le format du bulletin pour voir en direct les impacts de vos modifications sur l’aperçu. Chaque classe peut avoir son propre format de bulletins. Comme il est souvent d’usage de paramétrer les bulletins d’un même niveau de la même manière, vous pouvez copier le format de bulletins d’une classe dans plusieurs classes de votre choix. Pour copier le format de bulletins d’une classe 1. Choisissez Synthèse Formats… 2. Sélectionnez l’onglet « Bulletins ». 3. Cliquez sur le bouton « Idem pour ». 4. Maintenez enfoncée la touche CTRL du clavier et sélectionnez les classes dans lesquelles vous souhaitez copier le format de bulletins. 5. Cliquez sur le bouton « OK ». 6. Cliquez de nouveau sur le bouton « OK ». 7. Enregistrez la synthèse. Format des relevés de notes Définition : le format des relevés de notes est l’ensemble des renseignements qui figurent sur les relevés de notes. Pour chaque classe, il est possible de prévoir un format de relevé de notes différent. Lorsque vous paramétrez le format de relevés de notes d’une classe, il faut impérativement enregistrer la synthèse de la classe pour conserver ce format. V-20 Chapitre 5 - Administrateur Paramétrage des informations générales Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Relevés de notes puis cliquez sur « Général » dans la partie gauche de l’écran. Vous pouvez imprimer un seul élève ou deux élèves par page. Dans le cas de 2 élèves par page, vous pouvez choisir d’imprimer ou non le nom du professeur. Options concernant la partie haute du relevé de notes Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Relevés de notes puis cliquez sur « Haut » dans la partie gauche de l’écran. Vous pouvez choisir le titre du relevé de notes. Adresse des familles : les relevés de notes sont imprimés avec l’adresse des parents renseignée dans la base élèves de Nota Bene. Cadre élève Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Relevés de notes puis cliquez sur « Haut » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Cadre élève ». Vous pouvez imprimer le régime de l’élève, le sexe, la photo et le numéro INE ainsi que l’information de redoublement le cas échéant. Vous pouvez aussi choisir d’imprimer le libellé long de la classe et l’effectif de la classe. Options concernant le corps du relevé de notes Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Relevés de notes puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran. Sélection des notes Vous pouvez imprimer toutes les notes depuis le début de la période jusqu’au jour de l’impression ou les notes entre deux dates. L’option de sélection des notes entre deux dates prend en compte les notes dont la date des devoirs est comprise dans cette fourchette. L’option « se limiter à la période sélectionnée » permet de choisir si la fourchette de dates tient compte des périodes. Si vous ne cochez pas cette option, le relevé de notes prend en compte toutes les notes dont la date des devoirs fait partie de l’intervalle calendaire que vous avez renseigné quelque soit les périodes de la synthèse, verrouillées ou non. Cette option ne se rapporte pas aux périodes d’examen et à la période année. Paramétrage de la largeur de la colonne « matières / professeurs » sur le relevé. Cette largeur est par défaut de 40 millimètres et peut être réglé au minimum à 30 mm et au maximum à 100 mm. Libellé long des matières. Colonne des appréciations : cette option ajoute une colonne vide sur le relevé de notes pour que vous puissiez noter manuellement une quelconque information ou appréciation. V-21 Chapitre 5 - Administrateur Appréciations : vous imprimez les appréciations des professeurs. Cette option n’est disponible que si vous choisissez de disposer un élève par page. Si vous choisissez cette option, l’option « Colonne des appréciations » est automatiquement cochée. Sous-Matières Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Relevés de notes puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Sous-Matières ». Vous pouvez imprimer les matières principales même si, par définition, elles ne comportent aucune note. Si vous choisissez d’éditer les matières principales, vous avez alors la possibilité d’imprimer les sous-matières avant ou après leur matière principale. Vous avez également le choix d’indiquer si un trait sépare les sous-matières. Détail des notes Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Relevés de notes puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Détail des notes ». Vous imprimez le détail des notes obtenues dans chaque matière. Les notes peuvent être laissées telles quelles ou ramenées sur 20. L’option « Titre des devoirs » permet d’imprimer l’intitulé des devoirs. L’option « Rang de l’élève » permet d’imprimer le rang de l’élève pour chaque devoir. L’option « Devoir à coefficient 0 » permet d’imprimer les devoirs ayant un coefficient nul et qui par défaut ne sont pas imprimés. Options concernant la partie basse du relevé de notes Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Relevés de notes puis cliquez sur « Bas » dans la partie gauche de l’écran. Observations des professeurs : vous pouvez choisir l’intitulé de cette colonne. Visa du professeur principal : vous pouvez choisir l’intitulé de cette zone. Signature des parents : vous pouvez choisir l’intitulé de cette zone. Visa du chef d’établissement : vous pouvez choisir l’intitulé de cette zone, sur 2 lignes. Pour Procédez ainsi Revenir aux libellés par défaut Choisissez Synthèse Formats… Sélectionnez l’onglet « Relevés de notes ». Cliquez sur « Textes par défaut ». Cliquez sur le bouton « OK ». Vous pouvez visionner le format que vous êtes en train de paramétrer en cliquant sur . Vous obtenez alors l’aperçu d’un bulletin vierge de la période en cours. Vous pouvez garder la fenêtre d’aperçu à l’écran tout en modifiant le format du relevé de notes pour voir en direct les impacts de vos modifications sur l’aperçu. Chaque classe peut avoir son propre format de relevés de notes. Comme il est souvent d’usage de formater les relevés d’un même niveau de la même manière, vous pouvez copier le format des relevés de notes d’une classe dans les classes de votre choix. Pour copier le format de relevés de notes d’une classe 1. Choisissez Synthèse Formats… 2. Sélectionnez l’onglet « Relevés de notes ». 3. Cliquez sur « Idem pour ». 4. Maintenez enfoncée la touche CTRL du clavier et sélectionnez les classes dans lesquelles vous souhaitez copier le format de relevé de notes. 5. Cliquez sur le bouton « OK ». 6. Cliquez de nouveau sur le bouton « OK ». V-22 Chapitre 5 - Administrateur 7. E. Enregistrez la synthèse. Outils de gestion Modification des périodes Accès : Choisissez Administrateur Modification des périodes Objectif : changer les périodes d’une synthèse et des tableaux liés à la synthèse. Par défaut, les tableaux et les synthèses sont créés avec 3 trimestres. Si vous avez des classes qui fonctionnent différemment, comme des BTS, vous pouvez changer facilement les périodes. Lorsque vous changez les périodes d’une synthèse, les tableaux liés à la synthèse par un lien d’importation sont automatiquement mis à jour. Attention Si vous choisissez de passer d’une gestion de trimestres à une gestion de semestres, la période du troisième trimestre sera DEFINITIVEMENT supprimée dans les tableaux de notes et dans la synthèse. Remarque Si vous modifiez les périodes d’une synthèse comportant une ou plusieurs périodes d’examens, Nota Bene modifie uniquement les périodes de notations et laisse les examens tels quels. Pour modifier les périodes d’une synthèse 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. 2. Sélectionnez le dossier des synthèses. 3. Choisissez Administrateur Modification des périodes. 4. Sélectionnez les synthèses à modifier. 5. Cochez la case correspondant au découpage des périodes désiré. 6. Cliquez sur le bouton « OK ». V-23 Chapitre 5 - Administrateur Activation et verrouillage des périodes Accès : Choisissez Administrateur Activation / Verrouillage des périodes. Nota Bene permet de gérer les accès aux périodes des synthèses et des tableaux de notes. Pour cela, utilisez l’activation et le verrouillage des périodes. Ces deux opérations sont distinctes. Activation des périodes Objectif : ouvrir automatiquement une synthèse et les tableaux liés à la synthèse sur une période précise. Vous pouvez choisir les périodes sur lesquelles Nota Bene ouvre automatiquement les synthèses et les tableaux de notes liés aux synthèses. Vous éviterez ainsi énormément d’erreurs, comme saisir des devoirs sur une mauvaise période. Chaque synthèse peut s’ouvrir sur une période différente. Verrouillage des périodes Objectif : verrouiller une ou plusieurs périodes afin d’interdire toutes modifications intempestives. Le verrouillage des périodes n’empêche pas la consultation de celles-ci. Le verrouillage et le déverrouillage s’appliquent uniquement aux synthèses sélectionnées et à la période choisie. Vous pourrez donc, par exemple, verrouiller une période d’examen sans verrouiller les périodes de notation. Lorsque vous verrouillez, ou déverrouillez, une synthèse ce sont tous les tableaux de notes liés à cette synthèse qui se verrouillent ou déverrouillent. Nota Bene vous permet de définir une date à laquelle le verrouillage se fera. Si vous voulez que le verrouillage soit immédiat, il vous suffit de choisir la date du jour. Le verrouillage interdit toutes modifications sur la période sélectionnée, aussi bien dans la synthèse que dans les tableaux de notes des professeurs liés à la synthèse. Remarques Pour une synthèse de brevet, le verrouillage rend inaccessible la possibilité de mettre à jour les moyennes et/ou les appréciations annuelles des épreuves. La commande Dossier Brevet Actualiser les notes et les appréciations est alors grisée pour la synthèse de brevet. Pour une synthèse pluriannuelle, le verrouillage rend inaccessible la possibilité de mettre à jour les moyennes et/ou les appréciations annuelles des épreuves. La commande Dossier Synthèses pluriannuelles Actualiser les notes et appréciations de l’année en cours est alors grisée pour la synthèse pluriannuelle. Les professeurs sont informés de l’existence d’une ou plusieurs périodes verrouillées à l’ouverture de leurs tableaux. On reconnaît une période verrouillée d’un tableau ou d’une synthèse de la façon suivante : l’onglet de la période est grisé, la couleur de fond du tableau est différente de la couleur de fond des autres périodes (pour le paramétrage de cette couleur, voir Chapitre 11 – Paramétrages et outils - XI.A.Préférences page XI-2) et une mention « Période verrouillée » est affichée en haut à gauche du tableau ainsi qu’un verrou. S’il s’agit d’un tableau basé sur un regroupement et que tous les élèves n’appartiennent pas à des classes dont les périodes sont verrouillées, le professeur pourra saisir des notes et des appréciations pour les élèves rattachés à des classes aux périodes non verrouillées. Si un verrouillage est prévu dans une synthèse à une date ultérieure, cette information apparaît en haut à gauche dans les synthèses et les tableaux concernés. L’administrateur et les professeurs sont avertis de ce verrouillage 7 jours avant par le biais d’un message par jour dans Nota Bene. V-24 Chapitre 5 - Administrateur Fonctionnement Pour Procédez ainsi Activer une période Choisissez Administrateur Activation / Verrouillage des périodes. Cochez l’option « Activer » dans le choix des actions à effectuer. Sélectionnez le dossier de synthèses comportant les synthèses pour lesquelles vous souhaiter activer une période. Indiquez la période à activer. Cochez les synthèses pour lesquelles rendre active la période sélectionnée. Cliquez sur le bouton « Activer ». Verrouiller une période Choisissez Administrateur Activation / Verrouillage des périodes. Cochez l’option « Verrouiller » dans le choix des actions à effectuer. Choisissez une date à l’aide du calendrier si vous ne voulez pas verrouiller tout de suite la période. Vous avez la possibilité de choisir des dates différentes par synthèse. Sélectionnez le dossier de synthèses comportant les synthèses pour lesquelles vous souhaiter verrouiller une période. Indiquez la période à verrouiller. Cochez les synthèses pour lesquelles verrouiller cette période. Cliquez sur le bouton « Verrouiller ». Si vous avez choisi une date de verrouillage différente de la date du jour, les synthèses seront verrouillées à la date choisie. Déverrouiller une période Choisissez Administrateur Activation / Verrouillage des périodes. Cochez l’option « Déverrouiller » dans le choix des actions à effectuer. Sélectionnez le dossier de synthèses comportant les synthèses pour lesquelles vous souhaiter déverrouiller une période. Indiquez la période à déverrouiller. Choisissez les synthèses pour lesquelles déverrouiller cette période. Cliquez sur le bouton « Déverrouiller ». Déverrouillage exceptionnel dans les modules professeur Si vous avez choisi de verrouiller des synthèses à une certaine date, vous avez la possibilité de définir un mot de passe lors de la création des fichiers de données qui pourra être utilisé en cas de secours dans le module Professeur si un professeur a laissé passer la date de verrouillage sans avoir saisi toutes ses notes. Pour définir un mot de passe de déverrouillage exceptionnel 1. Choisissez Dossier Dossier de professeurs 2. Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Créer 3. Sélectionnez l’onglet « Paramètres » 4. Cliquez sur le bouton « Définir » 5. Saisissez le mot de passe de déverrouillage temporaire et cliquez sur « OK » 6. Créez le fichier de données du ou des professeurs(s). V-25 Chapitre 5 - Administrateur Exemple : on décide de verrouiller le premier trimestre pour les classes de troisième à partir du 30/11/2009. On activera également le 2ème trimestre de ces synthèses à cette date-là. Purge des absences Accès : choisissez Administrateur Purge des absences. Objectif : purger les absences déjà importées de Molière ou de SCONET Absence. La purge s’effectue pour une période donnée et pour une ou plusieurs synthèse(s) sélectionnée(s). Après une purge, Nota Bene n’a plus d’absences et de retards pour la période des synthèses sélectionnées. Cette commande est intéressante pour le cas où vous ne souhaitez plus voir figurer le nombre d’absences et de retards sur les bulletins alors que les absences ont bien été importées. Remarque Cette commande est à distinguer de l’option « Absences et retards » du format de bulletin. Après la purge, les bulletins seront imprimés sans absence et ni retard mais les intitulés « Absences : » et « Retards : », gérés par l’option « Absences et retards » du format de bulletin, seront toujours présents sur le bulletin si cette option est cochée. V-26 Chapitre 5 - Administrateur Pour purger des absences 1. Choisissez Administrateur Purge des absences. 2. Sélectionnez la période concernée par la purge. 3. Sélectionnez le dossier de synthèses. 4. Choisissez les synthèses concernées par la purge en les faisant passer de la liste de gauche à la liste de droite avec les flèches bleues. 5. Cliquez sur le bouton « Purger ». F.Audit de synthèses Accès : Choisissez Administrateur Audit synthèses. Définition : l’audit de synthèses est un outil permettant de détecter d’éventuelles anomalies avant que vous ne commenciez la saisie déportée des professeurs ainsi que l’impression des bulletins et des relevés de notes. Quelque soit le résultat de l’analyse, l’audit ne bloque pas le bon fonctionnement de Nota Bene. Vous pouvez effectuer un audit sur une ou plusieurs synthèses appartenant au même dossier. L’audit s’effectue sur la période que vous choisissez. Si la période sélectionnée n’est pas présente dans une des synthèses choisies, aucun résultat ne sera mentionné pour cette synthèse. Exemple : sélection de la période 3 sur une synthèse en trimestres et une synthèse en semestres. Il n’y aura pas d’informations concernant la synthèse en semestres. L’audit d’une synthèse porte sur les points suivants : La structure de la synthèse Les notes et les appréciations des professeurs enseignants dans la classe Les appréciations générales saisies dans la synthèse Si un des points ci-dessus ne comporte aucune anomalie après analyse d’une ou plusieurs synthèses, Nota Bene ne permet pas l’accès à l’onglet correspondant. Remarques et astuce Cet outil ne concerne pas les synthèses de brevet car elles ont leur propre audit brevet. Par conséquent, vous ne trouverez pas le dossier de synthèse Brevet dans la liste des dossiers de synthèses. Il est possible d’exporter au format texte le résultat de l’audit concernant un type d’information (structure, notes et appréciations professeurs, appréciations générales). V-27 Chapitre 5 - Administrateur Lorsqu’il n’y a pas d’anomalie, Nota Bene l’indique grâce à une coche en face de la matière et dans la colonne correspondant à l’anomalie pouvant être rencontrée. Dans le cas contraire, le logiciel vous avertit par une croix . Nota Bene indique, pour chaque type d’information, le nombre d’anomalies trouvé après analyse. Pour Procédez ainsi Lancer l’audit Choisissez Administrateur Audit synthèses. Sélectionnez la période sur laquelle porte l’audit. Sélectionnez le dossier de synthèses sur lequel porte l’audit. Sélectionnez la ou les synthèse(s) à analyser. Cliquez sur le bouton « Vérifier ». Exporter le résultat d’une partie de l’audit au Lancer l’audit d’une ou plusieurs synthèses format texte Sélectionnez l’onglet sur lequel porte le résultat que vous souhaitez exporter. Cliquez sur le bouton « Exporter ». Indiquez le chemin d’accès et le nom du fichier d’export. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Structure de la synthèse Cette partie liste les liens d’importation des synthèses sélectionnées. Chaque lien est identifié par le nom de la synthèse, la matière et le professeur. Les liens sont regroupés par synthèses. Pour chaque matière et chaque professeur, on sait donc : S’il manque un lien d’importation avec un tableau de notes. Nota Bene indique l’absence du lien à l’aide d’une coche en face de la matière. S’il existe un lien d’importation avec un tableau de notes basé sur des périodes différentes de celles de la synthèse. Exemple : la synthèse est en trimestres et le lien d’une matière est fait avec un tableau déclaré en semestres. Cette information est donnée si l’audit porte sur une période de notation et pas sur une période Examen. Si la matière est définie avec un coefficient 0. Rappel : dans ce cas, toutes les notes de cette matière ne sont pas comptabilisées dans les moyennes des élèves mais la matière est tout de même imprimée sur les documents. Remarque Si un tableau lié à une synthèse est construit avec des périodes différentes de la synthèse, Nota Bene l’indique dans l’onglet « Structure ». Toutefois, Nota Bene ne se fie pas aux noms des périodes, mais à l’ordre des onglets. Il analysera le 2ème onglet si vous avez choisi la période 2, sans se soucier s’il s’agit de trimestre ou de semestre et si les tableaux sont en conformité avec les synthèses auxquels ils sont liés. V-28 Chapitre 5 - Administrateur Notes et appréciations professeurs Cette partie comporte un tableau listant tous les élèves de tous les tableaux de notes liés à la synthèse sélectionnée. Chaque ligne de ce tableau est identifiée par le nom du professeur, la matière rattachée au professeur, la synthèse concernée dans le cas de plusieurs synthèses sélectionnées, le nom du tableau et enfin le nom et le prénom de l’élève. Vous pouvez visualiser ce tableau de manière condensée (seuls les noms des professeurs apparaissent) ou de manière détaillée pour chaque élève en cliquant sur le bouton à côté du nom du professeur. Le tableau est trié dans le même ordre que l’équipe pédagogique de la synthèse. Pour chaque élève de chaque tableau, Nota Bene indique : Si le devoir est défini avec un coefficient 0. Rappel : dans ce cas, toutes les notes de ce devoir ne sont pas comptabilisées dans la moyenne des élèves et par défaut, elles ne sont pas imprimées sur les documents. Si un élève n’a pas été noté pour tous les devoirs du tableau de notes. Le nombre de notes manquantes est précisé. Si le professeur a saisi les appréciations élèves. L’audit distingue les 3 catégories d’appréciations : appréciation générale, progrès et efforts faits dans les matières et le comportement, conseil pour progresser. Exemple : le professeur a saisi 4 devoirs dont aucun avec coefficient nul. Pour les 2 élèves Amiral et Bicon, le professeur n’a renseigné aucune appréciation mais a saisi des notes. L’élève Bicon n’est pas noté pour trois devoirs. Appréciation générales Cette partie liste les élèves des synthèses sélectionnées. Les élèves sont regroupés par synthèses. Pour chaque élève, l’audit indique : Si leurs appréciations générales (observation du conseil de classe et comportement au sein de l’établissement) sont renseignées. Nota Bene distingue les deux appréciations. Si le responsable de la Vie scolaire a renseigné une appréciation. Si les différents avis (avis de synthèse, avis d’examen et avis d’orientation) disponibles lors du conseil de classe sont renseignés. Lors des vérifications, Nota Bene tient compte des options que vous avez choisies dans les formats de chaque synthèse. Vous pouvez visualiser ce tableau de manière condensée (seuls les noms des synthèses apparaissent) ou de manière détaillée pour chaque élève en cliquant sur le bouton à côté du nom de la synthèse. Exemple : il manque uniquement l’appréciation 2 pour l’élève Amiral. Tout le reste est renseigné. En ce qui concerne l’élève Bicon, aucune appréciation n’a été saisie et l’avis de synthèse n’est pas renseigné. G. Saisie déportée des professeurs Définition : on appelle « Saisie déportée des professeurs » toute saisie des notes et des appréciations professeurs qui n’est pas effectuée sur Nota Bene en réseau. Chaque professeur peut travailler chez lui. Il peut faire la saisie de ses notes et de ses appréciations. Il peut également imprimer ses tableaux de notes et ses graphiques. Pour cela, l’administrateur doit lui remettre un V-29 Chapitre 5 - Administrateur programme appelé « module Professeur » et un fichier de données contenant les tableaux de notes du professeur. Le module Professeur correspond à un Nota Bene « allégé ». Il ne comporte que les commandes dont les enseignants ont besoin. Ce programme est obligatoire pour que le professeur travaille. Vous ne distribuez le module Professeur qu’une seule fois en début d’année. Un fichier de données professeur contient le travail d’un seul professeur. C’est un fichier compressé avec l’extension « .nbp ». Vous pouvez utiliser n’importe quel type de support pour enregistrer le module Professeur et les données professeurs. Exemple : clé USB, répertoire sur le disque dur… Vous pouvez également ne pas utiliser de support physique et transmettre le programme ainsi que les données au professeur par Internet. Quelque soit le type de support que vous choisissez, celui-ci ne sert que de support de transit des données entre un professeur et l’administrateur. Le support contenant les données professeur sert : - A intégrer les données professeur sur le poste où vous effectuez la saisie pour la première fois - A retourner votre travail à l’administrateur Recommandations Nous vous conseillons de récupérer le travail des professeurs au moins une fois à la moitié du trimestre. Ne laissez pas un trimestre entier s’écouler avant de récupérer leurs données. Si un problème survient lors de la récupération ou sur le poste personnel du professeur, c’est le travail d’un trimestre et non d’un mois que le professeur devra reprendre. Distribution du module Professeur et des données professeurs Accès : Choisissez Dossier Dossiers de professeurs puis Dossier Saisie déportée des professeurs Créer… Nota Bene permet la création des fichiers de programme du module Professeur et des fichiers de données pour plusieurs professeurs en même temps et sur des supports différents. Cette création en masse s’effectue à partir d’un seul écran. C’est simple et rapide. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps. Pour des raisons de sécurité, la création des fichiers de programme et des fichiers de données est disponible en accès Administrateur et en accès Professeur principal. V-30 Chapitre 5 - Administrateur Description de l’écran L’écran de saisie déportée comporte deux listes : la liste de tous les professeurs de la base et la liste des professeurs sélectionnés pour la création d’un fichier de programme et/ou d’un fichier de données. Dans la liste de tous les professeurs, Nota Bene affiche une icône à la suite du nom de chaque enseignant indiquant s’il a : - Une adresse électronique saisie dans la base professeurs - un mot de passe sur son dossier Ces informations sont utiles lors de la sélection des professeurs. En effet, elles permettent de contrôler la présence : d’une adresse Email pour les professeurs. Une adresse Email est obligatoire pour l’envoi des données par Internet. d’un mot de passe sur le dossier professeur. Un mot de passe sur le dossier professeur est obligatoire lors de la création du fichier de données de l’enseignant. S’il n’y a pas de mot passe sur le dossier professeur, Nota Bene utilise le mot de passe du mode d’accès Professeur. S’il n’y a ni mot de passe sur le dossier d’un professeur sélectionné ni de mot de passe pour le mode d’accès Professeur, la création du fichier de données de l’enseignant est impossible. Nota Bene rappelle l’absence d’un mot de passe sur le mode d’accès Professeur à l’aide d’un encart visible à l’écran uniquement dans ce cas. Dans la liste des professeurs sélectionnés, on a pour chaque enseignant : Le rappel des informations indiquant la présence d’une adresse Email et d’un mot de passe sur le dossier du professeur. Ce rappel est fait respectivement avec les mêmes icônes que la liste de tous les professeurs et . Une coche permettant de choisir la création du fichier de données du professeur. Cette option est présente uniquement s’il existe un mot de passe sur le dossier du professeur ou un mot de passe pour le mode d’accès Professeur. L’icône représente la signification de cette coche. V-31 Chapitre 5 - Administrateur Une coche permettant de choisir la création du fichier de programme. Cette option est toujours présente, quelque soit le professeur. La seule condition à respecter est que le fichier d’installation du programme professeur « Install.exe » soit présent à la racine du répertoire d’installation de Nota Bene. Si l’installation de Nota Bene s’est correctement déroulée, il n’y a aucune raison pour que cette condition ne soit pas remplie. L’icône représente cette option. Une coche permettant de choisir l’envoi par Internet du fichier de données du professeur et/ou du fichier de programme. Cette option est présente pour les professeurs ayant une adresse Email renseignée dans la base. Cette coche est représentée par l’icône . La possibilité de saisir un répertoire ou un autre support (clé USB) dans lequel Nota Bene mettra le fichier de données du professeur et/ou le fichier de programme. C’est l’icône option. qui représente cette Un bouton « Créer » lance la création de tout ce que vous avez choisi. Fonctionnement Le principe de la création des fichiers de programme et de données est très simple. Vous faîtes tout à partir d’un seul et même écran. D’abord, vous sélectionnez un ou plusieurs professeurs pour lesquels vous souhaitez créer des fichiers de programme et/ou leurs fichiers de données. Ensuite, pour chaque enseignant, vous indiquez ce que vous voulez créer. Nota Bene ne retient qu’un seul type d’envoi par professeur. Les différents types d’envois s’excluent mutuellement. Exemple : si vous cochez l’envoi par Internet alors que la création sur un autre support était cochée, l’option de création sur un autre support se décoche automatiquement. Vous pouvez associer automatiquement le même type d’envoi à tous les professeurs. Vous pouvez faire de même pour la création du fichier de programme et des fichiers de données. Comme si vous le faisiez manuellement, Nota Bene coche les options que vous souhaitez si les données le permettent (adresse Email, mot de passe sur le dossier professeur…). S’il n’est pas possible d’appliquer l’association que vous demandez pour un professeur, Nota Bene laisse les informations telles quelles et ne modifie rien. Si vous choisissez d’envoyer le fichier programme par mail, celui-ci ne sera pas placé en pièce jointe afin d’éviter tout risque de blocage au niveau de la messagerie. Le message contiendra alors un lien vers une page Internet permettant au professeur de télécharger lui-même le fichier programme du module Professeur. Ce lien est http://www.omt.fr/omt/page.asp?page=nbprof . Vous pouvez définir un mot de passe lors de la création des fichiers de données qui pourra être utilisé en cas de secours dans le module Professeur si un professeur a