Mode d'emploi | Nuance PDF Converter 8 Professional Manuel utilisateur

Guide de
référence rapide
Sauf indication contraire, les captures d'écran présentées dans ce guide
ont été réalisées sous Windows® 7. Leur apparence pourra être différente
sous d'autres systèmes d'exploitation.
IMPORTANT
Pour des raisons techniques, nous avons dû restaurer le nom original
du pilote de l'imprimante PDF Nuance, à savoir « ScanSoft PDF Create! ».
Cette correction était nécessaire pour assurer le bon fonctionnement
des anciennes versions de nos produits toujours utilisées dans le monde.
Veuillez donc lire « ScanSoft PDF Create! » chaque fois que ce guide fait
référence au pilote d'imprimante « Nuance PDF Create ».
Le nom de la boîte de dialogue « Propriétés de Nuance PDF Create »
a également été rechangé en « Propriétés de ScanSoft PDF Create! ».
2
Pourquoi les fichiers PDF sont-ils
si répandus ?
Le format PDF (Portable Document Format) est le format de référence
pour l'échange de documents entre différents environnements et platesformes informatiques. Imaginez : plus de 200 millions de PDF sont
aujourd'hui disponibles sur Internet ! Le format PDF doit son incroyable
succès à ses nombreux avantages, parmi lesquels :
• Intégrité. Les fichiers PDF ressemblent en tout point aux
documents à partir desquels ils ont été créés. Ils s'affichent
exactement de la même façon, quels que soient la plate-forme,
le système d'exploitation, les polices installées ou les paramètres
locaux de l'ordinateur ou du périphérique sur lequel ils sont
consultés.
• Compacité. Très souvent, la taille des fichiers PDF est bien
inférieure à celle des documents d'origine. Ils sont donc bien plus
faciles à transférer.
• Sécurité. Les fichiers PDF peuvent être signés numériquement et
protégés par mot de passe afin d'empêcher toute édition non
autorisée.
• Partage. Même si le contenu de base d'un document PDF ne peut
pas être modifié, il est possible d'y ajouter des commentaires et des
annotations pour simplifier sa révision au sein d'une équipe de
travail.
Que fait PDF Converter Professional ?
Développé par Nuance Communications Inc., Nuance® PDF Converter
Professional 8 offre une solution complète pour la gestion des
fichiers PDF. Ce logiciel permet d'ouvrir des fichiers PDF jusqu'à la
version 1.7 à des fins d'affichage, d'édition, d'annotation, de compilation
et de ré-assemblage. Il permet également de créer des fichiers PDF aux
3
formats 1.3 à 1.7 (le format PDF/A étant aussi pris en charge), et de
déverrouiller des fichiers PDF pour en exploiter les informations dans
d'autres applications.
Ce logiciel professionnel intègre trois composants permettant de créer,
éditer et déverrouiller des fichiers PDF. Ces composants sont installés
et activés au cours de la même procédure. La version Entreprise de
PDF Converter Professional offre en plus des fonctionnalités avancées
particulièrement utiles en environnement professionnel.
Création de fichiers PDF
Nuance® PDF Create 8 vous permet de générer des fichiers PDF
à partir d'un très large éventail de fichiers. Après avoir installé
PDF Create, la boîte de dialogue Imprimer de vos applications
autorisant l'impression présentera une nouvelle imprimante virtuelle,
appelée Nuance PDF Create.
L'Assistant PDF Create vous permet de traiter en une seule opération
une liste de plusieurs fichiers provenant d'applications différentes. Il
vous permet également de générer des PDF à partir de fichiers XPS.
Les fichiers de cette liste peuvent être convertis sous la forme de
documents PDF distincts, ou bien combinés, superposés ou assemblés au
sein d'un seul et même fichier PDF. Lorsque vous travaillez dans
Microsoft® Word™, Excel® et PowerPoint vous pouvez utiliser les
fonctionnalités de création de fichiers PDF depuis votre document
actuel. Lors des conversions, les hyperliens et les commentaires de votre
document peuvent être transférés vers le fichier PDF cible, dans lequel
vous pouvez également générer des signets reflétant la structure d'un
document Word, les feuilles d'un classeur Excel, ou les diapositives
d'une présentation PowerPoint. Les informations du document
(métadonnées) peuvent également être transférées. Sous Microsoft
Outlook® ou Lotus Notes®, les fichiers joints à des e-mails peuvent être
4
enregistrés au format PDF. Lorsque vous rédigez un nouveau message ou
une réponse à un message, vous pouvez choisir un fichier local qui n'est
pas au format PDF, le convertir et le transmettre sous forme de PDF.
Le programme prend en charge les versions 1.3 à 1.7 du format PDF ainsi
que le format PDF/A. Les fichiers peuvent être protégés par mots de
passe et inclure des filigranes imprimés en arrière-plan. Des options de
compression et d'intégration des polices vous permettent de contrôler
la taille et l'apparence du fichier PDF généré.
Modification de fichiers PDF
Grâce à son interface de consultation et de navigation claire et
simple d'utilisation, Nuance PDF Converter Professional vous
permet de bénéficier d'un contrôle total de vos fichiers PDF. Il
vous permet d'éditer vos documents, de les annoter et de les réviser, d'en
définir le niveau de protection, de les signer numériquement, et bien plus
encore ! Vous pourrez également compiler des PDF provenant de
différentes sources et en réorganiser les pages comme bon vous semble.
Le logiciel dispose également d'un puissant système de gestion de
contenu qui vous permet de créer des archives de documents et d'en
indexer le contenu afin d'y lancer ultérieurement des recherches
complexes. Des connecteurs relient le logiciel à des sites de stockage
distant, pour vous permettre d'ouvrir et d'enregistrer des fichiers en
ligne. Un module collaboratif vous permet d'échanger et de travailler
en équipe sur des documents PDF à l'aide d'outils de conversation texte,
audio ou vidéo, de partage d'écran, et bien d'autres encore. Si vous
utilisez la version Enterprise, vous pourrez accéder à différents systèmes
de gestion documentaire, directement depuis l'application, afin d'y
stocker ou d'y archiver vos documents PDF.
Exportation de fichiers PDF
Nuance® PDF Converter 8 vous permet de déverrouiller des
fichiers PDF et XPS et de les convertir en documents Microsoft®
Word™, Microsoft® Excel®, Microsoft® PowerPoint®, Corel®
WordPerfect™ et RTF. Il vous permet également d'ouvrir des
fichiers PDF ou XPS directement depuis ces applications et de
nombreuses autres, en vue de leur édition et de leur enregistrement
5
dans des formats de fichiers différents. PDF Converter prend en charge
les fichiers PDF (Portable Document Format) jusqu'à la version 1.7
incluse, ainsi que les fichiers PDF cryptés (à condition que le mot de
passe requis soit connu de l'utilisateur).
Installation et activation
PDF Converter Professional 8 détecte si des versions précédentes
du programme ou de ses composants sont déjà installés sur votre
ordinateur, et vous demande de confirmer leur suppression. Vous
devez disposer de droits d'administrateur pour installer et activer le
programme, ainsi que d'une connexion à Internet pour l'activer.
1.
Insérez le disque d'installation du logiciel dans le lecteur
approprié.
Le programme d'installation doit démarrer automatiquement. Si tel
n'est pas le cas, ouvrez l'Explorateur Microsoft® Windows® et cliquez
sur l'icône du lecteur. Double-cliquez ensuite sur le fichier autorun.exe.
Sélectionnez une langue pour l'installation. L'Assistant InstallShield®
apparaît.
Si vous avez téléchargé PDF Create depuis le site Web de Nuance,
double-cliquez sur le fichier autorun.exe.
2. Licence et numéro de série.
Vous devez accepter l'accord de licence pour pouvoir continuer.
Entrez le numéro de série du produit. Vous trouverez ce numéro sur
la pochette du CD, sur le site Web de Nuance ou sur le site Web d'un
revendeur (sur la page depuis laquelle vous avez téléchargé le produit).
Certains revendeurs en ligne vous permettent de consulter ultérieurement votre numéro de série, en affichant vos commandes passées.
Veillez à conserver précieusement ce numéro. Vous en aurez besoin
pour activer le logiciel et si vous devez le réinstaller.
Les numéros de série ne contiennent jamais la lettre « O ». Veuillez
toujours utiliser le « zéro ».
6
3. Emplacement et type d'installation.
Le programme d'installation propose un répertoire d'installation par
défaut. Acceptez ce répertoire ou choisissez-en un autre. Acceptez ou
refusez l'installation du composant permettant de déverrouiller le
contenu de fichiers PDF. Choisissez de procéder à une installation
complète ou personnalisée. Choisissez Personnalisée pour activer ou
désactiver l'intégration de PDF Converter et de PDF Create à d'autres
programmes, et sélectionner les fonctionnalités que vous souhaitez
installer. Tous les programmes proposés dans les volets Intégration
de PDF Converter Professional du programme d'installation sont
activés par défaut. Vous pourrez modifier ultérieurement ces paramètres
d'intégration en sélectionnant le programme dans le Panneau de
configuration, puis en cliquant sur Programmes et fonctionnalités
(ou Ajout/Suppression de programmes dans Windows XP). Vous
pourrez également modifier les paramètres d'intégration du module de
conversion de PDF via la commande Édition > Préférences > Générales >
Intégrations.
4. Cliquez sur Terminé.
L'enregistrement intervient à la fin de l'installation. Cliquez sur 
Enregistrement en ligne pour établir une connexion avec le site Web
de Nuance. Vous pourrez dès lors enregistrer votre logiciel en quelques
minutes, à l'aide d'un formulaire électronique. Une fois le formulaire
rempli, cliquez sur Soumettre. Si vous ne souhaitez pas enregistrer
immédiatement votre logiciel, vous pourrez vous connecter ultérieurement au site http://www.nuance.fr pour réaliser cette opération. Cliquez
sur Support, puis sur Enregistrement de logiciels dans l'écran qui
apparaît alors. Pour obtenir des informations sur l'utilisation de vos
données d'enregistrement, consultez la politique de protection de la vie
privée de Nuance.
5. Activez votre logiciel.
Vous serez invité à activer votre logiciel à la fin de l'installation.
Assurez-vous de disposer d'une connexion à Internet. Si le numéro
de série du logiciel est stocké au bon endroit et qu'il a été saisi correctement, aucune action n'est requise de votre part. Aucune information
personnelle ne sera transmise. Si vous n'activez pas immédiatement le
7
logiciel à la fin de l'installation, vous serez invité à le faire à chaque
démarrage du programme ou d'un de ses composants. PDF Converter
Professional place un filigrane spécifique à la version d'évaluation sur
chaque page des PDF générés, tant que le programme n'a pas été activé.
Si vous ignorez les cinq premières invites d'activation, vous devrez activer chaque
composant manuellement, ce qui vous demandera beaucoup plus de temps.
Vous ne serez autorisé à réinstaller le logiciel qu'un nombre limité de
fois. Au-delà de ce nombre d'installations, vous devrez réactiver le
logiciel. Notez que le processus de désinstallation inclut une phase de
désactivation du programme. Vous devrez être en possession du numéro
de série pour réinstaller le logiciel et disposer d'un accès à Internet pour
le désactiver ou le réactiver.
