HiPath 3000 HiPath Xpressions Compact Version 2.0 Guide de l’utilisateur Cet appareil a été fabriqué selon notre système de gestion de l’environnement certifié (ISO 14001). Ce processus garantit la réduction de la consommation de matières premières et d’énergie, ainsi que de la quantité de déchets produite. Tous les équipements électriques et électroniques doivent être éliminés séparément des déchets municipaux, dans les lieux de collecte prévus à cet effet par les dispositions prises à l'échelle nationales. L'élimination appropriée et la collecte sélective de vos appareils usagés servent à prévenir tout dommage potentiel pour l'environnement et la santé humaine. Elles constituent une condition à la réutilisation et au recyclage des équipements électriques et électroniques usagés. Pour avoir des informations détaillées sur le recyclage de vos appareils usagés, renseignez-vous auprès de votre commune, du service responsable de l'élimination des déchets, du commerçant auquel vous avez acheté votre produit ou de votre partenaire commercial. Ces informations s'appliquent uniquement aux équipements installés et vendus dans les pays de l'Union européenne et soumis à la directive européenne 2002/96/CE. Dans les pays hors Union européenne, des dispositions différentes peuvent s'appliquer au recyclage des équipements électriques et électroniques. Uniquement à usage interne bkTOC.fm Sommaire Sommaire 0 1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1 Destinataires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Description des fonctions / Vue d’ensemble . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Interfaces utilisateur de HiPath Xpressions Compact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4 Signalisation de l’arrivée des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.1 Signalisation optique ou acoustique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.2 Signalisation par e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1 1-1 1-1 1-2 1-3 1-3 1-3 2 Remarques générales sur les boîtes vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1 Catégories de boîtes vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Dépôt d’un message (fonction réservée à l’appelant) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Boîtes vocales d’information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4 Boîte vocale d’acheminement / de décroché automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5 Boîte vocale de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6 Distribution des messages vocaux grâce aux listes de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.7 Distribution des messages vocaux à tous les détenteurs de boîte aux lettres . . . . . . 2.8 Ordre d’interrogation des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1 2-1 2-4 2-6 2-6 2-8 2-8 2-8 2-9 3 Utilisation de la boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1 3.1 Interfaces utilisateur de HiPath Xpressions Compact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1 3.2 Accès à la boîte vocale / Codes secrets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1 3.3 Naviguer dans la boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2 3.4 Les différentes fonctions de la boîte vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4 3.4.1 Consulter sa boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4 3.4.2 Enregistrer et sélectionner un message d’accueil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7 3.4.3 Enregistrer un message privé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8 3.4.4 Définir la gestion des messages d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9 3.4.5 Activer / désactiver l’enregistrement des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10 3.4.6 Modifier le code secret de la boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10 3.4.7 Modifier le code secret du message privé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10 3.4.8 Appel extérieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11 3.4.8.1 Activer / désactiver l’appel extérieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11 3.4.8.2 Entrer et sélectionner le numéro d’appel extérieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11 3.4.9 Fonction de remplaçant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12 3.4.9.1 Activer / désactiver la fonction de remplaçant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12 3.4.9.2 Indiquer et sélectionner le numéro de remplaçant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-13 3.4.10 Configuration des destinations de décroché automatique . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14 3.4.11 Paramétrer la langue des annonces utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14 3.4.12 Enregistrer / modifier le nom de l’utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15 Guide de l’utilisateur 0-3 bkTOC.fm Sommaire Uniquement à usage interne 4 Gérer les boîtes vocales par la fonction de super-utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1 Vue d’ensemble . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Activer la fonction de super-utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 Gestion des boîtes vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1.1 Configurer une boîte vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1.2 Supprimer une boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1.3 Se renseigner sur l’état d’une boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.2 Modifier le code secret du super-utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.3 Modifier la langue du guidage interactif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1 4-1 4-1 4-3 4-3 4-4 4-4 4-4 4-5 5 Enregistrement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Z-1 0-4 HiPath Xpressions Compact V2.0 Uniquement à usage interne Figures Figure 3-1 Figure 3-2 Figure 4-1 bkLOF.fm Figures 0 Fonctions de la boîte vocale (STD / XP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3 Ordre des messages dans la plage d’accès et la plage d’enregistrement 3-5 Fonctions de super-utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2 Guide de l’utilisateur 0-5 bkLOF.fm Figures 0-6 Uniquement à usage interne HiPath Xpressions Compact V2.0 Uniquement à usage interne Tableaux Tableau 2-1 Tableau 2-2 Tableau 3-1 Tableau 3-2 Tableau 3-3 Tableau 3-4 Tableau 3-5 Tableau 3-6 Tableau 3-7 Tableau 3-8 Tableau 3-9 Tableau 3-10 Tableau 3-11 Tableau 3-12 Tableau 3-13 Tableau 3-14 Tableau 3-15 Tableau 4-1 Tableau 4-2 Tableau 4-3 Tableau 4-4 bkLOT.fm Tableaux 0 Catégories de boîtes vocales définies avec leur éventail de fonctions . . . 2-2 Commande de l’annonce d’information par l’appelant . . . . . . . . . . . . . . . 2-6 Fonctions de boîte vocale possibles (en fonction de la catégorie) . . . . . . 3-6 Vue d’ensemble des messages d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7 Réglage et enregistrement des messages d’accueil. . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8 Enregistrer un message privé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8 Définir la gestion des messages d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9 Activer / désactiver l’enregistrement des messages . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10 Modifier le code secret de la boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10 Modifier le code secret du message privé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10 Activer / désactiver l’appel extérieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11 Entrer le numéro d’appel extérieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12 Activer / désactiver la fonction de remplaçant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-13 Constituer la liste de numéros de remplaçant et en sélectionner un. . . . 3-13 Configuration des destinations de décroché automatique . . . . . . . . . . . 3-14 Paramétrer la langue des annonces de guidage interactif . . . . . . . . . . . 3-15 Enregistrer / modifier le nom d’utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15 Activer les fonctions de gestion des boîtes vocales (voir figure 4-1). . . . . 4-3 Se renseigner sur l’état d’une boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4 Modifier le code secret . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5 Modifier la langue du guidage interactif. