Publication d'une entrée de l'agenda dans un agenda partagé
1
Cliquez avec l'agenda partagé, puis cliquez sur Afficher uniquement cet agenda.
2
Dans l'agenda partagé, sélectionnez une date, puis cliquez sur une heure dans la liste des rendez-vous.
3
(Facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous si nécessaire.
4
Assurez-vous que l'agenda correct est sélectionné dans le menu déroulant Agenda.
5
Pour plus d'options, telles que Date de début, Heure, Afficher comme étant, Durée ou le message du rendez-vous, cliquez sur Options supplémentaires.
6
Cliquez sur Publier.
4.3
Envoi d'éléments d'Agenda
Section 4.3.1, « Présentation des icônes d'éléments de l'agenda », page 60
Section 4.3.2, « Planification des rendez-vous », page 60
Section 4.3.3, « Envoi de notes », page 65
4.3.1
Présentation des icônes d'éléments de l'agenda
Les icônes affichées dans votre agenda fournissent des informations supplémentaires sur les
éléments. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 1.8, « Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments », page 17 .
4.3.2
Planification des rendez-vous
Utilisez les rendez-vous pour planifier les plages horaires d'une date spécifique ou de plusieurs dates.
Vous pouvez utiliser la fonction Plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle tous les utilisateurs et toutes les ressources que vous voulez réunir pour un rendez-vous sont disponibles.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Utilisation des plages disponibles pour vérifier la disponibilité » page 63 .
Lorsque vous planifiez un rendez-vous et vous y incluez comme participant, GroupWise accepte automatiquement ce rendez-vous pour vous.
« Planification d'un rendez-vous pour vous-même » page 61
« Planification d'un rendez-vous pour plusieurs personnes » page 61
« Utilisation des plages disponibles pour vérifier la disponibilité » page 63
« Replanification d'un rendez-vous » page 63
« Annulation d'un rendez-vous » page 64
« Planification d'un rendez-vous récurrent » page 64
« Annulation d'un rendez-vous récurrent » page 64
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Guide de l'utilisateur de GroupWise 2014 WebAccess
Planification d'un rendez-vous pour vous-même
Si vous n'êtes pas disponible pour des réunions, vous pouvez planifier un rendez-vous personnel pour les heures concernées. Lorsqu'un autre utilisateur vous convie à un rendez-vous, une recherche des plages disponibles lui permet de se rendre compte que vous n'êtes pas disponible au moment prévu, mais il peut toujours fixer un créneau horaire qui chevauche votre rendez-vous.
Les rendez-vous personnels sont placés dans votre agenda à la date que vous spécifiez. Ils ne sont pas stockés dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur. De même, tous les rendez-vous personnels sont enregistrés dans votre agenda GroupWise principal. Pour les déplacer vers un agenda personnel, faites-les glisser et déposez-les dans l'agenda personnel après les avoir créés.
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche de déroulement en regard de Message, puis cliquez sur Rendez-vous personnel. ou
Dans votre agenda, sélectionnez une date, puis cliquez sur une heure de cette journée.
2
(Facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous.
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Indiquez une date de début.
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Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.
5
Indiquez le type de rendez-vous souhaité dans le menu déroulant Afficher comme étant. Les rendez-vous peuvent s'afficher comme étant Occupé, Libre, Absent ou Possible.
6
(Facultatif) Saisissez un message.
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Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
Planification d'un rendez-vous pour plusieurs personnes
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur Rendez-vous.
Agenda
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2
Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Indiquez des ID de ressource (par exemple, une salle de conférence) dans le champ À. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateur dans les champs
CC et CM.
ou
Pour sélectionner des noms d'utilisateur ou des ressources dans une liste, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils afin d'utiliser le sélecteur d'adresses pour ajouter des utilisateurs. Pour
plus d'informations sur l'utilisation du sélecteur d'adresses, reportez-vous à la Section 6.2,
« Utilisation du sélecteur d'adresses », page 78 .
Votre nom est automatiquement ajouté au champ À du rendez-vous. Lorsque vous envoyez un rendez-vous, celui-ci est automatiquement ajouté à votre agenda. Si vous ne souhaitez pas recevoir le message, supprimez votre nom du champ À.
3
Saisissez la description du lieu dans le champ Lieu.
Si vous ajoutez plusieurs lieux comme ressources pour un même rendez-vous, seul le premier s'affiche dans le champ Lieu.
4
Indiquez une date de début.
5
Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.
6
Indiquez le type de rendez-vous souhaité dans le menu déroulant Afficher comme étant. Les rendez-vous peuvent s'afficher comme étant Occupé, Libre, Absent ou Possible.
7
Saisissez l'objet et le contenu du message.
Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-
vous à la section « Modification de la police dans la vue HTML » page 30
.
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Pour vérifier que les personnes conviées au rendez-vous et les ressources nécessaires sont disponibles, cliquez sur l'onglet Plages disponibles. Pour plus d'informations, reportez-vous à la
section « Utilisation des plages disponibles pour vérifier la disponibilité » page 63 .
Cliquez sur l'onglet Options d'envoi pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée au rendez-vous ou demander une réponse aux destinataires.