Si vous rencontrez des problèmes lors de l'enregistrement ou de
l'activation du programme, consultez les conseils de dépannage
(en anglais) disponibles dans la base de connaissances de Nuance,
à l'adresse http://nuance.custhelp.com/.
Remarque : Pensez à bien conserver les numéros de série de vos versions
précédentes. Vous pourrez ainsi les réinstaller sur d'autres ordinateurs.
Pour obtenir de l'aide
Ce guide est disponible au format PDF, sur le disque et dans le dossier
d'installation du programme. Vous pouvez également y accéder depuis
l'onglet À propos de. Si vous avez téléchargé le programme, ce
document PDF est disponible depuis la page de téléchargement, et
compris dans le téléchargement.
Nuance PDF Converter Professional possède un système d'aide complet
au format HTML, accessible depuis le menu Aide du programme.
Pendant votre travail, vous pourrez appuyer sur la touche F1
pour obtenir de l'aide sur le volet actuellement affiché à
l'écran. Certaines boîtes de dialogue disposent également
d'un bouton Aide.
8
Vous trouverez sur le disque et dans le dossier d'installation du
programme un fichier appelé "Notes de version", contenant des informations de dernière minute sur le produit. Le site Web de Nuance fournit
également des informations sur le programme et propose une base de
connaissances régulièrement actualisée, ainsi que des forums utilisateur.
Remarque : Vous trouverez des informations sur la configuration système
requise sur l'emballage du logiciel ainsi que dans le système d'aide.
Démarrage du programme
Choisissez Nuance PDF Professional 8 dans le menu Démarrer de
Windows. Les commandes suivantes sont proposées :
Choisissez cet élément pour générer
des fichiers PDF à partir d'un ou de
plusieurs documents source.
Choisissez cet élément pour
lancer le programme principal
et modifier des fichiers PDF.
Choisissez cet élément pour convertir
des fichiers PDF en documents
éditables.
La version Entreprise de PDF Converter Professional 8 apparaît sous le
nom « PDF Converter Enterprise 8 ».
Les endroits à partir desquels le module PDF Create peut être lancé sont
présentés sur la page suivante.
9
Les endroits à partir desquels le module PDF Converter (permettant le
déverrouillage de fichiers PDF) peut être lancé sont présentés au début
de la section « Exportation de fichiers PDF ».
L'interface de PDF Converter Professional est présentée au début de la
section « Modification de fichiers PDF ».
10
Création de fichiers PDF
Présentation de la création de fichiers PDF
Vous pouvez créer des PDF à partir des emplacements suivants, comme
décrit dans le tableau et les sections qui suivent :
Emplacement
Fichiers source
Méthode de
conversion
Menu Fichier ou
barre d'outils Fichier
de PDF Converter
Professional
Un ou plusieurs
fichiers locaux ou
sur SGD ; à partir
d'un scanner ou du
Presse-papiers
Conversion directe à partir du
Presse-papiers, d'un scanner PDF Converter
ou de fichiers. Assistant PDF Professional,
Create pour créer, combiner comme PDF actif
ou superposer des fichiers.
Boîtes de dialogue
Imprimer
Document actif dans
l'application ouverte
Paramètres individuels.
Possibilité de définir une
étendue de pages.
Fichier prédéfini, ou
spécifié dans la boîte
de dialogue
Enregistrer sous.
Un ou plusieurs
fichiers locaux ou
sur SGD
Assistant PDF Create,
à l'aide de profils
(étendue de pages non
prise en charge)
Défini par l'utilisateur.
Fichier local et/ou
pièce jointe à un
e-mail
Menu Démarrer
de Windows
(éventuellement : le
bureau, la zone de
lancement rapide ou la
zone de notification)
Menu contextuel
dans l'Explorateur
Windows
Microsoft Word
(bouton Créer
un PDF)
Microsoft Excel
(bouton Créer
un PDF)
Cible
Prédéfinie, ou fichier
Conversion directe à l'aide du local et/ou pièce jointe
Un ou plusieurs
fichiers locaux
profil et du mode de création à un e-mail (via
(dans leur intégralité) choisis
fenêtre Enregistrer
sous)
Intégralité du fichier
Word actif
Conversion directe selon
les paramètres actuels.
Les paramètres globaux et
les réglages Word sont
accessibles depuis Word.
Fichier local et/ou
pièce jointe à un
e-mail (via fenêtre
Enregistrer sous)
Classeur ou feuille
de calcul Excel
actuel(le)
Conversion directe selon
les paramètres actuels
(accessibles depuis Excel)
Fichier local et/ou
pièce jointe à un
e-mail (via fenêtre
Enregistrer sous)
11
Méthode de
conversion
Cible
Microsoft PowerPoint
Présentation actuelle
2007 ou 2010
(dans son intégralité)
(bouton Créer
un PDF)
Conversion directe selon
les paramètres actuels
(accessibles depuis
PowerPoint)
Fichier local et/ou
pièce jointe à un
e-mail (via fenêtre
Enregistrer sous)
Microsoft Outlook
et Lotus Notes
(enregistrement de
pièces jointes au
format PDF)
Un ou plusieurs
fichiers joints à un
e-mail
Conversion directe de tous
les fichiers joints ou des
fichiers sélectionnés.
Paramètres accessibles.
Prédéfinie ou fichier
local (via fenêtre
Enregistrer sous)
Microsoft Outlook
et lotus Notes
(création de PDF et
ajout comme pièces
jointes)
Un ou plusieurs
fichiers locaux
Conversion directe selon
les paramètres actuels
(non accessibles)
Fichier PDF joint au
message actuel
Microsoft Internet
Explorer
Page Web actuelle
ou lien vers une
autre page
Fichier local, pièce
Conversion directe selon
jointe à un e-mail
les paramètres actuels. Les
ou fichier stocké à
paramètres sont accessibles
distance (via fenêtre
depuis Internet Explorer
Enregistrer sous)
Emplacement
Fichiers source
Création de fichiers PDF depuis PDF
Converter Professional
Cliquez sur le bouton
Nouveau PDF dans la barre d'outils Fichier
de PDF Converter Professional ou choisissez la commande Nouveau
PDF dans le menu Fichier. Reportez-vous à l'illustration suivante. Vous
pouvez créer un PDF vide ou choisir la commande À partir d'un fichier
pour sélectionner un ou plusieurs fichiers dans la boîte de dialogue
Ouvrir, ceux-ci pouvant provenir d'applications différentes. Les trois
commandes suivantes affichent l'Assistant PDF Create, vous donnant
ainsi un contrôle total sur le processus de création. Vous pouvez
également faire glisser des fichiers créés dans une application autorisant
l'impression sur l'espace de travail de PDF Converter Professional.
12
Dans ce cas, la méthode est la même qu'avec la commande À partir
d'un fichier.
1. Les commandes Créer plusieurs
fichiers, Combiner des fichiers et
Superposer des fichiers sont
accessibles à partir de l'Assistant
PDF Create, où les paramètres de
traitement sont définis à l'aide de profils.
2. Conversion directe via la boîte de
dialogue Ouvrir, selon les paramètres
définis dans la boîte de dialogue
Propriétés de Nuance PDF Create
(accessible via la commande Imprimer du
menu Fichier). Vous pouvez sélectionner
plusieurs fichiers et générer un PDF pour
chaque document source.
3. Création d'un fichier PDF vide.
4. Conversion directe depuis le contenu
du Presse-papiers actif, selon les
paramètres actuels.
Création de fichiers PDF depuis une boîte
de dialogue Imprimer
Une fois le programme installé, la boîte de dialogue Imprimer de vos
applications présentera une nouvelle imprimante virtuelle, appelée
Nuance PDF Create. Ouvrez le fichier à partir duquel vous souhaitez
générer un PDF, puis sélectionnez la commande Imprimer du menu
Fichier. Sélectionnez Nuance PDF Create comme nom d'imprimante.
Définissez si nécessaire l'étendue des pages à traiter, ainsi que d'autres
paramètres d'impression. Un seul fichier PDF sera créé, indépendamment du nombre de copies défini. Cliquez sur Propriétés pour
vérifier ou modifier les paramètres de PDF Create. Cliquez sur OK pour
lancer la création du fichier. Par défaut, la boîte de dialogue Enregistrer
sous apparaît. Il vous est toutefois possible de définir des instructions
13
d'enregistrement automatisé depuis l'onglet Réglages PDF de la boîte de
dialogue Propriétés de Nuance PDF Create. Les profils définis ne sont
pas accessibles lorsque vous avez recours à cette fonction.
Utilisation de l'Assistant PDF Create
Cet assistant, accessible depuis le menu Démarrer de Windows, vous
permet de définir une liste de fichiers à convertir. Ces fichiers peuvent
avoir été créés dans des applications différentes. L'Assistant PDF Create
vous permet de combiner au sein d'un même fichier PDF tous les fichiers
sélectionnés, dans l'ordre que vous avez spécifié, ou de créer autant de
fichiers PDF distincts. Vous pouvez assembler plusieurs PDF au sein
d'un « lot PDF ». Vous pouvez également choisir de « superposer » les
fichiers lors de leur conversion.
L'Assistant utilise des profils pour contrôler le processus de création des
fichiers PDF. Ces profils mémorisent des paramètres optimisés pour
différents types de sorties. Le programme est livré avec sept profils, mais
vous pourrez en créer d'autres si vous le souhaitez. Vous trouverez la
description de ces opérations dans l'aide.
14
Supprimer les
fichiers sélectionnés
de la liste.
Déplacer les fichiers
sélectionnés vers le
haut ou vers le bas.
Supprimer tous
les fichiers de la
liste.
Déposez des fichiers dans cette zone à l'aide
de la souris, ou sélectionnez-les en cliquant
sur le bouton Ajouter.
Mode de
création*
Sélectionner
un profil.
Cette zone affiche les
paramètres d'enregistrement
actuels.
Lancer la
création PDF.
Modifier les
paramètres de
destination.
Modifier les
réglages des
profils.
* les autres modes de création sont les suivants :
• Combiner des fichiers en un seul PDF (dans l'ordre défini dans
l'Assistant, avec possibilité de créer un signet pour chaque fichier
d'entrée)
• Superposer les fichiers (selon les options définies)
15
• Assembler les fichiers comme des PDF, au sein d'un lot PDF (avec
options)
Cliquez sur le bouton Profils... pour modifier les paramètres d'un profil,
ou créer un nouveau profil à partir d'un profil existant.
1. Sélectionnez
un profil ici.
Sélectionnez le profil à
utiliser comme modèle de
base, cliquez ici pour définir
le nom du nouveau profil,
modifiez les réglages
appropriés, puis cliquez
sur OK pour enregistrer
le nouveau profil.
2. Effectuez vos
sélections ici.
Cliquez sur ce
bouton pour
supprimer le profil
sélectionné (un
avertissement
sera affiché avant
la suppression
définitive).
3. Définissez ici les
réglages correspondants.
Cliquez sur
ce bouton pour
restaurer les
réglages par
défaut du profil
sélectionné.
Cliquez ici pour
accéder aux
réglages de
compression MRC,
et de création de
fichiers PDF avec
recherches.
