Mode d'emploi | EBP Gestion Commerciale 2005 Manuel utilisateur

EBP Gestion Commerciale
Pour Windows, 98, 2000, NT, Me et XP
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2004 EBP Informatique, édition septembre 2004
Convention d’Utilisation d’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à
des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne
pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est
strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en
vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque
poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un
produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la
version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau
x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles
et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se
réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il
reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable
d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
EBP Gestion Commerciale
3
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse,
EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de
résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut
toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative,
toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le
CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le
cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens
de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou
services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux
résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
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EBP Gestion Commerciale
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que
cette documentation a été imprimée y seront consignées.
EBP Gestion Commerciale
5
Table des matières
Table des matières
INSTALLATION
11
1. AVANT DE COMMENCER..............................................................................11
1.1. Accès au service technique...................................................................11
1.2. Configuration requise ............................................................................12
1.3. Place disque nécessaire........................................................................12
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL.......................................................13
2.1. Installation monoposte...........................................................................13
2.2. Installation réseau .................................................................................14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL............................................................19
4. COMMENT DEVERROUILLER MON LOGICIEL ? .........................................20
4.1. Version bridée .......................................................................................20
4.2. Comment obtenir mon code de débridage ? .........................................20
4.3. Comment introduire mon code de débridage ? .....................................20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ..............................................................21
5.1. Etape 1 : Nouveau dossier ....................................................................21
5.2. Etape 2 : Création d’un dossier .............................................................21
5.3. Etape 3 : Nom et emplacement .............................................................22
5.4. Etape 4 : Identification ...........................................................................22
5.5. Etape 5 : Adresse..................................................................................22
5.6. Etape 6 : Contact...................................................................................22
5.7. Etape 7 : Choix de la devise du dossier ................................................22
5.8. Ecran de travail .....................................................................................23
PRISE EN MAIN
24
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................24
1.1. Les coordonnées de mon dossier .........................................................24
1.2. Les préférences de mon dossier ...........................................................25
1.3. Comment paramétrer mes taux de TVA ................................................29
1.4. Les commerciaux ..................................................................................30
1.5. Les modes de règlements .....................................................................33
1.6. Les familles clients ................................................................................34
1.7. Les clients .............................................................................................35
1.8. Les familles d’articles ............................................................................38
1.9. Les articles ............................................................................................40
1.10. Les banques........................................................................................41
EBP Gestion Commerciale
7
TABLE DES MATIERES
2. GESTION DES VENTES.................................................................................42
2.1. Comment créer une commande ? .........................................................42
2.2. Comment livrer partiellement une commande .......................................45
2.3. Livraison globale du reliquat..................................................................46
2.4. Regroupement de BL ............................................................................46
2.5. Comment imprimer une facture ? ..........................................................47
2.6. Comment imprimer le journal de ventes ? .............................................48
2.7. Impression des statistiques commerciaux .............................................49
2.8. Comment supprimer une pièce .............................................................50
3. GESTION DES REGLEMENTS ......................................................................51
3.1. Comment régler une facture ?...............................................................51
3.2. Règlement d’une facture .......................................................................51
3.3. Remise en banque du règlement ..........................................................52
4. LE TRANSFERT COMPTABLE.......................................................................54
4.1. Les 2 types de transfert comptable .......................................................54
4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité..........................................54
5. LA GESTION DE STOCK................................................................................56
5.1. Qu’est-ce que la gestion des stock ?.....................................................56
5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock .........................................56
5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage ...................................57
5.4. Je crée un article composé....................................................................57
5.5. L’assemblage ........................................................................................58
5.6. Le désassemblage ................................................................................59
5.7. Les impressions de stock ......................................................................59
6. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ...............................................60
6.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?.............................................................60
6.2. Comment sauvegarder ? .......................................................................60
LES FONCTIONS AVANCEES
62
1. MENU DOSSIER.............................................................................................62
1.1. La recopie..............................................................................................62
1.2. Les utilisateurs (Version PRO) ..............................................................62
2. MENU FICHIERS ............................................................................................62
2.1. Les promotions ou Soldes (Version PRO).............................................62
3. MENU VENTES...............................................................................................63
3.1. Les relances commandes clients ..........................................................63
4. MENU ACHATS ..............................................................................................63
4.1. Le réapprovisionnement automatique ...................................................63
8
EBP Gestion Commerciale
Table des matières
5. MENU STOCK.................................................................................................63
5.1. La mise à jour des tarifs ........................................................................63
6. MENU OPERATIONS .....................................................................................64
6.1. Les écarts de règlement (Version PRO)................................................64
6.2. Les relances ..........................................................................................64
6.3. La DEB (Version PRO)..........................................................................64
6.4. La facturation périodique (Version PRO)...............................................64
6.5. La classification client (Version PRO)....................................................64
7. MENU IMPRESSIONS ....................................................................................65
7.1. Les courriers et lettres types .................................................................65
7.2. L’historique des ventes..........................................................................65
7.3. Les statistiques......................................................................................65
7.4. Les relevés de factures .........................................................................65
8. MENU OUTILS ................................................................................................66
8.1. Les champs personnalisés (Version PRO)............................................66
8.2. L’agenda................................................................................................66
8.3. Les importations et exportations de données (Version PRO)................66
9. MENU INTERNET ...........................................................................................67
9.1. La solution OXATIS ...............................................................................67
9.2. La saisie déportée (Version PRO) .........................................................67
INDEX
EBP Gestion Commerciale
68
9
Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
01.34.94.20.00
Exposez votre problème par e-mail.
gestion.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
i
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
EBP Gestion Commerciale
11
INSTALLATION
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
Un Pentium III avec processeur Intel et 256 Mo de RAM ;
Windows® 98, Me, NT4, 2000 ou XP ;
Une résolution 1024 * 768, l'écran et la carte graphique doivent supporter
cette résolution ;
Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows® 98, Me, NT, 2000 ou XP sont des logiciels Microsoft dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 30 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que
certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de
démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez
uniquement les composants désirés.
12
EBP Gestion Commerciale
Comment installer mon logiciel
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL
2.1. Installation monoposte
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation des produits EBP.
3.
Cliquez sur Gestion Commerciale, la procédure d’installation se lance alors,
et l’assistant apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton
Suivant pour commencer.
4.
Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son
acceptation. Cliquez sur Oui si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit. Si vous cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
5.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons pour une première installation, de sélectionner Complète.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Réseau ce qui vous
permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin,
paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14).
6.
Le répertoire d’installation par défaut est : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \
Gestion. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
7.
Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP.
Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.
Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant
l’accès au logiciel à partir de la barre de lancement (barre du menu Démarrer).
8.
Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite
présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur
EBP Gestion Commerciale
13
INSTALLATION
Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Si vous désirez modifier l’un
de ces paramètres, cliquez sur Précédent pour revenir aux étapes
précédentes.
A la fin de l’installation, un écran vous propose de lancer EBP Gestion
Commerciale et d’afficher les dernières informations sur le produit. Cette
dernière possibilité permet d’ouvrir le fichier Lisezmoi qui contient les
modifications apportées au logiciel depuis la parution du manuel. Vous pouvez
cliquer sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
Depuis les versions 2004 et PRO v8, les produits EBP sont livrés avec le nouveau
moteur de base de données Pervasive SQL V8.
Veuillez prendre connaissance avec attention des informations techniques
contenues sur le CD EBP. Pour y accéder, cliquez sur Aide présent dans l’écran
d’accueil. Ensuite, cliquez sur le lien Note technique de Pervasive.SQL V8.
Nous vous recommandons d'installer cette technologie qui vous sera
proposé après le débridage de votre logiciel.
2.2. Installation réseau
Depuis les versions 2004 et PRO v8, les produits EBP sont livrés avec le nouveau
moteur de base de données Pervasive SQL V8.
Attention
Veuillez prendre connaissance avec attention des informations techniques
contenues sur le CD EBP. Pour y accéder, cliquez sur Aide présent dans l’écran
d’accueil. Ensuite, cliquez sur le lien Note technique de Pervasive.SQL V8.
