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Le guide des échanges de données comptables Clients/Experts-comptables Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Madame, Monsieur l’expert-comptable, Parce que vous avez des clients utilisateurs de Ciel et que vous souhaitez travailler encore plus efficacement avec eux, Ciel vous propose son «Guide des Echanges de données clients/experts-comptables» . Vous y trouverez une description détaillée des procédures d'échanges entre les principaux outils de production du marché et Ciel Compta. Avec vos clients équipés de Ciel Compta, quel que soit votre outil de production vous récupérez facilement et en toute sécurité leurs informations comptables, pour travailler directement sur leurs données, puis les leur restituer, avec la même simplicité. A savoir ! Vous avez des clients déjà utilisateurs de Ciel ou qui vous demandent conseil sur le choix de leurs logiciels. Ciel a créé pour vous un programme de prescription qui vous garantit efficacité, productivité, valeur ajoutée… ainsi que des avantages exclusifs pour vous et vos clients. Découvrez le programme Aiguilleurs de Ciel (http://www.ciel.com/Experts/Accueil.aspx) Ciel Service commercial experts-comptables 11, rue de cambrai 75917 Paris Cedex 19 Téléphone : 01 55 26 33 46 Fax : 01 55 26 33 61 Aiguilleurs@ciel.com www.ciel.com Les différentes méthodes d'échanges des données comptables Les échanges comptables par synchro compta Synchro Compta© est une technologie d'échanges de données comptables entre vos clients et votre cabinet. Elle est intégrée dans les logiciels du groupe Sage : Sage Production Coala, Ciel Compta, Sage 30, Sage 100. Grâce à cette nouvelle technologie, vous pouvez vérifier les données de vos clients sans interrompre leur travail et sans risque d'incohérence. Synchro Compta© permet en effet de définir une période sur laquelle la saisie simultanée des écritures n'est pas autorisée. Echangez avec vos clients n'a jamais été aussi simple ! Grâce à Synchro Compta© vous récupérez automatiquement les écritures de vos clients. Une fois la validation effectuée, vos clients réintègrent votre travail dans leur dossier : en quelques clics leur comptabilité est synchronisée. Vous proposez à vos clients la meilleure solution dès le départ ! Conseillez à vos clients qui souhaitent informatiser leur comptabilité un logiciel Synchro Compta©. A partir de votre outil de production compatible Synchro Compta© vous transmettez à vos clients les paramètres de votre dossier. Ils récupèrent automatiquement et sans ressaisie ces paramétrages pour créer leurs dossiers dans Ciel Compta versions 2007 et supérieures. Les dossiers de travail sont ainsi parfaitement compatibles avec votre logiciel. Les échanges comptables par Import - Export Bien sûr les logiciels Ciel disposent des «traditionnelles» fonctions d'import/export qui permettent d'échanger les données avec les principaux logiciels comptables du marché. L'exportation vous permet de créer un fichier contenant les écritures comptables de votre choix (une série, un mois, la totalité ...). Ces écritures seront ensuite intégrées dans un autre dossier de comptabilité par la commande IMPORT. L'importation peut être utilisée : • • par vous-même pour intégrer dans votre dossier les écritures comptables de votre client. par votre client pour intégrer dans sa comptabilité des écritures que vous lui envoyez après les avoir traitées (écritures d'OD, écritures de bilan ...). Les fichiers d'écritures comptables peuvent être échangés : En utilisant la plate-forme d'échange sécurisée Ciel Si votre logiciel de production n'est pas compatible Synchro Compta©, Ciel met à la disposition de ses clients et de leurs experts-comptables une plate-forme d'échanges de données sécurisée. A partir de cette plateforme vous téléchargez les données comptables de vos clients équipés d'un logiciel Ciel au format de votre logiciel de production. Par le biais de supports conventionnels : email, clé USB, CD-Rom, disquette... Les échanges comptables par Sauvegarde - Restauration Si vous et votre client êtes équipés de logiciels Ciel, vous pouvez recourir à l'échange de données par sauvegarde-restauration. Cette méthode vous permet d'échanger avec votre client la globalité du dossier. • • L La sauvegarde a pour but de mémoriser les données d'un dossier vers une autre unité de stockage. La restauration permet de récupérer simplement les données préalablement sauvegardées. Contrairement à Synchro Compta©, les échanges de données par Sauvegarde/Restauration ne permettent pas à votre client de continuer à travailler lorsque vous effectuez des modifications car la restauration " écrase " toutes les informations dans le logiciel de comptabilité de votre client. 3 Connaître le numéro de version de son logiciel Avant d’envoyer ou de récupérer des écritures, vous devez vérifier : • le numéro de version du logiciel installé chez vous et chez votre client, • le type de version installée (Millésime ou Evolution ou Facile). Attention ! Cette information est essentielle. Elle permet de déterminer la méthode d’échange de données avec votre client. 1. Pour reconnaître facilement le numéro de version de votre logiciel de comptabilité, activez la commande A PROPOS DE du menu ? (AIDE). 2. La fenêtre A propos de Ciel Compta affiche le numéro de version de l’application. L Ce numéro est également visible depuis la barre de titre du logiciel. Exemple : Ciel Compta 12.20 Tableau de correspondance Ciel Compta Numéro de version Ciel Compta Millésime 7.00 - 7.01 - 7.10 - 7.11 2001 8.00 - 8.01 - 8.02 2002 9.00 - 9.10 2003 10.00 - 10.50 2004 11.00 - 11.10 2005 12.00 - 12.10 - 12.20 - 12.40 - 12.50 - 12.51 2006 13.00 - 13.10 2007 14.00 - 14.10 2008 15.00 - 15.10 - 15.20 2009 16.00 2010 Tableau de correspondance Ciel Compta Evolution Numéro de version Ciel Compta Evolution 1.10 - 1.11 2002 2.00 2003 3.00 - 3.50 2004 4.00 - 4.10 2005 5.00 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.40 - 5.41 - 5.50 - 5.51 2006 (Gamme R) 6.00 - 6.10 2007 7.00 - 7.10 2008 8.00 - 8.10 - 8.20 2009 9.00 2010 4 - Connaître le numéro de version de son logiciel - Tableau de correspondance Ciel Compta Facile Numéro de version Ciel Compta Facile 1.00 - 1.10 2008 2.00 - 2.10 - 2.20 2009 3.00 2010 Synthèse des méthodes d’échanges possibles avec les logiciels Ciel Le tableau ci-dessous vous permet de visualiser rapidement les méthodes d’échanges possibles entre les clients et le cabinet d’expertise comptable en fonction des versions utilisées par chacun. Attention ! • Pour échanger des données par la Synchro compta, vous devez posséder au minimum la version 2007 de Ciel Compta ou de Ciel Compta Evolution ou au minimum la version 2008 de Ciel Compta Facile. • Avec Ciel, vous pouvez toujours récupérer les dossiers de vos clients sauvegardés avec un logiciel dont la version est plus ancienne que celle que vous utilisez (compatibilité ascendante). • L’échange de données par import/export est compatible avec Ciel Compta version 2002 (version 8.00) et supérieures. • Vous pouvez utilisez un assistant des échanges de données à partir des versions Ciel Compta 14.10, Ciel Compta Evolution 7.10 ou Ciel Compta Facile 1.10. Vous êtes équipé de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile Votre client utilise : Echanges de données possibles : Ciel Compta ou Compta Evolution ou Ciel Compta Facile 2008 ou supérieures Synchro compta Import/Export Sauvegarde/Restauration (si version identique) Assistant des échanges de données Ciel Compta ou Compta Evolution 2007 ou inférieures Ciel Compta 2006 ou inférieures Synchro compta Import/Export Sauvegarde/Restauration (si version identique) Import/Export 5 Echanger simplement vos données Différentes méthodes d'échange des données comptables sont possibles. Nous vous conseillons d'utiliser Synchro Compta©, la toute nouvelle technologie d'échange de données comptables entre les logiciels du groupe Sage. Cliquez sur ces liens pour en savoir plus ! Repérez dans le tableau ci-dessous votre logiciel de production comptable, celui de votre client puis cliquez sur le lien bleu correspondant à la méthode d'échange que vous souhaitez utiliser. Votre client utilise un logiciel... Vous êtes équipé d'un logiciel... Ciel Ciel Sage Sage Experts Comptables Synchro Compta© Synchro Compta© Synchro Compta© Sauvegarde Restauration Import Export Import Export Synchro Compta© Synchro Compta© Import Export Assistant échanges de données Synchro Compta© Sage Import Export Assistant échanges de données Import EBP Assistant échanges de données Cegid Ccmx Import Export Import Export Autre (API, Quadratus...) Import Présentation de la Synchro Compta© La Synchro compta Sage 30 et 100 / Sage Expert (Coala) / Ciel Compta permet l'échange dynamique des écritures et des données de structure entre l'expert-comptable et son client équipés tous les deux d'une des applications du groupe Sage. L'un des logiciels est installé chez l'utilisateur, l'autre est implanté chez l'expert-comptable qui s'occupe de la gestion et du suivi des comptes de son client. Elle permet d'envoyer et de récupérer automatiquement les écritures comptables entre l'expert et le client équipés d'une application Ciel, Sage ou Sage Experts-Comptables. Cette fonction permet : Au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. A l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). Le client et l'expert ne peuvent pas saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. L Le module de Synchro compta intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique. Synchro compta Sage / Sage Experts-Comptables / Ciel Echange de données simplifié Sage Sage Experts-Comptables Ciel Pré-requis Sage Pré-requis Sage Expert Pré-requis Ciel Paramétrage préalable Emission des données Réception des données Paramétrage préalable Emission des données Réception des données Paramétrage préalable Emission des données Réception des données Principe de fonctionnement Gestion des données Les données synchronisées 7 - Présentation de la Synchro Compta© Les données suivantes sont transférées par la Synchro compta en création ou modification : • les comptes généraux • les comptes auxiliaires • les codes journaux • les écritures comptables • le lettrage • le pointage bancaire • les codes analytiques (Synchro entre Ciel et Ciel ; Synchro entre Ciel et Sage) • la mise en place de la première Synchro compta ne concerne que l'exercice N en cours. Les données non synchronisées Les écritures de simulation et de situation. Gestion des périodes Dans les logiciels Ciel Compta version 2009 et supérieure, la gestion des périodes est uniquement possible en mode Synchro compta +. Avec la Synchro compta, vous pouvez gérer les périodes. Cela permet de mettre en place le mode travail suivant : • le client et l'expert ne peuvent pas saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. • les modifications extracomptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. • le passage de relais est à l'initiative de la PME. 8 - Présentation de la Synchro Compta© - Gestion des conflits L Dans les logiciels Ciel Compta version 2009, la gestion des conflits est uniquement possible en mode Synchro compta +. La PME et le cabinet peuvent effectuer certaines tâches en commun. 9 - Présentation de la Synchro Compta© - Cas 1 : Données de base Cas 2 : Lettrage - Pointage Emission des données Toutes les lignes d'écritures nouvelles pointées ou lettrées seront transmises. Réception des données A réception des données (côté Expert ou Client), un contrôle des lignes d'écritures lettrées ou pointées est effectué. S'il n'y a pas de différence, les écritures sont synchronisées. Si une différence est notée, un second contrôle vérifie l'équilibre du lettrage (ou le pointage) puis lance le lettrage (ou le pointage) de façon automatique. 10 Utiliser Synchro Compta© avec Sage Experts-Comptables (Coala) Votre client utilise Ciel ou Sage Cliquez sur le lien bleu correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer. C'est votre première synchro compta Vous avez déjà effectué une synchro compta Pré-requis comptables Emission/réception de données Sage - Production Coala / Ciel Expert : émission des données Sage - Production Coala / Production Coala Acquisition Client : réception des données Sage - Production Coala / Sage Expert : réception des données Paramétrages préalables Client : émission des données Synchro compta avec Sage Experts-Comptables Vous pouvez activez la Synchro compta uniquement entre : • Sage - Production Coala et Production Coala Acquisition, • Sage - Production Coala et Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile, • Sage - Production Coala et Sage 30 ou 100 ou Start Compta. Pré-requis L Ces pré-requis doivent impérativement être vérifiés par le Cabinet d'expertise comptable et le Client pour chaque dossier avant la première synchronisation. Pré-requis comptables Sage - Production Coala / Production Coala Acquisition Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures Comptes généraux Les comptes doivent être de format numérique sans espace. Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Comptes de tiers Les comptes doivent être en majuscule et comporter que des lettres et des chiffres sans espace Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, inférieure ou égale à 11 caractères Journaux Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs 12 - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - Sage - Production Coala / Ciel Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques La date de début d'exercice doit être le premier jour d'un mois La date de fin d'exercice doit être le dernier jour d'un mois Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures Comptes généraux Les comptes doivent être de format numérique sans espace. Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Comptes de tiers Les comptes doivent être en majuscule et comporter que des lettres et des chiffres sans espace Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, inférieure ou égale à 11 caractères Les comptes fournisseurs doivent commencer par 401 Les comptes clients doivent commencer par 411 Codes Journaux Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs Un compte collectif unique pour les fournisseurs et un pour les clients N° Siret Pas d'espace Sage - Production Coala / Sage Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques La date de début d'exercice doit être le premier jour d'un mois La date de fin d'exercice doit être le dernier jour d'un mois Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures Comptes généraux Les comptes doivent être de format numérique sans espace Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Comptes de tiers Les comptes doivent être en majuscule et comporter que des lettres et des chiffres sans espace Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, inférieure ou égale à 11 caractères Codes Journaux Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs N° Siret Pas d'espace 13 - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - Pré-requis versions Attention ! Les versions compatibles avec la nouvelle Synchro compta sont : - Ciel Compta à partir de la version 13.10. - Ciel Compta Evolution à partir de la version 6.10. - Ciel Compta Facile à partir de la version 1.00. - Sage 30 à partir de la version 12.10. - Sage 100 à partir de la version 14.03. - Sage Start Compta à partir de la version 12.10 - Sage Production Coala à partir de la version 3.50. Paramétrages Pour plus de détail sur la partie Installation et Administration, reportez-vous au document de référence de Sage Experts-Comptables : 16Synchro_Cabinet.Pdf (Sage - Production Coala) ou 16Synchro_Pme_Coala.Pdf (Production Coala Acquisition). Ces documents sont stockés dans le répertoire Doc\Applications de Sage Expert (Coala). L Les pré-requis doivent être vérifiés par l'expert et le client sur chaque dossier avant la première synchronisation. Il est nécessaire de procéder à une sauvegarde de votre dossier avant tout paramétrage. L'activation de la Synchro compta (Sage - Production Coala et Production Coala Acquisition) d'un dossier va mettre au pré-requis les données du dernier exercice encours uniquement. Les modifications sont irréversibles : • mise en majuscule des comptes auxiliaires, • mise en majuscule des codes journaux, • ajustement des longueurs des libellés et des comptes en fonction du logiciel en synchronisation avec Sage - Production Coala. Particularités complémentaires pour une Synchro compta avec Ciel Le traitement d'activation de la Synchro compta va ajuster automatiquement la longueur des comptes auxiliaires à la longueur des comptes généraux et remplacer les racines des comptes fournisseurs et clients par 401 et 411. Exemple d'ajustement des longueurs de compte : Avant l’activation de la Synchro compta : • longueur comptes généraux = 6. • longueur comptes auxiliaires = 8. Après activation de la Synchro compta s'il n'y a pas de modification des longueurs de comptes : • longueur comptes généraux = 6. • longueur comptes auxiliaires = 6. • les codes fournisseurs et clients vont être tronqués. Si vous souhaitez garder la même codification des codes fournisseurs et clients, vous devez modifier la longueur des comptes généraux et auxiliaires avant l'activation de la Synchro compta. Dans la modification du paramétrage, il faut retenir les règles suivantes : • la longueur des comptes auxiliaires doit être égale à la longueur des comptes généraux. • la recodification des codes fournisseurs et clients va remplacer la racine des comptes fournisseurs et clients par 401 et 411. 14 - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables Exemple de recodification : Particularités complémentaires pour une Synchro compta avec Sage Le paramétrage de la longueur des comptes auxiliaires est ajusté automatiquement à 11. C'est un paramétrage de longueur maximale. Vous pouvez avoir des codes fournisseurs et clients inférieurs à 11. Sage - Production Coala Etape 1 - Vérification des longueurs de comptes 1. Lancez Sage - Production Coala, accédez à la comptabilité puis sélectionnez le menu PARAMÈTRES - PLAN DE COMPTE. 2. Vérifiez les longueurs de comptes (voir détails ci-dessus). Etape 2 - Activation de la Synchro compta 1. Sélectionnez le dernier exercice à synchroniser. 2. Accédez au module comptabilité, sélectionnez le menu FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. Si la Synchro compta n'est pas activée, la fenêtre ci-dessous s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer. 4. Complétez le paramétrage en fonction de votre logiciel destinataire. 15 - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables Email client 5. Renseignez l'adresse e-mail du client. Cette adresse permet l'envoi des fichiers à vos clients. Logiciel destinataire Cette option détermine le logiciel destinataire pour la Synchro compta. Sélectionnez le Logiciel destinataire correspondant. • Ciel --> pour Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile. • Sage 30 & 100 --> pour Sage 30, Start ou 100. • Sage Expert --> pour Production Coala Acquisition. Génération des A-nouveaux par Cette option permet de déterminer celui qui génère les A-nouveaux : l'expert-comptable ou le client. 6. Sélectionnez donc : • Expert-comptable si les A-nouveaux sont générés par l'expert-comptable, • Client si les A-nouveaux sont générés par le client. Intégration automatique Cette option permet dans Sage - Production Coala d'importer automatiquement un fichier dès qu'il est récupéré par l'automate de Sage Experts-Comptables. 7. Cochez cette option si vous souhaitez une intégration automatique. Editer le fiche d'inscription Cette option permet d'afficher un document pdf reprenant les informations à indiquer à vos clients. L'impression de ces informations est aussi accessible par le menu SUPERVISEUR SYNCHRO. Pour des informations détaillées sur le superviseur synchro, reportez-vous à la documentation de Sage Experts -Comptables : 16Synchro_Cabinet.Pdf (Sage - Production Coala) ou 16Synchro_Pme_Coala.Pdf (Production Coala Acquisition) que vous retrouvez dans le répertoire Doc\Applications du serveur Sage Experts-Comptables. Si la sélection du logiciel destinataire est Ciel ou Sage 30 & 100, les informations reprises dans la fiche d'inscription à communiquer au client sont : • Le numéro de dossier Le numéro de dossier est un élément permettant d'identifier un dossier Sage Experts-Comptables. Ce numéro doit être repris dans le paramétrage Synchro compta du logiciel Sage 30/100 dans la rubrique du même nom. • Le code expert Le code expert permet d'identifier l'expert-comptable. Il est attribué à chaque expert par Sage ExpertsComptables. Ce code doit être saisi dans le paramétrage Synchro compta du logiciel Sage 30/100 dans la rubrique du même nom. • L'e-mail Cette adresse e-mail correspond à l'adresse Email du serveur de médiation de Sage Experts-Comptables, soit : synchro@sage.com. Si la sélection du logiciel destinataire est Sage Expert, l’information reprise dans la fiche d'inscription et à communiquer au client est : un code (clé de synchro). Dans ce cas, votre logiciel destinataire est obligatoirement Production Acquisition Coala. Ce code doit être saisi lors du paramétrage de la Synchro compta dans Production Acquisition Coala. Envoyer la fiche d'inscription Cette option permet d'envoyer la fiche d'inscription à l'adresse e-mail du client renseignée précédemment. Production Coala Acquisition Etape 1 - Vérification des longueurs de comptes 1. Accédez à la comptabilité puis sélectionnez le menu PARAMÈTRE commande PLAN DE COMPTE. 2. Vérifiez les longueurs de comptes (voir détails ci-dessus). 16 - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables Etape 2 - Activation de la Synchro compta 1. Sélectionnez le dernier exercice à synchroniser. 2. Accédez au module comptabilité, sélectionnez le menu FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. Si la Synchro compta n'est pas activée, la fenêtre ci-dessous s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer. La fenêtre de saisie des paramètres s'affiche. Clé La clé est communiquée par l'expert-comptable. Cette clé est générée lors de l'activation de la Synchro compta au cabinet comptable avec Sage Production Coala. Logiciel destinataire 4. Sélectionnez Sage Expert. Génération des A-nouveaux par Cette option permet de déterminer celui qui génère les A-nouveaux : l'expert-comptable ou le client. 5. Sélectionnez donc : • Expert-comptable si les A-nouveaux sont générés par l'expert-comptable, • Client si les A-nouveaux sont générés par le client. Intégration automatique Cette option permet dans Production Coala Acquisition d'importer automatiquement un fichier dès qu'il est récupéré par l'automate de Sage Experts-Comptables. 6. Si vous optez pour une intégration automatique, cochez-la. Emettre les données Si vous utilisez Production Coala Acquisition, cette option vous permet d'envoyer les écritures du mois vers le logiciel de l'expert-comptable. Les dates de synchronisation possibles seront toujours des dates de fin de mois. Si vous utilisez Sage - Production Coala, cette option vous permet d'envoyer les écritures de fin de mois vers le logiciel de votre client. La date de synchronisation est considérée dans ce cas comme une date de validation. 17 - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - L Ces dates de synchronisation et de validation constituent des dates de fin de saisie. Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles. Recevoir les données Si vous utilisez Production Coala Acquisition, cette option permet d'importer les écritures émises par l'expertcomptable. Si vous utilisez Sage - Production Coala, cette option permet d'importer les écritures émises par le client et une libération de périodes de saisies. Emettre les données en configuration Client L L'émission des données en configuration client ne concerne que Production Coala Acquisition. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu de comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. Etape 2 - Paramètres 2. Dans l'éditeur de la Synchro compta sélectionnez le menu FICHIER commande EXPORTATION. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 18 - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables Type d'éléments 3. Sélectionnez dans la fenêtre le Type d'éléments. • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchro. • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. Commentaire Cette option permet de saisir un commentaire qui sera consultable par l'expert-comptable lors de l'import de votre envoi. Date de validation Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice N. Attention ! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'exportation. A la fin de l'exportation, la fenêtre ci-dessous sera automatiquement fermée. Etape 3 - Transfert des données Le lot généré part automatiquement lors de la prochaine connexion du serveur du cabinet avec le serveur de médiation Sage Experts-Comptables. Toutefois, le cabinet peut forcer l'expédition d'un lot. 1. Pour forcer l'expédition du lot, cliquez dans la fenêtre Import. Sélectionnez Export puis cliquez sur le lot concerné. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande ENVOYER. L Tout envoi enregistre le fichier d'export dans le répertoire compta\bal\envoyes\synchro du dossier concerné. Le nom du fichier généré est de la forme suivante : CSC<Date d'émission (date système du jour) = Longueur 6><Code Dossier longueur = 8 ><Code Expert : Longueur 8><Nom de societe : Longueur 20> XML Exemple Emission lancée le 03/09/2006 à 15H53Mn45S pour la SOCIETE EXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier CSC030906000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml. 19 - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - Emettre les données en configuration expert-comptable L'émission des données en configuration expert-comptable ne concerne que Sage - Production Coala. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu de comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. 2. Dans l'éditeur de Synchro compta sélectionnez le menu FICHIER commande EXPORTATION. Etape 2 - Paramètres La fenêtre suivante vous permet de spécifier les options d'émission. Type d'éléments Sélectionnez dans la fenêtre le Type d'éléments. • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchro. • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. Commentaire Permet de saisir un commentaire qui sera consultable par l'expert-comptable lors de l'import de votre envoi. 20 - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables Date de validation Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice N. Attention ! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'exportation. A la fin de l'exportation, la fenêtre ci-dessous se fermera automatiquement. Etape 3 - Transfert des données Le lot généré part automatiquement lors de la prochaine connexion du serveur du cabinet avec le serveur de médiation Sage Experts-Comptables. Toutefois, le cabinet peut forcer l'expédition d'un lot. 1. Pour forcer l'expédition du lot, cliquez sur la fenêtre Import, sélectionnez Export puis cliquez sur le lot concerné. 2. Activez le menu CONTEXTUEL et sélectionnez la commande ENVOYER. L Toute émission enregistre le fichier d'export dans le répertoire compta\bal\envoyes\synchro du dossier concerné. Le nom du fichier généré est de la forme suivante : CSC<Date d'émission (date système du jour) = Longueur 6><Code Dossier longueur = 8 ><Code Expert : Longueur 8><Nom de societe : Longueur 20>.XML Exemple Emission lancée le 03/09/2006 à 15H53Mn45S pour la SOCIETE EXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier CSC030906000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml. 21 - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - Recevoir les données en configuration Client L Il est conseillé de sauvegarder le dossier avant toute nouvelle importation. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu de la comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. 2. Sélectionnez le menu FICHIER commande ENVOYER ET RECEVOIR - RECEVOIR. L Les lots en attente sur le serveur de médiation seront repris dans la fenêtre Import. Les lots non encore importés sont symbolisés par une enveloppe. Etape 3 - Import des données 1. Cliquez sur le lot à importer. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande IMPORTER. 3. A la fin de l'import, le détail des lignes importées s’affiche dans la fenêtre Compte-Rendu. L Les lots importés sont symbolisés par une flèche verte. Les lots rejetés sont symbolisés par une croix rouge. 22 - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - Recevoir les données en configuration expert-comptable L Il est conseillé de sauvegarder le dossier avant toute nouvelle importation. Le lot envoyé par la PME parvient automatiquement au cabinet lors de la prochaine connexion du serveur cabinet avec le serveur de médiation Sage Experts-Comptables. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. L 2. Activez le menu de la comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. La PME peut forcer la réception d'un lot. Sélectionnez le menu FICHIER commande ENVOYER ET RECEVOIR-RECEVOIR. Les lots en attente sur le serveur de médiation seront repris dans la fenêtre Import. Etape 3 - Import des données 3. Cliquez sur le lot à importer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande A la fin de l'import, le détail des lignes importées s’affiche dans la fenêtre Compte-Rendu. IMPORTER. L Les lots importés sont symbolisés par une flèche verte. Les lots rejetés sont symbolisés par une croix rouge. 