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Manuel de passation des marchés Les directives du FIDA pour la passation des marchés et le Manuel des achats ont été élaborés par le groupe de travail ci-après, sous la conduite de Kevin Cleaver, Vice-Président adjoint en charge des programmes, Département gestion des programmes (PMD): Dina Saleh, Coordonnatrice et Rédactrice en Chef Amin Belhamissi, Division des Politiques et du Conseil Technique Robert Creswell, Bureau de l’Audit et de la Surveillance Francisco David E Silva, Division Amérique Latine et Caraïbes Shankar Achuthan Kutty, Division Asie et Pacifique Ruth Farrant, Division Asie de l’Est et du Sud-Est Charles Forrest, Bureau du Conseiller Juridique Bernardino Fortuna, Division du Contrôleur et des Services Financiers Karen Juergens, Bureau de l’Audit et de la Surveillance Esther Kasalu-Coffin, Division Asie de l’Est et du Sud-Est Sandro Luzzietti, Division des Services Administratifs Luisa Migliaccio, Division du Contrôleur et des Services Financiers Perin Saint Ange, Division Afrique de l’Ouest et du Centre Bambis Constantinides, Directeur, Division du Contrôleur et des services financiers, et Shyam Khadka, Administrateur principal de portefeuille, Secrétariat de PMD, ont fourni des orientations générales. Ces directives ont été approuvées par le Conseil d’administration du FIDA en septembre 2010. Les procédures de passation des marchés sont mises à jour régulièrement. Pour des informations actualisées, prière de consulter http://www.ifad.org/pub/basic/index.htm. Manuel de passation des marchés Table des matières Introduction ............................................................................................. 4 Vue d’ensemble Module A: Vue d’ensemble du cycle du projet....................................... 9 Gestion du processus Module B: Responsabilité en matière de passation des marchés........... 13 Module C: Correspondance et gestion des dossiers.............................. 15 Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire en matière de passation des marchés................................... 17 Module E1: Planification de la passation des marchés............................. 29 Module E2: Plan de passation des marchés (échantillons)....................... 31 Évaluation Module D: Planification Identification Module F1: Détermination du besoin....................................................... 35 Module F2: Énoncés des besoins et spécifications des biens.................. 39 Module F3: Énoncés des besoins concernant les travaux....................... 44 Module F4: Énoncés des besoins (mandat) concernant les services........ 48 Module F5: Choix d’une méthode de passation des marchés................. 54 Module G: 60 Détermination des sources d’approvisionnement.................. Dossier d’appel d’offres Module H: Invitation à soumettre des offres........................................... 67 Module H1: Dossier d’appel d’offres concernant les biens....................... 69 Module H2: Dossier d’appel d’offres concernant les travaux.................... 72 Module H3: Dossier d’appel d’offres concernant les services de consultants...................................................................... 75 Passation des marchés Module I1: Types de marchés applicables aux biens.............................. 85 Module I2: Types de marchés applicables aux travaux........................... 87 Module I3: Types de marchés concernant les consultants...................... 93 Module J: Modalités de paiement, cautions, retenues et garanties........ 97 Processus de soumission Module K1: La publication du dossier d’appel d’offres............................. 103 Module K2: Séances d’information à l’intention des soumissionnaires éventuels et visites de site.................................................... 105 Module K3: Éclaircissements, modifications et annulations des appels d’offres............................................................... 107 Module K4: Réception des soumissions.................................................. 110 Module K5: Ouverture des plis................................................................. 113 Manuel de passation des marchés 1 Évaluation des soumissions Module L1: Comités d’évaluation et règles générales d’évaluation.......... 121 Module L2: Procédures générales d’évaluation concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants...................................................................... 126 Module L3: Évaluations spécifiques concernant les biens........................ 131 Module L4: Évaluations spécifiques concernant les travaux..................... 133 Module L5: Évaluations spécifiques concernant les services autres que les services de consultants............................................ 135 Module L6: Procédures générales d’évaluation concernant les services de consultants...................................................................... 136 Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants par le biais de la sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC)...................................................................... 141 Module L8: Évaluation des propositions de services de consultants par le bais de la sélection au moindre coût (SMC)....................... 151 Module L9: Prorogation de la validité des offres....................................... 161 Module L10: Post-sélection....................................................................... 163 Module L11: Annulation de la procédure de passation des marchés après l’ouverture des plis...................................................... 165 Attribution du marché Module M1: Lettres d’acceptation des offres............................................ 167 Module M2: Négociation relative aux services de consultants................... 169 Module M3: Préparation et publication des documents de marché.......... 172 Module M4: Rejet des offres et compte-rendu aux soumissionnaires non retenus.......................................................................... 174 Module M5: Passation du marché, entrée en vigueur et prise d’effet........ 176 Gestion du contrat Module N1: Gestion du marché............................................................... 179 Module N2: Modifications du marché....................................................... 185 Module N3: Achèvement du marché........................................................ 188 Module N4: Résiliation d’un marché......................................................... 189 Module O: Plaintes et différends............................................................. 191 Participation de la communauté Module P: 2 Manuel de passation des marchés Passation des marchés avec la participation des communautés................................................................ 193 Définitions Les termes utilisés dans les présentes directives s’entendent comme suit: “L’emprunteur/le bénéficiaire” est la partie désignée comme telle dans l’accord de financement ou autre convention, et s’applique également aux bénéficiaires des prêts et des dons. On entend par “communauté” des personnes ou des groupes de bénéficiaires de projets, des groupes communautaires sans statut juridique, des associations ou groupes ayant un statut juridique mais ayant ou non une personnalité juridique distincte en tant que groupe, les organisations et corporations de petits artisans et petits commerçants et les petites organisations locales qui appuient et facilitent les activités rurales agricoles et sociales. Dans de tels cas, la “communauté” peut intervenir en tant qu’agent d’achat, agent d’exécution, contractant ou fournisseur de biens, de travaux et de services connexes pour les activités du projet. Le “processus de passation des marchés” désigne l’ensemble du cycle d’achat, depuis l’identification des besoins jusqu’à l’exécution du contrat. “La direction du projet” est la partie désignée comme telle par l’emprunteur/le bénéficiaire dans l’accord de financement pour exécuter et gérer le projet. Le terme couvre également les unités de coordination du projet et les unités d’exécution du projet. Le terme “services” est utilisé au sens large pour désigner à la fois les services de consultants et les autres prestations. Manuel de passation des marchés 3 Introduction 1. Objet et mode d’emploi du Manuel Le présent Manuel expose de manière plus approfondie les Directives concernant la passation des marchés relatifs aux biens, aux travaux et aux services financés par des prêts ou des dons du FIDA; il a pour objectifs: • • • de fournir au personnel du FIDA un avis et une assistance pour l’aider à accomplir les tâches qui lui incombent en matière de passation des marchés et d’aider les emprunteurs/les bénéficiaires à appliquer les procédures de passation des marchés financés par le FIDA; de fournir des indications détaillées pour l’évaluation de la capacité de passation des marchés que l’emprunteur/le bénéficiaire devrait posséder pour mettre en œuvre les dispositions de sa réglementation nationale en matière de passation des marchés, pour autant qu’elles soient jugées compatibles avec les Directives du FIDA, telles que contenues dans la version révisée des Conditions générales approuvée en avril 2009; et de servir de référence principale pour les situations dans lesquelles on estime que les systèmes de passation des marchés de l’emprunteur/du bénéficiaire ne sont pas acceptables ou compatibles avec les Directives du FIDA concernant la passation des marchés. une série de grandes étapes procédurales distinctes et chacune de ces étapes est elle-même divisée en instructions à suivre point par point. Il comporte deux parties: – la première partie comprend l’introduction générale et les dispositions applicables à toutes les activités de passation des marchés; – la deuxième partie regroupe les différents modules traitant d’aspects spécifiques de la passation des marchés, qui pourront ainsi être modifiés ou actualisés individuellement en cas de besoin. Le Manuel couvre le cycle complet de la passation des marchés, depuis la planification jusqu’à la livraison finale ou l’exécution et l’achèvement du contrat. Il contribuera à: (i) supprimer ou minimiser la nécessité de prendre de nouvelles décisions à chaque fois qu’une situation comparable se présente; (ii) introduire des procédures pour toutes les activités de routine en matière de passation des marchés; (iii) fournir un point de référence pour l’évaluation des principes et des pratiques; et (iv) faire fonction de Manuel de formation pour l’emprunteur/le bénéficiaire et le personnel du FIDA ainsi que fournir des indications basées sur les meilleures pratiques internationales. Ces directives visent à: (i) fournir des indications détaillées sur les processus de passation des marchés; (ii) fournir des mesures uniformes pour la passation des marchés relatifs aux biens, aux travaux et aux services; (iii) assurer la transparence et l’obligation de rendre des comptes dans toutes les opérations, et la compatibilité avec les Directives du FIDA concernant la passation des marchés; (iv) améliorer l’efficience et l’efficacité des opérations d’achat; (v) promouvoir l’application systématique des meilleures pratiques et des normes internationales de passation des marchés. Le Manuel a pour but de fournir des indications pratiques, simples mais détaillées, au personnel du FIDA et à l’emprunteur/au bénéficiaire sur les mesures à prendre au stade de la passation des marchés. Il est conçu de manière à être simple à utiliser et à comprendre; à cet effet, l’ensemble du processus de passation des marchés est divisé en 4 Manuel de passation des marchés Une application systématique des dispositions et des procédures décrites dans le Manuel est essentielle pour améliorer l’efficience, la transparence, l’uniformité des documents et des décisions ainsi que pour réduire les coûts de passation des marchés. 1.1 Dérogations Des dérogations aux dispositions du Manuel peuvent être justifiées dans un certain nombre de cas, parmi lesquels: – l’existence d’une situation spéciale, comme une situation d’extrême urgence ou toute autre circonstance que le FIDA pourrait considérer comme constituant une situation spéciale; – des besoins exceptionnels introduits à titre de dispositions spéciales dans un mécanisme de prêt ou de crédit qui ne seraient pas couverts par ailleurs dans le présent Manuel et n’en constituent pas une révision; – l’obligation d’avoir recours à des processus dérogeant à la norme pour des achats spécialisés; – des dispositions réglementaires ou des politiques gouvernementales qui rendraient l’une ou l’autre partie du présent Manuel incompatible avec les nouvelles dispositions, en attendant que soit approuvée la révision appropriée. 1.2 Révisions Le FIDA entend améliorer en permanence les modules pour prendre en compte les modifications apparues au Fonds, l’évolution des besoins, le contexte commercial et l’adoption de procédures et de pratiques nouvelles et améliorées. Un certain nombre de facteurs peuvent rendre nécessaire la révision d’un module, à savoir par exemple: – des modifications des politiques du FIDA; – l’introduction de nouvelles pratiques, politiques ou procédures améliorées; – la suppression de pratiques, politiques ou procédures dépassées; – les enseignements tirés de l’expérience concrète. Toute proposition de modification d’un module ou d’amélioration concrète suggérée par les utilisateurs sera soumise au FIDA pour examen. L’évaluation peut permettre de détecter des insuffisances graves auxquelles il faut remédier avant le lancement du projet (en mettant en place, par exemple, une unité de passation des marchés ou en préparant la documentation essentielle pour les appels d’offres ou les marchés). Au cas où l’organisme d’exécution ne serait pas en mesure de financer ces activités, l’équipe de projet devra examiner et convenir avec l’emprunteur/le bénéficiaire d’autres sources de financement. Toutes les mesures proposées pour gérer chacun des risques recensés seront intégrées – en tant que composantes du projet – dans le document de conception et financées – en tant que de besoin – sur les ressources du financement. Les dispositions contenues dans le présent Manuel pour un élément spécifique demeureront d’application jusqu’au moment où la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire/de l’organisme d’exécution de gérer le “domaine thématique” sera entièrement développée et jugée acceptable. Lors de la passation des marchés de biens, de travaux et de services de consultants dans le cadre d’un projet donné, il convient de respecter les principes spécifiques suivants: (i) les marchés seront passés conformément aux Directives du FIDA, à l’accord de financement correspondant à chaque marché et aux amendements dûment agréés à cet accord; ils seront également conformes à la réglementation nationale de l’emprunteur/ du bénéficiaire en matière de passation des marchés ou au présent Manuel, selon le cas; (ii) les marchés doivent être passés durant la période d’exécution des projets, sauf dans les situations visées par l’article 4.8 a) ii) des Conditions générales du FIDA applicables au financement du développement agricole ou lorsque l’accord de financement prévoit un financement rétroactif – et dans ce cas, en respectant les limites spécifiées dans l’accord; (iii) le montant du marché ne doit pas dépasser les crédits ouverts en vertu de l’accord de financement; (iv) les marchés doivent respecter le programme de travail et budget annuel (PTBA) dûment approuvé, y compris un plan de passation de marchés pour au moins 18 mois 1; (v) les marchés doivent être passés de façon à optimiser l’emploi des ressources, conformément à la définition donnée par les Directives du FIDA concernant la passation des marchés. Une liste actualisée des modules les plus récents sera disponible sur le site Web du FIDA et il appartiendra aux utilisateurs de s’assurer qu’ils disposent de la version la plus récente. 2. Dispositions générales Produits de l’évaluation: L’évaluation de l’organisme d’exécution a pour objectif global de tirer, dans le document de conception du projet, des conclusions finales quant aux points présentant les risques les plus importants dans la composante du projet relative à la passation des marchés. Ces points seront regroupés par catégories en “domaines thématiques” au cours de la (des) phase(s) d’évaluation, par exemple, la planification de la passation des marchés ou la gestion des contrats. 1 Le plan de passation des marchés fera partie du PTBA du projet et couvrira tous les marchés importants qu'il est prévu de passer sur une période d'au moins 12 mois (soit 18 mois pour le plan initial). Dans le cas de projets comportant une participation de la communauté à la passation des marchés, le FIDA pourra être invité à assouplir cette règle. Introduction 5 3. Passation de marchés anticipés et financement rétroactif Dans certaines circonstances, par exemple pour accélérer l’exécution d’un projet, l’emprunteur/le bénéficiaire pourra engager les premières étapes de la passation des marchés avant d’avoir signé l’accord de financement avec le FIDA. En pareil cas, les procédures de passation des marchés – y compris la publicité – doivent être conformes aux présentes directives pour que les éventuels marchés puissent être financés par le FIDA (remboursement après l’entrée en vigueur du prêt), et le processus ordinaire d’examen par le Fonds doit être respecté. Les emprunteurs/les bénéficiaires procèdent à cette passation de marchés anticipés à leurs propres risques et toute participation du FIDA aux procédures, à l’établissement des documents ou à la proposition d’adjudication n’engage pas le Fonds à accorder un prêt pour le projet en question. Si le marché est passé, le remboursement par le FIDA des paiements faits par l’emprunteur/le bénéficiaire en vertu du marché avant la signature de l’accord de prêt est désigné par l’expression “financement rétroactif” et n’est autorisé que dans les limites spécifiées dans l’accord de financement. Afin de donner aux emprunteurs/bénéficiaires et au personnel du FIDA des indications sur ce que l’on attend d’eux, les Directives du FIDA concernant la passation des marchés énoncent l’exigence d’une conduite éthique. Aucune personne ou entité n’usera de son autorité, de sa position ou de sa fonction pour en retirer un avantage personnel, ce dernier terme étant défini comme le fait de solliciter ou d’accepter quoi que ce soit ayant une valeur matérielle, sous quelque forme que ce soit, ou d’en tirer avantage, de quelque manière que ce soit2, soit en personne, soit indirectement par l’intermédiaire de proches parents ou associés, à la faveur de la passation d’un marché financé par le FIDA. Les fonctionnaires de l’emprunteur/du bénéficiaire participant aux activités de passation des marchés doivent: A) (i) observer les normes les plus strictes d’honnêteté et d’intégrité dans toutes leurs relations professionnelles; (ii) atteindre les normes de compétence professionnelle les plus élevées possibles; 4. Co-entreprises (iii) utiliser les fonds et autres ressources du FIDA dont ils ont la responsabilité de manière optimale et aux fins auxquelles ces fonds et ressources ont été fournis au pays emprunteur/bénéficiaire; et Les fournisseurs, entrepreneurs et consultants du pays emprunteur/bénéficiaire sont encouragés à participer au processus de passation des marchés dans la mesure où le FIDA souhaite renforcer les capacités nationales. Ils peuvent soumissionner indépendamment ou en co-entreprise avec des sociétés étrangères, mais le FIDA n’acceptera pas de conditions d’appel d’offres exigeant la formation d’une co-entreprise ou toute autre forme d’association obligatoire entre des entreprises nationales et étrangères. 5. Codes de conduite et conflits d’intérêt Codes de conduite Les personnes ou les groupes observant de l’extérieur le processus de passation des marchés peuvent rapidement et facilement s’en faire une opinion négative. Il est par conséquent impératif, non seulement que les marchés soient passés de manière éthique, transparente et honnête, mais aussi que cette démarche soit visible. 2 6 préserver et rehausser la réputation du pays emprunteur/bénéficiaire en veillant à: (iv) respecter dans leur lettre et leur esprit: – l’accord de financement, – les lois et règlements du pays emprunteur/bénéficiaire, – l’éthique professionnelle reconnue, et – les obligations contractuelles; B) respecter le caractère confidentiel des informations obtenues dans l’exercice de leurs fonctions et ne pas utiliser ces informations à des fins de gain personnel ou au profit abusif d’un quelconque soumissionnaire, fournisseur ou entrepreneur; et veiller à ce que les informations communiquées dans l’exercice de leurs fonctions soient véridiques, impartiales et loyales. Dans ce contexte, les incertitudes concernent le plus souvent deux aspects: quelles sont les règles relatives à l’acceptation de cadeaux ou de marques d’hospitalité et quelle conduite tenir en cas de conflits d’intérêt. Ces deux aspects sont examinés ci-après de manière plus détaillée. Notamment, mais pas exclusivement, les cadeaux, services, faveurs ou marques d’hospitalité. Manuel de passation des marchés Cadeaux et hospitalité Les membres du personnel du FIDA ou fonctionnaires de l’emprunteur/du bénéficiaire participant aux activités de passation des marchés financées par le FIDA: (i) (ii) ne seront pas autorisés à accepter un quelconque cadeau d’entreprise3 de la part de fournisseurs, entrepreneurs ou consultants actuels ou éventuels, à moins que ces cadeaux n’aient une très faible valeur intrinsèque, comme un calendrier ou un agenda professionnel; s’abstiendront d’accepter une quelconque marque d’hospitalité d’entreprise dont l’acceptation pourrait être perçue par des tiers comme susceptible d’influencer une décision professionnelle; et (iii) devront signaler promptement au FIDA et aux autorités nationales, en tant que de besoin, tout cas de pratique irrégulière, y compris mais pas exclusivement les cas de fraude ou de corruption tels qu’ils sont définis par la politique du FIDA en matière de prévention de la corruption4 dont serait soupçonné un collègue, soumissionnaire, fournisseur, entrepreneur ou consultant. Conflits d’intérêt (i) Les Directives du FIDA concernant la passation des marchés exigent que tout fonctionnaire de l’emprunteur/du bénéficiaire participant aux activités de passation des marchés financées par le FIDA déclare tout intérêt personnel susceptible d’entacher ou de paraître entacher aux yeux de tiers l’impartialité de son action dans tout domaine lié à leurs attributions (conflit d’intérêt). (ii) Dès que se manifeste l’existence d’une situation de ce type, ou la possibilité qu’une telle situation se présente, il appartiendra au(x) fonctionnaire(s) concerné(s) de s’abstenir immédiatement de participer à un quelconque aspect du processus de passation des marchés afin d’éviter de se trouver en position de conflit. En cas de doute quant à l’existence ou à la possibilité d’existence ou d’apparition d’un conflit d’intérêt, le FIDA pourra être consulté en vue d’obtenir un avis ou des directives; le principe général est toutefois que, dans le doute, il est préférable de s’abstenir de participer au processus plutôt que de courir le risque d’une perception négative du processus ou d’une déclaration d’infraction aux règles de passation des marchés. 6. Application et limitations Ce Manuel s’applique à toutes les opérations de passation des marchés entreprises par les projets utilisant des fonds du FIDA, indépendamment du type de financement, dans les cas où le processus de passation des marchés de l’emprunteur/du bénéficiaire a été considéré comme inadéquat. Une application systématique des dispositions et des procédures décrites dans le Manuel est essentielle pour parvenir à améliorer l’efficience, la transparence, l’uniformité des documents et des décisions et réduire les coûts de la passation des marchés. Le FIDA entend améliorer les modules en permanence, afin de prendre en compte les modifications apparues au Fonds, l’évolution des besoins, le contexte commercial ainsi que l’adoption de procédures et de pratiques nouvelles et améliorées. (iii) Lorsque le FIDA prend connaissance d’une situation où un conflit d’intérêt a pu exister mais n’a pas été déclaré, cela suffit, conformément aux Directives du FIDA concernant la passation des marchés, pour déclarer l’existence d’une infraction à ces règles. 3 Conformément au Code de conduite du FIDA, intégré au Manuel des procédures relatives aux ressources humaines, et susceptible d’être périodiquement actualisé. 4 Définie dans le document “Politique du FIDA en matière de prévention de la fraude et de la corruption dans le cadre de ses activités et opérations” (EB 2005/ 85/R.5); ce document est susceptible d’être périodiquement actualisé. Introduction 7 Vue d’ensemble Process management Vue d’ensemble Module A: Vue d’ensemble du cycle du projet Objet du module Ce module présente les considérations fondamentales pour les aspects relatifs à la passation des marchés de trois éléments essentiels du cycle du projet, à savoir: - la conception du projet; - les négociations de financement; et - la supervision de l’exécution. Les informations qu’il contient doivent être lues parallèlement aux Directives du FIDA en matière de conception des projets et des Directives du FIDA en matière de supervision. Champ d’application Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA. 1. Introduction 2. Conception du projet Le programme sur l’efficacité de l’aide a sensiblement modifié le contexte dans lequel sont conçus et exécutés les projets appuyés par le FIDA. Cette phase inclut un examen exhaustif de tous les aspects des marchés que doivent prendre en considération l’emprunteur/le bénéficiaire ou son organisme d’exécution principal responsable de la passation des marchés5. La Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide et le Programme d’action d’Accra auxquels le FIDA, en tant que signataire, apporte son plein appui, mettent l’accent sur trois points: un soutien systématique aux stratégies d’inspiration nationale pour atteindre des résultats en matière de développement, une plus grande utilisation des systèmes administratifs nationaux et un nombre accru d’interventions conjointement coordonnées et prévisibles entre les donateurs d’aide. Ils exigent également une focalisation sur la gestion axée sur les résultats en matière de développement (GaRD). La plupart des concepts de projet du FIDA sont recensés en premier lieu dans le programme d’options stratégiques pour le pays (COSOP). Le projet est ensuite inscrit dans le plan de financement, avant le passage à la phase de conception, à laquelle font suite la phase de négociation et, enfin, la supervision de l’exécution. Les sections ci-après présentent un examen plus détaillé de ces trois éléments du cycle du projet. Le chargé de programme de pays du FIDA (CPP) et l’équipe de conception6 doivent travailler en étroite liaison avec l’emprunteur/le bénéficiaire pour mener à bien les activités suivantes en rapport avec la passation des marchés: – évaluer l’expérience, les connaissances et la capacité de l’organisme d’exécution principal, ou des organismes, le cas échéant (voir le Module D pour des orientations sur cette tâche); – déterminer les ressources nécessaires et disponibles pour les achats; – mettre au point un programme de renforcement des capacités à l’intention du personnel de l’emprunteur/du bénéficiaire ou du personnel des organismes d’exécution concernés par la passation des marchés; – indiquer une stratégie globale cohérente d’acquisitions pour la durée de vie du projet; – assurer la préparation par l’emprunteur/le bénéficiaire, avec l’aide du CPP et du spécialiste des marchés, d’un plan initial de 18 mois. Ce plan inclut les accords conclus à propos des activités de passation des marchés, les méthodes à appliquer, les seuils de l’examen préalable, les quantités, l’estimation des coûts et la définition d’un calendrier d’exécution concret (voir le Module E – Planification de la passation des marchés); 5 Voir le Module B pour des orientations sur les responsabilités en matière de passation des marchés. 6 Voir la Section IV, Processus de conception du projet, des Directives du FIDA en matière de conception des projets (v. 2007) – La configuration de l’équipe de gestion du programme de pays (CPMT) doit inclure un spécialiste de la passation des marchés (membre du personnel ou spécialiste sous contrat). de passation desdu marchés Module A:FIDA Vue Manuel d’ensemble du cycle projet 9 – prendre des dispositions pour un financement rétroactif lorsqu’une passation anticipée des marchés est prévue; – esquisser les mesures préliminaires à prendre par l’emprunteur/le bénéficiaire pour lancer les processus nécessaires pour la première année d’exécution, avec notamment la mise en place de systèmes de suivi de la passation des marchés, la préparation du dossier d’appel d’offres, l’obtention des approbations et des avis du FIDA, ainsi que la publication des avis généraux de marchés; – convenir expressément des modalités de l’audit du projet. L’équipe de gestion du programme de pays du FIDA (EGPP)7 examinera ensuite le projet de dispositions contenues dans la lettre à l’emprunteur/ au bénéficiaire et/ou l’accord de financement dans lequel seront précisés les arrangements en matière de passation des marchés. Les résultats des mesures ci-dessus seront exposés dans le document de conception du projet en vue d’informer les parties prenantes des questions suivantes: (a) cohérence des activités de passation des marchés: aperçu général des objectifs d’ensemble du projet, programme de travail et budget annuel, plan de passation des marchés et calendrier inscrit dans la période d’exécution du projet; (b) respect des principes de passation des marchés et des directives du FIDA: les marchés doivent être passés dans le respect des règles et des procédures applicables et le document de conception doit faire spécifiquement référence à la manière dont le projet garantira le respect de ces dispositions; (c) évaluation de la capacité de l’emprunteur/ du bénéficiaire/de l’organisme d’exécution: rapport sur les conclusions de l’évaluation et formulation d’une décision claire à propos de l’approche du FIDA concernant l’utilisation des systèmes nationaux de passation des marchés, définition de la participation des parties au processus, ainsi que proposition du FIDA relative à la création ou au renforcement de la capacité de passation des marchés; (d) risques et stratégies d’atténuation: recensement des risques potentiels liés à la mise en œuvre du plan de passation des marchés, capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire/de l’organisme d’exécution et mesures susceptibles d’être adoptées pour atténuer ces risques. Ces mesures peuvent inclure une proposition de conditionnalités de décaissement, un niveau élevé de supervision directe, le renforcement des compétences et/ou des connaissances du personnel de l’emprunteur/du bénéficiaire en matière de passation des marchés ou toute autres mesure d’atténuation considérée comme adéquate et raisonnable; (e) allocation des ressources: cette section du document de conception sert à souligner et intégrer les priorités de la direction pour l’exécution, en prévoyant les besoins de passation des marchés et en facilitant la mobilisation du personnel et des ressources lorsqu’ils sont requis; (f) dispositions de supervision: niveau de supervision considéré comme un outil nécessaire à la gestion du projet et à la maîtrise des coûts et comme base à partir de laquelle il sera ensuite possible d’évaluer la supervision et le suivi des questions de passation des marchés. Lorsque les fonds du prêt sont versés à un intermédiaire financier (comme une banque de crédit agricole ou une société de financement du développement) pour rétrocession aux bénéficiaires (agriculteurs, groupes de paysans, associations ou coopératives d’agriculteurs, microentreprises du secteur privé ou entreprises commerciales autonomes du secteur public, pour le financement partiel de sous-projets), les marchés sont généralement passés par les bénéficiaires conformément aux usages du secteur privé local et aux pratiques commerciales locales acceptables par le FIDA. Cependant, même dans ce cas, l’appel restreint à la concurrence internationale ou nationale peut être la méthode la plus appropriée pour la passation des marchés portant sur des articles importants ou sur de grandes quantités de biens similaires pouvant être regroupés pour être achetés en bloc. Le document d’exécution du projet décrira les procédures à suivre et définira les principales responsabilités des institutions financières intermédiaires ou des bénéficiaires des prêts secondaires. On y trouvera notamment des dispositions telles que l’évaluation de la capacité 7 Il s’agit essentiellement d’un groupe-ressource de parties prenantes au programme de pays du FIDA qui participent à la totalité de la conception et de l’exécution du programme de pays, à partir du COSOP et en passant par les diverses phases de la conception, de l’exécution et de la supervision des projets et programmes. Il comporte une composante interne au FIDA et une composante dans le pays. Le nombre de ses membres est variable, étant donné que les membres de l’EGPP ne seront pas tous concernés par tous les processus, et la participation variera en fonction de l’activité entreprise. 10 FIDAd’ensemble Manuel de passation des marchés Vue des bénéficiaires, l’accord sur les modalités de supervision et de surveillance au titre de chacun des prêts secondaires et la conservation de toutes les pièces comptables en vue d’un examen postérieur par le FIDA et d’audits, à la demande. 3. Négociation de financement La négociation de l’accord de prêt est une étape essentielle dans le lancement de la passation des marchés, étant donné que ce processus a des incidences sur tous les aspects du projet. L’emprunteur/le bénéficiaire et le FIDA entament des négociations en vue d’un accord sur l’ampleur du projet, les exigences relatives à son exécution et les modalités et conditions du financement. Les deux parties examinent le document de conception du projet en vue de finaliser, au terme de la discussion, les dispositions relatives à la passation des marchés, qui seront définies en tant qu’obligations juridiques dans le plan de passation des marchés et dans la lettre à l’emprunteur/au bénéficiaire. En règle générale, ces questions ne sont pas incluses dans l’accord de financement, sauf lorsque les parties à la négociation le jugent nécessaire. L’objectif est de faire en sorte que l’emprunteur/ le bénéficiaire et le FIDA soient d’accord sur les aspects spécifiques du processus de passation des marchés. Toute modification aux accords conclus au moment des négociations devra être entérinée par les deux parties ou par le biais de consultations avec les représentants de l’emprunteur/du bénéficiaire, préalables à un amendement de la lettre à l’emprunteur/au bénéficiaire. L’un des tout premiers aspects à régler, en matière de passation des marchés, est celui de décider si l’examen par le FIDA se fera au préalable ou a posteriori. En règle générale, le seuil de l’examen préalable dépendra d’un certain nombre de facteurs parmi lesquels la valeur du marché, la capacité de passation des marchés de l’emprunteur/du bénéficiaire et la complexité du marché à passer. Le tableau ci-après indique cependant les seuils retenus par le FIDA à partir desquels il est recommandé de procéder à un examen préalable. Catégorie Biens Travaux Services Valeur estimée du marché Plus de 200 000 USD Plus de 100 000 USD 4. Supervision du projet Les opérations de passation des marchés s’effectuent au cours de la phase d’exécution et, malgré toutes les précautions et mesures d’atténuation du risque mises en place, il subsiste toujours des facteurs de risque qui ne peuvent être atténués que par des pratiques de vigilance constantes qui s’exerceront pendant la totalité du cycle de passation des marchés, depuis sa planification jusqu’à son achèvement. Bien que la responsabilité de la passation des marchés incombe principalement à l’emprunteur/au bénéficiaire, le personnel du FIDA doit jouer un rôle de surveillance pour garantir le respect des Directives du FIDA concernant la passation des marchés. Il devra mettre à profit cette fonction de surveillance non seulement pour s’assurer du respect des règles par l’emprunteur/le bénéficiaire, mais aussi pour en tirer des enseignements et faire fond sur cette expérience pour améliorer la future conception des projets ainsi que les politiques et les procédures. Il peut s’avérer nécessaire, au cours de la phase d’exécution du projet, de modifier le programme de passation des marchés. Une bonne supervision exige par conséquent une capacité d’adaptation et de la souplesse dans le cadre des politiques existantes, sans remettre en question les principes fondamentaux. De manière générale, l’EGPP du FIDA devrait poursuivre une approche axée sur la solution des problèmes sans contrevenir aux politiques du Fonds et devrait faire en sorte que des messages cohérents soient transmis en permanence à l’emprunteur/ au bénéficiaire, verbalement ou par écrit, afin de faciliter une meilleure compréhension des attentes et des normes du FIDA. Les directives en matière de supervision contiennent un examen détaillé de la fonction de supervision du FIDA; toutefois, pour ce qui concerne particulièrement la supervision de la passation des marchés, le personnel du FIDA (CPP et spécialistes de la passation des marchés) est encouragé à accomplir les tâches suivantes, dont on a constaté qu’elles amélioraient l’efficacité du projet: – prévoir la tenue d’un atelier de démarrage du projet, afin de présenter et d’expliquer au personnel de l’emprunteur/du bénéficiaire les procédures et les exigences en matière de passation des marchés; – veiller à ce que toute formation ultérieure en matière de passation des marchés repose sur une évaluation des besoins de formation; de passation desdu marchés Module A:FIDA Vue Manuel d’ensemble du cycle projet 11 – procéder à des actualisations périodiques pour tenir compte de toute modification significative du système et des pratiques de passation des marchés de l’emprunteur/du bénéficiaire; – revoir le plan de passation des marchés et veiller à ce que les éventuelles révisions soient appliquées en cas de besoin; – guider l’emprunteur/le bénéficiaire dans la préparation du dossier d’appel d’offres; – émettre l’avis applicable de non-objection du FIDA (pour les soumissions et pour les adjudications) dans les cas où l’intervention du FIDA est limitée à un examen préalable; – dans les marchés relatifs aux travaux de génie civil, prêter une attention particulière aux clauses du contrat, notamment celles concernant les propositions de variations (calendrier et prix); – entreprendre périodiquement des missions sur le terrain; – procéder à des examens a posteriori et assurer le suivi de l’exécution du marché; – assurer le suivi de l’exécution de l’ensemble du processus de passation des marchés et recommander des améliorations et/ou apporter les adaptations nécessaires; – veiller à une allocation appropriée des ressources (en temps et en argent) afin que le FIDA puisse exercer de manière adéquate ses fonctions de conseil et de surveillance. 12 FIDA Manuel de passation des marchés Gestion du processus Gestion du processus Process management Gestion du processus Module B: Responsabilité en matière de passation des marchés Objet du module Ce module définit les responsabilités générales de l’emprunteur/du bénéficiaire et du personnel du FIDA concernant les arrangements relatifs à la passation des marchés dans les projets financés par le FIDA. Il fournit des indications générales. Il ne vise pas – ni dans sa conception ni dans son intention – à prévaloir sur une disposition spécifique à un projet individuel qui pourrait être exposée dans l’accord de financement ou la lettre à l’emprunteur/au bénéficiaire. Champ d’application Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA. 1. Principes généraux concernant les responsabilités en matière de passation des marchés C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’incombe la responsabilité principale de la passation des marchés et de sa gestion, tandis que le FIDA conserve une responsabilité fiduciaire et doit veiller à ce que les fonds qu’il met à disposition soient utilisés exclusivement aux fins prévues dans les accords de financement applicables. L’emprunteur/le bénéficiaire est responsable – sur les plans juridique et opérationnel – en tant que client, de toutes les transactions d’achat pour le projet et utilise à cette fin les fonds mis à disposition par le FIDA. La responsabilité fiduciaire du FIDA s’exerce dans le cadre de ses rôles de surveillance et de conseil. Dans ce second rôle, le FIDA encourage le renforcement des capacités à des fins multiples – économie, efficience et équité sociale – principalement par le biais de ses activités d’appui à l’exécution. 2. Organisme d’exécution principal L’organisme d’exécution principal est désigné et défini dans les Annexes 1 ou 3 (selon le cas8) de l’accord de financement. Il assume la responsabilité générale de l’exécution du projet. Il s’agira, dans la plupart des cas, d’un ministère du gouvernement central auquel sera confiée la principale obligation contractuelle au nom du gouvernement emprunteur/ bénéficiaire. Conformément aux Conditions générales applicables au financement du développement agricole adoptées par le FIDA (“les conditions générales”), l’organisme d’exécution principal est notamment chargé, en matière de passation des marchés, des tâches suivantes: – assurer le suivi de la gestion de la passation des marchés et veiller également au respect des responsabilités fiduciaires; – désigner les personnes qui seront responsables, au jour le jour, de l’exécution du projet; – préparer le programme de travail et budget annuel (PTBA); – mettre en place et maintenir un système de gestion de l’information conformément au Guide pratique de suivi-évaluation des projets de développement adopté par le FIDA; – suivre l’avancement de l’exécution du projet; – conserver et présenter les justificatifs à la demande du FIDA; – soumettre au FIDA des rapports périodiques sur l’avancement du projet, conformément à la définition donnée dans les Conditions générales; – procéder à l’examen conjoint à mi-parcours de l’exécution du projet; – assurer un suivi et prendre des mesures, le cas échéant, à propos de conclusions, de recommandations ainsi que de problèmes de non-exécution et de contrôle interne; – tenir le FIDA informé de toute situation interférant – ou menaçant d’interférer – avec l’exécution du projet ou la réalisation des objectifs du projet; 8 L’annexe exacte dépend de la version de l’accord de financement utilisée; dans les versions les plus anciennes (avant avril 2009), ce point sera normalement défini dans l’Annexe 3; dans les versions postérieures à cette date, les modalités d’exécution des accords de financement sont exposées dans l’Annexe 1. Manuel passationdes desmarchés marchés Module B: Responsabilité enFIDA matière de de passation 13 – notifier au FIDA toute allégation de fraude ou de corruption en rapport avec le projet; – annulation des soumissions; – maintenir des comptes distincts pour rendre compte des opérations, des ressources et des dépenses en rapport avec le projet. – rédaction des documents de marché et attribution du marché; 3. Unité d’exécution Pour chaque projet, l’organisme d’exécution principal peut décider de désigner une unité d’exécution chargée de la gestion au jour le jour des activités opérationnelles de ce projet. Dans ce cas, la passation des marchés peut être entreprise par: – une unité d’exécution de projet déjà existante dans le cadre d’un projet en cours; – une nouvelle unité d’exécution de projet spécialement créée pour ce projet; – le service existant chargé de la passation des marchés au sein de l’agent principal du projet; – un service existant chargé de la passation des marchés au sein d’un autre organisme gouvernemental; – un organisme commercial de passation des marchés recruté à cet effet par le gouvernement; – un organisme des Nations Unies. Lorsqu’une unité d’exécution auxiliaire est désignée à cette fin, l’organisme d’exécution principal conserve la responsabilité d’ensemble et l’obligation de rendre compte du projet au FIDA. Cet organisme est par conséquent tenu de superviser en permanence le travail de l’unité d’exécution. Dans le contexte de la passation des marchés, une unité d’exécution serait responsable de la totalité du processus, y compris mais pas exclusivement, des fonctions suivantes: – préparation des plans de passation des marchés; – préparation des énoncés des besoins, des cahiers des charges, des mandats et/ou des devis quantitatifs; – accord avec le FIDA sur la méthode de passation des marchés ou sur la méthode de choix pour chaque activité de passation des marchés; – démarrage des activités de présélection, publicité, gestion des déclarations d’intérêt et établissement de la liste des soumissionnaires admissibles; – préparation des invitations à soumissionner et des ébauches de contrats; – publication des dossiers d’appel d’offres, réponse aux demandes d’éclaircissement et gestion d’ensemble du processus d’appel d’offres; – réception, ouverture des plis et évaluation des soumissions; – compte-rendu de l’évaluation; 14 FIDA Manuel de passation des marchés Gestion du processus – négociation et adjudication du marché; – gestion des marchés; – facturation et paiement; – règlement des différends; – exécution du contrat et évaluation. Il lui incombe également de veiller à ce que la procédure de passation des marchés soit approuvée conformément aux niveaux décisionnels existant à l’échelon national et/ou conformément à la supervision requise par le FIDA dans le cadre du projet. 4. Agents spécialisés dans la passation des marchés/gestionnaires de contrat Lorsque l’emprunteur/le bénéficiaire ne possède pas les capacités administratives, les ressources ou l’expérience nécessaires pour passer un marché avec des fournisseurs étrangers, il pourra choisir (ou y être tenu par le FIDA) d’employer comme agent une entreprise ou une entité spécialisée dans la passation des marchés internationaux. L’institution coopérante ne pourra pas faire fonction d’agent de passation des marchés. L’agent devra respecter, au nom de l’emprunteur/du bénéficiaire, toutes les procédures énoncées dans l’accord de financement. On pourra recourir à des gestionnaires de contrats de la même manière, sur la base d’honoraires, pour passer des marchés de travaux divers tels que reconstruction, réparation, rénovation ou construction neuve en situation d’urgence, ou lorsqu’il faut passer un grand nombre de marchés d’un faible montant. Le processus d’acquisition des services d’agents spécialisés dans la passation des marchés et de gestionnaires de contrat est le même que celui concernant les services de consultants décrit dans le présent Manuel. Module C: Correspondance et gestion des dossiers Objet du module Il est essentiel, pour pouvoir attester du caractère transparent et vérifiable d’un processus de passation des marchés, de maintenir un système précis de conservation des dossiers et d’utiliser un système de numéros de référence des marchés passés. Une correspondance et des moyens de communication efficaces sont également essentiels pour la gestion des relations avec les soumissionnaires, les fournisseurs, les entreprises contractantes et les consultants. Mais ils peuvent engager ou contraindre les expéditeurs et les destinataires à une conduite ayant des incidences juridiques, contractuelles ou financières. Les dossiers documentaires, tant imprimés que sous forme électronique, sont par conséquent essentiels pour une gestion efficace et efficiente des activités, puisqu’ils apportent un témoignage à l’appui des décisions et des mesures prises et constituent un journal d’audit qui pourra être utilisé pour vérifier la transparence, la justification comptable et l’efficacité. Une gestion efficiente des archives est aussi indispensable pour garantir l’efficacité du stockage des données, leur récupération et leur utilisation, en prenant dûment en compte la sécurité, l’intégrité et la confidentialité. Les Conditions générales applicables au financement du développement agricole adoptées par le FIDA stipulent que l’emprunteur/le bénéficiaire doit conserver l’ensemble des documents et pièces pour en permettre l’examen par le FIDA à tout moment pendant une période de trois ans à compter de l’achèvement de la procédure d’appel d’offres ou du contrat. En application de cette disposition, ce module fournit des règles générales concernant la conservation des communications et des pièces essentielles se rapportant à la passation des marchés. Champ d’application On peut s’attendre à ce que la plupart des gouvernements aient défini des procédures pour la conservation des dossiers dans le cadre du système public de passation des marchés. S’il a été convenu d’utiliser le système national de conservation des archives et de la correspondance pour la passation des marchés dans le cadre du projet, il n’y aura pas lieu d’appliquer ce module. À défaut de telles procédures, ou si le FIDA a conclu qu’elles ne répondent pas à ses besoins, c’est ce module qui sera utilisé. 2. Pièces à conserver 1. Correspondance et communication Afin de réaliser au mieux les buts et les objectifs des archives relatives à la passation des marchés, tous les échanges de communications, de décisions et d’instructions entre le FIDA et l’emprunteur/le bénéficiaire et entre l’emprunteur/le bénéficiaire et les soumissionnaires, les fournisseurs, les entreprises contractantes et les consultants doivent se faire par écrit ou faire l’objet d’un compte-rendu écrit9. L’analyse des meilleures pratiques montre que chaque activité de passation des marchés devra faire l’objet d’un fichier ou d’un dossier distinct dans lequel les pièces seront conservées – correctement encodées par ordre chronologique, se rapportant uniquement au marché en question. Les documents relatifs à des marchés passés à un autre moment ne doivent pas être mélangés dans les archives de la passation des marchés. L’objectif est de pouvoir être en mesure d’examiner à tout moment, de manière logique et séquentielle, l’historique complet du marché concernant une exigence. 9 Lorsque ce sont des réunions qui tiennent lieu de méthode de communication, un procès-verbal devra être établi pour enregistrer l’information fournie et les débats qui se sont tenus à cette occasion. Manuel de passationdes desmarchés marchés C: Correspondance gestion des dossiers Module Module B: Responsabilité enFIDA matière deet passation 15 Le tableau ci-après énumère les documents qui doivent être conservés dans les dossiers relatifs aux marchés passés: Document Format préféré (i) copie de l’avis publié ou de la liste restreinte (le cas échéant)* Copie papier (ii) copie des documents de présélection et d’invitation et de tout amendement, extension ou éclaircissement demandés et publiés* Copie papier (iii) Compte-rendu de l’ouverture des plis signé par toutes les personnes présentes Copie papier (iv) copie complète de chaque soumission reçue et évaluée ainsi que des éclaircissements demandés et des réponses fournies Copie papier (v) copie du rapport d’évaluation* Copie papier (vi) procès-verbaux signés de toutes les réunions concernant la passation des marchés, y compris les réunions des soumissionnaires éventuels et les réunions de négociation lorsque de telles réunions se sont tenues Copie papier ou image vidéo (vii) avis d’adjudication du marché* Copie papier (viii) toute lettre d’acceptation de la soumission adressée au fournisseur, à l’entreprise contractante ou au consultant* Copie papier (ix) document de marché signé et acceptation du marché* Copie papier (x) toute modification du marché* Copie papier (xi) toute correspondance relative au marché entre l’entité acheteuse et un fournisseur, une entreprise contractante ou un consultant Copie papier ou image vidéo (xii) documents postérieurs au marché concernant l’exécution des obligations contractuelles, en particulier des photocopies de garanties bancaires ou de garanties de paiement Copie papier (xiii) procès-verbaux signés de toutes les réunions concernant la gestion des marchés, y compris les réunions consacrées à l’avancement ou au réexamen du marché Copie papier (xiv) documents de livraison signés attestant de la livraison des fournitures, ou procès-verbaux de réception signés en rapport avec un marché concernant des services ou des travaux au titre du contrat, y compris les éventuels comptes rendus d’exécution des marchés Copie papier (xv) copie de toutes les factures relatives aux travaux, services ou fournitures, y compris les documents de travail vérifiant l’exactitude des paiements réclamés et donnant des précisions sur les paiements effectivement autorisés Copie papier (xvi) copie des feuilles de travail/relevés des paiements cumulatifs faisant apparaître la gestion de tous les paiements effectués Image vidéo (xvii) copie de toutes les demandes d’autorisation soumises à l’autorité compétente et de toutes les décisions prises par l’autorité en matière de passation des marchés, y compris l’approbation des documents d’invitation, l’approbation du ou des rapport(s) d’évaluation, l’adjudication du marché, l’approbation des documents de marché et de leurs amendements, et toute éventuelle décision de suspension ou d’annulation de la procédure de passation du marché Copie papier (xviii) copie de toutes les réclamations formulées par l’entité acheteuse en rapport avec une garantie, une absence de garantie, une livraison incomplète, un dommage ou d’autres réclamations adressées au fournisseur ou à l’entité acheteuse Copie papier ou image vidéo (xix) en cas d’examen préalable par le FIDA, toutes les demandes et correspondances en rapport avec la demande d’avis de non-objection du FIDA Copie papier ou image vidéo toute autre communication se rapportant à la passation du marché en question, y compris la correspondance interne de l’entité Copie papier ou image vidéo (xx) * Il conviendrait aussi, idéalement, de conserver les projets de ces documents et rapports publiés, par souci d’exhaustivité et pour disposer d’un tableau complet de l’évolution du document publié. Il est toutefois admis que, lorsque des problèmes d’espace se posent, cela pourrait ne pas être toujours possible en pratique. 16 FIDA Manuel de passation des marchés Gestion du processus Évaluation Process management Évaluation Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire en matière de passation des marchés Objet du module Ce module a pour objet d’aider le personnel du FIDA et les consultants dans leur tâche d’appréciation de la capacité d’un emprunteur/d’un bénéficiaire en matière de passation des marchés, comme l’exigent les Directives du FIDA concernant la passation des marchés. Champ d’application Ce module est d’application dans tous les cas où il est nécessaire d’apprécier un système de passation des marchés. 1. Considérations d’ordre général Phase 2: évaluation spécifique du projet Comme prévu dans les Directives du FIDA concernant la passation des marchés, les Conditions générales du FIDA ont été révisées en avril 2009 pour prendre en compte la nouvelle approche du FIDA concernant les marchés financés par ses prêts et ses dons. Au cours de la phase de conception du projet, le FIDA procèdera à une évaluation plus poussée: – du degré d’application effective du cadre réglementaire, et – de la capacité de passation des marchés de l’organisme désigné à cet effet dans le cadre du projet. Sur la question spécifique de la passation des marchés, les Conditions générales mettent l’accent sur l’utilisation des règles nationales de l’emprunteur/du bénéficiaire en la matière, pour autant qu’elles soient considérées comme compatibles avec les Directives du FIDA. Cette approche est conforme aux divers engagements pris par la communauté internationale des donateurs en faveur d’une utilisation croissante des systèmes nationaux lorsqu’on peut démontrer leur compatibilité avec les exigences des donateurs. Les Directives s’étendent sur une approche en deux phases de l’examen, par le FIDA, des systèmes de passation des marchés d’un emprunteur/bénéficiaire: Phase 1: évaluation générale du pays Il s’agit d’une étude sur dossier réalisée dans la perspective du COSOP et visant à fournir une évaluation de haut niveau de la situation à un double point de vue: – le cadre législatif et réglementaire en vigueur dans le pays, – et le système national de passation des marchés publics. L’évaluation des systèmes, structures, processus et activités utilisés au sein d’un système national permet au FIDA d’approcher en bonne connaissance de cause la prise de décisions et l’appréciation/ l’atténuation du risque. Partager les conclusions de ces évaluations avec l’emprunteur/le bénéficiaire inclut également une composante développement des capacités, car cela contribue à développer les capacités nationales existantes en aidant les instances concernées à entreprendre leurs fonctions d’exécution. Les sections ci-après présentent des informations plus détaillées sur les activités spécifiques à entreprendre dans le cadre de chacune de ces deux étapes. Phase 1: évaluation générale du pays L’examen d’un système national de passation des marchés suppose une définition claire de l’expression “système national”. Tout “système” de passation des marchés comporte un certain nombre de composantes qui, mises ensemble, constituent le “système”. Il est par conséquent nécessaire de veiller à ce que chaque composante soit étudiée selon ses propres mérites. Ces composantes (parfois qualifiées de questions essentielles) peuvent souvent être regroupées en catégories relevant de deux environnements distincts: – l’environnement porteur global, et – l’environnement organisationnel/opérationnel. Manuel passationdes desmarchés marchés Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA matière de de passation 17 Le tableau ci-après présente quelques exemples des composantes (ou questions essentielles) relevant de chacun des deux environnements: Environnement porteur Environnement organisationnel/opérationnel Cadre juridique/politique Structure organisationnelle Niveau de direction/volonté politique Application concrète des processus Structure institutionnelle Ressources humaines Portée des processus et des procédures Ressources physiques Disponibilité d'outils et d'orientations Obligations de rendre compte Engagement et perception publics Niveau de direction Dans la perspective de la préparation du COSOP, les chargés de programme de pays (CPP) sont responsables de la collecte des données existantes en rapport avec la passation des marchés publics dans le pays concerné. – les résultats d’autres institutions travaillant dans le domaine de la passation des marchés (comme Transparency International ou les autorités nationales responsables de la passation des marchés publics); Les sources des données à utiliser varieront selon la disponibilité et l’exhaustivité des informations et de la taille du portefeuille de pays, mais comprendront généralement: – le bilan des projets antérieurs du FIDA. – les résultats des évaluations des systèmes nationaux de passation des marchés conduites par le comité d’aide au développement (CAD) de l’OCDE; – les récents rapports et les conclusions d’autres organismes d’exécution, donateurs et partenaires du développement (comme le Rapport analytique de la Banque mondiale sur la passation des marchés au niveau des pays – CPAR); Le tableau ci-après donne une indication de quelques-uns des outils utilisés pour évaluer la performance d’un système national de passation des marchés. Une grande partie de ces documents peuvent être téléchargés à partir d’Internet ou sont disponibles auprès des bureaux de pays des partenaires du développement au cours de la mission de préparation du COSOP. Outil OCDE-CAD CPAR de la Banque mondiale UCS de la Estimation des Banque mondiale capacités du PNUD Objectif principal Appréciation des capacités Appréciation des risques Appréciation des risques Développement des capacités Public visé Pays partenaire et donateurs/partenaires du développement Banque mondiale et ses partenaires Banque mondiale et ses partenaires Pays partenaire et donateurs/partenaires du développement Équipe d'évaluation Pays partenaire (chef de file), donateurs/ consultants Banque mondiale (chef de file), autres donateurs/consultants Mixte Nations Unies chef de file Conception de l'évaluation Évaluation quantitative et qualitative Évaluation qualitative Évaluation quantitative et qualitative Évaluation quantitative et qualitative Résultat attendu Renforcement du système national de passation des marchés Efficience des opérations de la Banque mondiale Cohérence avec les directives de la BM/ Recensement des éléments de risque fiduciaire Stratégies de développement des capacités Disponibles aux adresses citées www.unpcdc.org www.worldbank.org www.worldbank.org www.unpcdc.org www.oecd.org/ dac/effectiveness/ procurement www.unpcdc.org 18 FIDA Manuel de passation des marchés Évaluation La collecte de ces données doit permettre: a) utilisable sans aucune adaptation; 1) de disposer d’une évaluation d’ensemble de la passation des marchés publics dans le pays; et, b) 2) de comprendre l’ensemble des perceptions internationales de la vigueur et de la maturité du système public de passation des marchés, utilisable, mais certaines dispositions doivent être examinées au cours de la conception du projet pour atténuer des risques perçus; c) non utilisable au stade actuel. afin d’être en mesure de déterminer où peuvent se présenter les plus grands risques fiduciaires et opérationnels. Ce faisant, il faut prendre en compte les aspects suivants: (i) (ii) l’existence de lois, décrets, réglementations ou procédures applicables régissant la passation des marchés de biens, de travaux et de services conformément à des normes internationalement acceptables et répondant aux exigences de la Section B des Directives; le niveau de diffusion et de disponibilité, au sein du public, de ces lois, décrets, réglementations ou procédures; (iii) les dispositions organisationnelles relatives à la centralisation ou à la décentralisation de la fonction de passation des marchés; Lorsqu’il ressort de l’évaluation qu’un système ne peut pas être utilisé dans sa totalité, le FIDA recommandera l’utilisation de certains aspects du système en fonction des possibilités et envisagera, au cours de la phase de conception du projet, d’apporter un soutien à l’amélioration de ce système par le biais d’une activité distincte du programme au cours de la phase d’exécution. Le COSOP devrait aussi décrire les grandes lignes de tous les projets, programmes ou initiatives – prévus ou en cours – susceptibles d’avoir un impact sur le système, la structure ou la capacité de passation des marchés publics pendant la durée de vie du COSOP, à savoir par exemple: – projets de réforme de la passation des marchés (ou de certaines de ses composantes dans le cadre plus général de la gestion financière publique); les systèmes et les politiques qui définissent les tâches et les responsabilités dans le cadre du processus de passation des marchés et en garantissent la distinction; – initiatives de formation axées sur la passation des marchés; (v) l’existence de manuels d’exécution, directives, manuels, formulaires normalisés/ modèles pour les documents, contrats et clauses standard; (vi) le niveau de diffusion et de disponibilité de ces manuels d’exécution, directives, manuels, formulaires normalisés/modèles pour les documents, contrats et clauses standard; Le FIDA partagera ses conclusions avec le pays emprunteur/bénéficiaire, avec un recensement des faiblesses observées. Ce partage ne sert pas uniquement à promouvoir la transparence; il constitue également un outil utile, que l’emprunteur/le bénéficiaire peut mettre à profit pour entreprendre un programme de renforcement des capacités visant à améliorer ses systèmes. (iv) – campagnes de recrutement prévues. (vii) la présence d’un système pleinement opérationnel de régulation de la passation des marchés; Phase 2: évaluation spécifique du projet (viii) l’existence d’un système acceptable de réclamations et d’appels en rapport avec la passation des marchés; Lorsqu’ils abordent la conception du projet, les concepteurs doivent procéder par étapes, comme suit: (ix) les processus et procédures permettant un audit ou un examen indépendant de la passation des marchés; i) (x) le niveau perçu de risque fiduciaire pour le FIDA. À la suite de cet examen, le COSOP devrait inclure une opinion informée sur la question de savoir si le système de passation des marchés d’un pays donné peut être considéré comme acceptable pour la conduite d’activités de passation des marchés financées par le projet. Le COSOP devrait, à cet égard, classer le système dans l’une des trois catégories suivantes: Se familiariser avec les observations contenues dans le COSOP Il est impératif, pour les concepteurs du projet, d’être informés des questions soulevées dans le COSOP afin de s’assurer qu’elles puissent être abordées dans le cadre du projet. Selon l’ancienneté du COSOP au moment de la conception du projet, il peut s’avérer nécessaire d’en valider à nouveau les données et les conclusions, afin de prendre en compte les éventuelles améliorations ou détériorations du système depuis l’établissement du COSOP. Manuel passationdes desmarchés marchés Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA matière de de passation 19 En règle générale, si le COSOP remonte à plus d’un an, une revalidation sera considérée comme nécessaire, ce qui constituera l’étape ii). Si le COSOP remonte à moins d’un an, et à moins que le COSOP n’ait conclu que le système n’est pas utilisable au stade actuel19, on passera directement à l’étape iii). organisations donatrices actives dans le pays pour comprendre leurs positions à cet égard. Cette consultation pourrait précéder un examen des nouveaux rapports ou publications parus depuis la publication du COSOP. Au terme de ce processus de revalidation, il sera possible de déterminer si la situation actuelle est meilleure, pire ou inchangée par rapport à ce qu’elle était lors de la rédaction du COSOP. L’arbre de décision ci-dessous présente sous une forme graphique les mesures à prendre à la suite de ce processus de revalidation. ii) Revalidation du COSOP La revalidation du COSOP n’est pas envisagée comme un processus long et difficile. Elle doit consister en une étude sur dossier des données, suivie d’une brève actualisation de la situation telle qu’elle se présente au moment de la conception du projet. iii) Entreprendre une évaluation institutionnelle Bien qu’à l’échelon national, les données relatives aux cadres et aux structures juridiques puissent très probablement être obtenues auprès d’autres sources (comme les Rapports analytiques de la Banque mondiale sur la passation des marchés ou les évaluations des systèmes nationaux de passation des marchés conduites par l’OCDE), l’expérience montre qu’il existe très peu de données disponibles à l’échelon décentralisé, sur le terrain, qui est celui auquel sont exécutés la plupart des projets du FIDA. L’équipe de conception du projet devra recenser les domaines qui, dans le COSOP, présentent les plus grands risques et vérifier si sont intervenus des changements significatifs, qui justifieraient une révision des conclusions du COSOP. L’un des moyens les plus rapides d’y parvenir consisterait à consulter le gouvernement du pays emprunteur/bénéficiaire et d’autres A OUI Y a-t-il eu une détérioration? Revalider au stade de la conception du projet NON 1. Quantifier les domaines de détérioration 2. Entreprendre une évaluation et une atténuation du risque OUI B Y a-t-il eu des améliorations? Revalider au stade de la conception du projet OUI Les améliorations sont-elles suffisantes pour justifier "A"? NON NON Y a-t-il eu une détérioration? OUI La détérioration est-elle suffisante pour justifier "C"? OUI C Revalider au stade de la conception du projet Y a-t-il eu des améliorations Entreprendre une évaluation institutionnelle Mettre l'accent sur les questions concrètes de mise en œuvre NON Entreprendre une évaluation institutionnelle Mettre l'accent sur: 1. l'atténuation du risque dans les autres domaines de préoccupation 2. les questions concrètes de mise en œuvre. Quantifier les domaines d'amélioration Utiliser les Directives du FIDA concernant la passation des marchés OUI 10 Dans cette hypothèse, le système national ne devra pas être utilisé; il ne sera pas nécesaire de procéder à l’évaluation de la phase 2 et on appliquera les méthodes de passation des marchés du FIDA. 20 FIDA Manuel de passation des marchés Évaluation Dans le cadre de la phase 2, une évaluation institutionnelle de la passation des marchés, portant sur l’organisme d’exécution proposé pour le projet est nécessaire dans tous les cas, sauf lorsqu’il a été constaté, tant dans le COSOP qu’à l’occasion de la revalidation du COSOP, que le système national n’est pas utilisable. L’outil d’évaluation L’évaluation de la passation des marchés dans le cadre de la phase 2 a plusieurs objectifs: Afin de rendre le processus aussi simple que possible, trois catégories ont été retenues et la note attribuée pour chaque question correspondra à une seule de ces catégories: 3 – pleinement satisfaisant, 2 – partiellement satisfaisant, 1 – insuffisant, sur la base de bandes de pourcentage. Cette approche contribuera à réduire la subjectivité entre les différents évaluateurs. Les notes seront attribuées sur la base d’éléments effectifs et non ponctuels, tels qu’observés par l’évaluateur. Les critères utilisés pour la notation doivent être objectifs et homogènes. – évaluer la capacité de l’organisme d’exécution et l’adéquation des systèmes de passation des marchés et des systèmes connexes en place à administrer la passation des marchés financés par le projet; – évaluer les facteurs de risque (institutionnels, politiques, organisationnels, procéduraux, etc.) pouvant avoir une influence négative sur la capacité de l’organisme de mener à bien le processus de passation des marchés; – élaborer un plan d’action à mettre en œuvre dans le cadre du projet, en tant que de besoin, pour remédier aux insuffisances détectées par l’analyse des capacités et minimiser les risques recensés par l’analyse du risque; et – proposer un plan approprié de supervision de la passation des marchés pour le projet en prenant en compte les points forts, les faiblesses et les risques relatifs révélés par l’évaluation. Pour pouvoir entreprendre une évaluation de la passation des marchés au niveau opérationnel dans le cas où il est peu probable qu’il existe des données provenant d’autres sources, le FIDA devra conduire son propre examen. Le Fonds aura besoin, dans ce contexte, d’un outil pour faciliter et normaliser ce processus. L’outil joint au présent module (voir Appendice 1) devra être utilisé au cours de la mission de conception du projet. Mis au point à partir de la liste de contrôle utilisée par la Banque mondiale pour l’évaluation des organismes, cet outil couvre un éventail de questions à examiner en vue d’évaluer la capacité et devrait être appliqué de manière souple, en fonction des cas. L’outil consiste en une évaluation s’appuyant sur des observations et comporte une liste de points à évaluer. Il couvre divers aspects, allant du statut juridique de l’organisme à évaluer aux compétences de son personnel en matière de passation des marchés. On ne procédera pas à un regroupement des notes attribuées pour chaque critère: chaque indicateur sera évalué sur ses mérites propres, dans le cadre d’un “domaine thématique”, par exemple la planification de la passation des marchés ou l’administration des contrats, etc. La décision de ne pas utiliser un domaine thématique particulier dans l’ensemble ou dans une partie du système national de passation des marchés sera prise en fonction des notations individuelles et en prenant en compte la gravité des insuffisances observées; certains domaines thématiques peuvent regrouper plusieurs notations, ce qui exigerait une décision quant à l’utilisation d’une partie ou de la totalité de ce domaine. On prévoit que, pour mener à bien cette évaluation, les évaluateurs examineront au minimum cinq activités de passation des marchés entreprises par l’entité/l’organisme au cours des 12 mois précédents (comprenant au moins un marché dans chacune des trois catégories – biens, travaux et services). Manuel passationdes desmarchés marchés Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA matière de de passation 21 Application de l’outil La note pertinente pour chaque indicateur de l’évaluation sera inscrite dans la colonne “Notation” de la “Feuille de notation”. Selon les notations, l’indicateur sera automatiquement marqué rouge (si la note est 1), orange (si la note est 2) ou vert (si la note est 3), pour identifier les domaines auxquels doit être portée une attention urgente (questions rouges) dans la conception du projet. Afin de présenter les questions délicates sous une forme graphique, l’outil dispose déjà d’une fonctionnalité de codage couleur automatique, liée aux trois catégories de la notation. La notation inférieure, correspondant aux domaines de préoccupation, sera mise en évidence par une coloration ROUGE (insuffisant); les questions obtenant les notations les plus élevées seront marquées en VERT (pleinement satisfaisant), tandis que les notations intermédiaires seront colorées en ORANGE (partiellement satisfaisant). Ce système de code couleur est couramment utilisé dans le contexte de l’évaluation et de la gestion du risque. Il attire immédiatement l’attention sur les questions à étudier en priorité. À l’heure actuelle, les fourchettes de pourcentages utilisées sont les suivantes: 0 à 25% de conformité parmi les dossiers examinés = notation 1 (rouge) 26 à 74% de conformité parmi les dossiers examinés = notation 2 (orange) 75 à 100% de conformité parmi les dossiers examinés = notation 3 (vert). Il est toutefois probable que l’expérience conduira à adapter et affiner ces fourchettes de pourcentages. La feuille de notation sera accompagnée de notes aux évaluateurs, qui leur serviront de guide sur la manière d’appliquer les notations à chaque domaine thématique et à chaque indicateur. Par exemple, l’un des indicateurs à noter au titre du domaine thématique “planification de la passation des marchés” se présente sous la forme de la question suivante: 22 FIDA Manuel de passation des marchés Évaluation “Les plans de passation des marchés sont-ils en règle générale préparés à l’avance, et sont-ils réalistes?” Pour cette question, les notes aux évaluateurs les informeront qu’ils devront demander à consulter au minimum cinq plans de passation des marchés concernant des projets en cours d’exécution par l’organisme. Elles préciseront qu’en cas de disponibilité d’un nombre supérieur de plans, c’est à l’évaluateur et non à l’organisme qu’appartiendra le choix des plans à examiner. Cette formule permet d’éviter que l’organisme ne présente à l’examen que les “meilleurs” échantillons. L’évaluateur sera informé qu’en l’absence de plan, la note à inscrire devra être “1” (rouge). Lorsque des plans sont soumis, leur examen devra déterminer s’ils ont été exécutés en temps opportun et dans quelle mesure ils étaient concrets et complets en termes de calendrier et de valeurs, ce qui donnera à l’évaluateur la possibilité de noter la performance de l’organisme sur cette question. En cas de nouveaux emprunteurs/bénéficiaires ou organismes d’exécution, il peut s’avérer nécessaire de revoir la totalité des rubriques énumérées dans l’appendice 1. Toutefois, si l’organisme faisant l’objet de l’évaluation est déjà bien connu du FIDA, l’essentiel de l’information énumérée dans l’outil sera sans doute déjà disponible et une grande partie de l’évaluation pourra être réalisée sans consultations; ainsi, seules les parties délicates de l’évaluation devraient être actualisées ou conduites sur le terrain, le cas échéant. Pour ce qui concerne les projets auxquels participent plusieurs organismes d’exécution, l’équipe de conception du projet devra apprécier la capacité de l’organisme désigné comme chef de file ou coordonnateur du projet, ainsi que de tous les organismes jouant un rôle important dans l’administration de la passation des marchés pour le projet, ou d’un échantillon représentatif des organismes s’ils jouent tous un rôle similaire. Cette évaluation, comme dans le cas d’un organisme unique, servira de base à la conception des plans de renforcement des capacités et de supervision de la passation des marchés. Qui doit entreprendre l’évaluation? L’évaluation de l’organisme d’exécution devra être réalisée par un spécialiste de la passation des marchés ou un administrateur accrédité en matière de passation des marchés11 détaché auprès du projet au stade de la conception et utilisant l’outil ci-joint pour garantir la cohérence de l’approche. Pour les aspects de l’évaluation concernant les contrôles financiers et administratifs en place, on fera appel au spécialiste du décaissement ou de la gestion financière détaché auprès du projet. Deux raisons justifient cette approche: le caractère spécialisé de l’évaluation des contrôles financiers, d’une part, et la nécessité, d’autre part, d’une évaluation aux fins de la gestion financières. Le Service juridique devra aussi intervenir, en tant que de besoin, à propos de toute question qui pourrait surgir en rapport avec les aspects juridiques du processus de passation des marchés. L’évaluation et l’élaboration du plan d’action devront être accomplies avec la pleine participation de l’emprunteur/du bénéficiaire et de l’organisme d’exécution pour garantir l’appropriation des mesures proposées. Combien de temps doit-elle prendre? Il n’existe pas de calendrier définitivement établi et la durée de l’évaluation dépendra de plusieurs facteurs, comme: – la taille du projet; – le nombre d’organismes d’exécution à évaluer; – le volume de données déjà disponibles; – le nombre et la gravité des risques. On peut toutefois prévoir, de manière très générale, qu’il faudra au minimum cinq jours de travail pour réaliser une évaluation approfondie. On estime qu’une évaluation durant moins de cinq jours ne serait pas assez détaillée pour répondre aux besoins d’une conception exhaustive. Analyse du risque L’analyse des risques associés au processus de passation des marchés est l’un des aspects clés de l’évaluation. Cette analyse, qui doit inclure les risques pouvant se présenter dans tous les domaines couverts par l’évaluation, est étroitement liée à la transparence et à la prévisibilité de l’exécution par l’organisme du processus de passation des marchés. Quelle qu’elle soit, une évaluation du risque exige une considérable appréciation professionnelle et il n’existe pas d’instructions ou de mesures précises aboutissant à une évaluation globale nettement définie. Par ailleurs, différentes institutions peuvent présenter des faiblesses dans les mêmes domaines, mais à des degrés variables de gravité. En règle générale, une institution manifestant de sévères défaillances dans des domaines clés couverts par l’évaluation devrait se retrouver dans la catégorie des risques élevés, tandis qu’une institution obtenant de bonnes notations dans la plupart de ces domaines devrait entrer dans la zone des risques moyens. Seules les institutions obtenant des notes bonnes ou plus dans tous les domaines devraient être considérées comme présentant des risques faibles. Produits de l’évaluation L’objectif global de l’évaluation de l’organisme d’exécution est d’établir, dans le document de conception du projet, des conclusions fermes sur les points où les risques sont les plus élevés dans la composante passation des marchés du projet. L’évaluation peut faire apparaître des défaillances graves auxquelles une solution doit être apportée avant le lancement du projet (par exemple, la mise en place d’une unité chargée de la passation des marchés, ou la préparation de la documentation essentielle concernant l’appel d’offres ou le contrat). Si l’organisme d’exécution n’est pas en mesure de financer ces activités, l’équipe de projet devra rechercher et agréer avec l’emprunteur/le bénéficiaire d’autres sources de financement. Toute mesure éventuelle proposée en vue de gérer chacun des risques recensés devra être intégrée au document de conception, en tant que composante du projet, et financée sur les ressources attribuées au financement, selon les besoins. En attendant que l’organisme d’exécution de l’emprunteur/du bénéficiaire ait pleinement développé sa capacité de gestion du domaine et que cette capacité soit jugée acceptable, les dispositions prévues dans le Manuel pour le(les) éléments(s) spécifique(s) seront d’application. Cette évaluation devrait aboutir à une notation des risques de la passation des marchés, qui pourront être élevés, moyens ou faibles; elle est essentielle pour la détermination de l’approche de supervision à recommander. 