Nous vous recommandons de l’installer à partir du menu Aide du Cd-rom. Cliquez
sur Pervasive.SQL V8 Mono-poste et Poste à Poste afin de l’installer et
Procédures d'installation de Pervasive.SQL V8 Mono-poste et Poste à Poste
afin de prendre connaissance du manuel d’installation.
14
EBP Gestion Commerciale
Comment installer mon logiciel
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® 98, Millennium, XP
Windows® NT4 Workstation, Windows® 2000
Serveur dédié
Windows® NT Server 4.0, Windows® 2000, Windows® 2003
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Vous pouvez utiliser au choix les protocoles :
TCP/IP , IPX/SPX,
NETBEUI.
Il suffit que le protocole choisi soit installé sur toutes les stations et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources
réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de
type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises
concernant les cartes réseaux validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un
manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
Afin de conserver la compatibilité technique entre les moteurs de bases des
différentes applications que vous pouvez posséder, vous pourrez être amenés, en
fonction de votre configuration, à ne pas installer ce nouveau moteur.
Nous vous invitons donc à prendre connaissance avec attention des informations
techniques contenues sur le CD. Pour y accéder, cliquez sur Aide présent dans
l’écran d’accueil. Ensuite, cliquez sur le lien Note technique de Pervasive.SQL
V8.
EBP Gestion Commerciale
15
INSTALLATION
1.
Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le
rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau
du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un
autre lecteur) :
Répertoire du logiciel
C:\PROGRAM FILES\EBP\GESTION
Répertoire de données
C:\EBP\DOSSIERS
Répertoire commun
C:\EBP\COMMON
Partagez ensuite le répertoire C:\EBP en accès complet via l’Explorateur
Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et
choisissez "Partager&ldots;").
2.
Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau
qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double
cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris
sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et
choisissez "Se connecter à un lecteur réseau&ldots; ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous
pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de
travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés)
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC
concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X:
correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel
C:\PROGRAM FILES\EBP\GESTION
Répertoire de données
X:\DOSSIERS
Répertoire commun
X:\COMMON
Pour installer le moteur de base de données Pervasive SQL V8, consultez les
informations présentes sur le CD-ROM. Dans la page d’accueil, cliquez sur Aide
puis cliquez sur le lien Procédures d’installation de Pervasive SQL V8 Monoposte et Poste à Poste.
16
EBP Gestion Commerciale
Comment installer mon logiciel
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
1. L'installation en Client / Serveur est différente à celle poste à poste car elle
nécessite un serveur dédié.
Par conséquent, vous devez créer sur le serveur un répertoire EBP puis le partager
en accès complet pour les utilisateurs pouvant utiliser le logiciel (vous devez pour
cela disposer du droit d'administrateur). Dans ce répertoire, créez 2 sousrépertoires :
DOSSIERS
COMMON
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui
pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage
Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et
cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi
cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau
et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur
réseau&ldots; ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous
pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de
votre bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option Réseau du logiciel sur tous les PC
concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond
au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel
C:\PROGRAM FILES\EBP\GESTION
Répertoire de données
X:\DOSSIERS
Répertoire commun
X:\ COMMON
2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer
cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
EBP Gestion Commerciale
17
INSTALLATION
2.2.7. Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation
de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les
cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau.
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
18
EBP Gestion Commerciale
Comment lancer mon logiciel
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL
Lancez le produit :
A partir de la barre de lancement de Windows, en cliquant sur l’icône :
A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône
,
Démarrer + Programmes + EBP + Gestion Commerciale.
Au lancement du produit, un écran d'accueil vous permet de :
Déverrouiller le logiciel,
Essayer le logiciel en version bridée.
EBP Gestion Commerciale
19
INSTALLATION
4. COMMENT DEVERROUILLER MON LOGICIEL ?
4.1. Version bridée
Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version bridée,
limité à 30 clients, 30 fournisseurs, 40 articles, 100 pièces et 11 textes standards.
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre
propre dossier. Dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Démonstration.
4.2. Comment obtenir mon code de débridage ?
Pour pouvoir utiliser le logiciel en version complète, vous devez utiliser un code de
débridage qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code de débridage soit :
En vous connectant sur le site Web d’EBP, en passant par le menu
Internet + Débridage en ligne (www.ebp.com/enr/).
En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte
d’enregistrement. Complétez-le avec soin, le code étant calculé à partir de la
raison sociale que vous allez noter.
4.3. Comment introduire mon code de débridage ?
Au lancement du logiciel, dans la page intitulée Déverrouillage, cliquez sur
Déverrouiller mon logiciel, et saisissez la raison sociale que vous nous avez
communiquée, le code retourné par EBP, ainsi que votre numéro de licence.
Si le code saisi est incorrect (ou la raison sociale), un message vous en avertit.
Vous pourrez saisir ultérieurement votre code en passant par le menu ? + Licence.
Une fois ce code saisi, le logiciel peut vous proposer d’installer Pervasive SQL V8
(Voir Partie INSTALLATION, paragraphe 2. Comment installer mon logiciel page
13).
20
EBP Gestion Commerciale
Comment créer mon dossier
5. COMMENT CREER MON DOSSIER
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail. Pour cela, dans l'écran d'accueil, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou
utilisez le menu Dossier + Nouveau, ou l’icône
.
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nouveau dossier
Pour créer votre dossier, laissez la case Un dossier vierge pointée et cliquez sur
Suivant.
Si vous utilisiez auparavant le logiciel Win Gestion Commerciale 3, vous
pouvez récupérer votre ancien dossier en pointant l’autre option. Pour plus
d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton
Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique
recherchée (recherche intuitive).
5.2. Etape 2 : Création d’un dossier
Laissez la case Créer un dossier Gestion Commerciale dans un nouveau
répertoire pointée, et cliquez sur Suivant.
Si vous avez déjà créé votre dossier dans un autre logiciel EBP (Comptabilité,
Paye, Immobilisations, Garage, Bâtiment …), vous souhaitez sans doute récupérer
les informations de base de votre société : raison sociale, identification, adresse,
mot de passe.
Dans ce cas, pointez la case Placer les données de Gestion Commerciale dans
un dossier existant créé par un autre logiciel de la gamme EBP, et sélectionnez
le dossier correspondant. Vous devrez alors cliquer sur le bouton Terminer pour
initialiser la création du dossier.
EBP Gestion Commerciale
21
INSTALLATION
5.3. Etape 3 : Nom et emplacement
Saisissez ici votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés.
Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le
disque.
5.4. Etape 4 : Identification
Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur
.
Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Ce numéro
est nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB).
Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.5. Etape 5 : Adresse
L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces et la DEB.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl
+ Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
5.6. Etape 6 : Contact
Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre
société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression.
5.7. Etape 7 : Choix de la devise du dossier
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées
de votre dossier seront alors exprimées dans cette devise.
Pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité d’associer à vos
tiers une devise de facturation différente de la devise du dossier.
22
EBP Gestion Commerciale
Comment créer mon dossier
5.8. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barre de menus
Barres d'outils
Tableau de bord : il
donne les priorités du
jour
(commandes
à
traiter et rendez-vous),
les meilleurs clients, le
chiffre d'affaires du jour,
des 12 derniers mois, les
articles les plus vendus,
les paiements en retard
et ceux à venir.
EBP Gestion Commerciale
Volet de navigation : il se décline
en différents thèmes. La majorité de
ces thèmes se composent des
mêmes fonctionnalités. Quant aux
autres, ils s'adaptent au traitement
en cours. Il peut être désactivé par
le menu Affichage.
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PRISE EN MAIN
Prise en main
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la
fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi
que l’emplacement du dossier.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !!
24
EBP Gestion Commerciale
Comment initialiser mon dossier ?
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement
général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu
Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
1.2.1. Le bouton Articles
Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé et un coefficient.
Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles.
Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés,
cochez la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères
sur lequel le code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la
désignation de l’article.
1.2.2. Le bouton Comptabilité
Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité
d’effectuer un transfert direct de vos données (ventes, achats et règlements)
vers votre dossier comptable. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier
Comptabilité et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le
transfert.
Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous
devez paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les
écritures doivent être récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable
pour le transfert direct, en cliquant sur l’icône
de vos journaux en comptabilité.
