Solution de communication d’entreprise Aastra Système de messagerie vocale sur l'Aastra 400 dès R2.1 Mode d’emploi Plates-formes prises en charge: Aastra 415 Aastra 430 Aastra 470 Ce mode d'emploi décrit le système de messagerie vocale intégré sur le serveur de communication Aastra 400. eud-1338_fr / 1.2 – R2.1 – © 06.2012 Content À propos de ce document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 Champ d’application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Informations pour l'utilisateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Marque déposée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Information concernant le document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 Les messages d'accueil personnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Les messages d'accueil globaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Guide audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Serveur vocal interactif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Renvoi automatique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Possibilités de configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Utilisation des fonctions de messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 Utilisation avec la touche Fox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Administration des messages d'accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Activer une boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Signalisation de nouveaux messages vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Ecouter les messages vocaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Effacer des messages vocaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Renvoyer des messages vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Utilisation sans la touche Fox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Administration des messages d'accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Activer une boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Signalisation de nouveaux messages vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Ecouter les messages vocaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Effacer des messages vocaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Renvoyer des messages vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Desserte depuis le téléphone interne d'un tiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Desserte depuis le téléphone externe d'un tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Mode d’emploi succinct. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Déclaration de conformité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Exclusion de la responsabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2 eud-1337/1.2 – R2.1 – 06.2012 À propos de ce document Champ d’application Ce mode d'emploi est valable pour le système de messagerie vocale intégré sur le serveur de communication Aastra 400. Il est valable tant pour le système de messagerie vocale de base que pour le système de messagerie vocale Enterprise. Cette version de document est valable uniquement à partir d'une certaine version de logiciel (voir "Information concernant le document", page 4). D'autres versions sont disponibles sur l'Aastra 400 DocFinder dans les correspondants sets de documentation pour utilisateurs finaux. Informations pour l'utilisateur Les produits Aastra 400 sont livrés avec des indications de sécurité et des informations de produit, des modes d’emploi succincts et des modes d’emploi. Ceux-ci, ainsi que tous les autres documents d'utilisateur sont disponibles pour téléchargement sur l'Aastra 400 DocFinder, sous forme de documents séparés ou de sets de documentation. Télécharger les documents à partir d'Internet Aastra 400 DocFinder: www.aastra.com/DocFinder © Les informations, graphiques et plans contenus dans les informations d'utilisateur sont soumis au droit d'auteur et ne doivent pas être reproduits, présentés ou modifiés sans l'accord écrit d'Aastra Telecom Schweiz AG. eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 3 À propos de ce document Marque déposée Aastra® est une marque déposée de Aastra Technologies Limited. Tous les autres noms de marques, noms de produit et logos sont des marques ou marques déposées de leurs propriétaires respectifs. Information concernant le document • • • • • • N° de document: eud-1338 N° de version: 1.2 Basé sur la version du logiciel: R2.1 Valable dès la version du logiciel: R2.1 Copyright © 06.2012 Aastra Technologies Limited Cliquez dans le visionneur PDF sur le lien hypertexte pour télécharger la dernière