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Bilan pédagogiquE Et financiEr
CAdRe d
Statut des personnes dispensant des heures de formation
Ce cadre permet l’identification, selon leur statut, des personnes dispensant des heures de formation pour le
prestataire de formation au cours du dernier exercice comptable clos (voir p. 7). Les informations renseignées
dans ce cadre ont vocation à être reprises dans la liste des organismes de formation rendue publique par l’admi-
nistration (voir p. 6).
Ce cadre retient la même présentation que celle de l’imprimé de la déclaration d’activité. Il permet de prendre en compte l’ensemble des formateurs en distinguant :
- les formateurs internes ou propres au prestataire ;
- des formateurs qui interviennent comme sous-traitants du prestataire.
Le volume des heures de formation dispensées exclut les heures de préparation des formations.
L’imprimé et sa notice ne visent que les « heures de formation ». Il convient d’assimiler aux heures de formation, les heures au titre de la réalisation, en face-à-face, des prestations d’orientation et d’accompagnement (bilan de compétences, accompagnement au titre de la préparation à la validation des acquis de l’expérience, et d’accompagnement, d’information et de conseil aux créateurs ou repreneurs d’entreprise).
▲
attention
Lors du décompte des heures de formation, il convient d’arrondir au nombre entier le plus proche.
Les personnes intervenant au titre de prestations rattachables à des actions de formation (conseil, coaching, aide à la construction d’un plan de formation…) ne doivent pas être prises en compte dans ce cadre D.
Personnes de votre organisme dispensant des heures de formation
Dans cette rubrique sont comptabilisées les personnes appartenant à l’organisme de formation c’est-à-dire les intervenants internes de ce dernier. Il s’agit de personnes ayant un lien juridique avec l’organisme de formation qui ne peut être qualifié de sous-traitance. Il en résulte que la personne doit relever de l’un des trois statuts suivants :
- travailleurs indépendants/gérants non salariés (ligne a) ;
- salariés (lignes b, c et d) ;
- bénévoles (ligne e).
Sont exclus de ce cadre les intervenants externes, animant des formations dans le cadre de relation de sous-traitance au sens légal et comptable du terme
(voir la page 3 du formulaire comptes n° 604 et n° 6226 et
pp. 32 et 33 ; voir la page 4 du formulaire, cadre B, ligne 3 « Formations confiées par votre organisme à un autre organisme de formation » et p. 41)
.
Une personne peut être décomptée sur plusieurs lignes du cadre d dès lors qu’elle a changé de statut au cours de la période de référence. Toutefois, les heures dispensées par celle-ci au titre d’une action ne peuvent être décomptées qu’une seule fois.
Exemple
Un formateur salarié en CDD passe en CDI. Les heures de formation réalisées doivent être comptabilisées au prorata du temps de prestation sous chacun des statuts sur les lignes correspondantes.
▲
attention
Les heures de formation facturées à des clients étrangers et se déroulant à l’étranger doivent être
également comptabilisées dans le cadre D de la page 1 du bilan pédagogique et financier.
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ligne a lignes b, c et d
Travailleur indépendant/gérants non salariés
Cette rubrique concerne les personnes réunissant impérativement deux conditions cumulatives :
- la personne est formateur à titre exclusif ou principal ;
- la personne a le statut de travailleur non salarié au sein de l’organisme de formation qui renseigne l’imprimé du bilan pédagogique et financier soit :
•
en tant qu’entrepreneur individuel (travailleur indépendant) ayant créé l’organisme de formation ;
•
en tant que gérant majoritaire ou égalitaire d’une société (exemple : SARL), ayant créé ou repris l’organisme de formation.
Il convient d’exclure de cette rubrique dédiée « aux personnes de votre organisme dispensant des heures de formation », le volume de prestation confié, en sous-traitance, à un autre prestataire de formation (personne physique ou morale) en vertu d’un contrat de prestation de services
(pour des informations sur la sous-traitance, voir Fiches 26-16 et 26-17 )
. Le volume réalisé par ce sous-traitant est identifié dans la ligne 2 du cadre D.
Salariés
Ce n’est pas la fréquence ou la régularité des interventions au titre de la formation professionnelle continue qui constitue le critère de « classement » des salariés pour le cadre D, mais le type de contrat de travail conclu entre l’intervenant(e) et l’organisme de formation renseignant le bilan pédagogique et financier et le statut découlant de ce dernier.