Reportez-vous à l'aide pour obtenir des informations sur la création
de fichiers PDF balisés ou autorisant les recherches, et découvrir les
avantages de la compression MRC.
Cliquez sur OK pour appliquer le profil sélectionné, selon les réglages
spécifiés.
16
Cliquez ensuite sur le bouton
Lancer la création PDF dans
l'Assistant. La boîte de dialogue Infos d'impression apparaît, affichant la
liste des fichiers d'entrée et de sortie, ainsi que leur état de chargement
ou de conversion. Une fois la conversion terminée, cliquez deux fois sur
le nom d'un fichier PDF pour l'afficher.
Création de fichiers PDF depuis
l'Explorateur Windows
Cliquez sur un fichier avec le bouton droit de la souris. Le menu
contextuel qui s'affiche alors ressemble à ceci :
Choisissez un profil depuis le sous-menu de la première ligne. Les
réglages actuellement associés à ce profil seront utilisés pour la création
du PDF. Sélectionnez Modifier… pour modifier les réglages d'un profil,
ou créer un nouveau profil avant la création du PDF. La seconde ligne du
menu contextuel affiche le mode de création actuel. Sélectionnez cette
ligne pour choisir un autre mode de création.
Si vous sélectionnez un groupe de fichiers, puis que vous cliquez dessus à
l'aide du bouton droit de la souris, le menu contextuel ressemblera à
ceci :
Sélectionnez la première option, puis un profil, pour générer un PDF
pour chacun des fichiers sélectionnés. Pour regrouper tous les fichiers
sélectionnés au sein d'un seul et même PDF, sélectionnez de combiner,
17
de superposer ou d'assembler vos fichiers au sein d'un lot PDF, puis
sélectionnez un profil. La dernière ligne du menu contextuel affiche le
mode actuel. Sélectionnez cette ligne pour choisir un autre mode.
Création de fichiers PDF depuis Microsoft
Word
1.
2.
Ouvrez un document Word.
Sélectionnez Créer un PDF dans le menu Nuance PDF, ou cliquez
. Dans Word 2007 ou 2010, vous trouverez cette
sur le bouton
commande dans l'onglet Nuance PDF.
3.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s'affiche, acceptez
ou modifiez le dossier d'enregistrement et le nom du fichier cible.
4.
Si vous le souhaitez, ajoutez des informations spécifiques au
document (mots-clés, etc.), ou choisissez Incorporer les métadonnées (voir ci-dessous).
Pour générer un PDF et joindre une copie de ce dernier à un message
5.
électronique, cliquez sur
.
Boîte de dialogue Paramètres Nuance PDF pour Word
Cette boîte de dialogue s'affiche lorsque vous cliquez sur le bouton
ou lorsque vous sélectionnez la commande Paramètres Nuance PDF
pour Word du menu Nuance PDF. (Dans Word 2007 et 2010, vous
trouverez cette commande dans l'onglet Nuance PDF) Elle vous permet
de définir les paramètres de création spécifiques d'un fichier PDF depuis
un document Word à l'aide du bouton Créer (et non du bouton
Imprimer). Vous pouvez notamment y définir les styles de paragraphe
Word qui devront être convertis en signets dans le fichier PDF cible,
sélectionner les commentaires qui seront transférés, spécifier le mode de
traitement des hyperliens et indiquer les éléments devant être balisés, si
vous le souhaitez. Choisissez Incorporer les métadonnées (dans
l'onglet Réglages avancés), pour transférer les informations du
18
document Word (sujet, auteur, mots-clés) vers le fichier PDF. Le volet
Réglages avancés vous permet d'accéder à l'intégralité des options de
création PDF.
Création de fichiers PDF à partir de
Microsoft Excel et PowerPoint
1.
2.
3.
4.
Ouvrez un fichier Excel ou une présentation PowerPoint.
Sélectionnez Créer un PDF dans le menu Nuance PDF, ou cliquez
.
sur le bouton
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s'affiche, acceptez ou
modifiez le dossier d'enregistrement et le nom du fichier cible.
Pour générer un PDF et joindre une copie de ce dernier à un message
électronique, cliquez sur
5.
.
.
Pour modifier les propriétés de création du fichier, cliquez sur
Vous pouvez choisir de transférer ou non les commentaires et les
hyperliens vers le PDF, et de créer des signets. Dans ce dernier cas,
des signets sont créés pour chacune des feuilles de calcul Excel ou
des diapositives PowerPoint. Choisissez Incorporer les métadonnées pour transférer les informations du document source vers le
fichier PDF.
Création de PDF depuis des applications
de messagerie électronique
Une barre d'outils est ajoutée dans Microsoft Outlook. Les mêmes outils
apparaissent également dans le menu Actions de Lotus Notes
(version 8.5). Dans Outlook 2007 et 2010 :
1.
pour convertir en PDF les fichiers joints au message
Cliquez sur
actuel et les enregistrer dans un dossier défini.
2.
pour accéder aux paramètres. Vous pouvez
Cliquez sur
convertir en arrière-plan tous les fichiers joints et les enregistrer
19
dans le dernier dossier utilisé, ou sélectionner les fichiers joints à
convertir ainsi que le dossier cible.
3.
dans la barre d'outils Nuance PDF d'un nouveau
Cliquez sur
message ou d'une fenêtre de réponse pour choisir un ou plusieurs
fichiers locaux à convertir en PDF et à joindre au message.
Remarque : Dans Outlook 2003, ces boutons se présentent sous une
forme différente.
ne s'affichent pas dans Word,
Remarque : Si les boutons
Excel ou PowerPoint 2003, choisissez la commande Barres d'outils du
menu Affichage, puis sélectionnez Nuance PDF. Dans Office 2007 et
2010, des compléments doivent être activés pour permettre l'affichage de
l'onglet et du ruban Nuance. Pour plus d'informations, reportez-vous à
la rubrique Dépannage de PDF Create de l'aide en ligne.
Remarque : Dans PDF Converter Professional, des messages et des
dossiers de messages peuvent être archivés au format PDF à l'aide de
PDF Create. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique
Archivage d'éléments de messagerie électronique de l'aide en ligne.
Création de fichiers PDF depuis Internet
Explorer
1.
Accédez à la page Web que vous souhaitez capturer comme
fichier PDF.
2.
Créer un PDF et choisissez si vous
Cliquez sur le bouton
souhaitez créer un nouveau PDF à partir de la page Web, ajouter
son contenu à un PDF existant, ou encore créer un fichier PDF afin
de le joindre à un nouveau message vide dans votre application de
messagerie par défaut (Outlook ou Lotus Notes). Vous pouvez
également envoyer votre PDF vers un site de stockage distant ou
(avec PDF Converter Enterprise) vers un système de gestion
documentaire.
20
La liste déroulante du bouton vous permet également d'accéder aux
options de création. Pour créer un fichier PDF à partir d'une page Web
référencée par la page actuelle, cliquez avec le bouton droit sur le lien
correspondant, puis choisissez Créer un fichier PDF à partir du
contenu du lien dans le menu contextuel.
Boîte de dialogue Propriétés de Nuance
PDF Create
La boîte de dialogue Propriétés de Nuance PDF Create vous permet
de paramétrer les conversions réalisées sans l'Assistant PDF Create.
L'onglet Général vous permet de définir la taille, l'orientation et la
résolution du fichier PDF généré, d'indiquer si vous souhaitez ou pas
l'afficher une fois la conversion terminée, et de choisir entre un PDF en
couleurs ou en niveaux de gris. L'onglet Réglages PDF vous permet de
choisir la version du format PDF, de contrôler l'intégration des polices
au fichier généré, de définir un type et un niveau de compression, de
spécifier des mots de passe et d'ajouter des filigranes. Vous pouvez
également, depuis cet onglet, choisir le nom du ou des fichiers PDF
générés et définir leurs propriétés spécifiques (titre, auteur, sujet et
mots-clés). Vous pouvez également choisir de joindre automatiquement
les fichiers convertis à un courrier électronique, prêt à être envoyé.
La boîte de dialogue Propriétés de Nuance PDF Create est accessible
depuis la boîte de dialogue Imprimer de vos applications. Lorsque vous
lancez des conversions depuis l'Assistant PDF Create ou l'Explorateur
Windows, ces paramètres sont définis à l'aide de profils. Si vous
souhaitez accéder à ces paramètres depuis Microsoft Word, sélectionnez
la commande Imprimer du menu Fichier. Vous pouvez y accéder via le
bouton Paramètres, accessible depuis l'onglet Réglages avancés.
21
Superposition de fichiers PDF
Les options de superposition vous permettent de placer un élément
graphique ou d'autres objets fixes sur la première page des fichiers PDF
que vous générez, et de faire en sorte que ces éléments soient superposés
aux contenus qui changent d'un fichier à l'autre. Exemple de superposition pour une page de garde :
Fichier d'une page,
contenant les
éléments à répéter.
+ Première page
d'un document
multipage.
=
Page de garde
du fichier PDF
généré.
Pour obtenir ce résultat, il est nécessaire de désélectionner l'option
Répéter la dernière page du document le plus court. Vous pouvez
également utiliser la fonction de superposition pour placer le logo de
votre société ou tout autre objet fixe sur chacune des pages des PDF que
vous générez. Pour ce faire, sélectionnez l'option Répéter la dernière
page du document le plus court. Pour obtenir plus d'informations sur
les options de superposition, consultez l'aide.
Assemblage de fichiers au sein d'un lot PDF
Un « lot PDF » est un fichier qui regroupe plusieurs PDF indépendants.
Les lots PDF permettent de rassembler des fichiers traitant d'un sujet
commun, afin de simplifier notamment leur envoi par courrier
électronique.
Pour assembler un groupe de fichiers (même de types différents) au sein
d'un lot PDF, sélectionnez-les dans l'Assistant PDF Create. Sélectionnez
Assembler les fichiers dans un lot PDF comme mode de création.
22
Cliquez sur Options pour définir la page de couverture de votre lot PDF.
Vous pouvez utiliser le modèle de l'Assistant PDF Create, ou le premier
fichier du lot.
Lancer la création PDF pour convertir
Cliquez sur le bouton
ces fichiers au format PDF (si ces fichiers ne sont pas déjà dans ce
format), et les ajouter au lot. Pour ouvrir un lot PDF, vous devez disposer
d'une version récente d'un programme de consultation ou d'édition PDF,
comme par exemple Nuance PDF Converter Professional 5 ou supérieur.
Tous les fichiers du lot seront répertoriés individuellement, et pourront
être ouverts et enregistrés séparément. Avec Nuance PDF Converter
Professional 4 et des programmes de consultation et d'édition PDF plus
anciens, les fichiers seront disponibles sous la forme de pièces jointes.
Connecteurs de sites de stockage distant
Vous pouvez ouvrir des fichiers source depuis des sites de stockage
distant courants, et y transférer des fichiers générés ou modifiés.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Modification
de fichiers PDF ».