laissé passer la date de verrouillage des périodes sans avoir saisi toutes ses notes. Recommandations Il est fortement conseillé de vérifier vos paramètres avant de choisir les professeurs pour lesquels vous souhaitez créer un fichier de programme et/ou de données. En effet, le paramétrage est pris en compte lors de la sélection du professeur. Si vous modifiez des paramètres après avoir sélectionné des professeurs, Nota Bene ne mettra pas à jour les informations de ces enseignants. Avant de créer des fichiers de données, nous vous conseillons de vérifier que la période active corresponde bien à la période en cours. Par exemple, si vous créez des fichiers de données professeurs pour le second trimestre, activez la période 2 afin que les tableaux de notes des professeurs s’ouvrent directement sur la 2ème période pour éviter toute erreur de saisie. Si vous souhaitez que les professeurs de votre établissement puissent vous faire parvenir leur travail par Internet, nous vous recommandons de communiquer l’adresse électronique de la messagerie de votre poste lors de la distribution des fichiers de données et/ou de programme. V-32 Chapitre 5 - Administrateur Pour Procédez ainsi Sélectionner un professeur Sélectionnez le professeur dans la liste de tous les professeurs puis glissez-le dans la liste des professeurs sélectionnés Ou Cliquez deux fois sur le nom du professeur dans la liste de tous les professeurs de la base Ou Sélectionnez le professeur dans la liste de tous les professeurs puis Sélectionner tous les professeurs Désélectionner un professeur cliquez sur le bouton . Cliquez sur le bouton . Sélectionnez le professeur. Appuyez sur la touche Suppr de votre clavier Ou Cliquez sur le bouton . Associer un même type d’envoi à tous les Cliquez sur l’entête de la colonne représentant le type d’envoi à professeurs sélectionnés affecter. Répondez au message qui s’affiche. Définir un répertoire comme type d’envoi Cliquez deux fois dans la colonne « Répertoire » sur la ligne correspondant au professeur. Paramétrages Nota Bene propose des options par défaut pour simplifier la mise en place de la saisie déportée. Ces options concernent les fichiers de données professeur, les types d’envoi de fichiers, Internet et le mot de passe temporaire pour autoriser la saisie des notes après la date de verrouillage. Ce sont des options par défaut. Cela signifie qu’elles sont prises en compte lors de la sélection des professeurs mais que vous pouvez les modifier avant de lancer la création des fichiers. Vous trouverez également, dans cet écran, un cadre de légende expliquant les différents pictogrammes que vous pouvez trouver sur l’onglet de création. V-33 Chapitre 5 - Administrateur Les options de paramétrages sont les suivantes : Fichier de données professeur Nom du fichier : Nota Bene propose deux types de format de nom de fichier : le nom du professeur avec l’initiale de son prénom, s’il a été renseigné, ou la mention « Prof » + un numéro identifiant le professeur. Vous devez choisir l’un ou l’autre de ces formats. Vous ne pouvez pas saisir un nom de fichier ne respectant pas cette forme. Cette option vous évite de nommer chaque fichier de données. Nota Bene le fait automatiquement à votre place. « Limiter le nom du fichier de données à 8 caractères max » : vous pouvez indiquer à Nota Bene de limiter le nom du fichier de données à 8 caractères maximum. Cette option est surtout utile pour les réseaux Novell n’acceptant que ce genre de fichier. « Ajouter la date du jour » : il est possible d’indiquer à Nota Bene d’ajouter la date du jour à la suite du nom de fichier de données professeur. Cette option est accessible uniquement si vous n’avez pas limité le nom des fichiers de données à 8 caractères maximum. Type d’envoi Privilégier le type d’envoi « Email » : vous indiquez au logiciel de cocher par défaut le type d’envoi « Email » lors de la sélection d’un professeur disposant d’une adresse électronique. Autre type d’envoi par défaut : vous choisissez l’envoi des fichiers sur clé USB ou dans un répertoire que vous indiquez au cas où le professeur n’a pas d’adresse électronique ou si l’option « Privilégier le type d’envoi « Email » » n’est pas cochée. Internet « Compte de messagerie » : le bouton « Propriétés » permet de définir les propriétés du compte de messagerie de l’administrateur. Toutes les informations demandées sont obligatoires pour la réussite des envois Internet de Nota Bene. Le bouton permet à Nota Bene de récupérer automatiquement les propriétés de votre compte de messagerie habituellement utilisé sur votre ordinateur. Il n’y a que le mot de passe de votre compte de messagerie que vous devrez saisir. En effet, pour des problèmes de confidentialité, il est impossible de le récupérer automatiquement. V-34 Chapitre 5 - Administrateur Si vous créez un nouveau compte de messagerie Internet pour le fonctionnement spécifique de Nota Bene et qui n’est pas le compte par défaut de votre messagerie, il est nécessaire de paramétrer manuellement les propriétés dans Nota Bene. Déverrouillage exceptionnel dans le module professeur Si vous avez choisi de verrouiller des synthèses à une certaine date, vous avez la possibilité de définir un mot de passe qui pourra être utilisé en cas de secours dans le module Professeur si un professeur a laissé passer la date de verrouillage sans avoir saisi toutes ses notes. Pour utiliser le mot de passe temporaire de déverrouillage exceptionnel, le professeur doit cliquer sur dans son tableau verrouillé puis saisir le mot de passe de déverrouillage. Recommandations et astuce Pour que les transferts de données de Nota Bene fonctionnent correctement, votre messagerie doit disposer d’une adresse « POP » en courrier entrant et d’une adresse « SMTP » en courrier sortant. « Message par défaut pour tous les professeurs » : l’administrateur peut saisir un message commun pour tous les professeurs. Ce message est identique pour l’envoi d’un fichier de données. « Ajouter le mot de passe du professeur à la fin du message » : cette option permet d’ajouter automatiquement le mot de passe de chaque professeur dans le message qui accompagne l’envoi de fichier. Le mot de passe est ajouté en clair à la fin du message qu’il s’agisse d’un envoi de fichier de données ou de fichier de programme. Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser le bouton de raccourci choisir Dossier Saisie déportée des professeurs Créer. dans la barre d’outils au lieu de Installation et utilisation du module Professeur Pour guider vos professeurs pour l’installation et l’utilisation du module Nota Bene Professeur, téléchargez sur notre site internet le manuel Nota Bene module professeur. Pour cela, rendez-vous à l’adresse www.omt.fr rubrique « Suivi de l’élève » puis « Support » et choisissez « Manuels ». Nous vous recommandons vivement en tant qu’administrateur Nota Bene et professeur de prendre connaissance de ce guide détaillé. Au lancement de Nota Bene module Professeur, le professeur doit s’identifier avec son nom et son mot de passe. Au premier lancement du module Professeur sur un poste, chaque enseignant doit indiquer le chemin d’accès à ses données. Par la suite, Nota Bene les chargera automatiquement. En effet, lorsque le professeur lance le module Professeur pour la première fois, ses données sont copiées sur le disque dur de l’ordinateur. Tout au long de ses travaux, l’enseignant travaille sur son ordinateur et n’a pas besoin de son support. S’il veut rendre son travail ou effectuer sa saisie sur un autre ordinateur, le professeur doit effectuer une sauvegarde de ses données sur un support tel qu’une clé USB pour la rendre à l’administrateur ou pour la restaurer sur le nouveau poste de saisie. V-35 Chapitre 5 - Administrateur Le module Professeur permet aux enseignants d’envoyer par Internet les notes et les appréciations qu’ils saisissent à l’administrateur de Nota Bene. L’envoi des données par Internet ne nécessite pas de ramener physiquement son support à l’administrateur. Ainsi, un professeur absent pour cause de maladie, par exemple, peut envoyer son travail de son domicile s’il est équipé d’Internet. Ce fonctionnement est aussi intéressant pour les établissements dont les locaux sont étalés sur plusieurs sites. L’envoi des données par Internet peut également s’effectuer de votre salle des professeurs si un poste avec Internet est mis à disposition. L’envoi des données par Internet présente plusieurs avantages : L’administrateur peut récupérer les données de ses professeurs quand il le souhaite. L’administrateur n’a plus à récupérer les clés USB professeurs. Les professeurs ne sont pas privés de leurs fichiers de données. Un professeur peut continuer à travailler immédiatement après avoir envoyé son travail. Il n’y a aucun délai d’attente entre la remise de ses données et la reprise de ses saisies. Le professeur envoie son travail dès qu’il a terminé et n’a plus à se soucier de voir l’administrateur pour lui rendre sa clé USB. Le professeur peut rendre son travail quelque soit son emploi du temps dans l’établissement. Nota Bene se déconnecte automatiquement une fois l’envoi des données terminé. Si vous utilisez un modem, cela permet de ne pas alourdir votre facture de téléphone. Nota Bene propose de stocker différentes adresses pour l’envoi de vos données. Ces adresses électroniques stockées sont spécifiques à Nota Bene. Elles ne peuvent pas être reprises d’un carnet d’adresses existant ni exploitées par d’autres logiciels. Une adresse électronique s’enregistre automatiquement après sa saisie. Si vous faites une erreur de saisie ou si l’adresse électronique est erronée, vous pouvez facilement la supprimer de votre liste. Vous pouvez consulter le trombinoscope des classes en indiquant l’emplacement des photos à partir de Fichier Initialisations onglet Définition des chemins d’accès. Si cette consultation vous intéresse, l’administrateur doit vous fournir les fichiers de photos et, s’il a utilisé l’assistant photos, il doit également vous transmettre les fichiers d’association (iniphoto.xml et photosA). Les fichiers de photos et les fichiers d’association doivent être copiés dans le même répertoire. Les professeurs disposent d’un outil de sauvegarde et d’un outil de restauration permettant de copier leur travail sur un autre poste et de transmettre leurs données à l’administrateur. Ils peuvent ainsi conserver leur travail à V-36 Chapitre 5 - Administrateur différentes étapes de leurs saisies. A la fermeture du module Professeur, le logiciel propose automatiquement d’effectuer une sauvegarde. Pour Procédez ainsi Installer le fichier de programme Introduisez le support contenant le fichier de programme. Cliquez deux fois sur le fichier Install.exe du support contenant le fichier de programme. Indiquez le dossier dans lequel vous souhaitez installer « Nota Bene module Professeur » si vous ne voulez pas l’installer dans le dossier qui vous est proposé par défaut. Cliquez sur le bouton « Installer ». Lancer Professeur » « Nota Bene module Cliquez deux fois sur l’icône « Nota Bene module Professeur » du bureau. Identifiez-vous. Sauvegarder les données professeur Lancez « Nota Bene module Professeur » Choisissez Fichier Sauvegarder. Sélectionnez le type de support sur lequel effectuer la sauvegarde : divers support (disque dur, clé USB…). Indiquez le nom et le chemin de la sauvegarde. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ». V-37 Chapitre 5 - Administrateur Envoyer les données professeur par Choisissez Dossier Dossier professeur Internet Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Envoyer ou Cliquez sur le bouton de raccourci dans la barre d’outils. Saisissez l’adresse électronique de l’établissement. Saisissez un message accompagnant les données (facultatif). Cliquez sur le bouton Supprimer une adresse électronique Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Envoyer… Cliquez sur le bouton Sélectionnez l’adresse à supprimer. Cliquez sur le bouton « Supprimer ». Remarques Lors du chargement de vos données, le module déporté vérifie la compatibilité de version du fichier de données. S’il est issu d’une version différente du module déporté installé, le chargement de données n’est pas effectué. Si le mot de passe ou le nom du professeur a changé, Nota Bene saura le reconnaître et n’interdira pas l’accès aux données du professeur. Si vous utilisez Internet pour envoyer vos données à l’administrateur, le poste sur lequel vous travaillez doit être équipé d’Internet. De plus, vous devez connaître l’adresse électronique de l’administrateur à laquelle faire votre envoi. Consultation et récupération des données professeurs Accès : Choisissez Dossier Dossiers de professeurs puis Saisie déportée des professeurs Récupérer Objectif : intégrer les notes et les appréciations saisies par les professeurs en saisie déportée dans la base Nota Bene de l’établissement. Nota Bene propose deux types de récupération de données : La récupération collective. Elle permet de récupérer simultanément plusieurs fichiers de données professeur. Vous récupérez l’intégralité des données sans visualiser le contenu des tableaux. La récupération individuelle. Elle permet une récupération plus fine des données d’un professeur. Vous pouvez : visualiser les tableaux présents sur le support de données du professeur avant la récupération sélectionner les tableaux à récupérer. Avant de récupérer les données des professeurs, vous pouvez consulter leur travail directement dans Nota Bene. Ainsi, si un professeur vous rend un support endommagé ou s’il a oublié de sauvegarder son travail sur le support qu’il vous rend, il suffit de lui demander de retourner sur son poste de saisie et de faire une nouvelle sauvegarde sur un nouveau support. Pour des raisons de sécurité, la récupération des données est disponible en accès Administrateur et en accès Professeur principal. Lorsqu’un élève arrive ou part en cours d’année, il suffit de l’ajouter ou de le supprimer dans la base élèves. Si vous ne fonctionnez pas en réseau pour la saisie des notes, vous pouvez récupérer le travail des professeurs avant ou après la modification de la base. L’ordre n’a pas d’importance. Dans le cas de l’ajout d’un élève dans une classe, Nota Bene propose de créer un nouveau fichier de données des professeurs concernés par cette V-38 Chapitre 5 - Administrateur classe après avoir récupéré leurs tableaux de notes. Sachez que Nota Bene ne suggère ce renouvellement de fichier que dans le cas d’une récupération de tous les tableaux du professeur. Pour que les professeurs concernés par la modification de la base élèves aient leur liste d’élèves à jour lors de leur prochaine saisie, vous devez : 1. Récupérer leur travail 2. Leur redonner leur dossier c'est-à-dire leur fichier de données à jour. 3. Préciser aux professeurs qu’ils doivent choisir de travailler avec les nouvelles données lors de leur prochaine saisie. Récupérer les données professeurs par Internet Nota Bene n’est pas un logiciel de messagerie Internet. Il permet de lire des messages sous certaines conditions. Un message ne peut pas être réceptionné par Nota Bene s’il a préalablement été lu par votre messagerie (Outlook express, Netscape Messager….). Après un retour de vacances scolaires, listez les messages dans Nota Bene avant de lancer votre messagerie, sinon tous les messages envoyés par les professeurs seront réceptionnés par votre messagerie et donc inexploitables directement par Nota Bene. La récupération des données par Internet est plus rapide que par un autre support. Lorsque les données d’un message sont récupérées, celui-ci n’est pas supprimé. Cela permet de conserver un historique et de récupérer de nouveau les données, si nécessaire. Vous pouvez ensuite très facilement supprimer les messages électroniques avec Nota Bene. V-39 Chapitre 5 - Administrateur Pour Procédez ainsi Consulter les messages électroniques Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. reçus Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Internet Recevoir par Cliquez sur le bouton Récupérer de façon complète les données Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. professeurs reçues Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Internet Recevoir par Cliquez sur le bouton Sélectionnez les envois à récupérer dans l’onglet « Récupération complète des données ». Cliquez sur le bouton « Récupérer ». Récupérer seulement certains tableaux Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. d’un professeur Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Internet Recevoir par Cliquez sur le bouton Sélectionnez le message du professeur dans l’onglet « Récupération partielle des données ». Sélectionnez les périodes à récupérer (toutes ou une en particulier). Sélectionnez les tableaux à récupérer. Cliquez sur le bouton « Récupérer ». Consulter les données du professeur Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Internet Recevoir par Cliquez sur le bouton Sélectionnez le message du professeur dans l’onglet « Récupération partielle des données ». Cliquez deux fois sur le tableau à consulter, dans le détail des tableaux. Consulter le message l’envoi des données accompagnant Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Internet Recevoir par Cliquez sur le bouton L’icône dans la colonne message indique la présence d’un message accompagnant l’envoi des données du professeur. Pour consulter ce message, cliquez deux fois sur l’icône. V-40 Chapitre 5 - Administrateur Supprimer les messages électroniques Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. reçus Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Internet Recevoir par Cliquez sur le bouton Cochez les messages à supprimer et cliquez sur le bouton « Supprimer ». Récupérer les données professeurs en pièces jointes Accès : Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Récupérer une pièce jointe Cette commande permet de récupérer les notes et les appréciations des professeurs dont les messages ont été réceptionnés par votre messagerie habituelle avant d’être lus par Nota Bene. Pour utiliser cette commande, vous devez avoir préalablement enregistré le fichier d’extension .nbp envoyé par le professeur en pièce jointe à son message à partir de votre messagerie. La pièce jointe peut être enregistrée sur le disque dur ou sur une clé USB. Une fois la pièce jointe récupérée, les tableaux du professeur sont mis à jour sur le poste de l’administrateur. Lors de la récupération de plusieurs fichiers de pièces jointes, Nota Bene récupère l’intégralité des tableaux de professeurs présents dans les fichiers. Si vous souhaitez récupérer uniquement certains tableaux, vous devez procéder à la récupération d’une seule pièce jointe. Nota Bene vous proposera alors d’effectuer la sélection des périodes et des tableaux à récupérer. Pour récupérer une seule pièce jointe 1. Choisissez Dossier Dossiers de professeurs. 2. Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Récupérer une pièce jointe. 3. Cliquez sur le bouton « Parcourir ». 4. Sélectionnez le fichier de pièce jointe d’extension .nbml à récupérer et cliquez sur le bouton « Ouvrir ». Pour récupérer plusieurs pièces jointes, maintenez la touche CTRL du clavier enfoncé lors de la sélection des fichiers. 5. Choisissez la période à récupérer : soit toutes les périodes, soit une période donnée. 6. Sélectionnez les tableaux à récupérer. 7. Cliquez sur le bouton « OK ». 8. Cliquez sur le bouton « Fermer ». Récupérer les données professeurs d’un autre support Accès : Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Récupérer d’un autre support Cette commande permet de récupérer les notes et les appréciations des professeurs transmises à l’administrateur à partir d’un autre biais qu’Internet. Pour Procédez ainsi Récupérer individuellement les Choisissez Dossier Dossiers de Professeurs. données d’un professeur Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Récupérer d’un autre support. Cliquez sur le bouton « Parcourir » et indiquez le chemin d’accès aux données du professeur. Le professeur est alors identifié. La liste de ses tableaux s’affiche à l’écran. Choisissez la période à récupérer : soit toutes les périodes, soit une période V-41 Chapitre 5 - Administrateur donnée Effectuez la sélection des tableaux à récupérer. Cliquez sur le bouton « OK ». Récupérer collectivement les Dans l’Explorateur Windows, copiez le fichier de données professeur données de plusieurs d’extension .nbp se trouvant sur chaque support des professeurs, dans un professeurs même répertoire sur votre disque dur. Dans Nota Bene, choisissez Dossier Dossiers de Professeurs. Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Récupérer d’un autre support. Cliquez sur le bouton « Parcourir » et indiquez le chemin d’accès au répertoire de données des professeurs. Sélectionnez les différents fichiers à récupérer en maintenant la touche CTRL du clavier enfoncée. Cliquez sur le bouton « OK » et confirmez la récupération des données de chaque professeur. Consulter les données d’un Choisissez Dossier Dossiers de Professeurs. professeur Choisissez Dossier Saisie déportée des professeurs Récupérer d’un autre support. Cliquez sur le bouton « Parcourir » et indiquez le chemin d’accès aux données du professeur. Le professeur est alors identifié. La liste de ses tableaux s’affiche à l’écran. Cliquez deux fois sur le nom du tableau à consulter. Astuce Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser le bouton de raccourci dans la barre d’outils au lieu de choisir Dossier Saisie déportée des professeurs Récupérer d’un autre support. H. Tableau de bord Accès : Choisissez Administrateur Tableau de bord. Définition : le tableau de bord est un outil aidant l’administrateur Nota Bene dans la gestion quotidienne du logiciel. Historiques Accès : Choisissez Administrateur Tableau de bord Historiques Le tableau de bord permet de consulter la liste des tableaux de chaque professeur dans l’onglet « Liste des tableaux ». Ce tableau de bord comporte également cinq historiques : L’historique des liens d’importation entre les synthèses et les tableaux de notes. Cet historique liste toutes les opérations effectuées sur les liens d’importation. Vous saurez donc exactement à quel moment vous avez créé, modifié ou supprimé un lien. Si vous effacez la trace d’une création de lien dans l’historique des liens synthèses\ tableaux, vous ne supprimez en aucun cas le lien correspondant à la trace supprimée. L’historique des verrouillages et des activations de périodes des synthèses. V-42 Chapitre 5 - Administrateur Cet historique liste l’ensemble des verrouillages, déverrouillages et activation de périodes effectués sur les synthèses. L’historique des impressions des bulletins et des relevés de notes. Cet historique récapitule toutes les impressions de bulletins et de relevés de notes effectuées. Vous saurez ainsi quelles sont les classes ou les élèves particuliers pour lesquels vous avez édité les bulletins. C’est une sorte de pense-bête. L’historique des données professeurs : dernière création de fichiers de données et dernière récupération de données. Cet historique permet de connaître à chaque instant la date de la dernière création du fichier de données ou de programme du professeur et la date de la dernière récupération de données pour chaque professeur. Il est utile pour savoir, par exemple, quels sont les professeurs dont les données n’ont pas été récupérées pour le trimestre. Si ces historiques prennent trop de volume, vous pouvez supprimer la trace d’opérations qui vous paraissent inutiles. Tous ces historiques sont imprimables. Pour Procédez ainsi Supprimer la trace d’une Choisissez Administrateur Tableau de bord Historiques opération Sélectionnez l’onglet comportant l’opération à supprimer. Sélectionnez la ligne correspondant à l’opération que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur le bouton « Supprimer ». Imprimer un historique Choisissez Administrateur Tableau de bord Historiques Sélectionnez l’onglet correspondant à l’historique à éditer. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Imprimer tableaux la liste des Choisissez Administrateur Tableau de bord Historiques onglet Liste des tableaux. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Evènements Nota Bene gère un suivi des évènements. V-43 Chapitre 5 - Administrateur Vous trouverez dans ce tableau de bord : Un historique des actions effectuées dans Nota Bene. Les actions référencées sont : les importations, les ajouts et les suppressions de données de bases, les ajouts et suppressions de tableaux et de synthèses, les sauvegardes, les restaurations, les modifications de la base élèves. Cette consultation s’effectue dans l’onglet « Actions ». La liste des personnes qui utilisent le logiciel en même temps que vous. Vous visualisez dans l’onglet « Utilisateurs » : le nom de la machine à partir de laquelle Nota Bene est lancé ainsi que le mode d’accès avec lequel la personne s’est connecté à Nota Bene. Les évènements liés à la liaison entre Nota Bene et Sconet ou UD Elèves. Vous consultez dans l’onglet « Liaison UDE ou Sconet » les mises à jour et les ajouts d’élèves. Récupérer des données Accès : Choisissez Administrateur Tableau de bord Récupérer des données Cette commande est destinée au support technique d’OMT. N’utilisez cet outil qu’en présence d’un technicien OMT. I. Tableau de bord UD Elèves Accès : Choisissez Administrateur Tableau de bord UD Elèves. Définition : Le tableau de bord UD Elèves affiche, semaine par semaine, les éventuelles modifications de la base élèves de Nota Bene à partir d’UD Elèves : importations, mises à jour ou reconstitution de classes. Les évènements d’une semaine donnée peuvent être purgés. Dans ce cas, ils ne sont plus affichés mais un nouvel événement de purge non supprimable apparaît. L’administrateur peut envoyer le tableau de bord UD Elèves par Internet, au format XML ou Excel. V-44 Chapitre 5 - Administrateur Pour Procédez ainsi Afficher les évènements Choisissez Administrateur Tableau de bord UD Elèves onglet Tableau de bord. d’une semaine Sélectionnez la semaine pour laquelle vous souhaitez consulter les évènements. Purger les évènements Choisissez Administrateur Tableau de bord UD Elèves onglet Tableau de bord. d’une semaine Sélectionnez la semaine dont vous souhaitez purger les évènements. Une fois les évènements de la semaine affichés, cliquez sur l’onglet Paramètres. Cliquez sur le bouton et confirmez la purge. Envoyer le tableau de bord Choisissez Administrateur Tableau de bord UD Elèves onglet Paramètres. par Internet Cliquez sur le bouton correspondant au format d’envoi souhaité, XML ou Excel. Cliquez sur le bouton soient correctement renseignées. et vérifiez que les propriétés d’envoi Renseignez l’adresse du destinataire, l’objet et le message. Le tableau de bord est inséré automatiquement au format désiré en pièce jointe du mail. Cliquez sur le bouton . La sélection de la semaine s’effectue avec les boutons semaine précédente bouton « Afficher » permet d’actualiser les évènements affichés. et semaine suivante . Le Une couleur différente est appliquée à chaque type d’événement : importation, mise à jour, reconstitution des classes et purge. La description de l’événement dans le tableau de bord est encadrée de sa couleur type. Si vous cochez l’option « Pleine couleur » dans l’onglet Paramètres, la description de l’événement est alors entièrement colorée de sa couleur de représentation. J. Sauvegarde et restauration des données Sauvegarde Accès : Choisissez Fichier Sauvegarder Objectif : une sauvegarde enregistre dans un fichier compressé l’ensemble des données de l’année chargée dans Nota Bene. Les données sont compressées en un fichier d’extension « .nbs ». Recommandation Nous vous conseillons d’indiquer la date de la sauvegarde dans le nom que vous lui donnez. Exemple : Sauvegarde_Nota_Bene_29_03_05 Pour effectuer une sauvegarde 1. Choisissez Fichier Sauvegarder… 2. Choisissez le chemin d’accès à la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton « OK ». Astuce V-45 Chapitre 5 - Administrateur Par défaut, à la fermeture du logiciel celui-ci vous propose d’effectuer une sauvegarde. Ce message « pensebête » peut-être activer ou désactiver dans Fichier Initialisations onglet Paramètres. Sauvegarde automatique A la fermeture du logiciel en accès administrateur, Nota Bene effectue de façon automatique une sauvegarde de vos données. Cette sauvegarde s’enregistre dans le dossier SaveAuto du répertoire d’installation de Nota Bene avec le format de nom nb « date du jour jjmmaa » - « numéro de la sauvegarde ».nbs. Nota Bene conserve dans le dossier SaveAuto les 40 derniers fichiers de sauvegardes. Un fichier journal allsave.txt, enregistré dans le dossier SaveAuto, liste les sauvegardes automatiques avec la date et l’heure. Restauration Accès : Choisissez Fichier Restaurer une sauvegarde Objectif : La restauration complète permet de récupérer TOUTES les données d’une sauvegarde. La restauration peut vous être très utile en cas de problème matériel, par exemple. Lorsque vous restaurez une sauvegarde, vous récupérez votre travail à l’instant T où a été effectuée la sauvegarde. La restauration récupère la totalité de votre travail. Recommandation Il est vivement conseillé d’effectuer une sauvegarde des données avant de procéder à une restauration. En effet, si, pour une raison quelconque, la restauration des données échoue, il faut pouvoir repartir des données actuelles. Pour restaurer une sauvegarde 1. Choisissez Fichier Restaurer une sauvegarde. 