, vous accédez alors à la liste
Le transfert du pointage des règlements en Comptabilité, disponible
uniquement en version PRO, permet de récupérer dans l’échéancierrèglements, accessible depuis le journal de banque de la Comptabilité, les
factures affectées à chaque règlement.
EBP Gestion Commerciale
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PRISE EN MAIN
1.2.3. Le bouton Divers
Cet écran permet de paramétrer les libellés à indiquer lors de différents traitements.
Pour le transfert ou copie de pièces, précisez le texte qui apparaîtra dans
le corps de la pièce issue de l’opération. Vous pouvez inclure le numéro de
pièce et / ou la date.
Pour le transfert comptable des pièces de ventes et d’achats, indiquez le
libellé que vous souhaitez obtenir sur chaque ligne d’écriture. Vous pouvez y
inclure le numéro de la pièce et / ou la raison sociale du tiers.
Pour le transfert des règlements, vous pouvez soit saisir un libellé dans
cette fenêtre en y incluant le numéro de la pièce réglée et / ou la raison sociale
du tiers soit utiliser le commentaire que vous saisissez lors de la saisie de
votre règlement par le menu Opérations. Ce choix est à effectuer pour les
règlements clients et fournisseurs.
1.2.4. Le bouton Numéros de pièces
Dans cet onglet, vous devez paramétrer la numérotation de chaque type
de pièce (Ventes, Achats, Stock et Autres). Indiquez donc le dernier numéro.
Exemple
Vous indiquez le numéro FC 20030000. La prochaine pièce portera alors le numéro
FC 20030001.
Précisez pour les ventes et les achats, les modèles d’impression HT et
TTC à utiliser. La notion HT et TTC correspond à la base de calcul choisie pour
la création des pièces (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le
bouton Pièces page). Choisissez également les modèles d’impression pour
les pièces de stock.
1.2.5. Le bouton Pièces
Si vous souhaitez avoir un message d’avertissement lors de la facturation
d’articles dont le stock est égal ou inférieur à 0, cochez l’option Message
d’avertissement sur les articles en rupture de stock. Ceci peut éviter toute
erreur de gestion de stock et de valorisation de PMP.
Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en
négatif c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente
mais en négatif, cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs.
Dans le cas contraire, l’avoir est comptabilité au débit du compte de vente.
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EBP Gestion Commerciale
Comment initialiser mon dossier ?
L’option Mode de calcul TTC permet d’établir vos pièces de ventes à
partir des prix de vente TTC. Donc, toute modification dans le corps de la
pièce, influe sur les prix TTC. Dans le cas contraire, vous travaillerez sur les
prix de vente HT.
Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou
TVA sur encaissements (disponible uniquement en version PRO). Ce
choix a une influence pour le transfert comptable puisque le compte comptable
mouvementé n’est pas le même (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3
Comment paramétrer mes taux de TVA page 29).
Cochez la case Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes et
Bons de livraison si vous souhaitez lors de la création de ces différentes
pièces accéder à leurs numéros. Le numéro de la pièce est automatiquement
indiqué en fonction du dernier numéro attribué mais il reste modifiable. Dans le
cas contraire, le numéro ne sera pas accessible lors de la création et sera
attribué à la validation de la pièce.
Si vous cochez la case Recherche des tiers par raison sociale, lors de
la création de vos pièces de ventes, vous pourrez alors effectuer la recherche
d’un client sur sa raison sociale.
Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
1.2.6. Le bouton Racines de comptes comptables
Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes
comptables pour les clients, les fournisseurs, les ventes, les achats et les
banques. Ces racines seront proposées lors de la création des différentes
fiches. En revanche, si vous n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont
ces comptes qui seront repris lors du transfert comptable.
Les comptes comptables que vous indiquez pour la remise, la remise
supplémentaire, l’escompte global et le divers TTC sont ceux qui seront
repris lors du transfert comptable. Pour la remise et la remise supplémentaire,
la case Comptabilisation permet de générer une écriture comptable. Dans le
cas contraire, le montant sur le compte de ventes ou d’achats correspondra au
montant des ventes HT remisé.
Pour les tiers, vous devez également préciser si le numéro de compte doit
être généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine + la
raison sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles clients ou
fournisseurs.
EBP Gestion Commerciale
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PRISE EN MAIN
1.2.7. Le bouton Tiers
vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà
Le bouton
présentes dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les
fiches clients et fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône
ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes
et
.
Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés,
cochez l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères
sur lequel le code doit être calculé.
Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez
modifier les comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans
le cas contraire, la zone du numéro de compte sera grisé et le compte sera
indiqué en fonction du choix que vous aurez effectué dans la famille de clients
ou fournisseurs.
Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
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EBP Gestion Commerciale
Comment initialiser mon dossier ?
1.3. Comment paramétrer mes taux de TVA
Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et
de TPF… du menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de
TVA différents. Ensuite, ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles
et dans les fiches articles.
Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour
chacun de ces taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont
indiquées. Cependant, vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez
précisé un dossier comptable dans les Préférences, en cliquant sur l’icône
, vous accédez au plan comptable de votre dossier.
Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et
renseignez le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en
comptabilité.
Pour les sociétés résidant en DOM-TOM, créez un taux de TVA spécifique
et cochez la case Dom-Tom ce qui vous permettra de calculer une TVA dans
la facture mais qui ne sera pas prise en compte dans le net à payer.
Pour les utilisateurs de la version PRO, vous devez préciser pour
chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si c’est une TVA sur débit ou sur
encaissement et paramétrer les comptes comptables en conséquence.
Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
EBP Gestion Commerciale
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PRISE EN MAIN
1.4. Les commerciaux
Pour accéder à la liste des commerciaux, sélectionnez la commande
Commerciaux du menu Données. La gestion des commerciaux permet d’affecter
un commercial à un client mais elle permet surtout de calculer des commissions
pour les commerciaux en fonction des ventes réalisées.
1.4.1. Je crée une fiche commercial
Vous souhaitez créer le commercial « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette
opération, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Renseignez le code, le nom et le prénom du commercial, les autres zones
étant facultatives.
Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du commercial dans
l’onglet Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique
pour le contacter par e-mail ou lui envoyer des documents.
Dans l’onglet Région, précisez les départements que le commercial gère.
Ce choix est important car, lors de la création des fiches clients, le commercial
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EBP Gestion Commerciale
Comment initialiser mon dossier ?
sera automatiquement associé au client en fonction des départements indiqués
dans cet onglet.
1.4.2. Je crée une formule de commissions
Pour calculer des commissions à votre commercial, vous devez créer une formule
par l’intermédiaire de sa fiche qui s’appliquera sur les factures de ventes que vous
lui affecterez.
Cliquez sur le bouton Nouveau présent dans l’onglet Formules de commissions.
Indiquez si la commission doit être calculée sur la pièce, tous les articles,
un article précis ou une famille d’articles.
Choisissez la base de calcul de la commission : Quantité, Marge, Chiffre
d’affaires ou Chiffre d’affaires encaissé. Si vous avez choisi d’appliquer une
commission sur la pièce, les quantités ne pourront pas être la base de calcul de
votre commission. Si vous choisissez Chiffre d’affaires encaissé, seules les
factures de ventes réglées seront prises en compte dans la base de calcul.
Précisez l’intervalle de variation.
Choisissez le type de résultat de la formule : un montant, un % de la
marge ou un % du Chiffre d’affaires.
Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la formule de commission.
EBP Gestion Commerciale
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PRISE EN MAIN
Cliquez sur l’icône
pour enregistrer la fiche et répondez Non à la question qui
vous est posée dans la mesure où aucune fiche client n’est créée. Procédez de la
même manière pour créer vos autres fiches commerciaux.
1.4.3. Présentation de la liste des données
Dès que votre fiche commercial est enregistrée, elle apparaît dans une liste.
Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations :
Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant.
Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante.
Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères
précis.
. Vous pouvez alors
Mettre en forme la liste à partir de l’icône
supprimer ou ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes….
Pour des informations plus précises concernant ces différentes options,
utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le
bouton droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la
liste des données dans laquelle vous êtes.