L’imprimé distingue les :
- salariés sous contrat de travail à durée indéterminée : cette ligne concerne :
•
les salariés ayant conclu un contrat à durée indéterminée (CDI) dont l’un des objets est la réalisation de prestations de formation ;
•
les salariés ayant conclu un CDI n’ayant pas pour objet initial la formation mais qui interviennent ponctuellement pour faire de la formation dans le cadre d’avenant(s) à leur contrat. Sont notamment visés à cette ligne les salariés sous CDI intermittents
( voir Fiche 26-26-2 )
;
- salariés sous contrat de travail à durée déterminée : cette ligne concerne :
•
les salariés ayant conclu un contrat à durée déterminée (CDD) dont l’un des objets est la réalisation de prestations de formation ;
•
les salariés ayant conclu un CDD n’ayant pas pour objet initial la formation mais qui interviennent ponctuellement pour faire de la formation dans le cadre d’avenant(s) à leur contrat.
Les salariés mis à disposition par une autre entreprise à titre non lucratif sont à intégrer à cette ligne ;
- formateurs occasionnels salariés
(voir p. 17)
.
▲
attention
Les formateurs qui exercent leur activité sous la subordination juridique d’un employeur et ne supportant aucune forme de risque économique doivent être considérés comme des salariés.
Peu importe qu’il s’agisse de formateurs exerçant une activité principale salariée ou de formateurs appartenant, du fait de leur activité principale, à un régime de non-salariés.
▲
attention
La mise à disposition de formateur au profit du dispensateur de formation
La mise à disposition de personnel est admise dès lors que l’opération est non lucrative et a fait l’objet notamment d’une contractualisation spécifique
( voir Fiche 26-15-2 )
.
En pratique, les salariés mis à disposition par des entreprises distinctes ou des entreprises d’un même groupe doivent être considérés, au titre du bilan pédagogique et financier, comme des salariés du prestataire de formation, qu’ils soient directement rémunérés ou non par le prestataire de formation.
La mise à disposition étant par nature ponctuelle (non permanente), il convient de classer ces personnes dans la catégorie « Salariés sous contrat de travail à durée déterminée » ligne c, cadre D, p. 1.
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ligne e
Les charges générées au titre de ces personnes à prendre en compte de la page 3 seront ventilées :
- au sous-compte 6411 « Salaires des formateurs » si la rémunération du personnel est directement payée par le prestataire de formation (bénéficiaire). Cette pratique n’est plus possible depuis la loi du 28 juillet 2011 ;
- au compte 621 « Personnel extérieur à l’entreprise » si la rémunération est remboursée à l’entreprise « prêteuse ».
Il convient de distinguer cette mise à disposition non lucrative de la mise à disposition lucrative au titre du portage
( voir § 26-15-1 )
. Au titre du bilan pédagogique et financier, le portage doit être assimilé à une opération de sous-traitance avec une personne morale. Les formateurs salariés portés ne sont pas à comptabiliser dans le bilan pédagogique et financier de l’entreprise d’accueil à la ligne 2 du cadre D. La société de portage, en principe déclarée comme organisme de formation, identifiera les formateurs qu’elle a envoyés dans les sous-rubriques b, c ou d de la ligne 1 du cadre D de son bilan pédagogique et financier.
Des règles particulières ont été prévues pour la prise en compte dans l’effectif de l’entreprise d’accueil des salariés mis à disposition s’agissant des questions de seuils sociaux et fiscaux
( voir encadré § 26-15-2 )
.
Formateurs occasionnels salariés
Est visé à cette ligne, sous réserve que soient remplies les deux conditions suivantes :
- le formateur dont l’activité de formation est inférieure à trente jours civils par an et par organisme de formation ;
- le formateur dont l’activité comporte un lien de dépendance économique : le lieu, la date, la composition du public sont fixés par l’organisme de formation.
Le statut de formateur occasionnel salarié se caractérise par les motifs du recours au contrat de travail et des charges sociales forfaitaires dès lors que l’activité n’excède pas trente jours civils par an et que la rémunération n’excède pas un certain plafond
( voir § 26-14-3 )
.
Ce statut doit être choisi par les parties. Il implique le versement de cotisations sociales calculées selon une assiette forfaitaire dès lors que la rémunération ne dépasse pas au titre de la rémunération brute journalière le plafond annuel (1 669 euros en 2012, 1 700 euros en 2013 et 1 720 euros en 2014).
Les cotisations sociales sont dues par journée civile d’activité, quelle que soit la durée de l’intervention au cours de la journée.
Exemple
1 heure d’intervention (sur une journée de 7 heures) = 1 jour d’intervention.
Si le statut de formateur occasionnel n’est pas celui effectivement retenu par les parties, il convient de comptabiliser le formateur salarié sur une autre ligne du formulaire
(CDD ou CDI, voir ci-dessus)
.