version de ce document: • https://pbxweb.aastra.com/doc_finder/DocFinder/eud-1338_fr.pdf?get&DNR=eud-1338 4 eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 Introduction Bien que les systèmes de messagerie vocale Aastra 400 offrent bien davantage que les seules fonctions d'un répondeur téléphonique, les descriptions suivantes se limitent aux fonctions de base des systèmes. L'appelant entend un message d'accueil général ou le vôtre. Selon la configuration de vos messages d'accueil, l'appelant recevra uniquement une information ou aura la possibilité de laisser un message vocal après le texte d'accueil. Note: Si l'appelant n'a pas envie d'écouter le message d'accueil jusqu'à la fin, il peut le sauter avec la touche #. Les messages d'accueil personnels Chaque propriétaire de boîte vocale peut avoir jusqu’à 3 messages d'accueil personnels qu'il peut enregistrer lui-même via un téléphone et les nommer ensuite. Ainsi, il peut toujours choisir un message d'accueil adapté au motif de son absence. Ce choix est effectué soit manuellement, soit automatiquement par sélection d'un profil de présence. Il est possible de choisir pour chaque message d'accueil si l'appelant peut oui ou non laisser un message à la fin du message d'accueil. Note: Les messages d'accueil sont enregistrés via le microphone du combiné ou via le microphone mains libres. Il est préférable d'utiliser le microphone du combiné qui offre une meilleure qualité d'enregistrement. Les messages d'accueil globaux Un message d'accueil global du système, pour autant qu'il y en ait un, est activé automatiquement si vous n'avez enregistré aucun message d'accueil personnel ou activé aucun des messages d'accueil enregistrés. Selon la configuration, les appelants peuvent laisser ou non des messages vocaux. Le message d'accueil global du système est le même pour tous les propriétaires de boîte vocale et il est enregistré par le responsable du système. Si aucun message d'accueil global du système n'est enregistré, ce sont les textes système du guide audio qui sont diffusés. eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 5 Introduction Lorsque la capacité totale de la mémoire vocale du système de messagerie vocale ou la durée d'enregistrement maximale configurée pour votre boîte vocale est atteinte, tous les nouveaux appelants renvoyés sur le système de messagerie vocale entendent un message d'accueil de débordement après le message d'accueil personnel ou le message global. Ils ne peuvent pas laisser de messages vocaux à la fin de celui-ci. Le message d'accueil de débordement reste actif jusqu’à ce qu'un espace de mémoire ait été libéré par effacement de messages vocaux ou d'accueil. Le message d'accueil global de débordement est le même pour tous les propriétaires de boîte vocale et il est enregistré par le responsable du système. Guide audio Les systèmes de messagerie vocale Aastra 400 contiennent un guide audio, pour annoncer la date, l'heure et le numéro d’appel des messages vocaux reçus et pour expliquer la navigation dans le menu de messagerie vocale. Pour la navigation dans le menu de messagerie vocale, voir "Mode d’emploi succinct", page 19. Serveur vocal interactif Les systèmes de messagerie vocale Aastra 400 peuvent contenir un serveur vocal interactif pour donner à l'appelant, pendant le message d’accueil, la possibilité d'activer des actions préconfigurées avec les touches de numérotation (DTMF). Il peut s'agir, p. ex. , de la commutation vers un autre numéro d’appel ou vers une autre boîte vocale. Mais il est également possible d'exécuter des facilités préconfigurées . Les fonctions du serveur vocal interactif sont définies par le responsable système et peuvent être différentes par boîte vocale et par message d'accueil activé . Renvoi automatique Le responsable du système peut configurer par utilisateur (séparément pour les appels internes et externes) un renvoi automatique sur le système de messagerie vocale en cas de non-réponse à l'appel et/ou en cas d'occupation et/ou en cas de refus de l'appel. Les appels entrants peuvent ainsi être dirigés vers le système de messagerie vocale, même si vous n'avez personnellement activé aucun renvoi. 