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Librairies
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Introduction
Introduction
La fonction Librairies est une option de ScanFile, qui doit être spécifiée lors de l'achat de ScanFile.
Une librairie est un ensemble d'informations d'indexation regroupées à partir de répertoires ScanFile. Grâce aux librairies, vous n'avez plus besoin de savoir dans quel répertoire se trouve tel document spécifique, puisque vous avez la possibilité de lancer des recherches dans l'ensemble des répertoires qui ont été ajoutés à une librairie.
Au vu de l'architecture de la librairie ScanFile, des répertoires ayant des structures de champ radicalement différentes peuvent exister au sein d'une même librairie. Cependant, pour être sûr de trouver les documents dont vous avez besoin, vous devriez vous assurer qu'un nom de champ, ou le champ numéro client, par exemple, est toujours dans la même position dans le répertoire, puisque la recherche dans une librairie est basée sur des positions de champ d'index plutôt que sur des noms de champ d'index.
Création / Modification d’une librairie
Pour créer une librairie, sélectionnez l'option Création de librairies à partir du menu Librairies. La fenêtre cidessous s’affiche:
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Création / Modification d’une librairie
Une liste des librairies déjà créées s'affiche à gauche de la boîte de dialogue.
Pour créer une nouvelle librairie, cliquez sur le bouton Nouvelle librairie puis saisissez le nom que vous souhaitez lui donner. Vous choisissez ensuite les répertoires que vous souhaitez ajouter à cette librairie.
Sélectionnez en premier le lecteur sur lequel se trouve(nt) le(s) répertoire(s) puis choisissez le nom du répertoire dans la liste du haut. Pour ajouter ce répertoire à la librairie, cliquez sur le bouton Ajouter.
Avant de presser sur le bouton Appliquer pour ajouter des répertoires à la librairie, vous pouvez décider de sélectionner l'option Actualiser
automatiquement la librairie. Lorsque cette option est sélectionnée, chaque fois que l’on ouvre une librairie, les répertoires importés dans cette librairie sont vérifiés et actualisés. Si un répertoire a été mis à jour, les modifications sont automatiquement transférées.
L'option Planning est utilisée avec ScanFile Remote Services décrit dans le
Guide d’Administration.
Une fois tous les répertoires ajoutés à la librairie, la librairie est automatiquement créée en cliquant sur le bouton Appliquer, ce qui affiche une fenêtre de progression correspondant à l'importation des informations d'indexation vers la librairie.
Chaque lecteur comportant un répertoire se verra attribuer un identifiant de support, de façon à ce que ScanFile puisse identifier le bon lecteur correspondant à ce répertoire.
Dans le cas de plusieurs CD-ROM, chaque disque se verra attribuer un identifiant. Les identifiants de support peuvent être soit paramétrés automatiquement en sélectionnant l'option Incrémentation ID Media située dans la boîte de dialogue Création de librairies, soit saisis manuellement.
Filtre d’Importation
Le
Filtre d’Importation permet de limiter et d’indiquer quels documents d'un répertoire vous souhaitez importer dans une librairie. Cela est particulièrement utile s'il y a des informations dans un répertoire que vous ne voulez pas dans une Librairie spécifique.
Pour installer le
Filtre d’Importation, cliquez sur le bouton du même nom sur la fenêtre Configuration librairie et la fenêtre
Filtre d’Importation s’affichera. Vous avez trois options: Champ, Condition et Valeur.
Sous Champ choisissez le champ à employer comme champ conditionnel parmi ceux disponibles dans les répertoires sélectionnés.
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Création / Modification d’une librairie
Sélectionnez ensuite la Condition qui doit être appliquée. Ci-dessous un certain nombre de conditions vous est indiqué:
Option Description
Plus grand
Plus petit pour les champs numériques ou date. Un nombre doit
être entré, les enregistrements dont la valeur sera plus grande seront importés pour les champs numériques ou de date. Un nombre doit
être entré, les enregistrements dont la valeur sera plus petite seront importés
Égal
Différent pour le texte numérique ou alphabétique.
Importation de toutes les occurrences identiques. pour le texte numérique ou alphabétique.
Importation de toutes les occurrences différentes
Plus grand ou
égal pour des champs numériques mais aussi employé pour le texte.
Plus petit ou égal pour des champs numériques mais aussi employé pour le texte.
Semblable avec des Jokers. Ex : Scan* importera : Scan, Scanner,
Sc anFile…
Vous devez saisir la valeur à laquelle la condition doit adhérer que ce soit un texte numérique ou alphabétique.
Le
filtre d’importation peut être utilisé pour contrôler l'importation jusqu'à deux champs simultanément. Avec l'option ET ou OU vous pouvez déterminer les enregistrements qui doivent être importés par le deuxième champ. Lorsque ET est sélectionné les deux conditions doivent être valides, si OU est sélectionné seules l'une ou l'autre des conditions doit être valide.
Recherche réservée aux utilisateurs
La fonctionnalité est interrompue dans la version 9
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Recherche dans les librairies
Recherche dans les librairies
Vous devez tout d'abord ouvrir l'une des librairies dans lesquelles vous souhaitez faire des recherches. Pour ce faire, sélectionnez l'option Ouvrir
librairie à partir du menu Librairies puis sélectionnez la librairie que vous souhaitez ouvrir. La boîte de dialogue ci-dessous s'affiche alors:
Le contenu des dix champs du répertoire ScanFile s'affiche sur l'écran de recherche, ainsi que les noms de champs du premier répertoire ajouté à cette librairie.
Chaque champ peut être utilisé pour la recherche, quel que soit le nombre de champs détenus par le premier répertoire, puisque les autres répertoires peuvent comporter davantage de champs.
Ainsi que vous pouvez le constater, les listes de mots-clés appliquées aux répertoires sont également accessibles par l'intermédiaire des Librairies et peuvent être utilisées pour rechercher des documents de la même façon qu’avec des répertoires. Pour désactiver l'affichage de la liste de mots-clés, sélectionnez l'option Masquer liste de mots-clés dans le menu Options.
En pressant le bouton Répertoire, vous affichez les noms des répertoire contenus dans la librairie. Vous pouvez sélectionner un nom de répertoire puis décider de n'effectuer de recherche que dans ce répertoire.
Pour lancer une recherche, spécifiez les critères puis pressez sur le bouton
Recherche. Une Liste de Sélections s'affiche alors, reprenant l'ensemble des résultats de la recherche.
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Recherche dans les librairies
A la différence d'avec un répertoire, lorsque la Liste de Recherche est affichée et que la Fenêtre d'affichage image est ouverte, la première page du premier fichier ne s'affiche pas. L'explication réside dans le fait que le répertoire dans lequel se trouve le fichier n'est pas forcément en ligne. Pour afficher le contenu de ce fichier, vous devez faire un double clic sur le nom de l'enregistrement concerné situé dans la Liste de Recherche.
Si le document ne peut pas être accédé directement, ScanFile vous demandera d’insérer le media avec un ID Médias spécifiques sur lequel le document est stocké. Dans ce cas le lecteur de recherche doit être inscrit dans la liste des lecteurs de recherche de ScanFile.
Les intitulés de colonnes situés dans la Liste de Sélections donnent les noms des champs de l'enregistrement actuellement sélectionné. Etant donné que des répertoires possédants des champs différents peuvent très bien se trouver dans la même librairie, les intitulés de colonne se changent pour refléter les champs pour l’enregistrement sélectionné.
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