Mode d'emploi | EBP Paye Classic 2012 Open Line Manuel utilisateur

Paye Classic
Open Line
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Novembre 2011
Convention d’Utilisation d’EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel
« monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail
habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante.
L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont
incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les
modifications qu'il estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
3
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d’échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d’EBP en sus d’éventuels autres abonnements auprès de tiers.
4
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un
dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un
de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur)
pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel
pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose
d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait
attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité
de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.2 Juin 2010
5
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Paye Classic Open Line et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
•
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
•
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
7
Table des matières
INSTALLATION .................................................................................................... 11 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 11 1.1. Accès au service technique ........................................................................... 11 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 13 4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 13 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 13 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 14 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 15 PRISE EN MAIN ................................................................................................... 17 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? .................................................... 17 1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................................ 17 1.2. Les autres options .......................................................................................... 17 1.3. La gestion des fenêtres .................................................................................. 17 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ........................................................ 18 3. COMMENT CREER UN SALARIE ? ................................................................. 18 3.1. Onglet adresse ............................................................................................... 18 3.2. Onglet contrat ................................................................................................. 18 3.3. Onglet paye .................................................................................................... 18 3.4. Onglet congés payés ..................................................................................... 19 3.5. Onglet règlement ............................................................................................ 19 3.6. Onglet bulletins .............................................................................................. 19 3.7. Onglet déclarations ........................................................................................ 19 4. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ? .............................................. 19 4.1. Comment créer une constante ? ................................................................... 19 4.2. Comment créer une variable ? ...................................................................... 19 4.3. Comment créer une rubrique ? ...................................................................... 20 4.4. Comment créer une table de calcul ? ........................................................... 20 4.5. Comment créer une nature de rubrique ? ...................................................... 20 4.6. Comment créer une fonction ? ....................................................................... 21 4.7. Comment créer un cumul ? ............................................................................ 21 9
5. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? ......................... 22 6. COMMENT CREER UN BULLETIN ? ............................................................... 22 7. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ? ............................................................ 23 7.1. Les actions du bulletin .................................................................................... 23 7.2. Les informations modifiables du bulletin ........................................................ 23 7.3. Le volet de navigation .................................................................................... 24 8. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE.............................................. 24 9. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ? ..................................... 25 9.1. Historique des transferts comptables ............................................................. 25 10. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? ..................................................... 25 11. COMMENT DEVALIDER DES BULLETINS ? ................................................ 26 12. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? .................................................. 26 13. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................... 26 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ........................................... 27 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ................ 27 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 28 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................... 28 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT .............................................. 28 INDEX ................................................................................................................... 29 10
Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
•
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
•
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel
est la suivante :
•
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
•
Mémoire : 1 Go
•
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
•
Espace disque libre : 1.5 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
11
0BINSTALLATION
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Paye Classic Open Line.
3.
Sélectionnez l’installation du logiciel.
4.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5.
Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6.
Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
9.
10.
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 4.0FR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
11.
Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12.
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
12
Comment lancer mon logiciel ?
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours,
puis ensuite il sera limité en nombre de données : 3 mois de paye, pas de clôture annuelle, et
les impressions porteront la mention "Démonstration"…
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez
Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
•
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
•
Numéro de licence
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0BINSTALLATION
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
•
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
•
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel.
Un message d'avertissement apparaît :
•
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
•
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
société, les informations administratives, les paramètres de l’exercice social, les informations
de paye et de congés payés. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
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Ecran de travail
6. ECRAN DE TRAVAIL
Partie contextuelle de la barre de
navigation
La barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
15
0BINSTALLATION
16
Comment initialiser mon dossier ?
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un salarié, d’un bulletin, dans un transfert comptable,
dans la création d’un document administratif, dans les différentes clôtures.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des
Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
ƒ
ƒ
ƒ
Préférences utilisateurs : Permet de définir les règles d’impressions, les contrôles
de la fiche salarié, les avertissements au calcul du bulletin, les contrôles à la saisie
des absences…..
