Mode d'emploi | Nuance PDF Create 5 Manuel utilisateur

Guide de référence rapide
Les captures d’écran présentées dans ce guide ont été réalisées sous
Windows® XP. Leur apparence pourra être différente sous d’autres
systèmes d’exploitation.
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Pourquoi les fichiers PDF sont-ils si répandus ?
Le format PDF (Portable Document Format) est le format de référence pour
l’échange de documents entre différents environnements et plates-formes
informatiques. Imaginez : plus de 200 millions de PDF sont aujourd’hui
disponibles sur Internet ! Le format PDF doit son incroyable succès à ses
nombreux avantages, parmi lesquels :
• Intégrité : Les fichiers PDF ressemblent en tout point aux documents
à partir desquels ils ont été créés, et s’affichent exactement de la même
façon, quels que soient la plate-forme, le système d’exploitation ou les
paramètres locaux de l’ordinateur ou du périphérique sur lequel ils
sont consultés.
• Compacité : Très souvent, la taille des fichiers PDF est bien inférieure
à celle des documents d’origine. Ils sont donc bien plus faciles à
transférer.
• Sécurité : Les fichiers PDF peuvent être signés numériquement et
protégés par mot de passe afin d’empêcher toute édition non autorisée.
• Partage : Même si le contenu de base d’un document PDF ne peut
pas être modifié, il est possible d’y ajouter des commentaires et des
annotations pour simplifier sa révision au sein d’une équipe de travail.
Quelques programmes permettant la visualisation de fichiers PDF sont
disponibles gratuitement, mais ils n’offrent que très peu – et bien souvent
pas – d’options permettant la création de fichiers PDF. Et c’est là où PDF
Create! 5 entre en action !
Que fait PDF Create! ?
Nuance® PDF Create! 5 vous permet de générer des fichiers PDF à partir
d’un très large éventail de fichiers. Après avoir installé PDF Create!, la boîte
de dialogue Imprimer de vos applications autorisant l’impression présentera
une nouvelle imprimante virtuelle, appelée ScanSoft PDF Create!.
L’Assistant PDF Create! vous permet de traiter en une seule opération une
liste de plusieurs fichiers provenant d’applications différentes. Les fichiers de
cette liste peuvent être convertis sous la forme de documents PDF distincts,
combinés au sein d’un seul et même fichier PDF, ou assemblés au sein d’un
lot PDF.
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Lorsque vous travaillez dans Microsoft® WordTM, Excel® ou PowerPoint,
vous pouvez utiliser les fonctionnalités de création de fichiers PDF depuis
votre document actuel. Lorsque vous lancez une conversion depuis
Microsoft Word, les hyperliens et les commentaires de votre document
peuvent être transférés vers le fichier PDF cible, dans lequel vous pouvez
également générer des signets reflétant la structure du document d’origine.
Le programme prend en charge les versions 1.3 à 1.7 du format PDF ainsi
que le format PDF-A. Les fichiers générés peuvent être protégés par mots de
passe et inclure des filigranes imprimés en arrière-plan. Des options de
compression et d’intégration des polices vous permettent de contrôler la
taille et l’apparence du fichier PDF généré.
La famille de produits PDF
Nuance Communications, Inc. propose trois produits PDF :
• Nuance PDF Converter : pour déverrouiller des fichiers PDF et XPS
et en exploiter le contenu ;
• Nuance PDF Create! : pour générer des fichiers PDF depuis
quasiment toute application Windows ;
• Nuance PDF Converter Professional : la solution complète pour
déverrouiller, créer, éditer, commenter et partager des fichiers PDF, et
pour déverrouiller et créer des fichiers XPS.
Installation et activation
PDF Create! 5 détecte si des versions précédentes du programme sont déjà
installées sur votre ordinateur, et vous demande de confirmer leur
suppression. Vous devez disposer de droits d’administrateur pour installer et
activer le programme, ainsi que d’une connexion à Internet pour l’activer.
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1.
Insérez le CD dans votre lecteur de CD-ROM.
