Guide d'utilisation
Télécopie
Télécopie
Connexion à une ligne téléphonique
Lignes et câbles téléphoniques compatibles
Ligne téléphonique
Les fonctions de fax du produit sont conçues pour fonctionner sur les lignes téléphoniques analogiques standard : systèmes de téléphones PSTN (Public Switched Telephone Network, réseaux téléphoniques commutés) et PBX
(Private Branch Exchange, autocommutateur téléphonique privé). Selon l'environnement, il est possible que certains systèmes de téléphone PBX ne soient pas pris en charge. Epson ne peut garantir la compatibilité avec tous les environnements de téléphone numérique, en particulier dans les cas suivants.
❏ Utilisation du système VoIP
❏ Utilisation de services numériques par fibre optique
❏ Lorsque des adaptateurs tels que les adaptateurs de terminal, les adaptateurs VoIP, les séparateurs ou les routeurs DSL sont connectés entre la prise du téléphone mural et le produit.
Câble téléphonique
Utilisez un câble téléphonique présentant les caractéristiques d'interface ci-dessous.
❏ Ligne téléphonique RJ-11
❏ Connexion du poste téléphonique RJ-11
En fonction de la région, un câble téléphonique peut être inclus avec le produit. Dans ce cas, utilisez-le. Il est probable que vous deviez connecter le câble téléphonique à un adaptateur fourni pour votre pays ou région.
Connexion du produit à une ligne téléphonique
Ligne téléphonique standard (PSTN) ou PBX
Connectez un câble téléphonique depuis la prise du téléphone mural ou du port PBX au port LINE situé à l'arrière du produit.
78
Guide d'utilisation
Télécopie
c
Important :
❏ Si vous disposez d'une console PBX dans la pièce, connectez la console au port LINE.
❏ Ne retirez pas la protection du port EXT du produit lorsque vous ne connectez pas votre téléphone.
DSL ou ISDN
Connectez un câble téléphonique depuis votre modem DSL, adaptateur de terminal ou routeur ISDN au port
LINE
situé à l'arrière du produit. Pour plus d'informations, consultez la documentation fournie avec votre modem, adaptateur ou routeur.
c
Important :
Si vous utilisez une ligne DSL, vous pouvez avoir à utiliser un filtre DSL distinct. Si vous utilisez un filtre DSL, connectez un câble téléphonique depuis le filtre DSL au port LINE du produit.
Connexion d'un dispositif téléphonique
Une fois que vous avez connecté le produit à la ligne téléphonique, suivez la procédure ci-dessous pour connecter votre téléphone ou répondeur.
79
Guide d'utilisation
Ligne téléphonique unique
A
Retirez la protection du port EXT du produit.
Télécopie
B
Connectez un deuxième câble téléphonique à votre téléphone ou répondeur et au port EXT.
c
Important :
❏ Si vous partagez une ligne téléphonique unique entre le téléphone et le produit, vérifiez que vous avez
connecté le téléphone au port EXT du produit. Sinon, il est possible que le téléphone et le produit ne fonctionnent pas correctement.
❏ Si vous connectez un répondeur, vous pouvez avoir besoin de modifier le paramètre Sonneries avant réponse
du produit.
&
« Configuration du nombre de sonneries avant réponse » à la page 84
Deux lignes téléphoniques (exemple ISDN)
Connectez un deuxième câble téléphonique à votre téléphone ou répondeur et au port situé sur l'adaptateur du terminal ou routeur ISDN.
80
Guide d'utilisation
Télécopie
Configuration du fax
Paramètres de base
Cette section décrit la configuration minimale requise pour l'utilisation des fonctions de fax.
Remarque :
La fonction Verrouiller le réglage du menu Param admin permet à un administrateur de protéger les paramètres par un mot de passe afin qu'ils ne soient pas modifiés.
&
« Paramètres Administration système » à la page 109
Utilisation de l'Assistant param fax
Le menu Assistant param fax du produit vous guide dans la configuration des fonctions de fax de base. Cet assistant s'affiche automatiquement lorsque vous mettez le produit sous tension pour la première fois. Si vous avez déjà configuré les paramètres, ignorez cette section à moins que vous ne deviez modifier les paramètres.
c
Important :
Avant de démarrer l'assistant, vérifiez que vous avez connecté correctement le produit et votre appareil téléphonique à la ligne téléphonique.
&
« Connexion à une ligne téléphonique » à la page 78
A
B
C
D
Activez le mode Configuration dans le menu Accueil.
Sélectionnez Administration système.
Sélectionnez Param. fax.
Sélectionnez Assistant param fax.
L'écran Assistant param fax s'affiche. Appuyez sur Démarrer pour continuer.
E
Dans l'écran En-tête de fax, entrez le nom de l'expéditeur (jusqu'à 40 caractères).
81
Guide d'utilisation
Télécopie
F
Dans l'écran Votre n° de tél, entrez votre numéro de téléphone (jusqu'à 20 chiffres).
Remarque :
❏ Vous devez entrer votre nom et numéro de téléphone dans l'en-tête de fax avant d'envoyer des fax afin que
les destinataires puissent identifier l'origine du fax.
❏ Vous pourrez modifier les informations d'en-tête plus tard. Accédez au menu comme indiqué ci-dessous.
Configuration > Administration système > Param. fax > Param de base > En-tête de fax
G
Si vous avez souscrit à un service de sonnerie autre que celui fourni par votre opérateur téléphonique, sélectionnez Continu dans l'écran Réglage DRD. Sélectionnez le modèle de sonnerie à utiliser pour les fax entrants (ou sélectionnez Marche) puis accédez à l'étape 10. Si vous n'avez pas besoin de définir cette option, sélectionnez Sauter puis passez à l'étape suivante.
Remarque :
❏ Les autres services de sonnerie, fournis par de nombreux opérateurs téléphoniques (le nom du service est
différent selon les entreprises), vous permettent d'avoir plusieurs numéros de téléphone sur une même ligne téléphonique. Un modèle de sonnerie différent est attribué à chaque numéro de téléphone. Vous pouvez utiliser un numéro pour les appels vocaux et un autre pour les fax. Sélectionnez le modèle de sonnerie assigné aux appels de fax dans Réglage DRD.