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5 Guide de l’utilisateur 0-7 bkLOT.fm Tableaux 0-8 Uniquement à usage interne HiPath Xpressions Compact V2.0 Uniquement à usage interne 1 Introduction 1.1 Destinataires IVMC01.fm Introduction Destinataires Ce manuel est destiné aux utilisateurs et à l’administrateur du système HiPath Xpressions Compact. 1.2 Description des fonctions / Vue d’ensemble HiPath Xpressions Compact est un système d’exploitation de boîtes vocales offrant diverses possibilités, avec fonction Décroché automatique (acheminement des appels par menu). Il se présente comme une carte enfichable conçue pour être utilisée dans les systèmes de communication Hicom 150 / HiPath 3000. La gestion du système est réalisée à l’aide de HiPath 3000 Manager C ou HiPath 3000 Manager E. Dans le détail, HiPath Xpressions Compact dispose des fonctions suivantes : ● Selon le type d’installation et la variante du produit HiPath Xpressions Compact, 8 ou 24 ports, c’est-à-dire au maximum 8 ou 24 procédures d’acheminement ou de réponse automatique en parallèle ● Capacité d’enregistrement vocal de 100 heures ● Deux interfaces utilisateur (Telefon User Interface), l’interface par défaut correspond à la version 1.0, à laquelle est venue s’ajouter l’interface Xpressions ; pour cette dernière, l’affectation des touches s’inspire de l’interface Xpressions V3.0 (même touche pour la même fonction) ● Support de la fonction multiclient du HiPath 3000 (par ex. dans les centres d’aide à la création d’entreprise avec système téléphonique commun). ● Longueur maximale de l’annonce / du message d’accueil par boîte vocale. – 3 minues pour boîtes vocales standard/préférentielles/exclusives – 20 minutes pour boîtes vocales d’information – 8 pour boîtes vocales de décroché automatique – 20 minutes pour boîtes vocales avec musique d’attente/annonce ● Appel extérieur temporisé après réception d’un nouveau message vocal, réalisé sous forme d’appel téléphonique, message sur pager* ou mini-message SMS (Short Message Service). ● Classement des messages, réponses et commentaires en privés, urgents et normaux ● Horodatage pour chaque message Guide de l’utilisateur 1-1 IVMC01.fm Introduction Interfaces utilisateur de HiPath Xpressions Compact Uniquement à usage interne ● Diffusion des messages à toutes les boîtes vocales (multidiffusion) ou aux listes de diffusion ● Possibilité de rappel des appelants qui ont laissé un message (service CLIP nécessaire) ● Suppression automatique des anciens messages vocaux au bout d’un certain temps ● Plusieurs messages d’accueil, variant en fonction de l’heure, du type d’appel ou du calendrier ● Décroché automatique (message d’accueil et acheminement, fonctionnement de jour / de nuit). Fonction associée : numérotation abrégée avec appel par le nom pour réacheminement ● Détection automatique de tonalité fax et transfert des fax à une destination fax spécifique de la boîte vocale ● Administration contextuelle de la boîte vocale par l’utilisateur, au téléphone ● Diffusion de messages d’accueil professionnels enregistrés avec HiPath 3000 Manager ● Musique d’attente avec boucle sans fin** ● Enregistrement d’annonces personnalisées (par ex. pour la répartition interne des appels (UCD))**. ● Boîtes vocales de groupes d’une capacité de 20 abonnés ● Boîtes vocales d’information avec annonce de 20 minutes. Lecture en continu et navigation dans le texte d’annonce possibles ● Enregistrement d’une communication au téléphone. * Possible uniquement avec surnumérotation MF ** A partir de HiPath 3000 version 4.5 (pour l’utiliser, vous devez disposer de la licence correspondante.) 1.3 Interfaces utilisateur de HiPath Xpressions Compact HiPath Xpressions Compact offre à l’utilisateur deux interfaces différentes : ● Interface Xpressions Compact standard, déjà disponible dans la version 1.0 ● Interface orientée sur Xpressions V3.0 L’interface active est sélectionnée par l’administrateur et elle s’applique dans l’ensemble du système, à toutes les boîtes vocales. Les deux interfaces se distinguent par les fonctions affectées aux touches ; les annonces vocales du guidage interactif sont dans une large mesure identiques. 1-2 HiPath Xpressions Compact V2.0 IVMC01.fm Uniquement à usage interne Introduction Signalisation de l’arrivée des messages Dans ce document, toutes les références à l’interface standard sont signalées par "(STD)“ et à l’interface Xpressions V3.0 par "(XP)“. Si les touches indiquées valent pour les deux interfaces, elles ne portent aucune mention explicative. > Remarque : Pour la gestion de HiPath Xpressions Compact, il faut un téléphone système (par ex. optiPoint) ou un téléphone analogique avec numérotation MF. La fonctionnalité "Enregistrement" est démarrée et arrêtée par la touche d’enregistrement programmée (voir Manuel de service de HiPath 3000) sur les postes du système (par ex. optiPoint) ou par une procédure de fonction sur les autres postes. 1.4 Signalisation de l’arrivée des messages 1.4.1 Signalisation optique ou acoustique L’arrivée d’un nouveau message active automatiquement le voyant de message (Message Waiting Indication)* du poste HiPath 3000 concerné. Sur les terminaux sans LED MWI, une tonalité d’invitation à numéroter spéciale* est diffusée. A partir de la version logicielle HE200V.03.202 et de la version logicielle V5.0 du système HiPath (SMR5), le nombre de nouveaux messages apparaît sur l’afficheur du poste système. La signalisation est activée à l’arrivée du premier message et elle le reste automatiquement jusqu’à ce que le dernier message soit écouté. Si un appel extérieur a été défini et activé pour la boîte vocale correspondante, il est réalisé en plus de la signalisation sur le terminal. * Selon la configuration de HiPath 3000 1.4.2 Signalisation par e-mail A partir également de la version logicielle HE200V.03.202 et de la version logicielle V5.0 du système HiPath (SMR5), la réception d’un message dans la boîte vocale est signalée par un e-mail. Il est possible d’indiquer 3 adresses e-mail au maximum, avec ou sans fichier WAVE joint. Pour effacer les messages vocaux, vous disposez de 3 possibilités : ● Manuel Le message vocal ne peut êre effacé manuellement que dans la TUI. ● Automatiquement, après information Le message vocal est automatiquement effacé après qu’il ait été fourni. Guide de l’utilisateur 1-3 IVMC01.fm Introduction Signalisation de l’arrivée des messages ● Uniquement à usage interne Automatiquement après un délai prédéfini Le message vocal est effacé après un délai prédéfini (voir effacement automatique après temporisation). Seuls sont effacés les messages vocaux qui ont été écoutés. Cette fonctionnalité ne peut être paramétrée que par HiPath 3000 Manager. 1-4 HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc02.fm Uniquement à usage interne Remarques générales sur les boîtes vocales Catégories de boîtes vocales 2 Remarques générales sur les boîtes vocales 2.1 Catégories de boîtes vocales Les caractéristiques et fonctions des différentes boîtes vocales peuvent être configurées. Selon la catégorie, les possibilités et donc le menu d’administration de la boîte vocale varient. HiPath Xpressions Compact offre 16 catégories de boîtes vocales. Vous pouvez affecter la boîte vocale à une catégorie définie et, en plus, personnaliser les fonctions dont elle dispose. Les différentes catégories de boîtes vocales sont les suivantes : ● Catégorie de boîte vocale 1 (boîte vocale simple / d’information) ● Catégorie de boîte vocale 2 (boîte vocale standard) ● Catégorie de boîte vocale 3 (boîte vocale préférée) ● Catégorie de boîte vocale 4 (boîte vocale exclusive) ● Catégorie de boîte vocale 5 (boîte vocale de décroché automatique standard) ● Catégorie de boîte vocale 6 (boîte vocale de décroché automatique préférée) ● Catégorie de boîte vocale 7 (boîte vocale de groupe) ● Catégorie de boîte vocale 8 (boîte vocale standard avec gestion des messages d’accueil) ● Catégorie de boîte vocale 9 (boîte vocale préférée avec gestion des messages d’accueil et listes de diffusion) ● Catégorie de boîte vocale 10 (boîte vocale exclusive avec gestion des messages d’accueil et listes de diffusion) ● Catégorie de boîte vocale 11 (boîte vocale standard avec 4 messages d’accueil, gestion des messages d’accueil et listes de diffusion, sans possibilité de communication externe) ● Catégorie de boîte vocale 12 (boîte vocale standard telle que définie à la catégorie 11, plus multidiffusion sans possibilité de communication externe) ● Catégorie de boîte vocale 13 (boîte vocale Premium) ● Catégorie de boîte vocale 14 (boîte vocale de décroché automatique avec listes de diffusion) ● Catégorie de boîte vocale 15 (boîte vocale de décroché automatique préférée avec