6 eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 Introduction Possibilités de configuration Le responsable du système peut adapter le système de messagerie vocale aux particularités de votre environnement. Selon sa configuration, le comportement de votre système de messagerie vocale peut donc diverger des descriptions du présent mode d'emploi. La liste suivante montre les possibilités de configuration du système de messagerie vocale qui peuvent être effectuées uniquement par le responsable du système. Configurations valables pour tout le système de messagerie vocale: • Le responsable système peut charger un message d'accueil global dans le système de messagerie vocale. Ce message d'accueil est diffusé chaque fois qu'aucun message d'accueil personnel n'est disponible ou activé. • Le responsable système peut charger dans le système un message d'accueil global de débordement. Ce message d'accueil est diffusé chaque fois que la capacité minimale de mémoire vocale configurable de la boîte vocale personnelle ou de l'ensemble du système de messagerie vocale est épuisée. • La durée minimale des messages vocaux pour que ceux-ci soient enregistrés. • La durée maximale de conservation, séparément pour les nouveaux messages vocaux et les messages déjà écoutés. Configurable séparément par boîte vocale: • La capacité maximale d'enregistrement de la boîte vocale par message d'accueil et par message vocal. • Le nombre de messages d'accueil personnels (0..3). • Pour le message d'accueil global du système, la possibilité de l'appelant de laisser ou non des messages vocaux. • Le nombre de sonneries jusqu’à ce que l'appel soit pris par le système de messagerie vocale. • Qualité vocale/utilisation de la mémoire pour les messages d'accueil et les messages vocaux. • Message de texte/DEL Message à la réception de nouveaux messages vocaux. • Notification supplémentaire à un autre utilisateur interne lors de nouveaux messages vocaux. • Notification supplémentaire à une ou plusieurs adresses de courrier électronique lors de nouveaux messages vocaux (avec ou sans message vocal rattaché). • La langue du guide audio . • L'annonce de la date, de l'heure et du numéro d’appel des messages vocaux. • La configuration du serveur vocal interactif. Veuillez vous adresser au responsable de votre système en cas de questions ou de désirs de changement. eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 7 Utilisation des fonctions de messagerie vocale En tant que propriétaire de la boîte vocale, vous êtes informé des messages vocaux reçus, vous pouvez les écouter, les effacer, les renvoyer ou rappeler directement l'appelant. Il est également possible de consulter les messages vocaux depuis un téléphone tiers interne ou externe. Selon le téléphone, les fonctions de messagerie vocale sont utilisées via la touche Fox (téléphones propriétaires avec affichage), via des touches afficheur (téléphones SIP de la gamme Aastra 6700i) ou avec les touches de numérotation et des facilités */#. Les chapitres suivants décrivent exactement ces cas. Lisez le chapitre suivant si vous possédez un téléphone avec touche Fox et affichage. Si ce n'est pas le cas, passez directement au chapitre "Utilisation sans la touche Fox", page 14. Utilisation avec la touche Fox Le menu de votre téléphone, à l'aide de la touche Fox, offre la méthode la plus confortable pour gérer vos messages d'accueil, pour activer votre boîte vocale et pour écouter, renvoyer ou effacer vos messages vocaux. 8 eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 Utilisation des fonctions de messagerie vocale Administration des messages d'accueil Via le menu (Menu – Messagerie vocale – Messages d'accueil ), vous pouvez enregistrer jusqu’à 3 messages d'accueil personnels, les écouter à des fins de contrôle, les activer et les désactiver. Le message d'accueil personnalisé actuellement actif est dûment affiché. Si aucun message d'accueil personnel n'est actif ou disponible, le message d'accueil global du système est automatiquement activé, pour autant qu'il ait été enregistré. Sinon, les textes du système sont diffusés par le guide vocal. Vous pouvez donner un nom à chaque message d'accueil personnel et décider pour chaque message d'accueil si l'appelant peut laisser ou non un message. Le réglage actuel est visible sur l'affichage sous la forme d'un symbole de bande sonore (barré ou non). Activer une boîte vocale Vous activez une boîte vocale en procédant à un renvoi sur le système de messagerie vocale. Le menu (Menu – Renvoi) met à votre à votre disposition les variantes Renvoi d’appel, Renvoi sur occupation ou Renvoi sur non réponse vers Messagerie vocale. Vous avez aussi la possibilité de renvoyer l'appel durant la phase de sonnerie. Vous devez pour cela connaître le numéro du système de messagerie vocale. Ce numéro est le même pour tous les propriétaires de boîte vocale (normalement le 899). Il peut toutefois être modifié par le responsable du système. Le renvoi peut aussi être activé automatiquement via la sélection d'un profil de présence. Des informations plus détaillées sur la question sont décrites dans le mode d'emploi de