❏ Selon la région, les paramètres Marche et Arrêt sont affichés en tant qu'options du Réglage DRD.
Sélectionnez Marche pour utiliser l'autre fonction de sonnerie.
❏ Si vous sélectionnez Marche ou un autre modèle de sonnerie que Tout, Mode réception est défini
automatiquement sur Auto.
❏ Vous pouvez modifier le Réglage DRD ultérieurement. Accédez au menu comme indiqué ci-dessous.
Configuration > Administration système > Param. fax > Param. de réception > DRD
H
Dans l'écran Réglage Mode réception, sélectionnez Oui si vous avez connecté un téléphone externe ou un répondeur au produit puis passez à l'étape suivante. Si vous sélectionnez Non, Mode réception est défini automatiquement sur Auto. Passez à l'étape 10.
c
Important :
Si aucun téléphone n'est connecté au produit, Mode réception doit être défini sur Auto sinon vous ne pouvez pas recevoir de fax.
I
Dans l'écran Réglage Mode réception suivant, sélectionnez Oui pour recevoir automatiquement les fax.
Sélectionnez Non pour recevoir les fax manuellement.
Remarque :
❏ Si vous avez connecté un répondeur externe et choisi de recevoir les fax de façon automatique, assurez-vous
que le paramètre Sonneries avant réponse est correct.
&
« Configuration du nombre de sonneries avant réponse » à la page 84
❏ Si vous avez choisi de recevoir les fax manuellement, vous devez répondre à chaque appel et utiliser le
panneau de configuration du produit sur votre téléphone pour recevoir les fax.
&
« Réception manuelle de fax » à la page 97
❏ Vous pouvez modifier le paramètre Mode réception ultérieurement. Accédez au menu comme indiqué
ci-dessous.
Configuration > Administration système > Param. fax > Param. de réception > Mode réception
82
Guide d'utilisation
Télécopie
J
K
Dans l'écran Confirmer les réglages, vérifiez les paramètres que vous avez modifiés puis sélectionnez
Continu
. Appuyez sur pour corriger ou modifier les paramètres.
Suivez les instructions à l'écran pour exécuter Vérif. connex fax et imprimer un rapport des résultats du test. Si des erreurs sont signalées, essayez d'appliquer les solutions indiquées dans le rapport puis lancez la vérification à nouveau.
Remarque :
❏ Si l'écran Sélect. type de ligne s'affiche, consultez la section suivante.
&
« Configuration du type de ligne » à la page 83
❏ Si l'écran Sélect. Détection de tonalité s'affiche, sélectionnez Désactiver.
Toutefois, si vous désactivez la fonction de détection de tonalité, cela peut supprimer le premier chiffre d'un numéro de fax et envoyer le fax à un mauvais numéro.
❏ Pour exécuter une nouvelle vérification après avoir fermé l'assistant, accédez au menu comme indiqué
ci-dessous.
Configuration > Administration système > Param. fax > Vérif. connex fax
Configuration du type de ligne
Si vous connectez le produit à un système téléphonique PBX ou un adaptateur de terminal, modifiez le paramètre
Type de ligne comme suit.
Remarque :
L'autocommutateur téléphonique privé (Private Branch Exchange, PBX) est utilisé dans les environnements professionnels dans lesquels un code d'accès (par exemple, 9) doit être composé pour appeler une ligne externe à l'entreprise. Le paramètre Type de ligne par défaut est PSTN (Public Switched Telephone Network) qui est une ligne téléphonique standard, similaire à celle que vous avez chez vous.
D
E
F
G
A
B
C
H
Activez le mode Configuration dans le menu Accueil.
Sélectionnez Administration système.
Sélectionnez Param. fax.
Sélectionnez Param de base.
Sélectionnez Type de ligne.
Sélectionnez PBX.
Sélectionnez Utiliser ou Ne pas utiliser dans l'écran Code d'accès. Si vous sélectionnez Utiliser, passez à l'étape suivante.
Entrez un code d'accès externe dans le champ Code d'accès.
83
Guide d'utilisation
Télécopie
Remarque :
Lorsque vous établissez la connexion avec un système téléphonique PBX, nous vous recommandons de commencer par paramétrer le code d'accès. Une fois que vous avez réglé ce paramètre, entrez (dièse) à la place du code d'accès externe actuel lorsque vous entrez un numéro de fax externe ou que vous le stockez dans la liste des contacts. Lorsque vous composez un numéro, le produit remplace automatiquement le par le code que vous avez défini. Plutôt que de réellement saisir un code, utiliser peut permettre d'éviter les problèmes de connexion.
Configuration du nombre de sonneries avant réponse
Si vous avez connecté un répondeur externe et choisi de recevoir les fax de façon automatique, assurez-vous que le paramètre Sonneries avant réponse est correct.
c
Important :
Le paramètre Sonneries avant réponse indique le nombre de sonneries avant la réception automatique d'un fax par le produit. Si le répondeur connecté est configuré pour répondre à la quatrième sonnerie, définissez le produit sur la cinquième sonnerie ou plus. Sinon le répondeur ne peut pas recevoir d'appels vocaux. Il est possible que ce paramètre ne s'affiche pas selon la région.
C
D
A
B
E
F
Activez le mode Configuration dans le menu Accueil.
Sélectionnez Administration système.
Sélectionnez Param. fax.
Sélectionnez Paramètres de télécopie.
Sélectionnez Sonneries avec réponse.
Sélectionnez le nombre de sonneries, qui doit être défini sur un nombre de sonneries supérieur à celui du répondeur.
Remarque :
Le répondeur prend chaque appel plus vite que le produit, mais le produit peut détecter des sonneries de fax et commencer à recevoir des fax. Si vous répondez au téléphone et que vous entendez une sonnerie de fax, vérifiez que le produit a démarré la réception du fax puis raccrochez le téléphone.
Paramètres avancés
Cette section présente les paramètres de fax avancés. Accédez aux menus comme indiqué dans chaque rubrique.
Consultez la liste des menus pour obtenir une explication pour chaque menu et option.
