l'une dans Comptabilité et l'autre dans Équipement, il est difficile de savoir quelle personne la fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des propriétés.
Vous pouvez modifier le nom d'affichage pour différencier les deux personnes. Par exemple, si vous n'envoyez des messages qu'à Tatiana Humbert du service Comptabilité, vous pouvez remplacer le nom d'affichage par « Tatiana-Comptabilité ».
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Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.
2
Cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez modifier le contact.
3
Double-cliquez sur un contact.
4
Saisissez un nouveau nom dans le champ Nom d'affichage.
5
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Affichage de toute la correspondance avec un contact
1
Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.
2
Cliquez sur le carnet d'adresses que vous souhaitez utiliser.
3
Double-cliquez sur un contact.
4
Cliquez sur l'onglet Historique.
Tous les éléments échangés (reçus/envoyés) avec ce contact s'affichent.
Consignation des interactions avec les contacts
Comme dans un journal, la fonction Notes est capable de consigner les différentes interactions avec vos contacts.
1
Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.
2
Cliquez sur le carnet d'adresses que vous souhaitez utiliser.
3
Double-cliquez sur un contact.
4
Cliquez sur l'onglet Notes.
5
Ajoutez les informations relatives au contact dans le champ Commentaires.
6
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
6.3.2
Gestion des groupes
Chacun des groupes du dossier Contacts est signalé par l'icône . Lorsque vous double-cliquez sur un groupe, la vue d'élément de groupe s'affiche.
« Organisation des adresses par groupes » page 83
« Création et enregistrement d'un groupe personnel » page 83
« Modification d'un groupe » page 83
« Ajout de contacts à un groupe » page 84
« Suppression d'un contact d'un groupe » page 84
« Adressage d'éléments à un groupe » page 84
« Affichage des informations de groupe » page 84
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Guide de l'utilisateur de GroupWise 2014 WebAccess
Organisation des adresses par groupes
Un groupe est une liste de ressources ou d'utilisateurs auxquels vous pouvez envoyer des messages. Pour utiliser un groupe pour envoyer un message à plusieurs utilisateurs ou ressources, saisissez leurs noms dans le champ À, CM ou CC. Les groupes sont soit publics, soit personnels.
Un groupe public est une liste d'utilisateurs créée par l'administrateur GroupWise et exploitable par tout utilisateur GroupWise. Un groupe public peut, par exemple, être créé pour le service
Comptabilité. Il inclut chaque salarié de ce service. Les groupes publics sont répertoriés dans le carnet d'adresses système.
Un groupe personnel est un groupe que vous créez. Ainsi, si vous envoyez fréquemment à votre
équipe de travail des messages concernant des réunions, vous pouvez inclure dans un groupe personnel, le nom et l'adresse de chacun de vos collaborateurs et indiquer la salle de réunion
(ressource).
Création et enregistrement d'un groupe personnel
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Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.
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Cliquez sur le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez ajouter le groupe.
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Cliquez sur Groupe.
4
Indiquez les informations suivantes :
Sélectionner carnet d'adresses : pour ajouter le groupe à un autre carnet d'adresses que celui sélectionné, cliquez sur la liste déroulante.
Nom du groupe : indiquez un nom pour le groupe.
Membres : commencez à saisir le nom d'un membre que vous souhaitez ajouter au groupe, puis cliquez sur Ajouter (ou appuyez sur Entrée) lorsque le nom s'affiche. Répétez l'opération pour chaque utilisateur que vous souhaitez ajouter au groupe.
Vous pouvez cliquer sur Sélecteur d'adresses pour rechercher et sélectionner chaque utilisateur, comme décrit à la
Section 6.2, « Utilisation du sélecteur d'adresses », page 78 .
Commentaires : saisissez les commentaires éventuels concernant le groupe (une description du groupe par exemple).
5
Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer le groupe dans votre carnet d'adresses personnel.
Modification d'un groupe
Une fois le groupe créé, vous pouvez en modifier le nom, l'adhésion et les commentaires.
1
Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.
2
Cliquez sur le carnet d'adresses personnel qui contient le groupe que vous souhaitez modifier.
3
Double-cliquez sur le groupe que vous souhaitez modifier.
Les groupes sont signalés par l'icône .
4
Effectuez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
Contacts et carnets d'adresses
83
Ajout de contacts à un groupe
Pour que vous puissiez ajouter des contacts à un groupe, tel qu'une liste de distribution d'entreprise, il faut que l'administrateur GroupWise vous ait octroyé les droits appropriés.
1
Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.
2
Cliquez sur le carnet d'adresses personnel qui contient le groupe auquel vous souhaitez ajouter des contacts.
3
Double-cliquez sur le groupe auquel vous souhaitez ajouter des contacts.
Les groupes sont signalés par l'icône .
4
Dans la section Membres, commencez à saisir le nom d'un membre que vous souhaitez ajouter au groupe, puis cliquez sur Ajouter (ou appuyez sur Entrée) lorsque le nom s'affiche.
Répétez cette opération pour chaque utilisateur que vous souhaitez ajouter au groupe.
5
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Suppression d'un contact d'un groupe
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Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.
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Cliquez sur le carnet d'adresses personnel qui contient le groupe duquel vous souhaitez supprimer des contacts.
3
Double-cliquez sur le groupe duquel vous souhaitez supprimer des contacts.
Les groupes sont signalés par l'icône .
4
Dans la section Membres, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez supprimer du groupe, puis cliquez sur Supprimer.
5
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Adressage d'éléments à un groupe
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Dans la barre d'outils de la vue d'un élément, cliquez sur Adresse.
Le sélecteur d'adresses s'affiche.
2
Saisissez le nom du groupe auquel vous souhaitez envoyer l'élément, puis cliquez sur
Rechercher.
3
(Facultatif) Cliquez sur l'icône Plus pour affiner votre recherche par Nom, Prénom, Nom et
Service ; à l'aide des filtres commence par, est égal à, non égal ; et par carnet d'adresses et type d'entrée.
4
Sélectionnez un groupe, puis cliquez sur À, CC ou CM.
5
Cliquez sur OK pour revenir à la vue de l'élément.
Affichage des informations de groupe
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Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.
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Cliquez sur le carnet d'adresses qui contient le groupe dont vous souhaitez afficher les informations.
3
Double-cliquez sur le groupe dont vous souhaitez afficher les informations.
4
Cliquez sur Annuler une fois que vous avez consulté les informations.
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Guide de l'utilisateur de GroupWise 2014 WebAccess