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EBP Gestion Commerciale
Comment initialiser mon dossier ?
1.5. Les modes de règlements
Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande
Modes de règlement du menu Données. La création des modes de règlement est
indispensable afin d’enregistrer les règlements clients et fournisseurs.
Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône
la touche Inser.
ou appuyez sur
Renseignez le code et le libellé du mode de règlement.
Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type
du règlement découle des traitements bien spécifiques.
Exemple
Si un client vous règle avec une lettre de change, lors de la remise en banque, vous
avez la possibilité de générer un fichier au format ETEBAC à remettre à votre
banque.
Cochez la case Echéance si vous souhaitez définir une échéance pour ce
mode de règlement. Plusieurs types d’échéances sont possibles : Net, Fin de
décade ou Fin de mois.
Exemple
Nous sommes le 12 Septembre 2003. Si vous indiquez 30 Net, votre date
d’échéance sera calculée au 12 Octobre 2003. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le
1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Novembre 2003.
Si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement pour le transfert
comptable des règlements, indiquez les comptes comptables et les journaux à
prendre en compte pour effectuer cette opération.
Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne par la touche F1.
EBP Gestion Commerciale
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PRISE EN MAIN
1.6. Les familles clients
La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Familles de
clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des statistiques
par famille de clients et surtout de répercuter les modifications que vous pouvez
effectuer par la suite sur les clients rattachés à cette famille.
Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône
touche Inser.
ou appuyez sur la
Renseignez le code et le libellé de la famille clients.
Précisez le type du client : France, U.E, Export ou Exonération de taxe.
Pour les 3 derniers types énoncés, le logiciel appliquera automatiquement une
TVA de type Exo dans les différentes pièces de ventes.
Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients.
La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont
automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les
Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Bouton Racines
de comptes comptables page 27). Cependant, vous pouvez le modifier.
Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise
supplémentaire dans le pied des pièces de ventes aux clients de cette famille,
renseignez les zones Remise et Remise supplémentaire.
Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres familles clients.
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EBP Gestion Commerciale
Comment initialiser mon dossier ?
1.7. Les clients
Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu
Données. Vous souhaitez créer votre client « Société Dupont ». Pour cela, cliquez
sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir
partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 28), renseignez la
raison sociale, la civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous
devez également saisir son code.
1.7.1. Onglet Adresse
Renseignez l’adresse de facturation. Si l’adresse de livraison est identique, ne
modifiez rien puisque le logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone.
Dans le cas contraire, pointez Livraison et saisissez l’adresse.
EBP Gestion Commerciale
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PRISE EN MAIN
Saisissez les différents renseignements concernant le contact qui représente la
société. Cependant, vous pouvez saisir jusqu’à 5 contacts différents et lors de la
facturation, vous pourrez choisir le contact que vous souhaitez.
1.7.2. Onglet Banque
Renseignez les coordonnées bancaires de votre client. Vous pouvez indiquer
jusqu’à 5 banques différentes pour le même client. Ces informations sont
nécessaires pour la génération des fichiers LCR (Disponible uniquement en
version PRO).
Le logiciel effectue un contrôle sur le RIB que vous saisissez. Donc, si la clé RIB
n’est pas correcte le logiciel vous avertit en affichant le message suivant : Clef
R.I.B. inexacte Voulez-vous la vérifier ?
1.7.3. Onglet Compte
Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des
paramètres indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous
avez coché l’option Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 28), vous pouvez alors modifier
le compte comptable proposé.
L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si
vous souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au delà d’un certain montant,
indiquez alors l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un
message vous avertira que le client a dépassé son encours maximum.
Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de
pièces de ventes au nom de ce client.
1.7.4. Onglet Vente
Le type de client sélectionné est celui indiqué dans la famille de clients.
Vous pouvez, cependant, le modifier.
Rappel
Pour les types U.E., International et Exonération de taxe, le logiciel appliquera une
TVA de type Exo sur toutes les pièces de ventes.
Indiquez le Numéro de TVA Intracommunautaire (NII) de votre client. Cette
information est nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (D.E.B).
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EBP Gestion Commerciale
Comment initialiser mon dossier ?
Pour les utilisateurs de la version PRO, choisissez la devise dans
laquelle vous souhaitez facturer votre client. Cette devise peut donc être
différente de la devise du dossier.
Le commercial est automatiquement indiqué en fonction de l’adresse du
client. En effet, dans la fiche commercial (voir partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.4.1 Je crée une fiche commercial page 30), vous avez
renseigné les départements que le commercial a en charge donc le logiciel
compare le code postal du client avec les départements de la fiche commercial.
Cependant, vous pouvez le modifier.
Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont
automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche
familles de clients. Cependant, vous pouvez les modifier.
1.7.5. Onglet Mode de règlement
Si votre client règle ses factures avec le même mode de règlement, cet onglet vous
permet alors de lui attribuer un mode de règlement précis. Ainsi, lors de la création
de vos factures, ce mode de règlement sera automatiquement indiqué mais cela ne
vous empêchera pas de choisir un autre mode de règlement si besoin est.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres clients.
EBP Gestion Commerciale
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PRISE EN MAIN
1.8. Les familles d’articles
Pour accéder à la liste des familles articles, sélectionnez la commande Famille
d’articles du menu Données. Les familles d’articles permettent de regrouper les
articles par catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et surtout de
répercuter les modifications effectuées dans les fiches familles articles sur les
articles appartenant à ces familles.
Vous souhaitez créer la famille d’articles « Fournitures ». Pour cela, cliquez sur
l’icône
ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé.
1.8.1. Onglet Généralités
Cochez les options Facturable (Ventes) et Facturable (Achats) afin que
vous puissiez ajouter les articles de cette famille dans les pièces de ventes et
d’achats. Ces options pourront être modifiés ponctuellement dans les fiches
articles.
Cochez les cases Imprimable (Ventes) et Imprimable (Achats) afin que
les articles de cette famille soient édités lors de l’impression des pièces de
ventes et d’achats.
Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur
stock, cochez la case Hors Stock.
Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs
imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au
Dernier prix de revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge.
1.8.2. Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques
Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes et
les achats à utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte
indiquées correspondent aux racines que vous avez précisé dans les Préférences
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Racines de comptes
comptables page 27).
1.8.3. Onglet Coefficients / Arrondis
Les coefficients indiqués, dans cet onglet, ont été paramétrés dans les
Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton
Articles page 25). Cependant, vous pouvez les personnaliser pour chaque
famille d’articles.
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EBP Gestion Commerciale
Comment initialiser mon dossier ?
Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui
peuvent être modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC
pour un tarif en particulier ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet
article est arrondi sur le TTC.
Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de
vente lors de la saisie ou de la modification du prix d’achat.
1.8.4. Onglet TVA / TPF
Choisissez le taux de TVA à appliquer sur les pièces de ventes et les pièces
d’achats pour les articles de cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste
déroulante ont été créés par Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres familles articles.
EBP Gestion Commerciale
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PRISE EN MAIN
1.9. Les articles
La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Articles. Vous
souhaitez créer l’article « Agrafeuse ». Pour cela, cliquez sur l’icône
appuyez sur la touche Inser.
ou
Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique
de vos articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le
cas inverse, saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer
les paramètres définis à l’article.
Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article.
La saisie de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base,
de créer une facture de ventes sans passer par la création de pièces de stock
ou d’achats. Cela évite tout problème de gestion de stock.
Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont
automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant,
modifier le prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs.
La TVA appliquée correspond à la TVA sélectionnée dans la famille
articles. Choisissez en une autre dans la liste déroulante si besoin est.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres articles.
40
EBP Gestion Commerciale
Comment initialiser mon dossier ?
1.10. Les banques
Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu
Données. La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en
banque.
Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche
Inser. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la
banque pour un maximum de clarté et le libellé.
Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre
banque.
Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez
récupérer les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer.
Dans l’onglet R.I.B. / N° émetteur, renseignez vos coordonnées bancaires
à cette banque. Cette information est nécessaire pour générer des fichiers au
format ETEBAC (disponible uniquement en version PRO).
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres banques.