&
« Paramètres Administration système » à la page 109
84
Guide d'utilisation
Télécopie
Paramètres d'envoi des fax
❏ Modification de la vitesse de communication des fax.
&
Configuration > Administration système > Param. fax > Param de base > Vitesse fax
Remarque :
La vitesse de fax sélectionnée ici s'applique également à la réception des fax.
❏ Création d'une liste de contacts pour les fax.
&
« Création d'un contact » à la page 101
❏ Modification des paramètres par défaut pour l'envoi de fax tels que la résolution et le format du document.
&
Configuration > Administration système > Param. fax > Utiliser param. défaut
Paramètres de réception des fax
❏ Modification des paramètres de sortie des fax.
Par défaut, le produit imprime tous les fax reçus. Vous pouvez modifier ce paramètre de façon à enregistrer les fax reçus sur la mémoire du produit, un ordinateur ou un dispositif de mémoire externe.
&
« Impression des fax reçus » à la page 93
❏ Sélection des bacs papiers pour l'impression des fax et des rapports de fax.
Si votre produit dispose de plusieurs bacs papier, vous pouvez sélectionner le bac papier à utiliser pour l'impression des fax et rapports de fax.
&
Configuration > Administration système > Param imprim > Réglages source papier > Sélect. auto param >
Fax
Remarque :
Lorsque plusieurs bacs sont sélectionnés dans le menu ci-dessus, le bac le plus approprié est automatiquement sélectionné en fonction du paramètre de format papier de chaque bac et du format des fax ou rapports de fax reçus.
❏ Modification des paramètres pour l'impression de fax et rapports de fax.
&
Configuration > Administration système > Param. fax > Param. de sortie
Installation de FAX Utility pour envoyer des fax depuis un ordinateur
Epson FAX Utility vous permet d'envoyer un fax à partir d'un ordinateur et d'enregistrer les fax reçus dans un dossier spécifique. Procédez comme suit pour installer FAX Utility. PC-FAX Driver est également installé.
L'installation est nécessaire pour envoyer des fax.
c
Important :
Installez le pilote d'impression avant d'installer FAX Utility.
Windows
Insérez le disque du logiciel fourni avec le produit puis cliquez sur setup.exe dans le dossier suivant.
\Apps\FaxUtility\setup.exe
85
Guide d'utilisation
Télécopie
c
Important :
Sélectionnez le même port que celui que vous avez utilisé pour le pilote d'impression.
Mac OS X
Téléchargez FAX Utility à partir du site Web Epson suivant. http://support.epson.net/setupnavi/
Une fois que vous avez installé FAX Utility, procédez comme suit pour ajouter le pilote de fax.
A
B
C
D
Sélectionnez Apple — System Preference (Préférences Système) — Print & Scan (Imprimantes et
scanners)
(Print & Fax (Imprimantes et fax) sous OSX10.6 ou 10.5) pour afficher la liste des imprimantes.
Cliquez sur la touche d'ajout (+).
Cliquez sur Default (Par défaut) lorsque l'écran d'ajout d'une imprimante s'affiche.
Lorsque le pilote PC-FAX Driver s'affiche dans la liste, sélectionnez-le et cliquez sur Add (Ajouter).
Remarque :
❏ L'affichage de PC-FAX Driver peut prendre quelques minutes.
❏ Le nom du pilote PC-FAX Driver commence par « FAX » suivi du nom du produit et de la méthode de
connexion entre parenthèses. Par exemple : (USB).
E
Sélectionnez Quit System Preferences (Fermer Préférences système) dans le menu System Preferences
(Préférences système).
Envoi de télécopies
Opérations de base
Procédez comme suit pour envoyer un fax monochrome (Noir et Blanc) ou couleur. Lorsque vous envoyez un fax monochrome, le document numérisé est temporairement stocké dans la mémoire du produit et vous pouvez en avoir un aperçu sur l'écran LCD avant de l'envoyer.
Remarque :
Le produit prend en charge jusqu'à 50 tâches de fax monochromes. Vous pouvez vérifier ou annuler les tâches de fax mises en attente à l'aide du Menu État.
&
« Consultation des tâches d'impression en cours ou en attente » à la page 98
A
Placez l'original. Vous pouvez envoyer jusqu'à 100 pages en une seule transmission.
&
« Mise en place de documents originaux » à la page 36
86
Guide d'utilisation
Télécopie
B
Activez le mode Fax dans le menu Accueil.
Remarque :
Pour envoyer un document recto verso en fax, placez votre document sur le chargeur automatique de documents. Appuyez sur Menu, sélectionnez Rég. envoi fax, ADF Rec/Ver puis Marche. Vous ne pouvez pas faxer de documents recto verso en couleur.
C
Indiquez les destinataires du fax en utilisant une (ou plusieurs) des méthodes suivantes. Vous pouvez envoyer un fax monochrome à 200 destinataires.
Entrez manuellement un numéro de fax
Sélection à partir de la liste de contacts
Sélection à partir de l'historique des fax envoyés
Entrez un numéro de fax à l'aide du pavé numérique du panneau de configuration et appuyez sur la touche entrée du pavé numérique du logiciel. Pour ajouter un autre numéro de fax, répétez la procédure.
Vous pouvez également afficher le pavé numérique du logiciel en appuyant sur le champ Introd. num de fax.
Appuyez sur Contacts pour afficher l'écran de la liste des contacts. Sélectionnez un ou plusieurs destinataires dans la liste en sélectionnant les cases à cocher (appuyez à nouveau sur les cases à cocher pour les désélectionner). Appuyez sur la case Rech pour rechercher des destinataires par nom, nom d'index ou numéro d'entrée. Une fois que vous avez sélectionné les destinataires, appuyez sur Continu.
Appuyez sur Historique pour afficher l'historique des fax envoyés. Sélectionnez un destinataire dans la liste, appuyez sur Menu dans l'écran Détails puis sélectionnez Envoyer à ce numéro.
Remarque :
❏ Pour supprimer les destinataires entrés, appuyez sur le champ « entrée de numéro de fax » et sélectionnez le
destinataire que vous souhaitez retirer de la liste. Puis appuyez sur Supprimer de la liste.