Options comptables : Permet de définir les paramétrages par défaut sur les
comptes, le formatage des comptes…
Préférences de transfert : Permet de définir la syntaxe des libellés pour le
transfert comptable.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
17
1BPRISE EN MAIN
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
2. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, l’exercice social et de congés payés sont automatiquement créés.
Mais
il
existe
d’autres
types
d’exercices :
comptable,
RTT,
et
DIF.
Ces exercices sont à créer manuellement.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la fiche établissement – Onglet
exercices. Ensuite, utilisez le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Seul l’exercice social nécessite d’effectuer une clôture annuelle pour passer à l’exercice
suivant (voir partie clôture de l’exercice).
Lors de vos interrogations des données de paye (voir partie interrogation des données de
paye), vous aurez la possibilité d’interroger des éléments en fonction des dates d’exercice de
votre choix.
Exemple : Votre exercice comptable va du 01/04/NN au 31/03/N+1.
Si vous demandez à interroger $HEUREEL[ExComptable] vous obtiendrez la valeur cumulée
de Avril NN à Mars N+1.
3. COMMENT CREER UN SALARIE ?
Pour créer un Salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés Salariés. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner obligatoirement la civilité, le
nom, le prénom, la date d’entrée dans l’entreprise et la date d’entrée dans le contrat.
3.1. Onglet adresse
Dans l’onglet Adresse, vous devez renseigner les informations liées à l’adresse, l’état civil et
la situation familiale de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les
déclarations.
3.2. Onglet contrat
Dans l’onglet Contrat, vous devez renseigner les informations liées à l’entrée, à l’emploi et
éventuellement à la sortie de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions
et les déclarations.
3.3. Onglet paye
Dans l’onglet Paye, vous devez renseigner les informations liées au salaire, au régime de
retraite, au classement conventionnel, aux tranches de cotisations et aux exonérations
URSSAF. Ce paramétrage est important pour la préparation des bulletins et les déclarations.
18
comment créer un élément de paye ?
3.4. Onglet congés payés
Dans l’onglet Congés payés, vous devez renseigner les informations liées aux congés payés
et au planning du salarié. Ce paramétrage est important pour le décompte et le calcul des
absences.
3.5. Onglet règlement
Dans l’onglet Règlement, vous devez renseigner les informations liées aux paiements des
salaires et des acomptes.
3.6. Onglet bulletins
Dans l’onglet Bulletins, vous pouvez visualiser les bulletins réalisés et les changements
survenus sur le salarié. Vous pouvez également imprimer un duplicata de bulletin.
3.7. Onglet déclarations
Dans l’onglet Déclarations, vous devez renseigner les informations liées à Pôle emploi, au
lieu de travail différent de l’établissement, aux élections prud’homales, aux salariés étrangers,
aux options DADS-U.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche salarié.
4. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ?
4.1. Comment créer une constante ?
Il existe 2 types de constantes. Les constantes de type « Taux » et les constantes de
type « Plafonds et smic ».
Pour créer une constante, vous devez accéder à la liste des constantes par le menu
Paramètres de paye – Constantes – Taux ou plafonds.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type
d’activité.
Dans l’onglet valeurs, vous devez renseigner une période et une valeur si c’est une constante
de type Valeur ou une période et un taux patronal et/ou salarial si c’est une constante de type
Plafonds et smic.
4.2. Comment créer une variable ?
Il existe 2 types de variables. Les variables de type « A saisir » et les variables de
type « Formules ».
Pour créer une variable, vous devez accéder à la liste des variables par le menu Paramètres
de paye – Variables – Variables à saisir ou Variables formules.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
19
1BPRISE EN MAIN
Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type
d’activité.
L’option Report mensuel n’est accessible que pour les variables de type « A saisir ».
L’onglet Formule, n’est accessible que pour les variables de type « Formule ». Vous devez y
renseigner la formule voulue.