EBP Gestion Commerciale
41
PRISE EN MAIN
2. GESTION DES VENTES
La gestion des ventes regroupe les devis, les commandes, les bons de livraison et
les factures. Toutes ces pièces sont regroupées dans une seule fenêtre. A partir de
cette fenêtre, vous pouvez rechercher, trier et filtrer vos pièces. Des boutons
donnent accès à toutes les fonctions de gestion des pièces.
Pour de plus amples informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
2.1. Comment créer une commande ?
Accédez à la liste des pièces de ventes par le menu Ventes + Commande. Cliquez
sur le bouton Nouvelle.
2.1.1. Onglet Entête
Pour affecter un client à la pièce, vous pouvez :
Saisir le code du client si vous le connaissez,
Rechercher le client par son code en cliquant sur l’icône
Code,
dans la zone
Rechercher le client par sa raison sociale, si vous avez coché l’option
Recherche des tiers par raison sociale dans les Préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 le bouton Pièces page 26), en cliquant sur
l’icône
dans la zone Raison Sociale.
Dès que vous avez indiqué le client, toutes les zones concernant le client sont
automatiquement renseignées.
Si vous avez renseigné plusieurs contacts dans la fiche client (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.7.1 Onglet Adresse page 35), vous pouvez choisir dans la
liste déroulante le contact à affecter à cette pièce.
En fonction de votre choix dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.2.5 Le bouton Pièces page 26), la pièce est établie sur les prix de
vente TTC (base de calcul TTC cochée) ou HT. Cependant, vous pouvez
ponctuellement changer ce paramètre lors de la création d’une pièce.
42
EBP Gestion Commerciale
Gestion des ventes
2.1.2. Onglet Corps
Pour insérer un article, vous pouvez :
Saisir le code de l’article si vous le connaissez,
.
Rechercher un article en cliquant sur l’icône
Dès que vous avez indiqué un code article, le prix de l’article et le taux de TVA à
appliquer sont automatiquement renseignés. Ces informations peuvent être
modifiées en vous positionnant dans la colonne appropriée grâce à la touche
Tabulation ou Entrée. Ensuite, saisissez la quantité (dans notre exemple 10 afin
d’effectuer une livraison partielle par la suite) et indiquez une remise si vous
souhaitez en appliquer une.
Vous pouvez également effectuer différentes opérations :
Insérer un sous-total en cliquant sur l’icône
,
Insérer une ligne texte en cliquant sur l’icône
,
Supprimer une ligne article en cliquant sur l’icône
Modifier l’ordre des lignes en cliquant sur les icônes
,
et
.
2.1.3. Onglet Pied
Les montants et les informations qui apparaissent dans le pied de la commande,
sont automatiquement calculés ou repris.
EBP Gestion Commerciale
43
PRISE EN MAIN
Le détail par taux de TVA est affiché. Chaque montant de TVA est calculé
en fonction des articles saisis dans le corps de la pièce et n’est donc pas
modifiable dans le pied de la pièce.
Si vous avez indiqué une remise et une remise supplémentaire dans la
fiche du client, ces informations sont reprises dans le pied de la pièce mais
elles restent modifiables. Ces remises sont appliquées en cascade.
Exemple
Vous appliquez deux remises de 10 % sur un montant de 100 €.
100 – 10 % = 90 €
90 – 10 % = 81 €
Soit un taux de 19 % : 1-(1-0,1)*(1-0,1).
Si vous avez des frais accessoires à ajouter au net à payer (frais
d’emballage, par exemple), saisissez le libellé dans la zone Divers TTC et le
montant.
Si le client vous a versé un acompte, vous pouvez le saisir à deux endroits
différents :
-
Dans la zone Acomptes déjà comptabilisés, auquel cas ce montant
ne sera pas repris lors du transfert comptable puisqu’il est considéré
comme étant enregistré en comptabilité,
-
Dans la zone Acompte, si vous souhaitez que ce montant soit
transféré en comptabilité.
Pour enregistrer votre commande, cliquez sur l’icône
Echap de votre clavier pour fermer la commande.
et appuyez sur la touche
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
Le masque de saisie pour modifier ou créer une pièce est identique pour chaque
type de pièce.
44
EBP Gestion Commerciale
Gestion des ventes
2.2. Comment livrer partiellement une commande
Vous souhaitez livrer partiellement votre commande. Pour effectuer cette opération,
cliquez sur la commande Livraison globale ou partielle des commandes clients
du menu Ventes.
La liste des commandes à livrer apparaît. Si votre commande n’apparaît
pas, indiquez Année en cours dans la zone Dates de Commande.
Sélectionnez votre commande et cliquez sur le bouton Livraison partielle.
Sur la ligne article, cliquez dans la colonne Qté à livrer et saisissez la
quantité que vous souhaitez livrer. Puis, cliquez sur le bouton OK.
Cliquez sur le bouton Transfert en BL afin de créer un bon de livraison.
Indiquez la date du BL à générer et cliquez sur le bouton OK. Confirmez
l’opération puis répondez OUI afin de visualiser le BL généré.
Sélectionnez le BL créé et cliquez sur le bouton Modifier. Cliquez sur
l’onglet Corps. Une première ligne indique de quelle commande le BL découle
et suivent les articles qui ont été livrés.
Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
EBP Gestion Commerciale
45
PRISE EN MAIN
2.3. Livraison globale du reliquat
Votre commande vient d’être livrée partiellement, il reste donc un reliquat. Pour
livrer tout le reliquat, accédez à l’option Livraison globale ou partielle des
commandes clients … du menu Ventes.
Sélectionnez votre commande et cochez la case Globale. Cliquez alors sur le
bouton Transfert en BL et indiquez la date du BL à générer. Validez l’opération par
le bouton OK et confirmez. Si vous souhaitez visualiser la pièce générée, répondez
OUI.
2.4. Regroupement de BL
Vous souhaitez regrouper en une seule facture les deux bons de livraison générés
par la livraison globale et partielle. Pour effectuer ce regroupement, sélectionnez la
commande BL du menu Ventes.
Remarque
Le regroupement de BL peut s’effectuer par le menu Ventes + Regroupement +
Bons de livraison.
Pour sélectionner les deux BL à regrouper, cliquez sur le premier BL,
appuyez sur la touche Ctrl du clavier et sélectionnez le deuxième. Cliquez
alors sur le bouton Regrouper.
46
EBP Gestion Commerciale
Gestion des ventes
Indiquez la date de la facture à générer. Si vos deux BL ont des lignes
articles en commun et que vous souhaitez les regrouper dans la facture,
cochez l’option Regrouper les articles. Par contre, si vous souhaitez avoir le
détail de chaque BL, cochez l’option Générer un sous-total par Bon de
livraison.
Cochez la case Supprimer la pièce d’origine après le regroupement si
vous souhaitez supprimer les deux BL après le traitement.
Cliquez sur le bouton Terminer, confirmez l’opération et répondez OUI afin
de visualiser la facture générée. Sélectionnez la facture et cliquez sur le bouton
Modifier. Positionnez-vous dans le corps de la pièce et contrôlez les
informations affichées.
Pour plus d'informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
2.5. Comment imprimer une facture ?
Afin d’imprimer votre facture, cliquez sur l’onglet Factures. Sélectionnez votre
facture à imprimer et cliquez sur le bouton Imprimer.
En fonction de la base de calcul choisie (HT ou TTC), sont proposés les modèles
HT ou TTC. Le modèle d’impression sélectionné correspond au modèle que vous
avez choisi dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.4 Le
bouton Numéros de pièces page 26). Cependant, vous pouvez en choisir un
autre.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous
permettra de vérifier les valeurs imprimées ou cliquez sur le bouton Imprimer pour
éditer la facture sur papier.
Vous avez également la possibilité d’imprimer vos pièces par le menu Impressions
+ Pièces.
EBP Gestion Commerciale
47
PRISE EN MAIN
2.6. Comment imprimer le journal de ventes ?
Pour imprimer le journal de ventes, lancez la commande Ventes du menu
Impressions + Journaux. Cet état édite la liste des factures établies sur une
période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements
saisis dans les factures.
Choisissez la période d’impression à prendre en compte.