23 Utiliser Synchro Compta© avec Ciel Cliquez sur le lien bleu correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer. Votre client utilise Ciel, Sage C'est votre première synchro compta Pré-requis comptables Ciel / Ciel Ciel / Sage Ciel / Sage Expert (Coala) Paramétrages préalables Vous avez déjà effectué une synchro compta Emission/réception de données Expert : émission des données Client : réception des données Client : émission des données Expert : réception des données Réception des données en création de dossier Synchro compta avec Ciel Compta Les pré-requis ci-dessous doivent impérativement être vérifiés par le Cabinet d'expertise comptable et le Client pour chaque dossier avant la première synchronisation. Pré-requis Pré-requis comptables Ciel / Ciel Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l’expert ou chez le client ne doit pas comporter d’écritures Comptes généraux Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Même longueur de complétion à «0» que la longueur des comptes généraux Comptes de tiers Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Journaux Longueur identique chez l'expert et chez le client Sections analytiques Longueur identique chez l'expert et chez le client Ciel / Sage Expert (Coala) Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques La date de début d'exercice doit être le premier jour d'un mois La date de fin d'exercice doit être le dernier jour d'un mois Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures Comptes généraux Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Les comptes doivent être de format numérique Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Comptes de tiers Les comptes peuvent être alphanumériques mais doivent être en majuscules Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Codes journaux Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6 Comptes Collectifs Clients et Fournisseurs Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs N° Siret Pas d'espace 25 - Synchro compta avec Ciel Compta Les lignes d'écritures avec des montants négatifs sont synchronisées dans Sage - Production Coala au sens inverse en positif, si bien que les états balances, extraits de comptes et journaux peuvent être différents (au niveau des cumuls montants débit et cumuls montants crédit, les soldes sont identiques). Ciel / Sage Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l’expert ou chez le client ne doit pas comporter d’écritures Comptes de tiers Les comptes peuvent être alphanumériques mais doivent être en majuscules Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, et inférieure ou égale à 11 caractères Les comptes fournisseurs doivent commencer par 401 Les comptes clients doivent commencer par 411 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Identique chez l'expert et chez le client Journaux Longueur Inférieure ou égale à 6 caractères Sections analytiques Longueur identique chez l'expert et chez le client Longueur supérieure ou égale à 3 caractères Journaux de trésorerie Les journaux doivent avoir un compte de contrepartie Les journaux doivent être paramétrés avec un compte de contrepartie à chaque ligne dans Sage Journaux achats et ventes Ne doivent comporter des comptes de contrepartie N° Siret Pas d'espace Code lettrage Les codes lettrages doivent être en majuscule et ne pas contenir des caractères numériques • L’option Contrepartie à chaque ligne n'est pas cochée automatiquement pour un code journal de type trésorerie synchronisé de Ciel Compta vers Sage Compta 30/100/Start. Des lignes d'écritures de centralisation sont automatiquement générées sur le journal. Ceci explique le fait que les états balances, journaux, etc, n'aient pas les mêmes résultats. Dans ce cas, il faut supprimer les lignes d'écritures générées automatiquement et cocher l'option Contrepartie à chaque ligne dans le code journal. • Dans Ciel Compta, il faut que les lignes d'écritures dans un journal de type trésorerie utilisent le compte de contrepartie du journal définis par défaut (doit être le même que celui définis par Sage). Les lignes affectées à un autre compte seront centralisées dans Sage. Pré-requis versions Attention ! Les versions compatibles avec la nouvelle Synchro compta sont : - Ciel Compta à partir de la version 13.10 - Ciel Compta Evolution à partir de la version 6.10 - Ciel Compta Facile à partir de la version 1.00 - Sage 30 à partir de la version 12.10 - Sage 100 à partir de la version 14.03 - Sage Start Compta à partir de la version 12.10 - Sage Production Coala à partir de la version 3.50 26 - Synchro compta avec Ciel Compta - Paramétrages L Les pré-requis doivent être vérifiés par l'expert et le client sur chaque dossier avant la première synchronisation. Il est nécessaire de procéder à une sauvegarde de votre dossier avant tout paramétrage. Paramétrage commun Ce paramétrage est identique pour une utilisation du logiciel en tant qu'expert ou client. 1. Pour paramétrer la Synchro compta, activez le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - Onglet Coordonnées. 2. Renseignez l'adresse E-mail du client. 3. Dans l’onglet Compléments, renseignez l'adresse e-mail de l'expert-comptable. 27 - Synchro compta avec Ciel Compta 4. Activez le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 5. Dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution cliquez sur l’onglet Racines/défauts. Paramètres comptabilité dans Ciel Compta et Ciel Compta Evolution Paramètres comptabilité dans Ciel Compta Facile 6. Cliquez sur le bouton 7. Vérifiez le paramétrage suivant : . • L’option Compléter les comptes sur doit être égale à Longueur Maximum. • Ne pas cocher Autoriser les minuscules et Autoriser les caractères accentués. • Racines de classe et Racine de compte. 8. Activez le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - Onglet Synchro compta ou dans Ciel Compta Facile, activez le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ puis cliquez sur le bouton L . Vous pouvez également passer par le menu DIVERS - SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES. 28 - Synchro compta avec Ciel Compta - Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous envoyez uniquement les nouvelles écritures et à n’importe quelle date. Vous avez aussi la possibilité de choisir les écritures ou d’envoyer tout le dossier comptable. Ce mode est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’il permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider. Vous pouvez ensuite modifier ou supprimer les écritures et autres éléments transmis (comptes, codes journaux, etc.). 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Attention ! Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré. Sens du transfert Le sens du transfert permet de définir le type de fichier : Client ou Expert-comptable. Ce paramètre sera important pour la gestion de la date de synchronisation (définie par le client) et la date de validation (définie par l'expert-comptable). 2. Sélectionnez le groupe : • Client --> expert-comptable si vous utilisez Ciel en tant que client. • Expert --> client si vous utilisez Ciel en tant qu'expert-comptable. Logiciel destinataire Cette option détermine le logiciel destinataire pour la Synchro compta. 3. Sélectionnez le Logiciel destinataire correspondant : • Ciel --> pour Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile. 29 - Synchro compta avec Ciel Compta • Sage30 &100 --> pour Sage 30, Start ou 100. • Sage Expert --> pour Sage - Production Coala. En fonction du logiciel destinataire sélectionné les choix suivants sont proposés. Logiciel destinataire Ciel Renseignez le Numéro de dossier. L Ce numéro est défini entre le client et l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni d'espace ni de caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Le Code expert-comptable est facultatif mais doit respecter le même principe que le numéro de dossier. Logiciel destinataire Sage 30 & 100 & Start Renseignez le Numéro de dossier. L Ce numéro est défini entre le client et l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni d'espace ni de caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Le Code expert-comptable est facultatif, mais doit respecter le même principe que le numéro de dossier. Logiciel destinataire Sage Expert 1. Saisissez le Numéro de dossier (Code dossier) communiqué par votre expert-comptable. 2. Indiquez le Code expert-comptable (Identifiant Cool) communiqué également par votre expertcomptable. 3. Renseignez le Compte collectif des clients communiqué par votre expert-comptable ainsi que le Compte collectif des fournisseurs communiqué par votre client ou expert-comptable. L Ces comptes doivent être créés au préalable et ne doivent pas comporter d'écritures. L'e-mail du serveur de médiation Sage Experts-Comptables (synchro@sage.com) est renseigné automatiquement. 30 - Synchro compta avec Ciel Compta - Génération des A-nouveaux (Uniquement en mode Synchro compta +) Cette option permet de déterminer celui qui génère les A-nouveaux : l'expert-comptable ou le client. 4. Sélectionnez donc : • Expert-comptable si les A-nouveaux sont générés par l'expert-comptable, • Client si les A-nouveaux sont générés par le client. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider votre paramétrage. Emettre les données en configuration client Selon le mode de Synchro compta dans lequel vous travaillez, reportez-vous au paragraphe correspondant : • “Emission en mode Synchro compta (simplifié)”, page 31. • “Emission en mode Synchro compta +”, page 36. Emission en mode Synchro compta (simplifié) Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez le choix Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 31 - Synchro compta avec Ciel Compta - Etape 2 - Choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués. L Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. 3. Cochez l’option de votre choix. • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’affiche : 32 - Synchro compta avec Ciel Compta 4. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 5. L Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette intervalle de dates. Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 6. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 7. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 8. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non. Etape 4 - Emplacement du fichier généré Dupliquer le fichier généré dans un autre répertoire Toute émission enregistre le fichier d'export dans le répertoire Communication correspondant à votre dossier Ciel. Exemple de chemin pour le dossier Société Exemple : C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Emis. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. Le nom du fichier généré est de la forme suivante : CSZ<Date d'émission (date système du jour) = Longueur 6><Code Dossier longueur = 8 ><Code Expert : Longueur 8><Nom de societe : Longueur 20>.XML.ZIP. L Si le fichier est au format XML, le nom du fichier commencera par CSA au lieu de CSZ. Exemple Emission lancée le 03/06/2008 à 15H53Mn45S pour SOCIETE EXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier : CSZ030608000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.zip Envoyer le fichier généré par messagerie électronique Cette option permet d'envoyer immédiatement votre fichier à votre client ou expert si votre poste est équipé d'une messagerie compatible POP/SMTP (exemple : Outlook). Dans le cas contraire vous devez envoyer ou remettre le fichier ultérieurement à votre client ou expert. 33 - Synchro compta avec Ciel Compta En fonction de votre logiciel destinataire les adresses e-mails proposées sont : • Ciel ou Sage 30&100 Si vous êtes configuré en tant que Client l'e-mail proposé est l'e-mail renseigné dans l’onglet Complément accessible par le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. Si vous êtes configuré en tant qu'expert-comptable l'e-mail proposé est l'e-mail renseigné dans l'onglet Coordonnées accessible par le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. • Sage - Production Coala L'e-mail proposé est synchro@sage.com. Envoyer le fichier généré sur le site Ciel 1. Si vous voulez Envoyer le fichier généré sur le site Ciel, cochez l'option Oui. Votre expert-comptable pourra alors le télécharger sur le site internet de Ciel. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Etape 5- Sauvegarde Cette étape permet d'effectuer une copie de votre dossier avant de lancer l'export. Vous créez ainsi une image de votre dossier pouvant être restauré si besoin avant la synchronisation. 1. Cliquez sur le bouton de votre choix : • [Annuler] permet d'abandonner l'émission sans aucun traitement, • [Continuer sans copie] permet de lancer l'émission, • [Faire une copie et continuer] (option recommandée). Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer], la fenêtre suivante s’affiche. 34 - Synchro compta avec Ciel Compta Cette fenêtre permet de sélectionner le répertoire dans lequel vous effectuerez votre sauvegarde. 2. Sélectionnez un répertoire puis cliquez sur le bouton [Ok] pour continuer. Etape 6 - Envoi du fichier Envoyer le fichier généré par messagerie électronique : si pour cette option vous avez indiqué Oui, con- firmez l'envoi en cliquant sur le bouton [Oui]. Etape 7 - Rapport d'émission A la fin de l’émission, un rapport semblable à celui ci-dessous s’affiche. Si vous avez généré le fichier uniquement sur votre disque dur sans l’envoyer par email ou sur le site internet 35 - Synchro compta avec Ciel Compta Ciel, vous n’obtiendrez pas un rapport d’émission mais un message comme ci-dessous. Emission en mode Synchro compta + Etape 1 - Choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 - Choix des écritures La fenêtre suivante vous permet de spécifier les options d'émission. Type d'écritures 2. Sélectionnez dans la fenêtre le Type d'écritures. • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchronisation. 36 - Synchro compta avec Ciel Compta • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. Date de synchro L 3. L Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice N. Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. Indiquez la Date de synchro. Lorsque vous sélectionnez une date déjà synchronisée, vous êtes averti par un message d'erreur. La «resynchronisation» n'est à utiliser que dans le cas de transmission de la totalité des données vers un nouveau dossier. Attention ! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles dans Ciel. Etape 3 - Emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Dupliquer le fichier généré dans un autre répertoire Toute émission enregistre le fichier d'export dans le répertoire Communication correspondant à votre dossier Ciel. Exemple de chemin pour le dossier Société Exemple : C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Emis. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. Le nom du fichier généré est de la forme suivante : CSZ<Date d'émission (date système du jour) = Longueur 6><Code Dossier longueur = 8 ><Code Expert : Longueur 8><Nom de societe : Longueur 20>.XML.ZIP. L Si le fichier est au format XML, le nom du fichier commencera par CS au lieu de CSZ. Exemple Emission lancée le 30/06/2008 à 15H53Mn45S pour SOCIETE EXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier CSZ300608000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.zip Envoyer le fichier généré par messagerie électronique Cette option permet d'envoyer immédiatement votre fichier à votre client ou expert si votre poste est équipé d'une messagerie compatible POP/SMTP (exemple : Outlook). Dans le cas contraire vous devez envoyer ou remettre le fichier ultérieurement à votre client ou expert. 37 - Synchro compta avec Ciel Compta En fonction de votre logiciel destinataire les adresses e-mails proposées sont : • Ciel ou Sage 30&100 Si vous êtes configuré en tant que Client l'e-mail proposé est l'e-mail renseigné dans l’onglet Complément accessible par le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. Si vous êtes configuré en tant qu'expert-comptable l'e-mail proposé est l'e-mail renseigné dans l'onglet Coordonnées accessible par le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. • Sage Expert L'e-mail proposé est synchro@sage.com. Envoyer le fichier généré par messagerie électronique 5. Si vous voulez Envoyer le fichier généré sur le site Ciel, cochez l'option Oui. Votre expert-comptable pourra alors le télécharger sur le site internet de Ciel. Etape 4 - Saisie d’un commentaire 6. Après avoir saisi les paramètres d'émission, cliquez sur le bouton [Suivant] pour continuer. 