❏ Lorsque l'option Restrict de num directe dans Param. de sécurité est activée, vous pouvez uniquement
sélectionner les destinataires du fax à partir de la liste des contacts ou de l'historique des fax envoyés. Vous ne pouvez pas saisir un numéro de fax manuellement.
❏ Vous ne pouvez pas envoyer de fax couleur à plusieurs destinataires à la fois.
❏ Si vous êtes équipé d'une ligne téléphonique PBX et que vous devez utiliser un code d'accès externe, tel que
« 9 », pour accéder à une ligne externe, saisissez le code d'accès au début du numéro de fax. Si le code d'accès a été défini dans le paramètre Type de ligne, saisissez (dièse) à la place du code d'accès.
&
« Configuration du type de ligne » à la page 83
D
Appuyez sur Menu puis sélectionnez Rég. envoi fax pour modifier les paramètres de transmission de fax, comme le paramètre de résolution, si nécessaire.
Consultez la liste des menus pour obtenir une explication pour chacun des paramètres.
&
Remarque :
Vous pouvez enregistrer les paramètres de fax en tant que pré-réglages. Pour plus d'informations, consultez la section suivante.
&
« Pré-réglages » à la page 119
87
Guide d'utilisation
Télécopie
E
Passez à l'étape 6 si vous ne souhaitez pas afficher un aperçu avant l'envoi. Pour afficher un aperçu du fax
(uniquement pour les fax monochromes), appuyez sur Aperçu dans l'écran principal du fax.
Le produit commence la numérisation des documents et affiche l'image numérisée sur l'écran LCD. Pour démarrer l'envoi du fax, passez à l'étape 6.
Remarque :
❏ Vous ne pouvez pas afficher d'aperçu des images lorsque l'option Envoi direct du menu Rég. envoi fax est
activée.
❏ Lorsque vous ne touchez pas l'écran d'aperçu pendant 20 secondes, le fax est envoyé automatiquement.
❏ Si vous souhaitez numériser à nouveau le document, appuyez sur Réessayer dans l'écran d'aperçu. Replacez
le document ou modifiez les paramètres d'envoi si nécessaire puis recommencez cette étape.
F
Appuyez sur x (Color) ou x (B&W) pour démarrer l'envoi du fax.
Pour annuler l'envoi du fax, appuyez sur y. Vous pouvez annuler la tâche ou vérifier l'état/le résultat de cette dernière sur l'écran Moniteur tâches ou Historique des tâches.
Pour plus de détails sur la vérification de l'état ou des résultats d'une tâche, consultez la section suivante.
&
« Utilisation du menu d'état » à la page 98
Remarque :
❏ L'envoi de fax couleur prend un certain temps car le produit numérise et envoie simultanément le
document, sans enregistrer l'image numérisée dans sa mémoire.
❏ Si l'option Enreg données de panne est activée, les fax qui ne sont pas envoyés sont stockés. Vous pouvez
renvoyer les fax stockés à partir de l'écran Menu État.
&
Configuration > Administration système > Param. fax > Param. d'envoi > Enreg données de panne
Autres options
Utilisation des fonctions de fax disponibles
Cette section décrit comment utiliser les autres fonctions de fax disponibles afin d'améliorer votre productivité.
Remarque :
La fonction Verrouiller le réglage du menu Param admin permet à un administrateur de protéger les paramètres par un mot de passe afin qu'ils ne soient pas modifiés.
&
« Paramètres Administration système » à la page 109
❏ Envoi de gros volumes de documents monochromes (Envoi direct)
Lorsque vous envoyez un fax monochrome, le document numérisé est stocké temporairement dans la mémoire du produit. Si un gros volume de documents est numérisé, le produit peut manquer de mémoire et interrompre une numérisation en cours. Vous pouvez empêcher ce problème à l'aide de l'option Envoi direct dans le menu Rég. envoi fax. Le produit commence la numérisation une fois que la connexion est établie, puis numérise et envoie simultanément les documents sans enregistrer l'image numérisée dans la mémoire. Même lorsque la mémoire est déjà pleine, vous pouvez envoyer un fax monochrome grâce à cette option.
Notez que vous ne pouvez pas utiliser cette option lorsque vous envoyez des fax à plusieurs destinataires.
88
Guide d'utilisation
Télécopie
❏ Hiérarchisation des fax urgents (Envoi prioritaire)
Si vous souhaitez envoyer un fax urgent et que plusieurs fax sont déjà en attente, vous pouvez l'envoyer dès que la tâche d'envoi en cours est terminée. Pour ce faire, activez Envoi prioritaire dans le menu Rég. envoi fax avant d'appuyer sur x (Color) ou x (B&W).
Notez que la tâche de fax envoyée depuis un ordinateur est prioritaire par rapport aux tâches de fax envoyées avec l'option Envoi prioritaire.
❏ Économie sur les coûts de connexion et gain de temps grâce aux opérations par lots (Envoi par lots)
Lorsque l'option Envoi par lots est activée (par défaut, elle est désactivée), le produit vérifie tous les fax en attente d'envoi dans sa mémoire puis regroupe les fax destinés à la même personne pour les envoyer en tant que lot. Vous pouvez envoyer jusqu'à 5 fichiers et/ou 100 pages au total grâce aux opérations par lots. Accédez au menu comme indiqué ci-dessous.
&
Configuration > Administration système > Param. fax > Param. d'envoi > Envoi par lots
Remarque :
❏ Cette fonction n'est disponible que lorsque les informations du destinataire sont identiques. Si le même
destinataire est trouvé dans deux tâches de fax, mais qu'une des deux tâches contient un autre destinataire, le produit ne les regroupe pas.
❏ Même si les informations de destinataire correspondent, les fax prévus ne sont pas regroupés à moins que
leur heure d'envoi ne corresponde.
❏ Cette fonction n'est pas appliquée aux fax envoyés depuis un ordinateur ou avec l'option Envoi prioritaire
ou Envoi direct activée.