4.3. Comment créer une rubrique ?
Il existe plusieurs types de rubriques :
ƒ
Les rubriques de brut,
ƒ
Les rubriques de cotisation,
ƒ
Les rubriques de net,
ƒ
Les rubriques de commentaire,
ƒ
Les rubriques intermédiaires.
Pour créer une rubrique, vous devez accéder à la liste des rubriques par le menu Paramètres
de paye – Rubriques + le type de rubrique désiré.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, le thème, la description, le sous-type, le
compte de charge, le type d’activité et éventuellement une validité et un type d’absence (si
c’est une rubrique d’absence).
L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner la formule, les propriétés de la rubrique et
éventuellement la nature de rubrique.
L’onglet Cumuls définit tous les cumuls qui seront impactés par le calcul de cette rubrique.
4.4. Comment créer une table de calcul ?
Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette
table est ensuite utilisable dans vos éléments de paye (fonctions, rubriques…)
Pour créer une table de calcul, vous devez accéder à la liste des tables de calcul par le menu
Paramètres de paye – Tables de calcul.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, la description, et le type d’activité.
L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner une ou 2 dimensions.
Les dimensions permettent de renseigner les intervalles. Il convient d’indiquer le type de la
dimension, 3 choix possibles :
ƒ
Index : à une valeur correspond une autre valeur,
ƒ
Intervalle : à un intervalle correspond une valeur,
ƒ
Intervalle progressif : les valeurs de chaque intervalle se cumulent.
4.5. Comment créer une nature de rubrique ?
Pour créer une nature de rubrique, vous devez accéder à la liste des natures par le menu
Paramètres de paye – Natures de rubriques.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez renseigner le code et la description.
L’onglet Paramètres permet de renseigner les sous natures et les méthodes d’alimentations.
Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d’après les sous
natures ainsi qu’un cumul global généré d’après la nature de rubrique.
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comment créer un élément de paye ?
Vous retrouvez ces cumuls dans la liste des cumuls avec la syntaxe :
ƒ
SCAT_Nom de la sous nature (dans les cumuls alimentés)
ƒ
CAT_Code de nature (dans les cumuls formules)
4.6. Comment créer une fonction ?
Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et
d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une
fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même
fonction.
Pour créer une fonction, vous devez accéder à la liste des fonctions par le menu Paramètres
de paye – Fonctions.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez renseigner le code, la description, le type de retour, la portée et le
type d’activité.
L’onglet Formule vous permet de saisir la formule voulue.
Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule
font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela,
saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les
valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction.
4.7. Comment créer un cumul ?
Il existe 2 types de cumuls. Les cumuls de type « Alimentés » et les cumuls de
type « Formules ».
Pour créer un cumul, vous devez accéder à la liste des cumuls par le menu Paramètres de
paye – Cumuls – Cumuls alimentés ou Cumuls formules.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez renseigner le code, le thème et la description.
L’option Type formule permet d’alimenter un cumul par une formule de son choix. Si vous
cochez cette option un onglet Formule apparaît.
Si cette option n’est pas cochée, l’onglet Formule est remplacé par l’onglet Méthode
d’alimentation par défaut. Cet onglet permet de sélectionner les éléments qui vont alimenter
le cumul.
ƒ
Alimenté par : permet de sélectionner le type de rubrique qui va alimenter le
cumul. Plusieurs choix sont possibles,
ƒ
Augmenter/Diminuer : permet de choisir si la rubrique va augmenter ou diminuer
le cumul,
ƒ
Méthode d’alimentation : permet de sélectionner la partie de la rubrique qui va
alimenter le cumul (exemple : la base de la ligne ou le montant…),
ƒ
Formule : permet de saisir la formule qui va alimenter le cumul,
ƒ
Alimenté par défaut : permet que le cumul soit automatiquement présent dans les
cumuls alimenteurs pour les rubriques du type sélectionné,
ƒ
Afficher comme propriété : permet que le cumul soit sous la forme d’une case à
cocher pour le type de rubrique sélectionné.