votre téléphone. En cas de non-réponse à l'appel, le renvoi d'appel se fait aussi automatiquement, pour autant que le responsable du système l'ait configuré ainsi (voir "Renvoi automatique", page 6). Si un appel entrant est renvoyé vers le système de messagerie vocal d'une des façons susmentionnées, il sera répondu par celui-ci après le nombre de sonneries configuré par le responsable système. eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 9 Utilisation des fonctions de messagerie vocale Signalisation de nouveaux messages vocaux Si un appelant est renvoyé sur le système de messagerie vocal mais il ne laisse aucun message vocal (ou la boîte vocale est configurée de manière à ce qu'il ne puisse pas le faire), son appel génère une entrée normale dans la liste d'appels en absence, dorénavant nommé liste d'appels (Menu – Listes d'appels – Appels en absence). Si l'appelant laisse un message vocal, son appel est reporté tant sur la liste d'appels que dans la liste des messages vocaux reçus, appelée ci-après liste d’entrée de la messagerie vocale, et complété par un symbole de bande sonore pleine (Menu – Messagerie vocale – Boîte de réception). Si la boîte vocale est configurée en conséquence par le responsable système, un nouveau message vocal accompagné d'un message textuel est signalé sur l'affichage d'un téléphone et/ou la DEL de message s'allume. La signalisation indiquant la présence de nouveaux messages vocaux reste présent tant que tous les messages vocaux n'ont pas été écoutés. Le responsable de votre système peut configurer la boîte vocale de manière à ce qu'une notification supplémentaire soit envoyée à un autre utilisateur interne à l'arrivée de nouveaux messages vocaux. Il peut en plus définir que vous soyez notifié par courrier électronique (avec ous sans message rattaché) lors de la réception d'un nouveaux message vocal. Pour plus d'informations veuillez vous adresser au responsable de votre système. Veuillez en outre noter: • Les appels avec ou sans message vocal du même utilisateur ne laissent chaque fois qu'une seule entrée dans la liste d'appels. • Les appels avec message vocal du même utilisateur laissent une entrée par appel dans la liste d’entrée de la messagerie vocale. • Si vous rappelez un utilisateur directement depuis la liste d'appels, son entrée ne disparaît de la liste d'appels que si vous avez effacé au préalable le message vocal. 10 eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 Utilisation des fonctions de messagerie vocale Ecouter les messages vocaux Les messages vocaux peuvent être écoutés avec la touche Fox Ecouter qui se trouve en dessous du message de notification de message vocal, directement depuis la liste d'appels ou depuis la liste d’entrée de la messagerie vocale. • Lors de l'écoute via le message de notification de message vocal, les nouveaux messages vocaux sont restitués dans l'ordre chronologique, en commençant par le message reçu en dernier. La connexion au système de messagerie vocale est ensuite coupée. • En cas d'écoute directe depuis la liste d'appels, seuls les messages vocaux de cet appelant sont restitués dans l'ordre chronologique, en commençant par le message reçu en dernier. Une fois le dernier message vocal est diffusé, on entend une tonalité rapide et la connexion vers le système de messagerie vocale est interrompue. • En cas d'écoute directement depuis la liste d’entrée de la messagerie vocale, seul le message vocal sélectionné est diffusé. La connexion au système de messagerie vocale est ensuite coupée. Veuillez en outre noter: • Durant la diffusion d'un message vocal, il est possible de revenir au début de ce message avec la touche Fox Répéter. • Actionnez rapidement deux fois de suite la touche Fox Répéter pour écouter la diffusion du message précédent. Vous pouvez passer de la même manière au message suivant et ainsi de suite avec la touche Fox Suivant. (Ne vaut pas pour l'écoute directe depuis la liste d’entrée de la messagerie vocale.) • Dès que vous avez écouté tous les nouveaux messages vocaux, le message prend ainsi l'état "Ecouté" et le symbole prend la forme d'une bande sonore vierge. Note: Les messages vocaux peuvent aussi être écoutés en appelant le système de messagerie vocale. Avec un appel vous arrivez au menu de messagerie vocale (voir "Mode d’emploi succinct", page 19) et avec la touche 1 vous pouvez diffuser tous les messages vocaux. Le guide vocal vous informe s'il y a de nouveaux messages vocaux (y compris leur nombre) dans votre boîte vocale. Tous les messages vocaux sont ensuite restitués dans l'ordre chronologique, en commençant par le dernier message reçu. Avant chaque message, le