Chapitre 6 Configuration des boîtes vocales de niveau de compétences 57
Enregistrement des annonces d'une boîte vocale de niveau de compétences
Une fois la boîte vocale de niveau de compétences initialisée, vous pouvez enregistrer les annonces.
Vous pouvez enregistrer des annonces principales, secondaires et personnalisées pour chaque boîte vocale de niveau de compétences. Vous pouvez enregistrer une annonce principale destinée à un usage quotidien. L'annonce secondaire de la boîte vocale de niveau de compétences est une annonce optionnelle que vous pouvez enregistrer dans des circonstances spéciales. Si votre centre d'appels a recours à la fonction Identification du demandeur, vous pouvez enregistrer les annonces personnalisées de la boîte vocale de niveau de compétences.
Si vous enregistrez une annonce principale ou secondaire pour la boîte vocale de niveau de compétences, vous devez sélectionner l'annonce qu'entendent les demandeurs qui accèdent à la boîte vocale de niveau de compétences.
Vous pouvez également enregistrer les annonces dans d'autres langues. Les demandeurs peuvent appuyer sur
á pendant la diffusion de l'annonce pour écouter les guides parlés dans d'autres langues. N'oubliez pas d'aviser les demandeurs qui entendent l'annonce principale de la boîte vocale de niveau de compétences qu'ils peuvent sélectionner la langue seconde en appuyant sur
á.
Si l'état de la réception est réglé à Oui et qu'un demandeur appuie sur
â pendant la diffusion de l'annonce de la boîte vocale de niveau de compétences, ce dernier est transféré au réceptionniste ou au téléphoniste. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'état du téléphoniste, reportez-vous à la publication intitulée Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager.
Avisez les demandeurs à l'aide des annonces de la boîte vocale de niveau de compétences qu'ils peuvent appuyer sur
â pour parler au réceptionniste ou au téléphoniste.
Si l'état de la réception est réglé à Non, un demandeur qui appuie sur
â pendant la diffusion de l'annonce de la boîte vocale de niveau de compétences est avisé que le téléphoniste n'est pas disponible, puis est transféré à la boîte vocale de niveau de compétences.
Exemples d’annonces principales et secondaires
Vous devez enregistrer une annonce principale pour chaque boîte vocale de niveau de compétences. Dans l'annonce principale, n'oubliez pas d'inclure le nom de la boîte vocale qui figure dans le répertoire d'entreprise. Par exemple :
«Bonjour. Vous avez joint le service des ventes de Beaulieu et Fils. Veuillez laisser votre nom, votre
numéro de téléphone et un bref message après la tonalité. L'un de nos préposés vous rappellera
dès que possible. Merci.»
Guide d’administration du système téléphonique de l’application Basic Call Center du système CallPilot 150
58 Chapitre 6 Configuration des boîtes vocales de niveau de compétences
Vous pouvez enregistrer une annonce secondaire pour chaque boîte vocale de niveau de compétences. Utilisez ce type d'annonce pour les occasions spéciales, par exemple. Dans l'annonce secondaire de la boîte vocale de niveau de compétences, n'oubliez pas d'inclure le nom de la boîte vocale de niveau de compétences qui figure dans le répertoire d'entreprise.
Par exemple :
«Joyeuses fêtes! Vous avez joint le service des ventes de Beaulieu et Fils. Veuillez laisser votre
nom, votre numéro de téléphone et un bref message après la tonalité. L'un de nos préposés vous
rappellera le 27 décembre. Merci.»
Pour enregistrer une annonce principale ou une annonce secondaire, effectuez les étapes suivantes :
1
Appuyez sur
²
á¡Ú.
Pour accéder à votre boîte vocale, suivez les directives des guides parlés ou utilisez les options des touches afficheur.
<Nom de NivComp>
2
Le nom de la boîte vocale de niveau de compétences s'affiche brièvement.
3
Si vous utilisez l'interface CallPilot, effectuez les étapes suivantes :
• Appuyez sur
¡Û pour accéder au menu Options des annonces.
• Passez à l'étape 4.
Options annonce
ENR S LECT RAUT
Annonce:
PRINC SEC PERS
Si vous utilisez l'interface Messagerie vocale Norstar, effectuez les
étapes suivantes :
• Appuyez sur
ADMIN ou sur ¡.
• Appuyez sur
ANN ou sur Û.
• Passez à l'étape 4.
4
Appuyez sur
ENR ou sur Ú.
Non enregistr e
5
Appuyez sur
PRINC ou sur Ú pour enregistrer l'annonce principale ou appuyez sur
SEC ou sur Û pour enregistrer l'annonce secondaire.
Si vous modifiez une annonce, l'annonce principale actuelle est diffusée.
6
S'il s'agit du tout premier enregistrement d'une annonce, ce message apparaît brièvement.
P0945711 03
Chapitre 6 Configuration des boîtes vocales de niveau de compétences 59
Enreg nouv ann?
OUI NON SORT
Enreg annonce:
REPR OK
Valider annonce?
REPR COUTE OK
7
Appuyez sur
OUI ou sur Ú, puis enregistrez votre annonce après la tonalité.
8
Appuyez sur
OK ou sur £ pour mettre fin à l'enregistrement.
9
Appuyez sur
OK ou sur £ pour valider l'enregistrement ou appuyez sur
COUTE ou sur Ú pour écouter l'annonce ou appuyez sur
REPR ou sur Û pour enregistrer l'annonce de nouveau.
10 Pour mettre fin à la session, appuyez sur
¨.
Guide d’administration du système téléphonique de l’application Basic Call Center du système CallPilot 150