2. Choisissez le chemin d’accès à la sauvegarde. 3. Cliquez sur « Restaurer ». V-46 Chapitre 6 - Professeur VI. Chapitre 6 - Professeur Ce chapitre est destiné aux professeurs de l’établissement. Il explique toutes les saisies nécessaires à la gestion des notes d’un professeur. Dans ce chapitre Titre des devoirs Date des devoirs Coefficients Saisie des appréciations Récupérer une colonne de notes VI-1 Chapitre 6 - Professeur A. Titre des devoirs Afin de mieux gérer les devoirs, Nota Bene permet de leur donner un intitulé. Vous saurez ainsi, même après plusieurs mois, à quel devoir correspondent les notes des élèves. Il est possible de faire ressortir les notes d’un devoir jugé plus important que les autres. Ce devoir sera édité en caractères gras. Cette mise en évidence des devoirs est utile si le détail des notes est imprimé sur les bulletins ou si vous éditez des relevés de notes. Dans le tableau de notes, le devoir est représenté avec l’icône du numéro de la colonne du devoir. à gauche Pour Procédez ainsi Saisir le titre d’un devoir Cliquez deux fois sur la première ligne de la colonne correspondant au devoir. Tapez le nom du devoir. Appuyez sur la touche Entrée du clavier. Indiquer qu’un devoir est Sélectionnez la colonne du devoir. important Choisissez Outils Devoir important. B. Date des devoirs Dans un souci de précision, Nota Bene requiert de dater les devoirs. Cette date est obligatoire et doit respecter le format JJ/MM/AAAA. Elle est prise en compte uniquement dans le cas où votre établissement imprime des relevés de notes d’une date à une autre. Par défaut, cette date est la date de saisie du devoir mais vous pouvez la modifier à votre gré. Exemple : si un professeur saisit tous les devoirs en même temps, il est tout de même possible de changer la date afin de renseigner la date réelle du devoir. Pour saisir la date d’un devoir 1. Cliquez deux fois sur la seconde ligne de la colonne correspondant au devoir. 2. Tapez la date du devoir ou sélectionnez-la dans le calendrier. 3. Appuyez sur la touche Entrée du clavier. C. Coefficients Nota Bene est très souple puisqu’il permet d’attribuer des coefficients très différents à chaque devoir. La variété des coefficients reflète la diversité des habitudes des professeurs. Par défaut, Nota Bene mettra le coefficient 1 que vous pourrez modifier à souhait. Pour modifier un coefficient 1. Cliquez deux fois sur le coefficient à modifier. 2. Tapez le nouveau coefficient. Coefficients ordinaires Les coefficients ordinaires sont les plus utilisés. Ce sont des coefficients entiers ou décimaux. Un coefficient décimal peut être saisi avec une virgule ou un point. Il est formaté automatiquement avec un point par Nota Bene. Les notes sont saisies sur 20 et multipliées par le coefficient. VI-2 Chapitre 6 - Professeur Exemple Prenons trois devoirs dont les coefficients sont respectivement 2, 1 et 1.5 et les notes 10, 13 et 11. Le calcul est le suivant : (10 2) 2 13 (11 1 1.5 1.5) Remarque Le coefficient 0 signifie que le devoir n’est pas pris en compte dans le calcul de la moyenne. Les devoirs avec coefficient 0 seront imprimés sur option sur les relevés de notes et sur les bulletins avec détail des notes. Coefficients commençant par le signe divisé « / » Le coefficient « / » permet de pondérer très naturellement les différentes évaluations en fonction de leur durée et de leur difficulté : une petite interrogation sur 5 ou 10 points « pèse » moins lourd dans la moyenne qu’un devoir sur 30 points. Chaque note est ainsi pondérée par son coefficient ramené sur 20. Si le barème de votre devoir ne tombe pas sur 20 mais sur 23, mettez le coefficient /23 et saisissez vos notes sur 23. Exemple Prenons un devoir dont le barème ne tombe pas sur 20 mais sur 30, un QCM de 47 questions et un devoir dont le coefficient est égal à 1. Les notes d’un élève sont respectivement 15, 24 et 9. Les notes sur 20 sont les suivantes : 10/20, 10.21/20 et 9/20 Le calcul de la moyenne doit tenir compte des coefficients, d’où le résultat suivant : (10/20*1.5 + 10.21/20*2.35 + 9/20*1) / (1.5 + 2.35 + 1) = 9,8955…. La note 15/30 obtenue équivaut, sur le plan mathématique, à 10/20 avec un coefficient de 1.5 etc. Coefficient « +*n » Dans certains cas, comme pour les options, seuls les points au-dessus de 10 multipliés par n doivent compter pour la moyenne. Nota Bene vous propose le coefficient « +*n ». Exemple Prenons un élève participant bien en classe. Vous voulez lui ajouter 1 point de plus au total de ses notes pour sa bonne participation. Il a pour l’instant un devoir coefficient 2 et un test sur 30. Les notes de cet élève sont respectivement 12 et 22. Pour ajouter un point au total de ses notes, saisissez-lui une note de 11 coefficient « +*1». Le calcul sera le suivant : (12 2) 22 40 30 1 20 =13.428… VI-3 Chapitre 6 - Professeur Pour les options du Baccalauréat, les points supérieurs à la moyenne sont multipliés par deux. Dans ce cas, vous utiliserez donc le coefficient « +*2 ». Coefficient Bonus/Malus « +/- » Ce type de coefficient permet d’augmenter ou diminuer la moyenne générale des élèves dans les tableaux de notes ou dans les synthèses si vous l’appliquez à des devoirs ou des matières. Vous pouvez également appliquer ce coefficient à des sous-matières et des notes constituant une moyenne intermédiaire (voir coefficient M ci-dessous). Les points seront respectivement répercutés sur la matière principale et la moyenne intermédiaire. Les notes doivent être comprises entre -20 et 20. La moyenne générale est plafonnée à 20. Exemple Prenons un élève ayant un devoir et un TP coefficient 1. Pour déduire sa moyenne de 2 points, saisissez « -2 » dans une colonne à coefficient « +/- ». Au contraire, pour bonifier un élève de 0.5 sur sa moyenne, saisissez-lui 0,5 dans cette même colonne. Le calcul du 1er élève sera le suivant : 13, 5 16 2 - 2 Coefficients doubles Ce type de coefficient permet d’effectuer des calculs peu courants. Les coefficients doubles permettent de noter un devoir sur un certain nombre de points et de ramener la note sur un autre nombre de points pour les calculs. Un devoir noté sur 36 et ramené sur 20 aura un coefficient \36/20. Dans ce cas là, les notes sont saisies sur 36. Exemple Prenons un QCM de 65 questions dont les notes sont ramenées sur 10 et un devoir noté sur 15. Les notes d’un élève sont respectivement 48 et 8. Le calcul est le suivant : ( 48 10) 8 65 10 15 20 =12,3 Coefficient M Le coefficient M est utilisé pour le calcul de moyennes intermédiaires. Le coefficient M indique que le contenu de la colonne résulte d’un calcul. Le coefficient M calcule la moyenne des notes situées à sa gauche jusqu’à ce qu’il VI-4 Chapitre 6 - Professeur rencontre un autre devoir avec un coefficient M, le début du tableau ou une colonne vide de notes sans intitulé, ni date et ni coefficient. D. Saisie des notes La saisie des notes est très simple et le calcul des moyennes est mis à jour instantanément. Si vous ne souhaitez pas prendre en compte un devoir dans la moyenne, affectez-lui le coefficient 0. La note d’un devoir peut être entière ou décimale. Dans le cas d’une note décimale, la saisie est possible avec une virgule ou un point. Les notes sont formatées automatiquement avec un point et selon la précision des notes du tableau. Vous pouvez saisir du texte jusqu’à 10 caractères à condition qu’il ne commence pas par une étoile (*). Cela permet ainsi d’indiquer l’absence d’un élève à un devoir ou une dispense en EPS. Dans Nota Bene Le texte que vous saisissez est rapidement repérable car il est affiché sur fond de couleur vert. De plus, si vous faites une faute de frappe ou que la note est incorrecte par rapport au coefficient saisi, Nota Bene met la note en gras sur fond rouge. Ainsi, votre attention est tout de suite attirée sur l’erreur. Recommandation Quand le trimestre est terminé, n’oubliez pas de sélectionner l’onglet du nouveau trimestre avant de saisir vos notes ! Pour saisir une note 1. Sélectionnez la cellule où doit être saisie la note. 2. Tapez la note de l’élève. 3. Tapez sur la touche Entrée. Dans VieScolaire.net VieScolaire.net Vous pouvez saisir les notes des élèves sur Internet si votre établissement est en possession du logiciel VieScolaire.net. Il vous faut impérativement connaître votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à VieScolaire.net. Contactez l’administrateur du logiciel VieScolaire.net de votre établissement pour qu’il vous fournisse ces renseignements. VI-5 Chapitre 6 - Professeur Les notes saisies et/ou modifiées dans VieScolaire.net ne sont consultables dans les bulletins et les relevés de notes qu’après une circulation d’informations précise (voir Annexe A – Circulation des notes et des appréciations dans VieScolaire.net page XII-1). Ce délai est valable pour la consultation des notes dans VieScolaire.net et dans Nota Bene. Il faut généralement compter une journée pour que les notes, nouvellement saisies ou modifiées dans VieScolaire.net, soient à jour dans Nota Bene ainsi que dans les bulletins et les relevés de notes de VieScolaire.net. Pour plus d’informations sur le logiciel VieScolaire.net, contactez l’administrateur de VieScolaire.net de votre établissement. Saisie des notes La saisie s’organise exactement comme dans Nota Bene. En effet, une fois connecté à VieScolaire.net, sélectionnez le tableau dans lequel vous désirez saisir vos notes. Ensuite, choisissez la période (1er trimestre, brevet blanc...) sur laquelle vous désirez saisir le devoir et commencez la saisie des résultats des élèves. Une fois la saisie terminée, un simple clic enregistre vos données dans VieScolaire.net. Vous pouvez créer et modifier un devoir dans VieScolaire.net. Dans le cas d’une modification, on distingue deux situations : le devoir n’a pas encore été récupéré dans Nota Bene, le devoir est déjà présent dans Nota Bene. Pour Procédez ainsi Saisir un nouveau devoir Connectez-vous en tant que professeur dans VieScolaire.net. Choisissez l’onglet Notes dans le menu du haut. Choisissez Tableau de notes dans le menu de gauche. Choisissez le tableau de notes dans lequel vous voulez créer un devoir et cliquez sur le bouton « OK ». Choisissez la période à laquelle vous souhaiter rattacher le devoir et cliquez sur VI-6 Chapitre 6 - Professeur le bouton « OK ». Cliquez sur le bouton « Nouveau devoir ». Saisissez le titre du devoir, la date et le coefficient appliqué. Saisissez les notes aux élèves. Enregistrez la saisie en cliquant sur le bouton « Valider ». Modifier un devoir Connectez-vous en tant que professeur dans VieScolaire.net. Choisissez l’onglet Notes dans le menu du haut. Choisissez Tableau de notes dans le menu de gauche. Choisissez le tableau de notes du devoir à modifier et cliquez sur le bouton « OK ». Choisissez l’onglet de la période qui comporte le devoir. Cliquez sur « Modifier » du devoir à modifier. Saisissez vos modifications. Cliquez sur le bouton « Valider » pour enregistrer votre saisie. E. Saisie des appréciations Objectifs : saisir une appréciation personnalisée pour chaque élève. saisir une appréciation pour la classe pour les périodes de notation. Il n’y a pas de saisie d’appréciation classe pour les périodes examen. Pour l’appréciation élève, vous pouvez saisir trois types d’appréciations distinctes comme le demande le bulletin des collèges : appréciation générale, progrès et efforts faits dans les matières et dans le comportement, conseils pour progresser. Recommandations La longueur des appréciations est limitée à 255 caractères. Toutefois, il est vivement conseillé de ne pas saisir de trop longues appréciations. En effet, selon le nombre de matières sur les bulletins et selon le format de bulletin adopté par l’établissement, les appréciations risquent d’être beaucoup moins lisibles si elles sont trop longues. Avant de saisir les appréciations, vous devez savoir quel type de bulletin imprimera l’établissement. Si ce n’est pas le format des bulletins des collèges qui a été retenu, il ne sert à rien de renseigner les 3 types d’appréciations car seule l’appréciation générale sera imprimée. Saisie dans Nota Bene Accès : Choisissez Edition Saisir une appréciation La saisie des appréciations est d’autant plus facile que vous pouvez aisément passer d’une période à l’autre et d’un élève à un autre dans le même écran. Vous pouvez utiliser le vérificateur d’orthographe en cliquant sur le bouton . La vérification d’orthographe s’effectue pour toutes les appréciations de l’élève sur lequel vous êtes lorsque vous lancez la vérification. Le symbole apparaît devant le nom des élèves qui ont une appréciation. Vous pouvez ainsi rapidement vérifier si la saisie des appréciations est terminée. Ce contrôle s’applique quel que soit le type d’appréciation saisi (« Appréciation générale », « Progrès et efforts faits dans les matières et le comportement » ou « Conseils pour progresser »). Cette vérification est une option de Nota Bene (cf. XI. Chapitre 11 – Paramétrages et outils – A. Préférences). VI-7 Chapitre 6 - Professeur Dans le cas où vous notez un élève dans plusieurs tableaux (cas des sous-matières écrit/oral par exemple), vous pouvez visualiser toutes les moyennes de l’élève. Cela vous sera très utile pour les sous-matières, car la saisie des appréciations se fait dans un seul tableau de notes. Il vous est possible de choisir les moyennes que vous souhaitez prendre en compte dans la moyenne total (en les cochant) et de modifier les coefficients. Pour saisir l’appréciation d’un élève 1. Sélectionnez l’élève. 2. Choisissez Edition Saisir une appréciation ou cliquez sur le bouton 3. Sélectionnez le type d’appréciation à saisir. 4. Tapez votre appréciation. dans la barre d’outils. Pour saisir l’appréciation de la classe 1. Choisissez Edition Saisir une appréciation ou cliquez sur le bouton 2. Quelque soit l’élève sélectionné, saisissez votre appréciation classe dans le cadre « Appréciation pour la classe ». VI-8 dans la barre d’outils. Chapitre 6 - Professeur Saisie dans VieScolaire.net VieScolaire.net Vous pouvez saisir les appréciations des élèves sur Internet si votre établissement est en possession du logiciel VieScolaire.net. Il vous faut impérativement connaître votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à VieScolaire.net. Contactez l’administrateur du logiciel VieScolaire.net de votre établissement pour qu’il vous fournisse ces renseignements. Les appréciations saisies et/ou modifiées dans VieScolaire.net ne sont consultables dans les bulletins et dans les relevés de notes qu’après une circulation d’informations précise (voir Annexe A – Circulation des notes et des appréciations dans VieScolaire.net page XII-1). Ce délai est valable pour la consultation des appréciations dans VieScolaire.net et dans Nota Bene. Il faut généralement compter une journée pour que les appréciations, nouvellement saisies ou modifiées dans VieScolaire.net, soient à jour dans Nota Bene ainsi que dans les bulletins et les relevés de notes de VieScolaire.net. Pour plus d’informations sur le logiciel VieScolaire.net, contactez l’administrateur de VieScolaire.net de votre établissement. Saisie La saisie s’organise exactement comme dans Nota Bene. En effet, une fois connecté à VieScolaire.net, sélectionnez le tableau dans lequel vous désirez saisir vos appréciations. Ensuite, choisissez la période (1er trimestre, brevet blanc...) sur laquelle vous désirez saisir les appréciations et commencez la saisie. Une fois le travail terminé, un simple clic enregistre vos données dans VieScolaire.net. Remarque Si VieScolaire.net vous indique qu’une appréciation n’a pas de libellé dans Nota Bene, cela signifie que le texte paramétrable de l’appréciation est vide. Ce n’est pas bloquant pour votre saisie. Vous pouvez continuer à travailler sans inquiétude. Nous vous suggérons de le faire remarquer à l’administrateur de Nota Bene pour qu’il solutionne le problème. VI-9 Chapitre 6 - Professeur Pour saisir les appréciations 1. Connectez-vous en tant que professeur dans VieScolaire.net. 2. Choisissez l’onglet Notes dans le menu du haut 3. Choisissez Tableau de notes dans le menu de gauche. 4. Sélectionnez le tableau de notes dans lequel saisir les appréciations et cliquez sur le bouton « OK ». 5. Sélectionnez la période. 6. Cliquez sur « Saisir l’appréciation … » pour l’élève concerné. 7. Saisissez l’appréciation de l’élève. 8. Cliquez sur le bouton « Valider » pour enregistrer votre saisie. Reprenez les étapes 6, 7 et 8 pour saisir les appréciations de plusieurs élèves dans ce tableau. Appréciation générale ou appréciation par sous-matière Objectif : choisir comment imprimer une appréciation lorsque vous utilisez des sous-matières. Si vous utilisez des sous-matières, vous pouvez soit : Imprimer une appréciation par sous-matière Imprimer une appréciation générale à la matière VI-10 Chapitre 6 - Professeur Pour imprimer Procédez ainsi Une appréciation par sous-matière Saisissez une appréciation pour chaque tableau représentant une sous-matière. Ex : Anglais Oral. Une appréciation générale à la matière Saisissez l’appréciation dans l’une des sous-matières. Nota Bene la centrera automatiquement lors de l’impression. Banque d’appréciations Définition : une banque d’appréciations regroupe les appréciations d’un professeur. Objectif : enregistrer les appréciations pour pouvoir les utiliser ultérieurement sans les saisir de nouveau. Une banque d’appréciation est spécifique à un professeur. Si vous utilisez une appréciation faisant partie de votre banque d’appréciations, vous pourrez tout de même la modifier une fois affectée à un élève. Pour Enregistrer toutes les période d’un tableau Procédez ainsi appréciations Enregistrer une appréciation d’une Choisissez Edition Saisir les appréciations Cliquez sur le bouton « Enregistrer toutes les appréciations de la période dans la banque d’appréciations ». Choisissez Edition Saisir les appréciations Sélectionnez l’appréciation que vous voulez ajouter à votre banque d’appréciations. Cliquez sur le bouton Récupérer une appréciation de votre banque Choisissez Edition Saisir les appréciations d’appréciations Cliquez à l’endroit où vous souhaitez coller l’appréciation. Cliquez sur le bouton Sélectionnez l’appréciation voulue. Cliquez sur le bouton « Ajouter ». Supprimer une appréciation de votre banque de Choisissez Edition Saisir les appréciations d’appréciations Sélectionnez le type d’appréciation auquel appartient l’appréciation à supprimer. Cliquez sur le bouton Sélectionnez l’appréciation à supprimer. Si vous souhaitez en sélectionner plusieurs, maintenez la touche CTRL enfoncée lors de votre sélection. Cliquez sur le bouton « Supprimer ». VI-11 Chapitre 6 - Professeur F.Récupérer une colonne de notes Accès : Choisissez Edition Récupérer une colonne Vous pouvez copier une colonne de notes ou un devoir entier de n’importe quel tableau d’un même dossier et sur n’importe quelle période. Si vous oubliez de changer de période et que vous commencez à saisir vos notes sur la période précédente, cette commande vous sera très utile. Pour récupérer une colonne de notes 1. Ouvrez le tableau dans lequel vous souhaitez récupérer les notes. 2. Choisissez la colonne et la période dans laquelle vous souhaitez récupérer les notes. 3. Choisissez Edition Récupérer une colonne. 4. Choisissez l’option de récupération « Uniquement les notes » ou « Toute la colonne ». 5. Choisissez le tableau dans lequel a été saisi le devoir à récupérer. Le choix se limite au dossier du professeur. 6. Choisissez la période dans laquelle a été saisi le devoir. 7. Cliquez sur le bouton « OK ». VI-12 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation VII. Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation Le conseil de classe est une partie importante de la gestion des notes. Nota Bene consacre donc un module spécifique au conseil de classe. Le module orientation permet de recueillir les vœux d’orientation des élèves de la classe. Dans ce chapitre Module Conseil de classe Observations du conseil de classe Saisie déportée des conseils de classe Module Orientation VII-1 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation A. Module Conseil de classe Accès : Ouvrez la synthèse de classe et choisissez Dossier Conseil de classe Définition : le module Conseil de classe permet d’effectuer plus facilement un tour de table lors du conseil de classe. Il permet de visualiser les résultats des élèves sous différentes formes et de les comparer. Grâce au module Conseil de classe de Nota Bene, vous avez des renseignements d’ordre général, une vue d’ensemble de la classe, une vue détaillée de chaque élève et les conclusions du conseil de classe. Pour clôturer le conseil de classe, vous pouvez imprimer un compte rendu du conseil de classe. C’est un récapitulatif du conseil de classe sur lequel vous retrouvez les renseignements généraux, les appréciations de tous les élèves ainsi que les avis de synthèse, d’orientation et d’examen. Un bilan de conseil de classe est relatif à une période. Recommandation N’oubliez pas d’enregistrer avant de quitter le module conseil de classe. Dans le cas contraire, vous perdrez tout le travail réalisé depuis le dernier enregistrement. Pour Procédez ainsi Ouvrir le module Conseil de classe Sélectionnez la synthèse. Choisissez Dossier Conseil de classe… Enregistrer le conseil de classe Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Imprimer le bilan du conseil de classe Sélectionnez la synthèse. VII-2 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation Choisissez Dossier Conseil de classe… Sélectionnez la période du bilan à imprimer. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Astuce Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser le bouton de raccourci Dossier Conseil de classe…. dans la barre d’outils au lieu de choisir Renseignements généraux Chaque conseil de classe a ses propres informations. Nota Bene permet d’avoir les renseignements suivants : Date du conseil de classe : la date du conseil de classe est par défaut la date de l’ordinateur. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer la date du conseil dans le calendrier du module Conseil de classe. Noms des parents délégués. Noms des élèves délégués. Nom du professeur principal : le nom du professeur principal s’affiche automatiquement dans le module Conseil de classe si vous l’avez défini dans la synthèse. Nom du responsable de la Vie scolaire : le nom du responsable de la Vie scolaire s’affiche automatiquement dans le module Conseil de classe si vous l’avez défini dans le format des bulletins de la classe. Remarque des parents : les parents d’élèves peuvent saisir une remarque pour chaque période. Ce commentaire est libre. Les parents délégués peuvent l’utiliser comme pense-bête ou comme un avis général du conseil de classe. Remarque des élèves : cet espace est réservé aux élèves délégués. Ils peuvent saisir une remarque pour chaque période. Ce commentaire est libre. Vue d’ensemble de la classe Dans le module Conseil de classe, vous pouvez consulter et saisir des informations concernant la totalité de la classe : Responsable de Vie scolaire Vous consultez un graphique représentant les absences des élèves de la classe. Ces absences sont indiquées en demi-journées. Pour obtenir le graphique, vous devez avoir préalablement récupéré les absences de Molière ou de SCONET Absence. Le responsable de la Vie scolaire peut saisir un commentaire général sur la classe. Pour imprimer le graphique et l’appréciation du responsable de vie scolaire, il suffit de cliquer sur le bouton « Imprimer » de cet écran. Appréciation des professeurs Cette partie comporte la liste des matières de la classe. Lorsque vous sélectionnez une de ces matières, un graphique s’affiche. Il permet de consulter la répartition des résultats des élèves de la classe pour la matière sélectionnée. Lorsque la matière est basée sur un regroupement, on distingue, en plus, les élèves de la classe et les autres. L’option « Afficher les sous-matières » permet de prendre en compte les sous-matières dans la liste des matières proposées. Cette option n’est disponible que si la synthèse comporte des sous-matières. VII-3 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation Pour chaque matière, il est possible de saisir une appréciation globale du professeur sur la classe. Deux méthodes de saisie sont disponibles : A partir du tableau de notes du professeur à l’aide du menu Edition – Saisir une appréciation, A partir du module conseil – Appréciations des professeurs. Lorsque les professeurs disposent d’un tableau de notes, il est conseillé de leur demander de saisir leurs appréciations classe directement dans leur tableau de notes. Une mise à jour est alors disponible dans le module conseil de classe pour récupérer les appréciations saisies. Malgré tout, il est possible de saisir ou modifier une appréciation professeur classe directement dans le module conseil. La saisie ou la modification est alors uniquement enregistrée dans le module conseil de la synthèse. La mise à jour des appréciations professeurs classe dans le module conseil comporte trois options : Mise à jour « complète » : Nota Bene récupère les appréciations classe des tableaux de notes professeurs liés à la synthèse et écrase donc les appréciations globales déjà saisies dans le module conseil. Mise à jour « Partielle : les matières non renseignées dans le conseil de classe » : Nota Bene récupère uniquement les appréciations classe des tableaux de notes professeurs liés à la synthèse pour les matières qui n’ont pas d’appréciation globale dans le module conseil. Si une appréciation globale est déjà saisie pour une matière dans le module conseil, elle est conservée. Mise à jour « Partielle : les matières renseignées par le professeur dans son tableau de notes » : Nota Bene récupère uniquement les appréciations classes qui sont renseignées dans les tableaux de notes professeurs liés à la synthèse. Si un professeur n’a pas saisie d’appréciation classe dans son tableau de notes, il n’y a pas d’information récupérée pour sa matière dans le module conseil. Si une appréciation globale pour sa matière avait été saisie dans le module conseil, elle est conservée. Dans le cas contraire, si une appréciation globale était saisie dans le module conseil mais également dans le tableau de notes du professeur, lors de la mise à jour, c’est l’appréciation du tableau de notes qui vient remplacer l’appréciation globale qui était saisie pour la matière. VII-4 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation La coche « Pour les groupes de sous matières sans nom de professeur … » : permet dans le cas des sous matières définies sans nom de professeur, de concaténer les appréciations classes saisies dans les tableaux de notes des sous matières dans l’appréciation globale de la matière principale du module conseil. Si elle n’est pas cochée, les appréciations classes saisies sont récupérées dans chacune des sous matières du module conseil. Pour mettre à jour les appréciations classe professeurs 1. Ouvrez la synthèse de classe, puis choisissez Dossier Conseil de classe. 2. Dans le cadre « Vue d’ensemble de la classe » cliquez sur « Appréciations des professeurs ». 3. Cliquez sur , sélectionnez votre option de mise à jour puis cliquez sur le bouton « OK ». La mise à jour est effectuée. N’oubliez pas d’enregistrer le conseil pour que les appréciations classe professeurs soient sauvegardées. Vous pouvez imprimer le graphique et l’appréciation de chaque professeur. Cette impression est individuelle, elle ne concerne qu’un seul professeur à la fois. Il est aussi possible d’imprimer toutes les appréciations globales de la classe. Dans ce cas, vous pouvez choisir d’imprimer sur le document : La date du conseil L’appréciation des parents délégués L’appréciation des élèves délégués L’appréciation du responsable de la Vie scolaire. Vous pouvez également définir le nombre de ligne par page consacrée aux appréciations. Pour imprimer les appréciations des professeurs pour la classe 1. Ouvrez la synthèse de classe, puis choisissez Dossier Conseil de classe. 2. Dans le cadre « Vue d’ensemble de la classe » cliquez sur « Appréciations des professeurs ». 