11 On trouvera des précisions sur ce point dans le Module B1. Manuel passationdes desmarchés marchés Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA matière de de passation 23 24 FIDA Manuel de passation des marchés Évaluation CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES Des bons de commande normalisés (ou des bons équivalents) sont-ils utilisés pour les achats? Les stipulations contractuelles contenues dans le dossier d'appel d'offres incluent-elles les exigences minimales pour garantir une protection adéquate à l'entité acheteuse? (voir les conditions générales du contrat, le modèle de la Banque mondiale et la législation nationale concernant la passation des marchés). Les dossiers d'appel d'offres contiennent-ils toutes les informations nécessaires (voir les modules H1 à H3 du Manuel) à la préparation de soumissions répondant aux besoins et à la communication claire des critères d'évaluation? Existe-t-il des dossiers d'appel d'offres standard (nationaux ou internationaux) pour les biens, les travaux et les consultants? Dans l'affirmative, les énumérer. Les spécifications techniques et le mandat sont-ils clairs, neutres et précis (y compris les tableaux des besoins). Quelle est la qualité générale des documents produits par l'organisme? Recenser les améliorations requises. L'organisme dispose-t-il de personnel capable d'assurer la préparation du dossier d'appel d'offres? DOSSIER D'APPEL D'OFFRES Les composantes du projet sont-elles regroupées de manière adéquate du point de vue de la passation des marchés? (Voir le Module E du Manuel) Les méthodes de passation des marchés utilisées sont-elles conformes au cadre national? Les plans de passation des marchés sont-ils, en règle générale, préparés à l'avance et sont-ils réalistes? (Voir le Module E du Manuel) PLANIFICATION DE LA PASSATION DES MARCHÉS Quelle est la personnalité juridique de cet organisme (service gouvernemental, société d'État, entreprise parapublique?) Les lois et règlements nationaux s'appliquent-ils à cet organisme? On fera référence, pour l'analyse du système juridique, aux outils d'évaluation existants (CPAR, évaluation de l'OCDE). ÉQUIPE D'ÉVALUATION DU FIDA DATE DE L'ÉVALUATION NOM DE L'ENTITÉ/ORGANISME ÉVALUÉ PAYS: L’OUTIL D’ÉVALUATION – FEUILLE DE NOTATION NOTATION (1, 2 ou 3) (Si la législation nationale n'est pas d'application, décrire sa propre réglementation et indiquer si elle couvre tous les aspects essentiels) Il est important de vérifier le statut de l'organisme afin d'établir la légalité de ses opérations. Si l'organisme ne relève pas des lois et règlements nationaux, il faudra réfléchir sérieusement à son utilisation comme agent d'exécution du projet. NOTE AUX ÉVALUATEURS Appendice 1 Manuel passationdes desmarchés marchés Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA matière de de passation 25 Des rapports d'évaluation des offres sont-ils préparés, et contiennent-ils toutes les informations essentielles ? (Voir, pour plus de précisions, les modules du groupe L) Les évaluations sont-elles menées à bien avant l'expiration de la validité originale de l'offre? Les évaluations des offres sont-elles réalisées de manière approfondie et sur la base des critères spécifiés dans le dossier? La recevabilité des soumissions est-elle établie sur la base des documents requis décrits dans le dossier? Les offres sont-elles évaluées par un comité possédant les qualifications adéquates ? (Voir le Module L1 du Manuel) EXAMEN ET ÉVALUATION DES OFFRES Les procédures d'ouverture des plis sont-elles généralement conformes aux dispositions du Manuel? Un procès-verbal est-il établi? Si les séances d'ouverture des plis sont publiques, ont-elles lieu dans les 48 heures suivant la date limite de soumission? Les séances d'ouverture des plis sont-elles publiques? Les soumissions reçues avant la date limite sont-elles entreposées en lieu sûr (coffre ou autre conteneur fermé à clé)? RÉCEPTION DES OFFRES ET OUVERTURE DES PLIS Les éclaircissements, le procès-verbal de la séance d'information à l'intention des soumissionnaires éventuels, le cas échéant, et les modifications apportées aux documents sont-ils promptement communiqués à tous les soumissionnaires éventuels? Les demandes d'éclaircissements obtiennent-elles des réponses écrites, rapides et complètes, et ces réponses sont-elles communiquées à tous les soumissionnaires éventuels? COMMUNICATIONS ENTRE LES SOUMISSIONNAIRES ET L'ORGANISME ACHETEUR Le délai minimal nécessaire pour obtenir les documents et préparer les soumissions est-il respecté? (vérifier les réglementations nationales concernant les délais minimaux). Les marchés doivent-ils être adjugés après appel d'offres concurrentiel faisant l'objet d'une publicité dans un support largement diffusé? PUBLICITÉ Des informations financières sont-elles requises et analysées pour apprécier les capacités financières d'exécution des marchés? Les documents de présélection décrivent-ils de manière claire et complète toutes les conditions requises pour que les soumissions répondent aux besoins, ainsi que les normes de sélection? Une présélection est-elle pratiquée le cas échéant? (Voir le Module G du Manuel pour la définition des cas dans lesquels la présélection serait appropriée). PRÉSÉLECTION NOTATION (1, 2 ou 3) 26 FIDA Manuel de passation des marchés Évaluation L'unité a-t-elle accès à un conseil juridique, et est-il établi qu'elle a recours à ce service. Des dispositions d'audit indépendant sont en place et des audits sont réalisés. SYSTÈMES D'APPUI ET DE CONTRÔLE Les fonctions de passation des marchés et de gestion financière sont-elles distinctes? Le personnel chargé de la passation des marchés a-t-il accès à des exemplaires du cadre réglementaire national en la matière (lois, règlements, manuels/guides des utilisateurs)? ORGANISATION ET FONCTIONS Les paiements finaux et la clôture du marché sont-ils effectués conformément aux procédures nationales pertinentes (ou, à défaut de telles procédures, conformément au Module O du Manuel)? Les marchés sont-ils exécutés dans les temps et sans dépassement du prix originalement approuvé? Les marchés de travaux sont-ils supervisés par des ingénieurs indépendants ou par un directeur de projet nommé? Les différends contractuels sont-ils gérés conformément à un système formel de réclamations/arbitrage? (Voir le Module O du Manuel) Les modifications du marché sont-elles prises en compte rapidement, conformément aux stipulations contractuelles et à la pratique établie? (Voir le Module N2 du Manuel) Existe-t-il un processus utilisé pour le suivi de la livraison des biens et de la prestation des services, afin d'en vérifier la quantité, la qualité et l'opportunité? Existe-t-il un système de suivi des marchés, sous forme manuelle ou électronique, en vigueur? Examiner un échantillon. GESTION DES MARCHÉS Les conditions préalables à l'entrée en vigueur du contrat sont-elles clairement définies dans le contrat? (Garantie d'exécution, paiement anticipé, etc.) Les soumissionnaires dont l'offre n'a pas été retenue sont-ils informés par écrit de ce que le marché ne leur a pas été attribué? Les marchés doivent-ils être attribués au soumissionnaire ayant déposé une soumission répondant aux besoins, comportant l'offre jugée la plus avantageuse et jugé qualifié pour exécuter le marché de manière satisfaisante? ATTRIBUTION DU MARCHÉ ET DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR Manuel passationdes desmarchés marchés Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA matière de de passation 27 L'organisme dispose-t-il de personnel formé à la passation des marchés conformément à d'éventuelles exigences définies par le cadre réglementaire national? DOTATION EN PERSONNEL Conserve-t-on un relevé des prix du marché? Comment est-il utilisé? Sert-il à l'établissement d'un indice national des prix? Des rapports périodiques sont-ils établis sur l'ensemble des activités de passation des marchés? Des dossiers adéquats de l'administration des marchés sont-ils conservés? Il s'agirait notamment des avis contractuels publiés par le fournisseur, l'entreprise contractante, l'acheteur ou l'employeur; d'un compte-rendu détaillé de toutes les modifications ou commandes rectificatives concernant la portée, les quantités, le calendrier ou le prix du marché; des relevés des factures et paiements; des rapports d'avancement; des certificats d'inspection, d'acceptation et d'achèvement des travaux; d'un relevé des réclamations et différends et de leur résultat, etc. L'organisme conserve-t-il des dossiers complets sur le processus? Il s'agirait notamment des documents suivants: copies de toutes les publicités, documents de présélection (le cas échéant), rapport d'évaluation de la présélection justifiant les éventuelles décisions de non-sélection de certains soumissionnaires éventuels, dossier d'appel d'offres et ses additifs éventuels, procès-verbal de la séance d'information à l'intention des soumissionnaires éventuels (le cas échéant), procès-verbal de la séance d'ouverture des plis, rapport final de l'évaluation des soumissions (y compris un compte-rendu détaillé des raisons de l'acceptation ou du rejet de chacune des soumissions, copies des soumissions, recours contre les procédures ou recommandations d'adjudication, copie signée du marché définitif et éventuelles garanties de bonne exécution ou de paiement anticipé émises, etc. DOSSIERS À CONSERVER Planification Process management Planification Module E1: Planification de la passation des marchés Objet du module Les Directives du FIDA concernant la passation des marchés stipulent que l’emprunteur/le bénéficiaire établira au début de chaque projet, en coordination avec le FIDA, un plan de passation des marchés couvrant les 18 premiers mois du projet; à ce plan feront suite des plans successifs de 12 mois, synchronisés au cours de l’exécution avec les plans de travail et budgets annuels. Dans le processus de passation des marchés, la planification est un élément essentiel pour la détermination des objectifs et des priorités, l’estimation des charges de travail et l’allocation des ressources. Elle permet à l’entité acheteuse de planifier, organiser, prévoir et programmer ses activités de passation des marchés et de recenser les domaines dans lesquels les besoins pourraient être regroupés. Pour le FIDA, elle constitue un outil grâce auquel il peut suivre l’exécution du projet. Dans toute la mesure du possible, la planification de la passation des marchés devrait être intégrée à la planification financière d’un projet afin que les budgets et la passation des marchés soient synchronisés autant que faire se peut. Le présent Module fournit à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des conseils pratiques sur la manière de préparer un plan, sur ce qui devrait y figurer et sur les dates auxquelles les plans devraient être actualisés. Champ d’application Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA. 1. Présentation du plan Exemple 1: Lorsqu’il existe des modèles nationaux de plans de passation des marchés et que le FIDA a agréé l’utilisation de ces plans pour un projet, ces modèles peuvent être utilisés. “véhicule” sera considéré comme insuffisant; Si de tels modèles n’existent pas, ou s’ils n’ont pas été approuvés par le FIDA, le FIDA et l’emprunteur/ le bénéficiaire devront convenir d’adopter une présentation utilisée par d’autres institutions financières internationales, qui serait bien connue de l’emprunteur/du bénéficiaire et déjà utilisée pour d’autres projets. Un exemple est joint au présent module. 2. Données à inclure Chaque plan de passation des marchés doit comporter, au minimum, les informations mentionnées ci-dessous. Brève description de chaque activité de passation de marchés à entreprendre au cours de la période ou du plan. Le plan doit distinguer les biens, les travaux et les services et donner une brève description de chaque activité. Une “brève description” se définit comme une description suffisante pour être reconnue comme une activité de passation de marchés, mais pas détaillée au point de devenir une spécification. “véhicule de projet 4x4, 6 sièges” sera bref et adéquat; “véhicule de projet 4x4, cylindrée …, poids du véhicule …, direction assistée, conduite à gauche” serait plus proche d’une spécification et par conséquent trop détaillé à ce stade. Exemple 2: “travaux de génie civil” est trop vague; “construction d’un petit abri pour un générateur” sera adéquat; “abri pour un générateur électrique domestique de 10KVA, construction en parpaings, 6 pieds x 6 pieds x 6 pieds, toit plat” sera trop précis aux fins de la planification. La nature et la quantité des biens/travaux/ services doivent être compatibles avec les activités inscrites dans le programme de travail annuel; c’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’il appartient de fournir ces informations dans le projet de plan de passation des marchés. Le FIDA donnera son accord ou proposera des amendements en tant que de besoin. Pour cette section du Plan de passation des marchés, on pourra aussi trouver dans le groupe de modules F des informations utiles complémentaires. Module E1: Planification de la passation des marchés Introduction 29 Valeur estimée de chaque activité Autres données Afin d’harmoniser dans toute la mesure du possible le plan et le budget, il est nécessaire d’inclure, pour chaque activité de passation des marchés, les prévisions de dépenses. Outre les informations minimales énumérées ci-dessus, on considère qu’il est de bonne pratique, pour un plan de passation des marchés, d’exploiter des informations supplémentaires telles que: – la chronologie prévue des activités de passation des marchés12 (ou, au moins, les dates de démarrage et d’achèvement); – les marchés à passer par composante du projet; – les dates de l’examen préalable du FIDA; – l’entité responsable, dans les cas où diverses entités passent des marchés dans le cadre du projet (comme l’Unité de coordination du projet, le District A, le Ministère de l’agriculture). Les prix estimatifs peuvent être obtenus auprès d’un certain nombre de sources, parmi lesquelles – sans que cette liste soit limitative –: – des achats antérieurs du même ordre (dans le cadre d’un projet antérieur ou en cours, ou dans le cadre de projets récents menés dans un pays voisin); – les prix publiés par des fournisseurs éventuels; – toute liste nationale de prix existante; – Internet. L’essentiel est de disposer d’un budget réaliste basé sur des données fiables, étant donné que la valeur estimée d’une activité d’acquisition peut avoir une influence directe sur la méthode de passation des marchés à adopter et sur la méthode d’examen qu’utilisera le FIDA pour cette activité. C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’il appartient de fournir ces informations dans le projet de plan de passation des marchés. Méthode de passation des marchés à adopter pour chaque activité Le plan devra faire état de la méthode de passation des marchés à adopter pour chaque activité distincte de passation des marchés. Le Module F5 fournit des informations sur la manière de choisir ces méthodes. Méthode d’examen qu’utilisera le FIDA pour chaque activité Le plan doit faire état de la méthode agréée d’examen que le FIDA adoptera pour chaque activité distincte de passation des marchés. Ce choix devra être arrêté par le FIDA dans le cadre de son examen du plan. On pourra trouver des précisions complémentaires sur les méthodes d’examen et les seuils dans le Module A. Bien qu’il ne s’agisse pas de données obligatoires, ces informations apportent une aide à la gestion du projet en donnant au plan de passation des marchés un caractère le rapprochant davantage d’un outil actif de suivi et de surveillance, par opposition à une simple liste initiale d’activités de passation des marchés. 3. Quand actualiser un plan Comme on l’a indiqué plus haut, le plan initial de passation des marchés couvrant les 18 premiers mois du projet doit être établi au début de chaque projet et sera suivi, au cours de la phase d’exécution, de plans successifs de 12 mois. Une fois que ce plan initial a reçu l’avis de nonobjection du FIDA, le plan constituera le fondement des activités de passation des marchés du projet. Il est toutefois important de souligner que les plans de passation des marchés ne sont pas des documents statiques. Ils doivent être considérés comme des documents évolutifs et faire l’objet d’actualisations périodiques. Les adaptations ou les modifications importantes doivent être introduites rapidement; en tout état de cause, les plans devront être réexaminés au moins une fois par an, mais l’idéal serait de procéder à un examen trimestriel. Toute adaptation ou modification importante exigera un avis de non-objection du FIDA. 12 Lorsque des plans sont actualisés ou modifiés, il est de bonne pratique de conserver, comme point de référence, les dates originellement prévues. 30 FIDA Manuel de passation des marchés Planification Module E2: Plan de passation des marchés (échantillons) Introduction 31 Description* Numéro de lot DONNÉES FONDAMENTALES 0,00 0,00 N° de Méthode de Présélection publication de passation des ou postl’avis d’appel marchés sélection d’offres * Remplir uniquement les cases en grisé Coût total Prêt no: Projet/Programme: Biens Pays/Organisation: Examen préalable ou a posteriori Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Prévu / Effectif Date de proposition Date de l’avis de nonobjection Dossier d’appel d’offres Date de l’appel d’offres Avis de nonobjection Évaluation des soumissions Clôture des Rapport soumissions/ d’évaluation Ouverture des des plis soumissions Période de l’invitation à soumissionner Montant du marché en USD Date d’adjudication du marché Date de signature du contrat Finalisation du marché Module E2: Plan de passation des marchés (échantillons) 32 FIDA Manuel de passation des marchés Planification Numéro de lot N° de publication de l’avis d’appel d’offres Montant forfaitaire ou devis quantitatif * Remplir uniquement les cases en grisé Coût total Description* Prêt no: Projet/Programme: Travaux 0,00 0,00 Méthode de passation des marchés Montant estimatif en USD DONNÉES FONDAMENTALES Présélection Examen ou postpréalable ou sélection a posteriori Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Prévu / Effectif Date de proposition Date de l’avis de nonobjection Dossier d’appel d’offres Date de l’appel d’offres Avis de nonobjection Évaluation des soumissions Clôture des Rapport soumissions/ d’évaluation Ouverture des des plis soumissions Période de l’invitation à soumissionner Montant du marché en USD Date d’adjudication du marché Date de signature du contrat Finalisation du marché Module E2: Plan de passation des marchés (échantillons) Introduction 33 Montant estimatif en USD 0,00 0,00 Examen préalable ou a posteriori Marché en heures contrôlées Méthode de sélection Remplir uniquement les cases en grisé Coût total Description* Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Effectif Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Prévu Prévu / Effectif Prévu Date de publication Effectif Date de clôture Prévu Date de proposition Effectif Date de l’avis de non-objection Prévu Date de proposition Effectif Date de l’avis de non-objection Effectif Prévu / Effectif Prévu Soumission du rapport d’évaluation (T) Effectif Avis de non objection concernant le rapport d’évaluation (T) & (F) Prévu Date de préparation Évaluation des offres Techniques (T) et financières (F) Prévu / Effectif Effectif Date de l’avis de non objection Offres Date de l’invitation Demande de propositions Date de soumission / Ouverture Liste restreinte Avis de nonobjection concernant le rapport d’évaluation (T) Mandat Ouverture des offres financières Demande de déclarations d’intérêt Soumission du rapport d’évaluation (T) Prêt no: Finalisation du marché 0,00 0,00 Montant du marché en USD Pays/Organisation: Projet/Programme: Adjudication du marché Consultants Signature du contrat Process management Identification Identification Module F1: Détermination du besoin Objet du module Ce module fait partie du groupe “F” (“Définition de la passation des marchés”) et fournit des avis à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA sur les aspects suivants de la détermination des besoins: – types de besoin; – besoins ou désirs; – solutions de remplacement; – éléments moteurs de la passation des marchés. Il contient aussi un diagramme fonctionnel qui en résume la teneur. Champ d’application Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA. 1. Types de besoin De manière générale, les “besoins” entrent dans l’une des catégories suivantes: i) Besoins prévus Il s’agit des besoins prévus pour le projet, qui constitueront la base du programme de travail, du plan de passation des marchés et du budget annuels. Ces besoins seront connus au début du projet et constitueront l’essentiel des marchés prévus. ii) Besoins intérimaires Ils résulteront de la détermination des besoins lorsqu’un élément de “relais” ou de “reconstitution de stocks” s’avère nécessaire. Selon les prévisions, ces besoins ne représenteront pas plus d’un ou deux douzièmes du besoin global en approvisionnement pour un article spécifique quelconque et les marchés passés seront normalement de faible valeur. Les besoins intérimaires seront normalement considérés comme une reconstitution de stocks de moindre importance pour éviter des situations de stock nul en attendant la livraison des besoins annuels. Ces besoins n’auront en général pas été déterminés de manière explicite au début du projet et il est peu probable que les détails précis en soient connus avant l’examen du calendrier complet de livraison des besoins annuels. ii) Besoins spécifiques, exceptionnels, d’urgence Ces besoins résultent de situations inattendues; ils sont peu susceptibles de se reproduire et d’être connus avant qu’ils ne se présentent. On pourrait prévoir, dans le budget, un petit poste “dépenses imprévues” pour faire face à ces situations. Pour des raisons liées à la planification, il est évidemment préférable que 90% au moins des besoins du projet entrent dans la catégorie des “besoins prévus”, car elle est la plus anticipative et donne à l’acheteur la meilleure chance d’utiliser ses ressources à bon escient. Pour les autres catégories, de type correctif, il pourra être par conséquent plus difficile d’obtenir un bon rapport qualité/prix (voir ci-dessous la section “éléments moteurs de la passation des marchés”). 2. “Besoins” ou “désirs” Il est souvent facile de tomber dans le piège de la confusion entre ce qui relève des “besoins” et ce qui est de l’ordre des “désirs”. L’acquisition de véhicules et d’ordinateurs en donne un bon exemple, encore que la distinction s’applique également aux services et aux travaux. Exemples: Pour ce qui concerne les véhicules, le “besoin” premier est celui d’un véhicule pour transporter les personnes du point A au point B. On prendra aussi en compte la nécessité d’un minimum de confort (plus les déplacements peuvent être longs, plus le confort sera souhaitable) et peut-être le type de terrain sur lequel le véhicule sera sans doute utilisé. Du point de vue le plus élémentaire, tel est le “besoin”. FIDA Manuel de passation des Module F1: Détermination dumarchés besoin 35 Comparez ce besoin à un “désir” – un grand véhicule 4x4 avec intérieur cuir et lecteur de CD – et vous commencez à percevoir le dilemme. Si, par exemple, le véhicule est seulement destiné à de courts déplacements en milieu urbain, le besoin de quatre roues motrices se transforme en “désir”, et n’est plus un simple “besoin”. Dans le cas des ordinateurs de bureau, le “besoin” de base peut être représenté par un ordinateur doté des fonctions bureautiques de base – tableur et traitement de texte, accès à Internet, lecteur de CD/DVD-ROM, ainsi qu’une vitesse et un disque dur de taille raisonnable. Le “désir” serait représenté, dans ce cas, par des cartes graphiques haut de gamme, plusieurs lecteurs de disques durs ou un graveur de DVD, et les spécifications commencent soudain à augmenter. On dit souvent, en matière de passation des marchés, que “le mieux est l’ennemi du bien”. Cela signifie, fondamentalement, que quelque chose peut répondre parfaitement à nos besoins, mais que nous l’écartons parce qu’il existe quelque chose d’autre que nous préférons, même si nous n’avons pas un “besoin” réel de certaines de ses caractéristiques. La publicité des produits s’efforce souvent de faire passer pour des avantages des caractéristiques supplémentaires, en tentant de stimuler le “désir” des acheteurs. Invariablement, toutefois, les “désirs” conduisent à pousser les spécifications au-delà des besoins fonctionnels, ce qui augmentera le prix. Dans les acquisitions, les “désirs” l’emportent souvent sur les “besoins” lorsqu’un élément de statut ou de prestige est attaché à certains biens (les véhicules en sont aussi un bon exemple). Pour certains articles au moins, un bon moyen de contourner ce problème consiste à adopter des spécifications normalisées pour certains articles de prestige comme les véhicules, les ordinateurs ou les téléphones mobiles. Ce point est examiné de manière plus détaillée dans le Module F2. Il est donc nécessaire, en résumé, de vérifier, dans le contexte des marchés à passer, qu’ils reflètent les besoins légitimes et justifiables de l’entité concernée. 3. Solutions de remplacement Pour toute action que nous entreprenons, il existe une solution de remplacement, et la passation des marchés ne fait pas exception. Les paragraphes qui suivent présentent une brève analyse de deux aspects en rapport avec l’examen des solutions de remplacement en matière de passation des marchés. 36 FIDA Manuel de passation des marchés Identification i) Solution de remplacement au besoin Il s’agit ici de savoir si le “besoin” perçu constitue effectivement la solution et de poser la question centrale: “Existe-t-il un autre moyen permettant d’atteindre le même résultat”? Il est nécessaire, pour répondre à cette question, d’examiner la raison principale de la formulation du besoin. Faut-il y voir le symptôme de quelque chose d’autre qui, faute de solution, constituerait encore un problème? Exemple La formation est souvent perçue comme la solution à une performance insuffisante; elle ne constitue toutefois pas nécessairement la solution si cette insuffisance n’est pas due à un manque de compétences ou de connaissances. Si le problème sous-jacent tient plutôt à la faiblesse du moral, de la motivation ou de l’intérêt, ou à l’absence d’outils permettant d’accomplir la tâche de manière adéquate (c’est-à-dire au fait de ne pas disposer de l’équipement ou des installations appropriées), une formation professionnelle ne résoudra pas le problème fondamental. Si le moral, la motivation ou les attitudes sont en cause dans la performance, la question relève de la gestion des ressources humaines. De même, si l’absence d’installations adéquates constitue un obstacle à la performance, la mise à disposition de ces installations deviendra prioritaire. Bien que les solutions de remplacement soient généralement plus faciles à déterminer dans le cas des marchés de services, ce concept s’applique également dans le cas des biens. On peut citer comme bon exemple celui d’un pont pour le franchissement d’une rivière. Il existe plus d’une manière de franchir une rivière, et le creusement d’un tunnel ou la mise en place d’un transbordeur pourraient constituer une solution de remplacement. L’essentiel est de s’interroger sur les marchés à passer et de les mettre à l’épreuve dès les premiers stades du processus, pour s’assurer que le “besoin” permettra effectivement d’atteindre les buts fixés. ii) Le but de la passation des marchés L’autre question est celle de l’appropriation. La passation des marchés sur la base de l’appropriation est ce que nous faisons, dans notre vie privée, pendant plus de 90% du temps. C’est un cycle tout simple: nous avons un besoin, nous achetons ce dont nous avons besoin, nous le possédons. Après quoi, nous pouvons le consommer (produits alimentaires, matières premières) ou nous pouvons le conserver. En termes de passation des marchés dans le cadre d’un projet, toutefois, il existe une bien plus grande possibilité d’adoption d’une stratégie différente, et une stratégie qui réponde à nos besoins sans pour autant rendre nécessaire une appropriation: la location. Cette formule peut s’appliquer en particulier aux marchés concernant les biens, mais elle peut aussi constituer une solution très rentable pour satisfaire un besoin sans devoir dépenser pour acquérir un produit. Des articles comme les équipements de bureau, les véhicules, les matériels agricoles/de construction ne doivent pas nécessairement être achetés à l’état neuf et devenir la propriété du projet, spécialement s’il s’agit d’un besoin à court terme. Ils pourraient être loués pour une période définie et restitués au terme de leur utilisation. Cette réalité peut être représentée par un simple graphique, souvent désigné sous le nom de “Triangle de la passation des marchés” ou “Triangle TCQ”: T= temps Q= qualité C= coût 4. Éléments moteurs de la passation des marchés Face à la question “Quel but voulons-nous atteindre par cet exercice de passation des marchés?”, la réponse la plus courante pourrait être: “Nous assurer que nous obtenions ce que nous voulons, quand nous le voulons, et à un bon prix.” Il serait difficile de ne pas être d’accord avec cette déclaration d’intention. On peut s’attendre, si l’un ou l’autre de ces critères n’est pas respecté, à une insatisfaction vis-à-vis du processus de passation des marchés. Cet énoncé est toutefois quelque peu simpliste. Comment fait-on, par exemple, pour parvenir en premier lieu à un accord sur la définition du bon moment, du bon prix et de la bonne qualité? Si nous n’avons pas défini et agréé ce qui est “bon”, comment pouvons-nous tenter de le fournir? Et à quel point est-il réaliste et réalisable d’espérer obtenir les trois éléments? Cela se résume, fondamentalement, à l’examen au cas par cas de ce qui définira le succès de chaque activité de passation des marchés, à titre individuel. Faut-il choisir le coût le plus bas, la fourniture la plus rapide, ou la qualité la plus élevée? Le scénario idéal consisterait à obtenir les trois éléments en égale proportion, mais la réalité est que les trois objectifs peuvent souvent être contradictoires. Si l'élément moteur est.. “Peut-on obtenir la meilleure qualité au moindre prix?”, “Si le délai est une condition essentielle, seriez-vous disposé à payer davantage pour garantir une livraison rapide?” Le dilemme est que l’on peut imprimer une rotation au triangle pour choisir clairement une priorité (comme dans l’exemple ci-dessus) ou une combinaison de priorités qui doivent être comprises et soigneusement équilibrées pour garantir le succès de l’exercice. Ce n’est que lorsque les priorités sont clairement déterminées et bien comprises par toutes les parties que nous pouvons être sûrs que nos efforts sont synchronisés et que nous œuvrons vers les mêmes objectifs. Il peut initialement sembler, comme on l’a mentionné ci-dessus, que les trois objectifs aient la même priorité. Il s’agit là d’une réaction naturelle, mais un examen plus poussé des besoins montrera toujours qu’il existe une hiérarchie entre les objectifs. L’un des aspects aura toujours une moindre élasticité que les autres. Ce processus consistant en la détermination de l’élément moteur est une composante essentielle du processus de détermination du besoin. Une fois déterminé l’élément moteur, le processus de passation des marchés pourra se dérouler en mettant l’accent sur l’objectif choisi. Cela ne signifie pas, naturellement, que les autres objectifs ne sont plus pris en compte. Ils demeurent une composante essentielle du processus, mais l’élément moteur influe sur le processus décisionnel du simple fait qu’il bénéficie de la plus haute priorité. Le tableau ci-après montre comment l’élément moteur peut influencer les décisions prises quant à l’approche de l’activité de passation des marchés: (exemple) Mettre l'accent sur ... La qualité - Équipement de sécurité - Consultation de haut niveau La bonne définition des spécifications Le coût - Articles de papeterie - Travaux de base Le temps - Demandes saisonnières - Besoins d'urgence - La suppression des éléments non essentiels - Les aspects commerciaux La rapidité de l'acquisition Envisager … de recruter un technicien spécialisé pour aider à établir les spécifications le coût total de possession, et pas seulement le prix la planification et les grandes étapes FIDA Manuel de passation des Module F1: Détermination dumarchés besoin 37 On voit donc que différents éléments moteurs déterminent différents domaines de focalisation, et il ne serait pas rentable de consacrer des semaines à la préparation des meilleures spécifications possible si le facteur temps était prioritaire. – l’équilibre des pouvoirs, dans la négociation, est favorable au soumissionnaire, au fournisseur, à l’entrepreneur ou au consultant, car ils savent que l’acquéreur n’a pas le temps de s’engager dans des discussions de longue durée; Il convient de noter, en conclusion, que parmi l’ensemble des éléments moteurs existants, le temps est le moins favorable du point de vue de la passation des marchés. La raison en est que lorsque l’acquéreur est soumis à une contrainte de temps, le prix augmente invariablement et/ou l’optimisation des ressources diminue. Il y a plusieurs explications à cela, les principales étant que: – les biens sont généralement standard, et peuvent par conséquent ne pas répondre à toutes les spécifications requises. – l’acquéreur agit en réaction et ne peut donc pas planifier son acquisition; – on ne dispose généralement pas d’assez de temps pour organiser un processus concurrentiel; Il est certes admis qu’on ne peut prévoir tous les événements et que des situations imprévisibles peuvent surgir. Souvent, toutefois, les contraintes de temps découlent d’un défaut de planification, et c’est pourquoi il est préférable de planifier au maximum la passation des marchés afin d’éviter de se retrouver dans la position où le temps est l’élément moteur (le Module E contient des précisions sur la planification de la passation des marchés). 5. Diagramme fonctionnel De quel type de passation des marchés s'agit-il? • Réguliers, projetés et planifiés • Intérimaires • Exceptionnels, d'urgence S'agit-il d'un «besoin» ou d'un «désir»? • De quoi a-t-on réellement besoin? • Qu'est-ce qui est considéré comme facultatif ou supplémentaire par rapport aux besoins? • Ce besoin est-il légitime et justifié? Envisager toutes les solutions de remplacement • Quel est l'objectif? • Existe-t-il un autre moyen d'atteindre l'objectif? • La passation de ce marché résoudra-t-elle la question? • Existe-t-il une solution autre que la propriété? Choisir les éléments moteurs 38 FIDA Manuel de passation des marchés Identification • Quelle est la priorité? • Comment le succès sera-t-il défini? • Quel est l'élément moteur présentant la moindre élasticité? Module F2: Énoncés des besoins et spécifications des biens Objet du module L’énoncé des besoins est un document clé, utilisé tout au long du processus de passation des marchés pour: – informer les soumissionnaires éventuels des besoins de l’entité acheteuse par le biais de son inclusion dans le document d’invitation; – indiquer la norme technique sur la base de laquelle seront évaluées les soumissions; – constituer une partie du marché, en définissant les biens à fournir; et – définir la norme technique sur la base de laquelle les biens fournis peuvent être inspectés, avant leur acceptation. Ce module fournit un avis sur les bonnes pratiques à suivre pour la préparation de l’énoncé des besoins et des spécifications et sur les questions à prendre en compte. Il vise à proposer non pas une liste exhaustive, mais plutôt un guide général en rapport avec les grandes questions à prendre en considération. Champ d’application Ce module s’applique à tous les marchés d’acquisition de biens financés par le FIDA. D’autres modules distincts traitent des besoins relatifs aux travaux et aux services. 1. Préparation de la liste des articles La préparation de la description des besoins devra démarrer par une brève description du besoin, extraite du plan de passation des marchés (voir le Module E). Les biens dont l’acquisition doit être réalisée au titre d’un exercice spécifique de passation de marché doivent être regroupés, en vue de l’élaboration d’une liste complète d’articles pour cet appel d’offres. La liste devra décrire brièvement chacun des biens dont l’entité acheteuse a besoin et préciser les quantités de chacun d’entre eux. Il conviendra d’envisager l’inclusion des pièces de rechange ou des articles consommables nécessaires, soit en précisant les articles requis, soit en demandant les pièces de rechange ou les consommables normalement nécessaires pour une période de fonctionnement spécifiée, un an par exemple. La liste des biens devra également décrire les éventuels travaux ou services connexes requis, comme l’installation et la mise en service, la préparation du site en vue de l’installation ou la formation des utilisateurs. Chaque article sera numéroté, de façon séquentielle sur la liste, à des fins de référence. Outre la quantité, on précisera impérativement l’unité de mesure (kilos, litres, rames, etc.). Pour les articles formant un tout, comme les véhicules ou les ordinateurs, l’unité de mesure indiquée sera “unité”. Exemple: Brève description Numéro des biens et de l’article des services connexes Quantité Unité de mesure 1 Ordinateur personnel de bureau 2 unité 2 Imprimante 1 LaserJet papier format A4 (impression noir et blanc) unité 2a Cartouches de toner pour l’article n°2 2 unité 3 Alimentation sans coupure 1 unité 4 Logiciel 1 bureautique pour ordinateur personnel (traitement de texte et tableur) ensemble 5 Scanneur unité 1 FIDA Manuel de passation des marchés F1: du besoin Module F2: Énoncés desModule besoins et Détermination spécifications des biens 39 2. Préparation des spécifications Une fois préparée la liste des articles, il convient d’en établir les spécifications techniques. Une bonne préparation des spécifications facilitera la préparation des offres par les fournisseurs éventuels et une évaluation homogène des soumissions par l’entité acheteuse; il est donc important d’y consacrer le temps nécessaire pour qu’elles soient adéquates. 2.1 Différents types de spécifications Les spécifications sont essentiellement de trois types: i) Performance. Il s’agit de décrire: – ce que l’article doit faire, – la performance mesurable de l’article, et – les qualités de l’article. une approche à haut risque, qu’il convient d’utiliser avec précaution et en prenant toujours l’avis d’un technicien spécialiste du genre de produit. 2.2 Que faut-il inclure dans une spécification? On trouve habituellement, dans la plupart des spécifications, des éléments de données concernant aussi bien la performance que la fonction. Selon le type de spécification, les règles générales relatives aux meilleures pratiques en matière de préparation des spécifications sont notamment les suivantes. i) Il convient d’inclure l’objectif général et l’utilisation prévue des biens et d’indiquer l’existence éventuelle de besoins spéciaux (par exemple une utilisation hors route en terrain montagneux pour un véhicule, ou utilisation d’une imprimante pour des programmes de microédition). Il est souvent utile d’inclure une brève description fonctionnelle des biens, y compris des conditions dans lesquelles ils doivent fonctionner (plages de température ou d’humidité, par exemple). Pour les véhicules, cette information peut souvent être couverte par l’indication “adéquat pour une utilisation en [pays X]”. ii) Les spécifications doivent définir les caractéristiques techniques minimales, les paramètres de performance et les normes de qualité des biens requis par l’entité acheteuse. Cela inclut notamment les productions, calendriers et tous autres indicateurs ou critères au moyen desquels on peut juger ou apprécier le caractère satisfaisant d’une performance. L’évaluation permettra ensuite de déterminer si les soumissions répondent à cette norme minimale. Un dépassement de la norme ne doit pas se traduire, dans l’évaluation, par un crédit supplémentaire. Le soumissionnaire choisit alors l’approche ou le produit le mieux adapté à la réalisation de la performance requise. Cette approche permet de proposer de nouvelles idées et de nouvelles technologies, mais l’évaluation n’est pas toujours facile, sauf si les paramètres de performance sont clairement définis. ii) Fonctionnelle. Une spécification fonctionnelle décrit: – la fonction générale de l’article – ce qu’il est et comment il doit être utilisé; – un nom compris par le fournisseur et par l’acquéreur; et – un article générique. iii) Technique (ou “de conception”). Cette composante porte sur: – une description complète des caractéristiques techniques et physiques de chaque élément; – la manière dont il est fabriqué et l’aspect qu’il devrait avoir. Ce type de spécification n’est en général utilisé que pour un produit complexe dont les composantes doivent être inspectées ou testées individuellement ou lorsque le respect d’un processus spécifique de fabrication est indispensable pour répondre à une norme donnée. Il garantit la similarité des offres des différents fournisseurs, de sorte que leur évaluation est plus facile, mais il exige une excellente connaissance technique du produit requis, étant donné que l’acquéreur impose le mode de fabrication et les matériaux devant être utilisés. Le risque est que, en étant à ce point prescriptive, l’entité acheteuse endosse une responsabilité nettement plus forte au cas où la performance des biens serait insuffisante. Cette spécification constitue par conséquent iii) Il faut toujours exiger que les biens soient neufs et jamais utilisés13. Il est aussi souvent indiqué dans les spécifications que les biens doivent être “du modèle le plus récent ou courant et intégrer les dernières améliorations sur les plans de la conception et des matériaux”. Cette disposition peut certes prévenir la fourniture de “stocks anciens”; en contrepartie, il n’est pas toujours nécessaire ou économique d’acquérir les modèles les plus récents (voir le Module F1). 13 À moins que le FIDA n’ait donné son accord à l’acquisition d’équipement remis à neuf et pleinement garanti. 40 FIDA Manuel de passation des marchés Identification iv) Les spécifications techniques doivent contenir une description complète, précise et non ambiguë des biens requis, en précisant: – les diverses fonctions ou caractéristiques requises, à savoir par exemple impression couleur pour une imprimante, impression recto verso pour un photocopieur, dimensions des articles, dosage d’un médicament, climatisation dans un véhicule; – la performance requise, et par exemple vitesse d’une imprimante, d’un photocopieur ou du processeur d’un ordinateur, ou précision du matériel de laboratoire; et/ou – les normes de qualité concernant l’équipement, les matériaux ou la qualité d’exécution du travail. v) Les spécifications doivent être génériques, c’est-àdire qu’elles ne doivent pas faire référence à une marque en particulier, marque de fabrique ou modèle, brevet, numéro de catalogue ou tout autre détail qui limiterait la spécification à un fabricant particulier. Exemple: Une spécification relative à une imprimante ne doit pas indiquer Hewlett Packard ou Canon, mais donner les caractéristiques de l’imprimante requise, comme “Imprimante LaserJet, noir et blanc, vitesse minimale d’impression de 20 pages/minute, qualité minimale d’impression 1200x1200 dpi, capacité minimale d’entrée de 200 feuilles A4”, etc. Dans des cas exceptionnels, lorsqu’il n’existe pas de moyen suffisamment précis pour décrire les biens sans avoir recours à un nom de marque ou une désignation du même ordre, on inclura impérativement les mots “ou équivalent”. L’utilisation de marques ou de modèles particuliers peut aussi être admise pour des raisons de compatibilité (par exemple pièces de rechange ou consommables pour un équipement donné et pour lequel il faut indiquer le numéro de référence du fabricant afin d’être sûr d’acquérir la bonne pièce. Il sera raisonnable, dans un tel cas, d’inclure la marque, le modèle et la description de l’équipement principal pour lequel les pièces de rechange sont requises). vi) Il convient d’inclure toute caractéristique environnementale ou de sûreté que doivent posséder les biens afin de répondre aux normes du secteur, nationales ou internationales, applicables. Il est toutefois important de veiller à ce que les normes spécifiées ne soient pas restrictives et on utilisera, dans la mesure du possible, des normes internationales reconnues. Lorsque d’autres normes sont utilisées, elles doivent normalement être accompagnées d’une déclaration aux termes de laquelle “d’autres normes faisant autorité garantissant une qualité au moins égale pour l’essentiel seront également acceptables”. vii) On énumérera toute la documentation requise (par exemple manuels de fonctionnement/ de maintenance, guides d’utilisation, licences, certificats d’épreuves) et la langue dans laquelle cette documentation doit être disponible. Selon la nature des besoins, les éléments ci-après pourraient aussi être nécessaires. viii) Descriptions des procédés de fabrication, de la qualité d’exécution du travail ou des matériaux requis. Cet aspect ne serait applicable que pour les besoins très spécialisés lorsque le respect d’un processus spécifique de fabrication ou l’utilisation d’un matériel particulier est indispensable pour répondre à une norme donnée (voir le paragraphe 2.1 ci-dessus sur les spécifications techniques). ix) D’éventuels besoins en matière de conditionnement, de marquage et d’étiquetage, par exemple la nécessité de placer les comprimés dans des plaquettes alvéolaires correspondant aux doses hebdomadaires, de conditionner individuellement les nécessaires de test de dépistage du VIH, en même temps que les gants de protection et les instructions d’utilisation, ou d’indiquer la date limite d’utilisation des médicaments. x) Lors de l’acquisition de machines d’usine, les plans du site où elles seront installées devraient être inclus pour fournir aux soumissionnaires éventuels autant d’informations que possible sur le lieu final d’implantation de l’équipement (dimensions du bâtiment/du site, disponibilité d’eau et d’électricité, accès au bâtiment/au site). FIDA Manuel de passation des marchés F1: du besoin Module F2: Énoncés desModule besoins et Détermination spécifications des biens 41 coût plus élevé, comme les véhicules (afin d’assurer l’homogénéité de la flotte et de faciliter l’entretien courant), les ordinateurs et les téléphones mobiles. Ce “contrôle” permet de faire en sorte que tout le personnel du même grade/échelon/statut dispose du même matériel, et d’éviter les questions de “désirs” et de “besoins” (voir le Module F1); xi) Précisions sur les éventuels travaux ou services connexes requis. Par exemple: – lorsque le fournisseur est responsable de la préparation d’un site en vue d’une installation, il conviendra de préciser l’état actuel du site et les travaux requis, en indiquant par exemple l’épaisseur spécifique de la dalle de béton destinée à recevoir les machines; – le nombre de personnes à former en vue de l’utilisation, de l’entretien ou de la réparation de l’équipement, le lieu où cette formation sera conduite, le niveau à atteindre, etc. 2.3 Qui devrait préparer les spécifications? C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’incombe la préparation du projet initial de spécifications. Lorsqu’il ne dispose pas des compétences techniques requises à cet effet, il pourra solliciter un avis technique auprès de sources externes – autres organismes gouvernementaux ou spécialistes externes en matière de préparation de spécifications. Le rôle du FIDA, en ce qui concerne les spécifications, est limité à leur examen dans le cadre de tout processus d’examen préalable qu’il consacre à un document de demande de soumissions. 2.4 Utilisation de spécifications normalisées/antérieures La préparation de spécifications peut être un exercice coûteux en temps. Il n’est par conséquent pas rare qu’on utilise des spécifications normalisées, au sein d’un système national de passation des marchés ou au sein de ministères ou organismes gouvernementaux spécifiques. Ce sont là des outils utiles, mais il convient de les utiliser avec prudence car ils appartiennent essentiellement à deux types de spécifications normalisées, présentant des caractéristiques très différentes: – le premier groupe comprend les spécifications qui constituent des normes nationales ou des normes d’entreprise établies à des fins de normalisation. Elles sont généralement édictées par un point d’autorité central, sont obligatoires et prescrivent exactement les biens à acquérir. Elles constituent un outil utile pour les articles très courants, fréquemment acquis et peu susceptibles de varier dans le temps (articles de papeterie, par exemple), mais elles peuvent aussi être utilisées pour “contrôler” la passation des marchés concernant d’autres articles, d’un 42 FIDA Manuel de passation des marchés Identification – le second groupe comprend les spécifications servant de modèles génériques, qui fournissent un point de départ à la préparation d’une spécification plus détaillée correspondant aux besoins particuliers d’une activité de passation des marchés en cours. Étant donné que chaque activité de passation des marchés est unique, il ne faut pas s’attendre à ce que des modèles génériques (ou des spécifications antérieures) puissent être intégralement adoptés; en fait, telle n’est pas l’intention. Ils constituent de simples esquisses à utiliser comme guides: il est essentiel de les évaluer et de les améliorer pour s’assurer qu’ils répondent pleinement aux besoins de l’activité spécifique en question. L’utilisation de spécifications normalisées exige par conséquent que l’on connaisse le type de “norme” dont il s’agit. 3. Calendrier de livraison Le calendrier de livraison devra préciser la période et le lieu de livraison pour chacun des biens. En cas de travaux ou de services connexes, le calendrier devra aussi en préciser le site et la période d’achèvement. Il conviendra, lors de l’établissement du calendrier de livraison, de prendre en compte les instructions suivantes: i) Les périodes de livraison et d’achèvement doivent être réalistes. Fixer des délais irréalistes pour les livraisons ou l’achèvement de travaux peut restreindre la concurrence ou entraîner des réclamations de la part de soumissionnaires éventuels. Les périodes de livraison et d’achèvement peuvent être exprimées de diverses manières. Il s’agira généralement: – d’une date précise (par exemple, le 30 juin). Cette formule ne doit être utilisée que lorsque le temps est l’élément moteur principal (voir le Module F1) et qu’aucun retard ne peut être toléré. Elle peut aussi être appliquée dans des circonstances particulières (événement spécifique comme une conférence) ou pour répondre à une demande saisonnière; ou – d’un nombre souhaitable de jours, de semaines ou de mois à compter de la date d’adjudication du marché. ii) La période de livraison doit aussi prendre en compte la question de savoir si le marché concerne l’acquisition de biens standard facilement disponibles ou de biens qu’il faudra sans doute fabriquer sur commande. iii) Il faudra aussi se demander si la livraison du volume total du marché en une seule fois est possible, sur le plan logistique, en termes d’installations de réception et de stockage. Le cas échéant, différentes périodes de livraison pourraient être fixées pour différents articles, ou bien l’ensemble des besoins pourrait être subdivisé en plusieurs lots, avec des livraisons échelonnées. iv) La période de livraison demandée doit aussi tenir compte d’un autre facteur: les biens sont-ils probablement disponibles dans le pays ou doivent-ils être importés? Si les biens doivent faire l’objet d’une acquisition internationale, la localisation des biens et les délais de transport probables devront être pris en compte. v) On devra veiller à ce que la période de livraison spécifiée prenne en compte l’Incoterm spécifié pour la livraison. Il faut se souvenir que dans certains Incoterms, la “livraison” intervient lorsque les biens sont remis au transporteur, et non lorsqu’ils parviennent à leur destination finale. En vertu d’autres Incoterms, un délai réaliste doit être prévu pour la livraison, compte tenu du mode de transport. 5. En résumé Lors de la préparation des énoncés des besoins et des spécifications concernant les biens: – énumérez tous les biens requis, leurs quantités et l’unité de mesure retenue; – soyez informé du type de spécification utilisé; – préparez la spécification en y incluant toutes les précisions pertinentes; – envisagez le recours à un expert technique si les connaissances nécessaires à la préparation de la spécification n’existent pas en interne; – soyez informé de toute spécification standard dont l’utilisation pourrait devoir être obligatoire; – n’oubliez pas que chaque marché est unique et que vous devez donc utiliser des spécifications antérieures ou des modèles génériques uniquement comme point de départ et comme guide; – prenez en compte les besoins relatifs à la livraison et à la logistique; – soyez informé des erreurs courantes et cherchez à les éviter; – en cas de doute, demandez toujours des avis ou des conseils. 4. Problèmes courants pouvant provoquer l’annulation, le retard ou la réinitialisation d’une passation de marché Il convient de noter qu’il existe, dans l’élaboration des énoncés des besoins et des spécifications, un certain nombre de secteurs susceptibles de soulever des problèmes au cours du processus d’appel d’offres et d’en provoquer l’annulation, le retard ou la réinitialisation. On peut citer, parmi les plus courants: – des stipulations involontaires dans les spécifications fonctionnelles ou de performance qui limitent les soumissionnaires à une marque ou un modèle uniques d’équipement; – l’indication d’une période de livraison irréaliste excluant effectivement les sources d’approvisionnement extérieures au pays; – des spécifications imprécises entraînant de fortes différences dans les soumissions, et rendant difficile une évaluation technique significative. FIDA Manuel de passation des marchés F1: du besoin Module F2: Énoncés desModule besoins et Détermination spécifications des biens 43 Module F3: Énoncés des besoins concernant les travaux Objet du module L’énoncé des besoins est un document clé, utilisé tout au long du processus de passation des marchés pour: – informer les soumissionnaires éventuels des besoins de l’entité acheteuse par le biais de son inclusion dans le document d’invitation; – indiquer la norme technique et, pour certains besoins, les quantités estimées, sur la base desquelles seront évaluées les soumissions; – constituer une partie du marché, en définissant les travaux à réaliser et la norme technique sur la base de laquelle les travaux pourront être inspectés avant leur réception; et – fournir, pour certains types de marchés, les taux et les quantités estimées par rapport auxquels le travail effectif est mesuré en vue du paiement. Ce module fournit un avis sur les bonnes pratiques à suivre pour la préparation de l’énoncé des besoins et des spécifications/devis quantitatifs et sur les questions à prendre en compte. Il ne vise pas à proposer une liste exhaustive, mais plutôt un guide général en rapport avec les grandes questions à prendre en considération. Champ d’application Ce module s’applique à tous les marchés de travaux financés par le FIDA. D’autres modules distincts traitent des besoins relatifs aux biens et aux services. 1. Introduction L’énoncé des besoins concernant les travaux doit être préparé par un ingénieur possédant les qualifications techniques et l’expérience appropriées. Lorsque l’autorité responsable des acquisitions ne dispose pas de cette compétence, il conviendra d’avoir recours à un avis technique externe. La préparation de l’énoncé des besoins devra démarrer par une brève description générale du besoin (par exemple, construction de salles de classe ou remise en état de routes d’aéroport) repris du plan de passation des marchés (voir le Module E). Ce document sera ensuite normalement étoffé pour devenir un énoncé de projet plus détaillé à l’intention de l’ingénieur. Un énoncé des besoins concernant les travaux n’est pas un document unique; il regroupe en fait une série de composantes, décrites ci-après. 2. Dessins Les dessins techniques contribuent à définir les travaux requis par l’entité acheteuse. Les dessins d’exécution, même s’ils ne sont pas entièrement finalisés, doivent être suffisamment détaillés pour permettre aux soumissionnaires de comprendre le type et la complexité des travaux à réaliser et de chiffrer leur soumission de manière précise et adéquate. 44 FIDA Manuel de passation des marchés Identification Il sera utile de joindre aux dessins d’exécution une carte simplifiée indiquant la localisation du site dans le contexte géographique local, et notamment les routes principales, ports, aéroports et voies ferrées. Il est de pratique courante, lors de la préparation du document d’invitation à soumissionner (voir le Module H2), d’y insérer une liste de dessins, encore que les dessins eux-mêmes soient souvent reliés et diffusés sous la forme d’un volume distinct, en particulier si ces dessins sont nombreux ou de grand format, A1 ou A2 par exemple. 3. Spécifications Pour les soumissionnaires, un ensemble de spécifications claires et précises constitue un préalable indispensable, qui leur permettra de répondre de manière réaliste et compétitive aux besoins de l’entité acheteuse sans assortir leur soumission de réserves ou de conditions. Les spécifications doivent être rédigées de manière à permettre la plus large concurrence possible et, dans le même temps, à présenter un énoncé clair des normes à respecter en matière de qualité de l’exécution, de matériaux et de performance des biens et services connexes à acquérir. Les spécifications doivent exiger que tous les matériaux à utiliser dans les travaux soient neufs et non usagés, cette disposition ne s’appliquant toutefois 4. Devis quantitatif (DQ) pas à l’équipement utilisé pour faciliter les travaux (véhicules et outils de construction, par exemple). Si l’entrepreneur est tenu d’avoir recours aux dernières améliorations en matière de conception et/ou aux matériaux les plus récents, cette exigence devra figurer dans les spécifications; il conviendra néanmoins de veiller, dans la rédaction des spécifications, à ce qu’elles ne contiennent pas trop de restrictions ou d’exclusions. Lorsque le marché doit être conclu sur la base d’un devis quantitatif 14, un DQ sera préparé en vue de son inclusion dans le document d’invitation à soumissionner. Le devis quantitatif a deux objectifs principaux: – fournir suffisamment d’informations sur le volume des travaux à réaliser pour permettre une préparation efficace et précise des offres; et La spécification de normes relatives aux biens, aux matériaux et à la qualité de l’exécution doit s’appuyer, dans toute la mesure du possible, sur les normes internationales reconnues. Si ce sont des normes nationales ou autres qui sont utilisées, les spécifications devront préciser que les biens, les matériaux et la qualité de l’exécution répondant à d’autres normes faisant autorité et assurant une qualité pour l’essentiel égale ou supérieure seront également acceptables. – fournir un DQ chiffré à utiliser pour l’évaluation périodique des travaux exécutés après la passation du marché. Afin d’atteindre ces objectifs, les travaux devront être énumérés dans le devis quantitatif de manière assez détaillée pour permettre une distinction entre les diverses catégories de travaux, ou entre les travaux de même nature exécutés en différents lieux ou dans d’autres circonstances, ce qui pourrait entraîner des différences de coût. Le FIDA n’a pas établi de format ou de modèle prescrit de DQ, compte tenu des nombreuses variantes pouvant être utilisées dans les pays emprunteurs/bénéficiaires. La règle générale veut toutefois que le DQ soit aussi simple et bref que possible. Il n’existe pas d’ensemble standard de spécifications internationales d’application universelle dans tous les secteurs, mais il existe néanmoins des principes et des pratiques établis. La plupart des spécifications sont, en règle générale, spécialement rédigées en fonction des travaux spécifiques à réaliser; il y a toutefois des avantages considérables à tirer de la normalisation des spécifications générales applicables aux travaux répétitifs dans les secteurs publics reconnus comme les autoroutes, les ports, les chemins de fer, le logement urbain, l’irrigation et l’approvisionnement en eau, dans la même région ou dans des régions présentant des conditions similaires. Pour les marchés basés sur un devis quantitatif, les soumissionnaires sont invités à chiffrer le DQ dans leurs soumissions et ce DQ chiffré devient une partie du marché. Le paiement s’effectue ensuite suivant le taux indiqué dans le DQ chiffré, mais sur la base de la quantité de matériaux utilisés, mesurée périodiquement par le client15. Là où de telles spécifications générales existent, elles sont habituellement publiées par un point central d’autorité, à l’échelon national ou régional, et couvrent généralement toutes les catégories de qualité de l’exécution, de matériaux et d’équipement entrant couramment en jeu dans la construction, bien qu’ils ne seront pas tous nécessairement utilisés dans un marché de travaux spécifique. On peut alors avoir à procéder à des suppressions ou des additions pour adapter les spécifications générales aux travaux spécifiques faisant l’objet du marché. 5. Calendrier des activités Pour ce qui concerne les marchés à prix forfaitaire, on préparera un calendrier des activités à intégrer au document d’invitation à soumissionner. Les soumissionnaires sont invités à proposer un prix forfaitaire basé sur le calendrier des activités: le prix de soumission de l’adjudicataire devient le prix du marché. Le travail effectivement exécuté ne fera pas l’objet d’une nouvelle mesure avant le paiement, comme dans un marché sur devis quantitatif, de sorte que la ventilation du prix sur le calendrier des activités sert uniquement pour les révisions du marché. 14 Voir le Module I2. 15 Mesure habituellement effectuée par un métreur directement employé par le client à cette fin. FIDAbesoins Manuel de passation des F1: Détermination dumarchés besoin Module F3: ÉnoncésModule des concernant les travaux 45 Le calendrier des activités a par conséquent pour objectif de fournir une ventilation des activités et de leur coût, déterminant ainsi les travaux à payer sur une base forfaitaire. Cette ventilation doit: – servir de base pour la certification d’éventuels paiements intérimaires au fournisseur; et – aider à l’évaluation de toute révision ordonnée. La ventilation des travaux doit se faire en tenant compte du caractère de chaque activité et, le cas échéant, de chaque emplacement. L’entité acheteuse devra déterminer jusqu’à quel point les travaux doivent être ventilés en tenant compte de la complexité des travaux et de la date d’achèvement indiquée. Des calendriers peuvent être proposés pour chaque élément distinct des travaux. Si les travaux exigent la mise à disposition d’installations et d’outillage, des calendriers distincts peuvent être établis pour la seule fourniture des installations et de l’outillage. Comme pour le DQ, le calendrier des activités doit être aussi simple et bref que possible. 6. Calendrier d’achèvement requis Le calendrier d’achèvement devra préciser la période d’achèvement et le site concerné pour chaque partie des travaux. Il convient de veiller, lors de la préparation du calendrier d’achèvement, à ce que les périodes d’achèvement soient réalistes. Fixer des délais irréalistes pour les périodes d’achèvement peut restreindre la concurrence ou entraîner des réclamations de la part de soumissionnaires éventuels. Les périodes de livraison et d’achèvement peuvent être exprimées de diverses manières. Il s’agira généralement: – d’une date précise (par exemple, le 30 juin). Cette formule ne doit être utilisée que lorsque le temps est l’élément moteur principal (voir le Module F1) et qu’aucun retard ne peut être toléré. Elle peut aussi être appliquée dans des circonstances particulières, comme une construction destinée à des événements spécifiques devant se tenir à une date immuable (les Jeux olympiques, par exemple); ou – d’un nombre souhaitable de jours, de semaines ou de mois à compter de la date d’adjudication du marché. 46 FIDA Manuel de passation des marchés Identification 7. Énoncé général des travaux L’énoncé des travaux doit inclure: – une description des travaux; – les quantités approximatives des principaux articles; – un texte d’explication des travaux requis, le cas échéant; et – les objectifs des travaux requis, en tant que de besoin. L’énoncé des travaux constituera normalement la première partie de l’énoncé des besoins, mais il devra être préparé en dernier, une fois que seront connus les chiffres approximatifs, etc. Une description d’environ une à deux pages est adéquate pour la plupart des marchés. 8. Besoins en matière de supervision L’énoncé des travaux doit fournir des précisions: i) sur la supervision dont feront l’objet les travaux, et notamment le nom de l’organisme de supervision et le niveau de cette supervision; ii) sur les arrangements en matière de rapports de gestion qui s’appliqueront aux travaux; iii) sur tout autre arrangement d’ordre administratif qui sera nécessaire pour les travaux et le marché éventuel. 9. Prescriptions en matière d’inspection et d’essais Il conviendra de réfléchir à la manière dont l’achèvement définitif sera contrôlé et dont il sera vérifié qu’il répond à la norme contractuelle. Cette opération est généralement réalisée par le biais de prescriptions en matière d’inspection et d’essais; le niveau spécifique d’inspection et d’essais prescrits dépendra du type, de l’échelle, de la valeur et de la complexité des travaux, mais il sera néanmoins important que toute prescription à cet égard soit intégrée à l’énoncé des besoins afin que les soumissionnaires soient informés que cette inspection aura lieu. Deux questions principales doivent être mentionnées: – les précisions sur les prescriptions spécifiques en matière d’inspection des travaux, et notamment, le cas échéant, le nom des inspecteurs désignés et un résumé de la portée de leurs services; – les précisions sur les prescriptions spécifiques en matière d’essais, et notamment, le cas échéant, l’intitulé de l’essai spécifique à conduire et le nom du laboratoire ou de l’organisme désigné pour la conduite des essais. 10. Problèmes courants pouvant provoquer l’annulation, le retard ou la réinitialisation d’une passation de marché Il convient de noter qu’il existe, dans l’élaboration des énoncés des besoins, un certain nombre de secteurs susceptibles de soulever des problèmes au cours du processus d’appel d’offres et d’en provoquer l’annulation, le retard ou la réinitialisation. On peut citer, parmi les plus courants: – un excès de spécification limitant la concurrence; – l’indication de périodes d’achèvement irréalistes; – des spécifications/DQ imprécises entraînant de fortes différences dans les soumissions; – et rendant difficile une évaluation technique significative. 11. Résumé Lors de la préparation des énoncés des besoins concernant les travaux, il faudra: – extraire du plan de passation des marchés la description de base des travaux; – désigner un spécialiste technique; – préparer les dessins et les spécifications pour les travaux; – se prononcer sur le point de savoir si le type de marché le plus adéquat est le marché sur devis quantitatif ou le marché forfaitaire (voir le Module I2); – préparer un devis quantitatif ou un calendrier des activités, selon les besoins; – préparer le calendrier d’achèvement requis; – préparer un énoncé général des travaux, qui constituera la première partie de l’énoncé des besoins; – prendre en considération les besoins en matière de supervision, les relations de travail et d’autres arrangements d’ordre administratif; – réfléchir aux prescriptions en matière d’inspection et d’essais; – être informé des erreurs courantes et s’efforcer de les éviter. FIDAbesoins Manuel de passation des F1: Détermination dumarchés besoin Module F3: ÉnoncésModule des concernant les travaux 47 Module F4: Énoncés des besoins (mandat) concernant les services Objet du module L’énoncé des besoins est un document clé, utilisé tout au long du processus de passation des marchés pour: – informer les soumissionnaires éventuels des besoins de l’entité acheteuse par le biais de son inclusion dans le document d’invitation; – fournir le mandat sur la base duquel seront évaluées les soumissions ou les propositions; – constituer une partie du marché, en définissant les services à fournir; et – définir la norme technique et/ou les produits livrables qui serviront de base à l’appréciation des services prestés avant leur réception. Un énoncé des besoins concernant les services est généralement désigné sous le nom de mandat. C’est ce terme qui sera donc utilisé dans l’ensemble de ce module. Ce Module fournit un avis sur les bonnes pratiques à suivre pour la préparation d’un mandat pour les services de consultants ou autres types de services et sur les questions à prendre en compte. Il ne vise pas à proposer une liste exhaustive, mais plutôt un guide général en rapport avec les grandes questions à prendre en considération. Champ d’application Ce module s’applique à tous les marchés de services financés par le FIDA. D’autres modules distincts traitent des besoins relatifs aux biens et aux travaux. 1. Différences entre les services de consultants et les autres types de services Conception technique Services financiers ou supervision Architecture Le terme de “services” est un terme général pouvant être utilisé pour décrire des services de consultation ou d’autres types de services de nature différente. Ces deux catégories sont brièvement définies ciaprès. Services de passation des marchés Établissement de l'avant-métré Services de formation et de renforcement des capacités Comptabilité Études orientées vers la recherche de solutions Audit Commercialisation i) Les “services de consultants” sont les services de type intellectuel ou consultatif prestés par un praticien compétent et qualifié dans un domaine ou une profession spécifique. Le consultant peut être une personne ou une société de conseil. On dit généralement que lorsque vous faites l’acquisition de services de consultants, vous “louez le cerveau” du consultant pour conseiller, appuyer ou guider le client ou, dans le cas de la formation, pour transférer des connaissances. Il s’agit souvent de services à court terme, parmi lesquels on peut citer: 48 FIDA Manuel de passation des marchés Identification ii) Les autres types de services (autres que de consultants), par contre, sont les services dans le cadre desquels vous recrutez une société ou une personne et la chargez d’effectuer un travail pour vous. Bien que cela inclue aussi un certain niveau de connaissances ou de compétences spécialisées, c’est du service lui-même que vous faites l’acquisition. Pour faciliter la distinction entrer les deux catégories, on utilise souvent l’expression de “prestataire de services” pour qualifier une entreprise ou une personne prestant des services autres que des services de consultants. On peut citer divers exemples de services de cette catégorie: Services de restauration Services de sécurité Services de nettoyage Services de conduite Services d’entretien/ réparation Services de jardinage Il est important de connaître le type de service dont on fait l’acquisition, étant donné que les informations qu’il faudra communiquer aux soumissionnaires dans le mandat ne seront pas les mêmes, comme le montrent les précisions contenues dans le tableau ci-dessous. 2. La rédaction d’un mandat Un mandat, quel qu’il soit, doit fournir aux soumissionnaires suffisamment d’informations pour leur permettre de comprendre de quels services a besoin l’entité acheteuse; il doit être complet, clair et précis. Un mandat bien préparé facilitera la préparation des offres par les soumissionnaires et l’évaluation des offres par l’entité acheteuse. Le FIDA n’est pas attaché à un modèle spécifique de mandat, étant donné qu’il existe de nombreux mandats standard utilisés dans la plupart des pays emprunteurs/bénéficiaires. Un bon mandat, qu’il concerne des services de consultants ou d’autres types de services, devra toutefois inclure les informations suivantes: – généralités – but et objectifs de la mission – objet du marché – compétences et connaissances du consultant/ prestataire de service – niveau de contribution – localisation – calendrier des rapports et des produits attendus – services à fournir par le client – arrangements institutionnels et organisation. Le contenu exact de chacune de ces sections sera déterminé par la mission proprement dite, mais il devra généralement inclure, en tant que de besoin, les informations énumérées dans le tableau ci-après. FIDA Manuel de passation les des marchés Module F1: Détermination duservices besoin Module F4: Énoncés des besoins (mandat) concernant 49 50 FIDA Manuel de passation des marchés Identification Objet du marché Déclaration de haut niveau sur le but que l'activité est supposée atteindre But et objectifs Brève narration (1 à 2 pages) présentant la mission ainsi que des précisions sur l'ensemble du projet dont la mission fait partie Généralités Services de consultants Ampleur effective des services requis ou liste des tâches spécifiques/ résultats attendus, et par exemple rapports et recommandations d'études, logiciel, bases de données, documents d'invitation, dessins, spécifications, cartes, matériels de formation, etc. Les questions à prendre en compte seront notamment: – les qualifications/la formation professionnelle (certificat dans le domaine de la restauration, formation en matière de sécurité, par exemple); – les années d'expérience pratique dans le cadre de missions du même type; – les connaissances locales (utiles pour des questions comme la restauration, la conduite et le jardinage). Rôle, qualifications et expérience de tout membre essentiel du personnel. Les "membres essentiels du personnel" incluront généralement le personnel qui effectuera le travail et ses superviseurs. Il est utile d'indiquer si l'on envisage la nécessité d'un seul consultant ou d'une équipe. Dans la seconde hypothèse, il sera utile de donner une indication de la composition de l'équipe. Rôle, qualifications et expérience du(des) consultant(s) essentiel(s). Les "consultants essentiels" sont ceux qui seront spécifiquement chargés d'effectuer le travail. Les questions à prendre en compte seront notamment: – les qualifications universitaires; – les années d'expérience pratique dans le cadre de missions du même type; – la connaissance du pays, de la région, du secteur; – les compétences linguistiques. Il s'agit ici d'un aspect essentiel du mandat, étant donné que ce sont les compétences, les connaissances et l'expérience du consultant/prestataire de services dont on fait l'acquisition. Il est important de faire en sorte que: – un juste équilibre soit maintenu entre les qualifications universitaires (théorie) et l'expérience (pratique) des consultants recrutés; – les qualifications/expérience exigées soient compatibles avec le budget disponible. Les conseils sont bon marché, mais les bons conseils ne le sont pas; – les besoins spécifiés soient réalistes et ne restreignent pas, volontairement ou involontairement, la concurrence. Compétences et connaissances du consultant/prestataire de service Tâches et fonctions effectives à remplir ou description de l'objet des services requis Il est important de veiller à ce que l'objet du marché soit compatible avec les éventuelles contraintes financières La description de l'objet devrait être aussi détaillée que possible pour permettre aux soumissionnaires de comprendre les besoins liés aux travaux, mais ne devrait pas être trop prescriptive Déclaration de haut niveau sur le but que l'activité est supposée atteindre Brève narration (1 à 2 pages) exposant les raisons pour lesquelles les services sont requis Services autres que les services de consultants FIDA Manuel de passation les des marchés Module F1: Détermination duservices besoin Module F4: Énoncés des besoins (mandat) concernant 51 La localisation des locaux ou sera effectuée la mission Précisions sur les résultats mesurables ou les rapports requis, et notamment le rapport initial, les rapports d'activité et le rapport final, et dates de leur soumission Installations, services ou ressources à fournir par l'entité acheteuse (locaux pour bureaux, véhicules, communications, documents, personnel de contrepartie, par exemple). Dispositions pour la soumission de rapports de gestion à l'entité acheteuse, et notamment les lignes de communication et le point de contact pour la gestion de la mission, ainsi que les précisions quant au point de soumission des produits attendus/rapports. Précisions sur les indicateurs d'une performance réussie Besoins liés aux transferts de connaissances ou aux programmes de formation Autres précisions ou besoins pertinents à la mission Prescriptions en matière d'inspection ou d'essais qualitatifs ou indicateurs/ définitions d'une performance réussie Tout autre équipement ou ressources particuliers à fournir par le fournisseur (par exemple, matériel de contrôle de sécurité pour un marché de sécurité d'un immeuble) Autres précisions ou besoins pertinents à la mission Autres éléments susceptibles d'être inclus Dispositions pour la soumission de rapports (de gestion) à l'entité acheteuse, y compris les voies de communication et le(s) point(s) de contact pour la gestion et l'administration de la mission Arrangements institutionnels et organisation Installations, services ou ressources à fournir par l'entité acheteuse. Il pourrait s'agir d'installations, de toilettes, de locaux de rangement, de personnel de contrepartie, etc.). Il est important de respecter les énoncés de service ou de personnel à fournir – vous pourriez autrement vous retrouver en situation de violation de contrat. Services à fournir par le client Précisions sur les normes attendues, le service mesurable/les niveaux de performance (par exemple, nettoyage quotidien des bureaux, réparations à effectuer dans un délai de X jours), et les rapports qui pourraient être prévus dans le contrat. Calendrier des rapports et des produits attendus La (les) localisation(s) ou les locaux où seront prestés ces services (on en spécifiera l'adresse, par exemple) Si l'information est souhaitée/connue, on pourra aussi spécifier un nombre de jours-personne. Il pourra s'agir d'une donnée spécifique ou d'une estimation, selon le type de travail et le budget disponible. Période de la mission et dates prévues d'achèvement. Si la date d'achèvement est impérative et ne peut pas être dépassée, cela devra être indiqué. Localisation Estimation du montant ou de la valeur du travail impliqué, lorsque l'ampleur des services ne peut pas être définie avec précision (par exemple, services de réparation d'une flotte de 50 véhicules pour une période d'un an) Horaires de travail ou heures auxquelles le prestataire de service aura accès au site/aux locaux Durée du marché ou date d'achèvement prévue Niveau de contribution Toute rédaction, révision ou approbation d’un mandat exigera la prise en considération des points suivants: – Quels sont les résultats attendus? Quels sont les résultats attendus de l’exécution de ce mandat: qu’est-ce qui aura changé, se sera amélioré, aura été accompli ou aura été atteint? – À quoi ressemblera le succès? Une fois déterminé le résultat attendu, comment saurons-nous s’il a été effectivement atteint? – Les résultats attendus sont-ils mesurables? Lorsque l’on cherchera à vérifier le succès, on se demandera si les résultats attendus définis dans le mandat sont alignés sur la réalisation de ces résultats et s’ils sont mesurables. – Quelles sont les compétences nécessaires? Quelles sont les compétences et les connaissances requises pour parvenir aux résultats attendus? L’expérience est-elle plus importante que les qualifications universitaires ou l’inverse est-il vrai? – Combien de temps faudra-t-il pour y parvenir? Il arrive souvent que l’on sous-estime le temps nécessaire à l’achèvement d’un travail. Tel est particulièrement le cas si le mandat porte sur des services de consultants et s’il y a un élément de familiarisation ou si des recherches préliminaires doivent être effectuées. – Existe-t-il des obstacles spécifiques à l’achèvement du travail? Y a-t-il quelque chose qui puisse constituer un obstacle à l’achèvement réussi? Parmi les problèmes fréquents dans ce contexte, on peut citer la mise à disposition de fonds de contrepartie ou d’approbateurs de produits, les restrictions d’accès aux installations ou au matériel, etc. Existe-t-il aussi, par ailleurs, un élément à fournir par le client dont il faut faire l’acquisition ou qu’il faut organiser avant que les services puissent débuter? On peut citer, par exemple, les véhicules, l’équipement de bureau, des clés supplémentaires, des laissez-passer de sécurité, etc. – Comment l’information de suivi sera-t-elle obtenue au cours de l’exécution? Il est de bonne pratique d’assurer un suivi régulier du marché pendant toute la durée d’exécution (voir le Module N). Il faudra, pour y parvenir, réfléchir aux mécanismes pouvant être inclus dans le mandat afin de rendre possible un suivi intérimaire. Cet objectif peut habituellement être atteint par le biais de mécanismes comme l’établissement de rapports d’avancement ou de rapports sur les exceptions, la définition d’échéances ou la tenue de réunions d’avancement. 