listes de diffusion et multidiffusion) ● Catégorie de boîte vocale 16 (boîte vocale de groupe préférée) ● Catégorie de boîte vocale 17 (boîte vocale musique d’attente/annonce) Guide de l’utilisateur 2-1 ivmc02.fm Remarques générales sur les boîtes vocales Catégories de boîtes vocales Uniquement à usage interne Boîte vocale avec fonctions personnalisées (configuration uniquement à l’aide de HiPath 3000 Manager) ● Remarque : accédant à votre boîte vocale, vous prenez connaissance des possibilités qu’elle > En vous offre. Toutes les fonctions disponibles vous sont signalées lorsque vous naviguez parmi les annonces. Catégorie de boîte vocale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Fonctions Ecouter / Effacer les messages X X X X X X X X X X X X X X X X Enregistrer les messages - X X X X X X X X X X X X X X X Enregistrer et envoyer des messages - X X X X X X X X X X X X X X X Transférer des messages - X X X X X X X X X X X X X X X Code secret de la messagerie X X X X X X X X X X X X X X X X Rappeler l’appelant - - X X X X X X X X - - X X X X Nombre possible de messages d’accueil 1 3 3 3 3 4 3 3 4 4 4 Gestion des messages d’accueil - - - - - X - X X X X X X X X X Boîte vocale d’information X - - - - - - - - - - - - - Message privé - - X X X X - - - X X X X - - - 3 3 - - 4 4 4 Enregistrer le nom de l’utilisateur - X X X X X X X X X X X X X X X Appel extérieur - - X X X X - - X X - - X Fonction de remplaçant - - - X X X - - - - - X X X Sélection de la langue - - - X X X X X X X X X X X X X Numérotation abrégée / Décroché automatique - - - - X X - - - - - - - X X - Boîte vocale de groupe - - - - - - X - - - - - - - X Liste de diffusion - - - - - - - - X X X X X X X X Diffusion à tous (multidiffusion) - - - - - - - - - Destination fax spécifique de la boîte vocale Tableau 2-1 2-2 X - - X X - - X X X - - X X X X X X X X X X X X Catégories de boîtes vocales définies avec leur éventail de fonctions HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc02.fm Uniquement à usage interne Remarques générales sur les boîtes vocales Catégories de boîtes vocales Remarque : fonctions des boîtes vocales personnalisées sont définies séparément lors de > Les la configuration de chaque boîte vocale. Guide de l’utilisateur 2-3 ivmc02.fm Remarques générales sur les boîtes vocales Dépôt d’un message (fonction réservée à l’appelant) 2.2 Uniquement à usage interne Dépôt d’un message (fonction réservée à l’appelant) L’appelant dispose des possibilités suivantes pour utiliser le système de messagerie vocale : ● Appel classique d’une boîte vocale La plupart des appelants aboutissent à la boîte vocale de l’appelé lorsque celui-ci ne se trouve pas à son poste de travail (renvoi temporisé sur "non-réponse") ou est déjà en communication (renvoi temporisé sur "occupation"). Dans ces deux cas, l’appelant entend le message d’accueil de la boîte vocale. Normalement, l’appelant peut alors laisser un message (l’enregistrement des messages doit être activé). ● Appel direct d’une boîte vocale pour y laisser un message En appelant le numéro de groupement des boîtes vocales, suivi de # et du numéro de boîte vocale, l’appelant atteint directement la boîte vocale souhaitée. Lorsque l’appelant achemine une communication vers cette boîte, le message d’accueil de la boîte est répété. Exemple d’application : Le standard reçoit un appel destiné à un abonné qui n’est actuellement pas présent. L’appelant souhaite laisser à cet abonné un message sur sa boîte vocale. Dans ce cas, la boîte vocale de l’abonné concerné est appelée directement. L’appelant entend immédiatement le message d’accueil, après quoi il peut enregistrer son message. Important ! --> L’enregistrement des messages doit être activé. ● Interruption du message d’accueil L’appelant peut interrompre à tout moment le message d’accueil de l’utilisateur de la boîte vocale par # (STD) / * (XP) ; si l’enregistrement des messages est activé, il peut commencer directement à laisser son message après le bip. ● Acheminement au remplaçant Si l’appelant appuie sur la touche 0 pendant le message d’accueil, le système l’achemine automatiquement vers le remplaçant. Remarque : fonction de remplaçant pour boîtes vocales internes doit avoir été activée par > La le détenteur de la boîte vocale et l’enregistrement des messages doit être activé. ● Fin de l’enregistrement d’un message L’appelant peut mettre fin à l’enregistrement d’un message de trois façons différentes : 1. En raccrochant simplement. Le message enregistré est alors sauvegardé avec la priorité "Normal“. 2. En appuyant sur la touche #. Cela laisse une possibilité de post-traitement ou modification de la priorité. 2-4 HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc02.fm Uniquement à usage interne Remarques générales sur les boîtes vocales Dépôt d’un message (fonction réservée à l’appelant) 3. En appuyant sur la touche 0. Cela provoque un acheminement à la destination Remplaçant configurée. L’enregistrement est sauvegardé s’il correspond à la longueur de message fixée et si l’enregistrement des messages a été activé pour la boîte vocale. ● Boîtes vocales de décroché automatique Les boîtes vocales de décroché automatique offrent, en plus des fonctions d’une boîte vocale standard, la possibilité de réacheminement par numérotation abrégée (chiffres 0-9), d’appel par le nom et d’appel direct d’un poste numérique par simple composition du numéro de poste pendant le message d’accueil. Vous trouverez des explications détaillées au point 3.4.10, “Configuration des destinations de décroché automatique”. ● Appel direct d’une boîte vocale Xpressions Compact par décroché automatique Appuyez deux fois sur la touche * puis entrez le numéro de la boîte vocale souhaitée ; le message vocal de cette boîte est diffusé après un message d’acheminement. Après le bip, l’enregistrement du message peut commencer directement. Important ! ----> L’enregistrement des messages de la boîte vocale souhaitée est activé ● Passage en mode Administration (interrogation à distance de la boîte vocale) Pendant le message d’accueil, l’appelant a la possibilité de passer au mode Administration de la boîte vocale. Pour cela, l’appelant doit saisir *, suivi de son code personnel de boîte vocale. ● Ecoute de messages privés Lorsque l’appelant appuie sur la touche * pendant le message d’accueil, puis entre le code d’accès "privé“ fixé, il peut écouter un message privé enregistré. Remarque : propriétaire de la boîte vocale doit communiquer le code d’accès "privé“ au > Le groupe de personnes autorisées. Guide de l’utilisateur 2-5 ivmc02.fm Remarques générales sur les boîtes vocales Boîtes vocales d’information 2.3 Uniquement à usage interne Boîtes vocales d’information Toutes les boîtes vocales de catégorie 1 disposent d’un message d’accueil de 20 minutes (par ex. pour l’annonce de programmes de cinéma). Les appelants peuvent "naviguer“ dans l’annonce pendant l’écoute, voir également tableau 2-2. Les boîtes vocales d’information offrent aussi la possibilité d’enregistrer des messages ; cette dernière doit toutefois être désactivée pour une utilisation en boîte vocale d’information pure. Lorsque la fin de l’annonce est atteinte, la boîte vocale d’informations peut couper automatiquement la connexion (configuration par HiPath 3000 Manager). Fonctions pour l’appelant (surnumérotation MF nécessaire !) Touche (STD) Touche (XP) Répéter le message d’accueil 2 73 Reculer de 5 secondes dans le message d’accueil 4 78 Pause 5 * 6 98 Faire avancer le message d’accueil de 5 secondes Tableau 2-2 > 2.4 Commande de l’annonce d’information par l’appelant Remarque : Ces possibilités doivent être communiquées à l’appelant qui aboutit sur une boîte vocale d’information au début du message d’accueil. Boîte vocale d’acheminement / de décroché automatique Toutes les boîtes vocales d’acheminement / de décroché automatique offrent en plus les fonctionnalités suivantes : ● Longueur du message d’accueil de 8 minutes En l’absence de réaction de l’appelant, le message d’accueil est automatiquement répété (le nombre de répétitions peut être paramétré à l’aide de HiPath 3000 Manager et correspond au nombre de répétitions des annonces d’aide) Remarque : les possibilités de la boîte de décroché automatique doivent être signa> Toutes lées dans le message d’accueil. 