3. Dans la cadre « Impression » en bas à droite, sélectionnez le type de document à imprimer : « Appréciations globales de la classe », puis cliquez sur pour définir vos options. « Graphique et appréciation du professeur » 4. Cliquez sur . Toutes ces informations sont relatives à une période. Vous disposez donc d’un bouton « Période précédente » et d’un bouton « Période suivante » sur chaque fenêtre pour naviguer facilement entre les périodes. Vue détaillée de chaque élève Cette partie du module Conseil de classe permet d’étudier le cas individuel de chaque élève. Nota Bene vous propose plusieurs organisations possibles de travail : Faire défiler les élèves par ordre alphabétique. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ordre alphabétique ». VII-5 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation Faire défiler les élèves par ordre croissant des moyennes. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ordre croissant des moyennes ». Faire défiler les élèves par ordre décroissant des moyennes. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ordre décroissant des moyennes ». Sélectionner vous-même les élèves, les uns après les autres. Pour cela, sélectionnez l’élève voulu dans la liste des élèves de la classe. Pour étudier les résultats de chaque élève, Nota Bene propose quatre types de graphique : Diagramme en étoile : l’étoile comporte autant de branches qu’il y a de matières ou de notes. Deux traits représentent le niveau de l’élève et de la classe. Lorsque la ligne élève est extérieure à la ligne classe, cela signifie que c’est un bon élève. Inversement, si la ligne élève est inférieure à la ligne classe, c’est que l’élève a un niveau plus faible que la classe. Un disque, de rayon égal à 10 par défaut, permet de voir facilement si l’élève se situe au-dessus ou en-dessous de cette zone. Vous pouvez également choisir d’ajouter ou non la représentation des périodes de notation précédentes à la période sélectionnée. Profil détaillé : ce graphique permet d’avoir une vision plus précise du niveau de l’élève dans sa classe. On obtient, pour chaque matière, la moyenne de l’élève par rapport à la moyenne de sa classe. Chaque graphique représentatif des matières fait ressortir la répartition de la classe en 6 niveaux. Ces niveaux sont déterminés dans les options de la synthèse. Profil Elève/Classe : ce graphique compare l’élève au niveau de la classe tout en faisant apparaître les écarts des notes extrêmes par matière. Vous pouvez également choisir d’ajouter ou non la représentation des périodes de notation précédentes à la période sélectionnée. Profil élève : vous pouvez facilement comparer pour chaque matière la moyenne d’un élève par rapport à la moyenne de sa classe. Evolution sur l’année : vous jugez globalement de l’évolution d’un élève dans les différentes matières sur l’ensemble de l’année. Vous avez le choix entre une représentation sous forme d’histogramme ou de barres horizontales. Nota Bene propose d’afficher la photo de l’élève et le bulletin de la période sélectionnée sur la vue détaillée de chaque élève. Vous pouvez aussi choisir de faire figurer sur le bulletin la moyenne de la classe, la moyenne des périodes précédentes et d’afficher les moyennes inférieures à 10 sur fond coloré. Vous pouvez travailler pendant le conseil de classe en effectuant différentes saisies : L’observation du conseil de classe : elle est individuelle et spécifique à chaque période. Elle est imprimée sur son bulletin. L’observation du comportement au sein de l’établissement : elle est utile si vous imprimez des bulletins au format 2 pages A4 ou une page A3. Elle est individuelle et spécifique à chaque période. L’observation du comportement de l’élève est imprimée sur son bulletin. Les avis d’orientation, d’examen et de synthèse : vous pouvez choisir les avis d’orientation, d’examen et de synthèse parmi ceux que vous propose Nota Bene. Ces avis vous aideront d’un conseil à l’autre pour évaluer les élèves. Si vous choisissez l’avis « Réorientation » comme avis d’orientation, vous disposez d’une zone de saisie pour renseigner le type de réorientation évoqué pendant le conseil de classe. L’attestation scolaire de sécurité routière : cette option permet d’indiquer directement si l’élève sélectionné a réussi l’épreuve. L’appréciation de la Vie Scolaire. Pour vous aider dans votre travail, Nota Bene affiche les absences et les retards importés pour la période sélectionnée. Pour saisir les observations d’un élève 1. Sélectionnez l’élève. 2. Tapez l’observation de l’élève dans le cadre adéquat. Vous pouvez vérifier l’orthographe de ses observations pour la période sélectionnée. Une banque d’appréciations est gérable comme pour les professeurs (voir Chapitre 6 - Professeur - VI.E.Saisie des appréciations page VI-7). Pour vous déplacer parmi les élèves, utilisez les deux boutons de direction et . Vous pouvez consulter la photo de l’élève sélectionné en indiquant l’emplacement des photos à partir de Fichier Initialisations onglet « Définition des chemins d’accès ». Si cette consultation vous intéresse, l’administrateur doit vous fournir les fichiers de photos et, s’il a utilisé l’assistant photos, il doit également vous transmettre les VII-6 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation fichiers d’association (iniphoto.xml et photosA). Les fichiers de photos et les fichiers d’association doivent être copiés dans le même répertoire. Pour Procédez ainsi Afficher l’aperçu du bulletin d’un élève Sélectionnez l’élève. Cliquez sur le bouton « Bulletin » Vérifier l’orthographe des observations d’un Sélectionnez l’élève. élève pour une période Cliquez sur le bouton . . Conclusions du conseil de classe A la fin du conseil de classe, vous pouvez consulter différents bilans : Bilan des avis d’orientation Bilan des avis d’examen Bilan des avis de synthèse Toutes ces graphiques sont spécifiques à une période. Vous disposez donc d’un bouton « Période précédente » et d’un bouton « Période suivante » sur chaque fenêtre pour naviguer facilement entre les périodes. Pour éditer un bilan, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Bilan » puis sur l’onglet correspondant au bilan voulu. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Imprimer ». B. Observations du conseil de classe Objectif : saisir une appréciation personnalisée pour chaque élève et déterminée lors du conseil de classe. La saisie des observations est similaire à celle des appréciations professeurs. Si vous utilisez les bulletins des collèges, vous pouvez saisir une appréciation générale du conseil de classe et une appréciation « Progrès et efforts faits dans les matières et le comportement ». Les observations sont limitées à 255 caractères. Vous pouvez saisir les observations de manières différentes : Dans le module conseil de classe Dans les synthèses Dans le logiciel VieScolaire.net, si votre établissement en dispose. VII-7 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation Dans le cas des bulletins des collèges, vous avez la possibilité de saisir les deux types d’appréciations générales demandés : « Observation du conseil de classe » et « Comportement au sein de l’établissement ». Saisie dans le module conseil de classe Voir Chapitre 7 - Conseil de classe - A. page VII-2. Saisie dans les synthèses Accès : Choisissez Edition Saisir une appréciation La saisie des observations est d’autant plus facile que vous pouvez aisément passer d’une période à l’autre et d’un élève à un autre à l’aide de boutons « Précédent » et « Suivant ». De plus, Nota Bene affiche le récapitulatif des appréciations de l’élève par matière. Pour vous aider dans votre saisie, vous pouvez afficher la moyenne de la classe pour chaque matière, la moyenne des périodes précédentes et faire figurer les moyennes inférieures à 10 sur fond coloré. Le symbole apparaît devant le nom des élèves qui ont une appréciation générale. Ce même symbole apparaît également dans la case du coefficient d’une matière si les appréciations de tous les élèves ont été saisies dans le tableau de notes associé à la matière par un lien d’importation. Vous pouvez ainsi rapidement vérifier si la saisie des appréciations est terminée. Cette vérification est une option de Nota Bene (cf. XI. Chapitre 11 – Paramétrages et outils – A. Préférences). Vous pouvez saisir une appréciation concernant la Vie scolaire. Cette appréciation est imprimée si vous choisissez d’imprimer les absences et les retards dans le format des bulletins. Pour saisir les observations générales d’un élève 1. Ouvrez une synthèse. 2. Sélectionnez l’élève. 3. Choisissez Edition Saisir une appréciation. 4. Sélectionnez le type d’appréciation à saisir. 5. Tapez votre appréciation. VII-8 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation Vous pouvez enregistrer vos observations dans une banque d’appréciations personnelle dans laquelle vous pourrez ultérieurement piocher. Si vous utilisez une observation faisant partie de votre banque d’appréciations, vous pouvez tout de même la modifier une fois affectée à un élève. Lorsque vous enregistrez toutes les appréciations dans la banque d’appréciations, vous enregistrez les appréciations de la période sélectionnée et non toutes les appréciations du tableau. Pour Procédez ainsi Enregistrer toutes observations d’une classe Enregistrer une observation les Choisissez Edition Saisir les appréciations. Cliquez sur le bouton « Enregistrer toutes les appréciations de la période dans la banque d’appréciations ». Choisissez Edition Saisir les appréciations Sélectionnez l’observation que vous voulez ajouter à votre banque d’appréciations. Cliquez sur le bouton Coller une observation de votre Choisissez Edition Saisir les appréciations banque d’appréciations Sélectionnez le type d’observation dans lequel vous voulez coller votre observation. Cliquez sur le bouton Sélectionnez l’observation voulue. Cliquez sur le bouton « Ajouter ». Supprimer une observation de la Choisissez Edition Saisir les appréciations banque d’appréciations Sélectionnez le type d’observation auquel appartient l’observation à supprimer. Cliquez sur le bouton Sélectionnez l’observation à supprimer. Pour sélectionner plusieurs observations, maintenez la touche CTRL enfoncée en sélectionnant les observations. Cliquez sur le bouton « Supprimer ». Astuce Vous pouvez vérifier l’orthographe des appréciations de l’élève sur la période sélectionnée en cliquant sur le bouton . Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser le bouton de raccourci Edition Saisir les appréciations dans la barre d’outils au lieu de choisir Saisie dans VieScolaire.net VieScolaire.net Vous pouvez saisir les appréciations générales des élèves sur Internet si votre établissement est en possession du logiciel VieScolaire.net. Il vous faut impérativement connaître votre identifiant et votre mot de passe pour accéder VII-9 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation à VieScolaire.net. Contactez l’administrateur du logiciel VieScolaire.net de votre établissement pour qu’il vous fournisse ces renseignements. Les appréciations générales saisies et/ou modifiées dans VieScolaire.net ne sont consultables dans les bulletins et dans les relevés de notes qu’après une circulation d’informations précise (voir Annexe A – Circulation des notes et des appréciations dans VieScolaire.net page XII-1). Ce délai est valable pour la consultation des appréciations dans VieScolaire.net et dans Nota Bene. Il faut généralement compter une journée pour que les appréciations, nouvellement saisies ou modifiées dans VieScolaire.net, soient à jour dans Nota Bene ainsi que dans les bulletins et les relevés de notes de VieScolaire.net. Pour plus d’informations sur le logiciel VieScolaire.net, contactez l’administrateur de VieScolaire.net de votre établissement. Saisie La saisie s’organise exactement comme dans Nota Bene. En effet, une fois connecté à VieScolaire.net, sélectionnez la classe pour laquelle vous désirez saisir vos appréciations. Ensuite, choisissez la période (1er trimestre, brevet blanc...) sur laquelle vous désirez saisir les appréciations et commencez la saisie. Une fois le travail terminé, un simple clic enregistre vos données dans VieScolaire.net. Remarque Si VieScolaire.net vous indique qu’une appréciation n’a pas de libellé dans Nota Bene, cela signifie que le texte paramétrable de l’appréciation est vide. Ce n’est pas bloquant pour la saisie. Vous pouvez continuer à travailler sans inquiétude. Il faut simplement renseigner le texte paramétrable dans le format de bulletins de la synthèse pour que le bulletin soit correctement édité par la suite (voir Chapitre 5 - Administrateur - V.D.Format des bulletins et des relevés de notes page V-16). Pour saisir les appréciations 1. Connectez-vous en tant que professeur à VieScolaire.net. 2. Choisissez l’onglet Notes dans le menu du haut. 3. Choisissez Saisie des notes et des appréciations dans le menu de gauche. 4. Choisissez Saisie des appréciations du conseil de classe. VII-10 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation 5. Sélectionnez la classe et cliquez sur le bouton « OK ». 6. Sélectionnez la période et cliquez sur le bouton « OK ». 7. Choisissez l’élève et cliquez sur le bouton « OK ». 8. Saisissez les appréciations de l’élève. 9. Cliquez sur le bouton « Valider » pour enregistrer votre saisie. Reprenez les étapes 7, 8 et 9 pour saisir les appréciations de plusieurs élèves dans cette classe. C. Saisie déportée des conseils de classe Définition : on appelle « Saisie déportée des conseils » toute saisie des conseils de classe qui n’est pas effectuée sur Nota Bene en réseau. Objectif : faire un conseil de classe sur n’importe quel poste de l’établissement. La saisie déportée des conseils est utile si l’ordinateur de la salle où se déroule le conseil de classe n’est pas en réseau. Pour cela, vous devez disposer d’un fichier de programme du module Conseil et d’un fichier de données contenant les informations d’une classe. Le module Conseil correspond à un Nota Bene « allégé ». Il ne comporte que les commandes dont vous avez besoin pendant un conseil de classe. Si les conseils de classe se déroulent toujours dans les mêmes salles, il suffit d’installer ce programme en début d’année. Il n’aura pas à être réinstallé à tous les conseils. Un fichier de données conseil contient les informations d’une classe. C’est un fichier compressé avec l’extension « .nbc ». Vous pouvez mettre plusieurs fichiers de données de classe sur un même support. Le support (clé USB, disque dur externe…) est nécessaire pour effectuer le conseil de classe la première fois. Il est ensuite facultatif car il sert uniquement à faire transiter les données entre le poste de l’administrateur et le poste du conseil. Le fichier de données sert : A intégrer les données de la classe sur le poste où vous effectuez le conseil pour la première fois A retourner vos éventuelles saisies sur le poste de l’administrateur Distribution du module Conseil et des données de conseils de classe Accès : Choisissez Dossier Dossiers des synthèses puis Dossier Saisie déportée des conseils Créer… Le fichier de programme n’est pas nominatif. Vous pouvez créer un seul fichier programme qui servira pour toutes les classes. Le fichier de données comporte une ou plusieurs synthèses, selon votre choix. Les informations d’une classe sont sous la forme d’un fichier compressé avec l’extension « .nbc ». Lors de la création des fichiers de données, Nota Bene propose l’option « Accès à la saisie sécurisée par mot de passe ». C’est une sécurisation des données : elle oblige la personne dirigeant le conseil à saisir le mot de passe avant de saisir des informations. Recommandation Lorsque vous créez un fichier de données pour une classe, nous vous conseillons de donner son nom au fichier de données relatif à la classe. Le fichier de données ne peut être créé que si le dossier de synthèses comportant la classe a un mot de passe ou s’il existe un mode d’accès Professeur principal. VII-11 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation Pour Procédez ainsi Créer un fichier de programme Choisissez Dossier Dossiers de synthèses Choisissez Dossier Saisie déportée des conseils Créer Cochez l’option « Fichier de programme ». Indiquez le chemin d’accès au support qui accueillera le fichier de programme. Cliquez sur le bouton « OK ». Créer un fichier de données Choisissez Dossier Dossiers de synthèses Choisissez Dossier Saisie déportée des conseils Créer Sélectionnez la synthèse pour laquelle vous souhaitez créer un fichier de données. Pour choisir plusieurs classes, cochez l’option « La sélection » et cliquez sur le bouton « … ». Sélectionnez les classes voulues. Cochez l’option « Fichier de données ». Cochez l’option « Accès à la saisie sécurisé par mot de passe » si vous optez pour ce type de gestion. Cliquez sur le bouton « Parcourir ». Indiquez le chemin où vous souhaitez enregistrer les données. Cliquez sur le bouton « OK ». Créer un fichier de programme et Choisissez Dossier Dossiers de synthèses un fichier de données Choisissez Dossier Saisie déportée des conseils Créer Sélectionnez la synthèse pour laquelle vous souhaitez créer un fichier de données. Pour choisir plusieurs classes, cochez l’option « La sélection » et cliquez sur le bouton « … ». Sélectionnez les classes voulues. Cochez l’option « Les deux ». Cliquez sur le bouton « Parcourir ». Indiquez le chemin où vous souhaitez enregistrer les fichiers. Cliquez sur le bouton « OK ». Astuce Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser le bouton de raccourci Dossier Saisie déportée des conseils Créer. dans la barre d’outils au lieu de choisir Installation et utilisation du module Conseil Au lancement de Nota Bene module Conseil, vous devez vous identifier avec le nom de la classe pour laquelle vous faites le conseil de classe ainsi qu’avec le mot de passe du dossier de synthèses ou le mot de passe du mode d’accès professeur principal. Au premier lancement de Nota Bene module Conseil sur un poste et pour une classe, vous devez indiquer le chemin d’accès aux données. Par la suite, le module Conseil les chargera automatiquement. En effet, lorsque vous lancez le module Conseil pour une classe pour la première fois, les données de la classe sont copiées sur le disque dur de l’ordinateur. Tout au long du conseil, vous travaillez sur l’ordinateur et vous n’avez pas besoin du support contenant le fichier de données. C’est uniquement lorsque vous souhaitez récupérer le travail effectué pendant le conseil sur votre poste administrateur que vous utilisez un support sur lequel vous faites une sauvegarde. Vous disposez d’un outil de sauvegarde et d’un outil de restauration qui permettent de faire une copie de votre travail et surtout de transférer les données sur votre poste administrateur. Vous pouvez donc conserver le conseil VII-12 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation de classe à différentes étapes. A la fermeture du module Conseil, le logiciel propose automatiquement d’effectuer une sauvegarde. Pour Procédez ainsi Installer le fichier de programme Introduisez le support contenant le fichier de programme dans le lecteur. A partir de l’Explorateur Windows, cliquez deux fois sur le fichier Installc.exe du support contenant le fichier de programme. Indiquez le dossier dans lequel vous souhaitez installer « Nota Bene module Conseil » si vous ne voulez pas l’installer dans le dossier qui vous est proposé par défaut. Cliquez sur le bouton « Installer ». Lancer « Nota Bene module Conseil » Cliquez deux fois sur l’icône « Nota Bene module Conseil » du bureau. Identifiez-vous. Sauvegarder les données du conseil Lancez Nota Bene module Conseil Choisissez Fichier Sauvegarder. Cliquez sur le bouton « Suivant ». Indiquez le nom et le chemin de la sauvegarde. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ». Cliquez sur le bouton « Verif. Auto. » pour vérifier que la sauvegarde s’est bien déroulée. Cliquez sur le bouton « Fermer ». Restaurer une sauvegarde de données Lancez Nota Bene module Conseil conseil Choisissez Fichier Restaurer une sauvegarde. Cliquez sur le bouton « Suivant ». Indiquez le nom et le chemin de la sauvegarde à restaurer. Cliquez sur le bouton « Ouvrir ». Cliquez sur le bouton « Restaurer ». Cliquez sur le bouton « Fermer ». Remarques Lors du chargement de vos données, le module déporté vérifie la compatibilité de version du fichier de données. S’il est issu d’une version différente du module déporté installé, le chargement de données n’est pas effectué. Si le nom du dossier de synthèse a changé, Nota Bene saura le reconnaître et n’interdira pas l’accès aux données de la classe. VII-13 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation Consultation et récupération des données conseil Accès : Choisissez Dossier Saisie déportée des conseils Récupérer Objectif : intégrer les éventuelles informations saisies pendant les conseils de classe. Avant de récupérer les informations d’un conseil de classe, vous pouvez consulter les données de la classe directement à partir de Nota Bene. Si le support contenant les données est endommagé lors de la récupération, il suffit de retourner sur le poste du conseil de classe et de faire une nouvelle sauvegarde. Pour Procédez ainsi Récupérer les données conseil Choisissez Dossier Dossiers de synthèses Choisissez Dossier Saisie déportée des conseils Récupérer. Indiquez le chemin d’accès aux données de la classe à l’aide du bouton « Parcourir ». La classe est alors identifiée. Son nom s’affiche à l’écran. Cliquez sur le bouton « OK ». Consulter les données de la Choisissez Dossier Dossiers de synthèses classe Choisissez Dossier Saisie déportée des conseils Récupérer Indiquez le chemin d’accès aux données de la classe à l’aide du bouton « Parcourir ». La classe est alors identifiée. Son nom s’affiche à l’écran. Cliquez sur le bouton « Voir les données >> » Cliquez deux fois sur la synthèse à consulter. Astuce Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser le bouton de raccourci Dossier Saisie déportée des conseils Récupérer. D. dans la barre d’outils au lieu de choisir Module orientation Accès : Choisissez Dossier Dossiers des synthèses puis Dossier Orientation…. Le module orientation permet d’effectuer le suivi de l’orientation des élèves sur un seul écran récapitulant les vœux des parents par trimestre, les décisions du conseil de classe, l’éventuel appel de la famille et la décision finale du chef d’établissement. Ce module est accessible en accès administrateur ou en accès professeur principal dans le cas où ce mode d’accès autorise l’enregistrement du conseil de classe et l’accès à l’orientation, paramétrage effectué dans les Initialisations. Avant de saisir les vœux d’orientation, vous commencez par paramétrer les libellés puis les types d’orientation et les réponses du conseil. Exemple : Les libellés d’orientation correspondent aux niveaux et/ou filières d’orientation : 5ème, 4ème…, 1ère L, 1ère S …. Les types d’orientation : redoublement, passage, réorientation …. VII-14 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation Pour chaque vœu des parents et propositions du conseil, vous pouvez saisir un commentaire de 150 caractères. Voici ci-dessous la présentation de l’écran de saisie des vœux d’orientation. L’icône l’élève indique qu’il y a au moins un commentaire saisi pour l’élève. située sus le nom de Remarque Dans le module orientation, les informations saisies sont automatiquement enregistrées. Pour Procédez ainsi Paramétrer les libellés, types d’orientation et réponses du conseil Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. Choisissez Dossier Orientation, onglet Paramètres. Cliquez deux fois sur <Nouveau> de la colonne intitulé à paramétrer. Saisissez l’intitulé, puis validez avec la touche Entrée. Reprenez les points 3 et 4 pour paramétrer un nouvel intitulé. Supprimer un libellé Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. Choisissez Dossier Orientation, onglet Paramètres. Sélectionnez l’intitulé à supprimer, puis appuyez sur la touche Suppr du clavier. Saisir les vœux d’orientation Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. Choisissez Dossier Orientation, onglet Saisie. Sélectionnez la classe sur laquelle vous voulez travailler. Cliquez deux fois dans la cellule à renseigner pour l’élève, la liste déroulante des propositions s’ouvre. Cliquez alors deux fois sur l’intitulé VII-15 Chapitre 7 - Conseil de classe et module orientation choisi. Saisir un commentaire l’orientation de l’élève sur Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. Choisissez Dossier Orientation, onglet Saisie. Cliquez deux fois sur le nom de l’élève dans la colonne de gauche. Sélectionnez l’onglet et la case commentaire, puis effectuez votre saisie. Cliquez sur pour quitter la saisie du commentaire. L’icône apparaissant en dessous du nom de l’élève indique la présence d’un commentaire sur son orientation. Imprimer les orientations Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. Choisissez Dossier Orientation, onglet Saisie. Sélectionnez la classe à imprimer, puis cliquez sur le bouton « Imprimer ». VII-16 Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations VIII. Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations Nota Bene permet de gérer les examens et d’imprimer les résultats obtenus pour chaque élève. Le principe est de définir une période par examen. Dans ce chapitre Création et fonctionnement d’une période Examen Création et fonctionnement d’une période Simulation Format examen/simulation VIII-1 Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations A. Création et fonctionnement d’une période Examen Accès : Choisissez Synthèse Examens Insérer une période Examen Définition : une période Examen est une période permettant de saisir les résultats d’un examen. Par défaut, elle reprend les mêmes matières que les périodes de notation de la synthèse à laquelle elle appartient. Objectif : gérer les résultats d’un examen. Les périodes Examen se gèrent avec les mêmes fonctionnalités que les périodes de notation : liens d’importation, matières, verrouillage, saisie des appréciations… Une période Examen est indépendante des autres périodes. Vous pouvez définir des liens d’importation et des matières différents des périodes de notation, verrouiller uniquement une période Examen… Si les matières enseignées durant l’année scolaire sont différentes à l’examen, vous pouvez modifier les matières de la période Examen sans qu’elles ne se répercutent sur les périodes de notation. De la même façon, vous pouvez modifier les professeurs et les coefficients. Par défaut, une période Examen n’est pas comptée dans le calcul de la moyenne annuelle ni dans le calcul de la moyenne d’une période de notation. Si vous le souhaitez, vous pouvez intégrer les résultats d’un examen dans le calcul de la moyenne d’une période de notation. Dans ce cas, les résultats sont reportés automatiquement sur la période de notation associée à la période Examen. Lorsque vous créez une période Examen, elle est ajoutée après les périodes de notation. De plus, une période Examen est automatiquement créée dans les tableaux de notes liés à la synthèse. Dans les tableaux de notes, vous saisissez les résultats de l’examen comme des devoirs sur la période Examen. Par défaut, une période Examen n’est pas comptée dans le calcul de la moyenne annuelle ni dans le calcul de la moyenne d’une période de notation. S’il le souhaite, le professeur peut intégrer les résultats d’un examen dans le calcul de la moyenne d’une période de notation. Dans ce cas, le professeur saisit normalement les résultats de l’examen dans la période Examen. Les résultats sont reportés automatiquement sur la période de notation associée à la période Examen. Pour résumer, une période Examen peut être comptabilisée comme : un simple devoir, lorsque vous intégrer un examen à une période de notation une période à part entière, une matière supplémentaire pour une période de notation, lorsque vous intégrer un examen à une période de notation. Remarque Les liens d’importation que vous créez sur une période Examen sont pris en compte uniquement pour cette période et non pour les périodes de notation ou une autre période Examen. La suppression d’une période Examen est définitive. Quand vous supprimez une période Examen dans une synthèse, comme dans un tableau, vous supprimez uniquement cette période Examen. Il n’y a aucune conséquence sur les tableaux liés à la synthèse ni sur les périodes pour lesquelles vous avez éventuellement ajouté l’examen. Vous aurez toujours l’examen considéré comme un devoir. Si vous voulez aussi faire disparaître ce devoir, effacez la colonne du devoir (voir Chapitre 5 - Administrateur - V.B.Mise en forme des synthèses page V-4). Pour Procédez ainsi Créer une période Examen Choisissez Dossier Dossiers des synthèses Choisissez Synthèse Examens Insérer une période Examen. Saisissez le nom de la période Examen que vous souhaitez ajouter (20 caractères maximum). Sélectionnez les synthèses dans lesquelles créer la période Examen à l’aide de la touche CTRL. Supprimer une période Examen Ouvrez la synthèse ou le tableau concerné. Sélectionnez la période Examen. VIII-2 Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations Choisissez Synthèse Examens Supprimer la période Examen. Intégrer une période Examen à une Ouvrez la synthèse ou le tableau concerné. période de notation Sélectionnez la période dans laquelle vous souhaitez intégrer les résultats d’examen. Sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez récupérer l’examen. Choisissez Synthèse Examens Ajouter un examen à la période. Intégrer une période Examen au calcul Ouvrez la synthèse ou le tableau concerné. de l’année comme une période de Choisissez Synthèse Options (ou Tableau Options). notation Cochez l’option « Prendre en compte les examens dans le calcul de la moyenne annuelle ». Astuces Pour bien distinguer les périodes Examen des périodes de notation, Nota Bene propose une couleur de fond de période différente de celle des périodes de notation (voir Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses page IV-1). Lorsqu’une matière ou un devoir est pris en compte dans une période de notation, l’icône côté du nom de la matière ou du devoir. B. est affichée à Création et fonctionnement d’une période Simulation Accès : Choisissez Synthèse Simulations Insérer une période Simulation Définition : une période Simulation est une période permettant de calculer une moyenne à partir des notes d’une période de notation en réglant de façon différente les coefficients appliqués aux matières. Une simulation apporte une aide pour l’orientation des élèves. Objectif : simuler le calcul de la moyenne en fonction d’une filière d’orientation. Nota Bene permet de créer des modèles de simulation. Ces modèles vous permettent ensuite de construire des périodes simulations dans les synthèses. La période de simulation est liée activement à la période de notation de la synthèse et à un modèle de simulation. Lorsque les notes évolues dans la période de notation, les informations sont mise à jour dans la période de simulation. De la même façon, si vous modifiez le modèle de la simulation, la période de simulation déjà construite se met à jour. Par contre, si le modèle est supprimé, votre période de simulation ne pourra plus se mettre à jour au niveau de notes de la période de notation de la synthèse. Exemple de simulation : Pour les classes de niveau Seconde, vous pouvez effectuer différentes simulations sur la période de notation Année afin de guider les élèves pour leur orientation. Vous créez un modèle simulation pour chaque filière du niveau première. Pour chacun des modèles, vous retenez les matières enseignées dans la filière et affectez les coefficients appropriés. Une fois vos simulations construites, vous pouvez éditer les bulletins de simulation. Pour créer une période simulation 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. 