ƒ
Libellé de propriété : permet d’indiquer le nom de la propriété à afficher dans les
rubriques.
21
1BPRISE EN MAIN
L’option Cumul de taux permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux,
l’arrondi se fait à 3 décimales au lieu de 2.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs et les lignes peut se
faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les
flèches directionnelles.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité chaque fiche.
5. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ?
Pour créer un document administratif, vous devez accéder à la liste des modèles de
documents administratifs. Ensuite, utilisez la tâche Créer un document administratif.
Choix du modèle :
Vous disposez d’un large choix de modèles classés par thème :
ƒ
Congés,
ƒ
Embauche CDD,
ƒ
Embauche CDI,
ƒ
Portabilité du droit individuel à la formation,
ƒ
Portabilité de la prévoyance,
ƒ
Sanctions,
ƒ
Sortie salarié,
ƒ
Autres documents.
Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre
document.
En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner.
Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
A la fin du traitement, le nouveau document s’ouvre automatiquement.
Une fois ouvert, vous pouvez le modifier à votre gré puis l’imprimer.
Remarque
Les modèles de documents ne sont pas conservés.
6. COMMENT CREER UN BULLETIN ?
Pour créer un bulletin, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés –
Salariés. Ensuite, utilisez une des tâches suivantes :
Préparer le bulletin à partir du profil salarié : les lignes du bulletin seront celles
indiquées à l’identique dans le profil du salarié,
Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent : les lignes du bulletin seront
les mêmes que celles du bulletin précédent,
Préparer le bulletin sans profil : le bulletin sera vide.
22
Comment utiliser le bulletin ?
Si vous lancer la préparation d’un seul bulletin, il s’ouvrira automatiquement et vous pourrez le
modifier si nécessaire.
Si vous lancer la préparation de plusieurs bulletins, ils ne s’ouvriront pas automatiquement.
Pour les consulter ou les modifier, vous devez accéder à la liste des bulletins par le menu
Bulletins – Bulletins.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
7. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ?
Le bulletin est constitué d’un écran principal avec les différentes lignes du bulletin et d’un volet
de navigation.
7.1. Les actions du bulletin
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Paye inversée : cette action permet de retrouver les éléments du brut en partant
des éléments du net.
Voir salarié : cette action permet d’accéder directement à la fiche du salarié.
Créer profil : cette action permet de créer un profil à partir d’un bulletin.
Duplicata : cette action permet de visualiser le duplicata du bulletin. Le duplicata
se génère lors de l’aperçu ou de l’impression.
Remarque
Pour gérer les duplicatas de bulletin, il faut que l’option « Gérer les duplicatas en impression
de bulletin » soit cochée. (Préférences utilisateurs).
ƒ
ƒ
Complément de ligne : permet de visualiser des commentaires de lignes tels que
les dates de congés payés pris, les dates d’absences….
Explication d’une ligne : permet de comprendre le calcul d’une ligne de bulletin.
7.2. Les informations modifiables du bulletin
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
La période de paye : ce champ vous permet d’indiquer la période sur laquelle le
bulletin doit être fait. Vous ne pouvez pas sélectionner une période supérieure à
M+1.
La date de paiement : ce champ permet d’indiquer la date de paiement du salaire.
Moyen de paiement : permet d’indiquer le mode de règlement servant au
paiement du salaire. Par défaut, le moyen de paiement indiqué est celui de la fiche
salarié.
Statut de bulletin : ce champ indique si le bulletin est en état brouillon (donc
modifiable) ou validé (donc non modifiable)
Type de régularisation : ce champ indique le type de régularisation à appliquer
sur les tranches de cotisations. Plusieurs choix possibles : aucune, progressive ou
annuelle. Nous vous conseillons fortement de laisser progressive. Par défaut, le
type de régularisation est paramétré dans la fiche établissement.