52 FIDA Manuel de passation des marchés Identification – Ce mandat permettra-t-il d’obtenir le résultat attendu? À titre de contrôle final, il est toujours utile de s’interroger sur le point de savoir si la formulation du mandat est adéquate pour rendre compte de la nature et du type de résultat attendu du travail. Si la réponse est négative, il convient de réviser le mandat. 3. Qui doit rédiger le mandat? C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’incombe la responsabilité de la préparation du projet initial de mandat. Un mandat doit être rédigé, de préférence, par des spécialistes du domaine technique et avec l’appui de personnel connaissant les conditions et les besoins locaux. S’il ne possède pas en interne les compétences techniques requises, l’emprunteur/ le bénéficiaire devra rechercher un appui technique auprès de sources externes, comme d’autres organismes gouvernementaux ou des spécialistes techniques externes. Le rôle du FIDA, pour ce qui concerne les spécifications, est limité à leur examen dans le cadre de tout processus d’examen préalable qu’il consacre à un document de demande de soumissions. 4. Utilisation de mandats normalisés/antérieurs La préparation d’un mandat peut être un exercice coûteux en temps mais, contrairement à ce que l’on observe dans le cas des spécifications relatives aux biens ou aux travaux, il est plutôt rare de voir des mandats normalisés, que ce soit au sein d’un système national de passation des marchés ou dans des ministères ou des organismes gouvernementaux spécifiques. Ce sont là, lorsqu’ils existent, des outils utiles et permettant de gagner du temps, mais il convient de les utiliser avec prudence car ils appartiennent essentiellement à deux types de normes, présentant des caractéristiques très différentes: – le premier groupe comprend ceux qui constituent des normes nationales ou des normes d’entreprise établies à des fins de normalisation. Ils sont généralement édictés par un point d’autorité central, sont obligatoires et prescrivent des normes minimales. Ils peuvent exister pour des services tout à fait standard, faisant couramment l’objet de marchés et dont il est peu probable qu’ils changent avec le temps (les services de sécurité, par exemple); – le second groupe comprend les mandats précédemment utilisés et pouvant servir de modèles génériques, qui fournissent un point de départ à la préparation d’un mandat plus spécifique correspondant aux besoins particuliers du nouveau service requis. Étant donné que chaque activité de passation des marchés est unique, il ne faut pas s’attendre à ce qu’un mandat antérieurement utilisé pour un service du même ordre puisse être entièrement adéquat; en fait, il est extrêmement rare que tel soit le cas, puisque les enseignements tirés de précédentes expériences devront être intégrés au mandat, dans le cadre d’un processus d’amélioration permanent. L’utilisation de mandats existants/précédents/ normalisés exige par conséquent qu’on connaisse l’historique du modèle, afin de s’assurer qu’il comprenne tous les aspects énumérés à la section 2 ci-dessus, et qu’il soit pertinent pour la mission. 5. Problèmes courants pouvant provoquer l’annulation, le retard ou la réinitialisation d’une passation de marché 6. En résumé Lors de la préparation d’un mandat, il faudra: – savoir s’il s’agit d’un service de consultants ou d’un autre type de service; – être informé de l’existence éventuelle d’un mandat standard dont l’utilisation pourrait être obligatoire; – ne pas oublier que chaque marché est unique et qu’il faut donc utiliser des spécifications antérieures ou des modèles génériques uniquement comme point de départ et comme guide; – préparer le mandat en y incluant toutes les informations pertinentes énumérées plus haut; – obtenir la contribution d’un spécialiste externe si les connaissances nécessaires à la préparation du mandat ne sont pas disponibles en interne; – examiner le projet de mandat et s’interroger sur le point de savoir si son exécution est susceptible d’aboutir aux résultats et objectifs souhaités; – être informé des erreurs courantes et s’efforcer de les éviter; – en cas de doute, toujours demander des avis ou des conseils. Il existe, dans l’élaboration des mandats, un certain nombre de secteurs susceptibles de soulever des problèmes au cours du processus d’appel d’offres et d’en provoquer l’annulation, le retard ou la réinitialisation. On peut citer, parmi les plus courants: – un manque de cohérence – ou des contradictions – entre les différentes sections du mandat; – des ambiguïtés dans le mandat entraînant de fortes différences dans les soumissions reçues et rendant difficile l’évaluation technique; – un mandat trop normatif ne permettant pas aux soumissionnaires de proposer leurs propres solutions, approches ou méthodes; – un volume de travail irréaliste par rapport au calendrier; – des stipulations involontaires quant aux qualifications ou à l’expérience, qui limitent la concurrence; – l’omission de l’une ou l’autre des informations faisant partie intégrante du processus de composition d’un appel d’offres. FIDA Manuel de passation les des marchés Module F1: Détermination duservices besoin Module F4: Énoncés des besoins (mandat) concernant 53 Module F5: Choix d’une méthode de passation des marchés Objet du module Le choix de la méthode à suivre est souvent considéré comme la décision essentielle à prendre dans le processus de planification de la passation des marchés et constitue l’un des éléments d’entrée obligatoires dans le Plan annuel de passation des marchés (voir le module E). Les méthodes sont multiples et certaines circonstances sont particulièrement propices à chaque méthode de passation des marchés concernant les biens et les travaux16. Le choix de la bonne méthode dès le début de l’activité de passation des marchés est par conséquent un facteur important pour le succès de l’exercice, étant donné qu’un choix erroné pourrait avoir une incidence négative sur le processus d’appel d’offres. Ce module fournit à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA un avis sur la formulation en connaissance de cause d’un choix concernant la méthode la plus appropriée pour chaque circonstance. Il contient aussi, à titre indicatif, un arbre de décisions qui en constitue un résumé. Champ d’application Ce module s’applique à toutes les passations de marchés financées par le FIDA. 1. Quelles sont les méthodes disponibles pour les biens et les travaux? évidentes dans les méthodes adoptées ou préférées par les pays/organismes de développement/ institutions financières. Il existe un certain nombre de méthodes et de processus différents, et différentes terminologies en usage dans différents pays et organismes de développement/institutions financières. Il existe aussi, néanmoins, des caractéristiques générales Les méthodes les mieux connues et les plus couramment utilisées pour la passation des marchés de biens et de travaux, et celles définies dans les Directives du FIDA concernant la passation des marchés, sont les suivantes: Tableau 1 Méthode de passation des marchés Appel d'offres international (AOI)1 Autre terminologie utilisée Appel à la concurrence internationale / Mise en concurrence internationale Appel d'offres international restreint (LIB) Appel d'offres national (NCB) Achat au meilleur prix sur le marché national ou international Demande de prix Marché de gré à gré2 Attribution d'un contrat à un fournisseur unique 1 Lorsque c’est la méthode de l’AOI qui est utilisée, les procédures d’AOI de la Banque mondiale, telles qu’énoncées dans les Directives de la Banque concernant la passation des marchés, s’appliqueront dans tous les cas. 2 La méthode des marchés de gré à gré ne peut être utilisée que dans des circonstances exceptionnelles, décrites plus loin, et uniquement avec l’accord explicite du FIDA. 16 Pour ce qui concerne la passation des marchés de services, l’accent est mis davantage sur la méthode de choix. Voir le point 2 ci-dessous. 54 FIDA Manuel de passation des marchés Identification Le Tableau 2 (ci-dessous) présente les applications générales ou les circonstances dont on pense généralement qu’elles sont les plus appropriées à chaque méthode de passation des marchés, ainsi qu’une indication du laps de temps probablement nécessaire. On notera que, par souci de cohérence, la terminologie utilisée dans le Tableau 2 est celle qui apparaît dans la première colonne du Tableau 1 ci-dessus. Tableau 2 Méthode de passation des marchés Description sommaire Applications adéquates Caractéristiques Laps de temps indicatif pour chaque méthode MÉTHODES LES PLUS COURANTES Appel d'offres international (AOI) Appel d'offres international restreint (LIB) Processus utilisé • Marchés de biens et de travaux par défaut pour d'un montant élevé les marchés de • Marchés susceptibles d'intéresser biens et de travaux des soumissionnaires étrangers à passer sur le marché international • L'objet du marché (biens ou travaux) est largement disponible en régime de concurrence ouverte • Publicité ouverte Comme dans l'AOI, mais invitation directe au lieu de publicité • Pas de publicité • Seuls quelques fournisseurs sont connus (et dans ce cas, tous doivent être autorisés à soumissionner) • Faible valeur • La préférence nationale peut s'appliquer • Ouverture publique des plis • Soumissions généralement formulées en monnaies "principales" • Travaux avec présélection: 16 à 20 mois • Travaux sans présélection: 8 à12 mois • AOI pour des biens: 8 à10 mois. Biens: 4 à 6 mois. • Liste de soumissions restreinte • Pas de préférence • Circonstances exceptionnelles, par nationale exemple une intervention d'urgence • Ouverture publique en rapport avec une catastrophe naturelle de grande ampleur, qui peut justifier qu’on renonce à la publicité pour un appel d'offres Appel d'offres national (NCB) Habituellement, le processus le plus couramment utilisé sur le marché intérieur Processus d'appel d'offres complet où la possibilité de soumettre des offres est annoncée uniquement sur le marché local • Les biens ou travaux peuvent être obtenus sur le marché local à des prix inférieurs à ceux pratiqués sur le marché international • Publicité généralement réduite à la presse nationale Biens: 5 à 6 mois • Peut être la méthode la plus efficace • Dossier d'appel et économique d'acheter des biens d'offres pouvant ou des travaux qui, en raison de être établi dans la leur nature ou de leur ampleur, ont langue officielle du peu de chances d'intéresser des pays emprunteur/ fournisseurs étrangers bénéficiaire • Valeur probable du marché inférieure au niveau minimal auquel les soumissionnaires étrangers souhaitent participer, eu égard aux capacités et à la compétitivité des soumissionnaires locaux • Monnaie locale généralement utilisée pour l'évaluation • Ouverture publique • Travaux dispersés sur le plan géographique ou étalés dans le temps, rendant plus difficiles les économies d'échelle • Coûts de mise en œuvre de l'AOI excessivement élevés FIDA Manuel de passationdes des marchés F1:deDétermination du besoin Module F5: Choix d’uneModule méthode passation marchés 55 Méthode de passation des marchés Description sommaire Applications adéquates Caractéristiques Achat au meilleur prix sur le marché national ou international Comparaison des tarifs d'au moins trois fournisseurs • Les biens requis sont facilement • Pas de publicité disponibles dans le commerce • Pas d'ouverture ou sont des produits standard publique de valeur relativement peu • Indications de élevée prix au lieu de • Travaux, lorsque leur définition soumissions est simple Marchés de gré à gré Passation de marchés • Lorsqu'il est nécessaire • Prix négocié sans mise en d'étendre un marché de • Le recours à cette concurrence fournitures ou de travaux en méthode exige cours, pour un montant ne en général une dépassant pas 25% de la valeur autorisation ou du premier contrat une dérogation • Lorsque l'équipement requis spéciales, est couvert par un brevet, il n'y compte tenu du a qu'une seule source et aucune manque de forces solution de remplacement concurrentielles Laps de temps indicatif pour chaque méthode • Biens: 2 à 4 mois • Travaux: 2 à 6 mois Biens et travaux: 1 à 3 mois • Il est nécessaire de normaliser par rapport à l'équipement existant et de parvenir à une compatibilité des pièces de rechange • En situations d'urgence, lorsqu'une livraison d'urgence est nécessaire AUTRES MÉTHODES Achat sur les marchés Achats de biens sur de produits primaires les marchés des produits primaires • Tout produit acheté et vendu sur les marchés des produits primaires (pétroles, métaux, céréales, par exemple) • Courte validité de l'offre Peut être d'à peine quelques semaines • Monnaie unique (du marché) pour l'offre et le paiement • L'adjudication peut être répartie entre plusieurs fournisseurs pour garantir la fourniture de la quantité totale de la commande Travaux en régie17 Utilisation du personnel et de l'équipement de l'emprunteur/du bénéficiaire pour exécuter les travaux de construction • Lorsqu'il est difficile de définir les quantités de travaux • Petits travaux, dispersés, dans des emplacements lointains • Pas de perturbation d'opérations en cours • Situations d'urgence exigeant une réaction rapide Marchés passés auprès d'institutions des Nations Unies Marchés de biens spécifiques passés auprès d'institutions spécialisées des Nations Unies • Petites quantités de biens disponibles dans le commerce, essentiellement dans les domaines de l'éducation et de la santé • Produits spécialisés dont le nombre de fournisseurs est restreint, vaccins et médicaments, par exemple • Il peut être difficile de quantifier la valeur des facteurs de production • Pas de concurrence ou de processus de passation des marchés • Pas de publicité • Pas de concurrence • Recours aux règles et procédures de l'institution des Nations Unies 17 On utilise aussi les expressions “main-d’œuvre directe”, “effectifs départementaux” ou “travail direct”. 56 FIDA Manuel de passation des marchés Identification Dépend du produit 2. Quelles sont les méthodes applicables pour les services? Il n’existe, pour ce qui concerne les services, qu’une seule méthode de passation des marchés, parce que l’accent est mis principalement sur les méthodes de sélection des prestataires de services/consultants. Toutefois, selon la valeur du marché, deux processus de passation des marchés peuvent être suivis: – demande de propositions, ou – demande de prix. Les méthodes de sélection concernant la passation des marchés de services sont analysées dans le Module H3. 3. Facteurs de décision Dans la majorité des cas, la méthode de passation des marchés pour une activité donnée sera déterminée par un seuil monétaire préétabli. Pour l’AOI, le tableau ci-après indique le seuil financier au-dessus duquel l’AOI devient la méthode obligatoire de passation des marchés dans le cadre des activités financées par le FIDA: Catégorie Biens Valeur du marché Travaux de génie civil Plus de 1 000 000 USD Services Plus de 100 000 USD Plus de 200 000 USD Lorsque le montant du marché est inférieur à ces valeurs, on pourra appliquer soit les seuils nationaux (si ces seuils existent), soit des seuils spécifiques au projet agréés entre le FIDA et l’emprunteur/le bénéficiaire au moment de la négociation du prêt (voir le Module A). En tout état de cause, il est important de veiller à ce que les activités ne soient pas scindées en activités de moindre importance sans aucune autre justification que d’éviter l’utilisation de la méthode de passation des marchés spécifiée, définie par un seuil financier. S’il est établi qu’une telle séparation est intervenue à cette fin, le FIDA ne délivrera pas l’avis de nonobjection concernant le programme avant qu’une correction soit effectuée. Inversement, il y aura des cas dans lesquels des activités de passation des marchés de faible valeur seront regroupées au sein d’un seul appel d’offres pour réaliser des économies d’échelle. Dans ces cas, le montant total estimatif cumulé de l’appel d’offres sera utilisé pour déterminer la méthode de passation des marchés. Bien qu’ils soient considérés comme la “position par défaut”, les seuils monétaires ne constituent pas le seul facteur déterminant dans le choix d’une méthode de passation des marchés. D’autres institutions financières et donateurs bilatéraux sont en général favorables aux appels d’offres ouverts/ internationaux; dans le cadre du processus de planification, toutefois, le choix de la méthode de passation des marchés devra tenir pleinement compte des circonstances particulières ou du contexte de l’activité de passation des marchés. Par exemple: – Nature des biens ou des travaux faisant l’objet du marché Certains biens sont hautement spécialisés et peuvent n’être disponibles que sur certains marchés mondiaux ou auprès de certains fournisseurs. Lorsque tel est véritablement le cas, on peut considérer qu’il existe une raison suffisante pour passer outre les éventuels seuils financiers. – Intérêt probable des soumissionnaires internationaux pour une occasion spécifique de soumissionner Dans certains cas, et malgré la valeur élevée du marché, les fournisseurs ou entrepreneurs internationaux ne sont pas intéressés par l’appel d’offres à cause de problèmes connexes, comme la sécurité, la langue, la coutume ou la connaissance du pays. Cette attitude se manifeste en particulier à l’égard des zones affectées par des conflits récents ou en cours, ou lorsque pourrait se manifester une opposition aux sociétés internationales travaillant dans une zone ou une région spécifique d’un pays. Lorsque ces circonstances ont une existence légitime et qu’elles peuvent être démontrées, soit par des expériences antérieures, soit par des déclarations explicites des fournisseurs internationaux éventuels, il peut s’avérer plus judicieux d’envisager de limiter les appels d’offres uniquement aux sources régionales ou nationales. – Le nombre de fournisseurs nationaux éventuels Si les biens ou les travaux requis sont largement disponibles sur une base concurrentielle sur le marché national, il peut être raisonnable d’envisager de restreindre le processus de passation des marchés aux seuls fournisseurs nationaux. Cette démarche offre aussi l’avantage de soutenir les entreprises nationales. Inversement, si un besoin se situe en dessous du seuil préétabli pour l’appel d’offres international mais qu’il est uniquement disponible sur le plan international, le recours à l’AOI sera approprié. FIDA Manuel de passationdes des marchés F1:deDétermination du besoin Module F5: Choix d’uneModule méthode passation marchés 57 – Éventuelles dates cruciales pour la livraison S’il existe d’authentiques raisons (c’est-àdire des raisons qui ne soient pas liées à des manœuvres dilatoires) pour lesquelles on ne dispose pas d’un délai suffisant pour mettre en œuvre un processus complet de passation des marchés – et si le FIDA donne son approbation –, les calendriers de passation des marchés peuvent être raccourcis et/ou d’autres méthodes de passation des marchés, plus rapides, peuvent être étudiées. La décision finale concernant la méthode de passation des marchés à utiliser pour chaque activité spécifique sera examinée et agréée avec le FIDA dans le cadre du processus d’examen du plan de passation des marchés. 4. Résumé Pour chaque activité de passation des marchés, on suivra la démarche présentée dans le tableau ci-après: Méthodes définies • Quelle sont les méthodes de passation des marchés utilisées pour le prêt/don? Examiner les seuils • Quelle est la méthode de passation des marchés suggérée par les seuils financiers agréés pour le prêt/don? Examiner d'autres questions • Existe-t-il une raison justifiable pour renoncer à la méthode de passation des marchés suggérée par les seuils financiers? Prendre une décision • En prenant en compte: - les seuils financiers; et - toute autre justification, choisir la méthode de passation des marchés la plus appropriée. L’arbre de décision ci-après peut aussi être utilisé pour donner une indication de la méthode de passation des marchés susceptible d’être la plus adéquate. On notera toutefois que cet outil ne peut pas à lui seul permettre de manière concluante de prendre une décision à propos de chaque activité particulière de passation des marchés, étant donné que chacune de ces activités sera caractérisée par un ensemble unique de circonstances et de contexte, comme on l’a analysé dans ce module. Il offre toutefois un bon point de départ pour guider le processus décisionnel. 58 FIDA Manuel de passation des marchés Identification FIDA Manuel de passationdes des marchés F1:deDétermination du besoin Module F5: Choix d’uneModule méthode passation marchés 59 NON Lorsque le besoin ne peut être satisfait que par un seul soumissionnaire, pour des raisons matérielles ou techniques. Un seul soumissionnaire ou une seule source éventuels? OUI OUI Valeur estimée? Faible Lorsqu'un appel d'offres ouvert n'a pas réussi, il peut s'avérer nécessaire de lancer un processus d'appel d'offres restreint. Valeur estimée? OUI Un appel Un appel d'offres d'offres NON NON ouvert restreint précédent précédent a-t-il échoué? a-t-il échoué? NON OUI Réexaminer le besoin. Est-il intéressant de le fusionner avec un autre besoin pour accroître la valeur du marché afin de le rendre plus intéressant pour les soumissionnaires et d'un montant assez élevé pour justifier un appel d'offres ouvert? Lorsque des biens, services ou travaux supplémentaires sont nécessaires dans les limites précisées au titre d'un marché existant et qu'un changement de fournisseur n'est pas souhaitable. Biens/ travaux/ NON NON services supplémentaires Les besoins urgents ne peuvent être satisfaits que par cette méthode. Les besoins non urgents peuvent faire l'objet d'une acquisition distincte par les méthodes normales. Il ne faut pas abuser du terme "urgence", qui ne s'applique pas aux événements qui auraient pu être prévus par l'emprunteur et qui ne doit pas résulter d'une conduite dilatoire de sa part. Besoin urgent? OUI Inférieur à un total cumulé de 25% de la valeur originale du marché OUI Choix de la méthode de passation des marchés pour les biens et les travaux OUI Nombre suffisant de fournisseurs nationaux OUI Nombre suffisant de fournisseurs nationaux Réexaminer les spécifications / le moment de l'appel d'offres / les conditions du contrat Si la valeur des biens est > ou = à 200 000 USD / Si la valeur des travaux de génie civil est > ou = à 1 million d'USD Moyen Moyen Valeur estimée? Moyen Faible Élevé NON NON Appel d'offres international Appel d'offres national Appel d'offres international restreint Achat au meilleur prix sur le marché national Achat au meilleur prix sur le marché international Marché de gré à gré Module G: Détermination des sources d’approvisionnement Objet du module La localisation de sources d’approvisionnement pertinentes et fiables, en quantité suffisante, de biens, de travaux et de services, peut souvent constituer un défi. Le présent module propose une aide se rapportant à un certain nombre d’aspects communs de ce processus, à savoir: – présélection, – manifestations d’intérêt, – établissement d’une liste restreinte. Il n’est pas conçu pour proposer une analyse exhaustive de chaque approche, mais pour constituer un guide raisonné de certaines bonnes pratiques et approches générales pouvant être adoptées pour faciliter la détermination des sources d’approvisionnement. Champ d’application Ce module est un guide des bonnes pratiques et peut par conséquent s’appliquer à toute passation de marché financée par le FIDA. Lorsque la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les Directives de la Banque mondiale concernant les avis généraux de passation des marchés et la présélection qui s’appliqueront. 1. Présélection (i) Comment la définir? La présélection est utilisée pour recenser, avant l’invitation à soumissionner et la soumission des offres détaillées18, les soumissionnaires possédant les capacités, les ressources et l’expérience adéquates pour exécuter un marché. Elle permet d’obtenir et d’évaluer des informations sur les qualifications des soumissionnaires éventuels, en vue de réduire la participation effective à l’appel d’offres à une liste de soumissionnaires qualifiés. Ce résultat est atteint en trois étapes: publication d’un avis de présélection, réception des soumissions et évaluation des soumissions par rapport à des critères prédéfinis. (ii) Quand est-elle utilisée? La présélection est utilisée pour les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. La présélection pour les services de consultants passe par l’obtention et l’évaluation des manifestations d’intérêt (voir la section 2). Dans la plupart des dispositions nationales en matière de passation des marchés, le recours à la présélection n’est généralement pas obligatoire et il n’existe pas de règle unique précisant quand il faut et quand il ne faut pas l’utiliser. C’est donc un outil auquel on peut avoir recours quand on le juge utile, mais il est souvent utilisé dans le cadre des appels d’offres internationaux/appels d’offres ouverts pour la passation de marchés (voir le Module F5) d’une valeur ou d’une complexité particulièrement élevées, étant donné que: – la préparation d’offres détaillées peut être coûteuse et cela peut décourager la concurrence si les soumissionnaires ont le sentiment qu’ils sont en face de nombreux soumissionnaires concurrents; – pour l’entité acheteuse, l’évaluation d’un grand nombre d’offres détaillées peut exiger beaucoup de temps et de ressources et il est donc préférable que le nombre d’offres reçues soit gérable; – les capacités, les ressources et l’expérience du fournisseur peuvent être décisives pour la bonne exécution du marché et l’appel d’offres devrait être restreint aux soumissionnaires qualifiés. La présélection peut également présenter des avantages, toutefois, lorsqu’il y a un groupe de marchés semblables ou périodiques, la liste de fournisseurs qualifiés servant alors de base à l’établissement des listes restreintes à utiliser dans les cas d’appel d’offres international restreint et d’achat au meilleur prix sur le marché, ou pour la détermination d’une source 18 Les termes “soumission” et “offre” sont utilisés indifféremment dans le présent module, et ont la même signification. 60 FIDA Manuel de passation des marchés Identification dans le cas de passation de marché de gré à gré. Utilisée ainsi, la présélection évite de devoir répéter les procédures de sélection et permet aussi la présélection d’un soumissionnaire jusqu’à une certaine valeur ou taille d’un ou de plusieurs marché(s). L’alternative à la présélection est représentée par la “post-sélection“. Cette démarche répond à peu près aux mêmes questions que la présélection, mais elle n’est entreprise qu’après le processus d’évaluation concernant une activité spécifique de passation des marchés. La post-sélection est analysée de manière plus détaillée dans le Module L10. La décision d’utiliser ou non la présélection ou la post-sélection est généralement prise au stade de la planification de la passation des marchés et le facteur temps en est souvent le fondement. La présélection peut certes garantir que tous les soumissionnaires inscrits sur la liste restreinte sont capables d’exécuter le marché, mais il convient néanmoins de tenir compte du temps que va prendre le processus, et notamment l’évaluation des résultats. Certains des avantages et des inconvénients de chacun des processus sont présentés dans le tableau ci-après: (iii) Modèles Le FIDA n’a pas de modèle prédéfini de présélection, étant donné que la plupart des systèmes nationaux de passation des marchés possèdent leurs propres formats. À défaut de formats nationaux, on peut trouver des modèles sur les sites Web de la Banque mondiale (http://www.worldbank.org) ou des banques régionales de développement. (iv) Comment procéder Une fois prise la décision de procéder à une présélection, l’entité acheteuse devra en gérer le processus, en consultation avec les spécialistes de la passation des marchés et des questions techniques, dans le cadre de la rédaction et de l’application des critères de présélection. Le processus de présélection est de fait un miniprocessus d’appel d’offres, incluant l’invitation, la réception et l’évaluation des candidatures à la présélection. Ces instructions suivent par conséquent, de manière générale, les directives concernant les diverses étapes du processus d’appel d’offres. Avantages Présélection Inconvénients - aide à l'établissement de la liste restreinte - retarde la publication initiale des appels d'offres - permet de réduire le temps d'évaluation, puisque tous les soumissionnaires inscrits sur la liste restreinte répondent aux critères minimaux - permet aussi une économie de temps au stade de l'attribution du marché, puisqu'on peut aller rapidement de l'avant sans que soit nécessaire une longue post-sélection Post-sélection - les appels d'offres peuvent être publiés rapidement, sans passer par le processus de présélection - une évaluation peut être entreprise à propos de soumissionnaires dont il s'avère ensuite qu'ils ne conviennent pas - peut entraîner des retards entre l'attribution du marché et la passation du contrat en cours d'exécution FIDA de d’approvisionnement passation des Module F1: Détermination dumarchés besoin Module G: Détermination desManuel sources 61 1. Choisir un modèle. 2. Rédiger un projet de document de présélection pour le besoin, comprenant les critères de sélection19, une description du type de biens, travaux ou services auxquels s’applique la présélection et le lieu/l’adresse, la date limite et les modalités (courriel ou copie papier) de soumission des demandes. 3. Rédiger et publier un avis d’invitation à une présélection (on pourra trouver une aide dans le Module K1). 4. Communiquer les dossiers de présélection à tous les candidats qui en font la demande (précisions dans le Module K1), en veillant au respect d’éventuelles périodes minimales de soumission. 5. Recevoir les candidatures jusqu’à la date limite, sans oublier que les candidatures tardives ne doivent pas être acceptées (voir le Module K4). 6. Ouvrir les plis et enregistrer le nom de tous les candidats. Aucune ouverture publique n’est requise. 7. Évaluer chaque candidature sur la base des critères définis dans le dossier de présélection et déterminer, pour chaque soumissionnaire, s’il est ou non retenu. Enregistrer les résultats de l’évaluation. 8. Établir une liste de soumissionnaires présélectionnés et obtenir l’approbation du FIDA concernant l’évaluation et la liste des présélectionnés. Cette approbation peut normalement être obtenue en même temps que celle du document d’appel d’offres. 2. Manifestation d’intérêt (i) Comment la définir? On utilise l’expression “manifestation d’intérêt” (EOI) en référence à un processus de présélection relatif à des services de consultants. Comme dans le cas de la présélection concernant des biens, des travaux et des services autres que des services de consultants, la procédure de l’EOI permet d’obtenir et d’évaluer des informations sur les qualifications et l’expérience des soumissionnaires éventuels, en vue de réduire la participation effective à l’appel d’offres à une liste de soumissionnaires qualifiés. Ce résultat est atteint en trois étapes: publication d’un avis d’appel à manifestation d’intérêt, réception et évaluation des manifestations d’intérêt en regard de critères prédéfinis et établissement d’une liste restreinte. (ii) Quand est-elle utilisée? La procédure de l’EOI est utilisée exclusivement pour les services de consultants. La plupart des dispositions nationales en matière de passation des marchés n’en imposent pas l’emploi, mais elle est recommandée pour toutes les missions, à l’exception des plus petites et des plus simples (l’élaboration de la liste restreinte sans recours à la procédure de l’EOI est abordée au point 3 ci-dessous). L’EOI sert à recenser les consultants (personnes ou sociétés) disposant des capacités, du personnel et de l’expérience appropriés pour l’exécution d’une mission de consultation et d’établir, sur cette base, une liste restreinte en vue d’inviter de trois à six soumissionnaires qualifiés à soumettre des propositions détaillées. La procédure de l’EOI offre les avantages suivants: – la publication d’un avis sollicitant les manifestations d’intérêt aide l’entité acheteuse à recenser les consultants éventuels qualifiés; – il suffit d’un petit nombre de consultants pour préparer des propositions détaillées et permettre au personnel essentiel de rester disponible pendant la période de validité. Les consultants sont davantage susceptibles d’engager des ressources pour la préparation des propositions et, le cas échéant, permettre au personnel de rester disponible, s’ils ont le sentiment qu’ils ne sont en concurrence qu’avec un petit nombre d’autres consultants; – l’entité acheteuse ne doit pas investir du temps et des ressources pour évaluer un grand nombre de propositions détaillées; – le processus d’appel d’offres est restreint à ceux des consultants dont il a été démontré qu’ils possèdent les capacités, le personnel et l’expérience appropriés pour l’exécution réussie du marché. 19 La présélection reposera entièrement sur la capacité et les ressources dont disposent les soumissionnaires éventuels pour exécuter le marché spécifique de manière satisfaisante, en tenant compte a) de leur expérience et de leur exécution antérieure de marchés du même type; b) de leurs capacités de fournir les biens, travaux ou services requis; c) de leur situation financière; et d) de leur situation juridique ou fiscale. On indiquera les besoins minimum à satisfaire aux fins de l’évaluation. Les références peuvent être demandées à ce stade; on peut aussi en renvoyer la soumission dans le cadre du processus d’appel d’offres. 62 FIDA Manuel de passation des marchés Identification (iii) Modèles – un énoncé des critères clés pour l’établissement de la liste restreinte, qui se rapporteront à l’expérience du postulant, à ses qualifications, son personnel et tout autre facteur en rapport avec sa capacité d’accomplir la mission avec succès20; – des précisions sur l’information à inclure dans l’EOI, et notamment les informations ou la documentation requises pour vérifier l’admissibilité ou les qualifications du postulant; – des instructions sur le lieu/l’adresse, la date limite et les modalités (courriel ou copie papier) de soumission de l’EOI. Le FIDA n’a pas de modèle prédéfini d’EOI, étant donné que la plupart des systèmes nationaux de passation des marchés possèdent leurs propres formats. À défaut de formats nationaux, on pourra obtenir des modèles auprès des projets financés par la Banque mondiale (http://www.worldbank.org) ou des banques régionales de développement. (iv) Comment procéder La procédure de l’EOI est de fait un miniprocessus d’appel d’offres, incluant l’invitation, la réception et l’évaluation des candidatures à la présélection. Ces instructions suivent par conséquent, de manière générale, les directives concernant les diverses étapes du processus d’appel d’offres. 3. Diffuser l’avis d’EOI en veillant au respect d’éventuelles périodes minimales de soumission (on pourra trouver une aide dans le Module K1). 1. Décider si on est à la recherche de consultants individuels ou de sociétés de consultants. Il n’est pas de bonne pratique, estime-t-on, de mélanger individus et sociétés, à cause de l’impossibilité d’une comparaison directe au cours du processus final d’appel d’offres. Cette situation s’explique par le fait que les sociétés ont des frais de fonctionnement plus élevés, sous la forme de frais généraux et d’assurance de responsabilité civile, ce qui n’est pas le cas des consultants individuels; une véritable comparaison des coûts est donc impossible. L’appel à des sociétés de consultants présente toutefois des aspects positifs: pool d’experts plus large (spécialement précieux si la mission implique une approche d’équipe), responsabilité/assurances collectives, et position financière plus solide, qui peut réduire la nécessité de versements d’acomptes importants. 2. Rédiger un avis sollicitant les manifestations d’intérêt et dans lequel on trouvera: – l’indication de l’objet de la recherche – individus ou sociétés de consultants; – le nom et l’adresse de l’entité acheteuse; – une brève description du projet, le cas échéant, dont la mission constitue une composante; – une brève description de la mission proposée; 4. Recevoir les manifestations d’intérêt jusqu’à la date limite, sans oublier que les candidatures tardives ne doivent pas être acceptées (voir le Module K4). 5. Ouvrir les plis renfermant les EOI et enregistrer le nom de tous les postulants. Aucune ouverture publique n’est requise. 6. Évaluer les EOI en termes de compétences, d’expérience ou de capacités clés requises par la mission et consigner les résultats de l’évaluation dans un rapport qui devra contenir des précisions sur la liste longue et sur les notes obtenues par chaque postulant21. 7. Établir une liste restreinte de trois à six consultants les plus qualifiés pour la mission proposée. Obtenir du FIDA l’approbation de la liste restreinte en même temps que celle de la demande de propositions. 3. Établissement de la liste restreinte (i) Comment la définir? L’établissement d’une liste restreinte est le processus de constitution d’une liste de fournisseurs éventuels que l’entité acheteuse invitera directement à participer à un processus d’appel d’offres. 20 Les références peuvent être demandées à ce stade; on peut aussi en renvoyer la soumission dans le cadre du processus d’appel d’offres. 21 Ce rapport constitue une section du rapport d’évaluation d’ensemble (voir les modules du groupe L). FIDA de d’approvisionnement passation des Module F1: Détermination dumarchés besoin Module G: Détermination desManuel sources 63 (ii) Quand est-elle utilisée? Une liste restreinte sera utilisée: (a) après une présélection ouverte et ayant fait l’objet de publicité ou après un processus d’EOI dans les cas où un appel d’offres ouvert est requis (pour des biens, des travaux ou des services autres que des services de consultants), ou lorsqu’un processus d’EOI a été entrepris (pour des services de consultants); (b) dans des situations d’appel d’offres restreint et de demandes de prix relatives à des biens ou des travaux lorsqu’il n’a pas été procédé à une présélection22; (c) dans un processus d’appel d’offres de services de consultants où aucun avis d’appel à manifestations d’intérêt n’a été publié. En général, le seul cas dans lequel un processus d’appel d’offres n’exige pas l’établissement d’une liste restreinte est celui d’un appel d’offres ouvert (international ou national) qui fait l’objet d’une publicité directe sans aucune forme d’exercice de présélection et où toutes les entreprises sont habilitées à soumettre une offre en réponse. (iii) Modèles Une liste restreinte est simplement une liste de sociétés ou de personnes avec lesquelles prendre contact pour un appel d’offres spécifique. Il n’y a par conséquent aucun modèle particulier à adopter pour la liste elle-même. Le processus de composition de la liste restreinte doit néanmoins être documenté dans le rapport d’évaluation qui sera publié à l’achèvement de l’évaluation des offres (voir les modules du groupe L). Les modèles de rapports d’évaluation, largement disponibles, peuvent être trouvés dans les systèmes nationaux de passation des marchés ou auprès de la Banque mondiale ou des banques régionales de développement. (iv) Comment procéder Il est indifférent, pour l’adoption de cette procédure, qu’elle intervienne à la suite d’une présélection ou d’un processus d’EOI, ou sans qu’un tel processus ait eu lieu. 1. Établir une “longue liste”: Élaborer une “longue liste” de fournisseurs éventuels, à partir d’un certain nombre de sources d’information. a) Dans un souci de transparence et d’équité, lorsqu’un exercice spécifique de présélection/d’EOI a été réalisé pour une activité particulière de passation des marchés, la “longue liste” ne devrait inclure que les réponses reçues dans le cadre de ce processus, à moins que le nombre de réponses à cette présélection n’ait pas été suffisant pour établir une “longue liste”, auquel cas les autres sources d’information énumérées plus bas peuvent être utilisées. b) Lorsque aucun exercice spécifique de présélection/d’EOI n’a été réalisé pour une activité particulière de passation des marchés, ou lorsqu’un exercice spécifique de présélection/d’EOI a été réalisé mais n’a pas réussi à obtenir assez de réponses pour la préparation d’une “longue liste”, on pourra utiliser les sources d’information suivantes: – tout exercice général de présélection/ d’EOI qui aurait été conduit au début du projet; – tout programme d’inscription ou base de données existants entretenus par l’entité acheteuse ou l’emprunteur/le bénéficiaire; – d’anciennes soumissions reçues ou des contrats passés par l’entité acheteuse, ou par une autre entité acheteuse, ou par le FIDA; – les informations disponibles auprès d’organismes professionnels; – les chambres de commerce dans le pays emprunteur/bénéficiaire et à l’étranger; – les attachés commerciaux des ambassades pour les sources étrangères; – les connaissances existantes sur le marché, recueillies par des spécialistes de la passation des marchés ou des spécialistes techniques; 22 On veillera à ce que les motifs du recours à l’appel d’offres restreint soient connus, car cela a une influence sur l’établissement de la liste restreinte. Les motifs possibles sont de deux types: soit il n’existe qu’un nombre limité de sources, soit la valeur du marché à passer correspond à un seuil agréé au titre du projet pour un processus restreint. Dans la quasi totalité des cas où sont utilisées les demandes de prix, les motifs sont la valeur relativement peu élevée du marché à passer, se situant au-dessous du seuil agréé au titre du projet pour cette méthode. 64 FIDA Manuel de passation des marchés Identification – la recherche sur le marché, s’appuyant sur les revues professionnelles, Internet, les annuaires professionnels, etc. Il convient de noter que les fournisseurs dont les noms apparaissent sur l’une ou l’autre liste de fournisseurs radiés par l’emprunteur/le bénéficiaire ou par le FIDA ne doivent pas être inclus dans une liste (longue ou restreinte). 2. Établir la “liste restreinte” À partir de la “longue liste” initiale de fournisseurs éventuels, on établira la liste restreinte de ceux qui, parmi les fournisseurs éventuels, recevront le dossier d’appel d’offres. Lorsque la concurrence est limitée parce que les biens, les travaux ou les services ne peuvent être assurés que par un nombre restreint de fournisseurs, toutes les sources éventuelles doivent se retrouver sur la liste restreinte. Lorsque la concurrence est limitée parce que le marché est de valeur relativement réduite, trois soumissionnaires au moins23 devront être inclus sur la liste restreinte. D’autres facteurs doivent être pris en considération dans le choix menant à la composition de la liste restreinte: – il doit y avoir une rotation entre différents soumissionnaires sur des listes restreintes successives, c’est-à-dire qu’un même soumissionnaire ne doit pas figurer à chaque fois sur la liste lorsque les sources sont nombreuses; – les fournisseurs dont on prévoit qu’ils ne seront pas en mesure de formuler des offres recevables ou de satisfaire aux normes de sélection ne devront pas figurer sur la liste; – une liste restreinte ne doit pas être intégralement composée de soumissionnaires appartenant au même propriétaire; – pour ce qui concerne les produits, la liste restreinte ne doit pas comporter uniquement des soumissionnaires proposant la même marque de produits; – les fournisseurs dont les noms apparaissent sur l’une ou l’autre liste de fournisseurs radiés par l’emprunteur/le bénéficiaire ou par le FIDA ne doivent pas être inclus dans une liste restreinte; – certains soumissionnaires présélectionnés peuvent décider de ne pas remettre d’offre. Il est par conséquent recommandé d’inclure plus de trois fournisseurs sur la liste restreinte, afin qu’au moins trois offres soient reçues. Le nombre de sources retenues doit être proportionnel à la valeur de la demande d’approvisionnement, mais il ne sera généralement pas supérieur à huit; – lorsque les biens, travaux ou services sont disponibles à des prix compétitifs auprès d’au moins trois sources dans le pays de l’emprunteur/du bénéficiaire, la liste restreinte peut n’inclure que des fournisseurs locaux. Les soumissionnaires internationaux doivent y être inclus s’il n’existe pas au moins trois sources locales compétitives ou si une procédure d’appel d’offres national a échoué. 4. Résumé Il existe de multiples moyens de recenser les sources éventuelles d’approvisionnement; nous avons examiné, dans ce module, trois d’entre eux: – présélection, – manifestations d’intérêt, – établissement d’une liste restreinte. Il est important de se souvenir qu’il n’y a pas de règle unique applicable à l’utilisation de ces approches et que, comme on l’a vu dans la section 3, le recours à la présélection ou à une procédure d’EOI ne rend pas moins indispensable l’établissement d’une liste restreinte. La matrice de base ci-après a été établie pour aider à comprendre quand ces différentes approches peuvent être utilisées, mais il convient de souligner à nouveau que cette démarche n’est ni obligatoire, ni exhaustive. 23 Dans le cas d’une activité internationale de passation des marchés, deux pays au moins doivent être représentés. FIDA de d’approvisionnement passation des Module F1: Détermination dumarchés besoin Module G: Détermination desManuel sources 65 Présélection Appel d'offres ouvert24 Appel d'offres restreint Demande de prix EOI? Comment établir la liste restreinte Si oui, alors À partir de la présélection Si non, alors Pas de liste restreinte nécessaire Si oui, alors À partir de la présélection Si non, alors À partir d'autres sources Non À partir d'autres sources Consultation Si oui À partir des résultats de l'EOI Petite mission de consultation Si non À partir d'autres sources 24 Dans le cas d’une activité internationale de passation des marchés, deux pays au moins doivent être représentés. 66 FIDA Manuel de passation des marchés Identification Process management Dossier d’appel d’offres Dossier d’appel d’offres Module H: Invitation à soumettre des offres Ce groupe de modules propose une aide générale en matière de bonnes pratiques à suivre dans la préparation des invitations à soumettre des offres. Le document d’invitation est au cœur du processus d’appel d’offres. Un document clair, concis et bien rédigé devrait assurer le succès de la procédure de passation des marchés; à l’inverse, un document peu clair, ambigu et mal rédigé entraînera une confusion et retardera le déroulement du processus. Il est donc essentiel de parfaire le document pour assurer la réussite de toute activité de passation de marchés. Un bon document d’invitation doit apporter aux soumissionnaires éventuels les informations suivantes: – une description précise des biens, des travaux ou des services requis; – les règles relatives au processus d’appel d’offres; – les critères d’évaluation et la méthode qui sera appliquée; – les éventuels critères de sélection que seront appliqués; et – le type et les conditions du marché proposé. Ce groupe se compose des trois modules suivants: H1: Dossier d’appel d’offres concernant les biens H2: Dossier d’appel d’offres concernant les travaux H3: Dossier d’appel d’offres concernant les services de consultants Ces modules ne sont pas conçus comme un guide détaillé sur la manière de remplir un modèle spécifique de dossier d’appel d’offres. Ils constituent, au contraire, un guide d’ordre général relatif aux questions qui doivent être prises en compte lors de la préparation de n’importe quel document d’invitation. Il existe aussi plusieurs dispositions génériques s’appliquant aux trois modules, et il convient de les lire parallèlement. Ces dispositions sont présentées ci-après. 1. Types de dossiers d’appel d’offres Il est indispensable, avant d’aborder la rédaction d’un quelconque projet de dossier d’appel d’offres, de poser deux questions centrales: (i) Quel modèle standard utiliser? À l’origine du projet, une décision aura été prise par le FIDA, en consultation avec l’emprunteur/ le bénéficiaire, concernant les modèles de dossiers d’appel d’offres à utiliser dans la conduite des activités de passation des marchés. Cette décision aura été l’une des deux suivantes: a) on peut utiliser, le cas échéant, les modèles nationaux existants; ou b) on doit adopter les modèles d’autres institutions financières internationales ou donateurs (comme la Banque mondiale ou les banques régionales de développement). Il est nécessaire, pour pouvoir respecter cette disposition, de savoir quels sont les modèles dont l’utilisation a été approuvée pour le projet spécifique en question. L’utilisation d’un modèle non approuvé pourrait conduire le FIDA à refuser de délivrer l’avis de non-objection concernant le projet de dossier d’appel d’offres (dans les cas d’examen préalable) ou d’invoquer une irrégularité de la procédure, conformément à ses Directives concernant la passation des marchés (dans les cas d’examen a posteriori). Des modèles ont également été établis et sont disponibles, pour la passation de marchés concernant des fournitures spécifiques telles que manuels scolaires, produits pharmaceutiques ou systèmes TI. Pour les marchés de travaux de génie civil/ construction de valeur élevée ou complexes (d’un montant supérieur à 5 millions d’USD), il est recommandé d’utiliser le dossier d’appel d’offres et les formules de contrat publiés par la Fédération Internationale des ingénieurs-conseils (FIDIC) afin de garantir une protection juridique adéquate de l’acquéreur au cours de leur exécution. Pour les services de consultants, il n’existe habituellement que deux types of document: – une brève “demande de prix”, à utiliser pour les missions de valeur peu élevée et de courte durée; ou – un formulaire complet de “demande de propositions”, pour tous les autres besoins de services. Manuel deà passation marchés Module FIDA H: Invitation soumettredes des offres 67 (ii) Quelle méthode de passation des marchés utiliser? La méthode de passation des marchés utilisée déterminera habituellement la taille et la complexité du dossier d’appel d’offres à utiliser. Pour les marchés de valeur élevée ou complexes, le dossier d’appel d’offres comportera généralement un certain nombre de sections, instructions détaillées, conditions, critères d’évaluation et modèles de soumissions; il peut atteindre de 60 à 100 pages. Pour les marchés de valeur peu élevée, le document sera probablement court, de l’ordre de 3 à 5 pages et ne comportera que des informations de base – comme la date de clôture des soumissions, les articles à acheter et les instructions minimales concernant la soumission et l’évaluation de l’offre. 25 Le tableau ci-dessous donne un exemple de quelques méthodes de passation des marchés applicables aux biens et aux travaux et des types de documents s’y rapportant26. Veuillez noter qu’il s’agit ici d’une simple illustration, de caractère indicatif et à fin démonstrative: il ne faut pas la considérer comme une instruction à appliquer obligatoirement. Méthode de passation des marchés Version complète du dossier d'appel d'offres Appel d'offres international restreint (LIB) Version complète ou version abrégée du dossier d'appel d'offres Achat au meilleur prix sur le marché national ou international C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’incombe la responsabilité des activités de passation des marchés; les dispositions opérationnelles doivent avoir été prises au début du projet. Toutefois, la préparation d’un dossier d’appel d’offres n’est pas une tâche facile à réaliser si l’on est isolé. Suivant la valeur et la complexité du marché, elle peut exiger une consultation avec ou des contributions de la part d’autres parties. Il s’agira, par exemple: – de l’utilisateur final des biens (s’il n’est pas l’auteur du document); – de spécialistes techniques; – de ministères de tutelle ou d’autres autorités ou organismes nationaux. Le rôle du FIDA est limité à l’examen (préalable ou a posteriori) des documents dans le cadre de ses activités de supervision du projet. Il peut certes formuler des suggestions et des recommandations au cours de l’examen préalable, mais cela ne dégage en aucune manière l’emprunteur/le bénéficiaire de sa responsabilité. Type de document Appel d'offres international (AOI) Appel d'offres national (NCB) 2. Qui doit préparer les dossiers? Demandes de prix 25 Voir le Module F6. 26 ll n’existe pas de méthode spécifique de passation des marchés pour ce qui concerne les services de consultants. L’accent est mis, au contraire, sur la méthode de sélection, analysée dans le Module H3. 68 FIDA Manuel de d’offres passation des marchés Dossier d’appel Module H1: Dossier d’appel d’offres concernant les biens Objet du module Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils d’ordre général sur les éléments que devrait inclure le dossier d’appel d’offres. Ce module ne fait pas référence à un modèle standard spécifique, mais aborde plutôt des questions relatives aux bonnes pratiques à prendre en considération au cours de la préparation ou du réexamen d’un dossier d’appel d’offres. On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spécifiques de la passation des marchés concernant les biens et qu’elle doit donc être lue parallèlement aux autres modules du groupe H qui fournissent des conseils sur les questions génériques relatives au dossier d’appel d’offres. Champ d’application En tant que guide de bonnes pratiques, ce module s’applique à tous les marchés d’acquisition de biens. 1. Quels éléments inclure? – l’admissibilité des soumissionnaires; – la date limite jusqu’à laquelle les soumissionnaires peuvent demander des éclaircissements; – la monnaie de la soumission; – la date de présentation de la soumission; – la date d’ouverture des plis (voir le Module K5); – la durée de validité des soumissions. Le modèle à utiliser définira la structure et la teneur d’ensemble du dossier d’appel d’offres; il existe toutefois quelques exigences génériques auxquelles doit répondre tout dossier d’appel d’offres concernant les biens. On citera notamment: (i) Les références, points de contact et accords contractuels Cet élément définit l’acquéreur global (par exemple le ministère de XYZ), l’utilisateur final (s’il est différent du précédent), les points de contact concernant le processus d’appel d’offres et le projet au titre duquel le marché doit être passé. Aux fins d’identification, chaque activité de passation de marché doit avoir son propre numéro de référence, qui sera indiqué sur le document. (ii) La description et les spécifications des biens requis Cet élément est de toute évidence d’importance capitale étant donné que sans une formulation claire de l’énoncé des besoins et des spécifications, la passation du marché risque d’être vouée à l’échec. Le Module F2 fournit des indications aidant à la préparation des énoncés des besoins et des spécifications. (iii) Les informations pertinentes concernant la présentation des soumissions On abordera sous cette rubrique des points tels que: On trouve souvent dans les grands dossiers d’appel d’offres une section intitulée “informations à l’intention du soumissionnaire” ou “instructions à l’intention du soumissionnaire” (ITB), contenant des données visant à aider le soumissionnaire. (iv) Les règles régissant le processus de passation des marchés Il s’agit des règles régissant la totalité du processus. Le niveau de détail sera fonction de la valeur du marché concerné, mais il faudra au minimum indiquer: – la loi, la réglementation, les instructions ou l’autorité d’ensemble en vertu desquelles la passation des marchés est entreprise (par exemple, la loi nationale sur la passation des marchés); – l’adresse à laquelle sera envoyée la soumission, ainsi que les éventuelles instructions spécifiques (par exemple nombre d’exemplaires, copies papier ou images vidéo, documents/brochures à fournir, références); – les exigences relatives au cautionnement ou à la garantie de soumission27. 27 Voir le Module J. FIDA Manuel deà concernant passation marchés Module H: Invitation soumettredes des offres Module H1: Dossier d’appel d’offres les biens 69 (v) Les critères d’évaluation et la méthode qui seront appliqués Les critères d’évaluation doivent être inclus dans le dossier d’appel d’offres, pour plusieurs raisons, et notamment parce que cela permettra: – de déterminer si les offres reçues répondront aux besoins; – de s’assurer que toutes les offres seront évaluées en fonction des mêmes paramètres; et – de communiquer aux soumissionnaires éventuels des précisions sur ces critères, ainsi que sur les bases sur lesquelles sera prise la décision d’adjudication du marché. La communication de ces informations à tous les soumissionnaires éventuels introduit l’équité et la transparence dans le processus et donne à tous les soumissionnaires la possibilité d’examiner ces aspects lorsqu’ils préparent leurs soumissions. Les critères d’évaluation seront spécifiques à chaque activité individuelle de passation des marchés, mais certains critères, énumérés ciaprès, sont communs à tous les marchés: – compétence/expertise technique; – expérience/antécédents; – coût; – qualité/spécification; – conformité avec les besoins de la soumission. Pour la majorité des marchés d’achat de biens, le critère sera probablement le coût total le plus bas qui réponde à la spécification et qui soit conforme à tous les aspects du dossier d’appel d’offres. Si le facteur principal dans la décision d’adjudication est le temps, et non pas le coût (voir le Module F1 sur la question de la définition des priorités), il faudra également énoncer les éventuels besoins spécifiques concernant la livraison et se rapportant au temps (par exemple livraison à une date donnée ou livraison fractionnée et échelonnée sur une certaine période). Lorsque le coût est le facteur principal, le coût du transport est une composante significative du coût global des produits achetés. C’est donc un facteur important dans l’évaluation des soumissions et il doit être abordé dans le dossier d’appel d’offres. Les soumissionnaires auront besoin de savoir quel pourcentage du transport leur sera imputé, quels niveaux d’assurance ils devront souscrire et quand la livraison des biens sera censée être achevée. De même, les acheteurs doivent savoir quels sont les éléments inclus dans les prix proposés, afin 70 FIDA Manuel de d’offres passation des marchés Dossier d’appel qu’ils puissent procéder à une comparaison à égalité entre les différentes soumissions. La manière la plus simple de saisir cette information et d’éviter les incertitudes d’interprétation entre les parties contractantes consiste à utiliser les Incoterms, un ensemble de règles destinées à l’interprétation des termes commerciaux les plus couramment utilisés dans les échanges internationaux, publiées périodiquement par la Chambre de commerce internationale. L’objectif fondamental de chaque Incoterm est de clarifier la manière dont les fonctions, les coûts et les risques sont répartis entre l’acheteur et le fournisseur dans le cadre de la livraison des biens, suivant les exigences du contrat. Chaque terme précise très clairement les responsabilités du vendeur et de l’acheteur; les termes couvrent un éventail de situations, allant d’un extrême à l’autre, c’est-à-dire d’une situation dans laquelle tout relève fondamentalement de la responsabilité de l’acheteur à une situation dans laquelle tout relève fondamentalement de la responsabilité du fournisseur. Aux fins de la soumission et de l’évaluation, il est demandé que les prix soient formulés conformément à un ou plusieurs des Incoterms, afin d’assurer une continuité entre toutes les soumissions reçues. La version la plus récente des Incoterms, ainsi que des instructions complètes sur leur utilisation, est disponible sur le site de la Chambre de commerce internationale (http://www.iccwbo.org/ Incoterms). On peut citer, parmi les autres critères d’évaluation: – disponibilité de pièces de rechange, d’un agent local, d’installations de service; – coût total de possession (prix, taux d’utilisation des consommables, périodicité d’entretien); – conformité avec les échantillons (voir ci-après); – conditions et durée de la garantie; – compatibilité avec les articles existants; – questions environnementales (produits ne portant pas atteinte à l’environnement, niveau de recyclage employé dans la fabrication, potentiel de recyclage après utilisation); – adaptations visant à accorder la préférence aux soumissionnaires nationaux (si l’on utilise les systèmes nationaux de passation des marchés, cette disposition peut être prévue dans un texte législatif ou réglementaire national ayant pour objectif de soutenir les soumissionnaires nationaux). La passation des marchés sur la base d’un échantillon peut être efficace. Il existe un certain nombre de variantes dans le fonctionnement de ce système et l’acquéreur doit avoir des idées très claires sur le rôle de l’échantillon dans le processus de passation du marché. Les possibilités sont au nombre de deux: i) L’acquéreur dispose d’un échantillon du produit, de la couleur ou du style auquel les soumissionnaires doivent se conformer. Cette situation s’observe généralement lorsqu’interviennent des questions de normalisation ou de style d’entreprise (pour les couleurs, par exemple). L’acquéreur indique dans le dossier d’appel d’offres qu’un échantillon est à la disposition des soumissionnaires pour inspection, précise quand et où il peut être examiné et annonce que la compatibilité avec l’échantillon constituera un facteur clé dans l’évaluation. Lorsqu’on utilise cette approche, il est de bonne pratique de demander aux soumissionnaires de confirmer par écrit qu’ils ont examiné l’échantillon, ou qu’ils ont eu la possibilité de le faire, afin d’éviter toute réclamation à un stade ultérieur du processus; ii) L’acquéreur demande aux soumissionnaires de soumettre un échantillon de leur produit en même temps que leur offre. Il est essentiel, dans ce cas, d’indiquer si les échantillons fournis sont soit a) considérés comme donnant une indication du type de produit, de qualité, de couleur à fournir, soit b) une représentation effective du produit à fournir. Dans l’hypothèse a), l’échantillon est d’abord examiné au stade de l’évaluation de la soumission; il est ensuite restitué au soumissionnaire ou conservé pour information, suivant les dispositions contenues dans le dossier d’appel d’offres28. Dans l’hypothèse b), l’échantillon soumis en même temps que l’offre est mise en sécurité et constitue une partie du marché. Les biens fournis au titre du marché sont ensuite comparés à l’échantillon afin d’en déterminer la conformité. Si les biens ne correspondent pas à l’échantillon, ils sont rejetés et le paiement est retenu. Cela se produit fréquemment dans les marchés d’habillement. (vi) Les critères de sélection qui seront appliqués S’il n’y a pas eu de présélection29, il sera nécessaire d’indiquer les documents que les soumissionnaires devront fournir pour démontrer qu’ils possèdent les qualifications requises pour participer à l’appel d’offres. Il s’agira notamment de: – leur expérience et leurs antécédents concernant l’exécution de marchés similaires; – leurs capacités en termes de fourniture ou de livraison des biens; – leur situation financière; – leur statut juridique et/ou fiscal. On énoncera les besoins minimaux à satisfaire aux fins de l’évaluation. (vii) Le type et les conditions du contrat proposé On considère très généralement qu’il est de bonne pratique de mettre à la disposition des soumissionnaires un modèle du contrat proposé et des conditions contractuelles (y compris les modalités et le calendrier de paiement30) auxquelles ils seront soumis au cas où ils remporteraient un marché. Cette publication précoce des exigences contractuelles offre un certain nombre d’avantages: – elle donne aux soumissionnaires la possibilité de décider, en pleine connaissance du processus de passation des marchés, s’ils souhaitent ou non participer à un appel d’offres; – en rendant publics dès le départ le modèle de contrat et les conditions contractuelles, on évitera d’éventuelles contestations futures, les soumissionnaires ne pouvant pas prétendre ne pas être informés des dispositions ou obligations contractuelles (aspect particulièrement pertinent du point de vue des conditions de paiement); – elle accélère le processus entre l’adjudication du marché et la signature du contrat, puisque le soumissionnaire a déjà pris connaissance du format et des conditions générales du contrat et les a acceptés, ce dont témoigne le fait qu’il a soumis une offre. 28 La restitution des échantillons aux soumissionnaires n’est habituellement pas pratiquée dans le cas des appels d’offres internationaux à cause du coût de cette restitution. Elle convient davantage dans le cas des appels d’offres nationaux, où les coûts seront moins élevés. Une autre solution consisterait à informer les soumissionnaires qu’ils peuvent retirer leur échantillon s’ils le souhaitent; dans le cas contraire, l’échantillon sera conservé ou éliminé. 29 Voir le Module G. 30 Voir les modules du groupe J. FIDA Manuel deà concernant passation marchés Module H: Invitation soumettredes des offres Module H1: Dossier d’appel d’offres les biens 71 Module H2: Dossier d’appel d’offres concernant les travaux Objet du module Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils d’ordre général sur les éléments que devrait inclure le dossier d’appel d’offres. Ce module ne fait pas référence à un modèle standard spécifique, mais aborde plutôt des questions relatives aux bonnes pratiques à prendre en considération au cours de la préparation ou du réexamen d’un dossier d’appel d’offres. On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spécifiques de la passation des marchés concernant les travaux et qu’elle doit donc être lue parallèlement aux autres modules du groupe H qui fournissent des conseils sur les questions génériques relatives au dossier d’appel d’offres. Champ d’application En tant que guide de bonnes pratiques, ce module s’applique à tous les marchés de travaux. Quels éléments inclure? Le modèle à utiliser définira la structure et la teneur d’ensemble du dossier d’appel d’offres; il existe toutefois quelques exigences génériques auxquelles doit répondre tout dossier d’appel d’offres concernant les travaux. On citera notamment: (i) Les références, points de contact et accords contractuels Cet élément définit l’acquéreur global (par exemple le ministère XYZ), l’utilisateur final (s’il est différent du précédent), les points de contact pour le processus d’appel d’offres et le projet au titre duquel le marché doit être passé. Aux fins d’identification, chaque activité de passation de marché doit avoir son numéro de référence spécifique, qui sera indiqué sur le document. (ii) La description et les spécifications des biens requis Cet élément est de toute évidence d’importance capitale, étant donné que sans une formulation claire de l’énoncé des besoins et des spécifications, la passation du marché risque d’être vouée à l’échec. Le Module F3 fournit des indications aidant à la préparation des énoncés des besoins et des spécifications. 72 FIDA Manuel de d’offres passation des marchés Dossier d’appel (iii) Les informations pertinentes concernant la présentation des soumissions On abordera sous cette rubrique des points tels que: – l’admissibilité des soumissionnaires; – la date limite jusqu’à laquelle les soumissionnaires peuvent demander des éclaircissements; – la monnaie de la soumission; – la date de présentation de la soumission; – la date d’ouverture des plis (voir le Module K5); – la durée de validité des soumissions. On trouve souvent dans les grands dossiers d’appel d’offres une section intitulée “informations à l’intention du soumissionnaire” ou “instructions à l’intention du soumissionnaire” (ITB), contenant des données visant à aider le soumissionnaire. (iv) Les règles régissant le processus de passation des marchés Il s’agit des règles régissant la totalité du processus. Le niveau de détail sera fonction de la valeur du marché concerné, mais il faudra au minimum indiquer: – la loi, la réglementation, les instructions ou l’autorité d’ensemble en vertu desquelles la passation des marchés est entreprise (par exemple, la loi nationale sur la passation des marchés); – l’adresse à laquelle sera envoyée la soumission, ainsi que les éventuelles instructions spécifiques (par exemple nombre d’exemplaires, copies papier ou images vidéo, dessins/plans à fournir, références); – les exigences relatives au cautionnement ou à la garantie de soumission31. – les possibilités de visites sur le site. (v) Les critères d’évaluation et la méthode qui seront appliqués Les critères d’évaluation doivent être inclus dans le dossier d’appel d’offres, pour plusieurs raisons, et notamment parce que cela permettra: – de déterminer si les offres reçues répondront aux besoins; – de s’assurer que toutes les offres seront évaluées en fonction des mêmes paramètres; et – de communiquer aux soumissionnaires éventuels des précisions sur ces critères, ainsi que sur les bases sur lesquelles sera prise la décision d’adjudication du marché. La communication de ces informations à tous les soumissionnaires éventuels introduit l’équité et la transparence dans le processus et donne à tous les soumissionnaires la possibilité d’examiner ces aspects lorsqu’ils préparent leurs soumissions. Les critères d’évaluation seront spécifiques à chaque activité individuelle de passation des marchés, mais certains critères, énumérés ciaprès, sont communs à tous les marchés: – compétence/expertise technique; – expérience/antécédents; – coût; – qualité/spécification; – conformité avec les besoins de la soumission. On peut citer, parmi les autres critères d’évaluation: – qualifications du personnel essentiel; – taux de salaire journalier (pour les chantiers de construction à long terme, on pourrait inclure les augmentations annuelles des salaires et les congés payés); – pourcentage de sous-traitance, étant donné que les travaux seront réalisés en majorité par l’entrepreneur principal; – programme de travail/date d’achèvement; – dessins de conception; – chiffre d’affaires annuel en matière de construction; – matériel et équipement à fournir par l’entrepreneur; – gestion du site/capacité de sécurité; – utilisation de main-d’œuvre, d’équipement et/ou de matériaux locaux; – coût total de possession (prix, taux d’utilisation des consommables, périodicité d’entretien); – conditions et durée de la période de garantie; – questions environnementales prises en compte dans la conception et, le cas échéant, dans l’exploitation (par exemple, utilisation de produits ne portant pas atteinte à l’environnement, niveau de recyclage employé dans la conduite des travaux, utilisation de sources naturelles d’énergie); – marge éventuelle de préférence pour les soumissionnaires nationaux. (vi) Les critères de sélection qui seront appliqués Pour la majorité des marchés de travaux, le critère sera probablement le coût de réalisation le plus bas qui réponde aux exigences techniques et qui soit conforme à tous les aspects du dossier d’appel d’offres. S’il n’y a pas eu de présélection32, il sera nécessaire d’indiquer les documents que les soumissionnaires devront fournir pour démontrer qu’ils possèdent les qualifications requises pour participer à l’appel d’offres. Il s’agira notamment de: Si le facteur principal dans la décision d’adjudication est le temps, et non pas le coût (voir le Module F1 sur la question de la définition des priorités), il faudra également énoncer les éventuels besoins spécifiques concernant la livraison et se rapportant au temps (par exemple achèvement à une date donnée en vue d’un événement spécifique). 31 Voir le Module J. 32 Voir le Module G. FIDA Manuel de marchés Module H: Invitation à passation soumettredes des offres Module H2: Dossier d’appel d’offres concernant les travaux 73 – leur expérience et leurs antécédents concernant l’exécution de marchés similaires; – leur capacité d’achèvement des travaux; – leur situation financière; – leur statut juridique et/ou fiscal. On énoncera les besoins minimaux à satisfaire aux fins de l’évaluation. (vii) Le type et les conditions du marché proposé On considère très généralement qu’il est de bonne pratique de mettre à la disposition des soumissionnaires un modèle du marché proposé (marché à prix forfaitaire ou marché sur devis quantitatif 33) et des conditions contractuelles (y compris les modalités et le calendrier de paiement34) auxquelles ils seront soumis au cas où ils remporteraient un marché. Cette publication précoce des exigences contractuelles offre un certain nombre d’avantages: – elle donne aux soumissionnaires la possibilité de décider, en pleine connaissance du processus de passation des marchés, s’ils souhaitent ou non participer à un appel d’offres; – en rendant publics dès le départ le modèle de marché et les conditions contractuelles, on évitera d’éventuelles contestations futures, les soumissionnaires ne pouvant pas prétendre ne pas être informés des dispositions ou obligations contractuelles (aspect particulièrement pertinent du point de vue des conditions de paiement); – elle accélère le processus entre l’adjudication du marché et la signature du contrat, puisque le soumissionnaire a déjà pris connaissance du format et des conditions générales du contrat et les a acceptés, ce dont témoigne le fait qu’il a soumis une offre. Pour les marchés de valeur très élevée ou complexes (c’est-à-dire d’un montant supérieur à 5 millions d’USD), il est recommandé d’utiliser le dossier d’appel d’offres et les formules de marché publiés par la Fédération Internationale des ingénieurs-conseils (FIDIC), afin de garantir une protection juridique adéquate de l’employeur au cours de leur exécution. 33 Voir le Module I2. 34 Voir les modules du groupe J. 74 FIDA Manuel de d’offres passation des marchés Dossier d’appel Module H3: Dossier d’appel d’offres concernant les services de consultants Objet du module Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils d’ordre général sur les éléments que devrait inclure le dossier d’appel d’offres, ainsi qu’une explication des différentes méthodes de sélection pouvant être utilisées. Les marchés relatifs à des services de consultants doivent être passés selon des conditions spécialisées, exigeant des procédures et des dossiers d’appel d’offres très différents de ceux concernant les biens et les travaux. Le dossier d’appel d’offres standard en la matière est habituellement désigné par l’expression “demande de proposition” (DP) et la plupart des systèmes nationaux de passation des marchés disposent de leur propre version de ce document ou utilisent un modèle standard proposé par un donateur international. Pour les services de valeur peu élevée et de courte durée (par exemple, une étude prenant un ou deux jours), une autre formule est possible, utilisant un court document de type “demande de prix”, dont il existe de nombreux modèles largement disponibles dans d’autres projets ou systèmes nationaux. Ce module ne fait pas référence à un modèle standard spécifique, mais aborde plutôt des questions relatives aux bonnes pratiques à prendre en considération au cours de la préparation ou du réexamen d’un dossier d’appel d’offres. On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spécifiques de la passation des marchés concernant les services de consultants et qu’elle doit donc être lue parallèlement aux autres modules du groupe H qui fournissent des conseils sur les questions génériques relatives au dossier d’appel d’offres. Champ d’application En tant que guide de bonnes pratiques, ce module s’applique à tous les marchés de services de consultants. 