177
Glossaire
Activation ou désactivation de la Réception automatique
Tâche du réceptionniste de l'entreprise ou du téléphoniste désigné qui consiste à déterminer quand l'application CallPilot doit assurer la permanence téléphonique.
Administration
Tâches relatives à la gestion des boîtes vocales, des annonces et des paramètres de configuration de l'application CallPilot. Elle comprend également la configuration et la mise à jour des arbres SS.
Afficheur
Afficheur à une ou à deux lignes des postes téléphoniques d'affaires, où s'affichent les commandes et les options de l'application CallPilot.
Annonce principale
Annonce principale diffusée aux demandeurs.
Annonce secondaire
Annonce secondaire enregistrée par un titulaire et diffusée dans des circonstances exceptionnelles, comme une absence.
Annonces
Il existe trois types d'annonces pour l'application CallPilot : les annonces d'entreprise, les annonces personnelles et les annonces d'information. Les annonces d'entreprise sont diffusées aux appels d'arrivée par la Réception automatique. Les annonces personnelles sont diffusées aux demandeurs qui souhaitent laisser un message dans une boîte vocale donnée. Les annonces d'information servent à décrire les biens et services offerts aux demandeurs.
Appel sans annonce
Appel d'arrivée acheminé directement au poste du demandé.
ATA 2
Produit Nortel Networks qui permet de connecter un dispositif analogique, comme un poste monoligne ou un télécopieur, à votre système.
Avis de message en attente
Option qui signale aux titulaires l'arrivée d'un message en indiquant «Message for you»
(message en attente) à l'afficheur du poste. Cette fonction est une propriété de boîte vocale qui n'est pas contrôlée par les classes de service.
Avis de réception de message hors système
Fonction qui permet aux demandeurs d'acheminer leurs messages à n'importe quel numéro de téléphone, poste ou récepteur de recherche de personnes. Cette option fait partie de la classe de service.
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178 Glossaire
Boîte de réception
Une des deux boîtes vocales spéciales qui conservent les messages des personnes qui n'ont pas de boîte vocale de titulaire. L'autre boîte vocale spéciale est la boîte vocale du coordinateur de système.
Boîte vocale
Endroit dans l'application CallPilot où sont stockés les messages destinés à un utilisateur.
Boîte vocale d'information
Boîte vocale qui diffuse un message d'information aux demandeurs. Ce message renseigne les demandeurs sur les produits ou services de votre entreprise. Ces boîtes ne stockent aucun message, et aucun poste n'y est associé.
Boîte vocale du coordinateur de système
Une des deux boîtes vocales spéciales. Il s'agit de la boîte vocale personnelle du coordinateur de système qui l'utilise pour envoyer des messages à diffusion générale.
Boîte vocale temporaire
Type de boîte vocale de titulaire attribuée aux personnes qui n'ont pas de poste téléphonique permanent, mais qui ont besoin d'une boîte vocale. Ces boîtes vocales reçoivent et enregistrent les messages de la même manière que les boîtes vocales de titulaire.
Boîtes vocales de titulaire
Les boîtes vocales de titulaire :
• sont attribuées aux titulaires par le coordinateur de système;
• comprennent les boîtes vocales temporaires;
• sont mises à jour par le titulaire;
• peuvent figurer au répertoire d'entreprise sous le nom du titulaire;
• sont protégées par un mot de passe qui peut être modifié par le titulaire ou remis
à 0000 par le coordinateur de système en cas d'oubli.
Boîtes vocales insaturables
Fonction permettant à un demandeur de déposer un message dans une boîte vocale même si celle-ci est «saturée». Le message est enregistré, mais ne peut pas être récupéré tant que le titulaire de boîte vocale ne supprime pas au moins un message conservé.
Boîtes vocales spéciales
Il existe deux boîtes vocales spéciales, utilisées par le coordinateur de système et le téléphoniste désigné. Les boîtes vocales spéciales sont la boîte vocale du coordinateur de système et la boîte réception.