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Etape 5- Sauvegarde Cette étape permet d'effectuer une copie de votre dossier avant de lancer l'export. Vous créez ainsi une image de votre dossier pouvant être restauré si besoin avant la synchro. 9. Cliquez sur le bouton de votre choix : • [Annuler] permet d'abandonner l'émission sans aucun traitement, • [Continuer sans copie] permet de lancer l'émission, • [Faire une copie et continuer] (option recommandée). Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer], la fenêtre suivante s’affiche. 38 - Synchro compta avec Ciel Compta Cette fenêtre permet de sélectionner le répertoire dans lequel vous effectuerez votre sauvegarde. 10. Sélectionnez un répertoire puis cliquez sur le bouton [Ok] pour continuer. Si vous générez le fichier de synchro compta sur votre disque dur, sans l’envoyer par email ou sur le site internet Ciel, le message suivant s’affiche. Etape 6 - Envoi du fichier 11. Envoyer le fichier généré par messagerie électronique : si pour cette option vous avez indiqué Oui, confirmez l'envoi en cliquant sur le bouton [Oui]. 39 - Synchro compta avec Ciel Compta - Etape 7 - Rapport d'émission A la fin de l’émission par email ou sur le site internet, un rapport semblable à celui ci-dessous s’affiche. 40 - Synchro compta avec Ciel Compta - Emettre les données en configuration expert-comptable Emission en mode Synchro compta + Le principe d'envoi des fichiers de l'expert-comptable vers la PME est le même que celui du chapitre Emettre les données en configuration client en mode Synchro compta +. Voir “Emission en mode Synchro compta +”, page 36. La différence ne concerne que l'étape 2 (Voir ci-dessous). Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez l’option Transmettre les écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 2 - Paramètres 3. Spécifiez les options d'émission. Type d'écritures 4. Sélectionnez dans la fenêtre le Type d'écritures. • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchronisation. • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. Date de validation La date de validation est accessible si vous avez sélectionné Oui dans la zone Voulez-vous valider les écritures ? Cette date doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois, appartenant à votre exercice N. Attention !! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles dans Ciel. Emission en mode Synchro compta (simplifié) Le principe d'envoi des fichiers de l'expert-comptable vers la PME est le même que celui du chapitre Emettre les données en configuration client. Voir “Emission en mode Synchro compta (simplifié)”, page 31. 41 - Synchro compta avec Ciel Compta - Recevoir les données en configuration Client (mode Synchro compta et Synchro compta +) L La réception des données est identique en mode Synchro compta et en mode Synchro compta +. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 2 - Sélection du fichier à importer Attention ! Votre mode de Synchro compta doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible. Vous pouvez modifier le mode de Synchro compta dans les paramètres de votre dossier. Voir “Synchro compta”, page 29. 3. Si vous avez enregistré le fichier (reçu par e-mail) dans communications\recus cliquez sur le bouton [Ok] sinon précisez son chemin en cliquant sur l'icone de sélection 4. L . Dans ce dernier cas, la fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez préalablement enregistré. Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, Ciel Compta récupérera automatiquement le fichier XML. 5. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 6. Cliquez à nouveau sur le bouton [Ok] pour continuer. 42 - Synchro compta avec Ciel Compta - Etape 3 - Sauvegarde Cette étape permet d'effectuer une copie de votre dossier avant de lancer l'import. Vous créez ainsi une image de votre dossier pouvant être restaurée si besoin avant la synchro. 7. Cliquez sur le bouton de votre choix : • [Annuler] permet d'abandonner la réception sans aucun traitement, • [Continuer sans copie] permet de lancer la réception, • [Faire une copie et continuer] (option recommandée). Voir “Sauvegarde/restauration”, page 73. Etape 4 - Rapport d'émission A la fin de l'émission, un rapport semblable à celui présenté ci-dessous s’affiche. 43 - Synchro compta avec Ciel Compta - Recevoir les données en configuration expert-comptable (mode Synchro compta et Synchro compta +) Le principe et la fonction permettant d'importer les données émises par le Client sont les mêmes que ceux détaillés dans le chapitre précédent. Voir “Recevoir les données en configuration Client (mode Synchro compta et Synchro compta +)”, page 42. Recevoir les données en mode création Depuis les versions Ciel Compta 13.10 et Ciel Compta Evolution 6.10 ou Ciel Compta Facile 1.0 il est possible de récupérer les données envoyées par l'expert-comptable (si vous utilisez Ciel en tant que client) ou par le client (si vous utilisez Ciel en tant qu'expert-comptable) en mode création de dossier. Cela permet en plus des données comptables, de récupérer le paramétrage de la Synchro compta en une seule fois. L Le fichier à récupérer doit être un fichier émis par le Client ou l'expert-comptable. L'option Types d'écritures : Toutes doit être sélectionnée lors de la première exportation. Voir “Emettre les données en configuration client”, page 31. Pour récupérer un dossier en mode création fermez le dossier en cours puis activez le menu DOSSIER commande SYNCHRO COMPTA. Etape 1 - Sélection du fichier à importer 1. Si vous avez enregistré le fichier (reçu par e-mail) dans le répertoire communications\recus, cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Dans le cas contraire, précisez son chemin puis cliquez sur le bouton [Ok] pour continuer. 44 - Synchro compta avec Ciel Compta - Etape 2 - Création d'un nouveau dossier Le Nom de la société est automatiquement repris par défaut. Ciel Compta le détecte dans le fichier XML généré par la Synchro compta. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L’importation va débuter. Etape 3 - Rapport de traitement A la fin de l'importation, un rapport de traitement s’affiche. 4. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Votre dossier est créé. 45 Utiliser Synchro Compta© avec Sage Votre client utilise Sage, Ciel Cliquez sur le lien bleu correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer. C'est votre première synchro compta Vous avez déjà effectué une synchro compta Pré-requis comptables Emission/réception de données Sage / Ciel Expert : émission des données Sage / Sage Client : réception des données Sage / Sage Expert (Coala) Client : émission des données Paramétrages préalables Expert : réception des données Réception des données en création de dossier Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 Pré-requis Ces pré-requis doivent impérativement être vérifiés par le cabinet d'expertise comptable et le client pour chaque dossier avant la première synchronisation. Pré-requis comptables Sage / Sage Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l’expert ou chez le client ne doit pas comporter d’écritures Comptes généraux Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Même longueur de complétion à «0» que la longueur des comptes généraux Comptes de tiers Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Journaux Longueur identique chez l'expert et chez le client Sections analytiques Longueur identique chez l'expert et chez le client Sage/ Sage Expert (Coala) Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques La date de début d'exercice doit être le premier jour d'un mois La date de fin d'exercice doit être le dernier jour d'un mois Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures Comptes généraux Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Les comptes doivent être de format numérique Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Comptes de tiers Les comptes peuvent être alphanumériques mais doivent être en majuscules Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Codes journaux Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs Codes de paiement Longueur inférieure ou égale à 3 caractères N° Siret Pas d'espace 47 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - Sage / Ciel Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l’expert ou chez le client ne doit pas comporter d’écritures Comptes généraux Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Les comptes sont de format numérique Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, et inférieure ou égale à 11 caractères Même longueur de complétion à «0» que la longueur des comptes généraux Comptes de tiers Les comptes peuvent être alphanumériques mais doivent être en majuscules Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, et inférieure ou égale à 11 caractères Les comptes fournisseurs doivent commencer par 401 Les comptes clients doivent commencer par 411 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Identique chez l'expert et chez le client Journaux Longueur inférieure ou égale à 6 caractères Sections analytiques Longueur identique chez l'expert et chez le client Longueur supérieure ou égale à 3 caractères Journaux de trésorerie Les journaux doivent avoir un compte de contrepartie Les journaux doivent être paramétrés avec un compte de contrepartie à chaque ligne dans Sage Journaux achats et ventes Ne doivent pas comporter des comptes de contrepartie Codes de paiement Longueur inférieure ou égale à 3 caractères N° Siret Pas d'espace Code lettrage Les codes lettrages doivent être en majuscule et ne pas contenir des caractères numériques Pré-requis versions Attention ! Les versions compatibles avec la nouvelle Synchro compta sont : - Ciel Compta à partir de la version 13.10 - Ciel Compta Evolution à partir de la version 6.10 - Ciel Compta Facile à partir de la version 1.00 - Sage 30 à partir de la version 12.10 - Sage 100 à partir de la version 14.03 - Sage Start Compta à partir de la version 12.10 - Sage Production Coala à partir de la version 3.50 48 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - Paramétrages Attention ! Les pré-requis doivent être vérifiés par l'expert et le client sur chaque dossier avant la première synchronisation. Il est nécessaire de procéder à une sauvegarde de votre dossier avant tout paramétrage. Paramétrage commun Vous devez effectuer ce paramétrage dans le cadre d’une utilisation du logiciel en tant qu'expert ou client même dans le cas où le dossier est récupéré par IMPORTATION. 1. Pour paramétrer la Synchro compta, activez le menu FICHIER commande A PROPOS DE VOTRE SOCIÉTÉ Onglet Synchro compta. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Modalité de transfert des données Sens du transfert Le sens du transfert permet de définir le type de fichier : Client ou Expert-comptable. Ce paramètre est important pour la gestion de la date de Synchronisation (définie par le client) et la date de validation (définie par l'expert-comptable). 1. Sélectionnez dans la fenêtre : • Client -> expert-comptable si vous utilisez Sage 100/30/Start en tant que client. • Expert -> client si vous utilisez Sage 100/30/Start en tant qu'expert-comptable. Type 2. Sélectionnez dans la zone Type : Synchronisation. Moyen de communication 3. Sélectionnez : • Fichier magnétique si vous voulez envoyer et réceptionner les fichiers manuellement. • Messagerie si vous souhaitez envoyer le fichier à la fin de l'export. Cette option nécessite que vous ayez une messagerie compatible POP/SMTP (ex : Outlook) installée sur votre ordinateur. Reportez-vous au manuel de Comptabilité Sage pour le paramétrage de la messagerie. 49 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 L'utilisation de la messagerie est fortement recommandée car elle permet de décompresser automatiquement les fichiers reçus. Le format de compression (GZIP) ne peut être décompressé que par très peu d’outils de décompression (par exemple WinRar). Attention ! La modification du sens et du type de transfert est irréversible. Par conséquent, un message d'alerte vous demandera au préalable de confirmer les changements. En effet, ces modifications peuvent générer des erreurs dans les dossiers. Paramétrage spécifique Logiciel destinataire Cette option détermine le logiciel destinataire pour la Synchro compta. Sélectionnez le Logiciel destinataire correspondant. • Ciel -> pour Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile. • Sage 30 & 100 -> pour Sage 30, Start ou 100. • Sage Expert -> pour Sage - Production Coala Logiciel destinataire Sage 30 & 100 & Start Identification de l'expert-comptable N° Dossier 1. Saisissez le Numéro de dossier. Ce numéro est défini entre le client et l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni espace ni caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Il doit être unique. Intitulé L'intitulé est une zone limitée à 35 caractères alphanumériques (maximum). Elle permet d'enregistrer le nom d'identification de l'expert-comptable. E-mail expert-comptable 2. Renseignez l'e-mail de l'expert-comptable. Code expert Le code expert-comptable est facultatif mais doit respecter le même principe que le numéro de dossier. Dernière synchro le et Dernière validation le 50 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 Ces zones seront renseignées automatiquement par les émissions et réceptions effectuées lors des prochaines synchronisations en fonction de votre paramétrage. Logiciel destinataire Ciel Identification de l'expert-comptable N° Dossier 1. Renseignez le Numéro de dossier. Ce numéro est défini entre le client et l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni espace ni caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Il doit être unique. Intitulé L'intitulé est une zone limitée à 35 caractères alphanumériques (maximum). Elle permet d'enregistrer le numéro d'identification de l'expert-comptable. E-mail expert-comptable 2. Renseignez l'e-mail de l'expert-comptable. Code expert Le code expert-comptable est facultatif mais doit respecter le même principe que le numéro de dossier. Dernière synchro le et Dernière validation le Ces zones seront renseignées automatiquement par les émissions et réceptions effectuées lors des prochaines synchronisations en fonction de votre paramétrage. 51 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - Logiciel destinataire Sage Expert Identification de l'expert-comptable N° Dossier 1. Renseignez le Numéro de dossier. Ce numéro est défini par l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni espace ni caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Il doit être unique. Intitulé L'intitulé est une zone limitée à 35 caractères alphanumériques (maximum). Elle permet d'enregistrer le nom d'identification de l'expert-comptable. E-mail expert-comptable 2. Renseignez l'e-mail synchro@sage.com Si l'expert souhaite recevoir le fichier directement dans sa messagerie et par l'intermédiaire du serveur de médiation de Sage Experts-Comptables, renseignez dans ce cas l'email communiqué. Il devra alors enregistrer le fichier manuellement dans le dossier de communication\recus de Sage Expert (Coala). Code expert 3. Renseignez le code expert. Ce code est émis par l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni espace ni caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Il doit être unique. Dernière synchro le et Dernière validation le Ces zones seront renseignées automatiquement par les émissions et réceptions effectuées lors des prochaines synchronisations en fonction de votre paramétrage. 