Prise en charge de SharePoint et
d'autres SGD
Microsoft SharePoint est pris en charge par PDF Create, dans PDF
Converter Enterprise 8, par le biais de plusieurs boîtes de dialogue accessibles via la commande Ouvrir depuis un SGD de la liste déroulante du
bouton Ajouter. D'autres systèmes de gestion documentaire (Hummingbird, Worksite, Documentum, LiveLink, Worldox) sont accessibles
directement via leurs propres interfaces. Pour plus d'informations, reportez-vous à l'aide et à la configuration requise pour obtenir la liste
complète des systèmes pris en charge. Vous pouvez enregistrer vers
SharePoint ou vers d'autres systèmes de gestion documentaire les
fichiers PDF créés en sélectionnant Enregistrer vers un SGD dans la
boîte de dialogue Paramètres de destination.
Dans SharePoint, Hummingbird (eDocs) Enterprise et Interwoven
Worksite, vous pouvez choisir un fichier qui n'est pas au format PDF,
23
appeler PDF Create via son menu contextuel afin de le convertir en PDF,
puis l'enregistrer au même emplacement et sous le même nom. Vous
pouvez également sélectionner un fichier autre que PDF dans le système
de fichiers local, le convertir en PDF, puis l'enregistrer vers le système de
gestion documentaire à l'emplacement actuel ou à l'endroit de votre
choix.
24
Modification de fichiers PDF
La capture d'écran ci-dessous présente les principales sections de
l'interface de PDF Converter Professional.
A : Affichage PDF
B : Édition avancée
C : Module de travail
collaboratif
1. Volet du document
2. Barre de titre
3. Barre de menus
4. Volets de navigation
5. Volets de l'organiseur
6. Zone des barres
d'outils
7. Volet Pièces jointes
ou Commentaires
8. Barre d'affichage
Volets de
navigation :
Pièces jointes
Signets
Commentaires
Conformité*
Destinations
Contrôles de
formulaire
Calques
Arborescence
du modèle
Pages
Signatures
Balises
Volets de
l'organiseur :
Tampons
Récupération
automatique
Protection
Signature/
Certification
Enveloppes
Images ClipArt
Filigranes
* Uniquement avec PDF Converter Enterprise.
25
La vue Assemblage de documents permet de travailler sur plusieurs
pages ou sur plusieurs documents.
Les commandes de PDF Converter Professional sont regroupées dans
différentes barres d'outils. Ces barres d'outils sont flottantes : vous
pouvez les déplacer sur votre espace de travail. Vous trouverez cidessous une présentation des principales barres d'outils de l'application.
Certaines font l'objet d'une description détaillée de leurs outils, de la
gauche vers la droite. Vous pouvez personnaliser les barres d'outils afin
d'afficher ou de masquer certains boutons, selon vos besoins.
Barre d'outils Fichier
Utilisez la liste déroulante
PDF Converter pour
déverrouiller le PDF actif
en sélectionnant un format
et un mode de traitement.
Pour plus d'informations,
reportez-vous à la section
Exportation de fichiers
PDF, un peu plus loin dans
ce guide.
Cette barre d'outils est utilisée pour les
opérations standard, telles que la création,
l'ouverture, l'enregistrement, l'impression,
l'envoi par courrier électronique, et la
recherche de texte dans des fichiers PDF,
ainsi que leur ajout à vos favoris. Les
fonctions de numérisation directe au
format PDF sont associées à plusieurs
boutons, qui vous permettent notamment
de consulter vos boîtes de réception des
numérisations (PDF Converter
Enterprise 8 uniquement).
Barre d'outils Standard
Main : pour visualiser et à faire défiler le fichier PDF. Les différents outils
de sélection vous permettent de sélectionner du texte et des éléments
du document.
Sélectionner : pour sélectionner un bloc de texte, une image ou un objet,
afficher et modifier ses propriétés, le (la) copier dans le Presse-papiers,
etc.
26
Sélectionner une zone : pour sélectionner une zone à copier ou à
convertir en format éditable, ou insérer un tampon personnalisé créé
à la volée.
Retoucher : pour apporter des modifications mineures à du texte (même
sur plusieurs lignes*) ; ou pour sélectionner des objets à déplacer,
redimensionner, pivoter, regrouper ou classer par ordre de priorité.
Pour modifier des données de balise, cliquez avec le bouton droit sur
un objet puis, dans le menu contextuel qui s'affiche alors, sélectionnez
Propriétés/Balise.
Recadrer : pour tracer un rectangle délimitant la zone à conserver après
le recadrage. Double-cliquez dans le rectangle pour définir des
paramètres de recadrage.
Lien : pour tracer un rectangle correspondant à un futur hyperlien.
* Pour apporter des modifications à grande échelle, utilisez le mode
Édition avancée.
Barre d'outils Outils de formulaire
Utilisez cette barre d'outils lorsque vous travaillez sur des formulaires :
les contrôles de formulaire affichés peuvent être ajoutés à un formulaire
PDF. D'autres outils vous permettent de mettre en surbrillance et de
réinitialiser des champs de formulaire, et de définir l'ordre de tabulation
entre les champs de formulaire.
FormTyper : (bouton le plus à droite) pour lancer la détection et
l'activation automatiques des éléments de formulaire et convertir
un PDF statique en formulaire remplissable.
Barre d'outils Commentaires
Note : pour insérer une note dans un fichier PDF. Les notes permettent
d'échanger des informations lorsque les fichiers PDF sont partagés.
Vous pouvez trier les notes par auteur, type, date, etc.
27
Dragon Notes : pour créer des notes « à la voix ». Votre dictée est
convertie via un serveur Nuance distant, et transcrite en texte dans la
note sélectionnée.
Zone de texte : pour ajouter une zone de texte sur un autre élément de la
page PDF.
Légende : pour ajouter des légendes personnalisées à votre document.
Annotation de texte : pour utiliser les différents outils d'annotation sur
le texte sélectionné.
Mise en évidence : pour surligner, barrer ou souligner du texte.
Joindre : pour joindre un fichier texte ou un fichier audio (matérialisé
par une icône).
Tracer : pour tracer des formes sur la page. Lorsque vous dessinez des
formes comprenant plusieurs côtés, utilisez le menu contextuel pour
indiquer que vous avez terminé de dessiner votre forme.
Barre d'outils Protection
Volet Protection : pour définir des mots de passe et d'autres paramètres
de protection du PDF.
Signatures numériques : pour signer ou certifier votre document. Des
plans de signature personnalisés ainsi que des fonctions d'horodatage
sont disponibles.
Marquer pour biffure : pour biffer (noircir définitivement) des informations confidentielles dans votre document (disponible uniquement
dans la version Enterprise – voir ci-dessous).
Barre d'outils Fonctions avancées
Utilisez cette barre d'outils pour inclure des films, des fichiers audio,
des fichiers 3D ou du contenu Silverlight à un fichier PDF. Le programme
vous permet d'afficher et d'éditer des fichiers 3D.
Imposition (bouton le plus à droite) : pour définir des options avancées
pour l'impression physique de votre PDF.
28
Barre d'outils Mesure
Utilisez cette barre d'outils pour mesurer des distances et des dimensions entre différents éléments de votre PDF, selon l'échelle et les unités
que vous définissez.
Assemblage de documents
Pour afficher plusieurs pages et modifier leur contenu ou effectuer des
opérations sur ces dernières, activez la vue Assemblage de documents
dans le menu Affichage ou cliquez sur le bouton Assemblage de
documents situé au bas de votre écran. La barre d'outils Assemblage
de documents vous permet d'insérer, d'extraire, de supprimer et de
renuméroter des pages. Vous pouvez également fractionner le document
actif ou créer, mettre à jour ou supprimer des en-têtes et des pieds de
page. Cette vue affiche les pages sous la forme de miniatures et non de
vignettes statiques, de sorte que vous pouvez y ajouter des commentaires
et copier-coller du texte entre plusieurs pages ou documents.
Le bouton situé le plus à droite correspond au mode Assemblage de
pages. Ce mode vous évite d'avoir à ouvrir plusieurs instances du
programme pour insérer des pages à partir d'un groupe documents.
En vue Assemblage de pages, chaque document ouvert est affiché dans
un onglet distinct, dans lequel ses pages apparaissent sous la forme de
vignettes. Cette vue vous permet d'avoir un aperçu du contenu des
documents, et de faire glisser des pages vers le document cible. Cette vue
prend en charge un grand nombre de types de fichier. Les pages insérées
sont converties en PDF lorsque cela est nécessaire.
Mode Édition avancée
Ce nouveau mode de travail vient s'ajouter à l'interface classique du
programme, désormais appelée Affichage PDF. Le mode Édition
avancée vous permet de modifier librement le contenu d'un document,
notamment son texte. Il offre un large éventail d'outils d'édition,
29
de révision et d'annotation, semblables à ceux proposés par des
applications de traitement de texte. Pour plus d'informations, reportezvous à la rubrique Barres d'outils du mode Édition avancée de l'aide en ligne.
Une fois vos modifications apportées et finalisées, vous pourrez revenir
en mode Affichage PDF pour enregistrer, imprimer ou envoyer votre
document.
Connecteurs
Vous pouvez ouvrir directement des fichiers enregistrés sur des services
courants de stockage distant, comme Dropbox, Evernote ou PaperPort
Anywhere. Nuance Cloud Connector vous permet d'accéder à d'autres
services de stockage en ligne. Une fois modifiés ou convertis, vos fichiers
peuvent être renvoyés sur ces sites.
Module de travail collaboratif
Cet utilitaire ouvre la voie à l'édition de fichiers PDF en mode multiutilisateurs, au partage de documents, au partage d'écran, ainsi qu'à des
applications de discussion et de visioconférence en ligne. Veuillez noter
que cet outil est développé par un partenaire de Nuance. Au premier
lancement du programme, vous serez invité à vous connecter. Cliquez
sur le lien Créer un nouveau compte, entrez une adresse e-mail et un
mot de passe que vous réutiliserez à chaque connexion.
Protection du document
Pour modifier les paramètres de protection d'un document, cliquez sur
Document > Propriétés du document, puis choisissez l'onglet
Protection. Cet onglet affiche toujours les paramètres de protection
actuellement définis. Vous avez la possibilité d'appliquer différents
niveaux de protection à vos documents, à l'aide de mots de passe ou d'un
certificat.
Windows Desktop Search
Microsoft propose un utilitaire, appelé « Windows Desktop Search »,
permettant de lancer des recherches sur des fichiers de dossiers
spécifiques. PDF Converter Professional intègre cet outil de recherche,
en y ajoutant la faculté de faire porter les recherches sur des fichiers PDF,
y compris ceux au format Image.
30
Recherche et indexation de documents
Lancez des recherches sur le fichier PDF actuellement affiché à l'écran,
sur tous les PDF d'un dossier spécifique ou sur un fichier d'index
prédéfini. Des recherches peuvent porter sur un ou plusieurs mots ou
s'effectuer à l'aide de modèles de recherche standard ou personnalisés.
L'Organiseur vous permet de définir avec précision vos critères de
recherche. Un fichier d'index PDF (extension .zpi) est un fichier archive
de documents PDF, sur lequel des recherches peuvent être lancées. Pour
créer un nouvel index, modifier un index existant ou travailler sur des
index imbriqués, cliquez sur Document > Indexation.