guide audio indique l'heure, la date et le numéro d’appel de l'appel. Vous pouvez passer par-dessus les informations du guide audio avec la touche #. Une fois le dernier message vocal diffusé ou s'il n'y a pas de messages, vous entendez une tonalité rapide et la connexion vers le système de messagerie vocale est interrompue. eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 11 Utilisation des fonctions de messagerie vocale Effacer des messages vocaux Il faut distinguer entre les deux cas suivants lors de l'effacement des messages vocaux: • Messages vocaux pas encore écoutés: – Vous pouvez effacer de la liste d’entrée de la messagerie vocale un message vocal pas encore écouté. – Vous pouvez effacer un message vocal pas encore écouté pendant sa diffusion: il vous suffit pour cela d'écouter la première partie du message (au min. 2 s) et de sauter ensuite au début de ce message. Le message prend ainsi l'état "Ecouté" et vous pouvez l'effacer à sa prochaine diffusion. • Messages vocaux déjà écoutés: – Vous pouvez effacer de la liste d’entrée de la messagerie vocale un message vocal déjà écouté. – Vous pouvez effacer un message vocal déjà écouté après sa diffusion ou pendant sa rediffusion. La tonalité de confirmation est ensuite audible et le message suivant peut être diffusé. – Vous ne pouvez effacer des messages vocaux de la liste d'appels que si vous avez auparavant écouté tous les messages vocaux de cet appelant. Veuillez en outre noter: • Lorsque l'entrée d'un message vocal écouté est effacée de la liste d'appels, le message vocal correspondant est également effacé. • Le symbole de bande sonore disparaît lorsque tous les messages vocaux d'un appelant sont effacés. Mais l'entrée reste toutefois dans la liste d'appels. 12 eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 Utilisation des fonctions de messagerie vocale Renvoyer des messages vocaux Vous pouvez renvoyer des messages vocaux reçus depuis la liste d’entrée de la messagerie vocale ou pendant leur consultation. Les destinations possibles sont des utilisateurs internes ayant leur propre boîte vocale. Pendant le renvoi, vous pouvez choisir si vous voulez conserver ou non une copie du message vocal dans la boîte vocale. A la destination, les messages vocaux renvoyés sont marqués d'une flèche dans la liste d’entrée de la messagerie vocale. Note: Le renvoi est refusé dans les cas suivants: • L'utilisateur de destination n'a pas de boîte vocale. • La mémoire vocale de la boîte vocale de l'utilisateur de destination est pleine. • Pour systèmes en réseau: La boîte vocale de l'utilisateur de destination est sur un autre système. Pour plus d'informations veuillez vous adresser au responsable de votre système. eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 13 Utilisation des fonctions de messagerie vocale Utilisation sans la touche Fox La desserte des fonctions de messagerie vocale depuis des téléphones propriétaires sans affichage ou des téléphones sans touche Fox est effectuée par le biais de facilités et des touches de numérotation. Les téléphones SIP de la gamme Aastra 6700i supportent partiellement une utilisation via des touches afficheur. Administration des messages d'accueil Sur votre téléphone vous pouvez enregistrer jusqu’à 3 messages d'accueil personnels, les écouter à des fins de contrôle, les activer et les désactiver. Si aucun message d'accueil personnel n'est actif ou disponible, le message d'accueil global du système est automatiquement activé, pour autant qu'il ait été enregistré. Sinon, les textes du système sont diffusés par le guide vocal. Enregistrer des messages d'accueil 913 x # x = 1, 2, 3 Ecoute de contrôle des messages d'accueil #913 x # x = 1, 2, 3, 7, 8 Activer des messages d'accueil 933 x x = 1, 2, 3 Désactiver les messages d'accueil #933 x x = 1, 2, 3 Effacer les messages d'accueil #913 x # x = 1, 2, 3 x = 1, 2, 3 : Messages d'accueil personnels 1, 2, 3 x = 7 : Message d'accueil global du système x = 8 : message d'accueil global de débordement Note: L’enregistrement et l'effacement des messages d'accueil globaux requièrent une autorisation spéciale et ne peuvent généralement être effectués que par le responsable du système. 