52 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - Emettre les données Si vous utilisez Sage 100/30/Start en tant que Client, cette option vous permet d'envoyer les écritures du mois vers le logiciel de l'expert-comptable. Les dates de synchronisation possibles seront toujours des dates de fin de mois. Si vous utilisez Sage 100/30/Start Compta en tant qu'expert-comptable, cette option vous permet d'envoyer les écritures de fin de mois vers le logiciel de votre client. La date de synchronisation est considérée dans ce cas comme une date de validation. Ces dates synchronisation et validation constituent des dates de fin de saisie. Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles. Recevoir les données • Si vous utilisez Sage 100/30/Start Compta en tant que Client, cette option permet d'importer les écritures émises par l'expert-comptable. • Si vous utilisez Sage 100/30/Start Compta en tant qu'expert-comptable, cette option permet d'importer les écritures émises par le client et une libération de périodes de saisies. La Synchro compta permet aussi si le dossier n'est pas encore créé dans Sage d'importer les données en provenance de l'expert-comptable ou client (suivant votre cas) en mode création de dossier. Ce mode va créer dans Sage votre dossier sans aucune saisie préalable. Emettre les données en configuration Client Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez le choix Emettre les données puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 53 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - Etape 2 - Paramètres La fenêtre suivante vous permet de spécifier les options d'émission. Type d'écritures 3. Sélectionnez dans la fenêtre le Type d'écritures. • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchro. • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. • Déjà transmises : permet d'émettre les données déjà exportées. Ce choix est à utiliser en cas de dépannage. • Nouvelles et déjà transmises : permet d'émettre les données déjà exportées et les nouvelles. Ce choix est à utiliser en cas de dépannage. Date de synchronisation Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice N. Si vous sélectionnez une date déjà synchronisée, un message d’erreur vous l’indiquera. La «resynchronisation» n'est à utilisée que dans le cas de transmission de la totalité des données vers un nouveau dossier (lors d’une maintenance). Attention ! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles dans Sage. Voulez-vous adresser un commentaire à votre destinataire ? 4. Cochez Oui pour saisir un commentaire qui sera consultable par l'expert-comptable lors de l'import de votre envoi. Voulez-vous transmettre les écritures de reports à nouveaux ? 5. Cochez Oui si vous souhaitez transmettre les écritures de reports à nouveaux. 54 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 6. Saisissez votre commentaire puis cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer l'exportation. Etape 3 - Transfert des données Si lors du paramétrage de la Synchro compta, vous aviez sélectionné dans l'option Moyen de communication. Messagerie L'application Sage génère automatiquement un mail en utilisant le logiciel de messagerie installé par défaut sur votre poste (Outlook par exemple). Ce mail sera envoyé à l'adresse e-mail du destinataire enregistrée dans la zone E-mail expert-comptable ou client, selon le sens du transfert. 7. Vérifiez dans votre messagerie qu'un envoi ait bien été effectué (voir Nom du fichier ci-dessous). Si aucun E-mail n'a été spécifié, un message d'erreur s'affiche. Fichier magnétique Vous devez envoyer le fichier XML généré (voir exemple ci-dessous) manuellement. Toute émission enregistre le fichier d'export dans le répertoire C:\Documents and settings\All users\Application Data\Sage\Communications\Emis. Le nom du fichier généré est de la forme suivante : CSZ<Date d'émission (date système du jour) = Longueur 6><Code Dossier longueur = 8 ><Code Expert : Longueur 8><Nom de société : Longueur 20>.XML.ZIP. Exemple Emission lancé le 03/06/2008 à 15H53Mn45S pour SOCIETEEXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier : CSZ030608000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.zip 55 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - Emettre les données en configuration expert-comptable Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez Emettre les données puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 2 - Paramètres La fenêtre suivante vous permet de spécifier les options d'émission. Type d'écritures 3. Sélectionnez le type d’écritures à transmettre : • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchro. • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. • Déjà Transmises : permet d'émettre que les données exportées. • Nouvelles et Déjà Transmises : permet d'émettre que les nouvelles données non encore synchronisés Voulez-vous adresser un commentaire à votre destinataire ? 4. Cochez Oui pour saisir un commentaire qui sera consultable par l'expert-comptable lors de l'import de votre envoi. Voulez-vous valider les écritures synchronisées ? 5. L Cochez Oui pour valider les écritures. Elles ne seront plus modifiables. Il est recommandé de valider les écritures chaque mois. Date de validation La date de validation est accessible si vous avez sélectionné Oui à la question Voulez-vous valider les écritures ? Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice N. Attention ! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles. 6. Après saisie des différents paramètres cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer l'export. 56 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - Etape 3 - Transfert des données Si lors du paramétrage de la Synchro compta, vous aviez sélectionné dans Moyen de communication : Messagerie L'application Sage génère automatiquement un mail en utilisant le logiciel de messagerie installé par défaut sur votre poste (Outlook par exemple). Ce mail sera envoyé à l'adresse e-mail du destinataire enregistré dans la zone E-mail expert-comptable ou client, en fonction du sens de transfert. Si aucun E-mail n'a été spécifié, un message d'erreur s'affiche. Le nom du fichier généré en pièce jointe est de la forme suivante : CSZ<Date d'émission (date système du jour) = Longueur 6><Code Dossier longueur = 8 ><Code Expert : Longueur 8><Nom de societe : Longueur 20>.XML.ZIP. Exemple Emission lancé le 03/06/2008 à 15H53Mn45S pour la SOCIETEEXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier CSC030608000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.Zip. Fichier magnétique Vous devez envoyer le fichier XML généré. Toute émission enregistre le fichier d'export dans le répertoire C:\Documents and settings\All users\Application Data\Sage\Communications\Emis. Le nom du fichier XML généré est de la forme suivante : CSC<Date d'émission (date système du jour) = Longueur 6><Code Dossier longueur = 8 ><Code Expert : Longueur 8><Nom de société : Longueur 20>.XML.ZIP. Exemple Emission lancée le 03/06/2008 à 15H53Mn45S pour la SOCIETEEXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier CSZ030608000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.CSC. Recevoir les données en configuration Client Attention ! Avant de lancer l'import du fichier XML et si vous avez choisi de transférer vos données par fichier magnétique, il est nécessaire de décompresser le fichier envoyé par e-mail ou remis par l'expertcomptable dans le répertoire C:\Documents and settings\All users\Application Data\Sage\Communications\Recus. L La décompression du fichier n’est possible qu'avec certains utilitaires de compression (Ex :WinRar). Si la messagerie est paramétrée, Sage pourra intégrer les données directement à partir de l'e-mail reçu, à condition que le message soit marqué comme non lu. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez Recevoir les données puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 2 - Assistant de la Synchro compta 3. Cochez ou décochez si vous le souhaitez les choix suivants : • Supprimer les messages ou les fichiers après importation. • Afficher le journal de traitement. 57 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 4. Cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer l'importation. Etape 3 - Importation des données Si vous n'avez pas reçu d’email ou enregistré de nouveaux fichiers depuis la dernière importation le message ci-dessous s’affiche. Si vous avez enregistré de nouveaux fichiers depuis la dernière importation le message ci-dessous s’affiche. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour fermer la fenêtre. Si vous avez cochez Afficher le journal de traitement le rapport correspondant s’affiche. L Le journal de traitement est aussi consultable par le menu EDITION commande AFFICHER LE JOURNAL DE TRAITEMENT. Recevoir les données en configuration expert-comptable Le principe et la fonction permettant d'importer les données émises par le client sont les mêmes que ceux détaillées dans le chapitre précédent. Voir “Recevoir les données en configuration Client”, page 57. Recevoir les données en mode création Depuis les versions Sage 30 V12.10 et Sage 100 V14.03, il est possible de récupérer les données envoyées par l'expert-comptable (si vous utilisez Sage 100/30/Start en tant que client) ou le client (si vous utilisez Sage 100/30/Start en tant qu'expert-comptable) en mode création de dossier. Cela permet en plus des données comptables, de créer le dossier, de récupérer le paramétrage de la Synchro compta en une seule fois. 58 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 Le fichier à récupérer doit être un fichier émis par le client ou l'expert-comptable en ayant coché l’option Types d'écritures : Toutes lors de la première exportation. Voir “Emettre les données en configuration Client”, page 53. 1. Pour récupérer un dossier en mode création, fermez le dossier en cours puis activez le menu FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. Etape 1 - Sélection du fichier à importer Si vous avez coché Fichier magnétique, la fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Sélectionnez l'emplacement et le fichier XML que vous avez reçu puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Pour plus de détail sur le nom du fichier, Voir “Fichier magnétique”, page 57. Ce nom de fichier est le même quel que soit l'émetteur (Ciel, Sage ou Sage Experts-Comptables). Si vous avez coché l’option Messagerie, le fichier XML reçu devrait être enregistré au préalable dans le répertoire. L’e-mail contenant le fichier d'export envoyé par le client ou l'expert doit être marqué comme non lu. 59 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - Etape 2 - Création du fichier comptable 3. Cliquez sur le bouton [Parcourir]. 4. Sélectionnez le répertoire ; saisissez un nom de fichier puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Pour connaître le répertoire par défaut des bases consultez le manuel d'aide correspondant (Sage 30/ 100). 60 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 5. Cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer la création du dossier et l'importation des données. Etape 3 - Rapport de traitement A la fin de l’import vous obtenez : • un message de fin d'import • le journal de traitement 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour quitter la fenêtre. 7. Cliquez sur le bouton de fermeture pour quitter la fenêtre. La fenêtre Journal de paiement s’affiche alors. 61 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - Etape 4 - Finalisation du paramétrage 8. Activez le menu FICHIER commande A PROPOS DE VOTRE SOCIÉTÉ - Onglet Synchro compta. 9. Complétez le paramétrage correspondant à votre configuration. Voir “Paramétrage commun”, page 49. 62 Echanger vos données Cliquez sur le lien bleu correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer en fonction du logiciel que vous utilisez. Vous êtes équipés de Ciel Compta* Version Echanger par import/export < 2005 Echanger par sauvegarde restauration Version Echanger par import/export > 2006 Echanger par sauvegarde restauration Import Ciel Compta* Votre client utilise Version < 2005 Version > 2006 Import Sauvegarde Export Restauration Import Export * Nécessite de se mettre à jour Ciel Compta Evolution, Ciel Compta Facile compris. Export Nécessite de se mettre à jour Assistant échanges de données Import Sauvegarde Export Restauration Assistant échanges de données Assistant échanges de données Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta L’importation et l’exportation permettent d’échanger facilement les écritures comptables de vos clients qu’ils soient équipés d’un logiciel de comptabilité Ciel ou celui d’un autre éditeur. Attention ! Cette méthode d’échange de données comptables n’est conseillée que si vous n’effectuez pas de traitement de pointage (lettrage ou rapprochement bancaire). En effet, les codes de lettrage et de rapprochement bancaire ne sont pas exportés lorsque vous transférez vos données par import/export. Votre client utilise Ciel Compta, Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile Comment récupérer les écritures de Ciel Compta 2006 ou supérieure dans Ciel Compta 2006 ou supérieure ? L’importation vous permet d’intégrer aisément dans votre dossier les écritures de comptabilité de votre client. Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution à partir des versions 2006 et Ciel Compta Facile vous propose 2 types d’importation : • Importation automatique • Importation manuelle Attention ! Vous ne pouvez pas récupérer d’écritures analytiques dans Ciel Compta Facile. Importation automatique Attention !! Pour effectuer une importation automatique des données, vous devez respecter les conditions suivantes : - le nom du fichier doit être : XIMPORT.TXT - le fichier doit être enregistré dans le répertoire Données Ciel\Dossiers\Nom du dossier Si ces deux conditions sont respectées, le message suivant s’affiche à l’ouverture du dossier. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. A la fin du traitement une fenêtre de compte rendu s’affiche. Elle vous indique le résultat de l’importation. L Pour éviter d’importer deux fois le même fichier, celui-ci est automatiquement renommé en XIMPORT.BAK après importation. Importation manuelle Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - IMPORT Dans Ciel Compta Facile, menu EXPERT-COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - IMPORT 64 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Sélectionnez le fichier à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir] pour lancer le traitement. 