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Glossaire 179
CallPilot
L'application CallPilot est un outil de communications d'affaires polyvalent que vous pouvez utiliser pour :
• répondre aux appels d'arrivée;
• offrir aux demandeurs diverses options permettant d'acheminer leurs appels ou permettant d'accéder à l'information;
• offrir des fonctions de messagerie vocale, de Réception automatique et de traitement d'appels.
CallPilot comprend les fonctions de messagerie vocale, Réception automatique, Sélection de service et Réception de télécopies.
CallPilot offre également les fonctions facultatives Télécopie, Centre d'appels, Messagerie de bureau électronique et Messagerie pour améliorer les communications de votre entreprise. Les options disponibles dépendent du système utilisé.
CDS
Voir Classe de service.
Chemin d'accès
Parcours d'un appel d'arrivée dans l'arbre SS pour atteindre une destination en passant par divers menus.
Classe de service
Option qui définit les valeurs des fonctions spéciales d'une boîte vocale. Lors de l'ajout d'une boîte vocale, vous sélectionnez une classe de service qui fournit le niveau de service le plus adapté aux besoins de l'utilisateur. Vous ne pouvez pas créer de boîte vocale sans lui attribuer une classe de service.
Code de chemin d'accès
Numéro d'identification attribué à un chemin dans chaque arbre SS. Ce numéro représente la séquence de chiffres entrés par les demandeurs pour parcourir le chemin.
Code de fonction
Code unique de trois chiffres servant à accéder aux fonctions et aux options CallPilot.
Configuration
Tâches consistant à configurer l'application CallPilot. Par exemple, la configuration des lignes du central auxquelles CallPilot doit répondre.
Configuration de voies
Nombre de voies du module de l'application CallPilot réservées à l'accès au réseau public.
Configuration des lignes du système CallPilot
Tâches servant à préciser les lignes extérieures auxquelles répond l'application CallPilot et la table d'annonces qui leur est attribuée.
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180 Glossaire
Coordinateur de système
Personne responsable de la configuration, de la mise à jour et de la gestion de l'application
CallPilot.
Dépôt de messages
Code de fonction 980 de l'application CallPilot utilisé pour déposer des messages dans les boîtes vocales.
Destination
Point d'un arbre SS qui définit le traitement d'un appel après l'écoute d'un message d'information ou le dépôt d'un message dans une boîte vocale. Voici les trois destinations possibles :
• Previous (précédent) : permet au demandeur de retourner au menu précédent;
• Home (local) : retourne le demandeur au menu principal;
• Disconnect (libération) : libère l'appel.
Enveloppe
Horodatage qui accompagne tous les messages déposés dans une boîte vocale. Lorsqu'un message est déposé par un titulaire de boîte vocale, l'information constituant l'enveloppe comprend également le nom de l'expéditeur.
État de la réception
Paramètre qui indique au système si le réceptionniste ou le téléphoniste désigné est libre.
État de l'entreprise
Option qui a priorité sur la programmation de la table d'annonces et qui diffuse l'annonce des heures de fermeture jusqu'à ce que l'option soit désactivée.
Filtrage d'appels
Si vous attribuez à la fonction de transfert d'une boîte vocale l'option Filtrage d'appels, les titulaires peuvent écouter l'enregistrement du nom du demandeur avant de prendre l'appel.
Guide parlé principal
Guide parlé qui présente une liste d'options numérotées. Ces options permettent au demandeur d'avoir accès à un menu secondaire, à un message d'information, à un point de dépôt de messages ou à un poste.
Guides parlés
Message vocal préenregistré qui est diffusé aux demandeurs au cours de l'utilisation des fonctions et des options de l'application CallPilot. Ces guides parlés aident le demandeur à se repérer pendant l'acheminement de son appel sur les chemins d'accès d'un arbre SS.
Initialisation de CallPilot
Identification des paramètres de l'application CallPilot utilisés dans le nombre de chiffres des numéros de boîte vocale et le choix de langue.
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Glossaire 181
Initialisation d'une boîte vocale
Préparation d'une boîte vocale en vue de recevoir des messages. L'initialisation d'une boîte vocale comprend la modification du mot de passe implicite de la boîte vocale, l'enregistrement d'un nom dans le répertoire d'entreprise et l'enregistrement d'annonces de boîte vocale personnelle.