Lecture du texte à voix haute
Utilisez la commande Lire le PDF du menu Outils pour obtenir la
lecture à voix haute d'un PDF. Vous pouvez obtenir la lecture de la page
ou du paragraphe actuellement affiché à l'écran, de la page ou du
paragraphe suivant ou précédent, ou de tout le reste du document.
Sélectionnez Propriétés pour ajuster le débit et le volume de lecture.
Vous pouvez également exporter le texte du PDF sous la forme d'un
fichier audio au format .wav. Cette fonctionnalité repose sur le moteur de
synthèse vocale RealSpeak Solo de Nuance.
Dictée de notes
Si une carte son est disponible et activée sur votre ordinateur et que vous
disposez d'une connexion à Internet, vous pouvez ajouter des notes en
les dictant à l'aide de Nuance Dragon Notes. Utilisez votre microphone
pour transmettre votre dictée vers le serveur Dragon Notes distant, et
obtenir quasi-instantanément sa transcription sous forme d'une note,
directement dans votre fichier PDF, sans aucune configuration, ni
enregistrement préalable.
Optimisation de fichiers PDF
Vous avez la possibilité d'optimiser votre fichier PDF pour l'adapter au
mieux à vos besoins. Cliquez sur Outils > Optimiser le PDF et définissez
vos paramètres pour les fichiers cible, tels que l'affichage Web rapide,
la compression des objets et des images, les paramètres des pages
31
numérisées, l'incorporation des polices, etc. Vous pouvez également
baliser les fichiers PDF pour que leur structure logique (paragraphes,
titres, images, tableaux, cellules, etc.) soit identifiée et enregistrée.
Impression de fichiers PDF
En plus des choix d'impression habituels, vous pouvez choisir
d'imprimer le fichier PDF avec ou sans les commentaires qui y ont été
ajoutés. Vous pouvez également limiter l'impression aux pages
actuellement sélectionnées. Il est également possible d'imprimer
uniquement les champs d'un formulaire, ce qui vous permet d'imprimer
un formulaire vide, de le remplir électroniquement, puis d'imprimer vos
réponses sur le formulaire vide. Les options d'imposition vous
permettent de définir les paramètres d'impression physique des pages de
votre PDF.
Table des matières
Pour ajouter une table des matières à votre document, basée sur les
signets de votre fichier. Ouvrez le volet Signets, ajoutez des signets et
définissez leur hiérarchie dans votre document, puis sélectionnez la
commande Table des matières dans le menu contextuel du volet
Signets. L'insertion d'une table des matières est très pratique si vous
envisagez d'imprimer votre fichier PDF, dans la mesure où vous ne
pourrez plus consulter vos signets à l'écran.
Comparaison de deux documents PDF
Cette fonctionnalité permet de comparer deux fichiers PDF ayant un
contenu similaire (en général, deux versions d'un même document).
Accédez à cette fonction depuis le menu Document, puis choisissez
d'afficher une comparaison visuelle ou textuelle, avec une présentation
côte à côte ou combinée. La dernière option n'affiche qu'un seul
document et signale les modifications apportées aux objets ou au texte :
le texte nouveau est souligné, alors que le texte supprimé apparaît
entouré en pointillés.
32
Comparaison d'un fichier PDF à un document Word
PDF Converter Professional permet de comparer un fichier PDF à une
version donnée d'un fichier Word. En général, il s'agit du fichier Word à
partir duquel le PDF a été créé. Vous pouvez ainsi repérer rapidement les
modifications qui ont été apportées au fichier source depuis la création
du PDF. La comparaison s'effectue dans Word, et les résultats peuvent
être affichés dans un fichier temporaire qui s'affiche à l'écran et qui peut
être enregistré si nécessaire.
Fractionnement de PDF
Le programme vous permet de fractionner rapidement des fichiers PDF
volumineux en un ensemble de fichiers plus petits, afin de faciliter leur
distribution. Accédez à cette fonction depuis le menu Document, puis
choisissez les critères de fractionnement : selon une taille de fichier, à
chaque page vierge, selon un nombre de pages défini, par signets, selon la
structure du document, etc. Vous pouvez également extraire certaines
pages selon des critères que vous spécifiez.
Porte-documents PDF
Les porte-documents vous permettent de rassembler des documents
ayant trait à un sujet commun, afin de faciliter leur distribution. PDF
Converter Professional propose désormais cette fonction, qui représente
une amélioration notable par rapport aux lots, introduits par la version
précédente de PDF Create. Contrairement à un lot, un porte-documents
peut contenir des fichiers qui ne sont pas au format PDF, ainsi que des
structures complètes de dossiers et sous-dossiers. Les porte-documents
permettent désormais l'affichage de pages qui ne sont pas au format PDF.
Assemblage de fichiers dans un lot PDF
PDF Create vous permet de sélectionner plusieurs fichiers, et d'en
regrouper une copie au sein d'un seul et même « lot PDF ». Tout fichier
qui n'est pas au format PDF est converti dans ce format avant son ajout
au lot. Si vous souhaitez insérer des fichiers non PDF dans un lot, ouvrez
un lot, puis un PDF à l'intérieur de celui-ci, et ajoutez ces fichiers dans
leur format d'origine, sous la forme de pièces jointes. Vous pouvez
33
ajouter une page de couverture à un lot PDF. Consultez l'aide pour
obtenir plus d'informations sur l'utilisation et l'extraction de fichiers
assemblés au sein d'un lot PDF, à l'aide de différents programmes PDF.
Insertion de fichiers dans une enveloppe
Cette procédure est similaire à la création d'un lot PDF, mais dans ce cas,
les fichiers deviennent simplement des pièces jointes au PDF conteneur,
et conservent leur type de fichier d'origine. Un fichier d'enveloppe fait
office de page de couverture.
Archivage d'e-mails
PDF Converter Professional permet d'archiver des e-mails et des dossiers
de votre programme de messagerie.
Vous pouvez choisir de générer un PDF pour chacun des messages,
de fusionner tous les éléments sélectionnés en un seul PDF (un signet
étant attribué à chaque message à l'intérieur du PDF généré), ou
d'assembler les éléments sélectionnés dans un lot PDF. Les fichiers joints
aux messages archivés conservent leur format d'origine.
Traitement automatisé de groupes de fichiers
Cette fonction vous permet de compiler une série de commandes, avec
les paramètres associés, dans une séquence qu'il est possible de nommer
et d'enregistrer en vue d'une réutilisation ultérieure. Vous pouvez ainsi,
grâce à l'exécution d'une simple séquence, appliquer efficacement et
méthodiquement une série de traitements prédéfinis à des groupes de
fichiers PDF. Le nom et l'emplacement des fichiers d'entrée et de sortie
peuvent être prédéfinis ou renseignés au moment de l'exécution de la
séquence ; les fichiers de sortie peuvent être dans des formats autres
que PDF. Vous pouvez également exécuter une séquence de traitement
par lot sur tous les fichiers PDF actuellement ouverts dans PDF
Converter Professional. Dans ce cas, les fichiers de sortie sont toujours au
format PDF et remplacent les fichiers d'entrée dans le programme.
Autres nouvelles fonctionnalités
Le programme prend en charge les calques PDF. Ceux-ci s'avèrent particulièrement utiles pour, par exemple, travailler sur des plans ou préparer
des fichiers PDF avant leur envoi à un imprimeur. L'aplatissement de
34
documents permet de supprimer leurs annotations ou de les convertir en
objets de document. Le programme s'intègre désormais à un plus grand
nombre de navigateurs Web, parmi lesquels Google Chrome. Le
programme permet désormais d'exporter vers une feuille de calcul les
données de plusieurs copies remplies d'un même formulaire. Des
tampons personnalisés peuvent être créés à la volée, et insérés dans une
zone sélectionnée. Un même tampon peut également être appliqué à
toutes les pages d'un document. Outre les blocs de textes, il est désormais possible de surligner des zones entières. Des fonctions de redressement et d'orientation automatiques sont désormais disponibles lors de
numérisations en PDF. Il est désormais possible d'envoyer un fichier PDF
vers un télécopieur (via une adresse e-mail), selon les paramètres définis
dans le volet Préférences.
Les fonctions suivantes ne sont disponibles que dans la
version Enterprise, avec la documentation correspondante,
destinée aux administrateurs de réseaux :
Fonctionnalités pour professionnels juridiques
Les professionnels juridiques peuvent utiliser de nouvelles images
ClipArt et de nouveaux tampons spécifiques, appliquer une
numérotation Bates et bénéficier d'une prise en charge de CaseMap.
Choisissez Inspecter le document dans le menu Document pour
sélectionner les éléments à supprimer d'un fichier, tels que les
commentaires, les signets, le texte masqué, les index incorporés ou les
métadonnées confidentielles comme le nom de l'auteur ou l'historique du
fichier.
Conversions de fichiers par lots
Cette fonctionnalité, uniquement disponible dans la version Enterprise
du logiciel, vous permet de convertir rapidement des lots de fichiers
TIFF ou PDF vers d'autres formats, selon des paramètres prédéfinis.
Déplacez les fichiers à convertir dans un dossier spécifique, puis
choisissez Convertisseur par lots... dans le menu Outils. Les formats
source acceptés sont PDF (tous formats) ou TIFF (tous formats), et les
formats de sortie disponi
35
bles sont TIFF (mode de compression et taille des fichiers pouvant être
définis sous Paramètres), PDF constitués uniquement d'images (aucun
paramètre) ou PDF avec recherches (avec choix de la langue d'OCR et du
mode de prétraitement des images). La création de PDF avec recherches
à partir de fichiers TIFF ou de PDF constitués uniquement d'images
exige une reconnaissance préalable des caractères (OCR).
Outil de vérification de conformité PDF/A
Cette fonctionnalité de PDF Converter Enterprise vérifie la conformité
des fichiers PDF/A créés ou reçus, et signale tout élément non conforme.
Le standard PDF/A regroupe un ensemble de normes applicables aux
fichiers PDF. Il garantit une accessibilité maximale pour une large
gamme de produits PDF et ce, sur différentes plateformes. Il permet
également d'assurer la compatibilité des fichiers PDF avec les systèmes à
venir. PDF/A est basé sur la version PDF 1.4. Ainsi, même les produits
PDF plus anciens peuvent prendre en charge ces documents. Certains
éléments, tels que les éléments JavaScript, sont exclus du format PDF/A,
car ils peuvent ne pas être interprétés correctement dans certains
environnements. Dans ce format, certaines conditions, notamment un
balisage adapté, une bonne accessibilité et des métadonnées appropriées,
doivent être respectées.
Prise en charge de SharePoint et d'autres SGD
Le programme prend charge les systèmes de gestion documentaire
suivants : Microsoft SharePoint, Interwoven WorkSite, Hummingbird
Enterprise (eDocs), LiveLink, Documentum, Worldox et DocuShare.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Configuration
système requise dans l'aide. La création de fichiers PDF depuis ces SGD est
décrite dans ce guide, à la fin de la section relative à PDF Create.