2. Une fenêtre de compte-rendu s’affiche. Elle vous informe que l’importation s’est bien déroulée. Structure du fichier au format XIMPORT La liste ci-dessous regroupe les éléments pouvant être importé et exporté lors du transfert par Ximport. • Numéro de mouvement • Code journal • Date d’écriture • Date d’échéance • Numéro de pièce • Numéro de compte • Libellé de l’écriture • Montant • Sens de l’opération (débit ou crédit) • Numéro de pointage • Code analytique/budgétaire • Libellé de compte Expert-comptable Client Importe les données comptables de son client Exporte les données comptables vers le logiciel de son client Comment envoyer les écritures depuis Ciel Compta 2006 ou supérieure vers Ciel Compta 2006 ou supérieure ? Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - EXPORT (menus standard) Dans Ciel Compta Facile, menu EXPERT-COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - EXPORT Cette commande permet de créer un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. 65 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier par la commande IMPORT. Attention ! Si vous envoyez des écritures de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution vers Ciel Compta Facile, vous ne devez pas gérer une comptabilité analytique. En effet, Ciel Compta Facile ne reconnaît pas les écritures analytiques. 1. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le type de sortie de l’export. • par Fichier : pour générer le fichier sur disquette ou autre support amovible (Clé USB, Zip) et l'enregistrer via l'explorateur Windows • par Email : pour générer le fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. L Vous pouvez renseigner l’adresse e-mail de l’expert-comptable dans les paramètres de la société (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglet Complément). 2. Dans la fenêtre de paramétrage qui s’affiche, choisissez les critères permettant de sélectionner les écritures à exporter puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche spécifiez la destination du fichier d’export. Pour cela, sélectionnez le lecteur sur lequel enregistrer le fichier puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Attention ! Pour importer automatiquement des écritures dans Ciel Compta par la suite, nommez le fichier XIMPORT.TXT. 4. La fenêtre de compte-rendu de l’exportation s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Ok]. Comment récupérer les écritures de Ciel Compta 2005 dans Ciel Compta 2005 ou inférieures ? Menu UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT - IMPORT (mode complet) 1. La fenêtre Recevoir un fichier de mon expert-comptable s’affiche. La structure du fichier d’importation est rappelée. 2. Indiquez le répertoire et le nom du fichier à importer. 3. Pour plus d'informations sur le traitement et les données qui vont être importées, cochez les cases Détail avant importation et Détail après importation. 4. Validez le traitement d'importation en cliquant sur le bouton [Ok]. 5. A la fin de l'importation, un message vous informe des résultats du traitement. Refermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [Ok]. 66 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - Comment envoyer les écritures de Ciel Compta 2005 vers Ciel Compta 2005 ou inférieures ? Menu UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT - EXPORT (mode complet) Un assistant vous permet de sélectionner les écritures à exporter. 1. Choisissez les critères permettant de sélectionner les écritures à exporter puis cliquez sur le bouton [Suivant]. L Les écritures Lockées et en Simulation ne sont pas exportées. Il est donc impératif de remettre ces écritures en Brouillard avant d’effectuer l’export des écritures. 2. Indiquez le type de transfert des écritures : • par Fichier : pour générer le fichier sur disquette ou autre support amovible (Clé USB, Zip) et l'enregistrer via l'explorateur Windows. Saisissez uniquement la lettre du lecteur (le nom du fichier sera automatiquement renseigné lors de l’export). • par Email : pour générer le fichier et l'envoyer à l’expert-comptable en pièce jointe via votre messagerie. Attention ! Pour éviter de saisir à chaque transfert l’adresse e-mail de l’expert-comptable, il suffit de l’indiquer dans la fenêtre Coordonnées de l’expert (menu UTILITAIRES - RELATION EXPERT - COORDONNÉES). Cette fonction permet également de paramétrer les coordonnées complètes de l’expert-comptable ainsi qu’un texte prédéfini dans la zone En tête e-mail. Ce texte s’affichera dans l’e-mail généré lors de l’export des écritures. 3. Choisissez le format d’export Ciel 2003 et cochez éventuellement l’option Visualisation des données pour contrôler les écritures avant la génération du fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l’export des écritures. 67 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - Comment récupérer les écritures de Ciel Compta 2005 (ou inférieures) dans Ciel Compta 2006 (ou supérieures) ? Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - IMPORT Dans Ciel Compta Facile, menu EXPERT-COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - IMPORT Reportez-vous au paragraphe “Comment récupérer les écritures de Ciel Compta 2006 ou supérieure dans Ciel Compta 2006 ou supérieure ?”, page 64. ; la procédure étant identique. Comment envoyer les écritures de Ciel Compta 2005 (ou inférieures) vers Ciel Compta 2006 (ou supérieures) ? Menu UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT - EXPORT (mode complet) Reportez-vous au paragraphe “Comment envoyer les écritures depuis Ciel Compta 2006 ou supérieure vers Ciel Compta 2006 ou supérieure ?”, page 65. ; la procédure étant identique. Votre client utilise Ciel Saisie Comptable Comment télécharger les écritures enregistrées dans Ciel Saisie Comptable ? Vos clients enregistrent simplement leurs factures et règlements dans Ciel Saisie Comptable puis vous les transfèrent. Vous récupérez ces écritures afin d’effectuer le suivi de leur comptabilité. Alerte dépôt d’écritures 1. Votre client vous envoie des écritures depuis son logiciel Ciel Saisie Comptable. 2. Vous recevez aussitôt un e-mail vous proposant de vous connecter sur le site www.ciel.com pour récupérer ce fichier d’écritures. 3. Cliquez sur le lien hypertexte Je récupère les écritures de mon client pour accéder au portail Ciel. Accès au portail Ciel 4. Saisissez votre Adresse e-mail ainsi que votre Mot de passe (obtenu lors de l’activation expert-comptable) puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 68 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 5. La liste des dossiers de vos clients utilisant Ciel Saisie Comptable s’affiche. Les clients pour lesquels des écritures sont en attente sont symbolisés par la présence d’un bouton situé à droite de la liste. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le dossier et sélectionnez les écritures à récupérer. Paramétrage et téléchargement du fichier des écritures Journaux 6. Il est possible d’importer les écritures de Tous les journaux ou de certains journaux. Pour sélectionner les journaux de votre choix, cochez l’option Sélection de journaux puis cochez les journaux que vous souhaitez télécharger. Période Vous pouvez effectuer un filtre sur les dates : • Nouvelles écritures uniquement : téléchargement des écritures que le client vient d’envoyer uni- quement. • du/au : sélection manuelle de l’intervalle de dates des écritures à télécharger. • Toutes les écritures : téléchargement de toutes les écritures envoyées par le client sur le portail depuis qu’il utilise Ciel Saisie Comptable. Format d’import 7. Sélectionnez le format Ciel Compta. L’option Je souhaite mémoriser mes critères de téléchargement permet d’enregistrer les options définies pour éviter d’effectuer un nouveau paramétrage. 8. Cliquez sur le bouton [Télécharger les écritures] pour accéder à la fenêtre de téléchargement du fichier. 9. Cliquez ensuite sur le lien Télécharger les écritures. 10. Sélectionnez l’option Enregistrer la cible sous et enregistrez le fichier ASCII dans le répertoire de votre choix. 11. Mémorisez le répertoire de téléchargement du fichier. Vous pourrez ainsi le retrouver rapidement et l’importer facilement dans Ciel Compta. Attention ! Pour importer automatiquement des écritures dans Ciel Compta par la suite, nommez le fichier XIMPORT.TXT. 12. Après le téléchargement, cliquez sur le bouton [Téléchargement réussi] pour valider. Si vous ne cliquez pas sur ce bouton, les écritures téléchargées s’afficheront lors du prochain téléchargement. Il risque donc d’y avoir des doublons lors de l’importation. 13. La page d’accueil du portail présentant la liste des clients Ciel Saisie Comptable s’affiche. Vous pouvez éventuellement quitter la connexion Internet avant de procéder à l’importation du fichier dans Ciel Compta pour Windows™. 69 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - Comment récupérer les écritures de Ciel Saisie Comptable dans Ciel Compta ? A partir des versions 2009 de Ciel Compta, le format d’import des écritures de Ciel Saisie Comptable est prédéfini. L 1. Vous devez au préalable télécharger et enregistrer sur votre ordinateur le fichier des écritures de Ciel Saisie Comptable. Voir “Comment télécharger les écritures enregistrées dans Ciel Saisie Comptable ?”, page 68. Activez le menu DIVERS, commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS. 2. Choisissez le format d’importation Ecritures Ciel Saisie Comptable puis cliquez sur le bouton [Ok].. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Votre client utilise Start Compta, Sage 30/100 Comment récupérer les écritures de Start Compta, Sage 30/100 dans Ciel Compta ? Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS La liste des imports paramétrables s’affiche. 1. Choisissez la ligne Ecritures SAGE L30&100 puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 2. La fenêtre qui s’affiche vous permet de récupérer le fichier précédemment exporté. Cliquez sur le bouton [ouvrir]. 70 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta A la fin du traitement, une fenêtre de compte rendu s’affiche. Elle indique le résultat de l'import. 3. Si toutes les écritures sont importées cliquez sur le bouton [Fermer]. Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers Start Compta, Sage 30/100 ? Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES EXPORTS Cette commande vous permet de créer un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix 1. Sélectionnez le logiciel destinataire. 2. Cliquez sur le bouton [Fichier] pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton [E-mail] pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. 71 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta La fenêtre de paramétrage de l'export s'ouvre. 3. Choisissez les critères de sélection des écritures à exporter : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et au seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et au seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et au seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Validez le paramétrage de l'export en cliquant sur le bouton [Ok]. • Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. • Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Votre client utilise EBP Comptabilité ou EBP Compta Flash Comment récupérer les écritures de EBP dans Ciel Compta ? Attention ! Votre client doit posséder EBP Comptabilité version 2006 ou supérieure. Avant d’importer les données, vous devez vérifier les dates de périodes d’exercice (premier exercice, exercice courant, etc.) ainsi que la longueur et les caractères autorisés des comptes. Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - IMPORT Dans Ciel Compta Facile, menu EXPERT-COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - IMPORT. 72 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta 1. Sélectionnez le fichier préalablement exporté depuis EBP puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Un message vous confirme ensuite que les écritures ont bien été importées. L Vous pouvez également lancer l’importation en activant le menu DIVERS - IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS à partir des versions 2006 de Ciel Compta et Ciel Compta Evolution ou dans Ciel Compta Facile. 1. Dans la Liste des imports paramétrables, sélectionnez le format Ecritures EBP puis cliquez sur [Ok]. 2. Sélectionnez le fichier d’import puis validez en cliquant sur le bouton [Ouvrir]. Un message vous informe que l’importation s’est bien déroulée. Sauvegarde/restauration La SAUVEGARDE permet d’effectuer une copie des données de votre dossier Ciel. Cette copie sera par la suite transmise à votre expert-comptable. Pour récupérer ces données l’expert-comptable lancera une RESTAURATION. Avec Ciel, vous pouvez toujours récupérer les dossiers de vos clients sauvegardés avec un logiciel dont la version est plus ancienne que celle que vous utilisez (compatibilité ascendante). En effet, des procédures de contrôle de version vous informent des mises à jour automatiques possibles. L C’est pour cette raison que nous vous conseillons d’installer chez vous la dernière version de Ciel Compta et de proposer à vos clients d’en faire autant. Attention ! Toutefois, si vous devez restituer le dossier à votre client, vous ne devez pas effectuer la mise à jour de son dossier. En effet, il risque de ne plus pouvoir restaurer la sauvegarde que vous lui transmettrez. Dans tous les cas, vous pouvez proposer à votre client de mettre à jour son logiciel. 73 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - Avec 2 postes équipés Ciel Compta, Compta Evolution 2006 (ou supérieures), Compta Facile L Vous devez posséder la même version de Ciel Compta. Exemple : votre client possède la première version de Ciel Compta Facile (1.0) qui est une version 2008. Vous devez alors avoir une version 2008 de Ciel Compta ou de Ciel Compta Evolution. Voir “Connaître le numéro de version de son logiciel”, page 4. Sauvegarde Menu DOSSIER commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE. 1. Sélectionnez la destination du fichier de sauvegarde. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. L Vous pouvez définir des préférences qui seront utilisées par défaut lors de la réalisation d’une sauvegarde au format Zip ou Fichier. Pour cela, activez le menu DOSSIER - COMMANDE OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE RESTAURATION - SAUVEGARDE. Indiquez dans cette fenêtre : - le format - la destination - le nom du fichier - les données à sauvegarder (fichier / préférences). Validez en cliquant sur [Ok]. Restauration Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION-RESTAURATION 1. Choisissez l’un des 3 Modes de restauration proposés puis cliquez sur le bouton [Suivant]. • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : ce mode de restauration écrasera le fichier existant et le remplacera par le fichier de sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : ce mode de restauration va créer un nouveau fichier qui sera celui de la sauvegarde. Le dossier original sera conservé. • Mode avancé : ce mode de restauration permet de sélectionner les éléments à restaurer (données et/ou préférences). L Nous vous conseillons de choisir le Mode avancé. Vous conservez ainsi une copie du dossier de votre client ainsi que les préférences du logiciel (affichage des listes...) préalablement définies. 2. Sélectionnez le Format du fichier à restaurer puis indiquez son Emplacement. Vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé. Cliquez alors sur le bouton [Suivant]. 3. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. 