Langue seconde
Deuxième langue utilisée pour la diffusion des annonces et des messages guides. Pour utiliser une langue seconde, l'option Bilingue doit être activée. La langue seconde et la langue principale doivent être différentes.
Listes de diffusion
Ensemble de boîtes vocales auquel l'application CallPilot attribue un numéro spécial.
Lorsqu'un message est envoyé à une liste de diffusion, toutes les boîtes vocales figurant dans la liste reçoivent le même message.
Menu
Guide parlé qui propose au demandeur une liste de huit options au maximum. Le système est doté d'un menu implicite préenregistré, le menu d'accueil de la Réception automatique, diffusé après l'annonce d'entreprise. Vous pouvez remplacer ce menu implicite par un menu personnalisé ou programmer la diffusion du menu principal SS au lieu du menu de la Réception automatique.
Menu principal
Premier menu SS diffusé aux demandeurs après l'annonce d'entreprise. Le menu principal fournit une liste d'options, chacune identifiée par un chiffre. Une fois qu'ils ont écouté le menu principal, les demandeurs choisissent une option en appuyant sur une touche du clavier numérique de tout poste téléphonique à fréquences vocales.
Vous pouvez programmer huit options au maximum dans le menu principal.
Implicitement, le
Ø
permet d'obtenir la réception et le
·
, d'entendre le menu dans la langue seconde. Le menu principal peut également être un message enregistré fournissant des renseignements aux demandeurs. Une fois le message diffusé, l'appel est libéré.
Menu secondaire
Menu secondaire présenté au demandeur après le menu principal. Il peut mener à d'autres menus secondaires. Un arbre SS peut comporter neuf menus secondaires au maximum.
Message à diffusion générale
Message qui peut être envoyé par le coordinateur de système. Les messages à diffusion générale sont diffusés à toutes les boîtes vocales initialisées à l'aide de l'application
CallPilot. Les messages à diffusion générale ne sont pas envoyés aux boîtes vocales spéciales ou aux boîtes réception.
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182 Glossaire
Message d'information
Dans un arbre SS, le message d'information a pour but de renseigner le demandeur sur les produits ou services de votre entreprise. Vous devez créer des boîtes vocales d'information avant d'ajouter l'option Message d'information à un arbre SS.
Modalités de remise
Options d'envoi attribuées à un message. L'utilisateur peut attribuer la modalité de remise après avoir enregistré le message.
Les modalités de remise de l'interface Messagerie vocale Norstar sont : Ordinaire, Accusé de réception, Urgent, Confidentiel et Différé. Les modalités de remise de l'interface
CallPilot sont : Ordinaire, Urgent, Confidentiel, Accusé de réception et Différé.
Mot de passe
Numéro composé de quatre à huit chiffres entré au moyen du clavier. Un mot de passe permet d'accéder aux boîtes vocales ou d'exécuter des tâches de configuration.
Niveau
Le menu principal constitue le niveau 0. Lorsque vous ajoutez des menus secondaires, les niveaux de l'arbre SS sont successivement présentés au demandeur. Il est possible de créer un maximum de 10 niveaux (0 à 9).
Nombre de chiffres du numéro de boîte vocale
Nombre de chiffres permis pour le numéro d'une boîte vocale. Le numéro de boîte vocale peut compter de deux à sept chiffres.
Option
1. Choix qu'offre l'application CallPilot au demandeur, au moyen de guides parlés ou de guides afficheur.
2. Fonction CallPilot optionnelle que vous activez au moyen d'un code d'autorisation logiciel.
Option de dépôt de message
Option d'un arbre SS permettant aux demandeurs d'accéder à une boîte vocale pour y laisser un message. Le demandeur qui sélectionne cette option est automatiquement transféré à une boîte vocale où il peut laisser un message.
Options d'affichage
Choix de touches qui s'affichent sur un poste avec afficheur deux lignes. L'utilisateur sélectionne les options indiquées sur la deuxième ligne de l'afficheur en utilisant les touches afficheur ou les touches du clavier.