9
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
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Guide de l'utilisateur de GroupWise 2014 WebAccess
Utilisation des plages disponibles pour vérifier la disponibilité
Utilisez l'option Plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle toutes les personnes et les ressources que vous voulez réunir sont disponibles.
1
Lors de la création d'un rendez-vous, spécifiez les noms d'utilisateur et l'ID des ressources dans le champ À.
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Dans le champ Date de début, indiquez la première date à laquelle la réunion est susceptible d'avoir lieu.
3
Précisez la durée de la réunion.
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Cliquez sur l'onglet Plages disponibles.
Sous l'onglet Plages disponibles, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
Afficher les participants qui ont des rendez-vous incompatibles avec leur disponibilité :
le nom des participants qui ne sont pas disponibles à l'heure sélectionnée est affiché barré dans la section À.
Modifier l'heure d'un rendez-vous : cliquez sur une autre heure dans l'agenda afin de planifier le rendez-vous à une heure différente.
Mettre en surbrillance les rendez-vous d'un utilisateur particulier : dans la section À, cliquez sur le nom de l'utilisateur dont vous souhaitez mettre les rendez-vous en surbrillance.
Masquer les rendez-vous d'un utilisateur : cliquez sur l'icône en regard de l'utilisateur dont vous souhaitez masquer les rendez-vous.
Afficher les rendez-vous de tous les utilisateurs : cliquez sur Afficher le rendez-vous pour afficher tous les rendez-vous de chaque utilisateur figurant dans la section À.
Mettre l'agenda à jour avec les rendez-vous actuels : cliquez sur Mettre à jour pour afficher les rendez-vous actuels de chaque utilisateur figurant dans la section À.
Afficher une autre date de l'agenda : cliquez sur l'icône de flèche gauche ou l'icône de flèche droite pour afficher une autre date de l'agenda.
5
Pour supprimer un utilisateur ou une ressource de la liste, cliquez sur l'onglet Rendez-vous.
Dans le champ À, cliquez sur le nom d'utilisateur ou la ressource à supprimer, puis appuyez sur
Supprimer.
Cette procédure est utile si vous envisagez d'inclure plusieurs salles de conférence dans votre recherche de salles disponibles, puis d'éliminer celles que vous ne souhaitez pas retenir.
6
Complétez le rendez-vous, puis cliquez sur Envoyer.
Replanification d'un rendez-vous
Si vous souhaitez modifier les participants et les ressources d'un rendez-vous, vous pouvez le replanifier.
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Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.
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Sélectionnez le rendez-vous à replanifier et ouvrez-le.
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Dans la barre d'outils de la fenêtre Rendez-vous, cliquez sur Renvoyer.
4
Sélectionnez Voulez-vous retirer l'élément original ? pour supprimer le rendez-vous d'origine.
5
Effectuez les modifications, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Agenda
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Annulation d'un rendez-vous
Vous pouvez annuler un rendez-vous si vous l'avez planifié vous-même ou si vous possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la Boîte aux lettres de l'utilisateur l'ayant planifié.
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Dans votre agenda, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous que vous souhaitez annuler, puis cliquez sur Supprimer.
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Sélectionnez Supprimer de toutes les boîtes aux lettres pour le supprimer de la boîte aux lettres des autres utilisateurs. Laissez cette option décochée si vous souhaitez uniquement le supprimer de votre boîte aux lettres.
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(Facultatif) Saisissez un message pour expliquer l'annulation.
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Cliquez sur OK.
Planification d'un rendez-vous récurrent
Vous pouvez planifier des rendez-vous récurrents quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou annuels.
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Dans la barre d'outils, cliquez sur Rendez-vous.
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Saisissez les informations relatives à la réunion, puis sélectionnez Récurrence.
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Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, saisissez les informations suivantes :
Quand : sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel.
Paramètres de fréquence : sélectionnez les paramètres de fréquence du rendez-vous récurrent. Les options de cette section varient selon la fréquence de récurrence du rendez-vous.
Plage de dates : indiquez quand le rendez-vous a lieu la première fois et la dernière fois. Vous pouvez indiquer le nombre d'occurrences ou une date de fin.
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Cliquez sur OK.
5
Dans la barre d'outils, cliquez sur Envoyer pour envoyer le rendez-vous.
Annulation d'un rendez-vous récurrent
Vous pouvez annuler un rendez-vous récurrent si vous l'avez planifié vous-même ou si vous possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la boîte aux lettres de l'utilisateur qui l'a planifié.
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Dans votre agenda, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous récurrent que vous souhaitez annuler, puis cliquez sur Supprimer.
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Sélectionnez l'une des options suivantes : Supprimer de toutes les boîtes aux lettres pour supprimer le rendez-vous de toutes les boîtes aux lettres auxquelles vous l'avez envoyé.
Laissez cette option décochée si vous souhaitez supprimer le message uniquement de votre boîte aux lettres.
Supprimer de cette boîte aux lettres : supprime le rendez-vous de votre boîte aux lettres.
Supprimer des boîtes aux lettres des destinataires : supprime le rendez-vous de la boîte aux lettres de tous les destinataires.
Supprimer de toutes les boîtes aux lettres : supprime le rendez-vous de votre boîte aux lettres et de celle de tous les destinataires.
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Guide de l'utilisateur de GroupWise 2014 WebAccess