Dans l’onglet Options, définissez les critères d’impression tels que le tri et
les ruptures ( exemple : Imprimer un sous-total par jour).
Choisissez le modèle d’impression. Les modèles sont d’ailleurs
paramétrables par le bouton Paramétrer.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui
vous permettra de vérifier les valeurs imprimées ou cliquez sur le bouton
Imprimer pour éditer le journal des ventes sur papier.
1
ère
2
ème
page
page
La gestion des achats est similaire à la gestion des ventes mais consultez l’aide en
ligne grâce à la touche F1 pour obtenir des informations.
48
EBP Gestion Commerciale
Gestion des ventes
2.7. Impression des statistiques commerciaux
Comme indiqué dans la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Les commerciaux
page 30, vous pouvez éditer des statistiques commerciaux.
Rappel
Pour avoir cette possibilité, vous devez :
Créer des commerciaux par le menu Données + Commerciaux.
Associer vos commerciaux à vos clients par le menu Données + Clients.
Vérifier qu’un commercial est bien affecté à vos factures de ventes.
La formule qui a été initialisée lors de la création des fiches commerciaux est la
suivante : Appliquer une commission globale sur un chiffre d’affaires de 1,00 à
1000000,00 et la commission est 5,00 % du chiffre d’affaires.
Sélectionnez la commande Commissions commerciaux du menu Impressions +
Statistiques.
Indiquez la période de ventes à prendre en compte pour le calcul des
commissions.
Si la formule de commissions est basée ou calculée sur le chiffre d’affaires
encaissé (factures réglées), précisez la période d’encaissement à prendre en
compte.
Choisissez le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour
obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs
imprimées ou cliquez sur le bouton Imprimer pour éditer les statistiques
commissions commerciaux sur papier.
EBP Gestion Commerciale
49
PRISE EN MAIN
Dans notre exemple, la commission est de 5,52 €. En effet, dans la facture générée
par le regroupement de BL, l’article « Agrafeuse » a été vendu au prix unitaire de
12,24 € pour une quantité de 10, soit 12,24 X 10 = 122,40 €
Mais, le client bénéficie à la fois d’une remise de 5,00 % et d’une remise
supplémentaire de 5,00 %, remises qui s’appliquent en cascade. Donc, 122,40 X
0,95 X 0,95 = 110,466 €, ce qui correspond à la base de calcul pour la
commission.
Le commercial bénéficie de 5,00 % du chiffre d’affaires réalisé. Donc, 110,466 X
5,00 % = 5,52 €.
2.8. Comment supprimer une pièce
Si vous souhaitez supprimer les pièces de ventes créées précédemment, vous
pouvez cliquer sur le bouton Supprimer présent dans la liste des pièces de ventes
(menu Ventes + Devis, Commande, BL ou Facture).
Remarque
Pour les factures, seule la dernière pièce peut être supprimée. Donc, si vous
souhaitez supprimer une facture de la liste, vous devez obligatoirement supprimer
toutes les factures qui ont été créées depuis.
50
EBP Gestion Commerciale
Gestion des règlements
3. GESTION DES REGLEMENTS
3.1. Comment régler une facture ?
Pour régler une facture, plusieurs possibilités vous sont offertes :
Par le menu Opérations + Règlements Clients. L’intérêt principal de
saisir vos règlements par cette option est de pouvoir régler plusieurs factures
par un même règlement.
Par l’onglet Règlements de la facture. Le règlement est alors
automatiquement lié à la pièce.
Par le bouton Régler dans la liste des pièces de ventes. C’est la solution la
plus simple et la plus rapide mais à condition de régler la facture dans son
intégralité.
3.2. Règlement d’une facture
Vous souhaitez régler votre facture. Pour effectuer cette opération, lancez la
commande Facture du menu Ventes.
Sélectionnez la facture que vous souhaitez régler et cliquez sur le bouton
Modifier. Positionnez-vous dans l’onglet Règlements de la facture.
EBP Gestion Commerciale
51
PRISE EN MAIN
Indiquez le mode de règlement, la date et le montant. Enregistrez les
modifications en cliquant sur l’icône
.
Le règlement apparaît alors dans la remise en banque.
3.3. Remise en banque du règlement
La remise en banque permet d’imprimer un bordereau avec les règlements que
vous avez déposé en banque et les valider pour les transférer en comptabilité.
Avant d’effectuer la remise en banque de votre règlement, sélectionnez la
commande Préférences du menu Dossier + Propriétés. Cliquez sur le bouton
Général et précisez une banque dans la zone Banque. Cette information est
nécessaire pour la remise en banque. Pour les utilisateurs de la version PRO,
vous pourrez lors de chaque remise en banque, précisez une banque.
Ensuite, sélectionnez la commande Remise en banque (Clients) du
menu Opérations. Tous vos règlements à remettre en banque apparaissent. Si
votre règlement n’apparaît pas, sélectionnez Année en cours dans la zone
Période.
52
EBP Gestion Commerciale
Gestion des règlements
Dans la zone Infos. Remise, apparaît la banque que vous venez de
paramétrer dans les Préférences. Indiquez la date de remise en banque et le
libellé qui sera repris sur le bordereau.
Cochez la case dans la colonne Pointage et validez votre remise en
banque par l’icône
contextuel (clic droit).
ou en sélectionnant la commande Valider du menu
Une fenêtre apparaît pour imprimer le bordereau de remise en banque.
Choisissez le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir
l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées ou
cliquez sur le bouton Imprimer pour éditer le bordereau sur papier.
Remarque
L’impression du bordereau valide définitivement votre remise en banque.
Vous avez la possibilité de réimprimer un bordereau par le menu Impressions +
Bordereaux de remise en banque. Si vous avez validé trop vite une remise en
banque, vous pouvez la débloquer par le menu Opérations + Règlements clients
à l’aide d’un mot de passe que vous obtiendrez par notre service technique.
La gestion des règlements fournisseurs est comparable à la gestion des règlements
clients mais consultez l’aide en ligne pour obtenir des informations
supplémentaires.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
EBP Gestion Commerciale
53
PRISE EN MAIN
4. LE TRANSFERT COMPTABLE
Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les ventes,
les achats et les règlements.
4.1. Les 2 types de transfert comptable
Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes :
Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP
Comptabilité, cette option permet de générer un fichier au format texte
contenant les écritures comptables et de l’importer dans leur logiciel de
Comptabilité.
Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les
utilisateurs qui possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors
envoyées vers le logiciel de Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture
du dossier comptable.
4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité
Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer
différents éléments :
Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, fournisseurs et
banques,
Les comptes comptables dans le bouton Racines de comptes
comptables du menu Dossier + Propriétés + Préférences,
Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton
Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences,
Définir si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement (voir l’aide en
ligne).
Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en
comptabilité du menu Opérations.
Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable.
Toutes les pièces de ventes, les pièces d’achats et les règlements compris
dans cet intervalle seront transférés.
54
EBP Gestion Commerciale
Le transfert comptable
Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité
(Ventes, Achats, Paiements Clients et Paiements fournisseurs).
Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE
EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 25 pour paramétrer
cette option).
Dans le bouton Options, si vous souhaitez centraliser des comptes tels
que les ventes ou les remises, cochez les cases Ventes et Remises. En
revanche, vous perdez tout le détail de ces comptes. En effet, une seule
écriture est générée pour l’ensemble des ventes et des remises.
Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour
obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs
imprimées. Par contre, vous devrez de nouveau sélectionner la commande
Transfert en comptabilité du menu Opérations. Pour effectuer le transfert
définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin du traitement, le logiciel vous
indique le nombre d’écritures générées.
Remarque
Les pièces et les règlements transférés en comptabilité ne sont plus modifiables
dans le logiciel. Cependant, vous avez la possibilité de débloquer une pièce ou un
règlement par un mot de passe que vous obtiendrez auprès de notre service
technique.
Pour plus d’informations concernant le transfert comptable, consultez l’aide
en ligne grâce à la touche F1.
EBP Gestion Commerciale
55
PRISE EN MAIN
5. LA GESTION DE STOCK
5.1. Qu’est-ce que la gestion des stock ?
La gestion de stock permet de suivre les mouvements d’entrées et de sorties d’un
article. Pour suivre l’évolution du stock d’un article, plusieurs impressions sont à
votre disposition :
Impression de l’état de stock,
Impression des mouvements de stock,
Impression du palmarès de rotation,
Impression de la disponibilité.