Le déverrouillage de fichiers PDF ou XPS provenant de ces SGD est
également abordé à la fin de la section relative à PDF Converter. Pour
chaque système de gestion documentaire détecté, une barre d'outils est
ajoutée au programme. Elle vous permet d'ouvrir et d'enregistrer
des fichiers PDF depuis/vers le SGD, d'accéder aux propriétés des
documents qui se trouvent sur le SGD, d'extraire ou d'insérer des pages
vers/depuis le SGD, ou encore de sélectionner un fichier de tout type sur
36
le SGD pour le joindre au document PDF actif. Ces commandes sont
également accessibles dans le menu Connexions, lequel propose un
sous-menu et des commandes pour chaque SGD détecté. En outre,
certaines fonctionnalités de PDF Converter Enterprise sont également
disponibles dans SharePoint, Hummingbird Enterprise et Interwoven
Worksite.
Biffure
La confidentialité du texte du document est obtenue par « biffure », c'est
à dire en noircissant définitivement du texte ou des images. À l'aide de
l'outil Biffer (accessible dans le menu Document ou la barre d'outils
Protection), sélectionnez le texte ou les images à marquer pour biffure.
Vous pouvez également marquer du texte pour biffure en effectuant une
recherche. Le programme recherche dans le document toutes les
occurrences du texte spécifié, ce qui vous permet de les réviser et de
choisir celles que vous souhaiter marquer pour biffure. Le bouton ou la
commande de menu Appliquer les biffures permet de biffer
définitivement tous les éléments marqués (qu'il s'agisse de sélections
manuelles ou de résultats d'une recherche). Au moment de
l'enregistrement d'un document biffé, le programme affiche toujours la
boîte de dialogue Enregistrer sous, afin de vous permettre d'enregistrer
la copie biffée sous un nouveau nom. Le fichier d'origine conservera les
éléments biffés marqués, mais toujours lisibles.
Attention :
• Après avoir enregistré un document biffé, il est totalement
impossible de restaurer le contenu noirci. Il ne peut être ni affiché,
ni faire l'objet de recherches.
• Si le texte que vous souhaitez biffer contient des fautes de frappe,
des données confidentielles pourront ne pas être trouvées lors de
la recherche, et donc ne pas être noircies. Nous vous conseillons
donc de toujours vérifier manuellement un document biffé par
recherche avant de le diffuser.
37
Exportation de fichiers PDF
Démarrage du programme
PDF Converter est le composant qui vous permet de convertir des
fichiers PDF en fichiers éditables. Afin de faciliter l'accès aux
fonctionnalités du programme, vous pouvez lancer PDF Converter
de différentes façons, comme indiqué dans le tableau ci-dessous :
Emplacement
PDF/XPS
source
Commande Fichier >
Enregistrer sous ou bouton
PDF actif dans PDF
correspondant dans PDF
Converter
Converter Professional ;
Professional
ou commande Outils >
Lancer PDF Converter
Méthode de
conversion
Cible
Assistant PDF
Converter, ou
conversion directe
selon le mode et la
destination
sélectionnés
Défini par
l'utilisateur
Menu Démarrer de Windows
Fichiers locaux ou
sur SGD
Assistant PDF
Converter
Défini par
l'utilisateur
Microsoft Word
(bouton Ouvrir un fichier
PDF/XPS)
Un fichier local
Assistant PDF
Converter
Microsoft Word
Microsoft Word
(Fichier > Ouvrir)
Fichiers locaux
Assistant PDF
Converter
Conversion directe
Microsoft Word
Microsoft Word
Corel WordPerfect
Un fichier local
Assistant PDF
Converter
WordPerfect
Microsoft Excel
Un fichier local
Assistant PDF
Converter
Excel
Microsoft PowerPoint 2007
ou 2010
Un fichier local
Assistant PDF
Converter
PowerPoint
2007 ou 2010
38
PDF/XPS
source
Méthode de
conversion
Cible
Un fichier local
Assistant PDF
Converter
Conversion directe
Défini par
l'utilisateur
Identique à celui
défini
précédemment
Une ou plusieurs
pièces jointes.
Assistant PDF
Converter
Conversion directe
Défini par
l'utilisateur
Identique à celui
défini
précédemment
Lotus Notes
(menu Actions)
Une ou plusieurs
pièces jointes.
Assistant PDF
Converter
Conversion directe
Défini par
l'utilisateur
Identique à celui
défini
précédemment
Microsoft Internet Explorer
Un lien Web
Assistant PDF
Converter
Défini par
l'utilisateur
Mozilla FireFox
Un lien Web
Assistant PDF
Converter
Défini par
l'utilisateur
Emplacement
Explorateur Windows
Microsoft Outlook
39
Exportation de fichiers PDF depuis PDF
Converter Professional
Pour lancer cette fonctionnalité, cliquez sur le bouton Convertir
le PDF (2) dans la barre d'outils Fichier. Choisissez une des méthodes
de conversion (3). Vous pouvez lancer une conversion directe en
utilisant les réglages courants pour le mode actuel, ou choisir la dernière
commande (3) pour ouvrir l'Assistant PDF Converter et bénéficier d'un
contrôle complet sur le processus de conversion.
5. Document XPS
3a. Document Word
3b. Formulaire Word
3c. Feuille de calcul Excel
3d. Présentation PowerPoint
3e. Document WordPerfect
6. PDF MRC
7. PDF avec recherches
8. Texte Unicode
9. Convertir une zone
La conversion directe peut également être lancée depuis la
commande Enregistrer sous du menu Fichier. Vous pouvez
extraire et enregistrer uniquement le texte du document, ou
enregistrer le fichier comme image.
Vous pouvez utiliser l'outil Sélectionner une zone pour définir la partie
souhaitée d'une page, puis choisir l'outil Convertir une zone pour en
40
convertir le contenu dans un format éditable grâce à PDF Converter
Professional. Vous pouvez ainsi sélectionner un tableau et l'envoyer vers
Excel en ignorant le reste de la page, ou sélectionner une zone de texte à
transformer en diapositive PowerPoint.
La conversion entre les formats de fichiers PDF et XPS est également
possible.
L'Assistant PDF Converter
Lancez ce composant depuis le menu Démarrer de Windows.
L'Assistant vous permet de préparer et de contrôler vos travaux de
conversion. En Vue complète, l'Assistant affiche un aperçu des
fichiers PDF et XPS à convertir et vous permet de définir l'étendue des
pages à traiter. Le volet de droite affiche les fichiers à convertir. Pour
chacun de ces fichiers, des icônes indiquent l'état de chargement ou de
conversion. Consultez l'aide pour connaître la signification de ces icônes.
PDF Converter offre quatre niveaux de contrôle :
Affichage réduit :
Cette vue permet de lancer rapidement des conversions, en utilisant les
paramètres de traitement actuellement définis. Cette vue n'offre que
quatre sélections de base.
Vue complète :
En plus des quatre boutons disponibles en Affichage réduit, la Vue
complète offre un aperçu des pages à convertir, et donne accès à tous les
réglages qui affectent les conversions. Choisissez un mode de traitement
pour afficher les réglages associés. Choisissez un format de sortie (ou
cliquez sur le bouton Sortie) pour définir les options d'enregistrement.
La Vue complète répertorie l'ensemble des fichiers qui ont été traités au
cours de la session actuelle, et affiche des informations d'état pour
chacun d'entre eux.
41
Vue de gauche :
Cette vue s'affiche lorsque PDF Converter est lancé depuis une
application cible. Comme le fichier est déjà sélectionné, seuls le volet
d'aperçu et les contrôles associés sont nécessaires. Cliquez sur un
bouton ou utilisez le menu Affichage pour modifier le contenu du volet
de gauche.
Conversion directe, sans afficher l'Assistant :
Lorsque le fichier à traiter et le format de sortie sont prédéfinis, il vous
est possible de passer outre l'Assistant et de lancer une conversion
directe en utilisant les réglages actuellement définis. Reportez-vous à la
rubrique Lancement du programme depuis d'autres endroits .
42
Lancer une conversion en Affichage réduit
Sélectionnez Affichage réduit dans le menu Affichage. Vos travaux de
conversion sont dès lors simples et rapides : à l'exception de quatre
sélections effectuées à l'aide des boutons de la barre d'outils, le
programme utilisera tous les autres réglages actuellement définis.
1. Sélectionnez un fichier :
Sélectionnez un ou plusieurs
fichiers PDF/XPS, ou faites-les
glisser vers la fenêtre en
Affichage réduit.
Bouton
Mode
Bouton
Sortie
Bouton
Convertir tout
2. Sélectionnez un mode de traitement :
Document standard, Document juridique,
Feuille de calcul ou Formulaire.
3. Choisissez un format de sortie : Microsoft Word, Excel,
PowerPoint, Corel WordPerfect ou Rich Text Format.
4. Lancez la conversion.
Lors de la conversion, les boutons sont grisés et inopérants. Si l'option
Afficher le fichier généré est sélectionnée dans le volet des options de
sortie, le fichier converti apparaît dans le programme cible.
Sélectionnez de nouveau Affichage réduit dans le menu Affichage
pour revenir en Vue complète, afficher des informations relatives au
traitement, vérifier et modifier les réglages du programme ou afficher
un aperçu des pages à convertir. Si vous quittez le logiciel en Affichage
réduit, ce mode sera actif au prochain démarrage.
43
Lancer une conversion en Vue complète
L'illustration suivante représente l'Assistant en Vue complète. Dans
notre exemple, trois fichiers ont été sélectionnés, et la page d'un
formulaire est affichée dans le volet d'aperçu, à gauche.
Revenir à Sélectionner le mode de
Convertir
l'aperçu. conversion et le format de le fichier
destination, et les réglages sélectionné.
associés.
Ouvrir des
fichiers
Retirer des Déplacer les
fichiers de fichiers vers le
la liste.
haut ou vers le
bas dans la
liste.
Convertir tous
les fichiers de
la liste.
Volet d'aperçu
affichant une
page du fichier
sélectionné.
Liste des fichiers chargés
ou convertis. Des icônes
indiquent l'état des
fichiers. Vous pouvez
ajouter des fichiers par
« glisser-déposer ».
Afficher la
source, ou le
fichier généré
à partir
d'un PDF
sélectionné.
Cette icône indique que la
page possède une
couche de texte.
Les pages dépourvues
de couche de texte sont
associées à cette icône :
Vous pouvez afficher un aperçu de
chacune des pages du fichier PDF/
XPS que vous souhaitez convertir à
l'aide des boutons de navigation.
Définissez ici l'étendue de pages à traiter.
Par défaut, toutes les pages sont
sélectionnées et seront converties.
44
Lancement du programme depuis d'autres
endroits
Afin de faciliter l'accès aux fonctionnalités du programme, vous pouvez
lancer PDF Converter de différentes façons, comme décrit dans les
procédures suivantes :
Menu Démarrer de Windows
Dans le sous-menu Programmes ou Tous les programmes, choisissez
Assistant PDF Converter dans le groupe Nuance PDF Professional 8.
Toutes les conversions lancées à partir du menu Démarrer s'effectuent
à l'aide de l'Assistant PDF Converter. Cet Assistant vous permet de
sélectionner des fichiers PDF ou XPS sur votre ordinateur, un site de
stockage distant ou un système de gestion documentaire, et de définir la
méthode de traitement des fichiers de sortie. L'affichage du fichier généré
est facultatif.
