Pep's abonnement PEPS Manuel utilisateur

Ce document est destiné à aider les Collectivités territoriales à
comprendre le fonctionnement de l’acquisition d’un
abonnement PEPS et de la gestion des licences auprès des
chefs d’établissements à qui vous les distribuerez.
Le profil « Collectivité » sert à administrer des licences pour
une ou plusieurs classes à des chefs d’établissements, afin
que ces derniers puissent fournir des clefs d’activation de
comptes aux professeurs à qui elles sont destinées.
Les points abordés sont les suivants :
Le portail PEPS
1. Fonctionnement
2. Création de compte
3. Commande
4. Gestion de compte et affectation des licences
1. Fonctionnement de Pep’s
Le profil « Collectivité » sert à administrer des licences pour une ou plusieurs classes à
des chefs d’établissements, afin que ces derniers puissent fournir des clefs d’activation
de comptes aux professeurs à qui elles sont destinées.
Exemple : une collectivité achète 5 clés, en distribue 3 au chef d’établissement A, 2 au chef d’établissement B.
Ces chefs d’établissement peuvent redistribuer les clés de licences à – respectivement – 3 et 2 professeurs, selon
la logique : « une clé = une classe = 30 comptes élèves créables par le professeur ».
Envoie 3 clés
Compte
Chef
d’établissement
A
Compte
professeu
r 1 étab. A
30
comptes
élèves
Compte
professeu
r 2 étab. A
30
comptes
élèves
Compte
Collectivité
(licence
5 classes)
Envoie 2 clés
Compte
Chef
d’établissement
B
Compte
professeu
r 1 étab. B
30
comptes
élèves
Compte
professeu
r 2 étab. B
30
comptes
élèves
Compte
professeu
r 3 étab. A
30
comptes
élèves
2. Création de compte
1. Création de compte
sur www.peps-reussite.fr
1
Première étape : créer un compte
2
Créez votre profil en choisissant
« Collectivité » dans le menu déroulant
3
Vous pouvez cocher la case « Mon
établissement n’est pas listé » et
remplissez manuellement les
coordonnées de votre Collectivité.
3. Commande
La boutique
L’administration de la collectivité
La boutique propose une offre simplifiée en licence
globale à cinq niveaux
Dans l’exemple ici sélectionné, vous faites l’acquisition de
licences pour 2 à 5 classes. Vous pourrez donc distribuer 2 à 5
licences à autant de chefs d’établissements, qui pourront
attribuer la ou les clefs dont ils disposent à des professeurs,
afin que ceux-ci puissent disposer d’une licence pour toute
l’année scolaire, permettant de créer des comptes élèves afin
de leur prescrire des exercices, parcours et évaluations.
La commande
L’administration de la collectivité
Lorsque la commande aura été validée, vous pourrez
choisir un règlement par carte bancaire ou par
chèque/mandat administratif en téléchargeant le bon de
commande correspondant, à l’étape suivante
La commande par
chèque / mandat
L’administration de la collectivité
Si vous choisissez ce mode de règlement, les étapes
sont les suivantes :
1. Télécharger, sauvegarder et imprimer le bon de
commande apparu suite au clic sur le bouton
« payer ».
2. Vérifier les informations du bon de commande, le cas
échéant compléter, tamponner et adresser à l’adresse
indiquée en haut à droite de ce bon.
3. A réception du bon de commande, une facture vous
sera émise, pour règlement.
4. Durant ces étapes, dès l’envoi du bon de commande
à l’étape 1, des droits temporaires vous sont crédités
gratuitement pendant 45 jours, afin de vous laisser le
temps de réaliser le processus de règlement.
4. Gestion des comptes et affectation
des commandes
La commande par
chèque / mandat
L’administration de la collectivité
Une fois votre commande passée, vous recevrez par mail
une confirmation et serez invité à vous connecter à votre
espace personnel sur www.peps-reussite.fr et à aller
dans l’onglet « Mon compte » pour administrer vos
licences, comme détaillé dans la page suivante
Rappel des clés :
Nombre total/attribuée
Deux modes d’attribution
des clés :
1. Mode d’attribution libre
2. Mode suggéré par une
liste d’établissements
référencés selon le
code postal renseigné
dans votre compte
1. Le mode d’attribution libre.
Saisie manuelle du nom de l’établissement
Mail du chef d’établissement
Veillez à bien préciser le nombre de clés que vous
souhaitez envoyer à cet établissement, selon la logique :
1 clé = 1 classe (= 1 compte prof + 30 comptes élèves)
Une clef avec le nombre de classes
prévu sera envoyée par mail au chef
d’établissement, afin qu’il saisisse cette
clef dans son espace personnel « Mon
compte » (voir mode d’emploi dédié)
2. Le mode d’attribution suggéré.
Une liste d’établissements connus par nos services dans votre ville (code postal de votre compte)
apparaîtra dans cet espace. Si vous y trouvez l’établissement à qui vous destinez une/des clé(s), vous
pouvez tout simplement saisir l’adresse mail du chef d’établissement dans le cadre à droite du nom de
l’établissement, préciser le nombre de clés à envoyer et cliquer sur le bouton bleu « Envoyer »
Une clef avec le nombre de classes prévu sera envoyée par mail au chef d’établissement, afin qu’il
saisisse cette clef dans son espace personnel « Mon compte » (voir mode d’emploi dédié)
Cinématique d’envoi côté collectivité
1. Envoi de 3 classes à un chef d’établissement en attribution manuelle
2. Suivi immédiat du nombre de licences attribuées,
et du/des bénéficiaire(s)
Cinématique de réception côté chef d’établissement
1. Réception d’un email avec une clef (suite alphanumérique)
2. Saisie manuelle de cette clef dans son propre espace client (« Mon
compte » sur www.peps-reussite.fr)
3. Apparition du nombre de clés envoyées par la collectivité
et possibilité de les affecter toutes individuellement à un
enseignant, selon la logique : 1 clé = 1 classe
= 1 enseignant + 30 comptes élèves. (procédure détaillé dans le mode d’emploi
dédié aux chefs d’établissements)
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