Manuel de l’utilisateur
Indexation
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Introduction
Introduction
L’indexation correcte des documents est très importante, car vous devez compter sur l'information d'index pour rechercher et récupérer plus tard vos documents. Plus votre information d'index est détaillé, plus vous serez capables de cibler vos résultats de recherche.
Les options d’indexation suivantes sont disponibles :
Indexation Manuelle
Indexation Automatique
Importation de fichier d’index
Indexation OCR
Les trois premières options sont des caractéristiques standards décrites dans ce chapitre. Veuillez vous référer au chapitre Importation pour plus d’informations sur l'importation d'index depuis un fichier externe. Pour indexer des documents avec la reconnaissance de Zone OCR, l'option
ScanFile OCR doit être installée et licenciée.
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées en même temps, de telle manière que des champs d'index soient remplis manuellement alors que d'autres sont remplis automatiquement par les propriétés des champs choisies ou par un processus une Zone OCR.
Indexation Manuelle
En indexant manuellement, l'utilisateur doit saisir l'information d'index. Cela peut être fait avant que les documents ne soient scannés ou sauvegardés dans le répertoire de Post-index. L'information d'index des documents dans le répertoire peut être modifiée à tout moment. Saisissez l'information dans les boîtes de texte et confirmez avec la touche Entrée. ScanFile sautera automatiquement au champ d'index suivant et l'utilisateur peut continuer à saisir un nouvel index.
Des propriétés de champs comme « doublon » ou l'application d'un thesaurus à un champ peuvent supprimer l'indexation répétitive et assurer que les données d'index tels des noms soient tapées correctement. Veuillez vous référer au chapitre Répertoires pour plus d’informations sur ces propriétés des champs.
Indexation de zone
Lorsque vous utilisez l'indexation de zone, pour chaque champ appartenant au répertoire, ScanFile peut être sollicité pour effectuer un zoom sur l'image
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Indexation Automatique et afficher une partie spécifique de l'image. Cette option est particulièrement utile lorsque vous devez indexer plusieurs dizaines de documents similaires dont les informations d'indexation se trouvent situées au même endroit.
Pour ce faire, vous devez tout d'abord vous assurer que la fonction
Indexation de zone/Post-indexation est activée à partir du menu
Paramètres généraux.
Sélectionnez, ensuite, dans la Liste de Sélections le premier document que vous souhaitez indexer et sélectionnez l'option Editer dans la Boîte d'outils
de Répertoire.
Placez le curseur dans le premier champ puis réalisez le zoom sur l’image et déplacez l’image à l'intérieur de la fenêtre d'affichage jusqu'à ce que les informations correspondant au champ d'indexation concerné s'affichent.
Saisissez ces informations dans le champ d'indexation puis pressez "Enter".
Le curseur se déplace automatiquement vers le champ suivant et vous pouvez à nouveau réaliser un zoom et déplacer l'image en conséquence pour atteindre le champ suivant.
Indexation Automatique
ScanFile offre des fonctions diverses pour remplir automatiquement des champs d'index, suivant le champ d'index et les paramètres du répertoire.
Les Réglages disponibles et le contenu d'index créé peut être trouvé dans le chapitre Répertoires.
Indexation OCR
La reconnaissance de zone de ScanFile vous permet de lire une zone d'un document et de placer le résultat de l'OCR dans les champs d’un répertoire.
Pour utiliser cette fonction, une licence et l’installation de ScanFile OCR sont exigées. La manière pour créer des zones et/ou des formes est décrite dans le chapitre OCR et Reconnaissance de Forme.
Modification d’Index
Pour modifier l'information d'index d'un document existant, choisissez le document en question dans la Liste de recherche et basculer en mode
Modification dans la Boîte à outils de Répertoire. L'information d'index du document choisi est affichée et peut être modifiée. Sauvegardez les
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Modification d’Index changements en cliquant sur le bouton
Modifier l’index. L'information d'index est sauvegardée, la Liste de recherche est mise à jour.
Vous pouvez également utiliser la touche Entrée dans le dernier champ d'index pour sauvegarder l'information d'index. L'index du document est sauvegardé, la Liste de recherche mise à jour, mais ScanFile passera alors au document suivant dans la Liste de recherche et affichera l'image et l'information d'index du nouveau document.
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