1. Quels éléments inclure? Le modèle à utiliser définira la structure et la teneur d’ensemble du dossier d’appel d’offres; il existe toutefois quelques exigences génériques auxquelles doit répondre tout dossier d’appel d’offres concernant les services de consultants. On citera notamment: 1.1 Les références, points de contact et accords contractuels Cet élément définit l’acquéreur global (par exemple le ministère XYZ), l’utilisateur final des services (s’il est différent du précédent), les points de contact pour le processus d’appel d’offres et le projet au titre duquel le marché doit être passé. Aux fins d’identification, chaque activité de passation de marché doit avoir son propre numéro de référence, qui sera indiqué sur le document. 1.2 La description et les spécifications des services requis Cet élément est de toute évidence d’importance capitale étant donné que sans une formulation claire de l’énoncé des besoins et des spécifications, la passation du marché risque d’être vouée à l’échec. Le Module F4 fournit des indications aidant à la préparation des énoncés des besoins (mandat) relatifs aux services. 1.3 Les informations pertinentes concernant la présentation des soumissions On abordera sous cette rubrique des points tels que: - l’admissibilité des soumissionnaires; - la date limite jusqu’à laquelle les soumissionnaires peuvent demander des éclaircissements; - la monnaie de la soumission; - la date de présentation de la soumission; - la date d’ouverture des plis (voir le Module K5); - la durée de validité des soumissions; - l’adresse à laquelle sera envoyée la soumission, ainsi que les éventuelles instructions spécifiques (par exemple présentation sous double enveloppe35, nombre d’exemplaires, copies papier ou images vidéo, références). 35 Lorsque la qualité et le coût sont des facteurs d’évaluation dans un système de points de mérite, les soumissions technique et financière sont remises dans des enveloppes scellées distinctes. Pour parer au risque de voir le prix proposé par le soumissionnaire influencer l’évaluation technique, l’enveloppe financière ne sera ouverte qu’après la conclusion et l’approbation de l’évaluation technique. Dans un souci de transparence, une seconde séance publique est consacrée à l’ouverture des soumissions financières des soumissionnaires ayant franchi le stade de l’évaluation technique. On trouvera des informations plus détaillées dans le Module L6. FIDA Manuel deà passation des marchés Module H3: Dossier d’appel d’offres concernant les services de consultants Module H: Invitation soumettre des offres 75 1.4 Les règles régissant le processus de passation des marchés Il s’agit des lois, réglementations, instructions ou autorités d’ensemble en vertu desquelles la passation des marchés est entreprise (par exemple, la loi nationale sur la passation des marchés) et qui régiront la totalité du processus. 1.5 Les critères d’évaluation et la méthode qui seront appliqués Les critères d’évaluation doivent être inclus dans le dossier d’appel d’offres, pour plusieurs raisons, et notamment parce que cela permettra: – de déterminer si les offres reçues répondront aux besoins; – de s’assurer que toutes les offres seront évaluées en fonction des mêmes paramètres; et – de communiquer aux soumissionnaires éventuels des précisions sur ces critères, ainsi que sur les bases sur lesquelles sera prise la décision d’adjudication du marché. La communication de ces informations à tous les soumissionnaires éventuels introduit l’équité et la transparence dans le processus et donne à tous les soumissionnaires la possibilité d’examiner ces aspects lorsqu’ils préparent leurs soumissions. Les critères d’évaluation seront spécifiques à chaque activité individuelle de passation des marchés, mais certains critères, énumérés ci-après, sont communs à tous les marchés: – compétence/expertise technique; – expérience/antécédents; – coût; – qualité/spécification; – conformité avec les besoins de la soumission. Contrairement à la majorité des marchés passés pour des biens et des travaux, il est peu probable que, dans le cas des marchés de services de consultants, le coût le plus faible soit le principal critère de sélection. La compétence générale des consultants, leur expérience pertinente et la qualité de la proposition technique soumise ont habituellement une bien plus grande importance que le simple coût des services, et l’évaluation est par conséquent davantage un compromis entre la qualité professionnelle des services fournis et le prix de ces services. Ce compromis est réalisé par le biais de l’utilisation d’un système de notation basé sur des points de mérite dans lequel des points sont attribués pour les capacités techniques et le coût, suivant des critères précisés dans la demande de proposition; il est généralement recommandé d’attribuer le marché au soumissionnaire ayant obtenu le plus grand nombre de points. Lorsqu’on utilise un système de notation basé sur des points de mérite, la ventilation des critères d’évaluation et du nombre de points à attribuer à chaque critère est un facteur décisif pour le processus d’évaluation et pour l’obtention d’un résultat satisfaisant dans le choix de la soumission gagnante. Plusieurs méthodes de sélection des consultants ont été élaborées pour aider à la décision concernant le niveau de compromis entre la qualité professionnelle des services prestés et le coût des services pour chaque cas spécifique. Chacune de ces méthodes repose sur des priorités d’évaluation légèrement différentes en fonction des circonstances individuelles de l’activité, et il est essentiel que la méthode de sélection utilisée soit révélée dans la DP. Les méthodes de sélection sont les suivantes: (i) Sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC) On considère la SFQC comme la méthode de sélection standard (ou par “défaut”) pour la plupart des services de consultants. Elle devrait être utilisée lorsque: – un compromis est nécessaire entre la qualité et le coût; – l’ampleur du travail que représente la mission peut être définie avec précision et que le mandat est clair et précis; et – le client et les consultants peuvent estimer avec une précision raisonnable le temps de travail du personnel ainsi que les autres contributions et coûts attendus des consultants. Les aspects ponctuels, tant techniques que financiers, de chaque soumission reçue sont évalués et notés sur un total de 100 points. Au cours de l’évaluation finale36, toutefois, les notes sont ajustées par l’application d’un pourcentage de pondération indiqué dans la DP pour les notes techniques et financières, avant d’être combinées pour obtenir la note totale. Le meilleur compromis entre qualité technique et coût des services est souvent obtenu en affectant de 70% à 80% du total des points aux caractéristiques techniques de la proposition, et les 20% à 30% restants à la note financière. Quel que soit le ratio retenu, il est impératif qu’il soit clairement indiqué dans la DP, afin que les soumissionnaires soient informés de la pondération appliquée et qu’ils puissent en tenir compte dans la préparation de leurs soumissions. Les principaux critères d’évaluation techniques (ou “critères primaires”) doivent aussi figurer dans la DP. Il s’agira notamment de: 36 On trouvera dans les modules L6/L7 et L8 des informations sur l’évaluation des services de consultants. 76 FIDA Manuel de d’offres passation des marchés Dossier d’appel – un montant défini d’expérience pertinente à la mission 37; – la qualité de la méthode proposée; – les qualifications et l’expérience minimales attendues du personnel essentiel proposé. Suivant la nature de la mission, il pourra s’agir également: – de dispositions en vue de la formation/du renforcement des capacités de personnel local 38; – de l’ampleur de la participation de ressortissants nationaux parmi le personnel essentiel affecté à l’exécution de la mission39. Une fois les critères choisis, le total de 100 points est réparti entre chaque critère technique en fonction de son importance pour la mission. Ces points doivent aussi être déclarés dans la DP. Le tableau ci-après donne un exemple de la répartition habituelle des points. Veuillez noter qu’il s’agit d’un simple exemple donné à titre indicatif et que chaque cas devra être examiné en fonction des critères choisis et des circonstances spécifiques de la mission. Critères primaires: Habituellement entre: Expérience spécifique 0 et 10 points pertinente40: Réponse au mandat et 20 et 50 points à la méthode proposés: Personnel essentiel41: 30 et 60 points Formation: 0 et 10 points Participation de ressortissants nationaux: Total 0 et 10 points 100 points Note: le total DOIT être de 100. Ces critères primaires couvrant un champ assez vaste, il faut alors les sous-diviser en critères secondaires pour a) mettre l’accent sur les composantes importantes des critères et b) contribuer à l’objectivité de l’évaluation en faisant en sorte que les fourchettes des notes attribuées par les divers évaluateurs soient plus étroites que s’ils avaient à choisir une note subjective entre, par exemple, 20 et 50 points. Chaque critère secondaire est assorti d’une note maximum par rapport à laquelle il sera noté. Ces notes secondaires sont ensuite additionnées pour obtenir une note totale pour les critères primaires. Le nombre de critères secondaires doit être réduit au strict minimum et la DP doit en fournir tous les détails. Mais on devra se méfier de l’adoption d’un trop grand nombre de critères secondaires, étant donné que l’attribution de moins de 5 points à un critère primaire ou à un critère secondaire risque de le rendre insignifiant du point de vue de l’évaluation. On peut citer quelques exemples de cette utilisation des critères primaires présentés dans le tableau ci-dessus: – pour la réponse au mandat et à la méthode: si l’on attribue 40 points au total, ils pourraient être répartis comme suit: • degré d’innovation = 25 points • niveau de détail = 10 points • programme de travail proposé = 5 points mettant ainsi fortement l’accent sur une proposition technique innovante – et moins sur le programme de travail. – pour le personnel essentiel: il est normal d’utiliser des critères secondaires pour le personnel essentiel, afin d’évaluer ses qualifications, son expérience technique, ses connaissances ou son expérience nationale ou régionale et, si cet aspect est pertinent, ses capacités linguistiques. Si l’on attribue également 40 points à ce critère primaire, ils pourraient être répartis comme suit: • qualifications générales42 = 10 points • adéquation à la mission43 = 15 points • expérience dans le pays/la région44 = 15 points donnant une répartition assez équilibrée des points entre les critères secondaires. 37 À moins qu’une évaluation ait déjà eu lieu dans le cadre d’un processus de présélection ou d’établissement d’une liste restreinte. Voir le Module G. 38 Le transfert de connaissances peut être l’objectif principal de certaines missions; dans ces cas, sa pondération devra être relevée pour souligner son importance. 39 Mesurée par le nombre de consultants nationaux parmi le personnel essentiel présenté par les sociétés étrangères ou nationales. 40 Les points accordés à l’expérience peuvent être réduits si ce critère a déjà été pris en compte dans la présélection des soumissionnaires. 41 Seul le personnel essentiel devrait normalement faire l’objet d’une évaluation, étant donné que c’est lui qui déterminera la qualité de la performance. Un nombre accru de points devrait être attribué si la mission proposée est complexe. 42 Questions comme l’éducation et la formation générales, les qualifications professionnelles, les années d’expérience, les postes occupés. 43 Expérience spécifique pertinente à la mission dans le secteur, le domaine, le sujet, le processus ou l’activité 44 Connaissance de la culture, des systèmes administratifs, des organisations et structures gouvernementales, etc. FIDA Manuel deà passation des marchés Module H3: Dossier d’appel d’offres concernant les services de consultants Module H: Invitation soumettre des offres 77 On notera toutefois que c’est là le total des points disponibles pour ce critère secondaire. Ces points devront ensuite être répartis entre le personnel essentiel pour faire apparaître le montant maximum de points disponible pour chaque personne. Dans un scénario où il pourrait y avoir trois personnes essentielles requises pour la mission, les points pourraient être répartis comme suit: • chef d’équipe = 50%45 • Spécialiste 1 = 30% • Spécialiste 2 = 20% Cette répartition informe les soumissionnaires que le poste de chef d’équipe est considéré comme très important pour cette mission et que le spécialiste 1 est considéré comme légèrement plus important que le spécialiste 2. Elle précise également le nombre maximum de points pouvant être attribués à chacun des postes, comme suit: leur prix par l’offre la plus basse et en multipliant le résultat par 100, suivant l’équation: Note finale = 100 x Fz Fy où Fz = offre présentant le prix le plus bas et Fy = prix de la proposition évaluée L’Application du critère de l’évaluation, l’attribution des points et le calcul des scores techniques et financiers sont couverts par les modules L6, L7 et L8. Les procédures standards de la correction arithmétique et de la correction des autres erreurs des prix des offres s’appliqueront pour ajuster les prix avant que les points viennent attribués à chaque offre. Critères secondaires Poste Points (en %) Qualifications générales (10 points) Adéquation à la mission (15 points) Expérience régionale/nationale (15 points) Note maximum Chef d’équipe 50 10x50% = 5 15x50% = 7,5 15x50% = 7,5 20 Spécialiste 1 30 10x30% = 3 15x30%= 4,5 15x30% = 4,5 12 Spécialiste 2 20 10x20% = 2 15x20%= 3 15x20% = 3 8 La DP doit aussi préciser la note technique minimale que doit obtenir une proposition technique pour pouvoir accéder au stade de l’évaluation financière. La note minimale requise dans ce contexte est habituellement d’au moins 70%. Enfin, outre la pondération des notes technique et financière, la DP doit aussi préciser la formule utilisée pour l’attribution des points pour chaque prix offert. Normalement, le prix offert le plus bas reçoit 100 points et les autres offres reçoivent des points calculés en divisant En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SFQC sont les suivantes: Convenir de la pondération technique et financière Définir les critères techniques primaires Déterminer le nombre maximum de points pour chaque critère technique Définir les critères techniques secondaires Déterminer le nombre maximum de points pour chaque critère technique secondaire Déterminer la pondération/le nombre maximum de points pour chaque membre de l'équipe Déterminer la note technique minimale 45 En tant que membre principal de l’équipe, le chef d’équipe doit normalement se voir attribuer davantage de points que tout autre membre de l’équipe, sauf si la performance d’un autre spécialiste clé au sein de l’équipe est plus importante pour la mission; dans ce cas, on attribuera davantage de points à cette personne pour tenir compte de son importance dans l’évaluation. 78 FIDA Manuel de d’offres passation des marchés Dossier d’appel (ii) Sélection fondée sur la qualité (SFQ) La sélection fondée sur la qualité (SFQ) peut être adéquate pour les missions complexes ou hautement spécialisées, ou pour celles qui requièrent des innovations et où les meilleures compétences disponibles sont nécessaires, indépendamment du prix. Par exemple: – dans les cas où il est difficile de définir un mandat précis et la contribution requise des consultants, ainsi que dans ceux où le client attend des consultants qu’ils fassent preuve d’innovation dans leurs propositions (études économiques ou sectorielles du pays, études de faisabilité multisectorielles, conception d’une usine de traitement de déchets dangereux ou d’un plan directeur urbain, réformes du secteur financier, par exemple); – pour les missions ayant un impact à long terme et dans lesquelles l’objectif est d’avoir les meilleurs experts disponibles (par exemple, faisabilité et conception de génie structural d’importantes infrastructures comme des grands barrages, études sur les politiques d’importance nationale, études de gestion de grands organismes gouvernementaux); et – dans les cas où les missions peuvent être conduites de manières très diverses et où il se peut, par conséquent, que les propositions ne soient pas directement comparables (par exemple, conseil en gestion ou études sur les politiques dans lesquelles la valeur des services dépend de la qualité de l’analyse). Étant donné que la sélection est fondée uniquement sur la qualité de la proposition, sans prise en compte du coût, elle n’est que rarement utilisée pour la passation des marchés financés par les projets. Lorsqu’on utilise la SFQ, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation sont en majorité les mêmes que pour la SFQC, la différence principale étant qu’il n’est pas nécessaire d’introduire une pondération entre les notes financière et technique, puisque l’adjudication du marché est exclusivement fonction de la plus haute note technique. La SFQ présente quelques autres aspects spécifiques: – La demande de propositions (DP) ne doit pas indiquer le budget estimatif, mais elle peut indiquer le nombre estimé de personnes essentielles et de leurs heures de travail, en précisant que cette information n’est fournie qu’à titre indicatif et que les consultants ont toute latitude pour proposer leurs propres estimations. – La DP peut exiger la soumission d’une proposition technique seulement (sans proposition financière), ou demander que les deux propositions – technique et financière – soient soumises en même temps, mais sous double enveloppe. Seule l’enveloppe financière de la proposition technique ayant obtenu la note la plus élevée sera ouverte. – Si l’invitation ne concerne que des propositions techniques, c’est après l’évaluation des propositions techniques que le consultant dont la proposition aura obtenu la meilleure note sera invité à soumettre une proposition financière détaillée. – L’entité acheteuse et le consultant négocieront ensuite la proposition financière et le contrat. En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SFQC sont les suivantes: Définir les critères techniques primaires Déterminer le nombre maximum de points pour chaque critère technique Définir les critères techniques secondaires Déterminer le nombre maximum de points pour chaque critère technique secondaire Déterminer la pondération/ le nombre maximum de points pour chaque membre de l'équipe Déterminer la note technique minimale FIDA Manuel deà passation des marchés Module H3: Dossier d’appel d’offres concernant les services de consultants Module H: Invitation soumettre des offres 79 (iii) Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD) Cette méthode est utilisée lorsque: – la mission est simple; – la mission peut être définie de manière précise; et – le budget disponible pour les services est strictement limité. Elle est souvent utilisée vers la fin des projets lorsqu’il ne reste que des montants de financement finis sur le compte de prêt et qu’on ne dispose par conséquent d’aucune souplesse financière. Les soumissionnaires sont invités à soumettre leur meilleure proposition technique dans la limite du prix déterminé et le contrat sera adjugé à la proposition technique obtenant la note la plus élevée dans le cadre de ce budget. Lorsqu’on utilise la SCBD, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation sont en majorité les mêmes que pour la SFQC, la différence principale étant qu’il n’est pas nécessaire d’introduire une pondération entre les notes financière et technique, puisque l’adjudication du marché est exclusivement fonction de la plus haute note technique obtenue dans la limite du budget. La SCBD présente quelques autres aspects spécifiques: – La DP doit indiquer le budget disponible et inviter les consultants à soumettre leurs meilleures propositions technique et financière dans des enveloppes scellées distinctes, sans excéder le budget indiqué. – Le budget étant prédéterminé, le mandat devra être préparé avec soin pour faire en sorte que le budget et le mandat soient cohérents et réalistes et pour permettre aux consultants d’exécuter toutes les tâches prévues. On trouvera dans le Module F4 des conseils sur la préparation des mandats. – Les propositions techniques seront évaluées et les soumissionnaires qui obtiennent la note technique minimale seront invités à l’ouverture publique des plis renfermant leur proposition financière. – Les soumissionnaires dont les propositions techniques n’obtiennent pas la note technique minimale se verront renvoyer leur enveloppe financière cachetée. – Toute proposition financière excédant le budget indiqué sera rejetée. – Le consultant ayant soumis la proposition technique à laquelle a été attribuée la meilleure note dans la limite du budget sera choisi comme adjudicataire du marché. En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SCBD sont les suivantes: Déterminer le budget et le vérifier par rapport au mandat Définir les critères techniques primaires Déterminer le nombre maximum de points pour chaque critère technique Définir les critères techniques secondaires (iv) Sélection au moindre coût (SMC) Cette méthode s’applique à la sélection de consultants pour des missions de valeur peu élevée de caractère courant (audits, simple conception technique ou supervision) pour lesquelles il existe des pratiques et des normes professionnelles bien établies. Il peut aussi exister des contraintes ou des pressions budgétaires rendant nécessaire l’adoption du coût comme facteur principal46 dans la passation de marchés relatifs à certains services. L’examen des propositions techniques permet de s’assurer qu’elles obtiennent la note technique minimale spécifiée et le soumissionnaire le moins disant parmi ceux ayant obtenu la note de qualification technique minimale sera choisi comme adjudicataire du marché. 46 80 Voir le Module F1. FIDA Manuel de d’offres passation des marchés Dossier d’appel Déterminer le nombre maximum de points pour chaque critère technique secondaire Déterminer la pondération/le nombre maximum de points pour chaque membre de l'équipe Déterminer la note technique minimale L’avantage de cette méthode de sélection est qu’elle permet à l’entité acheteuse d’obtenir des services compétents au moindre coût. Son inconvénient, toutefois, est que l’adjudication se faisant sur la base du prix le moins élevé parmi ceux des soumissions ayant obtenu la note technique minimale, le processus n’aboutira généralement pas à l’acquisition du plus haut niveau de qualifications techniques, d’expérience ou d’expertise disponibles. Cet inconvénient peut certes être compensé par le prix; cependant, si l’on souhaite un meilleur équilibre entre aspects financiers et techniques, et en tenant pour acquise l’existence des ressources financières, il conviendra d’envisager l’utilisation de la SFQC. Dans le cas de la SMC, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation sont en majorité les mêmes que pour la SFQC, la différence principale étant qu’il n’est pas nécessaire d’introduire une pondération entre les notes financière et technique, puisque l’adjudication du marché se fait sur la base de l’offre la moins disante répondant au seuil technique minimal. En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SMC sont les suivantes: Définir les critères techniques primaires Déterminer le nombre maximum de points pour chaque critère technique Définir les critères techniques secondaires (v) Sélection fondée sur les qualifications des consultants (QC) Cette méthode peut être utilisée pour des missions de très faible importance pour lesquelles un processus complet de soumission et d’évaluation de propositions concurrentes détaillées n’est pas justifié. Dans la mesure où il ne s’agit pas d’un processus de soumission complet, il n’y a pas d’annonce formelle des notations technique et financière: les manifestations d’intérêt et l’information sur l’expérience et la compétence des consultants pertinentes à la mission sont demandées par le biais d’une publicité. La date limite et l’adresse à laquelle seront envoyées la manifestation d’intérêt et les informations requises seront indiquées dans la publicité, comme le seront les éventuelles instructions sur la forme de la soumission (nombre d’exemplaires, copies papier ou images vidéo). Bien que les notes techniques ne soient pas rendues publiques, une commission d’évaluation est chargée d’évaluer toutes les soumissions sur la base de quelques critères, afin de s’assurer que l’évaluation est aussi objective que possible. Certains critères techniques doivent donc être définis par l’entité acheteuse, de préférence au moment de la rédaction de la publicité et en tout état de cause avant la date de clôture des soumissions. Comme pour les autres méthodes de sélection, la définition des critères techniques doit prendre en considération les éléments suivants: – données de base pour déterminer le statut juridique et l’expérience générale du consultant (copies de patentes valables, documents de décharge fiscale ou comptes audités); – éventuelles compétence, connaissance ou expérience spécifiques requises pour la mission; Déterminer le nombre maximum - de points pour chaque critère technique secondaire Déterminer la pondération/ le nombre maximum de points pour chaque membre de l'équipe Déterminer la note technique minimale – qualifications et expérience minimales attendues du personnel essentiel proposé. L’attribution des points se fera comme dans les autres méthodes de sélection, la principale différence étant qu’ils sont uniquement destinés à un usage interne. Après la réception des soumissions, leur évaluation est entreprise sur la base des critères préalablement agréés; sera retenue la société ou la personne considérée par la commission d’évaluation comme possédant les qualifications et les références les plus appropriées. La société retenue est ensuite invitée à soumettre une proposition plus détaillée – aussi bien technique que financière. Si cette soumission est jugée acceptable – sur les plans technique et financier – par l’entité acheteuse, le soumissionnaire est invité à négocier le marché. (vi) Sélection par entente directe (SED) Comme dans le cas du processus à un seul fournisseur (passation des marchés par entente directe) pour n’importe quel type de passation des marchés, la sélection de consultants par entente directe ne procure pas les avantages de la concurrence en termes de qualité et de coût; elle manque de transparence et risque d’encourager des pratiques inacceptables. Elle ne doit donc être utilisée que dans des circonstances exceptionnelles et uniquement avec l’accord exprès du FIDA. Toute demande de sélection par entente directe de la part d’un emprunteur/bénéficiaire devra être accompagnée d’une justification détaillée, qui fera l’objet d’un examen attentif pour permettre au FIDA de s’assurer qu’il n’existe pas d’autres méthodes de sélection possibles dans ce cas. FIDA Manuel deà passation des marchés Module H3: Dossier d’appel d’offres concernant les services de consultants Module H: Invitation soumettre des offres 81 L’approbation ne peut être obtenue que s’il est démontré que cette méthode présente un net avantage par rapport à l’appel à la concurrence. Cela peut se produire, par exemple: – pour les missions qui sont dans le prolongement naturel d’activités antérieures menées par le consultant concerné; – lorsqu’une sélection rapide est essentielle (par exemple, dans une situation d’urgence); Méthode de sélection À utiliser lorsque l'on recherche …. Restrictions à l'utilisation – pour les marchés d’un montant très faible; – lorsqu’une entreprise est la seule à posséder les qualifications requises ou l’expérience nécessaire pour la mission considérée. On trouvera ci-après un tableau de synthèse reprenant l’ensemble des différentes méthodes de sélection, ainsi qu’un ordinogramme indicatif qui servira au choix des méthodes: Critères à révéler Base de l'adjudication SFQC L'équilibre entre la qualité et le coût Aucune Techniques et financiers Note combinée la plus élevée SFQ La plus haute qualité disponible, quel qu'en soit le coût Contraintes budgétaires Techniques uniquement Note technique la plus élevée SMC La compétence au moindre coût Aucune Note technique minimale Prix le plus bas pour une note technique minimale SCBD La qualité dans le cadre d'un budget déterminé Aucune Budget disponible Note technique la plus élevée dans la limite du budget QC Les compétences, les connaissances et l'expérience Faible valeur uniquement Compétences, connaissances et expérience Plus haute qualification SED La continuité/la rapidité/ la compétence, les connaissances ou une expérience uniques Faible valeur ou circonstances exceptionnelles S.O. Négociation 82 FIDA Manuel de d’offres passation des marchés Dossier d’appel FIDA Manuel deà passation des marchés Module H3: Dossier d’appel d’offres concernant les services de consultants Module H: Invitation soumettre des offres 83 NON Le coût sera-t-il un facteur dans votre décision d'adjudication? Qualité Votre priorité est-elle A) le coût, B) la qualité, C) les deux? NON La valeur est-elle peu élevée? OUI NON NON Existe-t-il un budget déterminé? Reconfirmer: il n'y a pas de contraintes et la qualité est l'unique critère d'évaluation Les deux coût NON OUI Un équilibre OUI Le budget peut-il être dépassé? Voulez-vous A) payer le prix le moins élevé possible pour le service, ou B) obtenir un équilibre entre une bonne qualité et un prix raisonnable? OUI Les services sont-ils de type courant et à court terme? NON Existe-t-il une raison justifiant le renoncement à un processus concurrentiel? Choisir une méthode de sélection pour les services de consultants OUI Prix le moins élevé possible NON OUI OUI Sélection fondée sur la qualité Sélection fondée sur la qualité et le coût Sélection au moindre coût Sélection dans le cadre d'un budget déterminé Qualifications des consultants Sélection d'un fournisseur unique 1.6 Le budget? Si la SCBD est la méthode de sélection retenue, la communication du budget devient essentielle. Avec d’autres méthodes, la DP présente habituellement soit: – une estimation du nombre de personnes essentielles et de la durée de leur contribution, soit – le coût estimatif. Mais il est inhabituel de présenter les deux éléments, étant donné que prescrire le budget et le nombre de jours de travail reviendrait essentiellement à fixer les tarifs quotidiens des consultants et pourrait par conséquent limiter la concurrence entre les soumissionnaires dans ce domaine. 1.7 Les critères de sélection qui seront appliqués S’il n’y a pas eu de présélection47, il sera nécessaire d’indiquer les documents que les soumissionnaires devront fournir pour démontrer qu’ils possèdent les qualifications requises pour participer à l’appel d’offres. Il s’agira notamment de: – leur expérience et leurs antécédents concernant l’exécution de marchés similaires; – leur capacité de mener à bien les services; – leur situation financière (comptes audités ou déclarations de solvabilité financière émanant d’une banque); – leur statut juridique et/ou fiscal (copies de patentes valables ou documents de décharge fiscale; – d’un énoncé des besoins minimaux à satisfaire aux fins de l’évaluation. 47 Voir le Module G1. 48 Voir les modules du groupe J. 84 FIDA Manuel de d’offres passation des marchés Dossier d’appel 1.8 Le type et les conditions du contrat proposé On considère très généralement qu’il est de bonne pratique de mettre à la disposition des soumissionnaires un modèle du contrat proposé et des conditions contractuelles (y compris les modalités et le calendrier de paiement48) auxquelles ils seront soumis au cas où ils remporteraient un marché. Cette publication précoce des exigences contractuelles offre un certain nombre d’avantages: – elle donne aux soumissionnaires la possibilité de décider, en pleine connaissance du processus de passation des marchés, s’ils souhaitent ou non participer à un appel d’offres; – en rendant publics dès le départ le modèle de contrat et les conditions contractuelles, on évitera d’éventuelles contestations futures, les soumissionnaires ne pouvant pas prétendre ne pas être informés des dispositions ou obligations contractuelles (aspect particulièrement pertinent du point de vue des conditions de paiement); – elle accélère le processus entre l’adjudication du marché et la signature du contrat, puisque le soumissionnaire a déjà pris connaissance du format et des conditions générales du contrat et les a acceptés, ce dont témoigne le fait qu’il a soumis une offre. Les différents types de contrats utilisés dans les marchés de services de consultants sont expliqués de manière plus détaillées dans le Module I3. Passation des marchés Process management Passation des marchés Module I1: Types de marchés applicables aux biens Objet du module Ce module contient des avis d’ordre général sur les principaux types de marchés habituellement rencontrés dans la passation des marchés concernant les biens et sur les conditions dans lesquelles leur utilisation est appropriée. Champ d’application Ce module s’applique uniquement à la passation des marchés concernant les biens. D’autres modules, dans ce même groupe, concernent les types de marchés relatifs aux travaux et aux services. 1. Considérations d’ordre général Tout comme il existe de nombreuses méthodes de passation des marchés et de sélection, il existe aussi un certain nombre de types de marchés auxquels on peut avoir recours en fonction de leur objet. Les principales considérations, quant au type de contrat, concernent: – la nature et le niveau de définition du marché; et – la répartition du risque entre les Parties contractantes. Une troisième considération, d’ordre moins essentiel, se rapporte au niveau de supervision que l’emprunteur/le bénéficiaire peut être en mesure d’assurer. Types de marché (i) Fourniture uniquement Dans la majorité des cas, les marchés relatifs aux biens concerneront uniquement leur fourniture. Cela signifie que le marché sera considéré comme achevé lorsque les biens auront été “livrés” de manière satisfaisante, conformément aux Incoterms49 prévus dans le marché. Le paiement intégral (ou le paiement final si le marché prévoit un paiement anticipé 50) sera effectué à la livraison; il est cependant important de noter que les définitions de “livré” et de “livraison” varient suivant les Incoterms. Dans certains cas, “livré” signifie matériellement remis entre les mains du client; dans la plupart des Incoterms, toutefois, la livraison est réputée intervenue lorsqu’il est établi, sur une base documentaire, que les produits ont été expédiés. Il est par conséquent essentiel de comprendre parfaitement les Incoterms et ce qu’ils impliquent. Les marchés de fourniture uniquement comporteront généralement les informations suivantes: – l’origine des fonds; – le prix contractuel; – les conditions de livraison prévues au marché (par exemple, méthode d’expédition, Incoterms); – la date de livraison, calculée à partir de la période de livraison du fournisseur; – les conditions contractuelles applicables; – la description/les spécifications des biens conformément à la soumission; – les modalités de paiement/la méthode de paiement; – la garantie d’achèvement, le cas échéant; – les conditions relatives à la livraison/ l’expédition, lorsque l’expédition est organisée par le fournisseur; – les exigences en matière d’assurance, si les dispositions en la matière doivent être prises par le fournisseur; – la documentation nécessaire; – les précisions concernant la diffusion de la documentation; – les exigences en matière d’emballage; et – les marques d’expédition/l’adresse du destinataire. (ii) Fourniture et service Ce type de marché convient lorsque les biens à fournir impliquent un certain élément de service à entreprendre par le contractant après la livraison. Il pourrait s’agir: – de l’installation ou de la mise en service (usines de transformation, par exemple); – de l’assemblage final (dans le cas de produits fournis partiellement assemblés ou démontés aux fins de l’expédition); 49 Voir le Module H1. 50 Voir le Module J. Manuel deàapplicables passation marchés Module I1: Module TypesFIDA H: deInvitation marchés soumettredes des aux offres biens 85 – de la formation au fonctionnement et/ou à la maintenance du produit (généralement limité aux produits hautement spécialisés); – de la prise en charge directe de l’entretien courant ou de la maintenance. Le paiement est souvent effectué séparément pour les deux éléments (biens et services) et le paiement final ne doit intervenir qu’à l’achèvement de la prestation des services conformément au marché. Le marché doit comprendre toutes les informations requises pour les marchés de fourniture uniquement; mais il doit inclure en outre: – les dates de début de chaque élément de service; – la ventilation du prix global de manière à faire apparaître le prix de chacun des éléments de service; – les modalités de paiement des différents services; – la responsabilité de chaque partie en termes de fourniture de main-d’œuvre, d’équipement et de services d’utilité publique; – la durée du service et le nombre nécessaire de membres du personnel du contractant; – les frais de déplacement aérien, les frais de subsistance, assurances, etc., pour le personnel du contractant; – la documentation à fournir pour démontrer l’achèvement de chaque service (par exemple, Certificat d’achèvement des travaux); – les éventuels dessins et schémas pertinents. (iii) Accords-cadres Un accord-cadre (ou “marché à commandes”) peut constituer un moyen efficace, économique et souple de passation des marchés de biens, de travaux ou de services requis de manière continue ou répétitive sur un laps de temps donné. Les accords-cadres sont particulièrement utiles pour les biens, travaux et services facilement disponibles sur le marché local, ou pour les biens à durée de conservation relativement courte. Bien qu’il n’existe pas de règles établies relatives à l’utilisation des accords-cadres, on estime généralement que si le niveau des dépenses annuelles cumulées est élevé, ou si le nombre de processus de passation des marchés entrepris au cours d’une même année est supérieur à 10 ou 15 pour un groupe de biens similaires, il conviendrait d’envisager un accord-cadre. 86 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Passation desde marchés Les accords-cadres ont pour objectif de minimiser le gaspillage d’argent et d’effort que représente la préparation de multiples procédures de passation de petits marchés similaires en convenant avec un fournisseur de prix fixes pendant un laps de temps donné. Le regroupement des besoins se traduira par une concurrence accrue entre les fournisseurs pour remporter le droit de fournir tous les besoins correspondant à l’objet de l’accord-cadre. Les pièces de rechange, fournitures de bureau ou fournitures médicales figurent parmi les types de biens dont des accords-cadres permettraient l’acquisition de manière efficace. 2. Résumé En résumé: Caractéristiques du contrat Le contrat est achevé à la livraison des biens Utilisation Fourniture uniquement Le contrat inclut l'un ou Fourniture et service l'autre des services énumérés ci-dessus Fourniture répétée sur un laps Accord-cadre de temps donné Module I2: Types de marchés applicables aux travaux Objet du module Ce module contient des avis d’ordre général sur les principaux types de marchés habituellement rencontrés dans la passation des marchés concernant les travaux et sur les conditions dans lesquelles leur utilisation est appropriée. Champ d’application Ce module s’applique uniquement à la passation des marchés concernant les travaux. D’autres modules, dans ce même groupe, concernent les types de contrats passés dans les marchés relatifs aux biens et aux services. 1. Considérations d’ordre général Tout comme il existe de nombreuses méthodes de passation des marchés et de sélection, il existe aussi un certain nombre de types de marchés auxquels on peut avoir recours en fonction de leur objet. Les principales considérations, quant au type de marché, se rapportent à: – la nature et la complexité du besoin; – l’envergure et la durée du marché; – le niveau de définition du besoin et de l’élément de risque/incertitude; – la capacité technique de l’employeur, ainsi que ses ressources en matière de conception et de supervision; – le budget; – l’expérience antérieure; – le niveau de définition du marché. 2. Types de marché On considère de manière générale qu’il existe huit types principaux de marchés de travaux: – marchés à forfait (LS); Les deux types – marchés sur devis quantitatif les plus courants (DQ), à prix unitaires (UR) ou au métré; – marchés sur dépenses contrôlées; – à prix forfaitaire; – avec pourcentage; – coût d’objectif (+ incitation ou prime); – fourniture et érection/installation; – conception et construction; – contrats clés en main; et – contrats de gestion. La plupart des types de marché cités ci-dessus connaissent des ajustements de prix au cours de leur exécution, tenant compte d’aléas soit de construction, soit de provisions pour hausse des prix, soit des deux. Les provisions pour aléas de construction se rapportent à des augmentations ou des réductions du volume du projet (on les désigne normalement sous le nom d’”ordres de modification”) tandis que les provisions pour hausse des prix se rapportent aux variations des prix dues à l’inflation, à des décisions réglementaires ou à la politique gouvernementale. Les différents types de marchés sont décrits cidessous, avec de brèves observations sur leurs utilisations, leurs avantages et leurs inconvénients. On notera que, pour les marchés de travaux de génie civil/construction complexes ou de valeur élevée (d’un montant supérieur à 5 millions d’USD), il est recommandé d’utiliser le dossier d’appel d’offres et les formules de contrat publiés par la Fédération internationale des ingénieurs-conseils (FIDIC) afin de garantir une protection juridique adéquate de l’acquéreur au cours de l’exécution de ces grands marchés. (i) Marchés à forfait Dans les marchés à forfait, le prix est déterminé au début d’un projet et demeure inchangé tout au long de son exécution. Cette formule est adéquate si l’ampleur et le calendrier du projet sont suffisamment définis pour permettre d’en estimer les coûts avec un haut degré de précision. Module I2:I1: Types de marchés travaux FIDA Manuel applicables deàapplicables passation des marchés Module Module Types H: de Invitation marchés soumettreaux des aux offres biens 87 Quand les utiliser Petits travaux ou constructions bien définis de courte durée Grandes usines de transformation (clés en main) Avantages pour l'emprunteur/le bénéficiaire Montant fixe pour la budgétisation Facilité de gestion Quand les utiliser Utilisés pour la majorité des projets de construction lorsque la conception n'a pas été finalisée au stade de l'appel d'offres Avantages pour l'emprunteur/le bénéficiaire Bases équitables pour les soumissions Peu ou pas de devis quantitatif Adaptables aux changements Moins de documentation Inconvénients pour l'emprunteur/le bénéficiaire Facilitent la comparaison et l'évaluation des offres Aucune souplesse pour des changements Paiements périodiques suivant les flux de trésorerie des marchés Risque accru pour les entrepreneurs, entraînant des prix plus élevés Normalement, peu de différence entre le prix offert et le prix final du marché (ii) Marchés sur devis quantitatifs (DQ)/ à prix unitaires (UR) ou au métré Utilisés pour la majorité des projets de construction, ces marchés reposent sur une estimation du volume des lots de travaux et sur des prix unitaires agréés, incluse dans le marché sous la forme d’un métré d’évaluation. Le paiement est fondé sur la mesure du volume des travaux effectués, en appliquant les prix unitaires agréés. Le prix définitif du marché dépend par conséquent du volume total des travaux effectués à la date d’achèvement. Ce type de marché convient, en général, aux projets de construction comportant plusieurs lots pouvant être définis avec précision dans les documents de marché. Il n’est pas rare qu’on associe un marché sur DQ pour certaines parties du projet et un marché à forfait pour d’autres aspects (par exemple, main-d’œuvre et matériaux sur la base de prix unitaires et montant forfaitaire pour les frais de gestion). Inconvénients pour l'emprunteur/le bénéficiaire Problèmes liés aux offres/prix unitaires déséquilibrés La préparation et le suivi d'un marché sur DQ détaillé peuvent prendre beaucoup de temps (iii) Marchés sur dépenses contrôlées Dans la méthode des marchés sur dépenses contrôlées, l’employeur convient de payer à l’entrepreneur la totalité des dépenses de main-d’œuvre et de matériaux, plus un montant agréé destiné à couvrir les frais généraux et le bénéfice. Les honoraires pourraient représenter un pourcentage fixe du coût de la main-d’œuvre et des matériaux (honoraires variables) ou un montant fixe agréé (honoraires fixes) indépendant du coût total de la main-d’œuvre et des matériaux. Dans le cas des honoraires variables, la prime versée à l’entrepreneur augmente avec le coût de la main-d’œuvre et des matériaux. Elle reste par contre inchangée, au montant prédéterminé, dans le marché à honoraires fixes. Ce type de marché est à préférer lorsque le volume des travaux n’est pas déterminé ou très incertain, et que les types de maind’œuvre, de matériaux et d’équipement nécessaires sont tout aussi incertains. Il est souvent pratiqué dans les situations d’urgence où la rapidité est un facteur essentiel et qui ne permettent pas d’élaborer une proposition chiffrée en détail. Il est impératif, dans ce type de marché, de conserver des relevés détaillés et complets du temps et de tous les matériaux et équipement utilisés par l’entrepreneur pour les travaux; l’employeur se trouve chargé d’une responsabilité accrue, celle de veiller à ce que les dépenses soient surveillées et à ce que les demandes de règlement soient justifiées. 88 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Passation desde marchés Quand les utiliser Avantages pour l'emprunteur/le bénéficiaire Inconvénients pour l'emprunteur/le bénéficiaire Situations d'urgence évolutives (séismes et inondations) – avec honoraires fixes Les paiements dus à l’entrepreneur à l’achèvement du marché sont résumés dans le tableau ci-après. Risque élevé et incertitude (percement de tunnels) – avec honoraires variables (%) Si le coût final du marché s'établit… les paiements représenteront… Mobilisation précoce et démarrage rapide au coût d'objectif agréé le coût d'objectif plus L'entrepreneur n'assume que peu ou pas de risques et il n'y a donc pas de paiement de dépenses imprévues à 20% en dessous du coût d'objectif agréé (soit 20% d'économies) le coût définitif plus à 20% au-dessus du coût d'objectif agréé (soit 20% de dépassement de coûts) le coût définitif plus Quand les utiliser Dans les situations de forte incertitude et de risque non mesurable Ne convient pas aux appels d'offres concurrentiels Avec les honoraires fixes, pas d'incitation en faveur d'un travail de qualité et en temps opportun Avec les honoraires avec pourcentage, pas d'incitation à limiter les dépenses Personnel supplémentaire nécessaire pour la surveillance des dépenses Un marché conclu sur la base d’un coût d’objectif est essentiellement identique à un marché sur dépenses contrôlées auquel s’ajoutent des incitations financières. Dans ce type de marché, l’employeur et l’entrepreneur négocient et se mettent d’accord sur le coût final du projet – le “coût d’objectif”. Une rémunération sera en outre versée à l’entrepreneur, en plus du coût d’objectif. À titre d’encouragement à réaliser des économies, les parties contractantes conviendront également de partager les économies ou les dépassements de coûts éventuels, suivant un ratio prédéterminé (par exemple, 50/50 ou 60/40). la rémunération agréée plus une prime de x% des 20% d'économies la rémunération agréée moins une pénalité de x% des 20% de dépassement de coûts Lorsqu'il est nécessaire de choisir un marché avec dépenses contrôlées, mais avec des incitations Du fait de l’incertitude relative au budget définitif, ce type de marché n’est pas fréquent dans les projets de développement. (iv) Marchés conclus sur la base d’un coût d’objectif la rémunération agréée Avantages Économies ou dépassements de coûts partagés en fonction du coût d'objectif définitif Risque partagé par l'employeur et l'entrepreneur Inconvénients pour Ne convient pas aux appels l'emprunteur/le d'offres concurrentiels bénéficiaire Personnel supplémentaire nécessaire pour la surveillance des dépenses (v) Marchés de fourniture & érection/ installation Ces marchés combinent la fourniture de biens et de travaux, puisqu’ils comportent la fourniture et l’installation de matériels par l’entrepreneur. La conception et la supervision sont assurées par l’employeur ou par un agent agissant en son nom. Module I2:I1: Types de marchés travaux FIDA Manuel applicables deàapplicables passation des marchés Module Module Types H: de Invitation marchés soumettreaux des aux offres biens 89 Quand les utiliser Ne sont habituellement utilisés que pour les activités telles que ponts de grandes dimensions, bâtiments publics, stations de pompage, pipelines et pylônes de transmission Avantages pour Marché concernant à la fois des l'emprunteur/le biens et des travaux, avec une bénéficiaire forte composante d'équipement Un seul entrepreneur responsable du projet, d'où moins de gestion du marché Marché à forfait ou combinaison marché à forfait/prix unitaires ou DQ Conception & construction Permet l'innovation et l'exploration des concepts de pointe en matière de techniques de conception et de construction Inconvénients pour l'emprunteur/le bénéficiaire (vi) Marchés de conception et construction Dans un marché de conception et construction, l’entrepreneur a une responsabilité accrue, puisqu’il est responsable à la fois de la conception et de la construction. Ces marchés sont généralement limités à des structures simples – bâtiments non complexes, entrepôts et petits projets – pour lesquels rien ne justifie des processus distincts de conception et de construction. Les composantes préfabriquées produites en grandes quantités et à des dimensions standard sont courantes. Quand les utiliser Évaluation très complexe du fait des fluctuations des coûts d'équipement et des coûts de possession entre les soumissionnaires Pour des structures à ériger assez rapidement et lorsque l'employeur ne dispose pas d'un délai suffisant pour entreprendre le processus normal de conception et d'appel d'offres Habituellement utilisés pour des besoins simples – entrepôts, campements, installations de stockage, et bâtiments de bureaux Habituellement caractérisés par un degré élevé de fluctuation des quantités et des prix, rendant difficile la budgétisation Souvent utilisés lorsque le client ne possède pas de capacité de conception Avantages pour l'emprunteur/le bénéficiaire Peuvent être des marchés à forfait Un seul entrepreneur responsable du projet, d'où moins de gestion du marché Permet l'innovation et le recours aux techniques nouvelles ou de pointe en matière de conception et de construction Solution rapide Inconvénients pour l'emprunteur/le bénéficiaire Absence de souplesse, la plupart des composantes étant fabriquées à des dimensions et suivant des conceptions standard L'entrepreneur assume le risque de la conception et réclamera une indemnité supplémentaire à cet effet L'employeur doit souvent vérifier les calculs de conception ou employer un consultant Difficiles à évaluer sur une base comparable 90 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Passation desde marchés (vii) Contrats clés en main Les contrats clés en main ressemblent aux marchés de conception et construction en cela que l’entrepreneur est responsable à la fois de la conception et de la construction. La différence essentielle, toutefois, est que les contrats clés en main sont généralement employés dans des situations plus complexes, où il n’est habituellement pas possible de déterminer dès le départ toute l’envergure du projet et ses spécifications détaillées. On emploie souvent, pour les contrats clés en main, un processus d’appel d’offres en deux étapes. Dans la première étape, on sollicite des concepts visant à concrétiser la vision de l’employeur quant aux travaux prévus, sur la base de réflexions initiales et d’indications préliminaires. La demande de propositions relatives au concept peut être adressée à une liste d’entrepreneurs présélectionnés. Le concept répondant le mieux à la vision de l’employeur est acceptée, et la deuxième étape consiste alors à solliciter des propositions technique et financière détaillées sur la base du concept retenu. L’entrepreneur étant responsable de l’achèvement de l’ensemble du projet, les contrats clés en main sont normalement exécutés sur une base forfaitaire. Suivant la durée du contrat, il peut aussi y avoir une clause de révision des prix pour couvrir les hausses annuelles de salaires ou des fluctuations extrêmes des prix du marché des matériaux. Quand les utiliser Similaires aux marchés de conception et construction, mais beaucoup plus complexes (par exemple, usines complexes de transformation industrielle) Avantages pour l'emprunteur/le bénéficiaire L'entrepreneur est responsable de l'ensemble des travaux pour le produit final spécifique et la contribution de l'employeur, en termes de temps, est par conséquent très limitée Inconvénients pour l'emprunteur/le bénéficiaire Très coûteux, car l'entrepreneur assume tous les risques (viii) Contrats de gestion ou PPP Les contrats de gestion ou de partenariat publicprivé (PPP) sont pour l’essentiel des contrats clés en main comportant un financement par un investisseur dans les cas où le propriétaire ne dispose que d’un budget ou d’une capacité d’emprunt limités. Les contrats de gestion ou PPP courants sont définis ci-après. – BOT – Construction, exploitation et transfert – BOO – Construction, exploitation et propriété – BOOT – Construction, exploitation, propriété et transfert – DBOM – Conception, construction, exploitation et maintenance (habituellement désignés sous le nom de DBO) – DBMF – Conception, construction, maintenance et financement – DBOMF – Conception, construction, exploitation, maintenance et financement – BOLT – Construction, exploitation, location et transfert. Un certain nombre d’éléments doivent faire l’objet d’un examen très attentif lorsqu’on envisage d’avoir recours à ce type de contrat, et notamment: – le projet doit être économiquement viable pour le secteur public; – le projet doit être financièrement viable pour le secteur privé; – il faut un juste équilibre du risque et de la récompense entre les secteurs public et privé; – le secteur public doit parvenir à une optimisation des ressources. Le tarif proposé (recettes pour l’investisseur) est un élément de premier plan dans l’évaluation de l’offre. Comporteront souvent une formule de révision des prix, ce qui rend la budgétisation difficile Module I2:I1: Types de marchés travaux FIDA Manuel applicables deàapplicables passation des marchés Module Module Types H: de Invitation marchés soumettreaux des aux offres biens 91 Quand les utiliser Pour les projets producteurs de recettes (routes à péage, électricité, eau, transport, santé et éducation) Avantages pour l'emprunteur/le bénéficiaire Assortis d'un financement, et donc relativement peu coûteux en termes de dépenses budgétaires Apport de ressources et d'expertise du secteur privé Meilleure optimisation des ressources dans la passation de marchés de services publics par le biais de la concurrence Meilleure performance opérationnelle et commerciale Coût et risque à la charge de l'investisseur Inconvénients pour l'emprunteur/le bénéficiaire Exigent une planification et un examen attentifs Le prix global est élevé parce que l'entrepreneur assume la plus grande partie du risque Peut impliquer un risque très élevé si les recettes attendues ne se concrétisent pas (ix) Accords-cadres Un accord-cadre (ou “marché à commandes”) peut constituer un moyen efficace, économique et souple de passation des marchés de biens, de travaux ou de services requis de manière continue ou répétitive sur un laps de temps donné. Les accords-cadres sont particulièrement utiles pour les travaux de faible ampleur qui peuvent être facilement réalisés par des acteurs du marché local. Bien qu’il n’existe pas de règles établies relatives à l’utilisation des accordscadres, on estime généralement que si le niveau des dépenses annuelles cumulées est élevé, ou si le nombre de processus de passation des marchés entrepris au cours d’une même année est supérieur à 10 ou 15 pour un groupe d’activités similaires, il conviendrait d’envisager un accord-cadre. Les accords-cadres ont pour objectif de minimiser le gaspillage d’argent et d’efforts que représente la préparation de multiples procédures de passation de petits marchés similaires en convenant avec un fournisseur de prix fixes pendant un laps de temps donné. Le regroupement des besoins se traduira par une concurrence accrue entre les fournisseurs pour remporter le droit de fournir tous les besoins correspondant à l’objet de l’accord-cadre. Les remises en état, réparation et/ou maintenance de routine de bureaux ou de terrains figurent parmi les types de travaux dont des accords-cadres permettraient l’acquisition de manière efficace. 92 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Passation desde marchés Module I3: Types de marchés concernant les consultants Objet du module Ce module contient des avis d’ordre général sur les principaux types de marchés habituellement passés pour les services de consultants et sur les conditions dans lesquelles leur utilisation est appropriée. Champ d’application Ce module s’applique uniquement à la passation des marchés concernant les consultants. D’autres modules, dans ce même groupe, concernent les types de marchés relatifs aux biens et aux travaux. 1. Considérations d’ordre général Tout comme il existe de nombreuses méthodes de passation des marchés et de sélection, il existe aussi un certain nombre de types de marchés auxquels on peut avoir recours en fonction de l’objectif. Les principales considérations, quant au type de marché, concernent: – la nature et le niveau de définition du marché; et – la répartition du risque entre les Parties contractantes. Une troisième considération, d’ordre moins essentiel, se rapporte au niveau de supervision que l’emprunteur/le bénéficiaire peut être en mesure d’assurer. 2. Principaux types de marchés Il existe essentiellement deux variantes des marchés types pour les services de consultants: (i) Rémunération forfaitaire Dans les marchés à rémunération forfaitaire, le prix est déterminé au départ et demeure inchangé au cours de l’exécution. La formule convient dans les cas où l’ampleur et le calendrier d’un projet sont définis assez clairement pour permettre d’en estimer le coût avec un haut degré de précision. Quand les utiliser Missions relativement simples et bien définies, ou missions dans lesquelles il n'existe pas de facteurs externes susceptibles d'influencer les résultats et donc échappant au contrôle du consultant Avantages pour l'emprunteur/ le bénéficiaire Le montant du marché est fixe et inclut les honoraires et les dépenses professionnels Le risque financier est transféré à l'entrepreneur/consultant, et aucun dépassement de coûts ne peut être imputé au client Il n'y a pas d'éléments remboursables à prendre en compte Inconvénients pour l'emprunteur/ le bénéficiaire Risque accru pour les entrepreneurs, entraînant des prix plus élevés Les éventuelles économies en termes d'honoraires ou de dépenses ne bénéficient pas au client Le paiement du montant forfaitaire peut intervenir selon diverses modalités: – 100% à la fin de la mission (ou 10% d’avance et 90% à l’achèvement); – à de grandes étapes spécifiques au cours de la mission; ou –à l’obtention de résultats spécifiques attendus au cours de la mission. FIDA Manuel deàapplicables passation des marchés Module Module I3: Types I1: Module Types de marchés H: deInvitation marchés concernant soumettre les consultants des aux offres biens 93 (ii) Au temps passé Comme dans tous les marchés, le moment où les paiements sont effectués dépendra du caractère spécifique du marché proprement dit, de sa durée, du programme de travail et des résultats attendus; il est toutefois normal, pour ce type de marché, d’effectuer une petite avance (un paiement maximum de 10% est habituellement recommandé) couverte par une caution de restitution d’avance51, suivie par des paiements échelonnés, déclenchés par: – l’expiration d’un délai donné (par exemple un mois, un trimestre); – l’achèvement d’une tâche spécifique; ou – la présentation/la réception52 d’un résultat attendu spécifique. Un marché rémunéré au temps passé est un marché dans lequel le consultant preste des services sur la base de taux unitaires préalablement convenus (taux horaire, taux journalier, etc.) et calcule sa rémunération en fonction du temps passé à l’exécution de la mission. Les dépenses effectives sont aussi imputées à l’emprunteur/au bénéficiaire, et remboursées sur la base d’un budget prévisionnel préalablement convenu. Ce type de marché doit prévoir le montant total maximum des paiements (plafond) et pourra, mais pas nécessairement, inclure une provision pour aléas d’exécution. Quand les utiliser Largement utilisé pour les études complexes, la supervision de constructions, les services consultatifs techniques et les missions de formation Utilisé lorsque la nature et la portée des services ne peuvent pas être établies de manière assez précise, ou lorsque la durée et l'étendue des services sont soumises à des variables échappant au contrôle du consultant Avantages pour Prix unitaires inférieurs, puisque l'emprunteur/le le consultant prend un moindre bénéficiaire risque de dépassement de coûts Les économies éventuelles bénéficient à l'emprunteur/au bénéficiaire Inconvénients pour l'emprunteur/le bénéficiaire Le risque de dépassement de coûts est à la charge de l'emprunteur/du bénéficiaire Le marché doit être suivi et administré de près, pour garantir que la mission se déroule de manière satisfaisante et que les paiements facturés par les consultants soient corrects Les bases sur lesquelles sont effectués les paiements sont les suivantes: – pour la rémunération, le taux unitaire convenu multiplié par le nombre d’unités prestées; – pour les frais remboursables, les éléments remboursables établis à partir des dépenses effectives. 3. Autres types de marchés Il existe un certain nombre d’autres types de marchés, mais ils sont rarement utilisés dans la cadre des projets financés par le FIDA. Dans un souci d’exhaustivité, toutefois, ils sont très brièvement décrits ci-après. (i) Accords-cadres Un accord-cadre (ou “marché à commandes”) peut constituer un moyen efficace, économique et souple de passation des marchés pour des services requis de manière continue ou répétitive sur un laps de temps donné. Les accords-cadres sont particulièrement utiles pour les services de faible ampleur qui peuvent être facilement réalisés par des acteurs du marché local. Bien qu’il n’existe pas de règles établies relatives à l’utilisation des accordscadres, on estime généralement que si le niveau des dépenses annuelles cumulées est élevé, ou si le nombre de processus de passation des marchés entrepris au cours d’une même année est supérieur à 10 ou 15 pour un groupe d’activités similaires, il conviendrait d’envisager un accord-cadre. Les accords-cadres ont pour objectif de minimiser le gaspillage d’argent et d’efforts que représente la préparation de multiples procédures de passation de petits marchés similaires, en convenant avec un fournisseur de prix fixes pendant un laps de temps donné. Le regroupement des besoins se traduira par une concurrence accrue entre les fournisseurs pour remporter le droit de fournir tous les besoins correspondant à l’objet de l’accord-cadre. 51 Voir le Module J. 52 La question de savoir si le paiement doit s’effectuer à la présentation d’un résultat attendu (un rapport) ou à sa réception par le client peut être négociée (voir le Module M2). Les entrepreneurs préfèreront généralement que le paiement soit déclenché par la présentation d’un produit parce qu’ils peuvent agir sur ce facteur et que cela élimine le risque de retards dans les paiements imputables à l’absence d’une expression de réception par le client. Les acheteurs, quant à eux, préféreront que la réception du produit attendu précède le paiement afin d’être assurés que ce produit réponde à leurs besoins. Il est fréquent de parvenir à une solution de compromis, à savoir que: si un produit a été présenté sans qu’aucune observation n’ait été formulée par le client dans un délai donné, le processus de paiement est déclenché. 94 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Passation desde marchés (ii) Marchés avec provision et/ou commission finale (iv) Marchés à prestations indéterminées Ce type de marché est utilisé lorsqu’on a besoin de services spécialisés “à la demande” pour obtenir des conseils ou des services dont l’ampleur et le calendrier de réalisation ne peuvent pas être définis à l’avance. Ces marchés s’utilisent fréquemment dans les cas où les consultants (banques ou établissements financiers) sont chargés d’entreprendre des activités financières spécialisées comme la préparation de cessions ou de fusions d’entreprises, ou des opérations de privatisation. On y fait couramment appel pour s’attacher les services de “conseillers” en vue de l’exécution de projets complexes tels que: panels de médiateurs spécialisés pour le règlement de différends, experts en matière de réformes institutionnelles ou de passation des marchés, experts pour résoudre des problèmes techniques, etc., normalement pour une période d’un an ou davantage. La rémunération du consultant comprend une provision et une commission finale, cette dernière étant normalement exprimée en pourcentage du prix de vente des actifs. (iii) Marchés au pourcentage Ces marchés sont communément utilisés pour les services d’architectes. Mais ils peuvent aussi s’appliquer, de la même manière, aux spécialistes de la passation des marchés ou aux agents des sociétés d’inspection. L’entité acheteuse et l’entreprise se mettent d’accord sur les taux unitaires de rémunération; les paiements sont effectués sur la base du temps de travail réel et des ressources effectivement utilisées. Dans les marchés au pourcentage, les honoraires versés au consultant sont directement liés au coût estimatif ou effectif du projet de construction, ou au coût des biens achetés ou inspectés. Ces marchés sont négociés sur la base des normes du marché applicables aux services et/ou des taux de rémunération exprimés en personnes-mois de ces services, ou bien font l’objet d’un appel à la concurrence. En ce qui concerne les services d’architecture ou d’ingénierie, les marchés au pourcentage n’incitent pas à une conception ou une exécution économiques des projets. L’utilisation de cette formule pour les services d’architectes n’est recommandée que si les marchés reposent sur un coût d’objectif fixe et couvrent des services bien définis. FIDA Manuel deàapplicables passation des marchés Module Module I3: Types I1: Module Types de marchés H: deInvitation marchés concernant soumettre les consultants des aux offres biens 95 Module J: Modalités de paiement, cautions, retenues et garanties Objet du module Ce module fournit une explication des différentes modalités et méthodes de paiement et décrit les divers types de cautions souvent utilisés dans la passation des marchés. Champ d’application Comme tous les marchés supposent un paiement, la section 1 de ce module s’applique à tous les marchés passés. Étant donné toutefois que tous les marchés n’exigent pas de cautions et de garanties, la section 2 s’appliquera uniquement aux cas où de tels instruments sont nécessaires. 1. Paiement Lorsqu’on réfléchit au paiement, deux questions principales doivent être prises en considération: comment le paiement doit-il être effectué (méthodes de paiement) et quand il doit l’être (modalités de paiement). Ces deux aspects sont examinés de manière plus approfondie dans les sections suivantes de ce module. Indépendamment des méthodes et des modalités, le marché doit stipuler la monnaie de paiement, le processus de calcul du taux de change, le cas échéant et toute éventuelle formule de calcul des intérêts en cas de retard des paiements. 1.1 Méthodes de paiement (comment le paiement doit être effectué) Il existe plusieurs méthodes applicables pour effectuer des paiements aux fournisseurs, entrepreneurs ou consultants. On citera notamment: le fonds de petite caisse, utilisé uniquement pour les transactions intervenant dans les opérations quotidiennes d’un projet; le paiement par chèque, utilisé pour le règlement dans le pays de biens et de services, lorsqu’il existe des possibilités d’émission de chèques sur des comptes bancaires; le virement bancaire, utilisé pour les versements directs sur le compte du fournisseur. Cette méthode est couramment utilisée pour les paiements internationaux ou pour les paiements périodiques au même bénéficiaire; la lettre de crédit (L/C), qui est un document émis par une institution financière (généralement une banque de bonne réputation) et constitue un engagement irrévocable de paiement à un bénéficiaire sur présentation des documents conformes mentionnés dans la lettre de crédit. Les fournisseurs internationaux font souvent 53 appel à cette méthode de paiement, car une fois émise, la L/C ne peut pas être révoquée: elle leur fournit donc une garantie de paiement. Cette méthode implique des coûts, liés aux frais facturés par l’institution financière pour l’émission et la gestion de la L/C; il est souvent possible, toutefois, de négocier avec le fournisseur afin qu’il prenne en charge ces frais, tant dans son propre pays que dans le pays d’origine, étant donné que la L/C est essentiellement émise à son avantage. Les lettres de crédit ne sont généralement pas utilisées pour les marchés concernant les services, dans lesquels la définition de la bonne fin du marché est plus subjective et peut donc difficilement relever de l’appréciation d’une institution financière indépendante. On pourra trouver des précisions complémentaires sur les lettres de crédit, leur utilisation et les meilleures pratiques à l’adresse: http://www.sitpro. org.uk/trade/lettcred.html 1.2 Modalités de paiement (quand paiement doit être effectué ) Á ce titre, deux aspects secondaires se présentent: combien de temps prendra le transfert du montant à payer et quand le paiement peut-il être demandé? Combien de jours faudra-t-il pour effectuer le paiement? Le délai standard de paiement dans la passation des marchés publics varie généralement entre 30 et 60 jours à compter de la réception53 par l’entité acheteuse des biens, travaux ou services. Il convient, lors de l’accord sur les délais de paiement, d’être réaliste. Les paiements aux fournisseurs ou aux entrepreneurs impliquent souvent de longs processus internes; il est par conséquent nécessaire d’être le plus réalistes possible dans l’accord sur les modalités de paiement retenues au titre du marché. Comme définie par le marché. Manuel deàapplicables passation des marchés Module J: Modalités Modulede I1: Module paiement, TypesFIDA H: deInvitation marchés cautions, retenues soumettreet des aux garanties offres biens 97 Les flux de trésorerie constituent un facteur important pour les fournisseurs et les entrepreneurs, qui peuvent offrir des rabais en échange d’un paiement rapide – cette formule étant financièrement plus avantageuse pour eux. Il est vrai que plus un fournisseur ou un entrepreneur doit attendre pour être payé, plus s’élèvera le prix des biens, travaux ou services. Aucune des deux parties au marché n’a cependant avantage à ce que soient promis des paiements rapides si les systèmes ou les procédures qui existent au sein du système national ou du projet n’en offrent pas la possibilité. De telles fausses promesses ne peuvent que créer des difficultés au cours de l’exécution lorsque le paiement intervient au-delà de la date fixée dans le marché, ce qui peut ternir la réputation, entraîner une hausse des prix pour les marchés futurs, des demandes d’intérêts ou, dans les cas les plus extrêmes, des recours juridiques contractuels. Quand les paiements peuvent-ils être demandés? Il n’est pas systématique que le paiement soit intégralement effectué à la fin du marché. En fait, ce cas ne se présente souvent que dans les marchés les plus simples de fourniture. Les paiements peuvent être effectués: – à 100% à l’achèvement du marché; – à des étapes chronologiques du marché; – sur la base de pourcentages ou de montants convenus, suivant les précisions contenues dans le marché; – à l’achèvement de manifestations, de grandes étapes, de livraisons ou de résultats attendus. Paiements anticipés Dans cette formule, très appréciée par les fournisseurs et les entrepreneurs, des paiements sont effectués au démarrage d’un marché avant même la fourniture des biens ou la réalisation des travaux ou des services. Ils constituent une composante standard de nombreux processus d’appel d’offres et font souvent l’objet d’une négociation préalable à la signature du contrat. Les fournisseurs, entrepreneurs et consultants demandent fréquemment un paiement anticipé pour les raisons suivantes: – s’agissant des biens: pour couvrir le coût des matériaux de production, – s’agissant des travaux: pour couvrir les coûts de location et/ou d’acquisition d’installations ou d’équipements spécialisés, – s’agissant des services: pour couvrir les coûts de mobilisation (voyages aériens, visas). 98 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Passation desde marchés Ils s’assurent ainsi que leur flux de trésorerie ne sera pas négatif pendant les premiers stades d’exécution du marché. Bien que cette démarche soit, dans son principe, généralement acceptable, un bon agent de passation des marchés demandera des explications et examinera les demandes de paiement anticipé pour s’assurer que le montant du paiement anticipé est justifié et authentique. Il demandera par exemple à cet effet au fournisseur, à l’entrepreneur ou au consultant d’apporter des preuves de la dépense initiale qu’ils affirment devoir engager et il s’assurera que le montant de l’avance demandée correspond bien à la dépense effective. En règle générale, les biens achetés dans le commerce auprès d’un négociant ou d’un concessionnaire ne devraient normalement pas exiger de paiement anticipé. Le fournisseur n’aura pas de dépenses initiales excessives à supporter et pourrait même bénéficier d’un crédit sur ces biens, ce qui signifie qu’il n’aura en fait effectué aucune dépense au moment où il livrera les biens. Des paiements anticipés ne devront jamais être consentis pour couvrir les dépenses normales liées à une activité ou aux “outils du métier” – on ne donnera pas une avance à un charpentier pour qu’il s’achète un nouveau marteau. On observe souvent que les paiements anticipés sont présentés sous la forme d’un pourcentage du prix global du marché. Cette présentation sous la forme d’un pourcentage n’est certes pas totalement incorrecte, mais il serait plus clair, dans le cadre d’un marché, d’indiquer plutôt le montant exact à payer. La raison en est simple: si le chiffre est basé sur un pourcentage et si le prix de la composante du marché servant de base au calcul du pourcentage augmente, la valeur de l’avance augmente également, alors que son augmentation pourrait ne pas être justifiée. Si le montant à payer est présenté sous la forme d’un pourcentage, il n’est pas toujours approprié d’utiliser le prix global du marché comme base du pourcentage. Il doit au contraire être calculé en pourcentage de la composante du marché en question. Exemple: Il existe généralement deux types de retenues: Le prix global du marché (PGM) d’un équipement, dont la livraison interviendra dans six mois, est de 20 000 USD. Ce montant est ventilé comme suit: – équipement: 15 000 USD – coût d’expédition: 5 000 USD Garantie: lorsque la retenue est liée à l’expiration de la période de garantie concernant les éventuelles malfaçons des articles achetés. Le montant de la retenue varie normalement entre 2,5 et 10% de la valeur des articles. L’entrepreneur demande un paiement anticipé de 10% pour couvrir certains coûts initiaux de production, ce qui est accepté par le responsable des acquisitions. L’entrepreneur demande donc 10% du PGM, soit 2 000 USD. Les 2 000 USD représentent bien 10% du PGM, mais ils correspondent en fait à 13,3% du prix de l’équipement. Le prix de l’équipement étant la seule composante du marché pour laquelle le paiement anticipé devrait s’appliquer, le montant demandé n’est donc pas correct. Le montant correct de l’avance pour les coûts initiaux de production devrait être de 10% de 15000 USD, soit 1 500 USD). En acceptant de payer 10% du PGM, le client aurait également payé une avance sur le coût d’expédition, ce qui n’est pas justifié. Les éventuels paiements anticipés doivent toujours être couverts par une garantie émise par une institution financière avant le paiement (voir ciaprès). Effectuer des paiements anticipés sans une garantie constitue un risque financier significatif pour l’acquéreur et n’est pas recommandé. Une fois effectué, un paiement anticipé peut être recouvré par tranches ou amorti sur une période de six à douze mois. Cette période est normalement convenue au cours des négociations contractuelles. Retenues Les retenues sont l’inverse des paiements anticipés: l’entité acheteuse retient un pourcentage ou une somme forfaitaire spécifique en attendant une action ou un événement comme: – une déduction des paiements proportionnels, – une mise en réserve de l’échéancier des paiements. Réception définitive: lorsque la réception provisoire a eu lieu, mais sous réserve de la réception définitive, de l’installation ou du démarrage des articles acquis. Elle est plus fréquente dans les marchés concernant les travaux. Dispositions en matière de révision des prix Les révisions de prix ne sont autorisées que si elles ont été expressément prévues par le marché ou par un texte réglementaire; on doit y avoir recours uniquement pour prendre en compte les changements dans les “circonstances économiques”. Ces dispositions s’appliquent souvent aux marchés relatifs à l’emploi de consultants d’une durée supérieure à une année, ou aux marchés de travaux lorsque les prix des matières premières connaissent des augmentations annuelles. Les modifications des prix devront être approuvées par l’acquéreur ou, dans le cas de marchés de travaux, par “l’ingénieur”. Dans de nombreux pays, toutefois, l’approbation doit être obtenue à un niveau élevé au sein du ministère compétent. Les arrangements concernant la révision des prix doivent être exposés en détail dans le marché, et la méthode ainsi que la formule clairement énoncées. La méthode s’appuie normalement sur les statistiques relatives à l’inflation publiées par le service central gouvernemental responsable des statistiques. Il est normalement plus économique d’utiliser une méthode de révision des prix que de verser une indemnité à l’entrepreneur/au consultant pour qu’il accepte tous les risques d’une éventuelle augmentation des coûts; le marché devra néanmoins préciser la limite supérieure de toute révision des prix. Les retenues peuvent être libérées plus rapidement en échange d’une garantie ou d’un cautionnement de paiement garantissant la restitution du paiement au cas où l’entrepreneur venait à manquer à ses responsabilités ou obligations. Manuel deàapplicables passation des marchés Module J: Modalités Modulede I1: Module paiement, TypesFIDA H: deInvitation marchés cautions, retenues soumettreet des aux garanties offres biens 99 2. Obligations et garanties 2.1 Formes et types Une obligation est une garantie écrite remise par une partie (la caution) à une autre partie (le bénéficiaire) afin de garantir l’exécution de certaines obligations contractuelles entreprises par une troisième partie (le fournisseur). Elle est utilisée pour protéger les fonds publics/du projet en fournissant une garantie financière en cas d’inexécution par un fournisseur, un entrepreneur ou un consultant. En matière d’obligations, la terminologie distingue les “formes” et les “types”. Les deux formes d’obligations sont les suivantes: Cautionnements conditionnels. Dans cette forme, c’est à l’entité acheteuse qu’il incombe de démontrer l’inexécution par l’entrepreneur et la perte associée. Le paiement est le montant de la perte effective de l’acheteur à concurrence de la valeur de l’obligation ou de la garantie. Cautionnements sur demande. Ils sont payables “sur demande”, à tout moment et intégralement, indépendamment de l’ampleur de la perte de l’acheteur. La demande peut donc toujours être formulée, que l’exportateur ait ou non rempli ses obligations contractuelles. L’entité acheteuse peut toutefois être confrontée à une demande reconventionnelle si la demande est formulée de manière non appropriée. Les principaux types d’obligations et garanties sont: le cautionnement de soumission (ou “garantie de soumission”) Ce cautionnement offre à l’entité acheteuse une protection pour le cas où elle serait contrainte de lancer un nouvel appel d’offres si l’adjudicataire décide de ne pas exécuter le marché qui lui a été adjugé, ou s’il ne fournit pas les autres cautionnements prévus au titre du marché. Il garantit que la soumission est “sérieuse” et qu’elle répond aux exigences de la soumission. Les cautionnements de soumission sont restitués à l’adjudicataire et à tous les autres soumissionnaires lors de l’entrée en vigueur du marché. la garantie de paiement anticipé Elle est utilisée pour garantir tout paiement anticipé effectué par l’entrepreneur. Le paiement n’est pas effectué avant que la garantie ne soit reçue et le montant de la garantie est toujours égal à la somme à payer. Dans l’idéal, elle devrait se réduire à mesure que le travail est exécuté et que le paiement anticipé est “gagné”. 