❏ Envoi de documents de tailles différentes à l'aide du chargeur automatique de documents (Numér. continue
depuis ADF
)
Si vous placez des documents de tailles différentes dans le chargeur automatique de documents, il est possible qu'ils ne soient pas envoyés à leur format d'origine. Pour envoyer des documents dont les formats diffèrent à l'aide du chargeur automatique de document, commencez par activer l'option Numér. continue depuis ADF dans le menu Rég. envoi fax. Le produit vous demande ensuite si vous souhaitez numériser une autre page chaque fois que vous terminez de numériser des documents dans le chargeur automatique de documents, avant de démarrer la transmission. À l'aide de cette fonction, vous pouvez trier et numériser les documents par taille. Cette fonction est également très utile pour numériser les volumes de documents importants qui ne peuvent pas être chargés dans le chargeur automatique de documents en une seule fois.
❏ Utilisation de la fonction Raccroché
La fonction Raccroché vous permet d'entendre les tonalités et les voix grâce à l'enceinte interne du produit, tout en laissant le téléphone connecté raccroché. Appuyez sur Raccroché sur l'écran principal du télécopieur puis saisissez le numéro de fax sur le panneau de configuration. Vous pouvez utiliser cette fonction quand vous souhaitez obtenir un document spécifique à partir d'un service de fax à la demande en suivant les indications audio du service.
Envoi d'une télécopie à une heure définie
Vous pouvez envoyer un fax à une heure définie. Vous ne pouvez pas envoyer de fax couleur lorsque vous utilisez cette fonction.
89
Guide d'utilisation
Télécopie
Remarque :
Assurez-vous que les informations d'heure et de date indiquées sur le produit sont correctes.
&
Configuration > Administration du système > Param. communs > Régl. Date/Heure
A
B
C
D
Suivez les étapes 1 à 4 dans « Opérations de base » à la page 86 .
Dans l'écran principal de fax, appuyez sur Menu et sélectionnez Envoi différé fax.
Sélectionnez Marche puis entrez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer le fax. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur OK.
Appuyez sur x (B&W) pour démarrer la numérisation du fax.
Votre image numérisée est envoyée à l'heure précisée. Si à l'heure indiquée, le produit n'est pas sous tension, le fax est envoyé quand le produit est de nouveau sous tension.
Envoi d'un fax à la demande (mise en attente de fax)
La fonction Envoi vote vous permet de stocker un document numérisé (jusqu'à 100 pages en monochrome) à envoyer automatiquement à la demande, depuis un autre télécopieur. Vos clients ou partenaires commerciaux peuvent recevoir le document simplement en appelant votre numéro de fax à l'aide de la fonction Réception vote sur leur télécopieur.
A
Placez l'original.
&
« Mise en place de documents originaux » à la page 36
B
C
D
Activez le mode Fax dans le menu Accueil.
Appuyez sur Menu, sélectionnez Envoi vote puis Marche.
Appuyez sur Menu puis sélectionnez Rég. envoi fax pour modifier les paramètres de transmission de fax, comme le paramètre de résolution, si nécessaire. Consultez la liste des menus pour obtenir une explication pour chacun des paramètres.
&
E
Appuyez sur x (B&W) pour démarrer la numérisation du document.
Le document numérisé est stocké jusqu'à ce que vous le supprimiez. Pour supprimer le document stocké, accédez-y depuis le Menu État.
&
« Consultation des tâches d'impression en cours ou en attente » à la page 98
Remarque :
Étant donné qu'un seul document peut être stocké, le produit vous demande si vous souhaitez le remplacer lorsqu'un document a déjà été stocké.
90
Guide d'utilisation
Télécopie
Envoi d'un fax stocké
Vous pouvez stocker un document numérisé (jusqu'à 100 pages en monochrome) dans la mémoire du produit afin de pouvoir l'envoyer à n'importe quel destinataire quand vous le souhaitez. Cette fonction est très pratique pour les documents qui sont souvent demandés par vos clients ou vos partenaires commerciaux.
A
Placez l'original.
&
« Mise en place de documents originaux » à la page 36
B
C
D
Activez le mode Fax dans le menu Accueil.
Appuyez sur Menu, sélectionnez Mémoriser données fax puis Marche.
Appuyez sur Menu puis sélectionnez Rég. envoi fax pour modifier les paramètres de transmission de fax, comme le paramètre de résolution, si nécessaire. Consultez la liste des menus pour obtenir une explication pour chacun des paramètres.
&
E
Appuyez sur x (B&W) pour démarrer la numérisation du document.
Le document numérisé est stocké jusqu'à ce que vous le supprimiez. Pour envoyer le document stocké, accédez-y depuis le Menu État.
&
« Consultation des tâches d'impression en cours ou en attente » à la page 98
Remarque :
Étant donné qu'un seul document peut être stocké, le produit vous demande si vous souhaitez le remplacer lorsqu'un document a déjà été stocké.
Envoi d'une télécopie à partir d'un téléphone connecté
Si les numéros de téléphone et de fax du destinataire sont identiques, vous pouvez envoyer un fax lorsque votre conversation téléphonique avec le destinataire est terminée.
A
B
Placez l'original.
&
« Mise en place de documents originaux » à la page 36
Composez le numéro sur le téléphone connecté au produit. Si nécessaire, vous pouvez parler au téléphone avec le destinataire.
C
D
Appuyez sur Démarrer fax sur l'écran LCD du produit.
Sélectionnez Envoyer.
91
Guide d'utilisation
Télécopie
E
F
Lorsque vous entendez la tonalité du télécopieur, appuyez sur x (Color) ou x (B&W) pour démarrer l'envoi du fax.
Raccrochez le téléphone.
Envoi d'un fax depuis un ordinateur
À l'aide de Epson FAX Utility, vous pouvez faxer des documents créés à l'aide d'une application de traitement de texte ou de feuille de calcul directement depuis votre ordinateur. Pour plus d'informations sur l'installation de
FAX Utility, consultez la section suivante.
&
« Installation de FAX Utility pour envoyer des fax depuis un ordinateur » à la page 85
Remarque :
L'explication suivante utilise Microsoft Word comme exemple pour Windows OS (système d'exploitation Windows) et
Text Edit pour Mac OS X (système d'exploitation Mac). Les opérations réelles peuvent varier selon l'application que vous utilisez. Pour plus de détails, reportez-vous à l'aide de l'application.