Le programme d’installation doit démarrer automatiquement. Si tel n'est
pas le cas, ouvrez l'Explorateur Microsoft® Windows® et cliquez sur l’icône
du lecteur de CD-ROM. Double-cliquez ensuite sur le fichier autorun.exe.
Sélectionnez une langue pour l’installation. L’Assistant InstallShield®
apparaît.
Si vous avez téléchargé PDF Create! depuis le site Web de Nuance, doublecliquez sur le fichier autorun.exe.
2.
Licence et numéro de série.
Vous devez accepter l’accord de licence pour pouvoir continuer. Entrez le
numéro de série du produit. Vous trouverez ce numéro sur la pochette du
CD ou sur le site Web de Nuance (sur la page depuis laquelle vous avez
téléchargé le produit). Veillez à conserver précieusement ce numéro. Vous en
aurez besoin pour activer le logiciel et si vous devez le réinstaller.
3.
Emplacement et type d’installation.
Le programme d’installation propose un répertoire d’installation par défaut.
Acceptez ce répertoire ou choisissez-en un autre. Choisissez de procéder à
une installation complète ou personnalisée. Choisissez Personnalisée pour
activer ou désactiver l’intégration de PDF Create! à d’autres programmes.
Tous les programmes proposés dans le volet Intégration de PDF Create! du
programme d’installation sont activés par défaut. (Vous pourrez modifier
ultérieurement ces paramètres d’intégration en sélectionnant le programme
dans la fenêtre Ajout/Suppression de programmes du Panneau de
configuration, puis en cliquant sur Modifier, puis sur Réparer).
4.
Cliquez sur Terminé.
L’enregistrement intervient à la fin de l’installation. Cliquez sur
Enregistrement en ligne pour établir une connexion avec le site Web de
Nuance. Vous pourrez dès lors enregistrer votre logiciel en quelques
minutes, à l’aide d’un formulaire électronique. Une fois le formulaire
5
rempli, cliquez sur Soumettre. Si vous ne souhaitez pas enregistrer
immédiatement votre logiciel, vous pourrez vous connecter ultérieurement
au site http://www.nuance.fr pour réaliser cette opération. Cliquez sur
Support, puis sur Enregistrement de logiciels dans l’écran qui apparaît
alors. Pour obtenir des informations sur l’utilisation de vos données
d’enregistrement, consultez la politique de protection de la vie privée de
Nuance.
5.
Activez le logiciel.
Vous serez invité à activer votre logiciel à la fin de l’installation. Pour ce faire,
vous devrez disposer d’une connexion à Internet. Si le numéro de série du
logiciel est stocké au bon endroit et qu’il a été saisi correctement, aucune
action n’est requise de votre part. Aucune information personnelle ne sera
transmise. Si vous n’activez pas immédiatement le logiciel à la fin de
l’installation, vous serez invité à le faire à chaque démarrage du programme.
Si vous n’activez pas le logiciel, vous ne pourrez lancer PDF Create! que cinq
fois.
Pour obtenir de l’aide
Une version imprimée du présent guide est fournie avec le CD-ROM du
programme Nuance PDF Create!. Ce guide est également disponible au
format PDF, sur le CD-ROM et dans le dossier d’installation du
programme. Vous pouvez également y accéder depuis l’onglet À propos de.
Si vous avez téléchargé le programme, nous vous recommandons de
consulter ce document PDF, disponible depuis la page de téléchargement.
Nuance PDF Create! possède un système d’aide en ligne complet au format
HTML, accessible en cliquant sur un hyperlien dans l’Assistant PDF
Create!, ou via le menu Nuance PDF de Microsoft Word, Excel ou
PowerPoint.
Pendant votre travail, vous pourrez appuyer sur la touche F1 pour
obtenir de l’aide sur le volet actuellement affiché à l’écran.
Certaines boîtes de dialogue disposent également d’un bouton
Aide.
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Vous trouverez sur le CD-ROM et dans le dossier du programme un fichier
appelé Notes de version, contenant des informations de dernière minute sur
le produit. Le site Web de Nuance fournit également des informations sur le
programme et propose une base de connaissances régulièrement actualisée,
ainsi que des forums utilisateur.