Bouton Ouvrir un fichier PDF/XPS de la barre d'outils
de Microsoft Word
1.
Ouvrir un fichier PDF/XPS de la barre
Utilisez le bouton
d'outils de Microsoft Word, ou la commande Ouvrir un
fichier PDF/XPS… du menu Fichier de Word pour afficher la boîte
de dialogue Ouvrir, dans laquelle le format PDF est sélectionné
comme type de fichiers. Dans Word 2007 ou 2010, utilisez l'onglet
Nuance PDF ou le menu Fichier (bouton Office dans Word 2007).
2.
Sélectionnez un fichier PDF ou XPS, après avoir parcouru si
nécessaire votre système de fichiers. Cliquez sur Ouvrir.
3.
Le volet d'aperçu de l'Assistant PDF Converter affiche la première
page du fichier en entrée. Si vous le souhaitez, vous pouvez consulter
les autres pages du document, et définir l'étendue de pages à traiter.
4.
Sélectionnez le mode de traitement dans le menu déroulant du
bouton Mode, ou dans le menu Options. Le volet des réglages du
mode choisi apparaît alors. Apportez des modifications si vous le
souhaitez.
45
5.
Cliquez sur le bouton Sortie ou sélectionnez Document Word
(la seule option possible) dans le menu Options pour définir les
options d'enregistrement du fichier converti, et choisir notamment
si vous souhaitez enregistrer aux formats Office 2007/2010 ou
antérieurs.
6.
pour lancer la conversion. Une
Cliquez sur le bouton
barre de progression apparaît. Le fichier converti sera affiché dans
Microsoft Word, prêt à être édité.
Remarque : dans les versions Office antérieures à 2007, si le bouton Ouvrir un
fichier PDF/XPS n'apparaît pas dans la barre d'outils, sélectionnez Affichage >
Barres d'outils puis sélectionnez Nuance PDF. Vous pouvez également ouvrir la
boîte de dialogue Préférences de l'Assistant PDF Converter, activer l'intégration
à Word, puis redémarrer Word.
Boîte de dialogue Ouvrir de Microsoft Word
1.
Dans Microsoft Word, cliquez sur le bouton
Ouvrir ou
sélectionnez l'option Ouvrir... du menu Fichier.
2.
Dans la zone Type de fichiers, choisissez PDF (Portable Document
Format) (*.pdf) ou XPS.
3.
Cliquez sur le fichier PDF ou XPS que vous souhaitez convertir. Il
est possible de sélectionner plusieurs fichiers : ces derniers seront
convertis les uns à la suite des autres.
46
4.
Cliquez sur Ouvrir. (La capture d'écran suivante illustre les
étapes 2, 3 et 4 sous Windows XP.)
5.
La conversion est alors lancée avec ou sans l'Assistant, tel que défini
dans la boîte de dialogue Paramètres de PDF Converter (accessible
depuis le menu Fichier dans Word 2003). Pour afficher cette boîte
de dialogue dans Word 2007 et 2010, cliquez sur le bouton
Paramètres PDF de l'onglet Nuance PDF.
6.
Si le traitement à l'aide de l'Assistant PDF Converter est activé, un
aperçu du fichier PDF/XPS est affiché et vous pouvez modifier les
paramètres avant de lancer sa conversion. Dans le cas contraire, la
conversion démarre immédiatement en utilisant les paramètres de
traitement actuellement définis pour le mode sélectionné.
7.
Les documents convertis sont ensuite affichés dans Microsoft
Word, prêts à être édités.
8.
Un document converti s'affiche comme s'il s'agissait du PDF ou XPS
d'origine. Vous devez l'enregistrer en tant que document Word à
l'aide de la commande Enregistrer sous. Si vous sélectionnez
Enregistrer, vous écraserez le fichier d'origine. Si vous sélectionnez
47
Fermer sans enregistrer votre document, le document converti sera
perdu. Après avoir converti un document, PDF Converter affiche le
message suivant :
WordPerfect
Dans le menu Fichier de WordPerfect, cliquez sur Ouvrir un
fichier PDF/XPS. Sélectionnez un seul fichier PDF, puis cliquez sur
Ouvrir. Vous pouvez visualiser les pages du PDF dans le volet gauche de
l'Assistant PDF Converter. Si vous le souhaitez, définissez l'étendue de
pages à convertir. Sélectionnez un mode de traitement (document
standard ou juridique), ainsi que les réglages associés. Définissez les
options de sortie. Cliquez sur le bouton Convertir tout. Le fichier
converti sera affiché dans WordPerfect, prêt à être édité.
Microsoft Excel
Ouvrir un fichier PDF/XPS de la barre
Cliquez sur le bouton
d'outils de Microsoft Excel ou sélectionnez la commande Ouvrir un
fichier PDF/XPS dans le menu Fichier. Pour Excel 2007 ou 2010,
reportez-vous à la section précédente, relative à Word 2007/2010.
Sélectionnez un fichier PDF ou XPS puis cliquez sur Ouvrir. Vous
pouvez visualiser les pages du PDF ou du XPS dans le volet gauche de
l'Assistant PDF Converter. Si vous le souhaitez, définissez l'étendue de
pages à convertir. Cliquez sur le bouton Feuille de calcul (la seule
option possible) pour définir les options de conversion. Vous pourrez
notamment choisir de créer une feuille pour chacune des pages ou
chacun des tableaux du fichier source. Définissez les options de sortie.
Cliquez sur le bouton Convertir tout. Le fichier converti sera affiché
dans Microsoft Excel, prêt à être édité.
48
Microsoft PowerPoint 2007 ou 2010
Cliquez sur le bouton
Ouvrir un fichier PDF/XPS du ruban
Nuance. Parcourez votre système de fichiers à la recherche d'un
fichier PDF ou XPS que vous souhaitez convertir en présentation, puis
cliquez sur Ouvrir. Si nécessaire, définissez les paramètres de
conversion, et sélectionnez l'étendue de pages à convertir. Cliquez sur le
bouton Convertir tout ; le fichier converti apparaît dans
PowerPoint 2007 ou 2010. Pour l'afficher avec une version précédente de
PowerPoint, installez le Pack de compatibilité Microsoft Office sur votre
ordinateur.
Explorateur Windows
1.
Dans l'Explorateur Windows, cliquez avec le bouton droit sur
l'icône ou le nom d'un fichier PDF ou XPS ou, sur le bureau, cliquez
avec le bouton droit sur l'icône d'un fichier PDF ou XPS.
2.
Choisissez un mode de conversion, ainsi que le format de sortie dans
le menu contextuel. Si vous avez choisi d'utiliser l'Assistant PDF
Converter, ces paramètres peuvent être définis dans l'onglet Aperçu.
Microsoft Outlook
1.
Paramètres (
dans Outlook 2003)
Cliquez sur le bouton
de la barre d'outils Nuance PDF pour Outlook, ou choisissez la
commande correspondante dans le menu Nuance PDF. Vous
pouvez utiliser l'Assistant PDF Converter, ou effectuer une
conversion directe vers la cible de votre choix. Indiquez si vous
souhaitez convertir tous les fichiers PDF/XPS joints, ou compilez la
49
liste des fichiers à convertir. Ces réglages s'appliquent à toutes les
conversions tant qu'ils ne sont pas modifiés.
2.
3.
4.
Sélectionnez un message auquel est joint un ou plusieurs
fichiers PDF ou XPS.
Cliquez sur le bouton PDF Converter dans la barre d'outils
Outlook ou dans la barre d'outils du message. Dans Outlook 2007
ou 2010, utilisez l'onglet Nuance PDF dans la fenêtre de message.
Si vous avez demandé à sélectionner les pièces jointes, indiquez
celles que vous souhaitez convertir dans la boîte de dialogue Liste
des pièces jointes. Cliquez sur OK.
5.
L'Assistant PDF Converter apparaît si vous avez activé son
utilisation. Affichez un aperçu des pages, indiquez si besoin une
étendue de pages, modifiez les paramètres y compris les options
d'enregistrement, puis cliquez sur Convertir tout. Si vous avez
demandé une conversion directe, une fenêtre de progression
apparaît et le fichier est enregistré dans l'emplacement prédéfini,
avec le même nom que le fichier source.
La procédure est identique dans Lotus Notes (v. 8.5) mais est accessible
via les commandes du menu Actions.
Microsoft Internet Explorer et Mozilla FireFox
1.
Cliquez avec le bouton droit sur un lien hypertexte pointant vers un
fichier PDF ou XPS.
2.
Sélectionnez Ouvrir avec Nuance PDF Converter 8.0.
3.
L'Assistant télécharge, puis convertit le fichier.
50
Modes de traitement et options de sortie
PDF Converter propose quatre modes de traitement, en fonction du
contenu du fichier PDF/XPS à convertir et du type de sortie que vous
souhaitez obtenir. Les choix disponibles sont les suivants :
Mode
Sortie
Document standard
Word
Word 2007/10
Document juridique
Word
Word 2007/10
Feuille de calcul
Excel
Excel 2007/10
Formulaire
Word
Word 2007/10
PowerPoint 2007
ou 2010
WordPerfect
RTF
WordPerfect
RTF
RTF
Lorsque vous sélectionnez un mode de traitement, les paramètres
associés s'affichent dans le volet gauche de l'Assistant. Les paramètres
spécifiques à chaque mode de traitement sont stockés séparément. Les
options de traitement des graphiques et des pages constituées
uniquement d'images sont communes à tous les modes de traitement.
Lorsque vous sélectionnez un format de sortie, les paramètres associés
s'affichent dans le volet gauche de l'Assistant. Ces paramètres sont
communs à tous les formats de sortie.
51
Pour générer des fichiers aux formats Word ou Excel 2007/2010,
sélectionnez l'option Générer des fichiers au format Office 2007/2010
dans le volet approprié. Les fichiers PowerPoint sont toujours générés au
format Office 2007. Vous pourrez télécharger un module externe depuis
le site de Microsoft pour étendre cette fonctionnalité à Office 2003.
Reportez-vous à l'aide pour plus d'informations.
Les sections suivantes présentent les options spécifiques à chaque mode
de traitement.
Conversions en mode « Document standard »
Choisissez la méthode de restitution de la mise en page :
• L'option True Page® place tous les éléments dans des zones de
texte ou dans des cadres.
• L'option Colonne avec enchaînements utilise des zones de texte
et des cadres uniquement lorsque cela s'avère nécessaire. Cette
option permet ainsi au texte de s'enchaîner d'une colonne à une
autre.
Conversions en mode « Document juridique »
Choisissez de conserver ou pas certains éléments propres aux
documents à caractère juridique :
• Numéros de ligne : ces numéros apparaissent parfois dans les
marges de gauche de comptes-rendus d'audiences ou de procès
verbaux.
• Images : il s'agit en règle générale de tampons, sceaux, signatures
ou logos de sociétés.