A
B
C
Ouvrez le fichier que vous voulez faxer.
Sélectionnez le menu Imprimer dans le menu Fichier de votre application. L'écran des paramètres d'impression de l'application s'affiche.
Windows : sélectionnez votre imprimante (FAX) dans la zone de sélection de l'imprimante puis modifiez les paramètres d'impression selon vos besoins.
Mac OS X : sélectionnez votre imprimante (FAX) dans la zone de sélection de l'imprimante, cliquez sur d puis modifiez les paramètres d'impression selon vos besoins.
D
Windows : cliquez sur Properties (Propriétés), modifiez les paramètres de transmission des fax selon vos besoins puis cliquez sur OK.
Mac OS X : sélectionnez Fax Settings (Paramètres fax) puis modifiez les paramètres de transmission des fax selon vos besoins.
E
Windows : cliquez sur OK. L'écran Recipient Settings (Paramètres du destinataire) s'affiche. Sélectionnez un ou plusieurs destinataires puis cliquez sur Next (Suivant).
Mac OS X : sélectionnez Recipient Settings (Paramètres du destinataire) puis sélectionnez un ou plusieurs destinataires.
F
G
Spécifiez le contenu de la page de garde le cas échéant. Sous Mac OS X, ignorez cette étape.
Cliquez sur Send (Envoyer) ou Fax (Faxer) pour envoyer le fax. La tâche de fax est envoyée au produit.
Remarque pour les séries WF-5620/WF-5690 :
Sous Windows, si le Contrôle d'accès de l'imprimante est défini sur Marche, FAX Utility exécute une authentification de l'utilisateur basée sur le nom d'utilisateur et le mot de passe définis dans le pilote d'impression.
92
Guide d'utilisation
Télécopie
Remarque :
Windows FAX Utility vous permet d'enregistrer jusqu'à 1 000 contacts (PC-FAX Phone Book (Annuaire téléphonique Ordinateur-Fax)). De plus, sous Windows et Mac, FAX Utility vous permet de modifier la liste de contacts du produit. Pour plus de détails, reportez-vous à l'aide de FAX Utility.
Réception de télécopies
Configuration du mode de réception
Initialement, le produit est paramétré pour recevoir les fax automatiquement (Mode réception — Auto). Vous pouvez définir ce paramètre sur Manuel si vous connectez votre téléphone externe au produit.
En mode de réception automatique, le produit reçoit automatiquement chaque fax et les imprime en fonction du paramètre Sortie fax.
&
« Impression des fax reçus » à la page 93
En mode de réception manuel, vous devez répondre à chaque appel et utiliser le panneau de configuration du produit sur votre téléphone pour recevoir les fax. Le fax reçu est imprimé en fonction des paramètres de Sortie fax.
&
« Réception manuelle de fax » à la page 97
Lorsque vous configurez les fonctions de fax pour la première fois ou que vous devez modifier les paramètres en raison d'un changement relatif à votre système téléphonique ou pour toute autre raison, utilisez Assistant param fax pour configurer le produit correctement.
&
« Utilisation de l'Assistant param fax » à la page 81
Impression des fax reçus
Initialement, le produit est configuré pour imprimer chaque fax reçu. Vous pouvez modifier ce paramètre de façon à enregistrer les fax reçus dans la mémoire du produit, sur un ordinateur ou dans un dispositif de mémoire externe, ce qui vous permet de les afficher quand vous le souhaitez et de ne les imprimer que lorsque cela est vraiment nécessaire. Vous pouvez également modifier les paramètres de façon à transférer automatiquement les fax reçus. Suivez les instructions ci-dessous pour modifier les paramètres.
Remarque :
La fonction Verrouiller le réglage du menu Param admin permet à un administrateur de protéger les paramètres par un mot de passe afin qu'ils ne soient pas modifiés.
&
« Paramètres Administration système » à la page 109
A
B
C
Activez le mode Configuration dans le menu Accueil.
Sélectionnez Administration système.
Sélectionnez Param. fax.
93
Guide d'utilisation
Télécopie
D
E
F
Sélectionnez Param. de sortie.
Sélectionnez Sortie télécopie.
Vérifiez les paramètres actuels affichés sur l'écran LCD puis appuyez sur Paramètres pour modifier les paramètres.
G
Sélectionnez une option, toutes les options ou seulement certaines d'entre elles en vous référant aux explications suivantes.
❏ Enreg dans boîte de réception
Sélectionnez cette option pour enregistrer les fax dans la mémoire du produit. Si vous sélectionnez uniquement cette option, les fax reçus ne sont pas automatiquement imprimés. Vous pouvez afficher les fax sur l'écran LCD et les imprimer si nécessaire.
&
« Affichage des fax reçus sur l'écran LCD » à la page 96
c
Important :
Supprimez les fax après les avoir imprimés ou affichés afin d'éviter de remplir la mémoire. Lorsque la mémoire est pleine, le produit ne peut ni recevoir ni envoyer de fax.
❏ Enreg. sur ordi
Pour activer cette option, utilisez Epson FAX Utility sur l'ordinateur connecté au produit.
&
« Enregistrement des fax reçus sur un ordinateur » à la page 98
Les fax reçus sont enregistrés dans un dossier spécifique sur l'ordinateur au format PDF. Une fois que vous avez configuré FAX Utility de façon à enregistrer les fax reçus sur un ordinateur, vous pouvez définir le paramètre sur Oui et Imprimer sur le produit de façon à imprimer automatiquement les fax reçus lorsque vous les enregistrez sur l'ordinateur.
c
Important :
Les fax reçus sont uniquement enregistrés sur l'ordinateur si l'ordinateur est sous tension. La mémoire peut rapidement se remplir si vous laissez votre ordinateur hors tension pendant une longue période car, dans ce cas de figure, le produit enregistre temporairement les fax reçus dans sa mémoire en attendant de les enregistrer dans l'ordinateur.
94
Guide d'utilisation
Télécopie
❏ Enreg. sur le dispos mém
Activez cette option pour enregistrer les fax reçus sur un dispositif de stockage USB externe connecté au produit. Sélectionnez Oui et Imprimer pour imprimer automatiquement les fax reçus lorsque vous les enregistrez sur le dispositif de stockage externe.