Poste de réception implicite
Poste implicite du réceptionniste ou du téléphoniste désigné de l'application CallPilot. Le numéro du poste est implicitement réglé à auc, et doit être remplacé par un numéro de poste valide du système.
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Glossaire 183
Poste de réception spécifique
Poste qui reçoit l'appel du demandeur qui accède à une boîte vocale pour laisser un message et appuie sur
‚
pour joindre la réception.
Poste téléphonique à fréquences vocales
Poste téléphonique muni de touches et émettant des tonalités multifréquences.
Postes
Numéro de deux à sept chiffres utilisé pour entrer en communication avec un poste précis.
Le numéro de poste peut compter de deux à sept chiffres.
Postes secondaires
Les postes secondaires donnent aux titulaires un avis de message en attente sur deux autres téléphones au plus, depuis lesquels ils peuvent accéder à leur boîte vocale.
Il n'est possible d'attribuer des postes secondaires qu'aux boîtes vocales de titulaire.
Propriétés de la boîte vocale
Paramètres optionnels qui s'ajoutent aux valeurs des classes de service. Les propriétés de la boîte vocale sont les suivantes : ajout au répertoire d'entreprise, postes secondaires, ligne de messagerie exprès, filtrage d'appels, avis de message en attente et type d'accès au réseau public.
RA
Voir Réception automatique.
Réception automatique
Service de réponse de l'application CallPilot qui répond aux appels d'arrivée avec une annonce d'entreprise, fait entendre une liste d'options au demandeur et achemine les appels en fonction des options que sélectionne le demandeur.
Réceptionniste
Le demandeur joint le poste du réceptionniste lorsque la Réception automatique l'invite à
«faire le
Ø
pour obtenir la réception». Lorsque le réceptionniste n'est pas libre, les appels sont transférés à la boîte réception.
Dans une classe de service, la réception est également appelée poste de réception spécifique.
Réinitialisation de CallPilot
Remise aux valeurs implicites de l'application CallPilot.
Relevés de l'application
Relevés qui présentent la programmation effectuée dans l'application CallPilot, le temps de stockage de messages disponible ainsi que la programmation et l'administration de la
Sélection de service.
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184 Glossaire
Remise à la valeur implicite des mots de passe
Tâche attribuée au coordinateur de système consistant à changer le mot de passe d'une boîte vocale pour le ramener au mot de passe implicite de l'application CallPilot, soit 0000.
Répertoire d'entreprise
Liste des noms des titulaires de boîtes vocales initialisées, que l'on a décidé d'inscrire dans ce répertoire.
Sélection de service
Chemins d'accès qui permettent aux demandeurs de sélectionner des options pour acheminer leurs appels.
SS
Voir Sélection de service.
Tables d'annonces
Table où sont stockées les annonces d'entreprise enregistrées, l'heure d'activation des annonces et les lignes auxquelles répond l'application CallPilot. Il existe quatre tables d'annonces.
Titulaire
Titulaire de boîte vocale. Les boîtes vocales de titulaire comprennent les boîtes vocales temporaires.
Touches afficheur
Trois touches situées sous l'afficheur d'un poste téléphonique avec afficheur deux lignes.
Ces touches permettent de sélectionner les options affichées de CallPilot.
Touches mémoire programmables
Touches des postes servant à programmer des numéros et des codes de fonction.
Transfert
Dans un arbre SS, un message de transfert permet au demandeur d'accéder à un poste ou à un numéro extérieur. Il est identifié dans le menu par un numéro à un chiffre. Lorsqu'un demandeur appuie sur ce chiffre, son appel est automatiquement transféré à un poste ou à un numéro extérieur.
Type d'accès au réseau public
Option qui permet de sélectionner la ligne ou le groupe de lignes qu'utilise le système lorsqu'un titulaire désire répondre à un message laissé par un demandeur extérieur ou lorsqu'il utilise l'avis de réception de message hors système ou le transfert extérieur.
Valeur implicite
Les paramètres préréglés de l'application CallPilot.
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