Remise à zéro des compteurs : cette option permet de neutraliser le compteur
des congés payés à partir du bulletin suivant. Cette option est notamment utilisée
lors d’un bulletin complémentaire.
23
1BPRISE EN MAIN
7.3. Le volet de navigation
Le volet de navigation est constitué de plusieurs parties :
ƒ
Saisie des variables : permet de saisir les valeurs de variables, telles que les
heures supplémentaires, les primes…, du bulletin en cours.
ƒ
Congés payés / absences : permet de saisir les périodes de congés et
d’absences à prendre en compte pour le calcul du bulletin en cours
ƒ
Rubriques disponibles : permet d’ajouter des rubriques supplémentaires dans le
bulletin.
ƒ
Cumuls : permet de visualiser les valeurs de cumuls.
ƒ
Tranches : permet de visualiser la valeur des tranches par régime.
ƒ
Explications des lignes : permet d’avoir le détail du calcul de la rubrique
sélectionnée.
Remarque
Lorsque vous avez terminé votre bulletin, vous pouvez le valider afin qu’il ne soit plus
modifiable. Si toutefois vous constatez des erreurs sur le bulletin (du mois en cours
seulement), vous avez la possibilité d’effectuer une dévalidation de bulletin (voir partie
dévalidation d’un bulletin).
8. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE
Cet outil, disponible à partir du menu Bulletins, permet d’interroger toutes les valeurs de paye
d’un exercice, d’un mois bien précis, d’une période bien précise, à cheval sur plusieurs
exercices ou bien encore sur des exercices antérieurs.
Vous avez la possibilité d’affiner la liste des salariés à l’aide de filtres.
Pour interroger un élément saisissez votre formule dans le cadre « Formules ».
Une seule interrogation à la fois est possible.
Afin de vous aider à mieux comprendre la syntaxe des formules, voici quelques exemples :
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars :
Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de
l’année :
Saisissez : $HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social N-1 :
Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours :
Saisissez : HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de
juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) :
Saisissez : $HEUREEL[-9,-1]
24
Comment faire un transfert comptable ?
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin
en cours :
Saisissez : crhb(HEUREEL)
Une fois votre formule saisie, cliquez sur le bouton Interroger. Le résultat de votre formule
s’affiche alors dans la partie Résultats.
Si vous souhaitez imprimer le résultat, utilisez le bouton Imprimer.
9. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ?
Pour effectuer un transfert comptable, vous devez accéder à l’assistant de transfert par le
menu Opérations – Transfert en comptabilité.
Afin d’affiner les critères du transfert, vous disposez de plusieurs filtres :
Filtre sur l’exercice : permet de sélectionner le ou les exercices des écritures
comptables à transférer,
Filtre sur la période de paye : permet de sélectionner la période de paye des
écritures comptables à transférer,
Filtre sur les données à comptabiliser : permet de choisir un transfert des
écritures de salaires et / ou de règlements, pour les bulletins validés ou non.
Vous pouvez afficher une simulation du transfert comptable avant de le transférer dans votre
comptabilité, pour cela sélectionnez vos filtres (exercice, période de paye, données à
comptabiliser) puis cliquez sur le bouton Prévisualisation
9.1. Historique des transferts comptables
Pour visualiser l’historique de vos transferts comptables, vous devez accéder au menu
Opérations – Transfert en comptabilité – Historique des transferts comptables
La liste référence le numéro de lot, l’établissement, la date et l’heure du transfert.
10. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ?
Vous pouvez valider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin :
ƒ
ƒ
De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins /
Bulletins, sélectionnez les bulletins à valider. Dans la barre de tâches, cliquez sur
Valider.
Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à valider. Dans la barre des tâches,
cliquez sur Valider.
La colonne statut prend alors comme valeur « Validé » au lieu de brouillon.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
25
1BPRISE EN MAIN
11. COMMENT DEVALIDER DES BULLETINS ?
La dévalidation ne s’effectue que sur les bulletins de la période de paye en cours.