Avant d'utiliser cette fonction, vous devez créer un dossier dans le dispositif pour l'enregistrement des fax.
Sélectionnez Créez un dossier pour enreg. dans le menu Autres réglages puis suivez les instructions à l'écran.
Pour plus d'informations sur les dispositifs de stockage externes, consultez la section suivante.
&
« Périphérique USB externe » à la page 204
c
Important :
La mémoire peut rapidement se remplir si vous n'insérez pas le dispositif pendant une longue période car, dans ce cas de figure, le produit enregistre temporairement les fax reçus dans sa mémoire en attendant de les enregistrer sur le dispositif de stockage.
Remarque pour les séries WF-4630/WF-4640/WF-5620 :
Vous ne pouvez pas imprimer les fax reçus directement depuis le panneau de configuration du produit car ils sont stockés dans le dispositif de stockage externe au format PDF.
❏ Transférer
Activez cette option pour transférer les fax reçus à 5 destinataires sélectionnés. Sélectionnez Oui et Imprimer pour imprimer automatiquement les fax reçus lorsque vous les transférez vers les destinations. Notez que vous ne pouvez pas transférer les fax couleur.
Sélectionnez Autres réglages > Où transférer puis sélectionnez un ou plusieurs destinataires dans la liste des contacts.
Type de destination
Autre télécopieur
Adresse e-mail
*
Dossier sur un serveur
*
Explication
Sélectionnez les entrées de numéro de fax dans la liste des contacts.
Sélectionnez les entrées d'adresse e-mail dans la liste des contacts. Vous pouvez spécifier l'objet de l'e-mail. Sélectionnez Autres réglages > Ob-
jet email à transférer puis entrez l'objet.
Vérifiez que vous avez paramétré Date/Heure et Décalage horaire dans le menu Régl. Date/Heure correctement.
Sinon, il est possible que les informations de date et d'heure de vos e-mails ne s'affichent pas correctement sur l'ordinateur du destinataire.
&
« Paramètres Administration système » à la page 109
Sélectionnez les entrées de dossier dans la liste des contacts.
95
Guide d'utilisation
Télécopie
* Les options de transfert des fax vers des adresses e-mail ou vers un dossier ne sont pas prises en charge dans tous les produits. Consultez la section suivante pour plus de détails.
&
« Fonctionnalités disponibles » à la page 11
Le menu Options lors d'échec transmission vous permet d'imprimer ou d'enregistrer le fax dans la mémoire du produit (Boîte de réception) si le transfert échoue.
Remarque :
Le produit imprime automatiquement un rapport lorsqu'une erreur de transfert se produit. Vous pouvez modifier les paramètres à partir du menu suivant.
&
Configuration > Administration système > Param. fax > Param. de sortie > Rapport transfert
Affichage des fax reçus sur l'écran LCD
Pour enregistrer les fax reçus dans la mémoire du produit et les afficher sur l'écran LCD, vous devez activer l'option Enreg ds bte réception.
&
« Impression des fax reçus » à la page 93
Remarque :
Un administrateur peut protéger par mot de passe la Boîte de réception pour empêcher les utilisateurs d'afficher les fax reçus.
&
Configuration > Administration système > Param. fax > Param. de sécurité > Rég MdPasse de Bte récep
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter les fax reçus.
A
B
C
D
Vérifiez l'icône de l'écran d'accueil. Elle reste active lorsque des fax non lus ou non imprimés se trouvent dans la mémoire du produit.
Activez le mode Fax dans le menu Accueil.
Sélectionnez Ouvr bte réception.
Saisissez le mot de passe administrateur si la Boîte de réception est protégée par mot de passe.
Remarque :
Appuyez sur Menu dans l'écran Boîte de réception pour supprimer ou imprimer toutes les données d'un lot.
E
F
Dans la liste Boîte de réception, sélectionnez le fax à consulter.
Le contenu du fax s'affiche.
Appuyez sur Menu dans l'écran d'aperçu et sélectionnez Imprimer, Imprimer puis supprimer ou
Supprimer
et suivez les instructions à l'écran. Sélectionnez Détails pour afficher les informations détaillées.
c
Important :
Supprimez les fax après les avoir imprimés ou affichés afin d'éviter de remplir la mémoire. Lorsque la mémoire est pleine, le produit ne peut ni recevoir ni envoyer de fax.
96
Guide d'utilisation
Télécopie
Remarque pour l'impression :
Si le format du fax entrant est plus grand que celui du papier du bac utilisé pour la fonction de fax, il est réduit afin d'être ajusté ou imprimé sur plusieurs pages, en fonction du paramètre Réduction automatique que vous avez sélectionné.
Réception d'un fax en attente
Vous pouvez recevoir un fax depuis le service d'informations de fax qui vous a appelé.
A
Chargez du papier. Ignorez cette étape si vous avez défini le produit pour qu'il n'imprime pas les fax reçus dans le paramètre Sortie fax.
&
« Chargement du papier dans le bac papier » à la page 30
D
E
F
B
C
Activez le mode Fax dans le menu Accueil.
Appuyez sur Menu, puis sélectionnez Réception vote.
Sélectionnez Activé.
Entrez le numéro de télécopie.
Appuyez sur x (Color) ou sur x (B&W) pour démarrer la réception du fax.
Réception manuelle de fax
Si votre téléphone est connecté au produit, et que le Mode réception a été réglé sur Manuel, vous pouvez recevoir des données de fax après établissement d'une connexion.
A
Chargez du papier. Ignorez cette étape si vous avez défini le produit pour qu'il n'imprime pas les fax reçus dans le paramètre Sortie fax.
&
« Chargement du papier dans le bac papier » à la page 30
B
Lorsque le téléphone sonne, décrochez le téléphone connecté au produit.
C
D
Lorsque vous entendez une tonalité de fax, sélectionnez Démarrer fax dans l'écran LCD du produit.
Sélectionnez Réception.
97
Guide d'utilisation
Télécopie
E
Appuyez sur x (Color) ou x (B&W) pour recevoir le fax, puis raccrochez le téléphone.