2-6 HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc02.fm Uniquement à usage interne ● Remarques générales sur les boîtes vocales Boîte vocale d’acheminement / de décroché automatique Réacheminement par numéros abrégés "0-9“ Si un numéro d’appel est affecté à un numéro abrégé, un appelant peut activer son réacheminement en saisissant simplement ce numéro abrégé. La configuration des numéros abrégés est décrite au point 3.4.10, “Configuration des destinations de décroché automatique”. Les numéros abrégés peuvent être des numéros internes/externes ou des boîtes vocales (y compris boîtes de décroché automatique). Le chaînage de boîtes de décroché automatique permet de répondre à des applications clients complexes. Remarque : joint une nouvelle boîte vocale, l’appelant entend son message d’ac> Lorsqu’il cueil. ● Réacheminement vers un poste interne Si l’appelant compose pendant le message d’accueil un numéro de poste qui lui est connu, il est réacheminé directement vers ce poste. Remarque : > Entre la saisie des différents chiffres ne doit pas s’écouler plus de 1,5 s. ● Appel par le nom Il suffit de taper sur les touches * #, puis d’entrer jusqu’à trois lettres du nom correspondant à la boîte vocale (saisie grâce à HiPath 3000 Manager C/E) pour joindre des abonnés internes. La saisie se fait par simple sélection des lettre sur le clavier téléphonique. Si l’entrée est univoque, l’appelant est immédiatement acheminé à l’abonné correspondant, sinon, une liste des abonnés possibles est proposée pour sélection, avec une annonce d’aide contextuelle. Remarque : le réacheminement par le nom, l’enregistrement du nom de la boîte vocale > Pour par l’utilisateur est nécessaire. Guide de l’utilisateur 2-7 ivmc02.fm Remarques générales sur les boîtes vocales Boîte vocale de groupe 2.5 Uniquement à usage interne Boîte vocale de groupe Les boîtes vocales de groupes peuvent compter jusqu’à 20 membres. Tous peuvent interroger les messages et prendre en charge l’administration de la boîte de groupe. Un accès en parallèle par plusieurs abonnés est impossible. Les membres d’une boîte vocale de groupe peuvent aussi posséder une boîte vocale personnelle. > Remarque : Si un membre de groupe possède également une boîte vocale personnelle, les codes d’accès de la boîte personnelle et de la boîte de groupe doivent être distincts. Lorsque les deux codes sont identiques, l’accès nécessite en plus l’entrée du numéro de la boîte vocale concernée. L’arrivée des messages est signalée en parallèle chez tous les membres de la boîte de groupe, l’affichage de signalisation (MWI) est effacé lorsque le dernier message de la boîte de groupe a été écouté. Les abonnés d’une boîte vocale de groupe sont configurés et gérés par l’administrateur du système. 2.6 Distribution des messages vocaux grâce aux listes de diffusion Les utilisateurs de boîte vocale autorisés ont la possibilité de diffuser les messages vocaux à d’autres boîtes vocales grâce aux listes de diffusion. Grâce à HiPath 3000 Manager, il est possible de créer jusqu’à 20 listes de diffusion pour l’ensemble du système, de 20 entrées maximum chacune. Lors de l’envoi d’un message vocal, les listes de diffusion sont automatiquement proposées en option aux propriétaires de boîtes vocales autorisés. Pour sélectionner la liste de diffusion souhaitée, il faut entrer son numéro de liste. 2.7 Distribution des messages vocaux à tous les détenteurs de boîte aux lettres Les utilisateurs autorisés ont la possibilité d’envoyer des messages vocaux à toutes les boîtes vocales ("multidiffusion“). Cette option est automatiquement proposée aux utilisateurs autorisés lors de l’envoi de messages vocaux. > 2-8 Remarque : L’activation de la signalisation des messages pour les postes configurés se fait par intervalles de 1 secondes. HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc02.fm Uniquement à usage interne 2.8 Remarques générales sur les boîtes vocales Ordre d’interrogation des messages Ordre d’interrogation des messages La sauvegarde des nouveaux messages vocaux obéit au principe First-In-First-Out- (pa défaut) ou Last-In-First-Out. La méthode d’archivage activée s’applique à toutes les boîtes vocales. ● Principe FIFO (messages les plus anciens en premier) : Si le chaînage obéit au principe FIFO, l’écoute commence pourtant par la diffusion des messages les plus récents, qui n’ont pas été écoutés. Après écoute, ces messages sont toutefois replacés à la fin, et donc gérés selon le principe FIFO (message plus ancien en premier). ● Principe LIFO (messages les plus récents en premier) : Si le chaînage obéit au principe LIFO, l’écoute commence par la diffusion des nouveaux messages dans l’ordre inverse de leur arrivée (messages les plus récents d’abord). Ensuite, ce sont les messages déjà écoutés et non effacés qui sont diffusés. Pour éviter un "débordement“ de boîte vocale, il est possible d’effacer automatiquement les anciens messages. L’intervalle de temps (1 - 90 jours) est paramétré par l’administrateur du système sur HiPath 3000 Manager E et vaut pour l’ensemble du système. Remarque : messages sauvegardés ne sont pas effacés (voir point 3.4.1, “Propriétés de la > Les plage d’enregistrement :”) Guide de l’utilisateur 2-9 ivmc02.fm Remarques générales sur les boîtes vocales Ordre d’interrogation des messages 2-10 Uniquement à usage interne HiPath Xpressions Compact V2.0 Uniquement à usage interne ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Interfaces utilisateur de HiPath Xpressions Compact 3 Utilisation de la boîte vocale 3.1 Interfaces utilisateur de HiPath Xpressions Compact HiPath Xpressions Compact offre à l’utilisateur deux interfaces différentes : ● Interface Xpressions Compact standard, déjà disponible dans la version 1.0 ● Avec la version 2.0, interface orientée sur Xpressions V3.0 L’interface active est sélectionnée par l’administrateur et elle s’applique dans l’ensemble du système, à toutes les boîtes vocales. Les deux interfaces se distinguent par les fonctions affectées aux touches ; les annonces vocales du guidage interactif sont dans une large mesure identiques. Dans ce document, toutes les références à l’interface standard sont signalées par "(STD)“ et à l’interface Xpressions V3.0 par "(XP)“. Si les touches indiquées valent pour les deux interfaces, elles ne portent aucune mention explicative. 3.2 Accès à la boîte vocale / Codes secrets Chaque boîte vocale est affectée à un poste précis de l’installation de télécommunications. Pour accéder à sa boîte vocale, un utilisateur doit appeler le numéro de groupement HiPath Xpressions Compact Version 2.0. Une distinction est établie entre ● les appels internes à partir de l’appareil de l’utilisateur de la boîte vocale et ● les appels externes ou appels à partir d’un autre appareil interne. S’il s’agit d’un appel interne à partir de l’appareil de l’utilisateur de la boîte vocale, le système invite l’appelant à entrer son code secret. Si le code secret est correct, l’appelant entend l’annonce d’état de sa boîte vocale. S’il s’agit d’un appel externe ou d’un appel à partir d’un autre appareil interne, le système invite d’abord l’appelant à entrer son code secret. Après la saisie du code secret, la saisie du numéro de la boîte vocale est nécessaire. Si le code secret et le numéro de la boîte vocale concordent, l’appelant entend l’annonce d’état de sa boîte vocale. L’accès à la boîte vocale est possible également pour l’appelant qui, après un renvoi d’appel, entend le message d’accueil d’une boîte vocale. En commençant par *, l’appelant doit saisir le code secret de la boîte vocale. Si le code secret correspond à la boîte vocale, le système ouvre l’accès à la boîte vocale. Sinon, le système invite l’appelant à saisir le numéro de la boîte vocale souhaitée. Si, pour un accès, le code secret et le numéro de la boîte vocale ne concordent pas, il y a fermeture du système avec un message d’avertissement. Guide de l’utilisateur 3-1 ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Naviguer dans la boîte vocale Uniquement à usage interne Remarque : après la configuration d’une boîte vocale, le code secret compte en général > Juste quatre chiffres et a la valeur "1234“ (préréglage du système). Si vous ne réussissez pas avec ce code secret par défaut, parlez-en à l’administrateur du système. Il est souhaitable de modifier le code secret la première fois que vous accédez à votre boîte vocale ! 