Remarque : Vous trouverez des informations sur la configuration système
requise sur l’emballage du logiciel ainsi que dans le système d’aide en ligne.
Création de fichiers PDF depuis une boîte de dialogue Imprimer
Une fois le programme installé, la boîte de dialogue Imprimer de vos
applications présentera une nouvelle imprimante virtuelle, appelée ScanSoft
PDF Create!. Ouvrez le fichier à partir duquel vous souhaitez générer un
PDF, puis sélectionnez la commande Imprimer du menu Fichier.
Sélectionnez ScanSoft PDF Create! comme nom d'imprimante. Définissez
si nécessaire l’étendue des pages à traiter, ainsi que d’autres paramètres
d’impression. Un seul fichier PDF sera créé, indépendamment du nombre
de copies défini. Cliquez sur Propriétés pour vérifier ou modifier les
paramètres de PDF Create!. Cliquez sur OK pour lancer la création du
fichier. Par défaut, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Il vous est
toutefois possible de définir des instructions d’enregistrement automatisé
depuis l’onglet Réglages PDF de la boîte de dialogue Propriétés de
ScanSoft PDF Create!.
Utilisation de l’Assistant PDF Create!
Cet assistant, accessible depuis le menu Démarrer de Windows, vous
permet de définir une liste de fichiers à convertir. Ces fichiers peuvent avoir
été créés dans des applications différentes. L’Assistant PDF Create! vous
permet de combiner au sein d’un même fichier PDF tous les fichiers
sélectionnés, dans l’ordre que vous avez spécifié, ou de créer autant de
fichiers PDF distincts. Vous pouvez assembler plusieurs PDF au sein d’un
« lot PDF ». Vous pouvez également choisir de « superposer » les fichiers lors
de leur conversion. L’Assistant utilise des profils pour contrôler le processus
de création des fichiers PDF. Ces profils mémorisent des paramètres
optimisés pour différents types de sorties. Le programme est livré avec six
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profils, mais vous pourrez en créer d’autres si vous le souhaitez. Vous
trouverez la description de ces opérations dans l'aide en ligne.
Supprimer les fichiers
sélectionnés de la liste.
Déplacer les fichiers sélectionnés
vers le haut ou vers le bas.
Supprimer tous les
fichiers de la liste.
Déposez des fichiers dans cette zone à l’aide de la souris,
ou sélectionnez-les en cliquant sur le bouton Ajouter.
Mode de création*
Sélectionner
un profil.
Cette zone affiche les
paramètres d’enregistrement
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Modifier les
paramètres de
destination.
Lancer la création PDF.
Modifier les
réglages des
profils.
* les autres modes de création sont les suivants :
• Combiner les fichiers en un seul PDF (dans l’ordre défini dans
l’Assistant)
• Superposer les fichiers (selon les options définies)
• Assembler les fichiers comme des PDF, au sein d’un lot PDF (selon les
options définies)
Cliquez sur le bouton Profils... pour modifier les paramètres d’un profil, ou
créer un nouveau profil à partir d’un profil existant.
1. Sélectionnez un
profil ici
Sélectionnez le
profil à utiliser
comme modèle de
base, cliquez ici
pour définir le nom
du nouveau profil,
modifiez les
réglages
appropriés, puis
cliquez sur OK pour
enregistrer le
nouveau profil.
2. Effectuez vos
sélections ici
Cliquez sur ce
bouton pour
supprimer le profil
sélectionné (un
avertissement sera
affiché avant la
suppression
définitive).
3. Définissez ici les réglages
correspondants
Cliquez sur ce
bouton pour
restaurer les
réglages par défaut
du profil
sélectionné.
Cliquez ici pour
accéder aux réglages
de compression MRC,
et de création de
fichiers PDF avec
recherches.
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Reportez-vous à l’aide en ligne pour obtenir des informations sur la création
de fichiers PDF balisés ou autorisant les recherches, et découvrir les
avantages de la compression MRC.