Afin que votre gestion de stock soit correcte et votre stock correctement valorisé, le
stock doit obligatoirement être supérieur à 0 pour effectuer des pièces de ventes.
Donc, si vous êtes en rupture de stock, vous devez impérativement créer des
pièces d’achats ou de stock avant de facturer vos clients.
Dans la Gestion Commerciale, il existe deux notions de stock : le stock actuel et le
stock virtuel. Le stock actuel correspond aux mouvements réels d’un article
(différence entre les entrées et les sorties). Quant au stock virtuel, il s’agit d’un
stock prévisionnel qui tient compte des commandes clients et fournisseurs (Stock
actuel + Commandes fournisseurs – Commandes clients).
5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock
Le stock des articles est mouvementé par différents types de pièces :
Les pièces d’achats :
Le bon de réception. Par contre, si vous transférez votre BR en
facture d’achat, le stock ne sera pas de nouveau mouvementé
puisqu’il l’a été par le BR,
La facture.
Les pièces de stock :
Les bons d’entrées,
Les bons de sorties,
L’inventaire (Disponible uniquement en version PRO),
Les ordres de fabrication (voir paragraphe suivant).
56
EBP Gestion Commerciale
La gestion de stock
Les pièces de ventes :
Les bons de livraison. Par contre, si vous transférez votre BL en
facture, le stock ne sera pas mouvementé puisqu’il l’a été par le
BL,
La facture.
Le stock virtuel est, quant à lui, mouvementé par les commandes clients et les
commandes fournisseurs.
5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage
L’assemblage – désassemblage permet de mouvementer le stock des articles
composés.
L’assemblage va permettre de « fabriquer » un article composé, donc, le stock de
l’article composé va être incrémenté et celui des composants décrémenté.
Quant au désassemblage, c’est l’opération inverse c’est-à-dire l’article composé va
être « annulé », donc, le stock de l’article composé va être décrémenté et celui des
articles composants incrémenté.
5.4. Je crée un article composé
Un article composé est constitué d’au moins deux articles. Dans la partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.9 Les articles page 40, vous avez créé l’article « Agrafeuse »,
vous devez donc créer un deuxième article. Créez l’article « Agrafes » en vous
référant à la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.9 Les articles page 40.
Pour créer l’article composé « Ensemble Agrafeuse + Agrafes », cliquez sur
l’icône
dans la liste articles.
Si vous êtes en codification automatique, saisissez la désignation de
l’article sinon indiquez également le code article. Précisez la famille à laquelle
vous souhaitez rattacher l’article. Enregistrez la fiche en cliquant sur l'icône
.
Dans l’onglet Composants, sélectionnez Composé pour le type d’article.
Remarque
Consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1 pour obtenir une explication sur la
différence entre un article composé et un article au forfait.
EBP Gestion Commerciale
57
PRISE EN MAIN
Indiquez les deux articles qui composent cet article : Agrafeuse + Agrafes.
vous avez la possibilité de calculer son prix d’achat ou ses prix de vente à partir
des articles qui le composent. Cliquez alors sur le bouton Recalcul et
choisissez la donnée à calculer. Vous pouvez également saisir ces
informations dans l’onglet Tarifs.
Pour enregistrer la fiche, cliquez sur l’icône
et quittez la fiche.
Attention
La création d’un article composé n’a aucune incidence sur le stock des articles
composants. Il faut donc créer des ordres de fabrication par l’intermédiaire des
assemblages et désassemblages.
5.5. L’assemblage
L’assemblage va donc vous permettre de fabriquer votre article composé. Pour
effectuer cette opération, sélectionnez la commande Assemblage /
Désassemblage par le menu contextuel de la liste articles.
Remarque
Vous pouvez également passer par le menu Stock + Assemblage /
Désassemblage ….
Cliquez sur l’option Assemblage. Indiquez la quantité d’articles composés
à fabriquer et la date de la pièce. Vous pouvez également préciser un
commentaire.
Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composants afin
de vous assurer que le stock des articles composants est suffisant. Sinon, vous
risquez d’obtenir un stock négatif après l’opération.
Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être
généré, le stock de l’article composé sera alors incrémenté et celui des articles
composants décrémenté.
58
EBP Gestion Commerciale
La gestion de stock
5.6. Le désassemblage
Le désassemblage implique le résultat inverse de l’assemblage. Pour accéder au
désassemblage, sélectionnez la commande Assemblage / Désassemblage par le
menu contextuel de la liste articles.
Cliquez sur l’option Désassemblage. Indiquez la quantité d’articles
composés à « annuler » et la date de la pièce. Vous pouvez également
préciser un commentaire.
Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composés afin de
vous assurer que le stock de l’article composé est suffisant. Sinon, vous
risquez d’obtenir un stock négatif après l’opération.
Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être
généré, le stock de l’article composé sera alors décrémenté et celui des articles
composants incrémenté.
5.7. Les impressions de stock
Pour suivre votre gestion de stock, différentes impressions sont proposées à partir
du menu Impressions + Stock :
Impressions des mouvements de stock. Cet état reprend l’ensemble des
mouvements d’un article.
Impression de l’état de stock. Cet état édite les quantités et les sorties de
chaque article.
Impression du palmarès de rotation. Cet état permet de connaître le
nombre de jours restant avant la rupture de stock pour chaque article.
Impression du palmarès des commandes. Cet état permet de connaître le
nombre d’articles commandés par référence.
Impression du réapprovisionnement. Cet état indique les articles que vous
devez commander pour honorer vos commandes clients.
Impression de la disponibilité. Cet état permet d’obtenir le stock
prévisionnel article par article en fonction des commandes clients et
fournisseurs.
EBP Gestion Commerciale
59
PRISE EN MAIN
6. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER
Remarque
Pour accéder à l’aide en ligne concernant la sauvegarde et la restauration, allez
dans Dossier + Sauvegarde, puis utilisez la touche F1. En effet, ces informations
ne sont pas accessibles à partir de l’aide générale.
6.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier
unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement
compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Cela arrive rarement mais il suffit d'une fois (cela n'arrive pas qu'aux
autres…). Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement
des sauvegardes de vos données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire
de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de
préférences, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des
lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
6.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier et suivez les étapes de l’assistant.
•
Etape 1 : Le logiciel positionne le curseur automatiquement sur
l'application courante ;
•
•
Etape 2 : Votre dossier est automatiquement sélectionné,
Etape 3 : Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée
(plusieurs choix simultanés possibles) :
Sur un disque amovible : il s’agit de sauvegarder sur une
disquette ou un autre disque externe. Attention : le contenu de la
disquette sera entièrement supprimé et remplacé par le contenu
de la sauvegarde.
60
EBP Gestion Commerciale
Comment sauvegarder mon dossier
Dans un fichier : il s’agit de générer un fichier de sauvegarde
dans un répertoire à préciser (sur votre disque, sur un disque
distant en réseau, sur un zip...).
Sur Internet : cette option permet, à condition d'avoir souscrit un
contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre
revendeur, de réaliser une sauvegarde sur Internet.
•
Etape 4 : Il s’agit de protéger, si vous le souhaitez, la sauvegarde par un
mot de passe.
Pour obtenir des informations sur la restauration, allez dans Dossier +
Restauration et faites F1 sur la fenêtre.
Pour obtenir des informations sur la sauvegarde en ligne, allez dans Dossier +
Configuration EBP Sauvegarde et faites F1 sur la fenêtre.
EBP Gestion Commerciale
61
LES FONCTIONS AVANCEES
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Gestion Commerciale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans
l’aide en ligne, en accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué
ci-dessous pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez
sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé.
1. MENU DOSSIER
1.1. La recopie
La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne,
mot clé Recopie).
1.2. Les utilisateurs (Version PRO)
Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie
des options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs).
2. MENU DONNEES
2.1. Les promotions ou Soldes (Version PRO)
Cette option permet de gérer des promotions ou des soldes de manière
automatique pour des périodes et des articles donnés (aide en ligne, mot clé
Promotions ou soldes).