3.3 Naviguer dans la boîte vocale Au début de l’interrogation de la boîte vocale et après l’annonce d’état, la première fonction proposée est la diffusion des messages. C’est seulement lorsque tous les messages ont été écoutés ou passés qu’on accède aux autres fonctions de la boîte vocale (voir figure 3-1). Une liaison active avec une boîte vocale peut être coupée à tout moment ; il suffit de raccrocher. Pour naviguer dans la boîte vocale, utiliser les touches chiffrées de votre téléphone. Les principales fonctions sont "défilement vers l’avant“ 3 (STD) ; 2 (XP) et "défilement vers l’arrière“ 1 (STD) ; 7 2 (XP). Chaque fonction de boîte vocale commence par une annonce d’aide dans laquelle les touches possibles sont indiquées avec leur signification. L’utilisateur peut alors exécuter les options de la fonction actuelle ou sauter à la fonction suivante/précédente. Les fonctions proposées divergent selon la catégorie de boîte vocale. Vous trouverez plus d’informations sur les fonctions dans les points suivants. Remarque : seul utilisateur à la fois peut accéder à une boîte vocale pour l’interroger/l’admi> Un nistrer. Pendant l’interrogation/l’administration, de nouveaux messages peuvent être enregistrés en parallèle. 3-2 HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Naviguer dans la boîte vocale Uniquement à usage interne Appel du numéro HiPath Xpressions Compact à partir du poste du propriétaire Entrer le code secret (annonce d’état de la boîte vocale) 3/2 Consulter la boîte vocale / Gérer les messages 1 / 72 1/# 3/2 Enregistrer les messages d’accueil 3/8 1/# Enregistrer un message privé 3/8 1/# Définir la gestion des messages d’accueil 3/8 1/# Act. / dés. l’enregistrement des messages 3/8 1/# Modifier le code secret de la boîte vocale 3/8 3/8 1/# Modifier le code secret du message privé 3/8 1/# Activer / désactiver l’appel extérieur 3/8 1/# Entrer / sélectionner le n° de l’appel extérieur 3/8 1/# Act. / dés. la fonction de remplaçant 3/8 1/# Enregistrer / sélectionner le n° du remplaçant 3/8 1/# Réacheminement par numérotation abrégée 3/8 1/# Modifier la langue de la boîte vocale 3/8 1/# Enregistrer le nom de l’utilisateur Figure 3-1 > Fonctions de la boîte vocale (STD / XP) Remarque : Le menu proposé dépend de la catégorie affectée à la boîte vocale. Guide de l’utilisateur 3-3 ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale Uniquement à usage interne 3.4 Les différentes fonctions de la boîte vocale 3.4.1 Consulter sa boîte vocale Toutes les boîtes vocales comportent une zone dédiée aux messages arrivés (plage d’accès) et une zone dédiée aux messages enregistrés (plage d’enregistrement). Exception : dans la boîte vocale simple / d’information, il n’existe qu’une plage d’accès. Tous les messages des plages d’enregistrement sont classés par ordre chronologique. La position du dernier message enregistré (début ou fin) est définie lors de la configuration de HiPath Xpressions Compact. L’ordre paramétré s’applique à toutes les boîtes vocales (voir aussi point 2.8, “Ordre d’interrogation des messages”). Les messages de la plage d’accès sont classés en messages urgents, normaux ou privés. Dans la plage d’enregistrement, dans laquelle ne peuvent se trouver que des messages déjà écoutés, on établit une distinction uniquement entre messages privés et normaux. Propriétés de la plage d’accès : ● Nombre illimité de messages jusqu’à la capacité mémoire maximum ● Chaque message est identifié comme urgent, privé ou normal (cette marque ne peut être attribuée que par l’expéditeur / l’appelant). ● Les messages urgents sont diffusés en premier lors de l’interrogation, classés par ordre chronologique (voir figure 3-2) ; ensuite, ce sont les messages normaux et privés (non regroupés) qui sont lus, également dans l’ordre chronologique. ● Les messages répertoriés comme "urgents" sont étiquetés comme "normaux" après avoir été entièrement écoutés. La modification de la priorité se fait uniquement lorsque les messages ont été écoutés. ● Chaque message reçoit un horodatage signalé à la fin du message. Le numéro de l’appelant est annoncé s’il a été transmis lors de l’enregistrement (cette fonctionnalité doit être validée lors de la configuration). ● Un message identifié comme privé dans la plage d’accès ne peut pas être réacheminé. ● Tous les messages normaux et privés peuvent être déplacés de la plage d’accès dans la plage d’enregistrement et inversement. Les messages urgents peuvent être déplacés uniquement lorsqu’ils ont reçu, après écoute, la priorité "normale“. ● Les nouveaux messages sont toujours classés dans la plage d’accès. 3-4 HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale Uniquement à usage interne Propriétés de la plage d’enregistrement : ● Le nombre de messages enregistrables est limité (il est paramétré par l’administrateur du système). Les messages de la plage d’enregistrement sont diffusés lors de la consultation sous forme de boucle sans fin (voir figure 3-2). L’accès à la plage d’enregistrement est validé par une annonce système. ● Tous les messages sont classés par ordre chronologique. Selon le paramétrage de l’administrateur du système, ce sont soit les messages les plus anciens, soit les plus récents qui sont diffusés en premier (voir aussi point 2.8, “Ordre d’interrogation des messages”). ● Les messages privés ont une annonce qui leur est spécifique. ● Les messages de cette plage ne peuvent pas être réacheminés. Le rappel de l’appelant est également impossible. ● Un message peut être remis en plage d’accès ou supprimé. Les messages ré-insérés sont classés par ordre chronologique. L’ordre des messages est indiqué dans la figure suivante : Plage d’accès urgent Début de la consultation plus ancien / 2e plus ancien / plus récent 2e plus récent normal / privé plus récent / plus ancien plus ancien / 2e plus ancien / plus récent 2e plus récent plus récent / plus ancien Passer dans l’une ou l’autre plage avec #(STD) Passer en plage d’enregistrement #4(XP) en plage d’accès #3(XP) Déplacer des messages avec # #(STD) plus ancien / 2e plus ancien / plus récent 2e plus récent / 44(XP) plus récent / plus ancien normal / privé Plage d’enregistrement Figure 3-2 Ordre des messages dans la plage d’accès et la plage d’enregistrement Guide de l’utilisateur 3-5 ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale Uniquement à usage interne Fonction Tou- Touche che (STD) (XP) Possible en plage d’enregistr. Message suivant ; lorsque tous les messages sont écoutés dans la plage d’accès, la fonction de boîte vocale suivante apparaît. Dans la plage d’enregistrement, on saute toujours au message suivant de la mémoire en anneau (boucle sans fin). 3 2 X Reculer d’un message ; si le début de la plage d’accès est atteint, le premier message est rediffusé immédiatement. Dans la plage d’enregistrement, on saute toujours au message précédent de la mémoire en anneau (boucle sans fin). 1 72 X Répéter le dernier message écouté 2 73 X Interrompre la diffusion pour 5 secondes maximum (pause) ; poursuivre avec n’importe quelle touche ; les 5 dernières secondes précédant l’interruption sont diffusées une nouvelle fois. 5 * X Reculer de 5 secondes dans le message en cours et les réécouter 4 78 X Avancer de 5 secondes dans le message en cours 6 98 X Effacer un message 00 6 X Enregistrer un message / le déplacer dans une autre plage ## 41 44 X Sauter tous les messages * 79 Répondre à un message (parler sur la boîte vocale de l’appelant) ; Uniquement pour les messages des abonnés internes disposant de leur propre boîte vocale ! 8 31 Réacheminer le message Rappeler l’appelant ; la communication est établie automatiquement Enregistrer un nouveau message et l’envoyer Passer à une autre boîte vocale : entrer le code secret, entrer le poste. Si le passage ne s’effectue pas bien, les opérations se poursuivent dans la boîte vocale précédente. Alterner entre plage d’accès et plage d’enregistrement Tableau 3-1 3-6 9 9 *8 70 7 1 *# #0 # #3 #4 X Fonctions de boîte vocale possibles (en fonction de la catégorie) HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale Uniquement à usage interne 3.4.2 Enregistrer et sélectionner un message d’accueil Le propriétaire d’une boîte vocale peut enregistrer autant de messages d’accueil que disponibles à l’aide de son combiné téléphonique. Selon la catégorie de boîte vocale, le maximum est de 4 messages d’accueil : Message d’accueil Boîte vocale Catégorie 1 Boîte vocale Catégories 2-5 et 7-10 Boîte vocale Catégories 6 et 11-16 1er message d’accueil X X X 2e message d’accueil - X X 3e message d’accueil - X X 4e message d’accueil - - X Tableau 3-2 Vue d’ensemble des messages d’accueil Pour la sélection des messages d’accueil à utiliser, différents mécanismes sont disponibles (voir aussi point 3.4.4 page 3-9) Selon les catégories de boîtes vocales, les mécanismes suivants sont disponibles : ● manuel ● selon le jour/la nuit* ● selon le type d’appel ● en fonction du calendrier * La commande Jour/Nuit se fait à l’aide de HiPath 3000 En plus de