14 eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 Utilisation des fonctions de messagerie vocale Activer une boîte vocale Vous activez une boîte vocale en procédant à un renvoi sur le numéro du système de messagerie vocale. Vous avez ici le choix entre un renvoi d'appel (21), un renvoi sur occupation (67) ou un renvoi sur non réponse (61). Vous avez aussi la possibilité de renvoyer l'appel durant la phase de sonnerie. Vous devez pour cela connaître le numéro du système de messagerie vocale. Ce numéro est le même pour tous les propriétaires de boîte vocale (normalement le 899). Il peut toutefois être modifié par le responsable du système. Le renvoi peut aussi être activé automatiquement via la sélection d'un profil de présence. Des informations plus détaillées sur la question sont décrites dans le mode d'emploi de votre téléphone. En cas de non-réponse à l'appel, le renvoi d'appel se fait aussi automatiquement, pour autant que le responsable du système l'ait configuré ainsi (voir "Renvoi automatique", page 6). Si un appel entrant est renvoyé vers le système de messagerie vocal d'une des façons susmentionnées, il sera répondu par celui-ci après le nombre de sonneries configuré par le responsable système. Signalisation de nouveaux messages vocaux La signalisation de nouveaux messages vocaux sur votre téléphone se fait par la LED de message et/ou avec un message textuel. La signalisation indiquant la présence de nouveaux messages vocaux reste présent tant que tous les messages vocaux n'ont pas été écoutés. La plupart des téléphones SIP tiers prennent également en charge la signalisation de nouveaux messages vocaux. Le responsable de votre système peut configurer la boîte vocale de manière à ce qu'une notification supplémentaire soit envoyée à un autre utilisateur interne à l'arrivée de nouveaux messages vocaux. Il peut en plus définir que vous soyez notifié par courrier électronique (avec ous sans message rattaché) lors de la réception d'un nouveaux message vocal. Pour plus d'informations veuillez vous adresser au responsable de votre système. eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 15 Utilisation des fonctions de messagerie vocale Ecouter les messages vocaux Vous avez les possibilités suivantes pour écouter les messages vocaux reçus: Écouter les messages vocaux en utilisant le guide vocal Appeler le numéro du système de messagerie vocale. Ensuite appuyez sur la touche de numérotation 1 pour écouter les messages vocaux (voir "Mode d’emploi succinct", page 19). Écouter les messages vocaux en utilisant le guide vocal #94 Écouter les messages vocaux sans le guide vocal #916 # Après connexion au système de messagerie vocale, le guide audio indique s'il y a de nouveaux messages vocaux (y compris leur nombre) dans votre boîte vocale. Tous les messages vocaux sont ensuite restitués dans l'ordre chronologique, en commençant par le dernier message reçu. Avant chaque message, le guide audio indique l'heure, la date et le numéro d’appel de l'appel. Vous pouvez passer par-dessus les informations du guide audio avec la touche #. Une fois le dernier message vocal diffusé ou s'il n'y a pas de messages, vous entendez une tonalité rapide et la connexion vers le système de messagerie vocale est interrompue. Veuillez en outre noter: • Durant la diffusion d'un message vocal, il est possible de revenir au début de ce message avec la touche de numérotation 2. • Actionnez rapidement deux fois de suite la touche de numérotation 2 pour écouter la diffusion du message précédent. Vous pouvez passer de la même manière au message suivant et ainsi de suite avec la touche de numérotation 1. • Les téléphones SIP ne prennent pas en charge la commande par touches de numérotation pendant la diffusion. Des touches afficheur sont toutefois à disposition pour les téléphones SIP de la gamme Aastra 6700i. 16 eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 Utilisation des fonctions de messagerie vocale Effacer des messages vocaux Il faut distinguer entre les deux cas suivants lors de l'effacement des messages vocaux: • Messages vocaux déjà écoutés: Un message vocal déjà écouté peut être effacé à sa prochaine diffusion avec la touche de numérotation 8. La tonalité de confirmation est ensuite audible et le message suivant peut être diffusé. • Messages vocaux pas encore écoutés: Vous pouvez effacer un message vocal pas encore écouté pendant sa diffusion en écoutant la première partie du message (au min. 2 s) et en revenant ensuite au début de ce message avec la touche de numérotation 2. Le message prend ainsi l'état "Ecouté" et vous pouvez l'effacer à sa prochaine diffusion avec la touche de numérotation 8. Renvoyer des messages vocaux Vous pouvez renvoyer des messages vocaux reçus pendant leur consultation. Les destinations possibles sont des utilisateurs internes ayant leur propre boîte vocale. Renvoyer un message vocal et en garder une copie dans sa propre boîte vocale: 1. Actionnez la touche de numérotation 3 pendant la diffusion du message vocal. – La diffusion est interrompue. 