100 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Passation desde marchés la garantie de bonne exécution Elle sert de protection pour le cas où l’entrepreneur manquerait à son obligation d’exécution du marché et elle constitue souvent une conditionnalité de l’entrée en vigueur du marché. Si l’entrepreneur manque à son obligation d’exécution, l’entité acheteuse peut “demander” la garantie et utiliser l’argent pour couvrir le coût supplémentaire qu’entraînera la nécessité d’achever le marché. Les garanties de bonne exécution s’élèvent en général à 5 ou 10% du prix du marché. 2.2 Principes généraux Le format et la formulation de l’obligation/ de la garantie doivent être conformes au projet contenu dans le dossier d’appel d’offres. Si le système national de passation des marchés n’a pas son propre format et sa propre formulation, des modèles peuvent être trouvés auprès des institutions financières et des donateurs. Le garant doit jouir d’une bonne réputation et être acceptable pour l’entité acheteuse. Certains pays exigent qu’il soit confirmé par une institution financière “locale”. Le montant, la monnaie et la durée/validité doivent être exacts. La date d’expiration doit être au minimum d’un mois après la date d’expiration prévue de l’événement ou de la période, afin de laisser un délai suffisant pour la présentation des demandes. Toute modification de la date d’achèvement du marché exige une prorogation parallèle de l’obligation. Les cautionnements de soumission et les garanties de bonne exécution ne sont généralement pas recommandés pour les services de consultants. Les cautionnements de soumission sont controversés parce que lorsque les négociations échouent, les raisons de l’échec peuvent être complexes et imputables à égalité à l’entité acheteuse et à l’entrepreneur. L’utilisation des garanties de bonne exécution est difficile dans le cas des marchés concernant les services de consultants, car l’évaluation de l’exécution est un processus très subjectif et peut entraîner une contestation judiciaire dans laquelle il est difficile de démontrer que la performance du consultant est l’unique raison d’une médiocre exécution. Les consultants internationaux peuvent renoncer, en raison des risques encourus, à participer à un appel d’offres pour un travail où des garanties de bonne exécution sont nécessaires, réduisant ainsi la concurrence sur le marché. Toutes les obligations coûtent de l’argent au fournisseur, étant donné qu’il doit payer une redevance à la caution pour son cautionnement. Les coûts sont généralement calculés par la caution sur une base trimestrielle et souvent facturés comme un pourcentage de la valeur des obligations. Même si ces coûts ne sont pas extrêmes, ils constituent un engagement financier de la part du fournisseur qui peut par conséquent chercher à récupérer ce coût en pratiquant des taux légèrement plus élevés. 2.3. Gestion des obligations et garanties Une obligation peut faire l’objet: – d’une prorogation, pour les raisons suivantes: a) l’adjudication d’un marché a été retardée (cautionnements de soumission uniquement). Dans de telles circonstances, tous les soumissionnaires doivent être invités à proroger leur cautionnement pour une période précisée; b) la date contractuelle de livraison/d’achèvement a été modifiée. On demandera à l’entrepreneur de proroger son cautionnement pour une période coïncidant avec la nouvelle date. Enfin, les obligations et garanties sont des instruments financiers (liquidités) et doivent toujours: – être correctement enregistrées; – être conservées dans un coffre-fort ou un autre lieu sûr dans les locaux de l’entité acheteuse; – demeurer vierges de toute annotation; – être suivies et gérées afin de s’assurer qu’elles ne parviennent pas trop tôt à expiration; – être restituées à la date d’expiration si elles n’ont pas été utilisées; – être enregistrées et conservées dans le dossier; – être assorties d’un mécanisme permettant de surveiller les dates d’expiration et de prendre les dispositions en vue de leur renouvellement. Cette opération devra intervenir quatre semaines au moins avant la date d’expiration prévue. – d’une restitution, pour les raisons suivantes: a) le marché a été adjugé à un autre soumissionnaire (cautionnements de soumission uniquement); b) les tâches couvertes par l’obligation/ la garantie ont été exécutées de manière satisfaisante; c) la période de garantie est arrivée à expiration; d) la valeur du paiement a été recouvrée (garantie de paiement anticipé uniquement). – d’une demande, pour les raisons suivantes: a) l’entrepreneur s’est retiré de l’appel d’offres (cautionnements de soumission uniquement); b) l’entrepreneur n’a pas exécuté le marché; c) l’entrepreneur n’a pas respecté la garantie concernant les éventuelles malfaçons; d) l’entrepreneur a rejeté une demande valable de prorogation de la garantie (ne s’applique pas aux cautionnements de soumission). Une demande de paiement doit être adressée par écrit à la partie émettrice une semaine au moins avant la date d’expiration, et si possible et de préférence, au moins un mois avant. Manuel deàapplicables passation des marchés Module J: Modalités Modulede I1: Module paiement, TypesFIDA H: deInvitation marchés cautions, retenues soumettreet des aux garanties offres biens 101 Processus de soumission Process management Processus de soumission Module K1: La publication du dossier d’appel d’offres Objet du module Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procédures acceptables en matière de publication du dossier d’appel d’offres. Champ d’application Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts, et qu’on ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions. 1. Introduction Le dossier d’appel d’offres doit être publié rapidement afin que les soumissionnaires disposent d’un temps suffisant pour préparer et soumettre leurs offres. Des retards dans la publication du dossier d’appel d’offres peuvent avoir pour conséquence une réduction de la concurrence, laquelle pourrait elle-même conduire à l’annulation d’un processus d’appel d’offres ou à une augmentation du prix payé pour les biens, les travaux ou les services. Les soumissionnaires doivent recevoir les mêmes informations (c’est-à-dire exactement le même document) au même moment, afin de garantir l’impartialité du processus de passation des marchés. Il est essentiel de conserver un exemplaire de tous les documents publiés, pour le cas où les soumissionnaires formuleraient des questions ou des réclamations. 2. Quand et comment La publication d’un dossier d’appel d’offres est une tâche revenant à l’entité acheteuse, mais il faut d’abord, pour cela, que le document ait été approuvé: – par le FIDA, dans le cas où il procède à un examen préalable; ou, – lorsqu’il n’y a pas d’examen préalable, conformément aux niveaux d’autorité déterminés au sein de l’entité acheteuse ou de la structure nationale. opération “commerciale”, ni d’un moyen de création de recettes pour l’entité acheteuse. La question principale est donc de savoir si le dossier d’appel d’offres sera diffusé sous forme électronique ou sous forme de copie papier. La diffusion des documents par voie électronique supprime toute justification à leur vente. Si le choix est fait d’imprimer les documents et de les vendre, l’entité acheteuse devra veiller à ce que: 1. un nombre suffisant de copies soit imprimé et que des dispositions soient prises pour une réimpression rapide des exemplaires commandés; 2. des arrangements aient été pris pour recevoir les paiements et en rendre compte (à savoir installations sécurisées de manipulation des fonds, compte désigné pour recevoir les redevances, établissement de reçus officiels, délégation de personnel familiarisé avec le processus); 3. un contrat soit établi avec les services qui se chargeront de l’expédition du document par envoi postal recommandé ou, plus probablement, par service de courrier, en particulier pour les soumissionnaires internationaux. Les dossiers d’appel d’offres peuvent être vendus ou remis à titre gracieux. Le choix de l’une ou l’autre formule sera arrêté par l’entité acheteuse et le FIDA. Si les dossiers d’appel d’offres sont vendus, c’est uniquement pour récupérer les frais occasionnés par l’impression de volumineux documents et leur expédition par service de courrier aux soumissionnaires – il ne s’agit ni d’une FIDA Manuel deà passation des marchés H: Invitation soumettre des offres Module K1:Module La publication du dossier d’appel d’offres 103 3. Le processus d’appel d’offres ouvert 4. Le processus d’appel d’offres restreint 1. Prendre les dispositions en vue de la publication de l’avis (appel d’offres ouvert uniquement). Cette publicité peut se faire par l’intermédiaire du site Web des Nations Unies “Development Business” et des journaux locaux, régionaux et internationaux. 1. Lorsque les documents sont communiqués aux soumissionnaires figurant sur une liste restreinte ou une liste de présélection, l’expédition des documents à tous les soumissionnaires doit se faire simultanément. 2. Les soumissionnaires peuvent demander une consultation préalable des documents avant d’en faire l’acquisition. S’il est prévu d’autoriser cette consultation préalable, il faudra prendre des dispositions pour la rendre possible, et notamment indiquer dans l’avis publié l’adresse et les horaires de cette consultation. 3. Les documents doivent être expédiés rapidement à tous ceux qui répondent à un avis. Si les documents sont vendus, ils doivent être envoyés à la seconde de deux dates, celle de la réception de la demande ou celle du paiement de la redevance. 4. Les redevances reçues doivent être intégralement comptabilisées et déposées sur un compte désigné. 5. On tiendra un registre de tous les soumissionnaires ayant reçu un document, ce qui permettra de les contacter au cas où il serait nécessaire de diffuser un éclaircissement ou une extension de l’offre. Les informations minimales suivantes devront figurer dans le registre: – le titre et le numéro de référence du dossier d’appel d’offres, ainsi que la date à laquelle il a été mis en vente et sa date de clôture; – le numéro de référence assigné à chaque soumissionnaire achetant le document; – le nom, l’adresse et les coordonnées de l’acquéreur (téléphone, téléphone mobile, télécopieur et adresse de courriel). 6. Dans tous les cas, les soumissionnaires seront tenus d’accuser réception du document. 104 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Processus dede soumission 2. On tiendra un registre de la communication de tous les documents. Module K2: Séances d’information à l’intention des soumissionnaires éventuels et visites de site Objet du module Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA – comme outils au cours du processus d’appel d’offres – des informations concernant le moment, les raisons et les modalités de l’organisation de séances d’information et de visites de site à l’intention des soumissionnaires éventuels. Champ d’application Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts et qu’on ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions. 1. Introduction Les séances d’information ou les visites de site à l’intention des soumissionnaires ne sont pas obligatoires, mais elles constituent une technique utile dans les cas où la passation du marché est d’une haute technicité – cas où on peut s’attendre à recevoir un nombre significatif de demandes d’éclaircissements et où la connaissance du site est importante pour la préparation de l’offre. Au cours d’une séance d’information à l’intention des soumissionnaires, l’entité acheteuse présente aux soumissionnaires un exposé concernant le besoin et répond aux questions afin d’aider les soumissionnaires à préparer leurs soumissions. Dans une visite de site, les soumissionnaires ont la possibilité d’inspecter le site sur lequel les biens seront installés, ou les travaux ou les services exécutés. Une séance d’information ou une visite de site peuvent offrir les avantages suivants: – l’entité acheteuse est en mesure de fournir des informations complémentaires aux soumissionnaires, de sorte que tous les soumissionnaires reçoivent les mêmes informations; – les soumissionnaires bénéficient d’une aide dans la préparation des offres qui devraient être fondées sur des informations plus détaillées et plus précises, réceptives aux besoins de l’entité acheteuse et moins susceptibles de comporter des réserves, des conditions ou des avertissements; – l’entité acheteuse peut être informée de questions ou de problèmes imprévus, à un stade précoce où il est encore temps de modifier, si nécessaire, le document d’invitation; – les demandes probables d’éclaircissements peuvent être, pour la plupart, traitées en même temps; – la possibilité de différends contractuels résultant d’une mauvaise compréhension, de la part d’un soumissionnaire, des besoins de l’entité acheteuse est réduite. Lorsqu’on prévoit la tenue d’une séance d’information à l’intention des soumissionnaires et une visite de site, il conviendrait, si possible, de les faire coïncider – en particulier s’il est probable que des soumissionnaires internationaux doivent voyager pour y participer. Le besoin de séances d’information ou de visites de site à l’intention des soumissionnaires doit être envisagé au stade de la planification de la passation des marchés et les dispositions adéquates doivent être prévues dans le dossier d’appel d’offres. Les séances d’information ou les visites de site ne devraient normalement pas être nécessaires dans la méthode de la demande de prix, étant donné qu’elle n’est utilisée que pour la passation des marchés simples de valeur peu élevée. Des séances d’information et/ou des visites de site peuvent être nécessaires pour des marchés de biens, de travaux, de services de consultants ou de services autres que des services de consultants. 2. La séance d’information à l’intention des soumissionnaires Il est recommandé, pour toutes les missions complexes, d’organiser une séance d’information à l’intention des soumissionnaires. Ce, afin que ces derniers puissent demander des éclaircissements à propos de la demande de propositions et recueillir des informations concernant la mission auprès de l’entité acheteuse ou de l’organisme d’exécution. Une telle séance profitera aussi bien à l’entité acheteuse qu’au soumissionnaire, étant donné que le processus peut faire apparaître des erreurs ou omissions aux premiers stades de la procédure. FIDA Manuel deà passation des marchés Module H: Invitation soumettre des offres Module La publication du dossier d’appel d’offres Module K2: Séances d’information à l’intention desK1: soumissionnaires éventuels et visites de site 105 Il est également recommandé, pour les missions complexes, que les soumissionnaires aient la possibilité de visiter le site du projet avant la datede clôture des soumissions, afin qu’ils se familiarisent avec les conditions locales. Cette visite peut coïncider, par souci de commodité, avec une séance d’information à l’intention des soumissionnaires. Un processus de sélection transparent améliore la qualité de la concurrence en créant un climat de confiance entre les parties concernées, en réduisant les risques professionnels perçus et réels pour les consultants et en réduisant l’apparition de plaintes et de réclamations. La transparence dissipe les soupçons de discrétion et d’injustice dans le processus de sélection. 2.1 Notes pour les séances d’information à l’intention des soumissionnaires 1. La décision d’organiser une séance d’information à l’intention des soumissionnaires doit être mentionnée dans le dossier d’appel d’offres, en même temps que le lieu où elle se tiendra, ainsi que la date et l’heure. 2. Les séances d’information doivent se tenir au début de la période d’invitation, pour donner aux soumissionnaires le temps de prendre en compte l’information dans la préparation de leurs offres. séance d’information devra être informé de ses responsabilités et des questions et réponses prévues. 2.2 Mesures à prendre après la séance d’information à l’intention des soumissionnaires – L’entité acheteuse devra établir un procès-verbal autorisé des débats; il sera communiqué à toutes les organisations ayant reçu un exemplaire du dossier d’appel d’offres. – L’entité acheteuse devra déterminer s’il est nécessaire de publier, outre le procès-verbal, des éclaircissements formels à propos de l’offre. – L’entité acheteuse devra déterminer s’il est nécessaire, compte tenu des éclaircissements, de modifier la date de clôture de l’appel d’offres. La décision de reporter la date de clôture devra être prise rapidement. On économiserait du temps et des efforts si elle était communiquée en même temps que les éclaircissements. 3. Visites de site Les soumissionnaires devraient être encouragés, dans le cas de missions complexes, à effectuer une visite de site pour se familiariser avec les conditions locales et le contexte professionnel qu’ils rencontreront au cours de l’exécution du marché. 3. Le lieu de la réunion doit être réservé à l’avance; il doit être assez vaste pour accueillir tous les soumissionnaires intéressés. Il se peut que certains soumissionnaires arrivant à la réunion n’aient pas encore acheté le dossier d’appel d’offres – si celui-ci est vendu : il faudra donc prendre des dispositions pour qu’ils puissent l’acquérir. Après une visite de site, les soumissionnaires sont mieux informés et donc plus en mesure de formuler une offre plus précise et plus adaptée: ainsi, les offres basées sur des hypothèses et des données secondaires cèdent la place à des offres basées sur des faits et des informations directes. Cela améliore la qualité des offres et devrait, en conséquence, faciliter le processus d’évaluation. 4. Le lieu de la réunion doit comprendre des installations permettant à l’entité acheteuse de présenter, en cas de besoin, un exposé aux soumissionnaires et d’installer un ordinateur pour l’établissement d’un compte-rendu des débats qui deviendra ensuite le procès-verbal formel de la séance. La gestion précise d’une visite de site sera déterminée par la nature et la taille du site et par le type de marché qu’il est envisagé de passer. Toutefois, l’entité acheteuse doit s’assurer que les mesures ci-après soient prises avant toute visite de site: 5. En règle générale, une séance d’information à l’intention des soumissionnaires pourrait inclure les points suivants: – ouverture et accueil par l’entité acheteuse; – bref exposé, de la part de l’entité acheteuse, concernant le besoin; – questions des soumissionnaires et clôture. Si des demandes d’éclaircissement ont été reçues avant la séance d’information, elles peuvent être utilisées pour déterminer l’ordre du jour et préparer les réponses. Le personnel chargé de la passation des marchés participant à la 106 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Processus dede soumission 1. des dispositions ont été prises pour garantir la santé et la sûreté de tous les visiteurs du site; 2. tout le personnel est informé de la nécessité de donner à tous les soumissionnaires un égal accès au site; 3. les soumissionnaires doivent pouvoir visiter la plus grande partie possible du site et être autorisés à observer les installations mises à disposition par l’entité acheteuse; 4. le personnel ne doit pas fournir des informations différentes à différents soumissionnaires, car cela donnerait à certains d’entre eux un avantage indu et exposerait l’entité acheteuse à des réclamations. Module K3: Éclaircissements, modifications et annulations des appels d’offres Objet du module Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les pratiques générales à suivre au cours du processus d’appel d’offres lorsqu’ils sont confrontés à la nécessité de clarifier un appel d’offres, de le modifier ou de l’annuler. Champ d’application Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts, et qu’on ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions. 1. Introduction Dans l’idéal, les éclaircissements, modifications et prorogations de la date limite des soumissions ne devraient pas être nécessaires. Il est toutefois important, lorsque de telles interventions sont requises, qu’elles soient communiquées rapidement et suffisamment avant la date de clôture des offres. Il est également essentiel que les mêmes informations soient communiquées en même temps à tous les soumissionnaires. Un usage incorrect des éclaircissements, modifications et prorogations peut entraîner des réclamations de la part des soumissionnaires, d’inutiles retards dans le processus d’invitation ou une réduction du nombre des soumissions. La présente section définit par conséquent quelques procédures opérationnelles standard concernant les réponses aux demandes d’éclaircissement des soumissionnaires, la communication de modifications à un document d’invitation, et l’approbation de reports de la date limite de remise des offres. 2. Éclaircissements de l’appel d’offres Il est fait ici référence aux demandes émanant des soumissionnaires à propos d’un quelconque aspect de l’appel d’offres et pouvant avoir été formulées au cours d’une séance d’information à l’intention des soumissionnaires ou dans une communication écrite. L’entité acheteuse ne doit ni préparer ni diffuser d’éclaircissement en réponse à une demande verbale d’un soumissionnaire. après cette date doivent être rejetées, à moins que l’entité acheteuse ne juge que ce rejet pourrait être préjudiciable au processus d’appel d’offres. Dans une situation de ce type, il peut être nécessaire de reporter la date limite de remise des offres. 2.1 Procédures à suivre à la réception d’une demande d’éclaircissement: 1. Inscrire la demande dans un registre. 2. Vérifier si elle a été reçue dans le délai indiqué dans le document d’appel d’offres. Dans la négative, la demande devra être ignorée, à moins qu’elle ne fasse apparaître, dans le dossier d’appel d’offres, une faille sérieuse susceptible d’aller à l’encontre du but de l’appel d’offres. 3. Élaborer une réponse à la demande d’éclaircissement et la transmettre dans le délai spécifié dans le dossier d’appel d’offres. Veiller à ce que toutes les autorisations requises soient obtenues avant de publier la réponse. 4. Communiquer la demande d’éclaircissement et la réponse simultanément à tous les soumissionnaires, sans révéler la source originale de la demande. La réponse doit être adressée à tous par la même méthode. Le courrier électronique constitue, à l’heure actuelle, la méthode la plus rapide. 5. Conserver une copie dans le dossier de l’appel d’offres. Le dossier d’appel d’offres doit normalement indiquer une date limite de soumission des demandes d’éclaircissements; les demandes reçues FIDA Manuel deà passation des marchés H:etInvitation soumettre des offres Module K1:Module La publication du dossier d’offres Module K3: Éclaircissements, modifications annulations desd’appel appels 107 Les considérations ci-après devront être prises en compte dans la préparation de la réponse: 1. L’éclaircissement exige-t-il une modification de la spécification ou des conditions du dossier d’appel d’offres? 2. La réponse impose-t-elle aux soumissionnaires d’entreprendre un travail supplémentaire ou d’apporter à leurs offres des modifications profondes qui ne pourraient raisonnablement pas être achevées avant la date de soumission? Dans l’affirmative, il faudra envisager de reporter la date limite de soumission des offres. Si tel est le cas, on se reportera à la section suivante sur les modifications des appels d’offres. 3. Modifications des appels d’offres Les modifications sont des amendements formels que l’entité acheteuse peut choisir d’apporter au document d’invitation, en réponse à une demande d’éclaircissement d’un soumissionnaire ou de sa propre initiative. Elles peuvent être rendues nécessaires par trois facteurs: des erreurs dans le document original; des ajustements à l’une ou l’autre partie des spécifications ou des conditions du dossier d’appel d’offres (pouvant résulter d’un éclaircissement de l’appel d’offres, d’une visite sur site, ou d’une séance d’information à l’intention des soumissionnaires); ou un report de la date limite de soumission des offres – destiné à donner aux soumissionnaires davantage de temps pour préparer leurs offres au cours de la période de l’invitation à soumissionner. Il est nécessaire, lorsqu’on annonce une modification, de s’interroger sur le point de savoir si elle exige un report de la date limite de soumission des offres. En effet, toutes les modifications n’exigeront pas un report automatique de la période de l’invitation à soumissionner, mais certaines raisons peuvent justifier ce report: – modifications du dossier d’appel d’offres pouvant exiger des soumissionnaires qu’ils modifient leurs soumissions et qu’ils entreprennent un travail complémentaire pour se mettre en conformité; – demandes de prorogation des délais formulées par plus d’un soumissionnaire, si une réponse négative pourrait réduire la concurrence; – événements imprévus rendant inadéquate la date de clôture originellement fixée. Avant de prendre une décision sur la prorogation de la période de l’invitation à soumissionner, l’entité acheteuse devra consulter: – l’utilisateur final, pour s’assurer que la révision du calendrier est adéquate; et – les personnes participant à l’ouverture des plis et à l’évaluation des soumissions, pour s’assurer de leur disponibilité. Ce point est d’une importance particulière dans les cas où des personnes spécifiques doivent participer à l’évaluation en raison de leur compétence, connaissance ou expérience spécifiques. Lorsqu’on annonce une modification qui n’exige pas de report de la date limite de soumission des offres, on doit: 1. communiquer la modification à tous les soumissionnaires simultanément et par la même méthode. Le courrier électronique constitue, à l’heure actuelle, la méthode la plus rapide; 2. conserver une copie dans le dossier de l’appel d’offres. Lorsqu’on annonce une modification prévoyant un report de la date limite de soumission des offres, on doit – outre les mesures 1 et 2 ci-dessus: 3. annoncer les nouvelles date et heure de toute ouverture publique des plis, afin d’éviter tout malentendu; 4. veiller à ce que les dispositions prises pour la réception des soumissions et pour toute ouverture publique des plis soient révisées et donner notification à cet effet à la personne responsable de la coordination de l’ouverture des plis; et 5. veiller à ce que la commission d’évaluation soit officiellement informée des modifications apportées au calendrier de passation des marchés ainsi que du nouveau calendrier. 4. Annulation de l’appel d’offres Un processus d’appel d’offres peut être annulé avant sa date de clôture. Toute décision d’annulation d’un processus d’appel d’offres revêt une grande importance, car elle entraîne des conséquences pour l’entité acheteuse (gaspillage de ressources et perte potentielle de confiance du marché) ainsi que pour les soumissionnaires (gaspillage de temps et d’efforts jusqu’au moment de l’annulation). Il faut aussi prendre en compte le temps perdu pour le projet. Compte tenu des conséquences négatives énoncées ci-dessus, la décision d’annuler un processus de passation des marchés doit être formellement autorisée par l’entité acheteuse et par le FIDA. 108 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Processus dede soumission Plusieurs causes peuvent justifier l’annulation: – le besoin n’existe plus; – le besoin a changé de manière significative, au point que le processus de passation des marchés doit recommencer; – le financement n’est plus disponible; – il est établi qu’il existe une collusion entre les soumissionnaires; – l’annulation est considérée comme nécessaire, dans l’intérêt de la sécurité nationale. Lorsque l’annulation du processus d’appel d’offres intervient après la publication de l’avis mais avant l’ouverture des plis, l’entité acheteuse doit: – donner notification de l’annulation à tous les soumissionnaires qui ont acheté ou reçu le dossier d’appel d’offres; Motif d'annulation – rembourser toutes les redevances provenant de la vente du dossier d’appel d’offres (le cas échéant); – renvoyer aux soumissionnaires, sans les ouvrir, les soumissions reçues; – donner notification au FIDA ainsi qu’à tous les départements, unités et commissions impliqués dans le processus d’appel d’offres. Les mesures à prendre après l’annulation dépendront de la raison de cette annulation. Le tableau ci-après contient quelques suggestions quant aux mesures ultérieures, sur la base des justifications énoncées ci-dessus: Étape suivante possible ….. Le besoin n'existe plus Aucune mesure nécessaire Changement significatif du besoin Adapter les documents et réémettre l'appel d'offres Le financement n'est plus disponible Aucune mesure nécessaire Collusion établie entre les soumissionnaires Réémettre l'appel d'offres à l'intention d'un nouveau groupe de soumissionnaires Sécurité nationale Envisager une autre approche FIDA Manuel deà passation des marchés H:etInvitation soumettre des offres Module K1:Module La publication du dossier d’offres Module K3: Éclaircissements, modifications annulations desd’appel appels 109 Module K4: Réception des soumissions Objet du module Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procédures acceptables concernant: – la réception des soumissions; – la clôture du processus d’appel d’offres lorsque la date limite est atteinte; et – la conservation en lieu sûr des plis jusqu’au moment de leur ouverture. Champ d’application Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts et que l’on ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions. 1. Introduction La procédure de réception officielle des soumissions, de clôture du processus d’appel d’offres et de conservation en lieu sûr des soumissions est essentielle à la garantie de l’intégrité du processus, pour plusieurs raisons: – elle garantit que les offres soumises demeurent cachetées jusqu’au moment de l’ouverture des plis54, afin de favoriser une concurrence loyale; – elle garantit que la clôture des soumissions intervient à la date limite, au jour et à l’heure précis et qu’aucune soumission tardive ne sera acceptée; – elle garantit qu’un registre sera tenu de toutes les soumissions reçues dans les délais prescrits, ce qui contribuera à éviter l’ouverture de soumissions tardives le jour de l’ouverture. Il appartient à l’entité acheteuse de prendre les dispositions requises pour la réception et la conservation en lieu sûr des soumissions jusqu’à l’heure d’ouverture désignée. La méthode d’entreposage préférée consiste à utiliser un conteneur verrouillé. Cette méthode pourrait toutefois ne pas être adaptée: – pour les missions complexes, où les documents sont volumineux; ou – pour les très petits appels d’offres conduits selon la méthode de l’achat au meilleur prix sur le marché national (voir le Module F5). Il est nécessaire, dans ce cas, d’adopter une méthode formelle de récépissés des soumissions, et de prévoir un local sécurisé pour les entreposer. 54 Voir le Module K5. 110 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Processus dede soumission En tout état de cause, les décisions concernant les méthodes et les modalités de réception des offres auront dû être prises dans le cadre de la préparation du dossier d’appel d’offres et incluses dans ce dossier d’appel d’offres au titre des instructions aux soumissionnaires. 2. Instructions point par point 2.1 En cas d’utilisation d’un conteneur pour les soumissions (i) Lorsque la méthode choisie consiste à utiliser un conteneur, on mettra à la disposition des soumissionnaires, pendant la période de l’invitation à soumissionner, un conteneur pouvant être verrouillé, dans lequel ils déposeront leurs offres. (ii) Le conteneur devra comporter une ouverture assez large pour qu’on puisse y insérer la plupart des soumissions, mais suffisamment étroite – afin qu’il ne soit pas possible d’en atteindre l’intérieur et d’en extraire une soumission. (iii) Les soumissions ou les échantillons dont les dimensions sont trop importantes pour pouvoir être placés dans le conteneur devront être remis à l’entité acheteuse qui délivrera en échange un récépissé signé précisant la date et l’heure de la soumission et le nom du fonctionnaire qui l’a reçue. Le consignataire aura pour responsabilité d’entreposer la soumission dans un local sécurisé – ou de manière sécurisée – jusqu’à l’ouverture des plis; il placera une copie du récépissé dans le conteneur afin de garantir que la soumission soit prise en compte au moment de l’ouverture des plis. (iv) Le conteneur sera verrouillé pendant toute la durée de la période de l’invitation à soumissionner. (v) Le conteneur sera placé dans un local accessible au public pendant l’horaire de travail normal. Il pourra devoir être marqué d’une étiquette portant le numéro de référence du marché, au cas où plusieurs conteneurs seraient utilisés simultanément, pour des appels d’offres ayant différentes dates de clôtures. (vi) On veillera à ce que du personnel ait été désigné pour prendre en charge la gestion de la clôture de l’appel d’offres et à ce qu’il soit informé de la date, de l’heure et du lieu de la clôture. (vii) L’ouverture du conteneur sera scellée à la date et l’heure limites précises de dépôt des soumissions. L’apposition de sceaux ou la fermeture du conteneur doit se faire de manière à interdire à quiconque d’y déposer une soumission tardive. (viii) La date et l’heure de réception de toute soumission reçue au-delà de la date limite seront immédiatement inscrites sur l’enveloppe, sur laquelle sera également apposé un cachet ou une mention “Réception tardive – Ne pas ouvrir”. (ix) Il est recommandé que le président de l’équipe chargée de l’ouverture des plis (voir le Module K5) soit présent à l’heure précise de la clôture pour en vérifier l’heure et s’assurer qu’aucune soumission tardive ne soit acceptée. Il est également important que le fonctionnaire chargé de la fermeture du conteneur procède à cette opération au moment exact – ni avant, ni après. (x) Le conteneur scellé renfermant les soumissions, ainsi que les soumissions et autres articles trop grands pour entrer dans le conteneur, seront alors transportés jusqu’au lieu où s’effectuera l’ouverture des plis et confiés à la garde de l’équipe chargée de cette ouverture. Le conteneur ne doit ni être ouvert, ni être laissé sans surveillance, entre la clôture des soumissions et l’ouverture des plis. 2.2 À défaut de conteneur pour les soumissions (méthode de réception formelle) (i) Dans le cadre de cette méthode, les soumissionnaires remettent leurs offres à l’adresse indiquée dans le document d’invitation. Un ou plusieurs fonctionnaires devront être désignés comme responsables de la réception et de la conservation en lieu sûr des offres cachetées jusqu’à l’ouverture des plis. Un récépissé indiquant la date et l’heure du dépôt sera délivré au soumissionnaire, comme preuve de remise de la soumission avant la date limite. (ii) L’entité acheteuse conserve une copie du récépissé, dont le contenu détaillé est repris sur un registre des entrées (exemple joint à la fin de ce module). Ce registre des entrées est ensuite remis au président de l’équipe chargée de l’ouverture des plis, lorsque les soumissions lui sont transmises en vue de cette ouverture, afin de vérifier que toutes les soumissions ont été comptabilisées. Le registre peut aussi être utilisé comme annexe au rapport d’évaluation. (iii) La clôture des soumissions sera gérée par le(s) fonctionnaire(s) désigné(s) qui devra (devront) être sur place, à l’adresse de réception des offres avant l’heure de la clôture des soumissions. Pour des raisons pratiques, il est recommandé que tout le personnel participant à la clôture soit sur place, pour apporter son aide, une heure au moins avant la clôture. (De nombreuses soumissions seront remises au cours de la dernière heure de la période de l’invitation à soumissionner, et il n’est pas inhabituel de voir une file d’attente se former au cours des 15 dernières minutes précédant la clôture). (iv) Toutes les soumissions doivent être transférées au lieu d’ouverture des plis à temps pour cette ouverture. FIDA Manuel deà passation des marchés H: Invitation soumettre des offres Module K1:Module LaModule publication du dossier d’appel d’offres K4: Réception des soumissions 111 Exemple de Registre des Entrées: soumissions ou échantillons Numéro de référence du marché: Nom et adresse du fournisseur/ consultant d’où provient le colis 112 Heure & date Nombre de de réception colis reçus (mois en toutes lettres) FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Processus dede soumission N° du récépissé Contenu (s’il est connu) (documents/ échantillons) Nom et État (endommagé signature du co signataire /intact, cacheté/ décacheté) Module K5: Ouverture des plis Objet du module Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procédures acceptables pour l’ouverture des plis. Champ d’application Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts et qu’on ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions. Lorsque la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures de la Banque mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront. 1. Introduction Les plis renfermant les offres reçues en temps utile sont généralement ouverts en public, en présence des soumissionnaires. Cette étape est importante dans le processus d’appel d’offres, car: – l’ouverture publique des plis contribue à démontrer la transparence du processus d’appels d’offres et renforce la confiance des soumissionnaires en l’impartialité du système; – la lecture publique des notes techniques et des prix, lors de l’ouverture des offres financières, devrait exclure tout différend ultérieur concernant des changements de prix ou des résultats de l’évaluation; – la procédure formelle, coïncidant avec la clôture des soumissions, devrait prévenir l’inclusion des soumissions tardives dans l’évaluation. Le document d’appel d’offres indiquera si l’ouverture des plis sera publique et donnera le cas échéant toutes les précisions sur le lieu de cette ouverture, ainsi que sur sa date et son heure. L’entité acheteuse est chargée de veiller à ce que la salle désignée soit disponible à l’heure fixée et à ce que sa taille et sa configuration soient adéquates. Divers éléments sont à prendre en considération dans le choix d’une salle: – combien d’offres prévoit-on et combien de représentants des soumissionnaires seront présents? Il n’est pas rare qu’un soumissionnaire soit représenté par deux ou trois personnes; – quelle devra être la taille de la salle? Les représentants des soumissionnaires doivent être séparés des membres de la commission d’ouverture des plis; – quels objets d’ameublement sont nécessaires dans la salle? Le mobilier doit être suffisant pour permettre de déballer facilement les offres, de les distribuer à tous membres de la commission d’ouverture des plis, de permettre à chacun de les examiner et d’en lire les conclusions. Il est de pratique normale que tous les soumissionnaires disposent d’un siège; – un ordinateur sera-t-il utilisé pour enregistrer les détails des offres? Utilisera-t-on un projecteur pour afficher les informations relatives à chaque offre? Cette pratique est désormais courante, car elle constitue un processus transparent permettant aux soumissionnaires de voir et d’enregistrer avec précision les détails de chaque offre, réduisant ainsi le risque d’erreur et de plaintes ultérieures. 2. Une enveloppe ou deux enveloppes On distingue essentiellement deux types de procédures d’appels d’offres: – une procédure à une seule enveloppe, dans laquelle les offres technique et financière sont placées dans la même enveloppe et ouvertes en même temps. Il est donné lecture d’un résumé des détails, y compris les notes techniques et les prix, qui sont ensuite inscrits au compte-rendu; – un processus à deux enveloppes, dans lequel une enveloppe (extérieure) renferme deux autres enveloppes contenant des offres séparées, technique et financière. L’enveloppe contenant les offres reçues en temps utile est ouverte en public pour en extraire les propositions technique et financière distinctes qu’elles renferment. Les propositions techniques sont également ouvertes et la synthèse des détails est lue et inscrite au compte-rendu. Les propositions financières demeurent cachetées jusqu’à l’achèvement et l’approbation de l’évaluation technique. FIDA Manuel deàK5: passation des marchés H: Invitation soumettre des offres Module K1:Module La publication du dossier d’appel d’offres Module Ouverture des plis 113 Les propositions financières, qui seront ensuite soumises à l’évaluation financière, seront ouvertes publiquement à une séance distincte d’ouverture des plis, à une date et à une heure qui seront annoncées après l’évaluation technique. Il sera également donné lecture d’un résumé des détails, y compris les notes techniques et les prix, qui sont enregistrés. Le processus à deux enveloppes n’est généralement utilisé que pour les marchés relatifs aux services de consultants, le système à une seule enveloppe étant utilisé pour la plupart des autres passations de marchés. 3. La cérémonie d’ouverture des plis 3.1 Préparatifs en vue de l’ouverture La salle doit être préparée avant le moment de l’ouverture des plis. Le personnel devra veiller à ce que les ressources adéquates, matérielles et humaines, soient disponibles pour gérer efficacement cette ouverture. (i) On citera, parmi les ressources matérielles nécessaires à une séance efficace d’ouverture des plis: – une salle accessible aux soumissionnaires, disposée de manière à ce que les représentants des soumissionnaires soient assis à courte distance de la table où il sera procédé à l’ouverture. Il est important que les soumissionnaires soient témoins de la procédure d’ouverture des plis – plutôt que d’y participer; – des fournitures de bureau (ciseaux, marqueurs) pour l’ouverture et le marquage des offres; – un exemplaire du dossier d’appel d’offres, au cas où il serait nécessaire de se référer aux instructions de l’invitation ou à d’autres détails; – des formulaires vierges pour l’enregistrement des détails des offres; – des feuilles de présence vierges et des stylos, pour que tous les soumissionnaires et les autres personnes présentes puissent y apposer leur signature; – il faudra aussi disposer d’un accès à une photocopieuse pour distribuer des copies du procès-verbal de l’ouverture des plis. (ii) Les ressources humaines devront être suffisantes pour un déroulement efficace de l’ouverture des plis: – l’équipe/commission chargée de l’ouverture des plis sera composée d’au moins trois personnes. Des membres du comité d’évaluation désigné pourraient en faire partie, mais on préférera, dans la mesure du possible, que l’identité des membres 114 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Processus dede soumission du comité demeure inconnue des soumissionnaires; – outre les membres de la commission, devront être présents quelques agents administratifs ayant pour tâches d’enregistrer toutes les informations dont il sera donné lecture, de replacer les offres dans leur emballage d’origine et de s’assurer que la feuille de présence a bien été remplie. 3.2 La procédure d’ouverture des plis Tous les représentants des soumissionnaires souhaitant être présents doivent signer un registre, en indiquant leur nom ainsi que le nom et l’adresse de la société qu’ils représentent. Dans certains cas, les représentants des soumissionnaires pourront être tenus de présenter une procuration confirmant leur statut avant d’être admis. Le président de la commission procédera à l’ouverture formelle de la séance, en présentant les membres de la commission et leur rôle dans les débats et en expliquant les modalités du déroulement de la séance d’ouverture des plis. Il sera rappelé aux représentants des soumissionnaires qu’ils ne doivent pas interrompre la séance. Les autres étapes sont les suivantes: 1. vérifier, d’après les marques portées sur les offres, qu’elles correspondent bien à la séance d’ouverture des plis ; 2. vérifier s’il y a eu des retraits et en confirmer l’authenticité; 3. vérifier que l’emballage des offres ne présente aucun signe de manipulation indue. En cas de dommages, l’observation sera relevée et mentionnée dans le procès-verbal; 4. ouvrir les plis un par un. On donnera lecture, pour chaque soumission, des détails suivants: (i) nom et adresse du soumissionnaire et noms de toutes les parties à une co-entreprise, un consortium ou une association; (ii) confirmation de ce que la soumission est, ou semble être, complète; (iii) éventuelles observations initiales concernant la prise en compte des exigences. Elles porteront notamment sur les questions suivantes: – la soumission a-t-elle été remise en retard? – l’enveloppe était-elle cachetée? – la signature de l’offre est-elle correcte? – le nombre d’exemplaires requis a-t-il été fourni? – le cas échéant, une garantie de soumission adéquate était-elle jointe au reste de la documentation requise? – le cas échéant, les échantillons requis étaient-ils joints à la soumission? – si le système utilisé est celui des deux enveloppes, y a-t-il une enveloppe cachetée renfermant la proposition financière (on notera que l’enveloppe financière doit rester fermée); (iv) dans le processus à une seule enveloppe, la monnaie de la soumission et son prix total; (v) normalement, il ne devrait être donné lecture d’aucune information complémentaire, sauf disposition expresse contenue dans le dossier d’appel d’offres; 5. attribuer un numéro de référence unique à chaque offre et inscrire ce numéro sur chaque exemplaire du dossier de soumission; 6. tous les exemplaires du dossier sont signés par tous les membres de la commission d’ouverture; 7. la présidence peut choisir d’ouvrir la réunion par les questions des soumissionnaires, mais cela n’est pas obligatoire. Si cette formule est adoptée, les réponses données devront normalement être limitées aux informations incluses dans le dossier d’appel d’offres. La commission ne devra ni répondre aux questions relatives à l’acceptation ou au rejet de propositions, ni discuter de détails spécifiques d’une proposition ou d’un prix. Elle pourra utiliser, en réponse à de telles questions, la formule standard “la décision sera prise par la commission d’évaluation”; 8. la présidence prononcera ensuite la clôture de la séance d’ouverture des plis, en rappelant aux soumissionnaires qu’ils ne devront pas chercher à influencer le processus d’évaluation et que la proposition retenue sera annoncée en temps opportun; 9. des copies du procès-verbal de l’ouverture des plis seront distribuées aux soumissionnaires. L’original du procès-verbal sera versé au dossier du marché; 10. toutes les propositions seront immédiatement transportées en lieu sûr jusqu’à ce que la commission d’évaluation soit prête à se réunir pour entamer son travail; 11. lorsque deux ou plusieurs séances d’ouverture de plis concernant plusieurs appels d’offres se déroulent à la même date, elles devront être conduites l’une après l’autre: une séance d’ouverture devra être achevée et enregistrée – et les propositions retirées de la salle –, avant le début de la séance suivante. 3.3 Orientations complémentaires concernant l’ouverture des propositions financières dans le système à deux enveloppes Lorsqu’on utilise un système à deux enveloppes, les propositions financières ne sont ouvertes qu’après l’achèvement et l’approbation/l’avis de non-objection de l’évaluation technique. La première étape consiste à s’assurer que tous les soumissionnaires dont les propositions atteindront le stade de l’ouverture de la proposition financière auront été informés – dans un délai suffisant55 avant la séance d’ouverture – de l’heure, de la date et du lieu de cette séance. Bien que la plupart des autres étapes à suivre soient généralement les mêmes que dans les processus ci-dessus, il existe quelques légères différences. Le processus est le suivant: 1. la présidence accueille les soumissionnaires à la séance d’ouverture des plis contenant les propositions financières, et les invite tous à signer la feuille de présence; 2. la présidence explique brièvement la procédure qui sera suivie, qui comporte normalement: a. la lecture des notes techniques; b. l’ouverture des propositions financières; c. la lecture et l’enregistrement des informations financières par l’entité acheteuse; d. la possibilité pour les soumissionnaires de poser des questions; e. la clôture de la réunion; et f. le transfert des propositions pour conservation en lieu sûr et évaluation; 3. on procède à la lecture des noms et des notes techniques de tous les soumissionnaires dont les propositions suivent le processus conduisant à l’évaluation financière. La commission d’ouverture des plis ne doit discuter en aucune manière les notes techniques ou les résultats de l’évaluation technique; 4. on vérifie, d’après les marques portées sur les offres, qu’elles correspondent bien à la séance d’ouverture des plis; on vérifie s’il y a eu des retraits et on en confirme l’authenticité; 5. on vérifie que l’enveloppe financière ne présente aucun signe de manipulation indue. En cas de dommages, l’observation sera relevée et mentionnée dans le procès-verbal; 6. on ouvre les plis un par un. On donnera lecture, pour chaque soumission, des détails suivants: 55 On recommande habituellement un préavis minimum d’une semaine pour s’assurer que les soumissionnaires peuvent prendre les dispositions nécessaires pour être présents. À moins que tous les soumissionnaires ne soient très proches du lieu où se déroulera la séance d’ouverture, tout préavis inférieur à une semaine risque d’être défavorable à certains d’entre eux et donc d’aller à l’encontre du principe d’impartialité. FIDA Manuel deàK5: passation des marchés H: Invitation soumettre des offres Module K1:Module La publication du dossier d’appel d’offres Module Ouverture des plis 115 (i) le nom et l’adresse du soumissionnaire et les noms de toutes les parties à une co-entreprise, un consortium ou une association; 4. Règles principales à respecter à l’occasion de chaque séance d’ouverture de plis (ii) le nombre d’exemplaires de la proposition financière reçus; 2. Les soumissions tardives doivent être rejetées. (iii) la monnaie et le montant total de la proposition financière. La commission d’ouverture des plis ne doit formuler aucune observation quant au prix ou à l’évaluation financière; (iv) normalement, il ne devrait être donné lecture d’aucune information complémentaire, sauf disposition expresse contenue dans le dossier d’appel d’offres; 7. lorsque toutes les propositions financières pertinentes ont été ouvertes, lues et enregistrées, ainsi que signées par tous les membres de la commission d’ouverture des plis, la présidence peut autoriser les soumissionnaires à poser des questions; 8. la présidence prononce ensuite la clôture de la séance d’ouverture des plis, en rappelant aux soumissionnaires qu’ils ne devront pas chercher à influencer l’évaluation financière et que la proposition retenue sera annoncée en temps opportun; 9. des copies du compte-rendu de l’ouverture des plis sont distribuées aux soumissionnaires. L’original du compte-rendu sera versé au dossier du marché; 10. toutes les propositions financières seront immédiatement transportées en lieu sûr jusqu’à ce que la commission d’évaluation soit prête à se réunir; 11. lorsque deux ou plusieurs séances d’ouverture de plis concernant plusieurs appels d’offres se déroulent à la même date, elles devront être conduites l’une après l’autre : une séance d’ouverture devra être achevée et enregistrée – et les propositions retirées de la salle –, avant le début de la séance suivante. 3.4 Procès-verbal de l’ouverture des plis Le procès-verbal est préparé par la commission d’ouverture des plis sur la base des informations enregistrées au cours de la cérémonie. Grâce à l’utilisation de logiciels et de matériel informatique moderne, certaines organisations peuvent désormais remettre aux représentants des soumissionnaires le procès-verbal de l’ouverture des plis immédiatement après la clôture de la réunion. Le procès-verbal doit aussi être expédié à l’adresse de contact de chaque soumissionnaire. 116 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Processus dede soumission 1. Être bien organisé. 3. Une fois commencée, la séance d’ouverture des plis ne doit, dans un souci de transparence, être ni interrompue, ni reportée. 4. Également dans un souci de transparence, toutes les activités en rapport avec l’ouverture des plis concernant la passation d’un marché donné doivent être menées à terme en une seule séance. 5. Aucun soumissionnaire ne pourra faire, sans y être invité, de communication au cours de la séance d’ouverture des plis. 6. Aucun soumissionnaire ne sera autorisé à interférer avec le processus d’ouverture des plis, avec la commission d’ouverture des plis ou avec la commission d’évaluation. 7. Toutes les objections que souhaiterait formuler un soumissionnaire à propos des procédures ou des décisions résultant de l’ouverture des plis devront être communiquées par écrit au fonctionnaire désigné dans les procédures de plainte appropriées. 5. Modèles d’enregistrement des ouvertures de plis On trouvera dans les pages ci-après quelques modèles génériques utiles relatifs aux: – comptes rendus des ouvertures de plis (pour les méthodes à une et deux enveloppes); et – feuilles de présence. FIDA Manuel deàK5: passation des marchés H: Invitation soumettre des offres Module K1:Module La publication du dossier d’appel d’offres Module Ouverture des plis 117 7 6 5 4 3 2 1 Numéro Date Retraits ou modifications Nom de la présidence Garantie de soumission? Valeur? Présidence de l’ouverture des plis Montant de la soumission …………………………………….. Monnaie de la soumission ……………………….......................... Nombre d’exemplaires de la soumission Heure et date de l’ouverture: …………………………………………..... Signé: Nom & adresse abrégée du soumissionnaire Numéro de référence du marché: Enregistrement des ouvertures de plis (méthode à une enveloppe seulement) Divergences observées Page n˚: sur 118 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Processus dede soumission 7 6 5 4 3 2 1 Numéro Retraits ou modifications Proposition financière reçue cachetée? Date Page n˚: Divergences observées Nom de la présidence Retraits ou modifications Présidence de l’ouverture des plis Garantie de soumission? Valeur? ………………………........................ ……………………….......................... Nombre d’exemplaires des propositions techniques Heure et date de l’ouverture: …………………………………………..... Signé: Nom & adresse abrégée du soumissionnaire (ou co-entreprise, consortium ou association) Numéro de référence du marché: Enregistrement des ouvertures de plis (méthode à deux enveloppes – Propositions techniques uniquement) sur FIDA Manuel deàK5: passation des marchés H: Invitation soumettre des offres Module K1:Module La publication du dossier d’appel d’offres Module Ouverture des plis 119 7 6 5 4 3 2 1 Numéro Page n˚: Divergences observées Date Nombre d’exemplaires de la proposition financière Nom de la présidence Retraits ou modifications Présidence de l’ouverture des plis Montant de la soumission ……………………….......................... Monnaie de la soumission ……………………….......................... Note technique Heure et date de l’ouverture: …………………………………………..... Signé: Nom & adresse abrégée du soumissionnaire (ou co-entreprise, consortium ou association) Numéro de référence du marché: Enregistrement des ouvertures de plis (méthode à deux enveloppes – Propositions financières uniquement) sur Feuille de présence Page n˚: sur Heure et date de l’ouverture:…………………………………….................................................. Type d’ouverture: une enveloppe deux enveloppes: Technique / Financière Numéro de référence du marché: Nom du participant 120 FIDA Manuel passation des marchés Dossier d’appel d’offres Processus dede soumission Représentant (Société) Titre ou fonction Évaluation des soumissions Process management Évaluation des soumissions Module L1: Comités d’évaluation56 et règles générales d’évaluation Objet du module Ce module énonce les bonnes pratiques à suivre de manière générale pour l’évaluation par un comité. L’évaluation a pour but d’évaluer et de comparer de manière objective toutes les soumissions reçues, conformément aux méthodes préétablies, afin de déterminer le soumissionnaire auquel sera attribué un marché. Une évaluation réalisée dans de bonnes conditions devra faire en sorte que: – la concurrence soit loyale et que tous les soumissionnaires aient une égale possibilité de remporter des marchés; – les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants achetés dans le cadre du marché soient de qualité satisfaisante; et – l’entité acheteuse optimise au mieux ses ressources. La désignation d’un comité chargé de l’évaluation est une pratique courante: on considère qu’elle offre un certain nombre d’avantages par rapport à l’attribution des marchés décidée par une seule personne. On retiendra, parmi ces avantages: – une plus grande responsabilité des membres d’un groupe; – une approche plus transparente; – la moindre probabilité qu’une influence injustifiée s’exerce sur un comité que sur une personne. Champ d’application La plupart des systèmes nationaux de passation des marchés comporteront sans doute des dispositions relatives à une forme ou une autre d’évaluation par un comité. Lorsque les évaluations utilisent un système national, ces dispositions devront être respectées. Si aucune disposition n’existe dans les procédures nationales, on trouvera dans le présent module quelques avis génériques sur la question. Lorsque la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures de la Banque mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront. 1. Règles générales d’évaluation En matière d’évaluation, les règles générales suivantes sont d’application: – une évaluation utilisera exclusivement la méthode et les critères d’évaluation énoncés dans le document d’invitation et tous les critères s’appliqueront de la même manière à toutes les soumissions, en vue de déterminer celle qui obtiendra la plus haute évaluation; – aucune autre méthode ni aucun autre critère d’évaluation que ceux stipulés dans le document d’invitation ne seront utilisés ou introduits; – la détermination par le comité d’évaluation du niveau de prise en compte des besoins sera fondée sur le contenu même de la soumission, sous réserve des éventuels éclaircissements reçus; – le comité d’évaluation peut demander par écrit aux soumissionnaires d’apporter des éclaircissements sur leurs soumissions afin de faciliter l’évaluation, mais aucune modification sur le fond des soumissions, y compris une modification de prix, ne sera admise au-delà 56 – – – – de la date et de l’heure de clôture de l’appel d’offres (voir les précisions ci-après); l’absence de réponse d’un soumissionnaire à une demande d’éclaircissement suffit à justifier le rejet de son offre; une soumission répondant pour l’essentiel aux besoins est une soumission conforme à toutes les instructions, exigences, modalités et conditions énoncées dans le dossier d’appel d’offres, sans dérogations, réserves ou omissions matérielles; lorsqu’une soumission répond pour l’essentiel aux besoins, le comité d’évaluation peut ne pas tenir compte de tout défaut de conformité, erreur ou omission ne constituant pas une dérogation matérielle, ou y apporter des éclaircissements ou des corrections; le défaut de conformité, l’erreur ou l’omission de caractère non matériel seront mesurés en termes monétaires dans toute la mesure du possible et pris en compte dans l’évaluation financière et la comparaison des soumissions; Parfois également appelés Commissions d’évaluation. passation desdu marchés A:FIDA VueetManuel d’ensemble du cycle projet Module L1: ComitésModule d’évaluation règlesde générales d’évaluation 121 – le comité d’évaluation peut corriger des erreurs purement arithmétiques apparaissant dans les soumissions, conformément à la procédure énoncée dans le document d’invitation; – les soumissionnaires seront informés de toute correction arithmétique et invités, par écrit, à approuver cette correction; – tout soumissionnaire qui n’acceptera pas la correction d’une erreur arithmétique sera exclu et la garantie de soumission57 de ce soumissionnaire pourra être perdue; – aucune communication concernant l’acceptation ou le rejet d’une soumission, ou désignant l’adjudicataire, ne doit être adressée à l’un quelconque des soumissionnaires avant que cette approbation ne soit obtenue. 2. Le comité d’évaluation 2.1. Composition Les comités d’évaluation sont généralement des comités ad hoc, désignés pour chaque marché à passer par le fondé de pouvoir58 de l’entité acheteuse passant le marché. Ils doivent inclure des membres possédant les compétences, les connaissances et l’expérience pertinentes en rapport, dans la mesure du possible, avec les exigences du marché à passer, et par exemple: – compétences techniques; – représentants de l’utilisateur final; – compétences en matière de marchés et de contrats; – compétences en matière de gestion financière ou d’analyse; – expertise dans le domaine juridique. Le nombre de membres du comité d’évaluation dépendra de la valeur et de la complexité du marché à passer, mais ne devra jamais être inférieur à trois. Les membres du comité d’évaluation auront un niveau adéquat d’ancienneté et d’expérience, en fonction de la valeur et de la complexité du marché à passer. Si les compétences ou l’expérience requises ne sont pas disponibles au sein de l’entité acheteuse, le comité d’évaluation pourra inclure un membre extérieur; ce dernier devra toujours déclarer, le cas échéant, l’existence dans le marché à passer d’un conflit d’intérêt qui pourrait avoir une incidence sur son impartialité dans le processus d’évaluation. 57 Voir le Module J. 58 Ou le fonctionnaire exerçant l’autorité de contrôle. 122 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions 2.2 Rôle du président Il est fréquent que les membres du comité choisissent l’un d’entre eux comme président. Dans certains cas, toutefois, le président est désigné au moment de la constitution du comité. Ces deux approches présentent des avantages et des inconvénients et elles sont donc toutes deux acceptables. Le président du comité d’évaluation joue un rôle important, étant donné qu’il a généralement pour tâches de: – veiller à ce que tous les membres comprennent de la même manière la méthode et les critères d’évaluation à utiliser; – superviser et coordonner l’activité des membres du comité au cours du processus d’évaluation, mais sans donner aux membres d’instructions sur les décisions relatives à l’évaluation ni plaider auprès d’eux en faveur d’un résultat spécifique sur quelque question que ce soit; – veiller à ce que l’évaluation soit conforme à toutes les exigences et dispositions du document d’invitation; – présider toutes les réunions du comité d’évaluation et faire en sorte que les débats soient productifs, ouverts et participatifs; – veiller à ce que tous les membres soient conscients de leurs responsabilités et notamment de la nécessaire confidentialité; – veiller à la sécurité des soumissions et de toute autre documentation; – veiller à ce que les décisions soient prises en temps opportun; – gérer les communications entre le comité d’évaluation et le soumissionnaire; – s’assurer que le comité d’évaluation dispose des ressources adéquates; – veiller à ce que le rapport final d’évaluation soit établi de manière exacte et en temps utile. Le président désigné devra être informé de toutes ces tâches avant d’accepter la mission. 2.3 Quand désigner le comité Le moment de la désignation du comité d’évaluation est souvent l’une des questions les plus couramment posées en rapport avec l’évaluation. Cette désignation peut intervenir à divers stades du processus d’appel d’offres, chacun présentant ses avantages et ses inconvénients, résumés dans le tableau ci-après: Quand Aspects positifs Aspects négatifs Au cours de la préparation du dossier d'appel d'offres, afin que le comité puisse apporter une contribution aux critères d'évaluation Les membres peuvent être choisis à l'avance; le comité est pleinement informé des critères et des raisons pour lesquelles ils ont été retenus. Cela permet de limiter les éventuels désaccords ou malentendus, au cours de l'évaluation, entre le comité et les auteurs du dossier d'appel d'offres On peut faire valoir que le comité n'est plus totalement indépendant, et que la séparation des tâches est compromise Lorsque le dossier d'appel d'offres est soumis à l'approbation interne ou à la demande d'avis de non objection du FIDA Les membres peuvent être choisis à l'avance et la date de clôture peut être fixée en fonction de la disponibilité de l'ensemble du comité. Cela donne également au comité un délai suffisant pour se familiariser avec le dossier d'appel d'offres, les besoins et les critères La date de clôture peut être fixée en fonction de la disponibilité du comité La composition du comité peut être revue et examinée comme partie de la soumission Immédiatement après Les membres peuvent être choisis à l'avance et le la publication du dossier comité dispose d'un délai suffisant pour se familiariser d'appel d'offres avec le dossier d'appel d'offres, les besoins et les critères Juste avant la clôture des soumissions La possibilité d'actions de lobbying auprès des membres du comité est minimale s'ils ne sont connus qu'au dernier moment On craint aussi, souvent, que plus la désignation du comité est précoce, plus nombreuses seront les possibilités de voir ses membres être l'objet de manipulations ou d'actions de lobbying Bien que le comité soit maintenant indépendant de l'élaboration du dossier d'appel d'offres, on ne peut exclure le risque qu'il soit en désaccord avec les critères d'évaluation fixés dans le dossier d'appel d'offres ou qu'il n'en comprenne pas les intentions La seconde préoccupation exprimée ci-dessus s'applique encore dans ce cas La question est habituellement de savoir qui est disponible pour siéger au comité plutôt que de savoir qui est le mieux placé ou le plus qualifié à cet effet Le comité ne dispose pas d'un délai suffisant pour se familiariser avec le dossier d'appel d'offres, les besoins et les critères Comme le montre le tableau ci-dessus, il n’existe pas de solution unique à cette question. Il est souhaitable d’adopter une attitude proactive en termes de choix des membres du comité, de leur participation et du temps disponible pour leur préparation; il est donc préférable de les désigner le plus tôt possible. Cette formule augmente toutefois le risque des “interférences” potentielles dont pourraient être l’objet les membres du comité. En pratique, la décision devrait être prise au cas par cas, en tenant compte de la complexité et de la valeur du marché et d’une estimation équilibrée du risque potentiel associé à cette décision, comme indiqué ci-dessus. Ainsi, quel est le risque d’une manipulation potentielle du comité si la valeur du marché est peu élevée? Ou encore, si le marché est hautement spécialisé et que le comité a besoin d’une contribution technique, peut-on prendre le risque de ne pas désigner parmi ses membres un spécialiste qualifié? Comme pour la plupart des questions en rapport avec la passation des marchés, la décision à prendre relève donc de l’atténuation du risque, en prenant en compte les circonstances et les exigences uniques de chaque activité. 2.4 Les travaux du comité Avant d’entamer le processus d’évaluation, les membres du comité d’évaluation devront tenir une réunion initiale pour examiner la méthode et les critères d’évaluation précisés dans le document d’invitation et s’assurer qu’ils sont parfaitement compris par chacun d’entre eux. L’évaluation des soumissions est ensuite un processus séquentiel comprenant trois étapes décrites ci-après: (i) Examen préliminaire, pour éliminer les soumissions ne répondant pas aux exigences fondamentales du document d’invitation et les soumissionnaires ne remplissant pas les conditions impératives d’admissibilité. On consultera les modules L2 et L6 pour une explication de l’adéquation aux besoins et de l’examen préliminaire. (ii) Estimation de l’adéquation aux besoins et conduite d’une évaluation technique détaillée, afin de déterminer si les soumissions répondent pour l’essentiel aux exigences techniques et commerciales du document d’invitation. La demande d’éclaircissements fait partie de cette étape. passation desdu marchés A:FIDA VueetManuel d’ensemble du cycle projet Module L1: ComitésModule d’évaluation règlesde générales d’évaluation 123 L’évaluation technique détaillée des soumissions variera selon que l’évaluation utilise: a) une estimation visant à déterminer si la soumission est conforme à toutes les conditions du document d’invitation, ou un simple système de notation réussite/échec; ou b) un système de notation basé sur des points de mérite. Dans l’hypothèse a) ci-dessus, l’évaluation détaillée sera normalement réalisée collectivement par le comité d’évaluation, à moins qu’elle ne soit considérée comme particulièrement longue et complexe, auquel cas les membres du comité peuvent d’abord procéder individuellement à une évaluation détaillée, avant un examen et un accord sur les résultats à une réunion de l’ensemble des membres. Dans l’hypothèse b), l’évaluation détaillée devra toujours être conduite suivant les modalités décrites dans le Module L2. Si, au cours de l’évaluation, le comité a besoin d’éclaircissements de la part des soumissionnaires, il sera procédé suivant les modalités décrites dans le Module L2. (iii) Évaluation financière, pour comparer les coûts des soumissions répondant aux besoins, déterminer l’adjudicataire et recommander que le marché lui soit attribué. La comparaison financière devra toujours être réalisée collectivement par le comité d’évaluation. 2.5 Dossiers et rapports Tous les dossiers se rapportant à l’évaluation seront conservés dans le dossier de l’appel d’offres aux fins d’audit. Il s’agit notamment: – des copies de tous les échanges de correspondance avec les soumissionnaires, comme des courriers relatifs aux éclaircissements; – des éventuelles corrections des erreurs arithmétiques; – des prorogations de la validité des offres; – des fiches individuelles de notation signées dans le cas de l’évaluation basée sur des points de mérite; et – des procès-verbaux de toutes les réunions, signés par tous les membres du comité d’évaluation, pour confirmer que les procès-verbaux constituent un compte-rendu précis et complet de chaque réunion. 59 Y compris la désignation des membres du comité. 124 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions Le comité doit aussi préparer un rapport d’évaluation, signé par toutes les personnes ayant participé à l’évaluation. Bien qu’il n’existe pas de modèle spécifique du FIDA pour le rapport d’évaluation, ce document devra comporter, au minimum, les informations suivantes: – un historique de la procédure d’appel d’offres; – le document d’invitation relatif au marché qui a fait l’objet de l’évaluation; – la publication de l’appel d’offres, les prorogations et les réponses aux demandes d’éclaircissements reçues des soumissionnaires; – la clôture des soumissions et l’ouverture des plis; – un résumé des offres reçues et ouvertes, et notamment les prix dont il a été donné lecture pour chaque offre; – la sélection et la composition59 du comité d’évaluation; – les résultats de l’examen préliminaire des soumissions; – les ajustements et corrections; – les résultats des évaluations technique et financière détaillées et leur comparaison; – les détails de toutes dérogations, erreurs ou omissions non matérielles acceptées, clarifiées ou corrigées et, le cas échéant, la manière dont les dérogations ou omissions ont été valorisées et prises en compte dans l’évaluation financière; – les raisons pour lesquelles certaines soumissions auraient été déclarées irrecevables et rejetées; – le prix évalué de chaque soumission, faisant apparaître les éventuelles révisions ou ajustements à leur prix et la conversion en une monnaie commune; – le classement des soumissions en fonction du prix évalué; des copies des procès-verbaux des réunions du comité d’évaluation (habituellement jointes en annexe); – un énoncé de la soumission évaluée la plus avantageuse, pour chaque lot le cas échéant; – les résultats d’une éventuelle post-sélection ; – un énoncé des désaccords éventuels et notamment les raisons de ces désaccords, les discussions tenues à ce propos et les noms des membres ayant exprimé une opinion divergente; – une recommandation concernant l’attribution du ou des marché(s) à la soumission, ou à la combinaison de soumissions, ayant été évaluée la plus avantageuse, ou toute autre recommandation appropriée, comme l’annulation du processus d’acquisition ou le lancement d’un nouvel appel d’offres; et – les éventuelles questions ou points à éclaircir avant la passation du marché. Dans le cadre du processus de supervision, le FIDA cherchera à répondre, lorsqu’il examinera un rapport d’évaluation, aux questions suivantes: – les informations énumérées ci-dessus sontelles présentes? – le comité d’évaluation est-il parvenu à un consensus? – l’évaluation a-t-elle été conduite uniquement sur la base des critères énoncés? – si l’évaluation a été basée sur les points de mérite, la procédure a-t-elle été appliquée de façon précise et cohérente? – le fournisseur/entrepreneur est-il adéquat (post-sélection)? – quel est l’état d’avancement des éventuelles demandes d’éclaircissements? – la durée de validité de l’appel d’offres doitelle être prorogée? – toutes les questions logistiques ont-elles été abordées? – certaines soumissions ont-elles été rejetées au cours de l’évaluation détaillée; dans l’affirmative, ce rejet était-il justifié? – tous les soumissionnaires sont-ils traités sur un pied d’égalité? – l’un ou l’autre des principes énoncés dans les Directives du FIDA concernant la passation des marchés a-t-il été compromis? 2.6 Autres dispositions générales – Les réunions du comité d’évaluation ne doivent normalement se tenir qu’en présence de tous ses membres, sauf s’il est impossible ou matériellement difficile qu’ils puissent être tous présents. – Lorsqu’un des membres du comité d’évaluation n’a pas été présent à une réunion, il ou elle sera informé(e) des débats et des décisions prises à cette réunion. Si le membre absent n’est pas d’accord avec l’une quelconque des décisions prises, il ou elle en informera immédiatement le président du comité d’évaluation, qui convoquera une nouvelle réunion pour résoudre le point de désaccord. – L’ordre du jour de la réunion sera déterminé par la méthode d’évaluation indiquée dans les documents d’invitation et coordonné par le président. – Les décisions du comité d’évaluation seront prises à l’unanimité, sauf lorsque des notes individuelles sont requises pour respecter la méthode d’évaluation. – Lorsque le comité d’évaluation ne parvient pas à une décision unanime, les conclusions et recommandations de la majorité seront indiquées dans le rapport d’évaluation. – Lorsque le comité d’évaluation n’est pas en mesure de parvenir à un accord sur une partie de l’évaluation et que le désaccord est significatif et susceptible d’affecter les résultats d’une évaluation, le comité devra consulter l’autorité chargée de l’approbation. passation desdu marchés A:FIDA VueetManuel d’ensemble du cycle projet Module L1: ComitésModule d’évaluation règlesde générales d’évaluation 125 Module L2: Procédures générales d’évaluation concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants Objet du module Le présent module contient des orientations générales sur l’évaluation des offres concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. Il doit être lu parallèlement au module pertinent à la méthode particulière d’évaluation à utiliser. Il s’agira de l’un des trois modules ci-après: – Module L3: évaluation des offres concernant les biens; – Module L4: évaluation des offres concernant les travaux; ou – Module L5: évaluation des offres concernant les services autres que les services de consultants. L’évaluation a pour but d’évaluer et de comparer de manière objective toutes les soumissions reçues, sur la base d’une méthode et de critères préétablis, afin de déterminer le soumissionnaire auquel devrait être attribué un marché. Une évaluation réalisée dans de bonnes conditions devra faire en sorte que: – la concurrence soit loyale et que tous les soumissionnaires aient une égale possibilité de remporter des marchés financés par le gouvernement; – les biens, les travaux et les services achetés dans le cadre du marché soient de qualité satisfaisante; et – l’entité acheteuse optimise au mieux ses ressources. Les évaluations seront différentes selon qu’elles concernent des biens, des travaux ou des services autres que les services de consultants, mais la méthode d’évaluation comportera toujours un certain nombre d’étapes: – un examen préliminaire, pour éliminer les soumissions ne répondant pas aux exigences fondamentales du document d’invitation et les soumissionnaires ne remplissant pas les conditions impératives d’admissibilité; – une évaluation technique et commerciale, afin de déterminer si les soumissions répondent pour l’essentiel aux exigences techniques et commerciales du document d’invitation; – une évaluation financière; pour comparer les coûts des soumissions répondant aux besoins, déterminer l’adjudicataire et recommander que le marché lui soit attribué. Un ordinogramme récapitulant cette méthode d’évaluation est joint à la fin du présent module. Champ d’application Les principes généraux énoncés dans ce module s’appliquent à l’évaluation des offres concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. Les aspects techniques des méthodes applicables dans chaque cas sont exposés, respectivement, dans les modules L3, L4 et L5. On notera que lorsque la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures de la Banque mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront. L’évaluation des propositions concernant les services de consultants, au titre de la méthode de demande de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8. 