l’enregistrement possible des messages à l’aide du téléphone, HiPath Xpressions Compact gère aussi l’utilisation de messages d’accueil professionnels. L’utilisation de messages d’accueil professionnels est particulièrement intéressante dans le cas des messages d’accueil d’entreprise. Remarque : diffusion de messages d’accueil professionnels se fait à l’aide de HiPath 3000 > La Manager C/E, adressez-vous à l’administrateur de votre système. Guide de l’utilisateur 3-7 ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale Uniquement à usage interne Après l’activation de la fonction, l’utilisateur de la boîte vocale a les possibilités suivantes : Fonction Touche (STD) Touche (XP) Sélectionner le message d’accueil suivant (uniquement s’il y a plusieurs messages d’accueil et avec la gestion manuelle des messages d’accueil) 8 4 Répéter le message d’accueil sélectionné 2 3 Effacer l’enregistrement personnel et le remplacer par le message d’accueil du système 0 6 Refuser le message d’accueil du système et le remplacer par son accueil personnel (ré-enregistrement). Après l’appui sur le deuxième 0 (voir à droite), les possibilités sont les suivantes : 0 1 Recommencer l’enregistrement (uniquement en cours d’enregistrement) 0 (pas de touche) Mettre fin à l’enregistrement ; l’enregistrement est ensuite immédiatement diffusé. # * Tableau 3-3 Réglage et enregistrement des messages d’accueil Si aucun message d’accueil personnel n’est enregistré, l’appelant entend le message par défaut du système. 3.4.3 Enregistrer un message privé Sur les boîtes vocales autorisées, il est possible d’enregistrer un message privé. Fonction Touche (STD) Touche (XP) Ecouter le message privé 2 3 Effacer le message privé 0 6 Enregistrer le message privé 0 1 Mettre fin à l’enregistrement # * Pendant l’enregistrement, recommencer 0 - Tableau 3-4 > 3-8 Enregistrer un message privé Remarque : L’appelant entend les messages privés après avoir entré une séquence de chiffres déterminée (code secret pour message privé). Pour cela, l’appelant doit entrer le code secret durant le message d’accueil en le faisant précéder de *. HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc03.fm Uniquement à usage interne 3.4.4 Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale Définir la gestion des messages d’accueil Lorsque vous activez cette fonction, son état actuel est annoncé. En appuyant sur 8 (STD) ou 1 (XP), vous gérez les messages d’accueil de la boîte vocale. Vous avez alors le choix entre : ● Gestion manuelle des messages d’accueil : Sélection manuelle d’un des 3 ou 4 messages d’accueil (selon la catégorie de boîte vocale), qui est ensuite utilisé. ● Gestion automatique des messages d’accueil : Le type de gestion des messages d’accueil à utiliser doit être sélectionné. Les types de gestion suivants sont disponibles : 1. Gestion de jour/nuit en fonction de l’état actuel de HiPath 3000 (Message d’accueil 1 = message d’accueil de jour, message d’accueil 2 = message d’accueil de nuit) 2. Sélection du message d’accueil en fonction du type d’appel Appels internes renvoyés sur non-réponse --> Message d’accueil 1 Appels internes renvoyés sur occupation --> Message d’accueil 2 Appels externes renvoyés sur non-réponse --> Message d’accueil 3 Appels externes renvoyés sur occupation --> Message d’accueil 4 3. Gestion des messages d’accueil commandée par calendrier Message d’accueil de jour --> Message d’accueil 1 Message d’accueil de nuit --> Message d’accueil 2 Message d’accueil de midi --> Message d’accueil 3 Message d’accueil spécial --> Message d’accueil 4 Important : le calendrier correspondant est géré à l’aide de HiPath 3000 Manager ! Fonction Touche (STD) Touche (XP) Annoncer l’état actuel 2 3 Sélectionner l’état et le modifier simultanément 8 1 Tableau 3-5 Définir la gestion des messages d’accueil Guide de l’utilisateur 3-9 ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale 3.4.5 Uniquement à usage interne Activer / désactiver l’enregistrement des messages L’utilisateur de la boîte vocale peut laisser ou pas la possibilité aux appelants de laisser un message. Fonction Annoncer l’état Modifier l’état (activer / désactiver l’enregistrement des messages) Tableau 3-6 > Touche (STD) Touche (XP) 2 3 0 1 Activer / désactiver l’enregistrement des messages Remarque : Pour qu’une nouvelle boîte vocale configurée devienne active et accepte des messages, son propriétaire doit y avoir accédé au moins une fois (voir aussi point 3.2, “Accès à la boîte vocale / Codes secrets”). 3.4.6 Modifier le code secret de la boîte vocale Chaque boîte vocale est protégée par un code secret contre tout accès non autorisé. Lors de l’accès à l’annonce "Modifier le code secret de la boîte vocale“, le système indique le code secret actuel, qui peut ensuite être modifié. Fonction Touche Touche (STD) (XP) Indiquer le code secret actuel de la messagerie 2 3 Modifier le code secret de la boîte vocale. Pour plus de sécurité, entrer une seconde fois le nouveau code secret lorsque le système le demande. 0 1 Tableau 3-7 3.4.7 Modifier le code secret de la boîte vocale Modifier le code secret du message privé Pour qu’un appelant puisse écouter le message privé, il doit entrer un code secret spécial. Ce code secret est défini par l’utilisateur de la boîte vocale dans ce dialogue. Fonction Touche (STD) Touche (XP) Indiquer le code secret actuel du message privé 2 3 Modifier le code secret du message privé 0 1 Tableau 3-8 3-10 Modifier le code secret du message privé HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc03.fm Uniquement à usage interne 3.4.8 Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale Appel extérieur HiPath Xpressions Compact vous avertit de l’arrivée de nouveaux messages par "appel extérieur“, Short Message Service* (SMS) ou message sur pager*. * Seuls les services MF sont supportés. 3.4.8.1 Activer / désactiver l’appel extérieur Pour être averti sur n’importe quel autre téléphone (mobile, téléphone à domicile etc.) de l’arrivée de nouveaux messages, vous devez activer l’appel extérieur. Lorsque vous activez la fonction, l’état actuel est d’abord annoncé (appel extérieur activé / désactivé). Vous pouvez ensuite activer/désactiver l’appel extérieur. La fonction d’appel extérieur peut être commandée dans le temps (jour et heure). La commande en fonction du temps est sélectionnée par l’administrateur du système grâce à HiPath 3000 Manager. Lorsqu’un appel extérieur arrive, il est possible, après la saisie du code secret, d’écouter immédiatement le nouveau message. Avec HiPath 3000 Manager, il est possible de paramétrer si tous les messages vocaux laissés font l’objet d’un appel extérieur ou si c’est uniquement le cas des messages caractérisés comme urgents. > Remarque : Pour que l’appel extérieur puisse être activé, il faut qu’un numéro d’appel extérieur ait été entré. Fonction Touche (STD) Touche (XP) Annoncer l’état actuel 2 3 Activer / désactiver l’appel extérieur 0 1 Tableau 3-9 3.4.8.2 Activer / désactiver l’appel extérieur Entrer et sélectionner le numéro d’appel extérieur La saisie d’un numéro d’appel extérieur est la condition pour l’activation de la fonction d’appel extérieur. Dans une liste, il est possible d’inscrire jusqu’à cinq numéros d’appel extérieur. Le numéro annoncé est le numéro actuellement utilisé. Faites défiler les numéros vers l’avant pour annoncer la nouvelle destination sélectionnée. Guide de l’utilisateur 3-11 ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale Uniquement à usage interne L’appel extérieur peut être émis sous forme de SMS sur un téléphone mobile ou de message sur pager ; la configuration est effectuée par l’administrateur du système avec HiPath 3000 Manager. > Remarque : En cas d’appel extérieur par pager* ou service SMS*, il n’y a pas d’accusé de réception ni de réponse. Impossible, donc, de savoir si l’appel extérieur a atteint son destinataire. * Seuls les services MF sont supportés. Fonction Touche (STD) Touche (XP) Indiquer le numéro d’appel extérieur actuel 2 3 Modifier le numéro d’appel extérieur 0 1 Rechercher dans la liste des numéros d’appel extérieurs un numéro à sélectionner 8 2 Tableau 3-10 > 3.4.9 Entrer le numéro d’appel extérieur Remarque : La modification du numéro d’appel extérieur n’a aucune répercussion sur l’état (activé / désactivé) de la fonction d’appel extérieur. Cependant, si le numéro d’appel extérieur est supprimé sans qu’un nouveau numéro soit indiqué, la fonction d’appel extérieur est désactivée. Fonction de remplaçant Les utilisateurs des boîtes vocales autorisées ont la possibilité de réacheminer leurs appels vers un remplaçant. Pour cela, il faut indiquer le numéro de téléphone du remplaçant et activer le renvoi. 