2. Choisissez Synthèse Simulations Insérer une période Simulation. VIII-3 Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations 3. Sélectionnez la période de notation sur laquelle vous allez faire votre simulation. 4. Sélectionnez la ou les synthèses pour lesquelles vous souhaitez construire la période simulation. 5. Choisissez le modèle de simulation à appliquer. Si vous souhaitez créer un nouveau modèle de simulation, choisissez <Nouveau>. L’écran s’agrandit et vous propose la partie « Détail du modèle de simulation » vous permettant de définir votre modèle de simulation. Conversion des notes : « Notes laissées telles quelles » -> La période de simulation basée sur le modèle récupère les notes telles quelles apparaissent dans la période de notation de la synthèse. « Notes converties suivant le tableau » -> La période de simulation basée sur le modèle récupère et convertie les notes de la synthèse conformément aux informations du tableau de conversion. Dans ce tableau de conversion, vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 intervalles de notes compris entre 0 et 20. Le champ « Note convertie » peut contenir une note entre 0 et 20 ou un texte de 10 caractères maximum. Exemple : Si dans la période de notation de la synthèse, il y a des notes comprises entre 0 et 2 (0 <= note < 2) dans la période de simulation ces notes sont converties à 2. Sélection des matières : Sélectionnez, en les cochant, les matières à faire apparaître dans votre période de simulation, puis renseignez les coefficients à appliquer. Vous pouvez saisir des coefficients entiers, décimaux ou le coefficient VIII-4 Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations de type « n*+ ». 6. Renseignez le nom de votre modèle de simulation, puis cliquez sur de simulation. pour enregistrer votre modèle 7. Indiquez si vous souhaitez conserver les noms des professeurs associés aux matières lors de la construction de votre période simulation. 8. Indiquez le nom de la période de simulation. Par défaut Nota Bene récupère le nom du modèle de simulation enregistré. Nous vous conseillons de mentionner en plus du nom du modèle, le nom de la période de notation à laquelle vous avez lié la période de simulation à créer. 9. Cliquez sur le bouton « Insérer ». La période de simulation est créée pour les synthèses que vous avez sélectionnées. Remarque Pour une synthèse, vous pouvez créer plusieurs périodes de simulation basées sur un même modèle à partir du moment où vous les nommez de différente façon. Ainsi, vous pouvez appliquer votre modèle de simulation aux trois périodes de notation de la synthèse et obtenir 3 périodes de simulation basées sur le même modèle. Pour modifier un modèle de simulation 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. 2. Choisissez Synthèse Simulations Insérer une période Simulation. 3. Sélectionnez le modèle de simulation à modifier, puis effectuez vos modifications : ajout ou suppression de matières, modification de coefficients, conversion des notes. 4. Cliquez sur 5. Cliquez sur . . Les périodes de simulation basées sur ce modèle sont mises à jour. Pour supprimer un modèle de simulation 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. 2. Choisissez Synthèse Simulations Insérer une période Simulation. 3. Sélectionnez le modèle de simulation à supprimer. 4. Cliquez sur 5. Cliquez sur et confirmez la suppression du modèle. . Les notes des périodes de simulation basées sur le modèle supprimé ne seront plus mises à jour. Vous pouvez alors si vous le souhaitez supprimer la période de notation dans la synthèse. Pour supprimer une période simulation 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. 2. Ouvrez la synthèse, puis sélectionnez l’onglet de la période simulation à supprimer. 3. Choisissez Synthèse Simulations Supprimer la période simulation. 4. Confirmez la suppression, puis fermez et enregistrez votre synthèse. Dans une période notation, vous pouvez faire apparaître une colonne simulation contenant la moyenne générale de votre période Simulation. Cette colonne, par défaut, n’est ni imprimée sur les bulletins élèves, ni comptabilisée dans la moyenne de la période de notation. Cette colonne est en revanche imprimée sur le bilan de conseil de la période. VIII-5 Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations Pour insérer une colonne simulation à la période de notation 1. Choisissez Dossier Dossiers des synthèses. 2. Ouvrez votre synthèse, puis sélectionnez l’onglet de notation dans lequel insérer la colonne simulation. 3. Sélectionnez une colonne vide puis choisissez Synthèse Simulations Ajouter une Simulation à la période. La colonne simulation est ajoutée à la période de notation. Elle porte le nom de la période de simulation et fait apparaître le symbole pour indiquer que c’est une colonne liée à une période de simulation. Cette colonne est créée automatiquement avec le coefficient 0 pour que les notes ne soient pas comptabilisées dans la moyenne générale de la période et avec l’option « interdire l’impression » pour que l’information ne s’imprime pas sur le bulletin de l’élève mais uniquement dans le bilan de conseil de la période. C. Format examen/simulation Accès : Choisissez Synthèse Formats… Définition : le format Examens/Simulations est l’ensemble des renseignements qui figurent sur les bulletins issus des résultats d’examen ou d’une période de simulation. Pour chaque classe, il est possible de prévoir un format différent. Lorsque vous paramétrez le format Examens/Simulations d’une classe, il faut impérativement enregistrer la synthèse pour conserver ce format. Le format Examens/Simulations est disponible uniquement pour les synthèses comportant une période Examen ou une période Simulation. Pour chaque classe, il est possible de prévoir un format différent. Les bulletins relatifs aux examens et simulations sont toujours imprimés avec la moyenne de l’élève et la moyenne de la classe. Les autres renseignements qui figurent sur les bulletins sont définis à l’aide de nombreuses options concernant les notes, l’élève, les graphiques, le détail des notes… Paramétrage des informations générales Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Examens / Simulations puis cliquez sur « Général » dans la partie gauche de l’écran. VIII-6 Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations Vous pouvez choisir d’imprimer le bulletin sur une page A4, une page A3 ou deux page A4. Vous pouvez également choisir l’orientation de votre bulletin, portrait ou paysage. Options concernant la partie haute du bulletin d’examen ou de simulation Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Examens / Simulations puis cliquez sur « Haut » dans la partie gauche de l’écran. Vous pouvez choisir le titre des bulletins d’examen Vous pouvez choisir le titre des bulletins de simulation Adresse des familles. Les bulletins sont imprimés avec l’adresse des parents renseignée dans la base élèves de Nota Bene. Graphique profil élève/classe. Uniquement disponible si vous imprimez un bulletin A3 en paysage. Cadre élève Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Examens / Simulations puis cliquez sur « Haut » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Cadre élève » Mention « Redoublement » Régime : vous imprimez le régime de l’élève dans l’établissement (Ext., DP…) Numéro INE Photo de l’élève Libellé long des classes : vous éditez les classes avec les libellés longs définis dans Bases Classes. Effectif de la classe Sexe de l’élève Options concernant le corps du bulletin d’examen ou de simulation Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Examens / Simulations puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran. Paramétrage de la largeur de la colonne « matières / professeurs » sur le bulletin. Cette largeur est par défaut de 40 millimètres et peut être réglé au minimum à 30 mm et au maximum à 100 mm. Matières Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Examens / Simulations puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Matières ». Moyenne générale Coefficients Notes extrêmes : vous imprimez la note la plus basse et la note la plus haute de la classe par matière. Nombre de notes : vous imprimez le nombre de notes ayant servi à calculer la moyenne de chaque matière. Autres : le nombre d’élèves ou le rang sur le nombre de notes. Si un des tableaux de votre synthèse est basé sur un regroupement, les informations concernant le rang et les notes sont celles du regroupement et non de la classe entière. Il n’est pas possible de sélectionner simultanément le rang et le nombre d’élèves, puisque le rang contient lui même le nombre d’élèves. 3 types de graphiques à votre disposition Répartition des élèves Min/Max Evolution sur l’année Vous pouvez paramétrer la largeur de tous les graphiques. Sous-Matières VIII-7 Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Examens / Simulations puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Sous-Matières ». Sous-matière après la matière principale. Si l’option n’est pas cochée, les sous-matières s’impriment avant la matière principale sur le bulletin. Réduire la hauteur de ligne. Vous imprimez les sous-matières sur une hauteur plus petite que celle des matières principales. Cette hauteur n’est pas paramétrable. Elle est calculée automatiquement par Nota Bene. Moyenne de la matière principale. Si l’option n’est pas cochée, la moyenne de la matière principale ne s’imprime pas sur le bulletin. Seules les moyennes des sous-matières sont alors imprimées. Résumé de la moyenne des sous matières : en cliquant sur Choisir, vous pouvez choisir les matières principales pour lesquelles un résumé des moyennes de sous-matières sera imprimé. Ce choix vous permettra de gagner de la place sur les bulletins et se présentera comme suit : Traits de séparation : « Aucun » n’imprime aucun trait entre les sous-matières et la matière principale ainsi qu’entre leurs appréciations « Uniquement les notes » imprime un trait de séparation seulement pour les options de notation. « Pour toute la sous-matière » imprime un trait de séparation entre toutes les sous-matières et matières principales ainsi que pour les options de notation. Détail des notes Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Examens / Simulations puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Détail des notes ». Représentation des notes : vous pouvez imprimer le détail des notes obtenues dans chaque matière. Les notes peuvent être laissées telles quelles ou ramenées sur 20. Cependant, si les notes détaillées sont ramenées sur 20, les parents n’ont plus la possibilité de vérifier le calcul de la moyenne de la matière. En effet, ils ne peuvent pas connaître les coefficients appliqués à chacune des notes. Rang de l’élève : impression entre parenthèses à droite de la note du rang de l’élève pour le devoir. Appréciations Professeur Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Examens / Simulations puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Appréciations Professeur ». Colonnes 1, 2 et 3 : vous choisissez le nombre de colonnes appréciations imprimées sur le bulletin. La colonne 1 correspond à l’ « Appréciation générale ». La colonne 2 à « Progrès et efforts faits dans les matières et dans le comportement ». La colonne 3 à « Conseils pour progresser ». Vous pouvez également changer les intitulés de ces colonnes. Appréciations : vous imprimez les appréciations saisies par les professeurs. Si cette option n’est pas cochée, les appréciations saisies par vos professeurs ne sont pas imprimées. Concaténer les appréciations professeur : si les professeurs ont renseigné dans leurs tableaux de notes les 3 champs d’appréciations, mais que vous souhaitez tout imprimer dans une seule colonne, la colonne 1 par exemple, cochez cette option. Mentions Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Examens / Simulations puis cliquez sur « Corps » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Mentions ». VIII-8 Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations Vous pouvez paramétrer le seuil d’admission à l’examen, par défaut égal à 10. Vous disposez de 6 seuils paramétrables. Pour chacun d’entre eux, vous pouvez définir une mention qui sera reportée automatiquement sur les bulletins d’examen. Vous pouvez également paramétrer le libellé des mentions. Options concernant la partie basse du bulletin d’examen ou de simulation Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Examens / Simulations puis cliquez sur « Bas » dans la partie gauche de l’écran. Signature des parents : vous imprimez une mention en bas du bulletin permettant de demander la signature du bulletin aux parents. Visa du chef d’établissement : vous pouvez choisir l’intitulé de cette zone, sur 2 lignes. Appréciations générales Choisissez Synthèse Formats, sélectionnez l’onglet Examens / Simulations puis cliquez sur « Bas » dans la partie gauche de l’écran et ensuite sur « Appréciations générales ». Cadres 1, 2 et 3 : vous pouvez choisir d’imprimer ou non les cadres 1, 2 et 3 respectivement « Incidents et sanctions », « Comportement au sein de l’établissement » et « Conseil de classe ». Vous pouvez paramétrer le texte des intitulés des 3 cadres. Si vous imprimez le bulletin en deux pages A4, vous pouvez choisir sur quelle page imprimer le cadre. Hauteur : vous paramétrez la hauteur en millimètres des cadres. Cette hauteur est par défaut et au minimum à 30 mm, et peut être au maximum de 80 mm. Style des titres : vous pouvez choisir l’alignement du titre des cadres, gauche, centré ou à droite. La présentation verticale du titre, haute ou basse. Vous pouvez également choisir d’avoir un trait sous le titre. Toutes ces options sont facultatives. A vous de choisir celles qui vous conviennent. Chaque classe peut avoir son propre format d’examen. Comme il est souvent d’usage de formater les bulletins d’examens d’un même niveau de la même manière, vous pouvez copier le format d’examen d’une classe dans plusieurs classes de votre choix. Pour Procédez ainsi Revenir aux libellés par défaut Choisissez Synthèse Formats… Sélectionnez l’onglet « Examens/Simulations». Cliquez sur le bouton « Textes par défaut ». Cliquez sur le bouton « OK ». Copier le format Choisissez Synthèse Formats… Examens/Simulations d’une classe Sélectionnez l’onglet « Examens/Simulations». Cliquez sur « Idem pour ». Maintenez enfoncée la touche CTRL du clavier et sélectionnez les classes dans lesquelles vous souhaitez copier le format d’examen déjà défini. Cliquez de nouveau sur le bouton « OK ». Enregistrez la synthèse. Pour imprimer une période Examen ou Simulation 1. Choisissez Fichier Imprimer, onglet Bulletins. 2. Choisissez type de document « Bulletins ». VIII-9 Chapitre 8 - Gestion des examens et des simulations 3. Dans « Période à imprimer », indiquez le numéro de la période de votre Examen ou de votre Simulation. Exemple : Dans ce cas, si vous souhaitez imprimer les bulletins Simulation « seconde », indiquez 5 dans « Période à imprimer » puisque la période Simulation est en 5ème position dans votre synthèse. 4. Indiquez la classe puis lancez l’impression. VIII-10 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques IX. Chapitre 9 – Graphiques et statistiques Nota Bene n’est pas seulement un logiciel de saisie de notes. Il permet également d’effectuer des graphiques et des statistiques basés sur les saisies des professeurs. Dans ce chapitre Graphiques Statistiques IX-1 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques A. Graphiques Accès : Choisissez Graphiques Objectif : consulter les résultats d’un élève ou d’une classe sous la forme de différents graphiques. Nota Bene propose d’imprimer les graphiques avec lesquels vous pouvez consulter les résultats d’un élève ou d’une classe. Vous consultez les graphiques à partir des synthèses, des tableaux de notes ou à partir du module Conseil de classe pour certains graphiques. Vous disposez des graphiques suivants : Profil de l’élève Vous comparez la moyenne d’un élève par rapport à la moyenne de sa classe pour chaque matière ou pour chaque devoir. Profil détaillé Ce graphique permet d’avoir une vision plus précise du niveau de l’élève au sein de sa classe. On obtient un graphique pour chaque matière comparant la moyenne d’un élève par rapport à la moyenne de sa classe. Chacun de ces graphiques représentatifs des matières fait ressortir la répartition de la classe en 6 niveaux. Ces niveaux sont déterminés dans les options de la synthèse. Diagramme en étoile L’étoile comporte autant de branches qu’il y a de matières ou de notes. Deux traits représentent le niveau de l’élève et de la classe. Lorsque la ligne élève est extérieure à la ligne classe, cela signifie que c’est un bon élève. Inversement, si la ligne élève est inférieure à la ligne classe, c’est que l’élève a un niveau plus faible que la classe. Un disque, de rayon égal à 10 par défaut, permet de voir facilement si l’élève se situe audessus ou en-dessous de cette zone. Vous pouvez choisir d’ajouter ou non la représentation des périodes de notation précédentes à la période sélectionnée. Evolution sur l’année Vous jugez globalement de l’évolution d’un élève dans les différentes matières sur l’ensemble de l’année. Vous ne pouvez le consulter et l’imprimer qu’à partir d’une synthèse. Vous avez le choix entre une représentation sous forme d’histogramme ou de barres horizontales. Profil comparé élève/classe Ce graphique compare un élève à sa classe tout en faisant apparaître les écarts des notes extrêmes par matière. Vous pouvez choisir d’ajouter ou non la représentation des périodes de notation précédentes à la période sélectionnée. Répartition pour les livrets Ce graphique permet aux professeurs d’indiquer rapidement et facilement la répartition des moyennes en fin de trimestre. Cette répartition est faites en trois catégories de pourcentages d’élèves : moyenne supérieure ou égale à 12, moyenne entre 8 et 12 et moyenne strictement inférieure à 8. Répartition par niveaux Ce graphique permet d’obtenir un histogramme en 6 niveaux, montrant le profil de la classe. Ces niveaux sont déterminés dans les options de la synthèse ou dans le tableau de notes. Si ces niveaux ne vous conviennent pas, modifiez les seuils des niveaux (voir Chapitre 4 - Tableaux de notes et synthèses IV.A.Tableaux de notes - Options page IV-3). Répartition détaillée des moyennes Vous consultez la répartition des moyennes sur l’échelle classique de 0 à 20 par tranches de 2 points. Il est possible d’hachurer une colonne sur deux pour faciliter la lecture du graphique. Vous pouvez vous déplacer parmi les périodes à l’aide de deux boutons de direction et . Ces boutons ne sont pas activés dans les graphiques de répartition pour les livrets, de répartition par niveaux et de répartition détaillée des moyennes. Nota Bene propose des options d’affichage globales applicables à tous les graphiques. Vous pouvez afficher la légende des graphiques, les périodes précédentes ainsi que les sous-matières. L’option d’affichage des périodes précédentes est accessible uniquement au-delà de la première période. Des options concernent des graphiques spécifiques : Le diagramme en étoile : vous pouvez paramétrer le rayon du disque du graphique de 1 à 20. IX-2 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques Evolution sur l’année : vous choisissez le type de représentation des moyennes. Vous avez le choix sous forme de barres ou d’histogrammes. Remarque Les options d’affichage que vous choisissez sont répercutées à l’impression et vice et versa. Pour Procédez ainsi Afficher un graphique Ouvrez la synthèse ou le tableau de notes sur lequel est basé le graphique. Sélectionnez la période sur laquelle porte le graphique. Choisissez le graphique souhaité dans le menu Outils. Choisir les options d’affichage Choisissez Fichier Imprimer. Choisissez l’onglet Graphique. Cliquez sur le bouton « Options ». Sélectionnez les options souhaitées. Cliquez sur le bouton « OK ». Changer la couleur des informations Choisissez Outils Préférences Choisissez l’onglet « Graphiques ». Cliquez deux fois sur la couleur à modifier. Choisissez la nouvelle couleur. Ou Ouvrez un graphique Cliquez deux fois sur la couleur à modifier. Choisissez la nouvelle couleur. Astuce Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser les boutons de raccourci de chaque graphique dans la barre d’outil au lieu de les sélectionner dans le menu Graphiques. B. Statistiques Accès : Choisissez Administrateur Statistiques… Objectif : établir des statistiques à partir de critères que vous choisissez. L’outil de statistiques que propose Nota Bene est un outil à partir duquel vous choisissez les informations sur lesquelles portent les statistiques que vous souhaitez effectuer. Cet outil permet de présenter le résultat des statistiques de différentes manières. Avant d’obtenir le tableau contenant le résultat de votre recherche, vous sélectionnez une population d’élèves et vous définissez les périodes à analyser. Choix des critères Objectif : choisir les critères à partir desquels Nota Bene se base pour faire des statistiques. IX-3 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques Le choix de critères est très souple. Vous pouvez cumuler différents types de critères pour accentuer ou élargir votre demande. Vous pouvez enregistrer une sélection de critères. L’enregistrement s’effectue sur l’écran de résultat de vos statistiques (voir rubrique Gestion générale du tableau brut et des tableaux de résultats de ce chapitre page IX8). Ainsi, au lieu de saisir les mêmes critères plusieurs fois pour obtenir une même statistique, vous pouvez charger un ensemble de critères que vous aviez précédemment enregistré. Pour cela, cliquez sur le bouton et choisissez la sélection que vous souhaitez reprendre. Vous pourrez la conserver telle quelle ou vous en servir comme point de départ pour une nouvelle statistique. Choix des critères Les critères de choix reposent sur quatre types d’informations : Elèves Vous pouvez interroger Nota Bene sur le nom, le prénom, la date de naissance, la classe, les regroupements, le niveau de la classe, le code élève, les options, le sexe, le régime, le redoublement, la seconde adresse des parents et le numéro INE. Selon l’information élève que vous avez choisie d’utiliser pour appliquer un critère de choix, vous devez renseigner un ou 2 critères plus une valeur. Il existe 4 formats de type d’information : texte, date, binaire et valeur. Ci-dessous, vous trouverez un tableau expliquant quelles valeurs sont possibles selon les types d’informations et les colonnes de la grille élève. Type d’information Colonne Texte Date Binaire Valeur Critère 1 « Doit » « Doit » « Doit » « Doit être égal à » « Ne doit pas » « Ne doit pas » « Ne doit pas » « Doit être différent de » « Etre égal à » « Etre égale au » « Commencer par » « Se situer après le (Date1 non comprise) Critère 2 « Contenir » Date1 » « Se situer avant le Date1 » (Date1 non comprise) « Etre comprise entre le Date1 et le Date2 » (Date1 et Date2 comprises). IX-4 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques Valeurs Saisie d’un texte Sélection d’une date dans un calendrier affiché par Nota Bene « Oui » « Non » Sélection d’une ou plusieurs valeurs parmi une liste proposée par Nota Bene Lorsque vous validez un choix de valeurs pour le type d’information valeur, Nota Bene indique entre parenthèses le nombre de valeurs sélectionnées et les affiche jusqu’au nombre de 3. Au-delà, les valeurs sont prises en compte mais ne sont pas affichées dans la grille par souci de lisibilité. Toutefois, vous pouvez consulter votre choix soit en passant la souris au-dessus de la cellule comprenant les 3 premières valeurs soit en cliquant deux fois sur cette cellule afin de réafficher la liste des valeurs possibles dont celles que vous avez choisies. Le choix des critères doit se faire dans l’ordre, c'est-à-dire « Critère 1 », puis « Critère 2 » et enfin « Valeurs ». Remarques Une croix rouge dans le choix d’un critère indique que celui-ci n’est pas possible. Exemple : saisir un second critère pour un type d’information binaire. Lorsqu’il n’y a pas de valeur dans les données de bases pour les informations de regroupements, de niveaux, de classes ou de code STS-WEB des matières, Nota Bene grise la ligne correspondante. Vous ne pouvez donc faire aucun choix sur l’information grisée. Il n’y a pas de comparaison minuscule/majuscule dans la saisie des textes. Lorsque vous supprimez un critère, vous supprimez toutes les informations des colonnes suivantes. Exemple : Je supprime le choix de la colonne « Critère 2 » pour l’information « Nom ». Nota Bene supprime les informations de la colonne « Critère 2 » et de la colonne « Valeurs ». Pour Procédez ainsi Sélectionner un critère Cliquez deux fois dans la cellule où affecter le critère. Sélectionnez le critère. Validez avec la touche Entrée du clavier ou cliquez deux fois sur le critère choisi. Supprimer un critère Sélectionnez la cellule comportant le critère à supprimer. Appuyez sur la touche Suppr. de votre clavier. Synthèses Au lancement des statistiques, Nota Bene coche par défaut cette option. Tous les dossiers de synthèses sont affichés, y compris le dossier de synthèses Brevet. Par défaut, c’est le dossier nommé Synthèses qui est coché et Nota Bene sélectionne toutes les synthèses que ce dossier comporte. Si vous ne souhaitez pas faire intervenir les synthèses dans votre recherche, il suffit de décocher l’option « Synthèses ». Lorsqu’un dossier de synthèses est condensé, le signe « + » est affiché devant le nom du dossier. Pour accéder à la liste des synthèses d’un dossier, cliquez deux fois sur le nom du dossier. Lorsqu’un dossier de synthèses est déployé, le signe « - » est affiché devant le nom du dossier. Pour refermer la liste des synthèses du dossier, cliquez deux fois sur le nom de celui-ci. A