1. Instructions point par point 1.1 Examiner et énumérer les exigences, instructions et critères d’évaluation Le comité d’évaluation devra examiner et énumérer les exigences, instructions et critères d’évaluation énoncés dans le document d’invitation, s’assurer qu’ils sont clairement compris et demander le cas échéant des éclaircissement à la (ou aux) personne(s) responsable(s) de l’établissement du document d’invitation. L’évaluation doit 126 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions s’appuyer sur les critères spécifiés dans le document d’invitation et aucun critère nouveau ou modifié ne doit être introduit. 1.2 Procéder à un examen préliminaire Cet examen a pour objet de déterminer si les soumissions reçues respectent les instructions et les exigences fondamentales du document d’invitation. Il permet aux évaluateurs d’éliminer les soumissions les plus faibles, sans y consacrer le temps et l’effort que demande la conduite d’une évaluation détaillée. Lorsqu’il n’y a pas eu de présélection, l’examen préliminaire peut aussi servir à apprécier si les soumissionnaires répondent aux exigences. Le test d’examen préliminaire est réalisé sur la base d’un système de notation réussite/échec, dans lequel les soumissions qui ne sont pas pour l’essentiel conformes sont rejetées. Les critères à utiliser pour l’examen préliminaire dépendent des exigences et des instructions du document d’invitation, de sorte que l’examen préliminaire doit toujours débuter par une analyse du document d’invitation afin d’établir la liste des exigences à satisfaire. À titre indicatif uniquement, l’examen préliminaire pourra inclure, en règle générale, une vérification par laquelle on s’assurera que: – l’offre a été soumise suivant le format prescrit; – toute éventuelle garantie de soumission a été soumise, sous la forme et du montant requis et valable pendant au moins la période requise; – l’offre a été soumise sans réserves ou dérogations matérielles par rapport aux conditions du dossier d’appel d’offres; – l’offre a été correctement signée et autorisée; – le nombre prescrit d’exemplaires de l’offre a été soumis; – l’offre est valable pendant au moins la période requise; – tous les documents et informations essentiels ont été soumis; – les éventuels échantillons demandés ont été soumis; – l’offre répond à toute autre besoin essentiel du document d’invitation; et – aucune altération ou modification n’a été apportée au dossier d’appel d’offres, à l’exception de celles requises dans le cadre des besoins de l’offre. On éliminera les offres qui ne répondent pas à toutes ces exigences. 1.3 Estimer la prise en compte des besoins Dans le cadre de l’évaluation des soumissions, les évaluateurs ont pour mission de décider si la soumission “répond aux attentes”60 (c’est-à-dire qu’elle répond aux besoins de l’entité acheteuse) ou si elle “ne répond pas aux attentes” (c’est-àdire qu’elle ne répond pas aux besoins de l’entité acheteuse). En pratique, peu d’offres sont parfaites et le test clé consistera donc à déterminer si une offre “répond pour l’essentiel” aux besoins. Une offre “répondant pour l’essentiel” aux besoins est définie comme une offre conforme à toutes les instructions, exigences et conditions du document d’invitation, sans dérogations, réserves ou omissions matérielles. Autrement dit, les erreurs ou problèmes d’importance mineure (ou “non matériels”) peuvent être acceptés par les évaluateurs ou corrigés par le soumissionnaire, alors que les offres comportant des erreurs ou des problèmes d’importance majeure (ou “matériels”) doivent être rejetés. En règle générale, une dérogation, réserve ou omission matérielle: – affecterait de manière non négligeable l’ampleur, la qualité ou la performance des biens, travaux ou services; ou – limiterait de manière non négligeable les droits de l’entité acheteuse ou les obligations des soumissionnaires au titre du marché; ou – affecterait injustement la position concurrentielle d’autres soumissionnaires s’il n’y était pas remédié. C’est aux évaluateurs qu’il appartient de déterminer si une dérogation est ou non “matérielle” et cette décision doit être fondée uniquement sur le contenu même de l’offre. Des informations complémentaires ou une connaissance antérieure d’un produit ou d’un soumissionnaire ne doivent pas être prises en compte. La définition de la nature d’une dérogation – matérielle ou non matérielle – variera selon les différentes procédures d’appel d’offres, en fonction des besoins particuliers de chacune. Toutefois, les décisions quant à ce qui constitue une dérogation matérielle ou non matérielle doivent être appliquées de manière cohérente à toutes les offres faisant partie du même processus d’évaluation. Lorsqu’ils devront décider si une dérogation est ou non matérielle, les évaluateurs prendront en compte l’impact sur les facteurs essentiels comme le coût, le risque, le temps et la qualité du marché. À titre indicatif uniquement, on placera sans doute dans la catégorie des dérogations, réserves ou omissions matérielles: – les calendriers inacceptables de livraison ou d’achèvement; – les détails techniques inacceptables, concernant par exemple la conception, les matériaux, la qualité d’exécution, les spécifications, normes ou méthodes; et – les contre-propositions inacceptables sur les conditions essentielles du marché, concernant par exemple les modalités de paiement, les révisions de prix, les pénalités, la sous-traitance ou la garantie. 60 Les modes d’évaluation de la prise en compte des besoins présenteront des différences considérables selon que les évaluations concernent les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. On trouvera par conséquent des indications complémentaires sur l’évaluation technique dans les modules L3, L4 et L5 respectivement. FIDA passation des marchés Module L2: Procédures générales d’évaluation concernant les biens, les travaux et lesModule servicesA:autres que lesde services ded’évaluation consultants VueetManuel d’ensemble du cycle du projet Module L1: Comités d’évaluation règles générales 127 À titre indicatif uniquement, on placera sans doute dans la catégorie des dérogations, réserves ou omissions non matérielles: – les différences minimes dans les calendriers de livraison ou d’achèvement, lorsque le temps n’est pas un facteur décisif; – l’omission d’articles d’importance mineure; – les erreurs arithmétiques; – d’autres détails techniques, concernant par exemple la conception, les matériaux, la qualité d’exécution, les spécifications, normes ou méthodes, qui répondent pour l’essentiel aux besoins et sont jugés acceptables par l’entité acheteuse; et – des modifications d’importance mineure aux conditions du marché jugées acceptables par l’entité acheteuse. Lorsque les évaluateurs estiment qu’une offre répond pour l’essentiel aux besoins, ils peuvent renoncer à prendre en compte un défaut de conformité, une erreur ou une omission contenus dans cette offre, ou y apporter un éclaircissement ou une correction – on trouvera plus bas des précisions complémentaires. 1.4 Entreprendre une évaluation technique et commerciale Elle concernera uniquement les offres ayant “réussi” au test de réponse aux attentes. L’évaluation technique proprement dite est habituellement du type réussite/échec; seules les offres qui répondent entièrement, ou pour l’essentiel, aux besoins énoncés dans le document d’invitation sont retenues en vue de l’évaluation financière ultérieure. Les offres qui ne répondent pas aux besoins sont éliminées de l’évaluation. On trouvera dans les modules L3, L4 et L5 des précisions complémentaires sur les aspects spécifiques de l’évaluation des biens, des travaux et des services autres que les services de consultants. Dans le cadre de l’évaluation commerciale, on détermine si l’offre est totalement ou essentiellement conforme à toutes les conditions et exigences du document d’invitation. Les critères dépendront par conséquent du document d’invitation, mais ils pourraient inclure: – l’acceptation des conditions essentielles du marché, comme le paiement, la garantie et les pénalités en cas de retard; – le calendrier de livraison des biens dans les délais spécifiés; – le calendrier d’achèvement des services secondaires dans les délais spécifiés, lorsqu’une installation et une mise en service ou une formation de l’utilisateur sont nécessaires; 128 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions – la disponibilité de pièces de rechange et d’articles consommables; – les arrangements de service, comme le besoin d’un agent local. Comme pour ce qui concerne l’évaluation technique, la norme commerciale doit être fixée par les conditions du document d’invitation et l’évaluation des offres doit servir à déterminer si elles répondent ou non aux besoins définis par cette norme. Aucun avantage supplémentaire ne sera accordé aux offres dépassant la norme requise, sauf lorsque cela se fait par l’application d’autres critères que le prix – voir les modules L3 et L4). 1.5 Corriger les offres ou demander des éclaircissements aux soumissionnaires suivant les besoins Lorsque l’information contenue dans une soumission n’est pas claire, le comité peut demander des éclaircissements au soumissionnaire. Les éclaircissements ne peuvent pas être utilisés pour modifier le prix de l’offre (sauf en cas d’erreurs arithmétiques), pour corriger des dérogations matérielles ou pour apporter d’autres changements significatifs à un aspect quelconque de l’offre. Les demandes d’éclaircissement doivent être adressées au soumissionnaire par écrit; la demande doit indiquer qu’une réponse écrite est requise avant une date donnée. Elle doit aussi signaler au soumissionnaire que l’absence de réponse de sa part peut entraîner un rejet de sa soumission. Lorsqu’une offre comporte des dérogations, erreurs ou omissions non matérielles, l’évaluateur peut choisir de les accepter ou de les corriger. Afin que l’évaluation traite tous les soumissionnaires de manière impartiale, le défaut de conformité doit être valorisé et exprimé en termes monétaires, dans la mesure du possible. Ce montant doit ensuite être ajouté au prix de l’offre, uniquement aux fins de l’évaluation financière pour refléter le prix ou le coût de l’article manquant ou non conforme. Ainsi, lorsqu’une offre n’inclut pas le prix d’une pièce de rechange ou d’un article consommable, le prix de l’article manquant devra être ajouté au prix de l’offre, en utilisant le prix le plus élevé cité pour le même article dans les autres soumissions. À titre d’autre exemple, si une soumission propose une date de livraison légèrement plus tardive que la date requise par le document d’invitation et que ce retard est jugé acceptable par l’entité acheteuse, le retard de livraison pourrait être valorisé et exprimé en termes monétaires, sur la base des pénalités monétaires prévues en cas de retard, mentionnées dans le projet de marché. 1.6 Réaliser une évaluation financière Seules les offres ayant surmonté le stade l’évaluation technique font ensuite l’objet d’une évaluation financière qui déterminera l’offre la moins disante. À moins que les instructions contenues dans le document d’invitation n’en disposent autrement, la procédure de détermination du prix évalué de chaque offre est habituellement la suivante: – partir du prix total de l’offre lu publiquement à l’ouverture des plis, à l’inclusion ou à l’exclusion de coûts particuliers, suivant les indications du document d’invitation (le document d’invitation peut, par exemple, donner des instructions particulières sur l’inclusion de tous les droits et taxes dans le prix de l’offre, ou sur la déduction de sommes provisionnelles et de dépenses imprévues, mais l’inclusion de tarifs du travail à la journée fixés à des prix concurrentiels dans les offres relatives à des travaux); – corriger les éventuelles erreurs arithmétiques. La procédure à suivre pour la correction des erreurs arithmétiques est normalement mentionnée dans les documents d’invitation, et c’est cette procédure qui doit être utilisée. Lorsqu’aucune procédure spécifique n’est indiquée dans le document d’invitation et que l’on constate que le prix total cité diffère du prix total obtenu en multipliant le prix unitaire par la quantité, on retiendra comme valable le prix unitaire et on corrigera le prix total en conséquence. Les soumissionnaires devront être informés de toute correction arithmétique effectuée; ils seront invités à faire part de leur accord par écrit; – appliquer les éventuels rabais inconditionnels offerts par les soumissionnaires. Les soumissionnaires peuvent être autorisés à proposer des rabais sur les prix de leurs offres. Les rabais – ou toute autre modification des prix –, ne sont pas autorisés après la date de clôture des soumissions et seuls les rabais inconditionnels devront être pris en compte dans le prix évalué des soumissions. Les rabais conditionnels – par exemple les rabais offerts pour un paiement rapide par l’entité acheteuse – ne doivent pas être pris en compte dans l’évaluation financière: ils doivent être inclus, en tant que condition contractuelle, si la soumission est acceptée. Si le document d’invitation le prévoit, les soumissionnaires peuvent être autorisés à offrir des rabais conditionnels (ou croisés), c’est-à-dire des rabais conditionnés par l’attribution simultanée de marchés pour plus d’un lot. Les rabais conditionnels devraient toutefois être exclus de l’évaluation financière principale. Au terme de l’évaluation financière et après la détermination de la ou des soumission(s) gagnante(s), une nouvelle comparaison financière devra être effectuée pour la prise en compte des éventuels rabais conditionnels. Cette comparaison devra déterminer l’utilisation optimale des ressources pour l’entité acheteuse, c’est-à-dire la combinaison d’attributions de marchés offrant le coût total le moins élevé; – convertir toutes les offres de manière à ce qu’elles soient exprimées dans la même monnaie d’évaluation aux fins de la comparaison, en utilisant la monnaie ainsi que la source et la date du taux de change spécifié dans le document d’invitation; – appliquer une éventuelle marge de préférence; et – déterminer le prix total évalué de chaque soumission. 1.7 Classer les soumissions Cette opération a pour objet de déterminer l’offre la moins disante. 1.8 Procéder à une post-sélection Le cas échéant, procéder à une post-sélection du soumissionnaire le moins disant – voir le Module L10. 1.9 Préparer un rapport d’évaluation Ce rapport sera soumis à l’organisme d’approbation. Le Module L1 contient des précisions sur la teneur d’un rapport d’évaluation. FIDA passation des marchés Module L2: Procédures générales d’évaluation concernant les biens, les travaux et lesModule servicesA:autres que lesde services ded’évaluation consultants VueetManuel d’ensemble du cycle du projet Module L1: Comités d’évaluation règles générales 129 Procédure d’évaluation des offres concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants Ouverture des plis Examen préliminaire RÉPONDANT AUX BESOINS Clarifier (par écrit) PAS CLAIR Confirmer les corrections (par écrit) ERREURS ARITHMÉTIQUES Évaluation technique et commerciale Répondant pour l'essentiel aux besoins Évaluation financière Meilleur prix évalué Rapport d'évaluation y compris la recommandation d'attribution du marché 130 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions Ouverture des plis: l'évaluation porte sur les offres énumérées dans le compte-rendu d'ouverture des plis, reçues en temps utile, ouvertes et lues. Les soumissions tardives ne sont pas incluses. Examen préliminaire a pour objet d'éliminer les offres ne répondant pas aux besoins. Les critères généralement retenus portent sur: - l'inclusion de tous les documents requis sous un format correct - l'autorisation correcte de l'offre - une garantie de soumission acceptable - une durée suffisante de validité de l'offre - le nombre exact d'exemplaires requis - l'inclusion des documents et besoins essentiels NE RÉPONDANT PAS AUX BESOINS Rejeter Évaluation technique et commerciale: elle porte sur le respect des exigences techniques et commerciales du document d'invitation, et par exemple: - l'acceptation des conditions clés du marché - l'absence de dérogations matérielles - la conformité technique au calendrier des besoins - une date de livraison/d'achèvement acceptable - la compréhension de la mission - la dotation en personnel et une supervision/gestion adéquates NE RÉPONDANT PAS AUX BESOINS Rejeter Évaluation financière pour - corriger les erreurs arithmétiques - évaluer les dérogations non matérielles - ajuster pour tenir compte des défauts de conformité non matériels - ajuster pour tenir compte d'éventuels critères d'évaluation supplémentaires - convertir en une monnaie commune (sur la base du taux de change indiqué dans le document d'invitation) - appliquer la marge de préférence éventuelle indiquée - comparer les coûts totaux - classer les prix en attribuant le n° 1 au prix le plus bas AUTRES Rejeter Recommandation: recommandation d'attribution du marché à la soumission offrant le meilleur prix évalué, répondant pour l'essentiel aux besoins, sous réserve de l'éventuelle post-sélection requise. La recommandation est soumise dans le rapport d'évaluation. Module L3: Évaluations spécifiques concernant les biens Objet du module On a présenté, dans le Module L2, les composantes de l’évaluation concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants réparties en trois étapes: – un examen préliminaire; – une évaluation technique et commerciale détaillée; – une évaluation financière. Le présent module propose des indications pratiques complémentaires à prendre en considération dans l’évaluation concernant les biens. Il doit être lu parallèlement au Module L1 (comités d’évaluation et règles générales d’évaluation) et au Module L2 (Procédures générales d’évaluation concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants). L’offre obtenant la meilleure évaluation sera l’offre la moins disante et répondant pour l’essentiel aux besoins énoncés dans le document d’invitation. Champ d’application Le présent module s’applique uniquement aux évaluations concernant les biens. Lorsque les évaluations utilisent un système national, ces dispositions devront être respectées. On notera que lorsque la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures de la Banque mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront, au lieu de ce module et des procédures nationales. Les évaluations des offres concernant les travaux et les services autres que les services de consultants font l’objet des modules L4 et L5 respectivement. L’évaluation des propositions concernant les services de consultants, suivant la méthode de demande de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8. 1. Évaluation par rapport à la spécification L’évaluation technique concernant les biens est conduite par rapport à la spécification contenue dans le document d’invitation. Cette spécification décrit une norme ou un besoin minimaux, auxquels les offres doivent répondre. Les offres qui n’atteignent pas cette norme sont considérées comme ne répondant pas aux besoins. Les offres égales ou supérieures à la norme répondent aux besoins. L’évaluation est réalisée sur la base d’un système de notation réussite/échec, de sorte qu’aucun crédit ou avantage supplémentaire ne sera accordé aux offres dépassant la norme requise, sauf lorsque cela se fait par l’application d’autres critères que le prix (voir ci-dessous). Les offres répondant pour l’essentiel aux besoins peuvent être considérées comme ayant surmonté l’évaluation technique. Prenons l’exemple d’un document d’invitation spécifiant, pour une photocopieuse, une vitesse de 25 pages par minute: – l’offre A propose une vitesse de copie de 15 pages par minute et ne répond donc pas au besoin; – l’offre B propose une vitesse de copie de 24 pages par minute et pourrait donc répondre pour l’essentiel au besoin, si les évaluateurs en décident ainsi; – l’offre C propose une vitesse de copie de 25 pages par minute et répond donc au besoin; – l’offre D propose une vitesse de copie de 33 pages par minute et répond donc au besoin, mais elle ne bénéficierait d’aucun avantage supplémentaire dans l’évaluation par rapport à l’offre proposant 25 pages par minute. Examinons quelle serait la différence si la spécification prévoyait une vitesse minimale de 25 pages par minute: – l’offre A ne répondrait toujours pas au besoin; – l’offre B sera aussi considérée à 100% comme ne répondant pas au besoin, puisqu’elle n’atteint pas la norme minimale standard; – les offres C et D répondent toujours au besoin. passation desdu marchés A:FIDA Vue d’ensemble du cycle projet Module L3: Module Évaluations spécifiques concernant les biens Module L1: Comités d’évaluation etManuel règlesde générales d’évaluation 131 Un troisième scénario est possible, dans lequel la spécification prévoit une vitesse de 20 à 25 pages par minute: – l’offre A ne répondrait toujours pas au besoin; – l’offre B deviendra aussi considérée comme répondant à 100% au besoin, puisqu’elle se situe dans la fourchette requise; – les offres C et D répondent toujours au besoin. Il est par conséquent important, lors de l’évaluation technique, que tous les aspects de la spécification technique soient pris en considération et qu’un avis technique soit sollicité, le cas échéant. En particulier, un avis technique et un avis de l’utilisateur final sur le but précis et l’utilisation des biens seront nécessaires pour déterminer si les dérogations par rapport à la spécification sont matérielles ou non matérielles. Ainsi: – ne pas offrir un moteur de la taille spécifiée serait à peu près certainement une dérogation matérielle dans l’évaluation d’un véhicule; – ne pas offrir la couleur spécifiée d’un véhicule pourrait constituer une dérogation non matérielle si le véhicule est destiné à un usage général, mais pourrait être une dérogation matérielle si le véhicule est destiné à être utilisé par la police ou l’armée et qu’il doit avoir une couleur ou des marques particulières à des fins d’identification ou de camouflage. 132 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions 2 Application de critères autres que le prix En matière de biens, la soumission gagnante est normalement l’offre la moins disante répondant aux besoins techniques et commerciaux de l’entité acheteuse, telle qu’elle a été déterminée par l’évaluation technique. Les entités acheteuses sont toutefois habilitées à appliquer d’autres critères que les prix, pour autant que cela soit spécifié dans le document d’invitation. Il convient d’attribuer un poids relatif aux critères autres que le prix, ou de les exprimer en termes monétaires à chaque fois que cela est possible. On peut citer, comme exemples de critères autres que le prix: – une pénalité pour les retards de livraison et/ ou une prime pour une livraison anticipée, sur la base du calendrier de livraison énoncé dans le document d’invitation. Les pénalités et les primes pourraient être exprimées en termes monétaires, en augmentant ou en réduisant le prix évalué d’un montant spécifié par jour ou par semaine d’avance ou de retard dans la livraison. Le montant pourrait être calculé en utilisant les taux de pénalités normalement appliqués pour les retards de livraisons; – une pénalité pour les conditions de paiement, exigeant un paiement avant la date spécifiée dans le document d’invitation. La pénalité pourrait être exprimée en termes monétaires, en calculant l’intérêt qu’aurait rapporté l’argent, sur la base d’un taux d’intérêt défini; – l’inclusion du coût estimatif des pièces de rechange et/ou des articles consommables pour une période de fonctionnement spécifiée. Cela pourrait être exprimé en termes monétaires, en demandant aux soumissionnaires de communiquer les prix d’une liste spécifiée d’articles, qui serait ajouté au prix évalué de l’offre; – l’inclusion des dépenses de fonctionnement et de maintenance de l’équipement pendant sa durée de vie prévue; – une pénalité ou une prime pour la productivité ou la performance d’un équipement au-dessous ou au-dessus d’un niveau spécifié. Module L4: Évaluations spécifiques concernant les travaux Objet du module On a présenté, dans le Module L2, les composantes de l’évaluation concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants réparties en trois étapes: – un examen préliminaire; – une évaluation technique et commerciale détaillée; – une évaluation financière. Le présent module propose des indications pratiques complémentaires à prendre en considération dans l’évaluation concernant les travaux. Il doit être lu parallèlement au Module L1 (comités d’évaluations et règles générales d’évaluation) et au Module L2 (Procédures générales d’évaluation concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants). L’offre obtenant la meilleure évaluation sera l’offre la moins disante et répondant pour l’essentiel aux besoins énoncés dans le document d’invitation. Champ d’application Le présent module s’applique uniquement aux évaluations concernant les travaux. Lorsque les évaluations utilisent un système national, ces dispositions devront être respectées. On notera que lorsque la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures de la Banque mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront, au lieu de ce module et des procédures nationales. Les évaluations des offres concernant les biens et les services autres que les services de consultants font l’objet des modules L3 et L5 respectivement. L’évaluation des propositions concernant les services de consultants, suivant la méthode de demande de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8. 1. Évaluation par rapport à la spécification La méthode appliquée pour l’évaluation concernant les travaux a pour objet de déterminer l’offre obtenant la meilleure évaluation et répondant aux besoins énoncés dans le document d’invitation. Elle garantit que l’entité acheteuse fasse l’acquisition uniquement de travaux répondant aux normes requises et qu’elle ne paie pas plus que nécessaire pour l’exécution de ces travaux. L’évaluation technique consiste à déterminer si la soumission est conforme – ou conforme pour l’essentiel – à toutes les modalités, conditions et besoins du document d’invitation. Les critères dépendront par conséquent du document d’invitation et pourraient inclure: – l’acceptation de conditions contractuelles essentielles, portant sur le paiement, la révision de prix, la garantie, l’assurance, les pénalités, le règlement des différends, la responsabilité et la garantie de bonne exécution, ou l’inclusion uniquement de dérogations de moindre importance lorsqu’elles sont jugées acceptables par l’entité acheteuse et valorisables dans le cadre de l’évaluation; – un calendrier d’achèvement des travaux rempli dans les délais spécifiés et/ou le respect des grandes étapes du programme de construction; – l’équipement, le matériel, la qualité d’exécution et la conception des normes ou codes spécifiés dans le document d’invitation ou un document équivalent; – l’utilisation des méthodes de construction spécifiées dans le document d’invitation ou d’autres solutions acceptables; – l’adéquation du personnel clé de l’entrepreneur, en prenant en compte ses qualifications et son expérience; – une soumission basée sur la conception spécifiée dans le document d’invitation ou une autre conception acceptable, lorsque les solutions de rechange sont autorisées par le document d’invitation; – la conformité avec la réglementation en vigueur, comme les dispositions concernant la maind’œuvre; et/ou – une sous-traitance conforme aux montants et à la manière autorisée par le document d’invitation et des sous-traitants qui répondent aux besoins spécifiés dans le document d’invitation. passation des marchés Module A:FIDA VueetManuel d’ensemble du cycle projet L4: Évaluations spécifiques concernant lesdu travaux ModuleModule L1: Comités d’évaluation règlesde générales d’évaluation 133 La norme en matière de “réponse aux besoins” doit être définie par les modalités, conditions et besoins énoncés dans le document d’invitation et les soumissions doivent être considérées comme “répondant aux besoins” ou “ne répondant pas aux besoins” par rapport à cette norme. Les soumissions répondant pour l’essentiel aux besoins peuvent être acceptées, mais les dérogations, erreurs ou omissions d’importance mineure devront être valorisées et prises en compte dans l’évaluation financière. Aucun avantage supplémentaire ne sera accordé aux offres dépassant la norme requise, sauf lorsque cela se fait par l’application d’autres critères que le prix – voir ci-dessous. L’évaluation technique des soumissions concernant des travaux exigera une contribution technique de la part de personnel qualifié dans le domaine pertinent et de personnel représentant l’utilisateur final. 134 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions 2. Application de critères autres que le prix En matière de travaux, la soumission gagnante est normalement l’offre la moins disante répondant aux besoins techniques et commerciaux de l’entité acheteuse, telle qu’elle a été déterminée par l’évaluation technique. Les entités acheteuses sont toutefois habilitées à appliquer d’autres critères que le prix, pour autant que cela soit spécifié dans le document d’invitation. Il convient d’attribuer un poids relatif aux critères autres que le prix, ou de les exprimer en termes monétaires à chaque fois que cela est possible. On peut citer, comme exemples de critères autres que le prix: – une pénalité pour les retards d’achèvement et/ ou une prime pour un achèvement anticipé, sur la base du calendrier d’achèvement énoncé dans le document d’invitation. Les pénalités et les primes pourraient être exprimées en termes monétaires, en augmentant ou en réduisant le prix évalué d’un montant spécifié par jour ou par semaine d’avance ou de retard dans la livraison. Le montant pourrait être calculé en utilisant les taux de pénalité normalement appliqués pour les retards de livraisons; – une pénalité pour les conditions de paiement, exigeant le paiement de tout montant avant la date spécifiée dans le document d’invitation. La pénalité pourrait être exprimée en termes monétaires, en calculant l’intérêt qu’aurait rapporté l’argent, sur la base d’un taux d’intérêt défini. Module L5: Évaluations spécifiques concernant les services autres que les services de consultants Objet du module On a présenté, dans le Module L2, les composantes de l’évaluation concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants réparties en trois étapes: – un examen préliminaire; – une évaluation technique et commerciale détaillée; – une évaluation financière. Le présent module propose quelques indications à prendre en considération dans l’évaluation concernant les services autres que les services de consultants. Il doit être lu parallèlement au Module L1 (comités d’évaluations et règles générales d’évaluation) et au Module L2 (Procédures générales d’évaluation concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants). L’offre obtenant la meilleure évaluation sera l’offre la moins disante et répondant pour l’essentiel aux besoins énoncés dans le document d’invitation. Champ d’application Le présent module s’applique uniquement aux évaluations concernant les services autres que les services de consultants. Les évaluations des offres concernant les biens et les travaux font l’objet des modules L3 et L4 respectivement. L’évaluation des propositions concernant les services de consultants, au titre de la méthode de demande de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8. 1. Évaluation technique et commerciale détaillée La méthode appliquée pour l’évaluation concernant les services autres que les services de consultants a pour objet de déterminer l’offre la moins disante et répondant aux besoins énoncés dans le document d’invitation. Elle garantit que l’entité acheteuse fasse l’acquisition uniquement de services répondant aux normes requises et qu’elle ne paie pas plus que nécessaire pour la prestation de ces services. L’évaluation technique consiste à déterminer si la soumission est conforme, ou conforme pour l’essentiel, à toutes les modalités, conditions et besoins du document d’invitation et répond de manière adéquate au mandat. Les critères dépendront par conséquent du document d’invitation et pourraient inclure: – l’acceptation de conditions contractuelles essentielles, portant sur le paiement, l’assurance, le règlement des différends et la responsabilité ou l’inclusion uniquement de dérogations de moindre importance lorsqu’elles sont jugées acceptables par l’entité acheteuse et valorisables dans le cadre de l’évaluation; – l’adéquation du personnel clé de l’entrepreneur, en prenant en compte ses qualifications et son expérience; – l’équipement, le matériel et la qualité d’exécution des normes spécifiées dans le document d’invitation ou un document équivalent; – la méthode acceptable pour la prestation des services; – la conformité avec la réglementation en vigueur, comme les dispositions concernant la maind’œuvre; et/ou – la sous-traitance qui ne dépasse pas les montants et qui soit conforme à la manière autorisés par le document d’invitation et les sous-traitants qui répondent aux besoins spécifiés dans le document d’invitation. La norme en matière de “réponse aux besoins” doit être définie par les modalités, conditions, besoins et mandat énoncés dans le document d’invitation et les soumissions doivent être considérées comme “répondant aux besoins” ou “ne répondant pas aux besoins” par rapport à cette norme. Les soumissions répondant pour l’essentiel aux besoins peuvent être acceptées, mais les dérogations, erreurs ou omissions d’importance mineure devront être valorisées et prises en compte dans l’évaluation financière. Aucun avantage supplémentaire ne sera accordé aux offres dépassant la norme requise, sauf lorsque cela se fait par l’application d’autres critères que le prix. Manuel de passation desdu marchés Module A:FIDA Vueet d’ensemble du cycle projet Module L5: Évaluations spécifiques concernant les services autres que les services ded’évaluation consultants Module L1: Comités d’évaluation règles générales 135 Module L6: Procédures générales d’évaluation concernant les services de consultants Objet du module Les procédures exactes d’évaluation concernant les services de consultants varient en fonction des différentes méthodes de sélection (voir le Module H3), mais elles comportent toutes les trois étapes suivantes: – un examen préliminaire, pour éliminer les soumissions ne répondant pas aux exigences fondamentales du document d’invitation et les consultants ne remplissant pas les conditions impératives de qualification; – une évaluation technique pour estimer, à partir d’un système de notation basé sur des points de mérite, la qualité technique des soumissions par rapport aux critères d’évaluation, pour établir la note technique de chaque proposition technique et pour déterminer lesquelles, parmi les propositions, ont obtenu la note technique minimale pour passer au stade suivant de l’ouverture des propositions financières et de leur évaluation; – une évaluation et une comparaison financières, pour déterminer la proposition ayant obtenu la meilleure évaluation sur la base des procédures de sélection spécifiques et la proposition gagnante qu’il conviendrait de recommander comme adjudicataire du marché. Ce module présente les procédures générales à suivre pour évaluer les offres relatives aux services de consultants. On trouvera ci-après deux modules parallèles, mettant l’accent sur les deux méthodes d’évaluation les plus courantes et qu’il conviendra de lire en liaison avec le présent module, à savoir: – le Module L7 sur la sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC); – le Module L8 sur la sélection au moindre coût (SMC). Le Module L1 présente par ailleurs une description de la méthode de sélection d’un comité d’évaluation et des règles générales applicables en matière d’évaluation. Champ d’application Les principes généraux contenus dans ce module s’appliquent à toutes les évaluations réalisées suivant la méthode de la demande de propositions (DP). 1. Introduction 2. Instructions point par point Les évaluations concernant les services de consultants ont pour but d’évaluer et de comparer de manière objective toutes les soumissions reçues, sur la base d’une méthode et de critères préétablis, afin de déterminer le consultant adjudicataire du marché. Une évaluation relative aux services de consultants réalisée dans de bonnes conditions devra faire en sorte que: – la concurrence soit loyale et que tous les consultants aient une égale possibilité de remporter des marchés financés par le gouvernement; – le consultant choisi dispose du personnel et de l’expérience appropriés pour la prestation réussie des services; et – les services de consultants achetés dans le cadre du marché offrent à l’entité acheteuse un juste équilibre entre le coût et la qualité, en fonction des objectifs et des circonstances du besoin à satisfaire. On lira cette section parallèlement aux instructions point par point détaillées des modules L7 ou L8, selon le cas. 136 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions 2.1 Examiner les besoins Le comité d’évaluation devra examiner la liste des besoins, instructions, mandat et critères d’évaluation spécifiés dans le document de DP et le nombre maximum de points alloués à chaque critère. Il faudra s’assurer que ces éléments sont clairement compris et demander si nécessaire des éclaircissements à la personne responsable de la rédaction du document de DP. L’évaluation doit appliquer les critères et les notes spécifiés dans le document de DP et aucun critère nouveau ou différent ne peut être introduit. Le comité d’évaluation devra aussi examiner la méthode spécifiée dans le document de DP et s’assurer qu’elle est comprise. 2.2 Procéder à un examen préliminaire L’examen préliminaire a pour objet de déterminer si les propositions reçues sont conformes aux instructions et exigences fondamentales du document de DP. Il permet aux évaluateurs d’éliminer les soumissions les plus faibles, sans y consacrer le temps et l’effort que demande la conduite d’une évaluation basée sur les points de mérite. L’examen préliminaire peut aussi servir à apprécier si les consultants répondent aux exigences en matière d’admissibilité. Le test d’examen préliminaire est réalisé sur la base d’un système de notation réussite/échec, dans lequel les propositions qui ne sont pas pour l’essentiel conformes sont rejetées. Les critères à utiliser pour l’examen préliminaire dépendent des exigences et des instructions du document de DP, de sorte que l’examen préliminaire doit toujours débuter par une analyse de ce document afin d’établir la liste des exigences à satisfaire. À titre indicatif uniquement, l’examen préliminaire pourra inclure, en règle générale, une vérification par laquelle on s’assurera que: – la proposition a été soumise suivant le format prescrit (incluant tous les formulaires et documents requis, et en particulier le formulaire de soumission de la proposition); – la proposition a été soumise sans réserves ou dérogations matérielles par rapport aux conditions du document de DP; – la proposition a été correctement signée et autorisée (y compris l’éventuelle procuration requise par le document de DP); – l’original et le nombre prescrit d’exemplaires ont été soumis; – une proposition financière distincte cachetée a été soumise et que la proposition technique ne comporte aucun détail d’ordre financier; – la proposition est valable pendant au moins la période requise; – des curriculum vitae signés des consultants proposés ont été soumis; – toute documentation supplémentaire demandée dans le document de DP a été soumise. On éliminera les offres qui ne surmontent pas l’examen préliminaire. 2.3 Procéder à une évaluation technique détaillée On ne soumettra à une évaluation détaillée que les propositions dont on a estimé au cours de l’examen préliminaire qu’elles répondent pour l’essentiel aux besoins. Les critères effectifs d’évaluation, ainsi que le nombre maximum de points pour chaque critère, sont déterminés et décrits dans le document de DP. Lorsqu’une évaluation technique détaillée utilise un système basé sur des points de mérite, la procédure suivante sera appliquée: (i) le comité d’évaluation examinera collectivement les critères et les éventuels critères secondaires pour s’assurer que tous les membres comprennent de la même façon les critères et leur importance relative. Il s’agira en particulier: – de convenir du système de notation à utiliser pour l’évaluation technique, – de convenir des notes à utiliser dans le système de notation, – de décider des définitions des notes. Les modules L7 et L8 contiennent des précisions spécifiques sur ces aspects; (ii) le comité d’évaluation préparera les feuilles de notation et les tableaux qui seront utilisés au cours de l’évaluation pour garantir l’uniformité de l’information et des données de notation; (iii) chacun des membres du comité d’évaluation procédera à une évaluation de manière indépendante, en examinant chaque soumission et en attribuant des notes pour chacune au regard de chaque critère; l’évaluateur inscrira ses notes et signera sa feuille de notation; (iv) le président du comité d’évaluation convoquera une réunion ayant pour objet la collecte, le collationnement et la comparaison des notes. Les notes individuelles ne pourront pas être recueillies par le président ou par tout autre membre de l’équipe en dehors d’une réunion du comité d’évaluation; (v) les notes attribuées par chaque évaluateur seront regroupées au cours de la réunion afin d’établir une feuille de notation pour chaque soumission et la note moyenne sera ensuite calculée pour chaque soumission; (vi) le comité d’évaluation procédera collectivement à une comparaison des notes de chaque évaluateur, pour chaque soumission, afin de s’assurer qu’il y a eu une cohérence dans l’approche de l’évaluation et une compréhension commune des critères de chaque soumission par tous les membres du comité d’évaluation; de passation desdu marchés Module A:FIDA VueetManuel d’ensemble du cycle projet Module L6: Procédures générales d’évaluation concernant les services ded’évaluation consultants Module L1: Comités d’évaluation règles générales 137 (vii) le comité d’évaluation prendra note de tout écart significatif par rapport à la note moyenne ou des manques de cohérence dans la notation; ces aspects seront examinés et chaque évaluateur expliquera et justifiera ses notes, le cas échéant; (viii) lorsque le comité d’évaluation convient qu’il y a eu un manque de cohérence dans l’approche, ou lorsque les débats font apparaître un manque de compréhension d’un critère ou d’une soumission, un ou plusieurs des évaluateurs pourront être autorisés à réviser leurs notes individuelles; (ix) aucun évaluateur ne sera contraint de réviser ses notes. Le comité d’évaluation décidera quel membre du comité d’évaluation sera autorisé à réviser ses notes et quels soumissions ou critères pourront faire l’objet d’une telle révision. Une révision ne sera autorisée que dans la mesure où elle sera nécessaire pour corriger un éventuel manque de cohérence de l’approche ou une véritable erreur de compréhension d’un critère ou d’une soumission; seule sera autorisée une révision spécifiquement approuvée par le comité d’évaluation. En cas de révision d’une note, la feuille de notes originale sera conservée dans le dossier de l’évaluation et la note révisée sera enregistrée sur une nouvelle feuille de notation. La révision d’une note devra intervenir le plus tôt possible après la réunion originale et une nouvelle réunion sera convoquée; en attendant cette convocation d’une nouvelle réunion, le président du comité d’évaluation conservera en lieu sûr tous les exemplaires des feuilles de notations individuelles et regroupées. Une fois finalisées les notations individuelles, le calcul de la note technique finale pour chaque soumission et tous les autres aspects de l’évaluation seront réalisés collectivement par le comité d’évaluation. Le total des notes moyennes pour chaque proposition est ensuite comparé à la note minimale de qualification indiquée dans le document de DP. Les propositions n’obtenant pas cette note minimale sont éliminées et ne feront plus l’objet d’aucun examen. 138 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions 2.4 Conduire des entretiens, le cas échéant Des entretiens peuvent être conduits dans le cadre d’une évaluation basée sur le système des points de mérite, à condition que cela soit expressément mentionné dans le document de DP. Les consultants devront être prévenus dans un délai raisonnable des dispositions prises en vue d’une entrevue. Dans des limites raisonnables, le comité d’évaluation devrait faire preuve de souplesse quant à la date et l’heure exactes de l’entrevue, afin de donner au consultant une possibilité suffisante d’y participer. Ce point est particulièrement important lorsque des consultants étrangers sont invités à une entrevue. Les entretiens doivent être menés après l’évaluation par rapport à tous les autres critères d’évaluation technique. Dans les cas de la SFQC et de la SMC, seuls les consultants capables d’atteindre le seuil technique minimal devront être invités à des entretiens. Les entretiens seront conduits uniquement avec le personnel ou les consultants essentiels, comme le chef d’équipe. Ils devront être gérés par le président du comité d’évaluation; mais les membres du comité responsables de l’évaluation basée sur les points de mérite participeront également. Les questions à aborder au cours des entretiens devront être planifiées et convenues à l’avance par tous les membres concernés par l’évaluation basée sur les points de mérite. Un procès-verbal détaillé sera établi à propos de l’entretien, ainsi qu’au sujet de la discussion et de la décision qui l’ont suivi concernant le nombre de points à attribuer. Ce procès-verbal devra faire partie du rapport d’évaluation technique. 2.5 Déterminer la ou les soumission(s) pouvant passer au stade de l’ouverture des propositions financières et de l’évaluation, selon la méthode d’évaluation utilisée 2.6 Préparer un rapport d’évaluation technique pour soumission et approbation Le rapport d’évaluation technique devra inclure les informations suivantes: – le compte-rendu de l’ouverture des plis contenant les propositions techniques (ainsi que le procès-verbal, s’il en a été établi un); – les résultats de l’examen préliminaire, avec une indication des raisons pour lesquelles certaines soumissions ont été rejetées et déclarées comme ne répondant pas à d’importants aspects du mandat; – les notes techniques attribuées par chaque évaluateur à chaque proposition; – une synthèse des points forts et des points faibles relatifs de chaque proposition; – une analyse de toutes les différences ou écarts significatifs dans la notation et une explication des éventuelles révisions des notes; – la note technique totale pour chaque proposition; – une liste des propositions ayant obtenu la note technique qualificative minimale et une recommandation d’ouverture des propositions financières de ces soumissionnaires; et – une recommandation de rejet de toutes les autres propositions. 2.7 Informer les consultants Une fois le rapport d’évaluation technique accepté, l’acquéreur peut aborder la phase suivante du dialogue avec les soumissionnaires. Il s’agira: – d’informer les consultants dont les propositions financières seront ouvertes de la date, de l’heure et du lieu où se déroulera l’ouverture des offres financières et de procéder à l’ouverture des plis – le Module K5 contient des indications complémentaires sur l’ouverture des propositions financières; – d’informer les consultants dont les propositions ont été rejetées, en indiquant que les enveloppes renfermant leurs propositions financières leur seront renvoyées non décachetées après l’achèvement du processus d’évaluation. 2.8 Procéder à l’évaluation financière Les propositions de procéder à l’évaluation financière seront déterminées par la méthode pertinente (voir le Module H3) pour l’évaluation technique. L’évaluation financière a pour but de déterminer le prix évalué des propositions, de comparer ces dernières et de déterminer la proposition gagnante – c’est-à-dire celle qui fera l’objet d’une recommandation d’adjudication du marché. L’évaluation financière et la détermination de la proposition gagnante varieront en fonction des méthodes d’évaluation utilisées; les modules L7 et L8 contiennent des précisions sur la conduite de l’évaluation financière pour deux méthodes de sélection, à savoir la sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC) et la sélection au moindre coût (SMC). n’en soit disposé autrement par un système national de passation des marchés qui aurait été adopté pour le projet: – déterminer si les propositions financières sont complètes et ont évalué le coût de tous les intrants correspondants dans la proposition technique; évaluer le coût des éventuels articles manquants et les ajouter au prix total de la proposition; déterminer le prix total de la proposition; le document de DP, par exemple, pourrait stipuler que tous les droits et taxes doivent être inclus dans l’évaluation; – corriger les éventuelles erreurs arithmétiques conformément à la procédure exposée dans le document de DP. Lorsqu’aucune procédure spécifique n’est indiquée dans le document de DP et qu’on constate que le prix total cité diffère du prix total obtenu en multipliant le prix unitaire par la quantité, on retiendra comme valable le prix unitaire et on corrigera le prix total en conséquence. Les soumissionnaires devront être informés de toute correction arithmétique effectuée et être invités à faire part de leur accord par écrit; – déterminer si tous les articles ont été inclus dans la proposition de prix et ajouter le coût de tout article manquant; – convertir toutes les offres de manière à ce qu’elles soient exprimées dans la même monnaie d’évaluation aux fins de la comparaison, en utilisant la monnaie ainsi que la source et la date du taux de change spécifié dans le document de DP; – appliquer une éventuelle marge de préférence de prix; et – déterminer le prix total évalué de chaque soumission. 2.9 Préparer un rapport combiné d’évaluation pour soumission et approbation Un rapport d’évaluation combiné est un rapport où sont regroupées les précisions concernant les deux évaluations, technique et financière. Le rapport d’évaluation technique ayant déjà été publié, il est d’usage de préparer un rapport financier spécifique et de le joindre en annexe au rapport technique. Indépendamment de la teneur de ces modules spécifiques, il existe un certain nombre de bonnes pratiques d’ordre général, qui sont présentées ciaprès et qu’il conviendra d’adopter à moins qu’il de passation desdu marchés Module A:FIDA VueetManuel d’ensemble du cycle projet Module L6: Procédures générales d’évaluation concernant les services ded’évaluation consultants Module L1: Comités d’évaluation règles générales 139 Le rapport d’évaluation financière devra inclure les informations suivantes: – le compte-rendu de l’ouverture des plis contenant les propositions financières (ainsi que le procès-verbal, s’il en a été établi un), y compris les prix totaux des propositions et les notes techniques dont il a été donné lecture à l’ouverture des plis contenant les propositions financières; – le prix évalué de chaque proposition, après corrections ou révisions éventuelles des prix et conversion en une monnaie unique; – les notes financières de chaque proposition et la méthode d’attribution des notes financières; – la pondération des notes technique et financière; – la note totale pour chaque proposition; – une recommandation d’attribution du marché au soumissionnaire ayant obtenu la note totale la plus élevée, sous réserve d’éventuelles négociations nécessaires; – la monnaie et le prix du marché proposé, sous réserve des modifications pouvant intervenir après les négociations. Il serait de bonne pratique d’inclure dans le rapport d’évaluation financière les domaines ou questions exigeant des négociations. Tous les rapports d’évaluation doivent être signés par tous les membres du personnel ayant participé à l’évaluation. Étapes suivantes – Passer au Module L10 (Post-sélection), si les consultants n’ont pas été présélectionnés, puis; – Passer au Module M2 (Conduite des négociations relatives aux services de consultants), lorsque ces négociations sont nécessaires; – Passer au Module M1 (Envoi d’une lettre d’acceptation de la soumission), lorsque des négociations ne sont pas nécessaires. 140 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants par le biais de la sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC) Objet du module Ce Module présente la procédure opérationnelle standard à suivre pour l’évaluation de propositions de services de consultants, en utilisant la méthode SFQC. Il doit être lu parallèlement au Module L6 (Procédures générales d’évaluation concernant les services de consultants). Une annexe, jointe au présent module, contient des indications détaillées quant à la manière de définir la notation des critères d’évaluation. Champ d’application Les principes généraux énoncés dans ce module s’appliquent à toutes les évaluations effectuées au titre de la méthode de demande de propositions (DP) lorsque la SFQC est utilisée comme méthode de sélection (voir le Module H3). 1. Introduction Pour les évaluations utilisant la SFQC, le comité d’évaluation combine les points techniques et financiers pour faire apparaître la proposition ayant obtenu le plus grand nombre de points. Ce système d’évaluation est présenté sous forme graphique dans un ordinogramme à la fin du module. L’évaluation comporte une pondération en faveur de la qualité par rapport au prix. Le facteur de pondération relatif aux aspects techniques est de 70 (ou 80), tandis que celui des aspects financiers est de 30 (ou 20). Le total des poids des évaluations technique et financière doit être de 100; par conséquent, si l’on décide que les aspects techniques doivent avoir un poids de 70, le poids des aspects financiers sera de 30. De même, si le poids de la technique est de 80, les aspects financiers ne pèseront que 20. La pondération du rapport qualité/ prix devrait être proche de 80/20 respectivement. 2. Instructions point par point 2.1 Le comité d’évaluation examine les critères d’évaluation et établit la feuille de notation L’évaluation technique des services de consultants doit comporter l’examen des critères requis par le dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-après en donne un exemple: Nombre maximum de points Critères (i) Expérience spécifique des consultants pertinente à la mission 20 (ii) Adéquation de la méthode et du programme de travail proposés pour répondre au mandat: 30 a) approche technique et méthode 10 b) programme de travail 10 c) organisation et dotation en personnel 10 (iii) Qualifications et compétence du personnel professionnel essentiel du point de vue de la mission: 40 a) chef d'équipe 15 b) spécialiste de l'approvisionnement en eau et de l'assainissement 10 c) expert des questions juridiques et institutionnelles 10 d) spécialiste des questions socio économiques 5 (iv) Participation de ressortissants nationaux à l'équipe proposée 10 Total 100 FIDA passation desdu marchés A:fondée VueetManuel d’ensemble duetcycle projet Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants par L1: le biais de laModule sélection sur la de qualité led’évaluation coût (SFQC) Module Comités d’évaluation règles générales 141 L’attribution des notes techniques doit se faire uniquement au moyen des critères spécifiés dans le dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-dessus constitue donc la base de l’évaluation technique, de sorte que la feuille de notes individuelle type d’un évaluateur pourrait être la suivante: cela établit un lien avec la note qualificative. Il est ensuite important de recenser les propositions dont la réponse aux besoins est considérée comme bonne ou très bonne. Enfin, il est seulement nécessaire de recenser les réponses insuffisantes. Il est de pratique [Nom du [Nom du [Nom du [Nom du consultant 1] consultant 2] consultant 3] consultant 4] Noms des consultants Max Notes Notes Notes Notes 2 3 1 4 Critères (i) Expérience spécifique 20 (ii) Méthode et programme de travail a) Approche technique et méthode 10 b) Programme de travail 10 c) Organisation & dotation en personnel 10 (iii) Personnel proposé a) Chef d'équipe 15 b) Spécialiste de l'approvisionnement en eau et de l'assainissement 10 c) Spécialiste des questions juridiques et institutionnelles 10 d) Spécialiste des questions socio-économiques 5 (iv) Participation de nationaux Note totale 10 100 Classement Note: les critères réels, pour n’importe quelle évaluation, seront extraits du dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-dessus n’est qu’une illustration. 2.2 Le comité d’évaluation finalise la méthode de notation technique Une pratique couramment utilisée s’est progressivement instaurée pour la notation des services de consultants; elle repose sur un système préétabli de catégories et de notations qui normalise la notation des propositions techniques par les différents évaluateurs. Avant de recevoir les propositions techniques, les membres du comité d’évaluation devront se mettre d’accord sur la définition de chaque catégorie pour chaque critère (ou critère secondaire). Autrement dit, le comité devra convenir des catégories à utiliser et définir la notation pour chacune des catégories. Pour faciliter l’attribution des notes et en assurer la transparence, il est recommandé que l’échelle de notation soit divisée en un certain nombre de catégories distinctes. Cette démarche a pour but de permettre la détermination d’une réponse satisfaisante dans une proposition, étant donné que 142 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions normale d’attribuer des notes sur la base des catégories suivantes: Catégorie Notation* Médiocre 40% Satisfaisant 70% Bon 90% Excellent 100% * la notation représente le pourcentage de la note maximum disponible Ces catégories peuvent être modifiées, mais un accord sur ce point devra intervenir avant que toute évaluation ne soit entreprise par le comité d’évaluation. Le système de notation devra être décrit et expliqué dans le rapport d’évaluation technique. Une notation de zéro n’est pas réaliste, car elle signifierait que le consultant n’a pas du tout répondu au mandat au regard des critères en question et elle n’est donc pas utilisée. 2.3 Définir des catégories pour chaque critère La définition des catégories est un exercice difficile, qui exige une connaissance approfondie du mandat, des principales questions techniques couvertes par la mission du consultant ainsi que des qualifications que devraient posséder les consultants. Elle devrait toutefois améliorer très sensiblement la qualité de l’évaluation. Noter les propositions sans avoir recours à des catégories de réponse aux besoins préalablement définies laisse à chaque évaluateur la responsabilité de la définition des catégories, ce qui aura très probablement pour effet de rendre la notation subjective et les résultats difficiles à comparer. Étant donné que chacun des critères (ou des critères secondaires) se rapporte à un aspect différent de la proposition, la définition des catégories doit être prise en considération, afin que chaque évaluateur attribue ses notes sur la base d’une définition normalisée. Une évaluation type pourrait par conséquent aboutir, pour un évaluateur, à une feuille de notation technique semblable à celle présentée ci-dessous: Nom du consultant Note maxi mum Critères Expérience spécifique de la société 20 Méthode & programme de travail 30 a) Approche technique et méthode b) Programme de travail c) Organisation & dotation en personnel Consultant 1 Consultant 2 Consultant 3 Consultant 4 Notation Notes Notation Notes Notation Notes Notation Notes 90% 18,0 70% 14,0 100% 20,0 40% 8,0 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0 10 40% 4,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0 Personnel proposé 40 a) Chef d’équipe 15 90% 13,5 70% 10,5 100% 15,0 40% 6,0 b) Spécialiste de l’approvisionnement en eau et de l’assainissement 10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0 c) Spécialiste des questions juridiques et institutionnelles 10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0 d) Spécialiste des questions socioéconomiques 5 70% 3,5 70% 3,5 100% 5,0 40% 2,0 Participation de nationaux 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 2,0 Note totale Classement Ces chiffres représentent les notes d’un évaluateur et doivent être combinés aux notes d’autres évaluateurs afin d’établir une moyenne et de parvenir à une note technique finale pour l’évaluation. La notation des propositions techniques au moyen de cette méthode offre les avantages suivants: (i) elle fournit au comité d’évaluation une définition partagée des catégories, rendant l’évaluation plus facile et comparable; (ii) elle minimise le risque de notations manquant de cohérence ou discrétionnaires; (iii) elle oblige chaque membre du comité à justifier son évaluation individuelle sur la base d’une définition commune des catégories, ce qui a un effet dissuasif sur les évaluations intentionnellement biaisées; (iv) elle renforce la transparence et l’impartialité du processus d’évaluation. 78,0 70,0 100,0 40,0 2 3 1 4 Les notations ne doivent pas être trop rigides. Dans le cas, probable, où une société ne remplit pas toutes les conditions énoncées dans les définitions de l’une des catégories, alors que cette catégorie particulière semble mieux refléter l’expérience globale spécifique de la société que ne le fait la catégorie inférieure, on pourra la classer dans la catégorie supérieure. Des indications supplémentaires sur la définition des catégories applicables pour chaque critère sont présentées dans l’Annexe A à ce module. 2.4 Attribuer les notes financières Les notes financières doivent être attribuées en utilisant la méthode spécifiée dans le document de DP. Cette méthode est normalement la suivante: – la note financière de 100 est attribuée à la proposition la moins disante; – toutes les autres propositions se voient attribuer une note financière proportionnelle à la première, par le biais de la formule: FIDA passation desdu marchés A:fondée VueetManuel d’ensemble duetcycle projet Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants par L1: le biais de laModule sélection sur la de qualité led’évaluation coût (SFQC) Module Comités d’évaluation règles générales 143 Note finale = 100 x Fz Fy où Fz = proposition la moins disante et Fy = prix de la proposition évaluée Ainsi, si les prix sont les suivants: Proposition Prix évalué de la proposition A 500 000 USD B 450 000 USD C 600 000 USD la proposition B est la moins disante et il lui sera attribué 100 points; – la formule sera appliquée à la proposition A comme suit: 100 x (450 000/500 000) = 90 points; – la formule sera appliquée à la proposition C comme suit: 100 x (450 000/600 000) = 75 points. Proposition Prix évalué de la proposition Note financière A 500 000 USD 90 B 450 000 USD C 600 000 USD prix le plus bas 75 2.5 Pondérer les notes pour calculer la note totale Les notes technique et financière doivent être pondérées en utilisant les coefficients de pondération énoncés dans le document de DP. Ils se situent normalement entre 70 et 90% pour la note technique et entre 10 et 30% pour la note financière. Le total des deux coefficients doit toujours être égal à 100%. [La pondération peut être exprimée de deux manières, également acceptables: sous forme de pourcentage ou de fraction décimale, par exemple 80%/20% ou 0,8/0,2]. Nom du consultant 100 Consultant 1 Note pondérée Pour déterminer les notes pondérées, on multiplie les notes technique et financière effectives par les coefficients de pondération indiqués dans le document de DP. Pour déterminer la note totale, il suffit d’additionner les notes technique et financière pondérées. Dans le tableau ci-dessous, l’exemple présente les notes technique et financière obtenues par une proposition, les coefficients de pondération indiqués dans le document de DP, le calcul nécessaire, les notes pondérées et la note totale: Consultant 2 Note pondérée Consultant 3 Poids Note Technique 80% 78% 62,4 70,0 56,0 100,0 Financière 20% 90% 18,0 100,0 20,0 75,0 Total 144 80,4 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions Note 76,0 Note Note pondérée Consultant 4 Note Note pondérée 80,0 40,0 Éliminé 15,0 N/A 95,0 S.O Procédure d’évaluation des offres concernant les services de consultants (Sélection fondée sur la qualité et le coût) Ouverture des propositions techniques Ouverture des offres techniques: l'évaluation porte sur les propositions reçues en temps utile, ouvertes et lues. Les soumissions tardives ne sont pas incluses. Les offres financières restent cachetées. Tri préliminaire: a pour objet d'éliminer les propositions ne répondant pas aux besoins. Les critères généralement retenus portent sur: Tri préliminaire Répondant aux besoins Clarifier (par écrit) PAS CLAIR Évaluation technique Égal ou supérieur à la note de qualification Recommandation d'ouverture des propositions financières Ouverture des propositions financières Confirmer les corrections (par écrit) ERREURS ARITHMÉTIQUES Évaluation financière Note totale la plus élevée Recommandation d'attribution du marché – – – – – – l'inclusion de tous les documents requis sous un format correct l'autorisation correcte de l'offre une garantie de soumission acceptable une durée suffisante de validité de l'offre le nombre exact d'exemplaires requis l'inclusion des documents et besoins essentiels NE RÉPONDANT PAS AUX BESOINS Rejeter Évaluation technique détaillée, utilisant le système des points de mérite, pour: – attribuer des points sur la base des critères énoncés dans le document de DP, et – comparer les notes au seuil technique minimal indiqué dans le document de DP INFÉRIEUR À LA NOTE DE QUALIFICATION Rejeter Rapport d'évaluation technique: recommande les propositions obtenant la note qualificative technique minimale recommandée pour le passage au stade de l'ouverture des propositions financières et de l'évaluation financière Recommandation soumise pour approbation dans le rapport d'évaluation technique Ouverture des propositions financières: ouverture des plis renfermant les propositions financières. Lecture des notes techniques et des prix Évaluation financière pour: corriger les erreurs arithmétiques convertir en une monnaie commune (sur la base du taux de change indiqué dans le document de DP) – attribuer les notes financières – pondérer les notes techniques et financières pour obtenir la note totale de chaque proposition – – AUTRES Rejeter Rapport d'évaluation financière: Recommande, en vue de l'attribution du marché, la proposition ayant obtenu la note totale la plus élevée, sous réserve d'éventuelles négociations requises FIDA passation desdu marchés A:fondée VueetManuel d’ensemble duetcycle projet Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants par L1: le biais de laModule sélection sur la de qualité led’évaluation coût (SFQC) Module Comités d’évaluation règles générales 145 Annexe A au Module L7 Cette annexe présente des indications détaillées sur la définition des catégories applicables pour chacun des critères d’évaluation décrits dans la section 2.3 de ce module. Critère: Expérience spécifique de la société (aspects à prendre en considération pour l’évaluation) Le comité d’évaluation devra prendre en considération les aspects suivants dans l’évaluation de ce critère: • Expérience acquise dans des projets similaires. Démonstration de succès dans la conduite de missions similaires. • Expérience acquise dans des zones et des conditions similaires. Les consultants ont travaillé dans des régions ou des pays présentant des caractéristiques physiques, culturelles, sociales et institutionnelles comparables à celles du pays où sera conduite la mission. • Taille, organisation et gestion. Les consultants possèdent la capacité requise, par exemple en termes de personnel, d’organisation et d’aptitudes à la gestion, pour mener à bien la mission. Pour certaines missions, on examinera le nombre d’années d’existence de la société de consultants. • Spécialisation. Il peut être important, pour certaines missions, d’évaluer les compétences spécialisées des consultants et leur accès à des technologies spécifiques en rapport avec la mission. • Expérience en matière de transfert de connaissances et de formation. L’expérience des consultants en matière de transfert de connaissances et de formation du personnel du client (si ces informations sont pertinentes). On trouvera ci-après un exemple de définition de ces catégories, sur la base des points spécifiques énumérés ci-dessus (les définitions peuvent varier, d’un cas à l’autre, suivant les caractéristiques de la mission). Ces définitions doivent faire l’objet d’un accord avant le début de l’évaluation. • Médiocre. Les consultants n’ont pas – ou peu – d’expérience récente dans le domaine de la mission et n’ont pas abordé les questions essentielles spécifiques à cette dernière. Les consultants n’ont pas une expérience suffisante de l’utilisation des approches et des méthodes standard requises par la mission. Le personnel permanent des consultants est insuffisant pour la mission. 146 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions • Satisfaisant. Les consultants ont une expérience pertinente dans le domaine de la mission, mais n’ont pas abordé les questions essentielles spécifiques à cette dernière, comme les délicates questions sociales ou environnementales. Les consultants ont une parfaite expérience de l’utilisation des approches et des méthodes standard requises par la mission. Le personnel permanent des consultants est suffisant. • Bon. Les consultants ont une vaste expérience du domaine de la mission et ont travaillé dans des pays présentant des conditions physiques et institutionnelles similaires, y compris sur le plan des questions essentielles. Le personnel permanent est suffisant et hautement spécialisé pour répondre aux besoins de la mission et la société dispose de ressources supplémentaires qu’elle peut mobiliser pour faire face à des besoins imprévus. Les consultants ont l’expérience des approches et des méthodes de pointe utilisées pour faire face aux besoins spécifiques de la mission. • Excellent. Les consultants possèdent des compétences de pointe exceptionnelles dans des missions similaires à celle envisagée. La qualité et la composition du personnel des consultants couvrent aisément les besoins de la mission et garantissent un excellent niveau d’adossement et ce personnel inclut des experts de haut niveau dans le domaine de la mission. Les consultants sont considérés comme des spécialistes de renommée internationale des approches et des méthodes utilisées pour aborder les questions spécifiques en rapport avec la mission. Les consultants déploient leurs activités conformément aux procédures bien établies de gestion de la qualité. Critère: Adéquation de la méthode et du programme de travail proposés (aspects à prendre en considération pour l’évaluation) Le comité d’évaluation devra prendre en considération les aspects suivants dans l’évaluation de ce critère: • Comprendre les objectifs de la mission. Dans quelle mesure l’approche technique et le programme de travail des consultants répondentils aux objectifs indiqués dans le mandat? • Exhaustivité et réponse aux besoins. La proposition répond-elle de manière exhaustive à tous les besoins cités dans le mandat? • Clarté. Les divers éléments sont-ils cohérents et les points de décision bien définis? • Créativité et innovation. La proposition comporte-t-elle de nouvelles approches de la mission ou de nouvelles méthodes qui contribueraient à obtenir de meilleurs résultats? • Opportunité des produits. Le calendrier d’activité proposé est-il réaliste? Les produits demandés seront-ils fournis à temps? • Qualité de l’utilisation des ressources. Le calendrier de mobilisation des effectifs est-il approprié, sans un trop grand nombre d’experts à court terme, ni trop de généralistes? Le personnel proposé est-il permanent ou composé de consultants externes? Dans la seconde hypothèse, il faudra vérifier si les consultants externes ont déjà travaillé sur des missions précédentes avec le personnel permanent des consultants. Cet aspect devra toujours être pris en considération. • Souplesse et adaptabilité. La méthode et le programme de travail sont-ils souples et susceptibles de s’adapter facilement aux changements qui pourraient se produire au cours de l’exécution de la mission? Cet aspect est particulièrement pertinent lorsque la mission se déroule dans des contextes potentiellement changeants. • Niveau technologique. La méthode propose-telle l’utilisation de technologies de pointe et l’adoption de solutions innovantes? • Logistique. Si les consultants sont appelés à travailler sur des sites éloignés, leur approche des questions logistiques pourrait aussi être examinée. • Gestion de la qualité. En particulier pour les grandes missions complexes, le mandat pourrait inclure la nécessité de fournir un plan de gestion de la qualité ou une liste détaillée de son contenu. Ce critère est habituellement évalué par le biais de l’examen des trois critères secondaires ci-après (uniquement comme indiqué dans le document de DP): a) Approche technique et méthode b) Programme de travail c) Organisation et dotation en personnel On trouvera ci-après un exemple de définition des quatre catégories pour les trois critères secondaires cités ci-dessus (les définitions peuvent varier, d’un cas à l’autre, suivant les caractéristiques de la mission. a) Approche technique et méthode • Médiocre. L’approche technique ou la méthode (ou les deux) envisagées pour l’exécution d’importantes activités citées dans le mandat sont inadéquates ou très mal présentées, ce qui donne à penser que le consultant n’a pas compris des aspects importants de la portée des travaux. La liste du contenu du plan de gestion de la qualité (si elle est requise par le mandat) est manquante. • Satisfaisant. Le mode d’exécution des différentes activités citées dans le mandat est examiné de manière générale. L’approche est standard et non pas conçue spécifiquement pour la mission. Bien que l’approche et la méthode soient adéquates, elles ne comportent pas d’examen de la manière dont le consultant se propose de prendre en compte les caractéristiques vitales de la mission. Une liste du contenu du plan de gestion de la qualité (si elle est requise par le mandat) est présente, mais elle est de nature générale et ne prend pas en compte les caractéristiques spécifiques de la mission. • Bon. L’approche proposée est analysée de façon détaillée; la méthode est spécifiquement adaptée aux caractéristiques de la mission et assez souple pour s’adapter aux changements qui pourraient se produire au cours de la prestation des services. La liste du contenu du plan de gestion de la qualité (si elle est requise par le mandat) est adaptée aux caractéristiques spécifiques de la mission. • Excellent. Outre les exigences énumérées cidessus (“Bon”), d’importantes questions sont abordées de manière innovante et efficace, montrant que les consultants ont compris les principaux problèmes de la mission et qu’ils ont une connaissance exceptionnelle de nouvelles solutions. La proposition précise les moyens d’améliorer les résultats et la qualité de la mission par le recours à des approches, méthodes et connaissances de pointe. Une description détaillée du plan de gestion de la qualité est fournie, outre la liste de son contenu (si nécessaire). b) Programme de travail • Médiocre. Le calendrier des activités omet des tâches importantes; la chronologie des activités et la corrélation entre elles ne sont pas compatibles avec l’approche ou la méthode proposées. La séquence manque de clarté et de logique. • Satisfaisant. Toutes les activités essentielles figurent dans le calendrier des activités, mais elles ne sont pas détaillées. Il existe quelques discordances mineures entre la chronologie, les produits de la mission et l’approche proposée. FIDA passation desdu marchés A:fondée VueetManuel d’ensemble duetcycle projet Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants par L1: le biais de laModule sélection sur la de qualité led’évaluation coût (SFQC) Module Comités d’évaluation règles générales 147 • Bon. Le programme de travail répond bien au mandat; toutes les activités importantes figurent dans le calendrier des activités et leur chronologie est adéquate et cohérente avec les produits de la mission. En outre, les relations d’interdépendance entre les diverses activités sont réalistes et conformes à l’approche proposée. Les précisions fournies sont suffisantes pour faciliter la compréhension du programme de travail proposé. • Excellent. Outre les exigences énumérées ci-dessus (“Bon”), les points de décision, ainsi que la séquence et la chronologie sont très bien définis, montrant que les consultants ont optimisé l’utilisation des ressources. Un chapitre spécifique de la proposition explique le programme de travail en relation avec l’approche proposée. Le programme de travail possède la souplesse requise pour la prise en compte des imprévus. c) Organisation et dotation en personnel • Médiocre. L’organigramme est de pure forme, le plan de dotation en personnel présente des faiblesses dans d’importants secteurs et le calendrier de dotation en personnel est incompatible avec la chronologie des produits les plus importants de la mission. La répartition des tâches et des responsabilités manque de clarté. Les spécialistes proposés n’ont jamais travaillé au sein d’une même équipe. • Satisfaisant. L’organigramme est complet et détaillé, les dispositions en matière de dotation en personnel sont adéquates – en ce qui concerne tant le niveau technique que la composition – et la dotation en personnel est compatible aussi bien avec la chronologie qu’avec les produits de la mission. • Bon. Outre la définition donnée à l’alinéa “Satisfaisant” ci-dessus, le personnel est bien équilibré (c’est-à-dire: bonne coordination, définition claire et précise des tâches et des responsabilités, pas trop d’experts à court terme et pas trop de généralistes, correspondance précise entre les compétences du personnel et les besoins et enfin, bon soutien logistique). Certains membres de l’équipe de projet ont déjà, dans une certaine mesure, travaillé ensemble. • Excellent. L’équipe proposée – outre qu’elle répond à toutes les exigences d’une notation “Bon” – est intégrée; plusieurs de ses membres ont abondamment travaillé ensemble par le passé; le rôle de l’emprunteur/du bénéficiaire et son intégration dans la mission sont expliqués de façon détaillée. La proposition contient un examen approfondi, montrant que les consultants ont optimisé l’utilisation et le déploiement du personnel avec efficacité et économie, sur la base des moyens logistiques proposés. 