▲
attention
En cas de dépassement de la limite de trente jours par an (limite appréciée organisme par organisme), il faut procéder à une régularisation annuelle des cotisations pour l’ensemble des interventions sur la base des rémunérations réelles. Le formateur devra être alors comptabilisé à la ligne des « Salariés sous contrat de travail à durée déterminée ».
Bénévoles
Le bénévolat d’un formateur ne peut être envisagé qu’au profit d’une association, d’une fondation ou d’un syndicat.
Le bénévole ne doit percevoir aucune rémunération. Il peut être au mieux dédommagé des frais induits par son activité
( voir Fiche 26-18 )
.
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▲
attention
Contrôle de cohérence des données
Une correspondance existe entre :
- le nombre de personnes intervenant au titre des prestations de formation professionnelle continue et le volume effectué par ceux-ci (identifiés au cadre D de la page 1) ;
- le nombre de stagiaires et le nombre d’heures-stagiaires (indiqués aux cadres A, C, D de la page 4 et les lignes du cadre B de la page 4) ;
- les charges générées au titre de leurs interventions (indiquées à la page 3, isolées au compte n° 604, sous-comptes n os
6226, 6411 et compte n° 644 si l’exploitant est formateur).
Le croisement de ces données permet d’apprécier, au regard de ratios, si les intervenants sont en nombre suffisant.
Personnes extérieures à votre organisme dispensant des heures de formation dans le cadre de sous-traitance
Sont comptabilisées ici toutes les personnes intervenant dans le cadre d’une relation légalement et comptablement qualifiée de sous-traitance. Ces personnes interviennent pour réaliser une prestation de formation professionnelle continue, en principe, contractualisée et facturée.
Pour intervenir, elles mobilisent leur statut de :
- « gérant non salarié » – d’une société (exemple : SARL) – qu’elles dirigent et qui est juridiquement distincte de votre organisme de formation ;
- « d’entrepreneur individuel (travailleur indépendant ou auto-entrepeneur) » juridiquement distinct de votre organisme de formation ;
- « de salarié » – d’une autre structure (société, association, entreprise individuelle…) juridiquement distincte de votre organisme de formation – intervenant à la demande et pour le compte de leur employeur ;
- « d’agent public » – d’une personne morale de droit public (exemples : ministère, collectivité,
établissement public administratif…) – intervenant à la demande et pour le compte de leur administration ;
- « de bénévole » – d’une structure associative ou assimilée juridiquement distincte de votre organisme de formation – intervenant à la demande et pour le compte de celle-ci.
Ne sont pas comptabilisées dans cette rubrique les personnes mises à disposition de façon non
lucrative
(voir guide, p. 17)
.
▲
attention
Déclaration des sous-traitants
Un sous-traitant ayant conclu un contrat de prestation avec un organisme de formation pour apporter son concours pédagogique à la réalisation d’une action de formation doit-il également déclarer son activité auprès des services de la préfecture ?
La réponse apportée par la circulaire est affirmative à la seule condition que le contrat de prestation en question revêt l’ensemble des mentions obligatoires d’une convention de formation.
La doctrine de l’administration (DGEFP) a sensiblement évolué sur ce sujet suite à l’abrogation en novembre 2011 d’une circulaire antérieure de 2006. Le sous-traitant n’a plus une simple faculté mais une obligation de se déclarer auprès de l’administration.
circ. dgEfp n° 2011-1 du 6.1.11 (Bot n° 2011-1 du 30.1.11) circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)
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Pages 2 et 3
Bilan financier hors taxes
Il convient d’identifier dans le bilan financier, l’ensemble des produits et charges, attachés à la réalisation par le prestataire de formation d’actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue
(voir Annexe 3, p. 53)
au cours du dernier exercice comptable clos
(voir p. 7)
.
Les éléments retranscrits dans l’imprimé du bilan pédagogique et financier doivent être conformes
à la comptabilité du prestataire de formation. Les informations extraites de la comptabilité doivent
être fidèles aux différents documents comptables détenus par le prestataire.
Le seul correctif possible de ces informations réside dans le tri entre :
- les actions réalisées ou non ;
- les produits et charges relevant ou non de l’activité de formation professionnelle continue.
Si l’imprimé du bilan pédagogique et financier doit obligatoirement se référer aux documents comptables de l’organisme de formation, il convient de signaler que les cases « Total des produits » de la page 2 et « Total général des charges » de la page 3 de l’imprimé peuvent aboutir à des montants différents présentant une activité de formation « bénéficiaire » ou « déficitaire ».