l’intérieur de chaque dossier de synthèses, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs synthèses afin d’afiner votre recherche. Pour cela, il suffit de déployer les dossiers de synthèses concernés et de sélectionner uniquement les synthèses à prendre en compte dans la recherche. Par défaut, chaque synthèse prend l’état de la coche du dossier : si le dossier est coché, toutes les synthèses sont sélectionnées. Si vous refermez la liste des synthèses d’un dossier alors que vous aviez fait une sélection partielle des synthèses, cette sélection n’est pas conservée. Il ne faut donc pas refermer la liste de synthèses d’un dossier dans le cas d’une sélection partielle de synthèses. Matières Si vous souhaitez faire intervenir des matières dans votre recherche, choisissez l’option « Matières ». Nota Bene affiche les matières utilisées dans les synthèses sélectionnées. Par défaut, toutes les matières sont sélectionnées. IX-5 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques L’option « Toutes » sélectionne toutes les matières. Si vous décochez au moins une information, l’option « Toutes » est aussi décochée et Nota Bene sélectionne automatiquement l’option « Sélection ». L’option « Sélection » décoche toutes les informations de la liste. Professeurs Si vous souhaitez faire intervenir des informations saisies dans les tableaux de notes des professeurs lors de votre recherche, choisissez l’option « Professeurs ». Nota Bene affiche tous les dossiers de professeurs comportant au moins un tableau de notes. Par défaut, tous les professeurs sont sélectionnés. Lorsqu’un dossier de professeur est condensé, le signe « + » est affiché devant le nom du professeur. Pour accéder à la liste des tableaux de notes d’un professeur, cliquez deux fois sur le nom de son dossier. Les tableaux récapitulatifs sont également affichés. Lorsqu’un dossier de professeur est déployé, le signe « - » est affiché devant le nom du dossier. Pour refermer la liste des tableaux de notes du professeur, cliquez deux fois sur le nom de celui-ci. A l’intérieur de chaque dossier de professeur, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs tableaux afin de préciser votre recherche. Pour cela, il suffit de déployer les dossiers de professeurs concernés et de sélectionner uniquement les tableaux de notes à prendre en compte dans la recherche. Par défaut, chaque tableau de notes prend l’état de la coche du dossier : si le dossier est coché, tous les tableaux sont sélectionnés. Si vous refermez la liste des tableaux d’un professeur alors que vous aviez fait une sélection partielle des tableaux, cette sélection n’est pas conservée. Il ne faut donc pas refermer la liste des tableaux de notes d’un professeur dans le cas d’une sélection partielle de tableaux. L’option « Tous » sélectionne tous les professeurs. Si vous décochez au moins une information, l’option « Tous » est aussi décochée et Nota Bene sélectionne automatiquement l’option « Sélection ». L’option « Sélection » décoche toutes les informations de la liste. Récapitulatif des choix Suivant le type d’informations sélectionnées, Nota Bene rappelle quelles sont les données à analyser dans un cadre « Information » : Informations élèves (si rien d’autres n’est coché) Synthèses (si le cadre synthèses est coché) Tableaux de notes des professeurs (si l’option « Professeurs » est cochée et que l’option « Synthèses » n’est pas cochée) De la même façon, Nota Bene indique le type de résultat correspondant aux critères sélectionnés : Les listes d’élèves : cas où aucune option est cochée et seuls des critères élèves sont sélectionnés. Les moyennes générales des périodes : cas où l’option « Synthèses » est cochée sans l’option « Matières ». Les moyennes générales des matières et les moyennes générales des périodes : cas où l’option « Synthèses » est cochée avec l’option « Matières ». Les moyennes générales des matières et les moyennes générales des périodes : cas où l’option « Synthèses » est cochée avec l’option « Matières » et l’option « Professeurs ». Les moyennes générales des périodes : cas où l’option « Professeurs » est cochée. Pour information, le nombre total d’élèves déclarés dans la base est affiché. Si vous le souhaitez, Nota Bene peut faire une estimation du nombre d’élèves correspondant aux critères que vous avez choisis. C’est en effet une simple estimation car, à ce stade là, les périodes sur lesquelles vont porter les statistiques ne sont pas renseignées. L’estimation est faite à partir des périodes de notation. Ces deux totaux permettent d’avoir une première idée du résultat. Pour obtenir le nombre d’élèves concernés par la recherche, cliquez sur le bouton une fois la sélection des informations terminée. Le bouton disparaît pour afficher le nombre d’élèves calculé. Il est impératif d’obtenir au moins un élève pour passer à l’étape suivante. Quelques explications sur le calcul du nombre d’élèves : Option choisie Mode de calcul « Synthèses » Nota Bene ajoute tous les élèves des synthèses sélectionnées. IX-6 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques « Synthèses » et « Matières » Nota Bene ajoute tous les élèves pour lesquels les synthèses sélectionnées contiennent les matières choisies. « Synthèses » et « Professeurs » Pour chaque synthèse sélectionnée, Nota Bene vérifie si les professeurs sélectionnés font partie de l’équipe pédagogique. Dans ce cas, on distingue deux cas de figure : - Le professeur a un tableau de notes lié à la synthèse : Nota Bene ajoute le nombre d’élèves du tableau de notes basé sur une classe ou un regroupement. - Il n’y a pas de lien d’importation dans la synthèse pour le professeur : Nota Bene ajoute le nombre d’élèves de la classe. « Synthèses », « Matières » « Professeurs » et Nota Bene s’appuie sur le mode de calcul « Synthèses et Professeurs » et sur le mode de calcul « Synthèses et Matières » pour comptabiliser les élèves. « Professeurs » Nota Bene ajoute tous les élèves de tous les tableaux de notes sélectionnés. « Elèves » Nota Bene ajoute les élèves qui correspondent aux critères sélectionnés dans les informations élèves. Nota Bene respecte en priorité les critères d’informations élèves que vous avez choisis dans le cadre « Elèves ». Une option « Afficher seulement les informations sélectionnées » permet d’avoir une meilleure visibilité des informations sélectionnées. Cette option supprime les informations décochées pour ne faire apparaître que les critères retenus. Préparation du résultat Objectif : compléter le choix des critères effectué dans l’étape précédente et préparer le format du résultat. Vous indiquez les informations sur lesquelles regrouper le résultat et les périodes à prendre en compte pour calculer les statistiques. IX-7 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques Agrégation des informations Vous choisissez sur quelles informations vous allez regrouper le résultat : les élèves, les classes ou les niveaux. Si vous rassemblez les informations par élèves, vous avez la possibilité de choisir les informations élèves que vous affichez dans le résultat. Les informations « Nom » et « Prénom » de l’élève sont obligatoires. De ce fait, elles sont grisées. Comme pour le choix des critères, les informations absentes dans les données de base sont grisées. Si l’option d’agrégation « Niveaux » est grisée, cela signifie qu’aucun niveau n’est déclaré dans les données de base. Choix des périodes Vous indiquez les périodes à prendre en compte dans le calcul du résultat. C’est impératif pour passer à l’étape suivante. Nota Bene présente toutes les périodes de notation possibles : 1er Trimestre – 1er Semestre – Quatrième : cette période correspond au 1er onglet des tableaux de notes et des synthèses. La période Quatrième est la 1ère période des synthèses de brevet. 2ème Trimestre – 2ème Semestre – Troisième : cette période correspond au 2ème onglet des tableaux de notes et des synthèses. La période Troisième est la 2ème période des synthèses de brevet. 3ème Trimestre : cette période correspond au 3ème onglet des tableaux de notes et des synthèses. Année – Contrôle continu : cette période correspond au dernier onglet des tableaux de notes et des synthèses. La période Contrôle continu correspond au 3ème onglet des synthèses de brevet. Si des périodes d’examen sont présentes dans les tableaux de notes ou dans les synthèses sélectionnés, Nota Bene les ajoute à la suite des périodes de notation. Nota Bene affiche uniquement les périodes utiles à la sélection des élèves. En effet, si vous sélectionnez toutes les synthèses et la matière ESP2, par exemple, Nota Bene affiche les périodes examen des synthèses ayant la matière ESP2 au lieu de vous proposer toutes les périodes de toutes les synthèses. Si vous choisissez une ou plusieurs périodes d’examen, Nota Bene recalcule le nombre d’élèves. Gestion générale du tableau brut et des tableaux de résultats Définition : Le tableau brut est le résultat des critères sélectionnés précédemment et affiché sous forme de tableau. Un tableau de résultats est un tableau issu du tableau brut répondant à des statistiques que vous choisissez. Le tableau brut et les tableaux de résultats peuvent être représentés par un graphique (voir rubrique Graphiques de ce chapitre page IX-12). Pour que l’écran soit plus lisible à l’affichage du graphique, vous pouvez réduire la partie consacrée au tableau. Pour cela, cliquez sur le signe « - » situé devant l’intitulé « Tableau ». Pour retrouver la taille initiale du tableau, cliquez sur le signe « + » situé devant l’intitulé « Tableau ». De la IX-8 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques même façon, vous pouvez réduire ou retrouver la taille initiale de la partie du graphique en utilisant les signes « + » et « - » situés devant l’intitulé « Graphique ». Nota Bene permet de sauvegarder les sélections que vous effectuez ainsi que vos choix de statistiques, d’intervalles, de filtres… Lorsque vous enregistrez votre travail, ce sont tous les critères de sélection, le tableau brut et tous les tableaux de résultats affichés qui sont sauvegardés. Vous pouvez renommer et supprimer un tableau de résultats. En revanche, le tableau brut étant la base de travail, il est obligatoirement présent et donc il ne peut pas être supprimé. De plus, il ne peut pas être renommé. Deux tableaux de résultats ne peuvent pas être nommés de la même façon. Pour Procédez ainsi Renommer un tableau de résultats Cliquez sur le bouton « Renommer ». Sélectionnez le nom du tableau de résultats à renommer. Saisissez le nouveau nom du tableau. Cliquez sur le bouton « OK ». Enregistrer les critères de sélection et Une fois que vous avez obtenu ce que vous souhaitez les tableaux de résultats sauvegarder, cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Supprimer un tableau de résultats Sélectionnez l’onglet contenant le tableau de résultats à supprimer. Cliquez sur le bouton « Supprimer ». Imprimer le tableau brut ou un Sélectionnez l’onglet contenant le tableau à imprimer. tableau de résultats Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Tableau brut Définition : résultat des critères sélectionnés précédemment et affiché sous forme de tableau. Celui-ci est composé d’une partie liée à l’agrégation des informations et d’une partie comportant les moyennes générales et/ou les moyennes des matières. Cette dernière partie est appelée « corps du tableau brut ». Le tableau brut n’est pas modifiable. Vous ne pouvez pas saisir d’informations. Nota Bene affiche la population de départ, c'est-àdire le nombre d’élèves listés dans ce tableau. IX-9 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques Informations relatives à l’agrégation des informations Selon l’agrégation des informations, vous obtenez : les informations élèves : le nom, le prénom sont obligatoirement affichés. Les autres informations élèves s’affichent selon ce que vous avez choisi lors de l’agrégation les classes : nom des classes des élèves résultant de la recherche ainsi que l’effectif de chaque classe. les niveaux : nom des niveaux des classes résultant de la recherche ainsi que l’effectif de chaque niveau. Dans le cas de l’agrégation élèves, vous pouvez filtrer le tableau brut sur les informations suivantes : classe, regroupement, niveau, options 1 à 6, sexe, régime, redoublement et second adressage. Le choix des filtres ne modifie pas le tableau brut. Vous devez appliquer les filtres pour qu’ils soient pris en compte. Le résultat n’est pas directement affiché dans le tableau brut. En effet, un nouvel onglet contenant un tableau de résultats est créé. Un tableau de résultats est constitué de la même façon que le tableau brut. Remarques Les filtres ne s’appliquent pas aux informations de sexe, de redoublement et de second adressage. Lorsque vous appliquez un ou plusieurs filtres, Nota Bene affiche la population filtrée, c'est-à-dire le nombre d’élèves répondant aux critères. Pour Procédez ainsi Définir un filtre Cliquez sur le bouton le filtre. situé en dessous de l’intitulé de colonne sur lequel effectuer Sélectionnez la valeur voulue. Pour définir plusieurs valeurs, maintenez la touche CTRL enfoncée lors de votre choix. Une coche s’affiche dans la liste de choix pour toutes les valeurs que vous sélectionnez. IX-10 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques Cliquez dans le corps du tableau, en dehors de la liste de choix, afin de valider le filtre. Appliquer les filtres Définissez les filtres que vous souhaitez appliquer. Cliquez sur le bouton « Appliquer ». Corps du tableau brut Selon la recherche demandée, le corps du tableau comprend les moyennes des matières et/ou les moyennes des périodes. Voici ce que vous obtenez selon vos critères de sélection : Option choisie Corps du tableau « Synthèses » Moyennes générales des synthèses sélectionnées pour les périodes choisies. « Synthèses », « Matières » et/ou « Professeurs » Moyennes des matières sélectionnées sur les périodes choisies ainsi que les moyennes générales des périodes sélectionnées. « Professeurs » Moyennes générales sélectionnées. « Elèves » Aucune information issue des tableaux de notes et des synthèses. des tableaux de notes sur les périodes Dans le cas d’une période verrouillée, Nota Bene se fie aux informations des synthèses. En effet, dans le cas d’un verrouillage classique, la saisie est toujours permise dans les tableaux de notes et la moyenne générale des tableaux peut être fausse par rapport aux synthèses. Fonctions statistiques Objectif : effectuer des calculs statistiques de type quantitatif à partir du tableau brut. Nous utiliserons le terme de « notes » autant pour une note que pour une moyenne. Ce sont les valeurs présentes dans le tableau de résultats. Les fonctions de statistiques disponibles sont les suivantes : La moyenne : vous obtenez la moyenne arithmétique d’une série de notes. La médiane : cette fonction coupe la population étudiée en deux groupes contenant le même nombre d’individus. Environ 50% de la population étudiée a une note inférieure ou égale à la médiane. De même, environ 50% de la population étudiée a une note supérieure ou égale à la médiane. Le minimum/maximum : vous obtenez la note la plus basse et la note la plus haute d’une série de notes. L’étendue : différence entre la note la plus haute et la note la plus basse (maximum-minimum). Le quartile 1 et le quartile 3 : cette fonction partage la population étudiée en 4 groupes contenant le même nombre d’individus. Il y a donc 50% des individus entre le quartile 1 et le quartile 3. 25 % Min 25 % Q1 25 % Médiane IX-11 25 % Q3 Max Chapitre 9 – Graphiques et statistiques L’interquartile : écart entre le quartile 1 et le quartile 3. L’écart type : il indique comment, en moyenne, les notes sont groupées autour de la moyenne arithmétique. Un faible écart type signifie que les notes sont peu dispersées autour de la moyenne (série homogène), et inversement (série hétérogène). Pour appliquer une de ces fonctions, il suffit de cocher l’option correspondante. A l’inverse, pour enlever une fonction, décochez l’option correspondante. Vous choisissez d’appliquer les statistiques en ligne ou en colonne, c'est-à-dire par élève ou par moyenne (générale ou de matière). Ce choix est le même pour toutes les fonctions sélectionnées. Astuce L’onglet « Légende » rappelle la définition de chaque fonction de statistique. Intervalles Objectif : consulter la répartition d’une population à partir du tableau brut et selon différents intervalles. Vous pouvez regrouper les résultats en intervalles de valeurs. Vous définissez jusqu’à 10 intervalles de notes. Pour cela, il suffit d’indiquer la valeur minimale de chaque intervalle. Pour chacun d’entre eux, vous pouvez indiquer un libellé. Par défaut, ils sont nommés de 1 à 10. Une zone de saisie permet de renseigner la borne finale. En effet, il est possible que cette borne dépasse la note 20 comme, par exemple, lorsqu’il s’agit d’étudier des notes de brevet qui peuvent aller jusqu’à 40. Le choix des intervalles ne modifie pas directement le tableau brut. Vous devez appliquer les intervalles de notes pour qu’ils soient pris en compte. Le calcul des intervalles n’est pas affiché dans le tableau brut mais dans un tableau de résultats créé dans un nouvel onglet. Même si vous renseignez tous les intervalles, vous pouvez sélectionner seulement certains d’entre eux pour les appliquer au tableau brut. Avant d’appliquer les intervalles, vous pouvez indiquer le nom que portera l’onglet du tableau de résultats. Si toutefois vous avez omis de nommer le tableau de résultats, Nota Bene indique par défaut « Tableau 1 » (ou 2 ou 3…). Si vous vous êtes trompé dans le nom de l’onglet, vous pouvez le renommer. Le tableau de résultats calcule uniquement les intervalles de notes que vous avez sélectionnés. On obtient une ligne par intervalle dans le tableau de résultats. Pour chaque intervalle, Nota Bene affiche le nom de l’intervalle, la borne de début, la borne de fin et l’effectif de l’intervalle. Le choix des intervalles est grisé dans les onglets contenant les tableaux de résultats. Les fonctions de statistiques disponibles sont obligatoirement applicables en colonnes. Pour Procédez ainsi Sélectionner intervalle à calculer un Cochez la case correspondant à l’intervalle voulu. Appliquer les intervalles Cliquez sur le « Intervalles ». bouton situé dans le cadre Graphiques Objectif : avoir une représentation graphique du tableau brut ou d’un tableau de résultats. Chaque tableau, que ce soit le tableau brut ou un tableau de résultats, peut être représenté par un graphique. Nota Bene propose 4 représentations graphiques des tableaux : Histogrammes Graphique circulaire ou ½ circulaire Diagramme en étoile Diagramme en boîtes Par défaut, toutes les lignes du tableau sont cochées, c’est-à-dire que tous les éléments sont pris en compte dans la représentation graphique du tableau. Vous pouvez changer cette sélection et choisir les élèves, les classes ou IX-12 Chapitre 9 – Graphiques et statistiques les niveaux à retenir pour le graphique. Cela permet, par exemple, de faire une comparaison de notes entre quelques élèves seulement. Une case à cocher devant chaque élément permet de sélectionner au cas par cas les élèves, les classes ou les niveaux à représenter. Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser les boutons « Tout sélectionner » et « Tout désélectionner » qui cochent et décochent automatiquement toutes les lignes du tableau. De la même façon que vous choisissez les élèves, les classes ou les niveaux à représenter graphiquement, vous pouvez choisir les colonnes des moyennes à prendre en compte dans le graphique. Il suffit de cocher les cases correspondantes aux colonnes de notes du corps du tableau brut. Nota Bene affiche la population sélectionnée pour le graphique, c’est-à-dire le nombre d’élèves, de classes ou de niveaux retenu dans le tableau pour servir de base au graphique. Nota Bene permet d’associer un titre à chaque graphique. Ce titre est repris sur l’impression du graphique. Il est en effet possible d’imprimer les graphiques. Un bouton « Options » permet de paramétrer des options d’affichage et d’impression. Pour Procédez ainsi Créer un graphique Sélectionnez l’onglet contenant le tableau à représenter. Choisissez le type de graphique que vous voulez utiliser. Cliquez sur le bouton « Appliquer » situé dans la partie « Graphique ». Imprimer un graphique Sélectionnez l’onglet contenant le graphique à imprimer. Cliquez sur le bouton « Imprimer » situé dans la partie « Graphique ». IX-13 Chapitre 10 – Impressions X. Chapitre 10 – Impressions Pour vous faciliter le travail, Nota Bene regroupe toutes ses impressions. De plus, il est possible d’imprimer les bulletins et les relevés de notes de plusieurs classes voire toutes les classes. Dans ce chapitre Paramètres et aperçus avant impression Bulletins Relevés de notes Tableaux Bilans conseil de classe Bases Bulletins examen/simulation Fiches scolaires du brevet Graphiques Liens d’importation X-1 Chapitre 10 – Impressions A. Paramètres et aperçus avant impression Paramètres Accès : choisissez Fichier Imprimer Avant d’imprimer, vous pouvez régler quelques paramètres répartis sur deux onglets : Onglet « Paramètres » Niveau de gris / couleur Vous pouvez ajuster les fonds grisés qui apparaissent sur les documents imprimés par Nota Bene. La couleur intervient si vous utilisez une imprimante couleur. Dans le cas contraire, c’est le niveau de gris sélectionné qui est pris en compte. Pour choisir une couleur, cliquez sur la zone colorée et choisissez une couleur dans la palette de couleurs affichée. Ce paramétrage est pris en compte pour l’impression des moyennes intermédiaires, de la moyenne générale ainsi que pour l’option « Griser un élève/2 ». Couleur de texte Cette option permet de changer la couleur du texte des sous-matières imprimées sur tous les documents. Marges en millimètres Les marges servent à modifier l’espace disponible d’impression. Plus vous augmentez les marges, plus vous réduisez l’espace disponible d’impression. Par défaut les marges sont égales à 0. Police de caractères Vous choisissez la police de caractères prise en compte sur tous vos documents. En ce qui concerne la taille de caractères, elle est automatiquement calculée par Nota Bene. Vous avez par contre le choix de la taille maximum des appréciations sur les bulletins. Si Nota Bene a assez de place pour prendre en compte la taille d’appréciations que vous lui indiquez, il l’appliquera et dans le cas contraire, il choisira une taille de police inférieure. Onglet « Autres options » Adresse des familles Vous pouvez modifier la position verticale de l’adresse des familles par rapport au cadre de l’identité de l’élève afin d’adapter vos éditions de bulletins et de relevés de notes à vos enveloppes. Vous choisissez d’imprimer un cadre ou non autour de l’adresse des familles sur les bulletins et les relevés de notes. Elèves supprimés Vous indiquez si vous voulez imprimer ou non les élèves supprimés dans les bulletins, les relevés de notes et les graphiques. Activer l’audit des synthèses avant impression des bulletins et relevés Cette option vous permet de vérifier s’il n’y a pas d’erreur dans les synthèses avant de lancer l’impression des bulletins et relevés. Etablissement L’option « Insérer le cacher de l’établissement sur les bulletins et les relevés de notes » permet d’indiquer une image représentant le cachet de l’établissement. Pour cela, cliquez sur le bouton et indiquez le chemin d’accès à l’image souhaitée. Dès que vous cocherez l’option « Insérer le cacher de l’établissement sur les bulletins et les relevés de notes », le cachet sera édité automatiquement à l’emplacement du visa du chef d’établissement. X-1 Chapitre 10 – Impressions Pour Procédez ainsi Paramétrer vos impressions Choisissez Fichier Imprimer. Choisissez l’onglet « Paramètres ». Choisissez vos paramètres. Cliquez sur le bouton « Fermer ». Configurer l’impression Choisissez Fichier Configurer l’impression… Choisissez les paramètres de l’imprimante. Cliquez sur le bouton « OK ». X-1 Chapitre 10 – Impressions Aperçu avant impression Cette commande permet de visualiser un document tel qu’il se présentera une fois imprimé. Sur le bandeau, de gauche à droite : Un bouton « Page précédente ». Le numéro de la page affichée et le nombre total de pages composant le document. Un bouton « Page suivante ». Le « zoom » permettant de contrôler, à l’écran, la taille du document. Un bouton « Formats… » permettant de modifier le format de l’aperçu du document. S’il s’agit d’un bulletin ou d’un relevé de notes, le format du document est temporaire. Si vous voulez changer durablement le format des bulletins d’une classe, allez dans la synthèse de la classe et choisissez Synthèse Formats. Un bouton « Imprimer » pour lancer l’édition du document demandé à l’aperçu. Un bouton « Fermer » pour fermer l’aperçu sans aucune action. Remarques Pour modifier durablement le format d’un bulletin et d’un relevé de notes, changez et enregistrez le format à partir de la synthèse concernée (voir Chapitre 5 - Administrateur - V.D.Format des bulletins et des relevés de notes page V-16). Pour mettre en place votre logo Nota Bene apparaissant en haut à gauche des bulletins et relevés de notes, reportez-vous au Chapitre 5 - Administrateur – Logo Nota Bene. B. Bulletins Les bulletins peuvent être édités pour une classe entière, un élève ou à partir d’un élève. Vous pouvez également imprimer le bulletin vierge d’une classe. Celui-ci n’est pas nominatif et contient toutes les matières et les sousmatières de la classe. X-1 Chapitre 10 – Impressions Vous pouvez choisir d’adresser les bulletins à imprimer : Aux deux responsables. Cela équivaut à l’impression classique : un bulletin pour le responsable principal et un bulletin pour le second responsable si l’option « Bulletins et relevés envoyés aux deux responsables » est cochée dans la fiche élève du menu Base – Elèves et regroupements. Au responsable principal. Le bulletin est imprimé au nom du responsable principal. Au second responsable. Le bulletin est édité au nom du second responsable si l’option « Bulletins et relevés envoyés aux deux responsables » est cochée dans la fiche élève du menu Base – Elèves et regroupements. Cette option est temporaire. Elle n’est pas enregistrée. Pour qu’elle soit prise en compte, vous devez lancer l’impression à partir de la fenêtre Fichier Imprimer ou depuis l’aperçu avant impression de cette même fenêtre. Pour imprimer un ou plusieurs bulletin(s) 1. Choisissez Fichier Imprimer. 2. Choisissez l’onglet « Bulletins ». 3. Sélectionnez « Bulletin » comme type de document à imprimer. 4. Si vous gérez plusieurs dossiers de synthèses, la liste de ces dossiers s’affiche. Dans ce cas, sélectionnez le dossier auquel appartiennent les bulletins que vous souhaitez éditer. 5. Sélectionnez la période à imprimer. 6. Sélectionnez la ou les classe(s) dont le bulletin doit être imprimé. 7. Si vous avez choisi l’option « Une classe », sélectionnez le ou les élève(s) dont le bulletin doit être imprimé. Si vous avez choisi l’option « Une sélection de classe », sélectionnez les classes à prendre en compte lors de l’impression. 8. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Astuce Si vous imprimez les bulletins avec l’adresse des responsables et que vous ne souhaitez pas l’adresser à « M. et Mme X », mais obtenir un exemplaire pour monsieur et un exemplaire pour madame, utilisez le double adressage (voir Chapitre 3 - Données de bases - III.B.Elèves page III-4). C. Relevés de notes Les relevés de notes permettent d’informer les parents des résultats de leur enfant avant la fin du trimestre. Vous pouvez imprimer les relevés : - pour une classe entière, - à partir d’un élève, - uniquement celui d’un élève, - un relevé vierge d’une classe. Vous pouvez choisir d’adresser les relevés de notes à imprimer : Aux deux responsables. Cela équivaut à l’impression classique : un relevé pour le responsable principal et un relevé pour le second responsable si l’option « Bulletins et relevés envoyés aux deux responsables » est cochée dans la fiche élève du menu Base – Elèves et regroupements. Au responsable principal. Le relevé est imprimé au nom du responsable principal. Au second responsable. Le relevé est édité au nom du second responsable si l’option « Bulletins et relevés envoyés aux deux responsables » est cochée dans la fiche élève du menu Base – Elèves et regroupements. Cette option est temporaire. Elle n’est pas enregistrée. Pour qu’elle soit prise en compte, vous devez lancer l’impression à partir de la fenêtre Fichier Imprimer ou depuis l’aperçu avant impression de cette même fenêtre. X-1 Chapitre 10 – Impressions Pour imprimer un relevé de notes 1. Choisissez Fichier Imprimer. 2. Choisissez l’onglet Relevés de notes. 3. Sélectionnez la période à imprimer. 