Vous pouvez dévalider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin :
ƒ
ƒ
De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins /
Bulletins, sélectionnez les bulletins à dévalider. Dans la barre de tâches, cliquez
sur Dévalider.
Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à dévalider. Dans la barre des tâches,
cliquez sur Dévalider.
La colonne statut prend alors comme valeur « Brouillon » au lieu de validé.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
12. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ?
Pour clôturer vos mois de paye, vous devez accéder au menu Outils / Clôture périodique.
La clôture mensuelle permet de passer à la période de paye suivante. Les bulletins doivent
être validés. Si les bulletins ne sont pas validés, ils le seront automatiquement lors de la
clôture périodique.
Tous les bulletins et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que
l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
13. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
Lorsque vous êtes sur le dernier mois de votre exercice de paye, vous devez réaliser une
clôture annuelle. La clôture annuelle est une opération qui vise à rendre intangibles les
éléments de paye de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Outils / Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des bulletins, création de l’exercice social suivant…).
Une fois l’opération terminée, l’exercice social suivant s’ouvre automatiquement.
Remarque
Nous vous conseillons de réaliser une sauvegarde de votre dossier avant chaque clôture (voir
partie Comment sauvegarder mon dossier ?
26
Comment sauvegarder mon dossier ?
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ?
Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres –
Société – Synchronisation.
A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour
d’autres applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles.
Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
Supprimer la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
27
2BLES FONCTIONS AVANCEES
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Paye Classic Open Line.
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
•
La répartition des effectifs : par statut professionnel, par type de contrat, par
ancienneté ;
•
La répartition des salariés : par âge ou par sexe ;
•
Les congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés par mois, pour
l'exercice en cours et pour l'ensemble des salariés.
•
Les absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors
CP), pour l'exercice en cours.
Les données affichées sont mises à jour au fur et à mesure.
2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :
ƒ
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres
logiciels dans le logiciel EBP.
ƒ
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
28
In
Index
A
Accès au service technique ................................................................................... 11
C
Clôture annuelle ..................................................................................................... 26
Clôture périodique .................................................................................................. 26
Code d'activation .................................................................................................... 13
Communication Entreprise-Expert ......................................................................... 28
Configuration minimale .......................................................................................... 11
Création d’un cumul ............................................................................................... 21
Création d’une constante ....................................................................................... 19
Création d’une fonction .......................................................................................... 21
Création d’une nature de rubrique ......................................................................... 20
Création d’une rubrique .......................................................................................... 20
Création d’une table de calcul ................................................................................ 20
Création d’une variable .......................................................................................... 19
Création de dossier ................................................................................................ 14
D
Dévalidation des bulletins ...................................................................................... 26
Documents administratifs ....................................................................................... 22
Duplicata de bulletin ............................................................................................... 23
E
Ecran de travail ...................................................................................................... 15
G
Gestion des fenêtres .............................................................................................. 17
I
Initialisation du dossier ........................................................................................... 17
Installation .............................................................................................................. 12
29
3BINDEX
L
L’interrogation des données de paye ..................................................................... 24
Lancement du logiciel ............................................................................................ 13
Les exercices ......................................................................................................... 18
Lier un dossier d'une autre application................................................................... 27
M
Mot de passe .......................................................................................................... 17
O
Options du dossier ................................................................................................. 17
P
Paye inversée ........................................................................................................ 23
Préparation des bulletins ........................................................................................ 22
S
Saisie des congés et absences .............................................................................. 24
Saisie des variables ............................................................................................... 24
Salarié .................................................................................................................... 18
Sauvegarde ............................................................................................................ 27
Statut de bulletin .................................................................................................... 23
T
Tableau de bord ..................................................................................................... 28
Transfert comptable ............................................................................................... 25
V
Validation des bulletins .......................................................................................... 25
30
In
31
3BINDEX
32