74 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - Mode avancé uniquement Cette étape n’apparaît que si vous avez préalablement sélectionné le mode de restauration Avancé. Conservez cet emplacement puis cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s’affiche : Cochez l’option Données. Vous devez décocher l’option Préférences pour conserver les personnalisations. Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la dernière étape de l’assistant, cliquez sur le bouton [Restaurer]. A la fin du traitement, la fenêtre de mise à jour du dossier s’affiche. 75 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta 5. Laissez cocher l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour et cliquez sur le bouton [Ok]. 6. Si votre client possède une version Millésime ou Facile de Ciel Compta et vous une version Evolution, il vous sera demandé si vous voulez convertir le dossier. La conversion vous est également proposée lorsque votre client possède Ciel Compta Facile et vous une version Ciel Compta (Millésime). Dans les deux cas, trois options vous sont proposées : • Refuser l’ouverture : la procédure d’ouverture du dossier est interrompue. • Le convertir pour Ciel Compta Evolution : une mise à jour du dossier en version Evolution est effectuée. ou Le convertir pour Ciel Compta : une mise à jour du dossier en version Millésime est effectuée. • L’ouvrir sans conversion : le dossier est ouvert en version Millésime ou Facile. L Nous vous conseillons de choisir l’option L’ouvrir sans conversion qui permet d’ouvrir le dossier au format Millésime ou Facile. Dans ce cas, seules les fonctions disponibles en version Millésime ou Facile sont accessibles. Attention !! Les options Le convertir pour Ciel Compta Evolution ou Le convertir pour Ciel Compta sont irréversibles. Si vous choisissez l’une de ces options, votre client ne pourra plus ouvrir le dossier dans son logiciel Ciel Compta (Millésime) ou Ciel Compta Facile. Avec un poste équipé Ciel Compta 2005 et un autre équipé Ciel Compta Evolution 2006 Le principe est le même, toutefois au lancement de la restauration, le logiciel affichera la fenêtre suivante. 76 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta 1. Si votre client est équipé de Ciel Compta 2006, cochez l’option Version 2006 puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le logiciel effectue un contrôle de version (dossier provenant bien d’une version Millésime) puis affiche la fenêtre suivante. 2. Cochez l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 3. Sélectionnez le répertoire de sauvegarde de vos données puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 4. A la fin du traitement, il vous est demandé si vous voulez convertir le dossier. L Nous vous conseillons de choisir l’option L’ouvrir sans conversion qui permet d’ouvrir le dossier au format Millésime. Dans ce cas, seules les fonctions disponibles en version Millésime sont accessibles. Attention ! Si votre client possède Ciel Compta (version Millésime), vous devez activer l’option Ouvrir sans conversion. L’option Le convertir en Evolution est irréversible. Si vous choisissez cette option, votre client ne pourra plus ouvrir le dossier en version Millésime. Avec 2 postes équipés Ciel Compta ou Compta Evolution 2005 ou inférieures Sauvegarde Menu UTILITAIRES commande SAUVEGARDE La fenêtre Sauvegarde compressée s’affiche. 1. Par défaut, le logiciel vous propose de sauvegarder le dossier sur le lecteur de disquettes nommé A:. 77 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta Vous pouvez sélectionner un autre support amovible de sauvegarde (clé USB, ZIP...). Attention !! Le nom du fichier est composé de WK suivi de la date de sauvegarde. Nous vous conseillons de ne pas modifier ce nom afin d’éviter tout risque de confusion avec des sauvegardes Ciel Paye ou Ciel Gestion Commerciale qui sont aussi des sauvegardes au format .AHC. 2. La date à laquelle est effectuée la sauvegarde s’inscrit dans la zone Desc. (Description). Cette information sera rappelée lors de la restauration du dossier. Vous pouvez la modifier. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Restauration Menu UTILITAIRES commande RESTAURATION 1. Insérez le support sur lequel la sauvegarde a été effectuée et remplacez éventuellement la lettre du lecteur en indiquant celle qui correspond au support de sauvegarde. 2. Sélectionnez le lecteur sur lequel se trouve la sauvegarde puis double-cliquez sur le fichier de sauvegarde. 3. Cliquez ensuite sur le bouton [Ok] dans la fenêtre de restauration pour lancer le traitement. Le logiciel détecte alors automatiquement le numéro de version de la sauvegarde. 78 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta Suivant les versions de Ciel Compta dans lesquelles la sauvegarde a été réalisée, 3 cas de figure peuvent se présenter lors de la restauration : • la version dans laquelle la sauvegarde a été effectuée est égale à celle de la restauration. Aucune mise à jour n’est effectuée. • la version dans laquelle la sauvegarde a été effectuée est inférieure à celle de la restauration. Une mise à jour est alors proposée. • la version dans laquelle la sauvegarde a été effectuée est supérieure à celle de la restauration. Dans ce cas, un message d’erreur s’affiche. La mise à jour n’est pas possible. Assistant des échanges de données Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES. Dans Ciel Compta Facile, menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES. L'assistant des échanges de données regroupe tous les types d'envoi et de réception disponibles dans votre logiciel Ciel Compta et vous guide dans votre choix. Attention ! Vous disposez de cet assistant à partir de la version : 14.10 de Ciel Compta, 7.10 de Ciel Compta Evolution, 1.10 de Ciel Compta Facile. • Si vous possédez Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution : activez le menu DIVERS - commandes RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES. • Si vous possédez Ciel Compta Facile : activez le menu EXPERT COMPTABLE - commandes RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES. Choisir le type de transfert La fenêtre Assistant envoi/réception d'écritures s'affiche. 1. Cochez l'option correspondant au type d'action à effectuer : • Envoyer des écritures Voir “Envoyer des écritures de Ciel Compta avec l’assistant des échanges de données”, page 80. • Recevoir des écritures Voir “Récupérer des écritures dans Ciel Compta avec l’assistant des échanges de données”, page 83. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 79 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - Envoyer des écritures de Ciel Compta avec l’assistant des échanges de données Choisir le type d’échange 1. Choisissez le moyen pour envoyer vos écritures. • Synchro compta : votre client possède un logiciel Ciel, Sage 30 ou 100, Sage Expert (Coala). Les écritures comptables sont générées dans un fichier au format XML, compressé (.zip), que vous pouvez envoyer par e-mail ou sur la plateforme Ciel. • Export écritures : votre client peut posséder un logiciel Ciel, Sage, Sage Expert (Coala), EBP, CCMX ou Cegid. Les écritures sont générées dans un fichier texte (.Txt). Vous envoyez ensuite le fichier par le moyen de votre choix. • Transfert internet : votre client ne possède pas de logiciel Ciel. Vous transmettez les écritures via le site internet de Ciel. • Sauvegarde du dossier : vous envoyez une copie du dossier Ciel Compta par le moyen de votre choix. Votre client ouvrira le dossier dans son logiciel Ciel Compta. Attention ! Vous devez posséder la même version de Ciel Compta que votre client. 2. Cliquez sur le bouton [OK] ou si vous avez coché l'option Export d’écritures, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 80 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta Si vous avez choisi Export d’écritures Une autre étape permet de choisir le logiciel de destination : Si vous choisissez Ciel comme logiciel destinataire. Une autre étape vous propose les différents formats d’export Ciel. 3. Cochez l'option correspondant à votre cas afin de transférer les écritures dans le format adéquat. • Ciel : les écritures seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage / Sage Expert : les écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100 ou Sage Expert (Coala). • Autres : les écritures sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 4. Cliquez sur le bouton [OK] ou, si vous avez coché Ciel, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi Ciel comme logiciel destinataire 5. Choisissez le format d’export : • Standard Ciel : format complet. • XImport : vos écritures seront dans un fichier texte délimité. Ce format est adapté pour tout échange entre différentes versions de logiciels Ciel (ou pour d'autres logiciels). • XImport enrichi : vos écritures seront générées dans un fichier texte. Ce format est utilisé pour les échanges entre les logiciels Ciel de facturation et de comptabilité. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous passez à l'exportation des écritures à proprement parler. 81 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - Envoyer les écritures comptables Lorsque vous cliquez sur le bouton [OK] de l'assistant, la fenêtre correspondant à votre mode d’envoi s'ouvre. Vous avez choisi comme mode d’envoi : la synchro compta Vous n'avez pas, au préalable, paramétré la synchronisation de vos données : la fenêtre de paramétrage s'affiche. “Synchro compta”, page 29. Dans le cas contraire, vous accédez directement à l'exécution d'une synchro compta dans le mode paramétré (simple ou plus). “Emettre les données en configuration client”, page 31. “Emettre les données en configuration expert-comptable”, page 41. l'export d'écritures Format Ciel : Standard Si vous n'avez pas au préalable défini les paramètres, la fenêtre Génération des écritures s'affiche sinon vous accédez directement à la fenêtre de transfert (voir ci-contre). “Envoyer des écritures de Ciel Compta au format Ciel Standard”, page 85. Format Ciel : Ximport ou Ximport enrichi “Comment envoyer les écritures depuis Ciel Compta 2006 ou supérieure vers Ciel Compta 2006 ou supérieure ?”, page 65. Format Sage / Sage Expert “Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers Start Compta, Sage 30/100 ?”, page 71. Format Autres “Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers CEGID ?”, page 93. “Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers CCMX ?”, page 94. le transfert internet “Envoyer des écritures de Ciel Compta par le transfert internet”, page 86. la sauvegarde “Sauvegarde”, page 74. 82 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - Récupérer des écritures dans Ciel Compta avec l’assistant des échanges de données Choisir le type de réception 1. Choisissez le moyen pour recevoir vos écritures dans votre logiciel. Si vous choisissez Import d’écritures, une autre étape vous propose de choisir le format du fichier. • Synchro compta : vous recevez les écritures dans un fichier au format XML, compressé (.zip). Votre client possède un logiciel Ciel ou Sage (30, 100, Expert). • Import écritures : vous recevez un fichier texte (.Txt). Votre client peut posséder un logiciel Ciel, Sage, Sage Expert (Coala), CCMX, Cegid, EBP, API, Apisoft, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus. • Restauration du dossier : vous recevez le dossier Ciel Compta en entier (fichier .sgbck ou .zip). Votre client possède la même version de Ciel Compta que la vôtre. 2. Cliquez sur le bouton [OK] ou, si vous avez coché l'option Import d’écritures, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi Import d’écritures Vous devez sélectionner le format exact du fichier reçu. Si vous avez récupéré : • un fichier " Ximport.txt " ou " Rimport.txt ", cochez l'option Standard Ciel/Ximport. • un fichier texte de Sage, Sage Expert, CCMX, Cegid, EBP, API, Apisoft, Cote Ouest, Gestimum ou Quadratus, cochez l'option Autres. • un fichier "EXPORT_CIEL.Txt", cochez l'option Ximport enrichi. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre d'importation correspondant au format s'affiche. 83 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - Recevoir des écritures comptables Lorsque vous cliquez sur le bouton [OK] de l'assistant, la fenêtre correspondant à votre mode de réception s'affiche. Vous avez choisi comme mode de réception : Vous accédez à : la Synchro Compta Si vous n'avez pas, au préalable, paramétré la synchronisation de vos données : la fenêtre de paramétrage s'affiche. Voir “Synchro compta”, page 29. Vous devrez repasser par l'assistant pour intégrer vos écritures dans votre logiciel. Vous accédez directement à l'exécution d'une synchro compta (cicontre). “Recevoir les données en configuration Client (mode Synchro compta et Synchro compta +)”, page 42. “Recevoir les données en configuration expert-comptable (mode Synchro compta et Synchro compta +)”, page 44. le format Autre “Comment récupérer les écritures de Start Compta, Sage 30/100 dans Ciel Compta ?”, page 70. “Comment récupérer les écritures de EBP dans Ciel Compta ?”, page 72. “Comment récupérer les écritures de CEGID dans Ciel Compta ?”, page 93. “Comment récupérer les écritures de CCMX dans Ciel Compta ?”, page 94. “Comment récupérer les écritures de Ciel Saisie Comptable dans Ciel Compta ?”, page 70. “Vous êtes équipé d’un logiciel API, Apisoft Cote Ouest, Gestimum ou Quadratus”, page 95. le format Standard Ciel / XImport ou Ximport enrichi “Comment récupérer les écritures de Ciel Compta 2006 ou supérieure dans Ciel Compta 2006 ou supérieure ?”, page 64. la restauration “Restauration”, page 74. 84 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - Envoyer des écritures de Ciel Compta au format Ciel Standard Cette commande permet de transférer vos écritures comptables vers un autre dossier Ciel Compta ou dans un fichier (Txt, XImport, Rimport). Étape préalable La première fois que vous lancez cette commande et si les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité n’ont pas été effectués, la fenêtre Génération des écritures s'affiche. 1. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez la choisir à l'aide de l'option Application à utiliser. La liste des sociétés est alors actualisée et vous devez refaire votre choix. 2. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est précisé. Vous pouvez afficher et contrôler les écritures avant leur transfert en cochant les options correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. La fenêtre Liaison comptable s'affiche. Étape transfert La fenêtre Liaison Comptable vous sera systématiquement proposée en premier lorsque vous transférerez des écritures par la suite. 1. L Indiquez l'intervalle de dates des écritures à transférer. Vous pouvez les saisir directement ou utiliser les icones du calendrier ou des dates prédéfinies. Le chemin du fichier de destination est affiché pour information. Vous pouvez modifier les paramètres de transfert en utilisant la commande MODIFIER LES PRÉFÉRENCES du menu CONTEXTUEL (clic droit). 85 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta 2. Cochez l'option Voir les écritures avant transfert si vous voulez les visualiser avant de les envoyer. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Un fichier d'export est généré. 4. Si vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi, la fenêtre des écritures à transférer s'affiche. • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. 