2. Entrez le numéro de l'utilisateur et terminez avec la touche #. – Le message vocal est renvoyé et le message vocal suivant est diffusé. Renvoyer un message vocal et l'effacer dans sa propre boîte vocale: 1. Actionnez la touche de numérotation 4 pendant la diffusion du message vocal. – La diffusion est interrompue. 2. Entrez le numéro de l'utilisateur et terminez avec la touche #. – Le message vocal est renvoyé et le message vocal suivant est diffusé. Note: Le renvoi est refusé dans les cas suivants: • L'utilisateur de destination n'a pas de boîte vocale. • La mémoire vocale de la boîte vocale de l'utilisateur de destination est pleine. • Pour systèmes en réseau: L'utilisateur de destination est raccordé à un autre système. Pour plus d'informations veuillez vous adresser au responsable de votre système. eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 17 Utilisation des fonctions de messagerie vocale Desserte depuis le téléphone interne d'un tiers Vous disposez des possibilités suivantes pour la desserte de la propre boîte vocale ou de la boîte vocale d'un autre utilisateur depuis le téléphone interne ou externe d'un tiers : Consulter le menu de la messagerie vocale via Fernbedienung 06 <N° de destination> #94 <PIN> # Consulter le menu de la messagerie vocale via le téléphone #36 <N° destination> <PIN> #94 d'un tiers, mais avec les propres réglages. Consultation à distance en appelant le propre téléphone, sur lequel un renvoi vers le système de messagerie vocale a voir le chapitre suivant. été activé. La condition pour toutes les trois possibilités est que le code personnel de l'utilisateur ne corresponde pas à la valeur par défaut "0000". Desserte depuis le téléphone externe d'un tiers Vous pouvez écouter votre boîte vocale ou celle d'un autre utilisateur par postsélection (DTMF) depuis un téléphone externe d'un tiers (consultation à distance). Il faut pour cela que le renvoi ait été effectué vers le système de messagerie vocale et que vous connaissiez le code personnel correspondant, qui ne doit pas être égal à la valeur par défaut "0000". Le guide vocal vous informe et guide sur les posssibilités du menu principal de la messagerie vocale. Vous pouvez écouter les messages vocaux, les transmettre ou les effacer,mais également écouter à des fins de contrôle vos messages d'accueil personnels, les enregistrer, les activer, les désactiver ou les effacer. La procédure et une vue d'ensemble générale de toutes les possibilités est indiquée dans le mode d'emploi succinct ci-après. 18 eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 Mode d’emploi succinct Le mode d'emploi succinct ci-après montre comment utiliser sa propre boîte vocale via le téléphone interne / externe d'un tiers. Cette page peut au besoin être imprimée pour y découper le mode d'emploi succinct. Une fois plié ou agrafé, il se métamorphose en mode d'emploi pratique au format carte de crédit. Mode d’emploi succinct Système de messagerie vocale Aastra 400 Démarrer la consultation à distance: 1. Composer son propre numéro d’appel. 2. Activer le mode DTMF si nécessaire (dépendant du type de téléphone). 3. Appuyer sur la touche durant le message d'accueil, composer le propre code personnel et valider avec la touche #. 4. Le message d'accueil s'arrête et le guide vocal vous informe sur les posssibilités du menu principal de la messagerie vocale. Menu de messagerie vocale Ecouter les messages Messages d'accueil Retour 1 3 9 1 2 Mess. Mess. d'accueil d'accueil pers. 2 pers. 1 1 1 2 Ecouter Enregistrer 2 3 Message Répéter suivant 3 7 Mess. d'accueil pers. 3 3 4 8 Activer Désactiver Effacer 4 9 Message d'accueil Retour du système 8 Trans- Transmettre Effacer mettre et effacer 9 Retour 9 1 3 9 Retour Ecouter Activer Retour Remarque: Vous pouvez passer par-dessus les informations du guide audio avec la touche #. Valable dès la version de logiciel R2.1 Veuillez vous adresser au responsable de votre système en cas de questions ou de désirs de changement. eud-1338/1.2 – R2.1 – 06.2012 19 Déclaration de conformité Aastra Telecom Schweiz AG déclare par la présente que • les produits Aastra 400 sont conformes aux exigences fondamentales et aux autres spécifications déterminantes de la directive 1999/5/CE. • la fabrication de tous nos produits est conforme RoHS et WEEE (2002/95/EG et 2002/96/EG). Les déclarations de conformité spécifiques aux produits se trouvent sur le portail de documents Aastra : www.aastra.com/DocFinder Exclusion de la responsabilité Aastra® est une marque déposée de Aastra Technologies Limited. Sous réserve des possibilités de livraison et de modifications techniques. Copyright © 2012 Aastra Technologies Limited ">
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