3.4.9.1 Activer / désactiver la fonction de remplaçant Pour réacheminer les appels à la destination de remplaçant, vous devez activer cette fonction. Le comportement de la boîte vocale dépend du réglage de la fonction "Activer / désactiver l’enregistrement des messages“ (voir point 3.4.5, “Activer / désactiver l’enregistrement des messages”). Si l’enregistrement des messages est activé, le système commence par l’enregistrement des messages. Si rien ne se passe dans les 5 premières secondes d’enregistrement ou si l’appelant appuie sur la touche 0, le système interrompt l’enregistrement et effectue le réacheminement vers le remplaçant désigné. 3-12 HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc03.fm Uniquement à usage interne Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale Si l’enregistrement des messages est désactivé, le système effectue directement le réacheminement au remplaçant après le message d’accueil. Il est alors impossible d’enregistrer un message. Lorsque la fonction est atteinte, l’état actuel de la fonction de remplaçant est annoncé. Ensuite, la fonction de remplaçant est activée/désactivée. Remarque : que le réacheminement puisse être activé, il faut que le numéro de téléphone > Avant du remplaçant soit indiqué et éventuellement sélectionné. Fonction Touche (STD) Touche (XP) Annoncer l’état du remplaçant 2 3 Modifier l’état (activer ou désactiver) 0 1 Tableau 3-11 3.4.9.2 Activer / désactiver la fonction de remplaçant Indiquer et sélectionner le numéro de remplaçant L’entrée du numéro de téléphone de remplaçant est la condition pour l’activation de la fonction correspondante. Il est possible d’inscrire dans une liste jusqu’à cinq numéros de remplaçants pour alterner les remplaçants. Il peut s’agir de n’importe quel numéro de téléphone. Le numéro de remplaçant annoncé est celui qui est actuellement utilisé. Une fois ce dialogue activé, la destination de remplaçant active est annoncée. Il est ensuite possible de sélectionner ou de modifier ce remplaçant. Fonction Touche (STD) Touche (XP) Annoncer le numéro du remplaçant sélectionné 2 3 Effectuer une recherche dans la liste des numéros de remplaçant 8 4 Modifier l’entrée 0 1 Tableau 3-12 > Constituer la liste de numéros de remplaçant et en sélectionner un Remarque : La modification d’un numéro de remplaçant n’a aucune répercussion sur l’état d’activation actuel de la fonction. Cependant, si le numéro de remplaçant actuel est supprimé sans qu’un nouveau numéro soit indiqué, cela désactive la fonction de remplaçant. Guide de l’utilisateur 3-13 ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale 3.4.10 Uniquement à usage interne Configuration des destinations de décroché automatique Si un numéro abrégé non affecté est sélectionné, l’appel est traité comme suit : 1. Renvoi vers une destination de renvoi spécifique de la boîte vocale 2. Renvoi vers le standard spécifique de la boîte vocale 3. Standard système 4. Boîte vocale système Si aucune des destinations de renvoi de cette liste n’est configurée, la communication est coupée. Toutes les boîtes vocales de décroché automatique disposent de numéros abrégés. C’est l’appelant qui provoque son réacheminement vers un autre abonné (interne ou externe) ou vers une autre boîte vocale durant l’annonce de bienvenue, en appuyant sur une touche chiffrée correspondant au numéro abrégé souhaité. Les possibilités doivent être indiquées à l’appelant dans le message d’accueil. Lorsque l’utilisateur accède au dialogue de modification de numérotation abrégée, le dernier numéro abrégé utilisé ou la liste correspondante sont annoncés, ensuite les numéros abrégés peuvent être modifiés. Les numéros abrégés occupent les valeurs 0 à 9 et peuvent être associés à un numéro de destination interne, un numéro de destination externe ou une boîte vocale. Fonction Touche (STD) Touche (XP) Annoncer le numéro abrégé / la liste de numéros abrégés actuellement sélectionnés 2 3 Défilement vers l’avant dans la liste de numéros abrégés 8 9 Défilement vers l’arrière dans la liste de numéros abrégés 5 7 Supprimer ou modifier le numéro de destination 0 1 Tableau 3-13 3.4.11 Configuration des destinations de décroché automatique Paramétrer la langue des annonces utilisateur Si besoin est, il est possible de paramétrer la langue du guidage interactif. Après l’activation de la fonction, la langue actuellement utilisée est annoncée, ensuite il est possible de sélectionner une des trois langues système. Remarque : > Les trois langues système sont définies par l’administration du système. 3-14 HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc03.fm Uniquement à usage interne Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale Fonction Touche (STD) Touche (XP) Annoncer la langue actuellement active 2 3 Sélectionner la langue parmi les langues système 8 1 Tableau 3-14 3.4.12 Paramétrer la langue des annonces de guidage interactif Enregistrer / modifier le nom de l’utilisateur Le nom d’utilisateur sert de marque distinctive pour les fonctions internes, par ex. pour l’envoi de messages. Si aucun nom d’utilisateur n’est enregistré, c’est à la place le numéro de boîte vocale qui est annoncé. Après l’activation du dialogue, le nom actuel de l’utilisateur est annoncé, il peut ensuite être modifié/effacé. > Remarque : Il est conseillé d’enregistrer le nom d’utilisateur car cela facilite l’utilisation et améliore la transparence du système HiPath Xpressions Compact Version 2.0 pour tous les utilisateurs. Fonction Touche (STD) Touche (XP) Annoncer le nom d’utilisateur actuel 2 3 Modifier le nom d’utilisateur 0 - Enregistrer le nom d’utilisateur - 1 Effacer le nom d’utilisateur - 6 Tableau 3-15 Enregistrer / modifier le nom d’utilisateur Remarque : l’utilisation de la fonction d’appel par le nom, l’enregistrement d’un nom d’utili> Pour sateur est nécessaire. Guide de l’utilisateur 3-15 ivmc03.fm Utilisation de la boîte vocale Les différentes fonctions de la boîte vocale 3-16 Uniquement à usage interne HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc04.fm Uniquement à usage interne Gérer les boîtes vocales par la fonction de super-utilisateur Vue d’ensemble 4 Gérer les boîtes vocales par la fonction de superutilisateur Ce chapitre est destiné à l’administrateur du système. HiPath Xpressions Compact Version 2.0 peut être administré par téléphone (fonction de superutilisateur) ou par HiPath 3000 Manager C/E. La fonction de super-utilisateur donne uniquement accès à l’administration de base de HiPath Xpressions Compact, l’administration complète de tous les paramètres de boîte vocale est exclusivement possible à l’aide de HiPath 3000 Manager ! Vous trouverez des explications sur l’administration avec HiPath 3000 Manager C/E dans l’aide en ligne du programme. Ce manuel décrit uniquement l’administration par le super-utilisateur. 4.1 Vue d’ensemble Pour administrer HiPath Xpressions Compact Version 2.0 par téléphone, l’administrateur du système doit d’abord activer la "fonction de super-utilisateur“ et s’identifier sur le système avec un code secret. Si le code est accepté par le système, les possibilités suivantes se présentent : ● configurer une boîte vocale (attribution du numéro de boîte vocale et de la catégorie) ● supprimer une boîte vocale ● se renseigner sur l’état d’une boîte vocale Toutes les actions sont gérées par appui sur des touches. L’utilisateur est aidé par des annonces système. Remarque : de l’utilisation de HiPath Xpressions Compact dans un environnement HiPath > Lors AllServe, l’ensemble de l’administration doit se faire avec HiPath 3000 Manager C/ E. La fonction de super-utilisateur est dans ce cas automatiquement désactivée. 