5. L Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures transférées seront détectées à la prochaine ouverture du logiciel. Envoyer des écritures de Ciel Compta par le transfert internet Cette commande vous permet de transférer les écritures via Internet. L 1. Vous devez au préalable souscrire à un abonnement auprès de Ciel. Choisissez le Type de transfert : • mode simple :vous pouvez envoyer toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. • mode avancé : cette option vous permet de sélectionner les écritures à envoyer. 2. Si vous souhaitez renvoyer les écritures déjà transférées, cochez l'option correspondante. Si vous avez choisi le mode avancé Vous allez sélectionner vos écritures. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Indiquez l'intervalle de date à prendre en compte. 3. Vous pouvez spécifier un journal en particulier et les numéros de mouvements à inclure. 4. Pour Inclure les écritures en brouillard et en simulation, cochez les options correspondantes. 86 - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Sélectionnez les mouvements à transférer. Pour sélectionner plusieurs éléments, cliquez sur un élément puis en maintenant la touche <Ctrl> de votre clavier cliquez sur un autre élément. 3. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. 4. Renseignez les informations suivantes : • Code client • N° Licence • Nom de la société : vous utiliserez le même nom de société que votre client pour récupérer les données. • Mot de passe 5. Le numéro du transfert s'affiche automatiquement. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. La fenêtre Liste des écritures à transférer affiche toutes les écritures qui seront transmises. • Cliquez sur le bouton [vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. 87 Vous êtes équipé d’un logiciel Start Compta Sage 30/100 Votre client utilise Ciel Compta, Ciel Compta Evolution 2006 (ou supérieures) ou Ciel Compta Facile Comment récupérer les écritures de Ciel Compta dans Start Compta, Sage 30/100 ? Menu FICHIER commande IMPORTER - FORMAT 100 ET 30 1. Activez cette commande. La fenêtre Ouvrir le fichier d’import s’affiche. Attention ! Les journaux doivent être créés avant de réaliser la récupération. 2. L 3. Dans la zone Fichiers de type, choisissez à l’aide du triangle de sélection le fichier Ecritures Ciel Windows (*.txt). Si le format du fichier sélectionné ne correspond pas au format requis un message vous l’indique. Dans la partie inférieure de la fenêtre, cochez les options de votre choix. Suppression du fichier après import • Cochez cette option pour supprimer le fichier d'importation du disque dur à la fin du traitement. Si cette option n'est pas cochée, le fichier importé sera conservé sur votre ordinateur. Conserver la référence pièce d'origine • Cette option s'applique pour l'importation de fichier au format d'écritures Ciel. Si elle est sélectionnée le Numéro de pièce est incrémenté automatiquement pour l'écriture importée selon le type de gestion de numérotation sélectionnée au niveau des journaux concernés. La colonne Référence pièce de l'écriture reprend la référence pièce du fichier d'importation. Si elle n’est pas sélectionnée la colonne N° pièce de l'écriture reprend la référence pièce du fichier d'importation. 4. Après le paramétrage des différentes options d'importation, sélectionnez le fichier à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Le traitement est alors lancé. 88 - Vous êtes équipé d’un logiciel Start Compta Sage 30/100 - Comment envoyer les écritures de Start Compta, Sage 30/100 vers Ciel Compta ? Menu FICHIER commande EXPORTER - FORMAT SAGE 1. Activez cette commande. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Dans la zone Format de transfert, sélectionnez Ciel. 3. Dans la zone Devise de conversion, choisissez Aucune. 4. Sélectionnez les comptes (Compte général ou Compte de tiers) ou intervalles de comptes de votre choix. Les zones de...à vous permettent d’indiquer les intervalles à prendre en compte. 5. Vous devez également effectuer ce paramétrage pour : • la Date d’écriture : Date écritures ou Date de saisie • le Numéro de pièce • le Code journal • le N° ligne interne • le Mode de règlement • le Type d’écriture. 6. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. La fenêtre qui s’affiche vous propose de nommer le fichier puis de l’enregistrer dans le répertoire de votre choix. 89 Vous êtes équipé d’un logiciel Sage Expert (Coala) Avant d’échanger des données avec votre client équipé d’un logiciel Ciel vous devez vérifier les compatibilités de version. Votre client est équipé en Echanges de données possibles Ciel Compta ou Compta Evolution (version supérieure ou égale à 12.40 ou à 5.30 Evolution) Ciel Compta Facile (version 1.00 ou supérieure) Importation/Exportation avec Production Coala option ARF Compta. Importation/Exportation avec Production Coala option ARF Compta. L Si la fonction ARF Compta n’est pas disponible sur votre logiciel de production Coala, contactez le Service Clients Sage Experts-Comptables au 0.825.825.670. Si votre client possède Ciel Compta 2006 inférieure à la version 12.40, une mise à jour de son logiciel est nécessaire. Il peut télécharger la dernière version sur le site Internet http://www.ciel.com/2008. Votre client utilise Ciel Compta, Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile Comment récupérer les écritures de Ciel Compta dans Sage - Production Coala ? Avec Ciel Compta 2006 et supérieures 1. Lancez l’application Production Coala et ouvrez le dossier correspondant. 2. Si le dossier n'existe pas, vous pouvez le créer en activant la commande NOUVEAU du menu FICHIER. 3. Indiquez les informations suivantes : • la période d'exercice à prendre en compte, • un plan de journaux Nouveau • un plan comptable Nouveau (si ce dernier est importé sinon sélectionnez-en un). 4. Dans le dossier sélectionné, placez vous sur l'exercice correspondant au fichier à importer. 5. Dans le menu déroulant de la colonne centrale sélectionnez ETATS. 6. Sélectionnez l'état ARF Compta. Si cet état est absent, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez Ajouter et sélectionner ARF Compta dans la liste). 7. Dans le menu déroulant FOURNISSEUR, accessible à droite sélectionnez Ciel. 8. Dans le menu déroulant LOGICIEL sélectionnez Import Relation Expert. 9. Si le fournisseur correspondant est absent, c'est un problème d’autorisations. Dans ce cas, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis sélectionnez Autorisation Clé. Contactez ensuite le Service Clients Sage Experts-Comptables au 0.825.825.670 pour faire la demande d’une clé ARF. 10. Pour supprimer toutes les écritures, activez le menu CONTEXTUEL dans la colonne centrale et sélectionnez Supprimer lignes exercice courant. Cette opération ne supprime pas le plan de journaux. 11. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui] 12. Un second message vous demande si vous souhaitez supprimer le plan comptable. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas. L’option Ecrire un Compte Rendu cochée permet d'obtenir à la fin du traitement un compte rendu de l'import sur tous les exercices du dossier. Ainsi vous pouvez visualiser : • le nom du dossier, • la période d'exercice • le total débit, • le total crédit, 90 - Vous êtes équipé d’un logiciel Sage Expert (Coala) • la différence, • le nombre total de ligne, • les journaux déséquilibrés éventuels. 13. Pour éviter d’activer la commande PARAMÈTRES - PLAN COMPTABLE, renseignez dans la zone Compte, le compte collectif fournisseur et client ainsi que la longueur des comptes. Le choix de la longueur des comptes se fait sur tous les exercices du dossier. Cette longueur est prise par défaut quelle que soit celle du plan comptable. 14. Sélectionnez ensuite la devise du fichier. 15. Une fois les options renseignées, activez la commande IMPORTER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La fenêtre suivante s’affiche. 16. Choisissez le type d'import puis cliquez sur le bouton [Ok]. 17. Sélectionnez le fichier à importer puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 18. Un message vous indique que le traitement est terminé. Avec Ciel Compta 2005 et inférieures 1. Lancez l’application Production Coala et ouvrez le dossier correspondant. 2. Si le dossier n'existe pas, vous pouvez le créer en activant la commande NOUVEAU du menu FICHIER. 3. Indiquez les informations suivantes : • la période d'exercice à prendre en compte, • un plan de journaux Nouveau • un plan comptable Nouveau (si ce dernier est importé sinon sélectionnez-en un). 4. Dans le dossier sélectionné, placez vous sur l'exercice correspondant au fichier à importer. 5. Dans le menu déroulant de la colonne centrale sélectionnez Etats. 6. Sélectionnez l'état ARF Compta. Si cet état est absent, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez Ajouter et sélectionner ARF Compta dans la liste). 7. Dans la partie droite, dans le menu déroulant FOURNISSEUR, sélectionnez Ciel. 8. Dans le menu déroulant LOGICIEL sélectionnez Import Multicritères/Exportation. 9. Si le fournisseur correspondant est absent, c'est un problème d’autorisations. Dans ce cas, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis sélectionnez Autorisation Clé. Contactez ensuite le Service Clients Sage Experts-Comptables au 0.825.825.670 pour faire la demande d’une clé ARF. 10. Pour supprimer toutes les écritures, activez le menu CONTEXTUEL dans la colonne centrale et sélectionnez Supprimer lignes exercice courant. Cette opération ne supprime pas le plan de journaux. 11. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. 12. Un second message vous demande si vous souhaitez supprimer le plan comptable. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas. L’option Ecrire un Compte Rendu cochée, permet d'obtenir à la fin du traitement un compte rendu de l'import sur tous les exercices du dossier. Ainsi, vous pouvez visualiser : • le nom du dossier, 91 - Vous êtes équipé d’un logiciel Sage Expert (Coala) • la période d'exercice, • le total débit, • le total crédit, • la différence, • le nombre total de ligne, • les journaux déséquilibrés éventuels. 13. Pour éviter d’activer la commande PARAMÈTRES - PLAN COMPTABLE, renseignez dans la zone Compte, le compte collectif fournisseur et client ainsi que la longueur des comptes. Le choix de la longueur des comptes se fait sur tous les exercices du dossier. Cette longueur est prise par défaut quelle que soit celle du plan comptable. 14. Sélectionnez ensuite la devise du fichier. 15. Une fois les options renseignées, activez la commande IMPORTER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La fenêtre suivante s’affiche. • Pour importer le plan comptable, cochez l’option Importer le Plan Comptable. (Fichier EXPCMP.txt) • Pour importer le grand-livre, cocher Importer le Grand Livre. (Fichier EXPLIG.txt). 16. Pour supprimer les écritures de l'exercice, cochez Oui à la question Initialisation des Journaux sinon cochez l’option Non. 17. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 18. Un message vous indique que le traitement est terminé. Comment envoyer les écritures de Sage Production Coala vers Ciel Compta ? Menu UTILITAIRES commande EXPORTER COALA ACQUISITION 1. Activez cette commande. Le message suivant s’affiche : Attention, cet état d'import n'est plus maintenu, il est conseillé d'utiliser maintenant l'état d'import 'ARF Compta'. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. Choisissez le chemin et le nom du fichier qui sera généré puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Un message vous informe que le traitement s’est bien déroulé et vous demande de vérifier les informations exportées. 92 Vous êtes équipé d’un logiciel CEGID Votre client utilise Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution 2006 (ou supérieures) ou Ciel Compta Facile Comment récupérer les écritures de CEGID dans Ciel Compta ? Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS Vous pouvez intégrer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant d’un logiciel de Comptabilité CEGID. A l’activation de cette commande, la fenêtre Liste des imports s’affiche. Vous obtenez les formats d’imports prédéfinis correspondant aux différents logiciels. 1. Choisissez le format d’importation Ecritures CEGID Sisco 2 puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers CEGID ? Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES EXPORTS 1. Activez la commande ci-dessus. La fenêtre Exports écritures s’affiche. 2. Choisissez dans la liste proposée le format Export Ecritures CEGID Sisco 2. 3. Cliquez sur le bouton [Fichier]. Vous pouvez éventuellement envoyer les écritures par e-mail. 4. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure. En effet, vous pouvez exporter vos écritures par : • date de mouvement • mois de mouvement • numéro de mouvement • journaux. 5. Saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. Cliquez sur le bouton [Ok]. 6. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 93 Vous êtes équipé d’un logiciel CCMX Votre client utilise Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution 2006 (ou supérieures) ou Ciel Compta Facile Comment récupérer les écritures de CCMX dans Ciel Compta ? Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS Vous pouvez intégrer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant d’un logiciel de Comptabilité CCMX. A l’activation de cette commande, la fenêtre Liste des imports s’affiche. Vous obtenez les formats d’imports prédéfinis correspondant aux différents logiciels. 1. Choisissez le format d’importation Ecritures CCMX puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers CCMX ? Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES EXPORTS 1. Activez la commande ci-dessus. La fenêtre Exports écritures s’affiche. 2. Choisissez dans la liste proposée le format Export Ecritures CCMX. 3. Cliquez sur le bouton [Fichier]. Vous pouvez éventuellement envoyer les écritures par e-mail. 4. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure. En effet, vous pouvez exporter vos écritures par : • date de mouvement, • mois de mouvement, • numéro de mouvement, • journaux. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 6. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 94 Vous êtes équipé d’un logiciel API, Apisoft Cote Ouest, Gestimum ou Quadratus Votre client utilise Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution 2009 ou Ciel Compta Facile 2009 Comment récupérer les écritures dans Ciel Compta ? Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS Vous pouvez intégrer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant d’un logiciel de Comptabilité API, Apisoft, Cote Ouest, Gestimum, Qudratus. L Au préalable, enregistrez sur votre ordinateur le fichier reçu. A l’activation de cette commande, la fenêtre Liste des imports s’affiche. Vous obtenez les formats d’imports prédéfinis correspondant aux différents logiciels. 1. Choisissez le format d’importation correspondant à votre cas : Ecritures API, Ecritures Apisoft, Ecritures Cote Ouest, Ecritures Gestimum ou Ecritures Qudratus puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Copyright 2009 Sage Le guide des échanges de données Clients/Experts-comptables - 07.09 La détention de ce guide n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel 95