4. Si vous gérez plusieurs dossiers de synthèses, la liste de ces dossiers s’affiche. Dans ce cas, sélectionnez le dossier auquel appartiennent les relevés de notes que vous souhaitez éditer. 5. Sélectionnez la ou les classe(s) dont le relevé doit être imprimé. 6. Si vous avez choisi l’option « Une classe », sélectionnez le ou les élève(s) dont le relevé de notes doit être imprimé. Si vous avez choisi l’option « Une sélection de classe », sélectionnez les classes à prendre en compte lors de l’impression. 7. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Astuce Si vous imprimez les relevés de notes avec l’adresse des responsables et que vous ne souhaitez pas l’adresser à « M. et Mme X », mais obtenir un exemplaire pour monsieur et un exemplaire pour madame, utilisez le double adressage (voir Chapitre 3 - Données de bases - III.B.Elèves page III-4). D. Liaison avec Maileva Accès : Choisissez Fichier Imprimer Nota Bene et Maileva, filiale du groupe La Poste, sont associés afin de vous faire bénéficier d’une technologie de pointe pour l’envoi sécurisé de vos courriers. Le partenariat avec Maileva vous permet d’envoyer directement depuis Nota Bene les relevés de notes et les bulletins. En évitant la mise sous pli et l’affranchissement des courriers, vous gagnez ainsi du temps et économisez de l’argent. Vous pouvez également suivre vos envois en temps réels. Le principe est le suivant : 1. Vous souscrivez à un abonnement auprès de Maileva 2. Vous paramétrez votre compte Maileva dans Nota Bene avec les informations fournies par Maileva. 3. Vous paramétrez dans Nota Bene votre compte de messagerie. 4. Vous choisissez le tarif auquel vous souhaitez envoyer vos courriers. 5. Au moment où vous souhaitez envoyer les bulletins ou les relevés de notes, vous cliquez sur le bouton « Envoyer » au lieu du bouton « Imprimer » dans la fenêtre Fichier Imprimer. 6. Vous pouvez ensuite consulter le suivi de vos courriers sur un site dédié de Maileva. Pour plus de précisions rendez-vous sur www.omt.fr/maileva E. Tableaux Les professeurs peuvent imprimer leurs tableaux de notes. Ils peuvent ainsi vérifier leur saisie et archiver leurs notes. Vous pouvez imprimer tous les devoirs d’un tableau ou seulement certains devoirs que vous choisissez. Il vous est également possible d’éditer uniquement les appréciations des élèves afin de vérifier qu’aucune erreur n’a été faite. Recommandation Vous avez le choix d’imprimer les tableaux soit en mode portrait soit en mode paysage. Ce paramétrage permet de rendre les documents beaucoup plus lisibles. En effet, l’édition des appréciations seules, par exemple, est plus lisible en mode paysage qu’en mode portrait. Nous vous recommandons de faire un aperçu avant impression afin de voir ce qui convient le mieux au résultat attendu. X-2 Chapitre 10 – Impressions Pour imprimer un tableau 1. Choisissez Fichier Imprimer. 2. Choisissez l’onglet « Tableaux ». 3. Sélectionnez la période à imprimer. 4. Sélectionnez le nom du professeur à qui appartient le tableau. 5. Sélectionnez le tableau à imprimer. 6. Sélectionnez le contenu du document : tout le tableau (avec ou sans les sous-matières, avec ou sans le rang des devoirs), certaines colonnes, les appréciations seules. 7. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». F.Bilans conseil de classe Avant un conseil de classe, il est souvent utile d’imprimer, un récapitulatif des moyennes par matière et par élève. A la fin du conseil de classe, il est également intéressant d’imprimer la liste des appréciations générales de chaque élève afin de les relire et de vérifier qu’aucune ne manque. Nota Bene propose donc d’éditer un bilan du conseil de classe. Vous choisissez de faire figurer les notes et les moyennes des élèves ou leurs appréciations générales déterminées lors du conseil de classe. Que vous imprimiez les notes ou les appréciations, Nota Bene vous propose les options d’édition suivantes : Les informations élèves : le nom, le prénom, la date de naissance Le choix des matières à imprimer : uniquement les matières avec une moyenne, uniquement les matières principales, les matières interdites à l’édition des bulletins et des relevés. Si l’option « uniquement les matières avec une moyenne » est cochée alors la matière principale est imprimée seulement si elle contient au moins une note. Le dimensionnement de la largeur des colonnes de notes. Entre 5 et 6 mm, Nota Bene imprime le nom de la matière, entre 7 et 9 mm inclus Nota Bene imprime le nom de la matière et le nom du professeur, si la largeur est supérieure à 9 mm Nota Bene imprime la matière, le professeur, et le coefficient. Des informations diverses : la moyenne générale des périodes précédentes, le rang de l’élève, la moyenne générale, le nombre d’absences (en heure ou en demi-journées), le nombre de retards. Recommandation Vous avez le choix d’imprimer les bilans de conseil de classe soit en mode portrait soit en mode paysage. Ce paramétrage permet de rendre les documents plus lisibles. Nous vous recommandons de faire un aperçu avant impression afin de voir ce qui convient le mieux au résultat attendu. Pour imprimer un bilan de conseil de classe 1. Choisissez Fichier Imprimer. 2. Choisissez l’onglet « Bulletins ». 3. Sélectionnez « Bilan conseil de classe » comme type de document à imprimer. 4. Sélectionnez la période à imprimer. 5. Si vous gérez plusieurs dossiers de synthèses, la liste de ces dossiers s’affiche. Dans ce cas, sélectionnez le dossier auquel appartient le bilan que vous souhaitez éditer. 6. Sélectionnez la ou les classe(s) pour laquelle le bilan doit être imprimé. 7. Choisissez d’imprimer les notes et les moyennes des élèves ou les appréciations du conseil seulement. 8. Cochez l’option « Avec les sous-matières » pour imprimer le bilan avec toutes les sous-matières présentes dans la synthèse. 9. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». X-3 Chapitre 10 – Impressions G. Bases Vous pouvez imprimer les données de base (Classes (avec ou sans les professeurs principaux), Matières, Professeurs (avec ou sans leurs mots de passe)) ainsi que des listes d’élèves de classes mais aussi de regroupements. L’édition des listes d’élèves permet de vérifier les listes mais surtout d’imprimer des listes claires que vous pouvez distribuer aux professeurs. Les renseignements des élèves imprimés sur les listes sont édités à partir de ce que vous saisissez dans la base élèves (voir Chapitre 3 - Données de bases - III.B.Elèves page III-4). Impression des listes d’élèves Une option permet de choisir les informations élèves à faire figurer sur les listes. Nota Bene propose toutes les informations de la fiche élève : le nom, le prénom, la date de naissance, la classe, le code élève, les options 1 à 6, le sexe, le régime, le redoublement, l’envoi des bulletins et des relevés aux adresses des deux parents et le numéro INE. De la même façon, Nota Bene propose toutes les informations de la fiche de chaque responsable : la civilité, le nom, le prénom, l’adresse 1, l’adresse 2, le code postal, la ville et le téléphone. Quelques paramètres d’impression sont spécifiques aux listes d’élèves. Il est possible d’éditer jusqu’à 10 lignes vides en tête de votre liste et d’ajouter jusqu’à 15 colonnes vides après les informations élèves. Vous pouvez aussi numéroter les colonnes, griser un élève sur deux et choisir le nombre d’élèves par page ainsi que le titre du document. Recommandation Vous avez le choix d’imprimer les listes d’élèves soit en mode portrait soit en mode paysage. Ce paramétrage permet de rendre les listes plus lisibles. Nous vous recommandons de faire un aperçu avant impression afin de voir ce qui convient le mieux au résultat attendu. Pour Procédez ainsi Choisir les informations à imprimer Choisissez Fichier Imprimer. Choisissez l’onglet « Bases ». Cliquez sur le bouton « Format… ». Sélectionnez les informations à afficher. Cliquez sur le bouton « OK ». Paramétrer l’impression Choisissez Fichier Imprimer. Choisissez l’onglet « Bases ». Cliquez sur le bouton « Format… ». Sélectionnez les paramètres voulus. Cliquez sur le bouton « OK ». Imprimer une liste d’élèves Choisissez Fichier Imprimer. Choisissez l’onglet « Bases ». Sélectionnez Elèves Sélectionnez le type de liste dont il s’agit (classe ou regroupement). Sélectionnez le nom de la liste. Changez le titre du document si nécessaire. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Imprimer la liste des classes, des Choisissez Fichier Imprimer. X-4 Chapitre 10 – Impressions matières ou des professeurs Choisissez l’onglet « Bases ». Sélectionnez Classes, Professeurs ou Matières Changez le titre du document si nécessaire. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». H. Bulletins examen/simulation Les bulletins examen/simulation peuvent être édités pour une classe entière, un élève ou à partir d’un élève. Vous pouvez également imprimer le bulletin vierge d’une classe. Celui-ci n’est pas nominatif et contient toutes les matières et les sous-matières de la classe. Pour imprimer un ou plusieurs bulletin(s) examen/simulation 1. Choisissez Fichier Imprimer. 2. Choisissez l’onglet « Bulletins ». 3. Sélectionnez « Bulletin » comme type de document à imprimer. 4. Si vous gérez plusieurs dossiers de synthèses, la liste de ces dossiers s’affiche. Dans ce cas, sélectionnez le dossier auquel appartiennent les bulletins que vous souhaitez éditer. 5. Sélectionnez la période Examen/Simulation à imprimer. 6. Sélectionnez la ou les classe(s) dont le bulletin examen/simulation doit être imprimé. 7. Si vous avez choisi l’option « Une classe », sélectionnez le ou les élève(s) dont le bulletin examen/simulation doit être imprimé. Si vous avez choisi l’option « Une sélection de classe », sélectionnez les classes à prendre en compte lors de l’impression. 8. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Astuce Si vous imprimez les bulletins avec l’adresse des responsables et que vous ne souhaitez pas l’adresser à « M. et Mme X », mais obtenir un exemplaire pour monsieur et un exemplaire pour madame, utilisez le double adressage (voir Chapitre 3 - Données de bases - III.B.Elèves page III-4). I. Fiches scolaires du brevet Nota Bene permet d’imprimer les fiches scolaires du brevet des collèges. Il est impératif d’avoir construit la synthèse de brevet d’une classe pour éditer la fiche scolaire des élèves de cette classe. Pour imprimer les fiches scolaires du brevet 1. Choisissez Fichier Imprimer. 2. Choisissez l’onglet « Bulletins ». 3. Sélectionnez le dossier Brevet. 4. Choisissez le type de document « Fiche scolaire du brevet ». 5. Sélectionnez la ou les classe(s) dont la fiche scolaire du brevet doit être imprimée. 6. Si vous avez choisi l’option « Une classe », sélectionnez le ou les élève(s) dont la fiche scolaire du brevet doit être imprimée. Si vous avez choisi l’option « Une sélection de classe », sélectionnez les classes à prendre en compte lors de l’impression. 7. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». X-5 Chapitre 10 – Impressions Astuce Si vous imprimez les bulletins avec l’adresse des responsables et que vous ne souhaitez pas l’adresser à « M. et Mme X », mais obtenir un exemplaire pour monsieur et un exemplaire pour madame, utilisez le double adressage (voir Chapitre 3 - Données de bases - III.B.Elèves page III-4). J. Graphiques Nota Bene permet d’imprimer les graphiques avec lesquels vous pouvez consulter les résultats d’un élève ou d’une classe. Les graphiques peuvent être imprimés à partir des synthèses, des tableaux de notes ou à partir du module Conseil de classe pour certains graphiques. Il est possible d’imprimer les graphiques suivants : Profil de l’élève Profil détaillé Diagramme en étoile Evolution sur l’année Profil comparé élève/classe Répartition pour les livrets Répartition par niveaux Répartition détaillée des moyennes Nota Bene propose des options d’impression globales applicables à tous les graphiques. Ces options sont les suivantes : La légende correspondante à chaque graphique. Les périodes précédentes. Le résultat de cette option est visible uniquement si vous imprimez un graphique au-delà de la première période. Les sous-matières. La disposition du graphique : mode portrait ou mode paysage. Des options concernent des graphiques spécifiques : Le diagramme en étoile : vous pouvez paramétrer le rayon du disque du graphique de 1 à 20. L’évolution sur l’année : vous choisissez le type de représentation des moyennes. Vous avez le choix sous forme de barres ou d’histogrammes. La répartition détaillée des moyennes : vous choisissez d’imprimer un histogramme sur deux hachuré ou d’imprimer tous les histogrammes en couleur pleine. Remarque Les options d’impression que vous choisissez sont répercutées à l’affichage et vice et versa. Pour plus d’informations sur les graphiques, reportez-vous au chapitre 9 – Graphiques et statistiques – I. Graphiques. Pour Procédez ainsi Choisir les options d’impression Choisissez Fichier Imprimer. Choisissez l’onglet Graphique. Cliquez sur le bouton « Options ». Sélectionnez les options souhaitées. Cliquez sur le bouton « OK ». X-6 Chapitre 10 – Impressions Imprimer un graphique Choisissez Fichier Imprimer. Choisissez l’onglet « Graphique ». Sélectionnez le type de graphique. Sélectionnez le professeur ou la synthèse à partir duquel réaliser le graphique. Sélectionnez la période sur laquelle baser le graphique. Cliquez sur le bouton « Options » et choisissez les options d’impression. Sélectionnez la ou les classes pour lesquelles éditer le graphique. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Ou Afficher un graphique. Cliquez sur le bouton « Imprimer » K. Liens d’importation Accès : Choisissez Edition Liens d’importations… Vous pouvez imprimer la liste des liens d’importation d’une synthèse. Ce document permet de vérifier que vos liens sont correctement définis. Pour imprimer la liste des liens d’importation d’une synthèse 1. Ouvrez une synthèse. 2. Choisissez Edition Liens d’importations… 3. Cliquez sur le bouton « Imprimer ». X-7 Chapitre 11 – Paramétrages et outils XI. Chapitre 11 – Paramétrages et outils Dans ce chapitre Préférences Export vers … Forcer / Interdire l’impression Tris d’élèves Trombinoscope et photos des élèves Plan de classe VieScolaire.net Envoi des données au support technique OMT XI-1 Chapitre 11 – Paramétrages et outils A. Préférences Accès : Choisissez Outils Préférences… Objectif : personnaliser l’aspect et l’environnement de travail de Nota Bene. Aspect de Nota Bene Les couleurs de Nota Bene sont modifiables. Vous définissez ainsi un environnement conforme à vos goûts. Pour Procédez ainsi Changer les couleurs Choisissez Outils Préférences… Choisissez l’onglet « Couleurs ». Cliquez sur la couleur à modifier, la palette de couleurs s’affiche. Choisissez une couleur prédéfinie Ou Définissez-en une autre et cliquez sur le bouton « Ajouter aux couleurs personnalisées ». Cliquez sur le bouton « OK ». Rétablir les couleurs initiales Choisissez Outils Préférences… Choisissez l’onglet « Couleurs ». Cliquez sur le bouton « Couleurs par défaut ». Environnement de travail Voici les réglages que vous pouvez effectuer : Choix des barres d’outils affichées : standard, données de bases, dossiers, graphiques, outils. Choix de la fenêtre affichée au démarrage de Nota Bene : aucune, dossiers des professeurs, dossiers des synthèses, élèves et regroupements. Options d’affichage des données de base : griser un élève sur 2 dans la liste des élèves, distinguer les informations obligatoires. Options diverses : afficher et imprimer le libellé court ou long des matières, activer le contrôle des appréciations dans les synthèses, choisir la palette de couleur 1 ou 2 pour l’affichage des matières, trier par ordre alphabétique les élèves de tous les tableaux de notes et toutes les synthèses. Pour modifier le réglage des options 1. Choisissez Outils Préférences… 2. Choisissez l’onglet « Options ». 3. Cochez les cases correspondant aux options que vous souhaitez activer, et enlevez la coche dans les autres. XI-2 Chapitre 11 – Paramétrages et outils Graphiques Vous pouvez modifier les couleurs des graphiques si celles qui vous sont proposées par défaut ne vous satisfont pas ou si, par exemple, elles ne se distinguent pas clairement au vidéo projecteur lors des conseils de classe. Les couleurs des graphiques sont paramétrables indépendamment les uns des autres. Pour paramétrer les couleurs des graphiques 1. Choisissez Outils Préférences… 2. Choisissez l’onglet « Graphiques ». 3. Cliquez sur la couleur à changer, la palette de couleurs s’affiche. 4. Choisissez une couleur prédéfinie Ou Définissez-en une autre et cliquez sur le bouton « Ajouter aux couleurs personnalisées » 5. Cliquez sur le bouton « OK ». B. Export vers … Accès : à partir d’un tableau ou d’une synthèse ouverte, choisissez Tableau/Synthèse Export vers … Nota Bene offre la possibilité d’exporter le contenu d’un tableau ou d’une synthèse vers excel ou sous un format texte. Le fichier exporté peut contenir l’ensemble des informations du tableau, ou de la synthèse, pour toutes les périodes - notation, examen ou simulation – ou pour une période de votre choix. Vous pouvez également choisir d’exporter toutes les informations disponibles à l’écran, ou uniquement les informations destinées à un publipostage. Dans ce dernier cas, les informations sont exportées sous forme de colonnes : Nom de l’élève Prénom de l’élève Date de naissance de l’élève Liste des devoirs pour les tableaux ou des matières pour les synthèses. Appréciations Rangs Moyennes Pour exporter un tableau ou une synthèse 1. Ouvrez le tableau ou la synthèse à exporter. 2. Choisissez Tableau/Synthèse Export vers…. 3. Indiquez si vous exportez une seule ou toutes les périodes puis choisissez le contenu du fichier d’export. 4. Cliquez sur . XI-3 Chapitre 11 – Paramétrages et outils 5. Indiquez à quel emplacement vous souhaitez exporter. Par défaut, le fichier est créé dans le dossier txt du répertoire d’installation de Nota Bene. 6. Choisissez le type sous lequel vous voulez exporter, Fichier excel ou Fichier texte, puis indiquez le nom du fichier. 7. Cliquez sur « Enregistrer ». Dans le cas d’un export en fichier texte, Nota Bene vous demande de choisir le séparateur de champ entre la « Tabulation » et le « ; ». Dans le cas d’un export en fichier Excel, Nota Bene vous propose à la fin de l’enregistrement d’ouvrir le fichier dans Excel. C. Forcer / Interdire l’impression Lors de l’édition des bulletins et des relevés de notes, vous aurez peut-être besoin d’imprimer une matière pour laquelle il n’y a pas de moyenne et donc qui par principe ne doit pas être éditée. Il est aussi possible que vous ayez besoin d’interdire l’impression d’une matière. Ce sont des cas particuliers mais qui peuvent arriver. Forcer l’impression Accès : Choisissez Outils Forcer l’impression Objectif : imprimer une matière sur les bulletins et sur les relevés de notes quelque soit la moyenne des élèves pour cette matière. Par défaut, Nota Bene n’imprime pas les matières pour lesquelles les élèves n’ont pas de moyenne. La commande « Forcer l’impression » n’est pas individuelle, elle est effective pour tous les élèves de la classe. Pour Procédez ainsi Forcer l’impression d’une matière Ouvrez la synthèse. Sélectionnez la matière. Choisissez Outils Forcer l’impression Forcer l’impression de plusieurs matières Ouvrez la synthèse. (ne fonctionne que sur des matières côte à Sélectionnez les colonnes des matières en cliquant côte) sur les intitulés des colonnes (numéros) tout en maintenant la touche MAJ enfoncée. Choisissez Outils Forcer l’impression XI-4 Chapitre 11 – Paramétrages et outils Supprimer l’impression forcée d’une matière Ouvrez la synthèse. Sélectionnez la matière dont l’impression est forcée. Choisissez Outils Forcer l’impression Astuces Les matières dont l’impression est forcée sont visualisées par l’image Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser le bouton de raccourci choisir Outils Forcer l’impression. . dans la barre d’outils au lieu de Interdire l’impression Accès : Choisissez Outils Interdire l’impression Objectif : ne pas imprimer une matière sur les bulletins et sur les relevés de notes des élèves. Cette matière n’est pas imprimée sur le bulletin ou le relevé de note de l’élève, mais elle est tout de même comptabilisée dans la moyenne générale de l’élève. La commande « Interdire l’impression » est effective pour tous les élèves de la classe. Remarque Si vous voulez interdire l’impression d’une matière et ne pas la comptabiliser dans la moyenne générale de l’élève, saisissez pour cette colonne matière le coefficient 0. Vous pouvez également interdire l’impression d’une sous-matière ou de la matière principale associée aux sous matières. Pour Procédez ainsi Interdire l’impression d’une matière Ouvrez la synthèse. Sélectionnez la matière. Choisissez Outils Interdire l’impression Interdire l’impression de plusieurs matières Ouvrez la synthèse. (ne fonctionne que sur des matières côte à Sélectionnez les colonnes des matières en cliquant côte) sur les intitulés des colonnes (numéros) tout en maintenant la touche MAJ enfoncée. Choisissez Outils Interdire l’impression Supprimer l’interdiction d’impression d’une Ouvrez la synthèse. matière Sélectionnez la matière dont l’impression est forcée. Choisissez Outils Interdire l’impression Astuces Les matières dont l’impression est interdite sont visualisées par l’icône XI-5 . Chapitre 11 – Paramétrages et outils Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser le bouton de raccourci choisir Outils Interdire l’impression. D. dans la barre d’outils au lieu de Tris d’élèves Les élèves sont, par défaut, triés en ordre alphabétique. Nota Bene propose trois types de tri : le tri alphabétique général, le tri alphabétique par classe et le tri par moyenne. Le tri est enregistré avec les informations du tableau ou de la synthèse. Quand vous enregistrez les modifications, vous enregistrez également l’ordre de tri. Tri alphabétique général Le tri alphabétique général liste les élèves par simple ordre alphabétique basé sur le nom. Ce tri peut être employé sur les classes et les regroupements. Dans un regroupement, le tri alphabétique général présente les élèves par ordre alphabétique, sans distinction des classes auxquelles ils appartiennent. Pour trier un tableau ou une synthèse par ordre alphabétique Choisissez Outils Tri alphabétique général. Ou Cliquez sur le bouton dans la barre d’outils. Tri alphabétique par classe Le tri alphabétique par classe concerne uniquement les regroupements. Si vous triez un regroupement par classe, les élèves sont ordonnés par classe. Puis à l’intérieur des classes, les élèves sont triés par ordre alphabétique sur leur nom. Pour trier un regroupement par classe Choisissez Outils Tri alphabétique par classe. Ou Cliquez sur le bouton dans la barre d’outils. Tri par moyenne Vous pouvez trier les tableaux et les synthèses selon la moyenne des élèves. Ce tri est très pratique pour les conseils de classe : les professeurs peuvent préparer plus facilement leurs conseils de classe en triant les élèves par moyenne. Pour trier un tableau ou une synthèse par moyenne Choisissez Outils Tri alphabétique par moyenne. Ou Cliquez sur le bouton E. dans la barre d’outils. Trombinoscope et photos des élèves Vous pouvez consulter les photos des élèves sous la forme de photo individuelle ou de trombinoscope. Pour ces deux représentations, vous devez tout d’abord numériser la photo de chacun de vos élèves puis associer les XI-6 Chapitre 11 – Paramétrages et outils élèves aux photos grâce à l’assistant photo (voir Chapitre 2 – Initialisations et interfaces - II.K.Assistant photo page II-23). Pour numériser vos photos, vous pourrez utiliser un appareil photo numérique ou plus vraisemblablement un scanner. Les photos doivent être impérativement enregistrées au format Bitmap de Windows (.bmp) ou JPEG File Interchange (.jpg) pour pouvoir être utilisées par Nota Bene. Trombinoscope Accès : Choisissez Bases Trombinoscope Définition : le trombinoscope est la liste des élèves d’une classe ou d’un regroupement illustrée par la photo de chaque élève. Pour Afficher le d’une classe Procédez ainsi trombinoscope Choisissez Bases Trombinoscope… Sélectionnez l’option « Classe » ou « Regroupement » selon ce que vous souhaitez. Sélectionnez la classe ou le regroupement. Imprimer le trombinoscope Afficher le trombinoscope de la classe. d’une classe Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Photo individuelle Accès : Choisissez Outils Photos Photo de l’élève… Vous pouvez visualiser la photo d’un élève individuellement de celles de ses camarades de classe dans un tableau de notes ou dans une synthèse. Pour afficher la photo d’un élève 1. Ouvrez le tableau ou la synthèse. 2. sélectionnez l’élève pour lequel vous souhaitez voir la photo. 3. Choisissez Outils Photos Photo de l’élève… Ou Cliquez sur le bouton dans la barre d’outils. F.Plan de classe Accès : Choisissez Bases Elèves et regroupements puis Bases Plan de classe Objectif : concevoir des plans de classes pour disposer les élèves dans les classes. Vous pouvez afficher les plans de classe ou les distribuer aux professeurs en début d’année. Ils sont en effet très utiles aux professeurs en début d’année lorsqu’ils ne connaissent pas encore leurs élèves. Les plans de classes sont disponibles à partir des classes et des regroupements. Par défaut, Nota Bene propose un plan de classe standard où les élèves sont disposés par ordre alphabétique. Pour Procédez ainsi Ouvrir un plan de classe Choisissez Bases Classes. Sélectionnez la classe concernée par le plan. XI-7 Chapitre 11 – Paramétrages et outils Choisissez Bases Plan de classe. Enregistrer un plan de classe Choisissez l’icône « Enregistrer » Imprimer un plan de classe Ouvrez un plan de classe. Choisissez l’icône « Imprimer » de la barre d’outils. de la barre d’outils. Vous pouvez à tout moment modifier le plan de classe en changeant le nombre et la taille des tables. Pour Procédez ainsi Ajouter une table vide Choisissez l’icône Déplacer une table Cliquez sur le coin supérieur gauche de la table et faites-la glisser à l’endroit voulu. Supprimer une table vide Choisissez l’icône de la barre d’outils. Augmenter la taille d’une table Choisissez l’icône de la barre d’outils. Diminuer la taille d’une table Choisissez l’icône de la barre d’outils. de la barre d’outils. Vous pouvez aisément mélanger les élèves au hasard ou permuter deux élèves. Pour Procédez ainsi Mélanger les élèves Choisissez l’icône Permuter deux élèves A et B Faites glisser la table de l’élève A sur la table de l’élève B. G. de la barre d’outils. VieScolaire.net La circulation des notes et des appréciations entre Nota Bene et VieScolaire.net s’effectue automatiquement. Il n’y a pas de commande à activer ni de bouton sur lequel cliquer. Il suffit de paramétrer, en début d’année, les deux outils permettant cette circulation d’informations : l’outil de synchronisation et l’outil d’importation. C’est à l’administrateur de VieScolaire.net d’effectuer ce paramétrage. Dès que celui-ci est défini, la récupération automatique des notes et des appréciations dans Nota Bene ainsi que la mise à jour du site VieScolaire.net est effective. XI-8 Chapitre 11 – Paramétrages et outils H. Envoi des données au support technique OMT Suite à un contact téléphonique avec notre service d’assistance technique, il peut vous être demandé d’envoyer vos données pour examen. Une commande dans Nota Bene, accessible uniquement en accès administrateur, permet la préparation d’un mail dans lequel est joint automatiquement le fichier de sauvegarde de vos données. Cette commande n’est pas accessible si un tableau ou une synthèse est ouverte. Recommandation Pour effectuer cet envoi de données, vous devez avoir une connexion internet sur la machine et paramétrer votre compte de messagerie dans Nota Bene. Pour envoyer vos données au support technique 1. Choisissez Internet Envoyer les données …. 2. Saisissez l’adresse que vous a communiquée le technicien OMT par téléphone. 3. Cliquez sur 4. Dans le message, décrivez le problème rencontré. 5. Cliquez sur , et renseignez votre compte de messagerie. Si votre compte n’est pas correctement renseigné, l’envoi des données est impossible. 6. Cliquez sur Lorsque vous cliquez sur , pour joindre d’autres fichiers que la sauvegarde des données actuellement chargée. . , Nota Bene effectue la sauvegarde de vos données et envoie le message. XI-9 Annexe A – Circulation des notes et des appréciations dans VieScolaire.net XII. Annexe A – Circulation des notes et des appréciations dans VieScolaire.net Les notes et appréciations affichées sur le site VieScolaire.net sont récupérées de Nota Bene en transitant via le logiciel « VieScolaire.net - établissement » de votre établissement. Vous avez la possibilité de saisir ou de modifier des notes et appréciations directement sur le site VieScolaire.net. Ces notes et appréciations seront consultables sur le site VieScolaire.net par les utilisateurs de votre établissement (Parents, Elèves, etc.) uniquement après une circulation des informations. Voici le schéma synthétisant la circulation des informations entre Nota Bene, « VieScolaire.net - établissement », et le site VieScolaire.net : 1. Des notes et appréciations sont saisies sur le site VieScolaire.net 2. L’outil de synchronisation de « VieScolaire.net – établissement » récupère automatiquement les notes et appréciations saisies (au cours de la journée). 