4.2 Activer la fonction de super-utilisateur La fonction de super-utilisateur constitue l’accès de l’administrateur du système à l’administration de base de HiPath Xpression Compact. La procédure d’accès est la même que pour une boîte vocale : Après l’appel du numéro de groupement HiPath Xpressions Compact Version 2.0, vous devez entrer le préfixe * #, suivi du code de super-utilisateur (code par défaut "12345678“). Guide de l’utilisateur 4-1 ivmc04.fm Gérer les boîtes vocales par la fonction de super-utilisateur Activer la fonction de super-utilisateur Uniquement à usage interne Important ! --> Toutes les configurations des super-utilisateurs sont consignées dans un fichierjournal avec la date et l’heure. Lorsque l’administrateur du système a activé la fonction de super-utilisateur et entré le bon code secret, le système lui annonce le nombre de boîtes vocales configurées et la capacité mémoire disponible (fonction "Gestion des boîtes vocales“, voir point 4.2.1). Appel du numéro HiPath Xpressions Compact Entrer le code secret Gestion des boîtes vocales Messages système : nombre de boîtes vocales créées mémoire vocale libre : h, min 3 défilement vers l’avant 2 Répéter 5 Configurer une boîte vocale 6 Supprimer une boîte vocale 4 Se renseigner sur l’état d’une boîte vocale *#<Code> 1 Passer à boîte vocale de l’abonné 3 Modifier le code secret du super-utilisateur pour consultation à distance 3 Modifier le code secret du super-utilisateur 1 défilement vers l’arrière Langue des annonces de guidage interactif Figure 4-1 0 8 Sélectionner la langue Fonctions de super-utilisateur Pour mettre fin à la fonction de super-utilisateur, il suffit de raccrocher (interrompre la liaison téléphonique). 4-2 HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc04.fm Uniquement à usage interne 4.2.1 Gérer les boîtes vocales par la fonction de super-utilisateur Activer la fonction de super-utilisateur Gestion des boîtes vocales Lorsque le super-utilisateur accède à l’administration, c’est la fonction de gestion des boîtes vocales qui est proposée en premier. L’annonce correspondante informe sur le nombre de boîtes vocales configurées et la capacité mémoire disponible. Remarque : annonce est également diffusée lorsque l’administrateur du système revient à > Cette cette fonction dans le cadre d’un défilement vers l’arrière ou vers l’avant. Les fonctions suivantes peuvent être exécutées : Fonction Touche Configurer une boîte vocale 5 Supprimer une boîte vocale 6 Se renseigner sur l’état d’une boîte vocale 4 Tableau 4-1 Activer les fonctions de gestion des boîtes vocales (voir figure 4-1) Remarque : super-utilisateur peut passer au mode Administration de cette boîte vocale en en> Le trant * #, suivi du code secret de la boîte vocale correspondante. 4.2.1.1 Configurer une boîte vocale Lorsque le super-utilisateur accède à l’administration, l’appui sur la touche 5 (voir figure 4-1 page 4-2) permet de configurer une nouvelle boîte vocale. L’utilisateur est aidé dans la configuration par des annonces d’aide. Pour configurer une nouvelle boîte vocale, il faut lui attribuer un numéro. Le système contrôle automatiquement si ce numéro de boîte vocale est autorisé et s’il n’a pas déjà été attribué. Le système informe éventuellement l’utilisateur par une annonce d’aide. Si le numéro entré est valide et non encore utilisé, le système demande la catégorie utilisateur de la nouvelle boîte vocale. Après l’indication de la catégorie, la boîte vocale est configurée par le système. > Remarque : L’utilisateur peut accéder à la nouvelle boîte vocale configurée en utilisant le code par défaut. C’est seulement après avoir été activée par l’utilisateur que la boîte accepte les messages. Avertir le nouveau propriétaire ! Avec HiPath 3000 Manager, toutes les fonctionnalité de la nouvelle boîte vocale peuvent être personnalisées. Guide de l’utilisateur 4-3 ivmc04.fm Gérer les boîtes vocales par la fonction de super-utilisateur Activer la fonction de super-utilisateur 4.2.1.2 Uniquement à usage interne Supprimer une boîte vocale Lorsque le super-utilisateur accède à l’administration, l’appui sur la touche 6 (voir figure 4-1 page 4-2) permet de supprimer une boîte vocale. L’utilisateur est guidé dans l’opération par les annonces correspondantes du système. Après l’indication du numéro de la boîte vocale à supprimer, le système contrôle si le numéro de la boîte vocale est valide, si la boîte vocale est vide et si elle est en train d’être utilisée. Si toutes les conditions nécessaires sont remplies, la boîte vocale est supprimée de façon irrévocable. Si la boîte vocale ne peut pas être effacée, l’utilisateur en est averti et le motif lui est communiqué. 4.2.1.3 Se renseigner sur l’état d’une boîte vocale Lorsque le super-utilisateur accède à l’administration, l’état de chaque boîte vocale configurée peut être interrogé. Les différents messages qui se trouvent dans la boîte vocale ne peuvent cependant pas être écoutés. L’utilisateur est aidé par des annonces d’aide. Après appui sur 4 (voir figure 4-1 page 4-2), le numéro de la boîte vocale (= poste de l’utilisateur de la boîte vocale) doit être entré. Ensuite, le système indique la catégorie utilisateur, le nombre de messages arrivés, le nombre de messages enregistrés, la longueur des messages et des informations générales sur la boîte. L’utilisateur dispose des possibilités suivantes : Fonction Touche Répéter l’annonce 2 Sélectionner une nouvelle boîte vocale 0 Annuler la consultation # Tableau 4-2 4.2.2 Se renseigner sur l’état d’une boîte vocale Modifier le code secret du super-utilisateur L’accès à la fonction de super-utilisateur est protégé par un code secret contre tout accès non autorisé. Lorsque l’administrateur du système a activé la fonction de super-utilisateur et entré son code secret, il peut, si besoin est, modifier ce dernier. Après l’activation de la fonction (voir figure 41 page 4-2), il est guidé dans l’opération par les annonces correspondantes du système. > 4-4 Remarque : Les caractères * et # ne font pas partie du code secret et n’ont pas à être entrés lors de la saisie du nouveau code secret. HiPath Xpressions Compact V2.0 ivmc04.fm Uniquement à usage interne Gérer les boîtes vocales par la fonction de super-utilisateur Activer la fonction de super-utilisateur Fonction Touche Annoncer le code secret actuel 2 Modifier le code secret. Par sécurité, le nouveau code secret doit être entré deux fois. 0 Tableau 4-3 4.2.3 Modifier le code secret Modifier la langue du guidage interactif Lorsque l’administrateur du système a activé la fonction de super-utilisateur et entré son code secret, il peut, si besoin est, modifier la langue du guidage interactif de la fonction de superutilisateur. Après l’activation de la fonction (voir figure 4-1 page 4-2), il est guidé dans l’opération par les annonces correspondantes du système. Fonction Touche Annoncer la langue actuelle 2 Parcourir les langues disponibles et les sélectionner du même coup 8 Tableau 4-4 Modifier la langue du guidage interactif Guide de l’utilisateur 4-5 ivmc04.fm Gérer les boîtes vocales par la fonction de super-utilisateur Activer la fonction de super-utilisateur 4-6 Uniquement à usage interne HiPath Xpressions Compact V2.0 Nur für den internen Gebrauch 5 IVMC05_FRA.fm Enregistrement Enregistrement Durant une communication téléphonique, la fonction d’enregistrement peut être activée par pression sur la touche d’enregistrement programmée ou par une procédure. Pour désactiver l’enregistrement, il suffit d’appuyer à nouveau sur la touche programmée ou de mettre fin à la communication. L’état actuel apparaît sur l’afficheur du poste numérique. L’enregistrement est envoyé comme message normal et enregistré dans la boîte de réception. Il n’est pas caractérisé de façon spécifique comme enregistrement. Cette fonctionnalité ne peut être paramétrée que par HiPath 3000 Manager. Selon la configuration (en fonction des obligations locales), une des informations acoustiques suivantes est émise au démarrage de l’enregistrement : ● Indication que la communication va être enregistrée. ● Bref signal d’avertissement. ● Pas de signal acoustique. > A la fin de l’enregistrement, il n’y a jamais d’information acoustique. Les situations suivantes mettent automatiquement fin à l’enregistrement ou empêchent son démarrage : ● Capacité mémoire maximum atteinte. ● Enregistrement des messages désactivé. Bedienhandbuch 5-1 IVMC05_FRA.fm Enregistrement 5-2 Nur für den internen Gebrauch HiPath Xpressions Compact V2.0 www.hipath.com © Siemens AG 2006 Siemens Communications Hofmannstraße 51 • D-81359 München, Allemagne Réf. de code: A31003-S2520-B100-3-7719 Les informations de ce document contiennent uniquement des descriptions générales ou des caractéristiques qui, dans des cas d’utilisation concrets, ne sont pas toujours applicables dans la forme décrite ou qui, en raison d’un développement ultérieur des produits, sont susceptibles d’être modifiées. Les caractéristiques particulières souhaitées ne sont obligatoires que si elles sont expressément stipulées en conclusion du contrat. Les marques utilisées sont la propriété de Siemens AG ou de leurs propriétaires respectifs. Sous réserve des possibilités de livraison et de modifications techniques. Imprimé en République fédérale d’Allemagne. BA 0306 ">
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