Cliquez sur OK pour appliquer le profil sélectionné, selon les réglages
spécifiés.
Cliquez ensuite sur le bouton Lancer la création PDF dans l’Assistant. La
boîte de dialogue Infos d’impression apparaît, affichant la liste des fichiers
d’entrée et de sortie, ainsi que leur état de chargement ou de conversion.
Une fois la conversion terminée, cliquez deux fois sur le nom d’un fichier
PDF pour l’afficher.
Création de fichiers PDF depuis l’Explorateur Windows
Cliquez sur un fichier avec le bouton droit de la souris. Le menu contextuel
qui s’affiche alors ressemble à ceci :
Choisissez un profil depuis le sous-menu de la première ligne. Les réglages
actuellement associés à ce profil seront utilisés pour la création du PDF.
Sélectionnez Modifier… pour modifier les réglages d’un profil, ou créer un
nouveau profil avant la création du PDF. La seconde ligne du menu
contextuel affiche le mode de création actuel. Sélectionnez cette ligne pour
choisir un autre mode de création.
Si vous sélectionnez un groupe de fichiers, puis que vous cliquez dessus à
l’aide du bouton droit de la souris, le menu contextuel ressemblera à ceci :
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Sélectionnez la première option, puis un profil, pour générer un PDF pour
chacun des fichiers sélectionnés. Pour générer un seul PDF, sélectionnez la
deuxième, la troisième ou la quatrième option, puis un profil. La dernière
ligne du menu contextuel affiche le mode actuel. Sélectionnez cette ligne
pour choisir un autre mode.
Création de fichiers PDF depuis Microsoft Word
1. Ouvrez un document Word.
2. Sélectionnez Créer PDF dans le menu Nuance PDF, ou cliquez sur le
bouton
. Dans Word 2007, vous trouverez cette commande dans
l’onglet Nuance PDF.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s’affiche, acceptez ou
modifiez le dossier d’enregistrement et le nom du fichier cible.
4. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des informations spécifiques au
document (mots-clés, etc.).
Pour générer un PDF et joindre une copie de ce dernier à un message
électronique, cliquez sur
.
Boîte de dialogue Réglages Nuance PDF pour Word
Cette boîte de dialogue s’affiche lorsque vous cliquez sur le bouton
ou
lorsque vous sélectionnez la commande Réglages Nuance PDF pour Word
du menu Nuance PDF. (Dans Word 2007, vous trouverez cette commande
dans l’onglet Nuance PDF.) Elle vous permet de définir les paramètres de
création spécifiques d’un fichier PDF depuis un document Word. Vous
pouvez notamment y définir les styles de paragraphe Word qui devront être
convertis en signets dans le fichier PDF cible, sélectionner les commentaires
qui seront transférés et spécifier le mode de traitement des hyperliens.
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Création de fichiers PDF à partir de Microsoft Excel et
PowerPoint
1. Ouvrez un fichier Excel ou une présentation PowerPoint.
2. Sélectionnez Créer PDF dans le menu Nuance PDF, ou cliquez sur le
bouton
.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s’affiche, acceptez ou
modifiez le dossier d’enregistrement et le nom du fichier cible.
4. Pour générer un PDF et joindre une copie de ce dernier à un message
électronique, cliquez sur
.
5. Pour modifier les propriétés de création du fichier, cliquez sur
.
Remarque : Si les boutons
ne s’affichent pas dans Word,
Excel ou PowerPoint, sélectionnez la commande Barres d’outils du menu
Affichage, puis sélectionnez Nuance PDF.
Boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create!
La boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create! vous permet de
configurer vos processus de conversion. L’onglet Général vous permet de
définir la taille, l’orientation et la résolution du fichier PDF généré, et
d’indiquer si vous souhaitez ou pas l’afficher une fois la conversion terminée.