Il ne convient pas de rechercher l’équilibre entre les produits et les charges du bilan pédagogique et financier.
▲
attention
Les montants renseignés seront arrondis à l’euro le plus proche. Les montants inférieurs à 0,50 euro sont négligés et ceux supérieurs ou égaux à 0,50 euro sont comptés pour 1.
Obligations comptables des prestataires de formation
Le prestataire de formation, sous statut privé ou public, doit respecter certaines obligations comptables :
- établissement d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe ;
- suivi distinct en comptabilité en cas d’activités multiples ;
- désignation d’un commissaire aux comptes
( voir Fiche 24-11 )
.
- application d’un plan comptable adapté
(voir p. 52)
:
•
quand le chiffre d’affaires HT annuel est égal ou supérieur à 15 244 euros en cas d’activité unique ;
•
quel que soit le chiffre d’affaires annuel HT en cas d’activités multiples.
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Origine des produits de l’organisme
CADRE A1
Produits provenant des entreprises p. 23
BILAN FINANCIER HORS TAXES
EXCERCICE COMPTABLE DU
|__|__| |__|__| |__|__|__|__|
AU
|__|__| |__|__| |__|__|__|__|
A. ORIGINE DES PRODUITS DE L'ORGANISME
A1. PRODUITS PROVENANT DES ENTREPRISES
Pour la formation de leurs salariés dont les salariés sous contrat de professionnalisation
Pour la formation de travailleurs privés d'emploi (L. 6331-19 2° du Code du travail) a’ └─────────────┘ a
└─────────────┘ b
└─────────────┘
Total (a + b)
└────────────────┘
A2. PRODUITS PROVENANT DES ORGANISMES COLLECTEURS DES FONDS DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE
Organismes collecteurs paritaires agréés :
Fonds d'assurance formation de non-salariés
· au titre du plan de formation
· au titre de la professionnalisation et du droit individuel à la formation
· au titre du congé individuel de formation a
└─────────────┘ b
└─────────────┘ c
└─────────────┘ d
└─────────────┘
CADRE A2
Produits provenant des organismes collecteurs des fonds de la formation professionnellle p. 24
CADRE A3
Produits provenant des pouvoirs publics p. 25
Total (a+b+c+d)
A3. PRODUITS PROVENANT DES POUVOIRS PUBLICS
Pour la formation de leurs agents (Etat, collectivités territoriales, établissements publics à caractère administratif)
Pour la formation de publics spécifiques :
· Instances européennes
· Etat
· Conseils régionaux
· Pôle emploi
· Autres ressources publiques
└────────────────┘ a
└─────────────┘ b
└─────────────┘ c
└─────────────┘ d └─────────────┘ e └─────────────┘ f
└─────────────┘
CADRE A4
Produits provenant des contrats conclus avec des particuliers p. 27
CADRE A5
Produits provenant des contrats conclus avec d’autres prestataires de formation p. 27
CADRE A6
Autres produits p. 28
Total (a+b+c+d+e+f) └────────────────┘
A4. PRODUITS PROVENANT DE CONTRATS CONCLUS AVEC DES PARTICULIERS
Pour la formation à titre individuel et à leurs frais (article L. 6353-3 et L. 6353-4 du Code du travail)
└────────────────┘
A5. PRODUITS PROVENANT DE CONTRATS CONCLUS AVEC D'AUTRES ORGANISMES DE FORMATION
└────────────────┘
A6. AUTRES PRODUITS
Produits résultant de formations facturées à des entreprises étrangères et se déroulant à l'étranger (hors TVA)
Vente d'outils pédagogiques
Redevances pour concessions et brevets liés à la formation (concerne le compte 751 du plan comptable général)
Produits financiers résultant de placements de fonds perçus au titre de la formation professionnelle
Produits exceptionnels (concerne le compte 77 du plan comptable général)
Autres produits au titre de la formation professionnelle continue a b c
└─────────────┘
└─────────────┘
└─────────────┘ d
└─────────────┘ e └─────────────┘ f └─────────────┘
Total (a+b+c+d+e+f)
TOTAL GENERAL DES PRODUITS REALISES AU TITRE DE LA FORMAT ION PROFESSIONNELLE
( + + + + + )
- 2/4 -
0
└──────────────────┘
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La page 2 de l’imprimé prend en compte l’ensemble des produits inscrits au titre de la formation professionnelle
continue en comptabilité pour le dernier exercice comptable clos (voir p. 7).
Il convient de se référer à la balance comptable des produits de l’exercice pour renseigner cette page (comptes de produits de la classe 7).