Remarque :
La fonction Réception à distance vous permet de commencer à recevoir des fax à l'aide votre téléphone plutôt qu'avec le produit. Activez cette fonction et définissez un Code de démarr. Si vous vous trouvez dans une autre pièce avec un combiné sans fil, vous pouvez commencer à recevoir les fax en saisissant le code à l'aide du combiné.
&
Configuration > Administration système > Param. fax > Param. de réception > Réception à distance
Enregistrement des fax reçus sur un ordinateur
Epson FAX Utility permet d'enregistrer les fax reçus sur un ordinateur au format PDF. Pour plus d'informations sur l'installation de FAX Utility, consultez la section suivante.
&
« Installation de FAX Utility pour envoyer des fax depuis un ordinateur » à la page 85
Démarrez FAX Utility comme décrit ci-dessous et sélectionnez Received Fax Output Settings (Paramètres de
sortie des fax reçus)
(pour Mac OS X, sélectionnez Fax Receive Monitor (Moniteur de réception de fax)) pour modifier le paramètre. Pour plus de détails, reportez-vous à l'aide de FAX Utility.
Windows :
Cliquez sur le bouton Start (Démarrer) (Windows 7 et Vista) ou cliquez sur Start (Démarrer) (Windows XP), pointez sur All Programs (Tous les programmes), sélectionnez Epson Software, puis cliquez sur FAX Utility.
Pour Windows 8, cliquez avec le bouton droit sur l'écran Start (Démarrer) ou effectuez un glissement depuis le bord inférieur ou supérieur de l'écran Start (Démarrer) et sélectionnez All apps (Toutes les applications) > Epson
Software > FAX Utility. Le SE du serveur n'est pas pris en charge.
Mac OS X :
Cliquez sur System Preference (Préférences Système), puis sur Print & Fax (Imprimantes et fax) ou Print & Scan
(Imprimantes et scanners), puis sélectionnez FAX (Télécopie) (votre imprimante) dans Printer (Imprimante).
Cliquez ensuite comme suit :
Mac OS X 10.6.x, 10.7.x, 10.8.x : Option & Supplies (Options et fournitures) — Utility (Utilitaire) — Open Printer
Utility (Ouvrir l'utilitaire de l'imprimante)
Mac OS X 10.5.8 : Open Print Queue (Ouvrir la liste d'attente d'impression) — Utility (Utilitaire)
Consultation de l'état et de l'historique d'une tâche d'impression
Utilisation du menu d'état
Consultation des tâches d'impression en cours ou en attente
Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans le menu Moniteur tâches.
❏ Consulter et annuler les tâches de fax en cours ou en attente d'envoi.
❏ Envoyer ou supprimer un document numérisé à l'aide de la fonction Mémoriser données fax.
❏ Supprimer un document numérisé pour les services de vote.
98
Guide d'utilisation
Télécopie
❏ Renvoyer ou supprimer des fax dont l'envoi a échoué lorsque l'option Enreg données de panne est activée.
Procédez comme suit pour accéder au menu.
A
B
C
Appuyez sur sur le panneau de configuration.
Sélectionnez Moniteur tâches puis sélectionnez Tâche de communication ou Tâche d'impr.
Sélectionnez une tâche cible dans la liste.
Un écran contenant des informations détaillées sur les actions disponibles s'affiche.
Consultation de fax d'impression envoyés/reçus
Vous pouvez consulter l'historique des tâches de fax envoyés ou reçus. Vous pouvez également réimprimer des fax reçus. Lorsque la limite est atteinte, l'entrée de l'historique la plus ancienne est supprimée en premier. Procédez comme suit pour accéder au menu.
A
B
C
Appuyez sur sur le panneau de configuration.
Sélectionnez Historique des tâches puis sélectionnez liste de Tâche de réception ou liste de Tâche d'envoi.
Sélectionnez une tâche cible dans la liste.
Un écran contenant des informations détaillées sur les actions disponibles s'affiche.
Consultation des fax reçus dans la Boîte de réception
Vous pouvez consulter les fax reçus enregistrés dans la mémoire du produit (Boîte de réception). Appuyez sur dans le panneau de configuration, sélectionnez Stockage des tâches, puis sélectionnez Boîte de réception.
Vous pouvez également accéder à la Boîte de réception à partir du mode Fax.
&
« Affichage des fax reçus sur l'écran LCD » à la page 96
Impression d'un rapport de fax
Impression automatique d'un journal de fax
Vous pouvez définir l'impression automatique des rapports de journaux de fax.
A
B
C
D
Activez le mode Configuration dans le menu Accueil.
Sélectionnez Administration système.
Sélectionnez Param. fax.
Sélectionnez Param. de sortie.
99
Guide d'utilisation
Télécopie
E
Sélectionnez Impr auto journ fax.
F
Sélectionnez l'une des options d'impression automatique.
❏ Arrêt
Le rapport n'est pas imprimé automatiquement.
❏ Le(Chaque 30)
Le rapport est imprimé automatiquement à chaque fois que 30 tâches de fax envoyés/reçus sont terminées.
❏ A(Heure)
Vous pouvez spécifier l'heure d'impression automatique du rapport. Cependant, si le nombre de tâches de fax dépasse 30, le rapport est imprimé avant l'heure spécifiée.
Impression manuelle d'un rapport de fax
Vous pouvez imprimer différents rapports de fax à tout moment.
A
Activez le mode Fax dans le menu Accueil.
B
Appuyez sur Menu, sélectionnez Rapport de fax, et sélectionnez l'un des éléments suivants à imprimer.
❏ Liste param fax
Imprime les paramètres de fax actuels.
❏ Journal fax
Affiche ou imprime un historique des tâches de fax envoyés et reçus.
❏ Dernière transmission
Imprime un rapport pour le dernier fax envoyé ou reçu via vote.
❏ Documents fax enregistrés
Imprime une liste de tâches de fax stockées dans la mémoire du produit.
❏ Trace protocole
Imprime un rapport détaillé du dernier fax envoyé ou reçu.
Options du menu en mode télécopie
Pour plus d'informations sur la liste de menus du mode Fax, reportez-vous à la section suivante.
&
100
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