62
EBP Gestion Commerciale
Menu Ventes
3. MENU VENTES
3.1. Les relances commandes clients
Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en
reliquat et dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances
commandes clients).
4. MENU ACHATS
4.1. Le réapprovisionnement automatique
Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les
articles
qui
doivent
être
commandés
(aide
en
ligne,
mot
clé
Réapprovisionnement).
5. MENU STOCK
5.1. La mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs :
Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente,
Recopier des tarifs entre-eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient.
(Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs).
EBP Gestion Commerciale
63
LES FONCTIONS AVANCEES
6. MENU OPERATIONS
6.1. Les écarts de règlement (Version PRO)
Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par
exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de
règlements (aide en ligne, mot clé Ecart de règlements).
6.2. Les relances
La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en
retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance).
6.3. La DEB (Version PRO)
La Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) est un document destiné à
l'administration des Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au
sein de l'Union Européenne. Les états édités par le logiciel sont des états
PREPARATOIRES (aide en ligne, mot clé DEB).
6.4. La facturation périodique (Version PRO)
Cette option permet de générer automatiquement une facture à intervalle régulier
pour le même client (aide en ligne, mot clé Facturation périodique).
6.5. La classification client (Version PRO)
Cette fonctionnalité permet d'attribuer un statut à tous vos clients en fonction de 2
critères qui sont la périodicité et le chiffre d'affaires (aide en ligne, mot clé
Classification).
6.6. La relation client (Version PRO)
La relation client permet de suivre toutes les actions menées auprès d'un client :
envoi d'un e-mail, prise de rendez-vous… (aide en ligne, mot clé Relation client).
64
EBP Gestion Commerciale
Menu Impressions
7. MENU IMPRESSIONS
7.1. Les courriers et lettres types
Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos
clients et / ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers).
7.2. L’historique des ventes
Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou
un article en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes
par client).
7.3. Les statistiques
Dans le logiciel EBP Gestion Commerciale, vous pouvez éditer différents états
concernant les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients
et fournisseurs.
7.4. Les relevés de factures
Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées.
En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le
souhaitez (en fonction du modèle choisi).
EBP Gestion Commerciale
65
LES FONCTIONS AVANCEES
8. MENU OUTILS
8.1. Les champs personnalisés (Version PRO)
Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez
renseigner dans les fiches articles, clients, fournisseurs ou commerciaux (aide en
ligne, mot clé Champs personnalisés).
8.2. L’agenda
L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous,
vous pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet (aide en ligne, mot clé Agenda).
8.3. Les importations et exportations de données (Version PRO)
Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, clients et fournisseurs).
Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou
Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la
fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
66
EBP Gestion Commerciale
Menu Internet
9. MENU INTERNET
9.1. La solution OXATIS
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création,
administration, consultation…) de manière simple et rapide (aide en ligne, mot clé
Oxatis).
9.2. La saisie déportée (Version PRO)
La saisie déportée permet d'envoyer par e-mail des commandes créées dans EBP
Gestion commerciale afin de les importer dans un autre dossier EBP Gestion
Commerciale (aide en ligne, mot clé Saisie déportée). Cette option correspond aux
entrées Envoi de commandes EBP Gestion Commerciale et Réception de
commandes EBP Gestion Commerciale.
EBP Gestion Commerciale
67
INDEX
Index
A
Acompte ................................................................................................................. 43
Adresse de la société ....................................................................................... 21, 23
Aide en ligne (utilisation) .......................................................................................... 5
Article ..................................................................................................................... 39
article composé ...................................................................................................... 56
Assemblage............................................................................................................ 57
Assistance technique.............................................................................................. 11
B
Banque ................................................................................................................... 40
Bon de livraison ...................................................................................................... 44
Bordereau de remise en banque ............................................................................ 52
C
Champ personnalisé............................................................................................... 64
Civilités ................................................................................................................... 27
Client ...................................................................................................................... 34
Code de débridage ................................................................................................. 19
Commande client.................................................................................................... 41
Commercial ............................................................................................................ 29
Composant ............................................................................................................. 56
Composé ................................................................................................................ 56
Comptabilisation des avoirs.................................................................................... 25
Configuration requise ............................................................................................. 12
Contact de la société ........................................................................................ 21, 23
Coordonnées .......................................................................................................... 23
Corps...................................................................................................................... 42
Courriers................................................................................................................. 63
Création de dossier ................................................................................................ 20
D
DEB ........................................................................................................................ 63
Débridage............................................................................................................... 19
Désassemblage...................................................................................................... 58
Devise du dossier ................................................................................................... 21
Disponibilité ............................................................................................................ 58
68
EBP Gestion Commerciale
INDEX
Dom-Tom................................................................................................................ 28
Dossier programme ................................................................................................ 13
E
Ecart de règlement ................................................................................................. 62
E-mail EBP ............................................................................................................. 11
Entête ..................................................................................................................... 41
Etat de stock........................................................................................................... 58
Exportation ............................................................................................................. 64
F
Facturation périodique............................................................................................ 63
Facture ................................................................................................................... 46
Famille articles........................................................................................................ 37
Familles clients ....................................................................................................... 33
Fichier texte ............................................................................................................ 53
Formule de commissions........................................................................................ 30
G
Gestion de stock..................................................................................................... 55
Gestion des règlements.......................................................................................... 50
Gestion des ventes................................................................................................. 41
H
Historique des ventes ............................................................................................. 63
I
Identification de la société ...................................................................................... 23
Importation.............................................................................................................. 64
Imprimer une facture .............................................................................................. 46
Installation monoposte............................................................................................ 13
J
Journal de ventes ................................................................................................... 47
L
Lancement du logiciel............................................................................................. 18
Lettre de relance..................................................................................................... 63
Lettres types ........................................................................................................... 63
Lisezmoi.txt............................................................................................................... 5
Livraison globale..................................................................................................... 45
Livraison partielle.................................................................................................... 44
EBP Gestion Commerciale
69
INDEX
M
Mise à jour des tarifs .............................................................................................. 62
Mode de calcul TTC ............................................................................................... 26
Mode de règlement................................................................................................. 32
Modèles d’impression............................................................................................. 25
Modification du n° compte ...................................................................................... 27
Mot de passe .......................................................................................................... 23
Mouvement............................................................................................................. 58
N
NAF .................................................................................................................. 21, 23
NII..................................................................................................................... 21, 23
Nouveau dossier..................................................................................................... 20
Numérotation des pièces........................................................................................ 25
O
Oxatis ..................................................................................................................... 65
P
Palmarès de rotation .............................................................................................. 58
Palmarès des commandes ..................................................................................... 58
Paramétrage des taux de TVA ............................................................................... 28
Pied ........................................................................................................................ 42
Poste à poste.......................................................................................................... 15
Préférences du dossier........................................................................................... 24
Protocoles validés .................................................................................................. 14
R
Racines de comptes ............................................................................................... 26
Réapprovisionnement....................................................................................... 58, 62
Recopie .................................................................................................................. 61
Règlement .............................................................................................................. 50
Régler..................................................................................................................... 50
Regroupement........................................................................................................ 45
Relance .................................................................................................................. 63
Relances commandes clients ................................................................................. 62
Relevés de factures................................................................................................ 64
Reliquat .................................................................................................................. 45
Remise en banque ................................................................................................. 51
Réseau dédié ......................................................................................................... 16
Réseau poste à poste............................................................................................. 15
Réseaux validés ..................................................................................................... 14
Rotation .................................................................................................................. 58
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EBP Gestion Commerciale
INDEX
S
Sauvegarde ............................................................................................................ 59
Service technique (e-mail)...................................................................................... 11
Service technique (téléphone)................................................................................ 11
Statistiques ............................................................................................................. 64
Statistiques commerciaux....................................................................................... 48
Stock actuel............................................................................................................ 55
Stock virtuel............................................................................................................ 55
Supprimer une pièce .............................................................................................. 49
T
Téléphone EBP ...................................................................................................... 11
Transfert comptable................................................................................................ 53
U
Utilisateurs.............................................................................................................. 61
EBP Gestion Commerciale
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