3. « VieScolaire.net – établissement » transmet automatiquement à Nota Bene les notes et appréciations saisies. 4. Remarque : à cet instant, Nota Bene est donc à jour. 5. L’outil d’importation automatique de « VieScolaire.net – établissement » importe automatiquement, à l’heure choisie par l’administrateur, les notes et appréciations présentes dans Nota Bene. 6. L’outil de synchronisation de « VieScolaire.net – établissement » transmets automatiquement les notes et appréciations de Nota Bene au site VieScolaire.net (au cours de la nuit). Remarque : les bulletins, relevés et tableaux de notes sont ici à jour sur le site VieScolaire.net. Nota Bene - Etablissement Notes et appréciations saisies sur le site VieScolaire.net Intégralité des notes et appréciations à jour (Automatiquement via outil d’importation) (Automatiquement via outil de synchronisation) VieScolaire.net - Etablissement Intégralité des notes et appréciations à jour Notes et appréciations saisies sur le site VieScolaire.net (Automatiquement via outil de synchronisation) (Automatiquement via outil de synchronisation) Site www.VieScolaire.net XII-1 Annexe B – Les différents environnements de saisie de Nota Bene XIII. Annexe B – Les différents environnements de saisie de Nota Bene SAISIE MODULE PROFESSEUR RECUPERATION - Sur le poste personnel Le professeur transfère ses du professeur à son données à l’administrateur domicile. de Nota Bene par plusieurs biais : - Sur un poste dédié à la saisie dans - Clé USB. l’établissement. - Autre (disque dur mobile, carte mémoire). INTEGRATION FINALE L’administrateur intègre les données dans la base Nota Bene en récupérant les données depuis clés USB… Les notes sont maintenant récupérées. - Envoi des données par Internet. RESEAU VIESCOLAIRE.NET Les notes sont saisies exclusivement dans l’établissement via un réseau interne sur des postes clients. La récupération est automatique puisque les professeurs saisissent directement dans la base Nota Bene. Aucune intégration finale, travail terminé. Les notes sont saisies exclusivement sur Internet, sur le site VieScolaire.net La récupération est automatique dés le lancement du logiciel par l’administrateur de Nota Bene. Aucune intégration finale, travail terminé. Recommandation Il n’est pas possible de cumuler plusieurs environnements de saisie pour un seul et même professeur, ceci pourrait entraîner une perte de données voire un effacement des données d’autres périodes de notation si ceci n’est pas fait correctement. Vous pouvez, par contre, avoir des professeurs qui saisissent en réseau, d’autres qui travaillent avec le module professeur sans que cela pose problème. XIII-1 OMT XIV. OMT La gamme des logiciels OMT La solution intégrée OMT Module Produit Conception des emplois du temps UnDeuxTEMPS Gestion des ressources au quotidien UD Planning Gestion individuelle des élèves UD Elèves L’intranet scolaire VieScolaire.net Préparation de la rentrée UD Répartition Notes et animation du conseil de classe Nota Bene Prévention et gestion de l’absentéisme Molière Planification des rendez-vous parents profs Parents Profs XIV-1 OMT Conditions commerciales des logiciels OMT Tarif spécial Cité Scolaire pour vous permettre d’acquérir plusieurs licences. Des « mises à jour » annuelles apportant de réelles avancées fonctionnelles. Pour les logiciels UnDeuxTEMPS, UD Répartition, Nota Bene et Molière L’essai en réel dans votre établissement avant l’achat comme pour les 4500 premiers utilisateurs des logiciels OMT. Support téléphonique gratuit pour la première rentrée. L’assistance téléphonique du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h (16h30 le vendredi). Que se passe-t-il à la fin du test ? Le logiciel devient inactif mais vos donnés sont conservées (sauf si vous décidez de les effacer). Si vous commandez avant 15 heures vous recevez la nouvelle version sous 48 heures. Dès réception de votre nouvelle licence, vous retrouvez vos données intactes. Comment commander à la fin du test (ou avant) ? Pour commander, utilisez un bon de commande officiel ou faites une commande sur papier libre. Veillez à porter les indications suivantes : Adresse physique (sans BP ni cedex) en plus de l’adresse postale car vous êtes livré par porteur. Nom de l’utilisateur, n° de téléphone et fax (pour l’assistance). Nombre de professeurs. Spécial UnDeuxTEMPS Au moment de commander, vous choisissez un mode de financement avec votre gestionnaire. Offre de financement à l’issue du test (dépend du type de logiciel) : Remise spéciale à l’achat du logiciel en mise à jour concurrence si vous possédez un logiciel d’emploi du temps concurrent. Licence définitive : le prix de la part de location est déduit ainsi que la remise de « mise à jour concurrence » s’il y a lieu. Licence de location annuelle avec possibilité d’achat chaque année. Facturation d’une licence définitive sur deux exercices. Vous ne souhaitez pas garder le logiciel en fin de test (c’est rare), vous retournez logiciel et manuel à OMT. XIV-2 OMT Fonctionnement du support technique des logiciels OMT Accès au support Le support technique OMT est accessible sur abonnement par téléphone, par fax et par le site Internet OMT pour les logiciels UnDeuxTEMPS, UD Répartition, Molière et Nota Bene. Il est également accessible pour les autres logiciels de la gamme OMT par fax et par le site Internet OMT. L’accès au service est inclus dans le prix de la licence jusqu’à la fin de l’année scolaire de réception du logiciel. L’accès au service est ensuite soumis à la commande d’une prestation de support pour chaque logiciel. Des règles simples pour vous assurer un meilleur service Le support téléphonique a pour mission de répondre aux questions fonctionnelles de type « Comment arriver à tel résultat avec Tel Logiciel OMT ? ». Dans la seule mesure du temps disponible, nous essayons de vous aider sur les autres domaines d’exploitation. Quelques conseils élémentaires avant d’appeler l’assistance Pour obtenir un service de qualité tout en préservant les droits de vos collègues abonnés, n’oubliez pas de : Lire le manuel d’utilisation avant d’exploiter le logiciel. Apprendre les rudiments de Windows : double clic de souris, copie de fichiers, déplacement de fichier… Consulter de temps en temps le site Internet OMT ! Vous y trouverez les réponses aux questions fréquemment posées et ainsi gagnerez du temps. Adresse : www.omt.fr - Rubrique Nota Bene/questions-réponses. Préparer vos questions avant d’appeler le service support. Notez les réponses dans un cahier de suivi. Important ! Notez que les débuts de demi-journée sont les plus chargés. Au moment de l’appel, ayez votre micro en marche près du téléphone Mémorisez votre numéro de client OMT, il est inscrit sur les factures et les bons de livraison. Enregistrez votre travail le plus souvent possible; faites souvent des sauvegardes. Rangez votre Clé Licence (feuille jaune). Pour vous renseigner plus rapidement : le n° d’incident Si l’envoi de vos données est nécessaire, merci de ne jamais les envoyer par courrier ou messagerie électronique avant d’avoir appelé le service technique. Vous recevrez alors un n° d’incident qui vous suivra jusqu’à résolution complète du problème. Pour des raisons de sécurité touchant les virus, nous ne pourrons ouvrir aucun message non accompagnée d’un numéro d’incident. Support téléphonique du logiciel UnDeuxTEMPS en juillet et août Une équipe renforcée vous assistera pendant des horaires élargis de 8h00 à 18h00 jusqu’à la rentrée. Le service et la société sont fermés les deux premières semaines d’août. XIV-3 Glossaire XV. Glossaire Audit des synthèses Analyse d’une ou plusieurs synthèses afin de vérifier la présence d’anomalies ou d’oubli d’informations. L’audit est utile avant le début de session de saisie des notes et avant l’impression des bulletins ou de relevés de notes. Banque d’appréciations Ensemble d’appréciations que vous enregistrez afin de pouvoir les utiliser ultérieurement. La banque d’appréciations est personnelle à chaque professeur. Elle a pour but de vous faire gagner du temps : une fois les appréciations enregistrées dans la banque, il vous suffit de les piocher dans la liste de vos appréciations. Bilan de conseil de classe Document édité pour clôturer le conseil de classe. Ce document comporte les moyennes des élèves pour chaque matière sur un trimestre ou un semestre. Dossier de professeur Dossier dans lequel sont archivés les tableaux de notes d’un professeur. Les dossiers permettent de compartimenter et d’ordonner les tableaux de notes. Dossier de synthèses Dossier dans lequel sont archivées les synthèses. Les dossiers de synthèses permettent de gérer les examens et d’organiser les synthèses par niveau (organisation déconseillée). Format de bulletins, de relevés de notes et d’examen Forme sous laquelle sont imprimés les documents cités (bulletins, relevés de notes et fiche scolaire du brevet). Le format est une série d’options qui se rapporte aux documents. Chaque document a son propre type de formats différents. Lien d’importation Liaison entre un tableau de notes d’un professeur et une matière dans une synthèse. C’est cette liaison qui est nécessaire aux synthèses pour récupérer les moyennes des élèves et d’être ainsi toujours à jour. Matière habituelle Matière associée à un professeur. Elle est proposée dans les synthèses lorsque vous choisissez le nom d’un enseignant. La matière habituelle est simplement proposée pour vous faire gagner du temps, vous pouvez choisir une autre matière dans la synthèse si la matière habituelle du professeur n’est pas celle qu’il enseigne dans la classe. Matière principale Matière qui comporte des sous-matières afin de détailler le calcul de celle-ci. Mode d’accès Façon d’accéder à Nota Bene. Chaque mode d’accès donne ou non droit à utiliser certaines commandes du logiciel. Les modes d’accès sécurisent le logiciel et évitent aux professeurs d’effectuer d’importantes modifications intempestives pouvant entraîner la perte de données. XV-1 Glossaire Mot de passe Un mot de passe peut être associé à chaque professeur afin de sécuriser son travail. Le mot de passe n’empêche pas la consultation des tableaux de notes mais la modification est impossible tant que le professeur n’a pas saisi son mot de passe. Période Simulation Une période Simulation est une période permettant de simuler une moyenne à partir des notes d’une période de notation d’une synthèse en réglant de façon différente les coefficients appliqués aux matières. Une simulation apporte une aide pour l’orientation des élèves. Profil de sous-matières Ensemble de sous-matières ordonnées associé à une matière principale. Reconstitution des classes Mise à jour de la base élèves par rapport au fichier élèves de SCONET ou à un fichier texte. Sous-matière Une matière peut être détaillée en plusieurs autres matières. On parlera pour ces dernières de sous-matières. C’est le principe d’un sous-ensemble. Support Dispositif amovible permettant de stocker de l’information. Exemple : clé USB, disquette, disque dur externe, CD Rom… Synthèse Récapitulatif de tous les élèves d’une classe sous forme d’un tableau. Chaque synthèse comporte les équipes pédagogiques de la classe et les coefficients affectés à chaque matière. Vous visualiserez les moyennes de chaque élève pour chacune des matières. Tableau brut Résultat brut des critères sélectionnés dans le module des statistiques. Ce résultat est présenté sous forme de tableau. Tableau de notes Tableau basé sur une liste d’élève dans lequel le professeur saisit ses notes pour une matière. Tableau de résultats Tableau obtenu dans le module des statistiques à partir du tableau brut. Ce tableau représente le résultat obtenu après un filtre sur les informations élèves, un choix d’intervalles de notes ou de fonctions de statistiques. Tableau récapitulatif Tableau regroupant la moyenne de tableaux de notes permettant d’obtenir une vision générale de ces tableaux. Verrouillage des périodes Fonction permettant de clôturer un trimestre ou un semestre. Avec le verrouillage aucune saisie n’est autorisée sur la période choisie : la période est totalement clôturée. XV-2 Index XVI. Index Historique ................................................... V-43 A Impression .............................................X-4, X-9 Absences Bulletins et relevés envoyés aux deux responsables .................................................................. III-6 Importation de Molière ................................II-20 C Importation de Sconet-Absence....................II-22 Purge ......................................................... V-26 Candisup ....................................................... II-40 Activation des périodes ................................... V-24 Changement de classe..................................... III-7 Historique ................................................... V-42 Chemins d'accès .............................................. II-2 Admission Post-Bac .........................................II-40 Classes ........................................................... III-2 Années scolaires .............................................. II-3 Coefficients Aperçu avant impression ................................... X-4 "M" ............................................................. VI-4 Appréciation +*n ............................................................ VI-3 Banque ...................................................... VI-11 Bonus/Malus................................................ VI-4 Conseil de classe ........................................ VII-7 Commençant par le signe divisé "/"............... VI-3 Dans les synthèses (appr. générale) ............ VII-8 Comparer ......................................................V-5 Dans Nota Bene (appr. Professeur)................ VI-7 Doubles ...................................................... VI-4 Dans VieScolaire.net (appr. générale) .......... VII-9 Dupliquer ......................................................V-5 Dans VieScolaire.net (appr. Professeur) ......... VI-9 Ordinaires ................................................... VI-2 Du professeur pour classe ........................... VII-4 Colonnes ........................................................ V-12 Générale ou par sous-matière ..................... VI-10 Conseil de classe Assistant Bilan ............................................................. X-7 Photos ........................................................II-23 Module ....................................................... VII-2 Sous-matières ............................................... V-8 Consulter les récupération Structure ..................................................... IV-9 Audit données professeur avant D'un autre support ....................................... V-42 Brevet ........................................................II-38 Par Internet................................................. V-40 Synthèses ................................................... V-27 Copier Un tableau .................................................. IV-3 B Une colonne .............................................. VI-12 Banque d’appréciations .................................. VI-11 Une synthèse .............................................. IV-7 Importer .....................................................II-24 D Bilan de conseil de classe .................................. X-7 Brevet ............................................................II-26 Date des devoirs ............................................. VI-2 Actualiser les notes ......................................II-37 Devoir important ............................................. VI-2 Affectation des matières aux épreuves ..........II-27 Dossier Audit ..........................................................II-38 Brevet ........................................................ II-28 Construction synthèses ................................II-28 Professeurs ............................................... III-20 Fiche scolaire ..............................................II-34 Synthèses ................................................. III-20 Bulletins Format........................................................ V-16 1 Index E Couleurs...................................................... XI-3 Impression .................................................. X-10 Ecart type ..................................................... IX-12 Statistiques ................................................IX-12 Elève ............................................................. III-4 H Ajout et modification ................................... III-5 Ajouter à un regroupement ........................ III-15 Historique Changement classe...................................... III-7 Actions ........................................................ V-44 Enlever d’un regroupement ........................ III-15 Activation des périodes ................................ V-42 Suppression ................................................ III-8 Bulletins imprimés ....................................... V-43 Supprimé ............................................ IV-4, IV-8 Fichiers de données ..................................... V-43 Envoi des bulletins et relevés aux deux responsables .................................................................. III-6 Fichiers de programme ................................ V-43 Liaison UD Elèves ou Sconet ......................... V-44 Envoi des données au support technique OMT ... XI-9 Liens d'importation ...................................... V-42 Etendue ........................................................ IX-11 Verrouillage des périodes ............................. V-42 Examen........................................................ VIII-2 Export vers … .................................................. XI-3 I Exporter Importation Une structure existante ....... Voir Assistant structure De STS-WEB et de Gep/Sconet .................... II-16 Vers Admission Post-Bac ..............................II-40 De UD Elèves ............................................. II-17 Vers Candisup .............................................II-40 De UnDeuxTEMPS et de Gep/Sconet ............ II-13 Vers Notanet ..................................... II-26, II-38 De UnDeuxTEMPS et de UD Elèves .............. II-11 F De UnDeuxTEMPS seulement ...................... II-15 Des absences de Molière ............................. II-20 Fiche scolaire du brevet ...........................II-34, X-9 Des absences de Sconet-Absence ................ II-22 Fichier de données D'un fichier texte ........................................ II-18 Conseil .....................................................VII-11 Impression Historique ................................................... V-43 Bilan de conseil de classe ............................... X-7 Professeur .................................................. V-30 Bulletins ........................................................ X-4 Fichier de programme .......................... V-30, VII-11 Bulletins d'examen ......................................... X-9 Historique ................................................... V-43 Fiches scolaires du brevet .............................. X-9 Figer les titres Forcer ......................................................... XI-4 Tableau .............................................. IV-4, IV-8 Graphiques .................................................. X-10 Filtrer les élèves Interdire...................................................... XI-5 Base élèves ................................................. III-6 Liens d'importation ...................................... X-11 Statistiques ................................................ IX-10 Listes d'élèves ............................................... X-7 Forcer l'impression ........................................... XI-4 Paramètres .................................................... X-2 Format Relevés de notes ........................................... X-5 Bulletins ...................................................... V-16 Tableaux de notes ......................................... X-6 Examen/Simulation .................................... VIII-6 Initialisations ................................................... II-2 Relevés de notes ......................................... V-20 Années scolaires ........................................... II-3 G Chemins d'accès ........................................... II-2 Modes d'accès .............................................. II-5 Graphiques ...................................................... IX-2 Paramètres ................................................... II-8 2 Index Installer Notanet ......................................................... II-26 Module Conseil ..........................................VII-13 O Module Professeur ....................................... V-37 Interdire l’impression ....................................... XI-5 OMT .................................................................... 4 Internet Options Envoi des données (professeur) ................... V-36 Tableau de notes ................................. IV-4, IV-8 Paramétrage ............................................... V-34 Orientation .................................................. VII-14 Réception des données (administrateur) ....... V-41 P Interquartile .................................................. IX-12 Période examen ............................................ VIII-2 L Période Simulation ........................................ VIII-3 Liens d'importation ......................................... V-13 Photo élève .................................................... XI-7 Historique ................................................... V-42 Plan de classe ................................................. XI-7 Impression .................................................. X-11 Précision des notes ................................. IV-4, IV-8 Lignes ............................................................ V-12 Professeurs ................................................... III-18 Logo Nota Bene ................................................ V-2 Plusieurs professeurs pour une matière ...........V-4 Principaux ................................................. III-22 M Purge des absences ........................................ V-26 Maileva ............................................................ X-6 Q Matières ....................................................... III-16 Habituelles ................................................ III-19 Quartile .........................................................IX-11 Médiane ........................................................ IX-11 R Mise à jour de la base élèves ...............III-9, III-11 Rang de l'élève Mode d'accès ................................................... II-5 Administrateur ............................................. II-6 Tableau de notes ................................. IV-4, IV-8 Professeur ................................................... II-6 Reconstitution de la base à partir de STSWEB et Sconet ...................................... III-11 Professeur principal ...................................... II-6 Reconstitution de la base à partir de UnDeuxTEMPS ................................................................ III-10 Modification des périodes ................................ V-23 Module Conseil Reconstitution des classes Accès à la saisie sécurisée par mot de passe .. VII12 A partir de Sconet ...................................... III-11 A partir de UD Elèves ................................. III-13 Module Conseil de classe ................................ VII-2 A partir d'un fichier texte ............................ III-12 Module orientation ........................................VII-14 Récupérer les données professeurs Module Professeur ................................. V-30, V-35 Collectivement ............................................. V-42 Module Professeur Consulter les données avant ................ V-40, V-42 Installation .................................................. V-35 D'un support quelconque ............................. V-41 Moyenne En pièces jointes.......................................... V-41 Précédente.................................................. V-18 Individuellement .......................................... V-41 Moyenne intermédiaire .................................... V-11 Par Internet................................................. V-39 N Récupérer une colonne .................................... V-12 Regroupements ............................................ III-13 Neutraliser les notes ............................... IV-4, IV-8 Relevés de notes Niveaux.......................................................... III-2 3 Index T Format........................................................ V-20 Impression .................................................... X-5 Tableau Restauration ................................................... V-46 Brut .................................................... IX-8, IX-9 Complète .................................................... V-46 Copier ......................................................... IV-3 S De notes ..................................................... IV-2 De résultats ................................................. IX-8 Saisie déportée Options ............................................... IV-4, IV-8 Conseils ....................................................VII-11 Récapitulatif ................................................ IV-5 Paramétrage ............................................... V-33 Tableau de bord Professeurs ................................................. V-29 Administrateur ............................................. V-42 Saisie des notes UD Elèves ................................................... V-44 Dans Nota Bene ........................................... VI-5 Titre des devoirs ............................................. VI-2 Dans VieScolaire.net ..................................... VI-5 Tri d'élèves Sauvegarde .................................................... V-45 Alphabétique général ................................... XI-6 Seuil des niveaux .................................... IV-4, IV-8 Alphabétique par classe ............................... XI-6 Simulation .................................................... VIII-3 Par moyenne ............................................... XI-6 Sous-matières .................................................. V-6 Trombinoscope ...................................... V-36, XI-7 Assistant ....................................................... V-8 U Sous-version Recherche automatique ................................ II-9 UD Elèves Télécharger.................................................... I-2 Importation élèves ...................................... II-17 Statistiques ..................................................... IX-3 Mise à jour élèves ......................................... II-7 Catalogue .................................................... IX-4 Tableau de bord .......................................... V-44 Choix des critères ......................................... IX-4 V Fonctions ................................................... IX-11 Graphiques ................................................ IX-12 Verrouillage des périodes Intervalles.................................................. IX-12 Fonctionnement ........................................... V-24 Tableau brut ................................................ IX-8 Historique ................................................... V-42 Tableau de résultats ..................................... IX-8 VieScolaire.net ................................................ XI-8 Synthèse ......................................................... IV-5 Circulation des notes et des appréciations .... XII-1 De brevet....................................................II-31 Saisie des appréciations générales ............... VII-9 Pluriannuelle .............................................. IV-12 Saisie des appréciations professeurs ............. VI-9 Saisie des notes ........................................... VI-5 4 ">
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