52
Conversions en mode « Feuille de calcul »
Utilisez ce mode de conversion pour traiter des fichiers PDF composés
partiellement ou entièrement de tableaux. Définissez les éléments qui
seront placés sur chacune des feuilles du fichier Excel cible :
• Par page : chaque page du PDF d'origine sera placée sur une feuille
distincte du fichier Excel cible. Ceci se produira même si le
contenu de certaines pages source ne se présente pas sous forme
de tableaux. Si vous le souhaitez, vous pourrez exclure ces pages
de l'étendue des pages à traiter.
• Par tableau : chaque tableau détecté est converti et placé dans une
nouvelle feuille du fichier Excel cible. Les informations identifiées
comme n'appartenant pas à un tableau sont regroupées dans la
dernière feuille du fichier Excel cible. Les tableaux détectés
n'apparaissent pas dans cette dernière feuille. Ils sont remplacés
par des hyperliens pointant vers les feuilles correspondantes.
• Par document : l'ensemble du contenu destiné à un même fichier
de sortie sera transféré vers une seule et même feuille. Cette
fonctionnalité est utile pour manipuler des tableaux qui
s'étendent sur plusieurs pages.
Lors de la conversion de fichiers PDF en mode Document standard les
tableaux du document PDF source sont convertis sous la forme de
tableaux dans le fichier cible.
Conversions en mode « Formulaire »
Ce mode de traitement utilise la technologie Logical Form Recognition™
pour détecter des éléments de formulaires et les convertir correctement.
Les choix possibles sont les suivants :
• Si vous désélectionnez l'option Créer des contrôles de
formulaire : le fichier généré prendra la forme d'un formulaire
remplissable contenant des éléments statiques. Vous pourrez
utiliser les outils de l'application cible pour modifier la disposition
du formulaire.
53
• Si vous sélectionnez l'option Créer des contrôles de formulaire :
le fichier généré prendra la forme d'un formulaire remplissable et
éditable. Vous pourrez modifier les propriétés associées aux
différents champs du formulaire, et modifier si vous le souhaitez
la disposition de ce dernier.
Traitement de fichiers « mixtes »
Les fichiers combinent souvent des éléments de types différents : blocs
de texte, tableaux et formulaires. Dans la plupart des cas, la conversion
de ces fichiers en mode « Document standard » donne des résultats
satisfaisants. Si vous souhaitez bénéficier d'une précision de conversion
supérieure, vous pouvez « fractionner » le traitement de vos fichiers en
convertissant séparément plusieurs étendues de pages. Vous pourrez
ainsi traiter de manière séparée les tableaux et les formulaires. Par
exemple, pour convertir le plus efficacement un fichier composé de deux
pages de texte illustré, suivies d'un tableau d'une page sur lequel vous
souhaitez effectuer des calculs, puis d'un formulaire de trois pages,
convertissez les pages 1 et 2 comme « document standard », la page 3
comme « feuille de calcul » et les pages 4 à 6 comme « formulaire ».
Comment sont constitués les fichiers PDF ?
Les fichiers PDF s'affichent toujours parfaitement car ils intègrent les
informations typographiques qui les définissent. Les polices de
documents PDF sont incorporées aux fichiers, et sont utilisées pour
recréer les documents. L'affichage de fichiers PDF se fait donc toujours
correctement, même si les polices requises ne sont pas disponibles sur
l'ordinateur de vos destinataires, et quelles que soient la version et la
langue du système d'exploitation qu'ils utilisent.
Les pages de documents PDF se présentent sous la forme d'images. Il
est possible d'y ajouter des commentaires et des annotations, mais les
options d'édition du texte restent limitées, sauf dans le mode Édition
avancée. La plupart des PDF peuvent faire l'objet de recherches, car ils se
composent de deux couches distinctes. La première est une couche
54
« image ». Il s'agit de celle qui est affichée à l'écran. Derrière cette couche
se trouve en général une couche dite « de texte », correspondant aux
caractères affichés à l'écran.
Couche « image »
Couche de texte
Lorsqu'un fichier PDF a été créé à partir d'images ou d'un travail de
numérisation, il n'y a pas de couche de texte. Dans ce cas, le PDF n'est
constitué que d'images. En revanche, lorsqu'un fichier PDF a été généré à
partir d'un document éditable, il est possible qu'une couche de texte ait
été créée. Si tel est le cas, on dit que le PDF est au format « Normal », ou
bien encore « qu'il peut faire l'objet de recherches ». Le créateur d'un PDF
peut avoir défini qu'un mot de passe soit demandé pour pouvoir accéder
à la couche de texte.
Comment fonctionne PDF Converter ?
PDF Converter est doté d'un moteur de reconnaissance optique des
caractères, communément appelé « OCR ». Ce moteur peut « lire » et
extraire le texte d'une image. PDF Converter n'a pas besoin d'utiliser son
moteur d'OCR pour déverrouiller des fichiers PDF ou XPS qui possèdent
une couche de texte accessible. Dans ce cas, le programme « capture » la
mise en page du document cible et replace le texte et les autres éléments
sur chacune des pages du document converti.
En règle générale, vous n'utiliserez le moteur d'OCR de PDF Converter
que pour les pages qui ne disposent pas de couche de texte, ou lorsqu'un
encodage non standard des caractères a été détecté. Si vous le souhaitez,
vous pourrez toutefois choisir d'utiliser le moteur d'OCR du programme
55
pour tous vos travaux de conversion. Pour ce faire, sélectionnez l'option
correspondante dans la section Options de traitement de l'Assistant PDF
Converter.
Traitement des pages constituées uniquement d'images
Les pages dépourvues de couche de texte sont converties de manière
spécifique. Vous pouvez choisir la façon dont le programme traite ces
pages : soit en les convertissant à l'aide du moteur d'OCR
(reconnaissance optique de caractères) intégré à l'application, soit en les
transférant sous la forme d'images dans le document cible, soit en les
ignorant. Le programme peut inspecter jusqu'aux 10 premières pages des
fichiers que vous souhaitez convertir : si vous le souhaitez, vous pouvez
indiquer que la conversion doit être annulée en l'absence de pages
contenant une couche de texte.
Si Nuance® OmniPage® est installé sur votre ordinateur, vous pouvez
utiliser ce programme pour bénéficier d'un plus grand contrôle lors du
processus de reconnaissance par OCR.
Prise en charge de documents multilingues
PDF Converter prend en charge plus de 100 langues, parmi lesquelles : le
français, l'anglais, l'allemand, l'espagnol, l'italien, le portugais, le danois,
le finnois, le néerlandais, le norvégien, et le suédois. PDF Converter vous
permet également de convertir des documents multilingues. Pour
obtenir la liste complète des langues prises en charge, consultez l'aide du
produit. Le choix des langues a une incidence directe sur la qualité de la
conversion des pages constituées uniquement d'images, ou qui utilisent
un encodage non standard. L'option de détection automatique des
langues s'avère particulièrement utile lors du traitement autonome de
fichiers PDF constitués uniquement d'images et rédigés dans différentes
langues. Lorsqu'elle est activée, le programme examine chaque fichier
PDF et lui attribue automatiquement une langue, parmi les 22 langues
pour lesquelles un dictionnaire est disponible.
56
Connecteurs de sites de stockage distant
Vous pouvez ouvrir des fichiers source depuis des sites de stockage
distant courants, et y transférer des fichiers générés ou modifiés. Pour
plus d'informations, reportez-vous à la section « Modification de fichiers
PDF ».
Prise en charge de SharePoint
et d'autres SGD
Cette fonction est disponible avec PDF Converter Enterprise 8. Vous
pouvez ouvrir des fichiers PDF ou XPS stockés sur un serveur Microsoft
SharePoint. Cette importation s'effectue par l'intermédiaire de plusieurs
boîtes de dialogue intégrées à PDF Converter et accessibles via la
commande Ouvrir depuis SharePoint du menu Fichier. D'autres
systèmes de gestion documentaire pris en charge (Hummingbird,
Worksite, LiveLink, etc.) sont également associés à une commande de
menu, qui permet d'y accéder via leurs propres interfaces. Consultez
l'aide pour obtenir plus d'informations à ce sujet. Pour enregistrer les
fichiers convertis dans SharePoint ou d'autres SGD, utilisez la section
Stockage dans un système de gestion documentaire du volet Options
de sortie.
Dans SharePoint, Hummingbird Enterprise (eDocs) et Interwoven
Worksite, il est possible de choisir un fichier PDF ou XPS unique,
d'appeler l'Assistant PDF Converter pour convertir ce fichier, puis de
l'enregistrer dans un emplacement local ou sur le système de gestion
documentaire.
57
Prise en charge des fichiers XPS
Le tableau suivant présente la prise en charge des fichiers XPS par la
famille de produits PDF de Nuance.
Professional
Create
Converter
Conversion XPS
vers PDF
Oui
Oui
Non
Conversion PDF
vers XPS
Oui
Non
Non
Oui
Non
Oui
Déverrouillage de XPS
(XPS vers Word, etc.)
Ces deux dernières rubriques concernent PDF Converter Professional.
Mises à jour sur le Web
Activez l'option Mises à jour automatiques via Internet dans le menu
Aide si vous souhaitez être informé des mises à jour concernant les
différents composants du programme. Vous pouvez également obtenir
les toutes dernières mises à jour du programme depuis le menu Aide.
Assurez-vous de disposer d'une connexion à Internet.
Désinstallation
1.
Cliquez deux fois sur l'icône Programmes et fonctionnalités
(ou Ajout/Suppression de programmes sous Windows XP)
dans le Panneau de configuration.
2.
Sélectionnez Nuance PDF Professional 8.0.
3.
Cliquez sur Supprimer pour désinstaller le programme ou sur
Modifier pour restaurer les fichiers en cas de corruption.
Cette opération désinstalle les trois composants du programme PDF
Converter Professional.
58
Le programme est désactivé au début du processus de désinstallation,
afin d'éviter tout problème de réactivation si vous le réinstallez
ultérieurement. La désactivation du programme requiert qu'une
connexion à Internet soit établie.
www.nuance.fr
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peuvent être modifiées sans préavis. Nuance, le logo Nuance, Logical Form Recognition, OmniPage
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Les modules de vérification orthographique et de césure de ce logiciel utilisent en partie les travaux
menés par Proximity Linguistic Technology. Système de césure Proximity © Copyright 1988. Tous
droits réservés. Franklin Electronic Publishers, Inc. Reportez-vous à l'aide pour visualiser en détail les
remarques sur les marques déposées. Dictionnaires INSO/ Vantage Research : Système de
correction orthographique International CorrectSpell™. Copyright © 1993 Lernout & Hauspie. Le
logiciel qui accompagne ce document utilise une partie des travaux menés par The Independent
JPEG Group, Colosseum Builders, Inc. et FreeType Team. Ce logiciel a été développé à l'aide du
logiciel Kakadu et la bibliothèque de compression Zlib. Chiffrement/déchiffrement AES Copyright ©
2001, Dr Brian Gladman, Worcester, Royaume-Uni. Ce logiciel intègre des composants développés
par OpenSSL Project (http://www.openssl.org), notamment des logiciels rédigés par Eric Young et
Tim Hudson.
Pour plus d'informations, reportez-vous au système d'aide en ligne. L'accord de licence de l'utilisateur
final s'affiche au cours du processus d'installation. Vous pouvez le consulter une fois le programme
installé via la boîte de dialogue À propos de.
59