L’onglet Réglages PDF vous permet de choisir la version du format PDF, de
contrôler l’intégration des polices au fichier généré, de définir un type et un
niveau de compression, de spécifier des mots de passe et d’ajouter des
filigranes. Vous pouvez également, depuis cet onglet, choisir le nom du ou
des fichiers PDF générés et définir leurs propriétés spécifiques (titre, auteur,
sujet et mots-clés). Vous pouvez également choisir de joindre
automatiquement les fichiers convertis à un courrier électronique, prêt à être
envoyé.
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La boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create! est accessible
depuis la boîte de dialogue Imprimer de vos applications. Lorsque vous
lancez des conversions depuis l’Assistant PDF Create! ou l’Explorateur
Windows, ces paramètres sont définis à l’aide des profils. Si vous souhaitez
accéder à ces paramètres depuis Microsoft Word, sélectionnez la commande
Imprimer du menu Fichier.
Superposition de fichiers PDF
Les options de superposition vous permettent de placer un élément
graphique ou d’autres objets fixes sur la première page des fichiers PDF que
vous générez, et de faire en sorte que ces éléments soient superposés aux
contenus qui changent d’un fichier à l’autre.
Exemple de superposition pour une page de garde :
Fichier d’une page,
contenant les éléments
à répéter.
+
Première page d’un
document
multipage.
=
Page de garde du
fichier PDF généré.
Pour obtenir ce résultat, il est nécessaire de désélectionner l’option Répéter
la dernière page du document le plus court.
Vous pouvez également utiliser la fonction de superposition pour placer le
logo de votre société ou tout autre objet fixe sur chacune des pages des PDF
que vous générez. Pour ce faire, sélectionnez l’option Répéter la dernière
page du document le plus court.
Pour obtenir plus d’informations sur les options de superposition, consultez
l’aide en ligne.
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Assemblage de fichiers au sein d’un lot PDF
Un « lot PDF » est un fichier qui regroupe plusieurs PDF indépendants. Les
lots PDF permettent de rassembler des fichiers traitant d’un sujet commun,
afin de simplifier notamment leur envoi par courrier électronique.
Pour assembler un groupe de fichiers (même de types différents) au sein
d’un lot PDF, sélectionnez-les dans l’Assistant PDF Create!. Sélectionnez
Assembler les fichiers dans un lot PDF comme mode de création. Cliquez
sur Options pour définir la page de couverture de votre lot PDF. Vous
pouvez utiliser le modèle de l’Assistant PDF Create!, ou le premier fichier du
lot. Cliquez sur le bouton Lancer la création PDF pour convertir ces
fichiers au format PDF (si ces fichiers ne sont pas déjà dans ce format), et les
ajouter au lot.
Pour ouvrir un lot PDF, vous devez disposer d’une version récente d’un
programme de consultation ou d’édition PDF, comme par exemple Nuance
PDF Converter Professional 5. Tous les fichiers du lot seront répertoriés
individuellement, et pourront être ouverts et enregistrés séparément. Avec
Nuance PDF Converter Professional 4 et des programmes de consultation et
d’édition PDF plus anciens, les fichiers seront disponibles sous la forme de
pièces jointes.
Prise en charge des fichiers XPS
Le tableau suivant présente la prise en charge des fichiers XPS par la famille
de produits PDF de Nuance.
Professional
Create!
Converter
XPS vers PDF
Oui
Oui
Non
PDF vers XPS
Oui
Non
Non
Oui
Non
Oui
Déverrouillage de XPS
(XPS vers Word, etc.)
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Désinstallation
1. Cliquez deux fois sur l’icône Ajout/Suppression de programmes dans
le Panneau de configuration. Sous Vista, sélectionnez Programmes et
fonctionnalités dans le Panneau de configuration.
2. Sélectionnez Nuance PDF Create! 5.0.
3. Cliquez sur Supprimer pour désinstaller le programme ou sur Modifier
pour restaurer les fichiers en cas de corruption, ou pour modifier les
paramètres d’intégration de PDF Create! à d’autres programmes.
Le programme est désactivé au début du processus de désinstallation, afin
d’éviter tout problème de réactivation si vous le réinstallez ultérieurement.
La désactivation du programme requiert qu’une connexion à Internet soit
établie.
www.nuance.fr
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