Quels produits prendre en compte au titre du BPF ?
Sont pris en compte dans ces rubriques, les produits des prestations de formation, de bilan de compétences ou de validation des acquis de l’expérience, d’orientation, d’accompagnement et d’évaluation entrant dans le champ de la formation professionnelle continue
(voir Annexe 3, p. 53)
.
Les aides des pouvoirs publics, sous forme de subvention d’investissement et d’équipement pour l’acquisition d’immobilisation
( voir Fiche 21-25 et suivantes )
, sont prises en compte en comptabilité. Elles apparaissent dans le bilan pédagogique et financier chaque année, pour la quote-part correspondante, aux comptes de classes 77 « Produits exceptionnels » et 66 « Dotations aux amortissements et aux provisions ». Il en va de même pour la subvention d’équilibre, subvention de secours financier, comptabilisée en compte de classe 77 « Produits exceptionnels ».
À l’inverse, comme les conventions de financement d’actions, les aides publiques, sous forme de subvention d’exploitation
( voir Fiche 21-29 )
, doivent être prises en compte dans le bilan pédagogique et financier au cadre A3 « Produits provenant des pouvoirs publics ». Étant affectée à une activité ou
à une tâche précise, elle apparaît en comptabilité en compte de classe 74.
▲
attention
Les sommes facturées au titre de l’application de clauses de dédit, de réparation ou de dédommagement prévues dans les conventions de formation ou bons de commande valant convention et contrats de formation professionnelle
( voir Fiche 26-6 )
ne doivent pas apparaître dans les cadres A1
à A5 du bilan pédagogique et financier. Les sommes correspondantes peuvent être indiquées à la ligne « Produits exceptionnels » du cadre a6 si elles ont fait l’objet d’un traitement comptable dans ce sens.
Quand prendre en compte un produit au titre du BPF ?
Au regard des règles comptables :
- c’est l’achèvement de la prestation qui entraîne, en principe, l’enregistrement dans les écritures de l’exercice des produits en résultant ;
- en cas de prestations à exécutions successives, les produits sont constatés au fur et à mesure de l’exécution des prestations.
Les produits sont pris en compte dans le bilan pédagogique et financier au prorata de l’exécution des prestations et il n’y a pas lieu de tenir compte de l’accord des volontés ou de l’encaissement du prix ou d’un acompte. C’est la notion « d’engagement » et non « d’encaissement » qui doit être retenue.
▲
attention
Les avances réalisées par les clients, ayant fait l’objet de factures, ne sont pas à prendre en compte dans le bilan pédagogique et financier dès lors que le quantum de formation y étant attaché n’a pas été réalisé.
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Comment ventiler les produits dans le BPF ?
Les cadres A1 à A6 sont remplis au regard des factures clients, en distinguant :
- qui doit payer la prestation de formation au prestataire de formation (cadres A1 à A5 et la ligne a du cadre A6) : entreprises, organismes collecteurs des fonds de la formation professionnelle, pouvoirs publics, particuliers, autres prestataires de formation ;
- ce que paient les clients au prestataire de formation, outre la prestation de formation professionnelle continue (cadre A6 sauf ligne a).
Le « client » est, en principe, le cocontractant identifié dans la convention de formation (ou le bon de commande ou la facture valant convention) ou le contrat de formation professionnelle, sauf dans l’hypothèse où un financeur extérieur (exemples : Opca, FAF de non-salariés, FPSPP, Région,
État, Pôle emploi…) intervient directement pour le paiement auprès de l’organisme de formation.
Il convient de retenir ici la personne physique ou morale qui a payé ou doit payer la prestation de formation professionnelle, peu importe que cette dernière obtienne, d’un financeur, un remboursement ou une subvention pour la réalisation de l’action.
Une action suivie par un bénéficiaire peut faire l’objet de produits identifiés dans plusieurs cadres en raison de la pluralité des financeurs.
Exemple
Le salarié qui suit une formation au titre d’un congé individuel de formation partiellement financée par le Fongecif
(cadre A2) et finançant lui-même le reliquat (cadre A4).
▲
attention
Les produits au titre des prestations de bilan de compétences et de validation des acquis de l’expérience (VAE) ou des prestations d’orientation ou d’accompagnement entrant dans le champ de la formation professionnelle continue
(voir Annexe 3, p. 53)
réalisées doivent être ventilés au regard de la personne qui a payé ou qui doit payer l’action (soit, par conséquent, les cases A1 à A5 : entreprises, organismes collecteurs, pouvoirs publics, particuliers, sous-traitants) et non dans la rubrique recensant les autres produits du prestataire.
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