148 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions Critère: Personnel essentiel proposé (aspects à prendre en considération pour l’évaluation) Ce critère est habituellement évalué par le biais de l’examen des trois critères secondaires ci-après (uniquement comme indiqué dans le document de DP): a) Qualifications générales b) Adéquation à la mission c) Expérience de la région et de la langue Le comité d’évaluation évaluera le personnel essentiel (le personnel subalterne, de bureau ou administratif ne sera pas évalué). Il conviendra de prendre en considération les aspects suivants: • Qualifications générales. Il est important d’examiner le nombre d’années d’expérience professionnelle des consultants dans le domaine technique dans lequel ils auront à travailler dans le cadre de la mission. Aux fins de l’évaluation, la valeur de la formation universitaire antérieure diminue avec l’âge. Les experts possédant plus de dix années d’expérience devront être évalués sur la base des diplômes universitaires obtenus. Étant donné que l’expérience s’accumule avec l’âge, les membres du personnel âgés de 60 ans ou plus sont souvent employés avec succès dans des missions complexes ou sensibles. Une longue expérience acquise dans des missions de consultation peut constituer un avantage, mais les évaluateurs ne devront pas attribuer des points aux candidats plus âgés lorsque l’âge n’est pas spécialement pertinent pour la mission. Lorsque la connaissance d’approches, de méthodes et de technologies modernes est essentielle, les experts plus jeunes pourraient être préférables ou plus souhaitables. • Adéquation à la mission. Cet aspect, le plus important, doit faire l’objet d’une évaluation attentive. Les éléments essentiels de l’évaluation devront toujours concerner les capacités appropriées, les compétences professionnelles adéquates et l’expérience. Alors que l’aspect précédent, “qualifications générales”, évalue l’expérience générale des membres du personnel dans le domaine technique dans lequel ils auront à travailler dans le cadre de la mission, l’aspect “adéquation à la mission” a pour objet de déterminer leur capacité d’exécuter les fonctions spécifiques qui leur sont confiées. L’expert a-til récemment occupé des postes similaires? Si oui, ces postes avaient-ils une pertinence par rapport à des missions comme celle actuellement envisagée? Le chef d’équipe proposé a-t-il déjà exercé les mêmes fonctions? Si oui, a-t-il eu à gérer une équipe semblable à l’équipe envisagée (taille, disciplines techniques concernées, combinaison semblable de personnel national et expatrié, etc.)? Dans quelle mesure les connaissances et les compétences du personnel proposé répondent-elles aux besoins de la mission? • Expérience de la région et de la langue. Dans le contexte de l’évaluation de l’expérience dans la région, on prendra en compte des facteurs comme le nombre de missions effectuées dans le pays ou dans des pays dont les cultures, les systèmes administratifs et les organisations gouvernementales sont comparables. Pour le personnel expatrié, le document de DP devrait préciser, si nécessaire, les connaissances linguistiques (langues nationales/locales) requises pour une communication adéquate dans le pays de la mission. Des points seront seulement attribués pour la langue locale. Dans la notation des consultants nationaux, il conviendra d’évaluer leur connaissance de l’une des principales langues de travail du FIDA, au lieu de la langue locale. Pour autant que les membres essentiels du personnel soient admissibles61, ils devront être évalués sur la base de leur compétence et des qualités requises pour le poste, indépendamment de leur nationalité. Les qualifications du chef d’équipe seront évaluées très attentivement, parce que ce poste joue un rôle clé dans la mission. Si le chef d’équipe doit exercer à la fois les fonctions de chef de projet et d’expert, ses qualifications devront être évaluées pour chacune des deux fonctions et les notes attribuées aux deux fonctions proportionnellement au temps consacré à chacune d’elles (si les deux fonctions se chevauchent). Des notes complètes ne seront attribuées à chaque fonction que si elles peuvent être clairement distinguées l’une de l’autre sans affecter la qualité des services. Le comité d’évaluation devra déterminer, pour chacun des trois critères secondaires, la définition de chacune des catégories indiquées. On trouvera ci-après un exemple de définition des quatre catégories pour chacun des trois critères secondaires cités ci-dessus. a) Qualifications générales Médiocre. L’expert proposé possède moins de dix années d’expérience pertinente. Satisfaisant. L’expert proposé possède dix années ou plus d’expérience professionnelle globale pertinente à la mission, ainsi que les diplômes universitaires et la formation pertinents. Bon. L’expert proposé possède plus de 15 années d’expérience professionnelle globale; une grande partie de cette expérience a été acquise dans le cadre de missions de consultation semblables à celle envisagée; les réalisations professionnelles de l’expert, comme sa position au sein de la société et son niveau de responsabilité, ont régulièrement progressé au fil du temps. Excellent. L’expert proposé possède plus de 20 années d’expérience spécialisée dans le domaine de la mission et il est reconnu comme expert de haut niveau dans son domaine. Le spécialiste est pleinement informé des dernières avancées dans sa discipline. b) Adéquation à la mission Médiocre. L’expert proposé n’a jamais, ou seulement de façon occasionnelle, occupé un poste similaire à celui prévu dans la mission. Ses qualifications ne correspondent pas étroitement au poste qui lui est assigné. (Par exemple, le poste exige un directeur de projet très expérimenté, alors que la personne proposée est d’un niveau relativement moins élevé et peu expérimentée). Satisfaisant. L’expérience de l’expert proposé correspond au poste qui lui est assigné; au cours des dix années précédentes, voire davantage, il a occupé avec succès des postes semblables à celui offert dans cette mission, dans au moins un projet de même nature. Les compétences de l’expert proposé (dans le domaine professionnel ou dans celui de la gestion, selon les exigences du poste offert) sont adéquates pour le poste. Bon. Les qualifications de l’expert sont adéquates pour le poste offert; au cours des dix années précédentes, il a occupé plusieurs postes semblables dans des missions similaires; les compétences de l’expert proposé (dans le domaine professionnel ou dans celui de la gestion) coïncident parfaitement avec le poste et avec les caractéristiques de la mission. Excellent. Outre qu’il répond aux critères énumérés à l’alinéa ci-dessus (“Bon”), l’expert possède des qualifications et une expérience sensiblement supérieures à celles requises pour des postes semblables au poste envisagé. c) Expérience de la région et de la langue (cet exemple concerne le personnel expatrié): Médiocre. L’expert proposé n’a jamais, ou seulement de façon occasionnelle, travaillé dans des pays semblables à celui où doit se dérouler la mission et sa connaissance de la langue locale est insuffisante pour lui permettre de communiquer correctement, oralement et par écrit. Satisfaisant. L’expert a travaillé dans des pays dont les cultures, les systèmes administratifs et les organisations gouvernementales sont comparables à celles du pays en question; sa connaissance de l’une des langues officielles du FIDA est adéquate. Bon. Au cours des dernières années, l’expert a travaillé pendant au moins un an dans la région où se déroulera la mission; il parle couramment une des langues officielles du FIDA, ainsi que la langue locale. 61 Suivant la définition qui en est donnée dans les Directives du FIDA concernant la passation des marchés. FIDA passation desdu marchés A:fondée VueetManuel d’ensemble duetcycle projet Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants par L1: le biais de laModule sélection sur la de qualité led’évaluation coût (SFQC) Module Comités d’évaluation règles générales 149 Excellent. Outre qu’il répond à la définition de l’alinéa ci-dessus (“Bon”), l’expert possède une connaissance directe et approfondie du pays et de la langue, résultant de plusieurs années d’expérience professionnelle dans le pays. Si le personnel essentiel proposé par les consultants ne remplit pas pleinement toutes les conditions énoncées dans la définition de l’une des catégories, alors que cette catégorie particulière semble mieux refléter l’adéquation globale du personnel essentiel que ne le fait la catégorie inférieure, on pourra le classer dans la catégorie supérieure Critère: Participation de consultants nationaux parmi le personnel essentiel proposé (aspects à prendre en considération pour l’évaluation) Dans le contexte de l’évaluation, la répartition de ces points entre les propositions se fera proportionnellement au pourcentage de ressortissants nationaux parmi le personnel essentiel total proposé. (Par exemple, si 10 points sont attribués à ce critère et si 50% du nombre total de mois-personne ou d’heures-personne sont alloués par les consultants à des experts ou des consultants nationaux, la proposition recevra 5 points). Ce critère ne couvre que l’aspect quantitatif de la participation de ressortissants nationaux; les aspects qualitatifs tels que l’expérience du personnel essentiel national sont pris en compte par les critères “Qualifications du personnel professionnel essentiel proposé” et “Adéquation à la mission”. La participation de consultants nationaux en cette qualité – en tant que filiales locales de consultants étrangers ou en tant qu’experts individuels – devrait également être prise en considération. 150 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions Module L8: Évaluation des propositions de services de consultants par le bais de la sélection au moindre coût (SMC) Objet du module Ce module présente la procédure opérationnelle standard à suivre pour l’évaluation de propositions de services de consultants, en utilisant la méthode SMC. Il doit être lu parallèlement au Module L6 (Procédures générales d’évaluation concernant les services de consultants). Une annexe, jointe au présent module, contient des indications détaillées quant à la manière de définir la notation des critères d’évaluation. Champ d’application Les principes généraux énoncés dans ce module s’appliquent à toutes les évaluations effectuées au titre de la méthode de demande de propositions (DP) lorsque la SMC est utilisée comme méthode de sélection (voir le Module H3). 1. Introduction L’évaluation de la SMC ne comporte pas, à la différence de la méthode SFQC, de pondération. Bien que la notation, dans l’évaluation technique, utilise la même méthode de notation que la SFQC, toutes les propositions ayant obtenu la note qualificative minimale sont examinées et le marché est attribué à la proposition la moins disante. Le système basé sur les points de mérite est le même que celui utilisé dans la méthode SFQC: comme dans cette dernière, les sociétés de consultants sont également tenues de présenter simultanément deux propositions distinctes, technique et financière. Les propositions financières associées aux offres ayant obtenu la note qualificative minimale sont ouvertes en séance publique et il est donné lecture des prix ainsi que des notes techniques. Dans le cas de la SMC, l’évaluation financière de chaque proposition en détermine le prix évalué et le marché est attribué à l’offre la moins disante. Ce système d’évaluation est présenté sous forme graphique dans un ordinogramme à la fin du module. 2. Instructions point par point 2.1 Le comité d’évaluation examine les critères d’évaluation et établit la feuille de notation L’évaluation technique des services de consultants doit comporter l’examen des critères requis par le dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-après en donne un exemple: Critères (i) Nombre maximum de points Expérience spécifique des consultants pertinente à la mission 20 (ii) Adéquation de la méthode et du programme de travail proposés pour répondre au mandat: 30 a) approche technique et méthode 10 b) programme de travail 10 c) organisation et dotation en personnel 10 (iii) Qualifications et compétence du personnel professionnel essentiel du point de vue de la mission: 40 a) chef d'équipe 15 b) spécialiste de l'approvisionnement en eau et de l'assainissement 10 c) expert des questions juridiques et institutionnelles 10 d) spécialiste des questions socio économiques 5 iv) Participation de ressortissants nationaux à l'équipe proposée 10 Total passation des marchés A:FIDA Vue d’ensemble du cycle du projet Module L8: Évaluation des propositions de servicesModule de consultants par Module led’évaluation bais de la sélection au moindre coût (SMC) L1: Comités etManuel règlesde générales d’évaluation 100 151 L’attribution des notes techniques doit se faire uniquement au moyen des critères spécifiés dans le dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-dessus constitue donc la base de l’évaluation technique, de sorte que la feuille de notes individuelle type d’un évaluateur pourrait être la suivante: Noms des consultants cela établit un lien avec la note qualificative. Il est ensuite important de recenser les propositions dont la réponse aux besoins est considérée comme bonne ou très bonne. Enfin, il est seulement nécessaire de recenser les réponses insuffisantes. Il est normal Nom du consultant 1 Nom du consultant 2 Nom du consultant 3 Nom du consultant 4 Notes Notes Notes Notes Max Critères (i) Expérience spécifique 20 (ii) Méthode et programme de travail a) Approche technique et méthode 10 b) Programme de travail 10 c) Organisation & dotation en personnel 10 (iii) Personnel proposé a) Chef d'équipe 15 b) Spécialiste de l'approvisionnement en eau et de l'assainissement c) Spécialiste des questions juridiques et institutionnelles d) Spécialiste des questions socio-économiques 10 10 Evaluating Proposals for Con- (iv) Participation de nationaux Note totale 5 10 sulting Services using Least 100 Classement Cost Selection (LCS) Note: les critères réels, pour n’importe quelle évaluation, seront extraits du dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-dessus n’est qu’une illustration. 2.2 Le comité d’évaluation finalise la méthode de notation technique Une pratique couramment utilisée s’est progressivement instaurée pour la notation des services de consultants; elle repose sur un système préétabli de catégories et de notations qui normalise la notation des propositions techniques par les différents évaluateurs. Avant de recevoir les propositions techniques, les membres du comité d’évaluation devront se mettre d’accord sur la définition de chaque catégorie pour chaque critère (ou critère secondaire). Autrement dit, le comité devra convenir des catégories à utiliser et définir la notation pour chacune des catégories. Pour faciliter l’attribution des notes et en assurer la transparence, il est recommandé que l’échelle de notation soit divisée en un certain nombre de catégories distinctes. Cette démarche a pour but de permettre la détermination d’une réponse satisfaisante dans une proposition, étant donné que 152 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions d’attribuer des notes sur la base des catégories suivantes: Catégorie Notation* Médiocre 40% Satisfaisant 70% Bon 90% Excellent 100% * la notation représente le pourcentage de la note maximum disponible Ces catégories peuvent être modifiées, mais un accord sur ce point devra intervenir avant que toute évaluation ne soit entreprise par le comité d’évaluation. Le système de notation devra être décrit et expliqué dans le rapport d’évaluation technique. Une notation de zéro n’est pas réaliste, car elle signifierait que le consultant n’a pas du tout répondu au mandat au regard des critères en question: elle n’est donc pas utilisée. 2.3 Définir les catégories pour chaque critère Étant donné que chacun des critères (ou des critères secondaires) se rapporte à un aspect différent de la proposition, la définition des catégories doit être prise en considération, afin que chaque évaluateur attribue ses notes sur la base d’une définition normalisée. Une évaluation type pourrait par conséquent aboutir, pour un évaluateur, à une feuille de notation technique semblable à celle présentée ci-dessous: Nom du consultant Note Consultant 1 maximum Notation Notes Critères Expérience spécifique de la société 20 Méthode & programme de travail 30 a) Approche technique et méthode b) Programme de travail c) La définition des catégories est un exercice difficile, qui exige une connaissance approfondie du mandat, des principales questions techniques couvertes par la mission du consultant et des qualifications que devraient posséder les consultants. Elle devrait toutefois améliorer très sensiblement la qualité de l’évaluation. Noter les propositions sans avoir recours à des catégories préalablement définies de réponse aux besoins laisse à chaque évaluateur la responsabilité de la définition des catégories, ce qui aura très probablement pour effet de rendre la notation subjective et les résultats difficiles à comparer. Organisation & dotation en personnel Consultant 2 Consultant 3 Consultant 4 Notation Notes Notation Notes Notation Notes 90% 18,0 70% 14,0 100% 20,0 40% 8,0 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0 10 40% 4,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0 Personnel proposé 40 a) 15 90% 13,5 70% 10,5 100% 15,0 40% 6,0 10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0 10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0 d) Spécialiste des questions socio économiques 5 70% 3,5 70% 3,5 100% 5,0 40% 2,0 Participation de nationaux 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 2,0 Chef d'équipe b) Spécialiste de l’approvisionnement en eau et de l’assainissement c) Spécialiste des questions juridiques et institutionnelles Note totale 78,0 70,0 100,0 40,0 Classement 2 3 1 4 Ces chiffres représentent les notes d’un évaluateur et doivent être combinés aux notes d’autres évaluateurs afin d’établir une moyenne et de parvenir à une note technique finale pour l’évaluation. La notation des propositions techniques au moyen de cette méthode offre les avantages suivants: – elle fournit au comité d’évaluation une définition partagée des catégories, rendant l’évaluation plus facile et comparable; – elle minimise le risque de notations manquant de cohérence ou discrétionnaires; – elle oblige chaque membre du comité à justifier son évaluation individuelle sur la base d’une définition commune des catégories, ce qui a un effet dissuasif sur les évaluations intentionnellement biaisées; – elle renforce la transparence et l’impartialité du processus d’évaluation. Les notations ne doivent pas être trop rigides. Dans le cas, probable, où une société ne remplit pas toutes les conditions énoncées dans les définitions de l’une des catégories, alors que cette catégorie particulière semble mieux refléter l’expérience globale spécifique de la société que ne le fait la catégorie inférieure, on pourra la classer dans la catégorie supérieure. Des indications supplémentaires sur la définition des catégories applicables pour chaque critère sont présentées dans l’Annexe A à ce module. 2.4 Attribuer les notes financières Une fois déterminées les propositions qui obtiennent la note qualificative minimale ou une note supérieure (représentant au moins les propositions satisfaisantes), le processus d’évaluation financière comportera, afin de parvenir au prix évalué: passation des marchés A:FIDA Vue d’ensemble du cycle du projet Module L8: Évaluation des propositions de servicesModule de consultants par Module led’évaluation bais de la sélection au moindre coût (SMC) L1: Comités etManuel règlesde générales d’évaluation 153 154 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions Révision pour extension erronée dans le Tableau 3 de la proposition (Chef d’équipe) Révision pour extension erronée dans le Tableau 5 de la proposition (Personnel administratif) Révision pour absence de la formation ou du développement des capacités requises dans la proposition (valeur extrait des coûts du Consultant 2) Révison pour… D E F 1460 000,00 1452 000,00 1458 637,20 C 1460 000,00 1457 300,00 75 000,00 Total révisé 1436 362,00 Révision pour extension erronée dans le Tableau 1 de la proposition 1,00 1,90 1458 637,20 1377 000,00 Valeur B 1 460 000,00 767 000,00 2,70 2,70 1436 362,00 Total révisé Révision pour extension erronée dans le Tableau 2 de la proposition 0,00 87 000,00 540 236,00 1,90 Taux Omissions non matérielles A 1 460 000,00 680 000,00 510 000,00 755 980,00 Total révisé Conversion en une monnaie unique Évaluation financière 1460 000,00 1452 000,00 1458 637,20 1436 362,00 Total révisé Prix évalué Dans l’exemple ci-dessus, le prix évalué pour le Consultant 1 est le plus bas et c’est à cette proposition que le rapport d’évaluation financière recommandera l’adjudication du marché. Notes: Consultant 5 F SAR US$ Consultant 4 E £ Consultant 3 30 000,00 D -39 764,00 -8 900,00 5 980,00 -60 864,00 580 000,00 750 000,00 C £ US$ Erreurs (+/-) Erreurs arithmétiques B Consultant 2 A Consultant 1 Nom des consultants (Notes) Ouverture des offres financières Monnaie Montant – l’examen de la proposition de prix pour repérer les éventuelles erreurs arithmétiques, – la conversion en une monnaie d’évaluation commune, et – la révision des prix pour prendre en compte les omissions et erreurs non matérielles, conformément aux dispositions du dossier d’appel d’offres. L’offre la moins disante est alors placée au premier rang. Le tableau ci-après illustre un examen financier typique des propositions et représente le type de tableau qui devrait être au centre du rapport d’évaluation financière. Ouverture des propositions techniques Ouverture des offres techniques: l'évaluation porte sur les propositions reçues en temps utile, ouvertes et lues. Les soumissions tardives ne sont pas incluses. Les offres financières restent cachetées. Tri préliminaire: a pour objet d'éliminer les propositions ne répondant pas aux besoins. Les critères généralement retenus portent sur: – Tri préliminaire Clarifier (par écrit) PAS CLAIR Répondant aux besoins NE RÉPONDANT PAS AUX BESOINS Évaluation technique Évaluation technique détaillée, utilisant le système des points de mérite, pour: – attribuer des points sur la base des critères énoncés dans le document de DP, et – comparer les notes au seuil technique minimal indiqué dans le document de DP. Égal ou supérieur à la note de qualification Recommandation d'ouverture des propositions financières Ouverture des propositions financières Confirmer les corrections (par écrit) ERREURS ARITHMÉTIQUES – – – – – l'inclusion de tous les documents requis sous un format correct l'autorisation correcte des propositions les CV signés une durée suffisante de validité de l'offre une proposition financière distincte cachetée pas de réserves ou de dérogations matérielles par rapport au document de DP. Évaluation financière Prix évalué le plus bas Recommandation d'attribution du marché INFÉRIEUR À LA NOTE DE QUALIFICATION Rejeter Rejeter Rapport d'évaluation technique: recommande les propositions obtenant la note qualificative technique minimale recommandée pour le passage au stade de l'ouverture des propositions financières et de l'évaluation financière. Recommandation soumise pour approbation dans le rapport d'évaluation technique. Ouverture des propositions financières: ouverture des plis renfermant les propositions financières. Lecture des notes techniques et des prix. Évaluation financière pour: corriger les erreurs arithmétiques convertir en une monnaie commune (sur la base du taux de change indiqué dans le document de DP) – attribuer les notes financières – déterminer la proposition présentant le prix évalué le plus bas – – AUTRES Rejeter Rapport d’évaluation financière: recommande, en vue de l’attribution du marché, la proposition dont le prix évalué est la plus bas, sous réserve d’éventuelles négociations requises. passation des marchés A:FIDA Vue d’ensemble du cycle du projet Module L8: Évaluation des propositions de servicesModule de consultants par Module led’évaluation bais de la sélection au moindre coût (SMC) L1: Comités etManuel règlesde générales d’évaluation 155 Annexe A au Module L8 • Satisfaisant. Les consultants ont une expérience pertinente dans le domaine de la mission, mais n’ont pas abordé les questions essentielles spécifiques à cette dernière, comme les délicates questions sociales ou environnementales. Les Critère: Expérience spécifique consultants ont une parfaite expérience de l’utilisation des approches et des méthodes de la société standard requises par la mission. Le personnel (aspects à prendre en considération permanent des consultants est suffisant. pour l’évaluation) • Bon. Les consultants ont une vaste expérience Le comité d’évaluation devra prendre en du domaine de la mission et ont travaillé dans considération les aspects suivants dans l’évaluation des pays présentant des conditions physiques de ce critère: et institutionnelles similaires, y compris sur le • Expérience acquise dans des projets similaires. plan des questions essentielles. Le personnel Démonstration de succès dans la conduite de permanent est suffisant et hautement spécialisé missions similaires. pour répondre aux besoins de la mission et la • Expérience acquise dans des zones et des société dispose de ressources supplémentaires conditions similaires. Les consultants ont travaillé qu’elle peut mobiliser pour faire face à dans des régions ou des pays présentant des des besoins imprévus. Les consultants ont Evaluating caractéristiques physiques, culturelles, sociales Proposals for Conl’expérience des approches et des méthodes et institutionnelles comparables à celles du pays de pointe utilisées pour faire face aux besoins où sera conduite la mission. spécifiques sulting Services using Leastde la mission. • Taille, organisation et gestion. Les consultants • Excellent. Les consultants possèdent des possèdent la capacité requise, par exemple compétences de pointe exceptionnelles dans des en termes de personnel, d’organisation et missions similaires à celle envisagée. La qualité d’aptitudes à la gestion, pour mener à bien la Cost Selection (LCS) et la composition du personnel des consultants mission. Pour certaines missions, on examinera couvrent aisément les besoins de la mission et le nombre d’années d’existence de la société garantissent un excellent niveau d’adossement; ce de consultants. personnel inclut des experts de haut niveau dans • Spécialisation. Il peut être important, pour le domaine de la mission. Les consultants sont certaines missions, d’évaluer les compétences considérés comme des spécialistes de renommée spécialisées des consultants et leur accès à des internationale des approches et des méthodes technologies spécifiques en rapport avec la utilisées pour aborder les questions spécifiques mission. en rapport avec la mission. Les consultants • Expérience en matière de transfert de déploient leurs activités conformément aux connaissances et de formation. L’expérience procédures bien établies de gestion de la qualité. des consultants en matière de transfert de connaissances et de formation du personnel Critère: Adéquation de la méthode et du client (si ces informations sont pertinentes). Cette annexe présente des indications détaillées sur la définition des catégories applicables pour chacun des critères d’évaluation décrits dans la section 2.3 de ce module. On trouvera ci-après un exemple de définition de ces catégories, sur la base des points spécifiques énumérés ci-dessus (les définitions peuvent varier, d’un cas à l’autre, suivant les caractéristiques de la mission). Ces définitions doivent faire l’objet d’un accord avant le début de l’évaluation. • Médiocre. Les consultants n’ont pas ou peu d’expérience récente dans le domaine de la mission et n’ont pas abordé les questions essentielles spécifiques à cette dernière. Les consultants n’ont pas une expérience suffisante de l’utilisation des approches et des méthodes standard requises par la mission. Le personnel permanent des consultants est insuffisant pour la mission. 156 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions du programme de travail proposés (aspects à prendre en considération pour l’évaluation) Le comité d’évaluation devra prendre en considération les aspects suivants dans l’évaluation de ce critère: • Comprendre les objectifs de la mission. Dans quelle mesure l’approche technique et le programme de travail des consultants répondentils aux objectifs indiqués dans le mandat? • Exhaustivité et réponse aux besoins. La proposition répond-elle de manière exhaustive à tous les besoins cités dans le mandat? • Clarté. Les divers éléments sont-ils cohérents et les points de décision bien définis? • Créativité et innovation. La proposition comporte-t-elle de nouvelles approches de la mission ou de nouvelles méthodes qui contribueraient à obtenir de meilleurs résultats? • Opportunité des produits. Le calendrier d’activité proposé est-il réaliste? Les produits demandés seront-ils fournis à temps? • Qualité de l’utilisation des ressources. Le calendrier de mobilisation des effectifs est-il approprié, sans un trop grand nombre d’experts à court terme, ni trop de généralistes? Le personnel proposé est-il permanent ou composé de consultants externes? Dans la seconde hypothèse, il faudra vérifier si les consultants externes ont déjà travaillé sur des missions précédentes avec le personnel permanent des consultants. Cet aspect devra toujours être pris en considération. • Souplesse et adaptabilité. La méthode et le programme de travail sont-ils souples et susceptibles de s’adapter facilement aux changements qui pourraient se produire au cours de l’exécution de la mission? Cet aspect est particulièrement pertinent lorsque la mission se déroule dans des contextes potentiellement changeants. • Niveau technologique. La méthode propose-telle l’utilisation de technologies de pointe et l’adoption de solutions innovantes? • Logistique. Si les consultants sont appelés à travailler sur des sites éloignés, leur approche des questions logistiques pourrait aussi être examinée. • Gestion de la qualité. En particulier pour les grandes missions complexes, le mandat pourrait inclure la nécessité de fournir un plan de gestion de la qualité ou une liste détaillée de son contenu. Ce critère est habituellement évalué par le biais de l’examen des trois critères secondaires ci-après (uniquement comme indiqué dans le document de DP): a) Approche technique et méthode b) Programme de travail c) Organisation et dotation en personnel On trouvera ci-après un exemple de définition des quatre catégories pour les trois critères secondaires cités ci-dessus (les définitions peuvent varier, d’un cas à l’autre, suivant les caractéristiques de la mission). a) Approche technique et méthode • Médiocre. L’approche technique ou la méthode (ou les deux) envisagées pour l’exécution d’activités importantes citées dans le mandat sont inadéquates ou très mal présentées, ce qui donne à penser que le consultant n’a pas compris des aspects fondamentaux de la portée des travaux. La liste du contenu du plan de gestion de la qualité (si elle est requise par le mandat) est manquante. • Satisfaisant. Le mode d’exécution des différentes activités citées dans le mandat est examiné de manière générale. L’approche est standard et non pas conçue spécifiquement pour la mission. Bien que l’approche et la méthode soient adéquates, elles ne comportent pas d’examen de la manière dont le consultant se propose de prendre en compte les caractéristiques vitales de la mission. Une liste du contenu du plan de gestion de la qualité (si elle est requise par le mandat) est présente, mais elle est de nature générale et ne prend pas en compte les caractéristiques spécifiques de la mission. • Bon. L’approche proposée est analysée de façon détaillée; la méthode est spécifiquement adaptée aux caractéristiques de la mission et elle est assez souple pour s’adapter aux changements qui pourraient se produire au cours de la prestation des services. La liste du contenu du plan de gestion de la qualité (si elle est requise par le mandat) est adaptée aux caractéristiques spécifiques de la mission. • Excellent. Outre les exigences énumérées cidessus (“Bon”), d’importantes questions sont abordées de manière innovante et efficace, montrant que les consultants ont compris les principaux problèmes de la mission et qu’ils ont une connaissance exceptionnelle de nouvelles solutions. La proposition précise les moyens d’améliorer les résultats et la qualité de la mission par le recours à des approches, méthodes et connaissances de pointe. Une description détaillée du plan de gestion de la qualité est fournie, outre la liste de son contenu (si nécessaire). b) Programme de travail • Médiocre. Le calendrier des activités omet des tâches importantes; la chronologie des activités et la corrélation entre elles ne sont pas compatibles avec l’approche ou la méthode proposées. La séquence manque de clarté et de logique. • Satisfaisant. Toutes les activités essentielles figurent dans le calendrier des activités, mais elles ne sont pas détaillées. Il existe quelques discordances mineures entre la chronologie, les produits de la mission et l’approche proposée. passation des marchés A:FIDA Vue d’ensemble du cycle du projet Module L8: Évaluation des propositions de servicesModule de consultants par Module led’évaluation bais de la sélection au moindre coût (SMC) L1: Comités etManuel règlesde générales d’évaluation 157 • Bon. Le programme de travail répond bien au mandat; toutes les activités importantes figurent dans le calendrier des activités et leur chronologie est adéquate et en accord avec les produits de la mission. En outre, les relations d’interdépendance entre les diverses activités sont réalistes et conformes à l’approche proposée. Les précisions fournies sont suffisantes pour faciliter la compréhension du programme de travail proposé. • Excellent. Outre les exigences énumérées cidessus (“Bon”), les points de décision ainsi que la séquence et la chronologie sont très bien définis, montrant que les consultants ont optimisé l’utilisation des ressources. Un chapitre spécifique de la proposition explique le programme de travail en relation avec l’approche proposée. Le programme de travail possède la souplesse requise pour la prise en compte des imprévus. c) Organisation et dotation en personnel • Médiocre. L’organigramme est de pure forme, le plan de dotation en personnel présente des faiblesses dans d’importants secteurs; le calendrier de dotation en personnel est incompatible avec la chronologie des produits les plus importants de la mission. La répartition des tâches et des responsabilités manque de clarté. Les spécialistes proposés n’ont jamais travaillé au sein d’une même équipe. • Satisfaisant. L’organigramme est complet et détaillé; les dispositions en matière de dotation en personnel sont adéquates, en ce qui concerne tant le niveau technique que la composition; la dotation en personnel est compatible aussi bien avec la chronologie qu’avec les produits de la mission. • Bon. Outre la définition donnée à l’alinéa “Satisfaisant” ci-dessus, le personnel est bien équilibré (bonne coordination, définition claire et précise des tâches et des responsabilités, pas trop d’experts à court terme et pas trop de généralistes, correspondance précise entre les compétences du personnel et les besoins, et bon soutien logistique). Certains membres de l’équipe de projet ont déjà, dans une certaine mesure, travaillé ensemble. • Excellent. L’équipe proposée, outre qu’elle répond à toutes les exigences d’une notation “Bon”, est intégrée; plusieurs de ses membres ont abondamment travaillé ensemble par le passé; le rôle de l’emprunteur/du bénéficiaire et son intégration dans la mission sont expliqués de façon détaillée. La proposition contient un examen approfondi, montrant que les consultants ont optimisé l’utilisation et le déploiement du personnel avec efficacité et économie, sur la base des moyens logistiques proposés. 158 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions Critère: Personnel essentiel proposé (aspects à prendre en considération pour l’évaluation) Ce critère est habituellement évalué par le biais de l’examen des trois critères secondaires ci-après (uniquement comme indiqué dans le document de DP): a) Qualifications générales b) Adéquation à la mission c) Expérience de la région et de la langue Le comité d’évaluation évaluera le personnel essentiel: le personnel subalterne, de bureau ou administratif ne sera pas évalué. Il conviendra de prendre en considération les aspects suivants: • Qualifications générales. Il est important d’examiner le nombre d’années d’expérience professionnelle des consultants dans le domaine technique dans lequel ils auront à travailler dans le cadre de la mission. Aux fins de l’évaluation, la valeur de la formation universitaire antérieure diminue avec l’âge. Les experts possédant plus de dix années d’expérience devront être évalués sur la base des diplômes universitaires obtenus. Étant donné que l’expérience s’accumule avec l’âge, les membres du personnel âgés de 60 ans ou plus sont souvent employés avec succès dans des missions complexes ou sensibles. Une longue expérience acquise dans des missions de consultation peut constituer un avantage, mais les évaluateurs ne devront pas attribuer des points aux candidats plus âgés lorsque l’âge n’est pas spécialement pertinent pour la mission. Lorsque la connaissance d’approches, de méthodes et de technologies modernes est essentielle, les experts plus jeunes pourraient être préférables ou plus souhaitables. • Adéquation à la mission. Cet aspect, le plus important, doit faire l’objet d’une évaluation attentive. Les éléments essentiels de l’évaluation devront toujours concerner les capacités appropriées, les compétences professionnelles adéquates et l’expérience. Alors que l’aspect précédent, “qualifications générales”, évalue l’expérience générale des membres du personnel dans le domaine technique dans lequel ils auront à travailler dans le cadre de la mission, l’aspect “adéquation à la mission” a pour objet de déterminer leur capacité d’exécuter les fonctions spécifiques qui leur sont confiées. L’expert a-til récemment occupé des postes similaires? Si oui, ces postes avaient-ils une pertinence par rapport à des missions comme celle actuellement envisagée? Le chef d’équipe proposé a-t-il déjà exercé les mêmes fonctions? Si oui, a-t-il eu à gérer une équipe semblable à l’équipe envisagée (taille, disciplines techniques concernées, combinaison semblable de personnel national et expatrié, etc.)? Dans quelle mesure les connaissances et les compétences du personnel proposé répondent-elles aux besoins de la mission? • Expérience de la région et de la langue. Dans le contexte de l’évaluation de l’expérience dans la région, on prendra en compte des facteurs comme le nombre de missions effectuées dans le pays ou dans des pays dont les cultures, les systèmes administratifs et les organisations gouvernementales sont comparables. Pour le personnel expatrié, le document de DP devrait préciser, si nécessaire, les connaissances linguistiques (langues nationales/locales) requises pour une communication adéquate dans le pays de la mission. Des points seront seulement attribués pour la langue locale. Dans la notation des consultants nationaux, il conviendra d’évaluer leur connaissance de l’une des principales langues de travail du FIDA, au lieu de la langue locale. Pour autant que les membres essentiels du personnel soient admissibles62, ils devront être évalués sur la base de leur compétence et des qualités requises pour le poste, indépendamment de leur nationalité. Les qualifications du chef d’équipe seront évaluées très attentivement, parce que ce poste joue un rôle clé dans la mission. Si le chef d’équipe doit exercer à la fois les fonctions de chef de projet et d’expert, ses qualifications devront être évaluées pour chacune des deux fonctions, et les notes attribuées aux deux fonctions proportionnellement au temps consacré à chacune d’elles (si les deux fonctions se chevauchent). Des notes complètes ne seront attribuées à chaque fonction que si elles peuvent être clairement distinguées l’une de l’autre sans affecter la qualité des services. Le comité d’évaluation devra déterminer, pour chacun des trois critères secondaires, la définition de chacune des catégories indiquées. On trouvera ci-après un exemple de définition des quatre catégories pour chacun des trois critères secondaires cités ci-dessus. a) Qualifications générales • Médiocre. L’expert proposé possède moins de dix années d’expérience pertinente. • Satisfaisant. L’expert proposé possède dix années ou plus d’expérience professionnelle globale pertinente à la mission, ainsi que les diplômes universitaires et la formation adéquats. 62 • Bon. L’expert proposé possède plus de 15 années d’expérience professionnelle globale, dont une grande partie a été acquise dans le cadre de missions de consultation semblables à celle envisagée; ses réalisations professionnelles, comme sa position au sein de la société et son niveau de responsabilité, ont régulièrement progressé au fil du temps. • Excellent. L’expert proposé possède plus de 20 années d’expérience spécialisée dans le domaine de la mission et il est reconnu comme expert de haut niveau dans son domaine. Le spécialiste est pleinement informé des dernières avancées dans sa discipline. b) Adéquation à la mission • Médiocre. L’expert proposé n’a jamais – ou seulement de façon occasionnelle – occupé un poste similaire à celui prévu dans la mission. Ses qualifications ne correspondent pas étroitement au poste qui lui est assigné. (Par exemple, le poste exige un directeur de projet très expérimenté, alors que la personne proposée est d’un niveau relativement moins élevé et peu expérimentée). • Satisfaisant. L’expérience de l’expert proposé correspond au poste qui lui est assigné; au cours des dix années précédentes, voire davantage, il a occupé avec succès des postes semblables à celui offert dans cette mission dans au moins un projet de même nature. Les compétences de l’expert proposé (dans le domaine professionnel ou dans celui de la gestion, selon les exigences du poste offert) sont adéquates pour le poste. • Bon. Les qualifications de l’expert sont adéquates pour le poste offert; au cours des dix années précédentes, il a occupé plusieurs postes semblables dans des missions similaires; ses compétences (dans le domaine professionnel ou dans celui de la gestion) coïncident parfaitement avec le poste et avec les caractéristiques de la mission. • Excellent. Outre qu’il répond aux critères énumérés à l’alinéa ci-dessus (“Bon”), l’expert possède des qualifications et une expérience sensiblement supérieures à celles requises pour des postes semblables au poste envisagé. c) Expérience de la région et de la langue (cet exemple concerne le personnel expatrié): • Médiocre. L’expert proposé n’a jamais – ou seulement de façon occasionnelle –, travaillé dans des pays semblables à celui où doit se dérouler la mission et sa connaissance de la langue locale est insuffisante pour lui permettre de communiquer correctement, oralement et par écrit. Suivant la définition qui en est donnée dans les Directives du FIDA concernant la passation des marchés. passation des marchés A:FIDA Vue d’ensemble du cycle du projet Module L8: Évaluation des propositions de servicesModule de consultants par Module led’évaluation bais de la sélection au moindre coût (SMC) L1: Comités etManuel règlesde générales d’évaluation 159 • Satisfaisant. L’expert a travaillé dans des pays dont les cultures, les systèmes administratifs et les organisations gouvernementales sont comparables à celles du pays en question; sa connaissance de l’une des langues officielles du FIDA est adéquate. • Bon. Au cours des dernières années, l’expert a travaillé pendant au moins un an dans la région où se déroulera la mission; il parle couramment une des langues officielles du FIDA, ainsi que la langue locale. • Excellent. Outre qu’il répond à la définition de l’alinéa ci-dessus (“Bon”), l’expert possède une connaissance directe et approfondie du pays et de la langue, résultant de plusieurs années d’expérience professionnelle dans le pays. Si le personnel essentiel proposé par les consultants ne remplit pas pleinement toutes les conditions énoncées dans la définition de l’une des catégories, alors que cette catégorie particulière semble mieux refléter l’adéquation globale du personnel essentiel que ne le fait la catégorie inférieure, on pourra le classer dans la catégorie supérieure 160 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions Critère: Participation de consultants nationaux parmi le personnel essentiel proposé (aspects à prendre en considération pour l’évaluation) Dans le contexte de l’évaluation, la répartition de ces points entre les propositions se fera proportionnellement au pourcentage de ressortissants nationaux parmi le personnel essentiel total proposé. (Par exemple, si 10 points sont attribués à ce critère et si 50% du nombre total de mois-personnes ou d’heures-personnes sont alloués par les consultants à des experts ou des consultants nationaux, la proposition recevra 5 points). Ce critère ne couvre que l’aspect quantitatif de la participation de ressortissants nationaux; les aspects qualitatifs tels que l’expérience du personnel essentiel national sont pris en compte par les critères “Qualifications du personnel professionnel essentiel proposé” et “Adéquation à la mission”. La participation de consultants nationaux en cette qualité, en tant que filiales locales de consultants étrangers ou en tant qu’experts individuels, devrait également être prise en considération. Module L9: Prorogation de la validité des offres Objet du module Ce module cite quelques unes des principales questions à envisager lorsqu’on demande aux soumissionnaires de proroger la validité de leurs offres. Champ d’application Tous les cas où la prorogation de la validité des offres devra être demandée. La durée de validité des offres mentionnée dans le document d’invitation devrait normalement être suffisante pour permettre au comité d’évaluation d’entreprendre les évaluations technique et financière ainsi que de les faire approuver et à l’entité acheteuse de passer un marché. Par conséquent, la validité des offres ne devrait normalement pas être prorogée. Si, toutefois, une telle prorogation s’avère nécessaire, tous les soumissionnaires encore concernés par le processus d’évaluation devront être invités, par écrit, à proroger la validité de leurs offres pour une durée supplémentaire spécifiée. Cette demande devra être formulée dans un délai raisonnable avant la date d’expiration de la validité des offres, pour laisser un temps suffisant à la réception des réponses. La demande sera formulée de telle manière qu’une absence de réponse sera considérée comme un refus de prorogation de la validité de l’offre. Un modèle de demande de prorogation est joint, pour référence, au présent module. Les soumissionnaires doivent accepter ou refuser de proroger la validité de leurs offres, mais ils ne sont pas autorisés, s’ils acceptent la prorogation, à modifier leur proposition financière, ni aucun autre élément de leur proposition. Si un consultant ne souhaite pas proroger la validité de son offre, elle sera retirée de l’évaluation. Dans les cas où une garantie de soumission est requise, les soumissionnaires qui prorogent la validité de leurs offres doivent également proroger, de la même durée, la validité de leur garantie de soumission. Un soumissionnaire est libre de refuser de proroger la validité de son offre, sans perdre son éventuelle garantie de soumission. Dans un souci d’impartialité et de transparence, la date limite des réponses aux demandes de prorogation de la validité des offres devra être traitée de la même manière que la date de clôture des offres. Seules les réponses positives reçues par écrit avant la date limite seront prises en considération. Les réponses parvenant après cette date ne seront pas retenues. passation des marchés Module A:FIDA VueetManuel d’ensemble cycle du projet Module L9: Prorogation de la du validité des offres Module L1: Comités d’évaluation règlesde générales d’évaluation 161 *** Modèle de demande de prorogation de la validité *** Nous faisons référence à votre offre ci-après et nous demandons par la présente de proroger la validité de cette offre, ainsi que la garantie de soumission [supprimer si l’appel d’offres ne prévoyait pas de garantie de soumission], afin de nous permettre de mener à bien le processus d’évaluation. Référence du marché: Objet du marché: Référence de votre offre: Validité originale de l'offre : Nouvelle date de validité de l'offre demandée: N° de la garantie de soumission: Date d'expiration de la garantie de soumission demandée: Indiquer la nouvelle date de validité proposée Supprimer si la garantie de soumission n'était pas requise Veuillez noter que, dans le cas où vous ne souhaiteriez pas proroger la validité de votre offre: 1) votre offre sera retirée du processus d’évaluation; 2) vous ne perdrez pas votre garantie de soumission, qui vous sera restituée à sa date originale d’expiration. [supprimer s’il n’était pas prévu de garantie de soumission] Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir confirmer votre décision en remplissant la Partie A ou la Partie B du projet de lettre ci-joint et en nous la faisant parvenir avant le _________________________ [indiquer la date limite de réception des réponses]. Si nous ne recevons pas, d’ici à cette date, votre confirmation de la prorogation de validité, nous considérerons que vous ne souhaitez pas proroger la validité de votre offre et votre offre sera retirée du processus d’évaluation. PARTIE A: Nous acceptons de proroger la validité de notre offre et celle de la garantie de soumission [supprimer si l’appel d’offres ne prévoyait pas de garantie de soumission], comme demandé et nous reconfirmons comme suit: Nouvelle date de validité de l'offre: N° de la garantie de soumission: Date d'expiration de la garantie de soumission demandée: Nom Supprimer si la garantie de soumission n'était pas requise Signature Fonction Date ---------------------------------------------------------------------------------------------------------PARTIE B: Nous ne sommes pas en mesure de proroger la validité de notre offre comme demandé. Ce faisant, nous comprenons que l’éventuelle garantie de soumission déposée en rapport avec cette offre ne sera pas perdue et qu’elle nous sera restituée à sa date originale d’expiration. Nom Signature Fonction 162 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions Date Module L10: Post-sélection Objet du module Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des avis sur le processus de post-sélection dans le cadre du processus d’évaluation des offres. Champ d’application Ce module s’applique à la passation des marchés concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. 1. Qu’est-ce que la post-sélection? La post-sélection sert à vérifier si le soumissionnaire retenu possède les ressources, l’expérience et les qualifications requises pour exécuter un marché de manière satisfaisante avant que le marché ne lui soit attribué. Le préfixe “post” dans le nom de cette procédure fait référence au fait qu’elle intervient après le processus d’évaluation. La situation est donc l’inverse de celle de la “présélection”, réalisée avant le processus d’appel d’offres, traitée dans le Module G. 2. Quand est-elle utilisée? La post-sélection est principalement utilisée dans la méthode de passation des marchés sur appel d’offres ouvert, lorsqu’il n’y a pas eu de présélection ou d’établissement d’une liste restreinte. Présélection a) S’il y a eu une présélection, l’offre évaluée la moins disante répondant aux besoins devra être recommandée en vue de l’attribution du marché à moins que, depuis la date de la présélection: – les qualifications du soumissionnaire, son propriétaire ou son statut juridique ne se soient matériellement détériorés; – le soumissionnaire n’ait été chargé de travaux supplémentaires réduisant sa capacité disponible; ou – le soumissionnaire n’ait été placé sur une liste de fournisseurs radiés. b) S’il n’y a pas eu de présélection, l’offre évaluée la moins disante répondant aux besoins devra être soumise à une post-sélection, conformément aux procédures décrites dans le dossier d’appel d’offres. La décision d’utiliser la présélection ou la postsélection est généralement prise au stade de la planification de la passation des marchés et le facteur temps en est souvent le fondement. Un certain nombre de facteurs, présentés dans le tableau ci-dessous, doivent être pris en considération. Avantages Inconvénients – aide à l'établissement de la liste restreinte – retarde la publication initiale des appels d'offres – permet de réduire le temps d'évaluation, puisque tous les soumissionnaires inscrits sur la liste restreinte répondent aux critères minimaux – permet aussi une économie de temps au stade de l'attribution du marché, puisqu'il peut aller rapidement de l'avant sans que soit nécessaire une longue post-sélection Post-sélection – les appels d'offres peuvent être publiés rapidement, sans passer par le processus de présélection – une évaluation peut être entreprise à propos de soumissionnaires dont il s'avère ensuite qu'ils ne conviennent pas – peut entraîner des retards entre l'attribution du marché et la passation du contrat en cours d'exécution de passation desdu marchés A:FIDA VueetManuel d’ensemble du cycle projet Module L10: Post-sélection Module L1: ComitésModule d’évaluation règles générales d’évaluation 163 La post-sélection ne sera normalement pas requise dans la méthode de la demande de prix, étant donné que la valeur et la complexité des marchés seront relativement réduites et que les demandes de prix seront adressées à des fournisseurs connus. De même, la post-sélection ne sera normalement pas requise dans la méthode de la demande de propositions, puisque l’expérience et le personnel de l’adjudicataire ont été pris en compte dans l’établissement d’une liste restreinte ou dans le processus d’évaluation. 3. Qui doit l’effectuer? La post-sélection sera normalement effectuée par le comité d’évaluation. [Le cas échéant, un avis technique sera sollicité, en principe auprès du membre du personnel ayant fourni les contributions techniques à l’évaluation]. 4. Comment procéder? A: On trouvera ci-après quelques instructions générales sur la conduite de la post-sélection lorsqu’il n’y a pas eu de présélection. Les systèmes nationaux de passation des marchés peuvent comporter leurs propres variantes sur ces points: a) avant l’émission de l’appel d’offres, déterminer les critères de post-sélection 63; b) déterminer le soumissionnaire obtenant la meilleure évaluation par le biais du processus d’évaluation; c) examiner le document d’invitation pour y trouver des précisions sur l’ensemble de critères de post-sélection et sur les éléments de preuve que les soumissionnaires devront fournir en vue de la post-sélection; d) examiner les éléments fournis par l’adjudicataire et déterminer s’ils répondent aux critères. Demander, le cas échéant, au soumissionnaire de fournir des éclaircissements ou des informations actualisées (lorsque la post-sélection exige une visite à l’adjudicataire ou toute autre vérification susceptible d’entraîner des dépenses significatives, il conviendra d’obtenir l’approbation du rapport d’évaluation avant l’acceptation du marché); e) lorsqu’il est établi que le soumissionnaire ayant obtenu la meilleure évaluation est qualifié, on inclura cette information dans le rapport d’évaluation et on passera à l’achèvement du rapport, avec la recommandation d’attribution du marché; f) si le marché est soumis à l’examen préalable du FIDA, on soumettra le rapport d’évaluation au FIDA; g) si l’adjudicataire n’est pas considéré comme qualifié, on procédera à une nouvelle postsélection du soumissionnaire classé au deuxième rang dans l’évaluation du prix, et on recommencera le processus jusqu’à ce qu’un soumissionnaire qualifié soit trouvé. Les résultats de toutes ces vérifications seront repris dans le rapport d’évaluation, avec une indication des motifs pour lesquels l’un ou l’autre des soumissionnaires a été considéré comme non qualifié et avec une recommandation claire d’attribution du marché. Les soumissionnaires ne devront pas être informés de leur rejet au stade de la post-sélection avant que les résultats de la post-sélection ne soient approuvés. B: Lorsqu’une présélection a été réalisée, il subsiste quelques aspects mineurs de reconfirmation à prendre en compte, comme indiqué au point 2 ci-dessus. Dans ce cas: a) examiner le document de présélection – pour y trouver des précisions sur l’ensemble de critères de post-sélection – et le document d’invitation pour les informations actualisées demandées aux soumissionnaires; b) examiner les informations actualisées soumises par l’adjudicataire et déterminer si elles répondent encore aux critères originaux de présélection. Demander, le cas échéant, au soumissionnaire des éclaircissements ou de nouvelles actualisations; c) si l’adjudicataire est toujours qualifié, inclure cette confirmation dans le rapport d’évaluation et passer à l’achèvement du rapport, avec la recommandation d’attribution du marché; d) si le marché est soumis à l’examen préalable du FIDA, on soumettra le rapport d’évaluation au FIDA; e) si l’adjudicataire n’est plus considéré comme qualifié, vérifier les informations de présélection du soumissionnaire par rapport à l’offre classée au deuxième rang dans l’évaluation du prix et répéter le processus jusqu’à ce qu’un soumissionnaire qualifié soit trouvé. Les résultats de toutes les vérifications sur les soumissionnaires présélectionnés seront repris dans le rapport d’évaluation, avec une indication des motifs pour lesquels l’un ou l’autre des soumissionnaires n’est plus considéré comme qualifié et avec une recommandation claire d’attribution du marché. Les soumissionnaires ne devront pas être rejetés avant que les résultats de la post-sélection ne soient approuvés. 63 Les critères reposeront sur la capacité et les ressources dont dispose l’adjudicataire pour exécuter le marché en question de manière satisfaisante, compte tenu a) de son expérience et de sa performance antérieure dans le cadre de marchés similaires, b) de ses capacités en termes de fourniture des biens, travaux ou services nécessaires, et c) de sa situation financière. On énoncera les besoins minimaux à satisfaire aux fins de l’évaluation. Des références devront également être demandées. 164 FIDA Manuel passation des marchés Vue d’ensemble Évaluation desdesoumissions Module L11: Annulation de la procédure de passation des marchés après l’ouverture des plis Objet du module Ce module présente une procédure opérationnelle standard pour l’annulation de la procédure de passation des marchés avant l’adjudication d’un marché. S’il s’avère nécessaire d’annuler un besoin après l’adjudication du marché, on utilisera le Module N3. Champ d’application Ce module s’applique à tous les types de passation de marchés. On notera que lorsque la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les Directives de la Banque mondiale concernant l’annulation de la passation des marchés après l’ouverture des plis qui s’appliqueront. 1. Introduction Il faut éviter, dans toute la mesure du possible, d’annuler une procédure de passation des marchés, car une telle annulation représente une perte de temps et de ressources, aussi bien pour l’entité acheteuse que pour les soumissionnaires. Cela est particulièrement vrai lorsqu’elle intervient après la clôture de l’appel d’offres, étant donné que d’importantes ressources ont déjà été dépensées à ce stade. Néanmoins, et s’il existe de bonnes raisons pour cela, la procédure de passation des marchés peut être annulée à n’importe quel stade précédant l’adjudication d’un marché. On trouvera ci-après des informations sur les bonnes pratiques à suivre pour s’assurer que les annulations jugées inévitables soient traitées de manière appropriée et équitable pour tous les soumissionnaires. 2. Instructions point par point Reconnaître la nécessité d’annuler une procédure de passation des marchés et les motifs qui pourraient justifier cette annulation. Les motifs d’annulation d’une procédure de passation des marchés doivent être approuvés par le FIDA et, le cas échéant, par l’éventuelle autorité nationale chargée des approbations. On peut en citer quelques-uns: – le marché en question ne répond plus à aucun besoin; – les éléments techniques, contractuels ou autres ont changé au point qu’il est préférable de lancer un nouvel appel d’offres plutôt que de modifier le document d’invitation existant; – le besoin peut être satisfait par un article sensiblement moins coûteux; – on possède des preuves de collusion entre les soumissionnaires; – on ne dispose plus d’un financement adéquat pour répondre au besoin; – aucune offre répondant au besoin n’a été reçue. Il est important que l’annulation soit débattue et agréée avec toutes les parties concernées avant une décision définitive. Préparer un avis d’annulation d’une procédure de passation des marchés et le communiquer dans des termes identiques à tous les soumissionnaires ayant soumis des offres. Cet avis devra normalement indiquer les motifs de l’annulation, pour éviter que de nombreux soumissionnaires ne formulent des demandes de renseignements. Il ne sera pas nécessaire, toutefois, qu’il contienne une justification de l’annulation. Renvoyer rapidement les offres non décachetées (y compris les propositions financières cachetées sous pli séparé en cas d’utilisation de la méthode de demande de propositions) et les éventuelles garanties de soumission. Au cas où l’annulation interviendrait après l’ouverture des plis mais avant l’évaluation des offres, informer le comité d’évaluation de cette annulation. 3. Documents/dossiers à conserver Un relevé des avis d’annulation envoyés à tous les soumissionnaires, ainsi que l’approbation de cette annulation par le FIDA et, le cas échéant, par l’éventuelle autorité nationale chargée des approbations, devront être conservés dans le dossier de l’appel d’offres. Ce dossier contiendra également des informations sur la décision d’annuler la procédure de passation des marchés, ainsi que sur les motifs de l’annulation. de passation desdu marchés Module A:FIDA Vue d’ensemble du cycle projet Module L11: Annulation de Module la procédure de passation des marchés après l’ouverture des plis L1: Comités d’évaluation etManuel règles générales d’évaluation 165 Attribution du marché Process management Attribution du marché Module M1: Lettres d’acceptation des offres Objet du module Ce module établit la procédure à suivre pour l’envoi d’une lettre d’acceptation, qui établira le lien contractuel en acceptant l’offre ou la proposition de l’adjudicataire. Il est extrêmement important que cette procédure se déroule de manière correcte et appropriée, étant donné que l’avis d’acceptation constitue normalement un instrument juridiquement contraignant, ayant pour effet l’entrée en vigueur d’un contrat. Il est important de noter que ce module présente la procédure la plus couramment utilisée pour l’envoi de l’avis d’acceptation d’une offre. Si le système national de passation des marchés ou le document d’invitation stipulent une autre procédure pour l’avis ou un autre mode d’entrée en vigueur du marché, ce sont les modalités indiquées par le document d’invitation qui prévaudront. Champ d’application Ce module s’applique aux marchés concernant les biens, les travaux, les services de consultants et les services autres que les services de consultants. 1. Introduction L’envoi d’un avis d’acceptation de l’offre à l’adjudicataire constitue un moyen rapide de formation d’un contrat, plutôt que d’attendre l’établissement de la totalité du document contractuel. Cette formule offre plusieurs avantages potentiels: • le marché entre en vigueur plus rapidement, de sorte que les périodes de livraison ou de mobilisation démarrent plus tôt et que l’achèvement d’ensemble du marché devrait aussi intervenir plus tôt; • lorsque la validité de l’offre approche de sa date limite, elle peut être acceptée rapidement sans qu’il soit nécessaire d’avoir recours à une demande de prorogation de la validité, le risque étant que le soumissionnaire peut ne pas être disposé à proroger cette validité. 2. Processus de base Lorsqu’il est jugé nécessaire, l’avis d’acceptation de l’offre sera émis par l’entité acheteuse après obtention de l’approbation de l’autorité compétente. Au cours de la préparation de l’avis, l’entité acheteuse devra: 1. s’assurer que l’approbation de la décision d’attribution du marché a fait l’objet d’une communication écrite. La recommandation d’adjudication du marché est contenue dans le rapport d’évaluation et il est donc indispensable de recevoir l’approbation écrite de ce rapport; 2. obtenir toute autre approbation nécessaire, y compris l’approbation financière d’engagement des fonds requis; 3. s’assurer que l’offre de l’adjudicataire est toujours valide et que les éventuelles modifications à l’appel d’offres ont été acceptées par écrit par le soumissionnaire; 4. rédiger l’avis d’acceptation de l’offre – voir plus bas les directives sur son contenu; 5. s’assurer que l’avis est signé par le signataire autorisé de l’entité acheteuse; 6. adresser l’avis à l’adjudicataire, en conservant une preuve de cet envoi, par exemple un récépissé postal. Le marché est dès lors entré en vigueur (sauf si le document d’invitation contient une indication contraire, si l’offre n’est plus valide, ou si l’avis d’acceptation de l’offre contient des dispositions contraires à l’offre, c’est-à-dire une contre-offre); 7. s’assurer de la confirmation, par le soumissionnaire, de sa réception de la lettre d’acceptation de l’offre. 3. Contenu de l’avis Le contenu de l’avis présentera, selon la nature du marché, de légères différences. Pour ce qui concerne les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants, la lettre d’acceptation de l’offre devra inclure au minimum, – le nom et l’adresse de l’entité acheteuse, qui est partie au contrat; – le nom et l’adresse du soumissionnaire/ fournisseur; FIDA Manuel de passation des marchés Module ModuleA:M1: VueLettres d’ensemble d’acceptation du cycle des du projet offres 167 – la date de la lettre d’acceptation de l’offre; – le numéro de référence de la transaction et une description succincte des biens, travaux ou services à acheter; – la date et l’éventuel numéro de référence de l’offre du soumissionnaire; – une référence aux éventuelles modifications de l’offre résultant d’éclaircissements ou de corrections et aux éventuels articles exclus du marché ou aux révisions des quantités, ou à tout autre détail; – la monnaie et le prix total du marché; – la formule: “la lettre d’acceptation de l’offre constitue un contrat entre l’entité acheteuse et le soumissionnaire jusqu’au moment où un contrat formel sera signé et où le soumissionnaire signera un contrat et fournira l’éventuelle garantie de bonne exécution requise dans un délai n’excédant pas 14 jours à compter de la date de la lettre d’acceptation de l’offre”. La lettre devra être signée par le signataire autorisé de l’entité acheteuse et préciser que le soumissionnaire devra accuser réception de la lettre d’acceptation de l’offre et confirmer qu’il entreprend l’exécution du marché. Dans le cas des services de consultants, la lettre d’acceptation de l’offre devra inclure: – le nom et l’adresse de l’entité acheteuse, qui est partie au contrat; – le nom et l’adresse du soumissionnaire/ consultant; – la date de la lettre d’acceptation de l’offre; – le numéro de référence de l’offre acceptée; – la formule: “la lettre d’acceptation de l’offre constitue un contrat entre l’entité acheteuse et le soumissionnaire sous réserve de la conclusion des négociations à leur satisfaction mutuelle”; – la date et l’heure des négociations proposées. La lettre devra être signée par le signataire autorisé de l’entité acheteuse et préciser que le soumissionnaire devra accuser réception de la lettre d’acceptation de l’offre et confirmer qu’il participera aux négociations à la date et l’heure spécifiées dans l’avis. 4. Documents à conserver Une copie de la lettre d’acceptation de l’offre, ainsi qu’une copie de l’approbation de la lettre par l’autorité habilitée, devront être conservées dans le dossier de l’appel d’offres. La preuve de l’envoi de l’avis doit aussi être conservée dans le dossier de l’appel d’offres; ce point est d’une importance capitale, étant donné que le marché entre en vigueur au moment de l’expédition de l’avis. 168 FIDAd’ensemble Manuel passation des marchés Attribution Vue dude marché Module M2: Négociation relative aux services de consultants Objet du module Les indications présentées dans ce module concernent les conditions dans lesquelles des négociations sont permises, les domaines pouvant faire l’objet de négociations et la procédure à suivre pour engager des négociations avec un consultant. Champ d’application Ce module s’applique uniquement aux marchés relatifs aux services de consultants. 1. Introduction Les négociations ont pour but d’examiner et de finaliser avec l’adjudicataire certains détails du contrat, avant l’attribution du marché. Les négociations doivent aboutir à un contrat acceptable pour les deux parties, ce qui réduira la probabilité de différends ou la nécessité d’amendements. Les négociations n’ont pas pour but d’apporter des modifications sur le fond ou d’obtenir de l’adjudicataire qu’il réduise son prix, sauf dans deux cas: – la méthode de passation des marchés utilisée a été celle du marché de gré à gré; ou – le prix n’a pas été l’un des facteurs retenus dans le processus d’évaluation des offres (sélection fondée sur la qualité64). 2. L’équipe de négociation L’équipe de négociation, à qui en incombe la responsabilité d’ensemble, est aussi chargée de formuler des recommandations sur les résultats des négociations, en vue de leur approbation. Toutefois, les négociations devront toujours être conduites par trois personnes au minimum, parmi lesquelles un agent possédant une connaissance technique des services faisant l’objet du marché et capable de représenter les besoins de l’utilisateur final. Les négociations doivent normalement être gérées par un membre expérimenté de l’équipe, mais d’autres spécialistes des marchés ayant une plus grande expérience ou des compétences particulières peuvent aussi y être associés. Cet agent sera ensuite responsable de la coordination des contributions d’autres agents et veillera à ce que les négociations soient conduites dans le respect de toutes les règles et procédures applicables; il rédigera également les procès-verbaux des négociations, de même que les recommandations qui seront soumises à l’approbation de l’autorité compétente. Si cette participation offre des avantages en termes de continuité ou de réduction significative des travaux préparatoires requis, on pourra faire appel au personnel ayant contribué à l’évaluation: il sera déjà familiarisé avec les besoins de l’entité acheteuse, tels qu’ils sont définis dans le document d’invitation, ainsi qu’avec avec la teneur de la soumission gagnante, les raisons pour lesquelles des négociations ont été recommandées, les domaines dans lesquels des négociations sont nécessaires et les objectifs de ces négociations. Le nombre et le type adéquats d’agents dépendront du type, de la valeur et de la complexité du marché, des domaines devant faire l’objet des négociations et de l’ampleur de ces dernières. Dans la détermination des membres qui feront partie de l’équipe de négociation, l’entité acheteuse devra prendre en considération les types de compétences, de connaissances ou d’expérience nécessaires. Il pourrait s’agir: – de compétences en matière de passation de marchés, y compris une expérience des négociations; – de connaissances techniques; – de compétences juridiques; – de représentation par l’utilisateur final. Il est important que les membres de l’autorité compétente chargée de délivrer les autorisations ne soient pas impliqués dans la conduite des négociations, mais qu’ils se limitent à approuver les résultats et les recommandations, afin qu’ils ne se retrouvent pas en situation de juges et parties. 64 Voit le Module H3. FIDA Manuel de passation des marchés Module M2: Négociation Module ModuleA:M1: relative VueLettres d’ensemble auxd’acceptation services du cycle de consultants des du projet offres 169 3. Domaines pouvant faire l’objet de négociations Excepté dans les cas prévus à la section 1 ci-dessus, les négociations ne doivent concerner ni le prix ni le fond des offres ou propositions, mais porter uniquement sur des détails d’importance mineure d’ordre technique, contractuel ou logistique. À titre indicatif uniquement, on notera que les négociations pourront normalement concerner les domaines suivants: – modifications mineures de détails techniques, comme le mandat, la méthode d’attribution des propositions ou la dotation en personnel; – amendements mineurs aux Conditions spéciales du marché; – dispositions en matière de mobilisation; – contributions requises de l’entité acheteuse; – finalisation des modalités de paiement; – accord sur les calendriers définitifs d’achèvement pour prendre en compte les éventuels changements demandés par l’entité acheteuse; – clarification de détails qui n’étaient pas apparents ou n’avaient pas pu être finalisés au moment de l’appel d’offres; – dette fiscale du soumissionnaire. On n’aura pas recours aux négociations pour: – modifier sur le fond la qualité technique ou des détails de la proposition, y compris les tâches ou les responsabilités du soumissionnaire; – introduire des modifications matérielles dans les modalités et conditions contractuelles énoncées dans le document d’invitation; – réduire les tarifs (voir plus haut) ou les dépenses remboursables, sauf lorsque des modifications sont nécessaires pour prendre en compte les éventuels changements agréés dans la proposition technique; ou – modifier sur le fond n’importe quel élément constituant un facteur décisif dans l’évaluation des propositions. Le soumissionnaire ne devra pas être autorisé à remplacer du personnel essentiel, sauf si l’entité acheteuse et le soumissionnaire conviennent que des retards dans le processus de passation du marché, des modifications du mandat ou d’autres circonstances échappant au contrôle qu’elle peut raisonnablement exercer rendent ce remplacement nécessaire et inévitable. 170 FIDAd’ensemble Manuel passation des marchés Attribution Vue dude marché 4. Le processus de négociation Le comité d’évaluation aura formulé dans le rapport d’évaluation des recommandations quant à l’éventuelle nécessité de négociations et aux questions à négocier. La recommandation de négocier devra être approuvée par l’autorité compétente avant le début de tout préparatif. Après l’approbation du lancement des négociations: 1. l’entité acheteuse désignera une équipe chargée de gérer les négociations – voir les notes cidessus sur la sélection des membres de l’équipe; 2. l’adjudicataire devra être invité aux négociations, pour lesquelles on lui proposera une heure, une date et un lieu. La lettre d’invitation pourra indiquer que l’offre du soumissionnaire a été évaluée comme la soumission gagnante, mais il est important qu’aucun engagement contractuel ne soit pris à l’égard du soumissionnaire à ce stade (la lettre ne doit faire aucune référence à une acceptation de l’offre ou à l’attribution d’un marché); 3. les négociateurs devront, pour se préparer, examiner le document d’invitation, l’offre de l’adjudicataire et le rapport d’évaluation, afin de repérer les domaines dans lesquels des négociations sont nécessaires. Pour chacun de ces domaines, l’entité acheteuse devra recenser et valoriser les objectifs qu’elle souhaite atteindre par le biais des négociations et, dans la mesure du possible, définir les paramètres maximaux et minimaux de la négociation; 4. dans le cadre des négociations avec l’adjudicataire, il sera important que les négociateurs s’abstiennent d’engager l’entité acheteuse à de quelconques arrangements ou accords pendant la négociation; 5. il est important qu’un compte-rendu des points agréés au cours des négociations soit, à leur conclusion, signé par le soumissionnaire; 6. il conviendra d’établir un compte-rendu des négociations et de formuler des recommandations sur la marche à suivre; 7. on sollicitera l’approbation des recommandations et on suivra la démarche appropriée. S’il est recommandé de poursuivre les négociations avec l’adjudicataire, ou d’entreprendre des négociations avec le soumissionnaire suivant, on reprendra ce processus à partie de l’étape 2. Après les négociations, les recommandations adressées à l’autorité compétente peuvent inclure l’une ou l’autre des propositions suivantes: 1. passer à l’attribution du marché à l’adjudicataire, en y intégrant les révisions agréées au cours des négociations; 2. réviser les objectifs des négociations et les poursuivre sur des domaines spécifiés; 3. mettre un terme aux négociations, lorsqu’elles n’ont pas permis de parvenir à un contrat acceptable, rejeter le soumissionnaire et attribuer le marché au soumissionnaire classé au deuxième rang ou entreprendre des négociations avec lui; 4. annuler la procédure de passation du marché, lorsqu’on estime que le document d’invitation original présentait des failles, que le besoin a changé, ou que le budget est insuffisant par rapport au besoin (voir le Module L11). Les résultats des négociations et les recommandations qui en découlent, doivent être approuvés à l’échelon compétent au sein de l’entité acheteuse, avant que le marché ne soit attribué ou que tout autre engagement ne soit pris vis-à-vis d’un soumissionnaire. 5. Documents à conserver Toutes les négociations doivent faire l’objet d’un compte-rendu qui devra être conservé dans le dossier de l’appel d’offres détenu par l’entité acheteuse. Ce compte-rendu devra inclure, au minimum: – le nom du soumissionnaire avec lequel se sont tenues les négociations et les noms de ses représentants; – les noms de tous les agents de l’entité acheteuse ayant participé aux négociations; – le lieu, la date et l’heure des négociations; – les domaines ayant fait l’objet d’une négociation et les principaux points ou demandes formulés par les deux parties; – l’accord final réalisé dans chaque domaine de négociation; – les points éventuels sur lesquels l’accord n’a pas pu se faire, ou qui exigent une poursuite des discussions. Le compte-rendu des négociations doit être signé par tous les agents de l’entité acheteuse ayant participé aux négociations et par le représentant du soumissionnaire. Toute autre correspondance ou information en rapport avec les négociations devra également être conservée dans le dossier d’appel d’offres, y compris les lettres invitant le soumissionnaire à négocier et la préparation, par l’entité acheteuse, de sa position de négociation. FIDA Manuel de passation des marchés Module M2: Négociation Module ModuleA:M1: relative VueLettres d’ensemble auxd’acceptation services du cycle de consultants des du projet offres 171 Module M3: Préparation et publication des documents de marché Objet du module Ce module présente des indications sur la préparation, l’approbation et la publication des documents de marché. Champ d’application Ce module s’applique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les services de consultants. 1. Introduction Le document de marché confirme par écrit le contrat conclu et formé entre l’entité acheteuse et le fournisseur, l’entrepreneur ou le consultant. Il définit les biens, travaux ou services à fournir, le prix à payer pour ces biens, travaux ou services; il détermine les droits et obligations de chaque partie. Le contrat est le statut régissant l’administration du marché. Il est par conséquent important que le document de marché soit préparé de manière claire et précise et qu’il soit prêté attention aux détails, étant donné que n’importe quelle erreur ou ambiguïté peut faire obstacle à l’exécution efficace du marché. C’est à l’entité acheteuse qu’il appartient de préparer les documents de marché, de les faire approuver et de les publier. 2. Contenu du document de marché Le contenu du document de marché dépendra du modèle de contrat inclus dans le dossier d’appel d’offres. Le contenu du contrat et l’ordre de priorité sont normalement énumérés dans la formule de contrat ou dans les conditions spéciales du contrat. À titre indicatif uniquement, la liste des documents de marché comprendra habituellement les éléments suivants: – les Conditions générales du marché – un énoncé des conditions générales qui s’appliqueront; – les Conditions spéciales du marché; – une déclaration précisant que les conditions spéciales du marché prévaudront sur les conditions générales et sur l’ordre de priorité des autres documents de marché; 172 FIDAd’ensemble Manuel passation des marchés Attribution Vue dude marché – une description précise des biens, travaux ou services achetés au titre du marché, y compris les exigences techniques, la quantité et le calendrier de livraison ou d’achèvement sur la base de l’énoncé des besoins figurant dans le document d’invitation, et l’offre du fournisseur, compte tenu des éventuelles modifications agréées; – le prix total du marché et, le cas échéant, les conditions applicables à la révision, l’ajustement, la modification ou le nouveau calcul du prix effectif à payer; – les conditions de paiement, y compris la période de paiement, la monnaie prévue à l’échéancier et la documentation requise; – les garanties de bonne exécution, si elles sont nécessaires; – la procédure convenue pour le règlement des différends. 3. Préparation du document de marché La “création” concrète du document de marché comportera habituellement les étapes suivantes: 1. s’assurer que toutes les approbations nécessaires au passage à la phase contractuelle ont été obtenues; 2. s’assurer que l’offre qui va être acceptée est encore valide; 3. recueillir des exemplaires de tous les documents qui feront partie du document de marché; 4. compiler le document de marché complet, en incluant tous les documents nécessaires dans le bon ordre. S’assurer que le contrat n’inclut aucune nouvelle modalité ou condition qui ne faisait pas partie du dossier d’appel d’offres ou qui n’aient pas été ensuite discutées et agréées avec le soumissionnaire. Il appartient au fondé de pouvoir signant le contrat de s’assurer que le document est conforme à la recommandation contenue dans le rapport d’évaluation approuvé; 5. préparer le nombre requis d’exemplaires du contrat approuvé et relier ou fixer les pages de telle manière qu’elles ne puissent pas être remplacées ou perdues. Le nombre d’exemplaires sera au minimum de deux – un pour le fournisseur et un pour l’entité acheteuse. (La bonne pratique veut qu’une fois les deux exemplaires signés par l’entité acheteuse, une photocopie soit faite du document de marché, afin qu’il y ait un enregistrement des deux exemplaires envoyés au soumissionnaire. Cette photocopie sera conservée dans le dossier jusqu’à ce que l’un des exemplaires soit contresigné et renvoyé par le soumissionnaire); 6. le signataire autorisé signera, au nom de l’entité acheteuse, tous les exemplaires du contrat; 7. envoyer tous les exemplaires du contrat au fournisseur, accompagnés d’une lettre de couverture lui donnant pour instruction de contresigner tous les exemplaires, d’en conserver un pour ses dossiers et de renvoyer tous les autres exemplaires signés à l’entité acheteuse. Le document de marché original signé et renvoyé par le fournisseur doit être conservé en lieu sûr et une copie placée, pour référence, dans le dossier de l’appel d’offres. FIDA Manuel de passation des marchés Module M3: Préparation Module Module et publication A:M1: VueLettres d’ensemble desd’acceptation documents du cycle de des du marché projet offres 173 Module M4: Rejet des offres et compte-rendu aux soumissionnaires non retenus Objet du module Ce module donne des indications générales sur la notification aux soumissionnaires du fait qu’ils n’ont pas remporté un marché. Il donne également des indications sur le compte-rendu aux soumissionnaires non retenus, lorsqu’ils en font la demande. Champ d’application Ce module s’applique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les services de consultants. 1. Introduction Pour les contrats de valeur élevée, la publication des informations sur l’attribution des marchés accroît la transparence dans la passation des marchés publics. Il est important de notifier aux soumissionnaires non retenus qu’ils n’ont pas remporté un marché et de le faire le plus tôt possible après l’entrée en vigueur du contrat, mais aussi de les informer, s’ils le demandent, des raisons de leur échec. Cette pratique de notification et de compte-rendu aux soumissionnaires non retenus présente plusieurs avantages: – la communication ouverte devrait encourager les soumissionnaires non retenus à soumettre à nouveau des offres lors d’occasions ultérieures et les aider à soumettre des offres répondant davantage aux besoins ou plus concurrentielles. Cela contribue à accroître la concurrence, ce qui devrait aboutir, pour l’entité acheteuse, à une meilleure optimisation des ressources; – elle offre aux soumissionnaires non retenus une occasion équitable d’introduire une réclamation, conformément aux procédures d’examen administratif en vigueur, s’ils estiment que la passation du marché n’a pas été conduite suivant les règles. Les demandes d’examen administratif devant habituellement être formulées dans un délai prescrit courant à partir du moment où le soumissionnaire est informé des circonstances suscitant la réclamation, cette notification officielle constitue un point précis de début de cette période, rendant moins probable des demandes intervenant longtemps après la décision faisant l’objet de la réclamation. 174 FIDAd’ensemble Manuel passation des marchés Attribution Vue dude marché 2. La lettre aux soumissionnaires non retenus La procédure standard, pour ce qui concerne la lettre aux soumissionnaires non retenus, est la suivante: 1. s’assurer que le contrat est entré en vigueur avec l’adjudicataire et que l’éventuelle garantie de bonne exécution a été reçue; 2. rédiger une lettre standard pour notifier aux soumissionnaires non retenus que le marché a été attribué. Cette lettre devra indiquer le nom de l’adjudicataire et le prix du contrat; 3. adresser une copie de la lettre à chacun des soumissionnaires non retenus; 4. lorsqu’un soumissionnaire non retenu formule une demande de compte-rendu, préparer et expédier une lettre de compte-rendu dans les sept jours suivant la réception de cette demande. 3. Contenu des lettres de compte-rendu Lorsqu’un soumissionnaire non retenu a demandé un compte-rendu plus détaillé à propos de sa soumission, l’entité acheteuse peut préparer une lettre à cet effet. Les lettres de compte-rendu devront être assez détaillées pour fournir au soumissionnaire non retenu une explication des raisons pour lesquelles le marché ne lui a pas été attribué, sans toutefois contenir trop de précisions ni exiger une longue préparation. Les lettres de compte-rendu doivent être préparées individuellement pour chaque soumissionnaire non retenu, car elles ne doivent pas révéler d’informations sur d’autres offres, à l’exception de la simple information sur l’offre retenue. Les lettres de compte-rendu devront préciser le stade du processus d’évaluation auquel l’offre a été rejetée: examen préliminaire, évaluation détaillée ou évaluation financière. 3.1 Si l’offre a été rejetée au cours de l’examen préliminaire La lettre contiendra un bref énoncé de la ou des raison(s) du rejet. Par exemple: – votre garantie de soumission n’a pas été émise par une institution acceptable; – votre offre n’a pas été signée et autorisée; ou – votre offre n’était pas valide pour la période requise. 3.2 Si l’offre concernant des biens, des travaux ou des services autres que les services de consultants a été rejetée au cours de l’évaluation détaillée La lettre contiendra un bref énoncé des motifs pour lesquels l’offre n’a pas répondu à la norme ou à la spécification technique requise ou était inacceptable du point de vue commercial. Par exemple: – votre offre ne répondait pas à la spécification, étant donné que la taille du moteur était insuffisante; – votre offre ne répondait pas à la spécification, étant donné que la vitesse du processeur était insuffisante; – les modalités de paiement proposées dans votre offre ne correspondaient pas aux conditions énoncées dans le document d’invitation et n’ont pas été jugées acceptables par le comité d’évaluation; ou – votre personnel de supervision ne possède pas les qualifications adéquates ou l’expérience suffisante pour le marché. 3.4 Si la proposition a été rejetée au cours de l’évaluation financière La lettre indiquera: – pour les biens, les travaux ou les services autres que les services de consultants, que le soumissionnaire n’a pas présenté l’offre la plus avantageuse répondant au besoin; – pour les services de consultants évalués par la méthode SFQC, que le soumissionnaire n’a pas soumis la proposition offrant la meilleure combinaison de qualité et de prix; – pour les services de consultants évalués par la méthode SMC, que le soumissionnaire n’a pas présenté l’offre la plus avantageuse ayant obtenu la note qualificative minimale. Le prix du contrat aura déjà été communiqué dans la lettre de notification aux soumissionnaires non retenus et, pour les services de consultants, les notes techniques et les prix auront été lus lors de l’ouverture des plis contenant les offres financières. L’entité acheteuse pourra néanmoins reproduire ces détails dans les lettres de compte-rendu, par souci d’exhaustivité. Une fois envoyée la lettre de compte-rendu, aucun autre débat ou discussion ne devra être entrepris avec le soumissionnaire. 3.3 Si la proposition de services de consultants évaluée par les méthodes SFQC ou SMC a été rejetée au cours de l’évaluation technique détaillée La lettre indiquera que la proposition n’a pas obtenu la note qualificative minimale et contiendra un bref énoncé de ses principales faiblesses. Par exemple: – le personnel essentiel mentionné dans votre proposition ne possédait une expérience suffisante de ce type de travail ou du travail dans les conditions régnant en (pays ou région); – votre chef d’équipe ne possédait pas une expérience suffisante en matière de gestion ou d’expérience professionnel à ce niveau; ou – votre méthode ne prenait pas en compte de manière adéquate la composante renforcement des capacités du mandat, ou n’aurait pas permis un transfert de connaissances suffisant. FIDA Manuel de passation des marchés Module M4: Rejet des offres et compte-rendu Module ModuleA:M1: Vue aux Lettres d’ensemble soumissionnaires d’acceptation du cycle non des du retenus projet offres 175 Module M5: Passation du marché, entrée en vigueur et prise d’effet Objet du module Ce module présente la procédure générale de prise d’effet d’un marché, après la publication d’un document de marché ou l’émission d’un bon de commande. Champ d’application Ce module s’applique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les services de consultants. 1. Introduction 3. Qu’est-ce que la prise d’effet? Trois étapes importantes se succèdent habituellement après l’attribution d’un marché: • passation du marché (traitée dans le Module M3); • entrée en vigueur du marché; • prise d’effet du marché. La prise d’effet du marché correspond souvent à la date ou la période suivant l’entrée en vigueur et à laquelle on considère que le marché a pris effet. Pour les travaux de génie civil et les missions de consultants, elle est également liée à la période de mobilisation, mais son importance tient au fait qu’elle détermine le calendrier de démarrage des activités ou des tâches principales pour lesquelles le marché est passé. Par exemple: Il est important, après l’attribution d’un marché, que les conditions nécessaires soient mises en place pour permettre aux parties contractantes de remplir leurs obligations et leurs devoirs. 2. Qu’est-ce que l’entrée en vigueur? Il n’est pas rare, dans le cadre de nombreux marchés, que certaines conditions doivent être réunies pour que le marché entre en vigueur. L’une des plus courantes concerne la clause de paiement anticipé. Il est de bonne pratique, pour l’entité acheteuse, d’effectuer un paiement anticipé uniquement à la réception d’une garantie pour paiement anticipé. Le paiement anticipé sera généralement l’une des conditions de l’entrée en vigueur et il en ira par conséquent de même pour la garantie pour paiement anticipé. La fourniture d’une garantie de bonne exécution par le fournisseur ou l’entrepreneur fera également partie des conditions d’entrée en vigueur. L’ouverture d’une lettre de crédit pourra aussi figurer parmi ces conditions. Il peut y avoir d’autres conditions, qui seront précisées au titre des conditions du marché (indiquées dans le document d’invitation original), mais celles citées ci-dessus sont les plus fréquentes. Les conditions d’entrée en vigueur sont par conséquent des conditions qui doivent être remplies pour que l’une des parties au contrat, ou les deux, puissent passer à l’exécution du marché. 176 Manuel de du passation Attribution Vue d’ensemble marchédes marchés Attribution du marché: 1er février Passation du marché: 14 février [réalisation en 2 semaines] Entrée en vigueur du marché: 10 mars [3 semaines et demi pour recevoir la garantie pour paiement anticipé et effectuer le paiement anticipé] Mobilisation du marché:24 mars [2 semaines plus tard] Prise d’effet du marché: 24 mars [L’équipe du consultant est prête à démarrer ses activités] L’exemple ci-dessus représente un calendrier raisonnable pour la mise en place d’un important marché de services de consultants. Il serait possible de raccourcir une grande partie des calendriers si les relations entre l’entité acheteuse et la société de consultants étaient plus étroites. Il n’est pas irrationnel de fixer, dans un marché, des périodes limites pour l’entrée en vigueur, la mobilisation et la prise d’effet comme cibles à atteindre par l’entrepreneur/consultant. 3.1 Mobilisation du marché 4. Processus de base Les marchés de services de consultants et de travaux comprennent souvent une période de mobilisation débutant à l’entrée en vigueur du marché. Cette période va de l’entrée en vigueur au début effectif des activités ou des objectifs premiers du marché. Dans le cas des services de consultants, la mobilisation consisterait à rassembler l’équipe de consultants désignés, à organiser, en prenant les dispositions à cet effet, leur transfert vers le pays d’affectation et à leur permettre de se constituer en équipe opérationnelle dans le pays avant d’entamer le travail pour lequel ils ont été choisis. Pour les marchés de travaux, il s’agirait du délai nécessaire, à partir de l’entrée en vigueur, pour la mise en place et l’organisation des ressources nécessaires au début des travaux en termes de spécialistes, d’équipes et d’équipement sur le site. Il est rare qu’une mobilisation fasse partie des caractéristiques des marchés concernant les biens. 1. S’assurer que le marché a été attribué correctement et conformément à la procédure mentionnée dans le document d’invitation. 2. S’assurer qu’un exemplaire signé du marché ou qu’une confirmation de la commande a été reçue du fournisseur et que la passation du marché a été correctement effectuée. 3. S’assurer que la réalisation des conditions d’entrée en vigueur a été achevée, ou au moins entamée, par l’entité acheteuse (garantie de bonne exécution ou garantie pour paiement anticipé reçue du fournisseur). 4. S’assurer que l’entité acheteuse répond aux éventuelles conditions immédiates d’entrée en vigueur (versement d’un paiement anticipé, ouverture d’une lettre de crédit ou aide à l’obtention de visas pour le personnel étranger du fournisseur, etc.). 5. Aborder les éventuels problèmes de mobilisation que rencontreraient le fournisseur/l’entrepreneur ou les consultants (accès au site des travaux, mise à disposition d’un bureau pour les consultants/entrepreneurs, préparation de lettres d’introduction à l’attention des services gouvernementaux parties à une étude/enquête, etc.). 6. Préparer tout autre élément qui pourrait être nécessaire en vue du début des tâches contractuelles effectives et qui permettra au fournisseur/entrepreneur ou au consultant de produire les résultats attendus. Tous les documents se rapportant à l’attribution du marché, à sa passation, à son entrée en vigueur et, le cas échéant, à sa mobilisation devront être conservés dans le dossier de l’appel d’offres de l’entité acheteuse. FIDA Manuel devigueur passation des marchés Module M5: PassationModule Module du marché, A:M1: Vue entrée Lettres d’ensemble en d’acceptation du cycle et prise des du d’effet projet offres 177 Gestion du contrat Process management Gestion du contrat Module N1: Gestion du marché65 Objet du module Ce module présente une procédure générale de gestion/administration des marchés après la publication d’un document de marché ou l’émission d’un bon de commande. Les procédures d’administration des marchés sont largement déterminées par les modalités et conditions de chaque marché et par la description des besoins concernant les biens, les travaux ou les services. Ce module ne propose par conséquent que des règles et des principes généraux et le personnel devra se laisser guider par le contenu de chaque marché. Champ d’application Une bonne gestion est nécessaire pour tous les marchés; c’est pourquoi les conseils qu’il contient s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les services de consultants. 1. Introduction Une gestion efficace des marchés est essentielle pour la réussite de l’exécution et pour la réalisation des objectifs du marché à passer. Les procédures de gestion des marchés sont conçues en vue de garantir que: – le fournisseur exécute le marché conformément aux modalités et conditions spécifiées dans le marché; – l’entité acheteuse remplisse ses obligations et ses devoirs au titre du marché; et – des mesures préventives ou correctives soient rapidement prises si des problèmes surgissent ou sont prévus. L’entité acheteuse assume la responsabilité d’ensemble de la gestion du marché, mais elle fera également appel à d’autres ressources, comme l’expertise technique, les services de paiements, les services juridiques et les systèmes de gestion des approvisionnements, suivant les besoins. Si d’autres services et systèmes sont ainsi utilisés, l’entité acheteuse demeurera responsable du suivi de leur performance et veillera à ce que leurs activités en rapport avec le marché soient achevées en temps utile et conformément aux règles de la passation des marchés. La gestion courante du marché sera souvent assignée à un utilisateur final ou un expert technique. 2. Fonctions de gestion du marché 2.1 Déterminer la responsabilité de la gestion du marché L’entité acheteuse conservera toujours la responsabilité d’ensemble de la gestion du marché, mais pas nécessairement celle de l’activité fonctionnelle courante, qui peut souvent être entreprise à l’extérieur de l’entité acheteuse si cette formule est jugée adéquate. 65 Ainsi, l’entité acheteuse conservera normalement le contrôle des modifications du marché, des paiements et du règlement des différends, mais elle pourra charger l’utilisateur final des liaisons courantes avec le fournisseur, l’entrepreneur ou le consultant. Avant de décider quelle sera la personne ou l’équipe la plus qualifiée pour gérer le marché, l’entité acheteuse devra examiner un certain nombre de questions: – la supervision doit-elle être assurée par une personne disposant de compétences techniques appropriées, dans le cas par exemple de marchés de construction ou de l’installation d’usines et de machines complexes? Dans l’affirmative, l’administration du marché sera de préférence confiée à l’utilisateur final ou à un consultant externe; – si la gestion du marché risque de prendre beaucoup de temps ou si elle exige des compétences qui ne sont pas disponibles au sein de l’entité acheteuse, il conviendra de nommer un administrateur externe du marché, comme un directeur de projet pour un important marché de construction; – si des biens doivent être directement livrés à l’utilisateur final, l’administration du marché sera de préférence attribuée à l’utilisateur final ou au personnel chargé de la passation du marché; – si un consultant est appelé à travailler avec l’utilisateur final dans la conduite d’une étude, dans la fourniture d’avis ou dans le renforcement des capacités, il sera préférable de confier la gestion du marché à l’utilisateur final; un personnel particulier de contrepartie pourra devoir être désigné pour travailler avec le consultant; Les termes “gestion” et “administration” sont utilisés indifféremment dans ce module et ont la même signification. Manuel de des marchés Module A:FIDA VueModule d’ensemble N1:passation Gestion du cycle dudu marché projet 179 – si des services sont prestés à l’appui de la gestion ou de l’administration générale de l’entité acheteuse, il sera préférable de confier la gestion du marché au membre du personnel responsable de cette fonction. 2.2 Gérer les questions de démarrage du marché Le gestionnaire ou l’équipe de gestion du marché désignés devront procéder à un examen du marché pour bien s’imprégner des détails des besoins et du programme visant à y répondre, et notamment: i) s’assurer qu’un exemplaire signé du marché soit reçu du fournisseur, de l’entrepreneur ou du consultant; ii) s’assurer que la garantie de bonne exécution ou la garantie pour paiement anticipé qui pourraient être nécessaires soient reçues du fournisseur, de l’entrepreneur ou du consultant; iii) s’assurer que l’entité acheteuse s’acquitte de ses éventuelles obligations immédiates, comme le versement d’un paiement anticipé, l’ouverture d’une lettre de crédit ou l’aide à l’obtention de visas pour le personnel étranger du fournisseur, etc.; iv) pour les marchés de grande importance, préparer un plan d’exécution du marché faisant apparaître les grandes étapes – comme les dates de mobilisation, de livraison ou d’achèvement de certains résultats attendus ou de certaines portions du travail – et les obligations de l’entité acheteuse – comme assurer l’accès au site des travaux, les paiements ou l’approbation des rapports. Le plan d’exécution du marché est un outil de gestion décisif pour garantir que le marché est exécuté conformément aux prévisions et dans la limite des obligations contractées à ce titre par les deux parties. Il permet au gestionnaire de formuler un plan d’activation du marché afin de s’assurer de manière proactive que les résultats attendus soient reçus en temps utile. 2.3 Suivre l’exécution La tâche de suivi du marché consiste à s’assurer que les deux parties au marché remplissent leurs obligations conformément à ce marché et prennent les mesures nécessaires pour aborder tout problème ou tout retard, effectif ou prévu. Pour les marchés concernant les biens, cette tâche vise principalement à faire en sorte que les biens soient livrés à temps, qu’ils soient acceptables pour l’entité acheteuse – en termes de quantité, de qualité et de documentation d’appui – et que l’entité acheteuse respecte son obligation de payer les biens livrés. 180 FIDAd’ensemble Manuel de passation des marchés Gestion Vue du contrat La gestion des marchés de travaux est souvent complexe et prend beaucoup de temps, puisqu’elle implique la supervision de l’avancement des travaux, la commande de variantes lorsqu’apparaissent des conditions imprévues et la mesure du travail accompli en vue des paiements. Pour les marchés de grande importance, l’entité acheteuse fera normalement appel à un ingénieur surveillant ou un directeur de projet à plein temps, qui exercera le contrôle et la supervision du marché au nom de l’entité acheteuse. Dans la gestion des marchés de services, l’objectif principal est de veiller à ce que les services soient fournis à temps et soient d’une qualité acceptable. Cela peut être compliqué, étant donné que l’appréciation de la qualité des services, en particulier des services de consultants, peut être subjective et difficile à mesurer. Il est par conséquent important d’instaurer une bonne relation de travail avec le consultant et d’exercer un suivi permanent des services, afin d’assurer le succès de l’exécution du marché. L’entité acheteuse doit aussi veiller à remplir ses obligations, en particulier lorsque la prestation des services de consultants dépend de certaines contributions ou de certaines informations à fournir par l’entité acheteuse, ou lorsque le personnel doit être disponible pour pouvoir profiter des initiatives de renforcement des capacités. Les tâches spécifiques à ces trois types de marchés sont décrites à la fin de ce module, dans les annexes A, B et C. 2.4 Gestion des réclamations Des réclamations peuvent être formulées dans n’importe quel type de marché et pour de multiples raisons. Les types les plus courants concernent: – les réclamations en cas de livraisons incomplètes ou de livraisons excédentaires: des réclamations seront formulées en cas de défaut de conformité entre les états établis par les fournisseurs attestant du contenu d’une expédition et le contenu constaté à l’arrivée du chargement. Ces différences peuvent consister en un défaut (livraison incomplète) ou un excédent (livraison excédentaire) par rapport aux quantités mentionnées dans le marché et/ou les documents accompagnant l’expédition; – les réclamations au titre de la garantie: elles dépendent des dispositions de la clause de garantie contenue dans le marché. En général, une clause de garantie a pour objet de protéger contre les défauts dans les matériaux et/ou les malfaçons; ces défauts n’apparaissent, habituellement, que lors de l’utilisation des biens ou après les travaux de construction. Les réclamations au titre de la garantie sont par conséquent adressées au fournisseur, au fabricant ou à l’entrepreneur pour qu’ils remédient aux défauts; – les demandes d’indemnisation sont des réclamations adressées à la compagnie d’assurance en cas de perte d’articles ou de réception d’articles endommagés. L’action à entreprendre dans l’un ou l’autre de ces cas de réclamations devra être envisagée en fonction de leurs propres mérites, mais elle comportera en général les tâches suivantes: – détermination d’un motif de réclamation: à la réception d’un rapport de défaillance ou de manque de conformité, l’entité acheteuse devra déterminer s’il y a lieu de formuler une réclamation et, dans l’affirmative, déterminer la catégorie de réclamation (soit relevant de l’assurance, soit livraison incomplète, étant donné qu’il est peu probable que ces rapports puissent révéler des défauts relevant de la clause de garantie). Les rapports devront faire l’objet d’une analyse plus poussée, et être examinés ou discutés avec l’utilisateur final avant qu’une réclamation ne soit adressée à la partie concernée; – dépôt d’une réclamation: lorsque l’on considère que la réclamation doit prendre la forme d’une demande d’indemnisation, les dispositions nécessaires seront prises pour fournir à l’agent local de la compagnie d’assurance des précisions sur cette demande et des données factuelles à l’appui de la demande; – si la réclamation se rapporte à une livraison incomplète ou excédentaire, une communication sera adressée au fournisseur exposant les faits concernant la livraison incomplète et demandant ses propositions de mesures correctives; – si la réclamation est formulée au titre de la garantie, une communication sera adressée au fournisseur exposant les faits et demandant ses propositions de mesures correctives; – règlement d’une réclamation: les fournisseurs apporteront dans leur majorité une réponse à une réclamation lorsqu’ils sont à l’évidence fautifs. Le règlement de chaque réclamation dépendra de la précision et de la solidité des faits et de l’exhaustivité des spécifications techniques figurant dans le marché. Le règlement d’une réclamation peut aussi résulter d’une négociation, selon la raison ou l’origine de la défaillance ou du manque de conformité. Les fournisseurs remédieront habituellement aux erreurs qui leur sont imputables; on peut s’attendre à ce que l’entité acheteuse doive, dans certains cas, reconnaître ses propres défaillances s’il semble qu’elle puisse en être en partie responsable. Si un règlement amiable n’est pas possible, on pourra faire appel à des modes plus formels de résolution des différends, évoqués dans le Module O. 2.5 Modifications du marché Lorsque des modifications doivent être apportées au marché, à un stade quelconque, on consultera le Module N2 pour davantage de précisions. 2.6 Achèvement du marché Le Module N3 présente des indications sur les questions en rapport avec l’achèvement du marché. 3. Dossiers à conserver Toute la correspondance et la documentation relative à la gestion du marché devra être conservée dans le dossier de l’appel d’offres. On conservera, en particulier: – toutes les factures et autres documents de paiement; – toute la documentation relative à l’exécution du marché, comme les bons de livraison, les rapports d’activité et autres produits attendus; – toutes les révisions du marché; – toutes les modifications du marché; – tous les documents se rapportant aux réclamations formulées au titre du marché, y compris les réclamations au titre de la garantie; – tous les documents se rapportant aux différends liés au marché et à leur résolution. Manuel de des marchés Module A:FIDA VueModule d’ensemble N1:passation Gestion du cycle dudu marché projet 181 Annexe A au Module N1: Tâches relatives à la gestion des marchés de biens Dans le cadre des marchés concernant les biens, le gestionnaire du marché sera généralement responsable des tâches suivantes: – s’assurer que les dates auxquelles les livraisons doivent effectivement avoir lieu sont fixées en accord avec le fournisseur, sur la base de la date d’entrée en vigueur du marché; – s’assurer, au cours de la période de livraison, que la fabrication, le transport et les livraisons respectent le calendrier; – s’assurer que le fournisseur mène à bien toutes les livraisons, cibles ou résultats attendus; la tenue d’un registre des livraisons effectuées dans le cadre du marché est un bon moyen de contrôler et de suivre les résultats attendus du marché; – assister aux essais ou approuver les échantillons, le cas échéant; – prendre les dispositions en vue de la collecte, du transport, du dédouanement ou de la livraison dans les cas où l’entité acheteuse est responsable de l’une ou l’autre de ces tâches; – prendre les dispositions en vue de la réception et de l’inspection des biens; – vérifier toute la documentation relative aux biens (les bons de livraison, par exemple), et s’assurer que cette documentation est correcte avant de signer; – établir une liste de tous les articles manquants, endommagés ou ne correspondant pas à la commande et introduire une demande d’indemnisation à l’encontre de la compagnie d’assurance ou du fournisseur; 182 FIDAd’ensemble Manuel de passation des marchés Gestion Vue du contrat – signaler à l’entité acheteuse tout problème contractuel ou toute demande de modification du marché; – s’assurer que les factures à payer et les pièces justificatives sont exactes et prendre les mesures en vue du paiement; – gérer toutes les garanties, comme la garantie de bonne exécution ou les garanties de paiement, en s’assurant qu’elles sont conservées en lieu sûr, que les prorogations de leurs dates de validité sont obtenues en temps opportun, le cas échéant, en réduisant leur valeur si nécessaire et en les libérant rapidement une fois que toutes les obligations ont été remplies; – s’assurer que toute la documentation et les informations relatives aux garanties et aux réclamations au titre de la garantie sont en bon ordre; – s’assurer que tous les actifs sont inventoriés et étiquetés, le cas échéant; – s’assurer que tous les guides d’utilisation, manuels, licences, etc. sont conservés avec les biens ou en un lieu approprié; et – s’assurer que les biens sont inventoriés dans le registre des éléments d’actif de l’entité acheteuse et remis à l’utilisateur final conformément aux procédures nationales ou institutionnelles de gestion en matière de magasins et d’approvisionnement qui pourraient être d’application. Annexe B au Module N1: Tâches relatives à la gestion des marchés de travaux Lorsqu’il est fait appel à un directeur de projet, l’entité acheteuse doit: – veiller à ce que le rôle du directeur de projet soit clairement défini et en particulier les pouvoirs dont il dispose pour décider de révisions du marché ayant pour résultat des changements dans le coût total du marché, sa date d’achèvement, la qualité et la conception des travaux et le règlement des différends; – prendre les dispositions nécessaires pour se tenir informée de l’avancement du marché, des révisions décidées et des éventuels différends; et – désigner en son sein un gestionnaire du marché, qui sera le point de contact du directeur de projet. Ce gestionnaire du marché sera généralement responsable des tâches suivantes: – s’assurer que les dates effectives de mobilisation et d’achèvement sont fixées en accord avec le fournisseur, sur la base de la date d’entrée en vigueur du marché; – suivre l’avancement général des travaux et la performance du directeur de projet; – soumettre à l’autorité désignée, pour approbation, les éventuelles demandes de révision du marché ne relevant pas de l’autorité du directeur de projet; – signaler à l’entité acheteuse tout problème contractuel ou toute demande de modification du marché; – s’assurer que les factures à payer et les pièces justificatives sont exactes et prendre les mesures en vue du paiement; – gérer toutes les garanties, comme la garantie de bonne exécution ou les garanties de paiement, en s’assurant qu’elles sont conservées en lieu sûr, que les prorogations de leurs dates de validité sont obtenues en temps opportun, le cas échéant, en réduisant leur valeur si nécessaire et en les libérant rapidement une fois que toutes les obligations ont été remplies; – s’assurer que toutes les dispositions concernant la réception définitive et la mise à disposition sont menées à bien et documentées de façon satisfaisante; et – s’assurer que tous les dessins définitifs, manuels, etc. sont reçus et conservés en un lieu approprié. Manuel de des marchés Module A:FIDA VueModule d’ensemble N1:passation Gestion du cycle dudu marché projet 183 Annexe C au Module N1: Tâches relatives à la gestion des marchés de services Dans le cadre des marchés concernant les services, le gestionnaire du marché sera généralement responsable des tâches suivantes: – s’assurer que les dates effectives concernant la mobilisation, les grandes étapes ou les résultats attendus et l’achèvement sont fixées en accord avec le fournisseur, sur la base de la date d’entrée en vigueur du marché; – suivre l’exécution du marché pour s’assurer que les niveaux de service sont maintenus et que les résultats attendus sont soumis ou achevés en temps voulu; – s’assurer que tous les rapports requis sont soumis en temps voulu; – veiller à ce que, si nécessaire, l’entité acheteuse fournisse en temps opportun des observations ou des approbations écrites à propos des résultats attendus ou des rapports; – veiller à ce que les ressources, l’assistance ou le personnel de contrepartie à fournir par l’entité acheteuse soient mis à disposition en temps utile; 184 FIDAd’ensemble Manuel de passation des marchés Gestion Vue du contrat – s’assurer que les factures à payer et les pièces justificatives sont exactes et prendre les mesures en vue du paiement; – gérer toutes les garanties, comme la garantie de bonne exécution ou les garanties de paiement, en s’assurant qu’elles sont conservées en lieu sûr et que les prorogations de leurs dates de validité sont obtenues en temps opportun – le cas échéant –, en réduisant leur valeur si nécessaire et en les libérant rapidement une fois que toutes les obligations ont été remplies; – notifier par écrit au prestataire de service toute défaillance dans l’exécution ou dans la réalisation des objectifs; et – s’assurer que tous les rapports ou résultats attendus sont conservés en un lieu approprié et diffusés ou mis en œuvre selon les besoins. Module N2: Modifications du marché Objet du module Ce module présente des indications générales relatives aux modifications à apporter à un marché, le cas échéant, au cours de sa période d’exécution. Champ d’application Les conseils que contient ce module s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les services de consultants. 1. Introduction Dans l’idéal, un marché ne devrait pas avoir besoin d’être modifié après sa passation, mais il peut parfois s’avérer nécessaire d’introduire des changements dans ses modalités et conditions ou dans la description des besoins. Les modifications du marché offrent une méthode juridique formelle qui permet d’introduire ces changements et de s’assurer que les deux parties les ont approuvés. C’est l’entité acheteuse qui est responsable de la préparation des modifications du marché et de l’obtention de l’approbation de l’autorité compétente et, dans le cas de l’examen préalable, du FIDA. 2. Instructions de base 1. Déterminer le besoin d’une modification du marché: cette tâche revient normalement au gestionnaire/administrateur du marché. Une modification du marché est nécessaire lorsqu’il convient de changer l’une quelconque des modalités ou conditions du marché, et par exemple la période de livraison ou d’achèvement, la description technique des biens, travaux ou services, la quantité d’un article acheté, le prix, etc. 2. Communiquer à l’entité acheteuse tous les détails de la modification requise. 3. L’entité acheteuse devra discuter de la modification avec le fournisseur, le cas échéant. 4. Préparer la modification du marché. La teneur d’une modification du marché sera déterminée par les motifs de cette modification et de la modalité ou de la condition qui sera modifiée. Quoi qu’il en soit, toutes les modifications du marché devront inclure au moins les précisions suivantes: – le numéro de référence du marché, sa date, et une brève description de son objet; – le numéro de la modification, par exemple “Modification du marché n° 1, 2, 3”; – la date de la modification du marché; – une indication claire de la partie du marché qui est modifiée, y compris les numéros pertinents des clauses ou annexes; – une indication claire de la modification introduite, par exemple “la période d’achèvement est prolongée, par la présente, d’une semaine, portant à treize semaines la période d’achèvement révisée” ou “la quantité prévue pour l’article 3 est accrue par la présente de deux (2) unités, portant à cinq (5) la quantité totale révisée”; – lorsque le prix du marché est modifié, une indication claire du montant correspondant à l’augmentation ou à la diminution du prix et le prix total révisé du marché, par exemple “le prix du marché est augmenté par la présente de 5 000 USD, portant à 135 000 USD le prix total révisé du marché”; – une déclaration indiquant que toutes les autres modalités et conditions du marché demeurent inchangées; et – une demande adressée au fournisseur, à l’entrepreneur ou au consultant, les invitant à faire part de leur acceptation de la modification. On trouvera ci-après, pour information, un modèle proposé de Modification du marché. 5. Obtenir l’approbation de la modification du marché par l’autorité compétente. 6. Obtenir toutes les autres approbations nécessaires, y compris l’approbation financière pour l’engagement de fonds supplémentaires. FIDA Manuel de des marchés Module A: Module VueModule d’ensemble N2: Modifications N1:passation Gestion du cycle dudu marché projet 185 7. Préparer le nombre requis d’exemplaires de la modification du marché approuvée. Le nombre d’exemplaires sera d’au moins deux – un pour le fournisseur et un pour l’entité acheteuse. 8. Tous les exemplaires de la modification du marché devront être signés par le signataire autorisé au nom de l’entité acheteuse. 9. Envoyer tous les exemplaires de la modification du marché au fournisseur, accompagnés d’une lettre de couverture lui donnant pour instruction de contresigner tous les exemplaires, d’en conserver un pour ses dossiers et de renvoyer tous les autres exemplaires signés à l’entité acheteuse. 186 Manuel de Vue d’ensemble Gestion du passation contrat des marchés 3. Dossiers à conserver Une copie de toutes les modifications du marché, signée par les deux parties, ainsi que l’approbation de chaque modification par l’autorité compétente, devront être conservées dans le dossier de l’appel d’offres. *** Modèle proposé de modification du marché *** Modification du marché Numéro 1 Date de la modification:.................................................................................................................................. Objet:..................................................................................................................... ……………………………… Référence du marché:..................................................................................................................................... Nous faisons référence au marché cité ci-dessus passé entre [nom du fournisseur/entrepreneur/ consultant] et le Gouvernement de ………………. en date du ………………. pour [la fourniture/la construction/la prestation] de [inscrire l’objet du marché] et annonçons par la présente la modification suivante: [Indiquer ici les détails de la modification – voir l’exemple ci-dessous] Les articles énumérés ci-après doivent être ajoutés au marché et y constituent de nouveaux articles: Nouvel article Description Prix unitaire USD Prix total USD 1 74 000,00 74 000,00 Quantité 25 Pompes pour réseau d’assainissement (spécification identique à celle de l’article 15) 26 Raccords, tuyaux et accessoires (spécification identique à celle de l’article 16) jeu 12 000,00 12 000,00 27 Pièces de rechange et consommables (spécification identique à celle de l’article 17) jeu 3 500,00 3 500,00 Total 89 500,00 Le prix total du marché est, par la présente, [augmenté/diminué] de [indiquer le montant de l’augmentation/ la diminution de la valeur du marché], ce qui, en conséquence, [augmente/diminue] le prix total du marché par rapport à son montant actuel de [indiquer le prix du marché avant la modification] pour le porter au nouveau montant de [indiquer le nouveau prix du marché] [inclure les Incoterms si le marché porte sur des biens]. Toutes les autres modalités et conditions du marché demeurent inchangées. Nous vous prions de bien vouloir signer un exemplaire de cette modification et nous le renvoyer, en signe d’acceptation de cette modification. Avec nos meilleures salutations: Accepté au nom de (le fournisseur) ................................................................................. ................................................................................. Signataire autorisé pour Signataire autorisé pour et au nom de (le fournisseur) ................................................................................. FIDA Manuel de des marchés Module A: Module VueModule d’ensemble N2: Modifications N1:passation Gestion du cycle dudu marché projet 187 Module N3: Achèvement du marché Objet du module Ce module présente un bref aperçu général de la procédure à suivre pour achever un contrat et procéder à la clôture du dossier de l’appel d’offres une fois remplies toutes les obligations contractuelles des deux parties. Champ d’application Les conseils que contient ce module s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les services de consultants. 1. Introduction Il est important, une fois menées à bien toutes les activités et obligations contractuelles, que les marchés fassent l’objet d’un examen formel et que le dossier de l’appel d’offres soit officiellement clos. Il est nécessaire de s’assurer que le marché a été effectivement conduit à son terme et qu’aucun élément en suspens – produit attendu, réclamation, paiements, retenues ou garanties – n’a été oublié. 2. Instructions de base Le gestionnaire du marché, en liaison avec l’administrateur désigné du marché, est responsable de l’achèvement du marché et de la clôture du dossier de l’appel d’offres. Avant la clôture du dossier de l’appel d’offres, le gestionnaire ou l’administrateur du marché doit s’assurer: – que tous les biens ont été livrés, les travaux achevés et mis à disposition, les services prestés et les produits attendus du marché reçus; – qu’il ne subsiste pas de cautionnements ou garanties encore en place; – qu’il ne subsiste aucune réclamation en cours, contre le fournisseur ou contre une compagnie d’assurance, concernant des articles manquants ou endommagés; – que tous les paiements nécessaires ont été effectués; 188 FIDAd’ensemble Manuel de passation des marchés Gestion Vue du contrat – que le montant du paiement total est exact, compte tenu des éventuelles modifications du marché, révisions, variations des prix et amortissement des éventuels paiements anticipés; – que toutes les garanties et titres ont été restitués; – que toute la documentation nécessaire est en place et exacte; et – que l’exécution d’ensemble du marché a été examinée et que les éventuelles défaillances sérieuses ont été repérées et résolues. 3. Documents retenus L’entité acheteuse est tenue de conserver toutes les archives relatives à un marché, aux fins d’audit, pendant la période définie par les Conditions générales applicables au financement du développement agricole adoptées par le FIDA. Module N4: Résiliation d’un marché Objet du module Ce module présente la procédure générale à suivre en vue de la résiliation d’un marché après son adjudication. Lorsqu’un appel d’offres doit être annulé avant l’attribution d’un marché, la procédure à appliquer est celle décrite dans le Module L11. Champ d’application Les conseils que contient ce module s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les services de consultants. Introduction En règle générale, les marchés ne doivent pas être résiliés, sauf si cette décision est inévitable. La résiliation doit être considérée comme une mesure “de dernier recours”, mais elle est parfois nécessaire et inévitable: – pour éviter ou minimiser de nouvelles pertes pour l’entité acheteuse ou une performance insuffisante de la part du fournisseur; – lorsque l’exécution du marché est devenue impossible; ou – lorsqu’un fournisseur ne possède plus les qualifications requises ou se livre à des actes de corruption. La responsabilité de la résiliation des marchés incombe à l’entité acheteuse, sous réserve de l’approbation de cette résiliation par l’autorité compétente. 2. Principaux motifs de résiliation Les motifs de résiliation d’un marché dépendront des modalités et conditions particulières du marché concerné. Les notes ci-dessous présentent des orientations sur les motifs type de résiliation d’un marché, mais il est essentiel que l’entité acheteuse s’appuie sur le document de marché lui-même. – Résiliation pour raisons de commodité: la plupart des marchés comportent une clause permettant à l’entité acheteuse de résilier le marché pour raisons de commodité, sans qu’il y ait eu faute de la part du fournisseur. Lorsque l’entité acheteuse résilie pour raisons de commodité, elle doit payer tous les biens, travaux ou services achevés de manière satisfaisante avant la date de résiliation, ainsi que toutes autres dépenses encourues par le fournisseur. – Résiliation pour inexécution: la plupart des marchés comportent une clause permettant à l’entité acheteuse de résilier le marché lorsque le fournisseur a failli à ses obligations contractuelles ou ne s’est pas conformé à un accord conclu dans le cadre d’un arbitrage ou d’un autre mécanisme de résolution des différends. Le marché prescrit souvent la procédure par laquelle l’entité acheteuse devra formellement notifier le défaut au fournisseur et lui donner le temps nécessaire pour y remédier avant la résiliation effective du marché. Lorsque l’entité acheteuse résilie le marché pour défaut d’exécution de la part du fournisseur, elle est normalement autorisée à acheter les biens, les travaux ou les services auprès d’une autre source et à imputer au fournisseur original les dépenses supplémentaires encourues. – Résiliation pour actes de corruption: la plupart des marchés comportent une clause permettant à l’entité acheteuse de résilier le marché si le fournisseur s’est livré à des actes de corruption ou à des manœuvres frauduleuses pour obtenir le marché ou dans le cadre de son exécution. Comme dans le cas de la résiliation pour inexécution, l’entité acheteuse est normalement autorisée à acheter les biens, les travaux ou les services auprès d’une autre source et à imputer au fournisseur original les dépenses supplémentaires encourues. – Résiliation pour faillite: la plupart des marchés comportent une clause permettant à l’entité acheteuse de résilier le marché si le fournisseur fait faillite ou devient insolvable. Dans de telles circonstances, aucune compensation n’est normalement due au fournisseur. FIDA Manuel de des marchés Module A:Module VueModule d’ensemble N4: Résiliation N1:passation Gestion du cycle d’un dudu marché projet 189 – Résiliation pour force majeure: la plupart des marchés comportent une clause permettant à l’entité acheteuse de résilier le marché si le fournisseur n’a pas été en mesure de l’exécuter pendant une période de temps donnée, par suite d’un événement constituant un cas de force majeure. Dans ces cas, l’entité acheteuse doit normalement payer tous les biens, travaux ou services achevés de manière satisfaisante avant la date de résiliation, ainsi que toutes autres dépenses encourues par le fournisseur. L’entité acheteuse doit noter qu’un marché donne aussi au fournisseur des motifs de résiliation, parmi lesquels on trouvera notamment le défaut de paiement par l’entité acheteuse de montants en souffrance depuis une période de temps spécifiée, la force majeure, ou le fait que l’entité acheteuse ne se soit pas conformée à un accord conclu dans le cadre d’un arbitrage ou d’un autre mécanisme de résolution des différends. 3. Étapes de base Si la résiliation d’un marché est envisagée, on suivra les étapes de base ci-après. 1. Analyser le marché ou le bon de commande, pour confirmer les dispositions du marché relatives à la résiliation. Déterminer lequel des motifs de résiliation sera utilisé et s’assurer que l’entité acheteuse est suffisamment justifiée à utiliser le motif choisi. Solliciter un avis juridique avant de poursuivre. 2. Évaluer le montant qui sera dû, le cas échéant, au fournisseur après la résiliation. 3. Préparer une note officielle annonçant clairement la résiliation du marché et indiquant les motifs invoqués pour cette résiliation. 4. Obtenir de l’autorité compétente qu’elle approuve la note et les motifs de la résiliation. S’assurer que l’autorité compétente est informée des éventuelles dépenses liées à la résiliation du marché. 5. Consulter le FIDA à propos de la résiliation et obtenir son accord. 190 FIDAd’ensemble Manuel de passation des marchés Gestion Vue du contrat 6. Émettre l’avis de résiliation et s’assurer qu’il est bien reçu par le fournisseur. 7. Prendre les éventuelles mesures de suivi nécessaires – et notamment effectuer les paiements dus au fournisseur en vertu du marché – et signaler au FIDA et aux autorités nationales compétentes l’inexécution ou les actes de corruption accomplis par le fournisseur, l’entrepreneur ou le consultant. 8. Si un fournisseur conteste l’avis de résiliation, la question relèvera alors d’un processus de règlement des différends, traité dans le Module O. 4. Dossiers à conserver Une copie de l’avis de résiliation du marché, ainsi qu’une copie de l’approbation de cette résiliation par l’autorité compétente devront être conservées dans le dossier de l’appel d’offres. On devra également conserver dans le dossier de l’appel d’offres toute autre correspondance ou documentation relative à la résiliation. 5. Étapes suivantes Aucune autre mesure n’est nécessaire après la résiliation d’un marché. Toute nouvelle procédure de passation des marchés destinée à remplacer le marché résilié devra être traitée comme un processus de passation des marchés totalement distinct et démarrer au stade de la demande. On analysera les causes de la résiliation du marché et on veillera à ce qu’elles ne se reproduisent pas dans tout nouveau processus de passation des marchés. Module O: Plaintes et différends Objet du module Ce module présente des indications générales relatives au traitement des plaintes. Les plaintes peuvent avoir de nombreuses causes, mais le présent module s’intéressera aux deux types les plus courants de plaintes ou de différends, à savoir: – ceux émanant de soumissionnaires non retenus ou mécontents; et – ceux surgissant entre les parties au marché. Si d’autres types de plaintes se manifestent, les principes généraux de ce module peuvent toujours être adoptés de manière générique. Champ d’application Ce module s’applique si, en cas de plainte ou de différend, il n’existe pas de dispositions nationales ou si l’on a estimé que ces dispositions ne conviennent pas au projet. 1. Plaintes émanant des soumissionnaires non retenus Dans cette procédure, les soumissionnaires éventuels ou effectifs peuvent se plaindre d’un manquement à une obligation de la part de l’entité acheteuse dans la mise en œuvre d’une passation de marché spécifique au titre des règles applicables en matière de passation des marchés ou du dossier d’appel d’offres. De nombreux pays ont créé un organisme d’exécution pour les marchés publics, auquel est confiée la responsabilité de la supervision indépendante des procédures de plaintes qui ne peuvent pas être résolues entre les parties principales. Demande d’examen. Une demande d’examen devra normalement comporter: – des précisions sur le processus de passation de marché pertinent; – des précisions sur les dispositions contenues dans la réglementation en matière de passation des marchés ou sur les procédures d’appel d’offres qui n’ont pas été respectées; – des précisions sur l’omission ou la contravention; – toute pièce justificative. Enfin, une plainte peut être déposée devant un tribunal si une solution n’a pas pu être trouvée par la procédure officielle. Le processus type, en cas de plainte, comportera deux étapes. Étape 1 – Entité acheteuse Si un marché n’est pas encore entré en vigueur, aucune attribution de marché ne peut intervenir tant que le processus de règlement de la plainte n’a pas été achevé. L’entité acheteuse devra s’efforcer de trouver une solution sur la base d’un accord mutuel; en cas d’échec de cette tentative, le processus de passation du marché devra être suspendu et la plainte fera l’objet d’une enquête. Une période est souvent définie pour la conduite de l’enquête et la prise d’une décision. La durée de cette période suggérée pourrait être de 5 jours ouvrables. Si la plainte est jugée fondée, le processus de passation du marché peut être annulé et la procédure d’appel d’offres reprise; il peut aussi être nécessaire de procéder à une nouvelle évaluation des offres. Étape 2 – Autorité de régulation Les demandes d’examen devront normalement être soumises dans un délai de 5 à 15 jours ouvrables à partir du moment où sont connues les circonstances en rapport avec la plainte. Si une décision écrite n’est pas communiquée dans le délai prescrit, ou si le plaignant n’est pas satisfait de la décision, une nouvelle plainte peut alors être déposée devant l’Autorité de régulation. À qui adresser la plainte? La demande d’examen par l’Autorité de régulation doit être soumise dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la publication de la décision de l’entité acheteuse. Une redevance est souvent exigée, pour dissuader le dépôt de plaintes peu sérieuses. Dans un premier temps, les plaintes devront être adressées au bureau principal de l’entité acheteuse. Il existe toutefois dans de nombreux pays une autorité indépendante de régulation des marchés publics à laquelle est attribuée la responsabilité de se prononcer, en dernier ressort, sur toutes les plaintes. Manuel de passation marchés Module A:FIDA VueModule Module d’ensemble O: N1: Plaintes Gestion du cycle etdes du différends du marché projet 191 L’Autorité de régulation ne prendra normalement pas en compte une plainte si: – elle n’est pas accompagnée de la redevance requise (le cas échéant); – elle n’est pas conforme aux exigences de la loi ou de la réglementation applicables; – rien ne prouve qu’elle repose sur des faits; – elle n’a pas été présentée dans les délais requis; – elle se rapporte à l’exécution du marché et non à son attribution; – elle se rapporte aux qualifications d’un soumissionnaire concurrent. Les plaintes jugées recevables auront pour effet de suspendre le processus de passation du marché à moins qu’il ne soit “d’intérêt public urgent”. Une décision écrite devra être communiquée dans un délai prescrit suivant la réception de la plainte. Solutions: – publication d’une instruction interdisant à l’entité acheteuse d’agir de manière non autorisée à l’avenir; – l’Autorité de régulation annule tout ou partie de la décision de l’entité acheteuse, à l’exception de l’action ou de la décision ayant abouti à l’entrée en vigueur du marché; – annulation de la décision d’achat, à l’exception de la partie de la décision ayant abouti à l’entrée en vigueur du marché; – attribution des dépens au plaignant. 2. Plaintes/différends impliquant les entrepreneurs On parle souvent, à propos de cet aspect, de “règlement des différends”, étant donné que les entrepreneurs sont souvent en désaccord au cours de l’exécution des marchés. On peut citer, parmi les causes fréquentes de différends: – un manque de compréhension des risques se rattachant à l’exécution d’un marché, qui peut être le fait de l’une ou l’autre des parties au marché, voire des deux; – un manque de préparation approfondie pour le marché; – l’absence de communication entre les parties; 192 FIDAd’ensemble Manuel de passation des marchés Gestion Vue du contrat – des hypothèses erronées sur les implications du marché; – des événements inattendus ayant une incidence matérielle sur la capacité d’exécuter entièrement le marché; – des erreurs de supervision de la part de l’entité acheteuse; – des changements dans les besoins après le début des travaux. Gestion des plaintes/différends On devra s’efforcer de résoudre tous les différends de manière amiable, par des discussions et un accord raisonnables; au cas toutefois où le différend ne pourrait pas être réglé, toute plainte formelle devra être adressée au chef de l’entité acheteuse pour qu’il autorise la poursuite d’un échange de correspondance ou d’une négociation. Mesures à prendre L’entité acheteuse examinera le contrat pour s’assurer de la validité de la plainte ou du différend. Il faudra à cet effet procéder à un examen détaillé des Conditions du marché pour déterminer la position contractuelle. L’entité acheteuse devra inviter l’entrepreneur à des entretiens formels en vue de parvenir à une solution amiable du différend. Ces entretiens et les éventuels accords qui en résulteront devront faire l’objet de procès-verbaux et être approuvés par les deux parties; les décisions éventuelles devront être notées par écrit et approuvées au cours de la réunion. Si ces discussions échouent, on devra faire appel à un conciliateur ou un arbitre indépendant, suivant les indications contenues dans le marché. Tous les marchés de travaux et de services devront inclure des clauses standard de conciliation et d’arbitrage. La clôture du marché a des conséquences importantes – et potentiellement coûteuses – pour les deux parties et on devra déployer tous les efforts possibles pour régler le différend avant d’atteindre ce stade. Participation de la communauté Participation de la communauté Module P: Passation des marchés avec la participation des communautés Objet du module Les Directives du FIDA concernant la passation des marchés prévoient la possibilité de passation de marchés avec la participation des communautés et fournissent des indications générales sur les diverses approches susceptibles d’être adoptées. Ce module fait fond sur ces informations qu’il complète par des précisions sur: – les avantages de la participation communautaire; – les considérations devant intervenir dans la conception des projets; – les modalités de passation des marchés et les fonctions des communautés. Champ d’application Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA. 1. Introduction L’expérience acquise en matière de projets de développement agricole et rural, pour lesquels le FIDA a été un prêteur de premier plan, a montré qu’il est très souhaitable que les communautés concernées participent à la conception et à l’exécution des projets. La nature et l’ampleur de la participation des communautés aux projets de développement ont évolué au fil des ans, depuis la fourniture de main-d’œuvre volontaire ou l’aide d’ONG à la création initiale de capacité jusqu’à un rôle plus direct et actif pouvant aller de la détermination de la nature des sous-projets à, plus récemment, un rôle d’agent d’exécution de ces projets. En conséquence, il est de plus en plus fréquent que les communautés reçoivent, emploient et gèrent une part importante des fonds alloués à un projet et interviennent activement dans le processus de passation des marchés. Comme indiqué dans les Directives du FIDA concernant la passation des marchés, la passation des marchés avec la participation de la communauté n’est pas une méthode distincte de passation des marchés, mais plutôt la simplification et l’adoption de méthodes d’usage courant (essentiellement l’appel à la concurrence nationale, l’achat au meilleur prix sur le marché local ou national et la passation des marchés de gré à gré) et leur application par le biais de la participation de la communauté bénéficiaire ou de ses institutions, soit en qualité d’agents d’achat ou d’agents d’exécution, soit en qualité d’entrepreneurs et de fournisseurs pour des marchés de fournitures, de travaux et de services connexes. Dans les projets exécutés avec la participation des communautés, le rôle de la direction du projet ou d’autres parties concernées est d’examiner, de superviser et d’encadrer la passation des marchés, les décaissements et l’exécution des activités confiées à la communauté, de façon à garantir le respect des principes et des normes énoncées dans les Directives du FIDA concernant la passation des marchés. La passation des marchés avec la participation de la communauté ne doit pas être la seule méthode de passation des marchés admise dans un projet et, en particulier, l’appel à la concurrence nationale ne doit pas être exclu, dans la mesure où les principes fondamentaux de la concurrence, de la transparence et de l’équité doivent être mis en balance avec les avantages qu’apporte la participation communautaire. La passation des marchés avec la participation des communautés, comme toute autre méthode de passation des marchés employée dans le cadre de projets financés par le FIDA, doit être prévue dans les documents de projet et dans l’accord de prêt conclu entre le FIDA et l’emprunteur/le bénéficiaire. Manuel de passation desdu marchés Module P: Passation des marchés Module avec A:FIDA Vue la participation d’ensemble des du cycle communautés projet 193 2. Avantages de la participation communautaire L’économie, l’efficacité et la justice sociale sont les principes devant régir les projets financés par le FIDA au sein des communautés rurales et relativement pauvres concernées. Dans ce contexte, on a noté que la participation de la communauté à la passation des marchés apportait les avantages suivants: – meilleure pertinence de l’aide fournie par le projet au niveau de la communauté bénéficiaire et activités du projet induites par la demande; – pour la communauté, meilleure appropriation et autonomisation accrue contribuant à la viabilité à long terme du projet et à la réduction de la pauvreté; – économie et efficacité accrues de la passation des marchés, grâce à la réduction des frais de transport et à la disponibilité en temps utile des matériaux là où ils doivent être mis en œuvre; – renforcement des capacités et des compétences de la communauté; – création d’emplois et de possibilités économiques au sein de la communauté; – réduction de la charge administrative de l’exécution des projets pour l’UCP, grâce à la décentralisation et à la délégation; et – plus grande probabilité d’atteindre les buts et objectifs du projet. 3. Considérations devant intervenir dans la conception des projets L’environnement du projet et les capacités institutionnelles collectives dont dispose la communauté pour participer activement et contribuer à son exécution sont des éléments essentiels pour faire participer la communauté à la passation des marchés. Étant donné que le contexte économique et socioculturel dans lequel fonctionnent les communautés a une grande influence sur la réussite des projets, il convient de consulter, lors de la préévaluation, les chefs communautaires, les institutions, les organisations de base et, lorsqu’il y en a, les ONG locales qui opèrent dans la zone. Les responsables de la conception du projet sont invités à examiner les points ci-après afin de déterminer à première vue si et comment la communauté pourra jouer un rôle constructif et bénéfique dans la passation des marchés prévus par le projet. 194 FIDAd’ensemble Manuel de de la passation des marchés Participation Vue communauté (i) Cadre réglementaire de l’emprunteur/ du bénéficiaire Dans le cadre de l’évaluation du système national de passation des marchés (voir le Module D), on aura évalué le contexte général juridique, politique et réglementaire dans lequel sont exécutés les projets de développement, ainsi que le degré de décentralisation admis et existant dans le pays en faveur des groupes communautaires, des organisations de base et des ONG pour leur permettre de fonctionner efficacement au niveau du projet. (ii) Capacités organisationnelles Il conviendra aussi, toujours à partir des résultats de l’évaluation, de vérifier: (a) s’il existe ou non des organisations communautaires formelles ou informelles et si elles sont représentatives des intérêts de la communauté; (b) la capacité institutionnelle des organisations communautaires à assumer des responsabilités en matière de gestion des ressources; (c) l’homogénéité de la communauté des bénéficiaires et les possibilités d’interaction harmonieuse au sein de cette communauté et avec l’UCP; et (d) l’existence de mécanismes visant à assurer le respect des obligations redditionnelles au sein de la communauté ou, en leur absence, la possibilité d’en concevoir et d’en introduire. (iii) Capacités et compétences techniques On analysera à ce propos: (a) les occupations principales des membres de la communauté et leur production agricole ou les autres produits de leur activité, à la lumière des activités envisagées pour le projet, en vue d’exploiter les possibilités d’intégration; (b) les moyens et méthodes employés pour la passation des marchés de fournitures et de travaux répondant aux besoins de la communauté; (c) la disponibilité de main-d’œuvre inoccupée dans la communauté et les périodes durant lesquelles cette main-d’œuvre est disponible. (iv) Compétences administratives et comptables Évaluer les capacités de la communauté à recevoir, à préserver, à utiliser et à justifier l’utilisation de ressources collectives de façon fiable et déterminer les éventuels besoins de formation et de renforcement des capacités. (v) Intermédiaires Déterminer la présence et la fonction des intermédiaires (tels que centres communautaires, coopératives, ONG, antennes de banques de développement rural, etc.) qui opèrent au sein de la communauté. Cette information aidera à déterminer les méthodes de passation des marchés les plus appropriées et le rôle et les responsabilités de la communauté dans le processus. Dans la détermination des besoins, on établit habituellement une distinction entre les biens, les travaux et les services. Il faut ensuite définir la nature, la quantité et le fournisseur pour chaque catégorie de marché. Dans certains projets, le plan d’achats de la communauté peut faire partie d’un microplan établi par la communauté pour l’exécution du projet au niveau local. En pareil cas, le plan d’achats devra être examiné et approuvé par l’UCP en même temps que les microplans de la communauté. 5. Quantité et valeur des marchés (vi) Analyse coût-avantages Établir le coût additionnel résultant de l’association de la communauté, et notamment le coût de la formation, ainsi que les risques et avantages quantifiables, tels que l’amélioration de la viabilité des activités du projet, une plus grande efficacité de l’exploitation et de l’entretien des équipements construits dans le cadre des projets, et le partage des coûts. (vii) Contribution de la communauté des bénéficiaires Déterminer les possibilités de contribution de la communauté et recenser les éléments matériels et financiers de cette contribution pour en tenir dûment compte dans l’estimation du coût et le plan de financement durant la conception du projet. 4. Modalités de passation des marchés Une fois qu’on a établi qu’il est viable et souhaitable d’associer les groupes communautaires à la passation des marchés dans le cadre du projet, l’étape suivante consiste à déterminer, aussi clairement que possible, dans le cadre du projet ou de la composante du projet pour laquelle on prévoit une participation communautaire, les éléments ci-après: Il est essentiel, pour la planification et la préparation des marchés, d’estimer les quantités de biens ainsi que la nature et le montant des travaux et services qui devront être achetés avec la participation de la communauté (voir le Module E). Si l’on prévoit des marchés d’un montant important, il ne sera peut-être pas économique, rentable ou possible de respecter le principe général de l’ouverture à la concurrence prescrit par les Directives du FIDA concernant la passation des marchés. Il ne faut envisager de participation communautaire que lorsque le montant des marchés est approprié, en fonction des capacités administratives et financières estimées de la communauté cible. Il est fréquent que, dans de nombreux projets concernant l’agriculture et le secteur social, les quantités à acheter soient déterminées par la demande, et qu’elles ne soient par conséquent pas définies avant que le projet ne soit exécuté par le biais de sous-projets d’initiative communautaire. En pareil cas, il peut être acceptable d’affecter une partie du prêt à des “marchés indéterminés”, à condition qu’il existe un arrangement institutionnel bien défini en vertu duquel on pourra déterminer les différents besoins devant être financés par cette partie du prêt et assurer le respect de l’obligation de rendre compte de l’emploi des fonds (projets d’entraide entrepris à l’initiative de la communauté bénéficiaire). (i) les biens, travaux et services connexes à acheter; (ii) le programme de passation des marchés, fondé sur le calendrier et les objectifs d’exécution; et (iii) le rôle à jouer par la communauté et/ou ses représentants. Manuel de passation desdu marchés Module P: Passation des marchés Module avec A:FIDA Vue la participation d’ensemble des du cycle communautés projet 195 6. Fournisseurs L’identification des fournisseurs est une étape importante. Les communautés ne peuvent être associées à la passation des marchés en tant que fournisseurs ou entrepreneurs que lorsque les biens, travaux ou services correspondent à ceux qu’elles produisent ou fournissent couramment. De même, elles ne peuvent être des agents d’achat que lorsque les biens sont facilement disponibles sur le marché local ou lorsque les travaux sont similaires à ceux exécutés par les entrepreneurs de la zone du projet, ou encore lorsque les services sont similaires à ceux fournis par des personnes ou des groupes opérant à proximité. 7. Les groupes communautaires en tant qu’agents d’exécution Lorsque des groupes communautaires informels sont appelés à jouer le rôle d’agents d’exécution chargés de passer des marchés, il faut examiner et évaluer leurs capacités institutionnelles. Il faut se poser, durant la conception du projet ou en tout cas avant son démarrage, les questions ci-après, afin de déterminer les investissements en matière de renforcement des capacités que devront consentir les groupes communautaires: (i) Capacité organisationnelle du groupe Le groupe peut-il se constituer en personne morale? Dans l’affirmative, existe-t-il une procédure réglementaire à cet effet? (ii) Règlement intérieur Le groupe a-t-il des règles régissant l’adhésion, un règlement intérieur régissant ses activités et une information transparente de ses membres? (iii) Responsabilité des dirigeants du groupe Les dirigeants sont-ils élus? À qui doivent-ils rendre des comptes? Ont-ils les compétences nécessaires pour administrer les procédures et rendre compte de l’emploi des ressources? (iv) Aptitude à recevoir des fonds publics L’emprunteur/le bénéficiaire est-il soumis à une réglementation qui empêcherait les groupes communautaires de recevoir des fonds? Quelles sont les éventuelles dispositions en matière de vérification des comptes? Y a-t-il un établissement bancaire commercial et, dans l’affirmative, quelles sont les procédures permettant au groupe d’avoir accès aux fonds? 196 FIDAd’ensemble Manuel de de la passation des marchés Participation Vue communauté (v) Capacité de contracter Le groupe a-t-il le statut juridique nécessaire lui permettant de contracter? Dans la négative, est-il possible de créer cette capacité dans le cadre du projet? (vi) Règlement des différends Quels sont les processus formalisés de règlement des différends disponibles? Comment seront réglés les différends au sein du groupe, entre le groupe et des intervenants extérieurs et entre le groupe et l’UCP? Existet-il des méthodes locales de règlement des différends plus rapides et plus simples que la communauté respecterait et accepterait? (vii) Situation financière de la communauté Quelles sont les capacités contributives de la communauté, en espèces ou en nature? Comment fera-t-on pour que la contribution de tous les membres soit équitable? Le groupe peut-il offrir des sûretés ou garanties pour toutes les avances perçues dans le cadre du projet? 8. Les intermédiaires en tant qu’agents d’exécution Si la communauté bénéficiaire du projet n’a pas les capacités institutionnelles requises pour recevoir des fonds, rendre compte de leur emploi et administrer correctement la passation des marchés, l’intervention d’intermédiaires agissant en son nom peut s’avérer indispensable. Ces intermédiaires peuvent être des organisations de la société civile (OSC), des coopératives, des entreprises privées ou d’autres entités. La direction du projet veillera à ce que les intermédiaires aient les capacités requises pour s’acquitter de leurs tâches. Lorsqu’on fait intervenir des OSC ou d’autres entités comme agents d’exécution pour le compte de groupes communautaires faibles, il convient d’examiner, durant la conception du projet, les aspects suivants: (i) Statut juridique de l’intermédiaire Réglementation régissant l’enregistrement (auprès de l’État ou de la communauté locale), le fonctionnement dans tel ou tel secteur, l’aptitude à recevoir des fonds publics et à rendre compte de leur emploi et l’aptitude à participer au projet. (ii) Rôle de l’intermédiaire (entrepreneur ou consultant) Si l’intermédiaire a uniquement un rôle de formation ou de supervision du groupe communautaire, il peut être engagé en qualité de consultant conformément aux directives relatives aux consultants. S’il doit faire fonction d’agent d’exécution pour participer activement à la construction d’infrastructures avec l’emploi d’une main-d’œuvre communautaire, il peut être préférable de l’engager en tant qu’entrepreneur, soit au moyen d’un appel à la concurrence transparent (s’il y a plusieurs intermédiaires disponibles) conformément aux Directives du FIDA en matière de passation des marchés, soit de gré à gré (s’il n’existe qu’un seul intermédiaire opérant dans la zone du projet). (iii) Viabilité financière et capacités administratives Il convient d’examiner les principales sources de financement de l’intermédiaire, son personnel, sa direction, ses capacités administratives et son obligation de rendre compte par le biais d’audits indépendants, etc., afin de sécuriser la gestion des fonds publics pour le compte de la direction du projet et de la communauté. 9. Procédures et documentation Les concepteurs de projets devront veiller à mettre en place des mécanismes simples mais fiables pour suivre les différentes étapes de la procédure de passation des marchés, tels que publicité transparente pour les appels d’offres, ouverture à la concurrence (même au sein de la communauté), ouverture publique des plis, adjudication au moinsdisant, etc., de façon à préserver dans toute la mesure du possible l’intégrité du processus. Il peut être nécessaire de simplifier et/ou d’uniformiser les dossiers d’appel d’offres, les contrats, etc., pour faciliter leur compréhension et leur utilisation par les membres de la communauté. Il faut autoriser l’emploi de la ou des langues officielles de l’emprunteur pour la rédaction des documents et des comptes rendus, mais ces documents devront être traduits pour les besoins des examens indépendants faits par le FIDA ou par des commissaires aux comptes. Il conviendra de prévoir des procédures appropriées pour le suivi et le contrôle régulier des activités communautaires de passation des marchés et pour l’établissement des comptes-rendus pertinents par la direction du projet. Manuel de passation desdu marchés Module P: Passation des marchés Module avec A:FIDA Vue la participation d’ensemble des du cycle communautés projet 197 ">

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